JP5053831B2

JP5053831B2 - ワークフローシステム、並びにその制御方法及び制御プログラム

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Publication number: JP5053831B2
Application number: JP2007340569A
Authority: JP
Inventors: 直樹松下; 宏之成定
Original assignee: キヤノンソフトウェア株式会社
Priority date: 2007-12-28
Filing date: 2007-12-28
Publication date: 2012-10-24
Anticipated expiration: 2027-12-28
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Description

本発明は、ワークフローシステム、並びにその制御方法及び制御プログラムに関し、特に、ワークフローに従って文書を処理するワークフローシステム、並びにその制御方法及び制御プログラムに関する。

特許文献１では、ワークフローを定義したＭＣＭ（マスタコントロールモジュール）１００を、セキュリティ制御を行うＳＭＭ（セキュリティマスタモジュール）１１０、プロジェクト制御を行うＰＭＭ（プロジェクトマスタモジュール）１２０、メンテナンス制御を行うＭＭＭ（メンテナンスマスタモジュール）１３０の上位に配置し、ＭＣＭ１００は、全モジュールを統括管理し、ワークフロー定義に従って業務管理を制御することにより、業務管理を完全に自動化する業務管理用コンピュータシステムが開示されている。
特開２０００−３３１０８３号公報

しかしながら、従来のワークフローシステムでは、ワークフローに添付した添付文書を後のステップで変更することができなかった。その理由としては、例えば起案者Ａ、承認者がＢ、Ｃ、Ｄのワークフローの場合、承認者Ｂが承認した後のステップで添付文書の内容が変更されると、後のステップでの承認の前提となる承認者Ｂの承認は無効とすべきであり、いったん承認者Ｂまで差し戻して再度承認者Ｂが承認する必要があったからである。確かに仮に添付文書が承認者Ｃのステップで変更された場合、承認者Ｂがその変更内容では承認しなかったというケースが生じる可能性がある。

このように従来のワークフローシステムでは、ワークフローの途中のステップで添付文書を変更することができないため、ワークフローが最終承認されるまでの期間が長くなるというケースがしばしば生じて、業務を遅延させる場合があった。ワークフローの途中のステップで新たな事実（良好な試験結果が得られた等）が生じても、業務の遅延を覚悟でワークフローをやり直すか、又はワークフローシステム以外（追加資料の手渡しや別途メールに添付等）で処理するしかなかった。

しかし、添付文書には様々な種類の文書があり、基本的な添付文書を変更する場合はワークフローを最初からやり直すべきであるが、ワークフローに添付した添付文書を途中のステップで変更したい場合は実際にはしばしば生じる。例えば、以下に列記する場合である。

細則的な添付文書に単に注意的な記載を追加する場合
明らかな誤記を訂正する場合
ワークフローの途中のステップで実験データや試験データを追加したい場合
別の新たな参考資料を追加する場合
なお、仮に添付文書のワークフローの途中のステップでの変更を認めた場合には、添付文書の変更に伴う弊害の発生を極力抑制する必要がある。

本発明の目的は、ワークフローの迅速性・柔軟性及びワークフローの各ステップでの承認処理の適正性を両立させることができるワークフローシステム、並びにその制御方法及び制御プログラムを提供することにあり、より具体的にはワークフローのステップ単位でオブジェクト単位の操作の可否を制御可能なワークフローシステム、並びにその制御方法及び制御プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１記載のワークフローシステムは、複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムであって、前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定手段と、前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定手段で設定されたワークフローを開始する開始手段と、ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始手段で開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定手段と、前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定手段で設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定手段と、前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御手段と、を備え、前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの追加が含まれることを特徴とする。
又、上記目的を達成するために、請求項４記載のワークフローシステムの制御プログラムは、複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、前記ワークフローシステムを、前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定手段と、前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定手段で設定されたワークフローを開始する開始手段と、ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始手段で開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定手段と、前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定手段で設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定手段と、前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御手段と、して機能させ、前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの編集が含まれることを特徴とする。
又、上記目的を達成するために、請求項５記載のワークフローシステムの制御方法は、複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムの制御方法であって、前記ワークフローシステムの第１の設定手段が、前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定ステップと、前記ワークフローシステムの開始手段が、前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定ステップで設定されたワークフローを開始する開始ステップと、前記ワークフローシステムの第２の設定手段が、ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始ステップで開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定ステップと、前記ワークフローシステムの第３の設定手段が、前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定ステップで設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定ステップと、前記ワークフローシステムの制御手段が、前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御ステップと、を備え、前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの編集が含まれることを特徴とする。

本発明によれば、ワークフローの迅速性・柔軟性及びワークフローの各ステップでの承認処理の適正性を両立させることができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

まず、本発明の実施の形態に係るワークフローシステムについて説明する。

図１は、本実施の形態に係るワークフローシステムの構成を示すブロック図である。

図１において、ワークフローシステム１０は、ワークフロー管理サーバ１１と、起案者端末１２と、文書修正者端末１３と、承認者端末１４，１５とを有し、これらは互いに通信回線１６を介して通信可能に接続されている。

起案者端末１２、文書修正者端末１３及び承認者端末１４，１５は典型的にはパーソナルコンピュータであるがＰＤＡや携帯電話端末であってもよい。

図２は、図１におけるワークフロー管理サーバ及び各端末のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２において、ワークフロー管理サーバ１１及び各端末１２，１３，１４，１５は夫々、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ２９を備え、これらは互いにシステムバス２０を介して接続されている。ＣＰＵ２１はワークフロー管理サーバ１１及び各端末毎の制御を司る。ワークフロー管理サーバ１１のハードディスク２８にはオペレーションシステムや図３乃至図７の各プログラムや、図８乃至図９のワークローテーブルや各添付文書やワークフローのテンプレート、人事マスタや組織マスタ等の各種のマスタファイルが記憶されている。図３乃至図７の各プログラムは、ハードディスク２８からＲＡＭ２２に読み出され、ＣＰＵ２１の制御の元で処理を実行する。

次に、本実施の形態に係るワークフローシステムが実行するワークフロー登録処理について説明する。

図３は、図１のワークフローシステムが実行するワークフロー登録処理のフローチャートである。本ワークフロー登録処理は、ワークフロー管理サーバ１１のＣＰＵ２１の制御の下で実行される。なお、図３のステップＳ３０２〜Ｓ３０４で登録される内容は図８及び図９に示すワークフローテーブルに記憶される。また、本ワークフロー登録処理の実行前に、ワークフローの起案者は起案者端末１２からワークフロー管理サーバ１１へのログインが完了しており、起案者端末１２の画面にはワークフロー管理サーバ１１から受信した画面情報を用いてワークフロー開始画面（図示しない）が表示されているものとする。ワークフロー開始画面には登録済みのワークフローを選択するためのリストボックスと、ワークフロー新規登録ボタンと、終了ボタン（いずれも図示しない）とが表示されているものとする。

図３において、まず、今回開始するワークフローが登録済みか否かを判別する（ステップＳ３０１）。具体的には、ワークフロー開始画面でワークフロー新規登録ボタンが押下されたことを検知したときは（ステップＳ３０１でＮＯ）、続くステップＳ３０２の処理へ進み、リストボックス中の特定の登録済みのワークフローが選択されたことを検知したときは（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、本処理を終了する。

続くステップＳ３０２では、起案者端末１２の画面に表示された入力画面（図示しない）から入力されたワークフロー名称、ワークフローの最大添付文書数などのワークフロー書誌情報を登録する。

次いで、起案者端末１２の画面に表示されたステップ定義ボタン（図示しない）が押下されると、起案者端末１２の画面に図１０に示すようなワークフローステップ定義画面１００が表示されて、起案者はワークフローの各ステップの流れをワークフローステップ定義画面１００で定義する。なお、図１０に示すワークフローステップ定義画面１００はステップ定義を終えた時点で表示される画面の一例である。当初図１０に示すワークフローステップ定義画面１００には、ワークフロー定義データとしては左端にスタートアイコン１０１のみが表示されており、画面上部の定義作業用のツールバー１０２でステップアイコン１０３をマウス２７のポインタ（図示しない）を合わせてマウス２７の左ボタン（図示しない）をクリックするとステップアイコン１０３ａがスタートアイコン１０１の右側に追加され、スタートアイコン１０１と矢印（→）で結合される。このステップアイコン１０３ａをマウス２７の右ボタン（図示しない）でクリックすると表示されるサブメニュー（図示しない）で「ステップ名称入力」を選択し、ステップ名称（例えば、「見積書添付」）を入力する。また、このステップアイコン１０３ａをマウス２７の右ボタンでクリックすると表示されるサブメニューで「役割入力」を選択し、表示されるリストボックス（図示しない）から当該ステップの担当社員役割（例えば、「文書添付」、「課長承認」、「部長承認」、「本部長承認」、「事業部長承認」、「役員承認」、「文書修正」等）を選択して入力する。さらに、ツールバー１０２でステップアイコン１０３を選択してステップアイコン１０３ｂを図１０のワークフローステップ定義画面１００に追加してから「見積書添付」のステップアイコン１０３ａをマウス２７の右ボタンでクリックすると表示されるサブメニューで「ステップ結合」を選択し、次に結合先のアイコンを選択する（ステップアイコン１０３ｂを選択する）と両アイコン１０３ａ，１０３ｂが矢印（図１０の「→」）で結合される。また、ツールバー１０２で評価アイコン１０４をマウス２７のポインタを合わせて左ボタンをクリックすると評価アイコン１０５ａが追加される。さらに、既述の方法で評価アイコン１０４ａの右側にステップアイコン１０３ｃ，１０３ｄを２つ追加し、評価アイコン１０４ａの左側のステップアイコン１０３ｂとこの評価アイコン１０４ａを矢印（→）で結合する。次に、評価アイコン１０４ａをマウス２７の右ボタンでクリックすると表示されるサブメニュー（図示しない）で「承認の場合の次ステップの指定」を選択し、次に承認時のステップアイコン１０３ｃを選択するとこのステップアイコン１０３ｃと評価アイコン１０４ａが矢印（→）で結合される。次に、評価アイコン１０４ａをマウス２７の右ボタンでクリックすると表示されるサブメニューで「否認の場合の次ステップの指定」を選択し、次に否認時のステップアイコン１０３ｄを選択するとこのステップアイコン１０３ｄと評価アイコン１０４ａが矢印（→）で結合される。このようにステップアイコン１０３と評価アイコン１０４を必要な数だけ追加し、最後に最終決済アイコン１０５ａを追加して、最後のステップアイコン１０３ｅと結合してからツールバー１０２の保存アイコン（図示しない）をクリックすると、ワークフローのステップが定義され、これを検知したワークフロー管理サーバ１１はワークフローステップを登録する（ステップＳ３０３）。具体的には、図８及び図９に示すワークフローテーブルにワークフローの総ステップ数（図１０の画面で追加されたステップアイコン１０３の数であり、評価アイコン１０４などの数は含まない）、ステップ名称、担当社員役割、承認時／作業完了時の次ステップ番号、否認時の次ステップ番号、自動的に採番されるワークフローＩＤ等をハードディスク２８の所定のディレクトリに記憶する。

次いで、起案者端末１２の画面に表示された入力画面で起案者により指定されたワークフローに共通添付するワークフロー添付文書を登録して（ステップＳ３０４）、本処理を終了する。なお、ステップＳ３０４で指定されたワークフローに共通添付するワークフロー添付文書はワークフロー管理サーバ１１のハードディスク２８の所定のディレクトリにそのコピーが保存される。

次に、本実施の形態に係るワークフローシステムが実行するワークフロー開始処理について説明する。

図４は、図１のワークフローシステムが実行するワークフロー開始処理のフローチャートである。本ワークフロー開始処理は、起案者端末１２から受信した各種情報を用いて、ワークフロー管理サーバ１１のＣＰＵ２１の制御の下で実行される。

図４において、まず、起案者端末１２の画面に表示された入力画面で操作者によりワークフローが選択されると、ワークフローテーブルから該当するワークフローを検索して、該当するワークフローの情報（ワークフロー名称、権限区分、起動に必要なパラメータ項目）をＲＡＭ２２に記憶する（ステップＳ４０１）。権限区分はこのワークフローを開始できる社員の職位（後述する）を示し、例えば権限区分が２の場合開始しようとする社員の職位を社員マスタを参照して判定し職位が主任／係長以上の社員であれば開始は許可される。

次いで、ログインした起案者端末１２のユーザＩＤと権限区分とを用いて、起案者端末１２の操作者に実行権限があるか否かを判別し、（ステップＳ４０２）、実行権限があるときは（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、続くステップＳ４０３の処理に進み、実行権限がないときは（ステップＳ４０２でＮＯ）、起案者端末１２の画面に実行権限がないのでワークフローを開始することはできない旨のメッセージを表示して（ステップＳ４０９）、本処理を終了する。

続くステップＳ４０３では、ワークフローのステップ毎に、図８及び図９に示すワークフローテーブルの担当社員役割と操作者の社員番号とを用いて、各ステップの割当ユーザを設定する。具体的には、操作者の社員番号をキーにして外部の人事サーバ（図示しない）に記憶されている社員マスタ（図示しない）を通信回線１６経由で参照して、操作者の所属組織コードを受信し、この組織コードをキーにして外部の人事サーバの組織マスタ（図示しない）の課長や部長や本部長の社員コードを参照する。社員マスタには社員番号、社員名、所属組織コード、職位（例えば一般社員：１、主任／係長：２、課長／主管：３、部長／主席：４、本部長：５、事業部長：６、取締役：７、常務：８、専務：９、社長：１０）が記憶されており、組織マスタには組織コード、組織名称、組織長の社員番号、上位組織の組織コード、下位組織の組織コードが記憶されている。なお、担当社員役割が文書修正の場合等、割当ユーザを機械的に設定できないときは、当該ステップの割当ユーザについては空白のままとし、後のステップで設定する。なお、ワークフロー管理サーバ１１の記憶手段（例えばハードディスク２８）が上述した社員マスタや組織マスタを記憶していてもよい。

次いで、起案者端末１２の画面に表示された、図１１に示すような入力画面１１０で操作者によりワークフローに添付させる文書（オブジェクト）、及び当該文書の文書属性（変更不可、追加可能通知、追加可能非通知、変更可能通知、変更可能非通知）（制限条件）が選択されると、その内容をワークフローテーブルに記憶する（ステップＳ４０４）（設定手段）。なお、文書属性は、文書の所定の部分を指定してその部分に対して選択することもできる。また、文書属性における通知や非通知とは、ワークフローの実行中において、あるステップで文書に対して変更（編集）や追加がされた場合、その操作に応じた当該文書の変更内容をそのステップ以前のステップで当該文書を承認した承認者へ通知する処理を実行するか否かを制御するための一種のフラグである。

次いで、起案者端末１２の画面に表示された、図１２に示すような入力画面１２０で操作者によりワークフローのステップ毎に、各ステップ単位の文書属性（制限条件）が選択されると、後述する図５の各ステップの文書属性設定処理を実行する（ステップＳ４０５）（設定手段）。なお、ステップＳ４０４で設定された文書単位での文書属性よりもステップＳ４０５で設定するステップ単位での文書属性を優先する。

次いで、ワークフローの各ステップの文書属性情報を図８及び図９のワークフローテーブルに記憶して、ワークフローを開始する（ステップＳ４０６）。

次いで、ワークフローに添付された文書の文書属性をデフォルトである「読み取り専用」に変更する（ステップＳ４０７）。これにより、ワークフローの各ステップでは添付文書の編集／追加権限がないと添付文書の編集／追加は不可能である。

次いで、ワークフローテーブルの開始した図８に示すワークフローテーブルの当該ワークフローのワークフローステータスを「定義済」から「実行中」に更新して（ステップＳ４０８）、本処理を終了する。

図５は、図４におけるステップＳ４０５で実行される各ステップの文書属性設定処理のフローチャートである。本処理では、ワークフローのそれぞれのステップに対して、添付文書の編集／追加の可否を設定する。

図５において、まず、ワークフローテーブルのワークフローの総ステップ数を参照してステップの順番・分岐条件が既に定義されているか否かを判別し（ステップＳ５０１）、定義済みのときは（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、続くステップＳ５０２の処理に進み、未定義のときは（ステップＳ５０１でＮＯ）、本処理を終了する。

続くステップ５０２では、定義済みのワークフローのステップ数だけ後述するステップＳ５０３〜ステップＳ５０９の処理を繰り返す。

次いで、定義済みのワークフローの承認者を読み込んで当該ステップの割当ユーザを設定する（ステップＳ５０３）。ステップＳ５０３では当該ステップの承認者や作業者が割当ユーザ（図８及び図９の担当社員番号で特定されるユーザ）と設定されるが、各端末から受信した設定情報を用いて、承認者や作業者以外を割当ユーザとして設定することも可能であり、承認者や作業者以外を割当ユーザとした場合はその社員の社員番号が図８及び図９のワークフローテーブルの添付文書編集可能社員番号又は添付文書追加可能社員番号に記憶される。なお、担当社員番号を変更することはできない。すなわち例えばステップ１であればＳｔｅｐ０１＿Ｄｏｃ＿Ａｍｄ＿ＩＤは読取専用に設定される。また、たとえ添付文書編集可能社員番号又は添付文書追加可能社員番号が設定されていても、後述する添付文書編集可否フラグがオフになっている場合は添付文書の編集はできないし、添付文書追加可否フラグがオフになっている場合は添付文書の追加はできない。さらに、添付文書の文書属性が変更可能になっていても、当該ステップにおいてステップ属性としての後述する添付文書編集可否フラグ（例えばステップ１であればＳｔｅｐ０１＿Ｄｏｃ＿Ａｍｄ＿Ｆｌｇ）がオフになっている場合は少なくとも当該ステップでは添付文書の編集はできない。また、添付文書の文書属性が追加可能になっていても、当該ステップにおいてステップ属性としての添付文書追加可否フラグ（例えばステップ１であればＳｔｅｐ０１＿Ｄｏｃ＿Ａｄｄ＿Ｆｌｇ）がオフになっている場合は少なくとも当該ステップでの新たな添付文書の追加はできない。

次いで、起案者端末１２から受信した設定情報を用いて、当該ステップで添付文書の編集を許可するか否かを判別し（ステップＳ５０４）、添付文書の編集を許可するときは（ステップＳ５０４でＹＥＳ）、ステップＳ５０５の処理に進み、添付文書の編集を許可しないときは（ステップＳ５０４でＮＯ）、ステップＳ５０６の処理に進む。

続くステップＳ５０５では、定義済みワークフロー情報の当該ステップ部分の添付文書編集可否フラグをオンにする。

続くステップＳ５０６では、定義済みワークフロー情報の当該ステップ部分の添付文書編集可否フラグをオフにする。

次いで、起案者端末１２から受信した設定情報を用いて、当該ステップで添付文書の追加を許可するか否かを判別し（ステップＳ５０７）、添付文書の追加を許可するときは（ステップＳ５０７でＹＥＳ）、ステップＳ５０８の処理に進み、添付文書の追加を許可しないときは（ステップＳ５０７でＮＯ）、ステップＳ５０９の処理に進む。

続くステップＳ５０８では、定義済みワークフロー情報の当該ステップ部分の添付文書追加可否フラグをオンにする。

続くステップＳ５０９では、定義済みワークフロー情報の当該ステップ部分の添付文書追加可否フラグをオフにする。

次いで、定義済みのワークフローのステップ数だけステップＳ５０３〜ステップＳ５０９の処理を繰り返して（ステップＳ５１０）、本処理を終了する。

次に、本実施の形態に係るワークフローシステムが実行するワークフローの１ステップである業務処理について説明する。

図６は、図１のワークフローシステムが実行するワークフローの１ステップである業務処理のシーケンス図である。本業務処理におけるステップＳ６０１〜ステップＳ６０５の処理は、各承認者端末のＣＰＵ２１の制御の下で実行され、ステップＳ６１１〜ステップＳ６１５の処理は、ワークフロー管理サーバ１１のＣＰＵ２１の制御の下で実行される。また、本業務処理では、定義済みで開始されたワークフローにおいて、ワークフロー管理サーバ１１は各承認者端末から受信した諾否（承認する／否認する）情報又は指示情報（添付文書のダウンロードや編集や追加）を用いてワークフローの１ステップでの承認処理や否認処理、添付文書の編集処理や追加処理を実行する。

図６において、まず、承認者端末はワークフロー管理サーバ１１へ画面情報を要求する（ステップＳ６０１）。

次いで、画面情報の要求を受信したワークフロー管理サーバ１１は、図１３に示すような入力画面１３０を表示させるための画面情報を承認者端末に送信する（ステップＳ６１１）。

次いで、ワークフロー管理サーバ１１から画面情報を受信した承認者端末は、その画面に図１３の入力画面１３０を表示する（ステップＳ６０２）。図１３の入力画面１３０には、ステップ名称（例えば、「課長承認」）と、添付文書名称（例えば、「ＰＣ購入依頼書」）と、各添付文書に対して可能な操作を示すボタン（例えば、「ＰＣ購入依頼書」に対する「ダウンロード」操作のボタンや「編集」操作のボタン）と、当該ステップで添付文書を追加するための「文書追加」ボタンと、承認処理を行うための「承認」ボタンと、否認処理を行うための「否認」ボタンとが表示される。

次いで、図１３の画面で承認者により各種ボタンの押下等の操作がされると（ステップＳ６０３）、承認者端末はワークフロー管理サーバ１１へ操作情報を送信する（ステップＳ６０４）。操作情報とは、図１３の画面で「承認」ボタンや「否認」ボタンが押下されたことによる許諾（承認する／否認する）情報や指示情報（添付文書のダウンロードや編集や追加）である。

次いで、操作情報を受信したワークフロー管理サーバ１１は、後述する図７の操作に応じた処理を実行して（ステップＳ６１２）、ワークフローの当該ステップにおける承認／否認処理、添付文書の編集／追加処理を行う。

次いで、ワークフロー管理サーバ１１はＲＡＭ２２のワークエリアのエラーフラグを参照してステップＳ６１２の操作に応じた処理でエラーが発生したか否かを判別する（ステップＳ６１３）。

ステップＳ６１３の判別の結果、エラーが発生したときは（ステップＳ６１３でＹＥＳ）、ワークフロー管理サーバ１１はＲＡＭ２２のワークエリアのエラーフラグ及びエラーメッセージを用いてエラー情報を承認者端末に送信する（ステップＳ６１４）。

次いで、エラー情報を受信した承認者端末は、その画面にエラー画面を表示する（ステップＳ６０５）。

ステップＳ６１３の判別の結果、エラーが発生していないときは（ステップＳ６１３でＮＯ）、ワークフロー管理サーバ１１は図８及び図９のワークフローテーブルの当該ステップ及び当該ステップ以前の各ステップの担当社員コメントを参照してワークフローの次のステップの画面情報を生成して（ステップＳ６１５）、本処理を終了する。

図７は、図６におけるステップＳ６１２で実行される操作に応じた処理のフローチャートである。本処理は、ワークフロー管理サーバ１１のＣＰＵ２１の制御の下で実行され、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の更新情報又は新たな追加の添付文書情報を受信した場合に、編集・追加の許可を判断して編集・追加処理を実行する処理である。

図７において、まず、図８及び図９のワークフローテーブルの当該ステップの添付文書編集可否フラグを参照して当該ステップの属性が添付文書の編集を許可しているか否かを判別し（ステップＳ７０１）、編集を許可しているときは（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、ステップＳ７０２の処理に進み、編集を許可していないときは（ステップＳ７０１でＮＯ）、ステップＳ７０５の処理に進む。

続くステップＳ７０２では、図８及び図９のワークフローテーブルの当該ステップの添付文書追加可否フラグを参照して当該ステップの属性が添付文書の追加を許可しているか否かを判別し、追加を許可しているときは（ステップＳ７０２でＹＥＳ）、ステップＳ７０３の処理に進み、追加を許可していないときは（ステップＳ７０２でＮＯ）、ステップＳ７０４の処理に進む。

続くステップＳ７０３では、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の更新情報を受信した場合には、当該添付文書の添付文書属性が編集可能のときは、添付文書の編集処理を実行し、新たな追加の添付文書情報を受信した場合には、当該添付文書の添付文書属性が追加可能のときは、添付文書の追加処理を実行する。具体的に添付文書の追加処理は、図１３の画面で「文書追加」ボタンが押下されると図１３の画面から図１１の画面に遷移し、当該ステップで追加する文書名を選択すると共に、追加する文書の属性をリストボックスから選択する。なお、図１１の画面には「参照」ボタン（図示しない）が表示されており、「参照」ボタンの押下により所望のフォルダを参照して文書を選択することができる。そして、図１１の画面で「ＯＫ」ボタンを押下すると図１３の画面に戻る。また、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の参照要求情報（「ダウンロード」ボタン押下）を受信した場合は、当該添付文書の文書情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信する。

一方、ステップＳ７０４では、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の更新情報を受信した場合には、当該添付文書の添付文書属性が編集可能のときは、添付文書の編集処理を実行するが、新たな追加の添付文書情報を受信した場合には、添付文書の追加処理を実行せず、エラー情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信するためにＲＡＭ２２のワークエリアにエラーフラグ（オン）及びエラーメッセージを記憶する。また、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の参照要求情報を受信した場合は、当該添付文書の文書情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信する。

また、ステップＳ７０５では、図８及び図９のワークフローテーブルの当該ステップの添付文書追加可否フラグを参照して当該ステップの属性が添付文書の追加を許可しているか否かを判別し、追加を許可しているときは（ステップＳ７０５でＹＥＳ）、ステップＳ７０６の処理に進み、追加を許可していないときは（ステップＳ７０５でＮＯ）、ステップＳ７０７の処理に進む。

続くステップＳ７０６では、承認者端末又は文書修正者端末１３から新たな追加の添付文書情報を受信した場合には、当該添付文書の添付文書属性が追加可能のときは、添付文書の追加処理を実行するが、添付文書の更新情報を受信した場合には、添付文書の編集処理を実行せず、エラー情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信するためにＲＡＭ２２のワークエリアにエラーフラグ（オン）及びエラーメッセージを記憶する。また、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の参照要求情報を受信した場合は、当該添付文書の文書情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信する。

一方、ステップＳ７０７では、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の参照要求情報を受信した場合は、当該添付文書の文書情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信するが、承認者端末又は文書修正者端末１３から添付文書の更新情報を受信した場合及び新たな追加の添付文書情報を受信した場合には、添付文書の編集処理及び添付文書の追加処理を実行せず、エラー情報を承認者端末又は文書修正者端末１３に送信するためにＲＡＭ２２のワークエリアにエラーフラグ（オン）とエラーメッセージを記憶する。

ステップＳ７０３、ステップＳ７０４、ステップＳ７０６又はステップＳ７０７の後、ステップＳ７０８では、承認者端末又は文書修正者端末１３から許諾指示を受信した場合は、ワークフロー管理サーバ１１のシステム日付を参照して図８及び図９のワークフローテーブルの当該ステップの承認（終了）／否認日付と承認（終了）／否認区分とを更新して、本処理を終了する。

上述したように、本実施の形態によれば、ワークフローの迅速性・柔軟性及びワークフローの各ステップでの承認処理の適正性を両立させることができる。

また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した本実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した各実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記本実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した本実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、前述した本実施の形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。

本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの構成を示すブロック図である。図１におけるワークフロー管理サーバ及び各端末のハードウェア構成を示すブロック図である。図１のワークフローシステムが実行するワークフロー登録処理のフローチャートである。図１のワークフローシステムが実行するワークフロー開始処理のフローチャートである。図４におけるステップＳ４０５で実行される各ステップの文書属性設定処理のフローチャートである。図１のワークフローシステムが実行するワークフローの１ステップである業務処理のシーケンス図である。図６におけるステップＳ６１２で実行される操作に応じた処理のフローチャートである。ワークフロー管理サーバのワークフローテーブルを説明するための図である。ワークフロー管理サーバのワークフローテーブルを説明するための図である。図３におけるステップＳ３０３で起案者端末の画面に表示されるワークフローステップ定義画面の一例である。図４におけるステップＳ４０４で起案者端末の画面に表示される入力画面の一例である。図４におけるステップＳ４０５で起案者端末の画面に表示される入力画面の一例である。図６におけるステップＳ６０２で承認者端末の画面に表示される入力画面の一例である。

符号の説明

１０ワークフローシステム
１１ワークフロー管理サーバ
１２起案者端末
１３文書修正者端末
１４，１５承認者端末
１６通信回線

Claims

複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムであって、
前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定手段と、
前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定手段で設定されたワークフローを開始する開始手段と、
ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始手段で開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定手段と、
前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定手段で設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定手段と、
前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御手段と、
を備え、
前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの追加が含まれること
を特徴とするワークフローシステム。
前記添付オブジェクトの追加が許可されるステップにおいて、追加された添付オブジェクトを取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した前記添付オブジェクトに対して編集可能な操作を設定する第４の設定手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
前記ワークフローの実行中において、前記ステップのうち所定のステップで前記添付オブジェクトに対して操作がされた場合、その操作に応じた当該添付オブジェクトの変更内容を、当該所定のステップより前のステップの第１の割当ユーザに通知する通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、
前記ワークフローシステムを、
前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定手段と、
前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定手段で設定されたワークフローを開始する開始手段と、
ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始手段で開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定手段と、
前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定手段で設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定手段と、
前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御手段と、
して機能させ、
前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの編集が含まれること
を特徴とする制御プログラム。
複数のステップを有するワークフローに従って、前記ワークフローに添付されるオブジェクトである添付オブジェクトを処理するワークフローシステムの制御方法であって、
前記ワークフローシステムの第１の設定手段が、前記ワークフローに添付する前記添付オブジェクト、及び、当該添付オブジェクトの変更や追加の可否を含む文書属性情報、並びに、前記ワークフローの複数のステップそれぞれで承認処理を行う担当者である第１の割当ユーザの職位、及び、複数のステップそれぞれの前記第１の割当ユーザが添付オブジェクトに対して可能な操作を含むワークフローテーブルを設定する第１の設定ステップと、
前記ワークフローシステムの開始手段が、前記ワークフローの開始を要求する起案ユーザからのワークフロー開始要求に従って、前記第１の設定ステップで設定されたワークフローを開始する開始ステップと、
前記ワークフローシステムの第２の設定手段が、ワークフロー開始要求を行った前記起案ユーザが属する組織の組織コードを用いて、当該組織において、前記第１の設定手段により前記ワークフローのそれぞれのステップの第１の割当ユーザの職位として設定された職位を有するユーザを特定し、当該特定されたユーザを、前記開始ステップで開始されたワークフローのそれぞれのステップの前記第１の割当ユーザに設定する第２の設定ステップと、
前記ワークフローシステムの第３の設定手段が、前記起案ユーザによる操作に従って入力される、前記ステップ毎の、前記第２の設定ステップで設定された第１の割当ユーザ以外で、当該ステップで前記添付オブジェクトに対する操作が可能な第２の割当ユーザと、その第２の割当ユーザが当該ステップで前記添付オブジェクトに対して可能な操作と、を含む制限条件を設定する第３の設定ステップと、
前記ワークフローシステムの制御手段が、前記ワークフローテーブル及び前記制限条件を用いて、前記ステップ毎に、それぞれの割当ユーザによる前記添付オブジェクトに対する操作の可否を制御する制御ステップと、
を備え、
前記添付オブジェクトに対して可能な操作には、添付オブジェクトの編集及び添付オブジェクトの編集が含まれること
を特徴とする制御方法。