JP5962437B2 - 文書処理装置、文書処理システム及び文書処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書処理装置、文書処理システム、及び文書処理プログラムに関する。

近年、複写機能、ファクシミリ機能、画像読取機能、及び文書蓄積機能等の複数の機能を備えた画像形成装置がオフィスで一般的に使用されており、このような画像形成装置の複数の機能等を利用して、複数の作業工程を含む業務フローを実現するサーバネットワークシステムが従来より提案されている。

例えば、特許文献１に記載の技術には、複数の処理の工程からなるワークフローを複数台の装置に分散して実行させる際に、性能を比較して処理が早いデバイスに実行させる画像処理装置が提案されている。

特許文献２に記載の技術には、連携する複数の作業工程からなる作業について、複数の作業工程の順序と、各作業工程の処理内容を定めて、作業を支援する情報処理システムにおいて、各作業工程に対して、その作業工程の仕事の開始の際に、必要な情報の固まりを与えると共に、当該作業工程からその作業工程の処理結果が前記情報の固まりに含められたものを得るようにして、作業工程の担当者と、システムとの間でやり取りする情報の固まりの中に、当該作業工程の後続の作業工程に作業を開始させるか否かを決定するための情報のフィールドを追加するルーティング前処理手段と、作業工程の担当者からの情報の固まり中の、前記情報フィールドの内容に基づいて、後続の作業工程に仕事を開始させるか否かを決定するようにするルーティング後処理手段と、を設けた情報処理システムが提案されている。

特許文献３に記載の技術には、ユーザに選択された指示書に基づいて、スキャンサーバに紙文書をスキャンして、文書管理サーバに画像文書とその属性情報を格納するように指示する連携処理サーバと、連携処理サーバから送信された指示書に基づいて、紙文書をスキャンして画像文書を生成するスキャンサーバと、を備えて、画像文書とその属性情報とを文書管理サーバに格納した後、処理終了を連携処理サーバに通知するサービス処理装置が提案されている。

特許文献４に記載の技術には、一つの文書に関して、その文書形態を、電子文書と紙文書との間で交互に切り替えて処理を進める業務の流れにおいて、文書画像の印刷によって生成される紙文書と、文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段と、を備えた文書管理装置が提案されている。

特開２００９−２７２９９０号公報 特許第３６４９３４５号公報 特開２００４−１６３９９７号公報 特開２０１０−００４４２３号公報

本発明は、複数の作業工程を含む業務フローを管理するためのサーバを設けることなく、業務フローを実行することを目的とする。

請求項１に記載の文書処理装置は、複数の作業工程を含み予め定めた順序で前記作業工程を実行するための業務フローにおける、自装置で実行する前記作業工程の内容を表す内容情報、自装置で実行される作業工程の前に実行される前工程を表す前工程情報、及び自装置で実行される作業工程の後に実行される後工程を表す後工程情報をそれぞれ前記業務フロー毎に予め記憶する記憶手段と、前記業務フローにおける各作業工程の実行順序を特定するための識別情報が付加された文書情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された前記文書情報に付加された前記識別情報、前記記憶手段に記憶された前記前工程情報、及び前記記憶手段に記憶された前記内容情報に基づいて、前記識別情報に対応する前記業務フローを特定し、自装置で実行する順序の作業工程の場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する実行手段と、前記実行手段によって前記作業工程が実行された前記文書情報を、前記記憶手段に記憶された前記後工程情報に基づいて転送する転送手段と、を備えている。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記実行手段によって前記作業工程が実行された場合に、当該作業工程が終了したことを表す情報を新たな前記識別情報として前記文書情報に付加する付加手段を更に備え、前記転送手段が前記付加手段によって新たな前記識別情報が付加された前記文書情報を転送する。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は請求項２に記載の発明において、予め許可された利用者であるか否かを認証する認証手段を更に備え、前記実行手段が、前記認証手段によって予め許可された利用者であると認証された場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する。
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れか１項に記載の発明において、前記実行手段は、前記前工程情報を確認し、正しい処理を経由している場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する。
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の発明において、正しい処理を経由していない場合に、正しい処理を経由していない旨を通知する通知手段を更に備える。

請求項６に記載の文書処理システムは、複数の請求項１〜５の何れか１項に記載の文書処理装置と、複数の前記文書処理装置間で前記文書情報の授受を行うための通信手段と、を備えている。

請求項７に記載の発明は、請求項６に記載の発明において、複数の前記文書処理装置が、同一の前記作業工程を実行可能な文書処理装置を含む場合に、負荷分散する負荷分散手段を更に備えている。
請求項８に記載の発明は、コンピュータを、請求項１〜５の何れか１項に記載の文書処理装置の前記取得手段、前記実行手段、及び前記転送手段として機能させる。

請求項１に記載の発明によれば、複数の作業工程を含む業務フローを管理するためのサーバを設けることなく、業務フローを実行可能な文書処理装置を提供することができる、という効果がある。

請求項２に記載の発明によれば、自装置の作業工程の実行順序を特定することが可能となる、という効果がある。

請求項３に記載の発明によれば、利用者を制限することができる、という効果がある。
請求項４に記載の発明によれば、正しい処理を行うことができる、という効果がある。
請求項５に記載の発明によれば、正しい処理を経由していない場合に通知できる、という効果がある。

請求項６に記載の発明によれば、複数の作業工程を含む業務フローを管理するためのサーバを設けることなく、業務フローを実行可能な文書処理システムを提供することができる、という効果がある。

請求項７に記載の発明によれば、負荷分散して業務フローの実行速度を向上することができる、という効果がある。

請求項８に記載の発明によれば、複数の作業工程を含む業務フローを管理するためのサーバを設けることなく、業務フローを実行可能な文書処理プログラムを提供することができる、という効果がある。

本発明の実施の形態に係わる文書処理システムの概略構成を示すブロック図である。 本実施の形態に係わる文書処理システム１０によって実現される業務フローの概略を示す模式図である。 （Ａ）は、文書処理システムにおけるクライアントコンピュータの概略構成を示すブロック図であり、（Ｂ）は文書処理システムにおける画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。 （Ａ）は業務項目毎の業務フローを示す表であり、（Ｂ）は業務フローの内容を説明するための表である。 本発明の実施の形態に係わる文書処理システムにおいて、業務フローが予め登録されたデバイスで行われる処理の流れの一例を示すフローチャートである。 デバイスに予め登録された業務フローの具体例を示す図である。 業務フロー１の委託稟議の流れの一例を示す模式図である。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。図１は、本発明の実施の形態に係わる文書処理システムの概略構成を示すブロック図である。

ビジネスシーンで帳票を扱う場合、ある程度決まった順序で複数の作業工程（フロー）を経て帳票を作成することが多い。このある程度決まった順序で複数のフローを経て帳票を作成することを以下では業務フローという。本実施の形態に係わる文書処理システム１０では、業務フローを実行することにより帳票作成を支援するものである。また、従来では、サーバによって業務フローを一元管理していたが、本実施形態では、サーバレスで業務フローを実現するものである。

本発明の実施の形態に係わる文書処理システム１０は、図１に示すように、ネットワーク等の通信手段１２を介して相互接続された複数のグループ１４（１４Ａ〜１４Ｄ）で構成されている。

複数のグループ１４は、予め定めた範疇（例えば、部署毎）毎にグループ分けされており、それぞれのグループ１４は、クライアントコンピュータ１６や複数の機能（例えば、複写機能、ファクシミリ機能、画像読取機能、及び文書蓄積機能等）を備えた画像形成装置１８を含んで構成されている。また、各グループのクライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８はそれぞれＬＡＮ（Local Area Network）接続されている。

図２は、本実施の形態に係わる文書処理システム１０によって実現される業務フローの概略を示す模式図である。

業務フローは、各グループで行うフロー（予め定めた順序で帳票としての文書情報を作成する処理）を束ねた全体の業務の流れを示し、各グループで行うフローには、それぞれサブフローが含まれることがある。図２は、サブフローを有する（図２ではフローＣにサブフローを記載）フローＡ〜Ｄを束ねた全体フローとして示す。図２では、一例として、フローＢ、フローＡ、フローＣ、フローＤの順に各グループのフローを実行すると共に、各グループ内のサブフローを実行する例を示す。

図３（Ａ）は、文書処理システム１０におけるクライアントコンピュータ１６の概略構成を示すブロック図であり、図３（Ｂ）は文書処理システム１０における画像形成装置１８の概略構成を示すブロック図である。

クライアントコンピュータ１６は、図３（Ａ）に示すように、ＣＰＵ３０、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３４、及び入出力ポート３６を備えている。入出力ポート３６には、ディスプレイ３８、マウス４０、キーボード４２、及びハードディスク４４等の記憶装置が接続されている。

また、画像形成装置１８についても図３（Ｂ）に示すように、ＣＰＵ５０、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５４、及び入出力ポート５６を備えている。画像形成装置１８の入出力ポート５６には、ディスプレイ５８、操作部６０、ハードディスク６２、画像読取部６４、及び画像出力部６６等が接続されている。画像形成装置１８では、ユーザによる操作部６０への操作によって画像読取部６４により紙文書を読み取って電子化して文書データを生成したり、読み取って電子化した文書データに基づく画像形成を画像出力部６６で行うことによって紙文書を複写することが可能とされている。

クライアントコンピュータ１６及び画像形成装置１８のハードディスク４４、６２には、業務フローを実行するためのプログラムや、各グループにおけるフロー及びフローを実行するための情報等が記憶されている。

例えば、業務フローは、図４（Ａ）に示すように、業務項目毎に存在し、それぞれ業務項目毎に業務フローが定められる。そこで、本実施の形態では、各業務フローについて、図４（Ｂ）に示すように、各グループで行うフロー毎に、利用ユーザ、各フロー内に含まれるサブフロー（フロー内容）、前フロー、及び後フローをそれぞれ予め定めて各デバイス（フローを実行するクライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）のハードディスク４４、６２等に予め記憶することで予め登録して業務フローを実行するようになっている。すなわち、複数のデバイスをそれぞれの業務に関する部分のサーバとして機能させることにより、サーバレスで業務フローを実行可能としている。

業務フローの登録方法としては、例えば、起案者のクライアントコンピュータ１６を操作して登録するようにしてもよいし、業務フローに含まれるフローを実行する各デバイス（クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）を直接操作して登録するようにしてもよい。

本実施の形態では、基本的には、デバイス間での通信を行わず、文書情報（所謂ドキュメント）のやり取りを行うことによって各デバイス間の情報の授受を行う。なお、基本的にというのは、特殊案処理の場合にはデバイス間の通信はあり得るということを意味する。例えば、デバイスに不具合が発生した場合には、代替のデバイスに異動するため、コンテンツやデータを送信するようにしてもよい。

本実施の形態では、業務フローにおける作業工程の実行順序を特定するためのコード等の識別情報をＩＤとして文書情報に加えることにより、実行すべきフロー及び格納先をユーザが指示しなくても適切に実行するようになっている。これにより、各デバイスのディレクトリ構成が隠蔽され、利用者にとってどこに何があるか分からなくても業務フローが実行される。

なお、承認印やサインが必要なオリジナル文書情報を生成する際に、文書情報にデバイスを特定するコード、オリジナル生成者を特定するコード、及びシリアルコード等を埋め込むようにして、改竄を防止して原本性を保証するようにしてもよい。コードの埋め込みは、ＱＲコード（登録商標）でもアノテーションでもよい。また、コードを読み取った時に、異なるデバイスの場合に読み取りを禁止するようにしてもよい。さらに、コードを読み取った時に、次のユーザかつ次に指定されたデバイスであれば読取データに付加された承認印やサインアップはオリジナルと見なすようにしてもよい。

なお、同一処理フローが必要なグループに対して、複数のデバイスへ同一のフロー処理を配置して、予め定めたユーザがどのデバイスでもフロー処理を実行可能として負荷分散するようにしてもよい。また、ロードバランサ等の負荷分散装置を備える、或いは、該負荷分散装置の機能をグループ１４内のデバイス（クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）の何れかに持たせることにより、負荷分散するようにしてもよい。

また、同一グループ内で複数のユーザが順次処理を行う場合、文書情報のやり取りによって、次に何をすべきかを決定するようにしてもよい。例えば、ユーザ１が処理を実行すると、文書情報にユーザ１が処理を実行した旨を示すコードを付加して出力する。次にユーザ２もしくはユーザ３に出力結果を渡し、どちらかが処理を実行すると同様にコードを文書情報に付加する。このようにして、すべてのユーザの処理が終了したか否かを判断して、全て終了した場合に、次のフローを行うデバイスへ文書情報を転送する。

なお、全体の業務フローの状況は、管理者（起案者）のクライアントコンピュータ１６から、各デバイス（クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）にアクセスすることによって状況を管理することができる。

続いて、上述のように構成された本発明の実施の形態に係わる文書処理システム１０の各デバイス（クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）で行われる処理について説明する。図５は、本発明の実施の形態に係わる文書処理システム１０において、業務フローが予め登録されたデバイス（クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８）で行われる処理の流れの一例を示すフローチャートである。なお、図５の処理は、ハードディスク４４、６２等に記憶されたプログラムを実行することによって行われる。

ステップ１００では、認証が行われて認証が許可されたか否か判定される。該判定は、例えば、カードやパスワード等の入力によって許可されたユーザであるかの認証を行うものであればどのような認証方式でも構わない。該判定が肯定された場合にはステップ１０２へ移行し、判定が否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、認証が許可されない旨を表示等によって報知して処理を終了するようにしてもよい。また、ステップ１００の認証の確認は省略するようにしてもよい。また、認証を行うフロートと認証を行わないフローが混在するようにしてもよい。

ステップ１０２では、文書情報が入力されたか否か判定され、該判定が肯定されるまで待機してステップ１０４へ移行する。本実施の形態では、業務フローの開始を文書情報の入力によって判断する。すなわち、業務フローの対象となる文書情報を取得した場合に、業務フローを開始する。なお、文書情報の入力方法としては、例えば、画像読取部６４によって文書情報を読み取ることによって入力してもよいし、文書情報の印刷指示等によって入力するようにしてもよい。

ステップ１０４では、文書情報に付加されたＩＤを読み取り、どの業務フローのどのフロー処理であるか確認し、自装置で実行するフロー処理の場合には判定が肯定されてステップ１０６へ移行し、判定が否定された場合にはステップ１０８へ移行する。

ステップ１０８では、通常の文書情報処理が実行されてステップ１２０へ移行する。通常の文書情報処理は、例えば、複写や、ファクシミリ、画像読取、文書蓄積等のユーザの指示に応じた処理が行われる。

一方、ステップ１１０では、ユーザが合致するか否か判定される。該判定は、認証ユーザと対象の業務フローのユーザが合致するか否かを判定し、該判定が肯定された場合にはステップ１１２へ移行し、否定された場合にはステップ１２０へ移行する。

ステップ１１２では、前フローを確認して、正しい処理を経由したか否かを判定する。すなわち、ＩＤから特定したフロー処理の前フローとして登録されたフローに一致しているか否かを判定し、判定が肯定された場合にはステップ１１４へ移行し、否定された場合にはステップ１２０へ移行する。なお、正しい処理を実施したか否かの確認方法としてはこの他に、例えば、前フローの処理部分がデート印の場合、データ印領域にデート印が記載されているか確認するようにしてもよい。具体的には、画像読取部６４による読取結果からデート印領域を抽出して、抽出した領域にデート印と同等な画像が描画されているか否かを判定する。複数のデート印領域に承認者が正しく押印したかまで確認する場合には、予め押印データをデバイスに登録しておき、登録情報とデート印領域内の読取結果とを比較して正否を判定する。

ステップ１１４では、ＩＤによって特定されたフロー処理に応じた処理が行われてステップ１１６へ移行する。

ステップ１１６では、元のＩＤが削除されて、本処理が終了したことを示す新たなＩＤが文書情報に付加されてステップ１１８へ移行する。

ステップ１１８では、次のフロー処理に対して文書情報が転送されてステップ１２０へ移行する。なお、転送処理としては、例えば、該当ユーザへメール添付して送信する方法、次フローのデバイスに転送すると共に、該当ユーザへその旨を通知する方法、及び次フローの管理下のサーバに転送すると共に、該当ユーザへその旨を通知する方法等がある。

ステップ１２０では、該当ユーザへ通知が行われて一連の処理を終了する。例えば、ステップ１０８によって通常文書情報処理が行われてから当該ステップへ移行した場合には通常文書情報処理が終了したことを通知し、ステップ１１２において前フローが合致せずに当該ステップへ移行した場合には、正しい処理を経由していない旨を通知し、ステップ１１８において転送処理を行ってから当該ステップへ移行した場合には、自装置でのフロー処理を終了して次ぎのフローへ文書情報を転送したことを通知する。

なお、本実施の形態に係わる文書処理システム１０では、複数のユーザが１つのフローを利用する場合がある。この場合、例えば承認者が３名存在する場合には、それぞれ印刷し承認印をおして画像読取部６４によって文書を読み取って次の承認者へ転送するようにしてもよいし、印刷した文書情報に２名の承認者が承認印を押して、その内の１名が画像読取部６４によって文書を読み取って３人目の承認者へ転送するようにしてもよいし、印刷した文書情報に３名全ての承認印を押して、その内の１名が画像読取部６４によって文書を読み取って処理を終わらせるようにしてもよい。これらについては、処理を実行した旨のコードを文書情報内に埋め込むことによって確認可能としてもよいし、上記の実施形態のようにＩＤを確認することで正しい処理を経由したか否かを判断するようにしてもよい。

また、複数のデバイスで１つのフローを利用する場合も考えられる。すなわち、デバイスが故障しても他のデバイスを利用して業務フローを継続するために、複数のデバイスで１つのフローを利用する場合がある。例えば、ユーザ１がデバイスＡで処理を実行してユーザ２に文書情報を渡し、ユーザ２がデバイスＢで処理した時、デバイスＢは、前の作業者がどのデバイスで処理されるかに関わらず、予め配布されたフローを介して処理されたものを正しい処理と判断するため、問題なく処理が継続される。

さらに、フローが分岐する場合も考えられる。すなわち、並列処理を行っても問題がない業務フローが考えられる。例えば、サインアップは委託者と委託先で並列で処理されても問題ないが、その場合、前フローに予め並列が可能なフローを複数登録しておく。前フローから文書情報が入力されると、前フローのＩＤが記載され、かつ正当性を確認することで、別の並列フローからの文書情報を待つか、次のフローへ転送するかを判断する。

続いて、文書処理システムの各デバイスによって上記処理を行うことで実行される具体的な業務フローについて説明する。図６は、クライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８等のデバイスに予め登録された業務フローの具体例を示す図であり、図７は、業務フロー１の委託稟議の流れの一例を示す模式図である。

業務フローとしては、例えば、図６の上段に示すように、委託稟議を行う業務フロー１、購入申請を行う業務フロー２、旅費精算を行う業務フロー３、異動手続を行う業務フロー４、住所変更手続を行う業務フロー５などがあり、以下では、一例として、図７に示す上記業務フロー１について説明する。

業務フロー１を構成するフロー処理（フローＡ〜Ｇ）をそれぞれのフローを行うグループの画像形成装置１８やクライアントコンピュータ１６に登録することにより、業務フロー１を実行することができる。

すなわち、委託稟議を行う業務フロー１では、起案者が文書情報を準備してフローＡが登録された画像形成装置１８に入力する。フローＡが登録された画像形成装置１８では、文書情報が入力されると、ＩＤやユーザ、前フローなどの確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われてフローＡが実行されて、起案者による文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが文書情報に付加されて採番発行を行う管理部の画像形成装置１８へ転送される（図７中の丸１）。

管理部のフローＢが登録された画像形成装置１８では、転送により採番文書情報が入力されると（図７中の丸２）、ＩＤや、ユーザ、前フロー等の確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われて、フローＢが実行されて採番文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが新たに文書情報に付加されて採番システム２０に特定の認証番号の発行要求の送信及び受信を行って起案者へ転送する（図７中の丸３）。

採番済み文書情報を、フローＡを実行する画像形成装置１８が受信すると（図７中の丸４）、フローＡを実行する画像形成装置１８では、ＩＤやユーザ、前フローなどの確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われてフローＡが実行されて、採番済み文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが文書情報に新たに付加されて文書情報管理システム２２等に格納される。

また、起案者が委託稟議文書情報を準備してフローＡが登録された画像形成装置１８に入力する。フローＡが登録された画像形成装置１８では、委託稟議文書情報が入力されると、ＩＤやユーザ、前フローなどの確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われてフローＡが実行されて、起案者による委託稟議文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが文書情報に付加されて承認デート印を押印する承認者のグループの画像形成装置１８へ文書情報が転送される（図７中の丸５）。

承認者のフローＣが登録された画像形成装置１８では、転送により委託稟議文書情報が入力されると（図７中の丸６）、ＩＤや、ユーザ、前フロー等の確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われて、フローＣが実行されて委託稟議文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが新たに文書情報に付加されて画像形成装置１８によって委託稟議文書情報が印刷される。ここで、承認者が承認デート印を押して画像読取部６４によって読取を行うと、承認デート印が押されたことを表すＩＤが新たに付加されて、サインアップを行う委託者のグループの画像形成装置１８へ転送される（図７中の丸７）。

続いて、フローＤが登録された画像形成装置１８では、転送により承認デート印が押されたサインアップ文書情報が入力されると（図７中の丸８）、ＩＤや、ユーザ、前フロー等の確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われて、フローＤが実行されてサインアップ文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが新たに文書情報に付加されて画像形成装置１８によってサインアップ文書情報が印刷される。ここで、委託者が承認デート印を押して画像読取部６４によって読取を行うと、承認デート印が押されたことを表すＩＤが新たに付加されて、サインアップを行う委託先のグループの画像形成装置１８へ転送される（図７中の丸９）。

次に、フローＥが登録された画像形成装置１８では、転送により承認デート印が押されたサインアップ文書情報がフローＤから入力されると（図７中の丸１０）、ＩＤや、ユーザ、前フロー等の確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われて、フローＥが実行されてサインアップ文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが新たに文書情報に付加されて画像形成装置１８によってサインアップ文書情報が印刷される。ここで、委託先が承認デート印を押して画像読取部６４によって読取を行うと、承認デート印が押されたことを表すＩＤが新たに付加されて、起案者のグループの画像形成装置１８へ転送される（図７中の丸１１）。

そして、フローＡが登録された画像形成装置１８では、転送により委託先の認証デート印が押されたサインアップ文書情報が入力されると（図７中の丸１２）、転送された文書情報が文書情報管理装置２２に登録される。

一方、フローＦが登録された画像形成装置１８では、起案者が検収文書情報を準備してフローＦが登録された画像形成装置１８に入力する。なお、検収文書情報の入力は文書情報管理システム２２にフローＡによってサインアップ文書情報が登録されたところでフローＡによって転送を行うことによって自動的に行うようにしてもよい。検収文書情報が入力されると、フローＦが登録された画像形成装置１８では、ＩＤやユーザ、前フローなどの確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われてフローＦが実行されて、起案者による検収文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが文書情報に付加されて、チェック及び保管を行う経理部のグループの画像形成装置１８へ文書情報が転送される（図７中の丸１３）。

検収文書情報を、フローＧを実行する画像形成装置１８が受信すると（図７中の丸１４）、フローＧを実行する画像形成装置１８では、ＩＤやユーザ、前フローなどの確認（ステップ１０６、１１０、１１２）が行われてフローＧが実行されて、検収文書情報の入力が行われたことを表すＩＤが新たに文書情報に付加されて画像形成装置１８によって検収文書情報が印刷される。ここで、経理部の担当者がチェック及び保管を行い、画像読取部６４によって読取を行うと、検収が行われたことを表すＩＤが新たに付加されて、経理部サーバ２４等に格納される。

なお、上記の実施の形態では、業務フローの各フローを実行するデバイスとしてクライアントコンピュータ１６や画像形成装置１８を挙げて説明したが、これに限るものではなく、他の装置を適用するようにしてもよい。

１０ 文書処理システム
１２ 通信手段
１６ クライアントコンピュータ
１８ 画像形成装置

Claims (8)

1. 複数の作業工程を含み予め定めた順序で前記作業工程を実行するための業務フローにおける、自装置で実行する前記作業工程の内容を表す内容情報、自装置で実行される作業工程の前に実行される前工程を表す前工程情報、及び自装置で実行される作業工程の後に実行される後工程を表す後工程情報をそれぞれ前記業務フロー毎に予め記憶する記憶手段と、
   前記業務フローにおける各作業工程の実行順序を特定するための識別情報が付加された文書情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された前記文書情報に付加された前記識別情報、前記記憶手段に記憶された前記前工程情報、及び前記記憶手段に記憶された前記内容情報に基づいて、前記識別情報に対応する前記業務フローを特定し、自装置で実行する順序の作業工程の場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する実行手段と、
   前記実行手段によって前記作業工程が実行された前記文書情報を、前記記憶手段に記憶された前記後工程情報に基づいて転送する転送手段と、
   を備えた文書処理装置。
2. 前記実行手段によって前記作業工程が実行された場合に、当該作業工程が終了したことを表す情報を新たな前記識別情報として前記文書情報に付加する付加手段を更に備え、
   前記転送手段が前記付加手段によって新たな前記識別情報が付加された前記文書情報を転送する請求項１に記載の文書処理装置。
3. 予め許可された利用者であるか否かを認証する認証手段を更に備え、
   前記実行手段が、前記認証手段によって予め許可された利用者であると認証された場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する請求項１又は請求項２に記載の文書処理装置。
4. 前記実行手段は、前記前工程情報を確認し、正しい処理を経由している場合に、前記内容情報に対応する作業工程を実行する請求項１〜３の何れか1項に記載の文書処理装置。
5. 正しい処理を経由していない場合に、正しい処理を経由していない旨を通知する通知手段を更に備えた請求項４に記載の文書処理装置。
6. 複数の請求項１〜５の何れか１項に記載の文書処理装置と、
   複数の前記文書処理装置間で前記文書情報の授受を行うための通信手段と、
   を備えた文書処理システム。
7. 複数の前記文書処理装置が、同一の前記作業工程を実行可能な文書処理装置を含む場合に、負荷分散する負荷分散手段を更に備えた請求項６に記載の文書処理システム。
8. コンピュータを、請求項１〜５の何れか１項に記載の文書処理装置の前記取得手段、前記実行手段、及び前記転送手段として機能させるための文書処理プログラム。