JP2010061200A - 文書管理システム及び操作履歴表示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】移動や削除されたフォルダや文書を容易に確認できる文書管理システム及び操作履歴表示方法を提供する。
【解決手段】利用者の指示にしたがって記憶装置に格納されたフォルダや文書に対する操作が実行されると、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録しておく。そして、移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示が利用者から要求されると、該操作履歴の表示に必要な情報を操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成し、生成された表示用データにしたがって上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示装置に表示する。
【選択図】図１

Description

本発明は複数の利用者が文書を共有して利用するための文書管理システムに関する。

近年、業務のＯＡ化に伴って、文書は電子データの状態で利用されて保存される。電子化された文書はコピーや編集が容易であるため、利便性が向上する反面、様々な問題が生じる。

例えば、特許文献１では、保存する電子化文書（以下、単に文書と称す）の原本性（原本との同一性）を保証しつつ、複数のシステム間で文書の移動を可能にするための技術が記載されている。特許文献１では、原本に対して実行した追加、削除、更新等の操作の履歴情報を記録し、原本を他のシステムへ移動するとき、その原本性を保証するために該履歴情報を移動証書に格納して原本と共に移動することが記載されている。

また、特許文献２には、文書に対して実行した追加、削除、更新等の操作の履歴だけでなく、初版、改訂版、承認待ち、作成中、却下等の文書の状態を示す情報を保持管理することで、問題が発生したときのトレース処理等の効率を向上させる技術が記載されている。
特開２００２−８２９３４号公報 特開２００１−２６５７６０号公報

上述したように、電子化された文書はコピーや編集が容易であるため、複数の利用者で共有できる。このような複数の利用者による文書の共有を可能にした文書管理システムでは、共有の文書に対する不要や改ざんや削除を防止するだけでなく、追加、削除、更新等の操作が行われた場合は、その操作履歴を容易に取得できることが望ましい。

ここで、他の利用者が新規に登録した文書や更新した文書は、その文書自体が所定のフォルダ内に存在しているため、登録者、更新者、タイムスタンプ等の該文書の属性を参照すれば、最後に操作した利用者、登録時間、更新時間等を判別できる。

しかしながら、文書を他のフォルダへ移動した場合や削除した場合は、操作前に存在したフォルダから目的の文書自体が無くなっているため、利用者は該文書が削除されたのか他のフォルダへ移動されたのかを判別することができない。そのため、文書が削除されたか否かの確認や移動先のフォルダの捜索に手間や時間を要してしまう。

このような問題に対処するため、例えば文書を削除または移動した利用者が、操作前の文書が存在していたフォルダに該文書の削除や移動を通知するテキストファイル等を配置しておく方法が考えられる。しかしながら、そのような方法は、共有の文書を操作した利用者に、別途、それを通知するためだけのテキストファイルを作成させることになり、さらに該テキストファイルを不要になった時点で削除する作業も必要になるため、利便性が低いという問題がある。

上述した特許文献１や２に記載された技術では、操作履歴を利用して原本性の保証やトレース処理等の効率を向上させているが、移動した文書の移動先や文書の削除を判別するものではないため、上記問題が依然として残ってしまう。

本発明は上記したような従来の技術が有する問題点を解決するためになされたものであり、移動や削除されたフォルダや文書を容易に確認できる文書管理システム及び操作履歴表示方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため本発明の文書管理システムは、操作対象となるフォルダや文書が格納されるコンテンツ格納部と、
前記コンテンツ格納部に格納されたフォルダや文書に対して実行された移動操作や削除操作等の操作履歴が記録される操作履歴ログと、
利用者の指示にしたがってフォルダや文書に対する操作を実行すると共に、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は前記操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録する操作制御装置と、
利用者から要求された、移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成する操作履歴取得装置と、
操作履歴取得装置で生成された表示用データにしたがって前記上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示する操作履歴表示装置と、
を有する。

一方、本発明の操作履歴表示方法は、利用者の指示にしたがって記憶装置に格納されたフォルダや文書に対する操作が実行されると、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録し、
移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示が利用者から要求されると、該操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成し、
生成された表示用データにしたがって前記上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示装置に表示する方法である。

本発明によれば、移動や削除されたフォルダや文書を容易に確認できる。

次に本発明について図面を用いて説明する。

図１は本発明の文書管理システムの一構成例を示すブロック図である。

図１に示すように、本発明の文書管理システムは、操作装置１、操作制御装置２、操作履歴表示装置３、操作履歴取得装置４、コンテンツ格納部５、操作履歴ログ６及びアクセス権情報格納７を備えている。

操作装置１は、利用者による、フォルダや文書に対する登録、更新、移動、削除等の各種の操作、並びにフォルダや文書の操作履歴の表示要求の入力に用いられる。

コンテンツ格納部５は、操作対象となるフォルダや文書が格納される。

操作履歴ログ６は、コンテンツ格納部５に格納されたフォルダや文書に対して実行された移動操作や削除操作等の操作履歴が記録される。

操作制御装置２は、操作装置１を用いて入力された利用者の指示にしたがってフォルダや文書に対する操作を実行すると共に、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は操作履歴ログ６にそれらの操作履歴を記録する。

操作履歴取得装置４は、利用者から要求された、移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示に必要な情報を操作履歴ログ６から取得し、取得した情報から表示用データを生成して操作履歴表示装置３へ出力する。

操作履歴表示装置３は、操作履歴取得装置４で生成された表示用データにしたがって、利用者が指定した上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示する。

アクセス権情報格納部７は、コンテンツ格納部５に格納されたフォルダや文書、あるいは操作履歴ログ６に記録された操作履歴に対して設定されているアクセス権の情報をそれぞれ保存する。アクセス権の情報は、フォルダや文書に対する各種操作や操作履歴の表示を認める利用者を示す情報であり、本発明では必ずしも利用する必要はない。

アクセス権の情報を利用する場合、操作制御装置２は、コンテンツ格納部５に格納されたフォルダや文書に対する操作が要求されると、アクセス権情報格納部７を参照して該操作を要求した利用者にアクセス権があるか否かを判定し、アクセス権がある利用者に対してのみフォルダや文書に対する各種の操作を許可する。また、操作履歴取得装置４は、操作履歴の表示が要求された場合、アクセス権情報格納部７を参照して該表示を要求した利用者にアクセス権があるか否かを判定し、アクセス権がある利用者に対してのみ操作履歴の表示を許可する。

図１に示す文書管理システムは、例えばプログラムにしたがって処理を実行するＣＰＵ、各種の論理回路から成るＬＳＩ、記憶装置及び他のシステムとデータを送受信するための通信装置を備えたコンピュータ等の情報処理装置によって実現できる。

図２は図１に示したコンテンツ格納部に格納されたフォルダ及び文書の階層構造の一例を示す模式図である。

図２は、「フォルダＡ」に、「フォルダ１」、「フォルダ２」、「フォルダ３」、「文書１」及び「文書２」が格納され、利用者が「文書１」を「フォルダ１」へ移動し、「文書２」を削除する操作を実行した例を示している。

「文書１」を「フォルダ１」へ移動すると、「文書１」の移動操作が操作制御装置２により操作履歴ログ６へ記録される。また、「文書２」を削除すると、「文書２」の削除操作が操作制御装置２により操作履歴ログ６へ記録される。

ここで、移動操作は、切り取り（Cut）操作と貼り付け（Paste）操作とに分解できるため、操作履歴ログ６には、移動操作に対応して切り取り操作「ＣＵＴ」と貼り付け操作「ＰＡＳＴＥ」とがそれぞれ記録される。削除操作は、移動操作のように複数の操作に分解されることがないため、操作履歴ログ６には、削除操作「ＤＥＬＥＴＥ」のみが記録される。

なお、操作時には周知のＵＩ（User Interface）を利用して操作装置１から利用者が操作理由を入力できるようにする。入力された操作理由は移動操作や削除操作の操作履歴と共に操作履歴ログ６に記録される。

図３は図１に示した操作履歴ログの一例を示すテーブル図である。

図３に示すように、操作履歴ログ６には、操作されたフォルダや文書を識別する「オブジェクトＩＤ」、「オブジェクトＩＤ」で識別されるフォルダや文書の名称である「オブジェクト名称」、操作対象がフォルダであるか文書であるかを示す「オブジェクト種別」、操作されたフォルダや文書が格納されていた元の上位フォルダを識別する「上位フォルダＩＤ」、該上位フォルダの所在を示す「フォルダパス」、「操作者ＩＤ」、「操作者名」、「操作日時」、「操作種別」及び「操作理由」がそれぞれ記録される。

「操作種別」には、操作内容を示す、切り取り操作「ＣＵＴ」、貼り付け操作「ＰＡＳＴＥ」、削除操作「ＤＥＬＥＴＥ」が記録される。上述したように、移動操作は「ＣＵＴ」及び「ＰＡＳＴＥ」の二行で記録され、削除操作は「ＤＥＬＥＴＥ」の一行で記録される。

図４は操作履歴の表示手順の一例を示すフローチャートである。

操作履歴を表示させる場合、利用者は表示対象のフォルダや文書が格納されていた上位フォルダを指定して表示を要求する。例えば図２に示した「文書１」や「文書２」の操作履歴を表示させる場合、「フォルダＡ」を指定して操作履歴の表示を要求すればよい。

操作履歴取得装置４は、操作装置１を介して利用者から操作履歴の表示が要求されると（ステップ２１）、指定された上位フォルダの「上位フォルダＩＤ」に基づき、操作履歴ログ６から該上位フォルダに格納されたフォルダや文書に関する操作履歴リストを取得する（ステップ２２）。操作履歴リストとは、指定された上位フォルダに関連付けて保存された各操作の記録結果（レコード）の集まりを指す。

次に、操作履歴取得装置４は、操作履歴ログ６から取得した操作履歴リストのレコード件数が０件であるか否かを判定する（ステップ２３）。レコード件数が０件である場合は処理を終了する。

レコード件数が０件でない場合、操作履歴取得装置４は、操作履歴リストの全てのレコードの操作内容の確認が終了しているか否かを判定する（ステップ２４）。全てのレコードの操作内容の確認が終了している場合は処理を終了する。

全てのレコードの操作内容の確認が終了していない場合、操作履歴取得装置４は、操作履歴リストのレコードが切り取り操作であるか否かを判定し（ステップ２５）、切り取り操作である場合は、該切り取り操作に対応する、操作者ＩＤ及びオブジェクトＩＤが同一の貼り付け操作のレコードを操作履歴リストから抽出する（ステップ２６）。

抽出した貼り付け操作のレコードには移動先の「上位フォルダＩＤ」が含まれているため、このＩＤから移動先のフォルダ情報（名称等）を取得し、それらの情報を用いて表示用データを作成する（ステップ２７）。本実施形態では、操作履歴ログ６に移動操作及び削除操作の操作履歴が記録されているため、ステップ２５の処理でレコードが切り取り操作でないと判定した場合、そのレコードは削除操作であると判断できる。

操作履歴取得装置４は、ステップ２５の処理でレコードが削除操作であると判定すると、ステップ２７の処理へ移行してその表示用データを作成し、その後、ステップ２３の処理へ戻ってステップ２３〜２７の処理を繰り返す。

操作履歴表示装置３は、以上の処理で作成された表示用データを操作履歴取得装置４から受け取ると、該表示用データにしたがって操作履歴を表示する。

図５は操作履歴の表示例を示すテーブル図である。

図５は、利用者に指定された上位フォルダの操作履歴のレコードから、各操作の「操作日時」、「操作種別」、「操作者」、「操作対象物名称」、「操作対象種別」、「移動先」及び「理由」を表示する例を示している。

操作履歴取得装置４は、移動したフォルダや文書の操作履歴を操作履歴表示装置３で表示する場合、「移動先」に表示するフォルダ名にその位置情報をリンクさせた表示用データを作成することで（いわゆるハイパーリンク機能）、利用者がフォルダ名をクリックするだけで移動先のフォルダが開けるようにする。

なお、上記説明では、フォルダや文書の移動操作及び削除操作のみを記録し、利用者からの要求に応じてそれらの操作履歴を表示する例を示したが、フォルダや文書の登録、更新、属性変更等の他の操作についても操作履歴ログ６へ記録し、利用者からの要求に応じてそれらの操作履歴を表示してもよい。その場合、フォルダや文書の版等を管理していなくても、表示された操作履歴により該フォルダや文書の状態を確認できる。

本発明によれば、共有するフォルダや文書に対する移動操作や削除操作を操作履歴ログ６へ記録し、利用者から該フォルダや文書が操作前に格納されていた上位フォルダを指定した表示要求を受け取ると、指定された上位フォルダの操作履歴を表示することで、利用者は、元々格納されていた場所にないフォルダや文書がいつ誰によって移動または削除されたかを容易に確認できる。

また、表示された操作履歴の「移動先」に表示するフォルダ名にその位置情報をリンクさせることでフォルダや文書の移動先を容易に確認できる。

さらに、操作履歴と共に操作理由を合わせて表示することで、単なる操作履歴だけでなく、何故移動や削除する必要があったかも合わせて確認できる。

本発明の文書管理システムの一構成例を示すブロック図である。 図１に示したコンテンツ格納部に格納されたフォルダ及び文書の階層構造の一例を示す模式図である。 図１に示した操作履歴ログの一例を示すテーブル図である。 操作履歴の表示手順の一例を示すフローチャートである。 操作履歴の表示例を示すテーブル図である。

符号の説明

１ 操作装置
２ 操作制御装置
３ 操作履歴表示装置
４ 操作履歴取得装置
５ コンテンツ格納部
６ 操作履歴ログ
７ アクセス権情報格納部

Claims (6)

1. 操作対象となるフォルダや文書が格納されるコンテンツ格納部と、
   前記コンテンツ格納部に格納されたフォルダや文書に対して実行された移動操作や削除操作等の操作履歴が記録される操作履歴ログと、
   利用者の指示にしたがってフォルダや文書に対する操作を実行すると共に、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は前記操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録する操作制御装置と、
   利用者から要求された、移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成する操作履歴取得装置と、
   操作履歴取得装置で生成された表示用データにしたがって前記上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示する操作履歴表示装置と、
   を有する文書管理システム。
2. 前記操作履歴取得装置は、
   移動したフォルダや文書の操作履歴を前記操作履歴表示装置で表示する場合、移動先として表示するフォルダ名にその位置情報をリンクさせた表示用データを作成する請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記操作制御装置は、
   前記操作がフォルダや文書の登録、更新、属性変更操作の場合も前記操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録し、
   前記操作履歴取得装置は、
   利用者からの要求に応じて、前記登録、更新、属性変更操作の操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成する請求項１または２記載の文書管理システム。
4. 利用者の指示にしたがって記憶装置に格納されたフォルダや文書に対する操作が実行されると、該操作がフォルダや文書の移動または削除の場合は操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録し、
   移動や削除されたフォルダや文書が格納されていた上位フォルダの操作履歴の表示が利用者から要求されると、該操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成し、
   生成された表示用データにしたがって前記上位フォルダに関連するフォルダや文書に対する操作履歴を表示装置に表示する操作履歴表示方法。
5. 移動したフォルダや文書の操作履歴を前記表示装置で表示する場合、移動先として表示するフォルダ名にその位置情報をリンクさせた表示用データを作成し、
   生成された表示用データにしたがってフォルダや文書に対する操作履歴を表示装置に表示する請求項４記載の操作履歴表示方法。
6. 前記操作がフォルダや文書の登録、更新、属性変更操作の場合も前記操作履歴ログにそれらの操作履歴を記録し、
   利用者からの要求に応じて、前記登録、更新、属性変更操作の操作履歴の表示に必要な情報を前記操作履歴ログから取得し、該情報から表示用データを生成する請求項４または５記載の操作履歴表示方法。

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