JP2001331599A - 期限管理システム、経費管理システム及び実績管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 所定の処理期限を有する各種案件の期限管理
を確実且つ容易に行うことができる期限管理システム、
費用処理を容易に行うことができる経費管理システム及
び出願実績の集計を容易に行うことができる実績管理シ
ステムを提供する。 【解決手段】 所定の処理期限を有する各種案件の処理
期限をネットワーク上で管理する期限管理システムであ
って、複数の担当者が処理すべき案件の処理期限を管理
すると共に要求に応じて必要な管理データを提供する期
限管理手段１１と、処理期限日までの残り日数が所定日
数以内となった管理案件の処理を各担当者に促す催促通
知手段１２とを具備し、前記催促通知手段１２は、所定
のタイミングで抽出された管理案件の各担当者及び関係
者が使用するコンピュータに処理を促す催促通知を行
う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、所定の処理期限を有す
る各種案件、特に、特許、実用新案、意匠又は商標出願
に係る各種案件の処理期限を管理する処理期限管理シス
テム、これら各種案件の経費を管理する経費管理システ
ム、及び出願実績を管理する出願実績管理システムに関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来、所定の処理期限を有する各種案
件、例えば、特許、実用新案、意匠又は商標等の出願に
係る各種案件の処理期限を管理する期限管理としては、
一般的に、期限が迫った案件を抽出すると共にこれらの
処理期限日を含む一覧を作成し、各担当者がこの一覧を
参照してその中から自分が担当する案件を探しだし、各
自で期限日のチェックを行うというものである。

【０００３】また、特許等の各種案件は、その処理内容
に応じて種々の費用がかかるが、その費用処理は所定の
担当者が手作業によって行っている。さらに、所定の時
期には、個人又は部署毎などの出願実績の集計、例え
ば、目標出願件数の達成率の集計等が行われるが、これ
らの処理も所定の担当者が手作業で行っている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな期限管理では、多数の案件が表示された一覧の中か
ら各自が担当する案件を探さなければならず、作業が繁
雑になるという問題がある。また、各自が担当する案件
を見落してしまう虞がある。

【０００５】また、特許の出願等にかかる経費の事務処
理は煩雑であるが、現状では、自動化されておらず、比
較的手間がかかってしまうという問題もある。

【０００６】さらに、目標出願件数の達成率等の出願実
績の集計は比較的手間がかかり、特に、人事異動・組織
構成の変更等があった場合には、それをふまえて集計し
なければならなず、非常に手間がかかってしまうという
問題がある。

【０００７】本発明はこのような事情に鑑み、所定の処
理期限を有する各種案件の期限管理を確実且つ容易に行
うことができる期限管理システム、費用処理を容易に行
うことができる経費管理システム及び出願実績の集計を
容易に行うことができる実績管理システムを提供するこ
とを課題とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決する本発
明の第１の態様は、所定の処理期限を有する各種案件の
処理期限をネットワーク上で管理する期限管理システム
であって、複数の担当者が処理すべき案件の処理期限を
管理すると共に要求に応じて必要な管理データを提供す
る期限管理手段と、処理期限日までの残り日数が所定日
数以内となった管理案件の処理を各担当者に促す催促通
知手段とを具備し、前記催促通知手段は、所定のタイミ
ングで抽出された管理案件の各担当者及び関係者が使用
するコンピュータに処理を促す催促通知を行うことを特
徴とする期限管理システムにある。

【０００９】本発明の第２の態様は、第１の態様におい
て、前記催促通知手段は、各担当者及び関係者のコンピ
ュータがネットワークにログオンした際に催促通知を行
うことを特徴とする期限管理システムにある。

【００１０】本発明の第３の態様は、第１又は２の態様
において、前記催促通知手段が、前記管理案件の処理期
限日までの残り日数に応じて、前記管理案件の各担当
者、又は当該管理案件の各担当者及びその上長が使用す
るコンピュータに前記催促通知を行うことを特徴とする
期限管理システムにある。

【００１１】本発明の第４の態様は、第１〜３の何れか
の態様において、前記期限管理手段が、各案件の処理期
限日を含む一覧データを各担当者毎に作成すると共に、
各担当者が使用するコンピュータに当該各担当者が担当
する案件の一覧データのみを提供することを特徴とする
期限管理システムにある。

【００１２】本発明の第５の態様は、第４の態様におい
て、前記ネットワークにログオンされるコンピュータが
複数のグループに分けられており、前記期限管理手段
は、各グループ毎に異なる内容の一覧データを提供する
こと特徴とする期限管理システムにある。

【００１３】本発明の第６の態様は、第５の態様におい
て、前記グループが、発明者、書類作成担当者及びこれ
らの上長グループであることを特徴とする期限管理シス
テムにある。

【００１４】本発明の第７の態様は、第４〜６の何れか
の態様において、前記期限管理手段は、前記一覧データ
の中で、前記管理案件を他の案件とは異なる表示色に設
定して前記コンピュータに提供することを特徴とする期
限管理システムにある。

【００１５】本発明の第８の態様は、第１〜７の何れか
の態様において、各コンピュータで入力された各担当者
及び関係者のスケジュール情報を管理すると共に、要求
に応じて必要なスケジュール情報を提供するスケジュー
ル管理手段をさらに有し、該スケジュール管理手段は、
前記スケジュール情報から前記管理案件の各担当者の予
定を確認し、当該担当者が不在の場合には、前記催促通
知手段が前記各担当者の上長が使用するコンピュータに
催促通知を行うことを特徴とする期限管理システムにあ
る。

【００１６】本発明の第９の態様は、第８の態様におい
て、前記期限管理手段は、前記スケジュール管理手段が
管理するスケジュール情報を参照することにより、各担
当者の予定に応じて各案件の処理期限までの残り日数を
判断することを特徴とする期限管理システムにある。

【００１７】本発明の第１０の態様は、第８又は９の態
様において、前記スケジュール管理手段は、スケジュー
ル情報と共に各案件の進捗情報を管理し、要求に応じて
これらの情報を提供することを特徴とする期限管理シス
テムにある。

【００１８】本発明の第１１の態様は、第１〜１０の何
れかの態様において、前記各種案件にかかる経費を管理
すると共に要求に応じて必要な管理データを提供する諸
経費管理手段をさらに有し、該諸経費管理手段は、前記
各種案件に係る費用の支払い処理日になると当該案件係
る支払い処理データを作成し、該支払い処理データを所
定担当者が使用するコンピュータに提供することを特徴
とする期限管理システムにある。

【００１９】本発明の第１２の態様は、第１〜１１の何
れかの態様において、各担当者及び部署毎の出願実績デ
ータを管理すると共に、要求に応じてその集計データを
提供する実績管理手段をさらに有し、該実績管理手段
は、所定時期に、各担当者及び部署毎の出願計画数と実
際の出願件数との差を含む出願実績データを作成するこ
とを特徴とする期限管理システムにある。

【００２０】本発明の第１３の態様は、第１２の態様に
おいて、人事及び組織構成の変更を管理する人事・組織
管理手段をさらに有し、前記実績管理手段は、前記人事
・組織管理手段のデータを参照して各担当者及び各部署
毎の出願実績データを作成することを特徴とする期限管
理システムにある。

【００２１】本発明の第１４の態様は、第１２又は１３
の態様において、前記出願実績手段が、必要に応じて、
所定担当者に前記出願実績データに対するコメントを要
求することを特徴とする期限管理システムにある。

【００２２】本発明の第１５の態様は、第１〜１４の何
れかの態様において、前記各種案件が特許、実用新案、
意匠又は商標出願に係る案件であることを特徴とする実
績管理システムにある。

【００２３】本発明の第１６の態様は、特許、実用新
案、意匠又は商標出願に係る案件の経費をネットワーク
上で管理する経費管理システムであって、前記案件にか
かる経費を管理すると共に要求に応じて必要な管理デー
タを提供する諸経費管理手段を有し、該諸経費管理手段
は、前記案件に係る費用の支払い処理日になると当該案
件係る支払い処理データを作成し、該支払い処理データ
を所定担当者が使用するコンピュータに提供することを
特徴とする経費管理システムにある。

【００２４】本発明の第１７の態様は、各担当者及び各
部署毎の特許、実用新案、意匠又は商標に係る出願実績
をネットワーク上で管理する実績管理システムであっ
て、各担当者及び部署毎の出願実績データを管理すると
共に、要求に応じてその集計データを提供する実績管理
手段を有し、該実績管理手段は、各担当者及び部署毎の
出願計画数と実際の出願件数との差を含む出願実績デー
タを作成することを特徴とする実績管理システムにあ
る。

【００２５】本発明の第１８の態様は、第１７の態様に
おいて、人事及び組織構成の変更を管理する人事・組織
管理手段をさらに有し、前記実績管理手段は、前記人事
・組織管理手段のデータを参照して各担当者及び各部署
毎の出願実績データを作成することを特徴とする実績管
理システムにある。

【００２６】本発明の第１９の態様は、第１７又は１８
の態様において、前記実績管理手段が、必要に応じて、
所定担当者に前記出願実績データに対するコメントを要
求することを特徴とする実績管理システムにある。

【００２７】かかる本発明では、所定の処理期限を有す
る各種案件の期限管理を確実且つ容易に行うことができ
る期限管理システム、費用処理を容易に行うことができ
る経費管理システム及び出願実績の集計を容易に行うこ
とができる実績管理システムを提供することができる。

【００２８】

【発明の実施の形態】以下、本発明を実施形態に基づい
て説明する。

【００２９】（実施形態１）図１には、本発明の実施形
態１に係る期限管理システムの概略構成を示す。

【００３０】本実施形態の期限管理システムは、特許、
実用新案、意匠及び商標出願に係る案件の処理期限を管
理するものであり、図１に示すように、所定の管理者１
によって管理されるサーバコンピュータ１０（以下、サ
ーバという）と、サーバ１０とネットワークを介して接
続された複数のクライアントコンピュータ２０（以下、
端末という）とで構成されている。

【００３１】このサーバ１０は、期限管理手段１１、催
促通知送信手段１２、スケジュール管理手段１３及びメ
ール送受信手段１４を有する。

【００３２】期限管理手段１１は、特許等の出願に係る
案件の処理期限の総合的な管理を行うものであり、管理
者１又は各端末２０からの要求に応じて、例えば、サー
バ１０に保持されている各案件のデータから各案件の内
容及び期限等の一覧である期限管理票の作成、及び処理
期限まで所定日数、例えば、３日となった管理案件の抽
出等の検索作業などを実行し、各端末に必要なデータを
提供する。

【００３３】催促通知送信手段１２は、管理者１又は各
端末２０からの要求に応じて、期限管理手段１１が抽出
した管理案件の各担当者が使用する端末２０に、処理を
促す催促通知を行う。

【００３４】スケジュール管理手段１３は、各端末２０
の使用者によって入力される、例えば、出張、外出等の
各個人毎のスケジュール情報、及び各案件の進み具合で
ある進捗情報の管理を行い、各端末２０の要求に応じて
これらスケジュール情報及び進捗情報を提供する。

【００３５】メール送受信手段１４は、一般のメールの
送受信に加えて、例えば、期限管理手段１１が作成する
期限管理票の送信等を行う。

【００３６】一方、各端末２０は、複数のグループ、例
えば、発明者、書類作成担当者である知財部担当者及び
これらの上長の各グループに分けられており、それぞ
れ、スケジュール表示手段２１、期限管理票表示手段２
２、催促通知表示手段２３、催促メール送信手段２４及
びメール受信手段２５を有する。

【００３７】スケジュール表示手段２１は、サーバ１０
のスケジュール管理手段１３への要求によって提供され
たスケジュール情報及び進捗情報等を表示する。

【００３８】期限管理票表示手段２２は、サーバ１０の
期限管理手段１１によって作成された期限管理票がメー
ル送受信手段１４によって送信されてきた際、自動的に
所定のフォームで表示する。

【００３９】催促通知表示手段２３は、サーバ１０の催
促通知送信手段１２によって催促通知が行われた際に、
所定案件の処理を促す旨を所定のフォームで表示する。

【００４０】催促メール送信手段２４は、各端末間で各
案件の処理を促す催促メールの送信を行うものであり、
例えば、発明者と知財部担当者の端末２０間等で、この
催促メールが送信される。なお、催促メールは、所定の
項目を入力することにより、所定のフォームで容易に形
成できるようになっており、催促メール送信手段２４
は、テキストデータを送信する必要はなく、所定の項目
のデータのみを送信すればよいようになっている。

【００４１】メール受信手段２５は、一般のメールの送
受信を行うと共に、催促メールの受信、すなわち、所定
の項目のデータを受信し、受信したデータを所定のフォ
ームで表示する。

【００４２】ここで、このような構成の処理期限管理シ
ステムを用いた期限管理処理の一例を図２のフローチャ
ートを用いて説明する。

【００４３】なお、以下に説明する処理工程は、各端末
の電源を投入後、各端末の使用者がＩＤを入力すること
によってネットワークにログインしていることが前提で
ある。

【００４４】ここで、サーバ１０と各端末２０とは、ネ
ットワークで接続されており、各端末２０の使用者は、
ネットワークにログインする際に個人ＩＤを入力する。
そして、この個人ＩＤによって、サーバ１０各端末２０
の使用者を識別している。

【００４５】すなわち、サーバ１０には、例えば、図３
に示すように、従業員番号、氏名、メールアドレス、所
属コード（職場名）及び上長従業員番号等の個人情報が
保存されており、サーバ１０はこの個人情報から各案件
の担当者を識別すると共に、データの提供先等を決定す
る。

【００４６】本例は、通常の期限管理処理の例であり、
上述のように、ネットワークにログオンした状態で、ス
テップＳ１で、例えば、所定の管理者１がサーバ１０に
期限管理チェック処理の実行要求をすると、ステップＳ
２でサーバ１０の期限管理手段１１が、図４に示すよう
な期限日リスト等を参照して各案件のそれぞれの期限日
までの残り日数を計算し、各期限日までの残り日数が所
定の日数以内、例えば、７日以内となった案件があるか
否かを判定する（ステップＳ３）。

【００４７】ここで、この期限日リストとは、図４に示
すように、予め、例えば、各案件番号、処理内容、法定
期限、部門期限及び担当期限等が入力されたものであ
る。すなわち、ステップＳ３で、期限管理手段１１は、
この期限日リストを参照して、各案件の各期限日までの
残り日数を計算する。なお、この期限日リストは、法定
期限を入力することにより、部門期限及び担当期限は自
動的に計算され入力されるようなっている。勿論、それ
ぞれ手動で入力するようにしてもよい。

【００４８】そして、ステップＳ３で残り日数が７日以
内の案件がない場合には（ステップＳ３：Ｎｏ）、ステ
ップＳ４で期限管理手段１１は、各案件の表示色を通常
の色、例えば、黒等に設定して期限管理票を作成する。
また、その後、ステップＳ５で、サーバ１０のメール送
受信手段１４が、図３に示す個人情報を参照して、期限
管理票を各端末２０にそれぞれ送信する。

【００４９】この期限管理票は、詳しくは、期限管理手
段１１によって各担当者毎に分けられて作成される。そ
して、メール送受信手段１４が、例えば、発明者又は知
財部担当者には、その発明者又は知財部担当者に関係す
る案件のみの期限管理票を送信し、各上長にはその部署
内の全ての発明者又は知財部担当者に関係する全ての案
件が含まれた期限管理票を送信するようになっている。
また、期限管理票の項目は、各部署毎に応じて異なるも
のとなっている。すなわち、各端末２０には、その端末
２０の使用者が所属する部署及び役職に適した期限管理
票が送信されるようになっている。

【００５０】一方、ステップＳ３で残り日数が７日以内
の案件がある場合は（ステップＳ３：Ｙｅｓ）、ステッ
プＳ６で期限管理手段１１が、残り日数７日以内の案件
を抽出し、それらの案件の表示色を所定の色、例えば、
赤等に設定して期限管理票を作成する。なお、それ以外
の案件は、黒等の通常の色で表示するように設定する。
さらに、ステップＳ７で、残り日数が７日以内となった
案件のうち、期限日までの残り日数が３日以内となった
案件があるか否かを判定する。ここで、残り日数が３日
以内の案件がない場合には（ステップＳ７：Ｎｏ）、ス
テップＳ５でメール送受信手段１４が各端末にそれぞれ
期限管理票を送信し、残り日数が３日以内の案件がある
場合には（ステップＳ７：Ｙｅｓ）、ステップＳ８で、
期限管理手段１１が残り日数が３日以内の案件を抽出
し、催促通知送信手段１２が、それらの案件の発明者、
知財部担当者及び各上長が使用している端末２０に処理
を促す催促通知を行う。なお、その後、ステップＳ５で
メール送受信手段１４が各端末にそれぞれ期限管理票を
送信する。

【００５１】ここで、催促通知送信手段１２による催促
通知としては、案件の処理を促す旨を記載したテキスト
データを送信するようにしても良いが、本実施形態で
は、催促通知送信手段１２は、例えば、所定のデータの
みを送信するようにした。すなわち、各端末２０に送信
されたデータは、各端末２０の催促通知表示手段２３に
よって受信され、例えば、図５に示すような所定のフォ
ームで表示されるようになっている。実際には、催促通
知送信手段１２が、担当者名及びその部署、整理番号、
発明の名称、処理内容及び納期等の所定データのみを送
信することにより、各端末の催促通知表示手段２３が、
所定のフォームにそのデータを取り込んで表示するよう
になっている。

【００５２】また、上述の例では、催促通知送信手段１
２が、期限日までの残り日数が３日以内となると、発明
者、知財部担当者及び各上長に催促通知を行うようにし
たが、これに限定されず、例えば、残り日数に応じて、
催促通知を行う対象を変更するようにしてもよい。

【００５３】また、メール送受信手段１４によって各端
末２０に送信された期限管理票は、各端末２０の期限管
理票表示手段２２によって受信され、所定のフォーム及
び所定の色で表示されるようになっており、催促通知の
場合と同様に、メール送受信手段１４が、各端末２０に
所定のデータのみを送信することにより、期限管理票表
示手段２２がそのデータを取り込んで、期限管理票を所
定のフォームで表示するようになっている。

【００５４】このような期限管理チェックでは、期限管
理票によって各案件の担当者に期限日を確実に認識させ
ることができる。また、期限日までの残り日数が所定日
数となった案件の担当者及びその上長には、期限管理票
とは別に催促通知が送信されるため、さらに確実に期限
日を認識させることができる。

【００５５】なお、このような期限管理チェックは、サ
ーバによって所定の間隔、例えば、毎朝自動的に実行さ
れ、各端末からネットワークにログインする際に、期限
管理票及び催促通知が表示されるようになっていること
が好ましい。これにより、各担当者に確実に期限日を認
識させることができる。

【００５６】次に、図６のフローチャートを用いて、期
限管理処理の他の例を説明する。

【００５７】本例は、例えば、法定期限等の絶対期限の
管理の例であり、図６に示すように、ステップＳ１１で
管理者１がサーバ１０に期限管理処理の実行要求をする
と、ステップＳ１２でサーバ１０の期限管理手段１１
が、図４に示すような期限リストの入力項目をチェック
し、各案件の法定期限までの残り日数を計算する（ステ
ップＳ１３）。ここで、残り日数が所定日数以内、例え
ば、５日以内の管理案件がある場合には（ステップＳ１
４：Ｙｅｓ）、ステップＳ１５で催促通知送信手段１２
が、図３に示したような個人情報を参照して、該当する
管理案件の関係者全員に催促通知を行う。

【００５８】なお、催促通知は、上述したように、催促
通知送信手段１２が各端末２０に所定のデータを送信す
ることにより、催促通知表示手段２３が所定のフォーム
で表示する。また、ここでいう関係者全員とは、各案件
の発明者及びその上長、並びに知財部担当者及びその上
長である。

【００５９】一方、残り日数が５日以内の管理案件がな
い場合には（ステップＳ１４：Ｎｏ）、そのまま期限管
理チェックを終了する。

【００６０】このように、管理者１の要求に応じて、各
案件の期限をチェックし、法定期限までの残り日数が所
定の日数となった管理案件の関係者に対して、催促通知
を行うようにしたので、各案件の関係者に法定期限等を
確実に認識させることができる。

【００６１】なお、本実施形態では、管理者の要求に対
応して期限管理チェックを行うようにしたが、例えば、
所定の間隔で自動的に行うようにしてもよい。

【００６２】また、このような各期限管理処理を実行す
る際に、各個人のスケジュールを考慮するようにすれ
ば、さらに確実に各案件の担当者に期限日を認識させる
ことができる。

【００６３】以下に、図７のフローチャートを用いて、
その期限管理処理の一例を説明する。

【００６４】図７に示すように、ステップＳ２１で各端
末２０の使用者が、出張、外出等のスケジュール情報を
入力すると、サーバ１０のスケジュール管理手段１３は
そのスケジュール情報を取り込み、ステップＳ２２で期
限管理手段１１が、スケジュール管理手段１３が取り込
んだスケジュール情報と図４に示すような期限日リスト
とを参照して、担当する案件の期限日の前後３日と不在
日とが重なるか否かを判断する。そして、重なる場合に
は（ステップＳ２２：Ｙｅｓ）、ステップＳ２３で期限
管理手段１１は、端末２０に不在日が担当する案件の期
限日前後に該当する旨を伝える警告通知を行う。この警
告通知の方法は、特に限定されず、例えば、スケジュー
ル管理手段１３が該当する案件番号等の所定データを端
末２０に提供することにより、スケジュール表示手段２
１が所定のフォームで警告通知を表示するようにすれば
よい。

【００６５】ここで、本実施形態では、スケジュール管
理手段１３は、例えば、図８に示すように、スケジュー
ルを実行する日付、時間及びその項目を管理しており、
同時に各案件の期限情報も管理するようにしている。そ
して、各案件の期限情報には、警告要否フラグを設けて
おき、この警告フラグがあるものに対して、警告通知を
行うようにしている。例えば、期限まで３日以内となっ
たものに対して、警告フラグを付けておくようにする。

【００６６】なお、その後、ステップＳ２４でスケジュ
ール管理手段１３は、各個人毎のスケジュール情報に入
力された情報を追加する。

【００６７】一方、不在日が担当する案件の期限日の前
後３日と重ならない場合には（ステップＳ２２：Ｎ
ｏ）、ステップＳ２４に移行して、警告通知を行うこと
なく、スケジュール管理手段１３がそのスケジュール情
報に入力された情報を追加する。

【００６８】このように、各自がスケジュールを入力す
る際に、担当する案件の期限日をチェックして、警告通
知を行うようにすれば、担当する案件を期限日までに確
実に処理させることできる。

【００６９】さらに、各案件の処理を確実なものとする
ために、各端末２０でスケジュール表示をＯＮにした場
合に、担当する各案件の期限日をチェックするようにし
てもよい。

【００７０】例えば、図９に示すように、各端末２０の
使用者が、ステップＳ３１で端末２０の電源を投入して
ネットワークを介してサーバに接続後、スケジュール表
示をＯＮにすると（ステップＳ３２）、同時に端末２０
からスケジュール管理手段１３に期限管理チェックの実
行の要求が出されるようになっている。そして、サーバ
１０のスケジュール管理手段１３が期限管理チェックを
実行して、担当する案件に各期限日まで３日以内のもの
があるか否かを判断する（ステップＳ３３）。すなわ
ち、図８に示す期限管理情報を参照して、警告フラグが
付いているものがあるか否かチェックする。ここで、警
告フラグが付いている案件がある（期限日まで３日以内
の案件がある）場合には（ステップＳ３３：Ｙｅｓ）、
ステップＳ３４でスケジュール管理手段１３が上述した
ように警告通知を実行し、スケジュール表示手段２１が
警告メッセージを表示する。その後、ステップＳ３５で
スケジュール管理手段１３が端末２０にスケジュール情
報を提供することにより、スケジュール表示手段２１が
スケジュールを表示する。

【００７１】なお、担当する案件に期限日まで３日以内
のものがない場合には（ステップＳ３３：Ｎｏ）、ステ
ップＳ３５に移行してスケジュール表示手段２１がスケ
ジュールを表示する。

【００７２】このように、スケジュール表示をＯＮにす
る際に、同時に期限管理チェックの実行要求を出すよう
にし、各案件の期限日をチェックするようにすれば、各
担当者にさらに確実に期限日を認識させることができ
る。

【００７３】また、このようにサーバ１０がスケジュー
ル管理手段１３を有する場合には、図２のフローチャー
トで説明した催促通知を行う際、期限管理手段１１が、
スケジュール管理手段１３のスケジュール情報を参照し
て、管理案件の担当者の予定をチェック行うようにして
もよい。そして、例えば、管理案件の担当者が出張等に
より期限日前後に不在の場合には、その上長に催促通知
を行うようにしてもよいし、不在日までの残り日数に応
じて催促通知を行うようにしてもよい。

【００７４】また、上述のような各期限管理チェックと
共に、各案件の処理が遅れている場合等には、各担当者
間、例えば、発明者から知財部担当者に処理を促すメー
ルを送信するようにしてもよい。本実施形態では、この
ような催促メールを、催促メール送信手段２４によって
容易に送信できるようになっている。すなわち、催促メ
ール送信手段２４は、所定のフォームを持っており、例
えば、案件番号、期限日等の所定情報を入力することに
より催促メールを送信することができる。

【００７５】（実施形態２）図１０は、実施形態２に係
る期限及び経費管理システムの概略構成を示す図であ
る。

【００７６】本実施形態は、実施形態１の期限管理シス
テムに、さらに特許等の出願にかかる経費を管理する経
費管理システムを加えた例である。すなわち、本実施形
態の期限及び経費管理システムは、図１０に示すよう
に、サーバ１０が、諸経費管理手段１５をさらに有し、
知財部担当者が使用する端末２０が、経費管理手段２６
と手続書類作成手段２７とを有するようにした以外は、
実施形態１の期限管理システムの構成と同様である。

【００７７】サーバ１０の諸経費管理手段１５は、各案
件の処理にかかった経費の計算等の処理を実行して、所
定の経費データを作成し、経費管理手段２６又は手続書
類作成手段２７の要求に応じて必要なデータを提供す
る。

【００７８】一方、知財部担当者の端末２０が有する経
費管理手段２６は、サーバ１０の諸経費管理手段１５が
作成した経費データを参照して、各案件の費用計算、各
部署毎が負担する経費の計算等の経理処理を自動的に行
う。また、各処理部門へ経費に関する書類及びデータを
添付して処理依頼のメール送信も行う。

【００７９】また、手続書類作成手段２７は、願書等の
各種手続書類の作成を行うと共に、諸経費管理手段１５
が作成した経費データを参照して、請求書等の経費に関
する各種書類等を自動的に作成する。

【００８０】ここで、このような本実施形態の期限及び
経費管理システムを用いた経費管理処理の一例を図１１
のフローチャートを用いて説明する。なお、期限管理処
理については、実施形態１と同様である。

【００８１】図１１に示すように、まず、ステップＳ４
１で知財部担当者が各案件にかかった費用等所定のデー
タを入力すると、諸経費管理手段１５は、この所定のデ
ータから、例えば、図１２に示すような所定の経費デー
タを作成する。ステップＳ４２で、各案件の支払い処理
日となると、経費管理手段２６が諸経費管理手段１５が
作成した経費データを参照して、対象期間の経費データ
を集計する。すなわち、経費管理手段２６が、諸経費管
理手段１５に経費データ集計の要求を出し、これに対応
して諸経費管理手段１５が、図１２に示すような経費デ
ータを参照して経費管理手段２６に所定の経費データを
提供する。そして、経費管理手段２６は、提供された経
費データから所望の集計データを作成する。そして、支
払いが完了すると、支払い処理日を自動記入し、所定の
案件の経費に関する処理を終了する（ステップＳ４
３）。

【００８２】その後、ステップＳ４４で手続書類作成手
段２７が、諸経費管理手段１５が作成した経費データを
参照して、例えば、支払い処理部門等の各部門に送る書
類及びデータ、あるいは各種費用明細等の作成する。す
なわち、手続書類作成手段２７が諸経費管理手段１５に
書類作成要求を出すと、諸経費管理手段１５が図１２に
示すような経費データを参照して、所定の経費データを
提供する。そして、手続書類作成手段２７が提供された
経費データから各種書類を作成する。次いで、ステップ
Ｓ４５で経費管理手段２６が、例えば、支払い処理部門
へ手続書類作成手段２７が作成した書類あるいはデータ
等を添付して処理依頼メールを送信すると共に、ステッ
プＳ４６で費用を負担する各部門へ明細通知メール送信
する。その後、ステップＳ４７で管理部門用の経費一覧
データを出力して、一連の作業を終了する。

【００８３】このような経費管理システムでは、各案件
の費用の処理を手作業で行う必要が無く、費用管理及び
それに関する書類作成等の事務処理を簡素化することが
できる。また、処理日になると自動的に処理されるた
め、各処理を滞りなく行うことができる。また、必要に
応じていつでも、データの出力或いは書類作成を行うこ
とができ、経費処理が著しく容易となる。

【００８４】なお、経費データの一例を図１２に示した
が、通貨種類は、例えば、外国への送金の際に記入され
るものであり、同時にレートが記入されるようになって
いる。このレートは一般の送金レートであってもよい
し、一定の社内レート等であってもよい。

【００８５】また、さらに、各部門毎の特許出願用の予
算を入力しておき、そこから各案件にかかった費用を減
算していくようにしてもよい。これにより、予算管理が
容易となる。さらに、例えば、特許の出願をする場合に
は、例えば、請求項の数等の所定の項目を入力すること
により、費用の概算を算出して表示させるようにしても
よい。これにより、予め出願にかかる費用を知ることが
でき、予算管理を容易に行うことができる。

【００８６】（実施形態３）図１３は、実施形態３に係
る期限及び実績管理システムの概略を示す図である。

【００８７】本実施形態は、実施形態１の期限管理シス
テムに、さらに特許出願件数等の実績を管理する実績管
理システムを加えた例である。すなわち、本実施形態の
期限及び実績管理システムは、図１３に示すように、サ
ーバ１０が、実績管理手段１６及び人事・組織管理手段
１７をさらに有するようにした以外は、実施形態１の期
限管理システムの構成と同様である。

【００８８】この実績管理手段１６は、所定の間隔で、
又は所定の管理者からの要求に応じて出願実績を集計及
び管理するものである。具体的には、各部署毎、あるい
は各個人毎に、予め入力されている出願計画件数と実際
に出願した件数との差を計算して計画達成度等を集計す
る。

【００８９】また、人事・組織管理手段１７は、人事異
動、或いは組織構造の変更があった場合に、その変更に
関するデータの管理を行う。

【００９０】以下に、このような本実施形態の期限及び
実績管理システムを用いた実績管理処理の一例を図１４
のフローチャートを用いて説明する。なお、期限管理処
理については、実施形態１と同様である。

【００９１】まず、所定の時期、例えば、年度始め等
に、特許等の出願計画件数を入力しておく。この出願計
画件数は、所定単位、例えば、各部署毎或いは各個人毎
等に入力しておく。ここで必要に応じて、部署内または
複数の部署間にまたがる開発プロジェクトの出願目標件
数を入力しておくこともできる。

【００９２】そして、図１４に示すように、ステップＳ
５１で、所定の時期、例えば、４半期毎に実績管理処理
を実行すると、ステップＳ５２で、実績管理手段１６
が、例えば、各単位毎に、各期毎の出願件数を集計す
る。ここで、前回の実績管理処理の実行後に、人事異動
或いは組織構造の変更があった場合には、実績管理手段
１６は、人事・組織管理手段１７のデータを参照して、
出願件数の集計を行う。そして、ステップＳ５３で、出
願計画件数と実際の出願件数との差を算出し、例えば、
図１５に示すような集計データを作成する。次に、ステ
ップＳ５４で、実績管理手段１６は、この集計リストを
発明者の所属する部署の上長が使用している端末２０に
送信すると共に、上長にコメントを要求する。そして、
各上長が集計データにコメントを入力してサーバ１０に
返信すると（ステップＳ５５）、ステップＳ５６で実績
管理手段１６は、知財部の上長が使用する端末２０にこ
の集計データを送信し、コメントを要求する。そして、
知財部の上長がコメントを入力して返信すると（ステッ
プＳ５７）、ステップＳ５８で完成したリストを役員等
に送信することにより、一連の作業が終了する。

【００９３】このように、出願実績の集計及び集計デー
タの各部署への送信等が自動化されるため、実績管理処
理を著しく簡素化することができ、手作業による手間を
省くことができる。

【００９４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によると、
各案件の担当者に期限日を確実に認識させることがで
き、期限管理を確実に行うことができる。また、費用処
理を簡素化でき、経理業務の作業効率が向上する。さら
に、実績管理を容易に行うことができ、データ集計表の
作成等、集計業務を容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態１に係る期限管理システムの
概略構成を示す図である。

【図２】本発明の実施形態１に係る期限管理処理の一例
を説明するフローチャートである。

【図３】本発明の実施形態１に係る期限管理システムで
使用するデータの一例を示す図である。

【図４】本発明の実施形態１に係る期限管理システムで
使用する他のデータの一例を示す図である。

【図５】本発明の実施形態１に係る期限管理システムで
表示される催促通知の一例を示す図である。

【図６】本発明の実施形態１に係る期限管理処理の一例
を説明するフローチャートである。

【図７】本発明の実施形態１に係る期限管理処理の一例
を説明するフローチャートである。

【図８】本発明の実施形態１に係る期限管理処理で使用
するデータの一例を示す図である。

【図９】本発明の実施形態１に係る期限管理処理の一例
を説明するフローチャートである。

【図１０】本発明の実施形態２に係る期限管理システム
の概略構成を示す図である。

【図１１】本発明の実施形態２に係る期限管理処理の一
例を説明するフローチャートである。

【図１２】本発明の実施形態２に係る期限管理システム
で使用するデータの一例を示す図である。

【図１３】本発明の実施形態３に係る期限管理システム
の概略構成を示す図である。

【図１４】本発明の実施形態３に係る期限管理処理の一
例を説明するフローチャートである。

【図１５】本発明の実施形態３に係る期限管理システム
で使用するデータの一例を示す図である。

【符号の説明】

１０ サーバコンピュータ １１ 期限管理手段 １２ 催促通知送信手段 １３ スケジュール管理手段 １４ メール送受信手段 ２０ クライアントコンピュータ ２１ スケジュール表示手段 ２２ 期限管理票表示手段 ２３ 催促通知表示手段 ２４ 催促メール送信手段 ２５ メール受信手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 沢田 恵子 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 (72)発明者 中島 昭太郎 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 (72)発明者 丹羽 志保美 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 (72)発明者 大塚 佳子 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 (72)発明者 今野 勝広 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 (72)発明者 濱端 暁子 千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目８番地 セ イコーインスツルメンツ株式会社内 Ｆターム(参考） 5B049 CC03 CC31 CC32 CC36 EE01 FF03 FF04 GG04 GG07 5E501 AA13 AB30 AC12 AC18 BA03 BA05 FA24 FA46 FB28 FB44

Claims (19)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 所定の処理期限を有する各種案件の処理
   期限をネットワーク上で管理する期限管理システムであ
   って、 複数の担当者が処理すべき案件の処理期限を管理すると
   共に要求に応じて必要な管理データを提供する期限管理
   手段と、処理期限日までの残り日数が所定日数以内とな
   った管理案件の処理を各担当者に促す催促通知手段とを
   具備し、 前記催促通知手段は、所定のタイミングで抽出された管
   理案件の各担当者及び関係者が使用するコンピュータに
   処理を促す催促通知を行うことを特徴とする期限管理シ
   ステム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の期限管理システムにお
   いて、前記催促通知手段は、各担当者及び関係者のコン
   ピュータがネットワークにログオンした際に催促通知を
   行うことを特徴とする期限管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１又は２に記載の期限管理システ
   ムにおいて、前記催促通知手段が、前記管理案件の処理
   期限日までの残り日数に応じて、前記管理案件の各担当
   者、又は当該管理案件の各担当者及びその上長が使用す
   るコンピュータに前記催促通知を行うことを特徴とする
   期限管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１〜３の何れかに記載の期限管理
   システムにおいて、前記期限管理手段が、各案件の処理
   期限日を含む一覧データを各担当者毎に作成すると共
   に、各担当者が使用するコンピュータに当該各担当者が
   担当する案件の一覧データのみを提供することを特徴と
   する期限管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の期限管理システムにお
   いて、前記ネットワークにログオンされるコンピュータ
   が複数のグループに分けられており、前記期限管理手段
   は、各グループ毎に異なる内容の一覧データを提供する
   こと特徴とする期限管理システム。
6. 【請求項６】 請求項５に記載の期限管理システムにお
   いて、前記グループが、発明者、書類作成担当者及びこ
   れらの上長グループであることを特徴とする期限管理シ
   ステム。
7. 【請求項７】 請求項４〜６の何れかに記載の期限管理
   システムにおいて、前記期限管理手段は、前記一覧デー
   タの中で、前記管理案件を他の案件とは異なる表示色に
   設定して前記コンピュータに提供することを特徴とする
   期限管理システム。
8. 【請求項８】 請求項１〜７の何れかに記載の期限管理
   システムにおいて、各コンピュータで入力された各担当
   者及び関係者のスケジュール情報を管理すると共に、要
   求に応じて必要なスケジュール情報を提供するスケジュ
   ール管理手段をさらに有し、 該スケジュール管理手段は、前記スケジュール情報から
   前記管理案件の各担当者の予定を確認し、当該担当者が
   不在の場合には、前記催促通知手段が前記各担当者の上
   長が使用するコンピュータに催促通知を行うことを特徴
   とする期限管理システム。
9. 【請求項９】 請求項８に記載の期限管理システムにお
   いて、前記期限管理手段は、前記スケジュール管理手段
   が管理するスケジュール情報を参照することにより、各
   担当者の予定に応じて各案件の処理期限までの残り日数
   を判断することを特徴とする期限管理システム。
10. 【請求項１０】 請求項８又は９に記載の期限管理シス
    テムにおいて、前記スケジュール管理手段は、スケジュ
    ール情報と共に各案件の進捗情報を管理し、要求に応じ
    てこれらの情報を提供することを特徴とする期限管理シ
    ステム。
11. 【請求項１１】 請求項１〜１０の何れかに記載の期限
    管理システムにおいて、前記各種案件にかかる経費を管
    理すると共に要求に応じて必要な管理データを提供する
    諸経費管理手段をさらに有し、 該諸経費管理手段は、前記各種案件に係る費用の支払い
    処理日になると当該案件係る支払い処理データを作成
    し、該支払い処理データを所定担当者が使用するコンピ
    ュータに提供することを特徴とする期限管理システム。
12. 【請求項１２】 請求項１〜１１の何れかに記載の期限
    管理システムにおいて、各担当者及び部署毎の出願実績
    データを管理すると共に、要求に応じてその集計データ
    を提供する実績管理手段をさらに有し、 該実績管理手段は、所定時期に、各担当者及び部署毎の
    出願計画数と実際の出願件数との差を含む出願実績デー
    タを作成することを特徴とする期限管理システム。
13. 【請求項１３】 請求項１２に記載の期限管理システム
    において、人事及び組織構成の変更を管理する人事・組
    織管理手段をさらに有し、前記実績管理手段は、前記人
    事・組織管理手段のデータを参照して各担当者及び各部
    署毎の出願実績データを作成することを特徴とする期限
    管理システム。
14. 【請求項１４】 請求項１２又は１３に記載の期限管理
    システムにおいて、前記出願実績手段が、必要に応じ
    て、所定担当者に前記出願実績データに対するコメント
    を要求することを特徴とする期限管理システム。
15. 【請求項１５】 請求項１〜１４の何れかに記載の期限
    管理システムにおいて、前記各種案件が特許、実用新
    案、意匠又は商標出願に係る案件であることを特徴とす
    る実績管理システム。
16. 【請求項１６】 特許、実用新案、意匠又は商標出願に
    係る案件の経費をネットワーク上で管理する経費管理シ
    ステムであって、 前記案件にかかる経費を管理すると共に要求に応じて必
    要な管理データを提供する諸経費管理手段を有し、 該諸経費管理手段は、前記案件に係る費用の支払い処理
    日になると当該案件係る支払い処理データを作成し、該
    支払い処理データを所定担当者が使用するコンピュータ
    に提供することを特徴とする経費管理システム。
17. 【請求項１７】 各担当者及び各部署毎の特許、実用新
    案、意匠又は商標に係る出願実績をネットワーク上で管
    理する実績管理システムであって、 各担当者及び部署毎の出願実績データを管理すると共
    に、要求に応じてその集計データを提供する実績管理手
    段を有し、 該実績管理手段は、各担当者及び部署毎の出願計画数と
    実際の出願件数との差を含む出願実績データを作成する
    ことを特徴とする実績管理システム。
18. 【請求項１８】 請求項１７に記載の実績管理システム
    において、人事及び組織構成の変更を管理する人事・組
    織管理手段をさらに有し、前記実績管理手段は、前記人
    事・組織管理手段のデータを参照して各担当者及び各部
    署毎の出願実績データを作成することを特徴とする実績
    管理システム。
19. 【請求項１９】 請求項１７又は１８に記載の実績管理
    システムにおいて、前記実績管理手段が、必要に応じ
    て、所定担当者に前記出願実績データに対するコメント
    を要求することを特徴とする実績管理システム。