JP4910593B2

JP4910593B2 - 文書管理装置、文書管理方法、及びプログラム

Info

Publication number: JP4910593B2
Application number: JP2006255008A
Authority: JP
Inventors: 庸二工藤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-09-20
Filing date: 2006-09-20
Publication date: 2012-04-04
Anticipated expiration: 2026-09-20
Also published as: JP2008077357A

Description

本発明は、文書データを管理する文書管理装置等に関し、より詳しくは、複数の文書データの各々の表示要素を特定の表示領域に表示することのできる文書管理装置等に関する。

従来から、スキャナで読み込んだ文書データや、パーソナルコンピュータ(ＰＣ)上のアプリケーションで作成された文書データを管理する装置やソフトウェアが存在している。例えば、ＡｄｏｂｅＳｙｓｔｅｍｓ社のＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔ(商標)といったドキュメントハンドリングソフトウェアが、その代表的なものである。例えば、このＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔでは、スキャナで紙文書を読み込んで電子化して管理すると共に、異なるアプリケーションで作成された文書データであっても１つのファイルにまとめて管理することが可能である。

更に、このようなドキュメントハンドリングソフトウェアには、ファイルや、そのファイルを格納するフォルダを管理するＤｅｓｋウィンドウという機能がある。このＤｅｓｋウィンドウでは、当該ソフトウェアで作成したファイルだけでなく、他のアプリケーションで作成したファイル等も一緒に管理することができる。ここで、これらのファイルを管理する際には、所謂「サムネイル」が用いられる。このサムネイルは、多数の画像を一覧表示するために縮小化された画像である。ファイルが増えてくると、ファイル名等の情報だけでは判別し難い。そのため、ファイルの絵柄を大雑把に理解させることの可能なサムネイルは、ファイルの管理に際して非常に利便性が高いものと言える。

また、このようなドキュメントハンドリングソフトウェアでは、このＤｅｓｋウィンドウ機能により、フォルダ領域とワークスペースとが画面上に表示される。このうち、フォルダ領域は、フォルダ間の階層関係やフォルダ内のファイルを表示したり、フォルダに対するファイルの保管を可能としたりする表示領域である。また、ワークスペースは、フォルダ領域で選択されたフォルダに対応して表示される作業用の表示領域である。選択されたフォルダ内のファイルのサムネイルをワークスペースに自由に配置して作業を行うことが可能になっている。

ところで、ワークスペースにおけるサムネイルの配置方法としては、例えば、ファイル名の順番や、ファイルを作成した順番に従って、１次元的に配置するという方法がある。このような方法によれば、目的の文書を探し易くなるという利点がある。
一方で、２次元的にサムネイルを配置するという方法もある。この方法は、サムネイルを配置する位置に更に意味を付加するものである。例えば、ワークスペースにおいて、横方向には業務のプロセスで必要とされるファイル群に対応するサムネイルを配置し、縦方向は各ファイルのアップデート版に対応するサムネイルを配置するようにする。このような配置方法を採用すれば、ファイル群の意味するところや、ファイルの改版状況が、ユーザにとって直感的に分かるようになる。
Ｄｅｓｋウィンドウ機能では、ワークスペースに配置したファイルのサムネイルをドラッグして移動することも容易に行えるので、こういった配置を容易に実現することができる。

尚、サムネイルを用いた公報記載の従来技術として、複数の画像データを記憶メディアから直接読み出し、画像データに応じた複数の縮小画像をまとめて１枚の用紙に一覧印刷する機能、及び、ＰＣとの間で各種のデータをやり取りする機能を備えたファクシミリ装置が存在する(例えば、特許文献１参照)。この特許文献１では、画像データの複数を縮小してサムネイル形式のインデックスデータを作成し、インデックスデータと、その作成に用いられた画像データのそれぞれとを相互に関連付け、これらの関連情報に基づきリンク形式のカタログファイルを作成し、ＰＣへと転送している。

特開２００２−１３５５６３号公報

上述したように、既存のドキュメントハンドリングソフトウェアには、ワークスペースにファイル等のサムネイルを表示することで、ファイル等の管理を容易に行えるものがあった。
しかしながら、現状、ワークスペースにおけるサムネイルの配置は、その配置を行ったユーザ限りのものとなっている。例えば、複数のユーザが共有するフォルダを個人のＰＣ上でワークスペースと関連付けた場合、各ユーザは、そのフォルダ内のファイルをそのワークスペース上で閲覧することができる。ところが、あるユーザのＰＣで行ったワークスペース上のサムネイルの配置を、他のユーザのＰＣにおけるワークスペースに反映することはできない。つまり、ワークスペースに関連付けられた共有フォルダの内容は各ユーザで共有できるものの、ワークスペース上での配置については各ユーザで共有することができず、共有すべき情報の一部が欠落していると考えることもできるのである。

尚、特許文献１は、サムネイル形式のインデックスデータをＰＣへ転送できるようにしているが、インデックスデータに対し、元のサムネイルの配置等を反映させるものではないので、上記問題点に対する有効な解決策を提示するものではない。

本発明は、以上のような技術的課題を解決するためになされたものであって、その目的は、複数の文書データの各々の表示要素を表示するための特定の表示領域の状態を容易に共有できるようにすることにある。
また、本発明の他の目的は、複数の文書データの各々の表示要素を表示するための特定の表示領域の状態を自由に変更可能な形式で受け渡すことができるようにすることにある。

かかる目的のもと、本発明では、ワークスペース等の表示状態を保持するページオブジェクト等を生成するようにした。即ち、本発明の文書管理装置は、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)を特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示することで、その複数の文書データを管理する装置であり、特定の表示領域に表示されている複数の表示要素の表示状態を認識する認識手段と、この認識手段により認識された複数の表示要素の表示状態を保持した表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を文書データの１つとして生成する生成手段とを備えている。

また、本発明は、ページオブジェクト等を出力する方法として捉えることもできる。その場合、本発明の表示状態データ出力方法は、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)を特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示することで、その複数の文書データを管理する文書管理装置において、特定の表示領域に表示されている複数の表示要素の表示状態を管理する管理ファイルを取得するステップと、取得した管理ファイルが管理する複数の表示要素の表示状態を保持した表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を文書データの１つとして生成するステップと、生成した表示状態データを出力するステップとを含んでいる。

更に、本発明では、ページオブジェクト等を取り込む方法として捉えることもできる。その場合、本発明の表示状態データ取込み方法は、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)を特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示することで、その複数の文書データを管理する文書管理装置において、複数の表示要素の表示状態を保持した文書データである表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を取得するステップと、特定の表示領域に表示されている表示要素の表示状態を管理する管理ファイルに対し、表示状態データが保持する複数の表示要素の表示状態を反映させるステップと、管理ファイルを参照して、複数の表示要素を特定の表示領域に表示するステップとを含んでいる。

一方、本発明は、所定の機能をコンピュータに実現させるプログラムとして捉えることもできる。
その場合、本発明の第１のプログラムは、コンピュータに、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)が特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示されているときに、その複数の表示要素の表示状態を認識する機能と、認識された複数の表示要素の表示状態を保持した表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を文書データの１つとして生成する機能とを実現させるためのものである。

また、本発明の第２のプログラムは、コンピュータに、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)が特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示されているときに生成されたその複数の表示要素の表示状態を保持した文書データである表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を取得する機能と、取得した表示状態データに対する複数の表示要素の表示状態の変更操作を受け付ける機能と、受け付けた変更操作に応じて、複数の表示要素の表示状態を変更する機能とを実現させるためのものである。
更に、本発明の第３のプログラムは、コンピュータに、複数の文書データの各々を視覚的に識別する複数の表示要素(例えば、サムネイルアイコン)が特定の表示領域(例えば、ワークスペース)に表示されているときに生成されたその複数の表示要素の表示状態を保持した文書データである表示状態データ(例えば、ページオブジェクト)を取得する機能と、取得した表示状態データに基づいて、特定の表示領域における複数の表示要素の表示状態を再現する機能とを実現するためのものである。

本発明によれば、複数の文書データの各々の表示要素を表示するための特定の表示領域の状態を容易に共有できるようになった。

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態(以下、「実施の形態」という)について詳細に説明する。
図１は、本実施の形態が適用されるコンピュータシステムの構成を示している。
図示するように、このコンピュータシステムは、サーバ１０と、クライアント２０ａ、２０ｂとが、ネットワーク９０を介して接続されている。

このうち、サーバ１０は、クライアント２０ａ、２０ｂが共通にアクセスできるフォルダ(以下、「共有フォルダ」という)を有する装置であり、例えば、汎用的なサーバコンピュータによって実現される。尚、図において、サーバ１０は１台しか示していないが、複数台設けられていても構わない。
また、クライアント２０ａ、２０ｂは、ユーザが使用する端末装置であり、例えば、汎用的なＰＣによって実現される。このクライアント２０ａ、２０ｂには、本実施の形態における文書管理機能を有するドキュメントハンドリングソフトウェアがインストールされており、文書管理装置として機能する。尚、図において、クライアント２０ａ、２０ｂは２台しか示していないが、３台以上設けられていても構わない。
更に、ネットワーク９０は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)や、インターネット等のＷＡＮ(Wide Area Network)である。

次に、図１に示したコンピュータシステムにおいて、クライアント２０ａに表示されるワークスペースをページオブジェクトとして出力し、クライアント２０ｂに受け渡す際の動作の概略を説明する。
ここでは、まず、サーバ１０の共有フォルダがクライアント２０ａにおけるワークスペースと関連付けられており、クライアント２０ａのドキュメントハンドリングソフトウェアが、共有フォルダ内の各ファイルのサムネイルアイコンをそのワークスペースに表示しているものとする。

図２は、このときクライアント２０ａで表示される画面例である。
この画面例は、フォルダ領域２０１と、ワークスペース２０２とを含む。
この例では、フォルダ領域２０１に示すように、まず、共有フォルダ「仕様書」がリンクフォルダ２０３に設定されている。そして、その共有フォルダ「仕様書」が選択されることで、ワークスペース２０２には、共有フォルダ「仕様書」内の各ファイルを表すサムネイルアイコンが表示される。この場合、サムネイルアイコンは、横方向に業務のプロセスに応じて配置され、縦方向に文書の版に応じて配置されている。

ところで、サムネイルアイコンには、図示するように、文書サムネイルアイコン２０４と、バインダサムネイルアイコン２０５とがある。例えば、左列のファイル「050712_要求仕様書K1」、中央列のファイル「050915_基本仕様書K1」、「050918_基本仕様書K2」、「050925_基本仕様書K3」は、複数のページをクリップで綴じた文書を表す文書サムネイルアイコン２０４である。また、右列のファイル「050928_機能仕様書K1」、「051003_機能仕様書K2」は、複数のページを綴じたバインダを表すバインダサムネイルアイコン２０５である。
また、各サムネイルアイコンには、ページめくりボタン２０６が付加されている。ワークスペース２０２上で、ページめくりボタン２０６の右側の部品を押下することで、次のページを表示することができ、ページめくりボタン２０６の左側の部品を押下することで、前のページを表示することができるようになっている。

尚、ここでは、ワークスペース２０２に表示される表示要素として、ファイルの縮小画像であるサムネイルアイコンを示した。しかしながら、ファイルを視覚的に識別可能なものであれば、必ずしもサムネイルアイコンには限られず、他の種類のアイコンを表示するようにしてもよい。

そして、本実施の形態では、ワークスペース２０２におけるこのような配置状態等を、同じドキュメントハンドリングソフトウェアで閲覧可能なページとして出力する。
図３は、図２のワークスペース２０２に基づいて出力されたページオブジェクト３０２の一例を示したものである。
図示するように、ページオブジェクト３０２には、各ファイルを表すサムネイルオブジェクトが配置されている。具体的には、文書サムネイルアイコン２０４に対応する文書サムネイルオブジェクト３０４と、バインダサムネイルアイコン２０５に対応するバインダサムネイルオブジェクト３０５とが配置されている。また、文書サムネイルオブジェクト３０４及びバインダサムネイルオブジェクト３０５の近傍には、ワークスペース２０２と同様に、ファイル名、現在表示中のページ番号(以下、「表示ページ番号」という)、総ページ数が配置されている。

また、文書サムネイルオブジェクト３０４及びバインダサムネイルオブジェクト３０５にも、ページめくりボタン３０６が付加されている。これらのサムネイルオブジェクトは、各ファイルのワークスペース２０２において表示中だったページを表すサムネイルオブジェクトであるが、表示中ではなかったページのサムネイルにも関連付けられている。従って、ページめくりボタン３０６を押下することで、他のページのサムネイルを呼び出し、サムネイルオブジェクトとして表示することも可能になっている。また、これらのサムネイルオブジェクトは、元のファイルに対するリンク情報も保持しており、サムネイルオブジェクトをクリックすることで、対応する元のファイルを呼び出すことも可能になっている。

また、このページオブジェクト３０２に対しては、サムネイルオブジェクトの移動や回転、ファイル名の変更等、ドキュメントハンドリングソフトウェアでページに対して行うことのできる種々の操作が可能になっている。
例えば、ページオブジェクト３０２に対し、各種アノテーションを付加することができる。図では、矩形アノテーションオブジェクト３０７、テキストアノテーションオブジェクト３０８、付箋アノテーションオブジェクト３０９を示している。これらは、ページオブジェクト３０２を出力した時点では付加されていないが、その後、ユーザが必要に応じて付加したものである。
更に、ページオブジェクト３０２には、ワークスペース２０２の設定情報等も含まれる。ここで、ワークスペース２０２の設定情報としては、例えば、ワークスペース２０２の背景色等がある。

一方、このページオブジェクト３０２は、ドキュメントハンドリングソフトウェアにインポートすることもできる。これにより、ページオブジェクト３０２の元となるワークスペース２０２上の配置状態等を、その後のページオブジェクト３０２上での操作も反映させつつ、インポート先のドキュメントハンドリングソフトウェアにおけるワークスペース２０２にて再現することが可能となる。
図４は、クライアント２０ａからクライアント２０ｂへページオブジェクト３０２を受け渡す際の様子を示した図である。つまり、ページオブジェクト３０２が、クライアント２０ａのワークスペース環境であるワークスペース２０２ａからクライアント２０ｂのワークスペース環境であるワークスペース２０２ｂに移されている。これにより、クライアント２０ａのワークスペース２０２ａにおける配置状況等が、クライアント２０ｂのワークスペース２０２ｂにて再現されるのである。

以下、このような動作を行うクライアント２０ａ、２０ｂについて詳細に説明する。尚、ここでは、ワークスペース２０２をページオブジェクト３０２として出力する機能と、ページオブジェクト３０２からワークスペース２０２を再現する機能とを有するクライアント２０について説明するが、前者の機能のみ、或いは、後者の機能のみを有するものであってもよい。
図５は、クライアント２０の機能構成を示したブロック図である。
図示するように、クライアント２０は、表示部２１と、表示データ生成部２２と、表示状態記憶部２３と、操作受付部２４と、表示状態認識部２５と、ページ生成部２６と、ページ記憶部２７と、ページ変更部２８と、表示状態再現部２９とを含んでいる。

このうち、表示部２１は、ドキュメントハンドリングソフトウェアが出力する画面を、クライアント２０の例えば液晶ディスプレイに表示する。表示データ生成部２２は、表示部２１が表示する画面の元となるデータを生成する。表示状態記憶部２３は、表示部２１に表示されているワークスペース２０２の表示状態に関する情報を記憶する。
操作受付部２４は、ユーザがマウス等の入力デバイスを用いて行った操作入力を受け付ける。
表示状態認識部２５は、表示状態記憶部２３に記憶されたワークスペース２０２の表示状態に関する情報を参照することで、表示状態を認識する。ページ生成部２６は、表示状態認識部２５が認識した表示状態に基づいてページオブジェクト３０２を生成する。ページ記憶部２７は、ページ生成部２６が生成したページオブジェクト３０２を記憶する。
ページ変更部２８は、ページ記憶部２７に記憶されたページオブジェクト３０２に対し指示された変更を加える。表示状態再現部２９は、ページ記憶部２７に記憶されたページオブジェクト３０２に基づいてワークスペース２０２の表示状態を再現する。

尚、これらの機能は、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。即ち、表示部２１、表示データ生成部２２、操作受付部２４、表示状態認識部２５、ページ生成部２６、ページ変更部２８、表示状態再現部２９の各機能は、クライアント２０の図示しないＣＰＵが、これらの機能を実現するプログラムを、例えば磁気ディスクからメインメモリに読み込むことにより実現される。
また、表示状態記憶部２３、ページ記憶部２７は、半導体メモリ、磁気ディスク等の種々の記憶媒体を用いて実現することができる。

ここで、表示状態記憶部２３に記憶されるワークスペース２０２の表示状態に関する情報について説明する。
図６は、図２に示したワークスペース２０２の表示状態を管理する管理ファイルの内容の一例である。図示するように、管理ファイルは、フォルダ情報と、アイコン情報へのポインタと、アイコン情報(１)，…，アイコン情報(６)とから構成されている。

このうち、フォルダ情報では、ワークスペース２０２に関連付けられたフォルダの属性が管理される。このような属性には、例えば、図示するように、フォルダ名、パス、フォルダ種別、アクセスモード、色設定がある。
フォルダ名は、フォルダの名称であり、パスは、フォルダの存在場所である。つまり、この例では、「server.fujixerox.co.jp/share/仕様書」により、フォルダが特定される。
また、フォルダ種別としては、ユーザフォルダ、リンクフォルダ、システムフォルダ等が指定される。ここで、ユーザフォルダとは、ドキュメントハンドリングソフトウェアの管理下に作成されるフォルダであり、リンクフォルダとは、ドキュメントハンドリングソフトウェアの管理下にない既存のフォルダへのリンクを生成してドキュメントハンドリングソフトウェアで扱えるようにしたフォルダである。この例では、サーバ１０内の共有フォルダ「仕様書」をクライアント２０から参照するようにしているので、フォルダ種別は「リンクフォルダ」となっている。

更に、アクセスモードは、そのフォルダが読出し専用か読み書き可能か等を示す情報である。この例の場合、ワークスペース２０２は、共有フォルダ「仕様書」に関連付けられているので、アクセスモードは「読出し専用」となっている。
更にまた、色設定は、ワークスペース及びフォルダに関する表示色の設定情報である。この設定情報には、例えば、「ＦＤＣｏｌｏｒ」で示されるフォルダのマークの色や、「ＢＧＣｏｌｏｒ」で示されるワークスペース２０２の背景色や、「ＳＡＣｏｌｏｒ」で示されるワークスペース２０２上で選択されたサムネイルアイコンの枠線の色がある。

次に、アイコン情報へのポインタとして、以降の各アイコン情報のアドレスが管理されている。ここでは、アイコン情報(１)からアイコン情報(６)まであるので、ポインタとしても、アイコン情報(１)を指す「ＰＴＲ１」からアイコン情報(６)を指す「ＰＴＲ６」までが管理されている。但し、作図の都合上、アイコン情報(１)、アイコン情報(２)、アイコン情報(５)、アイコン情報(６)のみを記載し、アイコン情報(３)、アイコン情報(４)は記載を表略している。

そして、各アイコン情報では、ワークスペース２０２に表示されているサムネイルアイコンの属性が管理される。このような属性には、例えば、図示するように、ファイル名、ファイル種別、座標、表示ページ番号、総ページ数、サムネイルがある。
ファイル名は、サムネイルアイコンが表すファイルの名称である。
また、ファイル種別としては、文書、バインダ、ショートカット等が指定される。図２において、ファイル「050712_要求仕様書K1」、「050915_基本仕様書K1」は、文書サムネイルアイコン２０４で表されているので、アイコン情報(１)、アイコン情報(２)におけるファイル種別は「文書」となっている。一方、ファイル「050928_機能仕様書K1」、「051003_機能仕様書K2」は、バインダサムネイルアイコン２０５で表されているので、アイコン情報(５)、アイコン情報(６)におけるファイル種別は「バインダ」となっている。尚、他のアプリケーションで作成されたファイルを表すサムネイルアイコンについては、ファイル種別として、そのアプリケーションの識別情報を設定してもよい。

更に、座標は、サムネイルアイコンの位置を示す情報である。この座標は、Ｘ座標、Ｙ座標、Ｚ座標を含むが、このうち、Ｘ座標及びＹ座標が、ワークスペース２０２上のサムネイルアイコンの配置位置を表す。また、Ｚ座標は、ワークスペース２０２に垂直な方向のサムネイルアイコンの位置を示す。即ち、複数のサムネイルアイコンが重なる場合に、例えば、Ｚ座標の大きい順に前面からサムネイルアイコンを表示するようにする。
また、表示ページ番号は、サムネイルアイコンが表すファイルの現在表示中のページ番号であり、総ページ数は、そのファイルに含まれるページの総数である。
更にまた、サムネイルは、そのファイルに含まれる各ページの縮小画像である。ここでは、アイコン情報(ｉ)におけるサムネイルを、総ページ数を「ｎ」として、「Ｓｉ＿１，Ｓｉ＿２，Ｓｉ＿３，・・・・・・，Ｓｉ＿ｎ」という形式で表している。

次に、ページ記憶部２７に記憶されるページオブジェクト３０２について説明する。
図７は、図３に示したページオブジェクト３０２の構造の一例である。
ページオブジェクト３０２は、図示するように、まず、自身のプロパティを有する。そして、図３に示した表示要素を構成部品として含んでいる。即ち、まず、文書サムネイルオブジェクト３０４と、バインダサムネイルオブジェクト３０５とを含む。また、矩形アノテーションオブジェクト３０７と、テキストアノテーションオブジェクト３０８と、付箋アノテーションオブジェクト３０９とを含んでいる。

まず、ページオブジェクト３０２のプロパティは、フォルダ名、パス、フォルダ種別、アクセスモード、色設定(フォルダのマークの色、ワークスペースの背景色、選択されたサムネイルアイコンの枠線の色)が含まれる。尚、個々の項目については、図６に示したものと同様であるので説明を省略する。
また、文書サムネイルオブジェクト３０４及びバインダサムネイルオブジェクト３０５は、プロパティとして、座標、表示ページ番号、総ページ数、ファイル名、表示ページのサムネイル、表示ページ以外のサムネイルへのポインタを含んでいる。ここで、座標、表示ページ番号、総ページ数、ファイル名については、図６に示したものと同様であるので、説明を省略する。また、表示ページのサムネイルは、図６に示した全ページ分のサムネイルのうち、表示ページ番号で示されるページのサムネイルである。また、表示ページ以外のサムネイルは、これらのサムネイルオブジェクトのプロパティとして保持するのではなく、別途ページオブジェクト３０２に付加されているものとし、表示ページ以外のサムネイルへのポインタを用いて呼び出せるようになっている。ここでは、サムネイルオブジェクトの連番を「ｉ」、表示ページ番号を「ｋ」とし、表示ページのサムネイルを「Ｓｉ＿ｋ」という形式で、表示ページ以外のサムネイルへのポインタを「Ｓｉ＿ｐｔｒ」という形式で表している。

更に、矩形アノテーションオブジェクト３０７、テキストアノテーションオブジェクト３０８、付箋アノテーションオブジェクト３０９も、プロパティを有している。まず、プロパティとしては、Ｘ座標及びＹ座標があり、これにより、ワークスペース２０２上での配置位置が規定される。また、矩形アノテーションオブジェクト３０７では、アノテーションの種別として「矩形」が設定され、矩形の大きさが(Ｈ１，Ｖ１)で設定されている。テキストアノテーションオブジェクト３０８では、アノテーションの種別として「テキスト」が設定され、テキスト内容として「凍結版です。」が設定されている。付箋アノテーションオブジェクト３０９では、アノテーションの種別として「付箋」が設定され、付箋の大きさが(Ｈ２，Ｖ２)で設定され、付箋に記載するテキスト内容として「開発プロセスに応じた文書」が設定されている。

尚、図７に示したページオブジェクト３０２の構造はあくまで一例であり、同様の情報を保持することができるものであれば、他の構造であってもよい。例えば、図７では、フォルダ名及びパスをページオブジェクト３０２のプロパティとして保持するようにしたが、パス、フォルダ名、ファイル名を結合してリンク先情報を生成し、これを各サムネイルオブジェクトのプロパティとして保持するようにしてもよい。また、図７では、表示ページのサムネイルのみを各サムネイルオブジェクトのプロパティとして保持するようにしたが、表示ページ以外のサムネイルも各サムネイルオブジェクトのプロパティとして保持するようにしてもよい。

次いで、ワークスペース２０２の表示状態を管理する管理ファイルに基づいてページオブジェクト３０２を生成する際の動作について詳細に説明する。
この場合、まず、表示状態認識部２５が、例えば図６のような管理ファイルを表示状態記憶部２３から読み出す(表示状態を認識する)。そして、ページ生成部２６が、この読み出された管理ファイルに基づいて、例えば図７のようなページオブジェクト３０２を生成する。
図８は、このときのページ生成部２６の動作を示したフローチャートである。
まず、ページ生成部２６は、管理ファイルに含まれるフォルダ情報の各項目を、ページオブジェクト３０２のプロパティの対応する項目に設定する(ステップ２１１)。
次に、ページ生成部２６は、管理ファイルに含まれる１つのサムネイルアイコンに対応するアイコン情報を取り出す(ステップ２１２)。そして、アイコン情報の取出しが成功したかどうかを判定する(ステップ２１３)。

ここで、アイコン情報の取出しが成功した場合は、アイコン情報に含まれるファイル種別を参照し、ページオブジェクト３０２に含めるべきサムネイルオブジェクトの種別を決定する(ステップ２１４)。即ち、ファイル種別が「文書」となっていれば、文書サムネイルオブジェクト３０４を含めることを決定し、ファイル種別が「バインダ」となっていれば、バインダサムネイルオブジェクト３０５を含めることを決定する。
そして、ページ生成部２６は、アイコン情報の各項目を、ステップ２１４で決定したサムネイルオブジェクトのプロパティの対応する項目に設定する(ステップ２１５)。但し、サムネイルについては、ここでは表示ページのサムネイルのみを設定する。一方、表示ページ以外のサムネイルは、その後、ページオブジェクト３０２に付加する形で設定し、そのサムネイルへのポインタをサムネイルオブジェクトのプロパティに設定する(ステップ２１６)。

ページ生成部２６は、この処理をステップ２１３でアイコン情報の取出しが失敗するまで、即ち、未処理のアイコン情報がなくなるまで続ける。そして、ステップ２１３でアイコン情報の取出しに失敗した場合、ページ生成部２６は、処理を終了する。
ページ生成部２６は、このようにして生成したページオブジェクト３０２をページ記憶部２７に記憶し、他のクライアント２０へ受け渡すことを可能とする。

また、このページオブジェクト３０２に対しては、ドキュメントハンドリングソフトウェアにて行うのと同様の変更操作を行うことができる。ここで、変更操作として、サムネイルオブジェクトのページめくり(次ページを開くページめくり)及び移動を例にとり、具体的な動作を説明する。
図９は、このときの操作受付部２４及びページ変更部２８の動作を示したフローチャートである。
まず、操作受付部２４は、ページオブジェクト３０２上でのクリック位置を認識する(ステップ３１１)。そして、クリック位置が、ページめくりボタン２０６(右側の部品)上か、サムネイルオブジェクト上か、その他であるかを判定する(ステップ３１２)。

ここで、クリック位置がページめくりボタン２０６上でもサムネイルオブジェクト上でもなければ、処理を終了するが、ページめくりボタン２０６上であれば、ページ変更部２８は、まず、そのページめくりボタン２０６に対応するサムネイルオブジェクトを特定する(ステップ３１３)。
そして、そのサムネイルオブジェクトの表示ページ番号を特定する(ステップ３１４)。例えば、ステップ３１３で特定したサムネイルオブジェクトのプロパティを参照することにより、そのサムネイルオブジェクトの表示ページ番号を特定する。
次に、ページ変更部２８は、ステップ３１４で特定したページの次ページのサムネイルを取り出す(ステップ３１５)。そして、現在のサムネイルオブジェクトにて表示していたサムネイルをその取り出したサムネイルに置き換える(ステップ３１６)。つまり、ページ変更部２８が、そのサムネイルオブジェクトのプロパティにおいて、表示ページ番号を１だけカウントアップし、表示ページのサムネイルをその取り出したサムネイルに変更することにより、このような表示を実現する。

一方、クリック位置がサムネイルオブジェクト上であれば、操作受付部２４は、ドラッグ＆ドロップによる移動操作を認識する(ステップ３１７)。そして、ドロップ位置がサムネイルオブジェクト上かどうかを判定する(ステップ３１８)。
判定の結果、ドロップ位置がサムネイルオブジェクト上であれば、サムネイルオブジェクトを移動し、Ｚ座標を考慮してサムネイルオブジェクトを重ね合わせて表示する(ステップ３１９)。即ち、移動対象のサムネイルオブジェクトのプロパティに含まれるＺ座標と、ドロップ位置に既に存在したサムネイルオブジェクトのプロパティに含まれるＺ座標とを比較し、例えば、前者のＺ座標が大きければ、前者のサムネイルオブジェクトを前面に表示するといった制御を行う。ここで、サムネイルオブジェクトの移動は、ページ変更部２８が、サムネイルオブジェクトのプロパティに含まれるＸ座標及びＹ座標を変更することにより実現される。

また、ドロップ位置がサムネイルオブジェクト上でなければ、Ｚ座標を考慮することなくサムネイルオブジェクトを移動する(ステップ３２０)。ここでも、サムネイルオブジェクトの移動は、ページ変更部２８が、サムネイルオブジェクトのプロパティに含まれるＸ座標及びＹ座標を変更することにより実現される。

更に、本実施の形態では、ページオブジェクト３０２をドキュメントハンドリングソフトウェアにインポートすることにより、ワークスペース２０２の表示状態を別のクライアント２０で再現することもできるようになっている。この場合、まず、ページ記憶部２７にページオブジェクト３０２を格納しておく。そして、表示状態再現部２９がこのページ記憶部２７に記憶されたページオブジェクト３０２に基づいて、ワークスペース２０２の表示状態を管理する管理ファイルを作成する。

図１０は、このときの表示状態再現部２９の動作を示したフローチャートである。
まず、表示状態再現部２９は、ページオブジェクト３０２のプロパティの各項目を、管理ファイルに含まれるフォルダ情報の対応する項目に設定する(ステップ２２１)。
次に、表示状態再現部２９は、ページオブジェクト３０２を構成する１つのサムネイルオブジェクトを取り出す(ステップ２２２)。そして、サムネイルオブジェクトの取出しが成功したかどうかを判定する(ステップ２２３)。

ここで、サムネイルオブジェクトの取出しが成功した場合は、サムネイルオブジェクトの種別を参照し、管理ファイルに含まれるアイコン情報に設定すべきファイル種別を決定する(ステップ２２４)。即ち、サムネイルオブジェクトが文書サムネイルオブジェクト３０４であれば、ファイル種別に「文書」を設定することを決定し、サムネイルオブジェクトがバインダサムネイルオブジェクト３０５であれば、ファイル種別に「バインダ」を設定することを決定する。
また、表示状態再現部２９は、そのサムネイルオブジェクトについて、表示ページ以外のサムネイルを取り出す(ステップ２２５)。その際、サムネイルオブジェクトのプロパティに含まれる表示ページ以外のサムネイルへのポインタを参照する。
そして、表示状態再現部２９は、サムネイルオブジェクトのプロパティと、ステップ２２４で決定したファイル種別と、ステップ２２５で取り出したサムネイルとを、管理ファイルに含まれるアイコン情報の対応する項目に設定する(ステップ２２６)。

表示状態再現部２９は、この処理をステップ２２３でサムネイルオブジェクトの取出しが失敗するまで、即ち、未処理のサムネイルオブジェクトがなくなるまで続ける。そして、ステップ２２３でサムネイルオブジェクトの取出しに失敗した場合、表示状態再現部２９は、処理を終了する。
表示状態再現部２９は、このようにして生成した管理ファイルを表示状態記憶部２３に記憶する。これにより、ドキュメントハンドリングソフトウェアは、その管理ファイルで指定されたフォルダに関連付けられたワークスペース２０２を、その管理ファイルに従った表示状態で表示するようになる。

このように、本実施の形態では、ワークスペース２０２の表示状態を保持するページオブジェクト３０２を生成し出力するようにした。
即ち、パーソナルな閉じた環境にあったワークスペースの表示状態に関する情報を容易に他のユーザに受け渡せるようになり、複数のユーザによる表示状態の共有が容易になった。その結果、リンクフォルダとして単にフォルダだけを共有する場合に比べ、ワークスペース自体を共有するといったようにフォルダに対する価値が増し、ドキュメントハンドリングソフトウェアにおける文書管理機能の活用範囲が拡がった。また、本来、フォルダやワークスペースは、それ自体で意味のあるまとまりであるため、その状態を保存、配布、復元可能とすることで、情報共有の観点からもユーザの活用範囲は拡がった。更に、ワークスペースの配置は、文書を探し出すための重要な要素である位置関係を含むことから、従来のキーワード等による検索とは違った場面で文書を探し出せるようにするものであるが、このような効果も複数のユーザにより共有できるようになった。

また、ワークスペース２０２の表示状態を保持するページオブジェクト３０２は、それ自体がドキュメントハンドリングソフトウェアで扱うことの可能なページとなっているため、位置の変更や書込み等を行うことができる。そして、ページ上のサムネイルに対して操作した内容を保持できるので、ネットワークにつながっていない環境でも操作することができ、後でネットワークにつながってから変更を反映させることも可能となる。また、文書のかたまりといった概念を残し、それらにコメントを追加したりすることで、新たな発想を生み出す助けともなる。

更に、ページオブジェクト３０２を生成するときにファイル全体を埋め込むのではなく、サムネイルを埋め込むようにした。これにより、サムネイルのみによるページめくりや回転といった操作を行う場合には、ファイルとしての情報量を削減することができる。

本発明の実施の形態が適用されるコンピュータシステムの構成を示した図である。本発明の実施の形態でクライアントに表示される画面例を示した図である。本発明の実施の形態で生成されるページオブジェクトの例を示した図である。本発明の実施の形態におけるページオブジェクトの受け渡しについて説明する図である。本発明の実施の形態におけるクライアントの機能構成を示したブロック図である。本発明の実施の形態でクライアントが保持する管理ファイルの例を示した図である。本発明の実施の形態で生成されるページオブジェクトの構造の例を示した図である。本発明の実施の形態におけるページオブジェクト生成時の動作を示したフローチャートである。本発明の実施の形態におけるページオブジェクトに対する変更操作時の動作を示したフローチャートである。本発明の実施の形態におけるページオブジェクトのインポート時の動作を示したフローチャートである。

符号の説明

１０…サーバ、２０ａ，２０ｂ…クライアント

Claims

複数の文書データの各々の特定のページを視覚的に識別する複数の表示要素を特定の表示領域に表示することで、当該複数の文書データを管理する文書管理装置であって、
前記特定の表示領域に表示されている前記複数の表示要素の表示状態であって、当該複数の表示要素と、前記複数の文書データの各々の前記特定のページのページ番号からなる複数の表示ページ番号とを含む表示状態を認識する認識手段と、
前記認識手段により認識された前記複数の表示要素の表示状態に含まれる当該複数の表示要素と前記複数の表示ページ番号とを保持し、かつ、前記複数の文書データの各々の前記特定のページ以外の他のページを視覚的に識別する表示要素を付加した表示状態データを前記文書データの１つとして生成する生成手段と、
前記生成手段により生成された表示状態データを記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、前記複数の文書データのうちの特定の文書データの前記特定のページを、当該特定のページ以外の他のページに変更する変更操作を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が前記変更操作を受け付けると、前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページの表示ページ番号を、前記他のページの表示ページ番号に変更し、かつ、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページを視覚的に識別する表示要素を、当該表示状態データに付加された前記特定の文書データの前記他のページを視覚的に識別する表示要素に変更する変更手段と、
前記記憶手段に記憶された表示状態データに基づいて、前記特定の表示領域における表示要素の表示状態を再現する再現手段と
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
複数の文書データの各々の特定のページを視覚的に識別する複数の表示要素を特定の表示領域に表示することで、当該複数の文書データを管理する文書管理装置において、
前記特定の表示領域に表示されている前記複数の表示要素の表示状態であって、当該複数の表示要素と、前記複数の文書データの各々の前記特定のページのページ番号からなる複数の表示ページ番号とを含む表示状態を認識するステップと、
認識された前記複数の表示要素の表示状態に含まれる当該複数の表示要素と前記複数の表示ページ番号とを保持し、かつ、前記複数の文書データの各々の前記特定のページ以外の他のページを視覚的に識別する表示要素を付加した表示状態データを前記文書データの１つとして生成するステップと、
生成された前記表示状態データを記憶手段に記憶するステップと、
前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、前記複数の文書データのうちの特定の文書データの前記特定のページを、当該特定のページ以外の他のページに変更する変更操作を受け付けるステップと、
前記変更操作を受け付けると、前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページの表示ページ番号を、前記他のページの表示ページ番号に変更し、かつ、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページを視覚的に識別する表示要素を、当該表示状態データに付加された前記特定の文書データの前記他のページを視覚的に識別する表示要素に変更するステップと、
前記記憶手段に記憶された表示状態データに基づいて、前記特定の表示領域における表示要素の表示状態を再現するステップと
を含むことを特徴とする文書管理方法。
コンピュータに、
複数の文書データの各々の特定のページを視覚的に識別する複数の表示要素が特定の表示領域に表示されているときに、当該複数の表示要素の表示状態であって、当該複数の表示要素と、前記複数の文書データの各々の前記特定のページのページ番号からなる複数の表示ページ番号とを含む表示状態を認識する機能と、
認識された前記複数の表示要素の表示状態に含まれる当該複数の表示要素と前記複数の表示ページ番号とを保持し、かつ、前記複数の文書データの各々の前記特定のページ以外の他のページを視覚的に識別する表示要素を付加した表示状態データを前記文書データの１つとして生成する機能と、
生成された前記表示状態データを記憶手段に記憶する機能と、
前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、前記複数の文書データのうちの特定の文書データの前記特定のページを、当該特定のページ以外の他のページに変更する変更操作を受け付ける機能と、
前記変更操作を受け付けると、前記記憶手段に記憶された表示状態データにおいて、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページの表示ページ番号を、前記他のページの表示ページ番号に変更し、かつ、当該表示状態データが保持する前記特定の文書データの前記特定のページを視覚的に識別する表示要素を、当該表示状態データに付加された前記特定の文書データの前記他のページを視覚的に識別する表示要素に変更する機能と、
前記記憶手段に記憶された表示状態データに基づいて、前記特定の表示領域における表示要素の表示状態を再現する機能と
を実現させるためのプログラム。