JP4104325B2 - 文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子文書管理装置に係り、特に文書情報を格納した記憶装置から所望の文書を容易に取り出すことができる文書管理装置、文書管理を実行するプログラム、及びこのプログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
現状ある文書管理ソフトウェアの主流は図１３に示すようなツリー階層構造をとり、それぞれの情報が記録装置に整然と保存されている。この文書管理ソフトウエアは、文書管理のルート１０１があり、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３へと分岐し、そのサブフォルダ１０３の中に文書１０４が存在する。１文書は、セクション１０５と呼ばれる文書管理の最小単位が結合されたもので構成され、それらセクションはワープロ原稿であったり画像であったりと形式の違うものであっても許される。
【０００３】
通常、それらセクション１０４はファイル単位で構成されており、ＯＳ上での最小単位であり、またそれらはＯＳ上では独立して存在する。ＯＳ上でそれらファイルは（フォルダ単位に集めるなどしない限り）関連づけて結合ができない。しかし、オペレータの実際の業務やファイル管理の運用上、それらを関連づけて一つにまとめることが必要であるため、文書管理ソフトウェアではそれらセクションを結合して“文書”という形態をとる。
【０００４】
上記のようなツリー体系を用いて管理を行う文書管理システムでは、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３についてはオペレータが意図した管理体系を作成することが可能である。オペレータはフォルダ１０２を作成・削除・移動・コピーをして、また、フォルダ１０２内に文書を分類（ルール付けて配置）することで文書管理を行う。また、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３、文書１０４、セクション１０５はそれぞれオペレータの意図した名前を付けることが可能である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような文書管理ソフトウェアでは、オペレータが作成できる管理体系は１つのみであり、複数の分類方法に対応できない。たとえば、文書管理システムに複数の顧客に発行した過去の文書（企画書、契約書、納品書など）が登録されていたとする。このとき、あるときは顧客別で分類をしたいかもしれないし、またあるときは文書の種類別で分類をしたいかもしれない。もちろんオペレータはいずれが運用にふさわしいかを検討してフォルダを作成し、文書を分類することが可能である。しかし、ひとつの文書を重複して登録しない限り、一度にこれら二つ（顧客別、文書種類別）の分類を行うことはできない。
【０００６】
また、キーワードやタイムスタンプによる検索機能を有したデーターベース検索システム、特に文書管理システムなどにおいて、その検索方法と検索結果の表示方法は、従来では、
▲１▼ 検索キー（キーワードやタイムスタンプ）を指定する
▲２▼ 検索実行ボタンを押下する
▲３▼ 検索キーに一致する文書の一覧が表示される
のような方法で行われていることが多い。また、これらの検索結果は一時的に表示するのみで、ソフトウェア再起動後は再度検索を実行する必要がある。
【０００７】
また、この状態からさらに絞り込んで検索を行いたい場合は、
▲４▼ 検索キーを指定し、絞込検索ボタンを押下する
▲５▼ ▲１▼と▲４▼で指定した検索キーに一致する文書の一覧が表示される
と実行することになるが、このとき▲３▼の検索結果を再度参照するには、新規検索に戻って再度検索する必要がある。また▲３▼と▲５▼の検索結果をすぐに切り替えて表示することはできない。
【０００８】
本発明は、このような点に鑑みてなされたもので、その目的は、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現が行えること、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供すること、及び操作性に優れたものとすることにある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するため、第１の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、検索キーをオペレータが指定する手段と、指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの指定したファイル名で保存する手段と、オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段とを備えていることを特徴とする。
第２の手段は、第１の手段において、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段を備えていることを特徴とする。
第３の手段は、第２の手段において、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新する手段を備えていることを特徴とする。
第４の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、指定された検索キーに基づいて前記記憶手段から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手段と、送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手段と、保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段とを備えていることを特徴とする。
第５の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手段と、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段と、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手段と、そのフラグに応じて検索結果を更新する手段とを備えていることを特徴とする。
【００１４】
第６の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの 指定したファイル名で保存する手順と、オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第７の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順とツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手順と、送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手順と、保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第８の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手順と、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手順と、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手順と、そのフラグに応じて検索結果を更新する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第１２の手段は、第９ないし第１１の何れかの手段に係る文書管理プログラムがコンピュータによって読み取られ、実行可能に記録された記録媒体を特徴とする。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
【００２０】
＜第１の実施形態＞
この第１の実施形態は、親ノードに対して、得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示し、分類の機能性を拡充しようとする例である。なお、以下の説明において、同等な各部には同一の参照符号を付し、重複する説明は省略する。
【００２１】
図１は、文書管理ＤＢサーバ１とクライアント２を接続した文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【００２２】
図１においては、ピアツゥピアの図となっているが、２つのマシンの間にネットワークを介してもよい。また、一台のマシンでサーバとクライアントの両役割を果たすことも可能である。以下、本実施形態においては、２台のマシンを備えたシステムとして説明する。
【００２３】
図２は、サーバ１およびクライアント２の装置の内部構造を示すブロック図である。サーバ１もクライアント２も内部構造は同じであるため、一方のみ図示して説明する。また、ネットワーク制御部よりネットワーク３に接続されているが、上記のようにピアツゥピアでの接続の場合はお互いの装置のネットワーク制御部に接続することとなる。
【００２４】
サーバ１は、制御部１１、メモリ１２、入力制御部１３、主記憶制御部１４、表示制御部１５、およびネットワーク制御部１６から基本的に構成され、これら各部はバス１０を介して接続されている。また、入力制御部１３はキーボード１７やマウス１８を制御し、主記憶制御部１４は主記憶媒体１９を制御し、表示制御部１５は表示手段としてのディスプレイ２０を制御する。主記憶媒体１９としては、例えばハードディスクＨＤＤ、フロッピディスクＦＤ、光磁気ディスクＭＯなどが使用される。そして、これと同一の構成のクライアント２がネットワーク３を介して接続されている。
【００２５】
このようなシステムにおける処理手順を図３のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される表示画面の例を図４に示す。図３における処理は以下のようになる。
【００２６】
まず、クライアント２側でツリーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ１）。これにより図４に示すウインドウが表示される。左側ツリービューのルートの個人文書を右クリックしてメニューを表示し、「検索キー指定」を選択すると、検索キーを入力するダイアログが表示される（ステップＳ２）。文書名の検索キーとして、「Ｒ社」を指定すると（ステップＳ３）、クライアント２側からサーバ１側に検索該当文書と非該当文書のショートカットを要求する（ステップＳ４）。サーバ１側では、検索を行う該当文書と非該当文書の一覧を得て（ステップＳ５）、該当文書と非該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ６）、該当文書と非該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ７）。クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに該当文書と非該当文書のショートカットをコピーし（ステップＳ８）、図５に示すように新規に「［９月分］の検索結果」という新しいノードと、その下に〔９月分〕の非該当文書という新しいノードが作成され、全文書に対して検索を行ってヒットした文書の一覧が右ビューに表示される（ステップＳ９）。
【００２７】
ここで、例えば「［契約書］の検索結果」を選択した場合、契約書で検索してヒットした文書の一覧が右ビューに表示される。このとき、検索は実行せず、以前検索を行ったときの結果が表示される。
【００２８】
ここでたとえばすべての文書が以下の６つであったとする。
【００２９】
・ＲＩ社９月分契約書
・９月分支払い未納リスト
・ＲＩ社９月分納品書
・９月分決算書
・ＲＩ社１０月分契約書
・ＲＩ社１０月分納品書
この場合、検索キーである「９月分」にヒットした上位４文書が「[９月分]の検索結果」として表示され、残りの２文書が「[９月分]の非該当文書」として表示される。
【００３０】
この実施形態によれば、親ノードに対して得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示するので、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞込みの検索方法を提供することができる。
【００３１】
＜第２の実施形態＞
この第２の実施形態は、親ノードに対して得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を表示することによって分類の機能性を拡充しようとする例である。
【００３２】
第２の実施形態に係る処理手順を図６のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される表示画面の例を図７に示す。なお、システム自体は図１および図２に示した第１の実施形態と同等なので、説明は省略する。
【００３３】
この実施形態では、クライアント２側でツリーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「未ヒット文書の検索」コマンドを実行する（ステップＳ１１）。これにより図７に示すウインドウが表示される。次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、検索キーの一覧を得る（ステップＳ１２）。そして、すべての検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットを要求する（ステップＳ１３）。これに応じてサーバ１側では、検索を行ってＯＲ検索で未ヒットの文書一覧を得て（ステップＳ１４）、未ヒットの文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ１５）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ１６）。
【００３４】
クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし（ステップＳ１７）、図７に示すように新規に「未ヒット文書」という新しい子ノードが作成される（ステップＳ１８）。すなわち、検索を複数行ったときに、どの検索結果にも当てはまらない文書が「未ヒット文書」フォルダで表示される。なお、図７は「ＲＩ社」と「契約書」で検索を行った状態を示す図である。
【００３５】
ここでたとえばすべての文書が以下の６つであったとする。
この場合、検索キーである「ＲＩ社」と「契約書」にヒットした文書はそれぞれの検索結果に表示され、どちらの検索結果にもヒットしなかった残りの２文書（「９月分支払い未納リスト」、「９月分決算書」）が「[９月分]の非該当文書」として右ビューに表示される。なお、検索が１度しか実行されていない場合は、「未ヒット文書」と第１の実施形態で示した「非該当文書」の結果は同じとなる。
【００３６】
この実施形態によれば、親ノードに対して得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を表示するので、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞込みの検索方法を提供することができる。
【００３７】
＜第３の実施形態＞
この第３の実施形態は、「１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧」を動的に更新することによって操作性の向上を図るようにした例で、第１または第２の実施形態における処理を実行した後、所定の検索結果を削除する。
【００３８】
この実施形態では、図８のフローチャートに示すようにクライアント２側では、ツリーのルートを選択し、「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ３１）。そして、「検索キー指定ダイアログ」を表示し（ステップＳ３２）、表示されたダイアログから検索キーを指定し、「検索」コマンドを実行した（ステップＳ３３）後、検索該当文書のショートカットを要求する（ステップＳ３４）。この要求に応じてサーバ側２では、検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ３５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ３６）、該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ３７）。
【００３９】
クライアント２側では、該当文書のショートカットの情報を主記憶媒体（ＨＤＤ）１９に保存する（ステップＳ３８）。そして、ツリービューに新規ノードを作成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ３９）。次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、検索キーの一覧を得（ステップＳ４０）、さらに、すべての検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ４１）。
【００４０】
サーバ１側では、要求されたＯＲ検索を行い、ＯＲ検索に未ヒットの一覧を得る（ステップＳ４２）。そして、未ヒットの文書のショートカットを作成し（ステップＳ４３）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ４４）。
【００４１】
クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし（ステップＳ４５）、「未ヒット文書」の一覧を更新する（ステップＳ４６）。
【００４２】
このように処理すると、前記第２の実施形態までを実施したあと、「ＲＩ社」の検索結果が更新により削除される。
【００４３】
結果は以下のようになる。
個人文書全体に対して、「納品書」で検索を実行する。
【００４４】
結果は以下のようになる。
なお、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００４５】
この実施形態によれば、同じ階層の検索キーに増減があったとき、前述の第２の実施形態における１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を動的に更新することによって、オペレーターが更新の操作をする手間を省くことができる。
【００４６】
＜第４の実施形態＞
この実施形態は、複数のクライアントにおいて同じ検索体系が再現できるようにするものである。
【００４７】
図９は、この実施形態に係る文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。
【００４８】
この処理では、第１のクライアント２ａと、第２のクライアント２ｂと、サーバ１とからシステムが構成され、第１および第２のクライアント２ａ、１ｂは文書管理アプリケーションであり、サーバ１は文書管理システムに対応する。第１のクライアント２ａでは、表示メニューから「検索結果の保存」を選択して実行する（ステップＳ５１）。次いで検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報を主記憶媒体１９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ５２）、処理を終える。
【００４９】
一方、第２のクライアント２ｂでは、表示メニューから「検索結果保存データのインポート」を実行し（ステップＳ５３）、検索結果のツリー構成をツリービューに標示し、文書へのショーカットの情報をビューに表示する（ステップＳ５４）。この間、サーバ１側では、何も処理を行わない。
【００５０】
具体的には、文書管理システムより、検索機能を選択すると図４に示すようなウインドウが表示される。ツリービューからファイルメニューを選択し、「検索結果の保存」を選択する。すると、図１０に示すようにファイル保存のダイアログが表示されるので、ファイル名を指定して保存する。
【００５１】
一方、別のクライアント（第２のクライアント２ｂ）において図４と同じ検索ウインドウを表示し、ファイルメニューから「検索結果保存データのインポート」を選択する。これにより図１０で示したものと同じフォルダ構成が再現される。もし、同じサーバに接続しているクライアントであれば各フォルダの下にある文書へのショートカットが有効である。もし、違うサーバに接続しているクライアントであれば、各フォルダを右クリックして、「更新」を行うことで、このサーバにおいての検索体系が構築できる。
【００５２】
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００５３】
この実施形態によれば、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現方法を提供することができる。また、このファイルを配布することで、ほかのオペレータと検索体系を共有することができる。また、異なる文書が保存されているサーバ/クライアントにおいても共有することが可能となる。
【００５４】
＜第５の実施形態＞
この実施形態は、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧（ショートカット）の情報をサーバ側で保存/復元することにより、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供するようにしたものである。
【００５５】
図１１は、この第５の実施形態に係る文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。
【００５６】
この処理では、まず、第１のクライアント２ａでは、文書管理システムの検索メニューから検索終了を実行する（ステップＳ６１）。そして、検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報を主記憶媒体１９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ６２）、保存したファイルをサーバに送信する（ステップＳ６３）。
【００５７】
サーバ１では、送信されたファイルを保存する（ステップＳ６４）。一方、第２のクライアント２ｂでは、検索ウインドウを表示し（ステップＳ６５）、サーバ１に対して検索結果のツリー構成の情報のダウンロードを要求し（ステップＳ６６）、サーバ１では、この要求に応じてファイルを第２のクライアント２ｂに送信する（ステップＳ６７）。第２のクライアント２ｂは、送信されたファイルを保存し（ステップＳ６８）さらに、検索結果がＨＤＤに保存されているかどうかをチェックする（ステップＳ６９）。ＨＤＤに保存されていれば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリー構成をツリービューに表示し、文書へのショートカットの情報をビューに表示する（ステップＳ７０）。ＨＤＤに保存されていなければ、ルートのみの検索結果ツリーを表示する（ステップＳ７１）。次いで、メニューから検索終了を実行し（ステップＳ７２）、検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報をＨＤＤに保存し（ステップＳ７３）、保存したファイルをサーバに送信する（ステップＳ７４）。サーバ１は、第２のクライアント２ｂから受信したファイルを保存する（ステップＳ７５）。
【００５８】
一方、第１のクライアント２ａでは、システムとＯＳを再起動し（ステップＳ７６）、検索ウインドウを表示する（ステップＳ７７）。次いで、サーバ１に検索結果のツリー構造の情報のダウンロードを要求する（ステップＳ７８）。サーバ１はこの要求に応えてファイルを送信し（ステップＳ７９）、第１のクライアント２ａは受信したファイルを保存する（ステップＳ８０）。そして、検索結果がＨＤＤに保存されているかどうかをチェックする（ステップＳ８１）。ＨＤＤに保存されていれば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリー構成をツリービューに表示し、文書へのショートカットの情報をビューに表示する（ステップＳ８２）。ＨＤＤに保存されていなければ、ルートのみの検索結果ツリーを表示する（ステップＳ８３）。
【００５９】
このときのウインドウの表示状態は前述の図４と同様である。この図は、文書管理システムから検索機能を選択したときの初期表示状態を示すもので、この検索ウインドウを閉じるとツリーの構成と文書へのショートカットの情報がサーバ１側に送信される。次回この検索ウインドウを開くときには、サーバ１から情報がダウンロードされ、同じ状況が再現される
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００６０】
本実施形態によれば、サーバ１側に情報を保存することにより、クライアント２に依存せずオペレータが作成した検索体系を提供することができる。特に、サーバ／クライアント型のウェブアプリケーションにおいて有効である。
【００６１】
＜第６の実施形態＞
本実施形態は、前記第２および第３の実施形態において、同じ階層の検索キーに増減があったとき、「１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧」を動的に更新するタイミングをそのフォルダが選択されたときに行うことによって操作性の向上を図るようにしたものである。
【００６２】
図１２は、この第６の実施形態に係る文書管理装置の処理手順を示すフローチャートである。
【００６３】
この処理では、まず、クライアント２側でツリーのルートを選択し「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ９１）。次いで、「検索キー指定ダイアログ」を表示し（ステップＳ９２）、検索キーを指定して「検索」コマンドを実行する（ステップＳ９３）。そして、検索該当文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ９４）。
【００６４】
サーバ１側では、ステップＳ９４の要求に応じて検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ９５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ９６）、該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ９７）。
【００６５】
クライアント２側では、主記憶媒体１９、ここではＨＤＤに該当文書のショートカットをコピーし（ステップＳ９８）、ツリービューに新規にノードを作成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ９９）。そして、図７の画面で、「未ヒット文書」をクリックし（ステップＳ１００）、指定されたノードと同階層のノードを走査し、検索キーの一覧を得る（ステップＳ１０１）。次に、全ての検索キーデジタルのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ１０２）。
【００６６】
サーバ１側では、検索を実行してＯＲ検索に未ヒットの一覧を得た（ステップＳ１０３）後、未ヒットの文書のショートカットを作成し（ステップＳ１０４）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ１０５）。
【００６７】
クライアント２側では、主記憶媒体１９、ここではＨＤＤに未ヒットの文書のショートカットをコピーし（ステップＳ１０６）、未ヒット文書の一覧を更新する（ステップＳ１０７）。
【００６８】
具体的には、前述の図７のように検索を複数行ったときに、どの検索結果にも当てはまらない文書が「未ヒット文書」フォルダで表示される。そこで、図７のように「ＲＩ社」と「契約書」で検索を行ったとき、この情報は検索時に即座に必要とする情報ではないため、検索時に必要以上の処理が実行され、結果的に動作が遅くなってしまう。また、「ＲＩ社」で検索した後、未ヒット文書を参照せずに、「契約書」で検索を行ったときには、必要のない更新を行ったこととなってしまう。
【００６９】
そこで、「ＲＩ社」や「契約書」で検索を行ったときには更新を行わず、未ヒット文書がクリックされたときにショートカットの更新処理を行い、表示するようにする。
【００７０】
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００７１】
この第６の実施形態によれば、動的に更新するので、オペレータが更新の操作をする手間が省けるだけでなく、更新処理の遅延を行うことによってサーバ／クライアントに不必要な負荷を減らし、動作を軽快にすることができる。
【００７２】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、
１）オペレータが指定するファイルにエクスポートし、別システムにインポートするので、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現が行える。
２）表示したツリーの構成及びノードに対応する文書一覧の情報をサーバ側で保存し、復元するので、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供することができる。
３）同じ階層の検索キーに増減があったとき、得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を動的に更新するので、操作性に優れたものとすることができる。
等の効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理ＤＢサーバとクライアントを接続した文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】サーバおよびクライアントの装置の内部構造を示すブロック図である。
【図３】第１の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図４】第１、第４、第５の実施形態における表示画面（検索の初期画面）の一例を示す図である。
【図５】第１の実施形態における表示画面（検索画面）の他の例を示す図である。
【図６】第２の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図７】第２、第６の実施形態における表示画面（未ヒット文書の検索画面）の一例を示す図である。
【図８】第３の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図９】第４の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】第４の実施形態における表示画面（ファイル保存画面）の一例を示す図である。
【図１１】第５の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】第６の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】従来から実施されている文書管理ソフトウェアのツリー階層構造を示す図である。
【符号の説明】
１ サーバ
１１ 制御部
１２ メモリ
１３ 入力制御部
１４ 主記憶制御部
１５ 表示制御部
１６ ネットワーク制御部
１７ キーボード
１８ マウス
１９ 主記憶媒体
２０ ディスプレイ
２ クライアント
３ ネットワーク
【発明の属する技術分野】
本発明は電子文書管理装置に係り、特に文書情報を格納した記憶装置から所望の文書を容易に取り出すことができる文書管理装置、文書管理を実行するプログラム、及びこのプログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
現状ある文書管理ソフトウェアの主流は図１３に示すようなツリー階層構造をとり、それぞれの情報が記録装置に整然と保存されている。この文書管理ソフトウエアは、文書管理のルート１０１があり、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３へと分岐し、そのサブフォルダ１０３の中に文書１０４が存在する。１文書は、セクション１０５と呼ばれる文書管理の最小単位が結合されたもので構成され、それらセクションはワープロ原稿であったり画像であったりと形式の違うものであっても許される。
【０００３】
通常、それらセクション１０４はファイル単位で構成されており、ＯＳ上での最小単位であり、またそれらはＯＳ上では独立して存在する。ＯＳ上でそれらファイルは（フォルダ単位に集めるなどしない限り）関連づけて結合ができない。しかし、オペレータの実際の業務やファイル管理の運用上、それらを関連づけて一つにまとめることが必要であるため、文書管理ソフトウェアではそれらセクションを結合して“文書”という形態をとる。
【０００４】
上記のようなツリー体系を用いて管理を行う文書管理システムでは、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３についてはオペレータが意図した管理体系を作成することが可能である。オペレータはフォルダ１０２を作成・削除・移動・コピーをして、また、フォルダ１０２内に文書を分類（ルール付けて配置）することで文書管理を行う。また、フォルダ１０２、サブフォルダ１０３、文書１０４、セクション１０５はそれぞれオペレータの意図した名前を付けることが可能である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような文書管理ソフトウェアでは、オペレータが作成できる管理体系は１つのみであり、複数の分類方法に対応できない。たとえば、文書管理システムに複数の顧客に発行した過去の文書（企画書、契約書、納品書など）が登録されていたとする。このとき、あるときは顧客別で分類をしたいかもしれないし、またあるときは文書の種類別で分類をしたいかもしれない。もちろんオペレータはいずれが運用にふさわしいかを検討してフォルダを作成し、文書を分類することが可能である。しかし、ひとつの文書を重複して登録しない限り、一度にこれら二つ（顧客別、文書種類別）の分類を行うことはできない。
【０００６】
また、キーワードやタイムスタンプによる検索機能を有したデーターベース検索システム、特に文書管理システムなどにおいて、その検索方法と検索結果の表示方法は、従来では、
▲１▼ 検索キー（キーワードやタイムスタンプ）を指定する
▲２▼ 検索実行ボタンを押下する
▲３▼ 検索キーに一致する文書の一覧が表示される
のような方法で行われていることが多い。また、これらの検索結果は一時的に表示するのみで、ソフトウェア再起動後は再度検索を実行する必要がある。
【０００７】
また、この状態からさらに絞り込んで検索を行いたい場合は、
▲４▼ 検索キーを指定し、絞込検索ボタンを押下する
▲５▼ ▲１▼と▲４▼で指定した検索キーに一致する文書の一覧が表示される
と実行することになるが、このとき▲３▼の検索結果を再度参照するには、新規検索に戻って再度検索する必要がある。また▲３▼と▲５▼の検索結果をすぐに切り替えて表示することはできない。
【０００８】
本発明は、このような点に鑑みてなされたもので、その目的は、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現が行えること、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供すること、及び操作性に優れたものとすることにある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するため、第１の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、検索キーをオペレータが指定する手段と、指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの指定したファイル名で保存する手段と、オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段とを備えていることを特徴とする。
第２の手段は、第１の手段において、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段を備えていることを特徴とする。
第３の手段は、第２の手段において、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新する手段を備えていることを特徴とする。
第４の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、指定された検索キーに基づいて前記記憶手段から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手段と、送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手段と、保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段とを備えていることを特徴とする。
第５の手段は、記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手段と、検索の結果の一覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手段と、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段と、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手段と、そのフラグに応じて検索結果を更新する手段とを備えていることを特徴とする。
【００１４】
第６の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの 指定したファイル名で保存する手順と、オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第７の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順とツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手順と、送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手順と、保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第８の手段は、記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手順と、検索の結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手順と、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手順と、同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手順と、そのフラグに応じて検索結果を更新する手順とを含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする。
第１２の手段は、第９ないし第１１の何れかの手段に係る文書管理プログラムがコンピュータによって読み取られ、実行可能に記録された記録媒体を特徴とする。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
【００２０】
＜第１の実施形態＞
この第１の実施形態は、親ノードに対して、得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示し、分類の機能性を拡充しようとする例である。なお、以下の説明において、同等な各部には同一の参照符号を付し、重複する説明は省略する。
【００２１】
図１は、文書管理ＤＢサーバ１とクライアント２を接続した文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【００２２】
図１においては、ピアツゥピアの図となっているが、２つのマシンの間にネットワークを介してもよい。また、一台のマシンでサーバとクライアントの両役割を果たすことも可能である。以下、本実施形態においては、２台のマシンを備えたシステムとして説明する。
【００２３】
図２は、サーバ１およびクライアント２の装置の内部構造を示すブロック図である。サーバ１もクライアント２も内部構造は同じであるため、一方のみ図示して説明する。また、ネットワーク制御部よりネットワーク３に接続されているが、上記のようにピアツゥピアでの接続の場合はお互いの装置のネットワーク制御部に接続することとなる。
【００２４】
サーバ１は、制御部１１、メモリ１２、入力制御部１３、主記憶制御部１４、表示制御部１５、およびネットワーク制御部１６から基本的に構成され、これら各部はバス１０を介して接続されている。また、入力制御部１３はキーボード１７やマウス１８を制御し、主記憶制御部１４は主記憶媒体１９を制御し、表示制御部１５は表示手段としてのディスプレイ２０を制御する。主記憶媒体１９としては、例えばハードディスクＨＤＤ、フロッピディスクＦＤ、光磁気ディスクＭＯなどが使用される。そして、これと同一の構成のクライアント２がネットワーク３を介して接続されている。
【００２５】
このようなシステムにおける処理手順を図３のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される表示画面の例を図４に示す。図３における処理は以下のようになる。
【００２６】
まず、クライアント２側でツリーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ１）。これにより図４に示すウインドウが表示される。左側ツリービューのルートの個人文書を右クリックしてメニューを表示し、「検索キー指定」を選択すると、検索キーを入力するダイアログが表示される（ステップＳ２）。文書名の検索キーとして、「Ｒ社」を指定すると（ステップＳ３）、クライアント２側からサーバ１側に検索該当文書と非該当文書のショートカットを要求する（ステップＳ４）。サーバ１側では、検索を行う該当文書と非該当文書の一覧を得て（ステップＳ５）、該当文書と非該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ６）、該当文書と非該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ７）。クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに該当文書と非該当文書のショートカットをコピーし（ステップＳ８）、図５に示すように新規に「［９月分］の検索結果」という新しいノードと、その下に〔９月分〕の非該当文書という新しいノードが作成され、全文書に対して検索を行ってヒットした文書の一覧が右ビューに表示される（ステップＳ９）。
【００２７】
ここで、例えば「［契約書］の検索結果」を選択した場合、契約書で検索してヒットした文書の一覧が右ビューに表示される。このとき、検索は実行せず、以前検索を行ったときの結果が表示される。
【００２８】
ここでたとえばすべての文書が以下の６つであったとする。
【００２９】
・ＲＩ社９月分契約書
・９月分支払い未納リスト
・ＲＩ社９月分納品書
・９月分決算書
・ＲＩ社１０月分契約書
・ＲＩ社１０月分納品書
この場合、検索キーである「９月分」にヒットした上位４文書が「[９月分]の検索結果」として表示され、残りの２文書が「[９月分]の非該当文書」として表示される。
【００３０】
この実施形態によれば、親ノードに対して得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示するので、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞込みの検索方法を提供することができる。
【００３１】
＜第２の実施形態＞
この第２の実施形態は、親ノードに対して得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を表示することによって分類の機能性を拡充しようとする例である。
【００３２】
第２の実施形態に係る処理手順を図６のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される表示画面の例を図７に示す。なお、システム自体は図１および図２に示した第１の実施形態と同等なので、説明は省略する。
【００３３】
この実施形態では、クライアント２側でツリーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「未ヒット文書の検索」コマンドを実行する（ステップＳ１１）。これにより図７に示すウインドウが表示される。次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、検索キーの一覧を得る（ステップＳ１２）。そして、すべての検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットを要求する（ステップＳ１３）。これに応じてサーバ１側では、検索を行ってＯＲ検索で未ヒットの文書一覧を得て（ステップＳ１４）、未ヒットの文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ１５）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ１６）。
【００３４】
クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし（ステップＳ１７）、図７に示すように新規に「未ヒット文書」という新しい子ノードが作成される（ステップＳ１８）。すなわち、検索を複数行ったときに、どの検索結果にも当てはまらない文書が「未ヒット文書」フォルダで表示される。なお、図７は「ＲＩ社」と「契約書」で検索を行った状態を示す図である。
【００３５】
ここでたとえばすべての文書が以下の６つであったとする。
【００３６】
この実施形態によれば、親ノードに対して得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を表示するので、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞込みの検索方法を提供することができる。
【００３７】
＜第３の実施形態＞
この第３の実施形態は、「１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧」を動的に更新することによって操作性の向上を図るようにした例で、第１または第２の実施形態における処理を実行した後、所定の検索結果を削除する。
【００３８】
この実施形態では、図８のフローチャートに示すようにクライアント２側では、ツリーのルートを選択し、「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ３１）。そして、「検索キー指定ダイアログ」を表示し（ステップＳ３２）、表示されたダイアログから検索キーを指定し、「検索」コマンドを実行した（ステップＳ３３）後、検索該当文書のショートカットを要求する（ステップＳ３４）。この要求に応じてサーバ側２では、検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ３５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ３６）、該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ３７）。
【００３９】
クライアント２側では、該当文書のショートカットの情報を主記憶媒体（ＨＤＤ）１９に保存する（ステップＳ３８）。そして、ツリービューに新規ノードを作成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ３９）。次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、検索キーの一覧を得（ステップＳ４０）、さらに、すべての検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ４１）。
【００４０】
サーバ１側では、要求されたＯＲ検索を行い、ＯＲ検索に未ヒットの一覧を得る（ステップＳ４２）。そして、未ヒットの文書のショートカットを作成し（ステップＳ４３）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ４４）。
【００４１】
クライアント２側では、主記憶媒体１９例えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし（ステップＳ４５）、「未ヒット文書」の一覧を更新する（ステップＳ４６）。
【００４２】
このように処理すると、前記第２の実施形態までを実施したあと、「ＲＩ社」の検索結果が更新により削除される。
【００４３】
結果は以下のようになる。
【００４４】
結果は以下のようになる。
【００４５】
この実施形態によれば、同じ階層の検索キーに増減があったとき、前述の第２の実施形態における１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を動的に更新することによって、オペレーターが更新の操作をする手間を省くことができる。
【００４６】
＜第４の実施形態＞
この実施形態は、複数のクライアントにおいて同じ検索体系が再現できるようにするものである。
【００４７】
図９は、この実施形態に係る文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。
【００４８】
この処理では、第１のクライアント２ａと、第２のクライアント２ｂと、サーバ１とからシステムが構成され、第１および第２のクライアント２ａ、１ｂは文書管理アプリケーションであり、サーバ１は文書管理システムに対応する。第１のクライアント２ａでは、表示メニューから「検索結果の保存」を選択して実行する（ステップＳ５１）。次いで検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報を主記憶媒体１９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ５２）、処理を終える。
【００４９】
一方、第２のクライアント２ｂでは、表示メニューから「検索結果保存データのインポート」を実行し（ステップＳ５３）、検索結果のツリー構成をツリービューに標示し、文書へのショーカットの情報をビューに表示する（ステップＳ５４）。この間、サーバ１側では、何も処理を行わない。
【００５０】
具体的には、文書管理システムより、検索機能を選択すると図４に示すようなウインドウが表示される。ツリービューからファイルメニューを選択し、「検索結果の保存」を選択する。すると、図１０に示すようにファイル保存のダイアログが表示されるので、ファイル名を指定して保存する。
【００５１】
一方、別のクライアント（第２のクライアント２ｂ）において図４と同じ検索ウインドウを表示し、ファイルメニューから「検索結果保存データのインポート」を選択する。これにより図１０で示したものと同じフォルダ構成が再現される。もし、同じサーバに接続しているクライアントであれば各フォルダの下にある文書へのショートカットが有効である。もし、違うサーバに接続しているクライアントであれば、各フォルダを右クリックして、「更新」を行うことで、このサーバにおいての検索体系が構築できる。
【００５２】
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００５３】
この実施形態によれば、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現方法を提供することができる。また、このファイルを配布することで、ほかのオペレータと検索体系を共有することができる。また、異なる文書が保存されているサーバ/クライアントにおいても共有することが可能となる。
【００５４】
＜第５の実施形態＞
この実施形態は、表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧（ショートカット）の情報をサーバ側で保存/復元することにより、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供するようにしたものである。
【００５５】
図１１は、この第５の実施形態に係る文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。
【００５６】
この処理では、まず、第１のクライアント２ａでは、文書管理システムの検索メニューから検索終了を実行する（ステップＳ６１）。そして、検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報を主記憶媒体１９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ６２）、保存したファイルをサーバに送信する（ステップＳ６３）。
【００５７】
サーバ１では、送信されたファイルを保存する（ステップＳ６４）。一方、第２のクライアント２ｂでは、検索ウインドウを表示し（ステップＳ６５）、サーバ１に対して検索結果のツリー構成の情報のダウンロードを要求し（ステップＳ６６）、サーバ１では、この要求に応じてファイルを第２のクライアント２ｂに送信する（ステップＳ６７）。第２のクライアント２ｂは、送信されたファイルを保存し（ステップＳ６８）さらに、検索結果がＨＤＤに保存されているかどうかをチェックする（ステップＳ６９）。ＨＤＤに保存されていれば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリー構成をツリービューに表示し、文書へのショートカットの情報をビューに表示する（ステップＳ７０）。ＨＤＤに保存されていなければ、ルートのみの検索結果ツリーを表示する（ステップＳ７１）。次いで、メニューから検索終了を実行し（ステップＳ７２）、検索結果のツリー構成および文書へのショートカットの情報をＨＤＤに保存し（ステップＳ７３）、保存したファイルをサーバに送信する（ステップＳ７４）。サーバ１は、第２のクライアント２ｂから受信したファイルを保存する（ステップＳ７５）。
【００５８】
一方、第１のクライアント２ａでは、システムとＯＳを再起動し（ステップＳ７６）、検索ウインドウを表示する（ステップＳ７７）。次いで、サーバ１に検索結果のツリー構造の情報のダウンロードを要求する（ステップＳ７８）。サーバ１はこの要求に応えてファイルを送信し（ステップＳ７９）、第１のクライアント２ａは受信したファイルを保存する（ステップＳ８０）。そして、検索結果がＨＤＤに保存されているかどうかをチェックする（ステップＳ８１）。ＨＤＤに保存されていれば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリー構成をツリービューに表示し、文書へのショートカットの情報をビューに表示する（ステップＳ８２）。ＨＤＤに保存されていなければ、ルートのみの検索結果ツリーを表示する（ステップＳ８３）。
【００５９】
このときのウインドウの表示状態は前述の図４と同様である。この図は、文書管理システムから検索機能を選択したときの初期表示状態を示すもので、この検索ウインドウを閉じるとツリーの構成と文書へのショートカットの情報がサーバ１側に送信される。次回この検索ウインドウを開くときには、サーバ１から情報がダウンロードされ、同じ状況が再現される
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００６０】
本実施形態によれば、サーバ１側に情報を保存することにより、クライアント２に依存せずオペレータが作成した検索体系を提供することができる。特に、サーバ／クライアント型のウェブアプリケーションにおいて有効である。
【００６１】
＜第６の実施形態＞
本実施形態は、前記第２および第３の実施形態において、同じ階層の検索キーに増減があったとき、「１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧」を動的に更新するタイミングをそのフォルダが選択されたときに行うことによって操作性の向上を図るようにしたものである。
【００６２】
図１２は、この第６の実施形態に係る文書管理装置の処理手順を示すフローチャートである。
【００６３】
この処理では、まず、クライアント２側でツリーのルートを選択し「検索キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ９１）。次いで、「検索キー指定ダイアログ」を表示し（ステップＳ９２）、検索キーを指定して「検索」コマンドを実行する（ステップＳ９３）。そして、検索該当文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ９４）。
【００６４】
サーバ１側では、ステップＳ９４の要求に応じて検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ９５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップＳ９６）、該当文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ９７）。
【００６５】
クライアント２側では、主記憶媒体１９、ここではＨＤＤに該当文書のショートカットをコピーし（ステップＳ９８）、ツリービューに新規にノードを作成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ９９）。そして、図７の画面で、「未ヒット文書」をクリックし（ステップＳ１００）、指定されたノードと同階層のノードを走査し、検索キーの一覧を得る（ステップＳ１０１）。次に、全ての検索キーデジタルのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカットをサーバ１側に要求する（ステップＳ１０２）。
【００６６】
サーバ１側では、検索を実行してＯＲ検索に未ヒットの一覧を得た（ステップＳ１０３）後、未ヒットの文書のショートカットを作成し（ステップＳ１０４）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント２側に送信する（ステップＳ１０５）。
【００６７】
クライアント２側では、主記憶媒体１９、ここではＨＤＤに未ヒットの文書のショートカットをコピーし（ステップＳ１０６）、未ヒット文書の一覧を更新する（ステップＳ１０７）。
【００６８】
具体的には、前述の図７のように検索を複数行ったときに、どの検索結果にも当てはまらない文書が「未ヒット文書」フォルダで表示される。そこで、図７のように「ＲＩ社」と「契約書」で検索を行ったとき、この情報は検索時に即座に必要とする情報ではないため、検索時に必要以上の処理が実行され、結果的に動作が遅くなってしまう。また、「ＲＩ社」で検索した後、未ヒット文書を参照せずに、「契約書」で検索を行ったときには、必要のない更新を行ったこととなってしまう。
【００６９】
そこで、「ＲＩ社」や「契約書」で検索を行ったときには更新を行わず、未ヒット文書がクリックされたときにショートカットの更新処理を行い、表示するようにする。
【００７０】
その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。
【００７１】
この第６の実施形態によれば、動的に更新するので、オペレータが更新の操作をする手間が省けるだけでなく、更新処理の遅延を行うことによってサーバ／クライアントに不必要な負荷を減らし、動作を軽快にすることができる。
【００７２】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、
１）オペレータが指定するファイルにエクスポートし、別システムにインポートするので、複数のクライアントにおいて同じ検索体系の再現が行える。
２）表示したツリーの構成及びノードに対応する文書一覧の情報をサーバ側で保存し、復元するので、オペレータにクライアントに依存しない作業環境を提供することができる。
３）同じ階層の検索キーに増減があったとき、得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を動的に更新するので、操作性に優れたものとすることができる。
等の効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理ＤＢサーバとクライアントを接続した文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】サーバおよびクライアントの装置の内部構造を示すブロック図である。
【図３】第１の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図４】第１、第４、第５の実施形態における表示画面（検索の初期画面）の一例を示す図である。
【図５】第１の実施形態における表示画面（検索画面）の他の例を示す図である。
【図６】第２の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図７】第２、第６の実施形態における表示画面（未ヒット文書の検索画面）の一例を示す図である。
【図８】第３の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図９】第４の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】第４の実施形態における表示画面（ファイル保存画面）の一例を示す図である。
【図１１】第５の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】第６の実施形態における処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】従来から実施されている文書管理ソフトウェアのツリー階層構造を示す図である。
【符号の説明】
１ サーバ
１１ 制御部
１２ メモリ
１３ 入力制御部
１４ 主記憶制御部
１５ 表示制御部
１６ ネットワーク制御部
１７ キーボード
１８ マウス
１９ 主記憶媒体
２０ ディスプレイ
２ クライアント
３ ネットワーク
Claims (9)
- 記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、
検索キーをオペレータが指定する手段と、
指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の検索を行う手段と、
検索の結果の一覧を取得する手段と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、
ツリーを階層的に表示する手段と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの指定したファイル名で保存する手段と、
オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段と、
を備えていることを特徴とする文書管理装置。 - 指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段を備えていることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
- 同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新する手段を備えていることを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
- 記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、
指定された検索キーに基づいて前記記憶手段から文書の検索を行う手段と、
検索の結果の一覧を取得する手段と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、
ツリーを階層的に表示する手段と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手段と、
送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手段と、
保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手段と、
を備えていることを特徴とする文書管理装置。 - 記憶装置に保存されている文書を管理する文書管理装置において、
指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手段と、
検索の結果の一覧を取得する手段と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手段と、
ツリーを階層的に表示する手段と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手段と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手段と、
指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手段と、
同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手段と、
そのフラグに応じて検索結果を更新する手段と、
を備えていることを特徴とする文書管理装置。 - 記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、
指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、
検索の結果の一覧を取得する手順と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、
ツリーを階層的に表示する手順と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレータの指定したファイル名で保存する手順と、
オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順と、
を含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする文書管理プログラム。 - 記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、
指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、
検索の結果の一覧を取得する手順と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順とツリーを階層的に表示する手順と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバに送信する手順と、
送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手順と、
保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元する手順と、
を含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする文書管理プログラム。 - 記憶装置に保存されている文書をコンピュータによって管理するための文書管理プログラムにおいて、
指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手順と、
検索の結果の一覧を取得する手順と、
検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、
検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、
選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する手順と、
ツリーを階層的に表示する手順と、
選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する手順と、
作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順と、
表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手順と、
指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キーを検索する手順と、
同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断するフラグを保存する手順と、
そのフラグに応じて検索結果を更新する手順と、
を含み、コンピュータに前記手順を実行させて文書管理を行わせることを特徴とする文書管理プログラム。 - 請求項６ないし８のいずれか１項に記載の文書管理プログラムがコンピュータによって読み取られ、実行可能に記録されていることを特徴とする記録媒体。
Priority Applications (1)
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| JP2001376178A JP4104325B2 (ja) | 2001-12-10 | 2001-12-10 | 文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001376178A JP4104325B2 (ja) | 2001-12-10 | 2001-12-10 | 文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体 |
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