JP2002269148A - 文書管理装置および文書管理方法ならびに情報記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ツリーを用いて検索結果一覧を表示すること
で、視認性に優れた文書管理装置を提供する。 【解決手段】 クライアント側でツリーのルートを選択
し、検索機能を選択すると、「検索キー指定」コマンド
を実行する。「検索キー指定」を選択すると、検索キー
を入力するダイアログが表示される。文書名の検索キー
を指定すると、クライアント側からサーバ側に検索該当
文書のショートカットを要求する。サーバ側では、検索
を行う該当文書一覧を得て、該当文書のショートカット
ファイルを作成し、該当文書のショートカットをクライ
アント側に送信する。クライアント側では、主記憶媒体
例えばＨＤＤに該当文書のショートカットをコピーし、
新規にノードが作成され、全文書に対して検索を行って
ヒットした文書の一覧がに表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書管理装置に
係り、特に文書情報を格納した記憶装置から所望の文書
を容易に取り出すことができる文書管理装置および文書
管理方法並びに前記文書管理方法を実行する手順のプロ
グラムが記録された情報記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】現状ある文書管理ソフトウェアの主流は
図９に示すようなツリー階層構造をとり、それぞれの情
報が記録装置に整然と保存されている。この文書管理ソ
フトウエアは、文書管理のルート１０１があり、フォル
ダ１０２、サブフォルダ１０３へと分岐し、そのサブフ
ォルダ１０３の中に文書１０４が存在する。１文書は、
セクション１０５と呼ばれる文書管理の最小単位が結合
されたもので構成され、それらセクションはワープロ原
稿であったり画像であったりと形式の違うものであって
も許される。

【０００３】大概の場合は、それらセクション１０４は
ファイル単位で構成されており、ＯＳ上での最小単位で
あり、またそれらはＯＳ上では独立して存在する。ＯＳ
上でそれらファイルは（フォルダ単位に集めるなどしな
い限り）関連づけて結合ができない。しかし、オペレー
タの実際の業務やファイル管理の運用上、それらを関連
づけて一つにまとめることが必要であるため、文書管理
ソフトウェアではそれらセクションを結合して“文書”
という形態をとる。

【０００４】上記のようなツリー体系を用いて管理を行
う文書管理システムでは、フォルダ１０２、サブフォル
ダ１０３についてはオペレータが意図した管理体系を作
成することが可能である。オペレータはフォルダ１０２
を作成・削除・移動・コピーをして、また、フォルダ１
０２内に文書を分類（ルール付けて配置）することで文
書管理を行う。また、フォルダ１０２、サブフォルダ１
０３、文書１０４、セクション１０５はそれぞれオペレ
ータの意図した名前を付けることが可能である。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな文書管理ソフトウェアでは、オペレータが作成でき
る管理体系は１つのみであり、複数の分類方法に対応で
きない。たとえば、文書管理システムに複数の顧客に発
行した過去の文書（企画書、契約書、納品書など）が登
録されていたとする。このとき、あるときは顧客別で分
類をしたいかもしれないし、またあるときは文書の種類
別で分類をしたいかもしれない。もちろんオペレータは
いずれが運用にふさわしいかを検討してフォルダを作成
し、文書を分類することが可能である。しかし、ひとつ
の文書を重複して登録しない限り、一度にこれら二つ
（顧客別、文書種類別）の分類を行うことはできない。

【０００６】また、キーワードやタイムスタンプによる
検索機能を有したデーターベース検索システム、特に文
書管理システムなどにおいて、その検索方法と検索結果
の表示方法は、従来では、 検索キー（キーワードやタイムスタンプ）を指定す
る 検索実行ボタンを押下する 検索キーに一致する文書の一覧が表示される のような方法で行われていることが多い。また、これら
の検索結果は一時的に表示するのみで、ソフトウェア再
起動後は再度検索を実行する必要がある。

【０００７】また、この状態からさらに絞り込んで検索
を行いたい場合は、 検索キーを指定し、絞込検索ボタンを押下する とで指定した検索キーに一致する文書の一覧が
表示される と実行することになるが、このときの検索結果を再度
参照するには、新規検索に戻って再度検索する必要があ
る。またとの検索結果をすぐに切り替えて表示する
ことはできない。

【０００８】本発明は、このような点に鑑みてなされた
もので、その目的は、ツリーを用いて検索結果一覧を表
示することで、視認性に優れた文書管理装置および文書
管理方法を提供することにある。

【０００９】また、他の目的は、そのツリーと結果一覧
を保存しておくことで、再度検索結果を参照することを
容易にすることができる文書管理装置および文書管理方
法を提供することにある。

【００１０】また、他の目的は、検索結果を複数の管理
体系で管理することにより、全体の文書を管理・把握す
ることが容易な文書管理装置および文書管理方法を提供
することにある。

【００１１】さらに他の目的は、前記方法を実行するた
めのコンピュータのプログラムが格納された情報記録媒
体を提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、記憶装置に保存されている文書を管理す
る文書管理装置において、検索キーをオペレータが指定
する手段と、指定された検索キーに基づいて前記記憶装
置から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一覧を取
得する手段と、検索キーをツリーのノードとして表示す
る手段と、検索結果の文書のショートカットを作成する
手段と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果
一覧（ショートカット）を表示する手段とを備えている
ことを特徴とする。

【００１３】この場合、ツリーを階層的に表示する手段
と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査
する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付けて記
憶する手段とをさらに設けるとよく、また、表示したツ
リーの構成およびそれぞれノードに対応する文書一覧を
保存する手段を設けるとよい。

【００１４】また、本発明は、記憶装置に保存されてい
る文書を管理する文書管理方法において、検索キーをオ
ペレータが指定する第１の手順と、指定された検索キー
に基づいて前記記憶装置から文書の検索を行う第２の手
順と、検索の結果の一覧を取得する第３の手順と、検索
キーをツリーのノードとして表示する第４の手順と、検
索結果の文書のショートカットを作成する第５の手順
と、選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧
を表示する第６の手順とを備え、前記第６の手順で表示
された一覧から所望の文書を取り出すようにしたことを
特徴とする。

【００１５】さらに、本発明は、検索キーをオペレータ
が指定する第１の手順と、指定された検索キーに基づい
て前記記憶装置から文書の検索を行う第２の手順と、検
索の結果の一覧を取得する第３の手順と、検索キーをツ
リーのノードとして表示する第４の手順と、検索結果の
文書のショートカットを作成する第５の手順と、選択さ
れたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表示する
第６の手順とを実行するための文書管理のプログラムが
記録された情報記録媒体を提供し、コンピュータによっ
て前記手順の実行を可能にしたことを特徴とする。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を参照して説明する。

【００１７】＜第１の実施形態＞図１は、文書管理ＤＢ
サーバ１とクライアント２を接続した文書管理システム
の一例を示すブロック図である。

【００１８】図１においては、ピアツゥピアの図となっ
ているが、２つのマシンの間にネットワークを介しても
よい。また、一台のマシンでサーバとクライアントの両
役割を果たすことも可能である。以下、本実施形態にお
いては、２台のマシンを備えたシステムとして説明す
る。

【００１９】図２は、サーバ１およびクライアント２の
装置の内部構造を示すブロック図である。サーバ１もク
ライアント２も内部構造は同じであるため、一方のみ図
示して説明する。また、ネットワーク制御部よりネット
ワーク３に接続されているが、上記のようにピアツゥピ
アでの接続の場合はお互いの装置のネットワーク制御部
に接続することとなる。

【００２０】サーバ１は、制御部１１、メモリ１２、入
力制御部１３、主記憶制御部１４、表示制御部１５、お
よびネットワーク制御部１６から基本的に構成され、こ
れら各部はバス１０を介して接続されている。また、入
力制御部１３はキーボード１７やマウス１８を制御し、
主記憶制御部１４は主記憶媒体１９を制御し、表示制御
部１５は表示手段としてのディスプレイ２０を制御す
る。主記憶媒体１９としては、例えばハードディスクＨ
ＤＤ、フロッピディスクＦＤ、光磁気ディスクＭＯなど
が使用される。そして、これと同一の構成のクライアン
ト２がネットワーク３を介して接続されている。

【００２１】このようなシステムにおける処理手順を図
３のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される
表示画面の例を図４および図５に示す。図３における処
理は以下のようになる。

【００２２】まず、クライアント２側でツリーのルート
を選択し、検索機能を選択すると、「検索キー指定」コ
マンドを実行する（ステップＳ１）。これにより図２に
示すウインドウが表示される。左側ツリービューのルー
トの個人文書を右クリックしてメニューを表示し、「検
索キー指定」を選択すると、検索キーを入力するダイア
ログが表示される（ステップＳ２）。文書名の検索キー
として、「ＲＩ社」を指定すると（ステップＳ３）、ク
ライアント２側からサーバ１側に検索該当文書のショー
トカットを要求する（ステップＳ４）。サーバ１側で
は、検索を行う該当文書一覧を得て（ステップＳ５）、
該当文書のショートカットファイルを作成し（ステップ
Ｓ６）、該当文書のショートカットをクライアント２側
に送信する（ステップＳ７）。クライアント２側では、
主記憶媒体１９例えばＨＤＤに該当文書のショートカッ
トをコピーし（ステップＳ８）、図５に示すように新規
に「［ＲＩ社］の検索結果」という新しいノードが作成
され、全文書に対して検索を行ってヒットした文書の一
覧が右ビューに表示される（ステップＳ９）。

【００２３】ここで、例えば「［契約書］の検索結果」
を選択した場合、契約書で検索してヒットした文書の一
覧が右ビューに表示される。このとき、検索は実行せ
ず、以前検索を行ったときの結果が表示される。

【００２４】＜第２の実施形態＞第２の実施形態に係る
処理手順を図６のフローチャートに、ディスプレイ２０
に表示される表示画面の例を図７に示す。なお、システ
ム自体は図１および図２に示した第１の実施形態と同等
なので、説明は省略する。

【００２５】この実施形態では、クライアント２側でツ
リーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「検索
キー指定」コマンドを実行する（ステップＳ１１）。こ
れにより図２に示すウインドウが表示される。左側ツリ
ービューのルートの個人文書を右クリックしてメニュー
を表示し、「検索キー指定」を選択すると、検索キーを
入力するダイアログが表示される（ステップＳ１２）。
文書名の検索キーとして、「契約書」を指定すると（ス
テップＳ１３）、選択ノード親ノードの検索キーをルー
トまで走査し（ステップＳ１４）クライアント３側から
サーバ１側に全ての検索キーのＡＮＤ検索該当文書のシ
ョートカットを要求する（ステップＳ１５）。サーバ１
側では、検索を行う該当文書一覧を得て（ステップＳ１
６）、該当文書のショートカットファイルを作成し（ス
テップＳ１７）、該当文書のショートカットをクライア
ント２側に送信する（ステップＳ１８）。

【００２６】クライアント２側では、主記憶媒体１９例
えばＨＤＤに該当文書のショートカットをコピーし（ス
テップＳ１９）、図５に示すように新規に「［契約書］
の検索結果」という新しい子ノードが作成され、「［Ｒ
Ｉ社］の検索結果」で一覧に表示されていた文書に対し
て絞込み検索を行ってヒットした文書の一覧が右ビュー
に表示される（ステップＳ２０）。

【００２７】図７に示したウインドウは実際には［１０
月分］でも検索を行った後であり、もちろん「［１０月
分］の検索結果」を選択すると、右ビューには［１０月
分］で絞込検索を行った結果の「ＲＩ社１０月分契約
書」と「ＲＩ社１０月分納品書」が表示される。このと
き、検索は実行せず、以前検索を行ったときの結果が表
示される。

【００２８】＜第３の実施形態＞この実施形態は、第１
または第２の実施形態における処理を実行した後、表示
したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書
一覧を保存する例である。

【００２９】この実施形態では、図８のフローチャート
に示すように第２の実施形態の図４に示した最終ステッ
プＳ２０の後、メニューから検索終了を選択すると検索
が終了し（ステップＳ２１）、検索結果のツリー構成お
よび文書へのショートカットの情報を主記憶媒体（ＨＤ
Ｄ）１９に保存する（ステップＳ２２）。そして、当文
書管理ソフトウェアおよびＯＳを再起動する（ステップ
Ｓ２３）。再度、当文書管理ソフトウェアを起動し、検
索機能を実行すると検索結果ががＨＤＤに保存されてい
れば（ステップＳ２４−ＹＥＳ）、ＨＤＤに保存されて
いる検索結果のツリー構成をツリービューに表示し、文
書へのショートカットの情報をビューに表示するという
第２の実施形態の図７の表示状態が再現される。一方、
作成されているノードを再度選択すれば、該当の文書の
一覧が表示される。このとき、検索は実行せず、以前検
索を行ったときの結果が表示される。

【００３０】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、検索キー
をツリーのノードとして表示する手段と、検索結果の文
書のショートカットを作成する手段と、選択されたツリ
ーのノードに対応する検索結果一覧（ショートカット）
を表示する手段とを祖なせているので、ツリーを用いて
検索結果一覧を表示することが可能となり、これによ
り、視認性の向上を図ることができる。また、ツリーの
ノードを選択することにより、瞬時に検索結果を切り替
えて表示することができる。

【００３１】また、本発明によれば、ツリーを階層的に
表示する手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをル
ートまで走査する手段と、作成したツリーに検索キーを
関連付けて記憶する手段を備えているので、絞込みの検
索結果を視覚的に理解しやすく表示することができる。
また、任意の検索結果に複数の絞込検索を行うことがで
きるので、操作性の向上を図ることができる。

【００３２】また、表示したツリーの構成およびそれぞ
れノードに対応する文書一覧（ショートカット）を保存
するので、ソフトウェアを再起動しても検索結果をツリ
ーで体系付けて表示することができる。また、オペレー
タが意図した分類方法を複数管理することができるよう
になる。

【００３３】さらに、本発明によれば、前記方法を実行
するプログラムが格納されているので、そのプログラム
が格納された情報記録媒体をＰＣにインストールするだ
けで、前記方法が簡単に実行でき、前記各効果を奏する
ことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理ＤＢサーバとクライアントを接続した
文書管理システムの一例を示すブロック図である。

【図２】サーバおよびクライアントの装置の内部構造を
示すブロック図である。

【図３】第１の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図４】第１の実施形態における表示画面の一例を示す
図である。

【図５】第１の実施形態における表示画面の他の例を示
す図である。

【図６】第２の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図７】第２の実施形態における表示画面の一例を示す
図である。

【図８】第３の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図９】従来から実施されている文書管理ソフトウェア
のツリー階層構造を示す図である。

【符号の説明】

１ サーバ １１ 制御部 １２ メモリ １３ 入力制御部 １４ 主記憶制御部 １５ 表示制御部 １６ ネットワーク制御部 １７ キーボード １８ マウス １９ 主記憶媒体 ２０ ディスプレイ ２ クライアント ３ ネットワーク

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記憶装置に保存されている文書を管理す
   る文書管理装置において、 検索キーをオペレータが指定する手段と、 指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の
   検索を行う手段と、 検索の結果の一覧を取得する手段と、 検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、 検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する手段と、を備えていることを特徴とする文書管理
   装置。
2. 【請求項２】 ツリーを階層的に表示する手段と、 選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する
   手段と、 作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段と
   をさらに備えていることを特徴とする請求項１記載の文
   書管理装置。
3. 【請求項３】 表示したツリーの構成およびそれぞれノ
   ードに対応する文書一覧を保存する手段を備えているこ
   とを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 記憶装置に保存されている文書を管理す
   る文書管理方法において、 検索キーをオペレータが指定する第１の手順と、 指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の
   検索を行う第２の手順と、 検索の結果の一覧を取得する第３の手順と、 検索キーをツリーのノードとして表示する第４の手順
   と、 検索結果の文書のショートカットを作成する第５の手順
   と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する第６の手順と、を備え、前記第６の手順で表示さ
   れた一覧から所望の文書を取り出すようにしたことを特
   徴とする文書管理方法。
5. 【請求項５】 検索キーをオペレータが指定する第１の
   手順と、 指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の
   検索を行う第２の手順と、 検索の結果の一覧を取得する第３の手順と、 検索キーをツリーのノードとして表示する第４の手順
   と、 検索結果の文書のショートカットを作成する第５の手順
   と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する第６の手順と、を実行するための文書管理のプロ
   グラムがコンピュータによって実行可能に記録された情
   報記録媒体。