JP4347639B2 - 文書管理処理方法 - Google Patents
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Description
更新通知要求:更新を通知し、更新分の保存の要否をユーザ側で定める旨の指示、
委任保存要求:更新の通知を受けず、所定の割合の他ユーザが更新分を保存したときは自己もその更新分の保存を要求したものとみなす旨の指示。
具体的には、文書保存処理部11は、ユーザ端末4から文書データの保存要求とともにユーザ指示情報を受け付け、保存対象の文書データの識別情報(文書URL)および要求したユーザ識別情報(ユーザID)をユーザ指示データベース15に設定する。
更新通知要求:指示フラグ=1、
委任保存要求:指示フラグ=2。
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきWWWサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理過程と、
所定の期間または契機に、前記WWWサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理過程と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理過程とを備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。
前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として前記文書データが更新された場合に更新通知を要求する旨の更新通知要求を受け付け、前記更新通知要求をユーザ指示記憶手段に設定し、
前記更新確認処理過程では、前記文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記更新通知要求が設定されているユーザに対し、前記文書データの更新を通知する
ことを特徴とする文書管理処理方法。
前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として、前記文書データが更新された場合に、他ユーザがした前記文書データの更新データの保存要求の存在により自ら前記更新データの保存要求をしたとみなす旨の委任保存要求を受け付け、前記委任保存要求をユーザ指示記憶手段に設定し、
前記更新確認処理過程では、文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記委任保存要求が設定されているユーザについて、前記ユーザの前記更新データの保存要求を生成する
ことを特徴とする文書管理処理方法。
前記更新確認処理過程では、前記文書データの保存要求をしたユーザ数に対する前記委任保存要求を指定したユーザ数の割合が所定のしきい値を超えた場合に、前記委任保存要求を指定したユーザに対して、前記ユーザ指示情報の設定を見直す旨の通知を行う
ことを特徴とする文書管理処理方法。
前記しきい値は、管理者端末から入力により任意に設定されるものである
ことを特徴とする文書管理処理方法。
さらに、所定の期間または契機により、前記文書管理記憶手段に保存された前記文書データのデータサイズの合計をユーザ単位もしくは所定の組織単位に算出し、前記合計を所定の管理者端末へ通知する利用状況報告処理過程を備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきWWWサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理手段と、
所定の期間または契機に、前記WWWサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理手段と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理手段とを備える
ことを特徴とする文書管理装置。
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきWWWサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理と、
所定の期間または契機に、前記WWWサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理とを、
コンピュータに実行させるための文書管理処理プログラム。
11 文書保存処理部
12 更新確認処理部
13 利用状況報告処理部
14 閲覧処理部
15 ユーザ指示データベース
16 文書管理データベース
17 ユーザ管理データベース
18 組織管理データベース
2 ネットワーク
3 WWWサーバ
4 ユーザ端末
5 管理者端末
Claims (4)
- 文書データおよび前記文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段を備えるコンピュータが実行する、ユーザの保存要求にもとづいてWWWサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理処理方法において、
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するためのユーザ識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付ける処理過程と、
文書データ、および前記文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段に前記データ識別情報に一致する文書データが保存されていない場合に、WWWサーバから前記文書データを取得して前記文書管理記憶手段に保存する処理過程と、
前記保存した文書データについて、データ識別情報、閲覧可能なユーザを示す前記保存要求をしたユーザのユーザ識別情報、および同一のデータ識別情報の文書データ間の保存の順序を示す世代情報を記録する管理情報を前記文書管理記憶手段に保存する処理過程と、
前記管理情報に記録した各ユーザの指示情報であって、前記文書データの更新があった場合に更新通知を要求する更新通知要求の指示、または前記文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求により保存された場合に前記保存された更新文書データに対する自己の保存要求の生成を要求する委任保存要求の指示のいずれかの指示を記録するユーザ指示情報をユーザ指示情報記憶手段に保存する処理過程と、
所定の期間または契機に、前記WWWサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されていたときは、前記ユーザ指示情報により、前記文書データの更新通知要求を指示したユーザに対し前記文書データの更新を通知する処理過程と、
前記文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求によって前記文書管理記憶手段に保存された場合に、前記文書データの管理情報に記録されたユーザが前記委任保存要求を指示したユーザであるときは、前記委任保存要求を指示したユーザの前記更新文書データに対する保存要求を生成する処理過程と、
前記委任保存要求を指示したユーザの保存要求を受け付け、前記保存された更新文書データの管理情報に当該ユーザのユーザ識別情報を閲覧可能なユーザとして追加記録する処理過程と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から前記データ識別情報に一致かつ前記ユーザ識別情報が前記管理情報に閲覧可能ユーザとして記録されている文書データまたは更新文書データを抽出し、前記抽出した文書データまたは更新文書データを保存時点の表示状態で出力する処理過程とを備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。 - 請求項1に記載の文書管理処理方法において、
前記ユーザの閲覧要求を受け付けて文書データまたは更新文書データを出力する処理過程において、前記ユーザの閲覧要求とともに世代情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から前記データ識別情報に一致かつ前記世代情報に該当する文書データまたは更新文書データを抽出し、前記抽出した文書データまたは更新文書データを保存時点の表示状態で出力する
ことを特徴とする文書管理処理方法。 - 請求項1または請求項2に記載の文書管理処理方法において、
前記文書データについて、前記保存要求をしたユーザ数に対する前記委任保存要求を指定したユーザ数の割合が所定のしきい値を超えた場合に、前記委任保存要求を指定したユーザに対して、前記ユーザ指示情報の設定を見直す旨の通知を行う処理過程を備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。 - 請求項1ないし請求項3のいずれか一項に記載の文書管理処理方法において、
所定の期間または契機により、前記文書管理記憶手段に保存された前記文書データのデータサイズの合計をユーザ単位もしくは所定の組織単位に算出して、前記合計を所定の管理者端末へ通知する処理過程を備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。
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2003
- 2003-08-26 JP JP2003300940A patent/JP4347639B2/ja not_active Expired - Fee Related
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