JP6011604B2 - ワークフローシステム、ワークフロー管理装置、ワークフロー管理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ワークフローシステムにおける、ユーザの承認処理を支援する装置に関する。

電子文書の承認業務の効率を向上させるインフラのひとつとして、ワークフローシステムがある。ワークフローシステムは、申請者によって作成された申請書を電子化した文書を介してネットワーク上で回覧させ、承認させる機能を有する。

このワークフローシステムで申請される申請書を承認する承認者は、その承認の基準が分からない場合、過去に同じような承認をした事例を参照して、承認／否認／差戻しなどを実行する事があるが、その際、過去に同じような承認をした案件を検索して該当する案件を見つけ出して確認しなければならず、煩わしい作業であった。

特許文献１では、申請書類を作成する際に、関連文書の検索条件を申請者の過去の申請文書か、他者が過去に申請した文書のいずれかを設定して、申請者が希望する申請文書を容易に且つ迅速に作成することができるシステムが開示されている。

特開２００５−１５７４５５号公報

上記特許文献１のシステムでは、申請者がワークフローシステムへ新規に申請を行う際、保存された当該申請者の過去の申請文書を検索するか、他者の過去の申請文書を検索するかを予め設定しておいて、検索結果の過去の申請文書を参照可能という発明が記載されている。

しかしながら、承認者が承認する際には、類似の承認は、通常一度吟味して承認していれば、２回目以降の承認の判断にはそれほど時間がかからないが、承認者が初めて承認するワークフローの場合は、承認の判断基準などが分からないなどの問題で、承認が滞ることがある。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、本発明は、ワークフローの承認者が承認する際に、承認／否認／差戻しなどの判断を容易にできるように、ワークフローの承認画面に承認判断を助ける情報を添付もしくはリンクさせ、承認操作が容易にできるようにすることを目的とする。

本発明は、複数のユーザ間の業務処理を支援するワークフローシステムであって、前記ワークフローシステムを管理するワークフロー管理装置と、申請者クライアントにより申請された申請データの承認操作を行う端末としての承認者クライアントとを備え、前記ワークフロー管理装置は、過去に申請された申請データを記憶する申請履歴データ記憶手段と、ログインユーザを認証するログイン認証手段と、前記ログイン認証手段により認証されたログインユーザが承認すべき前記申請者クライアントから送信された申請データである第１の申請データを受信する受信手段と、前記ログインユーザが過去に、前記第１の申請データと類似する申請を承認処理した結果を検索する第１の申請データ検索手段と、前記第１の申請データ検索手段により検索された結果があるか否かに基づいて、前記ログインユーザが前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがあるか否か判断する承認判断手段と、前記承認判断手段により前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがないと判断した場合に、前記申請履歴データ記憶手段から、該第１の申請データと属性が類似する第２の申請データを検索し、かつ該第１の申請データと属性が類似する申請データのうち、否認された申請データを優先して検索する第２の申請データ検索手段と、前記第２の申請データ検索手段により検索された第２の申請データを、前記第１の申請データと共に前記承認者クライアントに送信する申請履歴データ送信手段と、を有し、前記承認者クライアントは、前記申請履歴データ送信手段により送信された前記第１の申請データ及び、前記第２の申請データを表示制御する申請データ表示制御手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、ワークフローの承認者が承認する際に、承認／否認／差戻しなどの判断を容易にできるように、ワークフローの承認画面に承認判断を助ける情報を添付もしくはリンクさせ、承認操作が容易にするという効果を有する。

本発明の一実施形態に係る情報処理装置のシステム構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明のワークフロー支援システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明のワークフロー支援システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における申請処理で表示される画面の画面遷移を説明する画面遷移図の一例を示す模式図である。 本発明における承認処理で表示される画面の画面遷移を説明する画面遷移図の一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される申請画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請一覧画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請詳細画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される申請画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される承認画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請詳細画面の画面イメージの一例を示す模式図である。 本発明のワークフロー支援システムに係る申請履歴情報の一例を示す模式図である。 本発明のワークフロー支援システムに係る申請データ一覧情報の一例を示す模式図である。 本発明のワークフロー支援システムに係る申請詳細データ情報の一例を示す模式図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。まず、図１を参照して、本発明の一実施形態に係る情報処理装置のシステム構成を示すブロック図である。

図１において、ワークフローシステムは少なくとも１つのワークフローサーバ１００と複数のワークフロークライアント１０１ａ、１０１ｂがネットワーク１０２を介して接続されている。

ネットワーク１０２の構成は公知であるから詳細な説明は省略するが、ネットワーク１０２としてローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）・ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ

）・イントラネット・インターネットなどを利用することができる。

ユーザはワークフロークライアント１０１ａ、１０１ｂから、ワークフローサーバ１００に対して、ワークフロー操作の要求等を行う。ワークフローサーバ１００はワークフロークライアント１０１ａ、１０１ｂからの要求に応じた処理を行い、必要があればワークフロークライアント１０１ａ、１０１ｂに対して結果等を送信する。

次に、図２を参照して、本発明で利用する情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

図２は、本発明の実施形態におけるサーバ１００、クライアント１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、画像管理を実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

また、外部メモリ２１１のハードディスク（ＨＤ）は、ワークフローの履歴データなどを記憶する大容量のメモリ領域を有している。

２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、無線ＬＡＮなど）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３、図４のフローチャートを参照して、ワークフロー支援システムがユーザの判断を支援する表示を行う処理の手順について説明する。

図３は、本発明のワークフロー支援システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したサーバ１００やクライアント１０１のＣＰＵ（図２の２０１）の制御の下、処理が実行される。なお、Ｓ３０１〜Ｓ３１５は各処理ステップを示す。

図３のフローチャートは、クライアント１０１において、申請者がワークフローを申請するために、ワークフローアプリケーションを起動されると開始される。なお、本機能のクライアントはＷｅｂブラウザを有する情報処理装置でも良く、その際はＷｅｂブラウザを立ち上げ、ＷｅｂブラウザのＵＲＬ入力欄にワークフローを制御するサーバのアドレスを入力した際に開始される。

図３のステップＳ３０１において、ワークフローアプリケーションが起動されると、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザに図示しないログイン認証画面を表示し、ログイン認証を行う。なお、ログイン認証はクライアント１０１が有するユーザ認証データベースから判断しても良いし、サーバ１００が有する認証データベースから判断しても良い。サーバ１００でログイン認証する場合は、ユーザＩＤやパスワードなどをサーバ１００へ送信してログイン認証を行うが、詳細は周知の技術であるので説明を省略する。

次に、ステップＳ３０２において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザがワークフローを申請するために入力する案件申請画面を表示する。図７を参照して、申請画面の一例を説明する。

図７は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される業務処理の申請画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図７の７００の申請画面は、見積り申請書の例であり、ステップＳ３０２の当初は申請名７０２欄と７０９の範囲の入力欄（四角で囲まれた範囲）には何も入力されていない。メッセージ表示エリア７０８は、ユーザへの警告メッセージや注意を促すメッセージを表示するエリアである。類似申請参照ボタン７０４は、申請者が過去の類似の案件を参照するために押下されるボタンであり、参照した案件を申請する際に、添付資料として付与することができる（ステップＳ３０４〜Ｓ３１３の処理フロー）。添付申請Ｎｏ欄７０７には、申請の際に添付した過去の案件の案件番号が表示され、添付申請Ｎｏ欄７０７がリンクボタンとなっており、添付申請Ｎｏ欄７０７を押下すると、申請の際に添付した過去の案件が表示される。また、添付した過去の案件は添付取消ボタン７０３により削除することができる。ユーザは、申請画面の入力が終わると、申請ボタン７０５を押下し、クライアント１０１に入力の終了と案件のワークフローへの申請を行う（ステップＳ３１３〜Ｓ３１４の処理フロー）。なお、この表示画面は、サーバ１００から取得しても良いし、クライアント１０１が記憶している画面フォーマットを利用しても良い。また、申請データとしては、図７のような帳票データでも良いし、ＣＡＤなどのような設計データでも良く、承認が必要なデータであれば限定はしない。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、ステップＳ３０３において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザからデータの入力を受け付ける。入力データを受け付けた画面は、図７の７００のような、申請名７０２欄と７０９の範囲に値が入力されたイメージになる。

次に、ステップＳ３０４において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザから類似申請参照ボタン７０４が押下されたかを確認する。類似申請参照ボタン７０４が押下されていない場合は、ステップＳ３１４へと処理を移行する。一方、ユーザから類似申請参照ボタン７０４が押下された場合、類似申請参照処理の命令をサーバ１００に送信する。

次に、ステップＳ３０５において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、類似申請参照処理の命令を受け付けると、サーバ１００が有する申請履歴データから、類似している申請履歴データを検索する。なお、検索する際のキーワードなどは、申請データ入力処理ステップＳ３０３などで入力されたキーワードが近い言葉や金額、数値が近似する値のデータを、複数抽出する。図１３を参照して、申請履歴データから抽出した複数の申請履歴テーブルの一例を説明する。

図１３は、本発明に係る申請履歴データから抽出した申請履歴テーブルの一例を示す模式図である。

図１３の１３００は、申請名が「商談価格決済」という申請履歴のみを抽出したテーブルの一部分の例であり、記載中の「申請Ｎｏ．」が「００００１００」の現在申請中のデータも含めた検索結果が表示されている。

なお、類似申請参照処理の際に検索する申請履歴データとして、現在承認中の承認ルートと同じ申請履歴データを類似している申請履歴データを検索結果として閲覧可能としてもよい。また、現在の承認者の権限内の申請履歴データ（たとえば、Ａ課の課長であれば、Ａ課内の過去の申請履歴データ）のみを検索結果として閲覧可能としても良い。また、一般職の申請と課長職の申請では、承認金額や承認ルートなどが異なる可能性があるため、申請者の権限が同じ申請データを検索して閲覧可能としても良い。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３０６において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０５における検索の結果、類似する申請履歴があったかどうかを判断する。類似申請がある場合は、抽出した類似申請の内容、具体的には、図１３で抽出した内容をクライアント１０１に送信する。一方、類似申請がない場合は、類似申請がない旨の結果をクライアント１０１に送信し、次のステップＳ３０７において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、類似申請がない旨のエラーメッセージを表示し、ステップＳ３１４へと処理を移行する。エラーメッセージの表示の例を図１０を参照して説明する。

図１０は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される申請画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図１０の申請画面１０００のメッセージ表示欄１００１には、「類似申請が存在しません。」というメッセージが表示されている。図３のフローチャートの説明に戻る。

ステップＳ３０５において類似申請があると判断された場合、次のステップＳ３０８において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、サーバ１００から送信された類似申請の抽出結果をディスプレイ２１０に表示する。ディスプレイ２１０に表示した例を図８を参照して説明する。

図８は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請一覧画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図８の８００の類似申請一覧画面には類似申請として抽出された検索結果が表示されており、それぞれの行の先頭には、選択ボックス８０１がある。デフォルトでは、選択ボックス８０１にはどれもチェックは付いていない。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３０９において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザから図８の類似申請一覧画面の選択ボックスへの入力を受け付ける。その後、選択ボックスの入力を受け付けた申請Ｎｏ．の詳細情報を表示するために、サーバ１００に詳細情報要求命令を送信する。図８の図面を参照して説明する。

図８の８００において、選択ボックス８０１にチェックが付いている欄は「申請Ｎｏ．」が「０００００３０」の８０２行であるので、クライアント１０１は、「申請Ｎｏ．」が「０００００３０」の申請履歴データをサーバ１００に要求する。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３１０において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、クライアント１０１から取得した「申請Ｎｏ．」のデータを申請履歴データから取得し、取得した申請履歴データの詳細をクライアント１０１に送信する。送信する申請履歴データの詳細を図１４及び図１５を参照して説明する。

図１４は、本発明のワークフロー支援システムに係る申請データ一覧情報の一例を示す模式図である。

図１４の１４００は、商談情報テーブルの例であり、「商談ＮＯ」がユニークなキーとなっているデータの一部である。

また、図１５は、本発明のワークフロー支援システムに係る申請詳細データ情報の一例を示す模式図である。

図１５の１５００は、商談情報詳細テーブルの例であり、「商談ＮＯ」がユニークなキーとなっているデータの一部である。

図１４や図１５のデータの内、該当する「申請Ｎｏ．」の「商談ＮＯ」のデータをクライアント１０１に送信する。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３１１において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、サーバ１００から受信した類似申請データをディスプレイ２１０に表示する。類似申請データの詳細を表示する画面の一例を図９を参照して説明する。

図９は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請詳細画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図９の９００の類似申請詳細画面の例であり、９０１には「申請Ｎｏ．」、申請名９０２には、検索の際にキーワードとなった「商談価格決済」、９０３には過去に申請された詳細データが表示されている。ユーザは、この過去に承認されている申請内容を参考にして、現在入力している申請内容を作成することができ、過去の慣習に倣った申請処理をスムーズに行うことができる。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３１２において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、類似申請データを現在入力している申請データと共に、ステップＳ３１１で表示した申請データを添付して申請するかどうかの判断をユーザから受け付けて、その結果により処理分ける。類似申請を添付しないとの入力を受け付けた場合は、ステップＳ３１４へと処理を移行し、類似申請を添付するとの入力を受け付けた場合は、サーバ１００に類似申請データを現在入力している申請データに添付する命令を送信する。ユーザからの入力の受け付けについて、図９を参照して説明する。

９００において、申請者がこの類似申請データを承認者にも確認してもらう必要があると判断し、９０４の「添付」ボタンが押下されると、サーバ１００は、図９で表示している類似申請データを現在入力している申請データと一緒に送付する処理（ステップＳ３１３）へと移行する。また、「類似申請一覧へ」９０５ボタンが押されると、クライアント１０１は、ステップＳ３０８へと処理を戻し、類似申請一覧画面を表示させる処理へと戻る。「閉じる」ボタン９０６が押下されると、クライアント１０１は、ステップＳ３１４の処理へと移行する。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３１３において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３１１で表示した類似申請データを添付データとして現在入力している申請データに添付する処理を行う。図７を参照して、現在入力している申請データに類似申請データを添付する例を説明する。

図７の７００において、「添付申請Ｎｏ」欄７０７に下線付きで「０００００３０」が表示されているが、この「類似申請Ｎｏ」をクライアントで表示させるためのデータをサーバで作成する。この「添付申請Ｎｏ」欄７０７に下線付きで表示されている「申請Ｎｏ．」をマウスなどによりクリックすると、添付データとして、図９の類似申請詳細画面を表示するためのデータをサーバで作成する。図３のフローチャートの説明に戻る。

次に、図３のステップＳ３１４において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザにより「申請」ボタン７０５が押下されたかを判断する。「申請」ボタンが押下されれば、現在入力している申請データを申請し、サーバ１００に承認処理を送信する。一方、「閉じる」ボタン７０６が押下された場合は、現在入力している申請データを破棄し、申請処理を行わず本発明の処理を終了する。

次に、ステップＳ３１５において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、クライアント１０１から承認処理を受信し、それぞれの承認者へ承認依頼のメールを送信する。

以上が、申請データ入力時の処理の流れを説明したフローチャートである。

図５は、申請時にクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される各遷移画面の関係を説明した図である。

次に、図４を参照して、本発明におけるワークフロー承認処理の流れを説明する。

図４は、本発明のワークフロー支援システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したサーバ１００やクライアント１０１のＣＰＵ（図２の２０１）の制御の下、処理が実行される。なお、Ｓ４０１〜Ｓ４１７は各処理ステップを示す。

図４のフローチャートは、クライアント１０１において、承認者がサーバ１００から受信した承認依頼メールのハイパーリンクをクリックすることなどにより開始される。なお、図４のフローチャートはＷｅｂブラウザを有するクライアント１０１に、特定のＵＲＬを入力することにより開始しても良い。図４の承認者クライアント１０１は、図１の申請者クライアント１０１ａと区別するため、たとえば承認者クライアント１０１ｂにおいて、承認処理を行うものとする。

まず、図４のステップＳ４０１において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザに図示しないログイン認証画面を表示し、ログイン認証を行う。なお、ログイン認証はクライアント１０１が有するユーザ認証データベースから判断しても良いし、サーバ１００が有する認証データベースから判断しても良い。サーバ１００でログイン認証する場合は、ユーザＩＤやパスワードなどをサーバ１００へ送信してログイン認証を行うが、詳細は周知の技術であるので説明を省略する。

ステップＳ４０１において、ログイン認証されると、次にステップＳ４０２において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で取得したログインユーザが承認すべき申請データを取得する。

次に、ステップＳ４０３において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ログインしているユーザが過去に同じ申請を承認処理しているかどうかを、申請履歴データから検索する。

次に、ステップＳ４０４において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３で検索した結果が１件以上かどうかを判断する。１件以上過去に判断したことがある場合は、２度目以降の判断になるため、サーバ１００は、類似申請履歴の検索をせず、ステップＳ４０７の処理へと移行する。一方、ステップＳ４０３で検索した結果が０件の場合、過去にその類似申請を承認したことがないと判断し、類似申請データを検索する処理（ステップＳ４０５）へと移行する。

ステップＳ４０５へと処理を移行すると、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、申請履歴データから承認処理する申請データと同じもしくは似ている申請データ（属性が同等な申請データ）を検索する。

過去の申請データを検索では、たとえば、図１３の申請履歴テーブルの属性（申請名や申請者ＣＤなど）が一致する申請データや、図１５の商談情報詳細テーブルなどの属性（商品ＣＤや設置先など）が一致する申請データなどを検索する。検索候補が複数ある場合は、夫々の属性が等しい項目が最も多い申請データを検索する。

また、過去の申請データを検索する際に、属性が同じで過去に否認されたデータがあれば、否認されたデータを優先的に検索する。この処理により、過去の申請データの内、否認された申請データを確認することにより、否認された理由などを承認者コメント欄などから把握することができ、承認判断をより容易にすることができる。

ステップＳ４０５で類似の申請データを検索すると、次にステップＳ４０６において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０５で検索した申請データを抽出し、ステップＳ４０２で取得した申請データと共にクライアント１０１へ送信する。

次に、ステップＳ４０７において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０２でサーバ１００が取得した申請データを受信し、ディスプレイ２１０に表示する。クライアント１０１のディスプレイ２１０に承認画面を表示した例を図１１を参照して説明する。

図１１は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される承認画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図１１の１１００は、見積り申請の承認依頼の画面イメージであり、１１０１には、案件を特定する「申請Ｎｏ．」、１１０２には申請名である「商談価格決済」、具体的な見積りの内容は１１０９に表示されている。「類似申請参照」ボタン１１０３は、「申請名」１１０２が同じもしくは似た申請データを参照する際に押下されるボタンであり、「承認」ボタン１１０４は、この申請を承認することを決定した際に押下されるボタンである。また、「差戻」ボタン１１０５は、承認処理の前の承認者、もしくは申請者まで申請データを差し戻す決定をした際に押下されるボタンであり、「閉じる」ボタン１１０６は承認処理を中断する際に押下されるボタンである。

１１００の「添付申請Ｎｏ」欄１１０７にある下線部は、類似申請データへのハイパーリンクであり、ここをクリックすると、申請者が添付した類似申請データや、サーバが自動的に添付した類似申請データを開くことができる。申請者が添付した類似申請データとは、図３のステップＳ３１３で添付された類似申請データであり、サーバが自動的に添付した類似申請データとは、図４のステップＳ４０６で添付された類似申請データである。ステップＳ４０６で複数の類似申請データを取得した場合は、その中から１ｏｒ２件だけを抽出して、「添付申請Ｎｏ」欄１１０７に表示する。なお、サーバが自動的に添付した類似申請に否認された類似申請データがある場合は、「添付申請Ｎｏ（否認）」欄として表示する。この否認された類似申請データのリンクを表示することにより、承認者は過去の承認否認結果から承認すべきか否認すべきかを容易に判断することができる。

また、「添付申請Ｎｏ（承認済）」欄や「添付申請Ｎｏ（否認）」欄１１０７に表示する１件だけを抽出する方法としては、たとえば、見積り申請であれば、商品ＣＤが等しく、見積り金額が最も低い（否認の場合は最も高い）類似申請データとするなど、ステップＳ４０５で検索したキー以外の項目で絞り込む方法がある。図４のフローチャートの説明に戻る。

図４のステップＳ４０８において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、たとえば、図１１の添付申請リンク１１０７が押下されたかを判断する。添付申請リンク１１０７が押下されていれば、ステップＳ４０９へと処理を移行し、添付申請リンク１１０７が押下されていなければ、ステップＳ４１１へと処理を移行する。

次にステップＳ４０９において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、クライアント１０１で押下された図１１の１１０７の「添付申請Ｎｏ」と同じ「申請Ｎｏ．」の申請詳細データをサーバ１００の申請履歴データから取得する。なお、この処理は、ステップＳ４０６において、該当の「添付申請Ｎｏ」のデータをすでに受信していれば、サーバ１００へ通信をせず、クライアント１０１上で実施しても良い。

次にステップＳ４１０において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、「添付申請Ｎｏ」のデータの詳細画面を表示する。表示内容は、ステップＳ３１１と同様である。なお、画面上の項目やボタンの説明は図９と同様である。この図９のような画面を表示することにより、承認者が始めての承認操作であっても、過去に承認されている申請の詳細９０３を参考にして、現在の承認が適切かどうか判断して承認することができ、過去の慣習に倣った承認処理をスムーズに行うことができる。

次にステップＳ４１１において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、たとえば、図１１の類似申請参照ボタン１１０３が押下されたかを判断する。なお、類似申請参照ボタン１１０３は、承認画面において、常にボタンが押せる（アクティブな）状態であってもよいし、添付申請リンク１１０７が表示されていないときだけアクティブな状態であっても良い。類似申請参照ボタン１１０３が押下されていれば、ステップＳ４１２へと処理を進め、類似申請参照ボタン１１０３が押下されていなければ、ステップＳ４１６へと処理を移行する。

ステップＳ４１２へと移行すると、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０６でサーバ１００から送信された類似申請データの抽出結果をディスプレイ２１０に表示する。ディスプレイ２１０に表示した例を図８を参照して説明する。

図８の８００の類似申請一覧画面にはステップＳ３０８と同様に類似申請として抽出された検索結果が表示されており、それぞれの行の先頭には、選択ボックス８０１がある。デフォルトでは、選択ボックス８０１にはどれもチェックは付いていない。図４のフローチャートの説明に戻る。

次に、図４のステップＳ４１３において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザから図８の類似申請一覧画面の選択ボックスへの入力を受け付ける。その後、選択ボックスの入力を受け付けた「申請Ｎｏ．」の詳細情報を表示するために、サーバ１００に詳細情報要求命令を送信する。

次に、図４のステップＳ４１４において、サーバ１００のＣＰＵ２０１は、クライアント１０１から取得した「申請Ｎｏ．」のデータを申請履歴データから取得し、取得した申請履歴データの詳細をクライアント１０１に送信する。

次に、図４のステップＳ４１５において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、サーバ１００から受信した類似申請データをディスプレイ２１０に表示する。類似申請データの詳細を表示する画面の一例を図１２を参照して説明する。

図１２は、本発明のクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される類似申請詳細画面の画面イメージの一例を示す模式図である。

図１２の１２００は類似申請詳細画面の例であり、１２０１には「申請Ｎｏ．」、申請名９０２には、検索の際にキーワードとなった「商談価格決済」、１２０３には過去に申請され、承認された詳細データが表示されている。承認者は、この過去に承認されている申請内容１２０３を参考にして、現在の承認が適切かどうか判断して承認することができ、過去の慣習に倣った承認処理をスムーズに行うことができる。そのために、詳細データの申請状態（申請結果）１２０８を表示しており、申請状態１２０８欄には「承認済」や「否認」などが表示されている。また、１２００は「添付」ボタン１２０４を有していて、次の承認者のために図９の「添付」ボタン９０４のように、申請データに表示している図１２の類似申請データを添付することができる。なお、「添付」ボタン１２０４は、図１１の添付申請リンク欄１１０７に１件も表示されていないときにアクティブにした方が良いが、常時アクティブとしても良い。１２０５の「類似申請一覧へ」ボタンが押下されると、ステップＳ４１２へと処理を移行し、「閉じる」ボタン１２０６が押下されると、承認操作を中断して、本発明の処理を終える。図４のフローチャートの説明に戻る。

次に、図４のステップＳ４１６において、クライアント１０１のＣＰＵ２０１は、承認者からの承認／差戻し操作を受け付け、受け付けた情報をサーバ１００に送信する。

サーバ１００に送信された承認者からの承認／差戻し操作の結果は、次のステップＳ４１７において、サーバで通常のワークフローサーバとしての機能で承認／差戻し処理がなされる。なお、ステップＳ４１７の処理は通常の処理であるため、説明は省略する。

図６は、承認時にクライアント１０１のディスプレイ２１０に表示される各遷移画面の関係を説明した図である。

以上の処理により、ワークフローの承認者は、添付されたファイルを申請者が添付したデータなのか、サーバが自動的に添付したデータなのかを区別可能に表示することができ、たとえば、２つの添付ファイルを見比べることにより、承認操作の判断を容易にすることができるという効果を有する。

また、ワークフローの承認者は、一度も承認を経験していない申請データの場合は、サーバによる類似申請を添付して、承認者の承認操作の判断を容易にするという効果も有している。

上記実施形態では、サーバ１００は１台の情報処理装置に適用する場合を説明したが、１台で動作する情報処理装置であっても良いし、ネットワーク上のサーバとデータベースなどと処理主体を分けてもよい。またネットワーク上のサーバに差分ファイル記憶部を有していて、サーバから差分ファイル情報などを取得してもよい。

なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバ−ジョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インスト−ルするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図３，図４に示す機能が外部からインスト−ルされるプログラムによって、ホストコンピュ−タにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコ−ドを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ−タ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコ−ドを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコ−ド自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコ−ドを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコ−ドを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テ−プ，不揮発性のメモリカ−ド，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュ−タが読み出したプログラムコ−ドを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコ−ドの指示に基づき、コンピュ−タ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコ−ドが、コンピュ−タに挿入された機能拡張ボ−ドやコンピュ−タに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコ−ドの指示に基づき、その機能拡張ボ−ドや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベ−ス等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ サーバ
１０１ａ クライアント
１０１ｂ クライアント
１０２ ネットワーク

Claims (6)

1. 複数のユーザ間の業務処理を支援するワークフローシステムであって、
   前記ワークフローシステムを管理するワークフロー管理装置と、申請者クライアントにより申請された申請データの承認操作を行う端末としての承認者クライアントとを備え、
   前記ワークフロー管理装置は、
   過去に申請された申請データを記憶する申請履歴データ記憶手段と、
   ログインユーザを認証するログイン認証手段と、
   前記ログイン認証手段により認証されたログインユーザが承認すべき前記申請者クライアントから送信された申請データである第１の申請データを受信する受信手段と、
   前記ログインユーザが過去に、前記第１の申請データと類似する申請を承認処理した結果を検索する第１の申請データ検索手段と、
   前記第１の申請データ検索手段により検索された結果があるか否かに基づいて、前記ログインユーザが前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがあるか否か判断する承認判断手段と、
   前記承認判断手段により前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがないと判断した場合に、前記申請履歴データ記憶手段から、該第１の申請データと属性が類似する第２の申請データを検索し、かつ該第１の申請データと属性が類似する申請データのうち、否認された申請データを優先して検索する第２の申請データ検索手段と、
   前記第２の申請データ検索手段により検索された第２の申請データを、前記第１の申請データと共に前記承認者クライアントに送信する申請履歴データ送信手段と、を有し、
   前記承認者クライアントは、
   前記申請履歴データ送信手段により送信された前記第１の申請データ及び、前記第２の申請データを表示制御する申請データ表示制御手段と
   を有することを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記第２の申請データ検索手段は、前記申請履歴データ記憶手段から、前記第１の申請データと承認ルートが同じ申請データを検索することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 前記第２の申請データ検索手段は、前記申請履歴データ記憶手段から、前記第１の申請データと同じ権限を有する申請者から申請された申請データを検索することを特徴とする請求項１または２に記載のワークフローシステム。
4. 複数のユーザ間の業務処理を支援するワークフローシステムを管理する、申請者クライアントにより申請された申請データの承認操作を行う端末としての承認者クライアントと接続可能なワークフロー管理装置であって、
   過去に申請された申請データを記憶する申請履歴データ記憶手段と、
   ログインユーザを認証するログイン認証手段と、
   前記ログイン認証手段により認証されたログインユーザが承認すべき前記申請者クライアントから送信された申請データである第１の申請データを受信する受信手段と、
   前記ログインユーザが過去に、前記第１の申請データと類似する申請を承認処理した結果を検索する第１の申請データ検索手段と、
   前記第１の申請データ検索手段により検索された結果があるか否かに基づいて、前記ログインユーザが前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがあるか否か判断する承認判断手段と、
   前記承認判断手段により前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがないと判断した場合に、前記申請履歴データ記憶手段から、該第１の申請データと属性が類似する第２の申請データを検索し、かつ該第１の申請データと属性が類似する申請データのうち、否認された申請データを優先して検索する第２の申請データ検索手段と、
   前記第２の申請データ検索手段により検索された第２の申請データを、前記第１の申請データと共に前記承認者クライアントに送信する申請履歴データ送信手段と、
   を有することを特徴とするワークフロー管理装置。
5. 複数のユーザ間の業務処理を支援するワークフロー管理装置におけるワークフロー管理方法であって、
   前記ワークフロー管理装置は、過去に申請された申請データを記憶する申請履歴データ記憶手段を有し、
   申請者クライアントから送信された申請データである第１の申請データを受信する受信工程と、
   ログインユーザを認証するログイン認証工程と、
   前記ログイン認証工程により認証されたログインユーザが承認すべき前記申請者クライアントから送信された申請データである第１の申請データを受信する受信工程と、
   前記ログインユーザが過去に、前記第１の申請データと類似する申請を承認処理した結果を検索する第１の申請データ検索工程と、
   前記第１の申請データ検索工程により検索された結果があるか否かに基づいて、前記ログインユーザが前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがあるか否か判断する承認判断工程と、
   前記承認判断工程により前記第１の申請データに類似する申請を承認したことがないと判断した場合に、前記申請履歴データ記憶手段から、該第１の申請データと属性が類似する第２の申請データを検索し、かつ該第１の申請データと属性が類似する申請データのうち、否認された申請データを優先して検索する第２の申請データ検索工程と、
   前記第２の申請データ検索工程により検索された第２の申請データを、前記第１の申請データと共に申請データの承認操作を行う端末としての承認者クライアントに送信する申請履歴データ送信工程と、
   を有することを特徴とするワークフロー管理方法。
6. 請求項５に記載されたワークフロー管理方法を実行するためのプログラム。

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