JP2008257316A - 情報処理システム及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイルの登録／改訂作業を期限内に実施させるための確実性の向上及び作業の実施の便宜を図る。
【解決手段】管理サーバ２０は、電子文書の文書記憶部２３への登録作業を実施すべきユーザーの名、電子文書名、電子文書の登録期限及びユーザーへの催促日時を含む登録催促情報を登録場所であるフォルダに関連付けして文書記憶部２３へ設定登録する催促情報登録部２５と、催促日時になった時点で電子文書をまだ登録していないユーザーの予定表の文書登録期限日時に、電子文書の登録作業を促す予定項目を設定すると共に、その予定項目に、電子文書の登録場所へのリンク情報を関連付ける予定設定部２６とを有する。文書登録をしていないユーザーは、予定表に組み込まれた登録作業を促す予定項目をクリックすることで文書編集アプリケーションが起動され、ユーザーにより作成された文書は、所定フォルダへ登録される。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理システム及び情報処理プログラムに関する。

電子文書の登録作業または改訂作業を所定期日までに担当者に確実に実施させるために、種々の催促手法が提案されている。例えば、登録や改訂等の作業期限を予め設定しておき、その期限が目前に迫ってきても未だに処理されていないときには、担当者のコンピュータに所定にタイミングで作業の催促の通知を行ったり、電子メールにて作業の催促を行ったりする技術がある（例えば、特許文献１，２）。

特開２００１−３３１５９９号公報 特開２００３−１０８７２６号公報

ところで、電子ファイルの登録作業や既存の電子ファイルに対する編集作業を担当者に期限までに実施させるための催促を電子メールにて行った場合でも、その催促の電子メールが他の電子メールに混ざってしまう。

作業を行おうとした場合、電子ファイルの登録場所や編集する既存の電子文書の格納場所等の作業に関する指示内容を把握しなければならない。

本発明は、電子ファイルの登録作業や編集作業を作業期限内に実施させる確実性の向上を図ることを目的とする。

請求項１記載の発明は、電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、利用者毎の予定情報を記憶する予定情報記憶手段と、電子ファイルを前記ファイル記憶手段に登録する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの登録期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルの前記ファイル記憶手段における登録場所を示す情報と関連付けて記憶する催促情報記憶手段と、前記催促時期になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶手段に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記登録期限の予定項目または前記登録期限より前の予定項目として設定する設定手段と、前記予定情報記憶手段に記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記登録場所へのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段と、を有することを特徴とする。

請求項２記載の発明は、電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、利用者毎の予定情報を記憶する予定情報記憶手段と、前記ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルを編集する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの編集期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルと関連付けて記憶する催促情報記憶手段と、前記ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルを排他的に編集させる編集手段と、前記催促日時になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶手段に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記編集期限の予定項目または前記編集期限より前の予定項目として設定する設定手段と、前記予定情報記憶手段によって記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記作業の対象の電子ファイルを前記編集手段によって排他的に編集可能にするリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段と、を有することを特徴とする。

請求項３記載の発明は、コンピュータを、電子ファイルをファイル記憶部に登録する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの登録期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルの前記ファイル記憶部における登録場所を示す情報と関連付けて催促情報記憶部に記憶させる催促情報記憶手段、前記催促時期になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶部に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記登録期限の予定項目または前記登録期限より前の予定項目として設定させる設定手段、前記予定情報記憶部に記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記登録場所へのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段、として機能させる。

請求項４記載の発明は、コンピュータを、ファイル記憶部に記憶された電子ファイルを編集する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの編集期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促日時を含む催促情報を、当該電子ファイルと関連付けて催促情報記憶部に記憶させる催促情報記憶手段、催促日時になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶部に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記編集期限の予定項目または前記編集期限より前の予定項目として設定させる設定手段、前記予定情報記憶部によって記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記作業の対象の電子ファイルを前記編集手段によって排他的に編集可能にするリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段、として機能させる。

請求項５記載の発明は、請求項３または４に記載の発明において、前記設定手段が前記予定情報に前記作業を促す予定項目を設定した後に、前記作業を担当する利用者によって前記作業が実施されたことを確認した場合、前記設定手段が、当該利用者の予定情報から前記作業を促す予定項目を削除することを特徴とする。

請求項６記載の発明は、請求項３から５のいずれか一項に記載の発明において、前記催促時期になったときに前記作業を実施した利用者が存在することを確認した場合、前記設定手段が、当該利用者の予定情報に、前記作業を実施したことを示す予定項目を、当該電子ファイルの登録時期の予定項目として設定させ、前記表示用データ設定手段が、前記作業を実施したことを示す前記予定項目に対応した表示情報に登録した当該電子ファイルへのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力することを特徴とする。

請求項１記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、電子ファイルを指定された登録場所に登録する作業を作業期限内に実施させる確実性の向上を図ることができる。

請求項２記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、既存の電子ファイルを編集する作業を作業期限内に実施させる確実性の向上を図ることができる。

請求項３記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、電子ファイルを指定された登録場所に登録する作業を作業期限内に実施させる確実性の向上を図ることができる。

請求項４記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、既存の電子ファイルを編集する作業を作業期限内に実施させる確実性の向上を図ることができる。

請求項５記載の発明によれば、行うべき作業を実施した場合には、その作業を促す予定項目を含まない予定表を提示できる。

請求項６記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、行うべき作業を実施した場合には、その作業を実施したことを確認することができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

実施の形態１．
図１は、本発明に係る情報処理システムの一実施の形態を示したブロック構成図の例である。本実施の形態における情報処理システムは、文書管理及びスケジュール管理に利用される管理サーバ２０とユーザーが使用する複数台のクライアント１０がネットワーク２にて接続して構成される。なお、クライアント１０は、全て同じ構成でよいため、図１には１台のみ図示した。

図２は、本実施の形態における管理サーバ２０を形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図の例である。このサーバコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、サーバコンピュータは、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３４を接続したＨＤＤコントローラ３５、入力手段として設けられたマウス３６とキーボード３７、及び表示装置（例えば液晶ディスプレイを用いることができる）として設けられたディスプレイ３８をそれぞれ接続する入出力コントローラ３９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ４０（例えばネットワークインタフェースカードを用いることができる）を内部バス４１に接続して構成される。

クライアント１０は、例えば汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により実現できる。クライアント１０もコンピュータであることから、そのハードウェア構成は、性能的に差異はあるかもしれないが、図２と同じように図示できる。従って、クライアント１０のハードウェア構成の説明は省略すると共に、クライアント１０のハードウェア構成について説明するときにも図２を用いることにする。

図１に戻り、各コンピュータ１０，２０の機能ブロックについて説明する。クライアント１０は、文書処理部１１及び表示処理部１２を有している。文書処理部１１は、管理サーバ２０にて管理される電子文書に対して改訂等の編集や、管理サーバ２０への電子文書の登録等の電子文書に関する処理を実施する。文書処理部１１は、管理サーバ２０にて管理される電子文書に対して排他的に編集できるように、管理サーバ２０の文書管理部２１と連携して動作する。表示処理部１２は、ディスプレイ３８への表示処理を実施するが、本実施の形態では、管理サーバ２０から受け付けた情報、例えば管理サーバ２０にて管理されている当該クライアントを利用するユーザーの予定表を画面（ディスプレイ３８）に表示する。

クライアント１０における各構成要素１１，１２は、例えばＨＤＤ３４に記憶されたプログラムがＰＣを各処理部として機能させることにより実現される。より具体的な一例をいうと、文書処理部１１は、文書編集アプリケーションプログラムがＰＣを機能させることにより実現させる。また、表示処理部１２は、表示ソフトウェアがＰＣを機能させることにより実現される。なお、各ユーザーの予定表は、例えば、ＰＣ搭載のブラウザ機能により管理サーバ２０から読み出されて画面に表示される。

一方、管理サーバ２０は、文書管理部２１、スケジュール管理部２２、文書記憶部２３及び予定表記憶部２４を有している。文書記憶部２３及び予定表記憶部２４には、例えば、ハードディスクを用いることができる。文書管理部２１は、クライアント１０からの登録要求に応じて文書記憶部２３への文書登録処理、文書記憶部２３に記憶された電子文書の参照あるいは編集処理要求に応じて該当する電子文書を読み出したり、編集された電子文書で文書記憶部２３の登録内容を更新したりするなど、本システム内で記憶する電子文書の管理を行う。特に、編集作業の際には、電子文書のチェックイン／チェックアウトを行うことで、ユーザーが電子文書を排他的に編集できるように動作する。スケジュール管理部２２は、ユーザー毎に設けられた電子データ化された予定表を利用して各ユーザーのスケジュール管理を行う。その予定表は、予定表記憶部２４にて保存される。スケジュール管理部２２が提供する基本的なスケジュール管理機能は、既存の機能で実現可能であり、この基本的な機能に加えて後述する本実施の形態において特徴的な機能が組み込まれることになる。この組み込まれる機能は、催促情報登録部２５及び予定設定部２６により実現されるが、このうち本実施の形態における催促情報登録部２５は、電子文書の登録を催促するための文書登録催促情報を文書格納場所である例えばフォルダに関連付けて設定する。催促情報登録部２５により設定される文書登録催促情報には、後述するとおり電子文書の登録を催促する日時が含まれることになるが、予定設定部２６は、この催促する日時になったときの各ユーザーの電子ファイル登録状況に応じて、各ユーザーの予定表に電子文書の登録を促すための予定項目を設定する。更に、クライアント１０から予定表の表示要求があった場合、表示用データ作成部２７は、予定設定部２６によって設定された予定項目に対応した表示情報に電子文書を格納すべき格納場所へのリンク情報を関連付けた、予定表の表示用データを作成し、その表示用データをクライアント１０に送信する。なお、本実施の一形態では、催促情報登録部２５、予定設定部２６及び表示用データ作成部２７をスケジュール管理部２２に組み込まれるものとしたが、管理サーバ２０内であればスケジュール管理部２２の外に催促情報登録部２５、予定設定部２６及び表示用データ作成部２７を組み込んでもよく、その場合にはスケジュール管理部２２と催促情報登録部２５、予定設定部２６、表示用データ作成部２７との間で情報の授受を行えるようにしておけばよい。また、催促する時期を日時としたが、例えば月日等としてもよい。

管理サーバ２０における各構成要素２１，２２は、例えばＨＤＤ３４に記憶されたプログラムが管理サーバ２０を各処理部として機能させることにより実現される。また、文書記憶部２３及び予定表記憶部２４は、例えば、管理サーバ２０に搭載されたＨＤＤ３４にて実現される。もちろん、文書記憶部２３及び予定表記憶部２４は、ＲＡＭ３３で実現するようにしてもよい。

本実施の形態において特徴的な処理機能を実現するプログラムは、管理サーバ２０側に搭載しておけばよい。つまり、クライアント１０は、既存のハードウェア構成及びソフトウェアで実現可能である。また、管理サーバ２０は、既存のハードウェア構成で実現可能である。なお、本実施の一形態では、文書管理とスケジュール管理を１台の管理サーバ２０で行うようにしたが、異なるサーバコンピュータで行うように構成してもよい。

本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータが読取可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムは、コンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵ３１がインストールされたプログラムにしたがって順次実行することで各処理部が実現される。

本実施の形態を動作させるには、登録催促情報を予め登録しておく必要がある。この登録催促情報の設定例を図３に示す。登録催促情報は、電子文書の登録作業に関連する項目を含む情報であり、本実施の形態では、ユーザーの指示に基づいて催促情報登録部２５が登録催促情報を生成し、登録すべき電子文書の登録場所となるフォルダに関連付けして登録する。図３に示したように、登録催促情報には、ユーザー／グループ名、文書タイトル、催促日時及び登録期限という各データ項目が含まれている。ユーザー／グループ名には、電子文書の登録作業を担当するユーザー（電子文書の登録作業を実施すべきユーザー）の識別情報として少なくとも１のユーザー／グループ名が設定される。文書タイトルには、電子文書が対応付けされたフォルダに登録されるときの文書名が設定される。もちろん、複数のユーザーによって電子文書の登録がされる場合には、先に登録された電子文書が上書きにより削除されないように、文書タイトルにユニークな文字列の付加、あるいはサブフォルダの作成等予め決められた規則に従い電子文書の登録する必要がある。登録期限には、電子文書の登録期限が設定される。催促日時には、電子文書を登録していないユーザーへ文書登録を催促する日時が設定される。

文書や業務の管理者等が所定の入力画面からユーザー／グループ名、文書タイトル、催促日時及び登録期限、更に電子文書を登録するフォルダを入力すると、催促情報登録部２５は、これらの入力を受け付ける。そして、入力された情報から図３に示したデータ構成の登録催促情報を生成し、この生成した登録催促情報を指定されたフォルダに関連付けして文書記憶部２３に登録する。

なお、本実施の形態では、登録催促情報を登録すべきフォルダと関連付けるため、登録催促情報を文書記憶部２３に登録するようにしたが、別の手段を設けて保持するように構成してもよい。

また、催促日時は、電子文書を登録していないユーザーに対して催促するタイミングなので、登録期限より前の日時が必ず設定されることになる。従って、設定された登録期限の例えば３日前という所定の初期値を催促日時に対して予め設定しておき、ユーザーに催促日時の入力を要求せずに、あるいはユーザーにより入力されなかった場合にその初期値を催促日時として自動的に設定するようにしてもよい。また、文書のタイトルを電子文書の登録時に登録するユーザーが任意に決めてもいい場合などは、登録催促情報に文書タイトルが含まれなくてもよい。

ここで、予定表が画面に表示されるまでの処理の流れの一例について簡単に説明する。

まず、ユーザーは、いずれかのクライアント１０からユーザーＩＤを入力してログインし、その後ブラウザを起動する。この起動に応じて自動的に、あるいは起動後の所定のユーザー操作により自分の予定表が画面に表示される。より詳細に説明すると、管理サーバ２０のスケジュール管理部２２は、クライアント１０に搭載されたブラウザからのユーザーＩＤを含む予定表送信要求を受信すると、当該ユーザーの予定表を予定表記憶部２４から取り出し、取り出した予定表の表示用データを作成し、その表示用データを当該クライアント１０へ送信する。表示用データは例えばＨＴＭＬ文書として作成すればよい。これにより、当該ユーザーの予定表は、ブラウザにより画面に表示される。図４には、催促日時前のユーザーＡ及びユーザーＢの各予定表の画面表示例が示されている。

次に、本実施の形態における電子文書の登録作業の催促処理の一例について図５に示したフローチャートを用いて説明する。この処理は、主に予定設定部２６により実施される。

予定設定部２６は、常時動作し、各登録催促情報に含まれている催促日時の設定値と現在時刻とを常時比較している。なお、予定設定部２６は常時動作していることが望ましいが、例えば定期的に動作するようにしてもよい。そして、現在時刻がいずれかの催促日時に達したとき（ステップ１１０でＹ）、予定設定部２６は、当該催促日時を含む登録催促情報に着目する。図３の設定例に従うと、現在時刻が２００７年３月２７日１５時００分になったことで、所定のフォルダ（図３の例では「フォルダＦ」）に関連付けられた先頭に位置する登録催促情報５０が着目される。そして、その登録催促情報５０のユーザー／グループ名に設定されたユーザーをチェック対象ユーザーとして順番に特定していく（ステップ１２０）。この例では、ユーザーＡ，Ｂが順番にチェック対象ユーザーとなる。ここで、ユーザーＢは登録を済ましているが、ユーザーＡは電子文書を登録していない状態であるとして説明を続ける。

まず、ユーザーＡがチェック対象ユーザーとなる。予定設定部２６は、フォルダＦに登録された「報告書」という文書名の文書作成者を確認することで、ユーザーＡが電子文書をまだ登録していないことを確認すると（ステップ１３０でＮ）、ユーザーＡの予定表の登録期限に相当する日時“２００７年３月３０日１７時００分”に、登録を促す予定項目として、例えば“１７：００ 報告書登録”という予定項目５１を設定する（ステップ１４０）。これにより、ユーザーＡが催促日時を経過してもなお登録をしていなければ、図６（Ａ）に例示したように登録期限日時に報告書登録という予定が組み込まれた状態で予定表が画面に表示される。更に、予定設定部２６は、組み込んだ予定項目５１に、電子文書の登録場所として指定されたフォルダＦへのリンク情報を関連付ける。なお、予定設定部２６は、組み込んだ予定項目５１に、所定の文書編集アプリケーションを起動し、電子文書を新規に作成可能にし、更に作成された電子文書が登録場所として指定されたフォルダＦに保存されるように設定したリンク情報を関連付け（ステップ１５０）、更に、設定された文書タイトル“報告書”で保存できるように設定してもよい。上述の例では、登録催促情報に文書タイトルが設定されている場合について説明したが、登録催促情報に文書タイトルが含まれていない場合や設定されていない場合には、例えば、フォルダＦに登録されたすべての電子文書の文書作成を確認し、その中にユーザーＡが作成した電子文書が存在するか否かによって、電子文書を登録済みか否かを確認すればよい。予定項目を設定する際には、例えば“１７：００ 文書登録”や“１７：００ フォルダＦに文書登録”という予定項目を設定すればよい。また、上述の例では、電子文書の登録を促す予定項目を登録期限に相当する日時の予定項目として設定したが、催促日時と登録期限の間にある日時の予定項目として設定しても構わない。例えば、ユーザーＡが登録期限の月日に休暇の予定を設定していた場合には、その登録期限の前日の予定項目として設定しても構わない。

その後、予定設定部２６は、未チェックのユーザーがいれば（ステップ１８０でＹ）、ステップ１２０に移行し、いなければ（ステップ１８０でＮ）、当該登録催促情報に対する処理を終了し、次に催促日時を迎える登録催促情報に処理を移すことになる（ステップ１１０）。ここでは、ステップ１２０に移行し、ユーザーＢがチェック対象ユーザーとなる。

予定設定部２６は、フォルダＦに登録された「報告書」という文書名の文書作成者を確認することで、ユーザーＢが電子文書を登録済みであることを確認すると（ステップ１３０でＹ）、当該電子文書の属性情報から文書作成日時データを読み取る。ここで、文書作成日時が２００７年３月２６日１６時３４分とすると、予定設定部２６は、ユーザーＢの予定表のその文書作成日時“２００７年３月２６日１６時３４分”に、文書登録済みを表す予定項目として、“１６：３４ 報告書登録済み”という予定項目５２を設定する（ステップ１６０）。これにより、ユーザーＢが催促日時時点で文書登録を完了していれば、図６（Ｂ）に例示したように文書作成日時に報告書登録済みという予定が組み込まれた状態で予定表が画面表示される。なお、このステップ１６０における処理で組み込む項目は、実際には実績に相当するが、表示されるのは予定表なので、「報告書登録済みという予定」と表現した。上述の例では、予定設定部２６が、電子文書の作成日時の予定項目として文書登録済みを表す予定項目を設定したが、電子文書の属性情報に文書登録時期を含めるようにして、電子文書の登録時期の予定項目として文書登録済みを表す予定項目を設定するようにしてもよい。

更に、予定設定部２６は、組み込んだ予定項目５２に、所定の文書編集アプリケーションを起動し、作成された電子文書を参照できるように、また必要に応じて編集できるように設定したリンク情報を関連付ける（ステップ１７０）。これにより、ユーザーＢは、予定表が表示されたとき、報告書の登録作業をすでに実施したことを確認できる。そして、この予定表が表示された状態から登録済みの報告書の内容を参照若しくは編集したいときには、予定表内の“１６：３４ 報告書登録済み”をクリック等の選択操作をすればよい。上述の例では、電子文書を登録済みの場合であっても予定表に登録済みであることを表す予定項目を設定したが、電子文書を登録済みの場合には予定表に登録済みであることを表す予定項目を設定しないようにしても構わない。

その後、予定設定部２６は、未チェックのユーザーがいれば（ステップ１８０でＹ）、ステップ１２０に移行する。この例では、該当するユーザーＡ，Ｂに対して処理を終了したので、次に催促日時を迎える登録催促情報に処理を移すことになる（ステップ１１０）。

なお、文書登録場所に登録された電子文書の属性情報に含まれる作成者を参照するなどして、催促日時までに電子文書を登録していなかったユーザーにより文書登録作業が実施されたことを確認すると、予定設定部２６は、予定表に設定した予定項目を更新するようにしてもよい。具体的にいうと、ユーザーＡが、例えば２００７年３月２９日１１時１１分に報告書をフォルダＦに登録したことを確認できたとすると、予定設定部２６は、ユーザーＡの予定表の２００７年３月３０日の予定記入欄に組み込んだ“１７：００ 報告書登録”を削除し、文書作成日時“２００７年３月２９日１１時１１分”に、文書登録済みを表す予定項目として、“１１：１１ 報告書登録済み”という予定項目を設定するようにしてもよい。または、予定設定部２６が、ユーザーＡの予定表の２００７年３月３０日の予定記入欄に組み込んだ“１７：００ 報告書登録”を削除し、登録済みであることを表す予定項目を設定しないようにしても構わない。

なお、本実施の形態を実施することによって各ユーザーの予定表に組み込んだ予定項目を、例えば輝度、表示色、強調表示、文字装飾、フォント、文字フォントサイズ等の表示属性を他の予定項目の表示属性を異ならせて表示することで、本実施の形態を実施することによって各ユーザーの予定表に組み込んだ予定項目が他の予定項目と区別しやすいように表示させてもよい。以降の実施の形態においても同様である。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、電子文書の登録作業を催促する場合について説明した。本実施の形態では、文書編集の一形態として、登録済みの電子文書の改訂作業を催促する場合について説明する。

まず、システム構成及びハードウェア構成、更に、行うべき作業を期限までに実施するよう催促する点で改訂作業と登録作業の基本的な処理機能は、同じである。従って、本実施の形態における構成は、図１及び図２で表すことができる。

次に、本実施の形態における改訂作業においても登録作業の場合と同様に、催促に関する情報を予め設定しておく必要がある。図７は、本実施の形態における改訂催促情報の設定例を示した図である。改訂催促情報は、ユーザーに電子文書の改訂作業に関連する項目を含む情報であり、本実施の形態では、ユーザーの指示に基づいて催促情報登録部２５が改訂催促情報を生成し、改訂すべき電子文書に関連付けして登録する。図７に示したように、改訂催促情報には、ユーザー／グループ名、文書タイトル、催促日時及び改訂期限という各データ項目が含まれている。基本的には、登録催促情報とデータ構成は同じで、ユーザー／グループ名には電子文書の改訂作業を担当するユーザー（電子文書の改訂作業を実施すべきユーザー）の識別情報として少なくとも１のユーザー／グループ名が設定される。文書タイトルには、改訂作業対象の文書名が設定される。改訂期限には、電子文書の改訂作業を実施すべき期限が設定される。催促日時には、電子文書を改訂していないユーザーへ文書改訂を催促する日時が設定される。改訂催促情報を電子文書に関連付けして設定する処理は、実施の形態１において登録催促情報をフォルダに関連付けして登録する処理と同様なので、説明を省略する。なお、本実施の形態では、改訂催促情報を改訂すべき電子文書と関連付けるため、改訂催促情報を文書記憶部２３に登録するようにしたが、別の手段を設けて保持するように構成してもよい。

また、催促日時の設定に関しても実施の形態１と同様に改訂期限に基づき自動的に設定するようにしてもよい。ただ、作業を１回実施すれば終了となる登録の場合と異なり、改訂の場合は、第２版、第３版と版を重ねていく場合が少なくない。つまり、改訂作業は、１回限りであるとは限らない。従って、この点を考慮して、改訂期限には、具体的な日時以外に、例えば「毎週金曜日の１７時００分」、「毎月末日の２３時５９分」などのような設定ができるようにするのが好適である。催促日時においても同様である。本実施の形態における改訂期限及び催促日時の設定に関しては、例えば、具体的な日時入力以外にプルダウンメニューを予め用意しておき、その中から週や月等の時間の単位が選択できるように改訂催促情報設定画面を作成しておくのが都合良い。

予定表が画面に表示されるまでの処理の流れの一例については、実施の形態１と同じなので説明を省略する。続いて、本実施の形態における電子文書の改訂作業の催促処理の一例について図８に示したフローチャートを用いて説明する。なお、図８において実施の形態１と同じ処理には同じ番号を付けるが、本実施の形態と上記実施の形態１における処理の流れは、基本的に同様である。また、本実施の形態において催促日時前におけるユーザーＡの予定表が画面に表示されたときの例は、実施の形態１と同じ図４（Ａ）とする。

予定設定部２６は、各改訂催促情報に含まれている催促日時の設定値と現在時刻とを常時比較している。なお、予定設定部２６は常時動作していることが望ましいが、例えば定期的に動作するようにしてもよい。そして、現在時刻がいずれかの催促日時に達したとき（ステップ１１０でＹ）、予定設定部２６は、当該催促日時を含む改訂催促情報に着目する。図７の設定例に従うと、現在時刻が２００７年３月２７日１５時００分になったことで、所定の改訂対象の電子文書（図７の例では「文書Ｄ」）に関連付けられた先頭に位置する改訂催促情報５３が着目される。そして、その改訂催促情報５３のユーザー／グループ名に設定されたユーザーをチェック対象ユーザーとして順番に特定していく（ステップ１２０）。この例では、ユーザーＡがチェック対象ユーザーとなる。

ここで、予定設定部２６は、「文書Ｄ」という文書名の属性情報を参照して改訂作業者を確認する。ここでは、文書ＤがユーザーＡによってまだ改訂されていないものとすると（ステップ１３０でＮ）、図９に示したように、ユーザーＡの予定表の改訂期限に相当する日時“２００７年３月３０日１７時００分”に、文書改訂を促す予定項目として、例えば“１７：００ 文書Ｄ改訂”という予定項目５４を設定する（ステップ１４０）。これにより、ユーザーＡが催促日時を経過してもなお文書改訂をしていなければ、図９に例示したように改訂期限日時に文書Ｄの改訂という予定が組み込まれた状態で予定表が画面に表示される。更に、予定設定部２６は、組み込んだ予定項目５４に、所定の文書編集アプリケーションを起動し、文書Ｄを排他的に編集が実行できるように設定したリンク情報を関連付ける（ステップ２１０）。上述の例では、文書改訂を促す予定項目を改訂期限に相当する日時の予定項目として設定したが、催促日時と改訂期限の間にある日時の予定項目として設定しても構わない。例えば、ユーザーＡが改訂期限の月日に休暇の予定を設定していた場合には、その改訂期限の前日の予定項目として設定しても構わない。

その後、予定設定部２６は、未チェックのユーザーが他にいれば（ステップ１８０でＹ）、ステップ１２０に移行し、この例のように未チェックのユーザーがいなければ（ステップ１８０でＮ）、当該改訂催促情報に対する処理を終了し、次に催促日時を迎える改訂催促情報に処理を移すことになる（ステップ１１０）。

次に、同じ改訂催促情報を使って文書ＤがユーザーＡによって改訂されていた場合について説明する。文書ＤがユーザーＡによって改訂されていた場合（ステップ１３０でＹ）、当該電子文書の属性情報から文書改訂日時データを読み取る。ここで、文書改訂日時が２００７年３月２６日１８時３３分とすると、予定設定部２６は、ユーザーＡの予定表のその文書改訂日時“２００７年３月２６日１８時３３分”に、文書改訂済みを表す予定項目として、“１８：３３ 文書Ｄ改訂済み”という予定項目５５を設定する（ステップ１６０）。これにより、ユーザーＡが催促日時時点で文書登録を完了していれば、図１０に例示したように文書改訂日時に文書Ｄ改訂済みという予定が組み込まれた状態で予定表が画面に表示される。なお、このステップ１６０における処理で組み込む項目は、実際には実績に相当するが、表示されるのは予定表なので、「文書Ｄ改訂済みという予定」と表現した。上述の例では、文書Ｄを改訂済みの場合であっても予定表に改訂済みであることを表す予定項目を設定したが、文書Ｄを改訂済みの場合には予定表に改訂済みであることを表す予定項目を設定しないようにしても構わない。

更に、予定設定部２６は、組み込んだ予定項目５５に、所定の文書編集アプリケーションを起動し、改訂された電子文書を参照できるように、また必要に応じて更に編集できるように設定したリンク情報を関連付ける（ステップ２２０）。

なお、改訂対象の電子文書の属性情報に含まれる改訂作業者を参照するなどして催促日時までに改訂作業を終了させていなかったユーザーにより文書改訂作業が実施されたことを確認すると、予定設定部２６は、予定表に設定した予定項目を更新するようにしてもよい。具体的にいうと、ユーザーＡが、例えば２００７年３月２９日１１時１１分に文書Ｄを改訂したことを確認できたとすると、予定設定部２６は、ユーザーＡの予定表の２００７年３月３０日の予定記入欄に組み込んだ“１７：００ 文書Ｄ改訂”を削除し、文書改訂日時“２００７年３月２９日１１時１１分”に、文書改訂済みを表す予定項目として、“１１：１１ 文書Ｄ改訂済み”という予定項目を設定するようにしてもよい。改訂の場合は、版が重ねられていくので、予定項目の表示内容を単に“文書Ｄ改訂済み”ではなく“文書Ｄ第３版改訂済み”と版を合わせて表示するようにしてもよい。または、予定設定部２６が、ユーザーＡの予定表の２００７年３月３０日の予定記入欄に組み込んだ“１７：００ 文書Ｄ改訂”を削除し、改訂済みであることを表す予定項目を設定しないようにしても構わない。

なお、実施の形態２では、図７に示すように、文書Ｄを改訂期限までにひとりのユーザーが改訂する例を説明したが、文書Ｄを改訂期限までに異なる複数のユーザーが改訂する場合であっても構わない。どのユーザーが文書Ｄを改訂済みであるかの確認するためには、文書Ｄの改訂時に改訂日時と改訂したユーザーの識別情報を対応付けて記憶し、その記憶した情報を参照して確認するようにすればよい。

上記各実施の形態では、文書の登録と改訂とに分けて説明したが、一のシステムで双方を同時に利用できるように構成することは可能である。

また、上記各実施の形態では、登録／改訂作業の対象として電子文書を例にしたが、文書ファイルに限らず画像ファイルなど編集可能な電子ファイルも処理の対象となること言うまでもない。

本発明に係る情報処理システムの一実施の形態を示したブロック構成図の例である。 実施の形態１における管理サーバを形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図の例である。 実施の形態１における登録催促情報の設定例を示した図である。 実施の形態１において催促日時前の各ユーザーの予定表の画面表示例を示した図である。 実施の形態１における電子文書の登録作業の催促処理の一例を示したフローチャートである。 実施の形態１において催促日時後の各ユーザーの予定表の画面表示例を示した図である。 実施の形態２における改訂催促情報の設定例を示した図である。 実施の形態２における電子文書の改訂作業の催促処理の一例を示したフローチャートである。 実施の形態２において催促日時時点で改訂作業を実施していないユーザーの予定表の画面表示例を示した図である。 実施の形態２において催促日時時点で改訂作業実施済みのユーザーの予定表の画面表示例を示した図である。

符号の説明

２ ネットワーク、１０ クライアント、１１ 文書処理部、１２ 表示処理部、２０ 管理サーバ、２１ 文書管理部、２２ スケジュール管理部、２３ 文書記憶部、２４ 予定表記憶部、２５ 催促情報登録部、２６ 予定設定部、２７ 表示用データ作成部、３１ ＣＰＵ、３２ ＲＯＭ、３３ ＲＡＭ、３４ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、３５ ＨＤＤコントローラ、３６ マウス、３７ キーボード、３８ ディスプレイ、３９ 入出力コントローラ、４０ ネットワークコントローラ、４１ 内部バス。

Claims (6)

1. 電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、
   利用者毎の予定情報を記憶する予定情報記憶手段と、
   電子ファイルを前記ファイル記憶手段に登録する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの登録期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルの前記ファイル記憶手段における登録場所を示す情報と関連付けて記憶する催促情報記憶手段と、
   前記催促時期になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶手段に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記登録期限の予定項目または前記登録期限より前の予定項目として設定する設定手段と、
   前記予定情報記憶手段に記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記登録場所へのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
2. 電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、
   利用者毎の予定情報を記憶する予定情報記憶手段と、
   前記ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルを編集する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの編集期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルと関連付けて記憶する催促情報記憶手段と、
   前記ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルを排他的に編集させる編集手段と、
   前記催促日時になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶手段に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記編集期限の予定項目または前記編集期限より前の予定項目として設定する設定手段と、
   前記予定情報記憶手段によって記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記作業の対象の電子ファイルを前記編集手段によって排他的に編集可能にするリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
3. コンピュータを、
   電子ファイルをファイル記憶部に登録する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの登録期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促時期を含む催促情報を、当該電子ファイルの前記ファイル記憶部における登録場所を示す情報と関連付けて催促情報記憶部に記憶させる催促情報記憶手段、
   前記催促時期になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶部に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記登録期限の予定項目または前記登録期限より前の予定項目として設定させる設定手段、
   前記予定情報記憶部に記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記登録場所へのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段、
   として機能させるための情報処理プログラム。
4. コンピュータを、
   ファイル記憶部に記憶された電子ファイルを編集する作業を担当する利用者の識別情報、電子ファイルの編集期限及び前記作業を担当する利用者への前記作業の催促日時を含む催促情報を、当該電子ファイルと関連付けて催促情報記憶部に記憶させる催促情報記憶手段、
   催促日時になった場合、前記作業を担当する利用者の前記作業の実施状況に応じて、前記予定情報記憶部に記憶された当該利用者の予定情報に、前記作業を促す予定項目を、前記編集期限の予定項目または前記編集期限より前の予定項目として設定させる設定手段、
   前記予定情報記憶部によって記憶された予定情報の表示要求があった場合、前記設定手段によって設定した予定項目に対応した表示情報に前記作業の対象の電子ファイルを前記編集手段によって排他的に編集可能にするリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する表示用データ出力手段、
   として機能させるための情報処理プログラム。
5. 前記設定手段が前記予定情報に前記作業を促す予定項目を設定した後に、前記作業を担当する利用者によって前記作業が実施されたことを確認した場合、
   前記設定手段が、当該利用者の予定情報から前記作業を促す予定項目を削除する
   ことを特徴とする請求項３または４に記載の情報処理プログラム。
6. 前記催促時期になったときに前記作業を実施した利用者が存在することを確認した場合、
   前記設定手段が、当該利用者の予定情報に、前記作業を実施したことを示す予定項目を、当該電子ファイルの登録時期の予定項目として設定させ、
   前記表示用データ設定手段が、前記作業を実施したことを示す前記予定項目に対応した表示情報に登録した当該電子ファイルへのリンク情報を関連付けた、予定情報の表示用データを出力する
   ことを特徴とする請求項３から５のいずれか一項に記載の情報処理プログラム。

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