JPH11250053A

JPH11250053A - 文書管理方法、操作履歴管理方法および情報処理システム

Info

Publication number: JPH11250053A
Application number: JP10048373A
Authority: JP
Inventors: Nobuhisa Yoda; 信久依田; Shiro Takagi; 志郎高木; Hiroshi Watanabe; 浩渡邉; Kazuaki Kidokoro; 和明城所
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1998-02-27
Filing date: 1998-02-27
Publication date: 1999-09-17

Abstract

(57)【要約】【課題】文書に関する操作履歴と業務との関連づけを効
率的に行うとともにその操作履歴を使い勝手よく表示す
ることのできる情報処理システムを提供する。【解決方法】たとえば表示指示されたいずれかのユーザ
に関する操作履歴が履歴検索部３ｋによって履歴記憶部
２４に記憶された操作履歴の中から検索され、履歴表示
部３ｊを介して一覧表示された際、その一覧表示された
操作履歴の中のいずれかが選択されたときに、業務検索
処理部３ｄは、その選択された操作履歴に関わる文書を
操作対象とする操作履歴を含む業務を業務記憶部２３に
記憶された業務の中から検索し、履歴表示部３ｊを介し
て一覧表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子化された文
書に関する操作履歴を記録する機能を有する情報処理シ
ステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】大容量の記憶装置やネットワークなどの
普及により、電子化されたドキュメントを用いた業務が
一般化している昨今のオフィスにおいては、大量のドキ
ュメントから必要な情報をどれだけ効率的に取り出せる
か、また、ドキュメントをどれだけ効果的に取り扱うこ
とができるかが、業務の効率に大きく影響する。

【０００３】従来の文書検索装置などでは、文書の登録
時に付加するキーワードによって所望の文書を検索した
り、たとえば特開平９−１０１９９０号のように、文書
そのもののテキストやイメージなどから検索するもので
あった。

【０００４】また、特開平８−６３４６５号のように、
ある文書の編集（作成）中に参照される他の文書に着目
し、編集文書名と参照文書名と参照時刻とから履歴情報
を構成して記録しておき、指定した文書の編集時の参照
履歴を提供できるようにしたものも現われている。

【０００５】さらに、マイクロソフト社のＯｕｔｌｏｏ
ｋのように、文書の作成履歴と更新履歴とを自動的に採
取し、時系列で一覧表示する製品も現れている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書を検索
する場合、文書登録時に付加したキーワードや文書中の
テキスト内の単語だけでなく、文書がどのような業務に
おいて、誰に、いつ参照または作成されたかといった
「グループ業務での文書の使われ方」情報を用いること
ができれば、より効率的に文書の検索を行なうことが可
能になる。

【０００７】しかしながら、前述した従来技術では、文
書登録時に付加したキーワードや参照文書名および参照
時刻などから構成される文書履歴情報のみから検索を行
なうだけで、「グループ業務での文書の使われ方」に関
する情報が管理されていなかったために、効率的に検索
を行なうことができなかった。

【０００８】また、特開平８−６３４６５号では、文書
を指定してその文書を作成中に参照した文書は検索でき
るが、その逆に指定した文書を参照して作成された文書
を検索することができないといった問題があった。さら
に、ユーザに関する情報がないため、たとえば太郎さん
が参照した文書といった検索ができなかった。

【０００９】また、マイクロソフト社のＯｕｔｌｏｏｋ
のような履歴表示アプリケーションでは、文書の作成履
歴と更新履歴とを時系列で一覧表示するものの、これら
はあくまでも個人レベルでの履歴表示であり、複数の作
業者がグループ作業で互いの業務を遂行する中で、文書
の操作履歴をグループ作業内の業務活動として結び付け
ることができないため、個人レベルを超えた作業環境で
は必ずしも使いやすいものではなかった。

【００１０】文書の操作履歴を個人レベルで管理し利用
する場合には、利用者自身が自分の業務活動を覚えてさ
えいれば、単に時系列に並べられた履歴情報を辿ること
によって目的とする文書を比較的容易に引き出すことが
可能であるが、複数の作業者全員による文書の操作履歴
を利用する際には、他人の業務内容と時系列の業務行動
内容とを的確に把握する必要があるため、非常に困難で
あった。特に、普段直接に意思の交換をしない作業者間
の場合にはなおさらであった。また、文書の操作履歴の
エントリをグループ化して業務内容として登録する場合
には、それが業務の登録作業として新たな手間となって
しまうと、利用者にとっては余計に文書管理が煩雑にな
る可能性がある。

【００１１】一方、文書を扱う上で利用者が最も努力を
惜しまない作業は文書の検索作業である。このことか
ら、業務内容の登録作業を文書の検索作業の一環として
利用者にとって違和感なく組み込んだ新しい文書管理方
法が必要になってきている。

【００１２】この発明は、このような実情に鑑みてなさ
れたものであり、文書に関する操作履歴と業務との関連
づけを効率的に行なうとともに、この操作履歴を使い勝
手よく表示するための文書管理方法、操作履歴管理方法
およびこれらの方法を適用する情報処理システムを提供
することを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために、この発明は、電子化された文書に関する操作履
歴を記録する機能を有する情報処理システムにおいて、
文書検索の開始時に実行業務を特定し、前記記録された
操作履歴を選択肢として一覧表示し、前記一覧表示され
た操作履歴の中のいずれかが選択されたときに、その選
択された操作履歴に関わる文書を前記特定された実行業
務で操作された文書として関連づけて管理するようにし
たものである。

【００１４】この発明においては、利用者に負担を与え
ることなく、文書に関する操作履歴と業務との関連づけ
を効率的に行なうことが可能になる。

【００１５】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能と前記記録された操作履歴
の目的別の集合体である業務を記憶する機能とを有し、
この記録された操作履歴の中から所望の操作履歴を検索
して表示する履歴検索ツールが動作する情報処理システ
ムにおいて、前記履歴検索ツールの起動時に実行業務を
特定し、前記履歴検索ツールが表示する履歴検索画面上
での操作を前記特定された実行業務に関する操作として
その操作履歴を記録するようにしたものである。

【００１６】この発明においては、業務の登録・選択・
開始手段を文書操作履歴検索ツールの開始時に実行する
ことにより、業務の管理操作を本来手間を惜しまない文
書の検索操作の一部として利用者に認識させることがで
き、業務の管理の見かけ上の煩わしさを改善することが
可能となる。

【００１７】また、この発明は、さらに前記履歴検索ツ
ールの終了時に前記特定された実行業務の終了か否かを
問い合わせ、前記問い合わせに対し終了である旨の返答
が得られたときに前記特定された実行業務に関連づけた
操作履歴の記録を停止するようにしたものである。

【００１８】この発明においては、業務の終了手段を文
書操作履歴検索ツールの終了時に実行することにより、
業務の管理操作を本来手間を惜しまない文書の検索操作
の一部として利用者に確認させることができ、業務の管
理の煩わしさを改善することが可能となる。

【００１９】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能と前記記録された操作履歴
の目的別の集合体として識別される業務を記憶する機能
とを有する情報処理システムにおいて、前記記録された
操作履歴を選択肢として一覧表示し、前記一覧表示され
た操作履歴の中のいずれかが選択されたときに、その選
択された操作履歴に関わる文書を操作対象とする操作履
歴を含む業務を検索して一覧表示するようにしたもので
ある。

【００２０】この発明においては、文書に対する操作を
時系列な観点から検索する履歴表示手段と、文書操作履
歴を業務目的別に予めグループ化した業務表示手段とを
相互に関連づけることにより、文書を検索する上での次
元が広がり、より効率的に目的の文書を引き出すことが
可能になる。

【００２１】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能を有し、この記録された操
作履歴の中から所望の操作履歴を検索して時系列に表示
する情報処理システムにおいて、前記記録された操作履
歴を複数人分利用者別に並べて一覧表示し、前記操作履
歴が一覧表示された複数人の利用者の中のいずれか一人
を選択し、前記複数人分の操作履歴を時間軸で同期させ
て一覧表示するか否か指定し、前記操作履歴を同期させ
て一覧表示すると指定されたときに、前記選択された利
用者分として一覧表示される操作履歴と時間軸で同期さ
せてその他の利用者の操作履歴を一覧表示し、前記操作
履歴を同期させずに一覧表示すると指定されたときに、
利用者それぞれの操作履歴を互いに独立させて一覧表示
するようにしたものである。

【００２２】この発明においては、複数のシステム利用
者によるそれぞれの文書操作履歴を並べて一覧表示する
際に、特定に利用者の一覧表示に時間軸を固定させる環
境を提供することで、特定の利用者による時間的概念に
より他の利用者の文書操作履歴を検索でき、また、時間
軸を意識させない環境を選べるようにすることで、特定
の利用者に関する文書操作履歴を任意の位置で表示させ
たまま他の利用者に関する操作履歴表示を変更できるた
めに、文書検索の効率を飛躍的に向上させることが可能
となる。

【００２３】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能を有し、この記録された操
作履歴の中から所望の操作履歴を検索して時系列に一覧
表示する情報処理システムにおいて、前記記録された操
作履歴を複数人分利用者別に並べて一覧表示し、前記一
覧表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択し、前
記複数人分の操作履歴を前記選択された操作履歴に関わ
る文書を操作対象とする最後の操作履歴で同期させて一
覧表示するか否か指定し、前記操作履歴を同期させて一
覧表示すると指定されたときに、前記利用者それぞれの
操作履歴を前記選択された操作履歴に関わる文書を操作
対象とする最後の操作履歴で同期させて一覧表示し、前
記操作履歴を同期させずに一覧表示すると指定されたと
きに、利用者それぞれの操作履歴を互いに独立させて一
覧表示するようにしたものである。

【００２４】この発明においては、複数のシステム利用
者によるそれぞれの文書操作履歴を並べて一覧表示する
際に、特定の文書に関する操作履歴を表示する環境を提
供することで、システム利用者間で互いに文書操作のタ
イミングに関する知識が共有されない環境でも自分以外
の利用者による特定文書への操作履歴を効率よく表示さ
せることが可能となる。

【００２５】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能を有し、この記録された操
作履歴の中から所望の操作履歴を検索して時系列に一覧
表示する情報処理システムにおいて、前記記録された操
作履歴の中で連続して記録された操作履歴をその連続数
とともに一括して一覧表示するようにしたものである。

【００２６】この発明においては、文書の操作履歴を一
覧表示する際に、同一の文書に関する連続的な操作につ
いてはまとめて表示することで、文書操作履歴を利用者
にとってよりわかりやすく表示することが可能となる。

【００２７】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能を有し、この記録された操
作履歴の中から所望の操作履歴を検索して時系列に表示
する情報処理システムにおいて、前記記録された操作履
歴を一覧表示し、前記表示された操作履歴の中のいずれ
か一つを選択し、前記選択された操作履歴、前記選択さ
れた操作履歴から予め定められた位置的な範囲内にある
操作履歴および前記選択された操作履歴から予め定めら
れた内容的な範囲内にある操作履歴のみを抽出し、それ
ぞれを識別可能に差別化して一覧表示するようにしたも
のである。

【００２８】この発明においては、文書の操作履歴を一
覧表示する際に、着目している文書操作およびその近傍
の履歴を正確に表示し、それ以外のエントリについて
は、たとえば文書の作成と更新とに関する操作履歴のみ
を表示することで、文書の操作履歴を利用者にとってよ
りわかりやすく一覧表示することが可能となる。

【００２９】また、この発明は、電子化された文書に関
する操作履歴を記録する機能と個人または組織単位の行
事を記憶する機能とを有する情報処理システムにおい
て、前記記録された操作履歴を一覧表示するとともに、
この一覧表示された操作履歴と時間軸で同期させて前記
記憶された個人または組織単位の行事を表示するように
したものである。

【００３０】この発明においては、文書の操作履歴を一
覧表示する際に、個人または組織単位のイベントを時間
軸で同期させて表示することで、この個人または組織単
位のイベントから文書に関する操作履歴、すなわち、必
要な文書を辿ることが可能となる。

【００３１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
一実施形態を説明する。

【００３２】図１は、この発明の実施形態に係る情報処
理システム全体の構成を示すブロック図である。

【００３３】図１において、１０および２０は、通信回
線Ｌを介して相互に接続されるパーソナルコンピュータ
であり、ここでは、１０が、クライアント側のパーソナ
ルコンピュータプロセッサ（以下、クライアントＰＣと
称す）、２０が、サーバ側のパーソナルコンピュータプ
ロセッサ（以下、サーバと称す）であるとする。

【００３４】１１は、クライアントＰＣ１０に設けられ
た、この発明の業務管理機能を実現するための業務管理
ツールであり、２１は、サーバ２０に設けられたこの発
明の業務管理機能を実現するための業務管理サービスモ
ジュールである。このクライアントＰＣ１０に設けられ
た業務管理ツール１１と、サーバ２０に設けられた業務
管理サービスモジュール２１とによって、後述する図２
に示す各処理部が実現される。

【００３５】２２は、サーバ２０に設けられた文書の登
録および検索に供される文書記憶部であり、文書データ
ベースを構築する。２３は、サーバ２０に設けられた業
務記憶部であり、業務データベースを構築する。この業
務記憶部２３には、文書の参照や作成などの操作情報か
らなる業務内容と、業務名および業務担当者名などから
なる業務とが記憶されるが、これらのデータ構造などに
ついては後述する。そして、２４は、文書に関するたと
えば作成、更新および参照などの操作履歴を記録する履
歴記憶部２４である。

【００３６】図２は、この実施形態の情報処理システム
の要部の構成を示す機能ブロック図である。

【００３７】図２において、３ａ〜３ｘは、それぞれ前
述した図１に示すクライアントＰＣ１０に設けられた業
務管理ツール１１とサーバ２０に設けられた業務管理サ
ービスモジュール２１とにより実現される特定の処理機
能をもつ処理部である。

【００３８】３ａは、文書の登録処理などを行なう文書
操作処理部である。３ｂは、文書操作処理部３ａにおけ
るユーザの文書操作をモニターして、その文書操作の内
容を履歴記憶部２４に記録する履歴モニター処理部であ
る。３ｃは、業務の登録処理を行なう業務登録処理部で
ある。３ｄは、業務名または業務担当者名などから業務
を検索する業務検索処理部である。３ｅは、業務におい
て参照または作成された関連文書を検索する関連文書検
索処理部である。

【００３９】３ｆは、ある文書からその文書を参照また
は作成した関連業務を検索する関連業務検索処理部であ
る。３ｇは、業務名と業務担当者を指定して業務アイコ
ンを作成表示し業務の開始処理を行なう業務開始処理部
である。３ｈは、ユーザが指定する担当者に関する業務
内容を登録することを業務登録処理部３ｃに依頼する業
務終了処理部である。３ｉは、業務の編集処理を行なう
業務編集処理部である。３ｊは、履歴記憶部２４に記憶
されている文書操作履歴を画面に表示する履歴表示部で
ある。そして、３ｋは、履歴から特定の履歴データを検
索する履歴検索部である。

【００４０】これらの各処理部は、クライアントＰＣ１
０およびサーバ２０に設けられたＣＰＵにより処理さ
れ、ユーザとの対話は、パーソナルコンピュータ（Ｐ
Ｃ）に設けられた図示しないディスプレイとキーボード
またはマウスとなどによって行なわれる。また、サーバ
２０に設けられた前記各記憶部は、ここでは図示しない
ハードディスク装置（ＨＤＤ）上に設けられるが、たと
えばネットワーク上の外部に設ける構成であってもよ
い。

【００４１】次に、この実施形態の情報処理システムの
動作を説明する。

【００４２】図３は、文書記憶部２２に記憶されるデー
タ構造の一例を示す図である。

【００４３】図３に示す例では、その先頭に、「文書ｉ
ｄ：Ｄ００１」、「文書名：カタログ」、「作成者：太
郎」および「作成時刻：１９９７年５月１１日１０：０
０」という文書が記憶されている。

【００４４】図４は、業務記憶部２３に記憶されるデー
タ構造の一例を示す図である。

【００４５】図４に示すように、業務記憶部２３には、
１個の業務単位に、業務を一意に特定する識別子である
業務文書ｉｄと、業務名と、その業務を行なった担当者
の名前と、その業務で行なった内容とが互いに関連づけ
られて記憶されている。この業務内容には、関連する文
書ｉｄと、その文書を参照したのか作成したのかなどを
示す種別と、その文書への操作を行なった時刻と、ユー
ザが自由に設定できるコメントとが記憶されている。

【００４６】図４に示す例では、その先頭に、「業務ｉ
ｄ：Ｊ００１」、「業務名：カタログ整理」および「担
当者：花子」が記憶されており、また、その業務内容に
は、２個の文書に対する操作情報が記憶されており、最
初の文書として、「文書ｉｄ：Ｄ００１」、「時刻：１
９９７年５月１２日１０：００」および「種別：参照」
が記憶されており、２番目の文書として、「文書ｉｄ：
Ｄ００２」、「時刻：１９９７年５月１２日１１：０
０」、「種別：作成」および「コメント：太郎さんにメ
ール通知」が記憶されている。

【００４７】図５は、履歴記憶部２４に記憶されるデー
タ構造の一例を示す図である。

【００４８】図５に示すように、履歴記憶部２４には、
１個の履歴単位に、文書操作の行なわれた時刻と、文書
操作を行なった担当者と、文書ＩＤとが互いに関連づけ
られて記憶されている。図５の例では、花子さんが１９
９７年５月１３日に行なった２個の履歴が記憶されてい
る。

【００４９】ここで、図３乃至図５に示したデータを用
いて、この発明の実施形態の情報処理システムの操作例
をディスプレイ上に表示されるウィンドウ例とフローチ
ャートとを用いて説明する。

【００５０】図６は、この情報処理システム上で動作す
る履歴検索ツールを起動させてから終了するまでの処理
の流れを概念的に示す図である。

【００５１】この情報処理システムでは、履歴検索ツー
ルが起動されると、文書検索作業の最初として、まず、
業務選択ウィンドウが表示される（ステップＡ１）。こ
の業務選択ウィンドウの構成例を図７に示す。業務選択
ウィンドウでは、システム利用者がこれから開始する検
索行為そのものが、システム利用者自身にとって現在ど
の業務に属する行為なのかが選択される（ステップＡ２
〜ステップＡ４）。この例では、花子さんが作業してい
る場面を想定している。図７では、その時にそのシステ
ム利用者によって実行中の業務を一覧表示し、システム
利用者は、そこから特定の業務を選択することができ
る。さらに、新規業務ボタン（ａ）を選択することで、
新たに業務を登録して開始することができる。図８は、
このとき表示される新規業務の登録／開始画面の一例を
示す図である。

【００５２】図８に示す新規業務の登録／開始ウィンド
ウでは、新たに開始する業務名と担当者とを指定する。
このようにして、実行する業務を特定すると、履歴検索
ウィンドウが表示される（ステップＡ５）。このとき表
示される画面の一例を図９に示す。たとえばこの画面で
は、この情報処理システムを利用する複数の利用者に関
する文書操作履歴が表示されている。ここでは、カレン
ト業務、すなわち現在文書検索作業を実行中の業務とし
て、花子が「報告書作成」を実行している。画面では、
まず、花子に関する文書操作履歴が一番左側に表示さ
れ、続いて太郎と次郎とについて表示されている。たと
えば、花子は１９９７年５月１２日午前１０時に文書
「カタログ」を参照し、さらに１９９７年５月１２日午
前１１時に文書「メモ１」を作成している。また、１９
９７年１０月３０日１５時には文書「報告書１」を作成
している。一方、太郎は、１９９７年５月１１日午前１
０時に文書「カタログ」を作成している。また、次郎
は、１９９７年５月１３日１３時に文書「カタログ」を
参照し、１９９７年５月１３日１４時に文書「メモ１」
を参照し、１９９７年５月１３日１５時に文書「メモ
２」を作成している。また、時間軸の同期（ｃ）をＯＦ
Ｆにしておくと、それぞれの履歴一覧表示を互いに独立
させて自由にスクロールすることができ、システム利用
者別にそれぞれ任意の時間における文書利用履歴を個別
に表示させることができる。

【００５３】このような操作環境において、システム利
用者が文書を選択すると（ステップＡ７）、この情報処
理システムでは、その文書についての利用履歴を採取
し、予め特定していた業務の活動履歴（文書利用履歴）
として、その業務記憶データ（図４）に追加する（ステ
ップＡ８）。

【００５４】ここで、図９についてさらに説明する。図
９中の時間軸の同期（ｃ）をＯＮにすると、この画面で
表示されている複数のシステム利用者に関する文書操作
履歴を表示する時間軸がすべて共通となり、一人の履歴
表示を上下にスクロールすると、他の利用者履歴につい
ても対応する時間帯の移動に伴なって基準となる利用者
の履歴表示と同期をとりながらスクロール表示する。さ
らに、自分以外の利用者については、矢印ボタン（ｂ）
が表示され、それを選択すると、それぞれの履歴一覧で
表示するシステム利用者を他のシステム利用者について
表示するように変更できる。また、画面で文書を選択
し、文書表示／編集ボタン（ｄ）を選択すると、選択さ
れた文書を表示したり編集することができる。システム
利用者は、この画面を使って、自分の業務を遂行する上
で必要なドキュメントを検索し選択して文書を表示した
り編集したりする。

【００５５】また、ツール終了ボタン（ｅ）を選択する
と、ツールの終了を開始する（ステップＡ９のＹ，ステ
ップＡ１１）。この際、図１０に示す業務終了ウィンド
ウが表示され、それまで検索作業中であった業務をこの
時点で終了するか否かを指定できる。ここで、終了を選
択すると、その業務は終了状態となり、一方、継続を押
すとそのまま実行中状態のままになる。

【００５６】さて、ここで文書操作履歴による文書検索
の第２の実施形態として、履歴検索環境から業務検索環
境への移行機能を説明する。図１１は、この場合の履歴
検索画面例である。それぞれの文書利用履歴エントリに
は、その文書がどの業務で利用されたのかがわかるよう
に、それぞれの文書に対応する業務名が記載されてい
る。ここでは、関連業務検索ボタン（ｆ）がこの実施形
態のポイントとなる。花子に関する文書操作履歴から１
９９７年５月１２日午前１０時に参照した文書「カタロ
グ」を選択し、この関連業務検索ボタン（ｆ）を選択す
ると、この文書「カタログ」を過去に操作した業務の一
覧を関連業務検索リストとして表示する。このリストの
表示例を図１２に示す。ここでは、少なくとも１９９７
年５月１２日午前１０時から１９９７年５月１２日午前
１１時にかけて花子によるカタログ整理という業務によ
り、また、１９９７年５月１３日１３時から１９９７年
５月１３日１５時までの間に次郎によるメモ改定という
業務により文書「カタログ」が参照されたことがわか
る。さらに、図１２で特定の業務を選択し、業務内容表
示（ｇ）を選択すると、図１３に示すような業務内容表
示画面が表示される。この例では、図１２で業務「カタ
ログ整理」を選択して業務内容表示（ｇ）を選択したこ
とを想定し、業務「カタログ名」に関する業務内容が表
示されている。すなわち、担当者は花子で、この業務目
標を達成するにあたり、文書「Ｄ００１」を１９９７年
５月１２日午前１０時に参照し、１９９７年５月１２日
午前１１時に文書「Ｄ００２」を作成したことが表示さ
れている。また、コメントとして、文書「Ｄ００２」を
作成した時点で花子は太郎にメール通知したことが記録
されている。そして、図１３中のＯＫボタン（ｕ）が押
下されると、この画面を閉じる。

【００５７】次に、文書操作履歴による文書検索の第３
の実施形態として、ドキュメントの同期表示機能につい
て図１４を参照して説明する。図１４は、前述した図６
のステップＡ５で表示される履歴検索ウィンドウの一例
を示している。この画面の特徴は、ドキュメントの同期
切り替え機能を備えているところにある。現在の業務と
して、花子による報告書作成業務が指定されており、操
作履歴は、花子、太郎および次郎の順に表示されてい
る。花子の文書操作履歴によると、１９９７年８月２０
日午前８時１５分に文書「報告書０」を作成したと記録
されている。ここで、システム利用者は、自分が作成し
たこの文書を他のシステム利用者がいつどういう操作の
一環として利用したのかを知りたい場合を想定する。こ
の場合、システム利用者は、花子が文書「報告書０」を
作成したことを示す項目を選択すると、図１４で示すよ
うにそのエントリが強調表示される。さらに、ドキュメ
ントの同期スイッチ（ｈ）をＯＮにすると、図１５に示
すように、他のシステム利用者のうち、この文書を利用
した最終時刻に関する情報を検索し、報告書０を作成し
たとする履歴エントリとならべて表示する。たとえば、
図１５では、１９９７年８月８時１５分に文書「報告書
０」を作成した後、１９９７年９月１日午前１１時に太
郎が参照し、さらに１９９７年９月１５日１５時３０分
に次郎が報告書０を変更したという利用履歴がリストの
中央部分に水平直線上に並べて表示される。そして、そ
れぞれのリストの間には、ドキュメントの同期表示を示
す水平方向の矢印（ｌ）が表示されている。また、太郎
と次郎とに関する履歴リスト、すなわち、基準となるド
キュメント以外を表示する履歴リストの横には、それぞ
れ上方向（ｋ）および下方向（ｊ）を指す図形が表示さ
れ、これらを押すことにより、同じ文書に対するアクセ
ス履歴をジャンプしながらたどることができる。下向き
の矢印（ｊ）は、そのときリスト中央に表示されている
履歴エントリに次に最も近く同じ文書を操作した記録エ
ントリが表示されるまでスクロールする。一方、上方向
の矢印（ｋ）を選択すると、現在中央にある操作履歴よ
り前に同じ文書を操作した時に対応する履歴エントリが
リスト中央になるまでリストをスクロールする。たとえ
ば、太郎に関する履歴リストで上方向の矢印（ｋ）を選
択したとすると、現在１９９７年９月１日午前１１時に
文書「報告書０」を参照したというエントリに代わっ
て、１９９７年９月１日午前８時３０分に太郎が文書
「報告書０」を参照した記録エントリがリスト中央部分
に表示されるようにスクロールする。

【００５８】さて、ここで履歴検索画面における表示オ
プションの設定機能について、図１４を参照して説明す
る。図１４中のオプションボタン（ｉ）は、この表示画
面上での種々の設定オプションについて設定／変更画面
を表示するためのボタンである。システム利用者がこの
ボタン（ｉ）を押すと、図１６に示すような履歴表示オ
プションウィンドウが表示される。この画面では、履歴
表示環境を設定するために変更可能なパラメータを設定
することができる。たとえば、図１６では、近傍ドキュ
メント数（ｍ）に数値を設定することができる。

【００５９】近傍ドキュメント数（ｍ）とは、ある特定
の文書操作履歴エントリを基準としてそれをリストの中
央に表示させたり、ある特定の文書に関する履歴を検索
し表示させたときに、その文書への操作履歴エントリと
ともに、その文書への操作の前後に発生した文書利用履
歴エントリを前後いくつずつ表示させるべきかを表わす
数字である。通常、システム利用者が文書を操作する際
には、その操作と関連して他の文書を操作することが多
く発生する。したがって、基準となる特定の文書に対し
て時空間的に近い時間で利用した文書履歴エントリを表
示することで、システム利用者はより効率的に文書を検
索できる。図１６では、近傍ドキュメント数は２にセッ
トされている。たとえば、近傍ドキュメント数が３の場
合、ドキュメント同期表示をさせた場合に、同期の基準
となる文書に対する操作の前後２つずつ文書操作履歴が
表示される。

【００６０】さらに、図１６では、関連する業務からア
クセスしたドキュメントのみ表示するか否かを設定でき
るようになっている（ｎ）。この項目をＹＥＳにした場
合、たとえばドキュメント同期表示の際には、その基準
となる文書に関する操作履歴のみが表示される。

【００６１】さらに、図１６では、同一ドキュメントへ
の同一アクセスをまとめて表示させるための設定機能を
示している。このオプション設定（ｏ）をＹＥＳに設定
すると、同一利用者による同一ドキュメントへの同一ア
クセスが連続した場合に、それを一括して１エントリで
表示する。たとえば、図１５での次郎による操作履歴リ
ストでは、この設定をＯＦＦにした場合の表示例を示し
ている。ここで次郎の操作履歴によると、１９９７年９
月２０日１３時３０分に文書「カタログ」を参照したこ
とが記録されている。さらに、次郎は、この文書を１９
９７年９月２０日１３時３３分に参照し、同一１３時４
５分に参照、同日１３時４５分に参照、さらには１９９
７年９月２０日１４時に同じ「カタログ」を参照してい
る。そして、９月２０日１６時４０分には、これと同じ
文書「更新カタログ」を更新している。

【００６２】このように操作履歴が発生するたびに履歴
エントリを消費していたのでは、連続して何回も同一ド
キュメントを扱う場合に、そのたびに表示エントリを占
有してしまい、表示上および操作上不便さが生じる。そ
こで、図１６のまとめて表示機能（ｏ）をＹＥＳに選択
すると、同じ文書に対する同じ操作をまとめて１つの操
作履歴エントリとして表示する。図１７にその表示例を
示す。次郎の操作履歴のうち、１９９７年９月２０日１
４時に文書「カタログ」を５回参照したというエントリ
が表示されている。この時刻は、図１３で連続して表示
されている文書「カタログ」の参照履歴エントリのう
ち、最後の参照時刻を示している。同様に、次郎は文書
「カタログ」を１９９７年９月２０日１７時までに２回
更新したことを表示している。この機能により、連続的
に何回も同一文書を操作した履歴を１つのエントリでま
とめて表示させることができ、利用者による文書利用履
歴を使った検索画面の操作性が格段に向上する。

【００６３】また、履歴表示オプションの１つとして、
リファレンス・イベントの表示機能がある（ｐ）。複数
の利用者について文書利用履歴を同時に表示させて、そ
の中から必要な文書を探す場合、自分の操作履歴につい
てはある程度操作の順序を利用者自身が覚えているの
で、その記憶を時系列にたどることが可能だが、他人の
時間管理と作業手順とについては知らない部分が多く、
単に複数の利用者について時系列に履歴を表示したので
は、目的とする文書を探しにくい。そこで、リファレン
ス・イベントの表示設定（ｐ）をＹＥＳと設定すると、
文書利用履歴リストとともに、複数のシステム利用者が
知っている事象を表示することができる。図１８に、そ
の例を示す。この履歴検索画面では、複数のシステム利
用者に関する文書操作履歴リストに加えて、リファレン
ス・イベントが表示されている。ここでは、時間軸の同
期設定をＯＮにし、ドキュメントの同期設定をＯＦＦに
してあるので、すべてのリストが同一の時間軸に連動し
てスクロールする。リファレンス・イベントリストは、
部レベルまたは個人レベルの表示を選択でき、それぞれ
システム利用者が属する部（組織）全体で共通のイベン
トを表示するか、個人レベルで認識している任意の事象
を表示するかを選択できる。図１８では、部レベルのリ
ファレンス・イベントを表示している。たとえば、９月
１４日には製品が出荷され、９月１５日午前９時に安全
パトロールが実施され、同日１３時に開発会議が開催さ
れた。また、９月２０日１５時は予算締め切りであっ
た。これらの事象は、花子の他、太郎を始めとする部
（組織）内のシステム利用者が共通して認識している事
象であり、これらのスケジュールに沿ってそれぞれがそ
れぞれの業務を遂行している。したがって、従来は自分
が行った操作履歴に関してしかたどることができなかっ
たことが、これらリファレンス・イベントを基準にヒン
トとすることにより、他のシステム利用者による文書操
作履歴をたどることがより容易になる。

【００６４】さらに、この情報処理システムでは、リフ
ァレンスイベントを任意に追加できる。たとえば、図１
６でリファレンスイベントの追加（ｔ）を選択すると、
図１９に示すようなリファレンス・イベント追加画面が
表示される。この画面を使用して、システム利用者は、
リファレンス・イベントの発生日時やイベント内容、さ
らにイベントのレベル（部レベル／個人レベル）を指定
することができる。イベントに関するこれらの情報を入
力後、ＯＫ（ｖ）を押すと、そのイベントがリファレン
ス・イベントに追加され、キャンセル（ｗ）を選択する
と、イベントを追加せずに画面を閉じる。

【００６５】ここで、文書操作履歴のズーム表示機能に
ついて説明する。文書操作履歴は、膨大なエントリ数と
なり、それらを単に羅列していたのでは、システム利用
者にとって本当に重要な文書を効率よく引き出すことが
非常に困難である。そこで、ここでは、着目している文
書を基準として、そのエントリと、その近傍にある予め
指定された数のエントリの表示と、それ以外のエントリ
の表示とを差別化させて表示させる。図２０は、図１８
の履歴検索画面から花子に関する文書操作履歴の一覧リ
ストの表示部分だけを抜き出した図である。ここでは、
花子が１９９７年８月２０日午前８時１５分に作成した
報告書０を基準として、その前後２個のエントリについ
ては、文書操作種別にかかわらず、すべての履歴がそれ
ぞれの高さを基準文書のエントリよりも小さくして表示
されている。一方、それよりも外側にあるエントリ、つ
まり、花子が１９９７年８月１９日２０時に同文書を更
新した記録より前の操作履歴エントリ、ならびに１９９
７年８月２０日午前１１時３０分にメモＢを作成した時
以降の操作履歴エントリについては、文書操作種別が文
書の作成を更新のどちらかである場合にのみ表示されて
いる。そして、これらのエントリは、さらに、それぞれ
の高さを基準文書のエントリの前後２個のエントリより
も半分程度まで小さくして表示されている。この表示に
より、システム利用者は注目すべき文書操作履歴エント
リに注目しながら目的の文書を引き出すことができるこ
とになる。なお、ここでは、エントリ文字の大きさで差
別化する場合について説明したが、これに限られるもの
ではなく、たとえば色や字体など、文字サイズ以外の特
性を使って差別化表示することもできる。また、この例
では、花子に関する文書操作履歴の一覧リストについて
説明したが、図９に示すように、複数のシステム利用者
における文書操作履歴リストを並べて示した画面におい
ても、それぞれのリストについてこの機能を適用するこ
とができる。

【００６６】このように、この実施形態の情報処理シス
テムによれば、花子さんが行なった報告書の作成業務を
遂行するにあたり、自分および他のシステム利用者によ
る文書操作履歴を画面に表示させ、それらを時間軸にて
同期させて対比させたり、特定の文書について履歴をた
どることが可能になり、履歴データを利用して目的とす
る文書をさまざまな角度から検索することが可能にな
る。また、文書操作履歴を通じて特定した文書から、そ
の文書を操作した業務を引き出すことを可能にすること
により、関連業務検索機能を使ってより効率的に必要な
文書が検索可能になる。

【００６７】また、文書の操作履歴エントリを組み合わ
せて業務として登録する場合、その業務の登録、開始宣
言、そして終了宣言が今までにはない新たな手間となる
可能性があったが、この発明では、業務管理に関する操
作をすべて文書検索作業の一環として組み込むことによ
り、システム利用者が比較的手間を惜しまない文書検索
作業を進めるなかで業務管理についてもその管理操作を
徹底させることができるため、システム利用者に業務登
録作業の操作負担を最小限に抑えて、より正確な業務デ
ータを数多く登録し管理することが可能となる。

【００６８】また、個人での文書操作履歴のみを扱う場
合には、時系列で管理すれば自分の記憶をたどることに
より自分が過去操作した文書を効率的に引き出すことが
できる反面、複数の利用者間での共同作業などにおいて
は、他人の文書操作履歴を辿ることは時空間を共有でき
ない場合に大変困難である。それに対して、この発明で
は、文書操作履歴リストに併せてリファレンス・イベン
トを表示することで、複数のシステム利用者間で共有す
る事象をたどることを可能にした。

【００６９】なお、前述した実施形態では、業務とし
て、通常のオフィス文書の作成、参照および更新を例に
とったが、これに限るものではなく、たとえば、献立情
報サービスによる献立情報の参照、テストならびにテス
ト結果の更新および参照なども含まれる。たとえば、個
人が料理の献立を文書として作成したり、この文書を参
照したり、また、コンピュータゲームの攻略法をまとめ
た文書を作成したり、この文書を参照したりすることな
どもこの発明における業務に含まれる。また単に文書を
参照するだけでもこの発明における業務に含まれる。

【００７０】さらに、前述した実施形態において記載し
た手法は、コンピュータに実行させることのできるプロ
グラムとして、たとえば磁気ディスク（フロッピーディ
スクやハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯ
ＭやＤＶＤなど）および半導体メモリなどのコンピュー
タ読み取り可能な記録媒体に記録して頒布することが可
能である。

【００７１】

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、利用者に負担を与えることなく、文書に関する操作
履歴と業務との関連づけを効率的に行なうことが可能に
なる。

【００７２】また、業務の登録・選択・開始手段を文書
操作履歴検索ツールの開始時に実行することにより、業
務の管理操作を本来手間を惜しまない文書の検索操作の
一部として利用者に認識させることができ、業務の管理
の見かけ上の煩わしさを改善することが可能となる。

【００７３】また、業務の終了手段を文書操作履歴検索
ツールの終了時に実行することにより、業務の管理操作
を本来手間を惜しまない文書の検索操作の一部として利
用者に認識させることができ、業務の管理の煩わしさを
改善することが可能となる。

【００７４】また、文書に対する操作を時系列な観点か
ら検索する履歴表示手段と、文書操作履歴を業務目的別
に予めグループ化した業務表示手段とを相互に関連づけ
ることにより、文書を検索する上での次元が広がり、よ
り効率的に目的の文書を引き出すことが可能になる。

【００７５】また、複数のシステム利用者によるそれぞ
れの文書操作履歴を並べて一覧表示する際に、特定の利
用者の一覧表示に時間軸を固定させる環境を提供するこ
とで、特定の利用者による時間的概念により他の利用者
の文書操作履歴を検索でき、また、時間軸を意識させな
い環境を選べるようにすることで、特定の利用者に関す
る文書操作履歴を任意の位置で表示させたまま他の利用
者に関する操作履歴表示を変更できるために、文書検索
の効率を飛躍的に向上させることが可能となる。

【００７６】また、複数のシステム利用者によるそれぞ
れの文書操作履歴を並べて一覧表示する際に、特定の文
書に関する操作履歴を表示する環境を提供することで、
システム利用者間で互いに文書操作のタイミングに関す
る知識が共有されない環境でも自分以外の利用者による
特定文書への操作履歴を効率よく表示させることが可能
となる。

【００７７】また、文書の操作履歴を一覧表示する際
に、同一の文書に関する連続的な操作についてはまとめ
て表示することで、操作履歴をよりわかりやすく表示す
ることが可能となる。

【００７８】また、文書の操作履歴を一覧表示する際
に、着目している文書操作およびその近傍の履歴を正確
に表示し、それ以外のエントリについては、たとえば文
書の作成と更新とに関する操作履歴のみを表示すること
で、文書の操作履歴を利用者にとってよりわかりやすく
一覧表示することが可能となる。

【００７９】また、文書の操作履歴を一覧表示する際
に、個人または組織単位のイベントを時間軸で同期させ
て表示することで、この個人または組織単位のイベント
から文書に関する操作履歴、すなわち、必要な文書を辿
ることが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施形態に係る情報処理システム全
体の構成を示すブロック図。

【図２】同実施形態の情報処理システムの要部の構成を
示す機能ブロック図。

【図３】同実施形態の文書記憶部に記憶されるデータ構
造の一例を示す図。

【図４】同実施形態の業務記憶部に記憶されるデータ構
造の一例を示す図。

【図５】同実施形態の履歴記憶部に記憶されるデータ構
造の一例を示す図。

【図６】同実施形態の情報処理システム上で動作する履
歴検索ツールを起動させてから終了するまでの処理の流
れを概念的に示す図。

【図７】同実施形態の業務選択ウィンドウの構成例を示
す図。

【図８】同実施形態の新規業務の登録／開始画面の一例
を示す図。

【図９】同実施形態の履歴検索ウィンドウの構成例を示
す図。

【図１０】同実施形態の業務終了ウィンドウの構成例を
示す図。

【図１１】同第２実施形態の履歴検索画面の一例を示す
図。

【図１２】同第２実施形態の関連業務検索リストの一連
を示す図。

【図１３】同第２実施形態の業務内容表示画面の一例を
示す図。

【図１４】同第３実施形態の履歴検索ウインドウ（時間
軸による同期表示時）の構成例を示す図。

【図１５】同第３実施形態の履歴検索ウインドウ（同一
文書に関する操作履歴による同期表示時）の構成例を示
す図。

【図１６】同第３実施形態の履歴表示オプションウィン
ドウの構成例を示す図。

【図１７】同第３実施形態の履歴検索ウィンドウ（連続
した同一操作履歴の一括表示時）の構成例を示す図。

【図１８】同第３実施形態の履歴検索ウィンドウ（リフ
ァレンス・イベント表示時）の構成例を示す図。

【図１９】同第３実施形態のリファレンス・イベント追
加画面の一例を示す図。

【図２０】図１８の履歴検索画面から花子に関する文書
操作履歴の一覧リストの表示部分だけを抜き出した図。

【符号の説明】

３ａ…文書操作処理部、３ｂ…履歴モニター処理部、３
ｃ…業務登録処理部、３ｄ…業務検索処理部、３ｅ…関
連文書検索処理部、３ｆ…関連業務検索処理部、３ｇ…
業務開始処理部、３ｈ…業務終了処理部、３ｉ…業務編
集処理部、３ｊ…履歴表示部、３ｋ…履歴検索部、１０
…クライアントコンピュータ、１１…業務管理ツール、
２０…サーバコンピュータ、２１…業務管理サービス、
２２…文書記憶部、２３…業務記憶部、２４…履歴記憶
部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者城所和明神奈川県川崎市幸区柳町70番地株式会社東芝柳町工場内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能を有する情報処理システムの文書管理方法で
あって、文書検索の開始時に実行業務を特定するステップと、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示するス
テップと、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を前記
特定された実行業務で操作された文書として関連づけて
管理するステップとを具備することを特徴とする文書管
理方法。
【請求項２】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合体
である業務を記憶する機能とを有し、この記録された操
作履歴の中から所望の操作履歴を検索して表示する履歴
検索ツールが動作する情報処理システムの操作履歴管理
方法であって、前記履歴検索ツールの起動時に実行業務を特定するステ
ップと、前記履歴検索ツールが表示する履歴検索画面上での操作
を前記特定された実行業務に関する操作としてその操作
履歴を記録するステップとを具備することを特徴とする
操作履歴管理方法。
【請求項３】前記履歴検索ツールの終了時に前記特定
された実行業務の終了か否かを問い合わせるステップ
と、前記問い合わせに対し終了である旨の返答が得られたと
きに前記特定された実行業務に関連づけた操作履歴の記
録を停止するステップとをさらに具備することを特徴と
する請求項２記載の操作履歴管理方法。
【請求項４】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合体
として識別される業務を記憶する機能とを有する情報処
理システムの操作履歴管理方法であって、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示するス
テップと、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を操作
対象とする操作履歴を含む業務を検索して一覧表示する
ステップとを具備することを特徴とする操作履歴管理方
法。
【請求項５】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から所
望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シス
テムの操作履歴表示方法であって、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示するステップと、前記操作履歴が一覧表示された複数人の利用者の中のい
ずれか一人を選択するステップと、前記複数人分の操作履歴を時間軸で同期させて一覧表示
するか否か指定するステップと、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記選択された利用者分として一覧表示される操
作履歴と時間軸で同期させてその他の利用者の操作履歴
を一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに一覧表示す
ると指定されたときに、利用者それぞれの操作履歴を互
いに独立させて一覧表示するステップとを具備すること
を特徴とする操作履歴表示方法。
【請求項６】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から所
望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処理
システムの操作履歴表示方法であって、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示するステップと、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択
するステップと、前記複数人分の操作履歴を前記選択された操作履歴に関
わる文書を操作対象とする最後の操作履歴で同期させて
一覧表示するか否か指定するステップと、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記利用者それぞれの操作履歴を前記選択された
操作履歴に関わる文書を操作対象とする最後の操作履歴
で同期させて一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに
一覧表示すると指定されたときに、利用者それぞれの操
作履歴を互いに独立させて一覧表示するステップとを具
備することを特徴とする操作履歴表示方法。
【請求項７】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から所
望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処理
システムの操作履歴表示方法であって、前記記録された操作履歴の中で連続して記録された操作
履歴をその連続数とともに一括して一覧表示するステッ
プを具備することを特徴とする操作履歴表示方法。
【請求項８】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から所
望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シス
テムの操作履歴表示方法であって、前記記録された操作履歴を一覧表示するステップと、前記表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択する
ステップと、前記選択された操作履歴、前記選択された操作履歴から
予め定められた位置的な範囲内にある操作履歴および前
記選択された操作履歴から予め定められた内容的な範囲
内にある操作履歴のみを抽出し、それぞれを識別可能に
差別化して一覧表示するステップとを具備することを特
徴とする操作履歴表示方法。
【請求項９】電子化された文書に関する操作履歴を記
録する機能と個人または組織単位の行事を記憶する機能
とを有する情報処理システムの操作履歴表示方法であっ
て、前記記録された操作履歴を一覧表示するステップと、前記一覧表示された操作履歴と時間軸で同期させて前記
記憶された個人または組織単位の行事を表示するステッ
プとを具備することを特徴とする操作履歴表示方法。
【請求項１０】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有する情報処理システムにおいて、文書検索の開始時に実行業務を特定する手段と、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示する手
段と、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を前記
特定された実行業務で操作された文書として関連づけて
管理する手段とを具備することを特徴とする情報処理シ
ステム。
【請求項１１】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合
体である業務を記憶する機能とを有し、この記録された
操作履歴の中から所望の操作履歴を検索して表示する履
歴検索ツールが動作する情報処理システムにおいて、前記履歴検索ツールの起動時に実行業務を特定する手段
と、前記履歴検索ツールが表示する履歴検索画面上での操作
を前記特定された実行業務に関する操作としてその操作
履歴を記録する手段とを具備することを特徴とする情報
処理システム。
【請求項１２】前記履歴検索ツールの終了時に前記特
定された実行業務の終了か否かを問い合わせる手段と、前記問い合わせに対し終了である旨の返答が得られたと
きに前記特定された実行業務に関連づけた操作履歴の記
録を停止する手段とをさらに具備することを特徴とする
請求項１１記載の情報処理システム。
【請求項１３】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合
体として識別される業務を記憶する機能とを有する情報
処理システムにおいて、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示する手
段と、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を操作
対象とする操作履歴を含む業務を検索して一覧表示する
手段とを具備することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１４】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シ
ステムにおいて、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示する手段と、前記操作履歴が一覧表示された複数人の利用者の中のい
ずれか一人を選択する手段と、前記複数人分の操作履歴を時間軸で同期させて一覧表示
するか否か指定する手段と、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記選択された利用者分として一覧表示される操
作履歴と時間軸で同期させてその他の利用者の操作履歴
を一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに一覧表示す
ると指定されたときに、利用者それぞれの操作履歴を互
いに独立させて一覧表示する手段とを具備することを特
徴とする情報処理システム。
【請求項１５】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処
理システムにおいて、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示する手段と、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択
する手段と、前記複数人分の操作履歴を前記選択された操作履歴に関
わる文書を操作対象とする最後の操作履歴で同期させて
一覧表示するか否か指定する手段と、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記利用者それぞれの操作履歴を前記選択された
操作履歴に関わる文書を操作対象とする最後の操作履歴
で同期させて一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに
一覧表示すると指定されたときに、利用者それぞれの操
作履歴を互いに独立させて一覧表示する手段とを具備す
ることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１６】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処
理システムにおいて、前記記録された操作履歴の中で連続して記録された操作
履歴をその連続数とともに一括して一覧表示する手段を
具備することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１７】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シ
ステムにおいて、前記記録された操作履歴を一覧表示する手段と、前記表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択する
手段と、前記選択された操作履歴、前記選択された操作履歴から
予め定められた位置的な範囲内にある操作履歴および前
記選択された操作履歴から予め定められた内容的な範囲
内にある操作履歴のみを抽出し、それぞれを識別可能に
差別化して一覧表示する手段とを具備することを特徴と
する情報処理システム。
【請求項１８】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と個人または組織単位の行事を記憶する機
能とを有する情報処理システムにおいて、前記記録され
た操作履歴を一覧表示する手段と、前記一覧表示された操作履歴と時間軸で同期させて前記
記憶された個人または組織単位の行事を表示する手段と
を具備することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１９】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有する情報処理システム上で文書管理を
実行するためのプログラムであって、文書検索の開始時に実行業務を特定し、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示し、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を前記
特定された実行業務で操作された文書として関連づけて
管理するように前記情報処理システムを動作させるプロ
グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体。
【請求項２０】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合
体である業務を記憶する機能とを有し、この記録された
操作履歴の中から所望の操作履歴を検索して表示する履
歴検索ツールが動作する情報処理システム上で操作履歴
管理を実行するためのプログラムであって、前記履歴検索ツールの起動時に実行業務を特定し、前記履歴検索ツールが表示する履歴検索画面上での操作
を前記特定された実行業務に関する操作としてその操作
履歴を記録するように前記情報処理システムを動作させ
るプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記
録媒体。
【請求項２１】前記プログラムは、さらに前記履歴検
索ツールの終了時に前記特定された実行業務の終了か否
かを問い合わせ、前記問い合わせに対し終了である旨の返答が得られたと
きに前記特定された実行業務に関連づけた操作履歴の記
録を停止するように前記情報処理システムを動作させる
請求項２０記載の記録媒体。
【請求項２２】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と前記記録された操作履歴の目的別の集合
体として識別される業務を記憶する機能とを有する情報
処理システム上で操作履歴管理を実行するためのプログ
ラムであって、前記記録された操作履歴を選択肢として一覧表示し、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれかが選択され
たときに、その選択された操作履歴に関わる文書を操作
対象とする操作履歴を含む業務を検索して一覧表示する
ように前記情報処理システムを動作させるプログラムを
記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項２３】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シ
ステム上で操作履歴表示を実行するためのプログラムで
あって、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示し、前記操作履歴が一覧表示された複数人の利用者の中のい
ずれか一人を選択し、前記複数人分の操作履歴を時間軸で同期させて一覧表示
するか否か指定し、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記選択された利用者分として一覧表示される操
作履歴と時間軸で同期させてその他の利用者の操作履歴
を一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに一覧表示す
ると指定されたときに、利用者それぞれの操作履歴を互
いに独立させて一覧表示するように前記情報処理システ
ムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み
取り可能な記録媒体。
【請求項２４】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処
理システム上で操作履歴表示を実行するためのプログラ
ムであって、前記記録された操作履歴を複数人分利用者別に並べて一
覧表示し、前記一覧表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択
し、前記複数人分の操作履歴を前記選択された操作履歴に関
わる文書を操作対象とする最後の操作履歴で同期させて
一覧表示するか否か指定し、前記操作履歴を同期させて一覧表示すると指定されたと
きに、前記利用者それぞれの操作履歴を前記選択された
操作履歴に関わる文書を操作対象とする最後の操作履歴
で同期させて一覧表示し、前記操作履歴を同期させずに
一覧表示すると指定されたときに、利用者それぞれの操
作履歴を互いに独立させて一覧表示するように前記情報
処理システムを動作させるプログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項２５】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に一覧表示する情報処
理システム上で操作履歴表示を実行するためのプログラ
ムであって、前記記録された操作履歴の中で連続して記
録された操作履歴をその連続数とともに一括して一覧表
示するように前記情報処理システムを動作させるプログ
ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項２６】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能を有し、この記録された操作履歴の中から
所望の操作履歴を検索して時系列に表示する情報処理シ
ステム上で操作履歴表示を実行するためのプログラムで
あって、前記記録された操作履歴を一覧表示し、前記表示された操作履歴の中のいずれか一つを選択し、前記選択された操作履歴、前記選択された操作履歴から
予め定められた位置的な範囲内にある操作履歴および前
記選択された操作履歴から予め定められた内容的な範囲
内にある操作履歴のみを抽出し、それぞれを識別可能に
差別化して一覧表示するように前記情報処理システムを
動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り
可能な記録媒体。
【請求項２７】電子化された文書に関する操作履歴を
記録する機能と個人または組織単位の行事を記憶する機
能とを有する情報処理システム上で操作履歴表示を実行
するためのプログラムであって、前記記録された操作履歴を一覧表示し、前記一覧表示された操作履歴と時間軸で同期させて前記
記憶された個人または組織単位の行事を表示するように
前記情報処理システムを動作させるプログラムを記録し
たコンピュータ読み取り可能な記録媒体。