JPH09172453A

JPH09172453A - 回覧業務管理方法および回覧業務管理装置

Info

Publication number: JPH09172453A
Application number: JP33318195A
Authority: JP
Inventors: Tomoko Suzaki; 智子洲崎; Hirotoshi Ise; 広敏伊勢; Masaki Nakaoka; 正樹中岡; Tomomi Koga; 友美古賀
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1995-12-21
Filing date: 1995-12-21
Publication date: 1997-06-30

Abstract

(57)【要約】【課題】回覧業務全体の処理期限を決定すると自動的
に各ノードにおける処理期限を設定する回覧業務管理方
法および管理装置を提供すること。【解決手段】回覧業務実行時に各ノードにおける履歴
情報（遷移時刻，開始時刻，終了時刻）を作成（回覧業
務処理２００，３００）して履歴情報記憶手段４０に記
憶し、履歴情報記憶手段４０に記憶された履歴情報に基
づいて各ノードごとの処理能力（滞留時間平均，処理時
間平均，最小処理時間）を算出（処理能力算出処理４０
０）してノード情報記憶手段５０に記憶する。業務全体
の処理期限が与えられたとき、該業務全体の処理期限を
各ノードの処理能力に依存した値で各ノードの処理期限
として分配する（処理期限算出処理５００）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、オフィスなどにお
いて複数の作業者間で行われる電子化された文書の回覧
業務を支援する回覧業務管理方法および回覧業務管理装
置に関し、特に、回覧業務の期限の変更や修正などを支
援する回覧業務管理方法および管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書・書類を管理する業務やオフ
ィス業務における生産性を向上することを目的とするワ
ークフロー管理システムが各社から多種類製品化されて
いる。ワークフロー管理システムとは、複数の作業者を
経て進められる回覧業務を支援するシステムであり、デ
ータベースやメールを利用して、複数の作業者間で電子
化された文書やデータを共有し、共有された情報の状態
遷移を自動化するとともにその状態を管理するシステム
である。ワークフロー管理システムにおいては、業務管
理機能として、各ノード（各作業者の作業に相当）ごと
に文書の処理期限を定義し、作業者に作業を促す機能を
備えている。例えば、「日立イメージ＆ワークフローシ
ステムＴＥＡＭＳＴＥＲＴＥＡＭＳＴＥＲ／ＡＷユ
ーザーズガイド」（平成７年３月株式会社日立製作所
発行）では、各フェーズ（各作業者の作業，すなわちノ
ードに相当）における処理期限を入力するようになって
おり、各フェーズにおける期限を合計することにより回
覧業務全体の処理期限を決定することができるようにな
っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、各
ノード毎に処理期限が設定され、それらを合計すること
によって回覧業務全体の処理期限が決定できるようにな
っている。従って、回覧業務全体の実際の期限が予め決
められている場合には、逆算して、合計がその期限内に
納まるように各ノード個々の処理期限を決定（配分）し
なければならない。そのためには、各ノードにおける業
務の内容，業務処理の効率（処理能力）などを熟知して
いなくてはならなく、また、それらを仮に熟知していた
としても必ずしも各ノードの処理期限を適切に配分でき
るとは限らないという問題があった。本発明の目的は、
回覧業務全体の実際の処理期限を決定した場合、自動的
に各ノードにおける処理期限を決定することが可能な回
覧業務管理方法および回覧業務管理装置を提供すること
にある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の回覧業務管理方法は、回覧業務実行時の各
ノードにおける履歴情報を作成（履歴情報作成処理３０
０）して記憶手段４０に記憶する。記憶手段４０に記憶
された履歴情報に基づいて処理装置（ＣＰＵ：図２の
８）により各ノードごとの処理能力を算出（処理能力算
出処理４００）して記憶する（ノード情報記憶手段５
０）。業務全体の処理期限が与えられたとき、該業務全
体の処理期限を算出した各ノードの処理能力に依存した
値で各ノードの処理期限として分配する（処理期限算出
処理５００）ことを特徴としている。

【０００５】また、本発明の回覧業務管理装置は、回覧
業務の履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段４０と、該
履歴情報記憶手段（４０）に記憶された履歴情報に基づ
いて各ノードの業務ごとの処理能力を算出する処理能力
算出手段（４００に相当）と、該処理能力算出手段で算
出されたノード毎に該処理能力を記憶するノード情報記
憶手段（５０）と、該ノード情報記憶手段（５０）に記
憶されたノード情報と業務全体の処理期限に基づいて各
ノードごとの処理期限を算出する処理期限算出処理手段
（５００に相当）を有する。本発明は、上記回覧業務管
理方法および管理装置により、業務全体の処理期限が与
えられたとき各ノードの処理期限を最適な値に決定する
ことが可能になる。

【０００６】

【発明の実施の形態】本発明においては、まず、サーバ
は定義されている情報に従って回覧業務を制御する。作
業者が業務を行うとサーバは履歴情報記憶手段に業務処
理情報を記憶する。履歴情報記憶手段に記憶された業務
処理情報から各ノードの処理能力を算出し、ノード情報
記憶手段に記憶しておく。定義者が新たに回覧業務を定
義し、回覧業務全体の処理期限を決定すると、各ノード
の処理能力をノード情報記憶手段から読み出し、回覧業
務全体の処理期限と各ノードの処理能力とに基づいて各
ノード個々の処理期限を決定する。以上により、回覧業
務全体の処理期限を決定すると、自動的に各ノードにお
ける処理期限を設定することが可能となる。

【０００７】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。図１は、本発明の実施例である回覧業務管理
方法の概要を示す図（機能ブロック図）である。同図に
おいて、２０,３０,４０,５０はサーバが具備している
記憶手段である。記憶手段２０は定義情報を記憶するデ
ータベース（定義情報記憶手段）であり、記憶手段３０
は各ノードのトレイの状態を記憶するデータベース（ト
レイ情報記憶手段）であり、記憶手段４０はノード毎に
ノードの履歴を記憶するデータベース（履歴情報記憶手
段）であり、記憶手段５０はノードの情報を記憶するデ
ータベース（ノード情報記憶手段）である。

【０００８】また、１００は回覧業務を制御する回覧管
理処理、２００は作業者が回覧業務を行うための回覧業
務処理、３００は作業者の履歴情報を作成する履歴作成
処理、４００は履歴情報記憶手段４０に記憶された履歴
情報から各ノードの処理能力を算出してノード情報記憶
手段５０に記憶する処理能力算出処理、５００は業務全
体の処理期限が与えられたとき、ノード情報記憶手段５
０に記憶された各ノードごとの処理能力と定義情報記憶
手段２０に記憶された回覧業務全体の処理期限とから各
ノードの処理期限を算出して定義情報記憶手段２０に記
憶する処理期限算出処理であり、これらの各処理１０
０，２００，３００，４００，５００はサーバのＣＰＵ
（中央処理装置）によって実行される。

【０００９】まず、図１を用いて本発明の実施例におけ
る回覧業務管理方法の概略を説明する。回覧管理処理１
００は定義情報記憶手段２０に記憶されている定義に従
ってトレイ情報記憶手段３０の内容を更新するととも
に、回覧業務を制御管理する。回覧業務処理２００は作
業者にトレイ情報記憶手段３０に記憶されているトレイ
情報を表示し、業務処理の実行を促す。作業者が業務処
理を実行すると、回覧業務処理２００中の履歴作成処理
３００は作業者が属するノードの履歴情報として文書の
遷移時刻情報、作業開始時刻情報、作業終了時刻情報を
履歴情報記憶手段４０に記憶する。

【００１０】回覧管理処理１００と回覧業務処理２００
における処理が終了すると、処理能力算出処理４００で
は履歴情報記憶手段４０から各ノードの履歴情報（遷移
時刻情報、作業開始時刻情報、作業終了時刻情報）を読
み出し、その履歴情報に基づいて各ノードの処理能力を
算出し、ノード情報記憶手段５０に記憶する。定義者が
定義情報記憶手段２０に回覧業務全体の処理期限を与え
ると、処理期限算出処理５００は定義情報記憶手段２０
から定義情報を読み込み、定義情報上のノード情報をノ
ード情報記憶手段５０から読み込み、ノード情報記憶手
段５０に記憶されている各ノードの処理能力を参照して
各ノードごとの処理期限を算出する。算出した各ノード
の処理期限を新たに定義情報記憶手段２０に追加記憶す
る。

【００１１】図２は、本発明の回覧業務管理方法を実現
する場合の装置の構成例を示す図である。同図におい
て、１はクライアント、２はディスプレイ装置、３はマ
ウスなどのポインティングデバイス、４はキーボード、
５はクライアント１のＣＰＵ、６はＣＰＵ５のメモリ、
７はサーバ、８はサーバ７のＣＰＵ、９はサーバ７が具
備する記憶装置、１０はＣＰＵ８のメモリである。同図
にはクライアント１が１つだけ示されているが、実際に
は同様の構成のクライアントが複数接続されており、電
子化された文書がそれら複数のクライアント間で回覧さ
れる。

【００１２】次に、図１で概要を説明した回覧業務管理
方法が、図２の装置構成においてどのように実行される
かを説明する。まず、クライアント１（複数あるクライ
アントの１つ）のキーボード４から回覧管理開始を要求
すると、クライアント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ
８に対して回覧管理開始要求信号を送信する。サーバ７
のＣＰＵ８は要求された業務の定義情報を定義情報記憶
手段２０から読み出し、回覧業務管理を開始する。サー
バ７のＣＰＵ８は、遷移が必要な文書を他のノードに遷
移させるとともに、履歴情報記憶手段４０にその遷移時
刻を追加する。

【００１３】次に、クライアント１のキーボード４から
回覧業務開始要求を出すと、クライアント１のＣＰＵ５
はサーバ７のＣＰＵ８に回覧業務開始を要求する。回覧
業務開始要求を受け付けたサーバ７のＣＰＵ８はトレイ
情報記憶手段３０から作業者の属するノードのトレイ情
報を読み出し、クライアント１のＣＰＵ５に送信する。
クライアント１のＣＰＵ５は受け取ったトレイ情報をデ
ィスプレイ装置２に表示する。ディスプレイ装置２に表
示された文書一覧の中からマウスなどのポインティング
デバイス３を用いて特定の文書（作業を行うべき文書）
を指定するとクライアント１のＣＰＵ５は、指定された
文書に対する作業の開始をサーバ７のＣＰＵ８に要求す
る。サーバのＣＰＵ８は履歴情報記憶手段４０に開始時
刻を追加する（回覧業務処理２００，履歴作成処理３０
０）。

【００１４】作業者が必要な作業を終了してキーボード
４から回覧業務終了要求を出すと、クライアント１のＣ
ＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８に回覧業務終了を要求す
る。サーバ７のＣＰＵ８は履歴情報記憶手段４０に終了
時刻を追加する（履歴作成処理３００）。最後に、作業
者がキーボード４から回覧管理終了を要求すると、クラ
イアント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８に回覧管理
終了要求を送信する。サーバ７のＣＰＵ８は管理してい
た業務の各ノードの履歴情報記憶手段４０から履歴情報
を読み出し、その履歴情報に基づいて処理能力を算出し
（処理能力算出処理４００）、ノード情報記憶手段５０
に記憶する。

【００１５】次に、キーボード４により回覧業務全体の
処理期限を指定すると、クライアント１のＣＰＵ５は、
処理期限の設定をサーバ７のＣＰＵ８に要求する。サー
バ７のＣＰＵ８は定義情報記憶手段２０に記憶された定
義情報とノード情報記憶手段５０に記憶された処理能力
をメモリ１０に読み込んで、これらから各ノード毎の処
理期限を決定し、決定されたノード毎の処理期限を定義
情報記憶手段２０に追加する。

【００１６】図３は、本発明の回覧業務管理方法におけ
る定義情報記憶手段２０に格納される定義情報の一例を
示す図である。定義情報は、同図に示すようにスクリプ
トとして提供される。スクリプトは、ビジネスプロセス
の名称すなわち業務名（#flow）、ユーザキー名称（#us
er key）、回覧業務全体の処理期限（#limit）、作成者
名や作成日時（#create）など回覧業務全体の属性を規
定するフィールド部（Ａ）と、フローデータの属性（#f
lowdata）、属性名，属性型，属性値（#attr）を規定す
るフィールド部（Ｂ）と、回覧業務を構成するノード名
（#node）、ノード種別（#type）、ノードに属するユー
ザ名（#user）、ノード毎の処理期限（#limit）などノ
ードに関する属性を規定するフィールド部（Ｃ、Ｄ・
・）で構成される。

【００１７】図３の例では、業務名（#flow）として
「査定業務」が、回覧業務全体の処理期限（#limit）と
して「３月８日」が、作成者名,作成日時（#create）と
して具体的な名前，日時が、フローデータの属性（#flo
wdata）として案件の名称「申込書」が定義されてい
る。また、属性名，属性型，属性値（#attr）として各
案件に付与される属性の具体的な名称、型、値が記述さ
れ、１つの案件に１つのあるいは複数の属性が付与され
る。図３の例は、ノード名（#node）が「支社」と「上
席査定」の２つのノードについて、それぞれ、ノードＩ
Ｄ（#node id）が「２００１」と「１００１」、ノード
種別（#type）が「ソースノード」と「作業ノード」、
当該ノードに属するユーザ名として「○○、△△」と
「××、□□」が定義され、処理期限算出処理５００に
よって、ノード毎の処理期限（#limit）としてそれぞれ
のノードの処理期限として「３月３日」と「３月５日」
が算出された場合を示している。

【００１８】図４は本発明の回覧業務管理方法における
フローデータのデータ構造の例を示す図である。同図に
おいて、２１は業務ＩＤすなわち回覧される文書をサー
バ上で一意に決定するための識別子である。２２はシス
テム属性すなわち回覧管理処理で文書の状態を示す情報
であり、処理中／遷移中／保留中／キャンセルなどの状
態属性を持つ。図４の例は、業務ＩＤが「０００１」,
「０００５」,「０００２」であり、それぞれの業務Ｉ
Ｄに対応してシステム属性が「処理中」,「保留中」,
「遷移中」の場合を示している。

【００１９】図５は本発明の回覧業務管理方法における
回覧管理処理１００の処理フロー例を示す図である。同
図において、１０１〜１０８は処理ステップである。ま
ず、定義情報記憶手段２０からフローデータ情報を取得
し（ステップ１０１）、取得したフローデータを利用し
て定義情報を解釈する（ステップ１０２）。解釈した結
果が回覧の開始処理かどうかチェックし（ステップ１０
３）、開始処理のときには回覧開始処理を実行した後
（ステップ１０６）、再びステップ１０１のフローデー
タ情報取得に戻る。ここで回覧開始処理とは、回覧業務
の業務ＩＤを新規に生成する処理である。回覧開始処理
でない場合には（ステップ１０３；NO）、次の遷移先を
決定する（ステップ１０４）。次の遷移先の状態が回覧
終了状態かどうかチェックし（ステップ１０５）、回覧
終了状態なら処理を終了する。回覧終了状態でない場合
（ステップ１０５；NO）、ステップ１０４で決定された
遷移先情報に基づいて次ノードに配布し（ステップ１０
７）、遷移履歴（遷移時刻）を履歴情報記憶手段４０に
出力した後（ステップ１０８）、再びステップ１０１の
フローデータ情報取得処理に戻る。

【００２０】図６は本発明の回覧業務管理方法における
トレイ情報記憶手段３０に格納されるトレイ情報のデー
タ構造の例である。同図において、３１はノードＩＤす
なわちサーバ上でノードを一意的に決定するための識別
子である。３２は業務名、３３は業務ＩＤ（図４参照）
である。トレイ情報とはノードに配布された文書を管理
するための情報であり、ノードＩＤ３１と業務名３２と
文書の識別子である業務ＩＤ３３とを対応付けるための
情報である。図６に示した例は、ノードＩＤ３１として
「１００１」、業務名３２として「査定業務」、「査定
業務」、「新規契約」、業務ＩＤ３３として「０００
１」、「０００５」、「０００１」の場合を示してい
る。

【００２１】図７は本発明の回覧業務管理方法における
回覧業務処理２００の処理フロー例を示す図である。同
図において、２０１〜２０６は処理ステップである。ま
ず、作業者が回覧業務の開始要求を行うと、トレイ情報
記憶手段３０から所属するノードのトレイ情報を読み込
み、ディスプレイ装置２上に表示する（ステップ２０
１）。作業者によってポインティングデバイス３で文書
の選択を受付け（ステップ２０２）、選択された業務を
開始するとともに（ステップ２０３）、業務開始履歴
（開始時刻）を履歴情報記憶手段４０に出力して履歴情
報に追加する（ステップ２０４）。また、業務が終了し
た時点で作業者の業務終了指示を受付けて業務を終了し
（ステップ２０５）、業務終了履歴（終了時刻）を履歴
情報記憶手段４０に出力して履歴情報に追加する（ステ
ップ２０６）。

【００２２】図８は本発明の回覧業務管理方法における
履歴情報記憶手段４０に格納された履歴情報のデータ構
造例を示す図である。同図において、４１はノードＩ
Ｄ、４２は業務名、４３は業務ＩＤ、４４は遷移時刻す
なわち文書がノードトレイに遷移した時刻、４５は開始
時刻すなわちノードが文書を処理しはじめた業務開始時
刻、４６は終了時刻すなわちノードが文書処理を終了し
た時刻である。

【００２３】図８の例は、ノードＩＤ４１として「１０
０１」、業務名４２として「査定業務」,「査定業務」,
「契約更新」,「査定業務」,「査定業務」,「査定業
務」,「契約業務」,「査定業務」、業務ＩＤ４３として
「０００１」,「０００５」,「０００１」,「０００
３」,「０００２」,「０００４」,「００１２」,「００
０６」、遷移時刻４４として「12.03.10.34.42」,「12.
03.10.53.12」,「12.03.11.32.06」,「12.03.12.24.5
5」,「12.03.14.12.35」,「12.03.15.01.00」,「12.03.
15.54.48」,「12.03.16.17.57」、開始時刻４５として
「12.04.09.14.32」,「12.04.10.03.43」,「12.03.16.3
2.06」,「12.04.16.33.11」,「12.04.17.35.05」,「12.
05.08.40.00」,「12.03.18.14.37」,「12.05.09.18.2
1」、終了時刻４６として「12.04.09.51.05」,「12.04.
10.36.52」,「12.03.16.43.18」,「12.04.17.21.51」,
「12.04.17.41.27」,「12.05.09.01.15」,「12.03.20.1
2.33」,「12.05.10.01.00」を有する場合を示してい
る。なお、上記時刻表現は月日時分秒を表わすものと
し、例えば、「12.03.10.34.42」は、１２月３日１０時
３４分４２秒を表している。

【００２４】図９は本発明の回覧業務管理方法における
履歴作成処理３００の処理フロー例を示す図である。同
図において、３０１〜３０４は処理ステップである。同
図の履歴作成処理フローは、図５のステップ１０８と図
７のステップ２０４と２０６において実行される処理フ
ローである。まず、対象とする業務名と業務ＩＤによっ
て履歴情報を検索する（ステップ３０１）。業務名と業
務ＩＤに該当する履歴情報（時刻）が存在するかどうか
チェックし（ステップ３０２）、該当する履歴情報が存
在すれば、その業務種別の該当欄に時刻を出力する（ス
テップ３０３）。該当する履歴情報（時刻）が存在しな
ければ新規に行を追加し、該対象とする業務名、業務Ｉ
Ｄを格納した後（ステップ３０４）、該当欄に履歴情報
（時刻）を出力する（ステップ３０３）。

【００２５】図１０は本発明の回覧業務管理方法におけ
るノード情報記憶手段５０に格納される一つの業務に対
するノード情報のデータ構造の一例である。このような
ノード情報は各業務ごとに作成される。同図において、
５１はノードＩＤ、５２はノード名、５３は滞留時間平
均すなわちそのノードに業務が滞留していた時間の平均
であり、５４は処理時間平均すなわちそのノードで業務
処理にかかった時間の平均であり、５５は最少処理時間
すなわちそのノードで業務を行うのに最低限必要だと思
われる時間である。５６はユーザ欄で、ユーザ名を格納
し作業者を規定するユーザテーブル７へのポインタであ
る。滞留時間平均５３、処理時間平均５４、最少処理時
間５５はノードの処理能力を表わす情報である。

【００２６】図１０のノード情報の例は、ノードＩＤ５
１として「１００１」,「１００２」,「１００３」,
「１００４」、ノード名５２として「上席査定」,「査
定」,「課長承認」,「結果入力」、滞留時間平均５３と
して「1:30:20」,「45:00」,「2:15:05」,「15:01」、
処理時間平均５４として「10:20」,「5:12」,「15:0
5」,「2:01」、最少処理時間５５として「8:12」,「2:0
0」,「7:05」,「1:01」が格納されている場合を示して
いる。また、ユーザ５６がユーザテーブル５７のユーザ
名「○○」,「××」,「△△」,「□□」のうちの特定
のユーザをポイントすることを表している。

【００２７】図１１は本発明の回覧業務管理方法におけ
る処理能力算出処理４００の処理フロー例を示す図であ
る。同図において、４０１〜４０８は処理ステップであ
る。まず、履歴情報記憶手段４０に格納されている履歴
情報をノードＩＤで条件検索し、該当するノードＩＤに
対応する履歴情報（遷移時刻、開始時刻、終了時刻）を
読み込む（ステップ４０１）。ここで、滞留合計、履歴
数、処理合計の初期値を０に設定するとともに、最少作
業時間を十分に大きな値ｍｉｎに設定しておく（ステッ
プ４０２）。

【００２８】履歴情報の検索によって読み込まれた時刻
のうち、未処理のものが在るかどうかチェックし（ステ
ップ４０３）、未処理のものが存在すれば（ステップ４
０３；YES）、終了時刻から遷移時刻を引いて滞留時間
を求め、求めた滞留時間を滞留合計に足して新たな滞留
合計とする。また、終了時刻から開始時刻を引いて処理
時間を求め、求めた処理時間を処理合計に足して新たな
処理合計とする。次いで、処理時間を最少処理時間と比
較し最小処理時間が処理時間より大きければ処理時間を
新たに最少処理時間とする。履歴数に１を足して新たな
履歴数とする（ステップ４０５）。その後、再びステッ
プ４０３に戻る。

【００２９】ステップ４０３のチェックの結果、未処理
のものが存在しないなら（ステップ４０３；NO）、滞留
合計を履歴数で割って滞留時間平均を求めるとともに、
処理合計を履歴数で割って処理時間平均を求める（ステ
ップ４０４）。なお、履歴数はサーバのＣＰＵ内のレジ
スタなどに保持されているものとする。

【００３０】次に、ノード情報を検索し、すでに処理能
力が登録済みかどうかチェックし（ステップ４０６）、
すでに登録済みなら（ステップ４０６；YES）、登録済
みの処理能力を読み出す。読み出した滞留時間平均とス
テップ４０４で求めた滞留時間平均の平均を計算し、ノ
ード情報を変更する。また、読み出した処理時間平均と
ステップ４０４で求めた処理時間平均の平均を計算し、
ノード情報を変更する。なお、滞留時間平均、処理時間
平均を計算する場合は履歴数を考慮し、履歴数による重
み付けを行って平均を求めるものとする。さらに、読み
出した最少処理時間と算出した最少処理時間を比較し、
より短い方にノード情報を変更して（ステップ４０８）
処理を終了する。ステップ４０６のチェックの結果、処
理能力が登録済みでなかったら（ステップ４０６；N
O）、ステップ４０４で算出した滞留時間平均と処理時
間平均とステップ４０５で求めた最少処理時間をノード
情報に出力し（ステップ４０７）、処理を終了する。

【００３１】図１２は本発明の回覧業務管理方法におけ
る処理期限算出処理５００の処理フロー例を示す図であ
る。同図において、５０１〜５０９は処理ステップであ
る。まず、処理期限算出を行うべき業務名と処理期限を
受け付ける（ステップ５０１）。定義情報記憶手段２０
から定義上の全てのノードＩＤを読み込む（ステップ５
０２）。最少処理時間合計、処理時間平均合計、滞留時
間平均合計を０に初期化する（ステップ５０３）。

【００３２】次に、読み込んだノードで未処理のものが
あるかどうかチェックし（ステップ５０４）、未処理の
ものがなければ処理期限分配を行って（ステップ５０
８：図１３参照）、処理期限算出処理を終了する。未処
理のものがあれば（ステップ５０４；YES）、ノード情
報記憶手段５０に処理能力が登録されているかどうかを
チェックし（ステップ５０５）、処理能力が登録されて
いなければ処理能力の入力を操作者に促す（ステップ５
０９）。操作者はキーボード４により経験から最適と思
われる処理能力を入力する。

【００３３】ノード情報記憶手段５０に処理能力が登録
されているなら（ステップ５０５；YES）、ノード情報
記憶手段５０から処理能力（最少処理時間、処理時間平
均、滞留時間平均）を読み込み（ステップ５０６）、読
み込んだ最小処理時間を最少処理時間合計に足して新た
な最少処理時間合計にし、読み込んだ処理時間平均を処
理時間平均合計に足して新たな処理時間平均合計とし、
読み込んだ滞留時間平均を滞留時間平均合計に足して新
たな滞留時間平均合計として（ステップ５０７）、ステ
ップ５０４に戻る。

【００３４】図１３は本発明の回覧業務管理方法におけ
る処理期限分配処理（図１２のステップ５０８）の処理
フロー例を示す図である。同図において、６０１〜６０
６は処理ステップである。まず、図１２のステップ５０
７で求めた最少処理時間合計が与えられた回覧業務全体
の処理期限より短いかどうかチェックし（ステップ６０
１）、最少処理時間合計が与えられた回覧業務全体の処
理期限より短くない場合は（ステップ６０１；NO）、回
覧業務全体の処理期限の設定が短すぎることを定義者
（操作者）に促すとともに、最短処理期限（最少処理時
間合計）を表示して（ステップ６０４）、処理期限分配
処理を終了する。

【００３５】図１２のステップ５０７で求めた最少処理
時間合計が与えられた回覧業務全体の処理期限より短い
場合は（ステップ６０１；YES）、次に、処理時間平均
合計が与えられた回覧業務全体の処理期限より短いかど
うかをチェックする（ステップ６０３）。処理時間平均
合計が与えられた回覧業務全体の処理期限より短ければ
処理時間平均（図１０の５４）の比で与えられた回覧業
務全体の処理期限を分配する（ステップ６０５）。ま
た、処理時間平均合計が与えられた回覧業務全体の処理
期限より長ければ滞留時間平均（図１０の５３）の比で
与えられた回覧業務全体の処理期限を分配する（ステッ
プ６０３）。その後、各ノードの処理期限を定義情報記
憶手段２０に書き込み（ステップ６０６）、処理期限分
配処理を終了する。

【００３６】図１４は本発明の回覧業務管理方法におけ
る処理期限を分配された業務の各ノードにおける回覧業
務処理フロー例を示す図である。同図において、７０１
〜７０７は処理ステップである。まず、作業者が回覧業
務を開始すると、トレイ情報記憶手段３０から所属する
ノードのトレイ情報を読み込み（ステップ７０１）、期
限が近いものから優先的に表示する（ステップ７０
２）。作業者による文書の選択を受付け（ステップ７０
３）、選択された業務を開始し（ステップ７０４）、業
務開始履歴を履歴情報記憶手段４０に追加する（ステッ
プ７０５）。当該ノードで必要な業務を行い、それが終
了し作業者からの業務終了を受付けたら（ステップ７０
６）、業務終了履歴を履歴情報記憶手段４０に追加する
（ステップ７０７）。

【００３７】以上述べたように、本実施例によると、各
ノード毎に業務名対応に回覧業務処理の過去の履歴情報
（遷移時刻、開始時刻、終了時刻）を保持しておくこと
により、各ノード毎の処理能力（滞留時間平均、処理時
間平均、最小処理時間）を算出でき、それによって回覧
業務全体の処理期限が与えられたとき、各ノードの処理
期限が最適になるように分配することが可能になる。

【００３８】

【発明の効果】本発明によれば、回覧業務の実行時の履
歴情報に基づいて各ノードの処理能力を算出し、回覧業
務全体の処理期限を与えた場合、その算出された処理能
力を参照することによって各ノードにおける処理期限を
自動的に最適な値に決定することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例である回覧業務管理方法の概要
を示す図である。

【図２】本発明の実施例である回覧業務管理方法を実現
する場合の装置構成を示す図である。

【図３】図３は本発明の実施例である回覧業務管理方法
における定義情報の一例を示す図である。

【図４】図４は本発明の実施例である回覧業務管理方法
におけるフローデータのデータ構造を示す図である。

【図５】本発明の実施例である回覧業務管理方法におけ
る回覧管理処理フローを示す図である。

【図６】本発明の実施例である回覧業務管理方法におけ
るトレイ情報のデータ構造を示す図である。

【図７】本発明の実施例である回覧業務管理方法におけ
る回覧業務処理フローを示す図である。

【図８】本発明の実施例である回覧業務管理方法におけ
る履歴情報のデータ構造を示す図である。

【図９】本発明の実施例である回覧業務管理方法の履歴
作成処理フローを示す図である。

【図１０】本発明の実施例である回覧業務管理方法のノ
ード情報のデータ構造を示す図である。

【図１１】本発明の実施例である回覧業務管理方法にお
ける処理能力算出処理フローを示す図である。

【図１２】本発明の実施例である回覧業務管理方法にお
ける処理期限算出処理フローを示す図である。

【図１３】本発明の実施例である回覧業務管理方法にお
ける処理期限分配処理フローを示す図である。

【図１４】本発明の実施例である回覧業務管理方法にお
ける処理期限を与えた業務の回覧業務処理フローを示す
図である。

【符号の説明】

１：クライアント、２：ディスプレイ装置、３：ポイン
ティングデバイス、４：キーボード、５,８：ＣＰＵ
（中央処理装置）、６,１０：メモリ、７：サーバ、
９：記憶装置、２０：定義情報記憶手段、３０：トレイ
情報記憶手段、４０：履歴情報記憶手段、５０：ノード
情報記憶手段、１００：回覧管理処理、２００：回覧業
務処理、３００：履歴作成処理、４００：処理能力算出
処理、５００：処理期限算出処理

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者古賀友美神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】回覧に関連する各種情報を記憶する記憶
手段と情報処理を行う処理装置を有し、複数のノードを
介して実行される文書回覧を管理するための文書回覧業
務管理方法であって、回覧業務実行時の各ノードにおける履歴情報を前記記憶
手段に記憶するステップと、前記記憶手段に記憶された
履歴情報に基づいて前記処理装置により各ノードごとの
処理能力を算出するステップと、業務全体の処理期限が
与えられたとき、該業務全体の処理期限を前記算出した
各ノードの処理能力に依存した値で各ノードの処理期限
として分配するステップとを有することを特徴とする回
覧業務管理方法。
【請求項２】請求項１記載の回覧業務管理方法におい
て、前記履歴情報は業務の遷移時刻と、処理開始時刻
と、処理終了時刻を含むことを特徴とする回覧業務管理
方法。
【請求項３】請求項１または２記載の回覧業務管理方
法において、各ノードの前記処理能力は、回覧される文
書が当該ノードのトレイに滞留する時間に関する情報
と、当該ノードで回覧文書の処理に要した時間に関する
情報と、当該ノードにおいて当該業務を行う最少処理時
間に関する情報を含むことを特徴とする回覧業務管理方
法。
【請求項４】予め定義された回覧経路を記憶する回覧
経路記憶手段と、回覧経路に沿って文書を回覧管理する
回覧管理手段と、作業者によって文書処理が行われる文
書処理手段と、文書処理履歴を記憶する履歴情報記憶手
段と、業務全体の処理期限を管理する手段とを有する回
覧業務管理装置において、さらに、前記履歴情報記憶手
段に記憶された履歴情報を利用して各ノードの処理能力
を求める処理能力算出手段と、各ノード毎に算出された
処理能力を記憶するノード情報記憶手段と、該ノード情
報記憶手段に記憶された処理能力と前記業務全体の処理
期限とに基づいて各ノードの処理期限を算出する処理期
限算出手段とを有することを特徴とする回覧業務管理装
置。
【請求項５】請求項４記載の回覧業務管理装置におい
て、前記履歴情報記憶手段に記憶される履歴情報は業務
の遷移時刻と、処理開始時刻と、処理終了時刻を含むこ
とを特徴とする回覧業務管理装置。
【請求項６】請求項４または５記載の回覧業務管理装
置において、前記ノード情報記憶手段は、処理能力とし
て、回覧される文書が当該ノードのトレイに滞留する時
間に関する情報と、当該ノードで回覧文書の処理に要し
た時間に関する情報と、当該ノードにおいて当該業務を
行う最少処理時間に関する情報を記憶するものであるこ
とを特徴とする回覧業務管理装置。