JP2021071860A - 契約管理システム - Google Patents
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Abstract
Description
書面契約の場合、ユーザー企業と契約相手との間で事業や商品売買などの契約に合意した後、ユーザー企業の担当者が契約書の文書を印刷して製本する。そして、製本された契約書に契約相手と自社の双方が捺印(またはサイン)して契約が完了する。このようにして作成された書面契約書の原本に関する基本情報(文書名、契約相手、契約日、契約満了日、捺印者(署名者)など)は、端末装置102から台帳データとしてインターネット104を介して接続される管理会社の管理サーバー101に登録される。なお、書面契約書の原本は、ユーザー企業の保管庫152に保管されるが、ユーザー企業から保管依頼があった場合、図1で説明したように、原本はユーザー企業から管理会社に配送され、管理会社の倉庫151に保管される。なお、管理会社は、ユーザー企業の保管依頼により、自社車両をユーザー企業に派遣して原本の配送を行う。ここで、原本が管理会社の倉庫151に保管される場合、図2に示すように、原本は、例えば倉庫151の棚に箱番号(二次元コード含む)が記載された箱161に格納され、箱番号が管理サーバー101の台帳データに登録される。これにより、原本が必要となったときに、管理サーバー101の台帳データを参照して、保管されている箱161を探し出すことができる。なお、管理サーバー101は、箱161の箱番号に基づいて、倉庫151に保管されている原本の入った箱161を自動的に取り出すようにしてもよいし、倉庫151の担当者に箱161の取り出しを依頼するようにしてよい。また、管理サーバー101とは別のシステムが箱161の取り出しを行うようにしてもよい。
電子契約の場合、ユーザー企業と契約相手との間で事業や商品売買などの契約に合意した後、ユーザー企業の担当者が契約書の文書データを作成してインターネット104を介して管理会社の管理サーバー101に登録する。そして、管理サーバー101に登録された契約書データにユーザー企業と契約相手の双方が電子署名して契約が完了する。このようにして作成された電子契約書および電子契約書に関する基本情報(文書名、契約相手、契約日、契約満了日、捺印者(署名者)など)は、管理会社の管理サーバー101に登録され、先に説明した書面契約書の台帳データとともに同じ管理サーバー101上で管理され、管理画面181に書面契約書の情報と電子契約書の情報とが混在して表示され、進捗状態の確認、検索、閲覧などを行うことができる。なお、管理画面181の表示内容や操作については後で詳しく説明する。
ステップS110において、管理サーバー101は、管理画面181に表示されている書面契約登録ボタン551が押下されたか否かを判別し、書面契約登録ボタン551が押下された場合はステップS111の処理に進む。なお、書面契約登録ボタン551が押下されると、管理画面181から書面契約書の台帳データ(管理番号、文書名、契約相手、契約日、契約満了日などの情報)を入力する画面が表示される。
ステップS120において、管理サーバー101は、管理画面181に表示されている電子契約締結ボタン552が押下されたか否かを判別し、電子契約締結ボタン552が押下された場合はステップS121の処理に進む。
ステップS130において、管理サーバー101は、管理画面181に表示されている保管依頼ボタン553が押下されたか否かを判別し、保管依頼ボタン553が押下された場合はステップS131の処理に進む。なお、ユーザー企業の担当者は、保管依頼ボタン553を押下する前に、管理サーバー101の管理画面181に表示されている台帳データの中から管理会社に保管を依頼する書面契約書を選択しているので、管理サーバー101は、登録済みのどの書面契約書に対して保管依頼が為されたかを知ることができる。なお、管理サーバー101は、管理画面181上の保管依頼が為されたリストの進捗状態の欄に保管依頼中と表示するようにしてもよい。また、管理サーバー101は、ユーザー企業から書面契約書の原本の保管依頼があったことを管理会社の担当者の端末装置に通知するようにしてもよい。ここで、管理サーバー101は、保管依頼ボタン553の操作時に書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを選択する機能を有し、ユーザー企業の担当者は、保管依頼ボタン553を押下する前に、配送時に電子化するか否かの選択を行っている。
ステップS140において、管理サーバー101は、管理画面181に表示されている電子化依頼ボタン554が押下されたか否かを判別し、電子化依頼ボタン554が押下された場合はステップS141の処理に進む。なお、ユーザー企業の担当者は、電子化依頼ボタン554を押下する前に、管理サーバー101の管理画面181に表示されている台帳データの中から電子化を依頼する書面契約書を選択しているので、管理サーバー101は、登録済みのどの書面契約書に対して電子化依頼が為されたかを知ることができる。なお、管理サーバー101は、管理画面181上の電子化依頼が為されたリストの進捗状態の欄に電子化依頼中と表示するようにしてもよい。また、管理サーバー101は、ユーザー企業から書面契約書の原本の電子化依頼があったことを管理会社の担当者や倉庫151の端末装置に通知するようにしてもよい。
Claims (8)
- 書面契約書に関する情報と電子契約書に関する情報とを管理する管理サーバーと、
ネットワークを介して前記管理サーバーに接続され、前記書面契約書に関する情報および前記電子契約書に関する情報の操作を行う端末装置と
を少なくとも有する契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
前記書面契約書に関する情報と前記電子契約書に関する情報とが混在する契約書リストと、新たな書面契約の登録を行うための第1操作部材と、新たな電子契約の登録を行うための第2操作部材と、を少なくとも含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第1操作部材が操作された場合は、新たな書面契約書に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理と、
前記第2操作部材が操作された場合は、新たな電子契約書の契約書データおよび電子契約に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理と
を実行することを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼するための第3操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第3操作部材が操作された場合は、登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。 - 請求項2に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
前記第3操作部材の操作時に前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを選択する機能を有し、
前記第3操作部材が操作された場合、前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを判別し、電子化する場合は配送時に前記書面契約書を電子化し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバー101に登録する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1または請求項2に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を依頼するための第4操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第4操作部材が操作された場合は、管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を管理会社に依頼し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバー101に登録する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1から請求項4のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行、のいずれかを操作する操作部材を少なくとも備え、
前記操作部材のいずれかが操作された場合に、前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行のいずれかの処理を行うとともに、前記電子契約書が未署名の場合は電子署名を促すメッセージを署名者に送信する
ことを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1から請求項5のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記契約書リストに進捗状態を表示するとともに、前記進捗状態の欄に、当該契約書リストが前記書面契約書の場合は書面契約を示す第1記号を表示し、当該契約書リストが前記電子契約書の場合は電子契約を示す第2記号を表示する
ことを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1から請求項6のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストのうち、未署名の前記電子契約書のリストに電子署名アイコンを表示し、
前記端末装置は、前記管理画面の電子署名アイコンを操作することによって、当該電子契約書に電子署名を行う
ことを特徴とする契約管理システム。 - 請求項1から請求項7のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記書面契約書または前記電子契約書にユーザーが任意に付与可能な管理番号とは別に、前記管理サーバーが管理する全てのユーザーの前記書面契約書および前記電子契約書のそれぞれに唯一のドキュメント識別子を付与して、前記管理サーバーが管理する全ての契約書を識別する
ことを特徴とする契約管理システム。
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JP2017146845A (ja) * | 2016-02-18 | 2017-08-24 | 株式会社三井住友銀行 | 融資事務帳票管理システムおよび方法 |
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