JP4916910B2 - ワークフロー処理システム及びワークフロー処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、予め定められたルートにおいて各種申請等を行なうためのワークフロー処理システム及びワークフロー処理方法に関する。

今日、オフィス内における図面や文書等の各種ドキュメントの電子化が進んでいる。例えば、スキャナ機器を用いて取得するデジタルイメージデータを、ネットワーク上に接続されたリモートサーバによりイメージデータを管理する技術も検討されている（例えば、特許文献１参照。）。この文献記載の技術では、ネットワークに接続しているスキャナ機能を含むマルチファンクション電子機器又は単体のスキャナ機器などの電子機器と、電子機器により原稿をスキャンして取得し、ネットワークを介して転送されるデジタルイメージデータを格納し管理するリモートサーバとを用いる。そして、リモートサーバに格納管理されたデジタルイメージデータを、ネットワークに接続されるパーソナルコンピュータに配信して提供する。

また、オフィスにおける業務は、定型的なフォーマットおよびルールに従って運用されている。このオフィスでの業務に関する情報の流れを「ワークフロー」という。そして、このワークフローを考慮して、文書の回覧業務の効率を向上させるための技術も検討されている（例えば、特許文献２参照。）。この文献記載の技術では、案件ごと処理ノードごとに処理履歴データを格納する。格納される複数の処理履歴データの中から処理履歴データを抽出する条件を複数個設定し、入力装置を介して指定された抽出条件を複数の処理履歴データに適用して条件を満足する案件を抽出する。案件一覧と抽出された案件とのマッチングを行なって一致する案件のみの一覧を抽出し、マッチングの結果として抽出された案件の一覧を表示装置上に表示する。
特開２００３−３２４２５号公報（第１頁） 特開平１１−８５８８７７号公報（第１頁）

上述のように、特許文献１は、デジタルイメージデータを、ネットワークに接続されるパーソナルコンピュータに配信するように構成されている。しかし、環境によってはパーソナルコンピュータを利用できない場合もある。

一方、電子的なワークフローの管理はコンピュータ端末の利用が前提である。この場合、コンピュータ端末を利用して申請書を作成し、スキャンした画像データを添付することになる。しかし、これでは、画像データを見れば申請内容が一目瞭然な場合においても、コンピュータ端末を利用して申請書を作成する必要があり、作業が煩雑である。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、スキャニングにより生成したファイルを用いて予め定められたルートにおいて各種申請等を行なうためのワークフロー処理システム及びワークフロー処理方法を提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、申請種別識別子及び申請者識別子についての設定項目に関する情報を受け入れる入力手段と、申請種別識別子に関連付けて、設定項目に対応して項目名及び項目タグを関連付けて記憶した連携データ記憶手段と、文書を読み取ってスキャン画像データを生成するスキャナ手段とを備えた利用者端末と、設定項目毎に項目名及び項目タグを含めた申請フォームを申請種別識別子毎に記憶したフォーム記憶手段と、申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請処理を実行するワークフロー管理手段とを備えた管理サーバとを含んで構成されたワークフロー処理システムであって、前記連携データ記憶手段に記憶された設定項目には、前記利用者端末を用いて作成した申請をそのまま許可する申請可能設定であるか否かを示すスキャン連携項目が含まれており、前記利用者端末が、前記入力手段を介して申請種別識別子を取得した場合、この申請種別識別子を付加情報ファイルに記録し、この申請種別識別子に関連付けられた設定項目の項目名及び項目タグを前記連携データ記憶手段から取得し、この設定項目に申請可能設定が含まれていた場合には、申請要否について項目を表示し、選択に応じて申請する場合には、申請フラグを付加情報ファイルに追加記録し、申請しない場合には、作成中フラグを付加情報ファイルに追加記録し、前記入力手段において設
定された申請者識別子及び前記入力手段において表示された、前記申請可能設定以外の項目名に対応して設定された情報を各項目タグに関連付けて前記付加情報ファイルに追加記録し、前記スキャナ手段によって生成されたスキャン画像データと前記付加情報ファイルを含む申請依頼データを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバが、前記フォーム記憶手段において前記付加情報ファイルに含まれる申請種別識別子を用いて申請フォームを特定し、前記付加情報ファイルに含まれる情報を、設定項目に関連付けられた項目タグを用いて、前記フォーム記憶手段に記録された申請フォームに設定して申請データを生成して保存するとともに、この申請データに添付ファイルを登録し、前記付加情報ファイルに申請フラグが記録されていた場合には、前記ワークフロー管理手段において、前記設定された申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、前記申請データを用いて申請処理を実行し、前記付加情報ファイルに作成中フラグが記録されていた場合には、申請処理を実行しないことを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のワークフロー処理システムにおいて、前記利用者端末は、スキャン画像データとともに生成された付加情報ファイルに対して共通識別子を付与し、前記管理サーバは、共通識別子が付与されたスキャン画像データ及び付加情報ファイルを用いて申請データを生成することを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載のワークフロー処理システムにおいて、前記管理サーバは、取得したスキャン画像データのサイズを基準値と比較し、基準値を超える場合には、前記ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なうことを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１つに記載のワークフロー処理システムにおいて、前記管理サーバは、前記付加情報ファイルに含まれる設定項目に関する情報を申請フォームに設定した申請データを生成することができなかった場合、前記ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なうことを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１つに記載のワークフロー処理システムにおいて、前記管理サーバが、システム管理者端末から、申請種別識別子が付与され、設定項目に対する項目名、項目タグを含む申請フォームを新たに取得した場合、この項
目名を前記システム管理者端末に表示させて、利用者端末の入力手段において設定させる項目名を選択させ、前記選択された項目名に対応する項目タグ、申請種別識別子に関する情報を、利用者端末の連携データ記憶手段に記憶させるために送信することを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、申請種別識別子及び申請者識別子についての設定項目に関する情報を受け入れる入力手段と、申請種別識別子に関連付けて、設定項目に対応して項目名及び項目タグを関連付けて記憶した連携データ記憶手段と、文書を読み取ってスキャン画像データを生成するスキャナ手段とを備えた利用者端末と、設定項目毎に項目名及び項目タグを含めた申請フォームを申請種別識別子毎に記憶したフォーム記憶手段と、申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請処理を実行するワークフロー管理手段とを備えた管理サーバとを含んで構成されたワークフロー処理システムを用いてワークフローを管理するための処理方法であって、前記連携データ記憶手段に記憶された設定項目には、前記利用者端末を用いて作成した申請をそのまま許可する申請可能設定であるか否かを示すスキャン連携項目が含まれており、前記利用者端末が、前記入力手段を介して申請種別識別子を取得した場合、この申請種別識別子を付加情報ファイルに記録し、この申請種別識別子に関連付けられた設定項目の項目名及び項目タグを前記連携データ記憶手段から取得し、この設定項目に申請可能設定が含まれていた場合には、申請要否について項目を表示し、選択に応じて申請する場合には、申請フラグを付加情報ファイルに追加記録し、申請しない場合には、作成中フラグを付加情報ファイルに追加記録し、前記入力手段において設定された申請者識別子及び前記入力手段において表示された、前記申請可能設定以外の項目名に対応して設定された情報を各項目タグに関連付けて前記付加情報ファイルに追加記録し、前記スキャナ手段によって生成されたスキャン画像データと前記付加情報ファイルを含む申請依頼データを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバが、前記フォーム記憶手段において前記付加情報ファイルに含まれる申請種別識別子を用いて申請フォームを特定し、前記付加情報ファイルに含まれる情報を、設定項目に関連付けられた項目タグを用いて、前記フォーム記憶手段に記録された申請フォームに設定して申請データを生成して保存するとともに、この申請データに添付ファイルを登録し、前記付加情報ファイルに申請フラグが記録されていた場合には、前記ワークフロー管理手段において、前記設定された申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、前記申請データを用いて申請処理を実行し、前記付加情報ファイルに作成中フラグが記録されていた場合には、前記申請処理を実行しないことを要旨とする。

請求項７に記載の発明は、請求項６に記載のワークフロー処理方法において、前記管理サーバが、システム管理者端末から、申請種別識別子が付与され、設定項目に対する項目名、項目タグを含む申請フォームを新たに取得した場合、この項目名を前記システム管理者端末に表示させて、利用者端末の入力手段において設定させる項目名を選択させ、前記選択された項目名に対応する項目タグ、申請種別識別子に関する情報を、利用者端末の連
携データ記憶手段に記憶させるために送信することを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、利用者端末が、連携データ記憶手段を用いて、入力手段において設定された申請種別識別子、申請者識別子及び入力手段において表示された項目名に対応して設定された情報を各項目タグに関連付けて記録した付加情報ファイルを生成する。そして、スキャナ手段によって生成されたスキャン画像データと付加情報ファイルを含む申請依頼データを管理サーバに送信する。この場合、管理サーバが、フォーム記憶手段において付加情報ファイルに含まれる申請種別識別子を用いて申請フォームを特定する。次に、付加情報ファイルに含まれる情報を、設定項目に関連付けられた項目タグを用いて、フォーム記憶手段に記録された申請フォームに設定して申請データを生成するとともに、この申請データに添付ファイルを登録する。そして、ワークフロー管理手段において、設定された申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請データを用いて申請処理を実行する。これにより、スキャン画像データを用いて、効率的にワークフローにおける申請を行なうことができる。

本発明によれば、スキャン画像データとともに生成された付加情報ファイルに対して共通識別子を付与する。そして、管理サーバは、共通識別子が付与されたスキャン画像データ及び付加情報ファイルを用いて申請データを生成する。これにより、複数の申請が同時期に行なわれた場合にも、適切なスキャン画像データ及び付加情報ファイルを用いて申請データを生成することができる。

本発明によれば、利用者端末は、入力手段を介して、申請者が入力した申請要否指示を取得し、申請依頼に、取得した申請要否指示に関する情報を含める。そして、管理サーバは、申請依頼に含まれる申請要否指示に応じて、申請データのステータスを変更する。これにより、申請者は、内容に応じて直接的に申請を行なったり、申請を保留したりすることができる。

本発明によれば、取得したスキャン画像データのサイズを基準値と比較し、基準値を超える場合には、ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なう。これにより、重いスキャン画像ファイルの登録を抑制することができ
る。

本発明によれば、管理サーバは、付加情報ファイルに含まれる設定項目に関する情報を申請フォームに設定した申請データを生成することができなかった場合、ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なう。これにより、項目内容に不完全な申請を防止することができる。

本発明によれば、管理サーバが、システム管理者端末から、申請種別識別子が付与され、設定項目に対する項目名、項目タグを含む申請フォームを新たに取得した場合、この項目名をシステム管理者端末に表示させて、利用者端末の入力手段において設定させる項目名を選択させる。そして、選択された項目名に対応する項目タグ、申請種別識別子に関する情報を、利用者端末の連携データ記憶手段に記憶させるために送信する。これにより、利用者端末とワークフロー管理手段とを連携させるデータを効率的に生成することができる。

本発明によれば、スキャニングにより生成したファイルを用いて予め定められたルートにおいて各種申請等を行なうためのワークフロー処理システム及びワークフロー処理方法を提供する。

以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図２０を用いて説明する。本実施形態では、企業内において、社員が各種申請等を行なう場合に用いるワークフロー処理システム及びワークフロー処理方法として説明する。このワークフローにおいては、まず、申請者が各種申請を行なう。そして、承認者は申請内容を確認し、適正であれば承認処理を行なう。例えば、出張費の申請においては、申請者は、出張内容、費用等を記載した申請書を作成する。そして、承認者は、この申請書を確認する。この申請が承認された場合には、申請者に対して出張費が支給される。

このようなワークフローを実現するために、本実施形態では、図１に示すように、ネットワークを介して接続されたワークフロー管理サーバ２０、クライアント端末（システム管理者端末３０、申請者端末３５、承認者端末４０）を用いる。本実施形態では、更に、利用者端末としての複合機１０がネットワークに接続されている。システム管理者端末３０は、ワークフロー管理サーバ２０を管理する担当者（システム管理者）が利用するコンピュータ端末である。申請者端末３５、承認者端末４０は、それぞれ各種申請を行なう者（申請者）、各種申請の承認を行なう者（承認者）が利用するコンピュータ端末である。そして、スキャニング処理とワークフロー管理処理との連携（スキャン連携）を実現する。各クライアント端末は、制御部（ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭやハードディスク記憶装置等）、ディスプレイ等から構成される表示部、キーボードやポインティングデバイスなどから構成される操作部を備えている。

一方、ワークフロー管理サーバ２０は、申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請処理を実行するワークフロー管理手段を備えた管理サーバとして機能する。具体的には、申請者が申請した各種申請を申請者端末３５から受信し、ワークフローに従って承認者端末４０に転送する。本実施形態では、更に、このワークフロー管理サーバ２０は、後述するスキャン連携処理を実行する。

ワークフロー管理サーバ２０は、図３に示すように、制御部２１、ワークフローマスタデータ記憶部２２、申請データ記憶部２３、スキャン連携マスタデータ記憶部２４、一時保存データ記憶部２５を備える。この制御部２１は、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（Ｒ
ＡＭ、ＲＯＭ等）を備え、後述する処理（申請フォームの特定段階、申請データの生成段階、添付ファイルの登録段階、申請処理段階、項目名選択段階、連携データ送信段階等を含む処理）を行なう。このためのワークフロー処理プログラムを実行することにより、制御部２１は、申請フォームの特定手段、申請データの生成手段、添付ファイルの登録手段、申請処理手段、項目名選択手段、連携データ送信手段等として機能する。

ワークフローマスタデータ記憶部２２には、ワークフローを実現するためのマスタデータが記録されている。このワークフローマスタデータは、ワークフローが決定された場合に記録される。このワークフローマスタデータ記憶部２２には、組織テーブル、申請種別テーブル、承認者テーブルが記録されている。

組織テーブルにおいては、申請者や承認者が属する部署の組織系統図に関するデータが記録されている。この組織テーブルを用いることにより、各部署の関係と、各部署に属する利用者（申請者や承認者）を特定することができる。具体的には、各部署を特定する部署コードが相互に関連付けられており、各組織の階層を特定することができる。

更に、組織テーブルにおいて、部署コードには、この部署に属する社員の社員コード、社員カテゴリコードに関するデータが関連付けられて記録されている。所属コードは、各社員が所属する部署を特定するための識別子であり、社員コードは、各申請者や承認者を特定するための識別子である。この社員コードを用いることにより、電子メールアドレステーブルにおいて、各社員コードに対して関連付けられた電子メールアドレス（申請者の連絡先）を取得することができる。社員カテゴリコードは、各社員の属性（例えば、役員、管理者、一般社員等）を特定するための識別子である。

また、申請種別テーブルにおいては、社員カテゴリコード毎に、申請可能な申請種別コードに関するデータが記録されている。社員カテゴリコードは、各社員の属性を特定するための識別子である。申請種別コードは申請種別識別子として機能し、各申請内容（作業報告、交通費申請、出張費申請、休暇申請等）を特定するための識別子である。

承認者テーブルにおいては、ルートコード毎に、申請の確認や承認を行なう承認者の社員カテゴリコードに関するデータが記録されている。
更に、ワークフローマスタデータ記憶部２２はフォーム記憶手段として機能し、申請種別コード毎に申請書フォームが記録されている。この申請書フォームは、システム管理者によって登録された場合に記録される。この申請書フォームには、申請者が設定すべき各入力欄が設けられており、入力欄毎に格納すべきデータを特定するためのＸＭＬタグが関連付けられて記録されている。

申請データ記憶部２３には、各申請者からの申請内容について申請データが記録される。この申請データは、各申請者からの申請があった場合に記録される。この申請データには、申請コード、申請者コード、承認者コード、申請種別コード、申請内容、添付ファイル、ステータスコードに関するデータ領域を含んで構成される。

申請コードデータ領域には、各申請を個別に特定するための識別子に関するデータが記録される。
申請者コードデータ領域には、この申請についての申請者を特定するための社員コード（申請者識別子）に関するデータが記録される。

また、承認者コードデータ領域には、この申請の承認者を特定するための社員コードに関するデータが記録される。承認者は、申請者によって設定されたルート（承認経路）に基づいて、承認者テーブルから承認者カテゴリを特定し、この承認者カテゴリに対応して
組織テーブルから具体的な承認者（承認を行なう社員）を特定する。

申請種別コード、申請内容データ領域には、この申請の申請種別を特定する識別子や、申請内容に関するデータが記録される。
添付ファイルデータ領域には、この申請についての添付ファイルが記録される。この添付ファイルには、スキャニングされたイメージファイルや、コンピュータ端末等で作成された文書ファイルを用いることができる。

ステータスコードデータ領域には、この申請の状況を特定するための識別子に関するデータが記録される。このステータスには、申請前のステータスを表わす「申請書作成中」、申請後の承認待ちのステータスを表わす「承認待ち」、承認完了のステータスを表わす「承認済」等がある。「申請書作成中」のステータスが記録されている場合には、ワークフロー管理サーバ２０において申請者が申請内容を追加・修正して更新することができる。「承認待ち」のステータスが記録された場合には、承認者がワークフロー管理サーバ２０において閲覧して承認処理を行なうことができる。

スキャン連携マスタデータ記憶部２４には、スキャン連携のために利用する複合機１０に提供するデータ（スキャン連携マスタデータ）が記録されている。ワークフローマスタデータは、この複合機１０を活用してのワークフローが決定された場合に記録される。スキャン連携マスタデータ記憶部２４には、図４に示すように、サーバアドレスデータ、カテゴリテーブル、フォームテーブルが記録されている。

サーバアドレスは、ワークフロー管理サーバ２０のアドレスに関するデータが記録される。このアドレスデータを用いることにより、スキャンファイルの格納先のフォルダを特定することができる。

カテゴリテーブルは、ワークフローを利用する申請者の社員カテゴリを特定するための社員カテゴリコードに対して申請種別コードが関連付けられて記憶されている。
申請種別コードデータ領域には、複合機を用いて申請可能な申請種別を特定する識別子に関するデータが記録される。

フォームテーブルにおいては、複合機を用いて申請可能な申請種別毎に、申請種別コード、入力項目、ルート、申請可否フラグに関するデータから構成される。
申請種別コードデータ領域には、複合機を用いて申請可能な申請種別を特定する識別子に関するデータが記録される。

入力項目データ領域には、この申請種別において入力すべき項目の名称（ユーザ名、申請内容等の項目名）に関するデータが記録される。各項目名には、各項目を識別するための項目タグ（ＸＭＬタグ）が割り当てられている。そして、複合機１０において各項目に対する設定（入力や選択）が行なわれた場合には、設定された情報に対して、このＸＭＬタグが付与される。

各入力項目に対して、入力を行なう入力形式（数値入力、プルダウンメニュー選択、テキスト入力等の形式）が関連付けられて記憶されている。この入力形式に対応して入力デバイス（テンキーパッド、選択肢を含めたプルダウンメニュー表示、ソフトキーボード等）が起動される。更に、各入力項目においてデフォルト値が設定されている場合には、このデフォルト値が関連付けられて記憶されている。なお、複数の入力項目が設定されている場合には、それぞれの項目毎に項目名、入力形式、デフォルト値に関するデータが記録される。

ルートデータ領域には、申請時に設定すべき承認経路（ルート）に関するデータが記録される。具体的には、申請時に使用することができるルートを特定するための候補データが記録されている。複数の候補の中から選択できる場合には、各ルート候補を識別するためのデータが記録されている。

申請可否フラグデータ領域には、複合機１０を用いてのワークフロー申請の可否を識別するためのフラグに関するデータが記録される。複合機１０から直接的なワークフロー申請が許可されている場合には、「申請可」フラグが記録されている。一方、複合機から直接的なワークフロー申請が許可されていない場合には、「申請不可」フラグが記録されている。この場合には、ワークフロー管理サーバ２０の申請データ記憶部２３において、「申請書作成中」のステータスが申請データに記録される。

一時保存データ記憶部２５には、複合機１０から受信された添付ファイルや付加情報ファイルが格納される。
複合機１０は、印刷機能、複写機能を備える。更に、本実施形態では、複合機１０はスキャナ手段として機能し、この機能を利用してスキャン画像ファイルを生成し、このスキャン画像ファイルの転送処理を実行する。このため、複合機１０は、図２に示すように、制御部１０１、ユーザＩＦ部１０２、スキャナ部１０３、印刷処理部１０４、メモリ１０５、サーバ情報記憶部１０６を備える。

この制御部１０１は、スキャン画像ファイルの生成処理やスキャン画像ファイルの転送処理を実行する。具体的には、付加情報ファイル生成段階、申請依頼データ送信段階等を含む処理）を行なう。このためのスキャン連携処理プログラムを実行することにより、制御部１０１は、付加情報ファイル生成手段、申請依頼データ送信手段等として機能する。

ユーザＩＦ部１０２は、サーバ情報記憶部１０６に格納されたスキャン連携マスタデータに応じて、申請種別識別子及び申請者識別子についての設定項目に関する情報を受け入れる入力手段として機能する。具体的には、表示機能や操作機能を実現し、本実施形態では、タッチパネルやテンキー、スタートボタン等から構成される。スキャナ部１０３は、複写機能やスキャナ機能の利用時に文書を光学的に読み取る。本実施形態では、文書を読み取ってスキャン画像データを生成するスキャナ手段として機能する。印刷処理部１０４は、印刷機能、複写機能のために用いられる。

メモリ１０５は、スキャンされた画像データ（添付ファイル）や、ユーザＩＦ部１０２を介して設定された付加情報ファイルが一時保存される。
サーバ情報記憶部１０６は連携データ記憶手段として機能し、ワークフロー管理サーバ２０のスキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータ（サーバアドレスデータ、カテゴリテーブル、フォームテーブル）と同じデータが記録される。本実施形態では、利用者からの指示に応じて、制御部１０１が、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得して、サーバ情報記憶部１０６に記録する。

上記のようなシステムを用いて、複合機１０を用いてワークフロー申請を行なうスキャン連携処理を実行するためのフォーム作成段階、ワークフロー申請段階（図５、図６）、申請の承認段階に従って説明する。

（フォーム作成段階）
まず、フォーム作成段階の処理を説明する。ここでは、ワークフロー管理サーバ２０を利用して、複合機１０を用いてワークフロー申請を行なうためのフォームを作成する。

この段階では、システム管理者は、システム管理者端末３０を用いてワークフロー管理
サーバ２０にアクセスし、ワークフロー申請を行なうためのフォームの作成画面を呼び出す。この場合、システム管理者端末３０のディスプレイには、図７に示すフォーム作成画面４００が出力される。

このフォーム作成画面４００は、ワークフロー申請を行なう場合に用いるグラフィカルユーザーインターフェース（ＧＵＩ）を構築するための機能を備えている。このフォーム作成画面４００には、ツールボックス４０１、プロパティエリア設定エリア４０２、レイアウト配置フィールド４０３が含まれる。

ツールボックス４０１には、「編集」カテゴリ、「表示」カテゴリ、「ツール」カテゴリ、「ＤＢ連携」カテゴリの各機能を選択するボタンが含まれる。「編集」カテゴリでは、特定の機能を持つソースコードから構成されたＧＵＩコンポーネント（コントロール）が提供される。「編集」カテゴリでは、指定された方法によって採番された番号や日付を表示させるためのコンポーネントが提供される。「ＤＢ連携」カテゴリでは、データベースと連携するためのコンポーネントが提供される。「ツール」カテゴリでは、設定された値に対して所定の計算を行なう計算コントロールや、設定された値が所定の範囲に含まれているかどうかを判断する範囲チェックコンポーネントが提供される。

ワークフロー申請を行なう場合に用いるＧＵＩを作成する場合、「編集」カテゴリのＧＵＩコンポーネントをレイアウト配置フィールド４０３に設定することにより、簡単にＧＵＩを設計・構築することができる。このＧＵＩコンポーネントには、ラベル、テキストボックス、テキストエリア、ドロップダウン、リストボックス、ラジオボタンリスト、数値テキスト、金額、カレンダテキスト、時刻、ファイル添付等の各種コントロールが含まれる。具体的には、所望のＧＵＩコンポーネントを、レイアウト配置フィールド４０３にドラッグ＆ドロップすることにより配置することができる。

また、プロパティエリア設定エリア４０２は、レイアウト配置フィールド４０３上で選択されたＧＵＩコンポーネントの属性を決定するために用いる。このプロパティエリア設定エリア４０２では、選択されたＧＵＩコンポーネントの名前や配色、サイズ等を設定することができる。

更に、利用者が入力や選択が可能なＧＵＩコンポーネントについては、デフォルト値を設定することができる。ワークフロー申請時に、申請者が入力や選択が行なわれない場合には、このデフォルト値が各申請において用いられる。

また、このようなＧＵＩコンポーネントについて、入力や選択が必須の場合には「必須」であることを示すデータ（「必須フラグ」）を設定することができる。
図７に示すフォーム作成画面４００においては、「所属」、「氏名」、「報告日」、「作業区分」、「作業報告書」、「コメント」という名前（項目名）が設定されたＧＵＩコンポーネント４０４が、レイアウト配置フィールド４０３に配置されている。

このように、各種コントロールを備えるとともに、名前の設定されたＧＵＩコンポーネント４０４をレイアウト配置フィールド４０３に配置することにより、フォーム作成を完了する。

そして、フォーム作成画面４００の「保存」ボタンをクリックすることにより、作成されたフォームが申請書フォームとして、ワークフローマスタデータ記憶部２２に仮登録される。更に、この申請書フォームに対して、フォームの名称や、このフォームが用いられるカテゴリを設定する。このフォームは、スキャン連携の場合のみならず、申請者端末３５のみを用いた通常のワークフロー申請においても用いられる。

次に、このフォームの運用設定を行なう。この運用設定においてスキャン連携に関する各種設定が行なわれる。運用設定を行なう場合には、システム管理者は、システム管理者端末３０を用いて、ワークフロー管理サーバ２０からワークフローの運用を決定するための運用設定画面を呼び出す。ここで、複合機１０を用いてワークフローを設定する場合には、システム管理者端末３０のディスプレイには、図８に示す運用設定画面４１０が出力される。この運用設定画面４１０には、ルート設定フィールド４１０ａ、設計者設定フィールド４１０ｂ、返信フォーム設定フィールド４１０ｃ、スキャン連携設定ボックス４１０ｄ、操作パネル設定ボタン４１０ｅを備える。

ここで、ルート設定フィールド４１０ａは、このフォームにおいて選択可能なワークフロー（承認者の設定や承認戻しのルート）を設定するための設定欄である。本実施形態では、必要に応じて複数の候補の中から選択できるように、複数のルートを設定することができる。

設計者設定フィールド４１０ｂは、このフォームの設計者を登録するための設定欄である。フォーム管理者がフォームを新規に作成した時点で、デフォルトとして登録される。
返信フォーム設定フィールド４１０ｃは、利用者に各種通知を行なうためのフォームを設定するための設定欄である。

スキャン連携設定ボックス４１０ｄは、複合機１０を用いてワークフロー申請（スキャン連携）の可否についての設定を行なうための設定欄である。本実施形態では、プルダウンメニューにより、「利用しない」、「作成を許可する」、「申請又は投稿を許可する」のいずれかを選択することができる。

複合機１０を用いてのワークフロー申請を許可しない場合には、「利用しない」を選択する。
複合機１０を用いての申請書作成を許可するが、そのままの申請を許可しない場合には、「作成を許可する」を選択する。これにより、例えば、申請者にスキャン文書に加えて追加コメントを記入させたい場合、一旦作成途中の文書をワークフロー管理サーバ２０に保存しておき、申請者端末３５から追加コメントを入力させることができる。従って、複合機１０のような比較的小さな操作パネル上で入力が難しい場合に、利便性を向上させることができる。

複合機１０を用いて申請書を作成し、そのままワークフロー申請を許可する場合には、「申請又は投稿を許可する」を選択する。
操作パネル設定ボタン４１０ｅには、フォームに含まれる項目について、複合機１０の操作パネルにおいて表示させる項目を設定するためのボタンである。操作パネル設定ボタン４１０ｅが選択された場合、操作パネルエディタ４１５が起動される。この操作パネルエディタ４１５には、フォーム項目選択フィールド４１６と操作パネル項目表示フィールド４１７とが含まれる。

ワークフロー管理サーバ２０は、フォーム項目選択フィールド４１６に、このフォームについて複合機１０の操作パネルにおいて設定可能な項目を表示させる。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０は、フォーム作成画面４００のレイアウト配置フィールド４０３において配置されたＧＵＩコンポーネントのプロパティにおいて、選択や入力を行なうためのＧＵＩコンポーネントの名前を取得して表示させる。

そして、操作パネルに表示させたい項目が選択されて「追加」ボタンがクリックされた場合には、この項目を操作パネル項目表示フィールド４１７に追加する。なお、操作パネ
ル項目表示フィールド４１７に表示されている項目について、操作パネルからの情報取得を止める場合には「削除」ボタンをクリックする。このように操作パネルに表示させる項目の設定を完了した場合には、「閉じる」ボタンをクリックする。

そして、運用設定画面４１０の「保存」ボタンがクリックされた場合、ワークフロー管理サーバ２０は、操作パネルエディタ４１５において設定された操作パネル項目の適否確認処理を実行する。具体的には、スキャン連携が「申請または投稿を許可する」に設定されている場合、以下の処理を実行する。

必須項目であり、かつデフォルト値が設定されていない項目が、操作パネル項目として設定されていない場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。具体的には、「デフォルト値が設定されていない必須項目を操作パネル項目に設定されている」ことを表示する。

また、必須項目であり、かつデフォルト値が設定されていない項目が、操作パネルにおいて表示可能な規定数（例えば４個）より多い場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。具体的には、「スキャン連携による申請または投稿が可能なフォームではない」こと、「デフォルト値が設定されていない必須項目が規定値を超えている」ことを表示する。

フォームの中に範囲チェックコントロールまたは計算コントロールが含まれている場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。具体的には、「スキャン連携による申請または投稿が可能なフォームではない」、「フォームに範囲チェックコントロールか計算コントロールが存在する」ことを表示する。

そして、問題がない場合には、ワークフロー管理サーバ２０は、フォームをワークフローマスタデータ記憶部２２に本登録する。これにより、図９に示すように、複合機１０の操作パネルにおいて入力されたデータが、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された申請書フォーム４５０にインポートされて、申請者の申請書が完成する。

更に、ワークフロー管理サーバ２０は、このフォームのカテゴリーコード、申請種別コードに対して、運用設定において設定された入力項目（操作パネル項目）、入力形式、デフォルト値、申請可否フラグを含めたフォームテーブルをスキャン連携マスタデータ記憶部２４に登録する。

（ワークフロー申請段階）
次に、ワークフロー申請段階の処理を説明する。ここでは、図５に示すように、複合機１０は、オペレーションパネル画面表示処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、この複合機１０において利用可能なサービスメニューを表示させる。このサービスメニューの中には、「コピー」、「ファクシミリ」、「スキャナ」を選択するためのアイコンの他に、「スキャン連携申請」の選択のためのアイコンが含まれる。

次に、複合機１０は、カテゴリ選択処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルにおいて、「スキャン連携申請」アイコンの選択を検知した場合、複合機１０の制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６からカテゴリテーブルを取得する。そして、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１０に示すカテゴリ選択メニュー５００を表示させる。このカテゴリ選択メニュー５００には、申請者の社員カテゴリを選択するためのアイコンが表示される。そして、いずれかの社員カテゴリのアイコンが選択された場合、制御部１０１は、選択された社員カテゴリコ
ードに対して、申請者カテゴリコードを示すＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルを生成する。そして、制御部１０１は、生成した付加情報ファイルをメモリ１０５に記憶する。

次に、複合機１０は、フォーム選択処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６に記録されたフォームテーブルから申請種別コードを取得する。そして、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１１に示すフォーム選択メニュー５１０を表示させる。このフォーム選択メニューには、申請内容を特定するための申請フォームを選択するためのアイコンが表示される。このアイコンには、申請種別コードに関するデータが関連付けられている。そして、いずれかの申請フォームのアイコンが選択された場合、制御部１０１は、この申請フォームの申請種別コードに対して、申請種別コードを示すＸＭＬタグを付与し、メモリ１０５の付加情報ファイルに追加記録する。

次に、複合機１０は、フォーム項目入力処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６に記録されたフォームテーブルから入力項目を取得する。そして、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１２に示す入力項目メニュー５２０を表示させる。この入力項目メニュー５２０には、申請内容を特定するための入力項目設定欄が表示される。この入力項目設定欄には、「ユーザ名」、「ルート」、「申請要否」の入力欄が設けられている。また、申請種別に応じて「ドロップダウンリスト」、「数値」、「カレンダ」、「時刻」のＧＵＩコンポーネントに対応した各種設定項目の選択や入力を行なうことが可能である。

ここで、「ユーザ名」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１３に示すソフトキーボード５３０を出力し、社員コードを入力させる。そして、入力された社員コードを、申請者コードを示すＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。

「ルート」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１４に示すルート選択画面５４０を出力する。このルート選択画面５４０には、フォームテーブルに記録された承認経路の候補の選択アイコンを表示させる。そして、選択されたルートに対して、ＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。

「申請」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、フォームテーブルに記録された申請可否フラグを確認する。申請可否フラグとして「申請不可」フラグが記録されている場合には、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１５に示す画面５５０を出力させる。一方、申請可否フラグとして「申請可」フラグが記録されている場合には、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１６に示す画面５６０を出力させる。ここで「申請しない」が選択された場合には、制御部１０１は、申請要否ＸＭＬタグに対して「作成中」フラグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。一方、「申請する」が選択された場合には、制御部１０１は、申請要否ＸＭＬタグに対して「申請」フラグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。本実施形態では、この申請要否ＸＭＬタグに付加された情報が申請要否指示として機能する。

「報告日」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルに、図１７に示す日付画面５７０を出力する。日付画面５７０には、ユーザＩＦ部１０２のテンキーを用いて設定された日付が入力され、「ＯＫ」ボタンがクリックされた場合、ＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。

「作業区分」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチ
パネルに、図１８に示す作業区分設定画面５８０を出力する。この作業区分設定画面５８０には、フォームテーブルに記録された作業区分の候補の選択アイコンを表示させる。そして、選択された作業区分に対して、ＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。

このように、すべての入力項目設定欄において必要事項が入力された場合、図１９に示すように、利用者によって設定された画面５９０が出力される。
次に、複合機１０は、スキャン処理を実行する（ステップＳ１−５）。ここでは、申請者は、申請書に添付する文書（報告者や証憑等）を、スキャナ部１０３の読み取り面に設置する。そして、複合機１０のユーザＩＦ部１０２のスタートボタンを押す。スタートボタンが押された場合、制御部１０１は、スキャナ部１０３においてスキャン処理を実行させる。

次に、複合機１０は、スキャン結果生成処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、スキャナ部１０３からスキャン画像データを取得し、メモリ１０５に記録する。そして、制御部１０１は、スキャン画像データに画像識別コード（共通識別子）を付与するとともに、同じ画像識別コードを付加情報ファイルにも付与する。そして、制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６に記録されたサーバアドレスに対して、メモリ１０５に保存された添付ファイル、付加情報ファイルを含む申請依頼データを送信する。

受信した添付ファイル、付加情報ファイルは、ワークフロー管理サーバ２０の一時保存データ記憶部２５に記録される。そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、定期的に一時保存データ記憶部２５を確認する。

一時保存データ記憶部２５にデータが記録されている場合、ワークフロー管理サーバ２０は、付加情報ファイル解析処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、付加情報ファイルのＸＭＬタグを解析し、付加情報ファイルに画像識別コードが付与されている場合には、対応した添付ファイルの有無を確認する。画像識別コードに対応した添付ファイルが存在する場合には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、複合機１０に対して受信完了通知を送信する。また、付加情報ファイルに画像識別コードが付与されていない場合にも、複合機１０に対して受信完了通知を送信する。この場合、複合機１０は、メモリ１０５に保存した添付ファイル、付加情報ファイルを削除する。

次に、ワークフロー管理サーバ２０は、添付ファイルのサイズチェック処理を実行する（ステップＳ１−８）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、添付ファイルのサイズを、制御部２１が保持する基準値と比較する。

次に、添付ファイルのサイズが基準値を超えている場合（ステップＳ２−１において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、付加情報ファイルに記録された申請者コードを取得し、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された組織テーブルを用いて、申請者コード（社員コード）に関連付けられている電子メールアドレスを特定する。そして、制御部２１は、この電子メールアドレスに対して規定サイズ違反を通知する電子メールを送信する。

次に、ワークフロー管理サーバ２０は、申請文書の生成処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、付加情報ファイルに記録された申請種別コードを用いてワークフローマスタデータ記憶部２２から申請書フォームを取得する。そして、制御部２１は、付加情報ファイルにおいて各ＸＭＬタグが付与
された各設定データを、この申請書フォームの各入力欄に挿入して申請データを生成する。更に、制御部２１は、申請データに添付ファイルを登録する。

ここで、申請書における項目に対応する各ＸＭＬタグに設定データの漏れ等により、申請文書の作成ができなかった場合（ステップＳ２−４において「ＮＯ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理を実行する（ステップＳ２−２）。この場合にも、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された組織テーブルから、申請者コードに対応する電子メールアドレスを取得し、申請文書の作成ができなかったことを通知する電子メールを送信する。

一方、申請データの生成に成功した場合（ステップＳ２−４において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、申請文書を申請データ記憶部２３に対して一時保存処理を実行する（ステップＳ２−５）。この場合、申請データのステータスとして「作成中」のフラグを付与して、申請データ記憶部２３への保存を試みる。

一時保存ができなかった場合（ステップＳ２−６において「ＮＯ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理を実行する（ステップＳ２−２）。この場合にも、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された組織テーブルから、申請者コードに対応する電子メールアドレスを取得し、一次保存ができなかったことを通知する電子メールを送信する。

一方、一時保存に成功した場合（ステップＳ２−６において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、ステータスの確認処理を実行する（ステップＳ２−７）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、付加情報ファイルにおいて申請要否ＸＭＬタグが付与されたフラグ（「作成中」フラグ又は「申請」フラグ）を確認する。

付加情報ファイルに「申請」フラグが記録されている場合（ステップＳ２−７において「申請」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、申請処理を実行する（ステップＳ２−８）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された承認者テーブルを用いて、付加情報ファイルにおいて設定されたルートコードに対応する承認者の社員カテゴリコードを特定する。そして、制御部２１は、組織テーブルを用いて、申請者コード及び承認者の社員カテゴリコードに対応する承認者を特定して申請データに含める。そして、制御部２１は、申請データのステータスとして「承認待ち」に変更する。更に、制御部２１は、申請者の社員コードに基づいて電子メールアドレスを特定し、申請を行なったことを通知する電子メールを送信する。

一方、付加情報ファイルに「作成」フラグが記録されている場合（ステップＳ２−７において「作成」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、この申請処理（ステップＳ２−８）をスキップする。

そして、ワークフロー管理サーバ２０は、ファイル削除処理を実行する（ステップＳ２−９）。具体的には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、一時保存データ記憶部２５に記録された添付ファイル、付加情報ファイルを削除する。この削除処理は、エラーメール送信処理（ステップＳ２−２）が実行された場合にも行なわれる。以上により、スキャン連携処理を終了する。

（申請の承認段階）
次に、申請の承認段階の処理を説明する。ここでは、申請処理が行なわれた場合、ワー
クフロー管理サーバ２０は、申請データ記憶部２３に記録された申請データにおいて設定されたルートを用いて承認者を特定する。そして、この承認者の承認者端末４０に対して承認依頼通知を送信する。

承認依頼通知を受けた承認者は、承認者端末４０を用いて、ワークフロー管理サーバ２０にアクセスする。この場合、ワークフロー管理サーバ２０は、公知の方法によりユーザ認証を行なう。そして、ワークフロー管理サーバ２０は、この利用者が承認すべき申請を申請データ記憶部２３において特定し、承認者端末４０に出力する。

この場合、承認者端末４０のディスプレイには、図２０に示す承認画面６００が出力される。更に、「作業報告書」表示エリアには、申請データ記憶部２３に記録された添付ファイルを特定するためのデータが記録されている。このエリアの「表示」ボタンがクリックされた場合、ワークフロー管理サーバ２０は、この申請に関連付けられた添付ファイルを取得し、承認者端末４０のディスプレイに、添付ファイル表示画面６１０を出力させる。承認者は、この承認画面６００の表示内容と、添付ファイル表示画面６１０の表示内容とを確認して、申請の承認処理を行なう。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、システム管理者は、システム管理者端末３０を用いてワークフロー管理サーバ２０にアクセスし、ワークフロー申請を行なうためのフォームの作成画面を呼び出す。このフォーム作成画面４００において、ワークフロー申請を行なう場合に用いるＧＵＩコンポーネントを、レイアウト配置フィールド４０３にドラッグ＆ドロップすることにより配置する。更に、このＧＵＩコンポーネントの属性として名前を設定する。また、このフォームの運用設定において、操作パネルエディタ４１５を起動させる。この場合、ワークフロー管理サーバ２０は、フォーム項目選択フィールド４１６に、このフォームについて複合機１０の操作パネルにおいて設定可能な項目を表示させる。これにより、利用者は、効率的に複合機１０の操作パネルから取得する項目を設定するためのスキャン連携マスタデータを作成することができる。

・ 上記実施形態では、スキャン連携が可能な状態で、必須項目であり、かつデフォルト値が設定されていない項目が、操作パネル項目として設定されていない場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。複合機１０の操作パネルにおいてワークフロー管理サーバ２０との対話型入力ができない場合にも、確実にワークフロー申請を行なうことができる。

また、上記実施形態では、必須項目であり、かつデフォルト値が設定されていない項目が、操作パネルにおいて表示可能な規定数（例えば４個）より多い場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。これにより、複合機１０の操作パネルにおいて入力が困難なスキャン連携を抑制して、確実にワークフロー申請を行なうことができる。

また、上記実施形態では、フォームの中に範囲チェックコントロールまたは計算コントロールが含まれている場合、ワークフロー管理サーバ２０はアラームを出力する。申請者端末３５における対話型の操作においては計算や範囲チェックを行なう制御を実現できるが、複合機１０では対話型でないため入力時の制御ができない。そこで、このようなコントロールが含まれる申請ができないようにすることにより、不正な値の入力を抑制することができる。

・ 上記実施形態では、複合機１０は、フォーム項目入力処理（ステップＳ１−４）、スキャン処理（ステップＳ１−５）を実行し、スキャン結果生成処理を実行する（ステップＳ１−６）。これにより、ワークフロー申請のための付加情報ファイル、添付ファイル
が生成される。そして、複合機１０は、ワークフロー管理サーバ２０に対して添付ファイル、付加情報ファイルを送信する。ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、受信した添付ファイル、付加情報ファイルを用いて申請文書の生成処理を実行する（ステップＳ２−３）。これにより、手書等の報告書等を用いて、電子化されたワークフロー申請を行なうことができる。従って、申請者は簡単な手続で申請を行なうことができるので、利用者の利便性を向上させることができる。また、承認者において添付ファイルを用いて申請内容を容易に把握することができる。

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０は、添付ファイルのサイズチェック処理を実行する（ステップＳ１−８）。これにより、ワークフローにおいて、基準値を超える重い添付ファイルの登録を防止することができる。この場合、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理（ステップＳ２−２）を実行するので、申請者は申請のやり直しを行なうことができる。

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０は、申請文書の生成処理を実行する（ステップＳ２−３）。そして、申請文書の作成ができなかった場合（ステップＳ２−４において「ＮＯ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理を実行する（ステップＳ２−２）。これにより、申請書における項目に対応する各ＸＭＬタグに設定データの漏れ等があり、申請が不完全な場合には、申請者は申請のやり直しを行なうことができる。

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０は、申請文書を申請データ記憶部２３に対する一時保存処理を実行する（ステップＳ２−５）。一時保存ができなかった場合（ステップＳ２−６において「ＮＯ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０は、エラーメール送信処理を実行する（ステップＳ２−２）。これにより、何らかの原因により、申請をワークフローに乗せられなかった場合、申請者は申請のやり直しを行なうことができる。

・ 上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０は、ステータスの確認処理を実行する（ステップＳ２−７）。そして、付加情報ファイルに「申請」フラグが記録されている場合には、ワークフロー管理サーバ２０は、申請データのステータスとして「承認待ち」に変更する。これにより、複合機１０からの直接申請が認められている場合には、そのまま申請を行なうことができる。

一方、付加情報ファイルに「作成」フラグが記録されている場合には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、このステータス変更処理（ステップＳ２−８）をスキップする。これにより、申請データのステータスは「作成中」を維持される。従って、申請者端末３５により入力が必要な申請等においては、申請を延期することができる。

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、利用者からの指示に応じて、複合機１０の制御部１０１が、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得して、サーバ情報記憶部１０６に記録する。スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータの取得タイミングはこれに限定されるものではない。例えば、定期的なタイミングや起動時のように所定のタイミングに、複合機１０の制御部１０１が、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得して、サーバ情報記憶部１０６に記録する構成することも可能である。これにより、利用者の更新忘れを防止することができる。

また、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータ更新された場合、ワークフロー管理サーバ２０から更新通知を複合機１０に送信し、これに応じて複合機１０が
スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得して、サーバ情報記憶部１０６に記録するように構成することも可能である。これにより、通信トラフィックを軽減しながら、最新のスキャン連携マスタデータを複合機１０に提供することができる。

○ 上記実施形態では、複合機１０は、フォーム項目入力処理を実行する（ステップＳ１−４）。この場合、選択されたルートに対してＸＭＬタグを付与して付加情報ファイルに追加記録する。そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ワークフローマスタデータ記憶部２２に記録された承認者テーブルを用いて、付加情報ファイルにおいて設定されたルートコードに対応する承認者の社員カテゴリコードを特定する。これに代えて、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１が、申請者コード、申請種別コードに基づいて、承認者を決定することもできる。この場合には、承認者テーブルにおいて、申請者である社員カテゴリコード、申請種別コード毎に、申請の承認を行なう承認者の社員カテゴリコードに関するデータを記録しておく。そして、制御部２１は、申請者の社員コードから、所属コード、社員カテゴリコードを特定する。次に、社員カテゴリコード、申請種別コードを用いて、承認者テーブルから、承認者の社員カテゴリコードを特定する。そして、申請者の所属コード、承認者の社員カテゴリコードを用いて承認者を特定する。これにより、申請者は承認ルートを設定することなく、的確な承認者を設定することができる。

○ 上記実施形態では、利用者からの指示に応じて、複合機１０の制御部１０１が、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得して、サーバ情報記憶部１０６に記録する。サーバ情報記憶部１０６への記録のタイミングはこれに限定されるものではない。例えば、サービスメニューにおいて「スキャン連携申請」アイコンが選択された場合に、複合機１０が、ワークフロー管理サーバ２０のスキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得することも可能である。また、定期的に、スキャン連携マスタデータ記憶部２４に格納されたデータを取得するように構成することも可能である。

○ 上記実施形態では、複合機１０の制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６に記録されたサーバアドレスに対して、メモリ１０５に保存された添付ファイル、付加情報ファイルを送信する。この添付ファイル、付加情報ファイルの送信タイミングは、同時である必要はなく、別々にしてもよい。この場合、ワークフロー管理サーバ２０は、付加情報ファイル解析処理において、付加情報ファイルに記録された画像識別コードの添付ファイルがない場合、所定の時間の待機を行なう。そして、付加情報ファイル及び添付ファイルが揃った場合に、後続の処理を実行する。これにより、通信状況等によっては受信タイミングがずれた場合にも、申請データの作成を的確に行なうことができる。

○ 上記実施形態では、複合機１０の制御部１０１は、サーバ情報記憶部１０６に記録されたサーバアドレスに対して、メモリ１０５に保存された添付ファイル、付加情報ファイルを送信する。受信した添付ファイル、付加情報ファイルは、ワークフロー管理サーバ２０の一時保存データ記憶部２５に記録される。ファイルの転送方法は、このようなプッシュ型に限定されるものではなく、ワークフロー管理サーバ２０からポーリングを行ない、プル型によって添付ファイル、付加情報ファイルを取得するように構成することも可能である。

○ 上記実施形態では、スキャナ手段として複合機１０を用いたが、これに限定されるものではなくスキャナ処理を実行可能な装置（例えば、スキャナ装置やファクシミリ装置）を用いることが可能である。また、複合機１０等のスキャナ手段は１台に限定されるものではなく、複数のスキャナ手段とスキャン連携を行なうように構成することも可能である。

○ 上記実施形態では、承認者は承認者端末４０を用いて承認処理を実行する。これに代えて複合機１０の操作パネルを用いて承認処理を実行できるように構成することも可能である。

○ 上記実施形態では、「ユーザ名」入力欄が選択された場合、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０２のタッチパネルにソフトキーボードを出力し、社員コードを入力させる。これに代えて、複合機１０にカードリーダを設けておき、このカードリーダを用いて、社員カードに記録されたデータ（例えば、社員コード）を読み取って、申請者のユーザ名として登録することも可能である。これにより、無断で他人の社員コードが入力されることを防止することができる。

○ 本実施形態では、申請フォームの上位階層として社員のカテゴリを用いて分類したが、カテゴリはこれに限定されるものではない。また、カテゴリを設けず、直接、申請フォームを選択させることも可能である。

本発明の一実施形態のシステムの概略図。 複合機の機能ブロックの説明図。 ワークフロー管理サーバの説明図。 スキャン連携データ記憶部に記録されたデータの説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 システム管理者端末のディスプレイに表示された画面の説明図。 システム管理者端末のディスプレイに表示された画面の説明図。 複合機における入力とフォームへの設定の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 複合機のタッチパネルに表示された画面の説明図。 承認者端末のディスプレイに表示された画面の説明図。

符号の説明

１０…複合機、２０…ワークフロー管理サーバ、２１…制御部、２２…ワークフローマスタデータ記憶部、２３…申請データ記憶部、２４…スキャン連携マスタデータ記憶部、２５…一時保存データ記憶部、３０…システム管理者端末。

Claims (7)

1. 申請種別識別子及び申請者識別子についての設定項目に関する情報を受け入れる入力手段と、申請種別識別子に関連付けて、設定項目に対応して項目名及び項目タグを関連付けて記憶した連携データ記憶手段と、文書を読み取ってスキャン画像データを生成するスキャナ手段とを備えた利用者端末と、
   設定項目毎に項目名及び項目タグを含めた申請フォームを申請種別識別子毎に記憶したフォーム記憶手段と、申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請処理を実行するワークフロー管理手段とを備えた管理サーバとを含んで構成されたワークフロー処理システムであって、
   前記連携データ記憶手段に記憶された設定項目には、前記利用者端末を用いて作成した申請をそのまま許可する申請可能設定であるか否かを示すスキャン連携項目が含まれており、
   前記利用者端末が、
   前記入力手段を介して申請種別識別子を取得した場合、この申請種別識別子を付加情報ファイルに記録し、
   この申請種別識別子に関連付けられた設定項目の項目名及び項目タグを前記連携データ記憶手段から取得し、
   この設定項目に申請可能設定が含まれていた場合には、申請要否について項目を表示し、選択に応じて申請する場合には、申請フラグを付加情報ファイルに追加記録し、申請しない場合には、作成中フラグを付加情報ファイルに追加記録し、
   前記入力手段において設定された申請者識別子及び前記入力手段において表示された、前記申請可能設定以外の項目名に対応して設定された情報を各項目タグに関連付けて前記付加情報ファイルに追加記録し、
   前記スキャナ手段によって生成されたスキャン画像データと前記付加情報ファイルを含む申請依頼データを前記管理サーバに送信し、
   前記管理サーバが、
   前記フォーム記憶手段において前記付加情報ファイルに含まれる申請種別識別子を用い
   て申請フォームを特定し、
   前記付加情報ファイルに含まれる情報を、設定項目に関連付けられた項目タグを用いて、前記フォーム記憶手段に記録された申請フォームに設定して申請データを生成して保存するとともに、この申請データに添付ファイルを登録し、
   前記付加情報ファイルに申請フラグが記録されていた場合には、前記ワークフロー管理手段において、前記設定された申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、前記申請データを用いて申請処理を実行し、
   前記付加情報ファイルに作成中フラグが記録されていた場合には、申請処理を実行しないことを特徴とするワークフロー処理システム。
2. 前記利用者端末は、スキャン画像データとともに生成された付加情報ファイルに対して共通識別子を付与し、
   前記管理サーバは、共通識別子が付与されたスキャン画像データ及び付加情報ファイルを用いて申請データを生成することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理システム。
3. 前記管理サーバは、取得したスキャン画像データのサイズを基準値と比較し、基準値を超える場合には、前記ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なうことを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー処理システム。
4. 前記管理サーバは、前記付加情報ファイルに含まれる設定項目に関する情報を申請フォームに設定した申請データを生成することができなかった場合、前記ワークフロー管理手段における申請処理を中止して、申請者の連絡先に対して通知を行なうことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載のワークフロー処理システム。
5. 前記管理サーバが、システム管理者端末から、申請種別識別子が付与され、設定項目に対する項目名、項目タグを含む申請フォームを新たに取得した場合、この項目名を前記システム管理者端末に表示させて、利用者端末の入力手段において設定させる項目名を選択させ、
   前記選択された項目名に対応する項目タグ、申請種別識別子に関する情報を、利用者端末の連携データ記憶手段に記憶させるために送信することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載のワークフロー処理システム。
6. 申請種別識別子及び申請者識別子についての設定項目に関する情報を受け入れる入力手段と、申請種別識別子に関連付けて、設定項目に対応して項目名及び項目タグを関連付けて記憶した連携データ記憶手段と、文書を読み取ってスキャン画像データを生成するスキャナ手段とを備えた利用者端末と、
   設定項目毎に項目名及び項目タグを含めた申請フォームを申請種別識別子毎に記憶したフォーム記憶手段と、申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、申請処理を実行するワークフロー管理手段とを備えた管理サーバとを含んで構成されたワークフロー処理システムを用いてワークフローを管理するための処理方法であって、
   前記連携データ記憶手段に記憶された設定項目には、前記利用者端末を用いて作成した申請をそのまま許可する申請可能設定であるか否かを示すスキャン連携項目が含まれており、
   前記利用者端末が、
   前記入力手段を介して申請種別識別子を取得した場合、この申請種別識別子を付加情報ファイルに記録し、
   この申請種別識別子に関連付けられた設定項目の項目名及び項目タグを前記連携データ記憶手段から取得し、
   この設定項目に申請可能設定が含まれていた場合には、申請要否について項目を表示し、選択に応じて申請する場合には、申請フラグを付加情報ファイルに追加記録し、申請しない場合には、作成中フラグを付加情報ファイルに追加記録し、
   前記入力手段において設定された申請者識別子及び前記入力手段において表示された、前記申請可能設定以外の項目名に対応して設定された情報を各項目タグに関連付けて前記付加情報ファイルに追加記録し、
   前記スキャナ手段によって生成されたスキャン画像データと前記付加情報ファイルを含む申請依頼データを前記管理サーバに送信し、
   前記管理サーバが、
   前記フォーム記憶手段において前記付加情報ファイルに含まれる申請種別識別子を用いて申請フォームを特定し、
   前記付加情報ファイルに含まれる情報を、設定項目に関連付けられた項目タグを用いて、
   前記フォーム記憶手段に記録された申請フォームに設定して申請データを生成して保存するとともに、この申請データに添付ファイルを登録し、
   前記付加情報ファイルに申請フラグが記録されていた場合には、前記ワークフロー管理手段において、前記設定された申請種別識別子及び申請者識別子を用いて承認者を決定し、前記申請データを用いて申請処理を実行し、
   前記付加情報ファイルに作成中フラグが記録されていた場合には、前記申請処理を実行しないことを特徴とするワークフロー処理方法。
7. 前記管理サーバが、システム管理者端末から、申請種別識別子が付与され、設定項目に対する項目名、項目タグを含む申請フォームを新たに取得した場合、この項目名を前記システム管理者端末に表示させて、利用者端末の入力手段において設定させる項目名を選択させ、
   前記選択された項目名に対応する項目タグ、申請種別識別子に関する情報を、利用者端末の連携データ記憶手段に記憶させるために送信することを特徴とする請求項６に記載のワークフロー処理方法。

Images