JP2005025550A

JP2005025550A - 電子文書管理装置および管理方法

Info

Publication number: JP2005025550A
Application number: JP2003190919A
Authority: JP
Inventors: Yoshiharu Maeda; 芳晴前田; Kuniharu Takayama; 訓治高山; Hirohisa Naito; 宏久内藤
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2003-07-03
Filing date: 2003-07-03
Publication date: 2005-01-27

Abstract

【課題】ユーザが電子文書に対して作業した際の作業状況データを収集し、収集した作業状況データを処理することによって、電子文書に対する効率的な作業を支援する電子文書管理装置を提供する。
【解決手段】電子文書管理装置は、電子文書に対する操作を入力する入力手段と、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段と、収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段と、算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段と、算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段と、提供される作業支援情報を出力する出力手段とを備える。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ユーザがパソコン等のコンピュータを利用して電子文書の作成や閲覧等の作業を行う場面において、電子文書に対する作業を支援する装置であって、電子文書に対するユーザの作業状況に関するデータを収集し、収集データを処理し利用することにより電子文書の利用を支援する電子文書の管理装置及び管理方法に関する。
【０００２】
なお、本発明で、電子文書とは、コンピュータ上の様々なアプリケーションプログラムで作成、編集、閲覧される様々な文書情報である。具体的には、ワードプロセッサで使用される文書ファイルや、表計算ソフトウェアで使用される表ファイル、イメージ作成ソフトウェアで使用されるイメージファイル、電子メールソフトウェアで送信、受信される電子メール、Ｗｅｂブラウザで使用されるＷｅｂページなどである。
【０００３】
【従来の技術】
近年、コンピュータ等の情報処理機器が広く普及し、また、コンピュータネットワークを介してコンピュータ間で電子文書（電子ファイルあるいは情報）が交換されるようになっている。企業などの団体内での種々の作業だけでなく個人的な作業でも、作業に関係する種々の電子化された文書（電子文書）を用いて作業が行われる。作業に利用される電子文書は、ＨＤＤ（ｈａｒｄｄｉｓｋｄｒｉｖｅ）のような記憶装置に格納され、電子メールやＷＥＢページ等としてネットワーク上を流通している。
【０００４】
このような状況において、電子文書の数量が増大しており、所望の電子文書を効率的に取り扱うことができるような手法が求められている。
【０００５】
一般に、コンピュータにおいて、ユーザが所望の電子文書を探す場合は、ファイルシステムや検索システムが利用されている。
【０００６】
ファイルシステムでは、電子文書が、フォルダ（ディレクトリとも呼ばれる）に納められ、フォルダおよび電子文書が、階層的に管理される。ユーザは階層的に管理されたフォルダ・ファイル構造を、ＧＵＩ（ｇｒａｐｈｉｃａｌｕｓｅｒｉｎｔｅｒｆａｃｅ）やコマンドを使用して、ユーザが辿って行くことによって、所望の電子文書を探し出す。ファイルシステムでは、電子文書の名称（ファイルパス名）、作成日、修正日、アクセス日、サイズ、種類などが管理される。
【０００７】
また、検索システムでは、電子文書の名称（ファイル名）、作成日、修正日、アクセス日、種類、サイズ、および、内容に関するキーワード、を指定することによって、検索システムが所望する電子文書を検索し、ユーザに検索結果を表示する。
【０００８】
一方、本発明に関連する従来の技術として、電子文書の管理などについて、下記のような特許文献が知られている。
【０００９】
特開２００１−１２５８１２号公報は、差の性質を示した履歴を基礎とした文書差別化を示し、電子文書のバージョン管理のための技術を開示している。
【００１０】
特開２００２−１８９７４６号公報は、電子ファイル検索装置、電子ファイル検索方法およびその方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を示し、ファイル名が変更になっても、変更前の名前で検索可能とする技術を開示している。
【００１１】
特開２００２−８２８２１号公報は、ファイル管理装置、その方法及び記憶媒体を示し、電子文書の原本管理システムを開示している。
【００１２】
特開平１１−２７２６６０号公報は、文書状態履歴の維持のための技術を示し、ディスプレイ上の文書に対しいつでもＵｎｄｏ（アンドゥ）を可能とするシステムを開示している。
【００１３】
特開２０００−３３９２０６号公報は、電子ファイル管理方法及び電子ファイルを管理するプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を示し、電子文書の流用・被流用関係の情報提供システムを開示している。
【００１４】
また、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｕｔｌｏｏｋ（登録商標）などのソフトウェアプログラムでは、時間軸に沿って電子文書の作業時間を表示することができる。
【００１５】
【特許文献１】
特開２００１−１２５８１２号公報
【００１６】
【特許文献２】
特開２００２−１８９７４６号公報
【００１７】
【特許文献３】
特開２００２−８２８２１号公報
【００１８】
【特許文献４】
特開平１１−２７２６６０号公報
【００１９】
【特許文献５】
特開２０００−３３９２０６号公報
【００２０】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のファイルシステムや検索システムを利用して、所望の電子文書を探す際には、以下のような問題がある。
【００２１】
従来のファイルシステムでは、電子文書をどの階層の、どのフォルダに置くかを、ユーザが手動で指定する必要がある。すなわち、階層的ファイル構造の構築やフォルダ名の指定をユーザが行う必要がある。しかし、一般的にいって、効率的な階層的ファイル構造を構築し、かつ、階層的ファイルシステム内の適切な場所に、種々の電子文書を適切に置くことは容易ではない。
【００２２】
また、電子文書を探す場合は、階層的ファイル構造を辿って行くが、構築されたファイルシステムの構造が適切でない場合や、適切であっても、その階層的ファイル構造をユーザが忘れてしまった場合は、どこに所望の電子文書があるのか分からず、所望の電子文書に辿りつくのが困難であることが多い。
【００２３】
一方、従来の検索システムでは、電子文書を検索するための手懸り情報、例えば、検索キーワード、日付（作成日、修正日、アクセス日など）、電子文書を記録したＨＤＤ名、サイズ、種類などが必要である。これらの検索情報が不適切であると、所望の電子文書を効率的に検索することができないが、ユーザが適切な検索情報を常に入力することは困難である。
【００２４】
従来のファイルシステムを利用した電子文書の指定や、従来の検索システムを利用したファイル検索は、ユーザが能動的に行う必要がある。ある電子文書に対して作業中に、作業中の電子文書に関連する他の電子文書が必要になった場合は、ユーザが能動的にファイルシステムや検索システムを利用して、所望の電子文書を探す必要がある。
【００２５】
また、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｕｔｌｏｏｋ（登録商標）などのソフトウェアプログラムで提供される電子文書の履歴情報機能では、電子文書の種類毎に作業履歴を時間軸に沿って表示するだけであり、ユーザは所望の電子文書を探す際の時間粒度を変えられない。また、ユーザは所望の電子文書を探す際の順位付けができない。
【００２６】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、ユーザがある電子文書に対して作業した際の作業状況データを収集し、収集した作業状況データを処理することによって、電子文書に対する効率的な作業を支援する電子文書管理装置及び管理方法を提供することを目的とする。
【００２７】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明の電子文書管理装置は、電子文書に対する操作を入力する入力手段と、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段と、前記作業状況収集手段により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段と、前記作業状況処理手段により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段と、前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段と、前記利用手段により提供される作業支援情報を出力する出力手段とを備えることを特徴とする。
【００２８】
本発明の上記構成のうち、入力手段が用いて電子文書に対して作業を行っているとき、作業状況収集手段によって電子文書の作業状況データを収集され、作業状況処理手段によって収集された電子文書の作業状況データが処理されて電子文書作業状況が算出され、格納手段により算出された電子文書作業状況が格納され、交換手段により格納された電子文書作業状況を他のユーザと交換し、利用手段により格納された電子文書作業状況が利用され、出力手段により電子文書の利用を支援する情報として出力される。
【００２９】
また、上記課題を解決するため、本発明の電子文書管理方法は、電子文書に対する操作を入力する入力手順と、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手順と、前記作業状況収集手順により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手順と、前記作業状況処理手順により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手順と、前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手順と、前記利用手順により提供される作業支援情報を出力する出力手順とを有することを特徴とする。
【００３０】
以上の各手段をコンピュータによって実現するためのプログラムは、コンピュータが読取可能な可搬媒体メモリ、半導体メモリ、ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができる。
【００３１】
本発明の電子文書管理装置によれば、入力手段が用いて電子文書に対して作業を行っているとき、作業状況収集手段によって電子文書の作業状況データを収集され、作業状況処理手段によって収集された電子文書の作業状況データが処理されて電子文書作業状況が算出され、格納手段により算出された電子文書作業状況が格納され、交換手段により格納された電子文書作業状況を他のユーザと交換し、利用手段により格納された電子文書作業状況が利用され、出力手段により電子文書の利用を支援する情報として出力される。したがって、本発明の電子文書管理装置によって、電子文書の利用を支援することができるようになる。
【００３２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。
【００３３】
図１は、本発明の一実施例に係る電子文書管理装置の構成を示す。
【００３４】
図１に示したように、本実施例の電子文書管理装置は、作業状況収集手段１０１と、入力手段１０２と、作業状況処理手段１０３と、格納手段１０４と、利用手段１０５と、出力手段１０６と、交換手段１０７とから構成される。各手段の動作については後述する。
【００３５】
図２は、本発明の電子文書管理装置が実行する電子文書管理方法の動作を説明するためのフロー図である。
【００３６】
この電子文書管理方法は、ユーザが電子文書に対して作業しているときの電子文書の作業状況データを収集し（ステップＳ２０１）、電子文書作業状況データを処理して電子文書の作業状況を算出し（ステップＳ２０２）、算出した電子文書作業状況を格納し、必要に応じて交換し（ステップＳ２０３）、電子文書作業状況を利用して電子文書に対する作業を支援する情報を出力する（ステップＳ２０４）。
【００３７】
図１の各手段と図２の各ステップの関係は以下の通りである。
【００３８】
まず、ユーザが、コンピュータに接続された入力手段１０２を用いて、電子文書に対して作業を行っているとき、作業状況収集手段１０１は電子文書の作業状況データを収集する（ステップＳ２０１）。
【００３９】
作業状況処理手段１０３は、収集された電子文書の作業状況データを処理して電子文書作業状況を算出する（ステップＳ２０２）。
【００４０】
格納手段１０４は、算出された電子文書作業状況を格納し、交換手段１０７により、必要に応じて電子文書作業状況が交換される（ステップＳ２０３）。
【００４１】
利用手段１０５は、電子文書作業状況を利用して、出力手段１０６により電子文書に対する作業を支援する情報を出力させる（ステップＳ２０４）。
【００４２】
以下では、図１の電子文書管理装置を構成する各手段について順に説明する。
【００４３】
図１の作業状況収集手段１０１は、ユーザがパソコンなどの情報処理機器を利用して、電子文書に対して編集や閲覧などの種々の作業を行っているとき、電子文書の作業状況データを収集する。
【００４４】
図３に示したように、作業状況収集手段１０１は、種々のデータ源から電子文書の作業状況データを収集する。電子文書作業状況データのデータ源は、ファイルシステム３０２、ＧＵＩツールキット３０３、クリップボード３０４、ＩＭＥ（入力メソッドエディタ；ｉｎｐｕｔｍｅｔｈｏｄｅｄｉｔｏｒ）３０５、キーボード３０６、電子文書用ソフトウェア３０７、ＯＳ（オペレーティングシステム；ｏｐｅｒａｔｉｎｇｓｙｓｔｅｍ）３０９、電子文書ファイル３０８自体などである。
【００４５】
あるいは、入力手段１０２によって実現された作業状況手動入力３１０をユーザに入力させるようにしても良い。
【００４６】
作業状況収集手段１０１は、上記のデータ源から、電子文書作業状況データとして、以下のように、電子文書作業の時間に関するデータ、場所に関するデータ、電子文書のユーザに関するデータ、電子文書の内容の起源に関するデータ、電子文書の内容に関するデータを収集する。
【００４７】
作業状況収集手段１０１は電子文書作業の時間に関するデータを収集するように構成することができる。電子文書ファイルを新規作成した日時、電子文書ファイルを開いた（オープンした）日時、保存した日時、修正した日時、閲覧した日時、閉じた（クローズした）日時である。これらデータは、コンピュータのファイルシステム、電子文書用ソフトウェア、ＯＳなどから収集される。また、複数の電子文書をコンピュータ・ディスプレイ上のウィンドウに表示し、これらを切り替えながら電子文書に対して作業するとき、電子文書のウィンドウをアクティブにした時間の履歴データである。これらデータは、コンピュータのファイルシステム、ＧＵＩツールキット、電子文書用ソフトウェア、ＯＳなどから収集される。
【００４８】
作業状況収集手段１０１は電子文書作業の場所に関するデータを収集するよう構成することができる。電子文書を利用したコンピュータの識別用データであり、具体的には、マシン名やＩＰアドレスなどである。これらのデータは、コンピュータのＯＳなどから収集される。さらに、ＧＰＳ（ｇｌｏｂａｌｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇｓｙｓｔｅｍ）などの位置検出手段を利用してコンピュータの設置場所を検出し、場所データとして利用しても良い。
【００４９】
作業状況収集手段１０１は電子文書のユーザに関するデータを収集するよう構成することができる。電子文書に対して作業を行ったユーザの識別用データであり、具体的には、ユーザのコンピュータのアカウント名などである。これらのデータは、コンピュータのＯＳなどから収集される。
【００５０】
作業状況収集手段１０１は電子文書の内容の起源に関するデータを収集するよう構成することができる。ここで、電子文書の内容とは、電子文書ファイルに記述されている情報である。ある情報が電子文書に含まれているとき、その情報が、最初に当該電子文書を他の電子文書から複製したときに由来するものであったり、また別の部分は、他の電子文書群からカット＆ペーストされた情報に由来するものであったり、また別の部分は、ユーザによりキーボードなどの入力手段で入力されたものであったり、また別の部分は、電子文書用ソフトウェアやＯＳなどにより自動に入力されたものであったりする。情報（内容）の起源とは、上記のように、情報がどこから何時に入力されたかに関するデータである。これらのデータは、コンピュータのファイルシステム、ＧＵＩツールキット、クリップボード、電子文書用ソフトウェア、キーボード、ＯＳなどから収集される。
【００５１】
また、作業状況収集手段１０１は電子文書の内容に関するデータを収集するよう構成することができる。電子文書がどのような内容（分野、種類など）の情報を記述しているかのデータであり、具体的には、電子文書の内容に関するキーワード群などで表現されある。これらのデータは、キーボード、ＩＭＥ（日本語入力プログラム）、クリップボードから収集される。各キーワードには入力時刻などの時間情報があると便利である。
【００５２】
図１の入力手段１０２は、コンピュータにおいて電子文書に対して作業を行う時に、ユーザが操作や情報を入力する手段であり、コンピュータの一般的な入力手段である。具体的なデバイスは、キーボード、マウス、ペン入力装置、音声入力装置などである。
【００５３】
ディスプレイ１０８上に電子文書への情報や電子文書の作業状況をユーザが入力するフォームなどを表示し、電子文書作業状況データを入力する手段を提供しても良い。
【００５４】
次に、図１の作業状況処理手段１０３の動作について説明する。
【００５５】
本実施例では、電子文書作業状況の一部は、下記の情報（ａ）、（ｂ）で記述できるという仮定に基づいている。すなわち、（ａ）ある電子文書に対して作業していたときに、同時に使用していた電子文書の集合と、（ｂ）ある電子文書に対して作業していたときの主要な入力キーワードの集合、あるいは、ある期間に複数の電子文書に対して作業していたときの主要な入力キーワードの集合である。
【００５６】
さらに、上記の情報（ａ）と情報（ｂ）の作業状況を関連付けるために、電子文書と入力キーワードの間の関連度、及び電子文書作業と入力ーワードの時間履歴が算出されることが重要である。
【００５７】
図４に示したように、作業状況処理手段１０３は、作業状況収集手段１０１と入力手段１０２により収集された電子文書の作業状況データを処理して、電子文書作業状況を算出するために、電子文書間の関連度の算出機能４０２、電子文書の作業履歴の算出機能４０３、入力キーワード間の関連度の算出機能４０４、入力キーワードの入力履歴の算出機能４０５、及び電子文書と入力キーワードの関連度の算出機能４０６のいずれかの機能、又は、組合せの機能を備える。
【００５８】
以下では、図５乃至図１２を用いて、作業状況処理手段１０３によって実行される、上記の各関連度の算出機能について説明する。
【００５９】
作業状況処理手段１０３は電子文書間の関連度の算出機能４０２を備えるよう構成することができる。電子文書間の関連度は、以下のように、電子文書ファイルの同時期での作業（オープン）による関連度の算出方法、電子文書のアクティブ履歴による関連度の算出方法、内容の流用による関連度の算出方法、内容による関連度の算出方法のいずれか、又は、組み合わせによって、算出される。
【００６０】
まず、電子文書ファイルの同時期作業（オープン）による関連度の算出方法について説明する。
【００６１】
電子文書の同時期作業（オープン）とは、ある時期に、複数の電子文書ファイルを開き（オープンし）、例えば、図１のディスプレイ１０８の画面のように、複数のウィンドウに各電子文書（電子文書Ａ１０９ａ、電子文書Ｂ１０９ｂ、電子文書Ｃ１０９ｃなど）を表示し、作業を行っている状態である。図５は、電子文書Ａと電子文書Ｂの各々の作業期間と、同時期に作業された期間の例を示す。電子文書Ａと電子文書Ｂの同時期作業（オープン）に基づいた、電子文書Ａの電子文書Ｂに対する関連度は、次式（１）に従って算出する。
【００６２】
電子文書ＡのＢに対する関連度＝
（ＡとＢの同時作業時間）／（Ａの作業時間の合計）（１）
上式（１）による関連度算出では、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書作業の時間に関するデータのうち、特に、電子文書ファイルを開いた（オープンした）日時、閉じた（保存した）日時のデータから算出される。
【００６３】
次に、電子文書のアクティブ履歴による関連度の算出方法について説明する。
【００６４】
コンピュータで電子文書に対して作業を行うとき、図６に示したように、複数の電子文書をコンピュータ・ディスプレイ上に表示し、それらの電子文書から作業対象の電子文書を切り替えて（マルチウィンドウシステムでは、電子文書を表示したウィンドウをアクティブにして）、作業を行う。
【００６５】
電子文書のアクティブ履歴による関連度の算出では、電子文書Ａの電子文書Ｂに対する関連度は、次式（２）のように算出される。
【００６６】
電子文書ＡのＢに対する関連度＝
電子文書をＡ、Ｂ、Ａの順で切り替えた回数（又は、確率）（２）
この関連度算出は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書作業の時間に関するデータのうち、特に、電子文書のウィンドウをアクティブにした時間の履歴データを用いて実行される。
【００６７】
次に、内容の流用による関連度の算出方法について説明する。
【００６８】
コンピュータで電子文書に対して作業を行うとき、図７に示したように、複数の電子文書間で、内容を流用することが頻繁に行われる。例えば、ある電子文書を複製して、その後修正を加えたり、他の電子文書からその内容の一部をカット＆ペーストしたりする。内容流用による関連度の算出では、電子文書Ａの電子文書Ｂに対する関連度は、次式（３）又は次式（４）に従って算出される。
【００６９】
電子文書ＡのＢに対する関連度＝
（Ｂから流用したデータサイズ）／（電子文書Ａのファイルサイズ）（３）
電子文書ＡのＢに対する関連度＝
（ＢからＡへの流用回数）／（他の電子文書からＡへの総流用回数）（４）
この関連度算出は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書の内容の起源に関するデータに基づいて算出される。
【００７０】
次に、内容による関連度の算出方法について説明する。
【００７１】
本実施例では、電子文書の内容（又は概要）は、電子文書に関連づけられた複数の入力キーワードで表現できると仮定する。各々の電子文書の入力キーワードはランキングされ、ランキングの上位から数えて指定数を主要入力キーワードと呼ぶことにする。内容による関連度では、図８に示したように、同種の入力キーワード群を含む電子文書は内容に関連があると考える。
【００７２】
内容による関連度の算出では、電子文書Ａの電子文書Ｂに対する関連度は、次式（５）のように算出される。
【００７３】
電子文書ＡのＢに対する関連度＝
（ＡとＢの共通な主要入力キーワード数）／（主要入力キーワードの指定数）（５）
上式（５）の右辺の分子の計算においては、入力キーワードのランキングを利用して重み付けしてもよい。この関連度算出は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書の内容に関するデータに基づいて算出される。
【００７４】
作業状況処理手段１０３は電子文書の作業履歴の算出機能４０３を備えるよう構成することができる。電子文書の作業履歴は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書作業の時間に関するデータ、場所に関するデータ、および、ユーザに関するデータに基づいて、各々の電子文書に関して作業履歴を算出する。この電子文書の作業履歴の算出結果は、電子文書ファイルの同時期作業（オープン）による関連度の算出、および、電子文書のアクティブ履歴による関連度の算出において利用することもできる。
【００７５】
作業状況処理手段１０３は入力キーワードの関連度の算出機能４０４を備えるよう構成することができる。入力キーワード間の関連度は、以下に示すように、指定期間内での入力に基づく関連度の算出方法、入力キーワードの入力パターンに基づいた関連度の算出方法、同一の電子文書の入力キーワードであることによる関連度の算出方法、関連づけられた電子文書を介した関連度の算出、のいずれか、又は、組み合わせによって、算出される。
【００７６】
まず、指定期間内での入力に基づく関連度の算出方法について説明する。
【００７７】
入力キーワードが、電子文書などにキーボードやクリップボードを介して入力されたとき、複数の入力キーワードが、指定期間内に入力されたことに基づいて入力キーワードの関連度を算出する。指定期間は、例えば、１日、１週間、１月、１時間というような期間で可変に指定される。
【００７８】
指定期間に入力された入力キーワードは、図９に示すように、入力される。入力キーワードの指定期間内入力に基づく関連度の算出では、入力キーワードＡと入力キーワードＢの関連度は、次式（６）のように算出される。
【００７９】
入力キーワードＡとＢの関連度＝
ＡとＢが指定期間内に入力された期間の個数（又は、確率）（６）
この関連度算出は、後述する、入力キーワードの入力履歴の算出結果を用いて実行される。
【００８０】
次に、入力キーワードの入力パターンに基づいた関連度の算出方法について説明する。
【００８１】
入力キーワードが、電子文書などにキーボードやクリップボードを介して入力されたときの、入力キーワード間の入力パターンに基づいて入力キーワードの関連度を算出する。
【００８２】
入力キーワードの入力パターンは、図１０に示すようなものである。このとき、入力キーワードの入力パターンに基づいた関連度の算出では、入力キーワードＡと入力キーワードＢの関連度は、次式（７）、又は次式（８）のように算出される。
【００８３】
入力キーワードＡとＢの関連度＝ＡとＢの入力間隔の平均値（７）
入力キーワードＡとＢの関連度＝
（指定期間内のＡの出現回数−入力キーワード平均出現回数）×
（指定期間内のＢの出現回数−入力キーワード平均出現回数）（８）
この関連度算出は、後述する、入力キーワードの入力履歴の算出結果を用いて実行される。
【００８４】
次に、同一の電子文書に関連付けられた入力キーワードであることによる関連度の算出方法について説明する。
【００８５】
図１１は、２つの入力キーワードが電子文書の入力キーワードであることを示した図である。同一の電子文書の入力キーワードであることによる関連度の算出では、入力キーワードＡと入力キーワードＢの関連度は、次式（９）、又は次式（１０）のように算出される。
【００８６】
入力キーワードＡとＢの関連度＝
ＡとＢがともに関連付けられた電子文書の個数（９）
入力キーワードＡとＢの関連度＝
｛電子文書ｉでの（Ａの順位）×（Ｂの順位）｝のｉに関する総和（１０）
この関連度算出は、後述する、電子文書と入力キーワードの関連度の算出結果を用いて実行される。
【００８７】
次に、関連付けられた電子文書を介した関連度の算出方法について説明する。
【００８８】
上記の電子文書間の関連度の算出により、２つの電子文書が関連付けられたとき、関連付けられた電子文書の入力キーワードを関連付けする。図１２は、関連付けられた２つの電子文書１と２の入力キーワードを示している。このとき、関連付けられた電子文書を介した入力キーワードの関連度は、以下のように算出される。
【００８９】
２つの入力キーワードの両方が、関連付けられた両方の電子文書の入力キーワードであるとき、関連度が高い。例えば、図１２では、入力キーワードＢとＣは関連度が高い。
【００９０】
２つの入力キーワードのうち片方だけが、関連付けられた両方の電子文書の入力キーワードであるとき、関連度は中くらい。例えば、図１２では、入力キーワードＢとＡは関連度が中くらいである。
【００９１】
２つの入力キーワードのそれぞれが、関連付けられた電子文書の一方の入力キーワードであるとき、関連度が低い。例えば、図１２では、入力キーワードＡとＥは関連度が低い。
【００９２】
２つの入力キーワードが、関連付けられた電子文書の入力キーワードでないとき、入力キーワードの間に関連はない。例えば、図１２では、入力キーワードＡとＺ（図中には記載されていない）の関連はない。
【００９３】
作業状況処理手段１０３は入力キーワードの時間履歴の算出機能４０５を備えるよう構成することができる。入力キーワードの入力履歴は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書の内容に関するデータ、及び電子文書の内容の起源に関するデータに基づいて算出される。これらのデータから、その時点で作業しているすべての電子文書を対象として、キーボードから入力された入力キーワードと入力された時間や場所や入力者などの属性情報、ＩＭＥ（日本語入力プログラム）で変換された単語と上記と同様な属性情報、電子文書間でカット＆ペーストされるクリップボードの内容から抽出した入力キーワードと上記と同様な属性情報に基づいて、各々の入力キーワードに対して入力履歴を算出する。
【００９４】
作業状況処理手段１０３は電子文書と入力キーワードの関連度の算出機能４０６を備えるよう構成することができる。電子文書と入力キーワードの関連度は、作業状況収集手段１０１で収集された、電子文書の内容に関するデータ、および、電子文書の内容の起源に関するデータに基づいて算出される。これらのデータから、ある電子文書に対して、キーボードから入力された入力キーワードと入力された時間や場所や入力者などの属性情報、ＩＭＥ（日本語入力プログラム）で変換された単語と上記と同様な属性情報、電子文書間でカット＆ペーストされるクリップボードの内容から抽出した入力キーワードと上記と同様な属性情報に基づいて、電子文書に対して入力されたキーワードの、電子文書との関連度を算出する。
【００９５】
電子文書と入力キーワードの関連度は、入力キーワードの個数、入力頻度などによって算出する。
【００９６】
事前に監視キーワードを指定して、該監視キーワードが、電子文書にどのように入力されたか（回数、入力時間など）を算出するようにしても良い。
【００９７】
以上説明した関連度の算出では、期間が関係する。期間を変化させて（時間粒度を変化させて）関連度を算出できることが重要である。
【００９８】
図１の格納手段１０４は、作業状況算出手段１０３で算出された、電子文書の作業状況を、読取可能な可搬媒体メモリ、半導体メモリ、ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納する。格納される電子文書作業状況は、電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、入力キーワードの関連度、入力キーワードの入力履歴、電子文書と入力キーワードの関連度の形式で格納される。
【００９９】
図１３は、格納される電子文書の作業状況の例を示したものである。この例では、各電子文書に対して、関連電子文書、関連入力キーワード、作業履歴のデータが格納されている。
【０１００】
関連電子文書、関連入力キーワードは、関連度の値を同時に格納する。本発明の関連度は、ある時点、あるいは、ある期間を指定することによって値が変化する。関連度の総合的なランキングを行い、その順で格納しても良い。
【０１０１】
図１４は、格納される入力キーワードの入力状況の例を示したものである。この例では、各入力キーワードに対して、関連電子文書、関連入力キーワード、作業履歴のデータが格納されている。
【０１０２】
関連電子文書、関連入力キーワードは、関連度の値を同時に格納する。本発明の関連度は、ある時点、あるいは、ある期間を指定することによって値が変化する。関連度の総合的なランキングを行い、その順で格納しても良い。
【０１０３】
図１の利用手段１０５は、作業状況算出手段１０３によって算出され、格納手段１０４によって格納された電子文書作業状況を利用して、電子文書に対して作業を行うときにユーザを支援する手段を提供する。
【０１０４】
図１５に示したように、利用手段１０５は、電子文書作業状況を利用した電子文書の作業支援のために、作業対象電子文書に関連付けられた他の電子文書情報の提供機能１５０２、作業対象の電子文書に関連付けられた入力キーワード情報の提供機能１５０３、作業対象である電子文書の作業履歴情報の提供機能１５０４、入力キーワードの入力履歴情報の提供機能１５０５、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードでの電子文書の検索機能１５０６、ユーザの作業履歴提供と履歴に基づいた電子文書の探索機能１５０７、及びユーザの現在状況の推定と提供機能１５０８のいずれかの機能、又は、組合せの機能を備える。
【０１０５】
以下、図１５に示した利用手段１０５の各機能を実現するための方法について、順に説明する。
【０１０６】
まず、作業対象電子文書に関連付けられた他の電子文書情報の提供機能１５０２について説明する。
【０１０７】
この情報提供機能１５０２では、作業対象の電子文書と関連付けられた他の電子文書ファイル名などの情報を提供する。ユーザは、作業対象電子文書と関連付けられた他の電子文書に容易にアクセスする（例えば、電子文書を開く）ことが可能となる。関連付けられた電子文書情報は、関連度によりランキングして提供してもよい。
【０１０８】
次に、作業対象の電子文書に関連付けられた入力キーワード情報の提供機能１５０３について説明する。
【０１０９】
この情報提供機能１５０３では、作業対象の電子文書と関連付けられた入力キーワードの情報を提供する。ユーザは、提供された入力キーワード情報によって、作業対象電子文書の内容の概要を知ることができる。提供される入力キーワード情報は、例えば、関連度によってランキングされた入力キーワードのリストである。
【０１１０】
さらに、提供された入力キーワード・リストから入力キーワードを選択し、後述する、提供機能１５０５及び検索機能１５０６を利用することとしても良い。
【０１１１】
この入力キーワード情報の提供機能１５０３は、特に、他のユーザが作成した電子文書を閲覧するとき、他のユーザの電子文書作業状況が利用できる場合に便利である。
【０１１２】
次に、作業対象である電子文書の作業履歴情報の提供機能１５０４について説明する。
【０１１３】
この情報提供機能１５０４では、作業対象の電子文書の作業履歴情報を提供する。これにより、当該電子文書に対してどのように作業が行われてきたかの作業履歴情報をユーザに提供する。
【０１１４】
さらに、電子文書の作業履歴上のある時点、あるいは、ある期間を指定したときに、その時点あるいは期間での、電子文書作業状況を再現する情報を提供する。電子文書作業状況は、その時点あるいは期間の、関連付けられた電子文書の集合、あるいは、関連付けられた入力キーワードの集合の形式で再現され提供される。関連付けられた電子文書と入力キーワードの集合は、関連度に基づいてランキングして提供することが望ましい。
【０１１５】
電子文書の作業履歴情報を提供することによって、ユーザが、過去に使用した他の電子文書、入力キーワード、あるいは、アイデア（過去の電子文書の内容や入力キーワード）にアクセスする手段を提供することができる。
【０１１６】
次に、入力キーワードの入力履歴情報の提供機能１５０５について説明する。
【０１１７】
この情報提供機能１５０５では、指定された入力キーワードの入力履歴情報を提供する。これにより、当該入力キーワードがどのように入力されてきたか情報をユーザに提供する。
【０１１８】
さらに、入力キーワードの入力履歴上のある時点、あるいは、ある期間を指定したときに、その時点あるいは期間での、該入力キーワードに関連度の大きい入力キーワードの集合、あるいは、電子文書の集合を提供する。関連付けられた電子文書と入力キーワードの集合は、関連度に基づいてランキングして提供することが望ましい。これにより、ユーザは、ある入力キーワードに基づいて、時間を指定して、該入力キーワードに関連付けられた電子文書にアクセスする手段を提供することができる。
【０１１９】
次に、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードでの電子文書の検索機能１５０６について説明する。
【０１２０】
この検索機能１５０６では、ある入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードを検索キーとして、電子文書を検索する機能を提供する。この検索機能１５０６は、ユーザが手動で行うようにしても良いし、あるいは、自動的に検索を行い、検索結果を提供するようにしても良い。
【０１２１】
この検索機能１５０６を利用すると、ある電子文書に関連付けられた入力キーワードに基づいて、その入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードで他の電子文書を検索することによって、最初の電子文書と関連する可能性のある別の電子文書で、最初の電子文書に関連付けられていない電子文書にアクセスする手段を提供することができる。
【０１２２】
次に、ユーザの作業履歴提供と履歴を利用した電子文書の探索機能１５０７について説明する。
【０１２３】
この機能１５０７では、ユーザの作業履歴が、電子文書の作業履歴と入力キーワードの入力履歴の両方で提供される。それぞれに関しては、上記の情報提供機能１５０４と情報提供機能１５０５の作業履歴と同様であり、電子文書の検索機能は、上記の検索機能１５０６と同様である。したがって、この機能１５０７は、上記機能１５０４、１５０５及び１５０６を統合したものである。
【０１２４】
次に、ユーザの現在作業状況の推定と提供機能１５０８について説明する。
【０１２５】
一般に、ユーザがコンピュータ上で電子文書に対して作業をするとき、しばしば複数の電子文書を同時にディプレイ上に表示し、複数の電子文書を切り替えて作業を行う。利用手段１０５は、この機能１５０８により、現在作業している電子文書（多くの場合に複数）と、各々の電子文書に関連付けられた電子文書の集合、および、各々の電子文書に関連付けられた入力キーワードの集合によって、ユーザの現在の作業状況を推定し提供する。
【０１２６】
上記の利用手段１０５の各機能に関して、交換手段１０７によって他のユーザの電子文書作業状況を取得できる場合には、他のユーザの電子文書作業状況に基づいた利用手段１０５を提供することができる。他のユーザの電子文書作業状況を利用せず、個人の過去の電子文書作業状況を利用する場合は、そのユーザだけの電子文書作業状況に基づいた利用手段１０５となる。
【０１２７】
他のユーザの電子文書作業状況を利用する場合は、ユーザが体験しない作業状況も含まれるので、利用手段１０５によって提供される支援情報が、ユーザにとって未知の情報となる可能性がある。その反面、ユーザの要求に適合しない情報も含まれる可能性がある。他のユーザの電子文書作業状況を利用する方式としては、他のユーザのうちの一人を指定してそのユーザの電子文書作業状況を利用する方式と、他のユーザの電子文書作業状況を集計して利用する方式が考えられる。
【０１２８】
一方、ユーザ自身の電子文書作業状況を利用する場合は、ユーザの過去の電子文書作業状況に基づいて支援するので、ユーザが継続的に作業を行う場合や、過去の電子文書を取り扱いたい場合に有効である。
【０１２９】
図１の電子文書管理装置において、出力手段１０６は、上記の利用手段１０５によって電子文書作業状況を利用した結果をコンピュータのディスプレイ画面等に出力して、電子文書に対し作業を行うときの支援情報をユーザに提供する。
【０１３０】
図１６は、本発明の電子文書の作業支援情報をディスプレイ画面に出力した場合の画面表示の一例を示す。
【０１３１】
図１６に示したように、出力手段１０６により出力される電子文書作業画面は、各電子文書（Ａ、Ｂ、Ｃ、…）が表示される複数のウィンドウを配置することができる作業スペース１６０２を含む。例えば、作業スペース１６０２上には、現時点においてアクティブ（ａｃｔｉｖｅ）な電子文書ウィンドウ１６０３（例えば、電子文書Ａを表示しているウィンドウ）と、現時点においてはイナクティブ（ｉｎａｃｔｉｖｅ）な電子文書ウィンドウ１６０４（例えば、電子文書Ｂ、Ｃを表示しているウィンドウ）が配置される。
【０１３２】
図１６の電子文書作業画面は、さらに、作業履歴表示スペース１６０５と、関連文書リスト表示スペース１６０６と、関連キーワード表示スペース１６０７と、文書の履歴表示スペース１６０８とを含む。
【０１３３】
作業当日の作業履歴表示スペース１６０５には、作業を実施した日のユーザの作業履歴として、ユーザの作業対象であった電子文書や入力キーワードの入力履歴が表示される。また、作業履歴表示スペース１６０５内の指示ボタン「作業履歴を表示」をクリックすることにより、ユーザの以前の作業履歴を表示するように指示することができる。図１７はユーザの電子文書作業履歴を月単位で表示した例を示す。図１８はユーザの電子文書作業履歴を日単位で表示した例を示す。図１９はユーザのキーワード作業履歴を月単位で表示した例を示す。
【０１３４】
作業履歴表示スペース１６０５内の指示ボタンがクリックされ、以前の作業履歴を表示する指示が入力されると、出力手段１０６は、図１７、図１８に示したようにユーザの電子文書の作業履歴を表示したり、図１９に示したようにユーザの入力キーワードの入力履歴を表示したりすることができる。
【０１３５】
関連文書リスト表示スペース１６０６は、アクティブな電子文書ウィンドウ１６０３に表示された電子文書（例えば、電子文書Ａ）に関連付けられている電子文書リストを表示する。この電子文書リストは、関連度に基づいて順位を付けて表示すると良い。また、関連電子文書リスト上の電子文書を選択（クリック）することによって、作業スペース１６０２上に選択した電子文書を開くようにしても良い。
【０１３６】
関連キーワード表示スペース１６０７は、アクティブな電子文書ウィンドウ１６０３に表示された電子文書（例えば、電子文書Ａ）に関連付けられている入力キーワードリストを表示する。入力キーワードリストは、関連度に基づいて順位を付けて表示すると良い。また、入力キーワードリスト上の一つの入力キーワードを選択（クリック）して、選択された入力キーワードの入力履歴を表示するようにしても良い。入力キーワードの入力履歴は、図１９のように表示することができる。
【０１３７】
文書の履歴表示スペース１６０８は、アクティブな電子文書ウィンドウ１６０３に表示された電子文書の作業履歴を表示する。図１６の例では、電子文書の作成日時、作成時に電子文書ａの複製であったこと、更新回数、閲覧回数を表示している。また、文書の履歴表示スペース１６０８内の指示ボタン「履歴詳細表示」を選択（クリック）することにより、電子文書の履歴詳細表示を出力するように指示することができる。この指示ボタン「履歴詳細表示」を選択（クリック）することによって、電子文書の詳細な作業履歴や関連情報を表示することができる。
【０１３８】
図１７及び図１８の電子文書作業履歴の画面表示においては、ユーザの電子文書作業履歴は、入力部１７０１の表示項目を操作することによって履歴の表示期間（あるいは表示単位）を、年、月、週、日、時間などの種々の単位で表示できるように構成するとよい。入力部１７０１で表示期間を指定することにより、表示部１７０４の表示内容が指定された表示期間に対応して変化し、スライダ１７０６を動かすことによって表示される時点が変化する。
【０１３９】
また、図１７及び図１８の電子文書作業履歴の画面表示においては、ユーザの電子文書作業履歴は、入力部１７０２の表示項目を操作することによって表示する履歴の対象を、電子文書、入力キーワードのいずれかを選択できるように構成するとよい。また、指定された表示期間の、選択した履歴対象に対して、入力部１７０３の表示項目を操作することによって表示対象を、作業回数や作業頻度などによって順位付けして、表示部１７０５に表示するように構成するとよい。
【０１４０】
例えば、図１７の表示部１７０５には、２００３年１月のユーザの作業履歴において、作業回数で順位付けされた、電子文書ＡＢＣ、ａｂｃ、ＡＡＡが上位３件であることが示される。
【０１４１】
図１９の入力キーワード作業履歴の画面表示は、図１７の電子文書作業履歴の表示画面の入力部１７０２の表示項目を操作して、キーワードの入力作業履歴を表示するようにした場合である。
【０１４２】
図２０は、電子文書に関する種々の情報を表示する画面の一例を示す。また、図２１は、入力キーワードに関する種々の情報を表示する画面の一例を示す。
【０１４３】
図１６乃至図２１に示した各種の電子文書の作業状況表示において、交換手段１０７を利用して他人の電子文書作業状況を取得し利用する場合は、ユーザ個人の電子文書作業状況と交換して取得した他人の電子文書作業状況を区別して表示するようにしても良い。
【０１４４】
図１の電子文書管理装置において、交換手段１０７は、格納手段１０４で格納された電子文書作業状況を、コンピュータネットワークや持ち運び可能な記憶媒体などを介して、他のユーザとの間で交換する情報通信手段である。交換手段１０７は、例えば、ＷＥＢブラウザ等の公知のソフトウェアプログラムで構成することができる。交換手段１０７を用いることにより、電子文書の作業状況を、多数の人と交換することによって、他の人の電子文書作業状況を利用したり、多数の人の電子文書作業状況を解析したりすることが可能となる。
【０１４５】
（付記１）電子文書に対する操作を入力する入力手段と、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段と、前記作業状況収集手段により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段と、作業状況処理手段により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段と、前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段と、前記利用手段により提供される作業支援情報を出力する出力手段とを備えることを特徴とする電子文書管理装置。
【０１４６】
（付記２）前記電子文書管理装置は、前記算出された電子文書の作業状況判定値を外部装置へ送信すると共に、前記外部装置により算出された電子文書の作業状況判定値を受信する交換手段を備えることを特徴とする付記１記載の電子文書管理装置。
【０１４７】
（付記３）前記作業状況収集手段は、電子文書の作業状況データとして、電子文書作業の時間に関するデータ、場所に関するデータ、電子文書のユーザに関するデータ、電子文書の内容の起源に関するデータ、及び電子文書の内容に関するデータのいずれか、又は、組み合わせを収集することを特徴とする付記１記載の電子文書管理装置。
【０１４８】
（付記４）前記入力手段は、電子文書に対する作業状況に関する情報を入力する手段を有することを特徴とする付記１記載の電子文書管理装置。
【０１４９】
（付記５）前記作業状況処理手段は、電子文書の作業状況判定値として、前記電子文書間の関連度、前記電子文書の作業履歴、前記入力キーワード間の関連度、キーワードの入力履歴、電子文書と入力キーワードの関連度のいずれか、又は、組み合わせを算出することを特徴とする付記１記載の電子文書管理装置。
【０１５０】
（付記６）前記出力手段は、ユーザがある電子文書に対して作業を行っているとき、作業対象の電子文書に関連付けられた他の電子文書の情報、作業対象の電子文書に関連付けられた入力キーワードの情報、作業対象の電子文書の作業履歴情報、入力キーワードの入力履歴情報、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードで自動検索した電子文書の情報、及びユーザの現在状況の推定結果のいずれか、又は、組み合わせを出力することを特徴とする付記１記載の電子文書管理装置。
【０１５１】
（付記７）前記出力手段は、ユーザがある電子文書に対して作業を行っているとき、作業対象電子文書に関連付けられた他の電子文書の情報、作業対象電子文書に関連付けられた入力キーワードの情報、作業対象電子文書の作業履歴情報、入力キーワードの入力履歴情報、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードで自動検索した電子文書の情報、及びユーザの現在状況の推定結果のいずれか、又は、組み合わせを出力するとき、前記作業状況処理手段により算出された作業状況判定値に基づいて表示される情報をランキングして出力することを特徴とする付記６記載の電子文書管理装置。
【０１５２】
（付記８）電子文書に対する操作を入力する入力手順と、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手順と、前記作業状況収集手順により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手順と、作業状況処理手順により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手順と、前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手順と、前記利用手順により提供される作業支援情報を出力する出力手順とを有することを特徴とする電子文書管理方法。
【０１５３】
（付記９）前記電子文書管理方法は、前記算出された電子文書の作業状況判定値を外部装置へ送信すると共に、前記外部装置により算出された電子文書の作業状況判定値を受信する交換手順を備えることを特徴とする付記８記載の電子文書管理方法。
【０１５４】
（付記１０）電子文書に対する作業を支援するためにコンピュータを、電子文書に対する操作を入力する入力手段、電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段、前記作業状況収集手段により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段、作業状況処理手段により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段、前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段、及び、前記利用手段により提供される作業支援情報を出力する出力手段として機能させるためのプログラムを記録した記録媒体。
【０１５５】
（付記１１）前記作業状況処理手段による電子文書間の関連度の算出処理が、電子文書ファイルの同時期でのオープンによる関連度の算出、電子文書のアクティブ履歴による関連度の算出、内容の流用による関連度の算出、及び内容による関連度の算出のいずれか、又は、組み合わせによって算出されることを特徴とする付記５記載の電子文書管理装置。
【０１５６】
（付記１２）前記作業状況処理手段による入力キーワード間の関連度の算出処理が、指定期間内での入力に基づく関連度の算出、入力キーワードの入力パターンに基づいた関連度の算出、入力キーワードが同一の電子文書に関連付けられていることに基づいた関連度の算出、及び関連付けられた電子文書を介した関連度の算出のいずれか、又は、組み合わせによって算出されることを特徴とする付記５の電子文書管理装置。
【０１５７】
（付記１３）前記作業状況処理手段による電子文書と入力キーワードの関連度の算出処理において、電子文書に対して事前に監視キーワードを指定して、前記監視キーワードを電子文書に関連付けることを特徴とする付記５記載の電子文書管理装置。
【０１５８】
（付記１４）前記利用手段は、作業対象電子文書に関連付けられた他の電子文書情報の提供機能、作業対象の電子文書に関連付けられた入力キーワード情報の提供機能、作業対象である電子文書の作業履歴情報の提供機能、入力キーワードの入力履歴情報の提供機能、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードでの電子文書の検索機能、ユーザの作業履歴提供と履歴に基づいた電子文書の探索機能、及びユーザの現在状況の推定と提供機能のいずれか、又は、組み合わせを有することを特徴とする付記５記載の電子文書管理装置。
【０１５９】
（付記１５）前記入力手段による入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードでの電子文書の検索において、検索処理が自動的に行われるように構成されることを特徴とする付記１４記載の電子文書管理装置。
【０１６０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の電子文書管理装置によれば、入力手段が用いて電子文書に対して作業を行っているとき、作業状況収集手段によって電子文書の作業状況データを収集され、作業状況処理手段によって収集された電子文書の作業状況データが処理されて電子文書作業状況が算出され、格納手段により算出された電子文書作業状況が格納され、交換手段により格納された電子文書作業状況を他のユーザと交換し、利用手段により格納された電子文書作業状況が利用され、出力手段により電子文書の利用を支援する情報として出力される。したがって、本発明の電子文書管理装置及び管理方法によって、電子文書の効率的な作業を支援することができる。
【０１６１】
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例に係る電子文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の電子文書管理装置が実行する電子文書管理方法の動作を説明するためのフロー図である。
【図３】本発明の電子文書管理装置における作業状況収集手段が収集する作業状況データの一例を説明するための図である。
【図４】本発明の電子文書管理装置における作業状況処理手段が実行する処理内容を説明するための図である。
【図５】電子文書の同時期作業（オープン）の一例を示す図である。
【図６】電子文書を表示するウィンドウのアクティブ履歴の一例を示す図である。
【図７】電子文書間の内容の流用を説明するための図である。
【図８】電子文書の入力キーワードを介した関連度の算出を説明するための図である。
【図９】入力キーワードの指定期間における入力状況の一例を示す図である。
【図１０】入力キーワードの入力パターンの一例を示す図である。
【図１１】同一の電子文書の入力キーワードであることに基づく関連度の算出を説明するための図である。
【図１２】関連付けられた電子文書を介した入力キーワードの関連度の算出を説明するための図である。
【図１３】格納される電子文書の作業状況の一例を示す図である。
【図１４】格納される入力キーワードの入力状況の一例を示す図である。
【図１５】本発明の電子文書管理装置における利用手段がユーザ支援のため実行する処理内容を説明するための図である。
【図１６】本発明の電子文書管理装置を利用して、電子文書の作業支援情報を出力した場合のディスプレイ画面上の表示例を示す図である。
【図１７】ユーザの電子文書作業履歴を月単位で表示した場合の画面の一例を示す図である。
【図１８】ユーザの電子文書作業履歴を日単位で表示した場合の画面の一例を示す図である。
【図１９】ユーザのキーワード作業履歴を月単位で表示した場合の画面の一例を示す図である。
【図２０】本発明の電子文書管理装置を利用して、電子文書に関する種々の情報を表示した場合の画面の一例を示す図である。
【図２１】本発明の電子文書管理装置を利用して、キーワードに関する種々の情報を表示した場合の画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０１作業状況収集手段
１０２入力手段
１０３作業状況処理手段
１０４格納手段
１０５利用手段
１０６出力手段
１０７交換手段
１０８ディスプレイ

Claims

電子文書に対する操作を入力する入力手段と、
電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段と、
前記作業状況収集手段により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段と、
前記作業状況処理手段により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段と、
前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段と、
前記利用手段により提供される作業支援情報を出力する出力手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理装置。
前記電子文書管理装置は、前記算出された電子文書の作業状況判定値を外部装置へ送信すると共に、前記外部装置により算出された電子文書の作業状況判定値を受信する交換手段を備えることを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
前記作業状況収集手段は、電子文書の作業状況データとして、電子文書作業の時間に関するデータ、場所に関するデータ、電子文書のユーザに関するデータ、電子文書の内容の起源に関するデータ、及び電子文書の内容に関するデータのいずれか、又は、組み合わせを収集することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
前記入力手段は、電子文書に対する作業状況に関する情報を入力する手段を有することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
前記作業状況処理手段は、電子文書の作業状況判定値として、前記電子文書間の関連度、前記電子文書の作業履歴、前記入力キーワード間の関連度、キーワードの入力履歴、電子文書と入力キーワードの関連度のいずれか、又は、組み合わせを算出することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
前記出力手段は、ユーザがある電子文書に対して作業を行っているとき、作業対象の電子文書に関連付けられた他の電子文書の情報、作業対象の電子文書に関連付けられた入力キーワードの情報、作業対象の電子文書の作業履歴情報、入力キーワードの入力履歴情報、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードで自動検索した電子文書の情報、及びユーザの現在状況の推定結果のいずれか、又は、組み合わせを出力することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
前記出力手段は、ユーザがある電子文書に対して作業を行っているとき、作業対象電子文書に関連付けられた他の電子文書の情報、作業対象電子文書に関連付けられた入力キーワードの情報、作業対象電子文書の作業履歴情報、入力キーワードの入力履歴情報、入力キーワードに関連付けられた別の入力キーワードで自動検索した電子文書の情報、及びユーザの現在状況の推定結果のいずれか、又は、組み合わせを出力するとき、前記作業状況処理手段により算出された作業状況判定値に基づいて表示される情報をランキングして出力することを特徴とする請求項６記載の電子文書管理装置。
電子文書に対する操作を入力する入力手順と、
電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手順と、
前記作業状況収集手順により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手順と、
前記作業状況処理手順により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手順と、
前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手順と、
前記利用手順により提供される作業支援情報を出力する出力手順と
を有することを特徴とする電子文書管理方法。
前記電子文書管理方法は、前記算出された電子文書の作業状況判定値を外部装置へ送信すると共に、前記外部装置により算出された電子文書の作業状況判定値を受信する交換手順を備えることを特徴とする請求項８記載の電子文書管理方法。
電子文書に対する作業を支援するためにコンピュータを、
電子文書に対する操作を入力する入力手段、
電子文書に対するユーザの作業状況に関する作業状況データを収集する作業状況収集手段、
前記作業状況収集手段により収集された作業状況データを処理して、少なくとも電子文書間の関連度、電子文書の作業履歴、及び入力キーワード間の関連度のいずれか、又は組合せを示す作業状況判定値を算出する作業状況処理手段、
前記作業状況処理手段により算出された電子文書の作業状況判定値を格納する格納手段、
前記算出された電子文書の作業状況判定値を作業文書に対する別の作業において支援するための作業支援情報をユーザに提供する利用手段、及び
前記利用手段により提供される作業支援情報を出力する出力手段、
として機能させるためのプログラムを記録した記録媒体。