JP5700023B2 - 情報処理装置、情報処理方法、プログラム - Google Patents

Description

電子ファイルを管理する分野に関する。

従来、ＦＡＸ受注による業務プロセスにおいて、（１）ＦＡＸから来る大量の注文書（消耗品など）を、多くの作業員が紙で処理し、基幹システムに入力。（２）受注後の問い合わせに対応するため、部門の文書サーバに処理済の注文書をスキャン。（３）最後に証憑収集システムで受注に応じた注文書を漏れなく段ボールに詰め、別倉庫にて保管。という流れで業務が行われていた。

しかしながら上記業務プロセスにおいては、（１）大量の紙ＦＡＸを多くの作業員で処理しているため、作業途中での問い合わせに対応できない。（２）作業途中にキャンセル依頼等があっても紙がどこにあるか分からないため臨機応変に対応できない。という問題があった。これは、上記業務プロセスにおいて、多くの人間が関与し、いつ誰がどの処理を行っているかが把握できなかったことが原因となっている。
特許文献１には、記憶装置に記憶させてあるデータにおける任意のフォルダ名及びファイル名を生成することを可能とする技術が開示されている。

ＷＯ０５／０６２１８６

しかしながら、特許文献１に記載の技術は、記憶装置に記憶させてあるデータにおける任意のフォルダ名及びファイル名を生成することを可能とする技術であって、共有される一つのファイルを複数のユーザが複数の工程で操作する場合において、後から所望のファイルを特定可能とすべく、ファイル名にそれぞれのユーザにかかる情報を逐次付加するものではない。

そこで、本発明は、複数のユーザのうちいずれかのユーザが各工程ごとに操作を行うファイルを、複数の工程で操作する場合において、後から所望のファイルを特定可能とすべく、ファイル名に各工程ごとに操作を行ったユーザにかかる情報を逐次付加する仕組みを提供する。

本発明は、複数のユーザのうちいずれかのユーザが、各工程ごとに操作を行うファイルを記憶するファイルサーバと通信可能であり、前記ファイルを操作可能な情報処理装置であって、ユーザが操作する前記ファイルに対して、当該ユーザによりなされる次の工程へ遷移させるための遷移指示を受け付ける受付手段と、前記遷移指示を行ったユーザを識別可能な情報と、前記ファイルのファイル名とに基づいて、新たなファイル名を決定するファイル名決定手段と、前記決定された新たなファイル名で、当該ファイルを前記ファイルサーバに保存させる保存手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、複数のユーザのうちいずれかのユーザが各工程ごとに操作を行うファイルを、複数の工程で操作する場合において、後から所望のファイルを特定可能とすべく、ファイル名に各工程ごとに操作を行ったユーザにかかる情報を逐次付加する仕組みを提供することができる。

本発明の実施の形態における情報処理システムを示す図である。 本発明の実施の形態における情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。 本発明の実施の形態におけるＦＡＸ受注業務における業務工程を示す図である。 本発明の実施の形態における各業務工程におけるファイル名及びフォルダ位置の遷移を示す図である。 本発明の実施の形態における操作したファイルを次の工程へ進める処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施の形態における次の工程へ遷移させる処理の詳細な流れを示すフローチャートである。 本発明の実施の形態におけるリネーム処理の詳細な流れを示すフローチャートである。 本発明の実施の形態におけるＦＡＸ受注システムの操作画面の一例を示す図（１）である。 本発明の実施の形態におけるＦＡＸ受注システムの操作画面の一例を示す図（２）である。 本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面（１）の一例を示す図である。 本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面を表示させるための処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面（２）の一例を示す図である。 本発明の実施の形態における証憑確認作業の概略を示す図である。 本発明の実施の形態における照合結果を示すファイルの一例を示す図である。 本発明の実施の形態における照合プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態における情報処理システムを示す図である。
情報処理システムは、クライアント端末（情報処理装置）１０１、複合機１０２、ファイル共有サーバ１０３、基幹システムサーバ１０４がネットワーク１０５を介してそれぞれ通信可能に接続されている。

クライアント端末１０１は、ユーザが操作する端末である。本発明の実施の形態においては、共有される一つのファイルを複数のユーザが複数の工程で操作するものであるため、複数のユーザがそれぞれクライアント端末を有している。また、操作したファイルを次の工程へ進める際にファイル名を更新する工程遷移プログラムがそれぞれのクライアント端末へインストールされているものとする。また、作業工程の作業状況を示す表示画面を表示させるクライアント端末には、状況表示プログラムがインストールされているものとする。また、証憑照合の作業を行うユーザのクライアント端末には、照合プログラムがインストールされているものとする。

複合機１０２は、印刷機能、コピー機能、ＦＡＸ機能などを備える装置である。本発明の実施の形態においては、外部から受信したファイルを所定の形式（例えば、ＰＤＦファイル等）に変換して、ファイル共有サーバの所定のフォルダに保存する機能を備えるものとする。

ファイル共有サーバ１０３は、共有ファイルを保存するサーバである。本発明の実施の形態においては、予め所定のフォルダが階層的に構成されているものとする。なお、ファイル共有サーバ１０３は、必ずしも専用のサーバである必要はなく、任意のクライアント端末がサーバの役割を果たしてもよい。

基幹システムサーバ１０４は、ＦＡＸ受注システム、証憑管理システム、証憑収集システムなどを実行可能なサーバである。なお、ＦＡＸ受注システムは、ＦＡＸにより受注した内容を管理するシステムである。また、証憑管理システムは、取引の内容を示す証拠書類である証憑を保管するシステムである。また、証憑収集システムは、管理すべき証憑情報を登録するシステムである。
ネットワーク１０５は、インターネットであり、無線もしくは有線のいずれであってもよい。
以下、図２を用いて、図１に示したクライアント端末（情報処理装置）に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

図２は、本発明の実施の形態における情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
次に、図３及び図４を用いて、本発明の実施の形態における業務工程の一例を説明する。

図３は、本発明の実施の形態におけるＦＡＸ受注業務における業務工程を示す図である。また、図４は、本発明の実施の形態における各業務工程におけるファイル名及びフォルダ位置の遷移を示す図である。

まず、工程１において、複合機１０２は、ＦＡＸ機能を備えるため、外部からの注文書ＦＡＸ３０１をＦＡＸデータとして受信する。複合機は、受信したＦＡＸデータを用いて、電子ファイルに変換して所定のファイル名を付与し、当該電子ファイルを所定のフォルダに保存する。本発明の実施形態では、電子ファイルとしてＰＤＦファイルを例に説明するが、その他の形式の電子ファイルであっても適用可能である。また、所定のファイル名として、ＦＡＸデータを受信した複合機が設置されている営業所名と受信時のタイムスタンプとを付加する例（ファイル名の一例：「Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」、Ａ営業所とタイムスタンプｘｘｙｙｚｚとを示す文字列が付加されている。）を説明するが、その他の文字列を付加してもよい。また、所定のフォルダとして、ファイル共有サーバ１０３上に作成されている「受信フォルダ」に保存する例を説明する。

次に、工程２において、ファイル共有サーバ１０３上の「受信フォルダ」から所定のユーザの作業フォルダに移動させる。なお、フォルダの移動は、手動・自動の何れであってもよい。自動の場合は、所定のプログラムが、ユーザに順番に振り分けたり、所定のルールに従って振り分けたりすることができる。本発明の実施の例では、「Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」をユーザＡの作業フォルダに移動させるものとする。

次に、工程３において、ユーザＡは、ユーザＡが操作するクライアント端末を介して、「Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」に対して第一作業を行う。本発明の実施の形態では、ＰＤＦファイルを閲覧しながらＦＡＸ情報を受注システムに入力する作業などである。作業が終了する際にユーザＡにより所定の操作が行われることにより工程遷移プログラムがファイル名を変更すると共にファイルをチェックフォルダに移動させるものとする。ここでファイル名には、操作を行ったユーザＡのユーザＩＤが付加され「ＩＤ００Ａ＿１２３４５６＿Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」とファイル名が変更されることとなる。

次に、工程４において、ファイル共有サーバ１０３上の「チェックフォルダ」から所定のユーザの作業フォルダに移動させる。なお、フォルダの移動は、手動・自動の何れであってもよい。自動の場合は、所定のプログラムが、ユーザに順番に振り分けたり、所定のルールに従って振り分けたりすることができる。本発明の実施の例では、ユーザＢもしくは組織の長（課長等）が「ＩＤ００Ａ＿１２３４５６＿Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」をユーザＢの作業フォルダに手動で移動させるものとする。

次に、工程５において、ユーザＢは、ユーザＢが操作するクライアント端末を介して、「ＩＤ００Ａ＿１２３４５６＿Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」に対して第二作業を行う。本発明の実施の形態では、工程３において、受注システムに入力されたＦＡＸ情報の内容を確認し、ユーザＢの操作により、ＦＡＸ情報を記帳する作業（受注システムに実際に書き込みを行う作業）である。このように、ＦＡＸ受注業務において、入力者と記帳者を分けるのは、内部統制の要請によるためである。そのため、このような作業においては、共有される一つのファイルを複数のユーザが複数の工程で操作する必要がある。そして、作業が終了する際にユーザＢにより所定の操作が行われることにより工程遷移プログラムがファイル名を変更すると共にファイルを終了フォルダに移動させるものとする。ここでファイル名には、操作を行ったユーザＢのユーザＩＤが付加され「ＩＤ００Ｂ＿ＩＤ００Ａ＿１２３４５６＿Ａ営業所＿ｘｘｙｙｚｚ．ｐｄｆ」とファイル名が変更されることとなる。

次に、工程６において、処理済みフォルダ内のファイルを保管用の保管フォルダ（不図示）に移動させる。移動させる保管先の保管フォルダは、予め編集権限についてアクセス制限がかかっているものとする。これは、保存ファイルに対して改変が加えられないようにするためである。そのため、フォルダの移動は、手動・自動の何れであってもよいが、書き込み権限があるユーザもしくはプログラムが行う必要がある。なお、保管フォルダは、証憑管理システムにより管理されているフォルダとする。

最後に、工程７において、証憑として管理すべきＦＡＸ情報に対応するＰＤＦファイルが証憑管理システムの保管用フォルダに保存されているかの照合を行う。本発明の実施の形態では、照合プログラムを用いることにより確認を容易とさせている。詳細な利用方法については、後述する。
以上、図３及び図４を用いて、本発明の実施の形態における業務工程の一例を説明した。
次に、図５を用いて、本発明の実施の形態における操作したファイルを次の工程へ進める処理の流れを説明する。

図５は、本発明の実施の形態における操作したファイルを次の工程へ進める処理の流れを示すフローチャートである。
本処理は、それぞれ作業工程におけるユーザが操作するクライアント端末内において実行されるものである。各クライアント端末には、工程遷移プログラムがインストールされているものとする。

Ｓ５０１において、クライアント端末は、ユーザ操作に従って、ログイン処理を行う。具体的には、ユーザＩＤとパスワードの照合を行って認証を行う。そして、認証がなされたユーザのユーザＩＤを管理する。

Ｓ５０２において、クライアント端末は、ユーザ操作に従って、ファイル共有サーバ上のフォルダに対して操作を行う。具体的には、当該ユーザが作業すべきファイルが格納されるフォルダを開く操作となる。

Ｓ５０３において、クライアント端末は、ユーザ操作に従って、ファイル共有サーバ上のファイルに対して操作を行う。具体的には、開いているフォルダ内に格納されている一又は複数のファイルから任意のファイルを開く操作となる。ここで、操作対象がＰＤＦファイルの場合は、ＰＤＦファイルを表示可能なアプリケーションが起動される。

Ｓ５０４において、クライアント端末は、ユーザ操作に従って、基幹システムサーバに対して、ＦＡＸ受注システムを起動する指示を行う。そして、ＦＡＸ受注システムの画面を介して、表示しているＦＡＸ情報の入力を行う。

Ｓ５０５において、クライアント端末は、ユーザ操作により所定の操作が検知なされたかを判定する。ＹＥＳの場合、Ｓ５０６へ進み、ＮＯの場合、Ｓ５０５へ戻る。ここで、図８及び図９を用いて、ＦＡＸ受注システムの操作画面の一例を説明する。

図８及び図９は、本発明の実施の形態におけるＦＡＸ受注システムの操作画面の一例を示す図である。
８１の画面に、受注したＦＡＸ情報を含むＰＤＦファイルが表示されている。また、８２の画面に、ＦＡＸ受注システムの操作画面が表示されている。
ここで、図３に示す工程３（第一作業）及び工程５（第三作業）を行う二人のユーザそれぞれの作業方法について次に説明を行う。

まず、工程３（第一作業）を行うユーザの作業内容の説明を行う。
ここでは、ユーザは、ＰＤＦファイルに記載される内容を閲覧しながら、ＦＡＸの内容をＦＡＸ受注システムに入力する作業を行う。入力を行うことで、受注Ｎｏ８２１が発番される。受注システムに情報の入力を終えると、ユーザは、「保存」ボタン８２２を押下し、入力情報が受注システムに登録される。また、ユーザは、閲覧しているＰＤＦファイルに対して、アノテーション（例えば、電子的な印鑑など）を付加することができ、８１１のメニューから上書き保存することができる。ここで、上書き操作もしくは所定の操作（例えば、Ｃｔｒｌボタン＋「Ｅ」ボタン）を行うことにより、クライアント端末の工程遷移プログラムは、入力欄および指示部を含む操作ウインドウを画面９１に表示する。画面９１には、入力欄９１１、「チェック」ボタン９１２、「保留」ボタン９１３、「処済」ボタン９１４が含まれている。ユーザは、入力欄９１１に、受注ＮＯ８２１に表示されている受注番号を入力して、「チェック」ボタン９１２を押下することにより、次の工程へ移動させるための指示を行うこととなる。

次に、工程５（第三作業）を行うユーザの作業内容の説明を行う。
ここでは、ユーザは、作業対象となるＰＤＦファイルに記載される内容を閲覧しながら、受注システムに受注番号を入力して、入力作業を行ったユーザの入力内容の確認を行う。そして、確認ができた場合、「記帳」ボタンを押下して、受注内容を受注システムに登録する処理を行う。ここで、ユーザは、所定の操作（例えば、Ｃｔｒｌボタン＋「Ｅ」ボタン）を行うことにより、クライアント端末の工程遷移プログラムは、入力欄および指示部を含む操作ウインドウを画面９１に表示する。そして、ユーザは、記帳ができた場合、「処済」ボタン９１４を押下することにより、次の工程へ移動させるための指示を行うこととなる。一方、記帳することができなかった場合は、「保留」ボタン９１３を押下して、作業対象のＰＤＦファイルを保留フォルダに移動させる指示を行う。なお、ユーザは、入力欄９１１に、所定の文字列を入力して、ボタンを押下してもよい。例えば、一括して受注データを登録した際に、その一群に対して付与される文字列（本発明の実施形態では、要求ＩＤと称する。）を入力してもよい。
以上、図８及び図９を用いて、ＦＡＸ受注システムの操作画面の一例を説明した。
次に、Ｓ５０６において、クライアント端末は、次の工程へ遷移させる処理を行う。この処理の詳細を、図６及び図７を用いて、説明する。

図６は、本発明の実施の形態における次の工程へ遷移させる処理の詳細な流れを示すフローチャートである。
Ｓ６０１において、クライアント端末は、前処理を行う。ここでの前処理は、工程遷移プログラムに事前に設定される設定ファイルを読み込む処理である。なお、設定ファイルには、作業フォルダの情報や移動先フォルダの情報などが指定されているものとする。これにより、あるユーザの次の工程のユーザの作業フォルダなどが特定可能となる。
Ｓ６０２において、クライアント端末は、入力解析処理を行う。ここで行う入力解析は、ユーザによりどのような操作がなされたかを解析する処理である。

Ｓ６０３において、クライアント端末は、入力解析の結果、入力がなされたかを判定する。入力内容が上書き操作の場合、Ｓ６０４へ進み、コマンドの場合、Ｓ６０６へ進む。具体的には、ＰＤＦファイル内にアノテーションが付加され上書き操作がなされた場合、Ｓ６０４へ進み、所定のコマンド（例えば、Ｃｔｒｌボタン＋「Ｅ」ボタン）が入力された場合、Ｓ６０６へ進む。
Ｓ６０４において、クライアント端末は、入力欄および指示部を含む操作ウインドウを画面に表示する。
Ｓ６０５において、クライアント端末は、操作対象ファイルのファイル名をリネームする処理を行う。この処理の詳細を、図７を用いて、説明する。

図７は、本発明の実施の形態におけるリネーム処理の詳細な流れを示すフローチャートである。
Ｓ７０１において、クライアント端末は、入力情報の解析を行う。ここでは、操作ウインドウを介してなされた入力情報の解析を行うもので、操作ウインドウの入力欄９１１に、受注番号が入力されて、「チェック」ボタン９１２が押下されたか、「保留」ボタン９１３が押下されたか、「処済」ボタン９１４が押下されたかの解析を行う。

Ｓ７０２において、クライアント端末は、現在操作しているユーザのユーザＩＤを取得する。なお、ユーザＩＤは、ユーザがログインした際に、内部的に管理されている。

Ｓ７０３において、クライアント端末は、コメントありかを判定する。ＹＥＳの場合、Ｓ７０４へ進み、ＮＯの場合、Ｓ７０５へ進む。具体的には、入力欄９１１に入力された文字列をコメントとしている。

Ｓ７０４において、クライアント端末は、操作対象となっているＰＤＦファイルをリネームする処理を行う。ここでは、現時点のファイル名に追加して、Ｓ７０２において取得したログインＩＤと、操作ウインドウの入力欄９１１に入力されたコメントを付加して新たなファイル名とする。

Ｓ７０５において、クライアント端末は、操作対象となっているＰＤＦファイルをリネームする処理を行う。ここでは、現時点のファイル名に追加して、Ｓ７０２において取得したログインＩＤを付加して新たなファイル名とする。

Ｓ７０６において、クライアント端末は、リネームしたファイルを次の工程の作業フォルダへ移動する処理を行う。ここでは、Ｓ６０１において読み込んだ設定ファイルの設定内容に従って、格納先フォルダを移動させる。
次に、Ｓ６０６において、クライアント端末は、入力欄および指示部を含む操作ウインドウを画面に表示する。

Ｓ６０７において、クライアント端末は、操作ウインドウを介してなされた操作の種別を判定する。具体的には、「保留」ボタン９１３が押下された場合、Ｓ６０９へ進み、「処済」ボタン９１４が押下された場合、Ｓ６０８へ進む。

Ｓ６０８およびＳ６０９において、クライアント端末は、Ｓ６０５と同様に操作対象ファイルのファイル名をリネームする処理を行う。操作の詳細は、図７で説明した通りであるが、Ｓ６０８の場合、図７のＳ７０６において、設定ファイルに従って、次の工程の作業フォルダへ移動する処理を行うが、Ｓ６０９の場合、図７のＳ７０６において、「保留」フォルダへ移動する処理を行うこととなる。
以上、図５乃至図７を用いて、本発明の実施の形態における操作したファイルを次の工程へ進める処理の流れを説明した。

上述した通り、次の工程へ進める際に操作を行ったユーザに対応する情報を付加しているため、ＯＳのファイル検索機能を使うことにより、任意のユーザが操作したファイルの抽出が簡単にできるようになる。また、受注番号等の文字列を付加しておくことで、受注番号で検索してファイルを特定し、そのファイルに付加されているファイル名から操作を行ったユーザを特定するといった利用もできるようになる。そのため、後日、問い合わせを受けた際に、いつ誰がどの処理を行っているかの把握が簡単に行えるようになる。
次に、図３に示す作業工程の作業状況を示す表示画面を表示させる実施の形態の説明を行う。

作業状況を示す表示画面には、同じ一連の作業工程を複数のグループにおいて行われている場合に、各グループの作業状況を比較可能に表示する表示画面と、同一グループ内における作業状況を確認可能に表示する表示画面とがある。
最初に、各グループの作業状況を比較可能に表示する表示画面の具体例を次に説明する。

図１０は、本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面の一例を示す図である。
この表示画面により、Ｘ課、Ｙ課、Ｚ課における各要員（課員）が行っている作業工程の進捗状況が示されている。
受信時間別対応状況１００１は、ＦＡＸデータを受信した時間を特定できるＰＤＦファイル名からタイムスタンプ部分を抽出して受信時間毎に集計している。この例では、「前日まで」、「当日の９時まで」、「９時から１２時まで」、「１２時から１４時半まで」、「１４時半から１６時まで」に受信した時間を分けて集計している。また、「受信数」は、各課の受信フォルダに格納されているファイル数を、「作業中」は、各課の課員の作業用フォルダに格納されているファイル数を示している。つまり、「受信数」欄に示される数は、未着手状態のファイル数を意味し、「作業中」欄に示される数は、着手中のファイル数を意味している。そのため、各時間の「受信数」欄を見ることで、どれだけのファイル数が未着手状態となっているかを把握することができる。また、また、各時間の「作業中」欄を見ることで、どれだけのファイル数が着手状態となっているかを把握することができる。例えば、午後になっているにもかかわらず、「前日まで」の欄の「受信数」「作業中」が多いということは、その課のリソースを超えた量の作業が与えられている可能性があることから、マネジメント層は、追加の人員を投入したり、作業の平準化を図ったりする必要性を視覚的に把握することができるようになる。

また、処理状況１００２は、処理済みフォルダに移動されたファイル数と作業を行った要員数を集計して表示している。この例では、「処理件数」欄に一連の工程を経て処理済みフォルダに移動されたファイル数を示している。また、「要員数」欄にその作業に関与した要員の人数を示している。そのため、「処理件数」欄と「要員数」欄を見ることで、各課において当日どれだけのファイル数がどれだけの要員数で処理なされたかを把握することができる。そのため、マネジメント層は、各課の要員配置の偏りを把握することで、的確な要員配置を決定する数的根拠を知ることができるようになる。
なお、この表示画面を、所定のタイミングで更新して表示させることで、マネジメント層は逐次状況の確認を行うことができるようになる。

図１１は、本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面を表示させるための処理の流れを示すフローチャートである。
本処理は、作業状況を示す表示画面を要字させるクライアント端末内において実行されるものである。このクライアント端末には、状況表示プログラムがインストールされているものとする。
Ｓ１１０１において、クライアント端末は、ユーザの操作に従って、状況表示プログラムを表示する処理を行う。

Ｓ１１０２において、クライアント端末は、予め設定されている監視対象となるフォルダの定義がなされている監視対象設定ファイルを読み込む。この監視対象設定ファイルには、複数のグループ（課）毎の一連の作業工程において利用される各フォルダの指定がなされているものとする。また、課に関する情報や各課の要員に関する情報の指定がなされていてもよい。
Ｓ１１０３において、クライアント端末は、監視対象設定ファイルの設定内容に従って、対象となるフォルダから格納されているファイルを抽出する。
Ｓ１１０４において、クライアント端末は、ファイルが格納されていたかを判定する。ＹＥＳの場合、Ｓ１１０５へ進み、ＮＯの場合、Ｓ１１０６へ進む。

Ｓ１１０５において、クライアント端末は、抽出した一または複数のファイルからファイル情報を抽出する。ここでは、ファイル名の抽出を行う。その他、ファイルに設定されている属性情報を抽出してもよい。

Ｓ１１０６において、クライアント端末は、監視対象設定ファイルに定義されているフォルダのすべての監視を終えたかを判定する。ＹＥＳの場合、Ｓ１１０７へ進み、ＮＯの場合、Ｓ１１０４へ戻る。

Ｓ１１０７において、クライアント端末は、課情報の抽出を行う。課情報は、例えば、監視対象設定ファイルに設定されている場合は、監視対象設定ファイルから、設定されていない場合は、別の設定ファイルから抽出を行う。

Ｓ１１０８において、クライアント端末は、要員情報の抽出を行う。要員情報の抽出は、様々な方法がある。例えば、監視対象設定ファイルに設定されている場合は、監視対象設定ファイルから抽出を行う方法がある。また、例えば、工程遷移プログラムを起動している各課の各要員をチェックして抽出する方法がある。工程遷移プログラムを起動している要員数から抽出することにより、実際に作業を行っている要員数を表示できる点で、マネジメント層に対して、より精度高い情報の提示が可能となる。

Ｓ１１０９において、クライアント端末は、振り分け処理を行う。具体的には、Ｓ１１０５において抽出したファイル情報を用いて、振り分け処理を行う。本発明の実施の形態では、まず、ＰＤＦファイルのファイル名からタイムスタンプ部分を抽出する。なお、ファイル名以外に属性情報を抽出した場合においては、属性情報に含まれる時間情報を抽出する方法も採用可能である。そして、設定されている時間ごとにファイル数の集計を行い、かつ、抽出したフォルダの種別（受信フォルダ・作業フォルダ・処理済フォルダ）に振り分けを行う。また、各課の要員数を集計する処理も行う。ここでは、単に要員数を集計するだけでなく、要員一人当たりの処理件数の数を算出するなど、様々な数値を算出することができる。

Ｓ１１１０において、クライアント端末は、振り分けた結果を用いて、作業状況を示す表示画面を表示する。表示画面の一例は、図１０において説明した通りである。なお、Ｓ１１０９において、様々な数値を算出した場合は、その内容に応じた欄に、その算出した結果得られた値を表示させることとなる。

Ｓ１１１１において、クライアント端末は、所定の時間が経過したかを判定する。ＹＥＳの場合、Ｓ１１０３へ戻り、ＮＯの場合、Ｓ１１１２へ進む。なお、所定の時間は、任意に設定が可能である。このように所定の時間毎にＳ１１０３からＳ１１１０の作業を繰り返し行うことで、作業情報を逐次表示させることが可能となる。

Ｓ１１１２において、クライアント端末は、状況表示プログラムを終了する指示がなされたかを判定する。ＹＥＳの場合、処理を終了し、ＮＯの場合、Ｓ１１１１へ戻る。
以上、各グループの作業状況を比較可能に表示する表示画面の具体例を説明した。
次に、同一グループ内における作業状況を確認可能に表示する表示画面の具体例を次に説明する。

図１２は、本発明の実施の形態における作業状況を示す表示画面の一例を示す図である。
この表示画面により特定の課における各要員（課員）が行っている作業工程の進捗状況を確認することができる。すなわち、ある課の作業フォルダをツリー表示すると共に、各課員の作業フォルダの近傍に、そのフォルダに格納されているファイル数を表示しているため、どの課員がどれだけ処理すべきファイルを抱えているかを把握することができる。そのため、特定の課員に偏りがある場合は、平準化を行う等の対策を検討することを可能とする。なお、この表示画面の表示処理は、図１１に示す作業状況を示す表示画面を表示させるための処理の流れを示すフローチャートと同じ流れでよいが、表示処理において、複数の課に分ける表示をしない点と、所定の時間毎の集計値を表示するのではなく、あるかの作業フォルダをツリー表示すると共に、各課員の作業フォルダの近傍に、そのフォルダに格納されているファイル数を表示する点で異なる。
以上、同一グループ内における作業状況を確認可能に表示する表示画面の具体例を説明した。

なお、各グループの作業状況を比較可能に表示する表示画面は、複数のグループ（課）の作業状況を把握できるものであるため、例えば、部長以上のマネジメント層にとって役に立つ情報となる。また、同一グループ内における作業状況を確認可能に表示する表示画面は、ある課の中における作業状況を把握できるものであるため、その課の課長にとって役に立つ情報となる。
以上、図１０乃至図１２を用いて、図３に示す作業工程の作業状況を示す表示画面を表示させる実施の形態の説明を行った。
次に、管理すべき証憑が登録されているかの確認をユーザが行う実施の形態の説明を行う。
はじめに、図１３を用いて、確認作業の内容の概略を説明する。

図１３は、本発明の実施の形態における証憑確認作業の概略を示す図である。
まず、確認ユーザは、証憑収集システムから所定の条件（例えば、日付、課コードなど）で検索を行って確認対象リスト１３０１を出力する。なお、証憑収集システムには、予め受注システムに入力されたＦＡＸ情報が登録されているため管理すべき証憑が登録されているものとする。つまり、このリストに記載されている各レコードは取引が成立しているものであることから証憑を管理する必要があるものである。

図１３の確認対象リスト１３０１には、伝区、要求ＩＤ、伝票Ｎｏ、承認日、課ＣＤ、承認者ＣＤが含まれている。伝区は、伝票の種類を示す区分である。要求ＩＤは、一括して受注データを登録した際に、その一群に対して付与されるＩＤである。伝票Ｎｏは、伝票番号である。承認日は、承認者によって受注が承認された日である。課ＣＤは、課を識別するコードである。承認者ＣＤは、承認者を識別するコードである。

次に、ユーザは、クライアント端末にインストールされている照合プログラムを起動させて、証憑管理システムにおける所定のフォルダの指定を行う。そして、確認対象リスト１３０１を投入して照合処理を実行する。照合プログラムは、内部的に対象フォルダから保管されているファイルからファイル名を抽出してファイル名リスト１３０２を生成して、確認対象リストとファイル名リスト１３０２とを用いて照合処理を行う。最後に、処理結果を、結果表１３０３、ＯＫリスト１３０４（登録リスト）、ＮＧリスト１３０５（未登録リスト）を生成してファイルにまとめて出力を行う。結果表１３０３は、伝区毎の結果が「○」「×」で識別可能とする表である。また、ＯＫリスト１３０４は、証憑管理システムに保管されていることが確認できた証憑にかかる情報のリストである。一方、ＮＧリスト１３０５は、証憑管理システムに保管されていることが確認できなかった証憑にかかる情報のリストである。これらをユーザに簡単に確認できるようにするため、例えば、図１４に示すような表計算ファイルで、複数シートに分けて出力する形式を採用することができる。

図１４は、本発明の実施の形態における照合結果を示すファイルの一例を示す図である。
画面１４０１には、表シート１４０２、ＯＫシート１４０３、ＮＧシート１４０４があり、この例では、表シート１４０２が選択されていることを示している。表シート１４０２内には、結果表１３０３が表示されているため、確認ユーザは、簡単に証憑の登録状況の確認を行うことができる。また、登録されてない証憑を確認したい場合は、「×」を選択することで、別シートへ遷移するように、照合プログラムは、表計算ファイル生成時に、マクロプログラムを含めておいてもよい。ここで、マクロプログラムが含まれている場合の例を説明する。確認ユーザは、「×」を選択することで、ＮＧシート１４０４へ遷移させる。ＮＧシート１４０４内には、ＮＧリスト１３０５が表示されているため、確認ユーザは、どの取引にかかる証憑が証憑管理システムに保管されていないかを知ることができる。そして、ＮＧリスト１３０５には、受注番号や日付が含まれているため、これらの文字列を用いて、該当する課の作業フォルダに対して検索処理を行うことで、現在、どの課員の作業フォルダ内に証憑として管理すべきことになるＰＤＦファイルが存在しているかを簡単に調べることができるようになる。
次に、図１５を用いて、確認作業時における照合プログラムの処理の流れを説明する。

図１５は、本発明の実施の形態における照合プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。
本処理は、確認ユーザが操作するクライアント端末における処理であって、照合プログラムがインストールされているものとする。
Ｓ１５０１において、クライアント端末は、ユーザの指示に従って、照合プログラムを起動させる。

Ｓ１５０２において、クライアント端末は、対象となるフォルダの指定を受け付ける。上述した通り、証憑管理システムにおける所定のフォルダが選択されることになる。なお、この選択は、ユーザが照合プログラムを介して手動で、もしくは照合プログラムに予め設定されている設定ファイルに従って自動で選択されてもよい。
Ｓ１５０３において、クライアント端末は、確認対象リストを受け付ける。この確認対象リストは、上述した確認対象リスト１３０１である。

Ｓ１５０４において、クライアント端末は、確認対象リストから文字列を取得する。確認対象リストの所定の項目の文字列を抽出するものであり、本発明の実施の形態では、要求ＩＤ・伝票Ｎｏの文字列を取得するものとする。

Ｓ１５０５において、クライアント端末は、ファイル名のリストを生成する。ここでは、Ｓ１５０２において指定を受けたフォルダ内に保管されているファイルからファイル名を抽出して、上述したファイル名リスト１３０２を生成する。
Ｓ１５０６において、クライアント端末は、確認対象リスト１３０１とファイル名リスト１３０２とを用いて、照合処理を行う。

Ｓ１５０７において、クライアント端末は、結果情報を生成する。具体的には、上述した、結果表１３０３、ＯＫリスト１３０４、ＮＧリスト１３０５を生成する。ここで、結果表１３０３は、伝票の種類毎に分けているが、これは、伝区の項目を用いることで種類毎に分けることができる。

Ｓ１５０８において、クライアント端末は、生成した結果情報を用いて、結果ファイルにまとめて出力する。具体的には、上述した通り、表計算ファイルの場合は、複数のシートに分けて、それぞれのリストをまとめる方法などがある。
以上、図１３乃至図１５を用いて、管理すべき証憑が登録されているかの確認をユーザが行う実施の形態の説明を行った。

上述した通り、本発明によれば、共有される一つのファイルを複数のユーザが複数の工程で操作する場合において、後から所望のファイルを特定可能とすべく、ファイル名にそれぞれのユーザに対応する情報を逐次付加する仕組みを提供することができる。
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、上記処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、上記処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

１０１ クライアント端末
１０２ 複合機
１０３ ファイル共有サーバ
１０４ 基幹システムサーバ
１０５ ネットワーク

Claims (7)

1. 複数のユーザのうちいずれかのユーザが、各工程ごとに操作を行うファイルを記憶するファイルサーバと通信可能であり、前記ファイルを操作可能な情報処理装置であって、
   ユーザが操作する前記ファイルに対して、当該ユーザによりなされる次の工程へ遷移させるための遷移指示を受け付ける受付手段と、
   前記遷移指示を行ったユーザを識別可能な情報と、前記ファイルのファイル名とに基づいて、新たなファイル名を決定するファイル名決定手段と、
   前記決定された新たなファイル名で、当該ファイルを前記ファイルサーバに保存させる保存手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記ファイルの操作を行うユーザに対応するユーザ情報を管理する管理手段をさらに有し、
   前記ファイル名決定手段は、前記受付手段に前記遷移指示をなした前記情報処理装置のユーザに対応する前記管理手段によって管理された前記ユーザ情報をもとに、新たなファイル名を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記ユーザが操作する前記ファイルに対し、前記ユーザが次の工程へ遷移が可能となる所定の操作がなされたことを検知する検知手段と、
   前記検知手段により前記ユーザによりなされた前記所定の操作を検知することに応じて、前記ファイルを、次の工程に遷移させるための指示を受けつける指示部を表示制御する表示制御手段とを更に有し、
   前記受付手段は、表示制御手段により表示制御された前記指示部を介して、前記ユーザによりなされる次の工程に遷移させるための指示を受け付けることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記表示制御手段が表示する前記指示部は、任意の文字列を入力可能な入力欄を含み、
   前記ファイル名決定手段は、前記入力欄により入力された文字列をさらに用いてファイル名を決定することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記ファイル名決定手段により新しいファイル名にされた前記ファイルを、前記次の工程のユーザが操作するフォルダへ移動する移動手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 複数のユーザのうちいずれかのユーザが、各工程ごとに操作を行うファイルを記憶するファイルサーバと通信可能であり、前記ファイルを操作可能な情報処理装置における情報処理方法であって、
   前記情報処理装置が、ユーザが操作する前記ファイルに対して、当該ユーザによりなされる次の工程へ遷移させるための遷移指示を受け付ける受付ステップと、
   前記情報処理装置が、前記遷移指示を行ったユーザを識別可能な情報と、前記ファイルのファイル名とに基づいて、新たなファイル名を決定するファイル名決定ステップと、
   前記情報処理装置が、前記決定された新たなファイル名で、当該ファイルを前記ファイルサーバに保存させる保存ステップと
   を含むことを特徴とする情報処理方法。
7. 複数のユーザのうちいずれかのユーザが、各工程ごとに操作を行うファイルを記憶するファイルサーバと通信可能であり、前記ファイルを操作可能な情報処理装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   ユーザが操作する前記ファイルに対して、当該ユーザによりなされる次の工程へ遷移させるための遷移指示を受け付ける受付手段、
   前記遷移指示を行ったユーザを識別可能な情報と、前記ファイルのファイル名とに基づいて、新たなファイル名を決定するファイル名決定手段、
   前記決定された新たなファイル名で、当該ファイルを前記ファイルサーバに保存させる保存手段、
   として機能させることを特徴とするプログラム。

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