JP2001034515A - 文書管理方法およびその文書管理方法を記憶した記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 開いている文書に関連付けられている関連文
書が関連付け情報で示された所在場所にないのに、その
関連文書を前記所在場所から取り出そうとする動作が発
生してしまうのを防ぐことができる文書管理方法などを
提供する。 【解決手段】 文書に付加された、前記文書の関連文書
を取り出すための関連付け情報を有する文書管理方法に
おいて、取り出そうとする文書が指示され、文書取り出
しが指示されたことを認識すると、前記文書に関連文書
が関連付けられているか否かを判定し、関連付けられて
いたならば、関連付け情報により示されたディレクトリ
に前記関連文書があるか否かを調べて、前記関連文書が
ディレクトリにあるか否かを判定し、なかったならば、
前記関連文書の文書名と前記ディレクトリの名称を、前
記文書を取り出そうとしている情報処理装置に表示する
構成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、パーソナルコンピ
ュータや専用の文書管理装置など情報処理装置、および
ＬＡＮシステムなどにおける文書管理方法に係わり、特
に、保管・管理されている文書に関連付けられている関
連文書が関連付け情報で示された所在場所になかった場
合に無駄な動作を行わないで済む文書管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】文書管理システムは、文書を登録する機
能、登録された多数の文書を保管・管理する機能、保管
・管理されている多数の文書の中から所望の文書を取り
出す機能などを備えている。また、近年では、一つの文
書に関連する関連文書（参照文書）の関連付け情報を文
書中の関連箇所に関連付けて登録しておき、文書参照時
には、マウスなどを用いて前記関連箇所を指示（クリッ
ク）することにより、指示された関連箇所に関連付けら
れている関連文書をその所在場所から読み出し（取り出
し）、表示させたりすることができる文書管理システム
なども提供されている。例えば、関連箇所を示す関連箇
所情報に対応付けて、図８に示すように、関連文書の所
在場所情報や文書名などをその文書の属性情報として管
理しておくのである。なお、図８において、所在場所情
報はディレクトリ情報として示されている。また、ディ
レクトリ情報は例えば階層構造のフォルダ名を連結した
情報で示され、例えば図８の１番目のレコードの関連文
書については、「製品開発」というフォルダ（１種の記
憶領域）中の「プリンタ」というフォルダ中の「予算」
というフォルダが所在場所であることを示している。こ
のような関連文書をこの関連文書の登録者とは限らない
多数の人が関連文書として関連付けたりするのである
が、例えば、登録者が何らかの理由により前記関連文書
（関連文書としてでなく、文書管理システムで保管・管
理される一つの文書として登録されている）をフォルダ
から削除したり、他のフォルダに移したりすることがあ
る。このような場合、関連付け情報に従って前記関連文
書を元の所在場所から取り出そうとすると、そこに関連
文書がなくて取り出せないというような問題が発生す
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来技
術においては、関連文書が一つのフォルダから削除され
たりすると、その関連文書が取り出せず、取り出そうと
した操作が無駄になってしまうという問題に対して解決
策を提供していない。本発明の課題は、このような従来
技術の問題を解決し、開いている文書に関連付けられて
いる関連文書が関連付け情報で示された所在場所にない
のに、その関連文書を前記所在場所から取り出そうとす
る動作が発生してしまうのを防ぐことができる文書管理
方法を提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、文書の関連文書を取り
出すために前記文書に付加された関連付け情報を有する
文書管理方法において、取り出そうとする文書が指示さ
れたとき、前記文書に関連文書が関連付けられているか
否かを判定し、関連付けられていたならば、関連付け情
報により示された所在場所に前記関連文書があるか否か
を判定し、所在場所に前記関連文書がなかったならば、
前記関連文書の文書名と前記所在場所を、前記文書を取
り出そうとしている情報処理装置に表示する方法にし
た。また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の発
明において、関連付け情報として、関連文書の所在場所
を示す情報としてのディレクトリ情報を有する構成にし
て、前記ディレクトリ情報で示されたディレクトリのフ
ァイルリストを検索することにより所在場所に前記関連
文書があるか否かを判定し、所在場所に前記関連文書が
なかった場合、所在場所としてはディレクトリ情報を表
示する方法にした。また、請求項３記載の発明では、請
求項１または請求項２記載の発明において、所在場所に
関連文書がなかったとき、他の場所に前記関連文書があ
るか否かを調べ、他の場所に前記関連文書があった場合
には、前記所在場所に前記関連文書をコピーする方法に
した。

【０００５】また、請求項４記載の発明では、請求項３
記載の発明において、前記所在場所に前記関連文書をコ
ピーするに際して、コピーするか否かを指示させるため
のメッセージを表示し、コピーする旨が指示されたとき
のみコピーする方法にした。また、請求項５記載の発明
では、請求項１または請求項２記載の発明において、所
在場所に関連文書がなかったとき、他の場所に前記関連
文書があるか否かを調べ、他の場所に前記関連文書があ
った場合には、関連付け情報中に書き込まれている前記
関連文書の所在場所を前記他の場所に変更する方法にし
た。また、請求項６記載の発明では、請求項５記載の発
明において、所在場所変更に際して、所在場所を変更す
るか否かを指示させるためのメッセージを表示し、変更
する旨が指示されたときのみ所在場所を変更する方法に
した。また、請求項７記載の発明では、プログラムを記
憶した記憶媒体において、請求項１乃至請求項６記載の
文書管理方法をプログラミングしたプログラムを記憶す
る構成にした。

【０００６】前記のような手段にしたので、請求項１記
載の発明では、取り出そうとする文書が指示されたと
き、前記文書に関連文書が関連付けられているか否かが
判定され、関連付けられていたならば、関連付け情報に
より示された所在場所に前記関連文書があるか否かが判
定され、所在場所に前記関連文書がなかったならば、前
記関連文書の文書名と前記所在場所が、前記文書を取り
出そうとしている情報処理装置に表示される。請求項２
記載の発明では、請求項１記載の発明において、所在場
所情報であるディレクトリ情報で示されたディレクトリ
のファイルリストが検索され、それにより所在場所に関
連文書があるか否かが判定され、所在場所に関連文書が
なかった場合、所在場所としてはディレクトリ情報が表
示される。請求項３記載の発明では、請求項１または請
求項２記載の発明において、所在場所に関連文書がなか
ったとき、他の場所に前記関連文書があるか否かが調べ
られ、他の場所に前記関連文書があった場合には、前記
所在場所に前記関連文書がコピーされる。

【０００７】請求項４記載の発明では、請求項３記載の
発明において、前記所在場所に前記関連文書をコピーす
るに際して、コピーするか否かを指示させるためのメッ
セージが表示され、コピーする旨が指示されたときのみ
コピーされる。請求項５記載の発明では、請求項１また
は請求項２記載の発明において、所在場所に関連文書が
なかったとき、他の場所に前記関連文書があるか否かが
調べられ、他の場所に前記関連文書があった場合には、
関連付け情報中に書き込まれている前記関連文書の所在
場所が前記他の場所に変更される。請求項６記載の発明
では、請求項５記載の発明において、前記関連文書の所
在場所変更に際して、所在場所を変更するか否かを指示
させるためのメッセージが表示され、変更する旨が指示
されたときのみ所在場所が変更される。請求項７記載の
発明では、請求項１乃至請求項６記載の文書管理方法を
プログラミングしたプログラムを記憶した記憶媒体を情
報処理装置に装填することにより、その情報処理装置に
おいて請求項１乃至請求項６記載の発明の作用を実現す
ることができる。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の各実施形態の文
書管理システムの構成ブロック図である。図示したよう
に、この実施形態の文書管理システムは、プログラムを
記憶したメモリおよびそのプログラムに従って動作する
ＣＰＵを有して文書管理システム全体を制御・管理する
システム制御部１、各種データを一時的に記憶しておく
ＲＡＭ２、文書データなどを保管（記憶）しておく文書
記憶装置（例えばハードディスク装置）３、キーボード
やマウスなどを有する操作部４、メッセージや文書など
を表示する表示装置５、文書などを紙上に出力するプロ
ッタ６、ネットワークを介した通信を制御する通信制御
部７などを備えている。なお、文書記憶装置３はフォル
ダなどと呼ばれている文書格納場所（文書記憶領域）を
複数有している。そして、このような文書管理システム
により、保管・管理しようとする文書を登録する際に
は、この文書管理システムのハードウェア資源などを用
いて作成された文書データや通信制御部７を介して取り
込んだ文書データを文書記憶装置３内の一つのフォルダ
に格納すると共に、その文書の属性情報（例えば文書
名）を入力させ、その属性情報をその文書データと関連
付けて記憶させる。また、保管・管理されている文書を
参照する際には、階層構造になっているフォルダをその
上位層から順次指定してフォルダを選択し、そのなかか
ら取り出そうとする文書を探し、探し出した文書をマウ
スなどを用いて指示して取り出す。あるいは、文書名を
入力して取り出したり、登録者名や登録日の範囲を指定
したりして該当する文書をリストアップさせ、その中か
ら選択して所望の文書を取り出す。また、一つの文書に
関連する関連文書（参照文書）の関連付け情報を文書中
の関連箇所に関連付けて登録しておき、関連文書参照時
には、マウスなどを用いて前記関連箇所を指示（クリッ
ク）することにより、指示された関連箇所に関連付けら
れている関連文書をその所在場所から読み出し（取り出
し）、表示させたりすることができる。例えば、関連箇
所を示す関連箇所情報に対応付けて、図８に示すよう
に、関連文書の所在場所情報や文書名などをその文書の
属性情報として管理しておくのである（「従来の技術」
参照）。

【０００９】図２に、本発明の第１の実施形態の動作フ
ローを示す。以下、図２などに従って、この実施形態の
動作を説明する。まず、前記のようにして、利用者が、
表示装置５などを用いて、例えば一つのフォルダ内にあ
る文書のリストを表示させ、利用者がその中の一つの文
書を指示し、表示装置５に表示されている例えば「開
く」というボタンをマウスなどで指示（クリック）する
と、システム制御部１は文書取り出しが指示されたこと
を認識すると共に取り出すべき文書の例えばディレクト
リ情報（所在場所情報）と文書名（例えば、文書Ａ）を
取得する（ステップＳ１）。そして、そのディレクトリ
情報と文書名（ファイル名）とをファイル管理手段に渡
し、その文書の文書データおよび関連付け情報を読み出
す。続いて、システム制御部１は読み出した関連付け情
報により当該文書に関連文書が関連付けられているか否
か（文書リンクがあるか否か）を判定する（ステップＳ
２）。そして、関連文書が関連付けられていると判定さ
れたならば（ステップＳ２でYES）、前記関連付け情報
中から関連文書のディレクトリ情報（所在場所情報）と
文書名（例えば、文書Ｂ，文書Ｃ）とを取得する（ステ
ップＳ３）。

【００１０】さらに、システム制御部１は、関連文書の
前記ディレクトリ情報で示されたディレクトリ内の文書
名（ファイル名）を検索し、その中に前記文書名の文書
（文書Ｂや文書Ｃ）があるか否かを調べる（ステップＳ
４）。そして、対象文書（対象の関連文書）がディレク
トリ内にあれば（ステップＳ５でYES）、関連文書が取
り出せないというような問題は起こらないので、その時
点で取り出していた文書（文書Ａ）を開く（表示させ
る）（ステップＳ６）。それに対して、対象文書がディ
レクトリ内になければ（ステップＳ５でNO）、その旨を
示すメッセージを表示させると共に、その文書のディレ
クトリ情報（所在場所情報）と文書名を対にして表示さ
せる（図３参照）（ステップＳ７）。さらに、それに続
いて、開こうとしている文書（文書Ａ）を表示させる
（ステップＳ６）。また、ステップＳ２において、開こ
うとしている文書（文書Ａ）に関連文書が関係付けられ
ていないと判定された場合は（ステップＳ２でNO）、直
ちにその文書（文書Ａ）を開く（ステップＳ６）。な
お、関連文書があるべきディレクトリにない場合、利用
者は文書検索手段を用いて前記関連文書を検索し、他の
フォルダ内にその関連文書を見つけたならば、表示され
たディレクトリ情報に従ってその文書のコピーをあるべ
きディレクトリのフォルダに格納することができる。こ
うして、この実施形態によれば、開こうとしている文書
に関連付けられている関連文書が関連付け情報で示され
た所在場所にない場合、そのことが事前にわかるので、
その関連文書を前記所在場所から取り出そうとする無駄
な動作を行わないで済む。なお、この実施形態におい
て、関連文書の所在場所を示す情報としてはディレクト
リ情報に限定されるものではない。

【００１１】図４は、本発明の第２の実施形態を示す動
作フロー図である。以下、図４などに従って、この実施
形態の動作を説明する。まず、利用者が、表示装置５な
どを用いて、例えば一つのフォルダ内にある文書のリス
トを表示させ、その中の一つの文書を指示し、表示装置
５に表示されている例えば「開く」というボタンをマウ
スなどで指示（クリック）すると、システム制御部１は
文書取り出しが指示されたことを認識すると共に取り出
すべき文書の例えばディレクトリ情報（所在場所情報）
と文書名（例えば、文書Ａ）を取得する（ステップＳ1
1）。そして、そのディレクトリ情報と文書名（ファイ
ル名）とをファイル管理手段に渡し、その文書の文書デ
ータおよび関連付け情報を読み出す。続いて、システム
制御部１は読み出した関連付け情報により当該文書に関
連文書が関連付けられているか否か（文書リンクがある
か否か）を判定する（ステップＳ12）。そして、関連文
書が関連付けられていると判定されたならば（ステップ
Ｓ12でYES）、前記関連付け情報中から関連文書のディ
レクトリ情報（所在場所情報）と文書名（例えば文書
Ｂ，文書Ｃ）とを取得する（ステップＳ13）。さらに、
システム制御部１は、関連文書の前記ディレクトリ情報
で示されたディレクトリ内の文書名（ファイル名）を検
索し、その中に前記文書名の文書（文書Ｂや文書Ｃ）が
あるか否かを調べる（ステップＳ14）。そして、対象文
書がディレクトリ内にあれば（ステップＳ15でYES）、
関連文書を取り出せないというような問題は生じないの
で、その時点で取り出していた文書（文書Ａ）を開く
（表示させる）（ステップＳ16）。それに対して、対象
文書（関連文書）がディレクトリ内になければ（ステッ
プＳ15でNO）、他のディレクトリ（所在場所）に前記対
象文書があるか否かを調べ、あった場合には、指定され
たディレクトリに関連文書がないことを示すメッセージ
を表示させると共に、他のディレクトリにある前記関連
文書を指定された前記ディレクトリにコピー（コピー処
理）するか否かを問うメッセージを表示させる（図５参
照）（ステップＳ17）。そして、コピーする旨が、表示
されたボタンをクリックすることにより指示されると
（ステップＳ18でYES）、システム制御部１は他のディ
レクトリにある前記関連文書を関連付け情報で示された
ディレクトリにコピーする（ステップＳ19）。さらに、
それに続いて、開こうとしている文書（文書Ａ）を表示
させる（ステップＳ16）。

【００１２】それに対して、ステップＳ18において、コ
ピーしない旨が指示されたならば（ステップＳ18でN
O）、コピーせずに開こうとしている文書（文書Ａ）を
表示させる（ステップＳ16）。また、ステップＳ15にお
いて、対象文書（関連文書）が指定のディレクトリにあ
ると判定されたならば（ステップＳ15でYES）、その時
点で開こうとしている文書（文書Ａ）を表示させる（ス
テップＳ16）。また、ステップＳ12において、開こうと
している文書（文書Ａ）に関連文書が関係付けられてい
ないと判定された場合は（ステップＳ12でNO）、直ちに
その文書を開く（ステップＳ16）。こうして、この実施
形態によれば、開こうとしている文書に関連付けられて
いる関連文書が関連付け情報で示された所在場所にない
場合、そのことが事前にわかるだけでなく、他の場所に
前記関連文書があり、利用者がそれをコピーすることを
望むならば、その関連文書を前記所在場所にコピーする
こともできる。なお、この実施形態において、関連文書
を前記所在場所にコピーする際に、利用者の意向を問う
ことなく無条件にコピーするようにしてもよい。この場
合、利用者は、あたかも関連文書があるべき所在場所に
ずっとあったかのように関連文書を取り出すことができ
る。それに対して、利用者の意向を問うようにした構成
では、利用者が例えば関連文書の内容が最新の状況に適
合しなくなったと考えたような場合、コピーをせず、且
つ、その関連文書を関連付け情報から外すようなことも
できる。

【００１３】図６は、本発明の第３の実施形態を示す動
作フロー図である。以下、図６などに従って、この実施
形態の動作を説明する。まず、利用者が、表示装置５な
どを用いて例えば一つのフォルダ内にある文書のリスト
を表示させ、その中の一つの文書を指示し、表示装置５
に表示されている例えば「開く」というボタンをマウス
などで指示（クリック）すると、システム制御部１は文
書取り出しが指示されたことを認識すると共に取り出す
べき文書の例えばディレクトリ情報（所在場所情報）と
文書名（例えば文書Ａ）を取得する（ステップＳ21）。
そして、そのディレクトリ情報と文書名（ファイル名）
とをファイル管理手段に渡し、その文書の文書データお
よび関連付け情報を読み出す。続いて、システム制御部
１は読み出した関連付け情報により当該文書に関連文書
が関連付けられているか否か（文書リンクがあるか否
か）を判定する（ステップＳ22）。そして、関連文書が
関連付けられていると判定されたならば（ステップＳ22
でYES）、前記関連付け情報中から関連文書のディレク
トリ情報（所在場所情報）と文書名（例えば文書Ｂ，文
書Ｃ）とを取得する（ステップＳ23）。さらに、システ
ム制御部１は、文書記憶装置（例えばハードディスク装
置）３の各ディレクトリ内の文書名（ファイル名）を検
索し、いずれかのディレクトリ中に前記文書名の文書
（文書Ｂや文書Ｃ）があるか否かを調べる（ステップＳ
24）。そして、対象文書が文書記憶装置３内のいずれか
のディレクトリにあれば（ステップＳ25でYES）、その
所在場所が関連付け情報で示されたディレクトリか否か
を判定し（ステップＳ28）、そのディレクトリであれば
（ステップＳ28でYES）、その時点で取り出していた文
書（文書Ａ）を開く（表示させる）（ステップＳ27）。

【００１４】それに対して、対象文書（関連文書）がそ
のディレクトリ内になければ（ステップＳ28でNO）、そ
の関連文書名と共に、指定されたディレクトリに関連文
書がないことを示すメッセージを表示させ、さらに、前
記関連文書に関連付ける旨を表示させる（図７参照）
（ステップＳ29）。そして、関連付け情報中の前記関連
文書のディレクトリ情報を前記関連文書があったディレ
クトリに変更する（ステップＳ30）。あるいは、メッセ
ージや関連文書の表示を行うことなく、単にディレクト
リの変更だけを行う。さらに、それに続いて、開こうと
している文書（文書Ａ）を表示させる（ステップＳ3
0）。また、ステップＳ22において、開こうとしている
文書（文書Ａ）に関連文書が関係付けられていないと判
定された場合は（ステップＳ22でNO）、直ちにその文書
を開く（ステップＳ27）。こうして、この実施形態によ
れば、開こうとしている文書に関連付けられている関連
文書が関連付け情報で示された所在場所にない場合、他
の場所に前記関連文書があるならば、他の場所のその関
連文書を関連付け、その関連文書を取り出すことができ
る。なお、この実施形態において、他の場所にある関連
文書を無条件に関連付けるのでなく、コピーの場合と同
様に、利用者の意向に応じて関連付けるようにすること
もできる。このように、利用者の意向を問うようにした
構成では、利用者が例えば関連文書の内容が最新の状況
に適合しなくなったと考えたような場合、その関連文書
を関連付け情報から外すようなことができる。また、前
記実施形態では、文書記憶装置内に関連文書があるか否
かを判定し、あったならば、そのあった場所が関連付け
情報で示された所在場所か否かを判定したが、これは、
関連付け情報で示された関連文書の所在場所か否かを判
定し、なかったならば、文書記憶装置内のどこかに関連
文書があるか否かを判定するようにすることと結果的に
同じになる。

【００１５】以上、パーソナルコンピュータや専用の文
書管理装置など情報処理装置上に構築された文書管理シ
ステムについて説明したが、ＬＡＮシステムによった文
書管理システムにも同様に本発明を実施することができ
る。なお、ＬＡＮシステムの場合には、文書記憶装置は
サーバ内に備えられ、文書を登録したり取り出したりす
るユーザインタフェースはクライアント端末装置（例え
ばパーソナルコンピュータ）内に備えられる。また、本
発明の文書管理方法をプログラミングしたプログラムを
記憶媒体に記憶させることにより、その記憶媒体をそれ
まで本発明の文書管理方法を有していなかった情報処理
装置に装填して、その情報処理装置において本発明の文
書管理方法を実行することも可能である。

【００１６】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項１記載の発明では、取り出そうとする文書が指示
されたとき、前記文書に関連文書が関連付けられている
か否かが判定され、関連付けられていたならば、関連付
け情報により示された所在場所に前記関連文書があるか
否かが判定され、なかったならば、前記関連文書の文書
名と前記所在場所が、前記文書を取り出そうとしている
情報処理装置に表示されるので、開いている文書に関連
付けられている関連文書が関連付け情報で示された所在
場所にないのに、その関連文書を前記所在場所から取り
出そうとする動作が発生してしまうのを防ぐことができ
る。また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の発
明において、所在場所情報であるディレクトリ情報で示
されたディレクトリのファイルリストが検索され、それ
により所在場所に関連文書があるか否かが判定され、な
かった場合、所在場所としてはディレクトリ情報が表示
されるので、同様に、開いている文書に関連付けられて
いる関連文書が関連付け情報で示された所在場所にない
のに、その関連文書を前記所在場所から取り出そうとす
る動作が発生してしまうのを防ぐことができる。また、
請求項３記載の発明では、請求項１または請求項２記載
の発明において、所在場所に関連文書がなかったとき、
他の場所に前記関連文書があるか否かが調べられ、あっ
た場合には、前記所在場所に前記関連文書がコピーされ
るので、利用者はこれまで通りその関連文書を取り出す
ことができる。

【００１７】また、請求項４記載の発明では、請求項３
記載の発明において、コピーに際して、コピーするか否
かを指示させるためのメッセージが表示され、コピーす
る旨が指示されたときのみコピーされるので、コピーさ
せることもできるし、利用者が例えば関連文書の内容が
最新の状況に適合しなくなったと考えたような場合、コ
ピーをせず、さらに、その関連文書を関連付け情報から
外すようなことも可能になる。また、請求項５記載の発
明では、請求項１または請求項２記載の発明において、
所在場所に関連文書がなかったとき、他の場所に前記関
連文書があるか否かが調べられ、あった場合には、関連
付け情報中に書き込まれている前記関連文書の所在場所
が前記他の場所に変更されるので、請求項４記載の発明
と同様に、利用者はこれまで通りその関連文書を取り出
すことができる。また、請求項６記載の発明では、請求
項５記載の発明において、所在場所変更に際して、所在
場所を変更するか否かを指示させるためのメッセージが
表示され、変更する旨が指示されたときのみ所在場所が
変更されるので、関連文書を取り出せるように関連付け
ることもできるし、利用者が例えば関連文書の内容が最
新の状況に適合しなくなったと考えたような場合、その
関連文書を関連付け情報から外すようなことも可能にな
る。また、請求項７記載の発明では、請求項１乃至請求
項６記載の文書管理方法をプログラミングしたプログラ
ムを記憶した記憶媒体を情報処理装置に装填することに
より、その情報処理装置において請求項１乃至請求項６
記載の発明の作用を実現することができるので、その情
報処理装置において請求項１乃至請求項６記載の発明の
効果を実現することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の各実施形態の文書管理システムの構成
ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施形態を示す文書管理方法の
動作フロー図である。

【図３】本発明の第１の実施形態を示す文書管理方法の
画面図である。

【図４】本発明の第２の実施形態を示す文書管理方法の
動作フロー図である。

【図５】本発明の第２の実施形態を示す文書管理方法の
画面図である。

【図６】本発明の第３の実施形態を示す文書管理方法の
動作フロー図である。

【図７】本発明の第３の実施形態を示す文書管理方法の
画面図である。

【図８】従来技術の一例を示すデータ構成図である。

【符号の説明】

１ システム制御部 ３ 文書記憶装置 ４ 操作部 ５ 表示装置

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の関連文書を取り出すために前記文
   書に付加された関連付け情報を有する文書管理方法にお
   いて、取り出そうとする文書が指示されたとき、前記文
   書に関連文書が関連付けられているか否かを判定し、関
   連付けられていたならば、関連付け情報により示された
   所在場所に前記関連文書があるか否かを判定し、関連付
   けられていなかったならば、前記関連文書の文書名と前
   記所在場所を、前記文書を取り出そうとしている情報処
   理装置に表示することを特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理方法において、
   関連付け情報として、関連文書の所在場所を示す情報と
   してディレクトリ情報を有する構成にして、前記ディレ
   クトリ情報で示されたディレクトリのファイルリストを
   検索することにより所在場所に前記関連文書があるか否
   かを判定し、前記関連文書が所在場所になかった場合、
   所在場所としてはディレクトリ情報を表示することを特
   徴とする文書管理方法。
3. 【請求項３】 請求項１または請求項２記載の文書管理
   方法において、所在場所に関連文書がなかったとき、他
   の場所に前記関連文書があるか否かを調べ、あった場合
   には、前記所在場所に前記関連文書をコピーすることを
   特徴とする文書管理方法。
4. 【請求項４】 請求項３記載の文書管理方法において、
   前記所在場所に前記関連文書をコピーするに際して、コ
   ピーするか否かを指示させるためのメッセージを表示
   し、コピーする旨が指示されたときのみコピーすること
   を特徴とする文書管理方法。
5. 【請求項５】 請求項１または請求項２記載の文書管理
   方法において、所在場所に関連文書がなかったとき、他
   の場所に前記関連文書があるか否かを調べ、あった場合
   には、関連付け情報中に書き込まれている前記関連文書
   の所在場所を前記他の場所に変更することを特徴とする
   文書管理方法。
6. 【請求項６】 請求項５記載の文書管理方法において、
   前記関連文書の所在場所変更に際して、所在場所を変更
   するか否かを指示させるためのメッセージを表示し、変
   更する旨が指示されたときのみ所在場所を変更すること
   を特徴とする文書管理方法。
7. 【請求項７】 プログラムを記憶した記憶媒体におい
   て、請求項１乃至請求項６記載の文書管理方法をプログ
   ラミングしたプログラムを記憶したことを特徴とする記
   憶媒体。