JP4507609B2

JP4507609B2 - ファイル管理プログラム及びファイル管理装置

Info

Publication number: JP4507609B2
Application number: JP2004018204A
Authority: JP
Inventors: 裕史三部
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-01-27
Filing date: 2004-01-27
Publication date: 2010-07-21
Anticipated expiration: 2024-01-27
Also published as: JP2005215745A

Description

本発明は、コンピュータを用いて電子ファイルを管理するための手法、特にファイルを複製して利用するときに好適なツールの提供に関する。

コンピュータによって使用され、電子的に保持管理されるファイルには、通常、オペレーティングシステム（ＯＳ）が持つ機能によって作成日時、保存場所等の属性情報がファイルヘッダに付加される。汎用的なウィンドウシステム等では、ファイルをフォルダと呼ばれる場所に格納することで保管しているが、その保存場所を属性情報によって特定できるようにしている。

例えば、ファイル形式にて管理される文書を複数ユーザで共有する場合、各ユーザは、オリジナル文書に対して直接アクセスするよりも、自己専用のフォルダやコンピュータにオリジナル文書の複製を作成してその複製文書にアクセスした方が好都合である場合が少なくない。この作成された複製文書にも当然ながら文書の保存場所の情報が設定されることになるが、その保存場所情報としては、その複製文書の実体が保存された場所、換言すると複製された先のフォルダが設定されることになる。

従来において扱われる文書の保存場所情報としては、上記のように実際に保存される文書そのものの保存先を特定する情報であり、当該文書のオリジナル文書等が保存されている場所を特定する情報は、実際に保存される複製文書と共に扱われていなかった。関連文書をグループとして扱うためのグループ情報や、文書を関連付けるリンクという観点に基づく情報は、従来からでも適宜利用する場合も散見している。しかしながら、従来においては、実際に保存される文書に対してオリジナル文書の保存場所情報を属性情報として設定するようなファイル管理を行っていなかったため、複製文書のオリジナル文書がどこに保存されているのか知ることはできない。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、ファイルを複製したときにオリジナルファイルの保存先を容易に探し出すことのできるファイル管理装置及びプログラムを提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイル管理プログラムは、ファイル管理装置としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、当該コンピュータを、複製ファイルを保存する際に、前記複製ファイルのオリジナルファイルが保存されている場所を特定する情報を、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定する属性情報設定手段として機能させ、前記属性情報設定手段は、前記複製ファイルの保存後、指示に応じて、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記複製ファイルが実際に保存された場所を特定する実ファイル保存場所情報に基づき更新することによって、前記複製ファイルをオリジナルファイルと設定し、さらに、前記オリジナルファイルと設定された複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定されていた情報と同じ情報が設定されているファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記オリジナルファイルと設定された前記複製ファイルの実ファイル保存場所情報に基づき更新することを特徴とする。

本発明に係るファイル管理装置は、複製ファイルを保存する際に、前記複製ファイルのオリジナルファイルが保存されている場所を特定する情報を、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定する属性情報設定手段を有し、前記属性情報設定手段は、前記複製ファイルの保存後、指示に応じて、前記複製ファイルに設定されたオリジナルファイル保存場所情報を、前記複製ファイルが実際に保存された場所を特定する実ファイル保存場所情報に基づき更新することによって、前記複製ファイルをオリジナルファイルと設定し、さらに、前記オリジナルファイルと設定された複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定されていた情報と同じ情報が設定されているファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記オリジナルファイルと設定された前記複製ファイルの実ファイル保存場所情報に基づき更新することを特徴とする。

本発明によれば、各ファイルに対してそのファイルの保存場所のみならず当該ファイルのオリジナルファイルの保存場所までも当該ファイルの属性情報に含ませるようにしたので、当該ファイルのオリジナルファイルの保存先を容易に知ることができる。

また、関連した内容のファイルは、通常、同一の格納場所に分類して保存される場合が少なくないため、取得したファイルのオリジナルファイルの保存場所に基づき関連した内容のファイルの保存場所を容易に探し出すことができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本発明に係るファイル管理装置の一実施の形態を示したブロック構成図である。本実施の形態におけるファイル管理装置１０は、ファイル管理部１２、情報出力部１４及びファイル検証部１６を有しており、また外部記憶装置２及びディスプレイ４が接続されている。ファイル管理部１２は、本装置で取り扱う文書ファイル（以下、単に「文書」）の外部記憶装置２への保存、削除等ファイル管理全般を行う。文書は、周知のごとくフォルダにて保管される。ファイル管理部１２に含まれる属性情報設定部１８は、後述する属性情報を各文書へ設定する。情報出力部１４は、各文書へ設定された属性情報をディスプレイ４に表示する。なお、本実施の形態では、出力手段としてディスプレイ４のみを示しているが、プリンタ等の他の出力手段が存在するときには、情報出力部１４はプリンタ等にも出力することになる。ファイル検証部１６は、複製文書がオリジナル文書と同じであるかを検証する。

本実施の形態におけるファイル管理装置１０は、汎用的なコンピュータによって実現できる。ファイル管理装置１０における各構成要素１２〜１８が提供する各処理機能は、各コンピュータ上でアプリケーションプログラムを動作させることによって実現される。

次に、本実施の形態において特徴的な文書の保存場所に関する情報管理について図２乃至図４を用いて説明する。

図２（ａ）には、複数の文書が示されている。このうち、文書ＩＤ“００１”の文書はオリジナル文書に相当し、文書ＩＤ“１０１”，“１０２”の各文書は、オリジナル文書がコピーされて作成された複製文書である。図３（ａ）には、各文書の保存場所に関する属性情報が表形式にて示されている。図３（ａ）において、自文書の保存場所は、自文書の実体が実際に格納されている保存場所を特定するための情報であり、本実施の形態では、フォルダが設定される。図３（ａ）によると、文書ＩＤ“００１”の文書はフォルダ“Ｆ００１”に保存され、文書ＩＤ“１０１”，“１０２”の文書は、それぞれフォルダ“Ｆ１０１”，“Ｆ１０２”に保存されている。自文書の保存場所という保存場所情報は、システムによってファイルヘッダ等に設定される属性情報に相当する情報なので、属性情報設定部１８が別途設定しなくてもファイルヘッダ情報を利用することができる。本実施の形態では、属性情報設定部１８が設定するものとして説明する。

一方、オリジナル文書の保存場所というのは、各文書のオリジナル文書が保存されている場所を特定する保存場所情報として設定される属性情報である。図３（ａ）によると、各文書ＩＤともオリジナル文書の保存場所及び文書ＩＤとして“Ｆ００１”及び“００１”が設定されている。

各文書に対して設定されるオリジナル文書に関する属性情報は、ファイル管理サーバ等でファイルの実体とは別個に管理することも可能であるが、電子メールの添付ファイルとして文書が送受信される場合などファイル管理サーバを介さずに文書が授受される場合を想定すると、属性情報を文書（実体ファイル）に付加して取り扱うようにすることが便宜である。

以降の説明では、図３に示した属性情報のうち自文書に関する情報を「自文書情報」と、オリジナル文書に関する情報を「オリジナル文書情報」と適宜称することにすると、オリジナル文書情報には文書ＩＤが含まれている。文書ＩＤは、保存場所を特定する情報としては不要であるが、本実施の形態では、オリジナル文書がどこに保存されているかだけでなく、オリジナル文書はどの文書であるかまで特定できるように文書ＩＤを属性情報に含めた。これにより、オリジナル文書の名称が変更される場合などにも対応することができる。本実施の形態では、文書名を変更しない場合を想定して説明する。

本実施の形態では、図３（ａ）に示した属性情報が設定された文書を取り扱うことができるが、ここで、属性情報の設定方法について図２，３に基づき説明する。

文書ＩＤ“００１”の文書が新規に作成され外部記憶装置２に保存されるとき、属性情報設定部１８は、自文書情報を設定すると共に自文書情報とは別個にオリジナル文書情報を設定する。この例では文書ＩＤ“００１”の文書自体がオリジナル文書に相当するので、オリジナル文書の保存場所には自文書の保存場所と同じ内容の情報が設定されることになる。また、属性情報設定部１８は、オリジナル文書の文書ＩＤとして自文書の文書ＩＤ“００１”を設定する。

なお、本実施の形態では、上記のようにオリジナル文書の保存場所に自文書の保存場所と同じ内容の情報を設定するようにした。従って、ファイル管理部１２は、保存文書をアクセスする際に当該文書の自文書の保存場所とオリジナル文書の保存場所とを比較し、もし一致すれば当該文書はオリジナル文書であると判断できる。ただ、このような属性情報の設定に限らず、例えばオリジナル文書であるときには、オリジナル文書の保存場所をブランクのままとしておいてもよい。この場合、ファイル管理部１２は、保存文書をアクセスする際に当該文書のオリジナル文書の保存場所がブランクであれば、当該文書はオリジナル文書であると判断できる。

次に、文書ＩＤ“１０１”の文書が複製により外部記憶装置２に保存されるとする。例えば、文書アイコン等のドラッグ＆ドロップというユーザによるマウス操作により文書ＩＤ“００１”の文書が複製されて文書ＩＤ“１０１”の文書が作成されるとする。属性情報設定部１８は、このマウス操作を認識すると、当該自文書情報を設定すると共に自文書情報とは別個にオリジナル文書の保存場所情報を自動設定する。具体的には、複製元文書（文書ＩＤ“００１”の文書）に設定されているオリジナル文書情報をそのまま自文書のオリジナル文書情報として設定すればよい。複製により文書ＩＤ“１０２”の文書を作成するときにも同様に、複製元文書（文書ＩＤ“００１”の文書）に設定されているオリジナル文書情報をそのまま自文書のオリジナル文書情報として設定する。この結果、図３（ａ）に例示したように文書ＩＤ“１０１”，“１０２”の各オリジナル文書情報は、文書ＩＤ“００１”のオリジナル文書情報と同じ内容の情報が設定される。

なお、複製元文書に設定されているオリジナル文書情報がブランクの場合は、当該複製元文書は前述したようにオリジナル文書であると判断できるが、この場合は、複製元文書の自文書情報を自文書のオリジナル文書情報として設定する。

以上のようにして、本実施の形態においては、属性情報を各文書に設定するが、文書ＩＤ“１０１”，“１０２”の各文書は、自文書の保存場所とオリジナル文書の保存場所が一致しないことから、当該各文書はオリジナル文書でないと判断できる。

ここで、図２（ｂ）に示したように、文書ＩＤ“１０２”の文書がコピーされることにより、文書ＩＤ“２０１”の文書が新たに作成されたとする。このとき、属性情報設定部１８は、上記説明したように当該自文書情報と共にオリジナル文書の保存場所情報を設定するが、複製元文書（文書ＩＤ“１０２”の文書）に設定されているオリジナル文書の保存場所情報をそのまま自文書のオリジナル文書の保存場所情報として設定するので、文書ＩＤ“２０１”の文書におけるオリジナル文書情報としては、図３（ｂ）に示したように、保存場所としてフォルダ“Ｆ００１”、文書ＩＤとして“００１”が設定されることになる。

情報出力部１４は、ユーザによる所定の操作に応じてプロパティ画面を形成し、各文書に設定された属性情報をプロパティ情報に含めてディスプレイ４に画面表示する。ユーザは、表示された情報によって当該文書のオリジナル文書がどのフォルダで保存されているのかを一目瞭然に知ることができる。

本実施の形態では、更にプロパティ画面上においてオリジナル文書が保存されているフォルダを選択できるように表示する。ユーザによりそのフォルダがクリック選択したとき、情報出力部１４は、当該フォルダに保存されているファイルをリスト表示する。これにより、ユーザはオリジナル文書に関連した文書を知ることができる。なお、ここでは、オリジナル文書と同じ保存場所に保存されている文書に関する情報として関連文書の名称をリスト表示するようにしたが、文書に関する情報の表示する内容としては、各関連文書の属性情報等でもよくこの例に限定されない。

ところで、図１では、説明を簡略化するために便宜的に１台のファイル管理装置１０と１台の外部記憶装置２で文書を扱う場合で説明したが、実際には、次のような形態で本発明が実施されるのに好適である。

アプリケーション開発を遂行するプロジェクトでは、基本仕様書や機能仕様書等がプロジェクトメンバ共通の文書として作成される。これらの文書は、ファイル管理サーバ等で一括して保持管理される。プロジェクトメンバが文書を使用する場合、各メンバはファイル管理サーバにある文書に直接アクセスして参照するのではなく、その文書を個人的に使用するクライアント端末装置にダウンロードし複製文書を作成してからその複製文書にアクセスする。あるいは、文書作成者から電子メールにて直接受け取るかもしれない。いずれにしても、メンバは複製文書を入手することになる。なお、プロジェクトがアプリケーション開発に使用するファイル管理サーバ及び各クライアント端末装置には、ファイル管理装置１０と同じ処理機能が搭載されており、作成するファイルに対してオリジナル文書情報を含む属性情報を設定し、その設定した属性情報を当該ファイルに付加して保存するものとする。

例えば、ダウンロードした文書が機能仕様書であるとする。機能仕様書を入手したユーザは、関連文書、例えば基本仕様書も合わせて入手したいとする。このとき、ユーザは、検索ツールを利用することによって基本仕様書を探し出すことは可能であるが、この場合は、少なくとも基本仕様書のファイル名若しくはそのファイル名に含まれる文字列を事前に知っておかなければ探し出すことはできない。

そこで、本実施の形態においては情報出力部１４を設けているので、ユーザは、機能仕様書のプロパティ情報を画面表示させ、その画面表示されたオリジナル文書のフォルダをクリックする。これにより、機能仕様書のオリジナル文書と同じフォルダに保存されているファイルを一覧表示させることができる。一般に、基本仕様書と機能仕様書などのように同一プロジェクトで扱う関連文書は、同じフォルダ若しくはサブフォルダに分類されて保持管理される。従って、機能仕様書のオリジナル文書の保存先に基づいて入手目的の基本仕様書を探し出せることになる。なお、ここでは、関連文書として基本仕様書を例示したが、例えば関連文書として他の仕様書でもよく、また機能仕様書の旧版等でもよい。

本実施の形態によれば、以上のように各文書に対してその文書の保存場所のみならず当該文書のオリジナル文書の保存場所までも当該文書の属性情報に含ませるようにしたので、当該文書のオリジナル文書の保存先を容易に知ることができる。また、関連文書は、通常同一フォルダ等に分類して保存される場合が少なくないため、取得した文書のオリジナル文書の保存場所に基づき関連文書の保存場所を容易に探し出すことができる。

なお、上記例示した複数のクライアント端末装置等から文書が利用される場合、保存場所情報には、フォルダのみではなくコンピュータ名やディスク装置名等も合わせて設定されることになる。

更に、本実施の形態では、ファイル検証部１６を設けているが、これにより複製文書がオリジナル文書と同一であるかを検証することができる。すなわち、複製文書とそのオリジナル文書の各保存場所は属性情報により特定できているので、ファイル検証部１６は、各保存場所から各文書を取り出して比較する。比較した結果、一致していなければ、オリジナル文書は、改版等により内容が更新されていることを容易に把握することができる。

ところで、図４（ａ）に示したように、文書ＩＤ“１０２”の文書が新たに作成された後、文書ＩＤ“２０１”の文書の複製前に、文書ＩＤ“１０２”のオリジナル文書情報が書き換えられたとする。すなわち、何らかの理由によってユーザが文書ａのオリジナル文書を文書ＩＤ“２０１”の文書と宣言したいために所定の操作を行い、属性情報設定部１８は、その所定の操作に応じて文書ＩＤ“１０２”のオリジナル文書情報を自文書情報で更新したとする。本実施の形態において取り扱うオリジナル文書というのは、上述したように原則として最初に作成された原文書のことを意味する。但し、ここで記載したようにユーザによってオリジナルであると宣言されたときには、その後はその宣言された文書がオリジナル文書として取り扱われることになる。

その後、図２（ｂ）に示したように文書ＩＤ“１０２”の文書がコピーされることにより、文書ＩＤ“２０１”の文書が新たに作成されたとする。このとき、属性情報設定部１８は、上記説明したように当該自文書情報と共にオリジナル文書の保存場所情報を設定するが、複製元文書（文書ＩＤ“１０２”の文書）に設定されているオリジナル文書の保存場所情報をそのまま自文書のオリジナル文書の保存場所情報として設定するので、文書ＩＤ“２０１”の文書におけるオリジナル文書情報としては、図４（ｂ）に示したように、保存場所としてフォルダ“Ｆ１０２”、文書ＩＤとして“１０２”が設定されることになる。

ここで問題になるのが文書ＩＤ“００１”，“１０１”の文書のオリジナル文書情報である。文書ＩＤ“００１”と文書ＩＤ“１０２”の２つの文書がオリジナル文書として存在することになるからである。この場合、いずれかの文書（この例の場合、文書ＩＤ“１０２”の文書）のオリジナル文書情報が書き換えるとき、属性情報設定部１８は、その更新前のオリジナル文書情報と同じオリジナル文書情報が設定されている文書を探し出し（この例の場合、文書ＩＤ“００１”，“１０１”の文書）、その該当する文書のオリジナル文書情報も更新後のオリジナル文書情報で同じように更新する。

このようにして、同一の文書ａにおいてオリジナル文書を単一とすることができる。もちろん、この処理機能は、オリジナルが単一でなければならないという特性を持つ文書に対してのみ適用すればよい。

本実施の形態では、以上のように文書を管理する装置に本発明を適用した場合を例にして説明したが、ファイルの形式として文書に限定されるものではない。また、前述したように本発明は、１台の装置のみならず複数台の装置から構成されるネットワークシステムにも適用できることは言うまでもない。

本発明に係るファイル管理装置の一実施の形態を示したブロック構成図である。本実施の形態において作成される各文書の関係を示した図である。本実施の形態において作成される各文書に設定する属性情報の内容例を示した図である。本実施の形態において作成される各文書に設定する属性情報の内容例を示した図である。

符号の説明

２外部記憶装置、４ディスプレイ、１０ファイル管理装置、１２ファイル管理部、１４情報出力部、１６ファイル検証部、１８属性情報設定部。

Claims

ファイル管理装置としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、当該コンピュータを、
複製ファイルを保存する際に、前記複製ファイルのオリジナルファイルが保存されている場所を特定する情報を、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定する属性情報設定手段として機能させ、
前記属性情報設定手段は、前記複製ファイルの保存後、指示に応じて、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記複製ファイルが実際に保存された場所を特定する実ファイル保存場所情報に基づき更新することによって、前記複製ファイルをオリジナルファイルと設定し、さらに、前記オリジナルファイルと設定された複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定されていた情報と同じ情報が設定されているファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記オリジナルファイルと設定された前記複製ファイルの実ファイル保存場所情報に基づき更新することを特徴とするファイル管理プログラム。
複製ファイルを保存する際に、前記複製ファイルのオリジナルファイルが保存されている場所を特定する情報を、前記複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定する属性情報設定手段を有し、
前記属性情報設定手段は、前記複製ファイルの保存後、指示に応じて、前記複製ファイルに設定されたオリジナルファイル保存場所情報を、前記複製ファイルが実際に保存された場所を特定する実ファイル保存場所情報に基づき更新することによって、前記複製ファイルをオリジナルファイルと設定し、さらに、前記オリジナルファイルと設定された複製ファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報に設定されていた情報と同じ情報が設定されているファイルのオリジナルファイル保存場所情報を示す属性情報を、前記オリジナルファイルと設定された前記複製ファイルの実ファイル保存場所情報に基づき更新することを特徴とするファイル管理装置。