JP2019016288A - 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、ユーザの間のコメントのやり取りを見ていくよりも、やりとりの結論を把握するのが、より容易な情報処理装置等を提供できる。【解決手段】電子文書に対するユーザによるコメントを電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与部１３０と、添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を添付情報に対応させて付与する結論属性付与部１４０と、を備える情報処理装置。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、プログラムに関する。

電子文書を閲覧したユーザが、電子文書中の特定の箇所に対応付けて仮想的な付箋を添付情報として付与できる機能が用いられるときがある。これは例えば、電子文書を表示する表示画面に電子文書中の特定の箇所に関連付けて仮想的な付箋を貼り付けるとともに、付箋に対応したコメントを表示することにより実現される。そしてこの機能を利用することにより、電子文書に対して複数のユーザ間でコメントのやりとりを行なうことができる。

特許文献１には、次のようなアノテーション管理プログラムが開示されている。つまり、文書利用ツールを用いて文書に付箋が貼り付けられたとき、アノテーション抽出部は、文書から付箋を抽出し、メッセージ作成部は、付箋に書き込まれたテキストをメール配信可能なメッセージに変換する。メッセージ管理部は、変換されたメッセージを含む電子メールを各クライアントに配信する。クライアントユーザは、受信した電子メールに対してメッセージを返信する。メールサーバ機能処理部は、返信メールを各クライアントに配信する。これと同時に、メッセージ抽出部が電子メール内のメッセージを抽出すると、アノテーション作成部は、そのメッセージをアノテーションに変換し、アノテーションマージ部は、変換されたアノテーションを該当する文書に貼り付ける。
また特許文献２には、電子文書に添付された複数のメッセージに基づいて実行される作業の進捗状況の管理を支援するに当たり、進捗管理サーバにおける抽出部により、電子文書におけるメッセージが添付された位置を含む一部領域の文書情報を複数のメッセージ毎に抽出し、提示部により、抽出部によって抽出された複数の文書情報を、対応するメッセージが添付された状態でクライアント装置の表示部及びプリンタを介して一覧提示（表示又は印刷）する進捗管理支援装置が開示されている。

特開２００５−２２８２６２号公報 特開２００６−１９５５４５号公報

電子文書とコメントとを対比して読むことで、後から一連のやりとりを把握することができる。
しかしながら一連のやりとりの内容は多岐に渡る。そのため、例えば、やりとりの結論を確認したいときには、このやりとりを逐次見ていく必要があり、やりとりの結論を把握するのに時間や労力が多大になることがある。
本発明は、電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、ユーザの間のコメントのやり取りを見ていくよりも、やりとりの結論を把握するのが、より容易な情報処理装置等を提供する。

請求項１に記載の発明は、電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与部と、前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与部と、を備える情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、複数の前記添付情報をある一定の法則に基づいて表示するように制御する表示制御部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記表示制御部は、複数の前記添付情報を、前記結論属性毎にまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記表示制御部は、前記結論属性が付与された前記添付情報と、当該結論属性の元になったコメントとをまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記表示制御部は、前記添付情報が付与された前記電子文書中の対応する箇所を関連付けて表示するように制御することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記表示制御部は、複数の前記電子文書に対し、前記結論属性に基づき前記添付情報をまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記表示制御部は、前記結論属性を表す色およびスタンプの少なくとも一方を、当該結論属性毎に変更して表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記表示制御部は、前記結論属性と関連が強い前記添付情報をともに表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記表示制御部は、前記添付情報の表示が重なり合わないようにまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記結論属性が付与されたときに、当該結論属性が付与された前記添付情報について、元になったコメントをしたユーザに対し通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、予め定められた期間に前記結論属性が付与されない場合に、当該結論属性を付与すべきユーザに対し通知を行なう通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項１２に記載の発明は、ユーザが閲覧する電子文書の管理を行なう電子文書管理装置と、前記電子文書に対するユーザによるコメントを付与する情報処理装置と、を備え、前記電子文書管理装置または前記情報処理装置は、前記電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与部と、前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与部と、を備える情報処理システムである。
請求項１３に記載の発明は、コンピュータに、電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与機能と、前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、ユーザの間のコメントのやり取りを見ていくよりも、やりとりの結論を把握するのが、より容易な情報処理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、ユーザは一連のやりとりを把握しやすくなり、重要な情報を見逃すことを抑制できる。
請求項３の発明によれば、一連のやりとりの結論を把握するのがさらに容易になる。
請求項４の発明によれば、関連する一連のやりとりをまとめて表示することができる。
請求項５の発明によれば、添付情報が付与された電子文書の該当箇所を抜き出して表示することができる。
請求項６の発明によれば、複数の電子文書に対し一連のやりとりを把握することができる。
請求項７の発明によれば、結論を視覚的に把握することができる。
請求項８の発明によれば、重要なコメントを優先して閲覧することができる。
請求項９の発明によれば、ユーザのコメントを並べて閲覧することができる。
請求項１０の発明によれば、一連のやりとりをしたユーザに結論が出たことを通知することができる。
請求項１１の発明によれば、結論属性が付与されないことを抑制することができる。
請求項１２の発明によれば、電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、ユーザの間のコメントのやり取りを見ていくよりも、やりとりの結論を把握するのが、より容易な情報処理システムを提供することができる。
請求項１３の発明によれば、電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、ユーザの間のコメントのやり取りを見ていくよりも、やりとりの結論を把握するのが、より容易になる機能をコンピュータにより実現できる。

本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。 （ａ）〜（ｂ）は、電子文書に仮想的な付箋が挿入された状態を示している。 端末装置および文書管理サーバの機能構成例について示したブロック図である。 ユーザが結論属性を付与するときに表示されるダイアログの一例を示した図である。 （ａ）は、結論属性付与部が付与する属性について示した図である。（ｂ）は、付箋ＩＤと領域ＩＤとの関係について示した図である。 表示制御部が、付箋の整理を行なった結果を示している。 （ａ）は、図６の電子文書Ａ（Ａ文書）について、結論属性が、「終了」である付箋について、この付箋が貼られたページおよびそれ以降の数ページを抜き出した例を示している。（ｂ）は、図６の電子文書Ｂ（Ｂ文書）について、結論属性が、「差戻し」である付箋について、この付箋が貼られたページおよびそれ以降の数ページを抜き出した例を示している。 結論属性を付与すべきユーザに対し行なわれる通知について示した図である。 端末装置の動作について説明したフローチャートである。

＜情報処理システムの全体構成の説明＞
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
図１は、本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。
図示する情報処理システム１は、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄがネットワーク９０に接続されている。また、ネットワーク９０には、文書管理サーバ５０が接続されている。

なお、図では、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄを示したが、これらを区別する必要がない場合は、端末装置１０と称する。また、図には、４つの端末装置１０を示したが、端末装置１０の数はいくつでもよい。

端末装置１０は、情報処理装置の一例である。本実施の形態では、端末装置１０を利用し、ユーザが文書管理サーバ５０に保存されている電子文書を閲覧する。そしてこのとき電子文書に対するユーザによるコメントを付与することができる。これによりユーザ間で電子文書に対してやりとりを行なうことができる。なおここで「電子文書」とは、電子媒体を利用したコンテンツであり、アプリケーションソフトウェアにより作成されたアプリケーションコンテンツや、スキャナで電子化したスキャナコンテンツがある。このアプリケーションコンテンツとしては、文書情報、画像情報、映像情報等がある。またスキャナコンテンツとしては、紙文書をスキャナで電子化したものがある。
端末装置１０としては、ＰＣ（Personal Computer）、携帯端末、携帯電話等のコンピュータ装置を用いることができる。

端末装置１０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）とを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（Operating System、基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
更に、端末装置１０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボードやマウス等の入力デバイスとを備える。

文書管理サーバ５０は、電子文書管理装置の一例である。文書管理サーバ５０は、ユーザが閲覧する電子文書の管理を行なう。

ネットワーク９０は、各端末装置１０間、あるいは端末装置１０と文書管理サーバ５０との間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。またこれに限られるものではなく、例えば、インターネットであってもよい。

次に情報処理システム１の動作について説明する。
ここでは電子文書としてアプリケーションソフトウェア開発に使用する仕様書を作成する場合を想定して以下の説明を行なう。そして例えば、この電子文書に対し、１人のユーザが、関係する他のユーザに対してレビュー依頼を行なう場合を考える。この場合、レビュー依頼を受けたユーザは、その内容をチェックし、電子文書にコメントを書き込む。またレビュー依頼を受けたユーザは、書き込まれたコメントに対して返信するコメントを書き込むこともできる。そして関係する各ユーザの合意を得るまで、コミュニケーションを取りながら内容を修正していく作業がなされ、一連の作業は、業務記録として保存される。

このときこの電子文書は、文書管理サーバ５０に保存されている。そしてこの電子文書を、例えば、共有フォルダに格納することで、各ユーザはこの電子文書を端末装置１０から閲覧することができる。そして電子文書にコメントを書き込むと、添付情報として仮想的な付箋が挿入される。
ここで「添付情報」とは、電子文書の記載に関連付けて付与される情報である。添付情報は、アノテーションとして電子文書に追加される場合と、添付ファイルとして追加される場合とがある。アノテーションとして電子文書に追加される場合は、詳しくは後述するが、対応する電子文書の箇所に注釈情報等として内部的に埋め込まれる。また添付ファイルの場合は、電子文書のファイルと関連付けて別ファイルとして追加される。本実施の形態では、添付情報は、アノテーションとして電子文書に追加される。
添付情報の内容は、例えば、電子文書の記載に対するコメント、指示、インデックスなどである。また添付情報は、ここで挙げた仮想的な付箋による表示の他、スタンプなど印による表示、別ウィンドウによる表示、電子文書とは別レイヤーによる表示などによりユーザに示される。

図２（ａ）〜（ｂ）は、電子文書に仮想的な付箋が挿入された状態を示している。
図２（ａ）は、電子文書である仕様書を開いていない状態を示している。
図２（ａ）では、端末装置１０の表示機構に表示されるウィンドウＷ１を示している。そしてウィンドウＷ１内には、電子文書Ｄｂとして「仕様書」の表紙が表示される。さらにこの電子文書Ｄｂは、複数のページＰからなり、表紙より下の他のページＰが模式的に表示される。またこの仕様書に挿入された付箋Ｆは、紙面からはみ出して表示され、コメントが書き込まれていることがわかる。この付箋Ｆは、ユーザにより色や場所の変更が可能である。
またこの電子文書Ｄｂは、実際の書籍等と同様に開くことができ、その場合は、開いたページＰが表示される。つまりユーザは、この状態から１枚ずつページＰをめくり、電子文書Ｄｂの内容を閲覧することができる。また図示しないページ番号入力欄にページＰの番号を入力すると、このページＰにジャンプし、このページを閲覧することができる。そしてこの場合、どのページＰを開いていても付箋Ｆの存在が一目でわかる。さらに付箋Ｆをクリックする等の操作をすることで選択すると、付箋Ｆが貼られたページＰにジャンプし、このページＰを閲覧することができる。

図２（ｂ）は、付箋Ｆが貼られたページＰを開いた状態を示している。
図２（ｂ）では、端末装置１０の表示機構に表示されるウィンドウＷ２を示している。図示するように、ウィンドウＷ２内には、電子文書Ｄｂを開いた状態が表示される。そして開いたページＰに記載された内容を表示するとともに、このページＰに貼られた付箋Ｆが表示される。そして付箋Ｆには、ユーザが書き込んだコメントが表示される。なおコメントは、別ウィンドウを開き、その中に表示してもよい。ここでは、このページＰの説明について、「この部分をもう少し詳しく説明して下さい。」のコメントが書き込まれた例を示している。

またこのコメントを見た他のユーザは、このコメントに対する返信のコメントをすることができる。他のユーザが、返信のコメントをした場合、先に貼られた付箋Ｆの近くに、別の付箋Ｆが貼られ、この付箋Ｆには、返信のコメントが書き込まれる。

ここで電子文書に書き込まれるコメントは、種々の特徴を有する。この特徴は、例えば、依頼、疑問、賛成、反対、提案などである。また内容として、重要な情報を書き込んだコメントもあれば、他に影響を与えない軽微なコメントもある。このようにコメント毎に、特徴や内容が異なるため、電子文書上で交わされるコメントにより、１つの電子文書でも種々の結論が出る場合がある。この結論は、例えば、「終了」、「保留」、「差戻し」などである。また「終了」となっている場合でも、各ユーザの合意の基で終了する場合もあれば、条件付きで終了する場合もある。つまり１つの電子文書であっても、結論が多数存在することがある。

しかしこの電子文書を基に後から作業を行なう者や、後から確認する者にとっては、このような状態では、結論等が把握しにくい。つまりこのやりとりを逐次見ていく必要があり、やりとりの結論を把握するのに時間や労力が多大になることがある。また様々な特徴を有するやりとりが区別なく残されるため、必要なやりとりを把握するのが困難になる場合もある。さらにやりとりが１つの電子文書内に集約されているとは限らず、複数の電子文書に分散する場合もある。
そこで本実施の形態では、以下に示すように、コメントを行なうユーザが、結論の種類を表す属性を付与すること、あるいは付箋を整理することで、この問題の抑制を図っている。

＜端末装置１０、文書管理サーバ５０の説明＞
次に本実施の形態の端末装置１０について詳述する。
図３は、端末装置１０および文書管理サーバ５０の機能構成例について示したブロック図である。
なおここでは端末装置１０や文書管理サーバ５０が有する種々の機能のうち本実施の形態に関するものを選択して図示している。

図示する文書管理サーバ５０は、電子文書を管理する文書管理部５１０と、電子文書の送受信を行う文書送受信部５２０とを備える。
文書管理部５１０は、電子文書を管理するとともに、電子文書を保存する。
文書送受信部５２０は、端末装置１０に対し、電子文書を送信する。そして付箋等の添付情報が付与されると、添付情報付与後の電子文書を受け取り、文書管理部５１０に保存する。

図示する端末装置１０は、電子文書を取得する電子文書取得部１１０と、ユーザ指示を受け付けるユーザ指示受付部１２０と、電子文書に添付情報を添付する添付情報付与部１３０と、添付情報に結論属性を付与する結論属性付与部１４０と、表示機構の表示内容を制御する表示制御部１５０と、ユーザに対し通知を行なう通知部１６０と、電子文書を出力する電子文書出力部１７０を備える。

電子文書取得部１１０は、文書管理サーバ５０の文書送受信部５２０からネットワーク９０を介し、電子文書を取得する。実際には、端末装置１０の表示機構に表示される共有フォルダに格納されている電子文書のアイコン等をマウス等の入力デバイスを操作して選択すると、その電子文書の文書データが文書管理サーバ５０からダウンロードされる。そして予め定められたアプリケーションソフトウェアにより電子文書が開かれ、表示機構に表示される。

ユーザ指示受付部１２０は、ユーザ指示として、電子文書に対するユーザのコメントを受け付ける。またユーザ指示受付部１２０は、ユーザ指示として、結論属性等の属性の入力を受け付ける。

添付情報付与部１３０は、電子文書に対するユーザによるコメントを、この電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する。電子文書を閲覧したユーザが、コメントを書き込む場合、例えば、この電子文書を表示するアプリケーションソフトウェアのツールバー等から「付箋」を選択すると、見ているページに仮想的な付箋が貼り付けられる。この付箋は、ユーザが適切と思う場所に移動させることができる。そしてユーザは、入力デバイスを操作して、この付箋にコメントを書き込む。その結果、図２（ｂ）のようにコメントが書き込まれた付箋Ｆが表示される。そしてこれを繰り返すことで、ユーザ間で電子文書に対してやりとりを行なう。

結論属性付与部１４０は、添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、添付情報に対応させて付与する。
ここで、「結論属性」は、ユーザのコメントに対する結論を示す情報である。この結論属性は、ユーザのコメントのやりとりが終わったことを意味する結論属性と、ユーザのコメントのやりとりが途中であることを意味する結論属性とがある。やりとりが終わった場合、以後、やりとりを行なう必要がないことを意味する「終了」の結論属性が付与される。またやりとりが途中である場合には、以後、やりとりを行なう必要があるか否かの判断がつかないことを意味する「保留」の結論属性か、以後、ユーザのやりとりを行なう必要があることを示す「差戻し」の結論属性が付与される。

図４は、ユーザが結論属性を付与するときに表示されるダイアログの一例を示した図である。
図示するダイアログＤ１は、表示機構に表示される。このダイアログＤ１では、下段領域ＲＵにユーザによる今までのやりとりを表示する欄１４１が設けられており、各ユーザが付箋に記載したコメントが表示される。
この場合、まずユーザＣ（図では、「Ｃさん」として図示）が、「○○という表現には少し違和感があります。検討しなおしてください。」のコメントを書き込み、その返信のコメントとして、ユーザＢ（図では、「Ｂさん」として図示）が、「○○は、△△と記載して下さい。」のコメントを書き込んだ場合を示している。そしてその返信のコメントとして、ユーザＡ（図では、「Ａさん」として図示）が、「△△に修正しました。」のコメントを書き込んだ場合を示している。またこれらのコメントを書き込んだ日時が併せて表示されている。そしてユーザＡが、自己のコメントについての結論属性を付与する場合について示している。

またこのダイアログＤ１では、上段領域ＲＴに結論属性を入力する欄１４２が設けられている。
ここではユーザＡは、欄１４２において、この後に続くコメントのやりとりがないと判断し、「終了」の結論属性を付与する「終了」のラジオボタンを選択している。またここでは、他にこれ以上のやりとりが必要であるか否かが不明であるときに、「保留」のラジオボタンを選択することもできる。さらにここでは、やりとりをさらに継続することが必要であるときに、「差戻し」のラジオボタンを選択することもできる。なおここでは、ユーザＡが、自己のコメントに対し、「終了」を選択した例を示している。

またユーザＡは、欄１４３において、「コメントに対する評価」を入力することができる。ここでは、「コメントに対する評価」は、一連のコメントの中で各コメントがどのような位置づけを有するかを表す。コメントに対する評価は、一連のコメントの中における各コメントの内容の重要度により決められる場合と、他のコメントとの関連により決められる場合とがある。ここでは、各コメントについて、「代表」、「独立」、「削除」の何れかを選択することができる。「代表」は、コメントの重要度により定められる評価であり、各コメントの中で代表として選ばれるものである。この場合、例えば、結論属性と最も関連が強い重要なコメントが代表となる。また「独立」は、他のコメントとの関連により定められる評価であり、他のコメントとは、別に切り分けて管理したい場合に選択される。「独立」が選ばれるコメントとしては、例えば、やりとりに含まれるｔｏ ｄｏの項目や、重要な参考情報などが該当する。さらに「削除」は、コメントの重要度により定められる評価であり、重要度が低く、コメントとして残す必要がない場合に選択される。ここでは、ユーザＡが、自己のコメントに対し、「代表」を選択した例を示している。

さらにユーザＡは、欄１４４において、一連のコメントに対しまとめ方を指定できる。ここでは、「代表が上になるようにまとめる」、「コメントが見えるように整列」、「そのまま」、「削除」が選択可能である。
このうち「代表が上になるようにまとめる」は、ユーザＢおよびユーザＣのコメントが記載された付箋は、束ねて表示され、その上にユーザＡのコメントが記載された付箋が乗るようにして表示される。この場合、ユーザＡのコメントが重要であり、他のコメントの重要性があまり高くない場合に選択される。この場合、代表の属性が付与された付箋を最も上になるようにし、他の付箋はこの下に束ねるようにまとめる。
また「コメントが見えるように整列」は、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣのコメントが記載された付箋が全て見えるように表示される。この場合、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣのそれぞれのコメントが全て重要である場合に選択される。この場合、付箋の表示が重なり合わないように、それぞれが見えるようにまとめる。例えば、付箋を重ならないように並べてまとめる。
さらに「そのまま」は、付箋が貼られた箇所の変更をしない。この場合、付箋の貼られた位置が重要であり、付箋の位置の変更を行ないたくない場合に選択される。
そして「削除」は、ユーザＡのコメントが記載された付箋は、削除され残らない。この場合、自己のコメントの重要度が低く、コメントとして残す必要がない場合に選択される。
なおここでは、ユーザＡが、「代表が上になるようにまとめる」を選択した場合を示している。

結論属性を付与するタイミングは、特に限られるものではない。例えば、コメントのやりとりが一段落した時点で行なってもよい。また例えば、ユーザがコメントを書き込んだときに上記ダイアログＤ１を表示し、その度毎に結論属性を付与してもよい。また例えば、コメントに対し特定のアノテーション（例えば、「済」のスタンプが貼られたなど）が付与されたタイミングや、コメントに特定のキーワード（例えば、「完了」、「終了」など）が記載されたタイミングで、上記ダイアログＤ１を表示し、結論属性を付与してもよい。

また結論属性を付与できるユーザは、コメントのやりとりに参加したユーザとすることができるが、これに限られるものではない。例えば、文書管理サーバ５０の管理者など特別の権限を有する者が行なってもよい。またこの権限を有する者を制限し、予め設定しておいてもよい。コメントを付与できるユーザであるか否かは、例えば、文書管理サーバ５０に、コメントを付与できるユーザについての定義情報を格納しておき、これを参照することで判断することができる。

また結論属性を付与する度に、履歴を保存しておくことが好ましい。この場合、意図しない結論属性が付与されたときでも、この履歴を基に、経緯を遡って参照することができる。

また本実施の形態では、結論属性付与部１４０は、結論属性だけでなく、関連する他の属性についても設定することが好ましい。

図５（ａ）は、結論属性付与部１４０が付与する属性について示した図である。
図示する属性は、付箋ＩＤ、領域ＩＤ、結論、まとめ方、代表／独立の各属性を示している。
ここで「付箋ＩＤ」は、各付箋に付与される識別情報を表す。また「領域ＩＤ」は、一連の付箋が張り付けられる対象となった電子文書の領域に付与される識別情報である。

図５（ｂ）は、付箋ＩＤと領域ＩＤとの関係について示した図である。
詳しくは図６で後述するが、表示制御部１５０は、付箋Ｆとともに、電子文書の付箋Ｆが貼られた箇所を抜き出し、ともに表示するように制御する。ここでは、抜き出した領域１５１と、この箇所に貼られた付箋Ｆを示している。領域ＩＤは、この領域１５１に対し、付与されるＩＤであり、例えば、領域ＩＤ＝１が付与される。また付箋ＩＤは、ここに貼られた各付箋に対し付与されるＩＤであり、図示した各付箋Ｆ１〜Ｆ５に対し、例えば、付箋ＩＤ＝０１〜０５がそれぞれ付与される。

これによりそれぞれの付箋Ｆが電子文書中のどの領域に貼り付けられたかがわかるようになる。そして領域ＩＤを基に、複数の付箋Ｆの関連付けやコメントの関連付けを行なうことができる。つまり同じ領域ＩＤが付与される付箋Ｆには、電子文書の同じ箇所に対してのコメントが記載されており、１つのまとまりを有するとみなすことができる。

さらに「結論」は、上述した結論属性であり、「終了」、「保留」、「差戻し」の何れかの属性が設定される。さらに「まとめ方」は、上述した「代表が上になるようにまとめる」、「コメントが見えるように整列」、「そのまま」のまとめ方であり、それぞれ「代表上」、「整列」、「そのまま」の属性が設定される。さらに「代表／独立」は、上述した「代表」、「独立」が選択されたときに設定される属性である。これらの属性は、アノテーションとして電子文書の各領域ごとに内部的に埋め込むことができる。

図３に戻り、表示制御部１５０は、複数の添付情報をある一定の法則に基づいて表示するように制御する。このとき表示制御部１５０は、複数の添付情報を表示するときに予め定められた方法により整理し、表示する制御を行なう。本実施の形態で、「整理」とは、結論属性付与部１４０が付与した属性を基に添付情報の整理を行なうことである。またこのとき表示制御部１５０は、属性を基に添付情報の整理を行なうとともに付箋の表示の並びの整理も行なう。これにより表示制御部１５０は、電子文書に書き込まれたコメントの特徴を区別し、特徴を反映させて付箋の整理を行なうことができる。

図６は、表示制御部１５０が、付箋の整理を行なった結果を示している。
ここでは、表示制御部１５０が、整理を行なった結果を、表示機構にダイアログＤ２として表示した場合を示している。この場合、表示制御部１５０は、複数の添付情報を、結論属性毎にまとめて表示するように制御する。

具体的には、ダイアログＤ２の左側領域ＲＬにおいて、表示制御部１５０は、結論属性が付与された添付情報と、結論情報の元になったコメントとをまとめて表示するように制御する。つまり電子文書Ａ（Ａ文書）について、結論属性が、「終了」である付箋Ｆについて、この付箋Ｆおよびこれに関連する同じ領域ＩＤを有する付箋Ｆを、左側領域ＲＬの第１段目に集めて表示している。例えば、図４で説明した例では、ユーザＡが貼った付箋Ｆは、結論属性が、「終了」であるので、この場合に該当する。そしてユーザＡが貼った付箋Ｆに関係するユーザＢおよびユーザＣが貼った付箋Ｆについても関係のある付箋Ｆとしてともに集められ、表示される。

さらにここでは、電子文書Ａ（Ａ文書）について、左側領域ＲＬの第２段目に、結論属性が、「保留」である付箋Ｆについて、この付箋Ｆおよびこれに関連する同じ領域ＩＤを有する付箋Ｆを、集めて表示している。

また電子文書Ｂ（Ｂ文書）についても同様であり、結論属性が、「差戻し」である付箋Ｆについて、この付箋Ｆおよびこれに関連する同じ領域ＩＤを有する付箋Ｆを、左側領域ＲＬの第３段目に集めて表示している。

さらにここでは、電子文書Ｂ（Ｂ文書）について、左側領域ＲＬの第４段目に、結論属性が、「終了」である付箋Ｆについて、この付箋Ｆおよびこれに関連する同じ領域ＩＤを有する付箋Ｆを、集めて表示している。

さらに同じ結論属性が付与された付箋Ｆが複数あれば、領域ＩＤが異なっても、それらをさらにまとめて表示するようにすることもできる。これにより、例えば、特定の結論属性を有する付箋Ｆに関連のあるコメントを集中して閲覧することができる。

また本実施の形態では、表示制御部１５０は、添付情報が付与された電子文書中の対応する箇所を関連付けて表示するように制御する。ここでは表示制御部１５０は、電子文書の付箋Ｆが貼られた箇所を抜き出し、付箋Ｆとともに表示する。この場合、付箋Ｆが貼られたページの一部を抜き出して表示している。なお図６では、抜き出した箇所を点線の領域１５１で示している。これは、コメントを行なう対象となった電子文書の一部である。

さらに本実施の形態では、表示制御部１５０は、結論属性を表す色およびスタンプを、結論属性毎に変更して表示するように制御する。例えば、表示制御部１５０は、結論属性が、「終了」の場合は、白色、「保留」の場合は、黄色、「差戻し」の場合は、青色に表示するようにする。また図６では実際に「終了」、「保留」、「差戻し」のスタンプ１５２が押された例を示している。さらにこのとき結論属性を付与したユーザのユーザ名や結論属性を付与した時刻の表示を行なってもよい。これにより結論がわかりやすく表示され、後からこの電子文書を見た者であっても、整理した結果が把握しやすくなる。

また付箋Ｆの表示については、まとめ方の属性に従い、表示される。例えば、まとめ方として「代表上」の属性が設定された付箋Ｆがある場合は、表示制御部１５０は、結論属性と関連が強い添付情報をともに表示するように制御する。この場合、表示制御部１５０は、例えば、上述したように代表の属性が付与されてた付箋Ｆを最も上（前面）になるようにし、他の付箋Ｆはこの下に束ねるようにまとめる。

図６の例では、第１段目の電子文書Ａ（Ａ文書）の「終了」の場合が、これに該当する。つまり図４に示したように、ユーザＡのコメントに「代表」の属性および「代表上」の属性が付与されるため、ユーザＡのコメントが記載された付箋Ｆが最も上に表示され、他のユーザの付箋Ｆは、この下に束ねるようにまとめて表示される。

また例えば、まとめ方として「整列」の属性が設定された付箋がある場合は、表示制御部１５０は、上述したように添付情報の表示が重なり合わないようにまとめて表示するように制御する。例えば、付箋Ｆを重ならないように並べてまとめる。
図６の例では、第３段目の電子文書Ｂの結論属性が、「差戻し」の場合が、これに該当する。つまり図４に示したユーザのコメントに「整列」の属性が付与された場合の例である。そのため、各ユーザのコメントが記載された付箋Ｆが全て見えるように表示される。

さらに、第２段目の電子文書Ａ（Ａ文書）の「保留」の場合は、ユーザのコメントに「そのまま」の属性が付与された場合の例である。そのため、各ユーザのコメントが記載された付箋Ｆが貼られた箇所の変更をしないで表示されている。なお第４段目の電子文書Ｂ（Ｂ文書）の「終了」の場合も同様である。

またまとめ方として「独立」の属性が設定された付箋Ｆの場合は、これがわかるように色やフォントを変更するようにしてもよい。

図６では、さらに付箋Ｆの整理結果毎に、チェックボックス１５３が設けられ、このチェックボックス１５３をクリック等により選択することができる。さらにここでは、右側領域ＲＲに「返信」、「印刷」、「経過」、「結論」のボタンが設けられている。そして何れかのチェックボックス１５３を選択した上で、領域１５４のボタンの何れかをクリック等により選択することができる。この場合、「返信」は、この画面から、さらにコメントを追加したい場合に選択される。また「印刷」は、一連のコメントを印刷したい場合に選択される。また「経過」は、一連のコメントを閲覧したい場合に選択される。さらに「結論」は、一連のコメントに付与された結論属性等を参照したい場合に選択される。

なおここでは、表示制御部１５０は、電子文書毎に整理を行なっていたが、複数の文書について同様のことを行なってもよい。この場合、表示制御部１５０は、複数の電子文書に対し、結論属性に基づき添付情報を整理し、まとめて表示するように制御する。つまり例えば、電子文書Ａ（Ａ文書）と電子文書Ｂ（Ｂ文書）とを合わせて１つの電子文書のように扱い、結論属性に基づき付箋Ｆを整理し、まとめる。

また表示制御部１５０は、付箋Ｆが貼られた電子文書中の対応する箇所を抜き出す場合、その一部のみならず、この付箋Ｆが貼られたページ全体、あるいは、前後の数ページ、このページおよびそれ以降の数ページを抜き出してもよい。
図７（ａ）は、図６の電子文書Ａ（Ａ文書）について、結論属性が、「終了」である付箋Ｆについて、上記領域１５１とともに、この付箋Ｆが貼られたページおよびそれ以降の数ページを抜き出した例を示している。ここでは抜き出したページをページＰとして図示している。また図７（ｂ）は、図６の電子文書Ｂ（Ｂ文書）について、結論属性が、「差戻し」である付箋Ｆについて、上記領域１５１とともに、この付箋Ｆが貼られたページおよびそれ以降の数ページを抜き出した例を示している。ここでも抜き出したページをページＰとして図示している。

再び図３に戻り、通知部１６０は、予め定められたユーザに対し通知を行なう。
例えば、通知部１６０は、結論属性が付与されたときに、この結論属性が付与された付箋に対し、元になったコメントをしたユーザに対し通知する。つまりコメントのやりとりをすることで、一連のやりとりに参加したユーザに対し、結論属性が付与されたことを通知する。またこれに限られるものではなく、やりとりに参加していなくても予め定められたユーザに通知するようにしてもよい。通知するユーザは、例えば、文書管理サーバにおいて定義情報として設定しておくことができる。また通知は、それぞれの結論属性を付与される度に行なってもよく、１つの電子文書に対しまとめて行ってもよい。なおこの通知は、例えば、電子メール等の手段を使用して行なうことができる。

また通知部１６０は、予め定められた期間に結論属性が付与されない場合に、結論属性を付与すべきユーザに対し通知を行なうようにしてもよい。

図８は、結論属性を付与すべきユーザに対し行なわれる通知について示した図である。
図示するダイアログＤ３は、表示機構に表示される。このダイアログＤ３では、図４と同様に、下段領域ＲＵにユーザによる今までのやりとりを表示する欄１６１が設けられている。また上段領域ＲＴに結論属性を入力する欄１６２が設けられている。
そして上段領域ＲＴには、通知の欄１６３が設けられ、ここでは、「あなたのやりとりがストップして３日経過しています。経過報告をして下さい。」の通知がされた例を示している。つまり、結論属性を付与すべきユーザＣが、予め定められた期間として３日間、結論属性を付与しなかったため、ユーザＣに通知が行われた場合を示している。なお予め定められた期間は、一律に設定しておいてもよく、電子文書毎に設定してもよい。

また上段領域ＲＴには、図４と同様に、結論属性を入力する欄１６２が設けられる。ただしここでは、結論属性として、「終了」、「保留」、「差戻し」の他に、「継続中」、「結論未入力」を選択できるようになっている。ここで「継続中」は、まだコメントのやりとりが継続中である場合に選択される。また、「結論未入力」は、結論属性の入力を保留する場合に選択される。さらにここでは、上記通知に対する対応を入力する欄１６４が設けられる。具体的には、「後日再通知する」、「催促の通知をする」、「通知をしない、「やりとりを削除する」を選択できるようになっている。

この通知は、上記予め定められた期間後に、ユーザ（この場合、ユーザＣ）が電子文書を開いたタイミングになされてもよく、電子メール等の手段を使用して行なう方法でもよい。またこの通知は、結論属性を付与すべきユーザのみならず、コメントのやりとりに参加したユーザに対して行ってもよい。さらにやりとりに参加していなくても予め定められたユーザに行なってもよい。

再び図３に戻り、電子文書出力部１７０は、文書管理サーバ５０に対し、結論属性付与部１４０が付与した属性や表示制御部１５０で整理後の電子文書を出力する。
この電子文書は、文書管理サーバ５０に送られ、文書送受信部５２０を介して文書管理部５１０が保存する。

＜端末装置１０の動作の説明＞
図９は、端末装置１０の動作について説明したフローチャートである。
まず電子文書取得部１１０が、文書管理サーバ５０から電子文書を取得する（ステップ１０１）。
そして電子文書を閲覧したユーザが、この電子文書にコメントをしたい場合、ユーザは、上述したように付箋を貼り付け、ここにコメントを記載することで行なう。この場合、添付情報付与部１３０は、コメントを、この電子文書中の対応する箇所に関連付けた付箋として貼り付け、これによりコメントのやりとりを行なう（ステップ１０２）。

次に結論属性付与部１４０が、ユーザ間のやりとりが終了したか否かを判断する（ステップ１０３）。やりとりが終了したか否かは、ユーザが、「終了」の結論属性を付与することで、明示的に判断してもよく、予め定められた時間が経過したか否かで判断してもよい。

その結果、やりとりが終了していない場合（ステップ１０３でＮｏ）、結論属性付与部１４０は、例えば、図４に示したダイアログＤ１を表示機構に表示させる。そして途中までのやりとりに対し、結論属性やまとめ方等の属性を取得する（ステップ１０４）。
対してやりとりが終了していた場合（ステップ１０３でＹｅｓ）、結論属性付与部１４０は、例えば、図４に示したダイアログＤ１を表示機構に表示させる。そして最終的な結論属性やまとめ方などの属性を、ユーザが入力すると、結論属性付与部１４０は、これを取得する（ステップ１０５）。この属性は、例えば、図５に示したような形式で付箋に対応付けて保存される。

そして表示制御部１５０は、複数の添付情報をある一定の法則に基づいて表示するように制御する（ステップ１０６）。ここでは、表示制御部１５０は、例えば、図６に示すように、複数の付箋を、結論属性毎にまとめて表示する制御を行なう。
そして通知部１６０が、この結論属性が付与された付箋に対し、今までコメントをしたユーザに対し通知を行なう（ステップ１０７）。

次に、通知部１６０は、この電子文書中のやりとりが全て終了したか否かを判断する（ステップ１０８）。
その結果、やりとりが全て終了していない場合（ステップ１０８でＮｏ）、通知部１６０は、図８で示すような通知をユーザに対し行なう（ステップ１０９）。その後は、ステップ１０２に戻る。
対してやりとりが全て終了した場合（ステップ１０８でＹｅｓ）、電子文書出力部１７０は、文書管理サーバ５０に対し、結論属性付与部１４０が付与した属性や表示制御部１５０で整理後の電子文書を出力する（ステップ１１０）。

以上説明した端末装置１０によれば、ユーザに対し結論属性を入力させる。そのため電子文書に対しコメントを書き込むことで、ユーザ間でやりとりを行なう場合に、やりとりの結論を把握するのが、より容易となる。

また以上説明した端末装置１０によれば、表示制御部１５０が付箋の整理を行ない、表示する制御を行なう。つまり関連する付箋をまとめて表示することができる。これによりコメントが異なる場所や、他の電子文書などに分散することが抑制できる。その結果、ユーザは一連のやりとりを把握しやすくなり、重要な情報を見逃すことを抑制できる。また途中からやりとりに加わったユーザがやりとりを見る場合や、後からこのやりとりを見る場合でも、最初から参加しているユーザと同等の情報を得ることができる。

また以上説明した端末装置１０によれば、結論属性が付与されていないやりとりについて、通知部１６０が、結論属性の入力を促す通知を行なう。これにより結論属性が付与されないことを抑制することができる。

なお以上詳述した情報処理システム１によれば、添付情報付与部１３０、結論属性付与部１４０、表示制御部１５０、および通知部１６０が行なう処理は、端末装置１０が行なっていたが、これらの全てあるいは一部を文書管理サーバ５０が行なうようにしてもよい。

＜プログラムの説明＞
なお端末装置１０が行う処理は、端末装置１０のＣＰＵが各種ソフトウェアを実行することで実現される。
よって文書管理サーバ５０が行う処理は、コンピュータに、電子文書に対するユーザによるコメントを、電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与機能と、添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、添付情報に対応させて付与する結論属性付与機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１…情報処理システム、１０…端末装置、５０…文書管理サーバ、１１０…電子文書取得部、１２０…ユーザ指示受付部、１３０…添付情報付与部、１４０…結論属性付与部、１５０…表示制御部、１６０…通知部、１７０…電子文書出力部

Claims (13)

1. 電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与部と、
   前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与部と、
   を備える情報処理装置。
2. 複数の前記添付情報をある一定の法則に基づいて表示するように制御する表示制御部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記表示制御部は、複数の前記添付情報を、前記結論属性毎にまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記表示制御部は、前記結論属性が付与された前記添付情報と、当該結論属性の元になったコメントとをまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置。
5. 前記表示制御部は、前記添付情報が付与された前記電子文書中の対応する箇所を関連付けて表示するように制御することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
6. 前記表示制御部は、複数の前記電子文書に対し、前記結論属性に基づき前記添付情報をまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
7. 前記表示制御部は、前記結論属性を表す色およびスタンプの少なくとも一方を、当該結論属性毎に変更して表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置。
8. 前記表示制御部は、前記結論属性と関連が強い前記添付情報をともに表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置。
9. 前記表示制御部は、前記添付情報の表示が重なり合わないようにまとめて表示するように制御することを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置。
10. 前記結論属性が付与されたときに、当該結論属性が付与された前記添付情報について、元になったコメントをしたユーザに対し通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
11. 予め定められた期間に前記結論属性が付与されない場合に、当該結論属性を付与すべきユーザに対し通知を行なう通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
12. ユーザが閲覧する電子文書の管理を行なう電子文書管理装置と、
    前記電子文書に対するユーザによるコメントを付与する情報処理装置と、
    を備え、
    前記電子文書管理装置または前記情報処理装置は、
    前記電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与部と、
    前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与部と、
    を備える情報処理システム。
13. コンピュータに、
    電子文書に対するユーザによるコメントを、当該電子文書中の対応する箇所に関連付けた添付情報として付与する添付情報付与機能と、
    前記添付情報の結論の種類を表す属性である結論属性を、当該添付情報に対応させて付与する結論属性付与機能と、
    を実現させるためのプログラム。

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