JP2010102510A - クライアント装置、サーバ装置、及び、それらを用いた文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理システムにおいて文書主体の操作を行なっている場合でも、ユーザの負担を低減し、必要な業務を効率的に処理することができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】クライアントは、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成してサーバに送信する生成手段と、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得してサーバに送信する取得手段とを備え、サーバは、クライアントからリストを受信して格納する格納手段と、クライアントから情報を受信し、格納手段から情報と合致する情報を含むリストを検索してクライアントに送信する検索手段とを備え、クライアントは、検索されたリストを受信して表示する表示手段を備えることを特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムに関する。

電子文書が業務の中核を担うようになり、電子文書と業務とを関連付けて管理できるシステムの必要性が高まっている。一般的な解決手段として知られているのはワークフローシステムである。ワークフローシステムとは、業務の流れをあらかじめワークフローとして定義しておき、定義されたワークフローの各ステータスに必要な文書を添付して処理を進めていくものである。

例えば承認システムのように、「作成（一般社員）→精査（課長）→承認（部長）」というワークフローを事前に作成しておく。決裁書を処理する場合はそのフローの「作成」で申請書を添付し、「精査」・「承認」ではそれぞれ課長・部長の承認をその文書に付与するというように処理する。

しかし、ワークフローシステムは事前にユーザルールやフローなどの細かい設定が必要であり、小規模の業務で使用するには作成工数がかかるという問題点があった。また、複雑なフロー制御を行なうためのワークフローエンジンを備える必要があるので、システムも高価で大規模になってしまうという問題点があった。

また、ワークフローシステムではワークフロー内に文書が存在する構成であるので、ワークフローから文書は検索できるが、文書からその文書が処理中のワークフロー（業務）を検索することができないという問題点があった。

そのため、小規模なユーザ環境では、文書管理システムとそのTo-Doリスト機能を使用することによって、簡易的に電子文書と業務とを関連付ける方法が多く採用されている。

そのようなシステムにおいては、文書管理システム上の文書に対して、各ユーザがTo-Doフラグなどのフラグを付与することができ、また、業務内容の記載を行なうことができる。また、そのようなシステムは、To-Doフォルダなどで、フラグ付き文書を一覧表示することができる。

それによって、ユーザは処理が必要な文書に対してフラグ付けと処理すべき業務内容を記載しておくことができ、また、必要に応じて、To-Doフォルダで処理が必要な文書の一覧を確認することができる。それによって、文書とその文書に対して処理が必要な業務との関連付けを実現することができる。

しかし、文書管理システムとTo-Doリストとの組み合わせでは、個人の備忘録としてしか使用できず、人から人へ業務を流すワークフローを実現することができないという問題点があった。

その課題を解決するために、特許文献１に示されるように、他のユーザがTo-Doリストにアイテムを追加できるシステムが提案されている。
特開２０００−１２３０７１号公報

しかしながら、上記の従来技術では、文書主体の文書管理システムと業務主体のTo-Doリストという異なるドメインの物を一つのシステムで管理している。そのために、それら２種類のドメインの操作が連携しておらず、文書を操作する場合とTo-Doリストを確認する場合とで意識的に操作を切り替えなければならない。そのため、文書管理システムの本来の使い方である文書主体の操作を行なっていると、To-Doリストの業務を見落としがちになってしまうという問題点があった。

特許文献１においては、To-Doリストにおける個人用のタスクとグループ用のタスクとを一元管理することについては記載されている。しかしながら、文書管理システムにおける文書操作とTo-Doリスト管理との操作の違いについては、特に課題とされていないし、記載されてもいない。

そこで、上記の点に鑑み、本発明は、文書管理システムにおいて文書主体の操作を行なっている場合でも、ユーザの負担を低減し、必要な業務を効率的に処理することができる文書管理システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明に係る文書管理システムは、クライアントとサーバとを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムであって、クライアントは、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成してサーバに送信する生成手段と、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得してサーバに送信する取得手段とを備え、サーバは、クライアントからリストを受信して格納する格納手段と、クライアントから情報を受信し、格納手段から情報と合致する情報を含むリストを検索してクライアントに送信する検索手段とを備え、クライアントは、検索手段によって検索されたリストを受信して表示する表示手段を備えることを特徴とする。

また、本発明に係る文書管理方法は、クライアントとサーバとを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて実行される文書管理方法であって、クライアントにおいて、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成してサーバに送信する生成工程と、サーバにおいて、クライアントからリストを受信して格納する格納工程と、クライアントにおいて、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得してサーバに送信する取得工程と、サーバにおいて、情報を受信し、格納工程において格納されたリストから、受信した情報と合致する情報を含むリストを検索してクライアントに送信する検索工程と、クライアントにおいて、検索工程において検索されたリストを受信して表示する表示工程とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係るクライアント装置は、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて用いられるクライアント装置であって、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成してサーバ装置に送信する生成手段と、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得してサーバ装置に送信する取得手段と、サーバ装置において検索されたリストを受信して表示する表示手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係るサーバ装置は、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて用いられるサーバ装置であって、クライアント装置において生成されたリストを受信して格納する格納手段と、クライアント装置から該文書と該文書に対する操作と操作を行ったユーザを含む情報を受信し、格納手段から情報と合致する情報を含むリストを検索してクライアント装置に送信する検索手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、クライアント装置とサーバ装置とを含む文書管理システムにおいて、ワークフローにおいて用いられる文書を管理するための文書管理プログラムであって、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成してサーバ装置に送信する生成手段と、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得してサーバ装置に送信する取得手段と、サーバ装置において検索されたリストを受信して表示する表示手段としてクライアント装置を機能させることを特徴とする。

更に、本発明に係る文書管理プログラムは、クライアント装置とサーバ装置とを含む文書管理システムにおいて、ワークフローにおいて用いられる文書を管理するための文書管理プログラムであって、クライアント装置において生成されたリストを受信して格納する格納手段と、クライアント装置から該文書と該文書に対する操作と操作を行ったユーザを含む情報を受信し、格納手段から情報と合致する情報を含むリストを検索してクライアント装置に送信する検索手段としてサーバ装置を機能させることを特徴とする。

本発明によれば、文書管理システムにおいて文書主体の操作を行なっている場合でも、ユーザの負担を低減し、必要な業務を効率的に処理することができる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら詳しく説明する。なお、同一の構成要素には同一の参照番号を付して、説明を省略する。

図１は、本発明に係る実施形態におけるシステム構成を表したブロック図である。本システムは、クライアント装置とサーバ装置とを含んで構成される。１０００は、文書管理システムのクライアント装置に実装されるクライアントソフトウェアを示す。また、１１００は、文書管理システムのサーバ装置に実装されるサーバソフトウェアを示す。それぞれは、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ等から構成されるコンピュータ（クライアント装置又はサーバ装置）のＯＳ上で動作するソフトウェアである。

ユーザインタフェース１００１は、ユーザインタフェース部である。システムは、ユーザインタフェース１００１を介してユーザ操作を受け取り、そのユーザ操作をコマンド制御部１００２に伝える。

１００２は、コマンド制御部であり、ユーザの操作依頼に応じて通信制御部１００３、To-Doリスト制御部１００４を使用し、操作結果をユーザインタフェース１００１に返す。１００３は、通信制御部であり、コマンド制御部１００２の命令に応じてサーバソフトウェア１１００と通信を行う。

１００４は、To-Doリスト制御部であり、コマンド制御部１００２の命令に応じてTo-Doリストを制御する。

１１０１は、通信制御部であり、文書管理制御部１１０２の命令に応じてクライアントソフトウェア１０００と通信を行う。

１１０２は、文書管理制御部であり、クライアントソフトウェア１０００の操作依頼に応じて、データベース制御部１１０３を使用し、操作結果を通信制御部１１０１を通してクライアントソフトウェア１０００に返す。

１１０３は、データベース制御部であり、文書管理制御部１１０２の命令に応じて、文書データベース１１０４、To-Doリストデータベース１１０５、ユーザ管理データベース１１０６を制御する。

１１０４は、文書データベースであり、文書情報が格納されている。To-Doリストデータベース１１０５は、To-Doリストデータベースであり、To-Doリスト情報が格納されている。ユーザ管理データベース１１０６は、ユーザ管理データベースであり、ユーザ情報が格納されている。

図１６は、本文書管理システムのクライアント装置又はサーバ装置に用いられる一般的な情報処理装置の構成を示す図である。

コンピュータ１６００は、ＲＯＭ１６０３のプログラム用ＲＯＭ又は外部メモリ１６１０に記憶された文書処理プログラム等に基づき、各実施形態の処理を含む文書処理及びそれに基づく印刷処理又は印刷制御処理の実行を制御するＣＰＵ１６０１を備える。このＣＰＵ１６０１がシステムバス１６１１に接続される各部の制御を総括する。

また、ＲＯＭ１６０３のプログラム用ＲＯＭあるいは外部メモリ１６１０には、ＣＰＵ１６０１の制御プログラムであるオペレーティングシステムプログラム（以下ＯＳ）等が記憶されている。また、ＲＯＭ１６０３のフォント用ＲＯＭ又は外部メモリ１６１０には、文書処理の際に使用するフォントデータ等が記憶されている。さらに、ＲＯＭ１６０３のデータ用ＲＯＭ又は外部メモリ１６１０には、文書処理等を行う際に使用する各種データが記憶されている。ＲＡＭ１６０２は、ＣＰＵ１６０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

キーボードコントローラ（ＫＢＣ）１６０４は、キーボード１６０８や不図示のポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）１６０５は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）１６０９による表示を制御する。１６０５はディスクコントローラ（ＤＫＣ）を示し、各種のプログラム又はアプリケーション等を格納するハードディスク（ＨＤ）等の外部メモリ１６１０とのアクセスを制御する。ネットワークインタフェース１６０７は、ネットワークを介して外部の装置との通信制御処理を実行する。

なお、ＣＰＵ１６０１は、ＣＲＴ１６０９上の不図示のマウスカーソル等で指示されたコマンドに基づいて、予め登録された種々のウィンドウを開き、種々のデータ処理を実行する。例えば、ユーザが印刷を実行する際、印刷の設定に関するウィンドウを開き、プリンタの設定や、印刷モードの選択を含む印刷制御装置に対する印刷処理方法の設定を行うことができる。

以下、まず、従来における処理について説明する。

図２、図１２、図１３を用いて、従来におけるTo-Doリスト作成処理の流れを説明する。まず、ユーザが、図２に示すTo-Doリスト作成指示画面を用いて、クライアントソフトウェア１０００を通して文書を選択し、その文書に対してTo-Doリストの作成を指示する。ユーザの要求をユーザインタフェース１００１を介して受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、コメント記入欄を表示した図１２に示されるTo-Doリスト作成画面をユーザに表示する。

ユーザがコメントを入力して全入力が終了したことを通知すると、その通知をユーザインタフェース１００１を介してクライアントソフトウェア１０００が受け取る。通知を受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００にその旨とTo-Doリストの作成を行なったユーザを通知する。通知されたサーバソフトウェア１１００は、To-Doリストデータベース１１０５に作成されたTo-Doリストを格納する。

To-Doリストデータベース１１０５に作成されるTo-Doリストデータベースは、図１３に示すような情報を含む。ただし対象ユーザ、対象文書は、対象それぞれを一意に識別できるようなＩＤである場合もある。

図１４、図１５を用いて、従来におけるTo-Doリスト表示方法を説明する。まず、ユーザが、ユーザインタフェース１００１を通してTo-Doリストの表示を指示する。ユーザ操作を受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、サーバソフトウェア１１００に操作実行ユーザを伝える。受け取ったサーバソフトウェア１１００は、文書管理制御部１１０２において表示するTo-Doリストの作成を行なう。

文書管理制御部１１０２においては以下の処理が行なわれる。まず、ユーザ操作に対して、操作実行ユーザの取得を行なう（ステップＳ１４０１）。次に、To-Doリストデータベース１１０５からTo-Doリストを一つずつ取得し、ステップＳ１４０２からステップＳ１４０５の間で以下の処理を行なう。

まず、To-Doリストの対象ユーザが操作実行ユーザと等しいかチェックする（ステップＳ１４０３）。等しくなければ次のTo-Doリストのチェックへ、等しければ、ステップＳ１４０４へ処理を移す。

ステップＳ１４０３による比較が等しい場合、そのTo-Doリストを表示対象のTo-Doリストとする（ステップＳ１４０４）。この処理を全てのTo-Doリストに対して終了後、表示対象のTo-DoリストにTo-Doリストが１件以上あれば、そのリストをクライアントソフトウェア１０００に返却する。なければ、その旨をクライアントソフトウェア１０００に返却する（ステップＳ１４０６）。

このように、従来においては、サーバソフトウェア１１００から表示To-Doリストを受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、そのリストを図１５に示すように、ユーザに提示する。従来においては、図１５のように表示されたTo-Doリスト上において、ユーザは、To-Doリストの詳細を確認することしかできない。

次に、本実施形態の処理について説明する。

＜第１の実施形態＞
次に、図２、図３、図４、図７を用いて、本実施形態におけるTo-Doリスト作成処理の手順を説明する。

まず、ユーザが、図２に示されるように、クライアントソフトウェア１０００を通して文書を選択し、その文書に対してTo-Doリストの作成を指示する。ユーザの要求をユーザインタフェース１００１を介して受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００にその要求を伝える。

要求を受け取ったサーバソフトウェア１１００は、To-Doリストデータベース１１０５から対象操作リスト、ユーザ管理データベース１１０６から対象ユーザリストを取得し、クライアントソフトウェア１０００にその結果を返す。リストを受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、対象操作、対象ユーザをリスト表示した図３に示されるTo-Doリスト作成画面をユーザに表示する。

図３に示すように、本実施形態においては、図１２と比べて、対象ユーザ一覧と対象操作一覧が追加されている。ユーザは、例えば、該当する文書に対して、「対象ユーザ一覧」において「ユーザＡ」、「ユーザＢ」を選択し、それらのユーザの対象操作として「対象操作一覧」において、「編集」を選択する。コメント欄には、例えば、修正箇所の指示等が記載される。

ユーザが対象ユーザ、対象操作を選択し、コメントを入力して全入力が終了したことを通知すると、その通知をユーザインタフェース１００１を介してクライアントソフトウェア１０００は受け取る。通知を受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、To-Doリスト制御部１００４にてTo-Doリストの生成を行なう。To-Doリスト制御部１００４はまず、対象ユーザ・対象操作・コメントを取得する（ステップＳ７０１）。その後、操作対象となった文書を取得する（ステップＳ７０２）。

そして対象ユーザ・対象操作・コメントに操作対象となった文書を合成し、To-Doリストを生成する（ステップＳ７０３）。クライアントソフトウェア１０００は、通信制御部１００３を介してサーバソフトウェア１１００に生成したTo-Doリストを送信する。以上のステップＳ７０１〜Ｓ７０３の処理は、本実施形態におけるリスト生成の一例である。一方、サーバソフトウェア１１００は、To-Doリストデータベース１１０５に、受信したTo-Doリストを格納する。

対象操作リストに表示されるのは、「編集」・「文書移動」・「文書コピー」・「文書削除」・「印刷」・「アクセス権設定」・「タグの追加」などである。To-Doリストデータベース１１０５に作成されるTo-Doリストデータベースは、図４に示すような情報を含む。ただし、対象ユーザ・対象文書は、対象それぞれを一意に識別できるようなＩＤであってもよい。

本実施形態においては、図３に示すように、ユーザが、To-Doリスト作成画面に、対象ユーザと対象操作を一覧から選択できるようにしている。このことによって、To-Doリストによって、人から人へ業務を流すワークフローシステムを簡易的に実現することができる。

また、To-Doリスト制御部１００４によって、To-Doリストに文書が合成されている。更に、図１３と比べると、本実施形態においては、図４に示すように、To-Doリストデータベースに対象操作の項が追加されている。このように、本実施形態においては、To-Doリストを作成する際に、該当文書を処理するある工程（ワークフロー）におけるコメント（To-Do）及び対象者を、文書とともに関連付けて設定することができる。また、その設定は、図３に示すように、チェック項目で実行することができるので、ユーザは、極めて簡易に設定作業を行うことができる。

次に、図５及び図６を用いて、本実施形態におけるTo-Doリスト表示方法を説明する。本実施形態においては、図７に示す処理に従ってTo-Doリストが生成された後、ユーザが文書に対して操作を行った際に、図５に示す処理に従って、To-Doリストの一覧がクライアントの画面に表示される。

まず、ユーザが、ユーザインタフェース１００１を通してクライアントソフトウェア１０００から文書を選択し、その文書に対して特定の文書操作を指示する。ここでは編集作業を選択するものとする。ユーザ操作を受け付けたクライアントソフトウェア１０００は、サーバソフトウェア１１００にユーザ操作、対象文書、操作実行ユーザを送信する。

サーバソフトウェア１１００は、文書管理制御部１１０２において表示するTo-Doリストの作成を行なう。文書管理制御部１１０２においては、図５に示すような処理が行なわれる。まず、サーバソフトウェア１１００は、対象文書・ユーザ操作・操作実行ユーザの取得を行なう（ステップＳ５０１）。

次に、To-Doリストデータベース１１０５からTo-Doリストを一つずつ取得し、ステップＳ５０２からステップＳ５０７の間で以下の検索処理を行なう。まず、そのTo-Doリストの対象文書が、ユーザ操作の対象文書と等しいか否かを判定する（ステップＳ５０３）。ここで、等しくなければ、次のTo-Doリストの判定のため、ステップＳ５０２〜Ｓ５０７のループを繰り返す。一方、等しければ、ステップＳ５０４へ処理を移す。

次に、To-Doリストの対象操作が、ユーザ操作と等しいか否かを判定する（ステップＳ５０４）。ここで、等しくなければ、次のTo-Doリストの判定のため、ステップＳ５０２〜Ｓ５０７のループを繰り返す。一方、等しければステップＳ５０５へ処理を移す。

次に、To-Doリストの対象ユーザが、操作実行ユーザと等しいか否かを判定する（ステップＳ５０５）。ここで、等しくなければ、次のTo-Doリストの判定のため、ステップＳ５０２〜Ｓ５０７のループを繰り返す。一方、等しければ、ステップＳ５０６へ処理を移す。

ステップＳ５０３〜Ｓ５０５の判定による比較が全て等しく合致している場合に、該当するTo-Doリストを表示対象のTo-Doリストとする（ステップＳ５０６）。

この処理を全てのTo-Doリストに対して行った後、表示対象のTo-Doリスト（表示To-Doリスト）にTo-Doリストが１件以上あれば、そのリストをクライアントソフトウェア１０００に送信する。なければ、その旨をクライアントソフトウェア１０００に送信する（ステップＳ５０８）。

サーバソフトウェア１１００から表示To-Doリストを受信したクライアントソフトウェア１０００は、そのリストを図６に示すように、ユーザに提示する。

本実施形態においては、表示されたTo-Doリスト上において、ユーザは、そのまま処理を進めるか、To-Doリストの詳細を確認するか、所望した操作を中断するかを選択することができる。

例えば、図６において、ユーザは、「操作に関連するTo-Do１」を選択して「To-Doの確認」のボタンを押下することにより、To-Doリストの詳細（修正箇所の指示等）を確認することができる。また、ユーザは、「操作の継続」のボタンを押下することにより、編集作業等をそのまま進めることができる。また、ユーザは、「操作の中断」のボタンによって、所望した操作（編集作業等）を中断することができる。

以上のように、該当文書を編集する工程（ワークフロー）において、該当ユーザがその文書を編集する場合に、自動的にその操作に関連するTo-Doリストが表示される。ユーザは、例えば、そのTo-Doリストのコメントに記載されている指示に従って、処理を進めることができる。従って、ユーザは、文書管理システムの操作を行う中で、To-Doリストを別操作として行う必要はない。更に、文書管理システムの操作を行う中で、To-Doリストが自動的に開くので、ワークフローとして対象ユーザに行ってほしい内容（修正箇所等）を漏らしてしまうことを防ぐことができる。また、To-Doリストは、文書操作に関連するリストのみが表示されるので、ユーザは必要な業務を効率的に進めることができる。

また、本実施形態では、To-Doリストによって簡易的なワークフローシステムを実現しているので、ワークフローエンジンのような特殊な構成を必要とせずに業務を人から人へ流すシステムを実現することができる。

＜第２の実施形態＞
次に、第２の実施形態について説明する。本実施形態においては、ユーザが所望した操作に類似した操作に関連付けられたTo-Doリストが存在する場合にも、それをユーザに通知する。本実施形態において、To-Doリストを作成する処理は、図７に示す第１の実施形態における説明と同様である。

図８、図９、図１０、図１１を用いて、本実施形態におけるTo-Doリスト表示方法を説明する。本実施形態においては、第１の実施形態におけるTo-Doリストデータベース１１０５に図８に示すような操作の関連性を示すデータベース（テーブル）を加えて保持する。図８に示すように、ユーザ操作と、ユーザ操作に関連する操作とが対応付けられている。

まず、ユーザが、ユーザインタフェース１００１を通してクライアントソフトウェア１０００から文書を選択し、その文書に対して特定の文書操作を指示する。ここでは文書表示作業を選択するものとする。ユーザ操作を受け付けたクライアントソフトウェア１０００は、サーバソフトウェア１１００にユーザ操作、対象文書、操作実行ユーザを送信する。

サーバソフトウェア１１００は、文書管理制御部１１０２において表示するTo-Doリストの作成を行なう。文書管理制御部１１０２においては、図９に示すような処理が行なわれる。まず、サーバソフトウェア１１００は、対象文書・ユーザ操作・操作実行ユーザの取得を行なう（ステップＳ９０１）。

次に、To-Doリストデータベース１１０５からTo-Doリストを一つずつ取得し、ステップＳ９０２からステップＳ９０７の間で以下の検索処理を行なう。まず、そのTo-Doリストの対象文書がユーザ操作の対象文書と等しいか否かを判定する（ステップＳ９０３）。ここで、等しくなければ、次のTo-Doリストの判定のために、ステップＳ９０２〜Ｓ９０７のループを繰り返す。一方、等しければステップＳ９０４へ処理を移す。

次に、ユーザ操作に関連する操作が存在するか否かを判定する。ここでは、To-Doリストデータベース１１０５に含まれる操作の関連性を示すデータベース（図８）を参照し、ユーザ操作に関連する操作が存在するか否かを判定する（ステップＳ９０４）。ここで、存在しなければ、次のTo-Doリストの判定のために、ステップＳ９０２〜Ｓ９０７のループを繰り返す。一方、存在すれば、ステップＳ９０５へ処理を移す。ステップＳ９０４の処理は、本実施形態における第２の検索の一例である。

次に、To-Doリストの対象ユーザが操作実行ユーザと等しいか否かを判定する（ステップＳ９０５）。ここで、等しくなければ、次のTo-Doリストの判定のために、ステップＳ９０２〜Ｓ９０７のループを繰り返す。一方、等しければ、ステップＳ９０６へ処理を移す。

ステップＳ９０４〜Ｓ９０６の判定による比較が全て等しい場合に、該当するTo-Doリストを表示対象のTo-Doリスト（表示To-Doリスト）とする（ステップＳ９０６）。

この処理を全てのTo-Doリストに対して行った後、表示To-DoリストにTo-Doリストが１件以上あれば、そのリストと関連する操作をクライアントソフトウェア１０００に送信する。なければ、その旨をクライアントソフトウェア１０００に送信する（ステップＳ９０８）。

以上のように、本実施形態においては、該当文書のある工程（ワークフロー）を処理する対象ユーザが一つの処理（表示等）を行う場合に、To-Doリストの表示処理の中で、対象する関連操作（編集等）がユーザ操作と等しいか否かを判定条件としている。

ここで、図９に示すステップＳ９０４において、図５に示すステップＳ５０４の判定処理を加えて行い、対象操作がユーザ操作と等しいか否かを判定するようにしても良い。

次に、本実施形態におけるTo-Doリスト表示方法を図１１を参照しながら説明する。サーバソフトウェア１１００から表示To-Doリストを受け取ったクライアントソフトウェア１０００は、関連する操作にTo-Doリストが存在するか否かを判定する（ステップＳ１１０１）。ここで、存在しない場合には、ユーザが所望した操作を実行し（ステップＳ１１０４）、本処理を終了する。

図１０、図１１は、第２の検索の一例であるステップＳ９０４によって実現される。本実施形態において、図１０又は図１１は、「第２の表示」の一例である。

一方、関連する操作にTo-Doリストが存在する場合には、その旨とそのリストとを図１０に示すようにユーザに提示する（ステップＳ１１０２）。表示されたTo-Doリスト上において、ユーザは現状の操作をそのまま処理を進めるか、提示された操作に切り替えるか、現状の操作を中断することができる。

例えば、ユーザが表示操作を行っている場合に、図１０に示す画面が表示されたとする。その場合に、図１０に示す「操作の継続」のボタンによって、ユーザはそのまま処理（表示）を進めることができる。また、「操作の変更」のボタンによって、ユーザは提示された操作（例えば、関連する操作のTo-Do１に設定されている「編集」）に操作を切り換えることができる。また、「操作の中断」のボタンによって、ユーザは所望した操作を中断することができる。つまり、本実施形態において、ユーザは、現状のユーザ操作とその操作に関連する操作とを選択可能である。

ステップＳ１１０３において「操作の継続」と判定された場合、ユーザが所望した操作を実行し（ステップＳ１１０４）処理を終了する。

ステップＳ１１０３において「操作の変更」と判定された場合、ユーザが所望した操作をTo-Doリストが関連づいた操作に変更して（ステップＳ１１０５）処理を終了する。

ステップＳ１１０３において「操作の中断」と判定された場合、ユーザが所望した操作を中断して（ステップＳ１１０６）終了する。

以上のように、本実施形態によれば、ユーザが指定した文書操作を行っている際に、その文書操作に関連する操作についてのTo-Doリストが、自動的に表示される。従って、ユーザは、例えば、指定した文書操作についてのTo-Doリストのコメントに記載されている指示に従って、処理を進めることができる他、関連する操作についてのTo-Doリストのコメントに記載されている指示に従って処理を進めることもできる。

本実施形態において、図９に示すステップＳ９０４に図５に示すステップＳ５０４の判定処理を加えた場合に、ユーザ操作と関連する操作がなく、等しい対象操作がある場合には、第１の実施形態と同様に、図６を表示するようにしても良い。

また、その場合に、関連する操作と等しい対象操作の両方がある場合には、図６と図１０の両方を表示するようにしても良いし、一つの画面で表示するようにしても良い。

本発明には、文書管理プログラムとしてのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた場合についても、本発明は適用される。その場合には、書き込まれたプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

本発明に係る第１の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。 To-Doリスト作成指示画面の一例を示す図である。 To-Doリスト作成画面の一例を示す図である。 To-Doリストデータベースの内容の一例を示す図である。 本実施形態におけるTo-Doリストの表示処理の手順を示すフローチャートである。 To-Doリストの表示画面の一例を示す図である。 本実施形態におけるTo-Doリストの作成処理の手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態における文書操作の関連付けデータベースの内容の一例を示す図である。 本実施形態におけるTo-Doリストの表示処理の手順を示すフローチャートである。 操作変更提示画面の一例を示す図である。 本実施形態における操作変更処理の手順を示すフローチャートである。 従来におけるTo-Doリスト作成画面の一例を示す図である。 従来におけるTo-Doリストデータベースの内容の一例を示す図である。 従来におけるTo-Doリストの表示処理の手順を示すフローチャートである。 従来におけるTo-Doリストの表示画面の一例を示す図である。 文書管理システムに適用される情報処理装置の構成を示す図である。

符号の説明

１０００ クライアントソフトウェア
１１００ サーバソフトウェア

Claims (8)

1. クライアント装置とサーバ装置とを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムであって、
   前記クライアント装置は、
   文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成して前記サーバ装置に送信する生成手段と、
   ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得して前記サーバ装置に送信する取得手段とを備え、
   前記サーバ装置は、
   前記クライアント装置から前記リストを受信して格納する格納手段と、
   前記クライアント装置から前記情報を受信し、前記格納手段から前記情報と合致する情報を含むリストを検索して前記クライアント装置に送信する検索手段とを備え、
   前記クライアント装置は、前記検索手段によって検索されたリストを受信して表示する表示手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記サーバ装置は、
   文書に対する操作と該操作に関連する操作とを対応付けたテーブルを更に備え、
   前記クライアント装置から前記情報を受信し、前記テーブルを参照して、前記格納手段から前記関連する操作に合致する情報を含むリストを検索して前記クライアント装置に送信する第２の検索手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記クライアント装置は、
   前記第２の検索手段によって検索されたリストを受信し、文書に対する操作と該操作に関連する操作とを選択可能に表示する第２の表示手段を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. クライアント装置とサーバ装置とを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて実行される文書管理方法であって、
   前記クライアント装置において、文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成して前記サーバ装置に送信する生成工程と、
   前記サーバ装置において、前記クライアント装置から前記リストを受信して格納する格納工程と、
   前記クライアント装置において、ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得して前記サーバ装置に送信する取得工程と、
   前記サーバ装置において、前記情報を受信し、前記格納工程において格納されたリストから、受信した前記情報と合致する情報を含むリストを検索して前記クライアント装置に送信する検索工程と、
   前記クライアント装置において、前記検索工程において検索されたリストを受信して表示する表示工程とを
   備えることを特徴とする文書管理方法。
5. クライアント装置とサーバ装置とを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて用いられるクライアント装置であって、
   文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成して前記サーバ装置に送信する生成手段と、
   ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得して前記サーバ装置に送信する取得手段と、
   前記サーバ装置において検索されたリストを受信して表示する表示手段と
   を備えることを特徴とするクライアント装置。
6. クライアント装置とサーバ装置とを含み、ワークフローにおいて用いられる文書を管理する文書管理システムにおいて用いられるサーバ装置であって、
   前記クライアント装置において生成されたリストを受信して格納する格納手段と、
   前記クライアント装置から該文書と該文書に対する操作と操作を行ったユーザを含む情報を受信し、前記格納手段から前記情報と合致する情報を含むリストを検索して前記クライアント装置に送信する検索手段と
   を備えることを特徴とするサーバ装置。
7. クライアント装置とサーバ装置とを含む文書管理システムにおいて、ワークフローにおいて用いられる文書を管理するための文書管理プログラムであって、
   文書と該文書に対する操作とユーザとを関連付けたリストを生成して前記サーバ装置に送信する生成手段と、
   ユーザから文書に対する操作を受け付けた場合に、該文書と該文書に対する操作と該ユーザを含む情報を取得して前記サーバ装置に送信する取得手段と、
   前記サーバ装置において検索されたリストを受信して表示する表示手段と
   してクライアント装置を機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
8. クライアント装置とサーバ装置とを含む文書管理システムにおいて、ワークフローにおいて用いられる文書を管理するための文書管理プログラムであって、
   前記クライアント装置において生成されたリストを受信して格納する格納手段と、
   前記クライアント装置から該文書と該文書に対する操作と操作を行ったユーザを含む情報を受信し、前記格納手段から前記情報と合致する情報を含むリストを検索して前記クライアント装置に送信する検索手段と
   してサーバ装置を機能させることを特徴とする文書管理プログラム。

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