JP7458546B1 - ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】組織内のワークフローにおいて、複数種類のインターロックを管理する。【解決手段】本発明のワークフロー管理装置は、文書の起案から承認に至るワークフローであるワークフロー情報、及び、前記文書に対する操作をインターロックするか否かを予め設定するインターロック情報を受け付ける入出力処理部と、前記ワークフロー情報に基づく前記ワークフローの進行中において、前記文書に対する操作を受け付け、前記インターロック情報を参照し、前記受け付けた操作をインターロックするか否かを判断するワークフロー管理部と、を備えることを特徴とする。【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフロー管理装置及びワークフロー管理方法に関する。

近時、組織内における文書の決裁をコンピュータが管理することが一般的になっている。特許文献１のワークフロー装置は、予め設定した承認経路に従って、申請者が起案した文書を複数の承認者に対して回覧する。当該装置は、承認経路上のある点を停止点として設定する。当該装置は、ワークフローが停止点まで進行した場合、停止点においてワークフローを一旦停止する。

特開２０２３－２８５４２号公報

実際には、組織内で文書が最終決裁されるまで、多くの関係者が文書に関与する。当然、文書に対してすべての関係者が同等に関与できるわけではない。文書に対して行える操作（修正、閲覧等）の種類は、文書の内容、関係者の役割等に応じて変化する。すると、ある関係者が行うことができない操作を予め設定し、その関係者が当該操作を行おうとした場合、それを禁止する仕組み（インターロック）が必要になる。この仕組みがない場合、文書が最終決裁されるまでに、文書を想定外の者が閲覧、修正した結果、業務の停滞、事故等が発生することも多い。

特許文献１のワークフロー装置は、例えば契約書が外部組織に不用意に流出しないように、所定の承認者が文書を承認した直後においてワークフローを停止する。しかしながら、特許文献１のワークフロー装置は、ワークフローの停止に焦点を当てており、インターロックを意識していない。
そこで、本発明は、組織内のワークフローにおいて、複数種類のインターロックを管理することを目的とする。

本発明のワークフロー管理装置は、文書の起案から承認に至るワークフローであるワークフロー情報、及び、前記文書に対する操作をインターロックするか否かを予め設定するインターロック情報を受け付ける入出力処理部と、前記ワークフロー情報に基づく前記ワークフローの進行中において、前記文書に対する操作を受け付け、前記インターロック情報を参照し、前記受け付けた操作をインターロックするか否かを判断するワークフロー管理部と、前記ワークフロー情報、前記インターロック情報及び前記文書を、利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された異なる領域に記憶する記憶部と、を備え、前記ワークフロー管理部は、前記利用者に対し、当該利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された領域にのみアクセスし得る識別子であって、前記組織及び前記ワークフローの組み合わせを一意に特定する識別子を発行すること、を特徴とする。

本発明によれば、組織内のワークフローにおいて、複数種類のインターロックを管理することができる。

ワークフロー管理装置の構成を示す図である。 ワークフロー情報の一例である。 インターロック情報の一例である。 経過情報の一例である。 所属情報の一例である。 文書回付処理手順のフローチャートである。 インターロック処理手順のフローチャートである。 ワークフロー参加処理手順のフローチャートである。

以降、本発明の実施形態（“本実施形態”という）を、図等を参照しながら詳細に説明する。本実施形態は、一般企業において文書を決裁する例である。しかしながら、本発明は、企業以外の官公庁、学校、医療機関等において、複数の者が関与したうえで文書が最終決裁される例にも適用可能である。さらに、本発明は、特に“文書”と命名されたものが作成されなくても、複数の者による業務の記録がコンピュータの領域に格納される例に対して一般的に適用可能である。

（用語）
利用者とは、ワークフロー管理装置にアクセスすることを許可された者である。利用者は、多くの場合、同一の組織に属しており、他の利用者との間で上下関係（上司、部下の関係）を有している。

ワークフローとは、複数の利用者が業務を行う順序を予め設定した規則である。オフィスワークの場合、業務は、文書の起案及び承認という流れで実現される。この場合、ワークフローとは、文書が複数の利用者の間を回付される順序である。
回付とは、次の承認者に対し、文書を電子メール等に貼付して送信することである。また、回付とは、ワークフロー管理装置の特定の記憶領域に文書を記憶し、ネットワーク等を介してその文書へアクセスする旨の指示を、次の承認者に対し電子メールで送信することであってもよい。

文書とは、例えば、稟議書、議事録、契約書、仕様書、設計書等の業務用の書類が電子化されたファイルである。文書は、文字列、数値、音声、音楽及び画像のうちのいずれか、又は、それらの組み合わせを含む。説明の単純化のため、本実施形態において、文書とワークフローは、１対１に対応している。

操作とは、利用者が文書に対して行う行為である。操作の種類として、例えば、文書の修正、文書の複写、文書の閲覧等が存在する（詳細後記）。他の操作の種類としては、音声及び音楽に対するフィルタリング（高周波部分の削除等）、画像に対する画素値変更（明暗変更）等が存在する。このように、操作は、コンピュータの一般的な機能に対応している。本実施形態において、操作は、後記する起案、承認等、ワークフローの各処理とは別の概念である。

起案とは、利用者が文書を原始的に作成することである。このような利用者は、起案者とも呼ばれる。１つの文書に対して、通常、１人の起案者が存在する。
承認とは、利用者が文書の内容を是認することである。このような利用者は、承認者とも呼ばれる。ある文書の承認者は、当該文書の起案者以外の利用者のうちから予め設定される。１つの文書に対して、通常、複数の承認者が存在する。予め設定されたすべての承認者が、ある文書を承認した場合、当該文書は、組織的に決裁されたことになる。

承認者は、文書の内容と特に矛盾しない指示、コメント等を付したうえで、文書を次の承認者に回付することもできる。承認者は、特に禁止されていない限り、文書の内容を自身で修正したうえで修正後の文書を次の承認者に回付することもできる。承認に対する処理として、差し戻し、及び、却下が存在する。

差し戻しとは、ある承認者が起案者に対して文書を修正することを指示し、当該承認者が、修正後の文書を再度回付する先の承認者（当該承認者又は他の承認者）を決定することである。修正を指示される起案者は、当該文書の起案者以外の起案者であってもよい。
却下とは、ある承認者が文書に係るワークフローを中断することである。

インターロックとは、利用者による操作を禁止することである。インターロックは、期間ごと、操作の種類ごと、利用者ごとに予め設定される。期間の典型的な例は、“文書が決裁される前”である。禁止される操作の種類の典型例は、“文書の修正”である。

（ワークフロー管理装置）
図１は、ワークフロー管理装置１の構成を示す図である。ワークフロー管理装置１は、一般的なコンピュータであり、中央制御装置１１、マウス、キーボード等の入力装置１２、ディスプレイ等の出力装置１３、主記憶装置１４、補助記憶装置１５及び通信装置１６を有する。

主記憶装置１４における入出力処理部２１及びワークフロー管理部２２は、プログラムである。以降の説明において、“○○部は”と主体を記す場合、それは、中央制御装置１１が補助記憶装置１５から主記憶装置１４にそのプログラムを読み出し、そのプログラムの機能を実現することを意味する。補助記憶装置１５は、ワークフロー情報３１、インターロック情報３２、経過情報３３及び所属情報３４（詳細後記）を格納する。補助記憶装置１５は、別筐体として独立した構成であってもよい。

複数のテナント２が存在する。テナント２とは、１つのワークフロー管理装置１にアクセスすることができる企業体等の組織である。テナント２のそれぞれは、物理アドレス又は論理アドレスが相互に異なるワークフロー管理装置１の領域を排他的に使用する。つまり、テナント２相互間においては、セキュリティが保たれている。

テナント２のそれぞれは、複数の利用者端末装置３を有する。利用者端末装置３のそれぞれは、テナント２に属する従業員等（利用者）によって操作される。利用者端末装置３のそれぞれは、ネットワーク４を介してワークフロー管理装置１に接続されている。補助記憶装置１５は、文書５を記憶している。利用者は、利用者端末装置３を介してワークフロー管理装置１にアクセスし、文書５に対する閲覧、修正等の操作を行う。

（ワークフロー情報）
図２は、ワークフロー情報３１の一例である。ワークフロー情報３１においては、フローＩＤ欄１０１に記憶されたフローＩＤに関連付けて、起案者欄１０２には起案者ＩＤが、承認者欄１０３には承認者ＩＤが、アクティベーションＩＤ１０４にはアクティベーションＩＤが記憶されている。

フローＩＤ欄１０１のフローＩＤは、ワークフローを一意に特定する識別子である。本実施形態においては、フローＩＤは、そのワークフローで起案及び承認される文書５も一意に特定する。
起案者欄１０２の起案者ＩＤは、起案者を一意に特定する識別子である。

承認者欄１０３の承認者ＩＤは、承認者を一意に特定する識別子である。“第１”、“第２”、“第３”、“第４”、・・・は、承認順序である。１つのワークフローに対し、複数の承認者が存在し、承認者のそれぞれにいずれかの承認順序が付されている。１つの承認順序に対して、複数の承認者ＩＤが対応する場合もある。ここでの“［ ］”は、複数の承認者が、その承認順序において重畳的である、つまり、すべての承認者の承認を要することを示す。ここでの“（ ）”は、複数の承認者が、その承認順序において選択的である、つまり、いずれか１名の承認者の承認で足ることを示す。起案者ＩＤ又は承認者ＩＤを囲む太線枠は、現在、その起案者又は承認者が文書５を起案又は承認している状態であることを示す。

アクティベーションＩＤ欄１０４のアクティベーションＩＤについては後記する。

図２のレコード１０５から、以下のことがわかる。
・起案者Ｐ００１は、文書５を起案する。
・当該文書５を承認する承認者は、４名存在する。
・当該文書５は、承認者Ｐ００２→承認者Ｐ００３→承認者Ｐ００４→承認者Ｐ００５の承認順序で回付され、承認される。
・現在、文書５は、承認者Ｐ００４によって承認されている状態にある。

図２のレコード１０６から、以下のことがわかる。
・起案者Ｐ０１１は、文書５を起案する。
・当該文書５を承認する承認者は、４名存在する。
・当該文書５は、承認者Ｐ０１２及び承認者Ｐ０１３→承認者Ｐ０１４→承認者Ｐ０１５の承認順序で回付され、承認される。
・このうち、承認者Ｐ０１２及び承認者Ｐ０１３に対しては、文書５が同一タイミングで回付される。両者が承認した後、文書５は、承認者Ｐ０１４に回付される。
・現在、文書５は、起案者Ｐ０１１によって起案されている状態にある。

図２のレコード１０７から、以下のことがわかる。
・起案者Ｐ０２１は、文書５を起案する。
・当該文書５を承認する承認者は、４名存在する。
・当該文書５は、承認者Ｐ０２２→承認者Ｐ０２３又は承認者Ｐ０２４→承認者Ｐ０２５の承認順序で回付され、承認される。
・このうち、承認者Ｐ０２３及び承認者Ｐ０２４に対しては、文書５が同一タイミングで回付される。それらのいずれかが承認した後、文書５は、承認者Ｐ０２５に回付される。
・現在、文書５は、承認者Ｐ０２３によって承認されている状態にある。
・承認者０２４には、“承認不要”の連絡が回付される。

（インターロック情報）
図３は、インターロック情報３２の一例である。インターロック情報３２においては、フローＩＤ欄１１１に記憶されたフローＩＤに関連付けて、期間欄１１２には期間が、操作欄１１３には操作が、適用利用者欄には適用利用者ＩＤが記憶されている。

フローＩＤ欄１１１のフローＩＤは、図２のフローＩＤと同じである。
期間欄１１２の期間は、インターロックを行うタイミングである。
操作欄１１３の操作は、インターロックの対象となり得る操作である。ここでの操作には、以下の例が含まれる。

・閲覧：文書５を視認すること。
・修正：特段の指示なく、文書５の内容を変更すること（部分的な削除、追加を含む）。
・複写：文書５をコピーすること
・他への回付：フローチャートで設定されている利用者以外に文書５を回付すること。
・コメント：文書５の内容を変更することなく、注を加えること。
・リンク貼り：インターネット上の参照情報のＵＲＬ等を文書５に貼り付けること。
・アップロード：文書５をインターネット上にアップロードすること。

適用利用者欄１１４の適用利用者ＩＤは、インターロックが適用される利用者を一意に特定する識別子である。

例えば図３のレコード１１５から、以下のことがわかる。
・ワークフローＷ０１において、決裁前（承認者Ｐ００５が承認する前）の期間に、承認者Ｐ００２及び承認者Ｐ００３が文書５を修正することが禁止される。
・ワークフローＷ０１において、承認者Ｐ００２が承認する前の期間に、承認者Ｐ００３が文書５を閲覧することが禁止される。

前記から明らかなように、インターロック情報３２は、文書５に対する操作をインターロックするか否かを予め設定している。

（経過情報）
図４は、経過情報３３の一例である。経過情報３３においては、フローＩＤ欄１２１に記憶されたフローＩＤに関連付けて、時刻欄１２２には時刻が、利用者欄１２３には利用者ＩＤが、処理欄１２４には処理が、インターロック欄１２５にはインターロックフラグが記憶されている。

フローＩＤ欄１２１のフローＩＤは、図２のフローＩＤと同じである。
時刻欄１２２の時刻は、利用者がワークフローの各処理を実行した時刻、又は、インターロックされた操作を行った時刻である。
利用者欄１２３の利用者は、起案者又は承認者を一意に特定する識別子である。ここでの“（ ）”は、その利用者による操作がインターロックされたことを示す。
処理欄１２４の処理は、利用者によるワークフローの各処理である。図４では処理として、“起案”、“承認”、“修正”、“差し戻し”及び“承認（決裁）”が例示されているが、他の処理があってもよい。なお、ここでの“修正”は、利用者の指示に基づき、他の利用者が行う処理（再起案）であり、このような特段の指示なく利用者が行う操作としての“修正”とは異なる。
インターロック欄１２５のインターロックフラグは、インターロックの対象となった操作である。

図４のレコード１２６から、以下のことがわかる。
・２０２３年８月１０日、ワークフローＷ０１において、起案者Ｐ００１が起案した後、承認者Ｐ００２が承認する前の段階で、承認者Ｐ００３が文書５を閲覧しようとした。
・しかしながら、承認者Ｐ００３による閲覧はインターロックされた。ここでのインターロックの主旨は、“自身が承認する際以外に、承認者Ｐ００３には文書５の閲覧を認めない”である。
・このインターロックの根拠は、図３のレコード１１５である。
・承認者Ｐ００５が文書５を起案者Ｐ００１に差し戻した後、起案者Ｐ００１は文書５を修正している。

図４のレコード１２７から、以下のことがわかる。
・２０２３年８月２０日、ワークフローＷ０１において、起案者Ｐ００１が起案した後、承認者Ｐ００５が承認（決裁）する前の段階で、承認者Ｐ００３が文書５を修正しようとした。
・しかしながら、承認者Ｐ００３による修正はインターロックされた。
・このインターロックの根拠は、図３のレコード１１５である。
・承認者Ｐ００５が文書５を承認者Ｐ００４に差し戻した後、承認者Ｐ００４は文書５を修正している。

（所属情報）
図５は、所属情報３４の一例である。所属情報３４においては、テナントＩＤ欄１３１に記憶されたテナントＩＤに関連付けて、テナント名欄１３２にはテナント名が、利用者欄１３３には利用者ＩＤが、メールアドレス欄１３４にはメールアドレスが、フローＩＤ欄１３５にはフローＩＤが記憶されている。

テナントＩＤ欄１３１のテナントＩＤは、テナント２（利用者が属する組織）を一意に特定する識別子である。
テナント名欄１３２のテナント名は、テナント２の名称である。
利用者欄１３３の利用者ＩＤは、図４の利用者ＩＤと同じである。
メールアドレス欄１３４のメールアドレスは、利用者が操作する利用者端末装置３のメールアドレスである。
フローＩＤ欄１３５のフローＩＤは、図２のフローＩＤと同じである。

図５から、以下のことがわかる。
・ワークフロー管理装置１は、少なくともテナントＡ社、テナントＢ社及びテナントＣ社に使用される。
・テナントのそれぞれには、複数の利用者が属する。
・管理するべきワークフローは、テナントごとに異なる。

（文書回付処理手順）
図６は、文書回付処理手順のフローチャートである。
ステップＳ２０１において、ワークフロー管理装置１の入出力処理部２１は、所属情報３４（図５）を受け付ける。具体的には、第１に、入出力処理部２１は、あるテナント２に属する任意の利用者端末装置３から、テナント名、利用者名及びメールアドレスを受け付ける。
第２に、入出力処理部２１は、テナントＩＤ及び利用者ＩＤを採番したうえで、所属情報３４のレコードを作成する。この段階では、所属情報３４のフローＩＤ欄１３５は、空欄である。

ステップＳ２０２において、入出力処理部２１は、ワークフロー情報３１（図２）を受け付ける。具体的には、第１に、入出力処理部２１は、当該テナント２に属する任意の利用者端末装置３からワークフローを受け付ける。ワークフローは、起案される文書５ごとに、起案者名、複数の承認者名、承認順序、重畳・選択の関係が記されたものであれば、型式は問われない。
第２に、入出力処理部２１は、受け付けたワークフローに基づいて、ワークフロー情報３１のレコードを作成する。このとき、入出力処理部２１は、フローＩＤ及びアクティベーションＩＤ（詳細後記）を採番し、これらを当該レコードに記憶する。入出力処理部２１は、フローＩＤを所属情報３４に記憶する。
入出力処理部２１は、例えば図２に示す型式を有する既に完成したワークフロー情報３１を、利用者端末装置３から受け付けてもよい。

ステップＳ２０３において、入出力処理部２１は、インターロック情報３２（図３）を受け付ける。具体的には、第１に、当該テナント２に属する任意の利用者端末装置３から、フローＩＤ、そのワークフローに係るインターロックの期間、操作及び適用利用者名を受け付ける。
第２に、入出力処理部２１は、これらの情報に基づき、インターロック情報３２のレコードを作成する。
入出力処理部２１は、例えば図３に示す型式を有する既に完成したインターロック情報３２を、利用者端末装置３から受け付けてもよい。

ステップＳ２０４において、ワークフロー管理装置１のワークフロー管理部２２は、文書５の起案を受け付ける。具体的には、第１に、ワークフロー管理部２２は、当該テナント２の起案者の利用者端末装置３から、任意の文書５を受け付ける。ここでの文書５は、例えば、内容を記入済（起案済）の稟議書である。ワークフローに従って、複数の承認者は、所定の承認順序で、当該文書５を承認することになる。

ステップＳ２０５において、ワークフロー管理部２２は、経過情報３３（図４）に記録する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、例えばワークフロー“Ｗ０１”において、起案者“Ｐ００１”が“起案”した旨を経過情報３３に記録する。ワークフロー管理部２２は、起案者Ｐ００１が起案している状態にある期間、ワークフロー情報３１（図２）のレコード１０５における起案者欄１０２の“Ｐ００１”を太線枠で囲む。

ステップＳ２０６において、ワークフロー管理部２２は、文書５を承認者に回付する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、ワークフロー情報３１に基づき、最初の承認者の利用者端末装置３に文書５を回付する。ワークフロー管理部２２は、最初の起案者が承認している状態にある期間、ワークフロー情報３１（図２）のレコード１０５における承認者欄１０３の例えば“Ｐ００２”を太線枠で囲む。ワークフロー管理部２２は、この期間、“Ｐ００１”を囲んだ太線枠を解除している。

ステップＳ２０７において、入出力処理部２１は、文書５の承認を促す。具体的には、入出力処理部２１は、次の承認者の利用者端末装置３に、回付された文書５の承認を促す案内文言を表示する。

ステップＳ２０８において、ワークフロー管理部２２は、承認者が文書５を承認したか否かを判断する。説明を単純化するために、承認者は、自身の利用者端末装置３に対し、結果として“承認”又は“差し戻し”のいずれかを入力するものとする。ワークフロー管理部２２は、結果が“承認”である場合（ステップＳ２０８“ＹＥＳ”）、ステップＳ２１１に進み、結果が“差し戻し”である場合（ステップＳ２０８“ＮО”）、ステップＳ２０９に進む。

ステップＳ２０９において、入出力処理部２１は、差し戻し先を受け付ける。具体的には、入出力処理部２１は、“差し戻し”を指示した承認者の利用者端末装置３から、どの利用者に差し戻して文書５を修正させるかの指示を受け付ける。原則的に、文書５は、起案者に差し戻される。

ステップＳ２１０において、ワークフロー管理部２２は、経過情報３３（図４）に記録する。具体的には、第１に、ワークフロー管理部２２は、例えばワークフロー“Ｗ０１”において、承認者Ｐ○○○が起案者Ｐ００１に対して差し戻した旨を経過情報３３に記録する。
第２に、ワークフロー管理部２２は、文書５を修正するべき起案者の利用者端末装置３に修正するべき文書５を回付する。その後、ワークフロー管理部２２は、ステップＳ２０４に戻る。戻った先のステップＳ２０４において、ワークフロー管理部２２は、起案者の利用者端末装置３から修正後の文書５を受け付ける。

なお、図６では記載を省略しているが、ワークフロー管理部２２は、一旦承認した承認者に対して修正するべき文書５を回付する場合もある。この場合、修正を指示した承認者は、修正を一旦承認した承認者とは別人である。

ステップＳ２１１において、ワークフロー管理部２２は、文書５を次の承認者に回付する。ワークフロー管理部２２は、次の起案者が承認している状態にある期間、ワークフロー情報３１（図２）のレコード１０５における承認者欄１０３の例えば“Ｐ００３”を太線枠で囲む。ワークフロー管理部２２は、この期間、“Ｐ００２”を囲んだ太線枠を解除している。

ステップＳ２１２において、ワークフロー管理部２２は、ステップＳ２０４～Ｓ２１１の処理を必要なだけ（次の承認者の人数だけ）繰り返す。

ステップＳ２１３において、ワークフロー管理部２２は、最終の承認者が承認したか否かを判断する。ワークフロー管理部２２は、最終の承認者が承認した場合（ステップＳ２１３“ＹＥＳ”）、ステップＳ２１４に進み、それ以外の場合（ステップＳ２１３“ＮО”）、ステップＳ２１２に戻る。

ステップＳ２１４において、ワークフロー管理部２２は、経過情報３３（図４）に記録する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、例えばワークフロー“Ｗ０１”において、最後の承認者“Ｐ００５”が“承認（決裁）”した旨を経過情報３３に記録する。その後、文書回付処理手順を終了する。

（インターロック処理手順）
図７は、インターロック処理手順のフローチャートである。
ステップＳ３０１において、ワークフロー管理装置１のワークフロー管理部２２は、ワークフローを開始する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、任意のワークフローにおいて、起案者の利用者端末装置３から文書５の起案を受け付ける。

ステップＳ３０２において、ワークフロー管理部２２は、操作を受け付けたか否かを判断する。ワークフロー管理部２２は、利用者端末装置３を介して利用者がそれぞれの立場で、文書５に対し閲覧、修正等の操作を行うのを常時監視している。ワークフロー管理部２２は、このような操作を受け付けた場合（ステップＳ３０２“ＹＥＳ”）、ステップＳ３０３に進み、それ以外の場合（ステップＳ３０２“ＮО”）、そのまま待機する。

ステップＳ３０３において、ワークフロー管理部２２は、インターロック情報３２（図３）を参照する。仮に、ワークフロー管理部２２が、ワークフロー“Ｗ０１”において、決裁前の期間に、承認者“Ｐ００３”から文書５に対する“修正”の操作を受け付けた場合、当該操作は、インターロックされるべきものである。

ステップＳ３０４において、ワークフロー管理部２２は、インターロックするべきであるか否かを判断する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、受け付けた操作をインターロックするべきである場合（ステップＳ３０４“ＹＥＳ”）、ステップＳ３０５に進み、それ以外の場合（ステップＳ３０４“ＮО”）、ステップＳ３０２に戻る。

ステップＳ３０５において、ワークフロー管理部２２は、インターロックを実行する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、ステップＳ３０２において受け付けた操作を無効化するとともに、当該操作を行った利用者の利用者端末装置３に“受け付けた操作がインターロックされた”旨を表示する。

ステップＳ３０６において、ワークフロー管理部２２は、経過情報３３（図４）に記録する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、例えばワークフロー“Ｗ０１”において、利用者“Ｐ○○○”が文書５に対する“修正”をインターロックされた旨を経過情報３３に記録する。

ステップＳ３０７において、ワークフロー管理部２２は、ワークフローを終了する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、最後の承認者の利用者端末装置３から、最後の承認者が文書５を承認（決裁）するのを受け付ける。その後、インターロック処理手順を終了する。

（テナント管理及びアクティベーションＩＤ）
ワークフロー管理部２２は、ワークフロー情報３１（図２）、インターロック情報３２（図３）、経過情報３３（図４）及び文書５をテナント２（利用者が属する組織）ごとに分割する。補助記憶装置１５は、例えば、テナント“Ａ社”に係るこれらの情報を記憶する領域Ａ、テナント“Ｂ社”に係るこれらの情報を記憶する領域Ｂ、・・・に分割されている。領域Ａ、領域Ｂ、・・・は、物理アドレス又は論理アドレスが異なる相互に排他的な領域である。ワークフロー管理部２２は、テナント２のそれぞれに対してアクティベーションＩＤを付与する。アクティベーションＩＤは、このような排他領域を一意に特定する識別子である。

通常、テナント２とそのテナント向けの排他領域とは、１対１に対応している。すなわち、テナントＩＤとアクティベーションＩＤとは、殆どの場合同義である。但し、１つのテナント２に対し複数の排他領域が対応する場合（クラウド）もあるので、両者は、区別される。

あるテナント２に属する利用者端末装置３からワークフロー管理装置１に対してなされるすべての操作には、このアクティベーションＩＤが付されている。ワークフロー管理装置１の入出力処理部２１及びワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤが特定する排他領域へのアクセスのみを許容し、その他の排他領域へのアクセスを無視、拒絶、又は、無効化する。このように、アクティベーションＩＤは、あたかもワークフロー管理装置１がテナント２ごとに存在しているような使用感を生み、複数のテナント２相互間のセキュリティを保証する。

ワークフロー管理部２２は、あるテナント２向けの排他領域をワークフローごとにさらに分割し、テナント２及びワークフローの組み合わせに対してアクティベーションＩＤを付与し、そのアクティベーションＩＤを、さらに分割した排他領域に関連付けてもよい。ワークフロー情報３１（図２）のアクティベーションＩＤは、そのような例である。

（ワークフロー参加処理手順）
図８は、ワークフロー参加処理手順のフローチャートである。
ステップＳ４０１において、ワークフロー管理装置１のワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤの発行要求を受け付ける。具体的には、ワークフロー管理部２２は、任意の利用者端末装置３から、アクティベーションＩＤを発行して欲しい旨の発行要求を受け付ける。この段階で、ワークフロー管理部２２は、当該利用者端末装置３が属するテナント２のテナントＩＤ、及び、当該テナント２が登録しているワークフローのフローＩＤを既知であるものとする。

ステップＳ４０２において、ワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤを発行する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、テナントＩＤとフローＩＤとの組み合わせに対しアクティベーションＩＤを発行し、起案者の利用者端末装置３に送信する。アクティベーションＩＤは、暗号化されていてもよいし、有効期限が設定されていてもよいし、随時変更可能なパスワードが付されていてもよい。その後、当該起案者が属するテナント２の利用者端末装置３は、発行された１又は複数のアクティベーションＩＤを共有することになる。

ワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤごとにワークフロー管理装置１の排他領域を設定する。リソースの有効活用、増加するデータ対応等の観点から、ワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤとある排他領域との関連付けを断ち、当該アクティベーションＩＤに対し別の排他領域を関連付けてもよい。

ステップＳ４０３において、ワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤを登録する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、発行したアクティベーションＩＤをワークフロー情報３１（図２）に記憶する。

ステップＳ４０４において、ワークフロー管理部２２は、利用者からアクセス要求を受け付けたか否かを判断する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、任意の利用者端末装置３から、ワークフロー管理装置１にアクセスしたい旨のアクセス要求を受け付けた場合（ステップＳ４０４“ＹＥＳ”）、ステップＳ４０５に進む。ワークフロー管理部２２は、それ以外の場合（ステップＳ４０４“ＮО”）、そのまま待機する。

ステップＳ４０５において、ワークフロー管理部２２は、アクティベーションＩＤを受け付ける。具体的には、ワークフロー管理部２２は、アクセス要求を送信した利用者端末装置３に対し、アクティベーションＩＤの入力を促し、当該利用者端末装置３から、これを受け付ける。

ステップＳ４０６において、ワークフロー管理部２２は、アクセスを許可するべきであるか否かを判断する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、以下の条件がすべて満たされているか否かを判断する。

・受け付けたアクティベーションＩＤが特定するテナントＩＤとフローＩＤとの組み合わせが、所属情報３４（図５）の同一レコードに登録されている、
・受け付けたアクティベーションＩＤ、及び、そのアクティベーションＩＤが特定するフローＩＤが、ワークフロー情報３１（図２）の同一レコードに登録されている。
・受け付けたアクティベーションＩＤが特定するフローＩＤを含むレコードがインターロック情報３２（図３）に登録されている。
・受け付けたアクティベーションＩＤを含むワークフロー情報３１のレコードが、アクセス要求を送信した利用者の起案者ＩＤ又は承認者ＩＤを含む。

ワークフロー管理部２２は、すべての条件が満たされている場合（ステップＳ４０６“ＹＥＳ”）、ステップＳ４０７に進み、それ以外の場合（ステップＳ４０６“ＮО”）、ステップＳ４０８に進む。

ステップＳ４０７において、ワークフロー管理部２２は、アクセスを許可する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、アクセス要求を送信した利用者端末装置３が、ステップＳ４０５において受け付けたアクティベーションＩＤが特定する排他領域へアクセスするのを許可する。その後、ワークフロー参加処理手順を終了する。“アクセス”するとは、その排他領域に記憶されている文書５に対する操作を行うこと、又は、その排他領域において、そのワークフローの各処理を行うことである。

ステップＳ４０８において、ワークフロー管理部２２は、アクセスを拒否する。具体的には、ワークフロー管理部２２は、アクセス要求を送信した利用者端末装置３がいずれかの排他領域へアクセスするのを拒否する。その後、ワークフロー参加処理手順を終了する。

（実施形態の効果）
本実施形態のワークフロー管理装置は、以下の効果を奏する。
（１）ワークフロー管理装置は、文書に対する操作をインターロックするか否かを判断することができる。
（２）ワークフロー管理装置は、操作の種類ごと、利用者ごとに、インターロックをするか否かを設定することができる。
（３）ワークフロー管理装置は、期間ごとに、インターロックをするか否かを設定することができる。
（４）ワークフロー管理装置は、文書に対する閲覧又は修正をインターロックすることができる。
（５）ワークフロー管理装置は、インターロックされたことを利用者に知らせることができる。
（６）ワークフロー管理装置は、セキュリティを担保したうえで、複数の組織によって使用され得る。

なお、本発明は前記した実施例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、前記した実施例は、本発明を分かり易く説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明したすべての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えることも可能である。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。

また、前記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウエアで実現してもよい。また、前記の各構成、機能等は、プロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することによりソフトウエアで実現してもよい。各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の記録装置、又は、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。
また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしもすべての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には殆どすべての構成が相互に接続されていると考えてもよい。

１ ワークフロー管理装置
２ テナント
３ 利用者端末装置
４ ネットワーク
５ 文書
１１ 中央制御装置
１２ 入力装置
１３ 出力装置
１４ 主記憶装置
１５ 補助記憶装置
１６ 通信装置
２１ 入出力処理部
２２ ワークフロー管理部
３１ ワークフロー情報
３２ インターロック情報
３３ 経過情報
３４ 所属情報

Claims (6)

1. 文書の起案から承認に至るワークフローであるワークフロー情報、及び、前記文書に対する操作をインターロックするか否かを予め設定するインターロック情報を受け付ける入出力処理部と、
   前記ワークフロー情報に基づく前記ワークフローの進行中において、前記文書に対する操作を受け付け、
   前記インターロック情報を参照し、前記受け付けた操作をインターロックするか否かを判断するワークフロー管理部と、
   前記ワークフロー情報、前記インターロック情報及び前記文書を、利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された異なる領域に記憶する記憶部と、
   を備え、
   前記ワークフロー管理部は、
   前記利用者に対し、当該利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された領域にのみアクセスし得る識別子であって、前記組織及び前記ワークフローの組み合わせを一意に特定する識別子を発行すること、
   を特徴とするワークフロー管理装置。
2. 前記インターロック情報は、
   操作の種類ごと、かつ、利用者ごとに、インターロックするか否かを設定していること、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理装置。
3. 前記インターロック情報は、
   期間ごとに、インターロックするか否かを設定していること、
   を特徴とする請求項２に記載のワークフロー管理装置。
4. 前記インターロック情報は、
   インターロックする操作として、前記文書に対する閲覧又は修正を設定していること、
   を特徴とする請求項３に記載のワークフロー管理装置。
5. 前記ワークフロー管理部は、
   前記操作をインターロックする場合、当該操作を要求した利用者に対して、当該操作がインターロックされた旨を表示すること、
   を特徴とする請求項４に記載のワークフロー管理装置。
6. ワークフロー管理装置の入出力処理部は、
   文書の起案から承認に至るワークフローであるワークフロー情報、及び、前記文書に対する操作をインターロックするか否かを予め設定するインターロック情報を受け付け、
   前記ワークフロー管理装置のワークフロー管理部は、
   前記ワークフロー情報に基づく前記ワークフローの進行中において、前記文書に対する操作を受け付け、
   前記インターロック情報を参照し、前記受け付けた操作をインターロックするか否かを判断し、
   前記ワークフロー管理装置の記憶部は、
   前記ワークフロー情報、前記インターロック情報及び前記文書を、利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された異なる領域に記憶しており、
   前記ワークフロー管理部は、
   前記利用者に対し、当該利用者が属する組織ごと、かつ、前記ワークフローごとに分割された領域にのみアクセスし得る識別子であって、前記組織及び前記ワークフローの組み合わせを一意に特定する識別子を発行すること、
   を特徴とするワークフロー管理方法。
   

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