JP2008262511A - 制御プログラム、情報処理装置及びワークフロー管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ワークフローの進捗に応じた、アクティビティの実行主体による処理対象の添付文書の特定を容易化することが可能な制御プログラム、情報処理装置及びワークフロー管理システムを提供する。
【解決手段】 サーバ１のＣＰＵは、ワークフローの後段アクティビティで表示される作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を含む仮想文書属性を定義する。添付文書抽出部１５は、前段アクティビティで表示される作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、ワークフロー定義格納部１６に格納された仮想文書属性に含まれる添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する。クライアント２のディスプレイは、上記後段アクティビティで表示される作業フォームに含まれる、仮想文書属性が定義されたフィールドに、上記抽出された添付文書を一覧表示する。
【選択図】 図９

Description

本発明は、制御プログラム、情報処理装置及びワークフロー管理システムに関する。

従来より、担当者間における書面の受け渡しなどの引き継ぎ作業（例えば、登録→申請→承認などの作業）を自動化したワークフロー管理システムが知られている（例えば、非特許文献１〜２参照）。このワークフロー管理システムでは、担当者の端末に表示される作業フォームに文書を添付することで、次の担当者に自動的に当該文書を渡すことができる。

文書を添付する担当者の端末には、例えば、図１９の作業フォームが表示される。同図に示すように、文書を格納するフィールドが細分化されているので、添付すべき文書の種別が明確になり、添付すべき文書の不足等を防止することができる。

また、従来より、電子帳表作成時に各項目に定義した表示条件や項目へのデータ入力の有無によって、必要とする項目のみを表示する電子帳票のＨＴＭＬファイルを自動的に生成するワークフロー管理システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。

上記非特許文献１〜２のワークフロー管理システムでは、文書を作業フォームに添付する際に、当該文書の種別に応じた文書フィールドに文書を格納する必要がある。文書を添付する際、単一の文書フィールドのみを用いた場合には、後段の作業の担当者が名前をたよりに文書を特定しなければならず、誤りが起こる要因となる。また、後段の作業がプログラムによる自動化作業の場合には、本来の処理以外に対象となる文書を選別する処理が必要となってしまう。

一方、特許文献１のワークフロー管理システムでは、フィールドの表示・非表示を制御することができるが、作業フォームに含まれる文書フィールドに添付文書を限定して表示することはできない。
「ここまで来たワークフロー管理システム（１）ワークフロー入門」、速水治夫等著、情報処理、３９巻１１号、第１１６０〜１１６５頁、１９９８年１１月 「ここまで来たワークフロー管理システム（３）ワークフロー製品の実際」、速水治夫等著、情報処理、４０巻５号、第５０７〜５１３頁、１９９９年５月 特開２００３−５８８１１号公報

本発明は、ワークフローの進捗に応じた、アクティビティの実行主体による処理対象の添付文書の特定を容易化することが可能な制御プログラム、情報処理装置及びワークフロー管理システムを提供することにある。

上記目的を達成するため、請求項１の制御プログラムは、表示手段を備える外部装置に接続されるコンピュータを、前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段、前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段、前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段として機能させ、 前記表示手段に表示される第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示させることを特徴とする。

請求項２の制御プログラムは、請求項１に記載の制御プログラムにおいて、前記添付文書の抽出条件は、前記文書の属性データ及び前記ワークフローの属性データを含むことを特徴とする。

請求項３の制御プログラムは、請求項１又は２に記載の制御プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記第１及び第２の作業フォーム内のフィールド毎に実行可能な操作内容を示す操作制御情報を設定する設定手段としてさらに機能させることを特徴とする。

請求項４の制御プログラムは、請求項１から３のいずれか１項に記載の制御プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記抽出条件に対応付けて抽出結果数を設定する設定手段、前記抽出手段により抽出された前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに含まれる添付文書の数を検出する検出手段、及び当該検出された添付文書の数が前記設定手段により設定された抽出結果数と異なるときに警告する警告手段としてさらに機能させることを特徴とする。

請求項５の制御プログラムは、請求項１から４のいずれか１項に記載の制御プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記ワークフローの実行中に、処理対象となった前記前段アクティビティ又は前記後段アクティビティの情報を、当該前段アクティビティ又は当該後段アクティビティで前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに抽出された添付文書に関連付けて格納する経路情報格納手段、添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報が要求されたときに、当該添付文書に関連付けられた前段アクティビティ又は後段アクティビティの情報を前記経路情報格納手段の中から検索する検索手段、及び前記検索手段による検索結果に基づいて、前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報を作成し、出力する出力手段としてさらに機能させることを特徴とする。

請求項６の制御プログラムは、請求項５に記載の制御プログラムにおいて、前記出力手段は、前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報をフロー図として出力することを特徴とする。

請求項７の制御プログラムは、請求項５又は６に記載に記載の制御プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記ワークフローの実行中に、処理対象となった前記前段アクティビティ又は前記後段アクティビティに関連する添付文書及び前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報を保存する保存手段としてさらに機能させることを特徴とする。

請求項８の制御プログラムは、請求項５から７のいずれか１項に記載の制御プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報に含まれる前段アクティビティ及び後段アクティビティのうち、いずれか１つを選択する選択手段としてさらに機能させ、前記表示手段は、前記選択されたアクティビティの最終状態に対応する前記第１又は前記第２の作業フォームを表示することを特徴とする。

請求項９の情報処理装置は、表示手段を備える外部装置に接続される情報処理装置であって、前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段と、前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段と、前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段とを備え、前記表示手段に表示される第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示させることを特徴とする。

請求項１０のワークフロー管理システムは、前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段と、前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段と、前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段と、前記第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。

請求項１、９、１０の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、ワークフローの進捗に応じた、アクティビティの実行主体による処理対象の添付文書の特定を容易化することができる。

請求項２の発明によれば、ワークフローの進捗に応じた、添付文書に関する情報の表示が可能となる。

請求項３の発明によれば、ワークフローの進捗に応じて、作業フォーム内のフィールド毎に実行可能な操作を制御することができる。

請求項４の発明によれば、添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに登録すべき添付文書に過不足がある場合に、当該ユーザに対して警告を伝えることができる。

請求項５の発明によれば、ユーザが、添付文書が通過したワークフロー上の経路を参照することができる。

請求項６の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、添付文書が通過したワークフロー上の経路をユーザにとって理解し易く表示することができる。

請求項７の発明によれば、不要な添付文書等のデータの削減が可能になる。

請求項８の発明によれば、添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報から１つのアクティビティを選択することで、選択されたアクティビティの最終状態に対応する作業フォームを表示することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。

図１は、本発明の第１の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成の例を示す図である。

図１において、ワークフロー管理システム２０は、サーバ１、クライアント２、３、プリンタ４、及びプロッタ５を備えている。サーバ１は、ネットワーク６を介してクライアント２、３、プリンタ４、及びプロッタ５に接続されている。サーバ１は、ワークフロー定義管理部１１、実行制御部１２（検索手段）、実行状態入力部１３（選択手段）、作業フォーム表示部１４、添付文書抽出部１５（抽出手段）、ワークフロー定義格納部１６（格納手段）、実行状態格納部１７、属性データ格納部１８、及び添付文書格納部１９を備えている。尚、各構成部の詳細については、後述する。

図２は、サーバ１のハードウエア構成の例を示すブロック図である。

サーバ１は、装置全体を制御するＣＰＵ２１（定義手段、情報設定手段、設定手段）、制御プログラムを備えるＲＯＭ２２、ワーキングエリアとして機能するＲＡＭ２３、各種の情報やプログラムを備えるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４、マウス及びキーボード２５、他のコンピュータと接続するためのネットワークインタフェース２６、液晶モニタ又はＣＲＴで構成されるディスプレイ２７、及び不図示のＵＳＢ機器と接続するためのＵＳＢ（universal serial bus）インタフェース２８を備えている。ＣＰＵ２１はシステムバス２９を介してＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４、マウス及びキーボード２５、ネットワークインタフェース２６、ディスプレイ２７及びＵＳＢインタフェース２８に接続されている。

ワークフロー制御部１１、実行制御部１２、実行状態入力部１３、作業フォーム表示部１４、及び添付文書抽出部１５は、制御プログラムに従って各種の処理を実行するＣＰＵ２１に相当する。ワークフロー定義格納部１６、実行状態格納部１７、属性データ格納部１８、及び添付文書格納部１９は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４に相当する。クライアント２，３の構成は、サーバ１と同様の構成なので、その説明は省略する。尚、クライアント２のディスプレイは、表示手段及び警告手段に相当し、クライアント２のマウス及びキーボード及び実行状態入力部１３は選択手段に相当する。

図３は、図面の承認フローの一例を示す図である。ここでは、製造業における図面の承認フローについて説明する。

図３の図面の承認フローは、開始アクティビティＳ１、申請アクティビティＳ２、承認アクティビティＳ３、出図アクティビティＳ４、及び終了アクティビティＳ５で構成されている。ここで、アクティビティとは、ワークフロー管理システムにサポートされる自動化されたプロセス内の論理的な１ステップを形成する作業の一部分である。換言すると、一般的な生産ラインの「１工程」に相当する。また、ワークフローの複数のアクティビティの位置関係は、前段アクティビティ及び後段アクティビティで表す。例えば、申請アクティビティＳ２は、承認アクティビティＳ３の前段アクティビティであり、承認アクティビティＳ３は、申請アクティビティＳ２の後段アクティビティである。このように、前段アクティビティの次のアクティビティが、後段アクティビティであり、後段アクティビティの直前のアクティビティが、前段アクティビティである。

また、アクティビティは、プロセスの実行のために人的リソースかマシン・リソースを必要とする。本実施の形態では、例えば、申請アクティビティＳ２や承認アクティビティＳ３等で、文書フォームに添付する文書を選択する処理や実行ボタンを押下する処理等は担当者により実行される（人的リソース）が、出図アクティビティで図面をプリンタないしプロッタに出力する処理は出図アクティビティに割り当てられて出図プログラムにより実行される（マシン・リソース）。

（i）開始アクティビティＳ１
担当者（図面設計担当者）は、例えば図４に示すように、クライアント２のディスプレイに表示される作業フォームの画面に「製品名」と「パーツ名」を入力し、パーツを構成する複数のサブパーツの図面を添付し、ワークフロー起動ボタンを押下する。これにより、ワークフローが起動する。図４の例では、「強度計算結果.xls」及び「製造コスト見積もり.doc」の２つのファイルも参考資料として添付されている。

（ii）申請アクティビティＳ２
ワークフローが起動すると、クライアント２のディスプレイには、例えば図５に示すような作業フォームが表示される。設計担当者の入力フィールドには、システムに認証した際のアカウント情報から取得された自分（設計担当者）の氏名が表示される。担当者（図面設計担当者）は、承認者の入力フィールドに承認担当者の設定を行い、申請内容を確認し、実行ボタンを押下する。実行ボタンが押下されると、予め設定されている承認者に承認申請がある旨が通知される。

尚、図４の入力画面で添付した添付ファイルは、それらの拡張子と文書属性に応じて、自動的に「図面（未承認）」、「図面（承認済み）」、及び「参考資料」のいずれかの文書フィールドに表示される。図５において、「図面（未承認）」の文書フィールドは実線で表示され、それ以外は点線で表示されている。これは、「図面（未承認）」の文書フィールドの内容は変更可能であるが、それ以外は変更不可と設定された制御情報に基づくアクセス制御が行われていることを示している。

（iii）承認アクティビティＳ３
次に、担当者（承認者）の端末（例えばクライアント３）のディスプレイには、例えば図６に示すような作業フォームが表示される。承認者は、承認申請された図面を参照する。例えば、「サブパーツ１.dwf」のファイル名をダブルクリックすることにより、対応するアプリケーションが起動し、図面が表示されるので、承認者は図面を参照することができる。

その後、承認者は、問題のない図面の文書属性内の「承認」を「true」に設定し、実行ボタンを押下する。例えば、「サブパーツ１.dwf」のファイル名を選択し、マウスの右ボタンをクリックすることで、図面の文書属性内の「承認」を「true」に設定するメニューが表示される。このメニューで、承認者は、問題のない図面の文書属性内の「承認」を「true」に設定する。承認者は、問題のある図面に対しては、その文書属性内の「承認」に何の設定も実行しない。

全図面の文書属性内の「承認」が「true」に設定されて、実行ボタンが押下されると、出図アクティビティＳ４に進む。一方、文書属性内の「承認」に「true」が設定されていない図面がある場合には、申請アクティビティＳ２に戻る。尚、承認者は、図面や参考資料の編集や追加を行うことができる。

（iv）承認アクティビティＳ３→申請アクティビティＳ２
承認アクティビティＳ３で、例えば「サブパーツ２.dwf」の図面が承認されない場合には、クライアント２のディスプレイには、例えば図７に示すような作業フォームが表示される。図７に示すように、「図面（承認済み）」の文書フィールド内の図面は修正できない。

申請者は、承認者が追加した参考資料（例えば「０５年版強度計算データ.xls」のファイル）を参考に、承認されなかった「サブパーツ２.dwf」の図面を修正して、実行ボタンを押下する。これにより、再度承認アクティビティＳ３に進む。

尚、未承認の図面がある間は、処理は、承認アクティビティＳ３から申請アクティビティＳ２に遷移し、全ての図面が承認されたときに、処理は初めて承認アクティビティＳ３から出図アクティビティＳ４に遷移する。

（v）出図アクティビティＳ４
承認アクティビティＳ３で、全図面の文書属性内の「承認」が「true」に設定され、実行ボタンが押下されると、仮に担当者が人的リソースであった場合には、例えば図８に示すような作業フォームが表示されるようにプロッタ出力図面フィールドおよびプリンタ出力図面フィールドには、文書の属性(図面の用紙サイズ)に応じて抽出される。出図アクティビティに割り当てられたマシン・リソースである出図プログラムは、プロッタ出力図面およびプリンタ出力図面として引き渡された文書をそれぞれプロッタとプリンタに出力を行う。出図プログラムは、自動処理を行うマシン・リソースの一例でしかなく、特定のパラメータの識別子とその値(ここではプロッタ出力およびプリンタ出力と対応する文書)を受け取り機能する際に予め抽出条件により分類されていることの効果を説明するためのものである。

最後に、処理は出図アクティビティＳ４から終了アクティビティＳ５に進み、ワークフローは終了する。

図９は、サーバ１の機能構成の例を示すブロック図である。

ワークフロー定義管理部１１は、例えば、クライアント２のユーザインターフェース２ａで設定されたワークフローや各アクティビティの担当者の情報をワークフロー定義格納部１６に保存する。また、ワークフロー定義管理部１１は、ワークフロー定義格納部１６に保存された情報をユーザインターフェース２ａに表示する。

ワークフロー定義格納部１６は、ワークフローや各アクティビティの担当者の情報を格納するほかに、例えば図１０〜図１５に示すようなワークフローや定義テーブルを格納する。

図１０は、ワークフロー、アクティビティＩＤ（ＡＤ１〜５）、及びトランジション（遷移）ＩＤ（ＴＤ１〜５）の関係の一例を示す。図１１はワークフローの定義テーブルの一例であり、ワークフローＩＤとワークフロー定義名との関係を示す。図１２は、アクティビティの定義テーブルの一例であり、アクティビティＩＤ、ワークフローＩＤ、及びアクティビティ名の関係を示す。

図１３は、トランジションの定義テーブルの一例であり、トランジションＩＤ、遷移元のアクティビティＩＤ、遷移先のアクティビティＩＤ及び遷移条件の関係を示す図である。遷移条件に含まれる「COUNT (DD5)<> 0」は、図１５で定義されているDD5で示されるフィールドの値が０でない場合（より具体的には、「図面（未承認）」の文書フィールドに図面のファイルがある場合）には、トランジションＩＤ「ＴＤ３」の遷移を実行するという意味である。

「COUNT (DD5)= 0」は、DD5で示されるフィールドの値が０である場合（より具体的には、「図面（未承認）」の文書フィールドに図面のファイルがない場合）には、トランジションＩＤ「ＴＤ４」の遷移を実行するという意味である。

図１４は、作業フォームに含まれるフィールドの定義テーブルの一例であり、フィールドＩＤ、アクティビティＩＤ、属性ＩＤ、及び操作ＩＤとの関係を示す図である。ここで、操作ＩＤ「Ｗ」は、データの書き込みや変更が可能であることを示し、操作ＩＤ「Ｒ」は、データの読み込みが可能であり、データの書き込みや変更が不可能であることを示す。例えば、フィールドＩＤがＦＤ０８の操作ＩＤは「Ｗ」であるが、これは、図５の「図面（未承認）」の文書フィールドにデータの書き込みや変更が可能であることを示している。

図１５は、属性の定義テーブルの一例であり、属性ＩＤ、ワークフローＩＤ、属性名、データ型、及び条件式の関係を示す。同図に示すように、属性ＩＤ「ＤＤ５」〜「ＤＤ９」に対応するデータ型は、仮想文書型である。これは、フィールドの属性ＩＤ「ＤＤ５」〜「ＤＤ９」に対応するフィールドに表示されるデータは、本来１つの領域に格納されているにもかかわらず、別々のフィールドに表示されることを意味する。例えば、「サブパーツ１.dwf」〜「サブパーツ３.dwf」の図面のファイルは、添付文書格納部１９に格納されているが、図７の作業フォームのように、「サブパーツ２.dwf」のファイルは「図面（未承認）」の文書フィールドに、「サブパーツ１.dwf」及び「サブパーツ３.dwf」のファイルは「図面（承認済み）」の文書フィールドに表示される。

条件式の項目における「FILE_EXIT()="dwf" AND FILE_ATTR("承認")<>true」は、拡張子が「dwf」であり、且つ文書属性内の「承認」が「true」に設定されてないファイルを「図面（未承認）」の文書フィールドに表示することを意味する。条件式の項目における「FILE_EXIT()="dwf" AND FILE_ATTR("承認")=true」は、拡張子が「dwf」であり、且つ文書属性内の「承認」が「true」に設定されているファイルを「図面（承認済み）」の文書フィールドに表示することを意味する。条件式の項目における「FILE_EXIT()<>"dwf"」は、拡張子が「dwf」でないファイルを参考資料のフィールドに表示することを意味する。これらの条件式に従った作業フォームの表示例を図７に示す。

条件式の項目における「FILE_ATTR("サイズ")>"A3"」は、ファイルの出力サイズがＡ３よりも大きい場合に、「プロッタ出力図面」の文書フィールドに当該ファイルを表示することを意味する。条件式の項目における「FILE_ATTR("サイズ")<="A3"」は、ファイルの出力サイズがＡ３以下の場合に、「プリンタ出力図面」の文書フィールドに当該ファイルを表示することを意味する。これらの条件式に従った作業フォームの表示例を図８に示す。

サーバ１のＣＰＵ２１は、クライアント２のユーザインターフェース２ａからの指示に従って、図１０に示すワークフローや図１１〜図１５の定義テーブル内の各種のＩＤ、文書属性、条件式などを定義し、定義後のワークフローや定義テーブルをハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４（即ち、ワークフロー定義可能部１６）に格納する。また、ＣＰＵ２１は、ユーザインターフェース２ａからの追加、削除、変更等の編集指示に応じて、図１１〜図１５に示した定義テーブルの編集が可能である。編集後の図１１〜図１５に示した定義テーブルはハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４（即ち、ワークフロー定義可能部１６）に保存される。

尚、図９において、ワークフロー定義格納部１６は、仮想文書属性定義を含むと記載されているが、これは図１５のフィールドの属性の定義テーブルを含むことを意味している。

また、図１５の条件式の項目には、添付文書の属性データを利用した式が記載されているが、後述するワークフローの起動者、ワークフローの開始日時、承認状況、購入金額などのワークフロー全体としての属性データを利用した式でもよく、更に、添付文書の属性データ及びワークフロー全体としての属性データの両方を利用した式でもよい。

図９に戻り、実行状態入力部１３は、ユーザインターフェース２ａにおけるデータ（具体的には、画像ファイルや参考資料のファイルの添付文書、製品名やパーツ名などのデータ、図面の文書属性内の「承認」の設定）の入力、並びに作業フォーム内のワークフロー起動ボタンの押下指示及び作業フォーム内の実行ボタンの押下指示の入力を受け付ける。

実行状態入力部１３は、作業フォーム内のワークフロー起動ボタンの押下指示及び作業フォーム内の実行ボタンの押下指示の入力を受け付けることにより、ワークフローの起動者、ワークフローの開始日時、承認状況、購入金額などのワークフロー全体としての属性データも受け付ける。

実行状態格納部１７は、作業フォーム内のワークフロー起動ボタンの押下指示及び作業フォーム内の実行ボタンの押下指示の入力に基づいて、現在のアクティビティが開始アクティビティＳ１、申請アクティビティＳ２、承認アクティビティＳ３、出図アクティビティＳ４、及び終了アクティビティＳ５のいずれであるかを示す情報を格納する。

添付文書格納部１９は、画像ファイルや参考資料のファイルの添付文書と共に当該添付文書の属性データを格納する。ここで、添付文書の属性データとは、ファイル名、サイズ、作成・更新日などの情報、さらに、図面の文書属性内の「承認」の設定を含む。

属性データ格納部１８は、製品名やパーツ名などのデータに加えて、作業フォームのひな形のデータ、ワークフローの起動者、ワークフローの開始日時、承認状況、及び購入金額などのワークフロー全体としての属性データを格納する。

実行制御部１２は、ワークフロー定義格納部１６に格納されているワークフローや定義テーブル、添付文書格納部１９に格納されている添付文書及びその属性、並びに属性データ格納部１８に格納されているワークフロー全体としての属性データ等を参照しながら、現在のアクティビティを制御する。また、実行制御部１２は、アクティビティの遷移の制御や、添付文書格納部１９に格納されている添付文書及びその属性、並びに属性データ格納部１８に格納されているワークフロー全体としての属性データ等の変更を実行する。

添付文書抽出部１５は、ワークフロー定義格納部１６に格納されているフィールドの属性の定義テーブル、即ち、仮想文書属性定義及び属性データ格納部１８に格納されているワークフロー全体としての属性データ（特に承認状況のデータ）を参照しながら、所望の添付文書を添付文書格納部１９から抽出する。

作業フォーム表示部１４は、添付文書抽出部１５で抽出された添付文書、属性データ格納部１８に格納されている製品名やパーツ名などのデータ、作業フォームのひな形のデータ及びワークフロー全体としての属性データを使って作業フォームを作成し、当該作業フォームをユーザインターフェース２ａとして表示する。

図１６は、作業フォームを表示する際にサーバ１により実行される処理の例を示すフローチャートである。

まず、添付文書抽出部１５は、ワークフロー定義格納部１６に格納されているワークフロー及び定義テーブルに基づいて、表示対象となるアクティビティの作業フォームに含まれるフィールドの属性を検索する（ステップＳ１１）。

次に、添付文書抽出部１５は、作業フォームに含まれるフィールドの属性に仮想文書属性が含まれるか否かを判別する（ステップＳ１２）。仮想文書属性とは、図１５のフィールドの属性の定義テーブルに含まれる仮想文書型の属性である。

ステップＳ１２でＮＯの場合には、ステップＳ１４に進む。一方、ステップＳ１２でＹＥＳの場合には、添付文書抽出部１５は、図１５の定義テーブルの条件式に従って作業フォームの各フィールドに含まれる添付文書を添付文書格納部１９から抽出する（ステップＳ１３）。

添付文書抽出部１５は、作業フォームに含まれる全てのフィールドの属性を確認したか否かを判別する（ステップＳ１４）。ステップＳ１４でＮＯの場合には、ステップＳ１２に戻る。一方、ステップＳ１４でＹＥＳの場合には、添付文書抽出部１５は、各フィールドに含まれる添付文書を作業フォーム表示部１４に出力する（ステップＳ１５）。

作業フォーム表示部１４は、添付文書抽出部１５で抽出された添付文書、属性データ格納部１８に格納されている製品名やパーツ名などのデータ、作業フォームのひな形のデータ及びワークフロー全体としての属性データを使って作業フォームを作成し、当該作業フォームをユーザインターフェース２ａとして表示し（ステップＳ１６）、本処理を終了する。作成された作業フォームでは、図５〜図８のように、複数のファイルが一覧表示される。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、サーバ１のＣＰＵ２１は、ワークフローの後段アクティビティ（即ち、任意のアクティビティの次に実行されるアクティビティ）で表示される作業フォーム内の文書フィールドに、添付文書の抽出条件を含む仮想文書属性を定義する。ワークフロー定義格納部１６（即ちＨＤＤ２４）は、当該添付文書の抽出条件を含む仮想文書属性を格納する。添付文書抽出部１５は、前段アクティビティ（即ち、後段アクティビティの直前に実行されるアクティビティ）で表示される作業フォーム内の文書フィールドに含まれる複数の添付文書のうち、ワークフロー定義格納部１６に格納された仮想文書属性に含まれる添付文書の抽出条件（即ち図１５の条件式の項目）を満たす添付文書を抽出する。クライアント２のディスプレイ（ユーザインターフェース２ａ）は、上記後段アクティビティで表示される作業フォームに含まれる、仮想文書属性が定義された文書フィールドに、添付文書抽出部１５により抽出された添付文書を一覧表示する。

このように、前段アクティビティで表示される作業フォーム内の文書フィールドに含まれる複数の添付文書のうち、ワークフロー定義格納部１６に格納された仮想文書属性に含まれる添付文書の抽出条件（即ち図１５の条件式の項目）を満たす添付文書は、後段アクティビティで表示される作業フォームに含まれる、仮想文書属性が定義された文書フィールドに自動的に一覧表示される。

（第２の実施の形態）
本実施の形態は、添付文書が通過したワークフロー上の経路を参照可能とする点で第１の実施の形態と異なる。

図１７は、第２の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成の例を示す図である。

図１７のワークフロー管理システムの構成は、サーバ１がさらに経路情報格納部４１（経路情報格納手段）と経路画像作成部４２（出力手段）とを備える点で、図１のワークフロー管理システムの構成と異なるので、当該異なる点のみを説明する。

経路情報格納部４１は、ワークフローの実行中に、処理対象となったアクティビティの情報を、当該アクティビティで前記仮想文書属性が定義されたフィールドに抽出された添付文書に関連付けて格納する。実行制御部１２は、実行状態入力部１３及び実行状態格納部１７を介して、添付文書に対する経路情報（即ち、添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報）が要求されたときに、当該添付文書に関連付けられたアクティビティの情報を経路情報格納部４１の中から検索する。そして、実行制御部１２は、ワークフロー定義格納部１６に格納されているワークフローを読み出し、当該ワークフロー及び検索結果のアクティビティの情報を経路画像作成部４２に出力する。

経路画像作成部４２は、検索結果のアクティビティの情報に基づいて、当該ワークフロー上を赤線等でトレースしたカラーの経路画像又は破線及び実線を利用した白黒の経路画像を作成し、当該経路画像をユーザインターフェース２ａとして表示する。経路画像の一例を図１８に示す。図１８では、実線は実際に添付文書が通過した経路を示し、破線は添付文書が通過可能な経路を示す。経路画像は、クライアントのユーザが一見して理解できるような表示態様であればよく、上述した例に限定されるものではない。

経路情報格納部４１及び経路画像作成部４２は、制御プログラムに従って各種の処理を実行するＣＰＵ２１に相当する。

サーバ１は、ワークフローの実行中に、処理対象となったアクティビティに関連する添付文書や経路画像を保存する長期保存部（例えば、ハードディスクやＤＶＤ−ＲＡＭ等で構成する）（保存手段）をさらに備えていてもよい。これにより、不要な添付文書等のデータの削減が可能になる。

また、経路画像に表示されるアクティビティ（例えば、申請アクティビティ）がユーザインターフェース２で選択されたときに、実行状態入力部１３は、実行状態格納部１７を介して、そのアクティビティの選択指示を実行制御部１２に通知する。実行制御部１２は、実行状態格納部１７を介して現在のアクティビティが申請アクティビティであることを確認し、申請アクティビティの作業フォームを表示する指示を添付文書抽出部１５に通知する。添付文書抽出部１５は、申請アクティビティの作業フォーム内の各フィールドに含まれる添付文書を添付文書格納部１９から抽出し、作業フォーム表示部１４に出力する。

作業フォーム表示部１４は、添付文書抽出部１５で抽出された添付文書、属性データ格納部１８に格納されている製品名やパーツ名などのデータ、作業フォームのひな形のデータ及びワークフロー全体としての属性データを使って、申請アクティビティの作業フォームを作成し、当該作業フォームをユーザインターフェース２ａとして表示する。

このように、ユーザインターフェース２として表示される経路画像のアクティビティを選択することにより、対応するアクティビティの最終状態の作業フォームをユーザインターフェース２として表示することができる。

サーバ１のＣＰＵ２１は、各アクティビティの作業フォーム内の仮想文書属性のフィールドの抽出条件に対応付けて抽出結果数を設定するようにしてもよい。この場合、実行制御部１２は、各アクティビティの作業フォーム内の仮想文書属性のフィールドに含まれる添付文書数を検出して、添付文書数が予め設定された抽出結果数と異なるときに、警告表示の指示を線路画像作成部４２に出力する。また、キーボード及びマウス２５を介して作業フォーム内の仮想文書属性のフィールドに誤って添付文書を登録してしまい、当該フィールドに設定された値よりも登録文書数が多くなった場合に警告表示の指示を線路画像作成部４２に出力するようにしてもよい。これらの場合、線路画像作成部４２は、警告画像を作成し、ユーザインターフェース２上に表示する。仮想文書属性のフィールドに登録すべき文書に過不足がある場合に、当該ユーザに対して警告を伝えることができる。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、経路情報格納部４１が、ワークフローの実行中に、処理対象となったアクティビティの情報を、当該アクティビティで使用された添付文書に関連付けて格納し、実行制御部１２は、添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報が要求されたときに、当該添付文書に関連付けられたアクティビティの情報を経路情報格納部４１の中から検索する。そして、経路画像作成部４２が、実行制御部１２による検索結果に基づいて、添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報を作成し、クライアント２のディスプレイ（ユーザインターフェース２ａ）に出力する。よって、ユーザは、添付文書が通過したワークフロー上の経路を参照することができる。

サーバ１又はクライアント２、３の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムが記録されている記録媒体を、サーバ１又はクライアント２、３に供給し、サーバ１又はクライアント２、３のＣＰＵが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによっても、上記実施の形態と同様の効果を奏する。プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、又はＳＤカードなどがある。

また、サーバ１又はクライアント２、３のＣＰＵが、サーバ１又はクライアント２、３の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムを実行することによっても、上記実施の形態と同様の効果を奏する。

なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能である。

本発明の第１の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成の例を示す図である。 サーバ１のハードウエア構成の例を示すブロック図である。 図面の承認フローの一例を示す図である。 開始アクティビティにおける作業フォームの一例を示す図である。 申請アクティビティにおける作業フォームの一例を示す図である。 承認アクティビティにおける作業フォームの一例を示す図である。 図面が承認されない場合の申請アクティビティにおける作業フォームの一例を示す図である。 出図アクティビティにおける作業フォームの一例を示す図である。 サーバ１の機能構成の例を示すブロック図である。 ワークフロー、アクティビティＩＤ（ＡＤ１〜５）、及びトランジション（遷移）ＩＤ（ＴＤ１〜５）の関係の一例を示す図である。 ワークフローの定義テーブルの一例を示す図である。 アクティビティの定義テーブルの一例を示す図である。 トランジション（遷移）の定義テーブルの一例を示す図である。 作業フォームに含まれるフィールドの定義テーブルの一例を示す図である。 フィールドの属性の定義テーブルの一例を示す図である。 作業フォームを表示する際にサーバ１により実行される処理の例を示すフローチャートである。 第２の実施の形態に係るワークフロー管理システムの構成の例を示す図である。 経路画像の一例を示す図である。 従来の作業フォームの一例を示す図である。

符号の説明

１ サーバ
２，３ クライアント
２ａ クライアント２上のユーザインターフェース
１２ 実行制御部
１３ 実行状態入力部
１５ 添付文書抽出部
１６ ワークフロー定義格納部
１８ 属性データ格納部
１９ 添付文書格納部
２１ ＣＰＵ
２４ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
２５ マウス及びキーボード
２７ ディスプレイ
４１ 経路情報格納部
４２ 経路画像作成部

Claims (10)

1. 表示手段を備える外部装置に接続されるコンピュータを、
   前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段、
   前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段、
   前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段として機能させ、
   前記表示手段に表示される第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示させることを特徴とする制御プログラム。
2. 前記添付文書の抽出条件は、前記文書の属性データ及び前記ワークフローの属性データを含むことを特徴とする請求項１に記載の制御プログラム。
3. 前記コンピュータを、前記第１及び第２の作業フォーム内のフィールド毎に実行可能な操作内容を示す操作制御情報を設定する情報設定手段としてさらに機能させることを特徴とする請求項１又は２に記載の制御プログラム。
4. 前記コンピュータを、前記抽出条件に対応付けて抽出結果数を設定する設定手段、
   前記抽出手段により抽出された前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに含まれる添付文書の数を検出する検出手段、及び
   当該検出された添付文書の数が前記設定手段により設定された抽出結果数と異なるときに警告する警告手段としてさらに機能させることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の制御プログラム。
5. 前記コンピュータを、
   前記ワークフローの実行中に、処理対象となった前記前段アクティビティ又は前記後段アクティビティの情報を、当該前段アクティビティ又は当該後段アクティビティで前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに抽出された添付文書に関連付けて格納する経路情報格納手段、
   添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報が要求されたときに、当該添付文書に関連付けられた前段アクティビティ又は後段アクティビティの情報を前記経路情報格納手段の中から検索する検索手段、及び
   前記検索手段による検索結果に基づいて、前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報を作成し、出力する出力手段としてさらに機能させることを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の制御プログラム。
6. 前記出力手段は、前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報をフロー図として出力することを特徴とする請求項５に記載の制御プログラム。
7. 前記コンピュータを、前記ワークフローの実行中に、処理対象となった前記前段アクティビティ又は前記後段アクティビティに関連する添付文書及び前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報を保存する保存手段としてさらに機能させることを特徴とする請求項５又は６に記載に記載の制御プログラム。
8. 前記コンピュータを、
   前記添付文書が通過したワークフロー上の経路を示す情報に含まれる前段アクティビティ及び後段アクティビティのうち、いずれか１つを選択する選択手段としてさらに機能させ、
   前記表示手段は、前記選択されたアクティビティの最終状態に対応する前記第１又は前記第２の作業フォームを表示することを特徴とする請求項５から７のいずれか１項に記載の制御プログラム。
9. 表示手段を備える外部装置に接続される情報処理装置であって、
   前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段と、
   前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段と、
   前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段とを備え、
   前記表示手段に表示される第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示させることを特徴とする情報処理装置。
10. 前段アクティビティ及び後段アクティビティを含むワークフローの後段アクティビティで表示される第２の作業フォーム内のフィールドに、添付文書の抽出条件を定義する定義手段と、
    前記添付文書の抽出条件を格納する格納手段と、
    前記前段アクティビティで表示される第１の作業フォーム内のフィールドに含まれる複数の添付文書のうち、前記格納手段に格納された添付文書の抽出条件を満たす添付文書を抽出する抽出手段と、
    前記第２の作業フォームに含まれる、前記添付文書の抽出条件が定義されたフィールドに、前記抽出手段により抽出された添付文書に関する情報を表示する表示手段と
    を備えることを特徴とするワークフロー管理システム。
    
    

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