JP2009271660A - 画像形成装置、情報処理装置、ワークフロー管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 印刷要求に設定されたワークフロー情報に従い、印刷される出力物に対して作業者が行うワークフローを管理することである。
【解決手段】 Ｓ７０２で、ＣＰＵは受信したＰＤＬデータにワークフロー情報が含まれているかどうかを判断する。ここで、ＣＰＵ２０１が図６に示す形式のＸＭＬファイルを受信していると判断した場合は、Ｓ７０３で、ＣＰＵがＨＤＤに記憶される制御プログラムを実行して、受信しているＸＭＬファイルを解析し、ワークフロー情報をフロー管理部４０３管理下のＨＤＤに記憶する。次に、Ｓ７０４で、ＣＰＵはＨＤＤに保存したワークフロー情報を解析し、各工程の担当である作業者に通知すべき期限を計算する。そして、Ｓ７０６で、ＣＰＵ２０１は、期限日時情報を記載した電子メールデータを作成する。次に、Ｓ７０７で、ＣＰＵは、工程のメールアドレスを参照して、作成した電子メールを工程の作業者に送信することを特徴とする。
【選択図】 図７

Description

本発明は、情報処理装置と画像形成装置とが通信して、印刷される出力物に対して作業者が行うワークフローを管理する情報処理システムに関する。

従来から企業内では、業務を円滑に進めるために、スケジュール管理システムを利用して各作業者のスケジュールを管理する事が行われている。スケジュール管理システムは、例えば、特許文献１のように、期限通知機能を有する。期限通知とは、ある事項について期限が迫っている、もしくは行動を促す通知である。登録した予定内容を、指定した時刻に指定した端末へ通知して、作業者の注意を促す事を指す。

一方、事務手続きや企画書など複数の作業者が関わる一連の業務手順は、ワークフローとして定義して運用がなされている。

このような業務手順に従った業務の管理・運用を電子化して、その業務の流れをオンラインで管理して運用するオンラインワークフロー支援システムが実現されている。

そして、オンラインワークフロー支援システムでも、スケジュール管理システムがとり入れられ、ワークフローの遅延を防止する事が考えられている（例えば、特許文献２）。

しかし、すべてのワークフローが電子化されているわけではなく、紙をベースとしたワークフローもいまだ運用がなされている。例えば、法的に実際の紙に押印やサインが必要な書類等である。

また、外部機関を含めてオンラインで電子情報のやり取りを行う為には、大掛かりなワークフロー支援システムが必要である。加えて、電子情報が頻繁にネットワーク上を移動するワークフローの場合、電子情報のデータサイズやネットワーク環境によっては、パフォーマンスが著しく低下し、効率が低下する事も考えられる。このような事情から、オフラインによる紙ベースのワークフローもいまだ多く行われている。
特開２００３−３３３１８１号公報 特開２００６−１８５０１１号公報

このように、紙ベースのワークフローは、大掛かりなワークフローシステムがいらないという利点や、回覧原稿の特性によっては紙で回す方が、利便性が高いという点があるが、以下のような課題を抱えている。

例えば、仕様書や特許包装等の原稿を、複数の作業者で回覧して、内容をチェックするワークフローの場合である。回覧する作業者のリストと期限をメモで回覧原稿に付与して回覧するケースが多い。

よって、回覧順番と最終期限を意識して各作業者は作業する事になるが、各作業者がチェックに要する時間はその個人に委ねられる。

よって、ワークフローの停滞が発生しやすく、ワークフロー全体の遅延につながりやすい。このような場合に、特許文献１や特許文献２の期限通知システムを適用したとしても以下のような問題がある。

特許文献１や特許文献２のシステムでは、ワークフローの開始時に各作業者に期限を通知するシステムである。よって、フローの途中である作業者がその期限を遅延した場合には、その工程以降の作業者に予め通知されている期限は意味のないものになってしまう。

また、複数の作業者が関わるワークフローにおいて、期限を守り円滑に実行するには、最終期限だけを作業者に通知するのではなく、各工程における適切な期限を作業者に通知する事が望ましい。

さらに、各工程の進捗状況をモニタリングし、進捗状況に応じて期限を再計算して通知することが望ましい。

しかし、オンラインのシステムと異なり、ネットワークから切り離されたオフラインによる紙ベースのワークフローの場合、進捗状況のモニタリングは困難である。よって、各工程の作業者に適切な期限を通知することも困難である。

本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、印刷要求に設定されたワークフロー情報に従い、印刷される出力物に対して作業者が行うワークフローを管理できる仕組みを提供することである。

上記目的を達成する本発明の画像形成装置は以下に示す構成を備える。

情報処理装置から印刷情報を受信して処理する画像形成装置であって、前記印刷情報にワークフロー情報が設定されているかどうかを判断する判断手段と、前記判断手段により前記ワークフロー情報が設定されていると判断した場合に、前記ワークフロー情報を解析して当該ワークフローを構成する最初の工程を完了すべき終了期限を計算する期限計算手段と、前記期限計算手段により計算された最初の工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを作成するメール作成手段と、前記メール作成手段により作成された通知メールを前記ワークフロー情報により特定される前記最初の工程を行う作業者に送信するメール送信手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、印刷要求に設定されたワークフロー情報に従い、印刷される出力物に対して作業者が行うワークフローを管理できる。

また、オフラインによる印刷される出力物をベースとするワークフローでありながら、各工程の作業者に適切に期限通知を行える。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。

＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
＜ワークフロー支援システム＞
図１は、本実施形態を示す画像形成装置を適用するワークフロー支援システムの全体構成を示す図である。本システムにおいて、紙原稿を出力する画像形成装置には、プリンタ、複写機、複合機（MFP：Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）が含まれる。なお、画像形成装置は、情報処理装置から印刷情報を受信して後述するワークフロー処理と、印刷処理を行う。ここで、印刷情報は、情報処理装置にインストールされている画像形成装置に対応するプリンタドライバにより生成される。なお、Ｗｅｂサーバ機能を備える場合には、画像形成装置から後述するワークフロー処理設定を行うための操作画面を情報処理装置に提示して、情報処理装置のブラウザを介して表示し、その画面に対する印刷要求者のワークフロー情報を取得してもよい。

また、図１に示す作業者は、画像形成装置と電子メールのやり取りを行う端末を操作して、工程作業指示を画像形成装置から受信したり、工程完了メールを画像形成装置に送信する処理を行う。ここで、作業者が操作する端末には、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）や携帯電話、さらにクライアントＰＣ等が含まれる。

さらに、本システムでは、各作業者間のおいて、画像形成装置１１０の出力物を、手渡しにより回覧して、あらかじめ設定された工程を順次実行して所定のワークフローを完了する例である。

図１に示すように、画像形成装置１１０は、イーサネット（登録商標）からなるＬＡＮ１００に接続されている。また、本システムには、Ｅメールサーバを兼ねるファイルサーバコンピュータ（以下サーバ）１３１、クライアント端末１２０もＬＡＮ１００に接続されている。

また、サーバ１３２、クライアント端末１２３は、ＬＡＮ１０１に接続されている。ＬＡＮ１００、ＬＡＮ１０１、クライアント端末１２１及びクライアント端末１２２は、ＷＡＮ（公衆回線）１６０を介して相互に接続されている。

本実施形態におけるシステムにおいては、これらの接続数に限られることはない。また、本実施形態では接続方法としてＬＡＮを適用しているが、これに限られることはない。例えば、ＵＳＢなどのシリアル伝送方式、セントロニクスやＳＣＳＩなどのパラレル伝送方式なども適用可能である。

作業者１４０〜１４３はワークフローの各工程の作業を実施する作業者である。回覧原稿１５０は、本実施形態におけるオフラインのワークフローで回覧する原稿である。

画像形成装置１１０は、コピー機能、ファクシミリ機能を有するとともに、原稿画像を読み取り、該読み取って得られた画像データをＬＡＮ１００上の各装置に送信するデータ送信機能を有する。また、画像を添付ファイルとして電子メールを作成しサーバ１３１を利用して電子メールを送信することができる。

また、画像形成装置１１０は、ＰＤＬ（Page Description Language）データの解釈とレンダリング機能を有し、ＬＡＮ１００上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬデータを受信して印刷することが可能である。

画像形成装置１１０は、画像形成装置１１０で読み取った画像や、ＬＡＮ１００上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬデータを、画像形成装置１１０内の外部記憶装置、例えばハードディスクの特定領域に保存することが可能である。

また、原稿画像を読取り、ハードディスクにデジタル画像として保存することも可能である。また、ハードディスクに保存されたデジタル画像を印刷することが可能である。

さらに、画像形成装置１１０は、以下のデバイスを備えて構成される。

画像形成装置１１０は、画像入力デバイスであるスキャナ部１１２、画像出力デバイスであるプリンタ部１１３を備える。さらに、画像形成装置１１０は、画像形成装置１１０全体の動作制御を司るコントローラ（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ Ｕｎｉｔ）２００（図２）、ユーザインタフェース（ＵＩ）である操作部１１１を備える。

ここで、スキャナ部１１２は、原稿上の画像を露光走査して得られた反射光をＣＣＤに入力することで画像の情報を電気信号に変換する。さらに電気信号をＲ，Ｇ，Ｂ各色からなる輝度信号に変換し、当該輝度信号を画像データとしてコントローラ２００に対して出力する。

なお、原稿は原稿フィーダにセットされ、ユーザが操作部１１１から読み取り開始を指示すると、コントローラ２００からスキャナ部１１２に原稿読み取り指示が与えられる。

スキャナ部１１２は、この指示を受けると原稿フィーダから原稿を１枚ずつフィードして、原稿の読み取り動作を行う。なお、原稿の読み取り方法は原稿フィーダによる自動送り方式ではなく、原稿を不図示のガラス面上に載置し、露光部を移動させることで原稿の走査を行う方法であってもよい。

プリンタ部１１３は、コントローラ２００から受け取った画像データを用紙上に形成する画像形成デバイスである。

なお、本実施形態において画像形成方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式となっているが、本発明はこれに限られることはない。例えば、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に印字するインクジェット方式などでも適用可能である。

クライアント端末１２０〜１２３は、オペレーティングシステム（以下ＯＳ）や各種のアプリケーションプログラムがＣＰＵにより実行され、ＯＳの管理下で、アプリケーションを実行することで種々のデータ処理を行う。サーバコンピュータ１３１、１３２についても同様である。

＜コントローラの詳細説明＞
図２Ａ、図２Ｂは、図１に示した画像形成装置１１０のコントローラ２００の構成を説明するためのブロック図である。ここで、図２Ａは、モデム２０７でＷＡＮ（広域通信網）に接続され、かつ、ネットワークにも接続可能な画像形成装置の例であり、図２Ｂは、ネットワークに接続可能な画像形成装置の例である。また、電子メールは、電子メールを送受信するメール処理プログラムをＣＰＵが実行することで実現される。

図２において、コントローラ２００は、スキャナ部１１２やプリンタ部１１３と電気的に接続されており、一方ではＬＡＮ１００を介してサーバ１３１、そしてクライアント端末１２０と接続されている。これにより画像データやデバイス情報の入出力が可能となっている。

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に記憶された制御プログラム等に基づいて接続中の各種デバイスとのアクセスを統括的に制御すると共に、コントローラ内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。ＲＯＭ２０２には装置のブートプログラムなどが格納されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。このＲＡＭ２０３は、記憶した内容を電源ｏｆｆ後も保持しておくＳＲＡＭ、及び電源ｏｆｆ後には記憶した内容が消去されてしまうＤＲＡＭにより構成されている。ＨＤＤ２０４は、ハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能となっている。

操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２１１と操作部１１１とを接続するためのインタフェース部である。この操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部１１１に表示するための画像データをシステムバス２１１から受取り、操作部１１１に出力すると共に、操作部１１１から入力された情報をシステムバス２１１へと出力する。

Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ２０６は、ＬＡＮ１００及びシステムバス２１１に接続し、情報の入出力を行う。Ｍｏｄｅｍ２０７は、ＷＡＮ１６０及びシステムバス２１１に接続しており、情報の入出力を行う。スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ部１１２から受け取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。

なお、スキャナＩ／Ｆ２０８は、受け取った画像データがカラー原稿か白黒原稿か、文字原稿か写真原稿かなどを判定する。そして、その判定結果を画像データに付随させる。こうした付随情報を属性データと称する。

画像処理部２０９は、画像データの方向変換、画像圧縮、伸張部などを行う。また、ＨＤＤ２０４に保存されている画像同士を合成して一枚の画像にすることが可能である。プリンタＩ／Ｆ２１０は、画像処理部２０９から送られた画像データを受取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像形成処理を施す。画像形成処理後の画像データは、プリンタ部１１３に出力される。

なお、画像形成装置１１０に対するユーザ指示やユーザへの情報提示は、例えば、操作部１１１を介して行うようにしてもよいし、ＬＡＮ１００を介して接続されたクライアント端末１２０を介して行うようにしてもよい。

＜コンピュータのハードウェア構成図＞
図３は、図１に示したサーバ１３１、１３２やクライアント端末１２０〜１２３のハードウェア構成を示すブロック図である。

図３において、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０６、ＭＯＤＥＭ３０９がシステムバス３１０を介して互いに通信可能に接続されている。

また、表示装置３０７、キーボード等の入力装置３０４、及びポインティングデバイス３０８が、システムバス３１０を介して互いに通信可能に接続されている。

ＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０６には、予め制御プログラムが格納されている。ＣＰＵ３０１は、当該制御プログラムを必要に応じてＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０６からＲＡＭ３０２上へ読み出して実行することで、コンピュータとしての機能を発揮する。

また、ＣＰＵ３０１は、表示装置３０７を介して各種情報の表示を行うと共に、入力装置３０４やポインティングデバイス３０８からユーザ指示等を受け付ける。さらに、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５、ＭＯＤＥＭ３０９を介して他の装置との通信を行う。

＜画像形成装置のソフトウエア構成＞
図４は、図１に示した画像形成装置１１０のソフトウェアモジュールの構成を示した図である。画像形成装置の各種機能の制御にかかわるこれらソフトウェアモジュールは、ＲＡＭ２０３にロードされてＣＰＵ２０１により実行される。ＵＩ部４０１は、操作部Ｉ／Ｆ２０５を介して操作部１１１に表示を行ったり、操作部１１１からのユーザの入力を処理したりするソフトウェアモジュールである。

通信部４０２は、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ２０６やＭｏｄｅｍ２０７を操作して通信を行うソフトウェアモジュールである。フロー管理部４０３は、ワークフローの設定ファイルを解析し、保存管理するソフトウェアモジュールである。ワークフロー設定の詳細については後述する。

電子メール送信部４０４は、電子メールデータを作成して所定の宛先に通信部を介して送信するソフトウェアモジュールである。電子メール受信部４０５は、通信部を介して受信した電子メールデータを解析するソフトウェアモジュールである。

ＰＤＬデータ受信部４０６は、通信部０２を介してクライアント端末１２０のプリンタドライバから受信したＰＤＬデータとそれに付随する属性情報を解析するソフトウェアモジュールである。

＜紙ベースのワークフローのための紙の出力＞
まず、紙ベースのワークフローの起点となるユーザがクライアント端末１２０と画像形成装置１１０を用いて、回覧原稿の出力を行う処理例を説明する。

例えば、図１においては紙ベースのワークフローの起点となるユーザは作業者１４０となる。ユーザはクライアント端末１２０上のアプリケーションプログラムを用いて文書を作成する。そして、画像形成装置１１０用のプリンタドライバを用いて画像形成装置１１０で印刷を行う。このときプリンタドライバの設定として、ワークフローの情報を入力する。

図５は、本実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例は、クライアント端末１２０のプリンタドライバが提供する設定画面を示している。

図５において、印刷部数や面付け等の設定を行うページ設定タブ５０１、ステイプル設定や製本の設定を行う仕上げタブ５０２、そして給紙段の設定を行う給紙タブ５０３がある。本実施形態では、タブの並びにさらにワークフローの設定を行うワークフロータブ５０４を備える。

図５はワークフロー設定用のワークフロータブ５０４が選択された場合の画面を表示した状態を示している。

ユーザはワークフロー名称５０５にワークフローの名称、例えば「仕様書回覧」を入力し、そしてそのワークフローの開始者情報情報５０６を、例えば「西山」と入力する。

ここで、開始者情報は、そのワークフローを開始させるユーザの電子メールアドレスである。開始者情報は直接入力を行わなくても、クライアントＰＣ１２０や別サーバのユーザのデータベースから検索して指定する方法でもよい。

さらに、ユーザは工程担当一覧５０７に、ワークフローの各工程を担当する作業者の電子メールアドレスを入力する。

例えば、図１においては作業者１４１〜１４３の電子メールアドレスがそれに該当する。そして、終了期限５０８に、そのワークフローの終了期限日付、例えば「２００７／８／３１」を入力する。

また、ワークフローの進捗状況を確認したい場合は、ステータス通知５０９で"する"を選択する。これにより、各工程の終了時に、各工程の作業者より、ワークフローの開始者である作業者１４０に進捗状況が記載された電子メールが送信される。なお、５１０はＯＫボタンで、設定した内容を確定するために押下される。さらに、５１１はキャンセルボタンで、本ＵＩ画面を閉じる場合に押下される。

これにより、作業者１４０は回覧原稿の進み具合を知ることが可能となる。このようにして入力したワークフロー情報は、プリンタドライバからＰＤＬデータと共にＬＡＮ１００を介して画像形成装置１１０に送られる。

図６は、図５に示したＵＩ画面で設定されて画像形成装置１１０に送信されるワークフロー情報の例を示す図である。本例は、プリンタドライバから画像形成装置１１０に送られるワークフロー情報の例を示す。本実施形態では、ワークフロー情報は、例えばＸＭＬ形式で記載するものとする。

ただし、ＸＭＬ形式でなくても、独自のフォーマットを用いて記載してもよい。

図６において、タグ６０１はワークフローの概要情報を示し、ワークフローの名称、ワークフローの最終締め切り期限を指定するための期限日付、そして、各工程の進捗情報を各工程毎に通知させるためのステータス通知のＯＮ／ＯＦＦ情報からなる。

タグ６０２〜タグ６０５は、ワークフローのそれぞれのステップの設定と順番を示す。"Order"タグのid要素が順番を示している。タグの出現順番をそれぞれのステップの順番としてもよい。ここで、タグ６０２〜タグ６０５は、画像形成装置で印刷された出力物を回覧して順次工程を進行させるための工程指示情報として機能する。したがって、工程指示情報を参照することで、工程の数、工程の順序等をＣＰＵ２０１が確認することができる。

タグ６０２はワークフローの最初のステップである開始者の情報を示すものである。"User"タグには電子メールアドレスが記載される。同様にタグ６０３〜６０５には、各作業者の電子メールアドレスが記載される。これらは、図５に示した工程担当一覧に設定されたユーザの電子メールアドレスに対応する。

画像形成装置１１０では、通信部４０２を介してプリンタドライバからＰＤＬデータと図６に示す形式のＸＭＬファイルを受け取ると、XMLファイルはＰＤＬデータ受信部４０６からフロー管理部４０３に渡される。フロー管理部４０３は、受け取ったＸＭＬファイルの解析を行い、内部形式に変換し、ＨＤＤ２０４にフロー情報として記憶する。以上が、紙ベースのワークフローのための紙原稿出力時の一連の流れである。

これにより、紙ベースのワークフローの流れ、及び各工程の作業者の宛先を画像形成装置１１０に記憶することが可能である。このようにして印刷された結果物としの印刷出力用紙が、ネットワークから離れオフラインで、手渡しや郵送などでにより作業者間を順次回覧される。

なお、本実施形態では、ワークフロー設定をクライアント端末１２０のプリンタドライバで行ったが、ワークフロー設定は画像形成装置に設定できればよい。例えば、画像形成装置がＷｅｂサーバとなり、ＷｅｂサービスやＷｅｂページでワークフロー設定と印刷画像を受け取るように構成することも可能である。

＜画像処理装置での期限通知メール送信実行＞
次に、ワークフローの各工程の作業者に期限通知メールを送信する処理の流れを説明する。なお、本説明には、ワークフローの起点である開始者に進捗メールを送信する処理も含まれている。

図７は、図１に示した画像形成装置の印刷処理を説明するフローチャートである。本例は、ワークフロー管理処理において、情報処理装置から印刷情報を受信して印刷するＰＤＬ印刷時の画像形成装置１１０の処理を示す。なお、Ｓ７０１〜Ｓ７０８は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３にロードする制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ７０１で、クライアント端末１２０のプリンタドライバが送信したＰＤＬデータをＮｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ２０６を介して受信する。なお、図５に示したワークフロー設定用画面で、ワークフロー情報に対する設定がなされている場合にはＰＤＬデータとともに、図６に示した形式のワークフロー情報が記載されたＸＭＬファイルをＮｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ２０６を介して受信する。

そして、Ｓ７０２で、ＣＰＵ２０１は受信したＰＤＬデータにワークフロー情報が含まれているかどうかを判断する。ここで、ＣＰＵ２０１が図６に示す形式のＸＭＬファイルを受信していると判断した場合は、Ｓ７０３に進み、ＸＭＬファイルが存在しないと判断した場合は、Ｓ７０８へ進み、ＰＤＬデータをレンダリングしてプリンタ部１１３で印刷を行い、本処理終了する。

そして、Ｓ７０３では、ＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０４に記憶される制御プログラムを実行して、受信しているＸＭＬファイルを解析し、ワークフロー情報を内部形式に変換し、フロー管理部４０３管理下のＨＤＤ２０４に記憶する。

ここで、ワークフローデータは、画像形成装置１１０上で一意となるＩＤが振られて、管理される。本実施形態では、ＵＵＩＤ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌｌｙ Ｕｎｉｑｕｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｅｒ）を採用してＩＤを作成することにするが、ＵＵＩＤ以外の方法でＩＤを作成してもよい。ここで、ＵＵＩＤは、疑似乱数で、例えば１２８ビットで構成されている情報である。

次に、Ｓ７０４で、ＣＰＵ２０１はＨＤＤ２０４に保存したワークフロー情報を解析し、ワークフローの期限日付を読み出す。そして、Ｓ７０５で、ＣＰＵ２０１は、ＰＤＬ受信した時点の日付と期限日付から適当なアルゴリズムによって、工程１の担当である作業者に通知すべき期限を計算する。ここで、Ｓ７０５は、本実施形態において、期限計算処理に対応する。

例えば、図１に示す場合には、作業者１４１に通知する期限である。ＰＤＬデータを受信した日時から期限日時までの日数を工程数で均等に割った日数で各工程の期限を算出してもよいし、各作業者の能力を重み付けして算出してもよい。

そして、Ｓ７０６で、ＣＰＵ２０１は、期限日時情報を記載した電子メールデータを作成する。ここで、Ｓ７０６は、本実施形態において、メール作成処理に含まれる。

次に、Ｓ７０７で、ＣＰＵ２０１は、図６に示したＸＭＬファイルに設定されている工程１のメールアドレスを参照して、作成した電子メールを工程１の作業者に送信する。

最後に、Ｓ７０８で、ＣＰＵ２０１は、Ｓ７０１で受信したＰＤＬデータをレンダリングして、プリンタ部１１３で印刷を行い、本処理を終了する。このようにして印刷された紙が回覧原稿１５０として作業者間を回覧されることになる。

以下、Ｓ７０６で作成する電子メールデータ例について説明する。

図８は、図１に示した画像形成装置１１０により作成される電子メールデータの一例を示す図である。

図８において、ＦＲＯＭフィールド９０１には、画像形成装置１１０の電子メールアドレスが入る。Ｔｏフィールド９０２には、工程１の作業者である作業者の電子メールアドレスが入る。

例えば、図１に示す場合は、作業者１４１となる。件名９０３には、ワークフローの名称に加えて、ワークフローのＩＤ情報が含まれる。ここで、ＩＤは、図７に示したＳ７０３で割り当てられたＩＤである。

また、本文９０４には、作業者に通知すべき期限情報を記載する。なお、この期限は、図７に示した期限５０８の「２００７／８／３１」よりも前の日付となる。このため、図８に示す期限情報は、２００７０８１０と記されている例を示す。

一般的に紙で原稿が回覧される場合、図９に示すテキスト形式に示すメールを受け取ることにより、作業者は、原稿をいつまでに次の人に回覧すればよいかを知ることができる。

また、詳細は後述するが、作業者は次の工程の作業者である作業者に原稿を回覧したタイミングで、本メールをメールの発信先である画像形成装置１１０に返信すれば、次工程の作業者に同様のメールが画像形成装置１１０から送信される。

このメールには次工程の作業者が守るべき期限が記載される。例えば、図１の場合は、作業者１４１がメールを返信すると、期限通知メールが作業者１４２に届くことになる。

なお、各工程で押印して承認作業を行うワークフローの場合、途中で差し戻しが発生する可能性もある。

前の工程の作業者に原稿を戻した場合は、件名の最後に、例えば"1"を記入してメールを画像形成装置１１０に返信する。これにより、画像形成装置１１０は、期限通知メールを前の工程の作業者に送信する。

このようにして、ワークフローの開始者に原稿を戻した場合は、件名の最後に"2"を記入してメールを返信する。これにより、期限通知メールが、ワークフローの開始者に送信される。

以下、前工程に原稿を差し戻した場合に、画像形成装置に返信する電子メールデータ例について説明する。

図９は、図１に示した画像形成装置１１０に返信される電子メールデータの一例を示す図である。本例は、前工程に原稿を差し戻した場合に、画像形成装置に返信する電子メールデータ例である。なお、画像形成装置に返信する電子メールデータを作成するのは、メールを受信したクライアント端末とするが、図８に示す電子メールを受信したユーザが、他のデバイスを用いて画像形成装置１１０に、図９に示すテキストと同様の電子メールを返信する構成としてもよい。また、本例では、電子メールが、単純なテキストメールとなっているが、電子メールにテキストを強調したり、流し文字表示したりする等のプログラムを実行できるように構成してもよい。これにより、当該電子メールを受信した作業者が、テキストの内容の中で重要な箇所を素早く認識できる。また、メールを、前工程を担当するユーザに戻す場合には、その理由を記載してもよい。

図９において、ＦＲＯＭフィールド１００１には、差し戻しを実行した作業者の電子メールアドレスが入る。Ｔｏフィールド１００２には、画像形成装置１１０の電子メールアドレスが入る。また、件名フィールド１００３には、返信を示す「Ｒｅ：」が設定される。

また、前工程の作業者に原稿を差し戻した時のメール返信の為、件名フィールド１００３の件名の最後には"１"が追記されている。本文フィールド１００４は、その内容を修正してもしなくてもよい。

図１０は、本実施形態を示す画像形成装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ワークフロー管理処理において、作業者からの返信メール受信時の画像形成装置１１０の処理例である。なお、Ｓ８０１〜Ｓ８１２は各ステップを示す。また、各ステップは、図２に示したＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３にロードする制御プログラムを実行することで実現される。

まず、Ｓ８０１で、ＣＰＵ２０１は、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ２０６を介してクライアント端末から電子メールを受信する。次に、Ｓ８０２で、ＣＰＵ２０１は、いずれかのクライアント端末から受信したメールデータの解析を行い、Ｓ８０３で、ＣＰＵ２０１は、受信したメールが作業者からの返信メールであるかを判断する。なお、Ｓ８０３は、本実施形態において、受信する返信メールは、作業者からの作業完了メールに対応する。

本実施形態では、図９に一例を示すメールのように件名に、ＵＵＩＤが記載されていて、且つそのＵＵＩＤに該当するワークフローがＨＤＤ２０４に記憶されている場合に、作業者からの返信メールとＣＰＵ２０１が判断し、Ｓ８０４に進み、作業者からの返信メールでないと判断した場合に、本処理を終了する。

そして、Ｓ８０４で、ＣＰＵ２０１は、件名に記載されたＵＵＩＤに該当するワークフロー情報をＨＤＤ２０４から読み出す。そして、Ｓ８０５で、次に期限通知する作業者の電子メールアドレス情報を取得する。

そして、Ｓ８０６で、受信メールのＦＲＯＭに記載されている電子メールアドレスから、次工程作業者があるかどうか、つまり、通知先の作業者があるかどうかをワークフロー情報に基づいてＣＰＵ２０１が判断する。ここで、Ｓ８０６は、本実施形態において、次の工程を実行すべき作業者が設定されているかどうかを判定する次工程判定のための処理（次工程判定ステップ）に対応する。

ここで、次工程が存在しないとＣＰＵ２０１が判断した場合は、Ｓ８１０に進み、次工程が存在するとＣＰＵ２０１が判断した場合、Ｓ８０７に進む。

例えば、作業者１４１からの返信メールを受信した場合には、Ｓ８０５で決定される作業者は作業者１４２となる。

一方、作業者１４３からの返信メールを受信した場合には、次工程は存在しないため、Ｓ８０６はＮｏとなり、Ｓ８１０に進む。

次に、Ｓ８０７では、次工程の作業者が守るべき期限をＣＰＵ２０１が計算し、Ｓ８０８で、それに基づいて電子メールデータをＣＰＵ２０１が作成する。ここで作成する電子メールデータは、図９と同様のものである。

そして、Ｓ８０９で、ＣＰＵ２０１は、該作業者に期限メールを送信する。

これにより、プリンタドライバが提供するユーザインタフェース、例えば図５に示したＵＩ画面において、ステータス通知５０９を”する”に設定して登録したワークフローの場合、Ｓ８１０の判断でＹＥＳ、Ｓ８１１に進む。ここで、ステータス通知５０９を”する”は、各工程の進捗状況を示す進捗情報を各工程終了毎に通知を要求する情報として機能し、Ｓ８１０は、ステータス通知５０９を通知するに設定しているかどうかを判定する要求判定処理に対応する。

そして、Ｓ８１１では、ＣＰＵ２０１は、本ワークフローの工程を開始した開始者（印刷要求者）に進捗状況を知らせるためのメールを作成する。そして、Ｓ８１２で、ＣＰＵ２０１は、作成した本ワークフローの工程を開始した開始者に進捗状況を知らせるためのメールを開始者に送信して、本処理を終了する。なお、本実施形態では、Ｓ８０６でＮＯと判定され、Ｓ８１０でＮＯと判定された場合に、本処理を終了している。しかしながら、Ｓ８１０で、ＮＯと判定された場合は、ワークフローの工程が完了しているので、ＣＰＵ２０１が工程完了通知を示すメールを作成して、Ｓ８１２へ進み、工程を開始した開始者へメールを送信する処理を加えて、工程完了状態を開始者が確認できるようにしてもい。

さらに、Ｓ８０３で、返信されたメールのＳｕｂｊｅｃｔに、前工程を実行した作業者に工程を差し戻す情報が設定されている場合、前工程の作業者に差し戻しを要求する差し戻し要求メールを送信してもよい。

この場合、ＣＰＵ２０１は、前工程を実行した作業者に新たに計算された終了期限を示す情報を含む通知メールを再作成して、当該前工程を実行した作業者に再送信する。つまり、新たな最終期限が再計算されて、前工程の作業者に通知される。

図１１は、本実施形態を示す画像形成装置から送信される返信メールの一例を示す図である。本例は、図１に示した作業者１４２が画像形成装置１１０に返信メールを送信したときに、Ｓ８１２で、画像形成装置１１０が開始者に送信するメールの一例である。

図１１に示すように、本メールは、画像形成装置１１０が送信するメールであるため、ＦＲＯＭフィールド１１０１には画像形成装置１１０の電子メールアドレスが入る。

また、Ｔｏフィールド１１０２には、開始者の電子メールアドレスが入る。さらに、件名フィールド１１０３には、ワークフロー名称及びＩＤ情報が入る。

また、本文１１０４には、作業者１４２の作業が完了した旨を記載する。このメールにより開始者である作業者１４０は、ワークフローの進捗状況を確認することができる。

以上のように、紙原稿を回覧するワークフローでも、電子メールによって各作業者は自己の適切な期限を知ることができる。これにより、ワークフロー全体が停滞しにくくなる。

また、ワークフローを開始する開始者が進捗状況を逐次把握することもできるため、停滞している工程を認識でき、必要に際して作業の促進を依頼することが可能となる。

〔第２実施形態〕
上記第１実施形態で扱ったワークフローは分岐しないが、途中で分岐して進むフローであってもよい。以下、その実施形態について説明する。

図１２は、本実施形態を示すワークフローシステムにおける工程モデルの一例を示す図である。本例は、工程Ａ〜工程Ｅからなり、工程Ａから並列的な工程Ｂ、Ｃに分かれ、それらを受けて、工程Ｄが実行され、さらに工程Ｅが実行されるモデルである。

本実施形態では、例えば、図１２に示すように、工程Ａ１２０１の後に、工程Ｂ１２０２、工程Ｃ１２０３に分岐し、それら工程の完了後に工程Ｄ１２０４が行われるフローとなっている。

この場合、画像形成装置１１０は、工程Ｂ１２０２及び工程Ｃ１２０３の作業者からの返信メールを２つとも受信した後に、工程Ｄ１２０４の作業者に期限通知メールを送信する。

以下、図１３に示すメモリマップを参照して本発明に係る画像形成装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図１３は、本発明に係る画像形成装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図７、図１０に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。

本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。

本実施形態を示す画像形成装置を適用するワークフロー支援システムの全体構成を示す図である。 図１に示した画像形成装置のコントローラの構成を説明するためのブロック図である。 図１に示した画像形成装置のコントローラの構成を説明するためのブロック図である。 図１に示したサーバやクライアント端末のハードウェア構成を示すブロック図である。 図１に示した画像形成装置のソフトウェアモジュールの構成を示した図である。 本実施形態を示す情報処理装置で表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 図５に示したＵＩ画面で設定されて画像形成装置に送信されるワークフロー情報の例を示す図である。 図１に示した画像形成装置の印刷処理を説明するフローチャートである。 図１に示した画像形成装置により作成される電子メールデータの一例を示す図である。 図１に示した画像形成装置に返信される電子メールデータの一例を示す図である。 本実施形態を示す画像形成装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す画像形成装置から送信される返信メールの一例を示す図である。 本実施形態を示すワークフローシステムにおける工程モデルの一例を示す図である。 本発明に係る画像形成装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

１１０ 画像形成装置
１２０〜１２３ クライアント端末
１４０〜１４３ 作業者

Claims (21)

1. 情報処理装置から印刷情報を受信して処理する画像形成装置であって、
   前記印刷情報にワークフロー情報が設定されているかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断手段により前記ワークフロー情報が設定されていると判断した場合に、前記ワークフロー情報を解析して当該ワークフローを構成する最初の工程を完了すべき終了期限を計算する期限計算手段と、
   前記期限計算手段により計算された最初の工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを作成するメール作成手段と、
   前記メール作成手段により作成された通知メールを前記ワークフロー情報により特定される前記最初の工程を行う作業者に送信するメール送信手段と、
   を備えることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記メール送信手段により送信されたメールを受信した作業者から工程が完了したことを示す作業完了メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段により前記作業完了メールを受信した場合、前記ワークフロー情報を解析して、次の工程を実行すべき作業者が設定されているかどうかを判定する次工程判定手段とを備え、
   前記次工程判定手段により、次の工程を実行すべき作業者が設定されていると判定した場合、前記期限計算手段により計算される次工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを前記メール送信手段により送信することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記メール送信手段は、前記次工程判定手段により、次の工程を実行すべき作業者が設定されていないと判定した場合、前記印刷情報を送信している印刷要求者に工程完了通知を示すメールを送信することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
4. 前記メール受信手段が前記メール送信手段によりメール送信された作業者から受信するメールが前工程を実行した作業者に工程を戻すための差し戻し要求メールであるかを確認する確認手段を備え、
   前記メール送信手段は、前記確認手段が差し戻し要求メールであることを確認した場合、前記期限計算手段により再計算される次工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを再送信することを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
5. 前記ワークフロー情報は、前記印刷情報に基づいて出力される出力物を回覧して順次工程を進行させるための工程指示情報と、各工程を実行する作業者のメールアドレスと、ワークフローが完了する最終締め切り期限情報と、各工程の進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報とを含むことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
6. 前記期限計算手段は、各工程を完了すべき終了期限を計算する場合、各工程に設定された重み付けを参照して終了期限を計算することを特徴とする請求項１、２、４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
7. 前記進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報が設定されているかどうかを判定する要求判定手段を備え、
   前記メール送信手段は、前記要求判定手段が各工程毎に通知を要求する情報が要求するに設定されていると判定した場合、前記メール受信手段が各工程終了毎に各作業者から通知される作業完了メールを受信する毎に、ワークフローの進捗情報を示す進捗メールを印刷要求者に通知することを特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
8. 印刷情報を画像形成装置に送信する情報処理装置であって、
   前記印刷情報に対して、ワークフローを特定するワークフロー情報を設定する設定手段と、
   前記ワークフロー情報を前記印刷情報に含めて前記画像形成装置に送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
9. 前記ワークフロー情報は、前記印刷情報に基づいて出力される出力物を回覧して順次工程を進行させるための工程指示情報と、各工程を実行する作業者のメールアドレスと、ワークフローが完了する最終締め切り期限情報とを含むことを特徴とする請求項８記載の情報処理装置。
10. 前記設定手段は、各工程の進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報を設定することを特徴とする請求項８記載の情報処理装置。
11. 情報処理装置から印刷情報を受信して処理する画像形成装置におけるワークフロー管理方法であって、
    前記印刷情報にワークフロー情報が設定されているかどうかを判断する判断ステップと、
    前記判断ステップにより前記ワークフロー情報が設定されていると判断した場合に、前記ワークフロー情報を解析して当該ワークフローを構成する最初の工程を完了すべき終了期限を計算する期限計算ステップと、
    前記期限計算ステップにより計算された最初の工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを作成するメール作成ステップと、
    前記メール作成ステップにより作成された通知メールを前記ワークフロー情報により特定される前記最初の工程を行う作業者に送信するメール送信ステップと、
    を備えることを特徴とするワークフロー管理方法。
12. 前記メール送信手段により送信されたメールを受信した作業者から工程が完了したことを示す作業完了メールを受信するメール受信ステップと、
    前記メール受信ステップにより前記作業完了メールを受信した場合、前記ワークフロー情報を解析して、次の工程を実行すべき作業者が設定されているかどうかを判定する次工程判定ステップとを備え、
    前記次工程判定ステップにより、次の工程を実行すべき作業者が設定されていると判定した場合、前記期限計算ステップにより計算される次工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを前記メール送信ステップにより送信することを特徴とする請求項１１記載のワークフロー管理方法。
13. 前記メール送信ステップは、前記次工程判定ステップにより、次の工程を実行すべき作業者が設定されていないと判定した場合、前記印刷情報を送信している印刷要求者に工程完了通知を示すメールを送信することを特徴とする請求項１２記載のワークフロー管理方法。
14. 前記メール受信ステップが前記メール送信ステップによりメール送信された作業者から受信するメールが前工程を実行した作業者に工程を戻すための差し戻し要求メールであるかを確認する確認ステップを備え、
    前記メール送信ステップは、前記確認ステップが差し戻し要求メールであることを確認した場合、前記期限計算ステップにより再計算される次工程の終了期限を示す情報を含む通知メールを再送信することを特徴とする請求項１３記載のワークフロー管理方法。
15. 前記ワークフロー情報は、前記印刷情報に基づいて出力される出力物を回覧して順次工程を進行させるための工程指示情報と、各工程を実行する作業者のメールアドレスと、ワークフローが完了する最終締め切り期限情報と、各工程の進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報と含むことを特徴とする請求項１１記載のワークフロー管理方法。
16. 前記期限計算ステップは、各工程を完了すべき終了期限を計算する場合、各工程に設定された重み付けを参照して終了期限を計算することを特徴とする請求項１１、１２、１４のいずれか１項に記載のワークフロー管理方法。
17. 前記進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報が設定されているかどうかを判定する要求判定ステップを備え、
    前記メール送信ステップは、前記要求判定ステップが各工程毎に通知を要求する情報が要求するに設定されていると判定した場合、前記メール受信ステップが各工程終了毎に各作業者から通知される作業完了メールを受信する毎に、ワークフローの進捗情報を示す進捗メールを印刷要求者に通知することを特徴とする請求項１５記載のワークフロー管理方法。
18. 印刷情報を画像形成装置に送信する情報処理装置におけるワークフロー管理方法であって、
    前記印刷情報に対して、ワークフローを特定するワークフロー情報を設定する設定ステップと、
    前記ワークフロー情報を前記印刷情報に含めて前記画像形成装置に送信する送信ステップと、
    を備えることを特徴とするワークフロー管理方法。
19. 前記ワークフロー情報は、前記印刷情報に基づいて出力される出力物を回覧して順次工程を進行させるための工程指示情報と、各工程を実行する作業者のメールアドレスと、ワークフローが完了する最終締め切り期限情報とを含むことを特徴とする請求項１７記載のワークフロー管理方法。
20. 前記設定ステップは、各工程の進捗状況を各工程毎に通知を要求する情報を設定することを特徴とする請求項１８記載のワークフロー管理方法。
21. 請求項１１〜２０のいずれか１項に記載のワークフロー管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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