JP4915744B2 - 印刷管理システム、印刷処理方法およびそのプログラム - Google Patents

Description

本発明は、印刷対象のドキュメントのデータおよび属性情報等を管理し、印刷する印刷管理システムに関する。

現在、企業等において、各ユーザが作成したドキュメントの印刷データをプリントサーバ等に蓄積し、ユーザが印刷装置から印刷要求を行うと、印刷装置がプリントサーバに蓄積された印刷データを印刷するシステムが導入されている。このような印刷システムは、いわゆるプルプリント（蓄積印刷）システムと呼ばれる。

プルプリントシステムに適用される技術として、例えば、特許文献１に開示された技術がある。具体的には、特許文献１では、（１）クライアント端末でドキュメントの印刷データと書誌情報を生成する、（２）クライアント端末から蓄積プリントサーバに印刷データを送信する、（３）クライアント端末から印刷管理サーバに書誌情報を送信し、印刷管理サーバで記憶する、（４）印刷管理サーバは印刷装置からの印刷要求（ユーザＩＤを含む。）を受信すると、書誌情報を検索し、一覧情報を送信する、（５）印刷管理サーバは印刷装置から受信した選択情報に応じて対応する蓄積プリントサーバに対し、指定の印刷装置に指定の印刷データを送信するように印刷命令信号を出力する、というシステムが開示されている。

特許文献１に開示されたシステムは、同一企業の同一建物内での利用を想定している。従って、特許文献１に開示されたシステムは、（１）印刷要求者と、印刷出力の受取者が同一人物である、（２）印刷要求側の端末の設置場所と、印刷出力側の印刷装置の設置場所が同一ロケーションである、または同一建物内の他のロケーションである、（３）蓄積プリントサーバが１台である、または全体では複数台の蓄積プリントサーバが設置されていても、特定のフロアにおける印刷要求に基づく印刷データは特定の蓄積プリントサーバに蓄積する、という前提条件がある。
特開２００６−９９７１４号公報

しかしながら、前述の前提条件があると、例えば、他の営業拠点に出張する社員が現地で印刷出力を受け取ることができないため、自らの営業拠点で印刷出力を行って多くの書類を持ち運ばなければならないといった問題がある。

そこで本発明の目的は、機密のデータの印刷をする場合に、印刷装置からの要求とデータの書誌情報を管理するサーバからの要求とを受け付けて印刷装置にデータを送信することで、例えば、社外などのセキュリティが低い場所からの印刷であっても、セキュリティを確保した印刷をすることができる仕組みを提供することである。

前述した目的を達成するために第１の発明は、印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムであって、前記第１のサーバは、前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信手段を備え前記第２のサーバは、前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理手段と、前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信手段と、前記一覧送信手段での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付手段と、前記要求受付手段で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定手段と、前記要求受付手段で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求手段と、前記判定手段で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信手段とを備え、前記印刷装置は、前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得手段と、前記一覧取得手段で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択手段と、前記選択手段で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求手段と、前記第２の要求手段に従って、前記第２のサーバから前記選択手段で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信手段と、前記蓄積情報取得手段で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求手段と、前記選択手段で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷手段とを備えることを特徴とする。

第２の発明は、印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムにおける印刷方法であって、前記第１のサーバのデータ送信手段が、前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信工程と、前記第２のサーバの管理手段が、前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理工程と、前記第２のサーバの一覧送信手段が、前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信工程と、前記第２のサーバの要求受付手段が、前記一覧送信工程での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付工程と、前記第２のサーバの判定手段が、前記要求受付工程で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定工程と、前記第２のサーバの第１の要求手段が、前記要求受付工程で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求工程と、前記第２のサーバの蓄積先情報送信手段が、前記判定工程で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信工程と、前記印刷装置の一覧取得手段が、前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得工程と、前記印刷装置の選択手段が、前記一覧取得工程で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択工程と、前記印刷装置の第２の要求手段が、前記選択工程で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求工程と、前記印刷装置の蓄積先情報受信手段が、前記第２の要求工程に従って、前記第２のサーバから前記選択工程で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信工程と、前記印刷装置の第３の要求手段が、前記蓄積情報取得工程で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求工程と、前記印刷装置の印刷手段が、前記選択工程で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷工程とを含むことを特徴とする。

第３の発明は、印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムで実行されるプログラムであって、前記第１のサーバを、前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信手段として機能させ、前記第２のサーバを、前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理手段と、前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信手段と、前記一覧送信手段での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付手段と、前記要求受付手段で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定手段と、前記要求受付手段で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求手段と、前記判定手段で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信手段として機能させ、前記印刷装置を、前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得手段と、前記一覧取得手段で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択手段と、前記選択手段で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求手段と、前記第２の要求手段に従って、前記第２のサーバから前記選択手段で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信手段と、前記蓄積情報取得手段で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求手段と、前記選択手段で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷手段として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、機密のデータの印刷をする場合に、印刷装置からの要求とデータの書誌情報を管理するサーバからの要求とを受け付けて印刷装置にデータを送信することで、例えば、社外などのセキュリティが低い場所からの印刷であっても、セキュリティを確保した印刷をすることができる仕組みを提供することができる。

以下図面に基づいて、本発明の実施形態を詳細に説明する。
最初に、図１を参照しながら、本発明の実施の形態に係るドキュメント情報管理システム１の概略構成について説明する。

図１は、ドキュメント情報管理システム１の概略構成を示す図である。図１に示すように、ドキュメント情報管理システム１は、管理端末３、ドキュメント登録端末４、第１の携帯端末５、ドキュメントサーバ６、オーバレイサーバ７、センターサーバ８、インデックスサーバ９、ディレクトリサーバ１０、第２の携帯端末１１、分散サーバ１２、ＭＦＰ１３等が、ネットワーク（図示しない）を介して接続される。また、ユーザはＩＣカード１４を保持し、ＭＦＰ１３を利用する際、ＩＣカード１４を用いて認証を受ける。

ドキュメント情報管理システム１が取り扱うドキュメントは、例えば、ワープロソフト、表計算ソフト、文書レイアウトソフト、プレゼンテーション文書作成ソフト等で作成されたファイルである。また、例えば、印刷物等の紙媒体に印字された内容をスキャナ等で取り込んで作成した画像ファイル（ＪＰＥＧファイル、ＴＩＦＦファイル、ＢＭＰファイル等）であっても良い。

センターサーバ８は、印刷対象のドキュメントを集中管理する。分散サーバ１２は、ドキュメントを分散して保持する。権限管理サーバとしてのディレクトリサーバ１０は、ユーザの権限情報を保持する。印刷装置としてのＭＦＰ１３は、ドキュメントを印刷する。ドキュメント情報管理サーバとしてのインデックスサーバ９は、ドキュメントの情報を管理する。

管理端末３は、ドキュメントサーバ６等と通信を行い、ドキュメント・プリントジョブの管理１０１等を行う。すなわち、管理者は、必要に応じて、管理端末３を用いて、ドキュメントの管理、プリントジョブの管理を行う。管理者は、管理端末３を用いることで、印刷指示から排紙完了までのプリントジョブをトレースすることができる。

ドキュメント登録端末４は、ドキュメントサーバ６等と通信を行い、ドキュメントの編集・登録１０２等を行う。すなわち、ユーザは、ドキュメント登録端末４を用いて、ドキュメントをドキュメントサーバ６に登録するとともに、属性情報の登録・編集を行う。属性情報は、ドキュメント登録者情報、ドキュメント種別情報、機密ランク情報等を含む。また、属性情報は、必要があれば、原稿サイズ情報、原稿方向情報、印刷面情報等の印刷に関する情報も含む。詳細は、図３の説明にて後述する。

第１の携帯端末５は、ドキュメントサーバ６等と通信を行い、ドキュメントの閲覧、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）の生成指示１０３等を行う。すなわち、ユーザは、第１の携帯端末５を用いて、ドキュメントおよびドキュメント情報を閲覧し、ＰＤＦの生成を指示する。尚、ＰＤＦの生成は、登録したドキュメントのデータ（作成したアプリケーションソフトによるフォーマットの状態）を、作成したアプリケーションソフトによらず、保管データとして共通のフォーマットにすることが目的である。本発明の実施の形態では、保管データのフォーマットをＰＤＦとしているが、他のフォーマットであっても良いことは言うまでもない。例えば、ＸＰＳ（ＸＭＬ Ｐａｐｅｒ Ｓｐｅｃｉｆｉｃａｔｉｏｎ）、ＯＤＦ（Ｏｐｅｎ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ ｆｏｒ Ｏｆｆｉｃｅ Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｓ）等でもよい。

ドキュメントサーバ６は、管理端末３、ドキュメント登録端末４、第１の携帯端末５、オーバレイサーバ７等と通信を行い、各装置からの各種の要求に応答する。特に、ドキュメントサーバ６は、第１の携帯端末５等から受信するＰＤＦの生成指示に応じて、ドキュメントの送信１０４を行う。すなわち、ドキュメントサーバ６は、第１の携帯端末５等からＰＤＦの生成指示を受信すると、ドキュメントのデータおよびドキュメント情報をオーバレイサーバ７に送信する。オーバレイサーバ７との通信は、例えば、ＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｏｂｊｅｃｔ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）によって行う。また、ドキュメントサーバ６は、ドキュメントのデータを保持する。ドキュメントサーバ６は、例えば、各装置からの各種の要求に応答するウェブアプリケーションサーバとして実装する。

オーバレイサーバ７は、ドキュメントサーバ６、センターサーバ８等と通信を行い、ドキュメントサーバ６からドキュメントデータおよび属性情報の受信に応じて、ＰＤＦの送信１０５等を行う。ここで、オーバレイとは、フォームオーバレイを指し、ドキュメントの定型部分を独立させて、印刷装置やサーバに格納することである。使用頻度の高いドキュメントのオーバレイを行うことで、データ転送時間を短縮することができる。オーバレイサーバ７は、ドキュメントサーバ６からドキュメントデータおよび属性情報を受信すると、オーバレイ処理を行い、ＰＤＦを生成する。そして、オーバレイサーバ７は、生成したＰＤＦデータおよび属性情報をセンターサーバ８に送信する。また、オーバレイサーバ７は、オーバレイ処理に用いるフォームデータ（ドキュメントの定型部分のデータ）を保持する。

センターサーバ８は、オーバレイサーバ７、インデックスサーバ９、ＭＦＰ１３等と通信を行い、書誌情報・ＰＤＦの送信１０６、ドキュメントの送信１１５ａ等を行う。書誌情報の詳細は、図４の説明にて後述する。センターサーバ８は、オーバレイサーバ７からＰＤＦデータおよび属性情報を受信すると、書誌情報を生成し、ＰＤＦデータおよび書誌情報をインデックスサーバ９に送信する。また、センターサーバ８は、ＭＦＰ１３からのドキュメントの要求に応じて、ドキュメントをＭＦＰ１３に送信する。また、センターサーバ８は、ＰＤＦデータを保持する。尚、ＭＦＰ１３に対するドキュメントの送信１１５ａは、必須の処理ではなく、分散サーバ１２にドキュメントを保管し、分散サーバ１２からＭＦＰ１３にドキュメントを送信しても良い。

インデックスサーバ９は、センターサーバ８、ディレクトリサーバ１０、第２の携帯端末１１、分散サーバ１２、ＭＦＰ１３等と通信を行い、権限の照会１０７、ＰＤＦの転送１１０、書誌情報の送信１１３等を行う。インデックスサーバ９の処理の詳細は、図７、図８の説明にて後述する。また、インデックスサーバ９は、書誌情報、配信先情報を保持する。配信先情報の詳細は、図５の説明にて後述する。尚、配信先情報は、センターサーバ８が保持しても良い。

ディレクトリサーバ１０は、インデックスサーバ９等と通信を行い、権限情報の送信１０８等を行う。すなわち、ディレクトリサーバ１０は、インデックスサーバ９から権限の照会があると、権限情報をインデックスサーバ９に送信する。

第２の携帯端末１１は、インデックスサーバ９等と通信を行い、印刷指示１０９等を行う。すなわち、ユーザは、第２の携帯端末１１を用いて、インデックスサーバ９に印刷の指示を行う。

分散サーバ１２は、インデックスサーバ９、ＭＦＰ１３等と通信を行い、ドキュメントの送信１１５等を行う。すなわち、分散サーバ１２は、ＭＦＰ１３からのドキュメントの要求に応じて、保管データをＭＦＰ１３に送信する。また、分散サーバ１２は、保管データを保持する。

ＭＦＰ１３は、ＩＣカード１４と通信を行い、ユーザの認証を行う。また、ＭＦＰ１３は、センターサーバ８、インデックスサーバ９、分散サーバ１２等と通信を行い、書誌情報の要求１１２、ドキュメントの要求１１４、ドキュメントの要求１１４ａ、印刷１１６等を行う。すなわち、ＭＦＰ１３は、ユーザがＩＣカード１４を用いて利用を試みると、ＩＣカード１４からユーザ識別情報を取得し、ユーザの認証を行う。そして、ＭＦＰ１３は、ユーザがドキュメントの閲覧、印刷等の指示を入力すると、書誌情報、保管データ等を取得し、書誌情報の表示、ドキュメントの印刷等を行う。尚、センターサーバ８に対するドキュメントの要求１１４ａは、必須の処理ではない。

次に、図２を参照しながら、各種装置のハードウェア構成について説明する。図２は、図１におけるインデックスサーバ９のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。

以下の説明は、管理端末３、ドキュメント登録端末４、ドキュメントサーバ６、オーバレイサーバ７、センターサーバ８、ディレクトリサーバ１０、分散サーバ１２等のハードウェア構成にも適用される。

図２のインデックスサーバ９は、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９等を備え、これらは互いにシステムバス２０を介して接続されている。

ＣＰＵ２１は、オペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８やＣＤ−ＲＯＭドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらはＣＰＵ２１の制御により実行される。

ＲＯＭ２３には、オペレーションシステムと協働してハードディスク２８等への入出力を司るＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワークを介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５はディスプレイ装置に出力する画像信号を生成し、キーボード２６及びマウス２７は情報処理装置への指示を入力するために用いられる。

ハードディスク２８は、オペレーションシステム、アプリケーションプログラム、及び各種データを記憶している。インデックスサーバ９のハードディスク２８には、各種テーブル（図３、図４、図５）、及びアプリケーション等が記憶されている。そして、インデックスサーバ９は他の端末、サーバと協働して処理を実行する。各処理の詳細については、後述するフローチャートで詳細に説明する。

ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、若しくはＣＤ−Ｒ／Ｗ等の記憶媒体を装着しており、アプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするのに用いる。なお、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９の代わりにＣＤ−Ｒドライブ、ＣＤ−Ｒ／Ｗドライブ、又はＭＯドライブ等を用いてもよい。

次に、図３から図５を参照しながら、ドキュメント情報管理システム１で用いる主要なデータについて説明する。

図３は、属性情報の一例を示す図である。属性情報は、ドキュメント登録端末４から登録されたドキュメントの属性データである。図３に示すように、属性情報は、ドキュメントＩＤ３１、ドキュメント名３２、登録者ＩＤ３３、組織コード３４、登録日時３５、機密ランク３６、文書種別３７、保存期限３８等を含む。属性情報の主キーは、ドキュメントＩＤ３１である。

ドキュメントＩＤ３１は、ドキュメントを一意に識別する番号である。ドキュメントＩＤ３１は、例えば、ドキュメントサーバ６が自動的に付番する。図３に示す例では、ドキュメントＩＤ３１は、「Ｐ１２３４５６７８」、「Ｐ１２３４５６７９」である。

ドキュメント名３２は、ドキュメントの名称である。ドキュメント名３２は、例えば、各種のアプリケーションソフトで作成したファイルのファイル名（ファイルの拡張子は含めても良いし、含めなくても良い。）である。図３に示す例では、ドキュメント名３２は、「次世代プリントシステム提案書」、「電子帳票システム開発企画書」である。

登録者ＩＤ３３は、ドキュメントを登録したユーザを一意に識別する番号である。また、登録者ＩＤ３３は、ドキュメント登録端末４がドキュメントサーバ６に接続する際のログイン用ユーザＩＤとして用いられる。登録者ＩＤ３３は、例えば、ユーザの社員番号である。図３に示す例では、登録者ＩＤ３３は、「Ａ１２３４５６７」、「Ａ１２３７６５４」である。

組織コード３４は、ドキュメントを登録したユーザが所属する組織を一意に識別する番号である。組織コード３４は、例えば、国コード、会社コード、部・課コードを連結した番号である。図３に示す例では、組織コード３４は、国コード３桁＋会社コード８桁＋「−」＋部・課コード５桁であり、「０１００２２８７６５４−０９８７６」、「０１００２２８７６５４−０９８７６」である。

登録日時３５は、ドキュメントを登録した日時である。登録日時３５は、例えば、ドキュメントサーバ６が属性情報のデータを作成する時のシステム時刻である。図３に示す例では、登録日時３５は、「２００７／１２／２７ １２：３４」、「２００７／１２／２７ １６：１２」である。

機密ランク３６は、ドキュメントの機密度合いを示す記号である。機密ランク３６は、例えば、機密度合いが「極秘」であれば「Ａ」、機密度合いが「一般機密」であれば「Ｂ」、機密度合いが「社外秘」であれば「Ｃ」等である。図３に示す例では、機密ランク３６は、「Ｂ」、「Ｂ」である。

文書種別３７は、ドキュメントの内容によって分類した種別である。文書種別３７は、例えば、提案書、企画書、仕様書、設計書、図面、規定等である。図３に示す例では、文書種別３７は、「Ｄ０１」（例えば、「Ｄ０１」は提案書を示す。）、「Ｄ０２」（例えば、「Ｄ０２」は企画書を示す。）である。

保存期限３８は、ドキュメントデータを保存する期限である。保存期限３８は、例えば、ドキュメントの登録日から１週間である。例えば、日次のバッチ処理によって、保存期限３８を超えたドキュメントデータを削除することで、ドキュメントサーバ６等が不必要にドキュメントデータを保持することを防ぎ、セキュリティを確保することができる。

尚、図示はしていないが、属性情報に紐付く情報としては、印刷パラメータ情報、印刷ステータス情報等がある。印刷パラメータ情報は、例えば、用紙サイズ情報（Ａ３、Ａ４、Ａ５、Ｂ４、Ｂ５等）、用紙方向情報（縦、横）、印刷面情報（片面、両面等）、フォームオーバレイの有無情報（有、無）、フォームＩＤ（フォームオーバレイが「有」の場合）等である。また、印刷ステータス情報は、印刷状況情報（未完了、正常終了、エラー終了）、印刷終了日時情報、印刷者情報（ＭＦＰ１３を使って印刷を行ったユーザの識別情報）、印刷装置情報（印刷を行ったＭＦＰ１３の識別情報）等である。

識別情報は、ドキュメントサーバ６が保持する。また、ドキュメントサーバ６は、印刷パラメータ情報、印刷ステータス情報等も保持する。これによって、管理者は、管理端末３を用いて、ドキュメントの登録状況、印刷状況を把握することができる。識別情報、印刷パラメータ情報、印刷ステータス情報等は、例えば、データベース管理システムによって保持する。

図４は、書誌情報の一例を示す図である。ここで、図３に示したデータと本質的に同一のデータは、同一の番号を付して説明を省略する。書誌情報は、ドキュメント登録端末４から登録されたドキュメントの書誌データである。図４に示すように、書誌情報は、ドキュメントＩＤ３１、ドキュメント名３２、登録者ＩＤ３３、組織コード３４、登録日時３５、機密ランク３６、文書種別３７、ＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３、保存期限３８等を含む。書誌情報の主キーは、典型的にはドキュメントＩＤ３１であるが、ドキュメント名と登録者ＩＤと登録日時を組み合わせて主キーとすることも可能である。

ＩＰアドレス４１は、配信先となる分散サーバ１２のＩＰアドレスである。ＩＰアドレス４１は、所定の手順によって暗号化して格納する。そして、ＩＰアドレス４１を参照する場合、所定の手順によって復号化する。図４に示す例では、ＩＰアドレス４１は、暗号化されている。

パス４２は、保管データの格納場所であって、分散サーバ１２のローカルディスク上の記憶領域を示す場所である。図４に示す例では、パス４２は、「ｄ：￥／ｆｉｌｅ／ｄｏｃ／ｙｙ」、「ｄ：￥／ｆｉｌｅ／ｄｏｃ／ｙｙ」である。

認証情報４３は、同一のデータに係るＩＰアドレス４１で特定される分散サーバ１２に接続する際の認証に必要な情報である。認証情報４３は、所定の手順によって暗号化して格納する。そして、認証情報４３を参照する場合、所定の手順によって復号化する。図４に示す例では、認証情報４３は、暗号化されている。

書誌情報は、センターサーバ８が作成し、保持するとともに、インデックスサーバ９に送信し、インデックスサーバ９も保持する。なお、インデックスサーバ９が書誌情報を作成し、センターサーバ８でインデックスサーバから受信した書誌情報とこの書誌情報を関連付けたドキュメントを保管する構成とすることも可能である。

図５は、配信先情報の一例を示す図である。ここで、図３、図４に示したデータと本質的に同一のデータは、同一の番号を付して説明を省略する。配信先情報は、保管データの配信先を示すデータである。配信先情報は、組織コード３４、文書種別３７、ＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等を含む。配信先情報の主キーは、例えば、組織コード３４と文書種別３７の複合キーである。

配信先情報は、マスタデータとして事前に登録する。配信先情報は、センターサーバ８が保持しても良いし、インデックスサーバ９が保持しても良い。

尚、図示はしていないが、配信先情報には、機密ランク３６を含めても良い。また、配信先情報の主キーは、組織コード３４、機密ランク３６および文書種別３７のうち少なくとも一つを含むようにしても良い。例えば、組織コード３４を配信先情報の主キーとした場合、組織コード３４ごとに同一の分散サーバ１２に対して保管データを配信することが自然である。そして、分散サーバ１２が組織コード３４ごとに保管データを保持する場合、ＭＦＰ１３は、同一の組織コード３４に係る保管データを迅速に収集することができる。また、例えば、機密ランク３６を主キーとした場合、機密ランク３６ごとに同一の分散サーバ１２に対して保管データを配信することが自然である。そして、分散サーバ１２が機密ランク３６ごとに保管データを保持する場合、機密ランク３６が上位のドキュメント（機密度合いが高いドキュメント）に係る保管データは、高セキュリティに構成した分散サーバ１２に保持させることができる。

次に、図６から図８を参照しながら、ドキュメント情報管理システム１が行う処理について説明する。

図６は、ドキュメント登録処理の流れを示すフローチャートである。ステップＳ６０１は、ドキュメント登録端末４のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ６２１およびステップＳ６２２は、ドキュメントサーバ６のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。

図６に示すフローチャートの処理を実行する前提として、ドキュメント登録端末４は、ドキュメントサーバ６とセッションを確立し、認証処理（例えば、ユーザＩＤとパスワードによる認証処理等）を正常に終了している。更に、ドキュメントの登録指示命令の入力画面が、ドキュメントサーバ６からドキュメントに送信され、ドキュメント登録端末４のディスプレイ装置の表示部に表示されている。

図６に示すように、ユーザがドキュメント登録端末４のキーボード２６、マウス２７等を介してドキュメントの登録指示命令（登録するドキュメントデータの格納場所、ドキュメント名３２、登録者ＩＤ３３、機密ランク３６、文書種別３７等を含む。）を入力すると、ドキュメント登録端末４は、指定されたドキュメントデータおよび属性情報をドキュメントサーバ６に送信する（ステップＳ６０１）。

次に、ドキュメントサーバ６は、ドキュメントデータおよび属性情報を受信し（ステップＳ６２１）、受信したドキュメントデータおよび属性情報をＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

次に、ドキュメントサーバ６は、ドキュメントＩＤ３１を自動で付番し、システム時刻を参照して登録日時３５を決定し、登録者ＩＤ３３から組織コード３４を決定し、登録日時３５から保存期限３８を算出する。そして、ドキュメントサーバ６は、ドキュメントＩＤ３１、ドキュメント名３２、登録者ＩＤ３３、組織コード３４、登録日時３５、機密ランク３６、文書種別３７、保存期限３８をハードディスク２８上に構成されたデータベースの属性情報テーブルに登録するとともに、ドキュメントデータをドキュメントサーバ６のハードディスク２８の所定の格納場所に記憶する（ステップ６２２）。

尚、ドキュメントサーバ６がマスタデータとしての人事情報を保持し、人事情報を参照することで、登録者ＩＤ３３から組織コード３４を決定しても良い。また、ドキュメントサーバ６と異なるサーバが人事情報を保持し、ネットワークを介して参照するようにしても良い。

図７は、保管データ生成処理の流れを示すフローチャートである。ステップＳ７０１は、第１の携帯端末５のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ７２１からステップＳ７２６は、ドキュメントサーバ６のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ７３１からステップＳ７３４は、オーバレイサーバ７のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ７４１からステップＳ７４５は、センターサーバ８のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ７５１およびステップＳ７５２は、インデックスサーバ９のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ７６１は、分散サーバ１２のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。

図７に示すフローチャートの処理を実行する前提として、第１の携帯端末５は、ドキュメントサーバ６とセッションを確立し、認証処理（例えば、ユーザＩＤとパスワードによる認証処理、または第１の携帯端末５のシリアルＮｏ．による認証処理等）を正常に終了している。更に、接続したユーザＩＤの権限によって照会可能なドキュメントの一覧情報が、ドキュメントサーバ６から第１の携帯端末５に送信され、第１の携帯端末５のディスプレイ装置の表示部に表示されている。

図７に示すように、第１の携帯端末５は、指示情報をドキュメントサーバ６に送信する（ステップＳ７０１）。指示情報は、ディスプレイ装置に表示されているドキュメントの一覧から特定のドキュメントを選択した情報である。また、指示情報は、印刷パラメータ情報を含めても良い。

次に、ドキュメントサーバ６は、第１の携帯端末５からネットワークを介して指示情報を受信し（ステップＳ７２１）、受信した指示情報をドキュメントサーバ６のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

次に、ドキュメントサーバ６は、受信した指示情報に係るユーザＩＤの権限を照会する（ステップＳ７２２）。すなわち、ドキュメントサーバ６は、ユーザＩＤをキーとしてマスタデータとしての人事情報を参照し、選択情報に係るドキュメントの作成権限を照会する。そして、ドキュメントサーバ６は、当該ユーザが選択情報に係るドキュメントの作成権限を有しているかどうか確認する（ステップＳ７２３）。
作成権限を有していない場合（ステップ７２３のＮｏ）、ドキュメントサーバ６は、「ドキュメント作成権限がありません。」のエラーメッセージを第１の携帯端末５に送信し（ステップＳ７２４）、処理を終了する。
作成権限を有している場合（ステップ７２３のＹｅｓ）、ドキュメントサーバ６は、ステップＳ７２５に進む。

次に、ドキュメントサーバ６は、属性情報を生成し（ステップＳ７２５）、オーバレイサーバ７とネットワークを介してセッションを確立して、ドキュメントデータおよび属性情報をオーバレイサーバ７に送信する（ステップＳ７２６）。ここで、必要があれば、ドキュメントサーバ６は、ステップＳ７３２のオーバレイ処理で用いるフォーム情報（例えば、フォーム名等）を決定し、フォーム情報を属性情報に付与する。

次に、オーバレイサーバ７は、ドキュメントデータおよび属性情報を受信し（ステップＳ７３１）、受信したドキュメントデータおよび属性情報をオーバレイサーバ７のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

次に、オーバレイサーバ７は、受信した属性情報にフォーム情報が付与されている場合、付与されたフォーム情報を用いて、オーバレイサーバ７のハードディスク２８の所定の格納場所に予め記憶されているフォームを特定する。そして、オーバレイサーバ７は、特定したフォームを用いて、フォームオーバレイ処理を行い（ステップＳ７３２）、フォームオーバレイ処理後のドキュメントデータをオーバレイサーバ７のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。尚、受信した属性情報にフォーム情報が付与されていない場合、オーバレイサーバ７は、ステップＳ７３２を行わず、ステップＳ７３３に進む。

次に、オーバレイサーバ７は、ＰＤＦ生成処理を行う（ステップＳ７３３）。すなわち、オーバレイサーバ７は、ドキュメントデータ（フォームオーバレイ処理を行った場合、フォームオーバレイ処理後のドキュメントデータ）を保管データの形式であるＰＤＦ形式に変換する。ここで、図１の説明にて前述したとおり、保管データの形式は、ＰＤＦ形式に限らず、ＸＰＳ形式、ＯＤＦ形式等であっても良い。

次に、オーバレイサーバ７は、センターサーバ８とネットワークを介してセッションを確立して、作成したＰＤＦ形式の保管データおよび受信した属性情報をセンターサーバ８に転送する（ステップＳ７３４）。

次に、センターサーバ８は、ＰＤＦ形式の保管データおよび属性情報を受信し（ステップＳ７４１）、受信したドキュメントデータおよび属性情報をオーバレイサーバ７のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

次に、センターサーバ８は、受信した属性情報を用いて書誌情報を生成し（ステップＳ７４２）、生成した書誌情報をセンターサーバ８のハードディスク２８上に構成されたデータベースの書誌情報テーブルに登録する。

次に、センターサーバ８は、送信先を判定する（ステップＳ７４３）。すなわち、センターサーバ８は、例えば、書誌情報に含まれる組織コード３４および文書種別３７をキーにして、センターサーバ８のハードディスク２８上に構成されたデータベースの配信先情報テーブルを検索し、配信先の分散サーバ１２のＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等を取得する。そして、センターサーバ８は、取得したＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等をセンターサーバ８のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。尚、配信先情報テーブルの検索に用いるキーは、組織コード３４および文書種別３７に限られない。図５の説明にて前述したように、配信先情報テーブルの検索キーは、例えば、組織コード３４、機密ランク３６および文書種別３７のうち少なくともいずれか一つを含むものであっても良い。

次に、センターサーバ８は、配信先の分散サーバ１２とネットワークを介してセッションを確立して、ＰＤＦ形式の保管データを分散サーバ１２に転送する（ステップＳ７４４）。一方、分散サーバ１２は、ＰＤＦ形式の保管データを受信して（ステップＳ７６１）、分散サーバ１２のハードディスク２８の所定の格納場所に記憶する。

次に、センターサーバ８は、インデックスサーバ９とネットワークを介してセッションを確立して、書誌情報をインデックスサーバ９に送信する（ステップＳ７４５）。一方、インデックスサーバ９は、書誌情報を受信して（ステップＳ７５１）、受信した書誌情報をインデックスサーバ９のハードディスク２８上に構成されたデータベースの書誌情報テーブルに登録する（ステップＳ７５２）。

ここで、図７に示す処理の流れと異なる手順について説明する。インデックスサーバ９が配信先情報を保持する場合、インデックスサーバ９が配信先判定（ステップＳ７４３）およびＰＤＦ転送（ステップＳ７４４）を行っても良い。すなわち、センターサーバ８は、インデックスサーバ９とネットワークを介してセッションを確立して、ＰＤＦ形式の保管データおよび書誌情報をインデックスサーバ９に送信する。次に、インデックスサーバ９は、例えば、受信した書誌情報に含まれる組織コード３４および文書種別３７をキーにして、インデックスサーバ９のハードディスク２８上に構成されたデータベースの配信先情報テーブルを検索し、配信先の分散サーバ１２のＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等を取得する。そして、インデックスサーバ９は、取得したＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等をインデックスサーバ９のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。次に、インデックスサーバ９は、配信先の分散サーバ１２とネットワークを介してセッションを確立して、ＰＤＦ形式の保管データを分散サーバ１２に転送する。

また、更に、インデックスサーバ９が配信先情報を保持する場合、インデックスサーバ９が、配信先判定（ステップＳ７４３）を行うとともにセンターサーバ８にＰＤＦ転送の指示情報を送信し、センターサーバ８が、受信した指示情報に従ってＰＤＦ転送（ステップＳ７４４）を行っても良い。

このように、ステップＳ７４３およびステップＳ７４４による保管データの配信先を決定し、決定した配信先の分散サーバ１２に保管データを送信する機能は、センターサーバ８が具備しても良いし、インデックスサーバ９が具備しても良いし、センターサーバ８とインデックスサーバ９が機能の一部をそれぞれ具備しても良い。

図８は、ＰＤＦ照会・印刷処理の流れを示すフローチャートである。ステップＳ８０１からＳ８０８はＭＦＰ１３のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ８２１からステップＳ８２９は、インデックスサーバ９のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。ステップＳ８３１からステップＳ８３８は、分散サーバ１２のＣＰＵ２１の制御の下で実行する。

図８に示すように、ＭＦＰ１３は、ユーザ認証情報の読取を行う（ステップＳ８０１）。すなわち、ＭＦＰ１３は、ユーザが認証用のＩＣカード１４をカードリーダ装置にかざす（非接触型の場合）、または挿入する（接触型の場合）と、ＭＦＰ１３は、例えば、カードリーダ装置からユーザＩＤを読み取り、ユーザが入力装置を介して入力したパスワードを取得することで、ユーザ認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード等）の読取を行う。尚、ユーザ認証情報は、ユーザＩＤおよびパスワード等に限られず、例えば、指紋、虹彩等の生体認証情報であっても良い。この場合、ＭＦＰ１３は、各種の生体認証手段を用いて、ユーザ認証情報の読取を行う。

次に、ＭＦＰ１３は、インデックスサーバ９とネットワークを介してセッションを確立して、書誌情報をインデックスサーバ９に要求する（ステップＳ８０２）。このとき、ＭＦＰ１３は、読取を行ったユーザ認証情報をインデックスサーバ９に送信する。

次に、インデックスサーバ９は、書誌情報の要求に係る情報を受信し（ステップＳ８２１）、インデックスサーバ９のＲＡＭ２２のワークエリアに受信したユーザ認証情報を記憶する。

次に、インデックスサーバ９は、権限照会を行う（ステップＳ８２２）。すなわち、インデックスサーバ９は、ディレクトリサーバ１０とネットワークを介してセッションを確立して、ユーザ認証情報をディレクトリサーバ１０に送信する。次に、ディレクトリサーバ１０は、受信したユーザ認証情報によって特定されるユーザの権限情報をインデックスサーバ９に送信する。

次に、インデックスサーバ９は、当該ユーザが当該書誌情報の要求権限を有しているかどうかをディレクトリサーバ１０から受信したユーザの権限情報を用いて判定する（ステップＳ８２３）。なお、別の実施形態として、インデックスサーバ９の例えばハードディスク２８等の記憶手段に権限情報を記憶し、受信したユーザ認証情報によって特定されるユーザの権限情報を用いて要求権限の有無を判定しても良い。
要求権限を有していない場合（ステップＳ８２３のＮｏ）、インデックスサーバ９は、書誌情報を要求する権限がない旨のエラーメッセージをＭＦＰ１３に送信し（ステップＳ８２５）、処理を終了する。
要求権限を有している場合（ステップＳ８２３のＹｅｓ）、インデックスサーバ９は、ステップ８２４に進む。

このように、ステップ８０２においてＭＦＰ１３がユーザからの要求をインデックスサーバ９に送信すると、ステップ８２３においてインデックスサーバ９が受信した要求に対して要求権限の有無を判定し、要求権限を有していると判断した場合、要求に係る保管データの情報をＭＦＰ１３に送信する。ドキュメントの登録処理を含めたドキュメントの集中管理を行うセンターサーバ８ではなく、インデックスサーバ９が要求権限判断処理を行うことで、ユーザの要求を短時間で処理することが可能となる。また、ＭＦＰ１３が、センターサーバ８およびディレクトリサーバ１０と直接通信を行わないことで、高いセキュリティを確保してドキュメント情報管理システム１を運用することができる。

図８の説明に戻る。次に、インデックスサーバ９は、権限情報に基づいて当該ユーザが閲覧・印刷可能なドキュメントの一覧情報をＭＦＰ１３に送信する（ステップＳ８２４）。すなわち、インデックスサーバ９は、権限情報に基づいて、当該ユーザが閲覧・印刷できるドキュメントを、インデックスサーバ９のハードディスク２８上に構成されたデータベースの書誌情報テーブルから検索する。次に、インデックスサーバ９は、検索結果の書誌情報をインデックスサーバ９のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。そして、インデックスサーバ９は、記憶した書誌情報に含まれるドキュメントＩＤ３１、ドキュメント名３２、機密ランク３６等の一覧リスト形式を一覧情報としてＭＦＰ１３に送信する。尚、ステップＳ８２４においてＭＦＰ１３に送信する一覧情報には、ＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等が含まれない。

次に、ＭＦＰ１３は、一覧情報を受信し（ステップＳ８０３）、受信した一覧情報をＭＦＰ１３のディスプレイ装置の表示部（例えば、ＭＦＰ１３のタッチパネルの液晶表示画面）に表示する。

次に、ＭＦＰ１３は、ユーザがタッチパネル等を介して入力した一覧情報からの選択情報（選択したドキュメントを特定するための情報と印刷／閲覧の処理区分情報とを含む。）をインデックスサーバ９に送信する（ステップＳ８０４）。

次に、インデックスサーバ９は、選択情報を受信し（ステップＳ８２６）、受信した選択情報をインデックスサーバ９のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

次に、インデックスサーバ９は、記憶した選択情報に係るドキュメントの機密ランク３６を参照し、機密書類が指定されているかどうか確認する（ステップＳ８２７）。ここで、機密ランク３６は、ＭＦＰ１３から送信する選択情報に含めても良いし、ステップＳ８２４で記憶した書誌情報を参照するようにしても良い。また、機密書類が指定されているかどうかは、例えば、参照する機密ランク３６によって示される機密度合いが「極秘」（「Ａ」）、「一般機密」（「Ｂ」）であれば機密書類が指定されていると判断する。
機密書類が指定されている場合（ステップＳ８２７のＹｅｓ）、インデックスサーバ９は、ステップＳ８２４で記憶した書誌情報を参照し、当該書誌情報に係る保管データを保持する分散サーバ１２とセッションを確立し、出力要求を送信する（ステップＳ８２８）。一方、分散サーバ１２は、出力要求を受信し（ステップＳ８３１）、受信した出力要求に係る情報を分散サーバ１２のＲＡＭ２２のワークエリアに記憶しておく。
機密書類が指定されていない場合（ステップ８２７のＮｏ）、インデックスサーバ９は、ステップＳ８２９に進む。

次に、インデックスサーバ９は、書誌情報をＭＦＰ１３に送信する（ステップＳ８２９）。ここで、ステップＳ８２９でＭＦＰ１３に送信する書誌情報には、当該書誌情報に係る保管データを保持する分散サーバ１２のＩＰアドレス４１、パス４２、認証情報４３等が含まれる。

次に、ＭＦＰ１３は、書誌情報を受信し（ステップＳ８０５）、受信した書誌情報を参照し、分散サーバ１２にドキュメント要求を送信する（ステップＳ８０６）。ここで、ＭＦＰ１３は、ステップＳ８０１で読取を行ったユーザ認証情報を含めて送信する。

次に、分散サーバ１２は、ドキュメント要求を受信し（ステップＳ８３２）、受信したドキュメント要求が機密書類を指定しているかどうか確認する（ステップＳ８３３）。
機密書類を指定していない場合、分散サーバ１２は、受信したユーザ認証情報を照合し、認証が問題ないかを判定する（ステップＳ８３４）。ユーザ認証情報の照合は、例えば、ディレクトリサーバ１０への問い合わせによって行う。まず、認証が問題ありの場合（ステップＳ８３４のＮｏ）、分散サーバ１２は、認証に問題がある旨のエラーメッセージをＭＦＰ１３に送信し（ステップＳ８３６）、処理を終了する。一方、認証が問題ない場合（ステップＳ８３４のＹｅｓ）、分散サーバ１２は、ステップＳ８３７に進む。
機密書類を指定している場合、分散サーバ１２は、ステップＳ８３２で受信したＭＦＰ１３からのドキュメント要求と、ステップＳ８３１で受信したインデックスサーバ９からの出力要求とが一致しているかどうかを確認する（ステップＳ８３５）。一致しているかどうかは、例えば、各要求に含まれる情報（印刷要求者のユーザＩＤや要求されたドキュメントのドキュメントＩＤ等）、各要求の送信時刻、各要求の送信元のＩＰアドレス／ポート番号、各要求の送信ルート等の様々な情報を用いて判断することができる。まず、一致していない場合、分散サーバ１２は、不正な要求であると判断し、要求情報が一致しない旨のエラーメッセージをＭＦＰ１３に送信し（ステップＳ８３８）、処理を終了する。一方、一致している場合、分散サーバ１２は、ステップＳ８３７に進む。

このように、ステップＳ８２６においてインデックスサーバ９がＭＦＰ１３から印刷要求を受信すると、ステップＳ８２７においてインデックスサーバ９は当該印刷要求に係るドキュメントの機密度合いを判断し、機密度合いが高い場合には分散サーバ１２に印刷要求を送信する。そして、ステップＳ８０６においてＭＦＰ１３が当該印刷要求に係るドキュメント要求を分散サーバ１２に送信すると、ステップＳ８３５において分散サーバ１２が受信したドキュメント要求と、ステップＳ８３１においてインデックスサーバ９から受信した印刷要求とが一致しているかどうかを判断して不正要求を検知する。印刷要求に係る機密度合いが高い場合にのみ、最終的なドキュメント要求時になりすまし等の不正行為をチェックすることで、高いセキュリティを確保するとともに、全体としては印刷要求に対して短時間に応答することができる。

図８の説明に戻る。次に、分散サーバ１２は、ドキュメント要求に係るＰＤＦ形式の保管データをＭＦＰ１３に送信する（ステップＳ８３７）。

次に、ＭＦＰ１３は、ＰＤＦ形式の保管データを受信し（ステップＳ８０７）、受信した保管データを印刷出力する（ステップＳ８０８）。尚、ドキュメント要求が閲覧要求に関する場合、ＭＦＰ１３は、受信した保管データをディスプレイ装置の表示部に表示する。

次に、図９から図１１を参照しながら、ドキュメント情報管理システム１に用いられる画面例について説明する。

図９は、ドキュメント登録端末４が表示するドキュメント登録の画面の一例を示す図である。図９に示すように、ドキュメント登録の画面は、登録者９０１、組織コード９０２、ドキュメント名９０３、ドキュメント種別９０４、機密区分９０５、保管期限９０６、開示範囲９０７、参照ボタン９０８、登録ボタン９０９、キャンセルボタン９１０、終了ボタン９１１等の画面項目を含む。

登録者９０１は、登録者ＩＤ３３である。組織コード９０２は、組織コード３４である。ドキュメント名９０３は、ドキュメント名３２である。ドキュメント種別９０４は、文書種別３７である。機密区分９０５は、機密ランク３６である。保管期限９０６は、保存期限３８である。開示範囲９０７は、図３から図５の説明に含まれていないが、ユーザが開示する対象者を制限できるようにするためのデータである。

ユーザが参照ボタン９０８を押下すると、ドキュメント登録端末４は、画面に表示されているドキュメント名９０３に係るドキュメントデータの参照命令をドキュメントサーバ６に送信する。これを受けて、ドキュメントサーバ６は、当該ドキュメントデータをドキュメント登録端末４に送信し、ドキュメント登録端末４は、当該ドキュメントデータを画面に表示する。

ユーザが登録ボタン９０９を押下すると、ドキュメント登録端末４は、画面に表示されているドキュメント名９０３に係るドキュメントの登録命令をドキュメントサーバ６に送信する。これを受けて、ドキュメントサーバ６は、図６のステップＳ６２１およびステップＳ６２２の処理を行う。

ユーザがキャンセルボタン９１０を押下すると、ドキュメント登録端末４は、画面のキャンセル命令をドキュメントサーバ６に送信する。これを受けて、ドキュメントサーバ６は、ドキュメント名９０３から開示範囲９０７までの画面項目に初期値が表示される画面データをドキュメント登録端末４に送信し、ドキュメント登録端末４は、受信した画面データを画面に表示する。

ユーザが終了ボタン９１１を押下すると、ドキュメント登録端末４は、画面の表示終了命令をドキュメントサーバ６に送信する。これを受けて、ドキュメントサーバ６は、例えば、当該アプリケーションに係るメニュー画面のデータをドキュメント登録端末４に送信し、ドキュメント登録端末４は、受信したメニュー画面を表示する。

図９の例では、登録者９０１は「Ａ１２３４５６７」、組織コード９０２は「０１００２２８７６５４−０９８７６」、ドキュメント名９０３は「次世代プリントシステム提案書」、ドキュメント種別９０４は「提案書」、機密区分９０５は「Ｂ機密」、保管期限９０６は「登録日より７日間」、開示範囲９０７は「同課内とライン長」である。

図１０は、ＭＦＰ１３が表示するドキュメント一覧の画面の一例を示す図である。図１０に示すように、ドキュメント一覧の画面は、ログインユーザ１００１、組織コード１００２、ドキュメント名１００３、状態１００４、ページ数１００５、日付１０００６、機密ランク１００７、更新ボタン１００８、前ボタン１００９、次ボタン１０１０、全選択１０１１、選択解除１０１２、詳細ボタン１０１３、削除ボタン１０１４、印刷ボタン１０１５、閲覧ボタン１０１６等の画面項目を含む。

ログインユーザ１００１は、図８に係るステップＳ９０１で読取を行うユーザ認証情報に係るユーザＩＤであり、登録者ＩＤ３３と紐付く情報である。組織コード１００２は、組織コード３４である。ドキュメント名１００３は、ドキュメント名３２である。状態１００４は、当該ドキュメントが登録済かどうか、または印刷処理中かどうか等を示す情報である。ページ数１００５は、当該ドキュメントのページ数である。日付１００６は、登録日時３５である。機密ランク１００７は、機密ランク３６である。

ユーザが更新ボタン１００８を押下すると、ＭＦＰ１３は、ドキュメントの異一覧情報を再度取得し、取得した新しい一覧情報を画面に表示する。

ユーザが前ボタン１００９を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在の画面に表示されているドキュメントよりも前に表示されることになっているドキュメントの情報を画面に表示する。例えば、４件のドキュメントの情報を一つの画面に表示する設定の場合、現在の画面に表示されているドキュメントよりも前に表示されることになっている４件分のドキュメントの情報を画面に表示する。但し、現在の画面に表示されているドキュメントよりも前に表示されることになっている４件分のドキュメントが存在しない場合、前ボタン１００９を押下できないように表示することが望ましい。

ユーザが次ボタン１０１０を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在の画面に表示されているドキュメントよりも後に表示されることになっているドキュメントの情報を画面に表示する。例えば、４件のドキュメントの情報を一つの画面に表示する設定の場合、現在の画面に表示されているドキュメントよりも後に表示されることになっている４件分のドキュメントの情報を画面に表示する。但し、現在の画面に表示されているドキュメントよりも後に表示されることになっているドキュメントが一件分も存在しない場合、次ボタン１０１０を押下できないように表示することが望ましい。

ユーザが全選択ボタン１０１１を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在の画面に表示されている全てのドキュメントに対して選択（レ点を表示）を行う。尚、ユーザがタッチパネルを介して各ドキュメントを選択入力すると、ＭＦＰ１３は、ユーザが選択入力したドキュメントに対してのみ選択を行う。

ユーザが選択解除ボタン１０１２を押下すると、ＭＦＰ１３は、ドキュメントの選択解除（レ点を非表示）を行う。

ユーザが詳細ボタン１０１３を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在選択しているドキュメントの詳細情報を表示する。

ユーザが削除ボタン１０１４を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在選択しているドキュメントの削除を行う。

ユーザが印刷ボタン１０１５を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在選択しているドキュメントの印刷を開始する。

ユーザが閲覧ボタン１０１６を押下すると、ＭＦＰ１３は、現在選択しているドキュメントの内容を表示する。

図１０の例では、ログインユーザ１００１は「Ａ１２３７６５４」、組織コード１００２は「０１００２２８７６５４−０９８７６」である。また、ドキュメントは２件表示されている。１件目のドキュメントは、ドキュメント名１００３が「次世代プリントシステム提案書」、状態１００４が「登録済」、ページ数１００５が「１２」、日付１００６が「２００７／１２／２７ １２：３４」、機密ランク１００７が「Ｂ」である。２件目のドキュメントは、ドキュメント名１００３が「電子帳票システム開発企画書」、状態１００４が「登録済」、ページ数１００５が「２０」、日付１００６が「２００７／１２／２７ １６：１２」、機密ランク１００７が「Ｂ」である。１件目のドキュメントは選択されており、２件目のドキュメントは選択されていない。

図１１は、ＭＦＰ１３が処理中のドキュメント一覧の画面の一例を示す図である。ここで、図１０に示した画面項目と同一の画面項目は、同一の番号を付して説明を省略する。図１１に示すように、ドキュメント一覧の画面は、ログインユーザ１００１、組織コード１００２、ドキュメント名１００３、状態１００４、ページ数１００５、日付１０００６、機密ランク１００７、更新ボタン１００８、前ボタン１００９、次ボタン１０１０、全選択１０１１、選択解除１０１２、詳細ボタン１０１３、削除ボタン１０１４、印刷ボタン１０１５、閲覧ボタン１０１６等の画面項目を含む。

図１１の例では、ドキュメント名１００３が「次世代プリントシステム提案書」のドキュメントについて、ＭＦＰ１３が処理中であることを示している。図１１に示す例では、ドキュメント名１００３が「次世代プリントシステム提案書」のドキュメントは、状態１００４が「処理中」となっている。例えば、ＭＦＰ１３が印刷の処理中である場合、ドキュメント名１００３が「次世代プリントシステム提案書」のドキュメントの印刷を終了すると、ＭＦＰ１３は、状態１００４を更新し、「登録済」と表示する。

以上説明したように、本発明の実施の形態によれば、インデックスサーバ９が、ＭＦＰ１３から受信した要求に対してユーザの要求権限の有無を判定し、要求権限を有していると判断した場合、印刷要求に係る保管データの情報をＭＦＰ１３に送信する。また、インデックスサーバ９が、ＭＦＰ１３から印刷要求を受信すると、当該印刷要求に係るドキュメントの機密度合いを判断し、機密度合いが高い場合には分散サーバ１２に印刷要求を送信する。そして、分割サーバ１２が、ＭＦＰ１３から受信したドキュメント要求と、インデックスサーバ９から受信した印刷要求とが一致しているかどうかを判断して不正要求を検知する。これによって、高いセキュリティを確保しながら、社内外を問わず、印刷データ登録者と異なる人が所望の印刷データを迅速に印刷出力できる。

以上、添付図面を参照しながら、本発明に係るドキュメント情報管理システム等の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例又は修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

例えば、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した各実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した各実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記各実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、前述した各実施の形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合も本願に含まれる。

ドキュメント情報管理システム１の概略構成を示す図 インデックスサーバ９のハードウェア構成を概略的に示すブロック図 属性情報の一例を示す図 書誌情報の一例を示す図 配信先情報の一例を示す図 ドキュメント登録処理の流れを示すフローチャート 保管データ生成処理の流れを示すフローチャート ＰＤＦ照会・印刷処理の流れを示すフローチャート ドキュメント登録端末４が表示するドキュメント登録の画面の一例を示す図 ＭＦＰ１３が表示するドキュメント一覧の画面の一例を示す図 ＭＦＰ１３が処理中のドキュメント一覧の画面の一例を示す図

符号の説明

１………ドキュメント情報管理システム
３………管理端末
４………ドキュメント登録端末
５………第１の携帯端末
６………ドキュメントサーバ
７………オーバレイサーバ
８………センターサーバ
９………インデックスサーバ
１０………ディレクトリサーバ
１１………第２の携帯端末
１２………分散サーバ
１３………ＭＦＰ
１４………ＩＣカード
２０………システムバス
２１………ＣＰＵ
２２………ＲＡＭ
２３………ＲＯＭ
２４………ＬＡＮアダプタ
２５………ビデオアダプタ
２６………キーボード
２７………マウス
２８………ハードディスク
２９………ＣＤ−ＲＯＭドライブ
３１………ドキュメントＩＤ
３２………ドキュメント名
３３………登録者ＩＤ
３４………組織コード
３５………登録日時
３６………機密ランク
３７………文書種別
３８………保存期限
４１………ＩＰアドレス
４２………パス
４３………認証情報

Claims (7)

1. 印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムであって、
   前記第１のサーバは、
   前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信手段
   を備え
   前記第２のサーバは、
   前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理手段と、
   前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信手段と、
   前記一覧送信手段での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付手段と、
   前記要求受付手段で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定手段と、
   前記要求受付手段で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求手段と、
   前記判定手段で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信手段と
   を備え、
   前記印刷装置は、
   前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得手段と、
   前記一覧取得手段で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択手段と、
   前記選択手段で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求手段と、
   前記第２の要求手段に従って、前記第２のサーバから前記選択手段で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信手段と、
   前記蓄積情報取得手段で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求手段と、
   前記選択手段で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷手段と
   を備えることを特徴とする印刷管理システム。
2. 前記蓄積先情報送信手段は、前記判定手段で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けて印刷する機密のデータでないと判定される場合に、前記データが蓄積されている前記第１のサーバへ要求することなく、前記前記印刷装置へ前記データの蓄積先を示す蓄積先情報を送信することを特徴とする請求項１に記載の印刷管理システム。
3. 前記第１のサーバは、
   前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求に含まれる要求を識別する要求識別情報が一致するか否かを判定する要求判定手段を更に備え、
   前記データ送信手段は、前記要求判定手段で要求識別情報が一致する場合に、前記データ送信手段で前記印刷装置に印刷するデータを送信し、前記要求判定手段で要求識別情報が一致しない場合に、前記印刷するデータを送信することなく、前記印刷装置にエラー情報を送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷管理システム。
4. 前記印刷管理システムは、文書を管理する第３のサーバを更に備え、
   前記第３のサーバは、
   携帯端末から前記文書への指示を受け付ける文書指示受付手段と、
   前記文書指示受付手段によって受け付けた文書への指示に従って、前記文書を印刷対象となるデータとして前記第１のサーバへ送信し、当該印刷対象となるデータの書誌情報を第２のサーバへ送信する送信手段とを備え、
   前記第１のサーバは、
   前記第３のサーバから送信された印刷対象となるデータを受信するデータ受信手段を更に備え、
   前記第２のサーバは、
   前記第３のサーバから送信された印刷態様となるデータの書誌情報を受信する書誌情報受信手段を更に備え、
   前記管理手段は、前記書誌情報受信手段で受信した書誌情報を管理することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
5. 前記印刷対象データ一覧は、印刷対象データごとの機密指定情報を、前記第２の要求は、機密指定情報を含み、
   前記判定手段は、前記機密指定情報に従って、機密のデータか否かを判定することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の印刷管理システム。
6. 印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムにおける印刷方法であって、
   前記第１のサーバのデータ送信手段が、前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信工程と、
   前記第２のサーバの管理手段が、前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理工程と、
   前記第２のサーバの一覧送信手段が、前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信工程と、
   前記第２のサーバの要求受付手段が、前記一覧送信工程での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付工程と、
   前記第２のサーバの判定手段が、前記要求受付工程で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定工程と、
   前記第２のサーバの第１の要求手段が、前記要求受付工程で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求工程と、
   前記第２のサーバの蓄積先情報送信手段が、前記判定工程で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信工程と、
   前記印刷装置の一覧取得手段が、前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得工程と、
   前記印刷装置の選択手段が、前記一覧取得工程で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択工程と、
   前記印刷装置の第２の要求手段が、前記選択工程で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求工程と、
   前記印刷装置の蓄積先情報受信手段が、前記第２の要求工程に従って、前記第２のサーバから前記選択工程で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信工程と、
   前記印刷装置の第３の要求手段が、前記蓄積情報取得工程で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求工程と、
   前記印刷装置の印刷手段が、前記選択工程で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷工程と
   を含むことを特徴とする印刷処理方法。
7. 印刷対象となるデータを蓄積する１又は複数の第１のサーバと、前記印刷対象となるデータを印刷する印刷装置と、前記印刷対象となるデータの書誌情報を管理する第２のサーバとが通信可能な印刷システムで実行されるプログラムであって、
   前記第１のサーバを、
   前記印刷するデータが機密データである場合に、当該印刷するデータに対して前記印刷装置および前記第２のサーバからの要求を受け付けることで、要求した前記印刷装置に前記印刷するデータを送信するデータ送信手段として機能させ、
   前記第２のサーバを、
   前記印刷対象となるデータを特定するための情報と、当該データが前記印刷装置と当該第２サーバとからの要求が必要な機密のデータであるか否かを示す機密指定情報を含む前記書誌情報を管理する管理手段と、
   前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を前記印刷装置に送信する一覧送信手段と、
   前記一覧送信手段での印刷対象データ一覧の送信に従って、前記印刷装置で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を受け付ける要求受付手段と、
   前記要求受付手段で受け付けた第２の要求で特定される前記選択されたデータが、前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであるか判定する判定手段と、
   前記要求受付手段で前記第２の要求を受け付けた場合に、前記第２の要求で特定される前記選択されたデータが蓄積されている前記第１のサーバへ、前記データを印刷するための第１の要求をする第１の要求手段と、
   前記判定手段で前記印刷装置と当該第２サーバからの要求を受け付けることで印刷可能な機密のデータであると判定される場合に、前記印刷装置へ前記データの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を送信する蓄積先情報送信手段として機能させ、
   前記印刷装置を、
   前記第２のサーバから前記印刷対象となるデータを特定するための情報を含む印刷対象データ一覧を取得する一覧取得手段と、
   前記一覧取得手段で取得した印刷対象データ一覧からユーザの指示に従って、印刷するデータを選択する選択手段と、
   前記選択手段で選択されたデータを特定するための情報を含む第２の要求を前記第２のサーバへ送信する第２の要求手段と、
   前記第２の要求手段に従って、前記第２のサーバから前記選択手段で選択されたデータの蓄積先である前記第１のサーバを示す蓄積先情報を受信する蓄積先情報受信手段と、
   前記蓄積情報取得手段で取得した蓄積先情報に従って、前記第１のサーバへ前記選択されたデータを特定するための情報を含む第３の要求を送信する第３の要求手段と、
   前記選択手段で選択されたデータを前記第１のサーバから受信し、印刷する印刷手段として機能させることを特徴とするプログラム。

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