JP2737623B2 - 電子メールシステムの回覧方式 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、回覧の可能な電子メー
ルシステムに関し、特に電子メールの配送を集中管理す
る手段を有しない、いわゆるピアツーピア型の構成方式
をとる電子メールシステムの回覧の方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】パーソナルコンピュータやワークステー
ションのネットワークのような分散システムにおいて、
電子メールの回覧を可能としたシステムは数多く提案さ
れている。このようなシステムは、例えば、事務帳票を
電子メールとして複数の利用者間で順に回覧し、各利用
者が各自の責任範囲を帳票に記入していくような応用に
使われる。

【０００３】このような回覧機能を持つ電子メールシス
テムは、ただ単に指定された回覧順に電子メールを転送
しているだけでは業務上の要求を十分に満たさない場合
がある。例えば、利用者の中には必ずしも頻繁に電子メ
ールをアクセスしない者や長期出張などで不在の者がい
るし、また仮に電子メールを読んでもすぐにその処理を
行わない者もいる。そういった利用者がいても円滑に利
用できるようにするためには利用者への催促機能や、不
在者には回覧しない等の機能が必要である。

【０００４】このような機能の提案例としては以下のも
のがある。

【０００５】１．特開平５−５６０７０号公報に記載の
発明では、回覧する前に予め回覧可能性を個々の利用者
に問い合わせることによって、無駄な滞留時間を減少さ
せようとしている。

【０００６】２．特開平４−２９４６５５号公報に記載
の発明では、利用者に対して回覧期限監視を行い、必要
に応じて催促し、利用者にメールの処理を促す。

【０００７】また、回覧がどこまで進捗しているかを監
視することは、組織業務を円滑に遂行するためには必須
である。そのための回覧監視機能を提供した例としては
前記の特開平４−２９４６５５号公報に記載の発明があ
る。ここで提案されている方式では、受信者がメールを
処理すると受信端末はその状態（受信済、閲覧済、回覧
済等）を送信端末に送り、送信端末のメール管理制御部
がこれをメール属性記憶部に設定し、発信者の要求によ
り該メール属性記憶部の内容を表示する。この機能によ
り、発信者は自己の発信したメールがどこまで回覧され
ているかを知ることができる。

【０００８】以上述べたように、電子メールの回覧にお
いては、催促機能、回覧監視機能はぜひ必要な機能であ
る。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、これま
でに提案されている方式には未だ不都合な点も残されて
いる。

【００１０】第一に、回覧の催促については、以下の問
題点がある。すなわち、予め定められた順で回覧を行う
場合に、回覧終了を決められた時刻で終わらせるという
制約を満たしながら、各回覧者に対して最適な時間パラ
メータで期限監視を行うことはできない。また該制約の
充足が困難である場合の危機管理機能も提供できない。

【００１１】これは例えば次のようなことである。四名
で順に電子メールを回覧する場合、その期限は最後の回
覧者（第四の回覧者）が電子メールの処理を終了する時
刻によって設定されることが多い。なぜならば最後の回
覧者はたいていの場合業務の決済者であり、決済をいつ
までにしたいという要求が多くの業務に存在するからで
ある。この場合、第二、第三の回覧者は具体的な処理の
締切を与えられないため、電子メールシステム側からの
催促のタイミングを決定することができない。また、例
えば第二の回覧者の処理が遅れた場合、仮にそれが最終
締切よりは早くても現実的に第三・第四の回覧者の処理
が締切までに行えない場合、第二の回覧者の処理が遅れ
た時点で関係者（発信者等）に警告を発することが望ま
しいがそのような危機管理機能を提供している例はな
い。

【００１２】第二に、送信者が電子メールの送信後にそ
の到達状況を確認可能とする方式に関して特開平４−２
９４６５５号公報に開示されているような方式では、 ・当初予定した回覧経路と異なる経路が受信者によって
再設定された（経路変更） ・受信者が受信した電子メールを複写し、複写物を新た
に定義した回覧経路に乗せて回覧した（分岐） ・受信者が電子メールの受け取りを拒否した（差戻し） 等の場合には、送信者は自己の発信した電子メールの行
方について到底管理することができないという問題点が
ある。回覧経路の変更は、本人不在や多忙の場合の代理
処理などで頻繁におこる現象であり、このような場合の
回覧状況管理は、電子メールの回覧方式においては必須
の機能と言える。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明による電子メール
システムでは、上記第一の問題点を解決するために、各
利用者が各々所持する端末装置に、回覧計画手段、期限
遵守困難通知手段、利用者プロファイル参照手段を備え
る。

【００１４】回覧計画手段は、回覧終了までの残り時
間、未回覧先数、各利用者のスケジュールおよび各利用
者の平均的な回覧処理時間等を勘案して、回覧文書保持
中の利用者に対して適切な回覧期限を設定し、該回覧期
限の接近に伴って催促を行う。

【００１５】期限遵守困難通知手段とは、前記回覧計画
手段が、回覧終了までの期限の遵守が困難になってきた
場合に、回覧文書を管理する回覧システムに対して通知
を行う機能を提供するものである。

【００１６】利用者プロファイル参照手段は、他の利用
者のプロファイル（すなわち、各利用者のスケジュール
表、平均回覧処理時間などのデータ）を参照し、回覧経
路にある各利用者が電子メールの処理に要する時間を予
想するために必要なデータを前記回覧計画手段に提供す
る。

【００１７】また、前記第二の問題点を解決するため
に、本発明による電子メールシステムでは、前記端末装
置に、経路変更・分岐・差戻し等のイベント発生時に該
イベントの発生を発信者に知らせるイベント通知手段
と、特に分岐イベントの発生時に複写された各々の電子
メールに識別子を与える識別子管理手段とを付加し、こ
れらのイベントの発生を発信者が常に把握できるように
する。

【００１８】

【実施例】以下に、本発明の一実施例について図面を参
照しながら説明する。

【００１９】図１は、本発明による電子メールシステム
の一実施例の構成を示すブロック図である。

【００２０】端末装置１は、各利用者に対して一台ずつ
割り当てられる。これらの端末装置は通信ネットワーク
を介して互いに接続され、互いに１対１の電子メール通
信が可能である。具体的には、ワークステーションやパ
ーソナルコンピュータを端末装置とすることができる。

【００２１】端末装置１は、 ・端末装置１がネットワークから電子メールを受信し、
ネットワークに電子メールを送信する機能を持つ電子メ
ール送受信手段２ ・利用者とのインタフェースを提供する利用者インタフ
ェース手段３ ・電子メール送受信手段２が受信した電子メールの回覧
経路および回覧終了期限を参考にして、端末装置１の利
用者に対する前記受信した電子メールの処理期限を自動
的に設定し、該処理期限の接近に伴って前記利用者イン
タフェース提供手段に対して利用者への処理催促を行わ
しめる回覧計画手段４ ・回覧終了期限の遵守が困難であることを通信ネットワ
ークを介して他の装置に対して警告する期限遵守困難通
知手段５ ・他の利用者のスケジュールならびに平均回覧処理時間
等のデータを参照して回覧計画手段４に渡す利用者プロ
ファイル参照手段６ ・電子メールの回覧経路の変更と、電子メールの回覧経
路の分岐と、電子メールの差戻しとのいずれかのイベン
トが該端末装置において発生した場合に、該イベントの
発生を通信ネットワークを介して他の装置に通知するイ
ベント通知手段７ ・分岐した各々の回覧経路に送出される各々の電子メー
ルに対して識別子を付与する識別子管理手段８ ・端末装置１における電子メールの送受信の履歴を保持
する電子メール送受信履歴記憶手段９ を少なくとも有している。

【００２２】なお、物理的には一台の端末装置を複数の
利用者で共有することも可能である。その場合は該端末
装置を利用する各利用者毎に電子メール送受信手段２，
利用者インタフェース手段３，回覧計画手段４，期限遵
守困難通知手段５，利用者プロファイル参照手段６，イ
ベント通知手段７，識別子管理手段８，電子メール送受
信履歴記憶手段９を備えていればよい。以下の説明では
端末装置１は各利用者毎に一台ずつ割り当てらているも
のとして説明する。

【００２３】電子メール送受信手段２は、電子メールを
端末装置１から通信ネットワークへ送出する機能と、通
信ネットワークから端末装置１に宛てられた電子メール
を受信する機能を有している。

【００２４】利用者インタフェース手段３は端末装置１
と端末装置１の利用者との対話を統括し、実行する。利
用者との対話には、電子メールの表示、電子メールの編
集、電子メール送受信等のコマンドの利用者からの入
力、電子メール回覧催促等の種類がある。これらの対話
は、例えばグラフィックディスプレイ上のウィンドウシ
ステムとマウス・キーボードを用いて実現してもよい
し、グラフィックディスプレイとペン入力装置を用いて
もよい。さらには音声を利用して実現してもよい。

【００２５】電子メール送受信手段２が通信ネットワー
クから電子メールを受信すると、該メールを利用者イン
タフェース手段３と、回覧計画手段４に渡す。このとき
利用者インタフェース手段３は利用者に対して電子メー
ル受信の事実を通知する。一方回覧計画手段４は、回覧
計画を立て、該端末装置１における回覧滞留時間の適正
な値を求める。回覧計画の立て方に関しては後に詳述す
る。

【００２６】回覧計画手段４は、前記回覧計画に基づい
て決定した、端末装置１における回覧滞留時間の適正な
値に基づき、端末装置１における前記受信したメールの
処理の締切時刻を求め、該締切時刻が接近した場合には
利用者インタフェース手段３を通じて利用者に催促を行
う。この催促の仕方には、例えば締切時刻の２４時間前
から催促を継続し、締切時刻が近づくにつれて催促の頻
度を上げる方法、締切時刻の一定時間前に１度だけ催促
する方法等いろいろ考えられる。

【００２７】利用者プロファイル参照手段６は、端末装
置１の外部にある利用者プロファイル記憶手段１０か
ら、端末装置１と通信ネットワークで結合された他の端
末装置の利用者に関するプロファイルデータを読み取
り、回覧計画手段４に提供する。この、プロファイルデ
ータとは例えば図２に示すようなものである。

【００２８】図２は、プロファイルデータのデータ構造
を模式的に示したデータ構造図である。プロファイルデ
ータ２０は、少なくとも利用者氏名２１，利用者の電子
メールアドレス２２，利用者のスケジュール２３，利用
者の回覧処理時間に関するデータ２４を含んでいる。こ
のうち、利用者のスケジュール２３は、利用者個人のス
ケジュールであって、出張や会議など時間の拘束を示す
情報、仕事の締切等のようにある時間帯に該利用者が多
忙であることを示唆する情報が含まれる。また、利用者
の回覧処理時間２４は、該利用者が電子メールを受信し
てから次の回覧先に回すまでの時間に関する情報であ
る。図２では平均と標準偏差で示してある。

【００２９】図２のプロファイルデータ２０のうち、利
用者のスケジュール２３の情報は利用者自身の入力によ
って作成してもよいが、該利用者の送受信する電子メー
ルから自動的に抽出することもできる。また、利用者の
回覧処理時間２４は、各利用者の電子メールの送受信の
履歴を調査することによって得られる。本実施例では電
子メール送受信履歴記憶手段９が履歴を保持している
が、その結果を利用者プロファイル記憶手段１０に保存
する手段については説明を省略してある。

【００３０】図１の説明に戻る。期限遵守困難通知手段
５は、回覧計画手段４が回覧終了期限の遵守が困難であ
ると判断した場合に、回覧計画手段４によって起動さ
れ、期限の遵守が困難であるという情報を端末装置１以
外の他の装置に伝達し、警告する。本実施例では、この
伝達は特殊な形式の電子メールによるものとしている。
すなわち電子メール送受信手段２を経由して通信ネット
ワークを通して、他の装置に電子メールを送ることによ
って警告を実現する。ここで、他の装置とは例えば他の
利用者の利用する端末装置、あるいは電子メール回覧の
状況を集中的に管理する特殊な処理装置等が考えられ
る。

【００３１】図３は、期限遵守困難通知手段５が他装置
に向けて発信する警告メッセージの一例を示す図であ
る。警告メッセージ３０は、回覧文書番号３１、回覧経
路３２，決済締切３３、最終状態３４、警告３５、警告
理由３６を含んでいる。図３の例では、警告メッセージ
３０は、文書番号 １２３４５６７８９ で Ａ，Ｂ，
Ｃ，Ｄ，Ｅの５名を順に回覧し、決済締切（すなわちＥ
が処理を終了する期限）が１９９３年１２月１２日１７
時である文書が、１９９３年１２月１１日１７：００に
Ｃによって受信されたが、Ｄが１９９３年１２月１１日
から１２日の間不在であるために締切までの決済が不能
であるということを示している。

【００３２】以上述べたように、回覧計画手段４は、電
子メール送受信手段２、利用者インタフェース手段３，
期限遵守困難通知手段５，利用者プロファイル参照手段
６と関係しながら動作する。ここで、回覧計画手段４が
回覧計画を立てる方式について、その実施例を説明す
る。

【００３３】図４は、回覧計画手段４が回覧計画を立て
る方式の一実施例の概略を示すフローチャート図であ
る。回覧計画手段４が利用者インタフェース手段３から
電子メールを受け取ると、以下の手順で回覧計画を立て
る。

【００３４】ステップ４０ 始め ステップ４１ 該端末装置１の利用者の後続の回覧先の
利用者をリストアップする。これをリスト４Ａとする。
例えば、該端末装置１の利用者が山田で、その後続の回
覧経路が 「山田→田中→鈴木」である場合、「田中」
と「鈴木」をリスト４Ａとする。

【００３５】ステップ４２ リスト４Ａに属する各回覧
者のプロファイルデータを、利用者プロファイル参照手
段６を通じて入手する。

【００３６】ステップ４３ ステップ４２で得た利用者
プロファイルデータを参照して、回覧の最終決済締切か
ら逆算した当該端末１の処理期限を算出する。このステ
ップの詳細については後に述べるが、この処理期限は確
率変数として得る事もできる。

【００３７】ステップ４４ ステップ４３で算出した当
該端末１の処理期限と、現在時刻を比較する。処理期限
が現在時刻よりも十分遅ければステップ４５へ、処理期
限が現在時刻よりもやや遅ければステップ４６へ、それ
以外はステップ４７へ進む。この「十分遅い」「やや遅
い」のしきい値となる値は、予め定数で与えても良い
が、ステップ４３で求めた確率変数としての処理期限を
参照するファジー関数として与えても良い。

【００３８】ステップ４５ ステップ４５へ来る場合
は、処理期限が現在時刻よりも十分遅い。したがって利
用者にすぐさま催促する必要はないので、とりあえず処
理期限を利用者に知らせておき、該処理期限が接近した
時に利用者への催促を開始するように設定をしておけば
良い。ステップ４８へ進む。

【００３９】ステップ４６ ステップ４６へ来る場合
は、処理期限が現在時刻と比較してやや遅いだけであ
る。すなわち処理期限と現在時刻は十分近いものとして
扱わなければならない。そこで、利用者に緊急に処理す
るよう催促する。ステップ４８に進む。

【００４０】ステップ４７ ステップ４７ヘ来る場合
は、処理期限が現在時刻と等しいか、あるいは処理期限
をすでに過ぎている場合である。この場合は、最終回覧
者における決済締切に間に合わない可能性が高いので、
回覧計画手段４は期限遵守困難通知手段５に指示して警
告を発する。それとともに、利用者に対しては緊急に該
メールの処理をするように催促する。ステップ４８に進
む。

【００４１】ステップ４８ おわり。

【００４２】次に、ステップ４３についてさらに詳しく
説明する。図５は、前記ステップ４３における、当該端
末１の処理期限を算出する方法の一実施例を示すフロー
チャート図である。図５においては、Ｔ，Ｈ，Ｆはすべ
て確率変数である。

【００４３】ステップ５０ 始め ステップ５１ Ｔを、決済締切時刻とする。

【００４４】ステップ５２ Ｚをリスト４Ａの最後の要
素とし、リスト４ＡからＺを取り除く。すなわち、図５
におけるステップ５２からステップ５４までのループ
は、回覧経路の後から前に回す。

【００４５】ステップ５３ ＳをＺのプロファイルデー
タのうちスケジュールに関する部分（２３）、ＦをＺの
プロファイルデータのうち回覧処理に関する情報の部分
（２４）で示される回覧処理時間とする。ここで、Ｆは
確率変数であるが、図２のようにプロファイルデータが
与えられている場合には、平均値と標準偏差値を参照し
た正規分布をその確率密度関数とするような確率変数と
することができる。現実には他の確率密度関数をとるこ
とも考えられるので、Ｚ のメール処理時間に関する過
去のデータから確率密度関数を決定するようにしてもよ
い。

【００４６】次に関数Ｈを定義する。Ｈは、ＺがＺ自身
のスケジュール（Ｓ）の制約により電子メールの処理が
不能な時間を返す関数であるが、Ｈの引数は確率変数を
含んでいるので、Ｈの値もまた確率的である。Ｈは、次
のような定義になる。

【００４７】

【００４８】ここで、ｕｋは、Ｓに属する不在スケジュ
ール（出張や会議等）の各要素、ｅｎｄ（ｕｋ）はｕｋ
の終了時刻、Ｌ（ｕｋ）はｕｋの長さ、Ｐ（ｅ）は事象
ｅの生じる確率である。

【００４９】そして、ＴからＨ（Ｓ，Ｆ，Ｔ）とＦを差
し引いたものを新たなＴとする。

【００５０】ステップ５４ リスト４Ａに要素が残って
いればステップ５２に戻る。

【００５１】ステップ５５ Ｔを処理期限とする。

【００５２】ステップ５６ おわり。

【００５３】図５では、Ｔ，Ｆを確率変数としたが、よ
り簡単にはＦを確率変数とせず、メール処理時間の平均
値として扱うこともであきる。この場合、Ｈは確率的な
値を返す関数とはならず、したがってＴも最終的には定
数として求められる。

【００５４】なお、この実施例では、Ｈは不在スケジュ
ールのみ参照したが、プロファイルデータのスケジュー
ル部分には作業の締切も登録されている。これも考慮に
入れるには、締切直前の一定時間（時間の長さは作業の
内容による）を不在時間と等価に扱うなどの方法が考え
られる。

【００５５】ここでもう一度図１に戻って、イベント通
知手段７， 識別子管理手段８について説明を続ける。

【００５６】利用者が、電子メールを受信した場合、そ
の処理を当初の回覧予定通り行うこともあれば、予定を
変更することもある。このような予定変更には、回覧経
路の変更、差戻し、回覧経路の分岐の三種類が考えられ
る。利用者が前記三種の予定変更のいずれかを行う場
合、利用者は利用者インタフェース手段３に予定変更指
示を送る。

【００５７】利用者インタフェース手段３は、予定変更
指示を受けると、その予定変更指示が回覧経路分岐の場
合、識別子管理手段８に一旦予定変更指示を該電子メー
ルとともに渡す。

【００５８】識別子管理手段８は、利用者インタフェー
ス手段３から回覧経路分岐の予定変更指示と該電子メー
ルを受けると、該電子メールを分岐先の数だけコピー
し、それぞれに新たな識別子を付与する。例えば、元の
電子メールが「ＡＡ００１」という識別子を持ってい
て、三つに分岐した場合、各々に「ＡＡ００１−１」、
「ＡＡ００１−２」、「ＡＡ００１−３」という識別子
をつけるという方式が考えられる。この方式の場合、一
旦分岐した電子メールが更に別の場所で分岐した場合、
例えば「ＡＡ００１−１−１」「ＡＡ００１−１−２」
のように識別子を与える事ができるので、分岐は何回で
も可能である。識別子管理手段８は、複写した各々の電
子メールを利用者インタフェース手段３に返す。

【００５９】利用者インタフェース手段３は、回覧経路
の変更指示と該当する電子メール、または差戻し指示と
該当する電子メール、または回覧経路の分岐指示と該当
する複数の電子メール（識別子管理手段８によって複写
され、それぞれに新たな識別子が付与されたもの）を、
イベント通知手段７に送る。

【００６０】イベント通知手段７は前記三種の指示のい
ずれかとその該当メール（回覧経路の分岐の場合は複数
の該当メール）を利用者インタフェース手段３から受け
取ると、該当メールの発信者あるいはメール集中管理装
置に向けたイベント通知メールを作成して、該イベント
通知メールを電子メール送受信手段２を通じて発信す
る。

【００６１】図６（Ａ）は、回覧経路変更の場合のイベ
ント通知メールの構造を示す図、図６（Ｂ）は、差戻し
の場合のイベント通知メールの構造を示す図、図６
（Ｃ）は、回覧経路分岐の場合のイベント通知メールの
構造を示す図である。

【００６２】図６（Ａ）において、回覧経路変更の場合
のイベント通知メール６０は、識別子６０ａ，イベント
名６０ｂ，イベント発生時刻６０ｂ，変更前の回覧経路
６０ｄ，変更後の回覧経路６０ｅを含んでいる。このイ
ベント通知メール６０を前記該当メールの発信者等に送
信すると、該発信者等は該イベント通知メール６０を受
け取ることにより、前記該当メールの回覧経路が変更さ
れたという事実を知ることができる。

【００６３】図６（Ｂ）において、差戻しの場合のイベ
ント通知メール６１は、識別子６１ａ，イベント名６１
ｂ，イベント発生時刻６１ｃ，差戻し元６１ｄ，差戻し
先６１ｅを含んでいる。このイベント通知メール６１を
前記該当メールの発信者等に送信すると、該発信者等は
該イベント通知メール６１を受け取ることにより、前記
該当メールが差し戻されたという事実を知ることができ
る。

【００６４】図６（Ｃ）において、回覧経路分岐の場合
のイベント通知メール６２は、識別子６２ａ，イベント
名６２ｂ，イベント発生時刻６２ｃ，本来の回覧経路と
該回覧経路に流れた電子メールの識別子６２ｄ，分岐し
た回覧経路と各々の回覧経路に流れた電子メールの識別
子６２ｅ，６２ｆを含んでいる。この例での回覧分岐は
本来の回覧経路以外に２経路であるが、これはいくつで
あってもよい。このイベント通知メール６２を前記該当
メールの発信者等に送信すると、該発信者等は該イベン
ト通知メール６２を受け取る事により、前記該当メール
が経路分岐したという事実を知ることができる。さら
に、分岐によって複写された各々の電子メールについて
の識別子を知ることができるので、これらの電子メール
についても以後の状況把握が可能となる。

【００６５】電子メール送受信履歴記憶手段９は、端末
装置１での電子メールの送受信およびイベント通知手段
７で処理されるイベントについて記憶する。このうち、
電子メール送受信についての記憶の指示は電子メール送
受信手段２から出され、イベント通知手段７で処理され
るイベント（回覧経路変更、差戻し、回覧分岐）につい
ての記憶の指示はイベント通知手段７から出される。

【００６６】電子メール送受信手段２は、通信ネットワ
ークから、端末装置１での特定の電子メールについての
処理の履歴に関する問い合わせを受けた時、電子メール
送受信履歴記憶手段９を参照して、該履歴に関する情報
を得て、問い合わせに応じて返答することができる。こ
れにより、他の端末装置等からの電子メールの回覧状況
についての問い合わせにいつでも応じることができる。

【００６７】また、電子メール送受信履歴記憶手段９に
記録されている情報は、端末装置１の利用者のプロファ
イルデータの作成にも利用できる。

【００６８】

【発明の効果】本発明による電子メールシステムでは、
端末装置が、ネットワークから電子メールを受信し、ネ
ットワークに電子メールを送信する機能を持つ電子メー
ル送受信手段と、利用者とのインタフェースを提供する
利用者インタフェース提供手段を少なくとも有し、さら
に、前記電子メール送受信手段が受信した電子メールの
回覧経路および回覧終了期限を参考にして、該端末装置
の利用者に対する前記受信した電子メールの処理期限を
自動的に設定し、該処理期限の接近に伴って前記利用者
インタフェース提供手段に対して利用者への処理催促を
行わしめる回覧計画手段を有しているので、予め定めら
れた順で回覧を行う場合に、回覧終了を決められた時刻
で終わらせるという制約を満たしながら、各回覧者に対
して最適な時間パラメータで期限監視を行うことができ
る。このような回覧計画は、端末装置が、さらに他の利
用者のスケジュールならびに回覧処理時間等のデータを
参照し、該利用者プロファイルデータを前記回覧計画手
段に渡す利用者プロファイル参照手段を備えることによ
り、より有効なものとなる。さらに、前記端末装置が、
回覧終了期限の遵守が困難であることを通信ネットワー
クを介して他の装置に対して警告する期限遵守困難通知
手段を有し、また前記閲覧計画手段が回覧終了期限の遵
守が困難であると判断した場合に前記期限遵守困難通知
手段に指図して、前記警告を発せしめる機能を有するこ
とにより、回覧に関する制約の充足が困難である場合に
早めに関係者に連絡する、危機管理機能を提供すること
ができる。また、本発明による電子メールシステムの端
末装置は、電子メールの回覧経路の変更、あるいは電子
メールの差戻し、あるいは電子メールの回覧経路の分岐
の、いずれかのイベントが端末装置において発生した場
合に、該イベントの発生を通信ネットワークを介して他
の装置に通知するイベント通知手段と、回覧経路の分岐
の場合には分岐した各々の電子メールに識別子を付与す
る識別子管理手段を備えているので、電子メールの回覧
経路変更、あるいは差戻し、あるいは回覧経路分岐が発
生した場合にも、該電子メールの発信者は自己の発信し
た電子メールの行方について管理する事が可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による電子メールシステムの一実施例の
構成を示すブロック図。

【図２】プロファイルデータのデータ構造を模式的に示
したデータ構造図。

【図３】警告メッセージの一例を示す図。

【図４】回覧計画手段４が回覧計画を立てる方式の一実
施例の概略を示すフローチャート図。

【図５】処理期限を算出する方法の一実施例を示すフロ
ーチャート図。

【図６】（Ａ）は回覧経路変更の場合のイベント通知メ
ールの構造を示す図、（Ｂ）は差戻しの場合のイベント
通知メールの構造を示す図、（Ｃ）は回覧経路分岐の場
合のイベント通知メールの構造を示す図。

【符号の説明】

１ 端末装置 ２ 電子メール送受信装置 ３ 利用者インタフェース手段 ４ 回覧計画手段 ５ 期限遵守困難通知手段 ６ 利用者プロファイル参照手段 ７ イベント通知手段 ８ 識別子管理手段 ９ 電子メール送受信履歴記憶手段 １０ 利用者プロファイル記憶手段 ２０ プロファイルデータ ２１ 利用者氏名 ２２ 利用者の電子メールアドレス ２３ 利用者のスケジュール ２４ 利用者の平均回覧処理時間 ３０ 警告メッセージ ３１ 回覧文書番号 ３２ 回覧経路 ３３ 決済締切 ３４ 最終状態 ３５ 警告 ３６ 警告理由

Claims (4)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の端末装置を通信ネットワークを介し
   て接続し、任意の端末装置の間で電子メールを送受信す
   る電子メールシステムで、 前記端末装置がネットワークから電子メールを受信し、
   ネットワークに電子メールを送信する機能を持つ電子メ
   ール送受信手段と、 利用者とのインタフェースを提供する利用者インタフェ
   ース提供手段と、 前記電子メール送受信手段が受信した電子メールの回覧
   経路および回覧終了期限を参考にして、該端末装置の利
   用者に対する前記受信した電子メールの処理期限を自動
   的に設定し、該処理期限の接近に伴って前記利用者イン
   タフェース提供手段に対して利用者への処理催促を行わ
   しめる回覧計画手段とを少なくとも有し、さらに他の利用者のスケジュールならびに回覧処理時間
   等のデータを参照して前記回覧計画手段に渡す利用者プ
   ロファイル参照手段を有し、 前記回覧計画手段が前記スケジュールならびに回覧処理
   時間等のデータをさらに参考にして該端末装置の利用者
   に対する前記受信した電子メールの処理期限を設定する
   ことを特徴とする、 電子メールシステム。
2. 【請求項２】前記回覧計画手段が、前記スケジュールな
   らびに回覧処理時間等のデータを参考にして前記端末装
   置の利用者に対する前記受信した電子メールの処理期限
   を設定する際に、該処理期限の値が確率変数となるよう
   な計算方法を用いることを特徴とする、請求項１の電子
   メールシステム。
3. 【請求項３】前記端末装置が、さらに、回覧終了期限の
   遵守が困難であることを通信ネットワークを介して他の
   装置に対して警告する期限遵守困難通知手段を有し、前
   記回覧計画手段が、回覧終了期限の遵守が困難であると
   判断した場合に前記期限遵守困難通知手段に指図して、
   前記警告を発せしめる機能をさらに有することを特徴と
   する、請求項１または２の電子メールシステム。
4. 【請求項４】複数の端末装置を通信ネットワークを介し
   て接続し、任意の端末装置の間で電子メールを送受信す
   る電子メールシステムにおいて、 前記端末装置が通信ネットワークから電子メールを受信
   し、ネットワークに電子メールを送信する機能を持つ電
   子メール送受信手段と、 利用者とのインタフェースを提供する利用者インタフェ
   ース提供手段を少なくとも有し、 さらに、電子メールの経路変更、差戻し、回覧経路の分
   岐のイベントが該端末装置において発生した場合に、該
   イベントの発生を前記通信ネットワークを介して他の装
   置に通知するイベント通知手段と、 前記回覧経路の分岐のイベントが発生した場合に、分岐
   した各々の回覧経路に送出される電子メールに対して識
   別子を付与する識別子管理手段と、 を有することを特徴とする、電子メールシステム。