JP2005267339A - ファイル管理システム、ファイル情報提示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルの利用効率の低下を防止する。
【解決手段】文書管理サーバ３０には、共有文書と、各文書に関する付加情報とが保持されている。クライアント１０において、アクセス監視部１３は、複製文書記憶部２０に格納された文書へのアクセス内容を監視し、アクセスがあったときにはそのアクセスの有無をローカル文書管理情報記憶部２１に記録させる。アプリケーションを起動して表示する文書が選択されたとき、情報取得部１５は、選択された文書に関するアクセス情報をアクセスログファイル２２から取得する。また、当該文書ＩＤを文書管理サーバ３０へ送ることで、当該文書の付加情報を取得する。表示処理部１６は、情報取得部１５が取得した表示対象の文書に関するローカル情報とリモート情報を確認画面上に表示する。
【選択図】図７

Description

本発明は、ファイルを集中管理するファイル管理サーバと、ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するクライアントとを有するファイル管理システム、特にファイルを利用する際の便宜を図るシステムの構成及び情報の提示に関する。

複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするには、文書管理用のサーバを設置して、文書をサーバにて集中管理させるようにシステム構築することは一般に行われている。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバに登録しておけば、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行わせることができる。文書管理サーバには、このように1乃至複数のユーザにより利用される文書が登録されることになるが、文書の実体や属性情報とは別個に、各文書に付加的な情報を関連付けて保持管理することは、一般に行われている。付加情報としては、文書の有効性を示す状態に関する情報や文書作成者による当該文書に対するメッセージなどの動的に追加、変更される情報がある。例えば、本願と同一出願人による特許出願(特願２００２−２７５４０１号)で扱う文書の版の状態が、この付加情報に相当する。

ところで、ユーザが文書管理サーバにより管理される文書を利用するには、文書管理サーバに利用する度にアクセスするよりもローカル側、すなわち自分が使用しているクライアントにダウンロードして使用する場合が少なくない。このように文書の複製をローカル側に作成しておけば利用する際に便利である。

しかしながら、文書の実体は複製として保持することはできても、前述した付加情報を取得するには文書管理サーバへその都度アクセスして取得しなければならなかった。付加情報に適宜追加、変更される情報が含まれている場合には、文書管理サーバから事前に取得しておくことができないからである。従って、従来において最新の付加情報を取得するには、ユーザは文書の利用時に情付加報を取得する処理操作を行わなければならなかったので、そのための処理操作が面倒であるとともに文書の利用効率の低下を招くおそれがあった。

また、従来においては、文書を利用する際に例えば過去にした表示や印刷等のアクセス内容をユーザに提示するような手段を設けていなかったので、取得した文書を再度ダウンロードして表示したり、印刷したことのある文書を再度印刷してしまうことがあった。このように、同じ作業を繰り返しされることで作業効率の低下を招く場合もあった。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、ファイルの利用効率の低下を防止することのできるファイル管理システム及びファイル情報提示方法を提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムは、ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて、前記クライアントは、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を格納するファイル格納手段と、前記ファイル格納手段に格納されているファイルに関する情報をローカル情報として記憶するローカル情報記憶手段と、前記ファイル格納手段に格納されているいずれかのファイルが利用されるときに、送信要求を発することによって前記ファイル管理サーバから当該ファイルに関する情報をリモート情報として取得する情報取得手段と、前記ローカル情報記憶手段に記憶された利用するファイルに関するローカル情報と、前記情報取得手段により取得された利用するファイルに関するリモート情報に基づいて当該ファイルに関する情報を出力する情報出力処理手段とを有することを特徴とする。

また、前記クライアントは、前記ファイル格納手段に格納されているファイルに対するアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報として前記ローカル情報記憶手段に記録するアクセス記録手段を有し、前記情報出力処理手段は、当該ファイルに関する情報に当該ファイルのアクセス情報を含めて出力することを特徴とする。

更に、前記ファイル管理サーバは、ファイルの状態に関する情報を当該ファイルの付加情報として記憶する付加情報記憶手段と、前記情報取得手段からの送信要求に応じて当該ファイルの付加情報を返信する情報提供手段とを有し、前記情報出力処理手段は、当該ファイルに関する情報に当該ファイルの付加情報を含めて出力することを特徴とする。

本発明に係るファイル情報提示方法は、ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて実施され、ファイルに関する情報を提示するファイル情報提示方法において、前記クライアントにおいて、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を取得した後、当該ファイルを利用するときに当該ファイルに関する情報をリモート情報として前記ファイル管理サーバから取得する取得ステップと、前記クライアントで保持されている利用するファイルに関するローカル情報と、前記取得ステップにより取得されたリモート情報に基づいて当該ファイルに関する情報を出力する出力ステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、クライアント側のみならずファイル管理サーバ側において管理されている情報をファイル利用時に自動的に取得して提示するようにしたので、ファイルを利用する際にファイル管理サーバ側から情報を取得するための付加的な処理操作をしなくてすむので便利である。また、ファイルの利用状態等を、当該文書を利用する前にユーザに確認させることができる。この結果、ユーザは、印刷、表示等過去に何らかのアクションをしたファイルに対して同じアクションを繰り返し実行させてしまうという無駄な作業をしなくてすむので、ファイルを利用する際の作業効率の低下を防ぐことができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。なお、本実施の形態では、本発明に係るファイル管理システムを、文書ファイルを集中管理する文書管理システムに適用した場合を例にして説明する。

実施の形態１．
図１は、本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態における文書管理システムは、本システムで扱う文書を集中管理する文書管理サーバ３０と、文書管理サーバ３０の管理対象とされる文書を利用するユーザによって使用される１乃至複数台のクライアント１０とをＬＡＮ(Local Area Network)１で接続した構成を有している。なお、各クライアント１０は、同じ構成でよいため図１では便宜的に１台のみ示した。

クライアント１０は、文書取得部１１、文書処理部１２、アクセス監視部１３、アクセス記録部１４、情報取得部１５及び表示処理部１６を有している。クライアント１０は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で実現できる。各構成要素１１〜１６が持つ処理機能は、ＰＣ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。文書取得部１１は、文書管理サーバ３０により集中管理されている利用したい文書を文書管理サーバ３０からダウンロードすることで取得する。あるいは、ウェブを経由して文書を取得する。更に、他のクライアントから電子メール等で配布されてきた文書を受け取る。なお、ウェブ経由あるいは電子メール等文書管理サーバ３０から直接取得しない文書も、所定の文書登録処理等によって文書管理サーバ３０の管理下にあるものとする。文書取得部１１は、以上のようにして取得した文書をローカル側、すなわちクライアント１０に設けた複製文書記憶部２０に保存する。なお、複製文書記憶部２０は、通常はＰＣ筐体内にあるハードディスクドライブで実現することを想定しているため「ローカル」と表現しているが、実際にはクライアントユーザが個人使用するために取得した文書の複製を格納できればよいため、例えば共用のサーバ上に複製文書記憶部２０が設けられていてもよい。また、取得する文書には、属性情報が付加されているものとする。文書処理部１２は、ユーザからの指示に応じて複製文書記憶部２０に保存された文書に所定の処理を施す。所定の処理というのは、文書の表示や印刷等文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用されうるが、本実施の形態では、文書の利用目的等詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理部１２と示した。アクセス監視部１３は、文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視しており、複製文書記憶部２０への文書保存や複製文書記憶部２０に保存されている文書に対するアクセスを検出する。アクセス記録部１４は、アクセス監視部１３により複製文書記憶部２０に保存されている文書へのアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報としてローカル文書管理情報記憶部２１に記録する。情報取得部１５は、複製文書記憶部２０に保存されている文書の中からユーザにより入力指定された文書に対する関連情報取得要求に応じて、当該文書の関連文書に関する情報を文書管理サーバ３０から取得する。表示処理部１６は、ローカル側にある文書に関する情報と、情報取得部１５により取得された関連文書に関する情報とに基づき各文書を関連付けて図６に例示した画面を生成して表示する。

文書管理サーバ３０は、文書管理部３１、関連文書情報設定部３２、付加情報管理部３３及び情報提供部３４を有している。文書管理サーバ３０は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。各構成要素３１〜３３が持つ処理機能は、サーバコンピュータ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。文書管理部３１は、本サーバにて管理対象とする文書の管理全般を行う。具体的には、文書データベース４０への文書の登録／削除、ユーザからの要求に応じて文書のダウンロード等を行う。関連文書情報設定部３２は、管理者等による所定の入力操作に従い関連文書情報記憶部４１に関連文書情報の登録、更新、削除等の情報管理を行う。付加情報管理部３３は、文書作成者等が使用するクライアント１０から送られてくる付加情報を収集し、付加情報記憶部４２に登録するなど付加情報の管理全般を行う。情報提供部３４は、クライアント１０からの要求に応じて各種情報を提供する。

本実施の形態は、ローカル側にある文書に関する情報とそのローカル文書と関連性のあるリモート側(文書管理サーバ３０)にある文書に関する情報とを同じビューで表示することによってローカル文書とリモート文書との関係が一目瞭然に把握できるようにしたことを特徴としている。ここで、本実施の形態において特徴的な画面表示処理を実行するためには、クライアント１０及び文書管理サーバ３０の双方にて必要な情報を収集、生成しておく必要があるため、最初にこれらの処理について説明する。

図２は、本実施の形態における関連文書情報のデータ構成例を示した図である。本実施の形態では、関連性のある文書群ごとにグループＩＤを識別情報として割り当ててグループ管理している。各グループ情報には、グループＩＤに対応させて当該グループに属する各文書の文書ＩＤが設定登録される。

図３は、本実施の形態における付加情報のデータ構成例を示した図である。文書には、文書ＩＤ、文書名、作成日時等の属性情報が付加されるが、本実施の形態では、その属性情報とは別に、文書作成者等によって文書利用者に知らせたいメッセージなどの文書利用に有効な付加情報を各文書に対応させて設定する。付加情報管理部３３は、文書作成者等の要求に応じて付加情報を付加情報記憶部４２に登録する。本実施の形態では、各文書に付加情報として、各文書の有効性とメッセージ情報が文書ごとに設定される。文書は、例えば、改訂版が作成されたために当該文書は旧版となった場合、あるいは改訂作業中のために一時ダウンロードを休止させたいような場合に無効にされる。また、必要により有効に設定変更される。文書が無効と設定変更されても文書データベース４０からは削除されない。メッセージ情報には、文書作成者が文書利用者に知らせたいメッセージと、その登録日時が含まれる。メッセージが設定できるようにしたことで自由度の高い報告を実現できる。なお、文書の有効性は、文書の状態を示す情報なので、文書ごとに単一の情報であるが、メッセージ情報は、一文書に対して複数設定することが可能である。図３には、メッセージの例をいくつか示した。

図４は、本実施の形態におけるローカル文書管理情報のデータ構成例を示した図である。ローカル文書というのは、本実施の形態の場合、文書管理サーバ３０により管理される文書を複製することで作成された文書のことをいう。ローカル文書のうち、「保存されている文書」というときには、現時点で複製文書記憶部２０に保存されている文書のことを意味するが、「保存されたことのある文書」というときには、現在保存されている文書のみならず、過去には保存されていたが、現時点では削除されたことにより保存されていない文書も含まれる。

ここで、ローカル文書管理情報の説明とあわせてローカル文書管理情報記憶部２１へのローカル文書管理情報の設定処理について説明する。

アクセス監視部１３は、前述したように文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視している。文書取得部１１が例えばユーザの操作に応じて文書管理サーバ３０から指定された文書を取得し、複製文書記憶部２０に保存したとする。この文書取得部１１による動作をアクセス監視部１３が検出すると、アクセス記録部１４は、取得した文書に関する管理情報レコードをローカル文書管理情報記憶部２１に新規に登録する。つまり、文書取得部１１が文書を取得したとき、管理情報レコードには、取得した文書の文書ＩＤに対応させて取得先とアプリケーションが設定される。「取得先」というのは、当該文書をどの経路にて取得したかを特定するための情報である。本実施の形態では、上記において例示したダウンロードにより文書管理サーバ３０から取得する経路、電子メールにより文書作成者使用のクライアントから取得する経路、ユーザが所定のＵＲＬを指定してウェブを経由して取得する経路を想定しているので、取得先としてはいずれかの経路、具体的には“サーバ”、“メール”、“Ｗｅｂ”が設定されることになる。また、「アプリケーション」には、例えばマイクロソフト社製のＷＯＲＤや富士ゼロックス社製のＤＯＣＵＷＯＲＫＳなど文書を作成するときに使用したアプリケーションの種別が設定される。その他の項目には有無の別が設定されることになるが、ここでは初期値として“無”が設定される。

以上のようにローカル文書管理情報記憶部２１に管理情報が登録されている文書を、例えばユーザが印刷したとする。この印刷処理は、文書処理部１２により実行されるが、この文書処理部１２による動作をアクセス監視部１３が検出すると、アクセス記録部１４は、印刷が実行された文書に関する管理情報レコードに含まれるアクセス情報のうち「印刷」を“無”から“有”に変更する。また、例えばユーザが文書を編集したとすると、同様にして「編集」を“無”から“有”に変更する。このように、文書に対するアクセスがあったか否かを示すフラグ情報（“無”，“有”）を変更することで、当該文書に対してどのような内容のアクセスがされたかを管理することができる。

また、アクセス情報にはリモートの情報に対する処理も含めることができる。例えば、有効性が無効に変更されていることを文書の表示時に表示した後、ユーザが「確認したので次回からは表示しない」といった指示を行った場合には、「有効性の確認」が“無”から“有”に変更される。同様にメッセージ情報を確認した場合には「メッセージ情報の確認」が“無”から“有”に変更される。

なお、「削除」が“有”に変更されたということは、当該文書はクライアント１０から削除されたことを意味する。「削除」というアクセス情報があることから理解できるように、削除されたことにより複製文書記憶部２０に存在しなくなった文書でもローカル文書管理情報記憶部２１によって管理情報は継続して管理される。また、本実施の形態では、アクセス内容を示す種類として表示、印刷、削除、編集、コピーを例示したが、これに限定されるものではなく、更に異なるアクセス種別をアクセス情報に追加してもよい。また、過去に表示した際に当該文書のサムネイルが作成されたとき、またブックマークが設定されたときにも同様に対応する各フラグは、“無”から“有”に変更される。

次に、本実施の形態における文書の表示処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。なお、ここでいう「文書の表示」というのは、文書の内容を実際に表示することを意味するのではなく、例えば所定のアプリケーションを用いて文書名やサムネイル等文書を特定できる情報を表示することをいう。

ユーザは、文書を表示させるために所望のアプリケーションを起動する。これにより、以降説明する文書表示処理が開始される。本実施の形態における文書表示処理では、最終的に図６に例示した画面を表示することになるが、図１に示した表示処理部１６は、この起動されたアプリケーションに組み込まれたり、あるいはアプリケーションと連係動作することでこの画面を表示することになる。なお、はじめて文書が表示されるときには当該文書の管理情報レコードに含まれる「表示」が“無”から“有”に変更されるが、管理情報レコードに含まれる「内容の閲覧」の状態は変更されない。「内容の閲覧」が“無”から“有”に変更されるタイミングは、内容を閲覧できる専用ビューワーで表示したときである。

例えば前述のＤＯＣＵＷＯＲＫＳ(商標)を起動して複数の文書を表示させたとする(ステップ１０１)。そして、その文書の中から利用する一つの文書をユーザが選択したとする(ステップ１０２)。なお、この選択操作によって該当文書は反転表示された状態になる。この状態のとき、本実施の形態では、表示モードの切り替え可能な状態にある。ユーザがアプリケーションが本来的に持つ通常の表示状態から本実施の形態において特徴的な表示モードを切り替えるために所定の操作を行ったとする（ステップ１０３）、情報取得部１５は、この操作に応じて表示処理部１６から送られてくる指示に従い、表示対象の文書（以下、「表示対象文書」）の文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ１０４)。

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている表示対象文書の文書ＩＤをキーにして関連文書情報記憶部４１を検索することによって表示対象文書の関連文書の文書ＩＤを抽出する。そして、文書管理部３１は、関連文書の属性情報及び付加情報のうち少なくとも有効性を示す情報を各記憶部４０，４２から取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ１０５)、それらの情報と表示対象文書に関する情報、すなわち、ローカル文書管理情報記憶部２１から表示対象文書の管理情報レコードを取り出して表示処理部１６に渡す。

表示処理部１６は、情報取得部１５が取得した情報に基づき図６に例示した画面を作成して表示する(ステップ１０６)。以下に、作成した画面例の構成について説明する。

ユーザによる所定操作によって表示モードが切り替えられると、図６に示した画面が表示されることは前述したとおりである。この表示画面において、文書４２ａ〜４２ｅは、用紙の形状及び向きに合わせて表示されることで存在が表現される。各文書４２の下方には、属性情報から特定できる文書名が表示される。この例では、関連文書情報によって５つの文書が関連付けられていることがわかる。各文書４２の作成日時は、各文書の属性情報から把握できるので、各文書を矢印４３でつなぐことで作成順を提示することができる。なお、文書の並び順を文書の作成日時から決めるのではなく、関連文書情報における文書ＩＤの並び順(登録順)としてもよい。

文書の実体がローカル側にない場合には、文書４２ａ，４２ｄのように「Not Exist」などのような表示形態にてその旨を知らせる。これにより、文書がローカル側にあるかリモート側にあるかを一目瞭然に確認させることができる。本実施の形態では、このように関連文書がどちらにあっても文書間の関連性を提示することができる。また、ローカル文書管理情報からサムネイルが作成されていることを認識できると、表示処理部１６は、文書をサムネイルで表示する。サムネイルがない場合には文書４２ｃのように当該文書作成のアプリケーションを示すアイコンで該当する文書を表示する。

本実施の形態では、更に付加機能として各文書に関する情報もあわせて表示する。本実施の形態では、“Ｐ”、“Ｖ”，“×”という３種類のマーク４４，４６，４８を例示している。“Ｐ” マーク４４及び“Ｖ”マーク４６は、ローカル文書管理情報に含まれるアクセス情報のうち「印刷」及び「内容の閲覧」の有無を提示するものであり、このマークが表示されている文書は、ユーザが過去に印刷または内容の閲覧をしたことがあることを知らせるためのマークである。なお、削除や編集、コピー等も同様にマークを設けてユーザに知らせることができる。また、“×”マーク４８は、当該文書が無効になっていることを知らせるためのマークであり、これは、付加情報に含まれる有効性に基づき提示することができる。

なお、表示対象文書は、通常、ユーザがステップ１０２において画面上から指摘するので、表示対象文書がどれであるかは図６における表示例のように明示する必要はないが、表示対象文書識別用のマークを別途設けて該当する文書に対応させて表示するようにしてもよい。ユーザは、この表示モードにより表示された画面上で何らかの処理操作を行う(ステップ１０７)。そして、表示画面上のモード切替ボタン５０の選択操作が行われたときにはアプリケーションにおける既存の表示画面に戻ることになる(ステップ１０８)。

本実施の形態によれば、以上のようにして関連文書がローカル側とリモート側に散在していたとしても、文書の関連性を提示することができ、また、ローカル側にある文書に関する情報とリモート側にある文書に関する情報とを同じ画面上で提示することができる。これにより、関連文書に関する情報を別途取得する処理操作を行う必要がないためユーザにおける文書に対する作業効率を向上させることができる。また、ローカル側における文書整理や検索効率等文書利用の効率化を向上させることができる。

なお、本実施の形態では、表示処理部１６を設けて文書の関連性を画面表示する場合を例にしたが、情報出力手段用紙に印刷したり、ファイルに保存するなど他の出力先へ出力する情報出力手段を設けてもよい。

また、本実施の形態では、関連文書情報を文書管理サーバ３０に保持させて、関連情報取得要求に含まれている文書ＩＤに基づいて表示対象文書の関連文書を文書管理サーバ３０側で特定するように構成したが、関連文書情報を各クライアント１０に保持させることで表示対象文書の関連文書をクライアント１０側で特定できるように構成してもよい。この場合は、文書管理サーバ３０へ送信する関連情報取得要求に関連文書の文書ＩＤを含めることで関連文書がどの文書であるかをクライアント１０が文書管理サーバ３０に知らせることになる。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、利用したい文書(表示対象文書)に関する情報並びに表示対象文書の関連文書についての情報を同じビューで表示できるようにしたことで、文書を利用するユーザの便宜を図るようにした。本実施の形態では、以下の点に着目してユーザの便宜を図るようにした。

本実施の形態において用いる付加情報などのように文書に付加的な情報を関連付けて文書管理サーバ３０などで管理することは、一般に行われている。従って、ユーザがその文書に関する付加情報を入手したいときには、文書管理サーバ３０へアクセスして取得すればよい。これにより、例えば、利用しようとする文書が無効になっていたなどの付加情報が取得できるので、無効になった文書に対する編集等の無駄な処理を未然に防止することができる。しかしながら、取得するには、文書を利用する際にその都度文書管理サーバ３０へのアクセス操作を行わなければならず、面倒である。

そこで、本実施の形態では、ローカル側にあるアクセス情報等のみならずリモート側にある情報を、文書を利用する際に自動的に取得してユーザに提示できるようにした。本実施の形態では、このように利用する文書に特化した文書利用の便宜を図るものである。

図７は、本実施の形態における文書管理システムを示した構成図である。なお、実施の形態１と同じ構成要素には同じ符号をつける。実施の形態１におけるアクセス記録部１４は、表示、印刷等のアクセスがあったか否かをフラグ情報としてローカル文書管理情報記憶部２１に記録するようにしていた。本実施の形態におけるアクセス記録部１４は、更にアクセスの内容をアクセスログファイル２２に具体的に記録するようにした。本実施の形態におけるアクセスログファイル２２のデータ構成例を図８に示す。「文書ＩＤ」は、アクセスされた文書の文書ＩＤである。アクセス日時は、そのアクセスされた日時である。「取得先」は、前述したように文書がどこから取得されたかを示すデータであり、取得した時点に設定される。「アクセス者」は、文書にアクセスしたユーザであり、ユーザＩＤによって特定する。本実施の形態では、各クライアント１０を、オーナーである一ユーザによって使用することを想定しているため、後述する表示処理においては「アクセス者」は特に用いない。「アクセス内容」は、アクセスの種類を示したデータであり、ローカル文書管理情報の表示、印刷等のアクセス情報に相当する。アプリケーションは、文書がアクセスされたときに利用されたアプリケーションが設定される。

本実施の形態では、アクセスログファイル２２を設けたこと、アクセス記録部１４及び表示処理部１６における処理内容が異なる以外は、基本的には実施の形態１と同じである。

以下、本実施の形態における文書表示処理について図９に示したフローチャートを用いて説明する。実施の形態１と同様に、アクセス監視部１３は文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視し、何らかのアクセスを検出したときにはアクセス記録部１４に、ローカル文書管理情報記憶部２１にアクセス情報等を記録させ、更にアクセスログファイル２２にアクセスログを記録させる。

ユーザが所望の文書利用のアプリケーションを起動し、表示された文書の中から利用する文書を１つ選択したとする。文書が選択されたことを認識すると(ステップ２０１)、情報取得部１５は、表示処理部１６からの指示に応じて利用対象文書の文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ２０２)。

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている利用対象文書の文書ＩＤをキーにして当該文書の属性情報、関連情報及び付加情報等を、各記憶部４０，４１，４２を検索することによって取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ２０３)、続いて、利用対象文書に関する情報をローカル文書管理情報記憶部２１およびアクセスログファイル２２から取り出す(ステップ２０４)。そして、取得した情報を表示処理部１６へ渡す。なお、リモート側からの情報取得(ステップ２０２，２０３)とローカル側からの情報取得(ステップ２０４)の処理の順番は逆でもよい。

表示処理部１６は、情報取得部１５が取得した情報に基づき図１０に例示した確認画面を作成して表示する(ステップ２０５)。ここで、作成した画面例の構成について説明する。

例えば、文書アイコンをダブルクリックなどして文書が選択されると、通常は対応アプリケーションによってその文書の内容が実際に表示されるわけであるが、本実施の形態では、内容表示の前に図１０に例示した確認画面が表示される。図１０に示した確認画面では、「閉じる」ボタンの上に４つのメッセージが例示されている。１番目は、文書の有効性についてのメッセージであり、文書管理サーバ３０から取得した付加情報に基づき表示されたメッセージである。２番目は、関連文書についてのメッセージであり、文書管理サーバ３０から取得した関連文書情報に基づき表示されたメッセージである。３番目は、過去に閲覧(表示)したことを示すメッセージであり、クライアント１０の内部に保持しているアクセスログに基づき表示されたメッセージである。そして、４番目は、過去に印刷したことを示すメッセージであり、クライアント１０の内部に保持しているアクセスログに基づき表示されたメッセージである。ユーザは、この確認画面に表示されたメッセージを参照することで、これから利用しようとする文書に対して行われたアクション並びに文書の状態を事前に確認することができる。例えば、確認画面に文書が無効になっているとか、最新版が作成されたなどのメッセージが含まれていれば、編集を行うために文書を利用しようとしたときに、無駄な編集処理をユーザにさせずにすむ。

さらに、文書が無効になっているかどうかのようなリモート側の情報を既に確認している場合には図１０に示した確認画面に「この文書は無効です」などと表示することで、同じ情報に対する無駄な判断をユーザにさせずにすむ。また、この確認画面は文書の内容表示をした直後でもかまわないし、内容を表示している最中ずっと表示し続けてもよい。

ユーザは、この確認画面に表示されたメッセージを確認した後に、起動したアプリケーションの処理機能を利用して所定の表示処理等の実行する(ステップ２０６)。もし、当該文書が無効であったときには、処理を即座に中止したり、ユーザの選択によって中止または操作を継続することもできる。さらに、ユーザ確認済のリモート側の情報は図１０に表示させないように表示を制御することで、ユーザに対して同じ情報を何度も確認させることなく常に当該ユーザの知らない新しい情報のみを提供できるようになる。

このように、本実施の形態では、ローカル側のみならずリモート側において保持管理されている情報を文書利用時に自動的に取得して提示するようにしたので、文書を利用する際にリモート側から情報を取得するための付加的な処理操作をしなくてすむので便利である。また、当該文書の利用状態等を、文書を利用する前にユーザに確認させることができる。この結果、ユーザは、過去に印刷、表示等過去に何らかのアクションをした文書に対して同じアクションを繰り返し実行させてしまうという無駄な作業をしなくてすむので、文書を利用する際の作業効率の低下を防ぐことができる。

なお、アクセス情報として、実施の形態１ではアクセスの有無を、本実施の形態ではアクセス時刻等のアクセスに関する具体的な内容を想定し、それぞれローカル文書管理情報記憶部２１及びアクセスログファイル２２で別個に保持するようにしているが、これらの文書に関する情報の記憶手段は、単一の記憶手段で構成するようにしてもよい。

実施の形態３．
上記実施の形態１，２では、文書を利用する際に当該文書に関する情報をそれぞれユーザに提示することを特徴としている。本実施の形態では、以下の点に着目してユーザの便宜を図るようにした。

例えば、ユーザは、繰り返し利用するために文書を印刷して保管する場合は少なくない。従って、いったん印刷すると、通常は印刷した文書を利用すればよいため、複製文書記憶部２０に電子的に保存した当該文書にアクセスしなくてもよくなる。ここで、仮に、当該文書に誤記が見つかったなどの理由で文書の有効性の状態が無効に変更されたとする。上記実施の形態１，２においては、電子的に保存された当該文書を利用さえすれば、ユーザは、当該文書が無効に変更されたことを知ることができる。しかしながら、印刷文書のみを利用する限り、ユーザは文書が無効に変更されたことを知ることはできない。

そこで、本実施の形態においては、電子文書へのアクセスの有無に関係なく所定のタイミングで、ユーザにより予め設定された条件に合致した文書に対して、当該文書の状態をユーザに知らせることができるようにした。

図１１は、本実施の形態における文書管理システムを示した構成図である。なお、実施の形態１，２と同じ構成要素には同じ符号をつける。本実施の形態における文書管理システムは、実施の形態２に示したシステム構成に文書状態監視部１７及び監視項目情報設定テーブル２３を更に追加した構成を有している。文書状態監視部１７は、監視項目情報設定テーブル２３の監視項目情報に設定されている通知条件に合致する文書が存在するかを確認し、もし存在した場合にはその旨を含む通知情報をユーザに通知する。

図１２は、本実施の形態における監視項目情報設定テーブル２３に設定登録されている監視項目情報の例を示した図である。監視項目情報には、ユーザに通知すべき条件が設定されるが、本実施の形態では、クライアント１０側において文書に対するアクセス内容に関する条件が設定されるローカル通知条件と、文書管理サーバ３０側において文書の状態に関する条件が設定されるリモート通知条件との組み合わせによって設定される。

図１２に示した１番目の設定例によると、ローカル側では“印刷 有”、リモート側では“無効”なので、クライアント１０で印刷された文書であって、かつ文書の有効性が無効となっている文書が存在すれば、その文書はユーザへの通知条件に合致していると判断される。

次に、本実施の形態における動作について図１３に示したフローチャートを用いて説明する。

文書状態監視部１７は、文書利用時とは無関係に所定のタイミングで起動される。本実施の形態の場合、所定のタイミングというのは、定時処理を想定しているが、これに限定されることはなく、例えばユーザによりマニュアルで指示操作されたタイミングもよい。起動後、文書状態監視部１７は、ローカル文書管理情報記憶部２１に登録されている先頭のレコードから順に文書ＩＤを取り出しながら処理をすすめていくことになる。まず、１つの文書ＩＤを抽出すると(ステップ３０１)、情報取得部１５は、文書状態監視部１７からの指示に応じて抽出された文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ３０２)。

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている文書ＩＤをキーにして当該文書の属性情報、関連情報及び付加情報等を、各記憶部４０，４１，４２を検索することによって取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ３０３)、続いて、処理対象の文書に関する情報をローカル文書管理情報記憶部２１あるいは必要に応じてアクセスログファイル２２から取り出す(ステップ３０４)。そして、取得した情報を文書状態監視部１７へ渡す。なお、リモート側からの情報取得(ステップ３０２，３０３)とローカル側からの情報取得(ステップ３０４)の処理の順番は逆でもよい。

文書状態監視部１７は、上記の情報取得処理にて取得したローカル側の情報とリモート側の情報とを監視項目情報に設定されている条件に合致するか否かを照合する(ステップ３０６)。もし、合致しているのであれば、文書状態監視部１７は、例えばその旨を伝えるべく監視情報を画面表示したり、レポートを作成して電子メールにて送信したり所定のプリンタから印刷したりするなど何らかの方法によってユーザに通知する(ステップ３０７)。もし、合致していなければ、何も通知しない。

図１２に示した１番目の設定例によると、ローカル側では“印刷 有”、リモート側では“無効”なので、処理対照の文書がクライアント１０で印刷された文書であって、かつ文書の有効性が無効となっているときに通知対象となる。つまり、ユーザは、保管した印刷文書を繰り返し利用している場合でも、上記のような方法にて印刷文書は無効であるという旨を知らされることになる。これにより、無効になった文書を使い続けてしまうというような無駄あるいは不適な作業をユーザに行わせないことができる。

図１２に示した２番目の設定例によると、ローカル側では“削除 有”、リモート側では“関連文書の新規登録”なので、処理対照の文書がクライアント１０で削除された後でも例えば最新版などの関連文書が作成されたことをユーザは知ることができるので、最新版を即座に入手することができる。また、削除した文書も監視対象とすることができるので、付加情報等を取得するためにだけ当該文書を取得するようなことはしなくてすむ。

以上の処理をローカル文書管理情報記憶部２１に登録された全ての文書に対して繰り返し行う(ステップ３０８)。

本実施の形態によれば、電子文書を実際に利用しないときや削除した後でも文書の状態等をユーザに通知することができるので、ユーザの文書利用の効率化を図ることができる。本実施の形態では、監視項目情報を設定して、その中に設定された通知条件に合致したときのみ、該当する文書についてその旨をユーザへ通知するようにした。通知条件を設定せずに全ての文書に対して現在の状態等をユーザへ通知するようにしてもよいが、本実施の形態では、実施の形態２とは異なり利用対象の文書に限定しないため通知する情報量が膨大になってしまうおそれがあるので通知条件を設定することにした。また、ユーザにとってみても何の問題のない文書に関する情報は、特に必要でないと考えられる。従って、監視項目情報設定テーブル２３に、管理者やクライアントユーザが任意に監視項目情報を設定登録できるようにしておくことが望ましい。

また、本実施の形態を実施の形態２と組み合わせて、図１０に示した確認画面には、通知条件に合致したアクセス情報と付加情報等のみを表示させるようにしてもよい。

なお、本実施の形態においては、文書状態監視部１７に処理対象の文書に関する情報を全て収集するようにしたが、情報収集前に監視項目情報を参照して監視に必要な情報を絞り込んで、その情報だけを収集するようにしてもよい。また、本実施の形態では、典型例として、ローカル側における文書へのアクションとリモート側で管理されている文書の状態との組み合わせによってユーザに通知するか否かの条件を設定するようにしたが、必ずしもアクションと状態との組み合わせに限定する必要はなく、文書のアクションだけ、文書の状態だけ、あるいは複数のアクション又は状態の組み合わせ等を通知条件として設定するようにしてもよい。

上記各実施の形態においては、前述したそれぞれの情報の提示方法によってクライアントユーザのために文書利用の便宜を図ることができる。各実施の形態において説明した構成並びに情報の表示処理は、単独でもまた組み合わせても実施することができる。

また、上記各実施の形態において示した各構成要素は、本願と同一出願人による特許出願（特願２００２−２７５４０２号）に記載されたファイル管理システムと組み合わせて実施すれば、より効率的かつ効果的なシステムを実現できる。

なお、上記各実施の形態においては、説明の便宜上、情報を格納する手段である文書データベース４０、関連文書情報記憶部４１及び付加情報記憶部４２を文書管理サーバ３０に配設したが、これらの手段は必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ３０の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。

実施の形態１における文書管理システムを示したブロック構成図である。 実施の形態１における関連文書情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態１における付加情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態１におけるローカル文書管理情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態１における文書の表示処理を示したフローチャートである。 実施の形態１における文書表示処理により表示される画面の例を示した図である。 実施の形態２における文書管理システムを示したブロック構成図である。 実施の形態２におけるアクセスログのデータ構成例を示した図である。 実施の形態２における文書の表示処理を示したフローチャートである。 実施の形態３における文書表示処理により表示される確認画面の例を示した図である。 実施の形態３における文書管理システムを示したブロック構成図である。 実施の形態３における監視項目情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態３における文書の表示処理を示したフローチャートである。

符号の説明

１ ＬＡＮ、１０ クライアント、１１ 文書取得部、１２ 文書処理部、１３ アクセス監視部、１４ アクセス記録部、１５ 情報取得部、１６ 表示処理部、１７ 文書状態監視部、２０ 複製文書記憶部、２１ ローカル文書管理情報記憶部、２２ アクセスログファイル、２３ 監視項目情報設定テーブル、３０ 文書管理サーバ、３１ 文書管理部、３２ 関連文書情報設定部、３３ 付加情報管理部、３４ 情報提供部、４０ 文書データベース、４１ 関連文書情報記憶部、４２ 付加情報記憶部。

Claims (4)

1. ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、
   前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントと、
   を有するファイル管理システムにおいて、
   前記クライアントは、
   前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を格納するファイル格納手段と、
   前記ファイル格納手段に格納されているファイルに関する情報をローカル情報として記憶するローカル情報記憶手段と、
   前記ファイル格納手段に格納されているいずれかのファイルが利用されるときに、送信要求を発することによって前記ファイル管理サーバから当該ファイルに関する情報をリモート情報として取得する情報取得手段と、
   前記ローカル情報記憶手段に記憶された利用するファイルに関するローカル情報と、前記情報取得手段により取得された利用するファイルに関するリモート情報に基づいて当該ファイルに関する情報を出力する情報出力処理手段と、
   を有することを特徴とするファイル管理システム。
2. 請求項1記載のファイル管理システムにおいて、
   前記クライアントは、前記ファイル格納手段に格納されているファイルに対するアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報として前記ローカル情報記憶手段に記録するアクセス記録手段を有し、
   前記情報出力処理手段は、当該ファイルに関する情報に当該ファイルのアクセス情報を含めて出力することを特徴とするファイル管理システム。
3. 請求項1又は２記載のファイル管理システムにおいて、
   前記ファイル管理サーバは、
   ファイルの状態に関する情報を当該ファイルの付加情報として記憶する付加情報記憶手段と、
   前記情報取得手段からの送信要求に応じて当該ファイルの付加情報を返信する情報提供手段と、
   を有し、
   前記情報出力処理手段は、当該ファイルに関する情報に当該ファイルの付加情報を含めて出力することを特徴とするファイル管理システム。
4. ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて実施され、ファイルに関する情報を提示するファイル情報提示方法において、
   前記クライアントにおいて、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を取得した後、当該ファイルを利用するときに当該ファイルに関する情報をリモート情報として前記ファイル管理サーバから取得する取得ステップと、
   前記クライアントで保持されている利用するファイルに関するローカル情報と、前記取得ステップにより取得されたリモート情報に基づいて当該ファイルに関する情報を出力する出力ステップと、
   を含むことを特徴とするファイル情報提示方法。

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