JP5048641B2 - 情報処理装置及び情報処理方法 - Google Patents
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Description
しかしそれら機能の利用はユーザ自身の手作業によって行うものとなっている。
そのため、手間がかかる、業務の実態(帳票の使用頻度)と関連が一致しない可能性がある、等の問題が発生する。
その1つとして、特許文献1には、文書同士の関連を自動的に解析し、関連付けを行う文書管理システムが開示されている。特に、特許文献1は、ユーザの「関連文書を参照する」という行動を解析し、この解析の結果を基に文書に関連付けを行うというように動作するものである。
例えば、電子帳票システムで商品売り上げや商品在庫を帳票管理している業務では、一度電子帳票システムに登録した帳票ファイルの内容変更を行わなければならないような作業が発生した場合、変更前と変更後とを確認する作業が発生する。この際、帳票ファイルの「参照」の他にも「検索」や「付箋・マーキング」等の機能が利用されることが多い。しかしながら、従来の技術では「検索」や「付箋・マーキング」等が実行されても関連付けを行うことはできないため、再度、確認作業等を行う場合、同様の「検索」や「付箋・マーキング」等を行わなければならない問題があった。
はじめに、本実施形態のユースケースを説明する。
(具体的なユースケースの想定)
電子帳票システムにおけるユースケースを想定する。
経理部門等の経理業務が扱う配達記録票や売り上げ管理表等といった日付毎に管理するような帳票を例に挙げる。
(業務モデル)
ある業務部門では商品売り上げを電子帳票システムで管理している。
売り上げ表は、
・全部門の総計表 (より具体的な帳票例は図1)
・部門毎の詳細集計表(より具体的な帳票例は図2)
の2つがある。
ある部門の売上データが更新されたため、電子帳票システムに現在登録されている「全部門の総計表」帳票の総売上数値が変更された。
そのため変更される前、された後の帳票ファイルを確認する必要がある。
(想定するユーザアクション)
変更を確認するため、電子帳票システムに登録されている図1、図2の2帳票を更新前・後のもの(図3、図4)を閲覧するというアクションがまず想定できる。
次に、変更されたことを付箋やアノテーション機能を用いてシステムにメモを残す等といったアクションや、後にどのデータが変更されたのかを帳票検索処理等で抽出するアクション等が想定できる。
上記のようなデータ変更業務は、そのとき限りの1度とは限らず、部門数・商品数が増え会社規模が大きくなればなるほど多発すると考えられる。
そこで図1、図2の2帳票に関連付けを行うことで、対象帳票を探す手間等を省き業務の効率化を図り、更には対象帳票を間違えるといったミスを防ぐことができる。
しかし、確認業務やメモを残す等といった作業を行うのは担当者のみであり、他閲覧者は変更を確認するための作業は発生しないため、上記のような効果を得るには個々の業務に沿った関連付けが行われる必要がある。
そこで以下に示すように、ユーザ自身の行動を基とした関連情報の解析で関連付けを行うことにより、個々が業務で頻繁に使用する帳票のみに関連付けが行われる。
また、関連付けが次々に行われてしまうとデータ量が増大し、システムに負荷をかけてしまうことに繋がるが、以下に示すように本実施形態では業務で使用することが少なくなった帳票に対しては関連情報を削除していく(例えば後述する図31のS912等参照)。そのため、データ量が右肩上がりに増大するといったこともない。
次に、図5の電子帳票システム102のハードウェア構成について、図6を用いて説明する。
図6において、CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ROM203或いは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるオペレーティングシステム(OS)や、後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
RAM202は、CPU201の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
入力コントローラ205は、入力部209からの入力を制御する。この入力部209としては、例えば、キーボード、マウス等のポインティングデバイスであってもよいし、タッチパネル、ボタン、スイッチ等であってもよい。
外部メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ211へのアクセスを制御する。外部メモリ211には、加えて、各種テーブル、パラメー等が記憶されている。この外部メモリ211としては、ハードディスク(HD)やフレキシブルディスク(FD)、PCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)、スマートメディア等が挙げられる。
通信I/Fコントローラ208は、ネットワーク105を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
本実施形態を実現するためのプログラム212は外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。更に、本実施形態に係るプログラム212が用いる帳票ファイル213は外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
帳票ファイル213は、帳票の形式を定義するフォームデータと帳票データとから生成された、帳票の表示用データを表すものであって、単独又は複数のファイルによって構成され、単数又は複数のページを含有している。電子帳票システム102の内部においては、複数の帳票ファイル213のうち同一種類のものをグループ化して管理しており、それぞれの帳票ファイル213はそのグループの中の世代と呼ばれる。
図7において、ユーザが業務を開始するため、業務で使用する帳票ファイルの表示要求を電子帳票システム102に送る。すると、電子帳票システム102は、表示要求を受け付け、帳票表示処理を開始する(S301)。
まず、電子帳票システム102は、ユーザの表示要求対象の帳票ファイルを表示するために必要な情報である帳票ファイルと、帳票ファイルの関連付け情報である後述する図8に示すような関連情報と、をデータベース313より取得する(S302)。
帳票ファイルの関連付け情報である関連情報が無かった場合、電子帳票システム102は、従来どおりの帳票表示処理を行うため、特別な処理は行わずS304に遷移する。
なお、条件分岐等、詳細な処理は、後述する図21で説明するため、図7には条件分岐等の詳細な処理は説明を省略してある。
なお、以下では、電子帳票システム102は、ログインユーザの持つ表示要求対象の帳票ファイルの関連情報を取得するものとして説明を行うが、例えばログインユーザが所属するグループの関連情報を取得したり、全てのユーザの関連情報を取得したりするようにしてもよい。
また、関連情報は図8に示す通り、以下の情報を持つ。なお、以下に示す説明内の「セッション」とは、「ユーザが電子帳票システムにログインしてからログアウトするまでの継続した一定期間」を指す。なお、以下に示すように、電子帳票システム102は、ユーザによるログインからログアウトまでの帳票ファイルに対する一連の処理(例えば、表示や検索、付箋、マーキング等の処理)に基づいて、帳票ファイルに関連する関連情報を生成又は更新する。
(2)関連付けされた帳票の世代
(3)関連付けされた帳票の保存場所
(4)関連情報を持っている帳票の帳票ID
→ 表示している帳票以外の帳票に対して持っている関連情報の帳票ID一覧
(5)関連を決定付ける「関連決定度数」
→ 関連を解析した結果「関連が有る」と判断するための基準値
(6)同セッション内で表示した帳票毎の「関連度数」
→ 関連の解析結果を数値化したもの
(7)同セッション内で表示した帳票毎の「表示フラグ」
→ 関連を解析するために持つ値
(8)同セッション内で表示した帳票毎の「検索ヒットフラグ」
→ 関連を解析するために持つ値
(9)同セッション内で表示した帳票毎の「付箋、マーキング等機能の利用フラグ」
→ 関連を解析するために持つ値
(10)関連を消す「表示最新日付からの経過日数」
→ 帳票に対する関連情報を持つが、一定期間以上表示されていない場合に「関連がなくなった」と判断して関連情報を消すための基準日数
(11)同セッション内で表示した帳票毎の「表示最新日付」
→ 上記(11)のための情報値
(12)利用された主な機能
→ 関連付けに利用された主な機能を表す値で、
O=帳票の表示(open)
S=帳票の検索(search)
F・M=付箋、マーキング機能の利用
を表している。なお、本明細書では、付箋、マーキングはアノテーションの一例とする。
なお、図8と図9とを用いた具体的な処理の説明は、後述する図28等で行うためここでは省略する。
再び図7の説明に戻り、帳票ファイルの関連付け情報である関連情報があった場合、電子帳票システム102は、S302で取得した帳票ファイルと、関連情報と、を基に帳票ファイルを表示する処理を行う(S303)。
S303を行われた後、表示処理は終了となる(S304)。なお、S303のより具体的な処理は、後述する図21で説明する。
ここで、305は、ユーザが表示要求を行った帳票ファイルとは別の帳票ファイルの表示の要求である。
306は、ユーザが表示要求を行った帳票ファイルとは別の帳票ファイルを検索する要求である。
307は、ユーザが表示要求を行った帳票ファイルとは別の帳票ファイルに対して付箋・マーキング等のアノテーション機能を利用する要求(アノテーション要求)である。
ログアウト処理の終了は、ユーザの業務終了を表しているので、S312が終わるとセッションは切断され、ユーザの業務は終了となる。
また、S321の矩形内のS321−1〜S321−4はS321のより詳細な処理を表している。
電子帳票システム102は、管理者等からの設定画面等を介した入力に基づいて、帳票ファイルを登録するためにその帳票ファイルが「どのような帳票なのか」という定義を行う(S321)。
定義項目は図10の321−Aで表しているような、
・帳票ID
・帳票名
・帳票の種別
・印刷情報(用紙サイズ、向き等)
等である。
電子帳票システム102は、これらの定義を、従来の帳票に関する定義(S321―1)で行う。
・関連情報の表示位置(座標データ)
・関連情報の表示項目情報
・関連情報の表示文字情報
また、管理者等は、図11に示すように、帳票ファイルのプレビュー表示画面にて、関連情報の表示領域をマウス操作で矩形指定することで「関連情報の表示位置」を定義する。
電子帳票システム102は、管理者等のマウス操作等で指定された矩形領域を関連情報の表示位置として、座標データ(x,y)で保持(定義)する。座標は、帳票の表示領域の重心部を原点(0,0)とする直交座標(x,y)で、x軸は水平方向に右の方向を正の向きに、y軸は垂直方向に上の方向を正の向きとしたxy座標である。
電子帳票システム102は、関連情報の表示時に、この座標データ位置に関連情報を表示する。なお、このとき、帳票ファイルの表示領域に関連情報の表示領域が再描画される形になるので、帳票ファイルの表示の上に関連情報が表示される(図12及び図13参照)。
同様に、図12及び図13、図15及び図16、図17及び図18、はそれぞれ管理者等が矩形指定した関連情報の表示位置に、電子帳票システム102が関連情報を表示したときの例である。
・表示項目の選択
(設定可能な表示項目の項目名は図19を参照。)
・表示項目の表示順序
・関連情報の表示行数
・関連情報の表示順序
[図14]
<表示項目>
(1)関連付けされた帳票の帳票ID
(2)関連付けされた帳票の世代
(3)関連付けされた帳票の保存場所
<表示項目の表示順序>
(1)→(2)→(3)
<関連情報の表示行数>
3
<関連情報の表示順序>
関連度数の降順(図8の(6))
[図20]
<表示項目>
(1)関連付けされた帳票の帳票ID
(2)関連付けされた帳票の世代
(3)関連付けされた帳票の保存場所
(11)同セッション内で表示した帳票毎の「表示最新日付」
(13)関連付けに利用された主な機能(O、S、F・M)
<表示項目の表示順序>
(1)→(2)→(3)→(11)→(13)
<関連情報の表示行数>
3
<関連情報の表示順序>
関連度数の降順(図8の(6))
と設定した場合の具体例である。
同様に、関連情報の表示行数が多い場合、文字フォントサイズによっては全て描画されなくなってしまう。
それを避けるために、電子帳票システム102は、「関連情報の表示文字情報」の定義を行う。
電子帳票システム102は、管理者等の操作に応じて、表示する文字の、
・フォント種類
・サイズ
・文字幅
を定義する。
電子帳票システム102は、横幅についての表示出来るか出来ないかの判断を、管理者等により定義された関連情報の表示項目毎に表示する関連情報の「表示最大文字数の合計」と「文字のサイズ」と指定された「矩形のサイズ情報(矩形横幅)」とに基づいて行う。また、電子帳票システム102は、縦幅についての表示出来るか出来ないかの判断を、管理者等により定義された関連情報の「表示行数」と「文字のサイズ」と指定された「矩形のサイズ情報(矩形縦幅)」とに基づいて行う。
[横]
(表示項目の最大文字数の合計)×(フォントサイズ)+(余白)>指定された矩形の横幅
[縦]
(表示行数)×(フォントサイズ)+(余白)>指定された矩形の縦幅
関連情報の表示最大文字数とは、関連情報テーブル(図8)の(1)〜(12)項目それぞれのデータの文字数の最大値である。
例えば、図15のようにユーザが縦に矩形を定義した場合、矩形の幅が狭いため表示項目は多く表示できないが、表示行数は多く設定できるので電子帳票システム102によって、図16のように表示される。
一方、図17のように広く関連情報の表示領域が矩形指定されれば、フォントの大きさ等も幅広く設定可能になるため、電子帳票システム102によって図18のように表示される。
まず電子帳票システム102は、帳票ファイルの表示処理(S401)を開始すると、表示対象の帳票ファイルに関する関連情報がデータベース等にあるか否かを確認する(S402)。
S402において、電子帳票システム102は、図7のS302で取得した「帳票ファイルの関連付け情報である関連情報(詳細は図8)」が有ったか・無かったかの判定を行う。
電子帳票システム102は、関連情報が無い場合、帳票表示処理(S405)を行い、関連情報が有る場合、関連付けられた帳票ファイルが有るか無いかを確認する(S403)。
電子帳票システム102は、S402で関連情報を取得しても、関連付けられた帳票ファイルが無ければ帳票表示処理(S405)を行う。
関連付けられた帳票ファイルが有る場合、電子帳票システム102は、表示対象の帳票ファイルを表示するための領域とは別にその関連付けされた帳票ファイルの情報を表示するための領域を設定し、表示を行うための処理を行う(S404)。なお、S404のより具体的な処理は、後述する図22において説明する。
S404の後、電子帳票システム102は、帳票ファイルの表示処理405を行う。
ユーザが業務を終えた場合、電子帳票システム102は、帳票表示処理を終了する(S408)。
まず、電子帳票システム102は、図7のS302で取得した関連情報から表示対象の帳票ファイルの「関連付けされた帳票の帳票ID」と「関連付けされた帳票の世代」と「関連付けされた帳票の保存場所」とを取得する(S502)。
S503において、電子帳票システム102は、S302で取得した帳票ファイルに、
・関連情報の表示位置
・関連情報の表示項目
があるか否かを確認し、前記2項目(以下、この図の説明内では「表示位置」、「表示項目」と表記)に設定値が無かった場合、どちらもデフォルト値として用意している値を設定する(S504)。
これは本実施形態に係る機能を電子帳票システム102に実装する以前に定義された帳票ファイルには、表示位置と表示項目との設定値は存在しないため、このことを考慮した処理である。
次に、電子帳票システム102は、S504、505で設定、若しくは取得した表示位置と表示項目との値に従って関連情報を表示するよう設定し(S506)、関連情報と共に帳票を表示する(S507)。
ここで、S507の処理は、「従来の帳票ファイルの表示」処理プログラム508に、
・「関連情報の表示」処理プログラム509
・「関連情報クリック時の対象帳票ファイルの表示」処理プログラム510
・「関連情報表示・非表示要求時の表示・非表示」処理プログラム511
を組み込んだものである。
これは電子帳票システム102に帳票ファイルの表示要求が行われたときと同様の処理であるので、このプログラムが呼び出されると、図7のS301からの処理と同様の処理が行われる。
関連情報クリック時のアクションとして「対象の帳票ファイルの表示要求を行う」とプログラミングするだけなのでこの処理は容易に実装可能である。
「関連情報表示・非表示要求時の表示・非表示」処理プログラム511は、図25の関連情報の右上にある「非表示」をクリックした際に、非表示(最小化)にする処理プログラムである。「関連情報表示・非表示要求時の表示・非表示」処理プログラム511は、最小化されると画面の端にアイコン(図26)が表示される状態となるプログラムと、その最小化されたアイコン(図26、図27)をクリックすることで関連情報が再表示されるプログラムと、で構成される。
非表示の際には、元々の帳票ファイルの表示(描画)を復元し、再表示の際は関連情報の表示プログラム(509)を再度呼び出すことで可能となるので容易に実装可能である。
また、最小化にアイコンという形式を取ったが、アイコン化して最小化するだけではなく、非表示にし、アプリケーションのメニューに「関連情報を再表示する」といった項目を追加し、そこに再表示するプログラムを埋め込むといった方式でもよい。
関連情報と共に帳票を表示する処理(S507)が終了すると、帳票ファイルの表示処理は終了である(S512)。
「表示している帳票とは別の帳票に対する行動」は3つあり、図7の305〜307と図28の604〜606とでは対応する行動は全て同じ行動を指している。
ユーザはログイン処理(S601)を行ったあと、業務で利用するA帳票の表示要求を行う。電子帳票システム102は、この表示要求を受け取る(S602)。
次に、A帳票とは別の帳票に対して「表示」若しくは「検索」といった要求がユーザより行われた場合(S604、S605)、電子帳票システム102は、分岐処理(S603)にて処理を分岐させる。
「付箋・マーキング機能の利用」要求が無かった場合、電子帳票システム102は、監視状態に戻るため分岐処理(S603)へと処理を遷移させる。
このS601→S602→S603→S606→S607→S609の流れを詳細に表した図が図30である。
次に、ユーザが「A帳票とは別の帳票を検索」要求(605)を行った場合、電子帳票システム102は、帳票検索の場合の解析処理(S610)を行う。このS601→S602→S603→S610の流れを詳細に表した図が図29である。
また、図28、図29、図30では本来、ユーザの業務開始からA帳票の表示処理までの間(S601からS602までの間、S701からS702までの間、S801からS802までの間)にはA帳票の「帳票ファイル・関連情報の取得」処理である図7のS302が行われ、同様に、B帳票の表示要求(S803)があった直後にはB帳票の「帳票ファイル・関連情報の取得」処理である図7のS302が行われるが、関連情報の解析処理に特化した説明のためここでは省略している。
図29、図30の説明では関連情報の具体的な値に関する説明が含まれるが、全て図8の関連情報の具体例である図9を用いて説明する。つまり、以下では図9の関連情報は既に電子帳票システム102によって生成されているものとする。
図9においてA帳票はB、C、D、E帳票に対する関連情報を持っており(図9の(4))、その中でもB、C帳票がA帳票に関連付けされている(図9の(1))。
図29は、S601→S602→S603→S610のより具体的な処理を説明するためのフローチャートである。
図29において、電子帳票システム102は、ユーザによる、1つのセッション内における初めに帳票表示要求を行ったA帳票(S702)とは別の帳票に対する帳票検索要求を受信したとする。すると、電子帳票システム102は、検索の結果としてB帳票がヒットした場合(S703の「検索ヒット帳票あり」)、A帳票に対してB帳票を関連付けるために、A帳票がもつ関連情報の中にB帳票に対する情報があるか否かを確認する(S704)。
B帳票に対する情報が有った場合(S704の「アリ」)、又はS705の処理を終えた場合、電子帳票システム102は、検索要求以前に表示されていた帳票全て(この場合、A帳票のみ)の関連情報の、検索でヒットしたB帳票に対する情報を以下のように変更する(S706)。
・検索ヒットフラグ(図9のB帳票の(8))=TRUE
ここで、検索の結果ヒットした帳票が複数あった場合(例えばB、C、D帳票がヒットした場合)、電子帳票システム102は、A帳票が持つ関連情報の中のB、C、D帳票に対する情報があるか否かを確認する(S704)。電子帳票システム102は、関連情報の情報が無い帳票に対してのみ、S705の処理を行う。そして、電子帳票システム102は、「B、C、D帳票に対する『検索ヒットフラグ(図9のB帳票、C帳票、D帳票の(8))』」を"TRUE"にするS706の処理を行う。
また、例えば、検索要求以前に表示されていた帳票がA帳票、C帳票で、検索でヒットした帳票がB帳票であった場合、電子帳票システム102は、A帳票に関連付けられている関連情報の中の「B帳票の『検索ヒットフラグ』」を"TRUE"にすると共に、C帳票に関連付けられている関連情報の中の「B帳票の『検索ヒットフラグ』」を"TRUE"にする(S706)。
次に、検索要求が行われなかった場合、つまりユーザが業務を終えログアウト要求を行い電子帳票システム102がそれを受け付けると(S707)、電子帳票システム102は、各帳票の持つ関連情報が更新されたか否かを確認する(S708)。
関連情報が更新された場合(S708の「更新された」)、電子帳票システム102は、データベースに更新を反映する処理を行う(S709)。
関連情報が更新されなかった場合、又はS709の処理を終えた場合、電子帳票システム102は、従来のログアウト方法でログアウト処理を行いユーザの業務は終了となる(S710)。
図30において、電子帳票システム102は、ユーザによる、1つのセッション内における初めに帳票表示要求を行ったA帳票(S802)とは別のB帳票に対する表示要求を受信したとする(S803の「要求あり」)。すると、電子帳票システム102は、A帳票に対してB帳票を関連付けるために、A帳票がもつ関連情報の中にB帳票に対する情報があるかを確認する(S804)。
B帳票に対する情報が無かった場合(S804の「無し」)、電子帳票システム102は、B帳票に対する情報を作成し、A帳票の関連情報に追加する(S805)。
・表示フラグ(図9のB帳票の(7))=TRUE
・最新表示日付(図9のB帳票の(11))=現在日付
なお、例えば、B帳票の表示要求以前に表示されていた帳票がA帳票、C帳票であった場合、電子帳票システム102は、A帳票に関連付けられている関連情報の中のB帳票の表示フラグ、最新表示日付を変更すると共に、C帳票に関連付けられている関連情報の中のB帳票の表示フラグ、最新表示日付を変更する(S806)。
S806を終えると、電子帳票システム102は、B帳票を表示する処理を行う(S807)。
次に、表示したB帳票に対してユーザが付箋、マーキング機能を利用する要求を行った場合(S808の「要求あり」)、電子帳票システム102は、B帳票の表示要求以前に表示されていた帳票全ての関連情報の、B帳票に対する情報を以下のように変更する処理を行う(S809)。
・付箋・マーキング機能利用フラグ(図9のB帳票の(9))=TRUE
B帳票の表示要求以外に帳票ファイルの表示要求が行われなかった場合、つまりユーザが業務を終えログアウト要求を行い電子帳票システム102がそれを受け付けると(S810)、電子帳票システム102は、各帳票の持つ関連情報が更新されたか否かを確認するため判定を行う(S811)。
関連情報が更新された場合(S811の「更新された」)、電子帳票システム102は、データベースに更新を反映する処理を行う(S812)。ここで、S812は図29のS709と同じであり、後述する図31で説明するのでここでは説明を省略する。
関連情報が更新されなかった場合、又は処理812を終えた場合、電子帳票システム102は、従来のログアウト方法でログアウト処理を行いユーザの業務は終了となる(S813)。
図29、図30においてユーザからのログアウト要求を受け付け、ログアウト処理を行う直前に更新の行われた関連情報をデータベースに反映する処理(図29のS709、図30のS812)が開始されると、S901に遷移する。
図31の説明には図8の関連情報のより具体的な例である図32を用いる。
(ユーザの操作)
(A)電子帳票システムにログインした。
(B)A帳票を表示した。
(C)帳票検索を行い、C帳票がヒットしたがC帳票は表示しなかった。
(D)B帳票を表示した。
(E)B帳票で付箋機能を利用した。
(F)電子帳票システムからログアウトした。
上記操作によって図32中の関連情報の値が「FALSE」から「TRUE」等に値が更新されたことを示している。
そして、図32のように関連情報が変更されたため、S901が開始されたとして、以下、説明を行う。
図32では「(4)関連情報を持っている帳票の帳票ID」はB、C、D帳票なので電子帳票システム102は、3回ループ処理を行う。
1回目のループではB帳票に対する情報の更新が行われ、関連情報は
(6)関連度数=6
(7)表示フラグ=FALSE→TRUE
(8)検索ヒットフラグ=FALSE
(9)付箋、マーキング利用=FALSE→TRUE
(11)表示最新日付=08/08/15→08/09/01
(12)利用された主な機能=O
となっているため、
ループ処理であるS902 → S903 → S904
→ S905
→ S907 → S908
→ S909 →(S910)→(S911)
→ S912
→ ループ処理であるS902
と処理は遷移する。
(6)関連度数=6→11
となる。
電子帳票システム102は、S909の判定(又は比較)の結果(比較結果)に応じて、関連情報に関連する帳票の情報を付与し(S910)、どの機能(表示、検索、付箋・マーキング等)で関連付け荒れたかを、プラスされた(カウントされた)関連度数の値から判断し、関連付けに利用された主な機能(つまり(12))に情報を設定する。
上記例の場合、S909の判定(又は比較)において、(6)関連度数=11が(5)関連決定度数=4を超えているが、A帳票には既にB帳票は関連付けされているため、電子帳票システム102は、S910、S911を通過するだけで、処理は実行しない。
S912において、電子帳票システム102は、
( 現在日付 − (11)表示最新日付 ) < or > (10)経過日数
を判定するが、(11)表示最新日付は現在日付である08/09/01に更新されたため、電子帳票システム102は、S913を行わず、次のループ処理であるS902に戻る。
(6)関連度数=5
(7)表示フラグ=FALSE
(8)検索ヒットフラグ=FALSE→TRUE
(9)付箋、マーキング利用=FALSE
(11)表示最新日付=08/08/12
(12)利用された主な機能=F・M
となっているため、
ループ処理であるS902 → S903
→ S905 → S906
→ S907
→ S909 →(S910)→(S911)
→ S912
→ ループ処理であるS902
と処理は遷移する。
(6)関連度数は5→6
となる。
S909の判定(又は比較)において、(6)関連度数=6が(5)関連決定度数=4を超えているが、A帳票には既にC帳票は関連付けされているため、電子帳票システム102は、S910、S911を通過するだけで、処理は実行しない。
S912において、電子帳票システム102は、
現在日付(08/09/01) − (11)表示最新日付(08/08/12) < 2ヶ月
であるため、電子帳票システム102は、S913を行わず、次のループ処理であるS902に戻る。
(6)関連度数=3
(7)表示フラグ=FALSE
(8)検索ヒットフラグ=FALSE
(9)付箋、マーキング利用=FALSE
(11)表示最新日付=08/06/31
となっているため、
ループ処理902 → S903
→ S905
→ S907
→ S909
→ S912 → S913
→ ループ処理を抜けS914へ
と処理は遷移する。
S912において、電子帳票システム102は、
現在日付(08/09/01) − (11)表示最新日付(08/06/31) > 2ヶ月
であるため、関連付けを削除するS913の処理を行う。
S913において、電子帳票システム102は、「(4)関連情報を持っている帳票の帳票ID」からD帳票のIDを消去し、「同セッション内で表示した帳票毎の関連情報 」であるD帳票の(2)、(3)、(6)、(7)、(8)、(9)、(11)の情報も全て消去する処理を行う。
なお、電子帳票システム102は、データベースに反映するデータには(7)表示フラグ、(8)検索ヒットフラグ、(9)付箋、マーキング利用フラグの値は、一時的に利用するフラグ値であるため含めない。
ここで、S904、S906、S908の処理は、関連度数を増やす処理であることは同じである。しかしながら、「帳票を表示する」、「帳票を検索する」、「帳票に対して付箋・マーキング機能を利用する」という操作(又は要求)における、帳票に対する関連性の強さという意味では、
帳票を表示する > 帳票に対して付箋・マーキング機能を利用する > 帳票を検索する
(帳票同士の関連性:強い>弱い)
というように関連性の強さには差異があると考えられる。そのため、一意に関連度数の数値を上昇させるわけではなく、関連度数の上昇値に差異を設けることで、より関連解析処理として業務内容に即した関連付けを行える。そのため、図31ではS904では関連度数+3、S906では関連度数+1、S908では関連度数+2とカウントする処理になっている。
また、関連度数の重み付けが異なることを利用して、電子帳票システム102は、図9中の関連情報の(12)の「利用された主な機能」を判定している(S911)。
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体(又は記録媒体)を、システム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置の中央演算処理手段(CPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記憶媒体は本発明を構成することになる。
上述した各実施形態によれば、ユーザの行動から帳票ファイルへの関連情報を解析し、帳票ファイルへ関連付けを行うことができる。特に、ユーザの「参照」以外の「検索」や「付箋・マーキング」等の機能の利用という行動からも関連情報を解析し、帳票ファイルへ関連付けを行い、よりユーザの業務の実態に沿った関連付けが可能になるので、ユーザの手間を省くことができる効果を奏する。また、関連付けが次々に行われてしまうとデータ量が増大し、システムに負荷をかけてしまうことに繋がるが、上述した実施形態業務で使用することが少なくなった帳票に対しては関連情報が削除していくため、データ量が右肩上がりに増大するといったことも無く、システムに負荷をかけることもない。
102 電子帳票システム
103 クライアントPC
104 クライアントPC
Claims (8)
- 表示された電子ファイルと前記電子ファイルと別の電子ファイルとの関連を示す情報を記録装置に記憶する記憶手段を備える電子ファイルを管理する情報処理装置であって、
前記電子ファイルに対する表示要求に応じて、前記表示要求がされた電子ファイルを表示装置へ表示させるための制御を行う表示制御手段と、
前記表示制御手段により前記電子ファイルが前記表示装置へ表示されたセッションと同一セッション内のユーザによる操作であって、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルに対する複数の操作の種別を監視する監視手段と、
前記監視手段による監視の結果、操作が得られた場合、前記表示された電子ファイルと、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す情報を生成して、前記関連を示す情報に含まれる関連度に、操作の種別毎に重み付けがされている値を、操作の種別に応じて付加する付加生成手段と、
前記付加生成手段で付加生成された前記別の電子ファイルとの関連を示す関連度が所定の条件を満たすかを判定する判定手段とを有し、
前記表示制御手段は、表示要求がされた前記電子ファイルと、前記電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す関連度が、前記判定手段により所定の条件を満たすと判定され、前記記録装置に記憶された関連を示す情報を用いて、前記別の電子ファイルを特定する情報を表示させるための制御を行うことを特徴とする情報処理装置。 - 前記複数の操作の種別には、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルを検索する処理、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルに対するアノテーションに係る処理、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルに対する表示要求の処理の何れかが含まれることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 所定のタイミングで前記記録装置に記憶される前記関連を示す情報を削除する削除手段を有することを特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置。
- 前記生成手段は、前記監視手段により監視された操作の回数を用いて、前記関連度を決定することを特徴とする請求項2または3に記載の情報処理装置。
- 前記表示制御手段は、予め設定された表示設定に従って、表示要求がされた前記電子ファイルに関連付けられた前記別の電子ファイルを特定する情報を表示することを特徴とする請求項1乃至4の何れか1項に記載の情報処理装置。
- 表示された電子ファイルと前記電子ファイルと別の電子ファイルとの関連を示す情報を記録装置に記憶する記憶ステップを含む電子ファイルを管理する情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
前記電子ファイルに対する表示要求に応じて、前記表示要求がされた電子ファイルを表示装置へ表示させるための制御を行う表示制御ステップと、
前記表示制御ステップにより前記電子ファイルが前記表示装置へ表示されたセッションと同一セッション内のユーザによる操作であって、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルに対する複数の操作の種別を監視する監視ステップと、
前記監視ステップによる監視の結果、操作が得られた場合、前記表示された電子ファイルと、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す情報を生成して、前記関連を示す情報に含まれる関連度に、操作の種別毎に重み付けがされている値を、操作の種別に応じて付加する付加生成ステップと、
前記付加生成ステップで付加生成された前記別の電子ファイルとの関連を示す関連度が所定の条件を満たすかを判定する判定ステップとを更に含み、
前記表示制御ステップでは、表示要求がされた前記電子ファイルと、前記電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す関連度が、前記判定ステップにより所定の条件を満たすと判定され、前記記録装置に記憶された関連を示す情報を用いて、前記別の電子ファイルを特定する情報を表示させるための制御を行うことを特徴とする情報処理方法。 - 表示された電子ファイルと前記電子ファイルと別の電子ファイルとの関連を示す情報を記録装置に記憶する記憶手段を備える電子ファイルを管理する情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
前記電子ファイルに対する表示要求に応じて、前記表示要求がされた電子ファイルを表示装置へ表示させるための制御を行う表示制御手段、
前記表示制御手段により前記電子ファイルが前記表示装置へ表示されたセッションと同一セッション内のユーザによる操作であって、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルに対する複数の操作の種別を監視する監視手段、
前記監視手段による監視の結果、操作が得られた場合、前記表示された電子ファイルと、前記表示された電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す情報を生成して、前記関連を示す情報に含まれる関連度に、操作の種別毎に重み付けがされている値を、操作の種別に応じて付加する付加生成手段、
前記付加生成手段で付加生成された前記別の電子ファイルとの関連を示す関連度が所定の条件を満たすかを判定する判定手段として前記情報処理装置を機能させ、
前記表示制御手段は、表示要求がされた前記電子ファイルと、前記電子ファイルとは別の電子ファイルとの関連を示す関連度が、前記判定手段により所定の条件を満たすと判定され、前記記録装置に記憶された関連を示す情報を用いて、前記別の電子ファイルを特定する情報を表示させるための制御を行うことを特徴とするプログラム。 - 請求項7に記載のプログラムを記憶したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体。
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