JP2003256630A - データフロー管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 アクセス権のミスマッチによるデータフロー
の中断を発生させない。また、データフローの定義の容
易化を図る。 【解決手段】 アクセス権設定処理部１６は、ドキュメ
ント管理者により全アクセス権が付与されたフロー管理
者が対象ドキュメントに対して作業を行うユーザに対し
て付与したアクセス権をアクセス権管理テーブル１４と
対象ドキュメントファイルに設定する。ドキュメントフ
ロー定義処理部２０は、フロー管理者がドキュメントフ
ローを定義画面から設定する際、アクセス権管理テーブ
ル１４を参照することにより当該ドキュメントに対して
アクセス権が付与されたユーザのみが設定されるように
制御する。また、ドキュメントフロー定義処理部２０
は、ドキュメントに対する編集作業をシーケンシャルに
行わせるための編集型フロー又はドキュメントの確認作
業をパラレルに行わせるための確認型フローのいずれか
のフロータイプを選択させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ドキュメントなど
のデータに対して編集等の作業を行わせる際の作業の流
れ（フロー）が定義されたデータフローの管理を行うた
めのシステム、特にフローの定義の簡素化及び設定内容
の矛盾に伴うフローの中断を防止するフローの定義手法
に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、比較的規模の大きいシステム
は、通常、複数の作業者によって共同開発されるが、機
能仕様書、操作説明書等システム関連のドキュメントの
作成も各担当者に分担させる場合が少なくない。この場
合は、一つのファイル形式のドキュメントを各担当者に
順番に回し、各担当者はそのドキュメントに担当する部
分を書き足していく。そして、最終的にドキュメントを
完成させる。あるいは、プロジェクトマネージャ等が原
案を作成し、それを各担当者に校正させるなどして完成
させる。

【０００３】従来において、サーバが保持管理している
電子文書（以下、単に「ドキュメント」）に対して何ら
かの作業、例えば編集（校正）や回覧などをさせるため
には、その作業の流れ、いわゆるワークフローを事前に
定義しておき、そのワークフローに指定された複数のク
ライアントユーザ（上記担当者）は、そのワークフロー
に従った手順で対象とするドキュメントに作業を施すこ
とになる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
ワークフローを取り扱うシステムにおいては、ワークフ
ローの実行途中においてそのフローに沿って流れるべき
作業が中断する場合があった。これは、アクセス権のミ
スマッチが発生することに依存すると考えられる。

【０００５】すなわち、ドキュメントの作成者や管理者
は、当該ドキュメントのファイル生成時にユーザやグル
ープなどに分類されるユーザ毎にＲｅａｄ、Ｗｒｉｔｅ
やＤｅｌｅｔｅなどのアクセス権を設定することで、当
該ドキュメントに対してアクセス可能なユーザを制限す
る。一方、通常、ドキュメントの作成者等と異なるワー
クフロー管理者は、ワークフローにユーザを定義する際
に、作業対象とするドキュメント（以下、「対象ドキュ
メント」という）のアクセス権を把握していないために
アクセス権を有しないユーザを設定してしまう可能性が
あった。この場合のユーザは、アクセス権を有していな
いために対象ドキュメントに対して作業を行うことはで
きない。このようにしてアクセス権のミスマッチが発生
しうる。

【０００６】このような状態を解消するには、ワークフ
ロー管理者は、ワークフローを設定する際に対象ドキュ
メントのアクセス権を事前に確認しなくてはならず、そ
の作業が面倒であった。もちろん、対象ドキュメントに
対してあらゆるユーザがアクセスできるように設定する
ことは可能であるが、セキュリティ上現実的でない。

【０００７】また、ドキュメントに対して設定するワー
クフローというのは、実際には、一のドキュメントに対
して複数の作用者が順番に編集等の作業を加えていくシ
ーケンシャルなフロータイプか、あるいは一の完成した
ドキュメントに対して複数の作業者が特に順番を気にせ
ずに同時並行して参照するフロータイプに絞れると考え
られる。しかしながら、市販されているワークフローシ
ステムにおいては、ドキュメントに対して所望のワーク
フロータイプを設定することができるように高機能化さ
れており、前述したシーケンシャルなフロータイプや参
照するフロータイプを定義する際にもその都度作成しな
ければならず、その定義が複雑であり、余計な作業負荷
がかかっていた。

【０００８】本発明は以上のような問題を解決するため
になされたものであり、その目的は、作業対象とするデ
ータに対するデータフローの実行途中においてアクセス
権のミスマッチによるフローの中断を発生させないデー
タフロー管理システムを提供することにある。

【０００９】また、作業対象とするデータに対するデー
タフローの定義を容易に行うことのできるデータフロー
管理システムを提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】以上のような目的を達成
するために、本発明に係るデータフロー管理システム
は、複数のデータをファイルにて保存するデータ管理サ
ーバと、前記複数のデータの中から対象データに対して
作業を行うユーザによって使用されるクライアントとを
有するデータフロー管理システムにおいて、前記データ
管理サーバは、ユーザ毎データ毎にアクセス権が設定登
録されるアクセス権情報記憶手段と、対象データに対し
て作業させるユーザをフロー定義者に設定させることに
よって当該データに対するデータフローを生成するデー
タフロー定義処理手段と、前記データフロー定義処理手
段が生成したデータフローに関する情報を保持するデー
タフロー情報記憶手段と、前記データフロー情報記憶手
段に保持されているデータフローに関する情報に基づき
各データに対する各ユーザの作業の制御管理を行うデー
タフロー制御管理手段とを有し、前記データフロー定義
処理手段は、前記アクセス権情報記憶手段に設定されて
いるアクセス権に従って、対象データに対する作業に要
するアクセス権が付与されたユーザのみをデータフロー
に設定することを特徴とする。

【００１１】また、前記データフロー定義処理手段は、
データフロー定義画面を通じて対象データに作業を行う
ユーザをフロー定義者に設定させる際に、前記アクセス
権情報記憶手段を参照することによりアクセス権が付与
されたユーザのみを選択可能に画面表示することを特徴
とする。

【００１２】また、対象データに対してアクセス権を保
持する者からの設定指示に従い前記アクセス権情報記憶
手段に対して当該対象データのアクセス権を設定登録す
ると共に、その登録したアクセス権の設定内容を対象デ
ータファイルにも反映させるアクセス権設定処理手段を
有することを特徴とする。

【００１３】また、他の発明に係るデータフロー管理シ
ステムは、複数のデータをファイルにて保存するデータ
管理サーバと、前記複数のデータの中から対象データに
対して作業を行うユーザによって使用されるクライアン
トとを有するデータフロー管理システムにおいて、前記
データ管理サーバは、シリアルフロー形式を有する編集
型フロータイプ又はパラレルフロー形式を有する確認型
フロータイプをフロー定義者に選択させるフロータイプ
選択手段と、前記編集型フロータイプが選択された場合
に、少なくとも対象データに対して編集作業を行わせる
ユーザ、当該ユーザの作業順番及び各ユーザの作業期限
を編集型定義画面からフロー定義者に定義させることに
よって編集型データフローを生成する編集型データフロ
ー定義処理手段と、前記確認型フロータイプが選択され
た場合に、少なくとも対象データに対して確認作業を行
うユーザ及び作業期限を確認型定義画面からフロー定義
者に定義させることによって確認型データフローを生成
する確認型データフロー定義手段と、前記各データフロ
ー定義手段が生成したデータフローに関する情報を保持
するデータフロー情報記憶手段と、前記データフロー情
報記憶手段に保持されているデータフローに関する情報
に基づき各データに対する各ユーザの作業の制御管理を
行うデータフロー制御管理手段とを有し、前記編集型フ
ロータイプ又は前記確認型フロータイプをフロー定義者
に選択させてデータフローを定義させることを特徴とす
る。

【００１４】また、前記データフロー情報記憶手段を検
索することにより、フロー定義者が使用する前記クライ
アントに、当該フロー定義者が定義したデータフローを
履歴表示するフロー履歴表示処理手段を有することを特
徴とする。

【００１５】また、ユーザが使用する前記クライアント
に当該ユーザが設定されたデータフローを一覧表示する
データフロー情報通知処理手段を有することを特徴とす
る。

【００１６】また、前記データフロー制御管理手段は、
ユーザにグループユーザが設定されていた場合、当該グ
ループに属する個人ユーザから作業の終了が通知された
時点で当該ユーザの作業は終了したと判断することを特
徴とする。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて、本発明の
好適な実施の形態について説明する。本実施の形態にお
いては、機能仕様書等の電子文書（ドキュメント）に対
するフロー（以下、「ドキュメントフロー」）の管理を
行うシステムを例にして説明する。つまり、本実施の形
態においては、ドキュメントが作業対象とするデータに
なる。

【００１８】図１は、本実施の形態におけるドキュメン
トフロー管理システムを示したブロック構成図である。
本実施の形態におけるドキュメントフロー管理システム
は、作業対象となるドキュメントを保持管理するドキュ
メント管理サーバ２と、ドキュメントの管理者が使用す
るドキュメント管理者用クライアント４と、ドキュメン
トフローを定義するフロー管理者が使用するフロー管理
者用クライアント６と、ドキュメント管理サーバ２が保
持する複数のドキュメントの中からドキュメントフロー
が定義されて作業対象とするドキュメント（対象ドキュ
メント）に対して作業を行うユーザによって使用される
複数台のユーザ用クライアント８と、メールサーバ１０
とがＬＡＮ１により接続された構成を有している。

【００１９】ところで、通常、ドキュメントの作成者
は、ドキュメントファイル生成時にはＲｅａｄ／Ｗｒｉ
ｔｅ／Ｄｅｌｅｔｅという全てのアクセス権（いわゆる
Ｆｕｌｌ Ｃｏｎｔｒｏｌ権）を有しているので、その
ドキュメントの管理者となりうる。また、ドキュメント
管理サーバ２へのドキュメント登録時に当該ドキュメン
トへのＦｕｌｌ Ｃｏｎｔｒｏｌ権を付与すれば、他の
者を管理者として設定することができ、また、複数のユ
ーザを管理者として設定することも可能である。このよ
うに、複数のユーザをドキュメント管理者とすることが
できるが、本実施の形態では、説明の簡略化のために一
のドキュメントに対して一人のドキュメント管理者のみ
が存在するものとする。

【００２０】また、このように仮定すると、ドキュメン
ト管理者というのはドキュメント毎に存在することにな
るので、ドキュメント管理サーバ２が複数のドキュメン
トを管理する以上は、複数のドキュメント管理者が存在
し、これにより複数台のドキュメント管理者用クライア
ント４がシステム上に存在しうることになる。但し、本
実施の形態では、説明の便宜上、ドキュメント管理者が
使用するクライアントを１台のみ示すことにする。

【００２１】フロー管理者用クライアント６においても
同様のことがいえ、ドキュメントフローの定義者自体が
フロー管理者になることは当然のこと、その定義者が権
限を付与することによって１乃至複数のユーザをフロー
管理者として加えることができる。また、定義するドキ
ュメントフロー毎にフロー管理者が定まるが、本実施の
形態では、説明の便宜上、フロー管理者が使用するクラ
イアントを１台のみ示すことにし、ドキュメントフロー
を定義し発行するフロー定義者とドキュメントフローの
メンテナンスを行う権限を持つフロー管理者を、フロー
管理者と総称することにする。

【００２２】本実施の形態におけるドキュメント管理サ
ーバ２は、ドキュメント記憶部１２、アクセス権管理テ
ーブル１４、アクセス権設定処理部１６、ドキュメント
フロー管理テーブル１８、ドキュメントフロー定義処理
部２０、フロー制御管理部２２、フロー履歴表示処理部
２４及びフローログファイル２６を有している。

【００２３】ドキュメント記憶部１２には、ドキュメン
トフローが設定されうるドキュメントが記憶される。ド
キュメントはファイル形式にて保存されているので、ド
キュメント記憶部１２は、ハードウェア的にいうと磁気
ディスク装置で実現されている。また、本実施の形態に
おいては、一のドキュメントに対して何らかの更新がさ
れた後保存する際、元のファイルを上書きするのではな
く新たなバージョンを付与して保存する。各ドキュメン
トがファイル形式にてドキュメント記憶部１２に登録さ
れる際、アクセス権がユーザ毎に設定されることについ
ては前述したとおりであるが、アクセス権管理テーブル
１４には、各ドキュメントのアクセス権をユーザ毎に集
約したアクセス権情報がアクセス権設定処理部１６によ
り登録される。ドキュメントフロー定義処理部２０は、
フロー定義者により入力されたドキュメントフローに関
連する情報を受け付け、ドキュメントフロー管理テーブ
ル１８に登録する。フロー制御管理部２２は、ドキュメ
ントフローに設定されたスケジュールに従って開始や催
促等の通知を行う通知処理部２８及びユーザによる対象
ドキュメントに対する作業に応じて作業の開始、終了等
の記録をフローログファイル２６に記憶するログ記録部
３０を有しており、ユーザによる対象ドキュメントに対
する作業の制御管理を行う。フロー履歴表示処理部２４
は、一フロー管理者が定義したドキュメントフローのリ
ストをフロー発行履歴としてフロー管理者用クライアン
ト６に画面表示する。更に、ドキュメント管理サーバ２
には、クライアント４，６，８に対するコメントの通知
やドキュメントフローの提示等を行うために、Ｗｅｂサ
ーバ機能、メール機能が搭載されている。前述した各構
成要素１６，２０，２２，２４が提供する処理機能は、
アプリケーションで実現される。

【００２４】一方、各クライアント４，６，８は、ブラ
ウザやメール機能が搭載された汎用的なパーソナルコン
ピュータ（ＰＣ）で実現でき、それぞれは使用者が異な
るだけで、基本的には同等の構成でよい。

【００２５】次に、本実施の形態における動作について
説明する。なお、上述していないアクセス権管理テーブ
ル１４及びドキュメントフロー管理テーブル１８のデー
タ構成については、各データを使用する処理の内容と共
に説明する。

【００２６】ドキュメントの管理者でもある作成者は、
作成したドキュメントをドキュメント記憶部１２に格納
する。通常、ここで格納されるドキュメントファイルの
バージョンは、１である。なお、ファイルとして保存さ
れる際、通常は、何も設定しなければ、アクセス権の設
定単位であるユーザに対してシステムが用意したデフォ
ルトのアクセス権が付与されファイルヘッダに設定され
る。ここで、ドキュメント管理者は、生成したドキュメ
ントに対するＦｕｌｌ Ｃｏｎｔｒｏｌ権をフロー管理
者に付与する。

【００２７】なお、本実施の形態におけるアクセス権
は、従来からのシステムと同様に、個人を示すユーザ及
び一人以上のグループユーザ単位に設定されるので、以
下の説明において用いる「ユーザ」というのは、特に断
らない限り、個人ユーザとグループユーザの総称であ
り、双方若しくはいずれかを指すものとする。

【００２８】次に、フロー管理者は、フローの定義対象
のドキュメントファイルに対応させてドキュメントフロ
ーを定義することになるが、この際に当該ドキュメント
に対して作業を行うべきユーザを割り当てることにな
る。この処理は、次のようにして行われる。

【００２９】前述したように、フロー管理者には、ドキ
ュメント管理者によってドキュメントフローを定義する
対象となるドキュメント（対象ドキュメント）に対する
Ｆｕｌｌ Ｃｏｎｔｒｏｌ権が付与されている。フロー
管理者は、対象ドキュメントに対して作業をさせるユー
ザを当然ながら把握している。従って、対象ドキュメン
トに対して作業を行うために必要なアクセス権を該当す
るユーザにも付与する。本実施の形態の詳細な処理内容
は追って説明するが、ドキュメントフローに定義される
ユーザは、ドキュメントに対して編集（校正）作業又は
確認作業を行うことになる。編集作業は、対象ドキュメ
ントを更新することになるので、少なくともＷｒｉｔｅ
権が必要になる。また、確認作業は、対象ドキュメント
を更新はしないが参照することになるので、少なくとも
Ｒｅａｄ権が必要になる。従って、フロー管理者は、該
当するユーザに前述した必要なアクセス権を付与し、そ
の設定内容をアクセス権管理テーブル１４に設定登録す
る。アクセス権管理テーブル１４への登録処理は、アク
セス権設定処理部１６により行われる。

【００３０】図１には、アクセス権管理テーブル１４の
データ構成例が示されているが、この図から明らかなよ
うにドキュメント毎ユーザ毎にアクセス権が設定され
る。また、アクセス権管理テーブル１４に設定した内容
は、ドキュメント記憶部１２に格納されているドキュメ
ントファイルにも反映させなければならないが、アクセ
ス権設定処理部１６は、アクセス権管理テーブル１４に
設定された内容を、該当するドキュメントのファイルヘ
ッダにも自動的に反映させる。これにより、作業を行う
ユーザには、対象ドキュメントのファイルに対して必要
な権限が実際に付与されたことになる。なお、フロー管
理者は、対象ドキュメントに対するＦｕｌｌ Ｃｏｎｔ
ｒｏｌ権を保持しているので、ファイル自体のアクセス
権を変更できる。

【００３１】以上のようにして、各ユーザに必要なアク
セス権が付与されると、フロー管理者は、ドキュメント
フロー定義処理部２０が提供する処理機能を利用してド
キュメントフローを生成することになる。図２及び図３
は、本実施の形態におけるドキュメントフロー管理テー
ブル１８のデータ構成例を示した図であるが、ここで説
明する処理によって対象ドキュメントに対するドキュメ
ントフロー管理テーブル１８が生成され、必要事項が登
録される。

【００３２】図４は、本実施の形態におけるドキュメン
トフロー定義メイン画面の例を示した図であり、本実施
の形態におけるドキュメントフロー定義処理部２０は、
図４に示した画面をフロー管理者用クライアント６に表
示させてからドキュメントフローの定義をフロー管理者
に行わせる。

【００３３】フロー管理者は、図示しないフロー定義処
理の起動画面においてドキュメントフローの定義対象と
するドキュメント名（ファイル名）及びそのドキュメン
トの内容を示すタイトルを指定して図４を表示させる。
なお、ドキュメント名とタイトルは、同一データとして
構成してもよい。そして、編集型フローあるいは確認型
フローのいずれかを選択する。編集型フローというの
は、編集という作業をユーザにさせるためのドキュメン
トフローであり、一のドキュメントに対してシーケンシ
ャルに作業させるためのフローである。半完成品のドキ
ュメントを完成させる場合や完成したドキュメントの精
度を高めるために必要に応じて改訂させる場合に選択さ
れる。一方、確認型フローというのは、確認という作業
をユーザにさせるためのドキュメントフローであり、一
のドキュメントに対してパラレルに作業できるようにし
たフローである。完成したドキュメントの内容を同時並
行して確認させることによって時間的に効率化を図る場
合に選択される。確認型フローの場合はドキュメントを
変更できない。

【００３４】ドキュメントフロー定義処理部２０は、こ
の画面を通じて設定されたフロータイプと、事前に指定
されているドキュメント名及びタイトルを、図２，３に
例示したように、この定義処理により新たに生成される
ドキュメントフロー管理テーブル１８の共通情報領域１
８ａに設けられた各所定フィールドに設定登録する。な
お、図４においてフロータイプ以外の入力項目は、後述
する各フロータイプの定義画面において入力させるよう
にしてもよい。まず最初に、編集型フローが選択された
場合のドキュメントフローの定義処理について説明す
る。

【００３５】図４において、ドキュメントフローのタイ
プとして編集型フローが選択されＯＫボタンがクリック
されると、図５に例示した編集型フロー定義画面がフロ
ー管理者用クライアント６に表示される。なお、図５に
は、設定済みの状態が示されているが、ユーザ毎に設定
する各項目には、６番目のユーザへの設定領域５０のよ
うな初期状態で表示される。フロー管理者は、まず、こ
の画面から対象ドキュメントに対して編集を行うべきユ
ーザを順番に設定する。ドキュメントフロー定義処理部
２０は、ユーザ名設定フィールド５２をプルダウンメニ
ュー形式にて生成しており、アクセス権管理テーブル１
４を参照することによって、プルダウンメニューに対応
して表示するリストボックスの中に対象ドキュメントに
対してアクセス権（この場合はＷｒｉｔｅ権）が付与さ
れているユーザのみを表示する。これにより、対象ドキ
ュメントに対してアクセス権が付与されているユーザの
みをドキュメントフローに設定させることができる。な
お、フロー管理者がユーザ名を文字入力する場合を考慮
して、ドキュメントフロー定義処理部２０は、ドキュメ
ントフローの定義終了時までにはアクセス権管理テーブ
ル１４を参照して設定されたユーザのアクセス権のチェ
ックを行う。

【００３６】また、フロー管理者は、設定するユーザ毎
に次の項目を設定する。図５に示した「期限」には、各
ユーザに対して編集させるための最終期限が設定され
る。この画面から設定された順番で各ユーザは編集作業
を行うので、後段ほど遅い期限が設定されることにな
る。ドキュメントフロー定義処理部２０は、当然ながら
この期限チェックも行う。また、ユーザが期限までに作
業を行わなかった場合の対処方法として「次へ」と「中
断」とのいずれかを選択する。ユーザが期限までに作業
を行わなかった場合、「中断」はドキュメントフローに
定義したそれ以降の作業を中断させる。「次へ」はとに
かくフローに従って次のユーザに作業させる。設定され
たユーザがグループユーザの場合は、当該グループに属
する個人ユーザの一人も期限までに作業を行わなかった
場合に「次へ」又は「中断」の処理に該当し、いずれか
一人が作業を行った場合には、当該グループユーザにお
ける編集作業は正常に終了したことになる。「催促等メ
ール通知」には、期限が迫ってきたことなどの通知を電
子メールを使用して通知するか否かを設定する。なお、
本実施の形態では、管理者やユーザに対するコメント等
の通知手段としてメール機能とウェブ機能を利用してお
り、前者をメール通知、後者をページ通知と称してい
る。本実施の形態では、ページ通知を全ユーザ共通に用
いている。従って、ここで設定するメール通知は、付加
的なサービスと言うことになる。「編集者へのコメン
ト」には、フロー管理者から各ユーザへのメッセージが
記述される。図５に例示した画面では、６番目のユーザ
が初期状態のままであり、何ら入力されていないので、
このドキュメントフローには、５人のユーザが設定され
たということになる。設定されたユーザがグループユー
ザの場合、当該グループユーザに属する個人ユーザ個々
にコメント等は通知される。

【００３７】図５から明らかなように、上記ユーザ個々
の設定情報に加え、ユーザ共通の情報も設定する。「中
断許可」は、全ユーザに中断を許可するか否かを設定す
る。「終了通知」は、中断による場合も含めてこのドキ
ュメントフローが終了したことをフロー管理者へメール
にて通知するか否かを設定する。「編集者へのコメン
ト」がユーザ個々に通知するコメントであるのに対し、
この「コメント」は、ドキュメントフロー開始時にフロ
ー管理者が全ユーザに対してページ通知するコメントで
ある。

【００３８】図５において、定義終了ボタンがクリック
されると、ドキュメントフロー定義処理部２０は、期限
等入力された情報のチェックを行い、各ユーザに対する
設定内容を図２に示したドキュメントフロー管理テーブ
ル１８のユーザ情報領域１８ｂに設けられた各所定フィ
ールドに設定登録する。また、共通項目を共通情報領域
１８ａに設けられた各所定フィールドに設定登録する。

【００３９】次に、図４において、ドキュメントフロー
のタイプとして確認型フローが選択されＯＫボタンがク
リックされると、図６に例示した確認型フロー定義画面
がフロー管理者用クライアント６に表示される。基本的
には、編集型フローの場合と同じなので、差異のあると
ころだけ説明すると、確認型フローは、対象ドキュメン
トの内容を変更しないので、ユーザ名設定フィールド５
４に対応して表示されるリストボックスには対象ドキュ
メントに対してＲｅａｄ権を持つユーザのみが表示され
る。また、確認型フローは、編集型フローと異なり、作
業を同時並行して行うことができ、また、その作業を行
う最終期限は、全ユーザ共通の期限なので、共通項目と
して設定する。また、ユーザが期限までに確認をしても
しなくても設定された期限でドキュメントフローは終了
するので、徒過した場合の対応（すなわち、「次へ」、
「中断」）を設定する項目はないし、設定するユーザの
順番も意識する必要はない。

【００４０】図６において、定義終了ボタンがクリック
されると、ドキュメントフロー定義処理部２０は、画面
から入力された情報のチェックを行い、各ユーザに対す
る設定内容を図３に示したドキュメントフロー管理テー
ブル１８のユーザ情報領域１８ｂに設けられた各所定フ
ィールドに設定登録し、また、共通項目を共通情報領域
１８ａに設けられた各所定フィールドに設定登録する。

【００４１】なお、本実施の形態では、ドキュメントフ
ローの定義終了時にドキュメントフローを有効にしてい
る。すなわち、定義終了時点を当該ドキュメントフロー
の作業の始期としている。なお、編集型フローでは最終
ユーザに設定した期限が、確認型フローでは全ユーザ共
通の期限が、それぞれ当該ドキュメントフローの終期で
ある。終期に関しては問題ないが、始期に関しては、図
４あるいは図５，６の各フロー定義画面において入力フ
ィールドを設けて別途設定できるようにしてもよい。こ
のようにして決定されたドキュメントフローの有効期間
は、共通情報領域１８ａの「期間」に設定される。

【００４２】以上のようにして、ドキュメントフローが
定義され、上記各項目はドキュメントフロー管理テーブ
ル１８に登録される。ドキュメントフロー定義処理部２
０は、更に共通情報領域１８ａの「発行者」にフロー管
理者を登録し、「発行日」にドキュメントフローの生成
日時を登録する。また、共通情報領域１８ａの「状態」
には、未処理、実行中又は終了で判別できる当該ドキュ
メントフローの実行状態が設定され、ユーザ情報領域１
８ｂの「状態」には、未処理、作業中又は処理済で判別
できるユーザによる作業状態が設定されるが、これは、
ドキュメントフローに従った作業の流れに応じて後述す
るフロー制御管理部２２により逐次更新される。テーブ
ル生成時点では各「状態」共に未処理が初期値として設
定される。なお、各ドキュメントフローに登録できるユ
ーザ数は、特に制限はない。このようにして、ユーザ情
報領域１８ｂの「作業終了日時」と「作業者からのコメ
ント」以外の各フィールドには各項目データが設定され
る。

【００４３】本実施の形態によれば、シリアルフロー形
式を有する編集型フローとパラレルフロー形式を有する
確認型フローという２種類のタイプのみを提供し、フロ
ー管理者に対していずれかを選択させ、それぞれ所定の
画面から各フロータイプに必要な情報を入力できるよう
にしたので、ドキュメントフローの定義を容易にするこ
とができる。更に、本実施の形態では、各ドキュメント
フローにおいて作業者として選択可能なユーザのみを設
定できるようにしたので、アクセス権のミスマッチとい
う理由によりドキュメントフローが中断することを未然
に防止することができる。

【００４４】以上のようにしてドキュメントフローが定
義された後に実行されるドキュメントフローに従った実
際の作業の流れについて説明する。

【００４５】図７は、本実施の形態においてドキュメン
トフローに設定される各ユーザが使用するクライアント
４，６，８に表示される画面例であり、フロー制御管理
部２２がＷｅｂサーバ機能を利用して表示するウェブ画
面の例である。この画面は、本システムへのログイン後
に最初に表示される。図７に例示した各ユーザが使用す
る個人ウェブページ上のフローアクションの表示領域に
は、自己が作業対象となるドキュメントフローに関する
情報が表示される。各ユーザは、この表示された情報を
参照することによってどのフロータイプのどの発行者
（フロー管理者）の何というドキュメントに対する作業
であってそれをいつまでに行うかを知ることができる。
また、この領域には、催促用のコメントも表示される。
ここで、フロー制御管理部２２による編集型フロー制御
について図８に示したフローチャートを用いて説明す
る。

【００４６】フロー制御管理部２２は、ドキュメントフ
ロー管理テーブル１８の生成状況並びに生成された各ド
キュメントフロー管理テーブル１８に設定された有効期
間の始期を逐次チェックする。そして、編集型の各ドキ
ュメントフローの開始時点に達したとき（ステップ１０
１）、ドキュメントフロー管理テーブル１８の共通情報
領域１８ａの「状態」を未処理から実行中に更新し（ス
テップ１０２）、全ユーザ共通のコメントをページ通知
し、更に該当するユーザ、この場合は１番目に設定され
たユーザにページ通知する。この通知されたコメント
は、上記Ｗｅｂページのフローアクション領域に表示さ
れる。また、編集型フロー定義画面においてメール通知
すると設定されたユーザ（ユーザ情報領域１８ｂの通知
方法に「メール」とも設定されているユーザ）に対して
は、電子メールでもその旨を通知する（ステップ１０
３）。また、これと同時に、当該ユーザのユーザ情報領
域１８ｂの「状態」を未処理から作業中に更新する（ス
テップ１０４）。

【００４７】フロー制御管理部２２は、その後、作業中
のユーザから終了通知を受け取るか、あるいは現在時刻
が当該ユーザに設定された作業期限に達するまで待機す
る（ステップ１０５）。ここで、作業中のユーザから終
了通知を受け取った場合、ドキュメントフロー管理テー
ブル１８における当該ユーザの「状態」を作業中から処
理済に更新する（ステップ１０６）。これと同時に、終
了通知の受信日時、更に終了通知に作業者からのコメン
トが付加されていたときには、そのコメントを当該ユー
ザの所定フィールドに格納する（ステップ１０７）。作
業中のユーザがグループユーザの場合は、当該グループ
に属するいずれか一のユーザから最先の終了通知を受け
取った時点で当該ユーザにおける編集作業は終了したと
判断する。なお、フロー管理者は、作業者からのコメン
トを後述する編集型フロー確認画面で参照することがで
きるが、この時点でフロー管理者に自動的に通知するよ
うにしてもよい。

【００４８】フロー制御管理部２２は、当該ユーザにお
ける編集作業が終了すると、ドキュメントフロー管理テ
ーブル１８に次のユーザが登録されているかを確認し、
登録されていれば、ステップ１０３に戻り（ステップ１
０８）、そのユーザに対して前述した処理を行う。

【００４９】また、ステップ１０５において、作業中の
ユーザから終了通知が期限までに送られてこなかったと
き（ユーザがグループユーザの場合は、当該グループに
属するいずれのユーザからも終了通知が期限までに送ら
れてこなかったとき）、すなわち期限を徒過したとき、
フロー制御管理部２２は、ドキュメントフロー管理テー
ブル１８における当該ユーザの「状態」を作業中から未
処理に戻し（ステップ１０９）、また、これと同時に
「作業終了日時」に徒過したことを示す「ｐａｓｓ」を
書き込む（ステップ１１０）。なお、「ｐａｓｓ」を書
き込むことによって実際に作業中のユーザなのか、期限
徒過したユーザなのか判別することができるので、当該
ユーザの「状態」は、必ずしも更新する必要はない。そ
して、期限徒過時の対応として「次へ」が設定されてい
れば、次のユーザに作業を移行するためにステップ１０
８へ移る。一方、「中断」が設定されていれば、ドキュ
メントフローを終了させるためにステップ１１２へ移る
（ステップ１１１）。中断の場合、フロー制御管理部２
２は、ドキュメントフロー管理テーブル１８の共通情報
領域１８ａの「状態」を実行中から終了に更新し（ステ
ップ１１２）、フローが終了した旨をフロー管理者にペ
ージ通知する。また、「終了通知」にメール通知するよ
うに設定されていれば、電子メールによっても通知する
（ステップ１１３）。

【００５０】中断しない場合は、ドキュメントフロー管
理テーブル１８に設定されたユーザの回数、上記処理を
繰り返し行うことになる。ステップ１０８において、次
のユーザがいない、すなわち、全登録ユーザによる編集
作業が終了した場合、フロー制御管理部２２は、ドキュ
メントフロー管理テーブル１８の共通情報領域１８ａの
「状態」を実行中から終了に更新し（ステップ１１
２）、フローが終了した旨をフロー管理者にページ通知
する。また、設定によってはメール通知する（ステップ
１１３）。なお、正常に終了したときと中断により終了
したときとを簡単に判別できるように終了という状態を
正常終了と中断終了とに分けて状態管理するようにして
もよい。

【００５１】以上のようにして、フロー制御管理部２２
は、ドキュメントフローに従って編集作業の流れを制御
する。図９は、本実施の形態において設定したドキュメ
ントフローの確認画面の例を示した図であり、フロー管
理者及びユーザは、この画面によりドキュメントフロー
の進捗状態を確認することができる。図７に示したウェ
ブ画面のフローアクションには、該当するドキュメント
フローがリスト表示されるが、参照したいドキュメント
名をクリックすることで、図９の画面を表示することが
できる。図９に示した表示例の［ルール］を参照する
と、フローは現在実行中であり、また、［詳細］の改訂
／確認日時の表示内容から現在４番目のユーザ４が作業
中であることがわかる。なお、３番目のユーザは期限を
徒過した。本実施の形態では、各編集者に対応させてマ
ーク５６を表示するようにしており、このマーク５６の
表示形態を異ならせることによって一目瞭然に進捗状況
を把握できるようにしている。本実施の形態では、編集
作業済みユーザのマーク５６を緑、未処理ユーザをグレ
ー、作業中をグレーでブリンク表示させるなどしてい
る。また、フロー管理者は、フロー中断ボタン５８をク
リックすることで実行中のフローを強制終了することが
できる。

【００５２】なお、本実施の形態においては、各編集者
は作業を開始するときにページ通知又はメール通知によ
って作業できる期間を知ることになり、また、自己の期
限が迫ったときに催促の通知を受けるが、この通知のタ
イミングは、上記例に限定されることはなく、例えば、
ドキュメントフローの定義終了時点で作業の予告を対象
ユーザ全員に通知するなど適切と思われるタイミングで
通知を行うようにしてもよい。この予告通知は、シーケ
ンシャルに作業が行われる編集型フローに設定されたユ
ーザ、特にフロー後段に指定されたユーザにとっては有
効な情報である。

【００５３】ところで、編集作業の場合は、対象ドキュ
メントを実行中の作業者のみが排他的に編集できるよう
にすることが要求される。グループユーザであっても一
個人ユーザのみが編集できるように排他制御をするべき
である。本実施の形態におけるドキュメントファイルの
排他制御は、フロー制御管理部２２による排他制御のも
と実施される。該当する編集者により更新されたドキュ
メントは、新たなバージョンが付与され、ドキュメント
記憶部１２に登録される。

【００５４】次に、フロー制御管理部２２による確認型
フロー制御について図１０に示したフローチャートを用
いて説明するが、基本的な処理の流れは編集型フローと
同じであり、編集型フローのように中断等の処理がない
分簡単になるので、適宜省略しながら差異部分を中心に
説明する。

【００５５】フロー制御管理部２２は、ドキュメントフ
ロー管理テーブル１８の生成状況並びに生成された各ド
キュメントフロー管理テーブル１８に設定された有効期
間の始期を逐次チェックする、確認型の各ドキュメント
フローの開始時点に達したとき（ステップ２０１）、ド
キュメントフロー管理テーブル１８の共通情報領域１８
ａの「状態」を未処理から実行中に更新する（ステップ
２０２）。そして、ドキュメントフロー管理テーブル１
８に登録されている全ユーザに対してページ通知、該当
するユーザに対しては更にメール通知を行う（ステップ
２０３）。また、これと同時に、全ユーザのユーザ情報
領域１８ｂの「状態」を未処理から作業中に更新する
（ステップ２０４）。

【００５６】フロー制御管理部２２は、その後、設定さ
れた期限に至るまでにいずれかの作業中のユーザから終
了通知を受け取ると（ステップ２０５）、ドキュメント
フロー管理テーブル１８における当該ユーザの「状態」
を作業中から処理済に更新するとともに（ステップ２０
６）、終了通知の受信日時、更に終了通知に作業者から
のコメントが付加されていたときには、そのコメントを
当該ユーザの所定フィールドに格納する（ステップ２０
７）。作業中のユーザがグループユーザの場合は、当該
グループに属するいずれか一のユーザから最先の終了通
知を受け取った時点で当該ユーザにおける確認作業は終
了したと判断する。ここで、全ユーザの「状態」が処理
済でないときには、ステップ２０５に戻り、他の作業中
のユーザからの終了通知の待ち状態に移る（ステップ２
０８）。

【００５７】以上の処理を全ユーザの「状態」が処理済
になるまで繰り返し行い、全ユーザの「状態」が処理済
となったとき、フロー制御管理部２２は、ドキュメント
フロー管理テーブル１８の共通情報領域１８ａの「状
態」を実行中から終了に更新し（ステップ２０９）、フ
ローが終了した旨をフロー管理者にページ通知する。ま
た、設定によってはメール通知する（ステップ２１
０）。

【００５８】また、ステップ２０５において全てのユー
ザの「状態」が処理済となる前に期限に達したとき、フ
ロー制御管理部２２は、「状態」が作業中であるユーザ
の「状態」を作業中から未処理に戻す（ステップ２１
１）。なお、期限徒過時に「状態」が作業中であるユー
ザが確認作業を行わなかったユーザであると判別できる
ので、該当するユーザの「状態」は、必ずしも更新する
必要はない。その後、フロー制御管理部２２は、ドキュ
メントフロー管理テーブル１８の共通情報領域１８ａの
「状態」を実行中から終了に更新し（ステップ２０
９）、全ユーザによる確認作業が終了しなかった旨をフ
ロー管理者にページ通知する。また、設定によってはメ
ール通知する（ステップ２１０）。

【００５９】以上のようにして、フロー制御管理部２２
は、ドキュメントフローに従って確認作業の流れを制御
する。図１１は、本実施の形態において設定したドキュ
メントフローの参照画面例を示した図であり、フロー管
理者は、編集型フローの場合と同様にこの画面を用いて
ドキュメントフローの進捗状態を確認することができ
る。

【００６０】確認作業の場合は、対象ドキュメントを実
行中の作業者のみが排他的に編集できるようにする必要
はない。但し、一ドキュメントに対して編集作業と確認
作業とが並行して行われることは論理的にあり得るの
で、フロー制御管理部２２は、この点を留意する必要が
ある。

【００６１】ところで、ユーザは、フロー管理者として
１乃至複数のドキュメントフローを定義することができ
るが、本実施の形態においては、フロー履歴表示処理部
２４を設けたことによって、各フロー管理者が自ら定義
したドキュメントフローをフロー管理者用クライアント
６にリスト表示させることができる。このリストを本実
施の形態ではリストフロー発行履歴と称しているが、フ
ロー管理者は、図７に示した作業項目の表示領域にある
「発行済みフローを閲覧する」というボタン６０を選択
することによってフロー発行履歴を表示することができ
る。この表示例を図１２に示す。なお、図１２の表示例
は、フロー管理者用のウェブ画面であり、フロー管理者
以外の者のウェブ画面には、選択できない項目が表示さ
せないか、表示していても選択できないように画面制御
している。

【００６２】フロー発行履歴には、図１２に示したよう
にドキュメントフロー毎に期限、状態、フロータイプ、
発行日、対象文書（タイトル）、アクションが表示され
る。なお、アクションには、表示と取得があり、ファイ
ルのダウンロードが伴うのが取得、伴わないのが表示で
ある。フロー履歴表示処理部２４は、上記ウェブ画面か
らボタン６０が選択されると、全てのドキュメントフロ
ー管理テーブル１８を検索し、選択操作したフロー管理
者を発行者とするテーブルを抽出して、フロー発行履歴
画面を生成する。フロー管理者は、フロー発行履歴を表
示させることで、自ら発行した進捗状態をまとめて把握
することができる。

【００６３】また、フロー管理者は、「ログを閲覧す
る」というボタン６２をクリックすることでフローログ
ファイル２６に記録されたログを参照することができ
る。

【００６４】なお、本実施の形態においては、機能仕様
書等の電子文書（ドキュメント）に対するフローの管理
を行うシステムを例にして説明したが、処理対象とする
データは、ドキュメント以外に静止画や動画、音声など
ファイル形式にて保存可能なデータであれば適用可能で
ある。

【００６５】

【発明の効果】本発明によれば、データフローに設定す
るユーザに対して対象データに対するアクセス権をフロ
ー定義者に付与できるようにしたので、データフローに
従って作業が実行されている際にアクセス権無しという
理由によって作業が中断することがなくなる。

【００６６】また、データフローにユーザを設定する際
にアクセス権情報記憶手段に設定されているアクセス権
情報を参照することにより、対象データに対してアクセ
ス権が付与されているユーザのみをデータフローに設定
することができる。特に、当該データに対してアクセス
権が付与されたユーザのみを選択的に設定することがで
きるので、誤ってアクセス権を有しないユーザを設定し
てしまうことがなくなる。

【００６７】また、シリアルフロー形式を有する編集型
フローとパラレルフロー形式を有する確認型フローとい
う２種類のフロータイプのみを提供し、フロー定義者に
対していずれかを選択させ、それぞれ所定の画面から各
フロータイプに必要な情報を入力できるようにしたの
で、ドキュメントフローの定義を容易に行うことができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係るデータフロー管理システムの一
実施の形態を示したブロック構成図である。

【図２】 本実施の形態における編集型のドキュメント
フロー管理テーブルのデータ構成例を示した図であ

【図３】 本実施の形態における確認型のドキュメント
フロー管理テーブルのデータ構成例を示した図であ

【図４】 本実施の形態におけるドキュメントフロー定
義メイン画面の例を示した図である。

【図５】 本実施の形態における編集型フロー定義画面
の例を示した図である。

【図６】 本実施の形態における確認型フロー定義画面
の例を示した図である。

【図７】 本実施の形態におけるウェブ画面の例を示し
た図である。

【図８】 本実施の形態における編集型フロー制御を示
したフローチャートである。

【図９】 本実施の形態において定義された編集型フロ
ー確認画面の例を示した図である。

【図１０】 本実施の形態における確認型フロー制御を
示したフローチャートである。

【図１１】 本実施の形態において定義された確認型フ
ロー確認画面の例を示した図である。

【図１２】 本実施の形態におけるフロー発行履歴画面
の例を示した図である。

【符号の説明】

１ ＬＡＮ、２ ドキュメント管理サーバ、４ ドキュ
メント管理者用クライアント、６ フロー管理者用クラ
イアント、８ ユーザ用クライアント、１０メールサー
バ、１２ ドキュメント記憶部、１４ アクセス権管理
テーブル、１６ アクセス権設定処理部、１８ ドキュ
メントフロー管理テーブル、１８ａ共通情報領域、１８
ｂ ユーザ情報領域、２０ ドキュメントフロー定義処
理部、２２ フロー制御管理部、２４ フロー履歴表示
処理部、２６ フローログファイル、２８ 通知処理
部、３０ ログ記録部、５０ ユーザへの設定領域、５
２，５４ ユーザ名設定フィールド、５６ マーク、５
８ フロー中断ボタン、６０，６２ ボタン。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のデータをファイルにて保存するデ
   ータ管理サーバと、 前記複数のデータの中から対象データに対して作業を行
   うユーザによって使用されるクライアントと、 を有するデータフロー管理システムにおいて、 前記データ管理サーバは、 ユーザ毎データ毎にアクセス権が設定登録されるアクセ
   ス権情報記憶手段と、 対象データに対して作業させるユーザをフロー定義者に
   設定させることによって当該データに対するデータフロ
   ーを生成するデータフロー定義処理手段と、 前記データフロー定義処理手段が生成したデータフロー
   に関する情報を保持するデータフロー情報記憶手段と、 前記データフロー情報記憶手段に保持されているデータ
   フローに関する情報に基づき各データに対する各ユーザ
   の作業の制御管理を行うデータフロー制御管理手段と、 を有し、 前記データフロー定義処理手段は、前記アクセス権情報
   記憶手段に設定されているアクセス権に従って、対象デ
   ータに対する作業に要するアクセス権が付与されたユー
   ザのみをデータフローに設定することを特徴とするデー
   タフロー管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のデータフロー管理シス
   テムにおいて、 前記データフロー定義処理手段は、データフロー定義画
   面を通じて対象データに作業を行うユーザをフロー定義
   者に設定させる際に、前記アクセス権情報記憶手段を参
   照することによりアクセス権が付与されたユーザのみを
   選択可能に画面表示することを特徴とするデータフロー
   管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載のデータフロー管理シス
   テムにおいて、 対象データに対してアクセス権を保持する者からの設定
   指示に従い前記アクセス権情報記憶手段に対して当該対
   象データのアクセス権を設定登録すると共に、その登録
   したアクセス権の設定内容を対象データファイルにも反
   映させるアクセス権設定処理手段を有することを特徴と
   するデータフロー管理システム。
4. 【請求項４】 複数のデータをファイルにて保存するデ
   ータ管理サーバと、 前記複数のデータの中から対象データに対して作業を行
   うユーザによって使用されるクライアントと、 を有するデータフロー管理システムにおいて、 前記データ管理サーバは、 シリアルフロー形式を有する編集型フロータイプ又はパ
   ラレルフロー形式を有する確認型フロータイプをフロー
   定義者に選択させるフロータイプ選択手段と、 前記編集型フロータイプが選択された場合に、少なくと
   も対象データに対して編集作業を行わせるユーザ、当該
   ユーザの作業順番及び各ユーザの作業期限を編集型定義
   画面からフロー定義者に定義させることによって編集型
   データフローを生成する編集型データフロー定義処理手
   段と、 前記確認型フロータイプが選択された場合に、少なくと
   も対象データに対して確認作業を行うユーザ及び作業期
   限を確認型定義画面からフロー定義者に定義させること
   によって確認型データフローを生成する確認型データフ
   ロー定義手段と、 前記各データフロー定義手段が生成したデータフローに
   関する情報を保持するデータフロー情報記憶手段と、 前記データフロー情報記憶手段に保持されているデータ
   フローに関する情報に基づき各データに対する各ユーザ
   の作業の制御管理を行うデータフロー制御管理手段と、 を有し、前記編集型フロータイプ又は前記確認型フロー
   タイプをフロー定義者に選択させてデータフローを定義
   させることを特徴とするデータフロー管理システム。
5. 【請求項５】 請求項１又は４記載のデータフロー管理
   システムにおいて、 前記データフロー情報記憶手段を検索することにより、
   フロー定義者が使用する前記クライアントに、当該フロ
   ー定義者が定義したデータフローを履歴表示するフロー
   履歴表示処理手段を有することを特徴とするデータフロ
   ー管理システム。
6. 【請求項６】 請求項１又は４記載のデータフロー管理
   システムにおいて、 ユーザが使用する前記クライアントに当該ユーザが設定
   されたデータフローを一覧表示するデータフロー情報通
   知処理手段を有することを特徴とするデータフロー管理
   システム。
7. 【請求項７】 請求項１又は４記載のデータフロー管理
   システムにおいて、 前記データフロー制御管理手段は、ユーザにグループユ
   ーザが設定されていた場合、当該グループに属する個人
   ユーザから作業の終了が通知された時点で当該ユーザの
   作業は終了したと判断することを特徴とするデータフロ
   ー管理システム。