JP2002230249A

JP2002230249A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JP2002230249A
Application number: JP2001023935A
Authority: JP
Inventors: Youshiyu Minami; 洋守南
Original assignee: Hitachi Information Technology Co Ltd
Current assignee: Hitachi Information Technology Co Ltd
Priority date: 2001-01-31
Filing date: 2001-01-31
Publication date: 2002-08-16

Abstract

(57)【要約】【課題】承認ルートの構成員による承認申請情報への
アクセスを容易としたワークフローシステムを提供す
る。【解決手段】本ワークフローシステムは、少なくとも
承認ルートを格納するワークフローサーバ５と、各構成
員（起案者１、中間決裁者２、決裁者３）のそれぞれに
割り当てられた携帯端末１１、２１、３１および固定端
末１２、２２、３２とを備える。起案者１の携帯端末１
１から携帯端末サーバ４を介してまたは固定端末１２か
ら送信された承認申請情報は、ワークフローサーバ５の
参照テーブル６に格納された承認ルートに基づいて、対
応する中間決裁者２に割り当てられた携帯端末２１およ
び固定端末２２に並行して送信され、同様にして中間決
裁者２から決裁者３に承認申請情報が送信され、決裁を
受ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、決裁の承認ルート
等を格納するサーバを用いて、起案者の端末から承認申
請情報を対応する決裁者の端末に送信して決裁を受ける
ようにしたワークフローシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来から、私企業や官公庁などの組織に
おいては、一般に、稟議における決裁は、記録性を重視
するものほど書類のやりとりで行われる傾向にある。ま
た、迅速性を要するものは、電話やファクシミリのやり
とりで行われることもある。しかしながら、書類のやり
とりでは物理的な授受が伴うため、合議や決裁に携わる
人間が多いほど、意志決定に時間がかかり迅速性に欠け
る。一方、電話のやりとりは迅速性はあるものの記録が
残らず、重要な案件ほど電話でのやりとりは敬遠され
る。ファクシミリも電話と同様に迅速性はあるが、ファ
クシミリは一般に共有資産として使われているため、情
報の漏洩のポテンシャルがある。このように、書類や口
頭による事務の遂行は、迅速性あるいは機密性において
十分とはいえない面がある。

【０００３】そこで、近年、この種の決裁を、グループ
ウエアと呼ばれるコンピュータソフトウエアを用いて、
ネットワークに接続されたパソコン等の端末を介して処
理することが提案されている。

【０００４】例えば、特開平１１−２７２７６９号公報
には、電子伝票承認機能を備えたコンピュータシステム
に係る技術が開示されている。このシステムは、電子伝
票の承認処理の信憑性を高めるため、承認要求が送信さ
れた場合に、先ず承認者のＩＤコード及びパスワードが
登録されているかどうかを判定し、登録されていると判
定された場合に、続いて対応する承認者に承認権限があ
るか否かを判定し、承認権限があると判定された場合に
は、その承認者に承認操作を行わせ、その承認／否認情
報を基に電子伝票ファイルに承認マーク又は否認マーク
を書き込むようにしたものである。

【０００５】また、特開平１０−９１７０４号公報に
は、ワークフロー制御装置に係る技術が開示されてい
る。この装置は、ワークフロー上で担当者の手作業に依
存していた各種作業を削減するため、予め登録された伝
票の回覧順序を組織上の役割名に基づいて管理する回覧
順序管理手段と、担当者から伝票の発行又は承認がある
と回覧順序管理手段から回覧先の役割名を取得して当該
伝票の宛先を役割名にて設定する宛先設定手段と、宛先
設定手段によって役割名にて宛先の設定がなされた伝票
を役割名に基づいて管理する伝票管理手段とを備えるも
のである。

【０００６】さらに、特開平１０−３２２３８３号公報
には、電子文書の回覧・承認ルート設定システムに係る
技術が開示されている。このシステムは、ルートの誤設
定を防止すると共に、関係者全員が関与する必要もな
く、しかも事前設定やメンテナンスの容易なシステムを
提供するため、文書の種別毎に定めた役職名によるルー
トを格納するルート情報テーブルと、構成員毎に当該構
成員の氏名、役職名及びその上司情報を含む各個人情報
を格納する個人情報テーブルと、両テーブルから役職名
ルートに個人名を当てはめ、具体的ルートを確定する手
段とを有するものである。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】このように、従来、決
裁（承認）を迅速かつ容易に行うためのコンピュータネ
ットワークを利用したシステムが種々提案されている
が、実のところ、これらのシステムは常に迅速性を発揮
するとは限らない。これは、例えば、承認ルートの構成
員が離席中あるいは出張中の場合のように、当該システ
ムを利用できる環境下にいつもいるとは限らないからで
ある。また、これらのシステムは、一般的には構成員が
ネットワーク端末を見るという能動的なアクションを行
わなければならないため、ある構成員が承認申請情報を
送信したとしても、対応する構成員が即座に端末に向か
ってその承認申請情報について処理を行うという可能性
は必ずしも高いとはいえないという問題があった。

【０００８】従って本発明の目的は、承認ルートの構成
員による承認申請情報へのアクセスを容易としたワーク
フローシステムを提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的は、少なくとも
承認ルートを格納するサーバと、複数の構成員にそれぞ
れ割り当てられ前記サーバを介して情報の授受を行う端
末とを備えたワークフローシステムであって、前記構成
員に複数の端末を割り当て、一構成員の端末から送信さ
れた承認申請情報が、前記サーバの承認ルートに基づい
て対応する構成員に割り当てられた複数の端末に送信さ
れるようにしたワークフローシステムにより、達成され
る。

【００１０】ここで、前記複数の端末は、携帯端末およ
び固定端末を含むことができる。また、前記承認申請情
報は、前記複数の端末に並行して送信されることが好ま
しい。前記承認申請情報に対する処理が否認または保留
とされたときは、前記承認ルートにおける少なくとも直
前の構成員の端末に前記否認または保留とされたことを
自動的に通知するように構成することができる。また、
前記サーバを介して前記構成員の処理の進捗状況または
前記構成員の書き込んだコメントについて、検索、編集
およびレポート出力の少なくとも一つを行うことができ
る。

【００１１】また、本発明に係るワークフローシステム
は、承認ルートを格納するサーバと、複数の構成員の各
端末とをネットワークを介して接続したワークフローシ
ステムであって、前記構成員に複数の端末を割り当て、
一構成員の端末から送信された承認申請情報が、前記サ
ーバの承認ルートに基づいて対応する構成員の複数の端
末に管理ＩＤとともに送信される。ここで、前記承認申
請情報が前記複数の端末の一つにおいて処理されたとき
は、前記管理ＩＤに基づいて、残りの端末に係る前記承
認申請情報について対応不要処置をとることができる。
この対応不要処置は、例えば、前記残りの端末に係る承
認申請情報の削除、既読状態化または処理済化である。

【００１２】さらに、本発明に係るネットワークシステ
ムは、複数の端末から構成される端末群を複数接続して
構成したネットワークシステムにおいて、一つの端末群
に含まれる端末からの情報が管理ＩＤとともに別の端末
群を構成する複数の端末に並行して送信されるように構
成され、前記情報が前記複数の端末の一つにおいて処理
されたときは、前記管理ＩＤに基づいて、残りの端末に
係る前記情報について対応不要処置をとるものである。
このように構成することにより、承認ルートの構成員に
よる承認申請情報へのアクセスを容易とすることができ
る。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、図面に従って本発明の実施
例を詳細に説明する。図１は本発明に係るワークフロー
システムの一実施例を示す図で、同図（ａ）はブロック
構成図、（ｂ）は概念図である。図１（ａ）に示すよう
に、起案者１は、まず中間決裁者２に対して承認申請を
行う。中間決裁者２は、この承認申請に対して決裁を行
い、それを否認または保留としたときは起案者１にその
旨返答し、承認したときは決裁者３に更なる承認申請を
行う。決裁者３は、中間決裁者２からの承認申請に対し
て決裁を行い、その結果として承認、否認または保留を
起案者１および中間決裁者２に返答する。次に、本発明
に係る具体的システムについて、図１（ｂ）を用いて説
明する。

【００１４】本システムは、図１（ｂ）に示すように、
起案者１、中間決裁者２および決裁者３を構成員として
おり、各構成員にはそれぞれ複数の端末が割り当てられ
る。ここで、複数の端末は、例えば、携帯端末と固定端
末を含むようにすることができるが、複数の携帯端末の
みあるいは複数の固定端末のみであってもよい。例え
ば、携帯端末としては携帯電話を、固定端末としてはデ
スクトップ型パソコンを用いることができるが、これに
限定されることはない。図示のように、起案者１には携
帯端末１１および固定端末１２が、中間決裁者２には携
帯端末２１および固定端末２２が、そして決裁者３には
携帯端末３１および固定端末３２がそれぞれ割り当てら
れる。従って、各構成員は、机に向かっているときは机
上の固定端末１２、２２、３２を操作することができ、
外出中は携帯端末１１、２１、３１を操作することがで
きる。携帯端末１１、２１、３１はネットワークを介し
て携帯端末サーバ４に接続され、また固定端末１２、２
２、３２は同様にネットワークを介してワークフローサ
ーバ５に接続される。ワークフローサーバ５は、携帯端
末サーバ４と接続されるとともに、各種情報を記録した
参照テーブル６を格納している。この参照テーブル６
は、次に説明する図２〜図６に示す各種テーブルを含む
ものである。

【００１５】図２は、Ａ製品見積提出金額の判定テーブ
ルの一例を示す図である。本判定テーブルは、図示のと
おり、４つの承認ルートを備える。ルート１は、Ａ製品
見積提出金額十万円未満で、決裁ワークフロー上の役割
は、担当・主任がＣ（決裁）である。ルート２は、同見
積提出金額百万円未満で、役割は、担当・主任がＡ（起
案）、課長がＣ（決裁）である。ルート３は、同見積提
出金額千万円未満で、役割は、担当・主任がＡ（起
案）、課長がＢ（中間決裁）、部長がＣ（決裁）であ
る。ルート４は、同見積提出金額千万円以上で、役割
は、担当・主任がＡ（起案）、課長および部長がＢ（中
間決裁）、社長がＣ（決裁）である。このように、本テ
ーブルの見積金額の規模をベースに承認ルートが決定さ
れる。

【００１６】図３は、Ａ製品見積提出決裁ワークフロー
テーブルの一例を示す図である。図示のように、ルート
１の場合は、担当・主任が起案し、決裁（承認）する。
ルート２の場合は、担当・主任が起案し、課長が決裁
（承認）する。決裁（承認）あるいは否認・保留の決裁
結果は担当・主任に返信される。ルート３の場合は、担
当・主任が起案し、課長および部長が順に決裁（承認）
する。決裁（承認）あるいは否認・保留の決裁結果は課
長、担当・主任にそれぞれ返信される。ルート４の場合
は、担当・主任が起案し、課長、部長および社長が順に
決裁（承認）する。決裁（承認）あるいは否認・保留の
決裁結果は部長、課長、担当・主任にそれぞれ返信され
る。このように、本テーブルには、各ルートにおけるワ
ークフローが格納されている。

【００１７】図４は、Ａ製品関連者名簿テーブルの一例
を示す図である。図示のように、各構成員についてそれ
ぞれ氏名が格納されている。本テーブルによりワークフ
ロー上の誰に情報が送信されるのかを決定する。図５
は、Ａ製品関連者携帯端末アドレステーブルの一例を示
す図である。図示のように、各構成員の氏名に対応して
携帯端末アドレス（電子メールアドレス）が格納されて
いる。これにより携帯端末に情報が送信される。図６
は、Ａ製品関連者固定端末アドレステーブルの一例を示
す図である。図示のように、各構成員の氏名に対応して
固定端末アドレス（電子メールアドレス）が格納されて
いる。これにより固定端末に情報が送信される。

【００１８】このように構成されたワークフローシステ
ムにおいて、例えば、図１（ｂ）に示す起案者１の携帯
端末１１から送信された承認申請情報は、携帯端末サー
バ４を介してワークフローサーバ５に伝達される。承認
申請情報を受信したワークフローサーバ５は、参照テー
ブル６を用いて承認ルートを割り出し、この場合は、対
応する中間決裁者２の携帯端末２１および固定端末２２
に承認申請情報を送信する。中間決裁者２は、携帯端末
２１または固定端末２２を操作し、承認申請情報に対し
て決裁を行う。その決裁の結果は、携帯端末サーバ４を
介してまたは直接ワークフローサーバ５に送信され、参
照テーブル６を用いて再び承認ルートを割り出す。そし
て、決裁結果が否認または保留の場合はその旨が起案者
１の携帯端末１１および固定端末１２に、また承認の場
合は承認申請情報が決裁者３の携帯端末３１および固定
端末３２に送信される。決裁者３は、携帯端末３１また
は固定端末３２を操作し、承認申請情報に対して決裁を
行う。その決裁の結果は、携帯端末サーバ４を介してま
たは直接ワークフローサーバ５に送信され、参照テーブ
ル６を用いて、起案者１の携帯端末１１および固定端末
１２並びに中間決裁者２の携帯端末２１または固定端末
２２に送信される。なお、上述の承認申請情報あるいは
決済結果の送信は、対応する携帯端末および固定端末に
並行して行うことが好ましい。

【００１９】図７は、承認申請情報の送信を携帯端末と
固定端末に並行して行う際の処理について説明するため
の図である。まず、起案者７０が起案した案件は、携帯
端末７１から携帯端末サーバ７３を介してまたは固定端
末７２から直接ワークフローサーバ７４に届けられる。
ワークフローサーバ７４は、決裁の条件（例えば金額別
決裁者割り当て）を判定し（ステップ７５）、続いて承
認ルートを判定する（ステップ７６）。この際、ワーク
フローサーバ７４は複数の端末に並行して情報を送るた
め、重複して送信される情報を管理するために、配信さ
れる情報には管理ＩＤを発行する（ステップ７７）。

【００２０】この管理ＩＤとしては、例えば承認申請の
案件番号を用いることができる。ワークフローサーバ７
４は携帯端末サーバ７３を介して又は直接、先に判定し
た承認ルートに基づいて自動的に、対応する決裁者８０
の携帯端末８１および固定端末８２に並行して承認申請
情報を送信する。

【００２１】ここで、決裁者８０が固定端末８２よりも
先に携帯端末８１で承認処理をした場合、ワークフロー
サーバ７４は、管理ＩＤを含む処理情報を基に、固定端
末８２へ配信するために蓄積していた承認申請情報につ
いて対応不要処置をとる。逆に、決裁者８０が携帯端末
８１よりも先に固定端末８２で承認処理をした場合、ワ
ークフローサーバ７４は先と同様にして、管理ＩＤを含
む処理情報を基に、携帯端末８１へ配信するために蓄積
していた承認申請情報について対応不要処置をとる。こ
の対応不要処置は、例えば、承認申請情報の消し込み
（削除）、既読処理化、あるいは処理済化であり、その
ような処置がとられた場合は、その旨を携帯端末８１ま
たは固定端末８２に自動配信する。

【００２２】そして、決裁者８０の決裁結果も、上記と
同様にして、携帯端末サーバ７３またはワークフローサ
ーバ７４を介して、起案者７０の携帯端末７１および固
定端末７２に並行して送信される。ここで、上記のよう
な重複情報の通知の要否、および通知要の場合における
重複情報の削除、既読処理化、あるいは処理済化の選択
は、ユーザが予め設定することができるようにされてい
る。

【００２３】図８は、決裁者が携帯端末を用いて承認、
否認または保留の処理を行う場合の重複情報（データ）
の処理方法について説明するための図である。まず、決
裁者は予め、重複した情報の処置を、（ア）蓄積メール
の削除、（イ）蓄積メールの既読表示、（ウ）蓄積メー
ルに加えて処理済であることを知らせるメールの配信、
のうちのいずれかを選択して、ワークフローサーバ７４
に設定する。いま、決裁者が携帯端末８１で承認、否認
または保留の処理をした場合、ワークフローサーバ７４
はその処理を受信すると、管理ＩＤを基に重複情報の処
置を実行する（ステップ８３）。即ち、携帯端末８１と
並行して送信した固定端末８２への通知を、自動削除
（ア）、既読表示（イ）、または処理済（ウ）のいずれ
かの処置とする。これにより、重複送信された承認申請
情報は、設定（ア）の場合はその情報が削除されており
固定端末８２のメール画面には見えない。設定（イ）の
場合は既読として見える。設定（ウ）の場合はメールに
処理済の通知が届く。

【００２４】図９は、決裁者が固定端末を用いて承認、
否認または保留の処理を行う場合の重複データの処理方
法について説明するための図である。決裁者が固定端末
８２を用いて承認、否認または保留の処理をした場合、
ワークフローサーバ７４はその処理を受信すると、管理
ＩＤを基に重複情報の処置を実行し（ステップ９１）、
その案件は処理済みであるという追加メールを、携帯端
末サーバ７３を介して携帯端末８１へ発信する（ステッ
プ９２）。これにより、決裁者の携帯端末８１には処理
済の通知が届く。

【００２５】図１０は、サーバへのコメントの書き込
み、閲覧を説明するための図である。図のように、承認
ルートの構成員である担当・主任、課長、部長および社
長は、承認の際にコメントを、携帯端末サーバ７３を介
して携帯端末から、あるいは固定端末から入力すること
により、ワークフローサーバ７４に残すことが可能であ
り、各構成員はそのコメントをサーバ７４上で共有する
ことができる。また、そのコメントは特定の構成員だけ
に公開するように設定することができる。また、承認ル
ートの構成員は、ワークフローサーバ７４に書き込まれ
たコメントだけでなく、稟議の進捗状況を検索し閲覧す
ることも可能である。

【００２６】図１１は、サーバにおける各種データの編
集と出力を説明するための図である。図のように、ワー
クフローサーバ７４は、蓄積した情報を編集し、管理レ
ポートを出力することができる。管理レポートは、例え
ば承認案件一覧１１１、否認案件一覧１１２、保留案件
一覧１１３、起案者別案件一覧１１４、金額順稟議承認
一覧、起案期日順稟議承認一覧等である。

【００２７】このように本発明では、構成員に複数の端
末を割り当て、情報を複数の端末に送信するので、構成
員は複数の端末のいずれかにアクセスすることができ、
これにより迅速に判断を仰げるので、スピーディに決裁
を受けることができる。また、案件を起案者別、起案種
別、日付け別など多角的な面から管理することができ、
構成員による情報の共有化が可能である。

【００２８】

【発明の効果】本発明によれば、承認ルートの構成員に
よる承認申請情報へのアクセスを容易としたワークフロ
ーシステムを得ることができ、承認業務を迅速に行うこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係るワークフローシステムの一実施例
を示す図で、（ａ）はブロック構成図、（ｂ）は概念図
である

【図２】見積提出金額の判定テーブルの一例を示す図で
ある。

【図３】見積提出決裁ワークフローテーブルの一例を示
す図である。

【図４】関連者名簿テーブルの一例を示す図である。

【図５】携帯端末アドレステーブルの一例を示す図であ
る。

【図６】固定端末アドレステーブルの一例を示す図であ
る。

【図７】承認申請情報の送信を携帯端末と固定端末に並
行して行う際の処理について説明するための図である。

【図８】決裁者が携帯端末を用いて承認、否認または保
留の処理を行う場合の重複データの処理方法について説
明するための図である。

【図９】決裁者が固定端末を用いて承認、否認または保
留の処理を行う場合の重複データの処理方法について説
明するための図である。

【図１０】サーバへのコメントの書き込み、閲覧を説明
するための図である。

【図１１】サーバにおける各種データの編集と出力を説
明するための図である。

【符号の説明】

１起案者２中間決裁者３決裁者４携帯端末サーバ５ワークフローサーバ６参照テーブル１１、２１、３１携帯端末１２、２２、３２固定端末

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】少なくとも承認ルートを格納するサーバ
と、複数の構成員にそれぞれ割り当てられ前記サーバを
介して情報の授受を行う端末とを備えたワークフローシ
ステムであって、前記構成員に複数の端末を割り当て、
一構成員の端末から送信された承認申請情報が、前記サ
ーバの承認ルートに基づいて対応する構成員に割り当て
られた複数の端末に送信されることを特徴とするワーク
フローシステム。
【請求項２】前記複数の端末が、携帯端末および固定
端末を含むことを特徴とする請求項１記載のワークフロ
ーシステム。
【請求項３】前記承認申請情報が、前記複数の端末に
並行して送信されることを特徴とする請求項１または２
記載のワークフローシステム。
【請求項４】前記承認申請情報に対する処理が否認ま
たは保留とされたときは、前記承認ルートにおける少な
くとも直前の構成員の端末に前記否認または保留とされ
たことを自動的に通知することを特徴とする請求項１〜
３のいずれかに記載のワークフローシステム。
【請求項５】前記サーバを介して前記構成員の処理の
進捗状況または前記構成員の書き込んだコメントについ
て、検索、編集およびレポート出力の少なくとも一つを
行い得ることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記
載のワークフローシステム。
【請求項６】承認ルートを格納するサーバと、複数の
構成員の各端末とをネットワークを介して接続したワー
クフローシステムであって、前記構成員に複数の端末を
割り当て、一構成員の端末から送信された承認申請情報
が、前記サーバの承認ルートに基づいて対応する構成員
の複数の端末に管理ＩＤとともに送信されることを特徴
とするワークフローシステム。
【請求項７】前記承認申請情報が前記複数の端末の一
つにおいて処理されたときは、前記管理ＩＤに基づい
て、残りの端末に係る前記承認申請情報について対応不
要処置がとられることを特徴とする請求項６記載のワー
クフローシステム。
【請求項８】前記対応不要処置が、前記残りの端末に
係る承認申請情報の削除、既読状態化または処理済化で
あることを特徴とする請求項７記載のワークフローシス
テム。
【請求項９】複数の端末から構成される端末群を複数
接続して構成したネットワークシステムにおいて、一つ
の端末群に含まれる端末からの情報が管理ＩＤとともに
別の端末群を構成する複数の端末に並行して送信される
ように構成され、前記情報が前記複数の端末の一つにお
いて処理されたときは、前記管理ＩＤに基づいて、残り
の端末に係る前記情報について対応不要処置がとられる
ことを特徴とするネットワークシステム。