JP2005174256A - ファイル検索装置およびファイル検索プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 利用目的に応じたファイルを効率的に検索するための技術を提供する。
【解決手段】 ユーザは入力処理部１１０を介して、検索を実行するフォルダを選択する。ファイル検出部１５２はこのデータフォルダに含まれるファイルを検出し、ファイル表示部１０２はこれを一覧表示する。ユーザは、更に属性情報選択部１１２を介して、ファイルに含まれる文字列である属性情報を選択する。ファイル検出部１５２は検出したファイルの中から更にこの属性情報を含むファイルを検出する。ファイル表示部１０２は、この検出したファイルを一覧表示する。ユーザは、属性情報の選択を繰り返すことにより、目的とするファイルを検索する。
【選択図】 図２

Description

この発明は、コンピュータに格納されたファイルを検索するための技術に関し、とくに、ファイルが記録するデータに基づいて、利用者の目的に応じたデータファイルを検索して画面表示させるための技術に関する。

近年、コンピュータの普及とネットワーク技術の進展に伴い、ネットワークを介した電子情報の交換が盛んになっている。これにより、従来においては紙ベースで行われていた事務処理の多くが、ネットワークベースの処理に置き換えられつつある。

企業経営においても、個人の知識や情報を組織全体で活用する、いわゆるナレッジマネジメントが重要視されてきている。多くの企業は、社内にデータベースシステムを有し、従業員からの情報を電子ファイル化して蓄積している。その一方で、従業員も、この社内データベースに蓄積されたデータファイルにネットワークを介してアクセスする。これによって、組織全体としての業務効率の向上が図られる。

企業内データベースに蓄積されたデータファイルを有効に活用するためには、必要なデータファイルが効率的に提供される必要がある。たとえば、特許文献１は、ユーザにより指定された「属性」を基準として、データファイルを配列表示する発明について開示する。この文献における「属性」とは、データファイルが格納する様々な情報のカテゴリに対応する概念であるといえる。
特開２００２−２５９６５１号公報

上記の特許文献１に記載の発明は、ユーザが入力した「属性」に基づきユーザの望む表示形態でデータファイルを分類した上で配列表示させる。しかし、ユーザが必要とするデータファイルを探すためには、これら配列表示されたデータファイルから利用対象となるデータファイルを、画面上から自分で探さなくてはならない。また、データファイルは、相互にリンク関係などの相関性を有する場合も多いが、この文献に記載の発明においては、このデータファイルの相関性を考慮したデータファイル管理方法については特に提案がなされていない。

ユーザが必要とするデータファイルをデータベースから取得するための検索方法や表示方法についてはこのほかにも様々な提案がなされている。しかし、特にそのためのユーザインタフェースに関する技術については、まだまだ発展途上の感がある。

本発明はこのような背景に鑑みてなされたものであり、その目的は、利用目的に応じたデータファイルを効果的に検索して表示させるための技術、の提供にある。

本発明のある態様は、ファイル検索装置である。このファイル検索装置は、検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとにそのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを取り扱う。この装置は、これらの対象ファイルやデータフォルダを記憶するファイル格納部と、記憶されたデータフォルダを一覧表示させるフォルダ表示部と、一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出するフォルダ選択部と、選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出し、検出した対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報を表示させるファイル表示部と、検出された対象ファイルの複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、ユーザによる属性情報の選択を検出する属性情報選択部と、検出された対象ファイルのうち、選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出するファイル抽出部を備える。そして、ファイルの抽出がなされた後、ファイル表示部は、対象ファイルの一覧表示を更新して抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させる。

「属性情報」とは、たとえば、ファイルの内容を構成する文字列データである。文字列データはアルファベットやひらがな、漢字などのほか、数字や各種記号などを含むテキストデータである。ファイルの内容はこれらの属性情報が集合して構成されてもよい。ファイルにはあらかじめ定められたフォーマットで項目が設定されており、それぞれの項目にこの文字列データが属性情報として設定される。

本態様によれば、ファイルに対して検索を目的として特に設定されるキーではなく、ファイルのデータそのものをキーとしてファイル検索できる。一覧表示された対象ファイルの任意の属性情報を選択すると、その属性情報を有する対象ファイルが更に絞り込み検索され、あらたな対象ファイルとして一覧表示される。これにより、ユーザは一覧表示される対象ファイルの内容を確認しながら、所望の対象ファイルの範囲を絞り込むことができる。

本発明のある態様も、ファイル検索装置である。このファイル検索装置は、検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとにそのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを取り扱う。この装置は、これらの対象ファイルやデータフォルダを記憶するファイル格納部と、記憶されたデータフォルダを一覧表示させるフォルダ表示部と、一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出するフォルダ選択部と、選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出して一覧表示させるファイル表示部と、一覧表示された対象ファイルの複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、複数の項目のいずれかに設定された属性情報を一覧表示させる属性情報表示部と、一覧表示された属性情報からのユーザによる選択を検出する属性情報選択部と、検出された対象ファイルのうち、選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出するファイル抽出部を備える。そして、ファイルの抽出がなされた後、ファイル表示部は、対象ファイルの一覧表示を更新して抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させる。

一覧表示されたファイルのある項目に設定された属性情報のリストからユーザが属性情報を選択すると、その属性情報を含むファイルに検索対象が絞り込まれる。絞り込まれたファイルは画面に一覧表示される。

また、その絞り込まれたファイルの別の項目に設定された属性情報のリストから、検索目的に対応する属性情報を再び選択すると、その属性情報も含むファイルに更に検索対象が絞り込まれる。検索対象となるファイルも更に絞り込まれて一覧表示される。ユーザは、属性情報のリストから検索目的に対応する属性情報を、たとえば、マウスで選択するだけで求めるファイルを簡単に検索できる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、データファイルを効率的に検索して画面表示させることができる。

図１は、実施の形態に係るファイル検索装置１０の構成図である。サーバ装置３００は、ＬＡＮ（Local Area Network）１６を介して接続されたクライアント端末５０ａ、５０ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント端末５０」という）に、サービスを提供する。また、クライアント端末５０はＷＡＮ（Wide Area Network）１２を介してサーバ装置３００と接続されてもよい。また、図示しないが、サーバ装置３００に対して更に各部署を管轄する部署管轄用サーバ装置が接続されてもよい。

サーバ装置３００およびクライアント端末５０は、ハードウェア的には、コンピュータのＣＰＵをはじめとする素子で実現でき、ソフトウェア的にはデータ送受信機能のあるプログラム等によって実現されるが、以下に説明する図２ではそれらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウェア、ソフトウェアの組合せによっていろいろなかたちで実現できる。サーバ装置３００は、ウェブサーバを含む構成であってもよいし、クライアント端末５０は、パーソナルコンピュータと、これにインストールされたウェブブラウザを含む構成であってもよい。

なお、本実施の形態においては、たとえば企業における業務を管理する場合について説明する。ここでいう、業務とは、たとえば製品の開発プロジェクトやマーケティングなど、通常は複数の従業員によって遂行される協同作業をいう。作業とは、業務の遂行にかかわる従業員が、その業務の達成のために各自が遂行すべき職務をいう。たとえば、開発プロジェクトであれば、複数の開発エンジニアごとに作業が割り当てられ、これらの作業が遂行されることによって、開発プロジェクトという業務が達成される。

データファイルは作業の内容や進捗状況に関する情報が格納された作業を管理するためのファイルである。以下、この「作業」のことを「タスク」とよぶ。また、データファイルのことを、タスクを管理するためのデータファイルであることを強調する意味でいうときには、特に「タスクファイル」とよぶ。また、本実施の形態において、データフォルダは、複数のタスクの遂行によって実現される業務を管理するフォルダである。データフォルダは業務に対応づけられる。以下、この「業務」のことを「プロジェクト」とよぶ。また、データフォルダのことを、プロジェクトを管理するためのデータフォルダであることを強調する意味でいうときには、特に「プロジェクトフォルダ」とよぶ。

プロジェクトフォルダは複数のタスクファイルを格納する。タスクファイルはファイル検索装置１０に登録されている特定の個人のユーザによって使用される。あるいは、ファイル検索装置１０に登録されている複数のユーザから構成されるグループにおいて、共有した形で使用される。プロジェクトフォルダやタスクファイルへのアクセス権限は、ファイル検索装置１０によってユーザごとやグループごとに設定されてもよい。

タスクファイルにはその内容を構成する文字列データが複数の項目に分けて記録されている。ここでいう「項目」とは、タスクの内容や進捗状況を管理するためにタスクファイルの内容をカテゴリー分けして記録するための見出しである。たとえば、タスク名や、タスクを処理する担当者、タスクの重要度などの項目が該当する。

タスクは互いに関連性を有する場合もある。あるタスクと別のタスクが階層状の上下関係を有するとき、上位のタスクの処理状態は下位のタスクの処理状態に依存する。以下、前者の上位にあたるタスクを親タスク、後者の下位にあたるタスクを子タスクとよぶ。すべての子タスクの処理が完了するまでは、その親タスクの処理は完了しない。

図２は、図１のファイル検索装置１０の機能ブロック図である。ここで、必ずしも、サーバ装置３００やクライアント端末５０のいずれかにより図２の機能が実現されるのではなく、ファイル検索装置１０全体として図２の各機能が実現される。各機能ブロック、さらには機能ブロック内の各部分がサーバ装置３００とクライアント端末５０のいずれによって実現されるかは発明の本質に関わるものではない。システム全体を構築する上で、各種機能の分担をサーバ装置３００とクライアント端末５０の間でどのように切り分けるかは、通信環境や計算機能力などファイル検索装置１０の動作環境を考慮して設計されればよい。

同図に示す、ファイル検索装置１０の機能ブロックは、大きくユーザインタフェース処理部１００、データ処理部１５０およびデータ格納部２００に分けられる。ユーザインタフェース処理部１００はユーザに対する各種のユーザインタフェース機能を担当する。データ処理部１５０は、特にタスクファイルに関する各種のデータ処理を行う。データ格納部２００は、タスクに関する各種のデータを格納する。

ユーザインタフェース処理部１００は、入力処理部１１０および表示処理部１２０を含む。表示処理部１２０は、タスクファイルが記録するデータなど、各種のデータを画面表示する。表示処理部１２０は更に、ファイル表示部１０２、属性情報表示部１０４、ファイル数表示部１０６およびフォルダ表示部１０８を含む。ファイル表示部１０２はタスクファイルを一覧表示する。特に、後に詳述する絞り込み検索によって絞り込まれたタスクファイルの一覧表示はファイル表示部１０２によって実行される。属性情報表示部１０４は、タスクファイルを検索するためのキーとなる属性情報を一覧表示する。ファイル数表示部１０６は、属性情報表示部１０４が一覧表示する属性情報を有するタスクファイルの数を表示する。フォルダ表示部１０８はデータフォルダを一覧表示する。

入力処理部１１０はユーザからの入力を検出し、実行すべき操作を解釈する。ユーザからの入力は、マウス、キーボードなど、通常のパーソナルコンピュータに使用される入力デバイスによって行われる。また、入力処理部１１０は、タッチパネルや、音声などの手段により入力を検出してもよい。入力処理部１１０は、検出された入力信号を解釈してデータ処理部１５０に操作に応じた処理を指示する。入力処理部１１０は、更に属性情報選択部１１２およびフォルダ選択部１１４を含む。属性情報選択部１１２は、属性情報表示部１０４が一覧表示する属性情報のいずれかについてのユーザからの選択を検出する。フォルダ選択部１１４は、フォルダ表示部１０８が一覧表示するデータフォルダのいずれかについてユーザからの選択を検出する。

データ処理部１５０は、ファイル検出部１５２およびファイル登録部１５４を含む。ファイル検出部１５２は、入力処理部１１０からの指示により、ユーザの入力に応じたタスクファイルをデータ格納部２００にアクセスして検索する。ファイル登録部１５４は入力処理部１１０からの指示により、データ格納部２００にタスクファイルを登録する。データ格納部２００はタスク情報格納部２１０を含む。タスク情報格納部２１０はタスクファイルを格納する。また、タスク情報格納部２１０はタスクファイルとプロジェクトフォルダの関連や、タスクファイル間の関連についての情報も格納する。タスク情報格納部２１０のデータ構造については、図８に関連して後に詳述する。

次に、各種のユーザインタフェース画面について説明する。
図３は、ユーザがファイル検索装置１０にアクセスしたときに最初に表示される検索実行画面４４０を示す図である。フォルダ表示領域３１０は、主としてプロジェクトフォルダの一覧を表示する。フォルダ表示領域３１０はユーザからのマウスによる入力を受け付ける領域である。たとえば、ユーザはマウスカーソルを所望のプロジェクトフォルダにあわせてクリックすることにより、プロジェクトフォルダを選択する。ファイル表示領域３１２は、フォルダ表示領域３１０において選択されたプロジェクトフォルダが包含するタスクファイルの内容を表示する。ファイル表示領域３１２もユーザからのマウスによる入力を受け付ける領域である。ユーザはマウスカーソルを所望のタスクファイルにあわせてクリックすることにより、タスクファイルを選択する。これらの選択はその他の入力デバイスによっても可能である。

タイトルバー３０２の背景色は、選択されているプロジェクトフォルダが複数のユーザによって共有されて操作されている状態であるか否かを示す。タイトルバー３０２の背景色が青色のときには、フォルダ表示領域３１０において選択されるプロジェクトフォルダが他のユーザによってアクセスされていない状態であることを示す。また、タイトルバー３０２の背景色が白色のときには、フォルダ表示領域３１０において選択されるプロジェクトフォルダが他のユーザによってアクセスされている状態であることを示す。

操作メニューボタン３０６が押下されると、タスクに関する操作を行うためのコマンドがプルダウンメニュー表示される。ユーザは、表示されたコマンド一覧のうちから所望のコマンドを選択して操作を実行する。操作メニューボタン３０６のプルダウンメニューには、「登録」、「変更」、「削除」、「コピー」、「移動」、「報告」および「詳細」の７つのコマンドが表示される。

「登録」は、タスクを新規に登録するためのコマンドである。「登録」が選択されると、タスクを登録するためのダイアログボックスが表示される。タスクの登録に関しては図６に関連して後に詳述する。「変更」は、タスクの処理状態の変更を入力するためのコマンドである。ファイル表示領域３１２に一覧表示されるタスクファイルのうちのいずれかを選択した状態で「変更」が選択されると、図示しないダイアログボックスが表示される。たとえば、あるタスクの処理が完了したときには、ユーザはこのダイアログボックスを介してタスクの状態を「処理中」の状態から「処理済み」の状態に変更するよう入力する。これにより、ファイル表示領域３１２で選択されているタスクファイルの処理状態が変更される。

「削除」は、タスク情報格納部２１０に格納されているタスクファイルを削除するためのコマンドである。ファイル表示領域３１２においてタスクファイルを選択した状態で、「削除」が選択されると、表示処理部１２０はユーザに確認メッセージを表示する。ユーザがこの確認メッセージに対して削除を承認すると、ファイル登録部１５４は選択中のタスクファイルをタスク情報格納部２１０から削除する。また、削除の対象となっているタスクが親タスクであれば、その子タスクに該当するタスクに対応するタスクファイルもあわせてタスク情報格納部２１０から削除される。

「コピー」は、タスクファイルを複製して、新たなタスクファイルを生成するためのコマンドである。ファイル表示領域３１２においてタスクファイルを選択した状態で、「コピー」が選択されると、図示しないダイアログボックスが表示される。ユーザはこのダイアログボックスを介して、選択されたタスクファイルと同じ属性情報を有するタスクファイルを生成し、タスク情報格納部２１０に格納させる。また、このダイアログボックスを介して、ユーザはコピーしたタスクファイルの親タスクを設定できる。

「移動」は、タスクの親タスクを変更するためのコマンドである。ファイル表示領域３１２においてタスクを選択した状態で、「移動」が選択されると、図示しないダイアログボックスが表示される。ユーザはこのダイアログボックスを介して、選択されたタスクの親タスクを指定する。ファイル登録部１５４は、タスク情報格納部２１０に格納されるタスクファイル間の関連性について定義した関連情報を更新する。

「報告」は、タスクの進捗状況を報告するためのコマンドである。ファイル表示領域３１２においてタスクファイルを選択した状態で、「報告」が選択されると、図示しないダイアログボックスが表示される。ユーザはこのダイアログボックスを介して、選択されたタスクの進捗状況について記入を行う。この報告により、タスクの進捗状況や懸案事項などの情報が選択されたタスクファイルに記録される。「詳細」は、ファイル表示領域３１２において選択しているタスクの詳細な情報を表示させるためのコマンドである。タスクの詳細表示に関しては、図７に関連して後に詳述する。

フォルダ一覧領域３１４は、タスク情報格納部２１０に格納されるプロジェクトフォルダの一覧を示す。同図では、フォルダ一覧領域３１４に表示される２つのプロジェクトのうち「ＥＤＡ」という名前のプロジェクトがフォルダ選択部１１４を介して選択されている。ファイル表示部１０２は、ファイル表示領域３１２に、「ＥＤＡ」という名前のプロジェクトフォルダが包含するタスクファイルの一覧を表示させる。フォルダ一覧領域３１４において、フォルダ選択部１１４により「タスクルート」が選択されると、ファイル表示部１０２は、ファイル表示領域３１２にタスク情報格納部２１０に格納されるすべてのタスクファイルを表示する。

ファイル表示領域３１２は、これらのタスクファイルの項目ごとに、それぞれの項目に設定された属性情報を表示する。タスク名表示領域３１６は、タスクの名前を示す。処理担当者表示領域３１８はタスクを処理すべき担当者の名前を示す。処理期限表示領域３２０は、タスクを処理すべき期限を示す。重要度表示領域３２２は、タスクの重要度を示す。重要度は、「最優先」、「優先」、「普通」、「低い」の４段階で表される。重要度表示領域３２２は、その重要度に応じて対応づけられたアイコンを表示する。重要度が「普通」のときには、重要度表示領域３２２はアイコンを表示しない。

処理状態表示領域３２４は、タスクの現在の処理状態を示す。処理状態は、「依頼中」、「未処理」、「処理中」、「中止」、「処理済み」、「完了」の６種類である。「依頼中」とは、タスクファイルが新規登録されたあと、タスクの処理担当者がタスクファイルを閲覧していない状態をいう。「未処理」とは、新規登録されたタスクファイルの内容を、その処理担当者が閲覧した状態をいう。処理担当者が新規登録されたタスクファイルにアクセスすることにより、ファイル登録部１５４はそのタスクファイルの処理状態を自動的に変更する。「処理中」とは、処理担当者によりそのタスクが処理されている最中である状態をいう。処理担当者が処理状態を「処理中」に変更することにより状態変更される。「処理済み」とは、タスクの処理が完了した状態をいう。処理担当者が入力処理部１１０を介して、処理状態を「処理済み」に変更することにより状態変更される。「中止」とは、タスクの処理が一時的に中断された状態をいう。タスクの設定者が処理状態を「中止」に変更することにより状態変更される。「完了」は、タスクの設定者がタスクの完了を認めた状態をいう。タスクの設定者が処理状態を「完了」に変更することにより状態変更される。

たとえば、同図における「タスクＡ」の処理担当者は「石井修一」であり、処理期限は「５月３０日」である。重要度表示領域３２２にはアイコンが表示されていないので、重要度は「普通」である。また、処理状態表示領域３２４によれば、「タスクＡ」は現在処理中である。「タスクＡ−１」は、タスク名表示領域３１６において、「タスクＡ」に対して字下げして表示されている。これは、「タスクＡ」と「タスクＡ−１」の関係は、前者が親タスク、後者が子タスクの関係にあることを示す。「タスクＡ」は「タスクＡ−１」、「タスクＡ−２」、「タスクＡ−３」の３つの子タスクを有するタスクである。「タスクＡ」は、これらの３つの子タスクの処理が完了しなければ、その処理を完了しない。「タスクＡ−１」、「タスクＡ−２」、「タスクＡ−３」は、「タスクＡ」を更に小さな単位に分解したタスクであるといえる。

図４は、図３において、処理担当者ごとにタスクファイルを一覧表示させたときの検索実行画面４４０を示す図である。図３においてユーザがマウスカーソルをファイル表示領域３１２に表示されるいずれかのタスクファイルの「石井修一」と表示される領域にあわせてシングルクリック操作すると、図４に示す検索実行画面４４０が表示される。属性情報「石井修一」が所属する項目は「処理担当者」であるため、同図に示すように「ＥＤＡ」の表示の下に、処理担当者の一覧が表示される。図３に示した検索実行画面４４０によれば、プロジェクト「ＥＤＡ」は「タスクＡ」から「タスクＣ」まで合計８つのタスクを含む。そして、これらのタスクの処理担当者は、処理担当者表示領域３１８により「石井修一」、「大川晃二」および「片岡哲夫」の３名である。属性情報表示部１０４は、フォルダ一覧領域３１４の「ＥＤＡ」の表示の下に、これら３名の名前を一覧表示させる。

また、図３の検索実行画面４４０によれば、「石井修一」が担当するタスクは、「タスクＡ」、「タスクＡ−２」、「タスクＢ」および「タスクＢ−２」の４つである。ファイル表示部１０２は、ファイル表示領域３１２にプロジェクト「ＥＤＡ」に含まれるタスクのうち、「石井修一」が担当するタスクファイルを一覧表示させる。「処理担当者」という項目の「石井修一」という属性情報をキーとして、ファイル表示領域３１２に表示されるタスクファイルの数が４つに絞られる。図３の検索実行画面４４０のファイル表示領域３１２の属性情報をクリックすることにより、タスクファイルの絞り込み検索が実行され、ファイル表示領域３１２の表示内容が更新される。また、フォルダ表示領域３１０には、その属性情報に対応した項目に関して、属性情報の一覧が表示される。

ファイル数表示部１０６は、フォルダ一覧領域３１４において表示される「石井修一」の右に、括弧付でこの「４」という数字を表示させる。他の処理担当者についても同様である。ファイル表示領域３１２にタスクファイルが表示しきれない場合などには、ユーザはこの属性情報である処理担当者名の横に表示される数字によって、検索の対象となるタスクファイルがどの程度まで絞り込まれたかを認識できる。また、このファイル数の表示により、ユーザはフォルダ一覧領域３１４において選択されていない属性情報についても、その属性情報を有するタスクファイルの数を確認できる。ユーザは、たとえば、フォルダ一覧領域３１４において表示される「大川晃二」を選択すると、ファイル表示部１０２は、「大川晃二」が処理担当者であるタスクファイルをファイル表示領域３１２に一覧表示させる。図４のフォルダ一覧領域３１４によれば、「大川晃二」が担当するタスクファイルは３つあるので、ファイル表示領域３１２には該当する３つのタスクファイルが一覧表示されることになる。また、図３の検索実行画面４４０において、ユーザが項目を選択するとフォルダ表示領域３１０において、その項目に設定される属性情報の一覧が表示されてもよい。たとえば、図３の検索実行画面４４０におけるファイル表示領域３１２のうち、処理担当者などの項目名が記載される領域を選択すると、図４の検索実行画面４４０におけるフォルダ表示領域３１０に示すように、処理担当者の一覧が表示されてもよい。

図５は、図４において、更に処理状態に基づいてタスクファイルを一覧表示させたときの検索実行画面４４０を示す図である。図４においてユーザがマウスカーソルをファイル表示領域３１２に表示されるタスクファイル「タスクＡ−２」の「未処理」と表示される領域にあわせてシングルクリック操作すると、属性情報表示部１０４は、「石井修一」の表示の下にタスクの処理状態の一覧を表示させる。図４に示した検索実行画面４４０によれば、プロジェクト「ＥＤＡ」のうち「石井修一」が担当する４つのタスクの処理状態は、「処理中」か「未処理」かのいずれかである。すなわち、属性情報「未処理」が所属する項目は「処理状態」であるため、属性情報表示部１０４は、フォルダ一覧領域３１４の「石井修一」の下にこれら２つの処理状態を一覧表示させる。

図４の検索実行画面４４０によれば、「石井修一」が担当するタスクのうち、未処理のタスクは「タスクＡ−２」だけである。「タスクＡ」の処理状態は「処理中」である。ファイル表示部１０２は、ファイル表示領域３１２に「タスクＡ−２」に加えて、その親タスクである「タスクＡ」も表示させる。一方、ファイル数表示部１０６は、フォルダ一覧領域３１４において表示される「未処理」の右には括弧付きで「１」という数字が表示させ、「処理中」の右には括弧付で「３」という数字が表示させる。ユーザは、フォルダ表示領域３１０では、各属性情報を有するタスクファイルの数を確認し、ファイル表示領域３１２では、フォルダ一覧領域３１４で選択された属性情報を有するタスクファイルとその親タスクにあたるタスクファイルを確認する。

ここでは、処理担当者と処理状態の二つの項目に応じて、該当するタスクファイルが絞られる過程を説明したが、本発明の範囲はこれに限られるものではない。図５の検索実行画面４４０の後も、タスクの重要度や処理期限などの他の項目に応じて更にタスクファイルを絞り込んでもよい。

また、属性情報の選択に関しては、処理担当者に基づく選択のあとに処理状態に基づく選択を行う場合について示したが、その選択の対象となる項目の順番は任意でよい。たとえば、ユーザが図４の検索実行画面４４０において「ＥＤＡ」にマウスカーソルをあわせて更にシングルクリック操作を実行すると、処理担当者に基づく属性情報の一覧表示がタスクの重要度に基づく属性情報の一覧表示に切り替えられてもよい。「ＥＤＡ」にマウスカーソルをあわせたまま、更にシングルクリック操作を実行すると、タスクの重要度に基づく属性情報の一覧表示がタスクの処理状態に基づく属性情報の一覧表示に変更されてもよい。

図６は、操作メニューボタン３０６において「登録」が選択されたときに表示されるタスク登録用ダイアログボックス３３０を示す図である。ユーザはタスク登録用ダイアログボックス３３０により、タスクを新規登録する。ファイル表示領域３１２においていずれかのタスクが選択されている状態で、「登録」が選択されると、ユーザはタスク登録用ダイアログボックス３３０を介してその選択されたタスクを親タスクとする新たなタスクファイルを生成することができる。ファイル表示領域３１２においていずれのタスクの選択もなされていない状態で、「登録」が選択されると、タスク登録用ダイアログボックス３３０により親タスクをもたない新たなタスクファイルを生成できる。

親タスク表示欄３３２は、新規登録するタスクの親タスクを示す。親タスクが存在しないときには、親タスク表示欄３３２は何も表示しない。タスク名設定欄３３４は、新規登録するタスクの名称を入力するための領域である。ここに記入されるタスクの名称は、タスク名表示領域３１６において表示される。処理担当者設定欄３３６は、新規登録するタスクの処理担当者を設定するための欄である。処理担当者選択メニュー３３８を選択すると、あらかじめファイル検索装置１０に登録されているユーザがプルダウンメニュー表示され、ユーザはこのメニューに表示されるユーザから処理担当者を選択する。アドレス帳呼び出しボタン３４０を押下すると、ファイル検索装置１０に登録されているユーザの図示しないアドレス帳画面が表示される。ユーザはこの画面から処理担当者となるユーザを選択する。処理担当者設定欄３３６で設定された処理担当者は、処理担当者表示領域３１８に表示される。

予定期間設定欄３４２は、新規登録するタスクの処理開始予定日時と処理完了予定日時の入力を受け付ける。ここで設定された処理完了予定日時は、処理期限表示領域３２０において処理期限として表示される。予定工数設定欄３４４は、新規登録するタスクを処理するのに想定される日数についての設定を受け付ける。重要度設定欄３５０は、新規登録するタスクの重要度を設定する欄である。この重要度は、重要度表示領域３２２において表示される。内容記入欄３５２は、ユーザがタスクの具体的な内容を記入するための領域である。メール通知可否設定欄３５４のチェックボックスにチェックがなされると、タスクの新規登録が完了したときに、処理担当者設定欄３３６で設定した処理担当者に電子メールによる通知が自動的に実行される。処理担当者のメールアドレスはファイル検索装置１０が格納してもよいし、ファイル検索装置１０が外部のデータベースから取得してもよい。ＯＫボタン３５６が押下されると、入力されたデータにもとづいて新規に生成されたタスクファイルがタスク情報格納部２１０に格納される。キャンセルボタン３５８が押下されると、登録がキャンセルされる。

図７は、操作メニューボタン３０６において「詳細」が選択されたときに表示されるタスク詳細表示用ダイアログボックス３６０を示す図である。タスク名表示欄３６２はタスク名設定欄３３４で設定したタスクの名称を示す。親タスク名表示欄３６４は親タスクの名称を示す。設定者表示欄３６６は、タスク登録用ダイアログボックス３３０においてタスクを新規登録した設定者の名前を示す。設定日表示欄３６８はタスクを新規登録した日時を示す。処理担当者表示欄３７０は、処理担当者設定欄３３６で設定したタスクの処理担当者を示す。設定者表示欄３６６の設定者と同一の処理担当者である場合には、処理担当者表示欄３７０は非表示としてもよい。

予定期間表示欄３７８は、予定期間設定欄３４２で設定した予定期間を示す。予定工数表示欄３８０は予定工数設定欄３４４で設定した予定工数を示す。重要度表示欄３８２は、重要度設定欄３５０で設定したタスクの重要度を示す。処理状態表示欄３８４はタスクの処理状態を示す。処理状態変更ボタン３８６は、タスクの処理状態を設定するための図示しないダイアログボックスを表示する。設定者またはタスクの処理担当者はこのダイアログボックスを介してタスクの処理状態を設定する。内容表示欄３８８は、内容記入欄３５２で設定したタスクの内容を示す。

新規追加ボタン３９０が押下されると、表示処理部１２０はタスクの進捗を記入するための図示しないダイアログボックスを表示する。このダイアログボックスは、操作メニューボタン３０６において「報告」が選択されたときに表示されるダイアログボックスと同じである。変更ボタン３９２が押下されると、表示処理部１２０は進捗状況一覧領域３９４において選択されている進捗内容を変更して記入するための図示しないダイアログボックスを表示する。進捗状況一覧領域３９４は進捗状況の報告履歴を一覧表示する。ここでは進捗報告日と進捗報告者の名前が並べて表示される。同図では、「タスクＤ−１」に対して、３回の進捗報告がなされている。進捗状況表示領域３９６は進捗状況一覧領域３９４で選択された進捗状況の詳細を表示する。クローズボタン３９８が押下されると検索実行画面４４０に戻る。

次に、データ構造について説明する。
図８はタスク情報格納部２１０のデータ構造を示す図である。タスクＩＤ欄４００はタスクを識別するためのタスクＩＤを示す。親タスクＩＤ欄４０２は親タスクのタスクＩＤを示す。プロジェクトＩＤ欄４０４はタスクが所属するプロジェクトを識別するためのプロジェクトＩＤを示す。タスク名欄４０６はタスクの名称を示す。設定者欄４０８はタスクを新規登録した設定者の名前を示す。処理担当者欄４１０はタスクの処理担当者を示す。処理担当者は複数設定されてもよい。処理期限欄４１２はタスクの処理期限を示す。重要度欄４１４はタスクの重要度を示す。処理状態欄４１６はタスクの処理状態を示す。設定日欄４１８はタスクを新規に登録した日時を示す。予定工数欄４２０はタスクの遂行において想定される予定工数を示す。

たとえば、タスクＩＤが「０２」のタスクである「タスクＡ−１」は、プロジェクトＩＤが「０１」のプロジェクトに所属し、タスクＩＤ「０１」のタスクである「タスクＡ」の子タスクである。「タスクＡ−１」の設定者は「大川晃二」であり、処理担当者は「長谷川豪」である。処理の期限は「５月２１日」であり、タスクの重要度は「普通」である。処理状態は未処理である。すなわち、タスクの処理担当者はタスクファイルを閲覧しているが、処理に取りかかっていない状態である。タスクが新規登録されたのは「４月２０日」であり、予定工数としては「１２日」が見積もられている。

タスクＩＤが「０１」のタスクである「タスクＡ」は、子タスクとして「タスクＡ−１」、「Ａ−４」を有し、タスク「Ａ−４」は更にその子タスクとして「タスクＡ−４−１」を有する。「タスクＡ−４−１」は処理が完了している状態であるが、「タスクＡ−４」は処理が完了しておらず、その処理状態は「処理中」となっている。また、「タスクＡ−４」の処理状態が「処理中」であるから、その親タスクである「タスクＡ」の処理も完了しない。「タスクＡ」の子タスクである「タスクＡ−１」および「タスクＡ−４」の処理状態がそれぞれ「未処理」と「処理中」であり、「タスクＡ」の処理状態は「処理中」となっている。

次に、処理の流れについて説明する。
図９は、タスクファイルの絞り込み検索を行う過程を示すフローチャートである。フォルダ選択部１１４は、ユーザの入力に基づいて、図４のフォルダ一覧領域３１４から検索を実行する対象となるプロジェクトフォルダを選択する（Ｓ１０）。ファイル検出部１５２は選択されたプロジェクトフォルダに含まれるタスクファイルを検出する。ファイル表示部１０２は検出したタスクファイルの一覧をファイル表示領域３１２に表示する（Ｓ１２）。検索を終了する場合には（Ｓ１４のＹ）、処理は終了する。

検索を続行する場合には（Ｓ１４のＮ）、属性情報表示部１０４は検索されたタスクファイルの中から、所定の項目に設定される属性情報の一覧をフォルダ表示領域３１０に表示する（Ｓ１６）。ユーザはこの属性情報の一覧表示から所望の属性情報を選択する（Ｓ１８）。属性情報選択部１１２により属性情報の選択が検出されると、ファイル検出部１５２はその属性情報を有するタスクファイルについて更に絞り込み検索を実行する。そして、ファイル表示部１０２は、絞り込み検索によって検出されたタスクファイルをファイル表示領域３１２に一覧表示する（Ｓ２０）。処理は再びＳ１４に戻り、検索を終了するか否かを判断する（Ｓ１４）。こうして、検索が終了するまで、Ｓ１６からＳ２０までの処理が繰り返され、それによって検索の対象となるタスクファイルが絞り込まれていく。

以上、実施の形態においては、複数の作業者による協調作業を管理するためのタスクファイルを管理するための方法について説明した。しかし、本発明の範囲は、タスクファイルの管理に限られるものではない。たとえば、ＣＳＶ（Comma Separated Value）形式で保存されたファイルに対しても、本発明を応用できる。本発明によれば、文字列データを属性情報として項目分けされて記録されたファイルであれば、その属性情報を検索のキーとしてファイルを検索できる。

本発明におけるファイル検索装置１０においては、検索の対象となるファイルに検索のための専用のキーを設ける必要がない。また、マウスのクリックだけでファイルを検索できるため、直感的なユーザインタフェースによる検索が可能である。また、検索のキーとなった属性情報の履歴についても画面上で確認しながら検索を実行できる。さらに、検索中に、現在の検索の対象となっているファイルがファイル表示領域３１２に一覧表示されるため、検索状況を同一画面上で確認しながら検索を実行できるメリットもある。

ユーザは一般的なファイルブラウザを操作する感覚で、ファイルの検索が実行できるため、ファイル検索装置１０のユーザインタフェースに習熟する手間がほとんどかからない。一般的なファイルブラウザの場合、階層構造になったフォルダをたどって目的のファイルを取得するが、ユーザは、データフォルダの階層構造についての情報を知らなければ、目的のファイルに到達するのが難しい。一方、ファイルに含まれる文字列をキーワードとして対象となるデータファイルのすべての内容をチェックして検索する方法の場合には、検索時間がかかるのが難点である。本発明は、このような問題点を解消するうえで有用な発明である。

以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

実施の形態に係るファイル検索装置の構成図である。 ファイル検索装置の機能ブロック図である。 ユーザがファイル検索装置にアクセスしたときに最初に表示される検索実行画面を示す図である。 図３において、処理担当者ごとにタスクファイルを一覧表示させたときの検索実行画面を示す図である。 図４において、更に処理状態に基づいてタスクファイルを一覧表示させたときの検索実行画面を示す図である。 タスクを登録するためのタスク登録用ダイアログボックスを示す図である。 タスクを詳細表示するためのタスク詳細表示用ダイアログボックスを示す図である。 図２のタスク情報格納部のデータ構造を示す図である。 タスクファイルの絞り込み検索を行う過程を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ ファイル検索装置、１００ ユーザインタフェース処理部、１０２ ファイル表示部、１０４ 属性情報表示部、１０６ ファイル数表示部、１０８ フォルダ表示部、１１０ 入力処理部、１１２ 属性情報選択部、１１４ フォルダ選択部、１２０ 表示処理部、１５０ データ処理部、１５２ ファイル検出部、１５４ ファイル登録部、２００ データ格納部、２１０ タスク情報格納部。

Claims (12)

1. 検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとに、そのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、前記対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを記憶するファイル格納部と、
   前記記憶されたデータフォルダを一覧表示させるフォルダ表示部と、
   前記一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出するフォルダ選択部と、
   前記選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出し、検出した対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報を表示させるファイル表示部と、
   前記検出された対象ファイルの複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、ユーザによる属性情報の選択を検出する属性情報選択部と、
   前記検出された対象ファイルのうち、前記選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出するファイル抽出部と、を備え、
   前記ファイル表示部は、前記対象ファイルの一覧表示を更新して、前記抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させることを特徴とするファイル検索装置。
2. 前記属性情報選択部により属性情報の選択が検出されたとき、その選択された属性情報が所属する項目に関し、前記検出された対象ファイルの前記項目に設定された属性情報を一覧表示させる属性情報表示部を更に備えることを特徴とする請求項１に記載のファイル検索装置。
3. 検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとに、そのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、前記対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを記憶するファイル格納部と、
   前記記憶されたデータフォルダを一覧表示させるフォルダ表示部と、
   前記一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出するフォルダ選択部と、
   前記選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出して一覧表示させるファイル表示部と、
   前記一覧表示された対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、前記複数の項目のいずれかに設定された属性情報を一覧表示させる属性情報表示部と、
   前記一覧表示された属性情報からのユーザによる選択を検出する属性情報選択部と、
   前記検出された対象ファイルのうち、前記選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出するファイル抽出部と、を備え、
   前記ファイル表示部は、前記対象ファイルの一覧表示を更新して、前記抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させることを特徴とするファイル検索装置。
4. 前記属性情報表示部は、前記抽出した対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、前記選択された属性情報が設定されている項目とは別のいずれかの項目に設定されている属性情報を新たに一覧表示させ、
   前記ファイル抽出部は、前記新たに一覧表示された属性情報から選択された属性情報が記録されている対象ファイルを、前記抽出した対象ファイルのうちから更に抽出することを特徴とする請求項３に記載のファイル検索装置。
5. 前記属性情報表示部は、前記属性情報の選択がなされた後に更に属性情報を一覧表示させる場合において、前記選択された属性情報の表示の下に一覧表示させることを特徴とする請求項４に記載のファイル検索装置。
6. 前記一覧表示される属性情報がそれぞれ記録されている対象ファイルの数を、属性情報と併せて一覧表示させるファイル数表示部、を更に備えることを特徴とする請求項２から５のいずれかに記載のファイル検索装置。
7. 前記属性情報表示部は、属性情報を画面の所定領域である第１の表示領域に一覧表示させ、
   前記ファイル表示部は、前記第１の表示領域に併置される第２の表示領域に前記対象ファイルを一覧表示させることを特徴とする請求項２から６のいずれかに記載のファイル検索装置。
8. 前記ファイル格納部は、前記対象ファイルを相互に結びつけるためのリンク情報を更に記憶し、
   前記ファイル抽出部は、前記リンク情報を参照して、更に前記抽出した対象ファイルと結びつけられている対象ファイルを抽出することを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載のファイル検索装置。
9. 前記ファイル格納部は、対象ファイル相互の階層構造を上下の関係として定義したリンク情報を更に格納し、
   前記ファイル抽出部は、前記リンク情報を参照して、更に、前記抽出した対象ファイルの上位として結びつけられている対象ファイルを抽出することを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載のファイル検索装置。
10. 前記ファイル格納部は、業務において遂行すべき作業の内容または進捗状況を示す属性情報が前記複数の項目に設定されて記録された対象ファイルを、前記業務に対応して設定されたデータフォルダと関連づけて記憶することを特徴とする請求項１から９のいずれかに記載のファイル検索装置。
11. 検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとに、そのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、前記対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを記憶する機能と、
    前記記憶されたデータフォルダを一覧表示させる機能と、
    前記一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出する機能と、
    前記選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出し、検出した対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報を表示させる機能と、
    前記検出された対象ファイルの複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、ユーザによる属性情報の選択を検出する機能と、
    前記検出された対象ファイルのうち、前記選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出する機能と、
    前記対象ファイルの検出後に、前記対象ファイルの一覧表示を更新して、前記抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させる機能と、
    をコンピュータに発揮させることを特徴とするファイル検索プログラム。
12. 検索の対象となるファイルとして、あらかじめ定義された複数の項目ごとに、そのファイルの内容を構成する文字列が属性情報として設定された対象ファイルと、前記対象ファイルと関連づけられたデータフォルダを記憶する機能と、
    前記記憶されたデータフォルダを一覧表示させる機能と、
    前記一覧表示されたデータフォルダのうちのいずれかについてユーザによる選択を検出する機能と、
    前記選択されたデータフォルダに関連づけられた対象ファイルを検出して一覧表示させる機能と、
    前記一覧表示された対象ファイルの前記複数の項目にそれぞれ設定されている属性情報に関し、前記複数の項目のいずれかに設定された属性情報を一覧表示させる機能と、
    前記一覧表示された属性情報からのユーザによる選択を検出する機能と、
    前記検出された対象ファイルのうち、前記選択された属性情報が記録されている対象ファイルを抽出する機能と、
    前記対象ファイルの検出後に、前記対象ファイルの一覧表示を更新して、前記抽出された対象ファイルを新たに一覧表示させる機能と、
    をコンピュータに発揮させることを特徴とするファイル検索プログラム。

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