JP5245687B2 - 処理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、データの閲覧処理を管理する処理装置及びプログラムに関する。

業務等において、申請者が行った申請に対して承認者がその申請内容を確認し、承認するといった作業が生じることがある。このような申請及び承認作業について、コンピュータを用いて行うためのシステムが知られている。このようなシステムを用いた場合、申請処理は電子文書等の文書データを用いて行われ、承認者は当該文書データを確認して承認のための入力操作を行う（例えば特許文献１）。
特開２００２−２７９３３５号公報

しかしながら、特許文献１のシステムでは、承認者が必ずしも申請内容を把握せずに承認処理を進めてしまうことがあった。何故ならば、承認者は承認のための入力操作を行うのみで承認作業を完了させることができ、承認の入力操作前に申請内容の文書データが確認されたかどうかのチェックは行われないためである。即ち、承認者は申請内容の文書データ内容を確認せずに承認を行うことができ、このために承認者が申請内容を把握せずに承認処理を進めてしまうことができた。

本発明の課題は、データ閲覧者に対してきちんとしたデータ内容の確認を促すことである。

請求項１は、データの閲覧処理を管理する処理装置であって、前記データを閲覧する際に要する規定閲覧時間を、当該データの内容、あるいは当該データを閲覧する閲覧者の属性に基づいて決定する決定手段と、前記データを閲覧者が閲覧した際に実際に閲覧した閲覧時間を取得し、その閲覧時間が前記データに対応して前記決定手段で決定された前記規定閲覧時間を満たすか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別結果に基づいて、前記データ閲覧後における処理を制御する処理制御手段と、を具備したことを特徴とする。

本発明によれば、データ閲覧者に対してきちんとしたデータ内容の確認を促すことができる。

以下、図を参照して本発明の実施形態について詳細に説明するが、この発明は、この実施の形態に限定されない。また、この発明の実施の形態は発明の最も好ましい形態を示すものであり、発明の用途はこれに限定されない。

図１に、本発明の実施形態による決裁装置１０を含む決裁システム１の主要構成を示す。
決裁システム１は、申請又は承認に関する情報の表示及び入力操作を行うためのクライアントＰＣ２と、申請及び承認に関する各種処理を行う決裁装置１０と、クライアントＰＣ２と決裁装置１０とを相互通信可能に接続するネットワーク３と、を備える。

クライアントＰＣ２は所謂パーソナルコンピュータであり、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、表示装置、入力装置及び通信装置等を有し、決裁装置１０が行う申請及び承認に関する各種処理内容に関する情報の表示や、各処理内容に対する入力操作等を行える。

図１に示す決裁システム１の構成には、一つのクライアントＰＣ２が設けられているが、申請者が操作する申請者端末としてのクライアントＰＣ２と、承認者が操作する承認者端末としてのクライアントＰＣ２とを含む複数のクライアントＰＣ２を設けてもよい。

図２に、決裁装置１０のブロック図を示す。
決裁装置１０は、ＣＰＵ１１と、主記憶装置１２と、補助記憶装置１３と、入力装置１４と、表示装置１５と、通信装置１６と、を有する。

ＣＰＵ１１は、入力装置１４や通信装置１６を介して行われる各種入力内容や、補助記憶装置１３等の記憶装置から読込可能な各種のプログラム及びデータの内容に応じて、決裁装置１０の動作に関する各種処理、制御を行う。
主記憶装置１２は、所謂ＲＡＭであり、ＣＰＵ１１が行う処理において一時的に生じるデータを格納する記憶領域として機能する。

補助記憶装置１３は、例えばハードディスクやフラッシュメモリ等の書き換え可能な記憶装置であり、ＣＰＵ１１が行う処理において読み込まれる図示しない各種プログラム、データ等を記憶する。
前述の各種プログラム、データ等に加え、補助記憶装置１３は少なくとも、閲覧時間情報管理データベース１３ａ、申請内容情報管理データベース１３ｂ、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃ及び承認処理プログラム２０を記憶する。承認処理プログラム２０は少なくとも、表示制御プログラム２１、計測プログラム２２、判定プログラム２３及び規定閲覧時間算出プログラム２４を含む。これらのデータベース及びプログラムについては後述する。

入力装置１４は、決裁装置１０の操作者（オペレータ）による入力操作を可能とする装置であり、例えばキーボードやマウス等が挙げられる。
表示装置１５は、ＣＰＵ１１による処理において生じた出力を表示する装置であり、例えばＣＲＴや液晶ディスプレイ等が挙げられる。
通信装置１６は、ネットワーク３を介してクライアントＰＣ２等との通信を可能とする装置であり、例えばＮＩＣ等が挙げられる。

次に、決裁システム１における承認処理について説明する。
図３に、決裁システム１における承認処理の許可／禁止の概念図を示す。
クライアントＰＣ２を介して申請者によって申請及び申請の承認依頼が行われると、承認者は承認依頼が行われた申請の申請内容を含む文書データ３０（図５参照）の閲覧及び当該申請に対する承認の可否を示す入力操作（承認処理）を行える。このとき、承認者による当該文書データ３０の閲覧時間は、決裁装置１０によって計測される。閲覧時間は、申請内容を含む文書データ３０がクライアントＰＣ２の表示装置に表示された時間であり、各承認処理に対して個別に計測、管理される。

承認者による文書データ３０の閲覧時間が所定の時間（規定閲覧時間）に満たない場合、決裁装置１０は承認処理を禁止し、当該閲覧時間が規定閲覧時間を満たす場合、決裁装置１０は承認処理を許可する。

具体的には、図３のパターンＡに示すように、承認者が申請内容を含む文書データ３０を閲覧開始後、閲覧時間が規定閲覧時間に満たない状態で承認処理を行おうとしても、決済装置１０によって承認処理は禁止される。
一方、図３のパターンＢに示すように、承認者が申請内容を含む文書データ３０を閲覧開始後、閲覧時間が規定閲覧時間を満たすと、承認処理が許可される。

ＣＰＵ１１は、クライアントＰＣ２から文書データ閲覧要求を受信すると、要求された文書データ３０をクライアントＰＣ２に表示させるためのデータ送信を行い、閲覧時間の計測を開始する。その後、クライアントＰＣ２に対して承認処理の入力操作が行われると、クライアントＰＣ２から当該入力操作に対応したデータが決裁装置１０に送信される。ＣＰＵ１１は、当該入力操作に対応したデータの受信時における閲覧時間と、その申請の規定閲覧時間とを比較し、閲覧時間が規定閲覧時間を満たすか否かによって承認処理の許可／禁止を決定する。

複数回に分けて申請内容を含む文書データ３０の閲覧が行われた場合、閲覧時間は累計で計測、管理される。即ち、ＣＰＵ１１は累計の閲覧時間が規定閲覧時間を満たすか否かによって、承認処理の許可／禁止を決定する。

例えば、図３のパターンＣ、Ｄに示すように、承認者が申請内容を含む文書データ３０を閲覧開始後、一度閲覧を中断し、その後閲覧を再開した場合を考える。このとき、パターンＣに示すように、閲覧の中断前の閲覧時間と、閲覧再開後の閲覧時間との累計の閲覧時間が規定閲覧時間に満たない状態で承認処理を行おうとしても、決済装置１０によって承認処理は禁止される。一方、パターンＤに示すように、累計の閲覧時間が規定閲覧時間を満たすと、承認処理が許可される。閲覧の中断が二度以上行われた場合であっても同様に、ＣＰＵ１１は累計の閲覧時間が規定閲覧時間を満たすか否かによって、承認処理の許可／禁止を決定する。

閲覧の中断があった場合、クライアントＰＣ２による文書データ３０の表示が終了したことを示すデータの送信がクライアントＰＣから決裁装置１０に対して行われる。決裁装置１０が文書データ３０の表示が終了したことを示すデータを受信すると、ＣＰＵ１１は閲覧時間の計測を終了すると共に終了までの閲覧時間を閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録する。このとき、閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録された閲覧時間は、表示されていた文書データ３０と対応付けられる。即ち、文書データ３０ごとに過去の閲覧時間が記録される。同一の文書データ３０について二度以上閲覧の中断が生じた場合、それまで閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録されていた閲覧時間と新たに計測された閲覧時間とを累計した閲覧時間が改めて閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録される。
過去に閲覧の中断があった文書データ３０による申請に対する決裁処理が行われた場合、ＣＰＵ１１は、決裁処理が行われた時点におけるその文書データ３０の閲覧時間と、閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録された閲覧時間のうちその文書データ３０に対応する閲覧時間とを累計した時間と規定閲覧時間とを比較し、承認処理の許可／禁止を決定する。

即ち、閲覧時間情報管理データベース１３ａは、承認者が申請内容の文書データ３０を閲覧した時間を記憶する。閲覧時間情報管理データベース１３ａは、申請内容と、閲覧時間と、を対応付けて記憶する。

図４に、閲覧時間情報管理データベース１３ａのデータ構造の一例を示す。
図４に示すように、閲覧時間情報管理データベース１３ａは、ワークフロー番号及び閲覧時間のレコードを有する。

ワークフロー番号は、申請内容毎に割り振られる固有の番号であり、後述する申請文書情報管理データベース１３ｂにより申請内容を示す文書データ３０と対応付けられる。即ち、ワークフロー番号によって申請内容を識別できる。

閲覧時間は、ワークフロー番号が示す申請内容について承認者がクライアントＰＣ２で文書データを表示させた時間であり、前述のようにＣＰＵ１１によって計測される。

ＣＰＵ１１は、承認処理の許可／禁止の決定を含む承認処理に関する処理を、承認処理プログラム２０を読み込んで実行処理することで行う。具体的には、表示制御プログラム２１が申請内容に対応した文書データ３０をクライアントＰＣ２に表示させ、計測プログラム２２がクライアントＰＣ２における文書データ３０の閲覧時間を計測し、判定プログラム２３が閲覧時間と規定閲覧時間との比較及び承認処理の許可／禁止の決定を行う機能を担う。

規定閲覧時間は、規定閲覧時間算出プログラム２４により、ＣＰＵ１１が算出する。規定閲覧時間は、申請内容が含む複数の要素の有無に基づき決定される。規定閲覧時間を決定する要素として、申請に用いられる文書データ３０に含まれる単語データ項目３１の入力項目数、文章データ項目のデータ量、文章の重要度、承認者の役割及び金額データ項目の値がある。以下、順を追って説明する。

まず、文書データ３０について説明する。
図５に、文書データ３０の一例を示す。
図５に示すように、文書データ３０は、申請日、名前、所属等の単語データ項目３１と、申請内容を示す文章データ項目３２と、を有する。単語データ項目３１は、どの文書データ３０であっても文書データ内の記載箇所とデータの型が予め定められているデータであり、単語データ項目３１の記載が不要な文書データ３０の場合、その単語データ項目３１は空白である。文章データ項目は、その文書データ３０による申請内容を具体的に記載する文字列を含むデータである。

文書データ３０は、補助記憶装置１３に記憶されている。補助記憶装置１３は、各文書データを個別に記憶する。例えば、入館申込書、勤怠申告書、稟議書又は見積書といった種類の文書データ３０について、ある種類の文書データ３０を用いた申請がクライアントＰＣ２を介して行われる場合、ＣＰＵ１１はクライアントＰＣ２から要求された種類の文書データ３０を補助記憶装置１３から呼び出してクライアントＰＣ２に送信する。また、申請に伴いクライアントＰＣ２で編集等が行われた文書データ３０は、個別に識別可能に補助記憶装置１３に記憶される。このとき、申請内容と文書データ３０とは申請内容情報管理データベース１３ｂによって対応付けられる。申請に対する承認者による承認の是非、即ち申請が承認されたか否かの情報も、申請内容と対応付けられて申請内容情報管理データベース１３ｂに記憶される。

即ち、申請内容情報管理データベース１３ｂは、申請と、その申請に用いられた文書データ３０と、その申請に対する承認の是非とを対応付ける。

図６に、申請内容情報管理データベース１３ｂのデータ構造の一例を示す。
図６に示すように、申請内容情報管理データベース１３ｂは、ワークフロー番号、文書の種類、文書名、申請者名、「申請内容１」、「申請内容２」、承認者、承認者の役割及びワークフロー状態のレコードを有する。

ワークフロー番号は前述の閲覧時間情報管理データベース１３ａのワークフロー番号と同様であり、各データベースはワークフロー番号によって対応付けられる。即ち、ワークフロー番号はキー項目である。

文書の種類は、申請に用いられた文書データ３０の文書の種類を示すレコードであり、規定閲覧時間を決定する要素のひとつである。
文書名は、文書データ３０の文書名を示すレコードである。申請者名は、その申請を行った者の名前を示すレコードである。「申請内容１」及び「申請内容２」は、その申請の申請内容を示すレコードであり、例えば申請日や申請内容の概要等が値として設定される。

承認者は、その申請の承認処理を行なう承認者の名前を示すレコードである。
承認者の役割は、その申請の承認処理を行なう承認者の役割を示すレコードであり、規定閲覧時間を決定する要素のひとつである。

ワークフロー状態は、その申請に対する承認処理の進行状態を示すレコードであり、例えば「承認依頼中」の場合は承認者に対する承認依頼要求が完了した段階であることを示し、「承認完了」の場合は承認処理が完了していることを示す。

以下、文書データ３０に含まれる要素と規定閲覧時間について説明する。
まず、単語データ項目３１の入力項目数と規定閲覧時間との関係について説明する。
図５に示すように、文書データ３０に単語データ項目３１が含まれる場合、記入された単語データ項目３１一つにつき所定の時間（例えば2[秒]）が規定閲覧時間に加算される。ＣＰＵ１１は記入された単語データの数を検出し、その数に応じた時間を規定閲覧時間に加算する。即ち、単語データ項目３１により加算される時間をＶ[秒]とした場合、ＣＰＵ１１は以下の式（１）によりＶを算出する。
Ｖ＝２×単語データ項目数 ……（１）

次に、文章データ項目のデータ量と規定閲覧時間との関係について説明する。
文章データ項目のデータ量1[byte]ごとに、単語データにおける所定の時間とは異なる所定の時間（例えば20[秒]）が規定閲覧時間に加算される。ＣＰＵ１１は文章データ項目のデータ量を算出し、そのデータ量に応じた時間を規定閲覧時間に加算する。即ち、文章データ項目のデータ量により加算される時間をＷ[秒]とした場合、ＣＰＵ１１は以下の式（２）によりＷを算出する。
Ｗ＝２０×文章データ項目のデータ量[byte]……（２）

次に、文章の重要度と規定閲覧時間との関係について説明する。
文書データ３０の文書種類ごとに予め定められた加算時間が規定閲覧時間に加算される。
図７に、文書種類と、重要度と、加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す。
図７に示すように、申請に用いる文書データ３０の文書種類と、その重要度及び加算時間は予め対応付けられて補助記憶装置１３に記憶されており、ＣＰＵ１１は申請内容情報管理データベース１３ｂにおいてその申請のワークフロー番号と対応付けられた文書種類と図７に示すテーブルデータとに基づき加算時間を決定して規定閲覧時間に加算する。重要度は、例えばＡ〜Ｃのようにランク付けされたパラメータであり、その申請内容に対する確認の重要性に応じたランクの重要度が対応付けられる。重要度と加算時間とは一定の関係を有するよう対応付けられており、文書データ３０の重要度が決定すると、重要度に応じた加算時間が決定する。

次に、承認者の役割と規定閲覧時間との関係について説明する。
承認者の役割ごとに予め定められた加算時間が規定閲覧時間に加算される。
図８に、承認者の役割と加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す。
図８に示すように、承認処理を行う承認者の役割と加算時間とは予め対応付けられて補助記憶装置１３に記憶されている。

ＣＰＵ１１は、申請内容情報管理データベース１３ｂにおいてその申請のワークフロー番号と対応付けられた承認者の役割と図８に示すテーブルデータとに基づき加算時間を決定して規定閲覧時間に加算する。

次に、金額データ項目の値と規定閲覧時間との関係について説明する。
文書データ３０に含まれる金額データ項目により表される金額ごとに予め定められた加算時間が規定閲覧時間に加算される。金額データ項目は、例えばその文書データ３０による申請内容が取り扱う金額等、申請内容に関る金額を表す項目である。
図９に、金額と加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す。
図９に示すように、金額データ項目により表される金額と加算時間とは予め対応付けられて補助記憶装置１３に記憶されている。

ＣＰＵ１１は、文書データ３０に含まれる金額データ項目の金額と図９に示すテーブルデータとに基づき加算時間を決定して規定閲覧時間に加算する。
文書データ３０に含まれる金額データ項目の特定のため、例えば金額データ項目を入力するための領域を文書データ内に設けてもよいし、文章データ項目内から金額データ項目を抽出する仕組みを設けてもよい。抽出する仕組みとして、例えば文章データ項目に対するＯＣＲ処理や特定の符号（例えば”\”マーク等）を抽出する処理等が挙げられるが、金額データ項目を特定できればその処理内容は問わない。

一つの文書データ３０に複数の金額データ項目が含まれる場合、最大の金額を示す金額データ項目に基づき加算時間を決定するようにしてもよい。

ＣＰＵ１１は、前述の各要素により規定閲覧時間に加算される時間を全て加味した算出結果を、その文書データ３０の規定閲覧時間として算出する。即ち、文章の重要度により加算される時間をＸ[秒]、承認者の役割により加算される時間をＹ[秒]、金額データ項目の金額により加算される時間をＺ[秒]、規定閲覧時間をＵ[秒]とした場合、ＣＰＵ１１は規定閲覧時間を以下の式（３）によって算出する。
Ｕ＝Ｖ＋Ｗ＋Ｘ＋Ｙ＋Ｚ……（３）

ＣＰＵ１１は、算出した規定閲覧時間を規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃに記録する。このとき、ＣＰＵ１１は文書データ３０とその文書データ３０に含まれる要素に基づき算出された規定閲覧時間とをワークフロー番号によって対応付ける。クライアントＰＣ２からの承認処理が行われた場合、ＣＰＵ１１は承認処理のために呼び出された文書データ３０に対応した規定閲覧時間を規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃから呼び出し、閲覧時間と規定閲覧時間との比較を行って承認処理の許可／禁止を決定する。

即ち、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃは、ＣＰＵ１１が算出した文書データ３０ごとの規定閲覧時間を記憶する。

文書データ３０の内容が更新された場合、ＣＰＵ１１は規定閲覧時間を再度計算し、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃに記憶された規定閲覧時間を更新する。

図１０に、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃのデータ構造の一例を示す。
図１０に示すように、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｃは、ワークフロー番号及び規定閲覧時間のレコードを有する。

ワークフロー番号は前述の閲覧時間情報管理データベース１３ａのワークフロー番号と同様であり、各データベースはワークフロー番号によって対応付けられる。即ち、ワークフロー番号によって、申請に用いられる文書データ３０と、その申請の閲覧時間と、その申請の規定閲覧時間と、が対応付けられる。
規定閲覧時間は、ワークフロー番号が示す申請内容について算出された規定閲覧時間であり、前述のように文書データ３０の各要素に基づきＣＰＵ１１によって算出される。

次に、決裁装置１０の動作について、図１１及至図１３のフローチャートを用いて説明する。
図１１は、申請から承認までの処理を示すフローチャートである。
申請者端末から申請が行われる場合、その申請内容を示す文書データ３０が登録される（ステップＳ１）。文書データ３０が登録されると、ＣＰＵ１１は、その文書データ３０を申請内容情報管理データベース１３ｂに保存し（ステップＳ２）、その申請の承認処理を行う承認者へ承認依頼要求を行う（ステップＳ３）。ステップＳ３における承認依頼要求は、例えば承認者に対するメール送信等によるが、承認者が承認依頼されたことを確認可能な方法であれば何でもよい。ステップＳ２に際し、ＣＰＵ１１はその文書データ３０が含む要素に基づき、規定閲覧時間を算出してその文書データ３０と対応付けて規定閲覧時間情報管理データベース１３ｂに記憶する。

その後、ステップＳ３で承認依頼要求を受けた承認者が申請内容の確認を開始すると（ステップＳ４）、ＣＰＵ１１は申請内容情報の表示処理を行う（ステップＳ５）。

図１２は、図１１のステップＳ５に示す申請内容情報の表示処理の動作を示すフローチャートである。
まず、承認者が操作するクライアントＰＣ２から申請内容の文書データ３０の表示要求が行われ、決裁装置１０が当該表示要求を受信する（ステップＳ２１）。ＣＰＵ１１は、補助記憶装置１３からステップＳ２で保存された文書データ３０を読み出し、クライアントＰＣ２へ送信する（ステップＳ２２）。文書データ３０を送信されたクライアントＰＣ２ではその文書データ３０の表示が行われる。即ち、ステップＳ２２のデータ送信は表示制御プログラム２１の機能による。

また、ＣＰＵ１１はステップＳ２２で送信した文書データ３０の閲覧時間を計測し、計測された閲覧時間を閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録する（ステップＳ２３）。具体的には、ＣＰＵ１１はステップＳ２２のデータ送信時から計測を開始し、クライアントＰＣ２における入力操作内容の受信結果（例えば文書データ３０の表示が終了したことを示すデータの受信等）に応じ、計測された閲覧時間を閲覧時間情報管理データベースａに記録する。このとき、ＣＰＵ１１は、その申請のワークフロー番号の閲覧時間が既に閲覧時間情報管理データベース１３ａにあるかどうかチェックし（ステップＳ２４）、ある場合（ステップＳ２４：ＹＥＳ）、既に記録されている閲覧時間と計測された閲覧時間とを累計加算して記録する（ステップＳ２５）。その申請のワークフロー番号の閲覧時間が閲覧時間情報管理データベース１３ａにない場合（ステップＳ２４：ＮＯ）、ＣＰＵ１１は計測された閲覧時間を閲覧時間情報管理データベース１３ａに記録する。以上で申請内容情報の表示処理は終了する。

申請内容情報の表示処理は、クライアントＰＣ２に対する入力操作内容に応じて複数回行われうる。例えば、文書データ３０の閲覧を一度終了した後、再度その文書データ３０の閲覧を開始する等、文書データ３０の表示が行われているクライアントＰＣ２に対する何らかの入力操作が行われると（ステップＳ６）、ＣＰＵ１１はその入力操作内容に応じて申請内容情報の表示処理を再度行う（ステップＳ７）。ステップＳ７で行われる申請内容情報の表示処理はステップＳ５と同様である。

承認者による申請内容の却下が行われると（ステップＳ８：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は申請者に対して申請が却下されたことを通知する却下通知を行う（ステップＳ９）。ステップＳ９における却下通知は、例えば申請者に対するメール送信等によるが、申請の却下を申請者が確認可能な方法であれば何でもよい。ステップＳ８の処理は、申請内容の却下を行う入力操作を示すデータをクライアントＰＣ２から受信した場合に行われる。

承認者による申請内容の却下が行われず（ステップＳ８：ＮＯ）、承認処理が行われると（ステップＳ１０）、ＣＰＵ１１は承認処理の許可／禁止制御処理を行う（ステップＳ１１）。

図１３は、図１１のステップＳ１１に示す承認処理の許可／禁止制御処理の動作を示すフローチャートである。
ＣＰＵ１１は、閲覧時間情報管理データベース１３ａから閲覧時間を読み出し（ステップＳ３１）、規定閲覧時間情報管理データベース１３ｂからその申請のワークフロー番号の規定閲覧時間を読み出し（ステップＳ３２）、閲覧時間は規定閲覧時間未満か否か判定する（ステップＳ３３）。閲覧時間が規定閲覧時間未満である場合（ステップＳ３３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は承認処理を禁止し（ステップＳ３４）、閲覧時間が規定閲覧時間未満でない場合（ステップＳ３３：ＮＯ）、ＣＰＵ１１は承認処理を許可する（ステップＳ３５）。以上で、承認処理の許可／禁止制御処理は終了する。

図１３に示す承認処理の許可／禁止制御処理後、図１１のステップＳ１２に進み、承認処理が許可され、完了している場合（ステップＳ１２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１はその申請について、申請内容情報管理データベース１３ｂのワークフロー状態レコードに承認完了を設定する（ステップＳ１３）。承認処理が完了していない場合（ステップＳ１２：ＮＯ）、ステップＳ４の処理へ戻る。

本実施形態によれば、ＣＰＵ１１は申請内容を示す文書データ３０の閲覧時間がその申請内容と対応付けられた規定閲覧時間に満たない場合、その申請内容に対する承認処理を禁止するので、承認者が申請内容の文書データ３０内容を確認せずに承認を行うことで、申請内容を把握せずに承認処理を進めてしまうことを抑止できる。即ち、承認者に対して申請内容の確認を促すことができる。

さらに、各文書データが含む要素に応じてＣＰＵ１１が規定閲覧時間を算出するので、申請内容に応じた規定閲覧時間に基づき承認処理の許可／禁止制御処理を行うことができる。即ち、承認者に対して各申請内容に相応な閲覧時間を要求することができる。

さらに、文章データ項目のデータ量に基づいて算出された時間が規定閲覧時間に加算されるので、文書データ３０が含む文章の長さに応じた規定閲覧時間を設けることができる。長大な文章を含む文書データ３０による申請内容については、短い文章で完結した文書データ３０による申請内容よりもその内容確認に時間を要することが推定されるので、ＣＰＵ１１は規定閲覧時間を長大な文章即ち大きな文章データ項目のデータ量に応じた時間として算出し、規定閲覧時間に加算する。これによって、長大な文章を含む文書データ３０を用いた申請内容について、承認者に確実に確認するよう促すことができる。また、短い文章で完結した文書データ３０について相対的に短い時間による規定閲覧時間とすることで、不要に長大な規定閲覧時間が設定されることで時間が無駄となることを防止でき、円滑な承認処理を進められる。

さらに、申請内容の重要度に基づいて算出された時間が規定閲覧時間に加算されるので、申請内容の重要度に応じた規定閲覧時間を設けることができる。ある施設への入館申込書を例とすると、いつ、誰が、どの施設への入館を希望するのか等の要点を承認者が確認できれば事足りるので、このように確認箇所がほぼ決まっている申請内容については重要度を下げ、規定閲覧時間を短く設定しても差し支えないと予想される。一方、見積書や稟議書のように、企業活動への影響や金銭の移動を伴うことが予想される申請内容の場合、文書データ３０の全ての内容を承認者が十分に確認することが求められるので、このような申請内容については重要度を上げ、十分に申請内容を確認したことを裏付けられる規定閲覧時間を設けることが望まれる。即ち、申請内容の重要度に応じた規定閲覧時間を設けることで、申請内容ごとに適正な規定閲覧時間を設けられる。

さらに、承認者の役割に基づいて算出された時間が規定閲覧時間に加算されるので、承認者の役割に応じた規定閲覧時間を設けることができる。申請者の直近の上長に対する承認処理については、その申請内容について十分に確認することが望まれるが、当該直近の上長の上長以降による承認処理については、当該直近の上長による承認処理が行われていることを前提とした内容確認でも差し支えない場合等がある。即ち、承認者の役割に応じた規定閲覧時間を設けることで、円滑な承認処理を進められる。

さらに、金額データ項目が示す金額に基づいて算出された時間が規定閲覧時間に加算されるので、申請に関る金額に応じた規定閲覧時間を設けることができる。

なお、本実施の形態における記述は、本発明の一例を示すものであり、これに限定しない。
例えば、閲覧時間の計測は、決裁装置１０以外が行ってもよい。例えば、クライアントＰＣ２で閲覧の開始時刻、終了時刻、承認処理の入力操作時刻等をデータとして決裁装置１０に送信し、決裁装置１０が各時刻に基づいて閲覧時間を算出するようにしてもよいし、クライアントＰＣ２側で計測された閲覧時間をデータとして送受信する仕組みを用いてもよい。クライアントＰＣ２における閲覧時間の計測ができればよく、その処理内容は問わない。

承認依頼や却下通知はメールによって行われているが、他の方法によって依頼又は通知を行ってもよい。例えば専用のメッセージ送受信システムを用いてもよい。

図５に示す文書データ、単語データ項目及び文章データ項目はあくまで一例であり、他のフォーマットによる文書データや他の単語データ項目等を用いてもよい。
各データベース及びテーブルデータの構造やレコードはあくまで一例であり、適宜変更可能である。

申請内容情報管理データベースに承認者の役割を含まず、別途人事システム等と連携して承認者の役割を照合可能としてもよい。具体的には、申請内容情報管理データベースに承認者のレコードを、人事システムの情報に承認者と承認者の役割とを対応付ける情報を持たせ、申請内容情報管理データベースの承認者をキーとして人事システムの情報から当該承認者の承認者の役割を呼び出し可能とする方法等が挙げられる。

本発明の実施形態による決裁装置を含む決裁システムの主要構成を示す図である。 決裁装置のブロック図を示す図である。 決裁システムにおける承認処理の許可／禁止の概念図を示す図である。 閲覧時間情報管理データベースのデータ構造の一例を示す図である。 文書データの一例を示す図である。 申請内容情報管理データベースのデータ構造の一例を示す図である。 文書種類と、重要度と、加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す図である。 承認者の役割と加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す図である。 金額と加算時間とを対応付けたテーブルデータの一例を示す図である。 規定閲覧時間情報管理データベースのデータ構造の一例を示す図である。 申請から承認までの処理を示すフローチャートである。 申請内容情報の表示処理の動作を示すフローチャートである。 承認処理の許可／禁止制御処理の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

２ クライアントＰＣ
１０ 決裁装置
１１ ＣＰＵ
１３ 補助記憶装置
１３ａ 閲覧時間情報管理データベース
１３ｂ 申請内容情報管理データベース
１３ｃ 規定閲覧時間情報管理データベース
２０ 承認処理プログラム
２１ 表示制御プログラム
２２ 計測プログラム
２３ 判定プログラム
２４ 規定閲覧時間算出プログラム

Claims (6)

1. データの閲覧処理を管理する処理装置であって、
   前記データを閲覧する際に要する規定閲覧時間を、当該データの内容、あるいは当該データを閲覧する閲覧者の属性に基づいて決定する決定手段と、
   前記データを閲覧者が閲覧した際に実際に閲覧した閲覧時間を取得し、その閲覧時間が前記データに対応して前記決定手段で決定された前記規定閲覧時間を満たすか否かを判別する判別手段と、
   前記判別手段による判別結果に基づいて、前記データ閲覧後における処理を制御する処理制御手段と、
   を具備したことを特徴とする処理装置。
2. 前記データの内容は、当該データの種類に応じた重要度、あるいは当該データのデータ量であり、
   前記決定手段は、前記重要度、あるいは前記データ量に基づいて、前記データに対応する前記規定閲覧時間を各データ毎に決定する、
   ことを特徴とする請求項１記載の処理装置。
3. 前記閲覧者の属性は、前記データを承認する承認者の役割であり、
   前記決定手段は、前記承認者の役割に基づいて、前記データに対応する前記規定閲覧時間を各承認者毎に決定する、
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の処理装置。
4. 前記判別手段は、前記閲覧者である承認者が、前記データの閲覧を終了した後に、そのデータを承認する際の承認処理時に際に、当該承認者が当該データを閲覧した閲覧時間を取得する、
   ことを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載の処理装置。
5. 前記判別手段は、前記閲覧者が前記データの閲覧を複数回に分けて行った際の各閲覧時間の合計時間を、当該閲覧者による閲覧時間として取得する、
   ことを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の処理装置。
6. データの閲覧処理を管理する処理装置のコンピュータを制御するためのプログラムであって、
   前記コンピュータを、
   前記データを閲覧する際に要する規定閲覧時間を、当該データの内容、あるいは当該データを閲覧する閲覧者の属性に基づいて決定する決定手段、
   前記データを閲覧者が閲覧した際に実際に閲覧した閲覧時間を取得し、その閲覧時間が前記データに対応して前記決定手段で決定された前記規定閲覧時間を満たすか否かを判別する判別手段、
   前記判別手段による判別結果に基づいて、前記データ閲覧後における処理を制御する処理制御手段、
   として機能させるようにしたコンピュータ読み取り可能なプログラム。

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