JP4347639B2 - 文書管理処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、ユーザが、インターネットやイントラネットなどのネットワークを通じて他者が公開しているデータを保存要求した時点ごとの状態で保存し、文書の更新の有無を定期的に確認してユーザに通知し、ユーザから閲覧要求があると、該当するデータを保存要求したときの状態で出力する文書管理技術に関する。

ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）で公開されている文書データのうち、例えばＷｅｂページはＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）で特定される。しかし、Ｗｅｂページは、一般的に、Ｗｅｂページの内容が更新されたり、Ｗｅｂページ自体が削除されたりして、同じＵＲＬで特定されるＷｅｂページであってもその内容が全く別のものとなっている状況が生じうるという特徴がある。したがって、ある時に閲覧したＷｅｂページに記述されていた情報が、次に閲覧した時に同じＷｅｂページに存在しているという保証はない。そのため、閲覧したＷｅｂページを資料として残しておきたい場合には、閲覧したＷｅｂページのデータファイルをユーザが自ら保存しておく必要があった。

Ｗｅｂページなどの他者によって公開されている文書データの保存作業をユーザが簡便に行うための手段として、例えば「インターネットおよびイントラネット上におけるホームページ上の文書録画支援装置および文書録画支援システム」に記載されている技術がある。この技術では、ユーザがＷｅｂページの閲覧中に、そのコンテンツについて開始指定してから終了指定するまでの間、サーバから取得したコンテンツを所定の記憶装置に保存する技術である（特許文献１参照）。

また、保存したい文書がハイパーテキスト文書である場合は、ハイパーテキストだけでなくその文書の構成に必要な画像データなど他のデータも同時に保存しておく必要がある。このようなハイパーテキスト文書を保存するために、例えば「ハイパーテキスト型文書共有方法」に記載されているような技術がある。この技術では、プロキシ装置によって文書データ・画像データなどのコンテンツを構成する各要素データの保存および文書のバージョン管理が行われ、かつ、各クライアントによって、そのコンテンツがどのバージョンの文書データとどのバーションの画像データ等との組み合わせで構成されているかという情報の管理を保存時に行う技術である（特許文献２参照）。

そして、Ｗｅｂページの過去のコンテンツをユーザが任意の時点で閲覧したい場合には、例えば「コンテンツの履歴情報処理方法及びプログラム」に記載されているような技術がある。この技術では、コンテンツを履歴情報とともに保存しておき、所望する過去の状態（コンテンツ）を履歴情報にもとづいて検索・閲覧する技術である（特許文献３参照）。
特開平１０−１２４３７８号公報 特開平９−３３０２０３号公報 特開２００３−１５７２８２号公報

上記のとおり、ＷＷＷで公開されているＷｅｂページ、種々のデータファイルなどのＷＷＷドキュメント・データ（以下、文書データとする）は、公開後もその内容（情報）の更新および訂正が行われる可能性があるにもかかわらず、一般的に、文書データの更新や訂正が、過去にその文書データを閲覧・保存しているユーザに通知されることはない。

そのため、ユーザは、更新または訂正前の古いもしくは誤った情報を含む文書データを保存したまま利用し続けるという状況が生じる場合がある。

さらに、更新され続ける文書データにおいて、更新による世代間の情報の変化自体が貴重な情報となり得る。このため、ユーザは、このような文書データの世代間の情報の変遷を管理しておき、利用したいと考える場合がある。

また、ユーザにとって、更新ごとに常に文書データを保存する必要はなく、更新された文書データを保存するか否かの判断を更新時ごとに判断して、任意の世代の文書データのみを保存したいと考える場合がある。

また、ユーザそれぞれが必要とする文書データを個別に保存した場合には、同じ文書データが重複して保存される状況が生じることがあるため、データの重複保存による記憶手段の資源の無駄を回避する必要がある。

特に、ユーザを組織単位で管理し、保存する文書データを共有することができれば、記憶手段の資源をより無駄なく使用することができるが、この場合には、組織内の複数ユーザからの同一文書データへの保存要求が重複しうることを考慮して、文書データの利用状況などを相互に周知させる必要がある。

一方で、文書データを一度でも閲覧したユーザに対して、その文書データの更新を検出するたびに文書保存の要否の確認を強いることは、ユーザにとって煩わしいと感じる場合もある。したがって、文書更新の要否に対する確認作業は、簡便なものである必要がある。

上記課題を解決するために、本発明は、ユーザの保存要求にもとづいてＷＷＷサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理処理方法であって、以下のような処理過程を備える。

本発明は、ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するためのユーザ識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付ける処理過程と、文書データ、および文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段にデータ識別情報に一致する文書データが保存されていない場合に、ＷＷＷサーバから文書データを取得して文書管理記憶手段に保存する処理過程と、保存した文書データについて、データ識別情報、閲覧可能なユーザを示すその保存要求をしたユーザのユーザ識別情報、および同一のデータ識別情報の文書データ間の保存の順序を示す世代情報を記録する管理情報を文書管理記憶手段に保存する処理過程と、管理情報に記録した各ユーザの指示情報であって、文書データの更新があった場合に更新通知を要求する「更新通知要求」の指示、または文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求により保存された場合に保存された更新文書データに対する自己の保存要求の生成を要求する「委任保存要求」の指示のいずれかの指示を記録するユーザ指示情報をユーザ指示情報記憶手段に保存する処理過程と、所定の期間または契機に、ＷＷＷサーバへ文書データの更新を問い合わせ、文書データが更新されていたときは、ユーザ指示情報により、文書データの更新通知要求を指示したユーザに対し文書データの更新を通知する処理過程と、文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求によって文書管理記憶手段に保存された場合に、文書データの管理情報に記録されたユーザが委任保存要求を指示したユーザであるときは、委任保存要求を指示したユーザの前記更新文書データに対する保存要求を生成する処理過程と、委任保存要求を指示したユーザの保存要求を受け付け、保存された更新文書データの管理情報にこのユーザのユーザ識別情報を閲覧可能なユーザとして追加記録する処理過程と、ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、文書管理記憶手段からデータ識別情報に一致かつユーザ識別情報が管理情報に閲覧可能ユーザとして記録されている文書データまたは更新文書データを抽出し、抽出した文書データまたは更新文書データを保存時点の表示状態で出力する処理過程とを備える。

本発明にかかる方法を実行するコンピュータは、ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するためのユーザ識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付けて、文書データおよび文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段にデータ識別情報に一致する文書データが保存されていない場合に、ＷＷＷサーバから文書データを取得して文書管理記憶手段に保存する。さらに、前記コンピュータは、保存した文書データについて、データ識別情報、閲覧可能なユーザを示すその保存要求をしたユーザのユーザ識別情報、および同一のデータ識別情報の文書データ間の保存の順序を示す世代情報を記録する管理情報を文書管理記憶手段に保存する。さらに、前記コンピュータは、管理情報に記録した各ユーザの指示情報であって、文書データの更新があった場合に更新通知を要求する「更新通知要求」の指示、または文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求により保存された場合に保存された更新文書データに対する自己の保存要求の生成を要求する「委任保存要求」の指示のいずれかの指示を記録するユーザ指示情報をユーザ指示情報記憶手段に保存する。

その後、前記コンピュータは、所定の期間または契機に、ＷＷＷサーバへ文書データの更新を問い合わせ、文書データが更新されていたときは、ユーザ指示情報により、文書データの更新通知要求を指示したユーザに対し文書データの更新を通知する。また、前記コンピュータは、文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求によって文書管理記憶手段に保存された場合に、文書データの管理情報に記録されたユーザが委任保存要求を指示したユーザであるときは、委任保存要求を指示したユーザの前記更新文書データに対する保存要求を生成する。そして、前記コンピュータは、委任保存要求を指示したユーザの保存要求を受け付け、保存された更新文書データの管理情報にこのユーザのユーザ識別情報を閲覧可能なユーザとして追加記録する。

また、前記コンピュータは、ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、文書管理記憶手段からデータ識別情報に一致かつユーザ識別情報が管理情報に閲覧可能ユーザとして記録されている文書データまたは更新文書データを抽出し、抽出した文書データまたは更新文書データを、保存時点の表示状態で出力する。

これにより、本発明によれば、ユーザの指示にもとづいて、更新される可能性がある文書データを保存し、更新の世代管理を行うことができるため、ユーザは、必要な世代の文書データについて自由に閲覧することができる。

さらに、保存対象の文書データの更新を検出した場合に、所定のユーザに文書データの更新を通知するため、ユーザは、保存を指示した文書データの更新の有無を直ちに知ることができる。

さらに、上記の処理過程を備える本発明において、前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として前記文書データが更新された場合に更新通知を要求する旨の更新通知要求を受け付け、前記更新通知要求をユーザ指示記憶手段に設定し、前記更新確認処理過程では、前記文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記更新通知要求が設定されているユーザに対し、前記文書データの更新を通知する。

これにより、本発明によれば、ユーザの保存要求にもとづいて、更新された文書データの保存を行うため、ユーザに必要な世代の文書データのみを保存することができ、記憶手段の資源の無駄を削減することができる。

また、複数のユーザが同一文書データの保存を指示した場合でも、データ識別情報およびユーザ識別情報を管理して文書データを重複することなく保存するため、記憶手段の資源の無駄を削減することができる。

または、本発明において、前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として、前記文書データが更新された場合に、他ユーザがした前記文書データの更新データの保存要求の存在により自ら前記更新データの保存要求をしたとみなす旨の委任保存要求を受け付け、前記委任保存要求をユーザ指示記憶手段に設定し、前記更新確認処理過程では、文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記委任保存要求が設定されているユーザについて、前記ユーザの前記更新データの保存要求を生成する。これにより、他ユーザが保存要求するような文書データについて、自ら保存要求の操作を行わずに、更新された文書データの保存要求をすることができ、保存要求の操作の煩わしさを軽減することができる。

また、本発明は、さらに、所定の期間または契機により、前記文書管理記憶手段に保存された前記文書データのデータサイズの合計をユーザ単位もしくは所定の組織単位に算出し、前記合計を所定の管理者端末へ通知する利用状況報告処理を備える。

これにより、ユーザまたは組織ごとの記憶手段の資源の利用状況を報告することができるため、ユーザは、文書データの保存・管理サービスの利用状況を知ることができる。

上述したように作用することにより、本発明は以下の効果を奏する。

１） 本発明では、ユーザの保存要求により、更新される可能性があるＷＷＷ上の文書データを取得して世代情報を付与して保存し、保存した文書データを公開しているＷＷＷサーバに更新を問い合わせる。そして、文書データが更新されていれば、その文書データの更新通知を要求しているユーザにのみ、文書データの更新状況を通知する。これにより、ユーザは、自己が保存した文書データの訂正や更新を知ることができる。

２） また、本発明では、文書データの保存要求とともに、文書データの更新に関する通知または保存の要否を指示するユーザ指示情報を受け付け、文書データの更新時には、ユーザ指示情報に従って処理を行う。例えば、以降の更新の通知が不要である旨の指示、更新を通知し、更新分の保存の要否をユーザ側で定める旨の指示、または、更新の通知を受けず、所定の割合の他ユーザが更新分を保存したときは自己もその更新分の保存を要求したものとみなす旨の指示のいずれかの指示に従って処理を行うようにする。

これにより、ユーザは、更新ごとに保存の要否を判断して、任意の世代の文書データのみの保存を要求することができる。

また、必要な文書データのみを保存するため、記憶手段の資源の無駄な使用を回避することができる。

さらに、委任保存要求の場合、ユーザは、一定数以上のユーザが保存を要求した更新分については、自動的に保存を要求したことになり、更新のたびに保存の要否を判断するという煩わしい作業を回避することができる。

３） また、本発明では、ユーザが保存を要求した文書データを世代管理して保存する。これにより、ユーザは、文書データ中の数値の変化などを、任意の世代が保存された文書データ間で追跡することができ、ＷＷＷ上の文書データの資料としての確実性や利便性を向上させることができる。

４） また、本発明では、同一文書データに対する複数ユーザの保存要求を管理し、共有可能な状態で文書データを保存する。これにより、文書データの重複保存を回避して、記憶手段の資源の効率的使用を実現することができる。

５） さらに、本発明では、ユーザ単位および複数ユーザで構成される組織単位で、記憶手段の資源の利用状況を管理し、所定の管理者に利用状況を報告する。これにより、本発明にかかる文書管理処理方法を実行する処理装置を、複数のユーザまたは組織に対して、ＡＳＰ（Application Service Provider）として提供することができる。

以下、本発明の最良の形態を、図を用いて説明する。

図１は、本発明にかかる文書管理装置の構成例を示す図である。

文書管理装置１は、インターネット、イントラネットなどのネットワーク２を介して、ＷＷＷサーバ３、ユーザ端末４または管理者端末５と接続する。ＷＷＷサーバ３は、Ｗｅｂページを構成するデータであって更新の可能性がある文書データを他者に公開しているサーバである。ユーザ端末４は、文書データの閲覧が可能な端末であって文書管理装置１を利用するユーザが操作を行う端末である。管理者端末５は、文書管理装置１の管理者が操作を行う端末である。

文書管理装置１は、文書保存処理部１１、更新確認処理部１２、利用状況報告処理部１３、閲覧処理部１４、ユーザ指示データベース１５、文書管理データベース１６、ユーザ管理データベース１７、および組織管理データベース１８を備える。

文書保存処理部１１は、ユーザ端末４の保存要求にもとづいて、ＷＷＷサーバ３から取得した文書データを文書管理データベース１６に保存し、また、文書データの更新があった場合の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報をユーザ指示データベース１５に設定する手段である。

ここで、ユーザ指示情報として、以下の指示を設定しておく。

更新通知不要：以降の更新の通知が不要である旨の指示、
更新通知要求：更新を通知し、更新分の保存の要否をユーザ側で定める旨の指示、
委任保存要求：更新の通知を受けず、所定の割合の他ユーザが更新分を保存したときは自己もその更新分の保存を要求したものとみなす旨の指示。
具体的には、文書保存処理部１１は、ユーザ端末４から文書データの保存要求とともにユーザ指示情報を受け付け、保存対象の文書データの識別情報（文書ＵＲＬ）および要求したユーザ識別情報（ユーザＩＤ）をユーザ指示データベース１５に設定する。

図２（Ａ）に、ユーザ指示データベース１５のデータ構成例を示す。ユーザ指示データベース１５は、文書ＵＲＬ（Ｔ）、組織ＩＤ（Ｃ）、ユーザＩＤ（Ｕ）、指示フラグ（Ｆ）などの項目からなる。

文書ＵＲＬは、保存対象となる文書データの識別情報である。組織ＩＤおよびユーザＩＤは、ユーザの識別情報であって、組織ＩＤはユーザ端末４のユーザが属する組織の識別情報、ユーザＩＤはユーザ端末４のユーザの識別情報である。

指示フラグは、ユーザの指示情報を設定するための項目である。ここでは、ユーザ識別情報として上記の３つの指示に対応する以下の指示フラグが用意され、ユーザ指示データベース１５に設定される。

更新通知不要：指示フラグ＝０、
更新通知要求：指示フラグ＝１、
委任保存要求：指示フラグ＝２。

さらに、文書保存処理部１１は、ＷＷＷサーバ３から文書データを取得し、取得した文書データを、文書データの識別情報ならびに世代情報、およびユーザ識別情報を付与して文書管理データベース１６に保存する。

図２（Ｂ）に、文書管理データベース１６のデータ構成例を示す。文書管理データベース１６は、文書ＵＲＬ、世代番号（Ｇ）、保存組織ＩＤ、保存ユーザＩＤ、文書サイズ、更新日付（Ｄ）、文書本体などの項目からなるレコードを格納するデータベースである。

世代番号は、同一の識別情報（文書ＵＲＬ）で特定される文書データが更新された場合に、その更新の順序を示す世代情報である。例えば、ユーザ端末４から初めて保存要求があった場合には、保存された文書データｄ１について世代番号Ｇ＝１が設定される。その後、同じ文書ＵＲＬで特定される文書データｄ１が更新され、更新された文書データｄ２が保存されると、文書データｄ２には、世代番号＝２（更新にかかる保存１回目）が設定される。その後、文書データｄ２がさらに更新され、更新された文書データｄ３が保存されると、文書データｄ３には、世代番号＝３が設定される。

保存ユーザＩＤは、文書ＵＲＬおよび世代番号で特定される文書データについて、保存を要求したユーザＩＤのリスト情報であり、保存組織ＩＤは、保存ユーザＩＤに設定されたユーザの組織ＩＤのリスト情報である。

文書サイズは、保存要求された文書データｄのデータの大きさを示す情報である。更新日付は、文書データｄが保存された日付情報である。文書本体は、バイナリ形式またはテキスト形式で格納された文書データそのものである。

更新確認処理部１２は、所定の期間または契機ごとに、ＷＷＷサーバ３へ文書データの更新を問い合わせ、ユーザ指示データベース１５の指示フラグにもとづいて、ユーザ端末４へ更新を通知し、またはユーザ端末４から更新された文書データの保存要求があったものとみなして保存要求を生成する手段である。

具体的には、更新確認処理部１２は、所定の期間または契機ごとに、文書管理データベース１６の文書ＵＲＬをもとにＷＷＷサーバ３へ文書データの更新を問い合わせる。文書データが更新されていれば、ユーザ指示データベース１５から該当する文書ＵＲＬの文書データを保存要求したユーザＩＤを抽出し、さらに、ユーザＩＤに設定された指示フラグをもとに所定の処理を行う。

すなわち、ユーザＩＤに設定された指示フラグが「１」であれば、ユーザ端末４へ、文書データの更新を通知する。指示フラグが「２」であれば、文書管理データベース１６を参照して、該当する文書データの保存を要求したユーザの割合または数が所定の値に達していれば、そのユーザＩＤによる保存要求を生成し、文書保存処理部１１へ通知する。なお指示フラグに「０」が設定されたユーザＩＤについては何も処理を行わない。

さらに、更新確認処理部１２は、文書データの更新時に保存を要求する可能性があるユーザ（指示フラグが「１または２」のユーザ）のうち、保存の要否を自分で判断せず他ユーザに委ねているユーザ（指示フラグが「２」であるユーザ）の数が所定の割合を超過した場合には、更新の保存の要否を他ユーザ任せにしているユーザに対し、ユーザ指示情報の設定の見直しを促す通知を送信する。

利用状況報告処理部１３は、文書管理データベース１６、ユーザ管理データベース１７、および組織管理データベース１８を参照して、文書管理データベース１６に保存されている文書データの文書サイズ合計をユーザまたは組織ごとに集計し、集計結果を利用状況として管理者端末５に報告する処理手段である。

図２（Ｃ）に、ユーザ管理データベース１７のデータ構成例を示す。ユーザ管理データベース１７は、文書管理装置１を利用するユーザに関する情報を管理するデータベースであって、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ、組織ＩＤ、ユーザの連絡先情報であるメールアドレスなどの項目からなる。

図２（Ｄ）に、組織管理データベース１８のデータ構成例を示す。組織管理データベース１８は、ユーザが属する組織に関する情報を管理するデータベースであって、組織ＩＤ、組織名、その組織の管理者の連絡先情報である管理者メールアドレスＭなどの項目からなる。

閲覧処理部１４は、ユーザ端末４の閲覧要求にもとづいて、要求された文書データを、そのユーザが保存を要求した際に閲覧していた表示状態でユーザ端末４に出力する処理手段である。

具体的には、閲覧処理部１４は、ユーザ端末４から閲覧要求を受け付け、受け付けた文書ＵＲＬであってユーザＩＤを含むレコードを文書管理データベース１６から抽出し、該当する文書データの世代番号をユーザ端末４に一覧表示させる。その後、ユーザ端末４で指定された世代番号のレコードに格納されている文書本体（文書データ）を抽出し、保存要求された時点で表示されていた状態でユーザ端末４に表示させる。なお、閲覧処理部１４は、ユーザ端末４に表示させる世代番号の一覧に、他ユーザにより保存が要求された世代番号を含めて表示させてもよい。これにより、ユーザは、自己または他ユーザが保存を要求した文書データの任意の世代の情報を閲覧することができる。

以下、図３〜図９を用いて、文書管理装置１の処理動作を説明する。

図３および図４に、文書保存処理の処理フローを示す。文書保存処理は、文書保存処理部１１により行われ、ユーザ端末４から文書データｄの保存要求を受信して処理が開始される。

まず、文書保存処理部１１は、ユーザ端末４から、保存要求の対象となる文書データｄについて、文書ＵＲＬ（Ｔ１）、ユーザＩＤ（Ｕ１）、組織ＩＤ（Ｃ１）、指示フラグ（Ｆ１）を取得する（ステップＳ１００）。

そして、文書管理データベース（文書管理ＤＢ）１６中に、取得した文書ＵＲＬ（Ｔ１）が存在するかどうかを調べる（ステップＳ１０１）。例えば、文書管理データベース１６中に、「文書ＵＲＬ＝Ｔ１、世代番号＝Ｇ１、更新日付＝Ｄ１、…。」を内容とするレコードが存在するとする。この場合には、保存要求された文書データｄ（または更新前の文書データ）が既に文書管理装置１に保存されているので、文書管理データベース１６の該当する文書データｄのレコードから、最新の世代番号Ｇ１および最新の更新日付Ｄ１を取得する（ステップＳ１０２）。

さらに、文書データｄを公開しているＷＷＷサーバ３から、ＷＷＷサーバ３における文書データｄの最終の更新日付Ｄ２を取得する（ステップＳ１０３）。

更新日付Ｄ２と更新日付Ｄ１とを比較する（ステップＳ１０４）。更新日付Ｄ２が更新日付Ｄ１より新しい場合には、その文書データｄの世代番号Ｇ１に１を加算して世代番号Ｇ２とする（ステップＳ１０５）。そして、文書データｄのデータ本体を取得し、取得した文書データｄの文書ＵＲＬ（Ｔ１）、世代番号Ｇ２、保存ユーザＩＤ（Ｕ１：保存要求したユーザのユーザＩＤ）、および保存組織ＩＤ（Ｃ１：保存要求したユーザの組織ＩＤ）のレコードを文書管理データベース１６に保存する（ステップＳ１０６）。

さらに、文書ＵＲＬ（Ｔ１）および世代番号Ｇ２である文書データｄの更新の保存を要求しているユーザ数Ｎａ＝１とする（ステップＳ１０７）。また、取得した指示フラグの値を、指示フラグＦ＝１とする（ステップＳ１０８）。

一方、ステップＳ１０４の処理において更新日付Ｄ２が更新日付Ｄ１より新しくなければ、現在文書管理装置１に保存されている文書データｄが最新のデータであると考えられる。したがって、文書管理データベース１６の文書ＵＲＬ（Ｔ１）および世代番号Ｇ１で特定されたレコードの保存ユーザＩＤおよび保存組織ＩＤへ、保存を要求したユーザＩＤ（Ｕ１）およびその組織ＩＤ（Ｃ１）を追加する（ステップＳ１０９）。

さらに、文書ＵＲＬ（Ｔ１）および世代番号Ｇ１で特定される文書データｄの保存を要求しているユーザ数Ｎａを、文書管理データベース１６から取得する（ステップＳ１１０）。

また、ステップＳ１０１の処理で、文書管理データベース１６中に該当する文書ＵＲＬの文書データｄが存在しなければ、保存要求の対象の文書データｄを新たに文書管理装置１に保存するため、世代番号Ｇ２＝１として（ステップＳ１１１）、ステップＳ１０６〜ステップＳ１０８の処理を行う。

ステップＳ１０８またはステップＳ１１０までの処理が終了後、ユーザ指示データベース（ユーザ指示ＤＢ）１５に、文書ＵＲＬ（Ｔ１）、ユーザＩＤ（Ｕ１）、組織ＩＤ（Ｃ１）、指示フラグＦ１からなるレコードを格納する（ステップＳ１１２）。

そして、ユーザ指示データベース１５から、文書ＵＲＬ（Ｔ１）である文書データｄの保存を要求し、かつ指示フラグ＝０以外のユーザ数Ｎｂを取得する（ステップＳ１１３）。

さらに、ユーザ数Ｎａ／ユーザ数Ｎｂが所定のしきい値ＴＨより大きいか否か、すなわち文書データｄの更新の保存を要求するユーザが十分な割合であるかどうかを調べる（ステップＳ１１４）。

ユーザ数Ｎａ／ユーザ数Ｎｂが所定のしきい値ＴＨより大きければ、文書管理データベース１６の文書ＵＲＬ（Ｔ１）の文書データｄの最新世代Ｇ２のレコードへ、ユーザ指示データベース１５において文書ＵＲＬ（Ｔ１）かつ指示フラグ＝２であるユーザの組織ＩＤ（Ｃ１）およびユーザＩＤ（Ｕ１）を追加する（ステップＳ１１５）。

図５および図６に、更新確認処理の処理フローを示す。更新確認処理は、更新確認処理部１２により、所定の期間または契機にもとづいて処理が開始される。

更新確認処理部１２は、文書管理データベース１６中の全ての文書ＵＲＬを処理したかどうかを判断し（ステップＳ２００）、全ての文書ＵＲＬについて以下のステップＳ２０１〜ステップＳ２１４の処理を行う。

まず、文書管理データベース１６から未処理の文書ＵＲＬ（Ｔ１）を取得し（ステップＳ２０１）、最新世代の更新日付Ｄ１を取得する（ステップＳ２０２）。さらに、文書ＵＲＬ（Ｔ１）の文書データｄを公開しているＷＷＷサーバ３から文書ＵＲＬ（Ｔ１）の最終の更新日付Ｄ２を取得する（ステップＳ２０３）。

つぎに、更新日付Ｄ２が更新日付Ｄ１より新しいかどうかを調べる（ステップＳ２０４）。

更新日付Ｄ２が更新日付Ｄ１より新しければ、該当する文書ＵＲＬ（Ｔ１）の文書データｄの保存を要求したユーザＩＤをユーザ指示データベース１５から取得する（ステップＳ２０５）。

そして、他ユーザの保存要求に任せて保存を要求するユーザ、すなわち指示フラグ＝２であるユーザの数が増加することによる更新停止を回避するために、更新保存指示見直し処理を行う（ステップＳ２０６）。

図７に、更新保存指示見直し処理のフローを示す。

更新確認処理部１２は、ユーザ指示データベース１５から、文書ＵＲＬ（Ｔ１）の保存要求を行ったユーザのうち、更新通知要求をしているユーザ、すなわち指示フラグ＝１のユーザ数Ｎｃ、および委任保存要求をしているユーザ、すなわち指示フラグ＝２のユーザ数Ｎｄを求める（ステップＳ２５０）。

そして、Ｎｄ／（Ｎｃ＋Ｎｄ）が所定のしきい値ＴＨｆを超えているかどうか、すなわち、更新の保存を要求しているユーザのうち、委任保存要求を設定しているユーザ数が所定の割合を超えているかどうかを判断する（ステップＳ２５１）。

Ｎｄ／（Ｎｃ＋Ｎｄ）が所定のしきい値ＴＨｆを超えている場合には、ユーザ管理データベース１７から文書ＵＲＬ（Ｔ１）の保存要求を行ったユーザのメールアドレスＭ１、Ｍ２、…、Ｍｎを取得し（ステップＳ２５２）、メールアドレスＭ１、Ｍ２、…、Ｍｎに対して、文書ＵＲＬ（Ｔ１）のユーザ指示情報（指示フラグ）の見直しを依頼するメールを送信して（ステップＳ２５３）、呼出し元へ戻る。

更新保存指示見直し処理後、取得したユーザＩＤのうち未処理のユーザＩＤの１つをＵｋとし（ステップＳ２０７）、文書管理データベース１６中、文書ＵＲＬ（Ｔ１）であって、保存要求したユーザＩＤ（Ｕｋ）を含むレコード中で、最新世代の更新日付Ｄ３を取得する（ステップＳ２０８）。

そして、更新日付Ｄ２と更新日付Ｄ３との間が所定の期間より経過しているかどうかを調べる（ステップＳ２０９）。

更新日付Ｄ２と更新日付Ｄ３との間が所定の期間より経過していれば、ユーザ管理データベース１７からユーザＩＤ（Ｕｋ）のメールアドレスを取得し（ステップＳ２１０）、ユーザ指示データベース１５からユーザＩＤ（Ｕｋ）の指示フラグＦｋを取得する（ステップＳ２１１）。

さらに、指示フラグＦｋ＝１かどうかを調べ（ステップＳ２１２）、指示フラグＦｋ＝１であれば、ユーザＩＤ（Ｕｋ）に、更新された文書データｄの文書ＵＲＬ（Ｔ１）を通知する（ステップＳ２１３）。

取得した全ユーザについて処理したかどうかを調べ（ステップＳ２１４）、全ユーザを処理していなければ、ステップＳ２０７の処理へ戻り、全ユーザを処理していれば、ステップＳ２００の処理へ戻る。

図８に、文書閲覧処理の処理フローを示す。文書閲覧処理は、閲覧処理部１４により行われ、ユーザ端末４からの閲覧要求を受信して処理が開始される。

閲覧処理部１４は、ユーザ端末４から、閲覧要求とともに、対象となる文書データｄの文書ＵＲＬ（Ｔ１）、ユーザＩＤ（Ｕ１）、および組織ＩＤ（Ｃ１）を取得する（ステップＳ３００）。そして、文書管理データベース１６から、文書ＵＲＬ（Ｔ１）であり保存ユーザＩＤにＵ１を含む文書データの世代番号の一覧をユーザ端末４に表示する（ステップＳ３０１）。

そして、ユーザ端末４からユーザの入力を取得し（ステップＳ３０２）、入力が一覧表示された文書データｄのいずれかの世代の閲覧であるかどうかを調べる（ステップＳ３０３）。ある世代の文書データｄの閲覧であれば、文書管理データベース１６から、文書ＵＲＬ（Ｔ１）および指示された世代番号の文書データｄを取得し、ユーザ端末４に表示する（ステップＳ３０４）。

一方、入力が、文書データｄのある世代の閲覧でなければ、他のユーザの保存要求により保存した世代の閲覧要求であるかどうかを調べる（ステップＳ３０５）。そして、他のユーザが保存要求した世代の閲覧要求であれば、文書管理データベース１６から、文書ＵＲＬ（Ｔ１）である全ての世代番号の一覧をユーザ端末４に表示する（ステップＳ３０６）。

図９に、利用状況報告処理の処理フローを示す。利用状況報告処理は、利用状況報告処理部１３により、所定の期間または契機にもとづいて処理が開始される。

利用状況報告処理部１３は、文書管理データベース１６の中の全ての組織ＩＤを処理したかどうかを判断し（ステップＳ４００）、全ての組織ＩＤについて以下のステップＳ４０１〜ステップＳ４０５の処理を行う。

まず、未処理の組織ＩＤ（Ｃ１）およびその管理者メールアドレスＭ１を取得し（ステップＳ４０１）、組織ＩＤ（Ｃ１）である全てのユーザＩＤ（Ｕ１、Ｕ２、Ｕ３、…、Ｕｎ）を取得する（ステップＳ４０２）。

そして、ユーザＩＤごとに保存要求している文書データのサイズ（文書サイズ）の合計Ｓ１、Ｓ２、Ｓ３、…、Ｓｎを算出する（ステップＳ４０３）。さらに、組織ＩＤ（Ｃ１）である文書データのサイズ（文書サイズ）の合計ＳＯを算出する（ステップＳ４０４）。

さらに、管理者メールアドレスＭ１へ、ユーザごとの文書サイズの合計Ｓ１、Ｓ２、Ｓ３、…、Ｓｎおよび組織の文書サイズの合計ＳＯを通知する（ステップＳ４０５）。

図１０および図１１に、ユーザ端末４で表示される画面例を示す。

図１０（Ａ）は、初期画面例を示す。文書管理装置１は、ユーザからの要求により、ユーザ端末４に初期画面６０を表示させる。初期画面６０において「文書保存」が選択されて、文書管理装置１で保存要求が受信されると、文書保存処理部１１が起動される。また、初期画面６０において「文書閲覧」が選択されて、文書管理装置１で閲覧要求が受信されると、閲覧処理部１４が起動される。

図１０（Ｂ）は、保存要求設定画面例を示す。文書保存処理部１１によって、ユーザ端末４に保存要求設定画面６２が表示される。ユーザが、保存要求設定画面６２上で保存要求の対象とする文書データの文書ＵＲＬを入力し、さらに「他人任せ」または「通知不要」のいずれかの保存指示が任意に選択され、登録ボタンがクリックされると、クリックしたユーザのユーザＩＤ、組織ＩＤと共に、文書ＵＲＬ、ユーザ指示情報が文書管理装置１に送信される。

保存要求設定画面６２で保存指示のいずれもが選択されない場合には「指示フラグ＝１（更新通知要求の指示）」が、保存指示の「他人任せ」が選択された場合には「指示フラグ＝２（委任保存要求の指示）」が、保存指示の「通知不要」が選択された場合には「指示フラグ＝０（更新通知不要の指示）」がそれぞれ送信される。

図１０（Ｃ）は、世代設定画面の例を示す。閲覧処理部１４によって、ユーザの閲覧要求に対応して、閲覧要求された文書データについて、ユーザ自身が保存を要求した世代の一覧を示す世代設定画面６４が表示される。

また、閲覧処理部１４は、閲覧要求された文書データの全ての世代の一覧を世代設定画面６４に表示させるようにしてもよい。この場合、世代設定画面６４に、他のユーザによって保存要求された世代を含めた全世代の一覧に表示を切り替える指示を送信する「世代切替ボタン」を設け、世代切替ボタンの選択により、文書データの全ての世代の一覧を表示させる。

その後、ユーザが、世代設定画面６４上の一覧から閲覧したい世代を選択すると、ユーザ端末４から閲覧要求が文書管理装置１に送信される。閲覧処理部１４は、文書管理データベース１６から選択された世代の文書データを抽出し、ユーザ端末４に表示させる。

なお、図１０（Ａ）の初期画面および（Ｂ）の保存要求設定画面６２を表示する代わりに、保存要求設定の機能を、予めユーザ端末４のＷｅｂページ閲覧処理部（Ｗｅｂブラウザ）などに組み込むようにしてもよい。図１１は、文書保存処理部１１の一部の機能を、Ｗｅｂページ閲覧処理部（Ｗｅｂブラウザ）に組み込んだ場合のブラウザ表示画面例を示す。図１１の画面において、文書ＵＲＬに入力し、登録ボタンを選択することにより、文書ＵＲＬにより特定される文書データの保存要求が文書管理装置１に送信される。

上述のように、文書管理装置１により、ユーザが保存を要求する文書データならびにその更新情報（世代）の保存、および任意の世代の文書データの提供を効率的に行うことができる。具体的に、文書管理装置１は以下のような処理を行う。

１） 文書管理装置１は、ユーザの要求により文書データを保存した後、その文書データの変更を検出すると、この文書データの更新通知を要求したユーザに対して文書データの更新を通知する。ここで、文書データの保存要求時に全てのユーザから「更新通知不要」が指示されていた場合には、該当する文書データの更新分の保存は行わない。

２） 文書データが更新されるたびに、ユーザに対して更新保存要求の有無を確認する手間を省くために、他ユーザ任せの保存要求（委任保存要求）を指示しているユーザが所定の人数または比率以内である場合は、更新通知を要求しているユーザにのみ更新通知を送信する。その後、ユーザから更新された文書について保存要求を受け付けることにより、該当する文書データを保存し、更新情報（世代）を管理する。ここで、上記の他ユーザ任せ（委任保存要求）のユーザについても、保存を要求したとみなして更新情報を管理する。

３） ここで、文書データの更新時に、保存を要求するユーザの全員が、他ユーザ任せ（委任保存要求）を指示している場合には、文書データの更新保存要求の確認が行われず、結果的に文書データ自体の保存がされなくなるおそれがある。そのため、保存を要求する可能性があるユーザのうち他ユーザ任せの指示をしているユーザの数または割合が所定のしきい値以上であるかどうかを判定し、所定のしきい値を超えていれば、他ユーザ任せの設定をしたユーザに対してユーザ指示情報の設定変更を促すような警告を通知する。

４） また、文書データの更新時に保存通知を要求しているユーザが、所定の期間または世代に渡って保存の要求をしていない場合には、該当ユーザに対して更新通知の送信を取り止めるようにすることもできる。さらに、このようなユーザのみが保存対象としている文書データを削除するようにしてもよい。

以上、本発明をその実施の形態により説明したが、本発明はその主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。

例えば、図１に示す構成例において、管理者端末５は、ネットワーク２を通じて文書管理装置１と接続するものとして説明したが、管理者端末５は、文書管理装置１と直接接続するようにしていてもよい。

また、本発明は、コンピュータにより読み取られ実行される処理プログラムとして実施するものとして説明したが、本発明を実現する処理プログラムは、コンピュータが読み取り可能な、可搬媒体メモリ、半導体メモリ、ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ、これらの記録媒体に記録して提供され、または、通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供されるものである。

本発明の形態および実施例の特徴を列記すると以下のとおりである。

（付記１） ユーザの保存要求にもとづいてＷＷＷサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理処理方法において、
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきＷＷＷサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理過程と、
所定の期間または契機に、前記ＷＷＷサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理過程と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理過程とを備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記２） 前記付記１に記載の文書管理処理方法において、
前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として前記文書データが更新された場合に更新通知を要求する旨の更新通知要求を受け付け、前記更新通知要求をユーザ指示記憶手段に設定し、
前記更新確認処理過程では、前記文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記更新通知要求が設定されているユーザに対し、前記文書データの更新を通知する
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記３） 前記付記１に記載の文書管理処理方法において、
前記文書保存処理過程では、ユーザから、前記ユーザ指示情報として、前記文書データが更新された場合に、他ユーザがした前記文書データの更新データの保存要求の存在により自ら前記更新データの保存要求をしたとみなす旨の委任保存要求を受け付け、前記委任保存要求をユーザ指示記憶手段に設定し、
前記更新確認処理過程では、文書データが更新された場合に、前記ユーザ指示記憶手段に前記委任保存要求が設定されているユーザについて、前記ユーザの前記更新データの保存要求を生成する
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記４） 前記付記３に記載の文書管理処理方法において、
前記更新確認処理過程では、前記文書データの保存要求をしたユーザ数に対する前記委任保存要求を指定したユーザ数の割合が所定のしきい値を超えた場合に、前記委任保存要求を指定したユーザに対して、前記ユーザ指示情報の設定を見直す旨の通知を行う
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記５） 前記付記４に記載の文書管理処理方法において、
前記しきい値は、管理者端末から入力により任意に設定されるものである
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記６） 前記付記１に記載の文書管理処理方法において、
さらに、所定の期間または契機により、前記文書管理記憶手段に保存された前記文書データのデータサイズの合計をユーザ単位もしくは所定の組織単位に算出し、前記合計を所定の管理者端末へ通知する利用状況報告処理過程を備える
ことを特徴とする文書管理処理方法。

（付記７） ユーザの保存要求にもとづいてＷＷＷサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理装置において、
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきＷＷＷサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理手段と、
所定の期間または契機に、前記ＷＷＷサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理手段と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理手段とを備える
ことを特徴とする文書管理装置。

（付記８） ユーザの保存要求にもとづいてＷＷＷサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理処理を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するための識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付け、前記データ識別情報にもとづきＷＷＷサーバから前記文書データを取得し、前記データ識別情報、前記ユーザ識別情報、前記文書データの保存の順序を示す世代情報、および文書データ更新時の更新の通知または保存の処理に関するユーザ指示情報を付与した前記文書データを文書管理記憶手段に保存する文書保存処理と、
所定の期間または契機に、前記ＷＷＷサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されたときは、前記ユーザ指示情報により前記文書データの更新通知を要求したユーザに対し前記文書データの更新を通知する更新確認処理と、
ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から該当する文書データの世代情報を抽出し、前記世代情報から前記ユーザが指定した世代情報に対応する文書データを保存時点の表示状態で出力する閲覧処理とを、
コンピュータに実行させるための文書管理処理プログラム。

本発明にかかる文書管理装置の構成例を示す図である。 文書管理装置が使用するデータベースの構成例を示す図である。 文書保存処理の処理フローを示す図である。 文書保存処理の処理フローを示す図である。 更新確認処理の処理フローを示す図である。 更新確認処理の処理フローを示す図である。 更新保存指示見直し処理の処理フローを示す図である。 文書閲覧処理の処理フローを示す図である。 利用状況報告処理の処理フローを示す図である。 ユーザ端末で表示する画面の例を示す図である。 ユーザ端末で表示する画面の例を示す図である。

符号の説明

１ 文書管理装置
１１ 文書保存処理部
１２ 更新確認処理部
１３ 利用状況報告処理部
１４ 閲覧処理部
１５ ユーザ指示データベース
１６ 文書管理データベース
１７ ユーザ管理データベース
１８ 組織管理データベース
２ ネットワーク
３ ＷＷＷサーバ
４ ユーザ端末
５ 管理者端末

Claims (4)

1. 文書データおよび前記文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段を備えるコンピュータが実行する、ユーザの保存要求にもとづいてＷＷＷサーバから文書データを取得して保存し、ユーザの閲覧要求にもとづいて前記文書データを出力する文書管理処理方法において、
   ユーザから保存要求、前記ユーザを識別するためのユーザ識別情報、および保存する文書データを識別するためのデータ識別情報を受け付ける処理過程と、
   文書データ、および前記文書データの管理情報を記憶する文書管理記憶手段に前記データ識別情報に一致する文書データが保存されていない場合に、ＷＷＷサーバから前記文書データを取得して前記文書管理記憶手段に保存する処理過程と、
   前記保存した文書データについて、データ識別情報、閲覧可能なユーザを示す前記保存要求をしたユーザのユーザ識別情報、および同一のデータ識別情報の文書データ間の保存の順序を示す世代情報を記録する管理情報を前記文書管理記憶手段に保存する処理過程と、
   前記管理情報に記録した各ユーザの指示情報であって、前記文書データの更新があった場合に更新通知を要求する更新通知要求の指示、または前記文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求により保存された場合に前記保存された更新文書データに対する自己の保存要求の生成を要求する委任保存要求の指示のいずれかの指示を記録するユーザ指示情報をユーザ指示情報記憶手段に保存する処理過程と、
   所定の期間または契機に、前記ＷＷＷサーバへ前記文書データの更新を問い合わせ、前記文書データが更新されていたときは、前記ユーザ指示情報により、前記文書データの更新通知要求を指示したユーザに対し前記文書データの更新を通知する処理過程と、
   前記文書データの更新文書データが他ユーザの保存要求によって前記文書管理記憶手段に保存された場合に、前記文書データの管理情報に記録されたユーザが前記委任保存要求を指示したユーザであるときは、前記委任保存要求を指示したユーザの前記更新文書データに対する保存要求を生成する処理過程と、
   前記委任保存要求を指示したユーザの保存要求を受け付け、前記保存された更新文書データの管理情報に当該ユーザのユーザ識別情報を閲覧可能なユーザとして追加記録する処理過程と、
   ユーザの閲覧要求、ユーザ識別情報、および閲覧する文書データのデータ識別情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から前記データ識別情報に一致かつ前記ユーザ識別情報が前記管理情報に閲覧可能ユーザとして記録されている文書データまたは更新文書データを抽出し、前記抽出した文書データまたは更新文書データを保存時点の表示状態で出力する処理過程とを備える
   ことを特徴とする文書管理処理方法。
2. 請求項１に記載の文書管理処理方法において、
   前記ユーザの閲覧要求を受け付けて文書データまたは更新文書データを出力する処理過程において、前記ユーザの閲覧要求とともに世代情報を受け付け、前記文書管理記憶手段から前記データ識別情報に一致かつ前記世代情報に該当する文書データまたは更新文書データを抽出し、前記抽出した文書データまたは更新文書データを保存時点の表示状態で出力する
   ことを特徴とする文書管理処理方法。
3. 請求項１または請求項２に記載の文書管理処理方法において、
   前記文書データについて、前記保存要求をしたユーザ数に対する前記委任保存要求を指定したユーザ数の割合が所定のしきい値を超えた場合に、前記委任保存要求を指定したユーザに対して、前記ユーザ指示情報の設定を見直す旨の通知を行う処理過程を備える
   ことを特徴とする文書管理処理方法。
4. 請求項１ないし請求項３のいずれか一項に記載の文書管理処理方法において、
   所定の期間または契機により、前記文書管理記憶手段に保存された前記文書データのデータサイズの合計をユーザ単位もしくは所定の組織単位に算出して、前記合計を所定の管理者端末へ通知する処理過程を備える
   ことを特徴とする文書管理処理方法。

Images