JPH11175644A - 共通のデータベースを持たないワークフローを実現するための制御システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 互いに共通のデータベースを持つことができ
ない環境においてもワークフローを実現すること。 【解決手段】 ネットワークを介して複数の作業者にデ
ータを回覧することにより事前に定義された作業を実行
するワークフローの制御システムであって、共通のデー
タベースを持つデータベースドメインＡと共通のデータ
ベースを持たないドメインＢとの間のワークフローを実
行する際に、メールの送受信をなすインタフェース２０
６をデータベースドメインＡに設け、インターフェース
２０６は、メールにワークフロー情報を付加するととも
にワークフロー情報を解読し、ワークフロー制御エンジ
ン２０７に情報を伝達する機能を有し、ワークフロー制
御エンジン２０７は、共通のデータベースを持たないド
メインＢからのメールに基づいてデータベースの情報を
更新するとともに定義されたワークフローを順次実行す
ること。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムの制御技術に関し、特に、共通のデータベースを持
つことが不可能な環境におけるグループまたは作業者間
でワークフローシステムを実現するのに有効な技術であ
る。

【０００２】

【従来の技術】たとえば、保険・金融業における審査シ
ステム、製造業における受注−出荷システム、伝票審査
業務、共同設計業務等のように、産業分野には、多数の
作業者の参加によってデータの入力、編集や認証、管理
等を遂行する作業形態が存在する。最近では、このよう
な作業形態をコンピュータネットワークを介して遂行さ
せることにより、作業完了までの時間短縮、作業工数の
削減を図る、いわゆるワークフローシステムが用いられ
るに至っている。しかしながら、従来のワークフローシ
ステムでは、共通のデータベースにアクセスできるグル
ープ、作業者だけに対してしか事前にワークフローを定
義できなかった。

【０００３】したがって、データベースにアクセスでき
る作業者とアクセスできない作業者間で作業を進める場
合、自動化された経路からワークフローを定義すること
ができない経路への作業情報の伝達は、作業者が手動で
行わなければならなかった。このような場合には作業情
報の伝達速度および情報伝達経路の不確実性が問題とな
り、効率的なワークフローシステムの構築を図ることが
難しかった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の技術では、共通
のデータベースを持たないグループ、作業者に対して事
前に回覧ルートを登録し、作業を自動化することができ
なかった。したがって、従来のワークフローシステムで
は、作業者が必要に応じて共通のデータベースを持たな
い作業者に対して、電話、ＦＡＸ等の手段を使って作業
を指示していた。

【０００５】この結果、ワークフローを定義できない経
路上に存在する作業者に対して、作業指示、作業状況の
把握等に支障を来たす場合があった。

【０００６】また、共通のデータベースを持たない作業
者からの応答についても、必ず応答があるというワーク
フローでもなかったし、その応答結果を共通のデータベ
ースを持つ作業者間のワークフローシステムに取り込ん
でもいなかった。

【０００７】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
に、本発明は主として次のような構成を採用する。

【０００８】ネットワークを介して複数の作業者にデー
タを回覧することにより事前に定義された作業を実行す
るワークフローの制御システムであって、共通のデータ
ベースを持つデータベースドメインと共通のデータベー
スを持たないドメインとの間のワークフローを実行する
際に、メールの送受信をなすインタフェースを前記デー
タベースドメインに設け、前記インターフェースは、前
記メールにワークフロー情報を付加するとともに前記ワ
ークフロー情報を解読し、ワークフロー制御エンジンに
情報を伝達する機能を有し、前記ワークフロー制御エン
ジンは、共通のデータベースを持たないドメインからの
メールに基づいて前記データベースの情報を更新すると
ともに定義されたワークフローを順次実行するワークフ
ローの制御システム。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態を図面を
参照しながら詳細に説明する。

【００１０】図１は、ワークフローが実行されるルート
を示す。１０１から１０４はワークフローに参加する作
業者をあらわす。ノード１において作業が完了した場
合、ワークフロー制御エンジンは処理をノード２、ノー
ド３へ渡す。同様にして、ノード２で作業が完了した場
合、ワークフロー制御エンジンは処理をノード４へ渡
し、ノード３で作業が完了した場合も、処理がノード４
へ渡される。ノード１とノード２、およびノード２とノ
ード４の間は点線で表され、共通のワークフローデータ
ベースを参照できないことを示す。点線で表されるグル
ープまたは作業者に対しても、ワークフローを定義でき
て、共通のワークフローデータベースを参照できるグル
ープに部分的に取り込み得るのが本発明の実施形態に係
る特徴である。

【００１１】図２は、共通のデータベースを持たない環
境におけるワークフローシステムについての図である。
２０１，２０２は互いに共通のデータベースを持つこと
が不可能なドメインを示す。２０３，２１０，２１１，
２１２は各ドメイン内の作業者を示す。２０４はドメイ
ンＢ内でメールの授受を行うアプリケーションを示す。
２０５はインタフェースが使用するメールＡＰＩ（Ａｐ
ｐｌｉｃａｔｉｏｎＰｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ Ｉｎｔｅ
ｒｆａｃｅ）を示す。２０６は共通のデータベースを参
照することが不可能な作業者に対して、図１の事前に定
義された回覧ルートに基づき、ワークフロー情報を付加
したメールの送受信を行うインタフェースを示す。

【００１２】従来のワークフローシステムにおいても、
メールを送信するだけのインタフェースは存在したが、
ワークフローシステムを実現するための情報を含んでい
るものは見受けられなかった。具体的にこの部分の動作
を見れば次のようになる。図３、図４の情報を参照した
ワークフロー制御エンジンがメール送信の必要ありと判
断を下した場合、この命令はインタフェース２０６へ伝
達される。インタフェース２０６は、この情報および図
３、図４の各情報を参照して図５の各レコードを作成す
る。このレコードには送信元のノードとその作業状況、
受信先とそのノードの作業状況が格納される。このメー
ルを受信、作業実行した作業者は作業状況のレコードを
更新しインタフェース部に返信する。

【００１３】インタフェースはこの送信者の作業状況を
確認し、必要があればデータベースを更新した後、制御
をワークフロー制御エンジンに渡す。２０７はワークフ
ローの制御エンジンを示す。２０８はワークフローの定
義情報、および各ノード、案件の処理情報が格納される
データベースを示す。２０９は作業者とワークフロー制
御エンジンを結ぶユーザーアプリケーションである。前
記ユーザアプリケーションは、ワークフローの進捗状
態、作業の期限、承認等のワークフローの実情をビジュ
アルに表示する機能を果たすものである。

【００１４】ワークフロー制御エンジンは、ある参照間
隔で後述の図３、図４、図６のワークフロー定義情報、
トランザクション、ワークフロー管理フローを参照し、
次のノードがワークフローのデータベースにアクセスで
きない場合には図５のワークフロー管理情報をメールに
付加し、図７の送信フローに基づきその作業者に対して
メールを送信し作業を指示する。

【００１５】図２の２０４を通じてメールを送信された
２０１のドメインＢの作業者２０３は、自分の作業が終
了した場合、２０６に対してメールを返信する。返信さ
れたメールは２０６において図８のメール受信フローに
基づきワークフロー制御エンジン２０７によりデータベ
ース２０８のデータが更新される。

【００１６】図３は、ワークフローのルートを事前に定
義するためのテーブルの一例である。図２のワークフロ
ー制御エンジンは、このテーブルを参照することによ
り、あるノードで作業が完了した場合、次にどのノード
を開始するか判断することができる。３０１はノード名
を示す。３０２は３０１の次のノード名を示す。３０３
はワークフローデータベースにアクセスできるか否かを
示すフラグであり、このフラグに可否が書き込まれてい
た場合、ワークフロー制御エンジンはメールによりワー
クフローの実行を制御する。３０４は、３０３が不可の
場合にメールを受信するノードのメールアドレスを示
す。

【００１７】図４は、各案件および各ノードでの作業状
況を記述したテーブルの一例であり、図２のデータベー
ス２０８に格納される。作業者が何らかの作業を実行し
た場合、図２のワークフローアプリケーション２０９ま
たはインタフェース２０６を通じて、作業変更内容がワ
ークフロー制御エンジン２０７に対して渡され、ワーク
フロー制御エンジン２０７はデータベース２０８に更新
を反映する。４０１は案件の処理番号を、４０２は案件
名を、４０３は各ノード名を、４０４は各ノードにおけ
る作業状況を示す。

【００１８】図５は、共通のデータベースを持たないド
メイン間でワークフローを実行する際に、メールに添付
されるワークフロー情報を示すテーブルである。図３お
よび図４を参照したワークフロー制御エンジン２０７が
図１の作業者Ｂ、１０２に対してメールの送付を図２の
インタフェース２０６に命令する。

【００１９】命令を受け取ったインタフェース２０６
は、図２のドメインＢの作業者Ｂ２０３に対し、ワーク
フロー情報を付加したメールを送信する。５０１は送信
側のノードを、５０２は送信側ノードの作業状況を、５
０３は受信側のノードを、５０４は受信側ノードの作業
状況を示す。５０４はメールを受信した作業者が、作業
完了した際に更新するレコードである。作業を完了した
作業者は、図２のドメインＡのインタフェース２０６に
対してメールを送信する。インタフェース部分で作業の
更新がワークフロー制御エンジン２０７に対して伝えら
れ、情報を受け取ったワークフロー制御エンジンはデー
タベース２０８を更新する。

【００２０】この後、ワークフロー制御エンジンは再び
図３および４を参照し、図１のノード２の次の作業者で
あるノード４の作業者Ｄ１０４に対して作業の命令を出
す。

【００２１】図５に示された、メールに付加されるワー
クフロー情報はインターフェース２０６によって作成さ
れ解読され、作業者Ｂの作業が最終的にデータベースを
更新することになるが、インターフェース２０６は、セ
キュリティを強化するために、図２のドメインＢの作業
者に対してデータベース２０８を公開しないような機能
を具備させることができる。

【００２２】図６は共通のデータベースを持たない作業
者間でワークフローを実行するためのインタフェースを
持つワークフローの制御フローである。ワークフロー制
御エンジン２０７は６０２で定期的に図４のトランザク
ションのレコード４０３、４０４を参照し、６０３で状
態が変化したノードを発見した場合６０４を実行する。
６０４ではそのノードが完了しているか判定する。

【００２３】完了していなかった場合、制御は再び６０
２に戻る。６０４で４０４から完了しているノードを発
見した場合、ワークフロー制御エンジン２０７は、図３
の定義情報のレコード３０１および３０２を参照し、６
０５でそのノードの次のノードが存在するか判定する。
ノードがなかった場合、ワークフロー制御エンジン２０
７は当該案件の処理を終了する。６０５で次のノードが
あった場合、ワークフロー制御エンジン２０７は、６０
６で図３のレコード３０３を参照し、そのノードがワー
クフローデータベースにアクセスできるか否かを判定す
る。

【００２４】サーバーアクセス可能な場合には図２の２
０９を通じて６０７の処理が実行され、２０７のワーク
フロー制御エンジンを通じて２０８において６０８のト
ランザクション更新が実行される。一方、６０６におい
てサーバーアクセスが不可である場合、ワークフロー制
御エンジンは６０９において図２のインタフェース２０
６を呼び出し、その作業者に対してワークフロー情報を
付加した作業指示のメールを送信する。この後６１０に
おいてワークフロー制御エンジンは図４のトランザクシ
ョンを更新し、そのノードの作業状況を実行中に書き換
える。６０８または６１０を通過した後６１３で停止要
求を判定し、処理を継続する場合は６０２に戻る。

【００２５】図７はメール送信時のインタフェースの制
御フローである。インタフェース２０６のメール送信フ
ローは７０１で開始され、７０２でワークフロー制御エ
ンジン２０７からのメール送信命令６０９があるかどう
かを判定する。命令があった場合、インタフェース２０
６は７０３，７０４で図３のワークフロー定義情報のレ
コード３０１，３０２および図４のトランザクションの
レコード４０３，４０４を参照し、図５のレコード５０
１，５０２，５０３，５０４を作成する。作成された情
報は７０５でメールに添付される。７０６でメールを受
信する作業者の作業状況が更新され、７０７で図２のメ
ールＡＰＩ２０５を通じて作業者に送信される。

【００２６】図８はメール受信時のインタフェースの制
御フローである。インタフェースはワークフロー制御エ
ンジンに対し、図４のトランザクションのレコード４０
１，４０２，４０３，４０４の参照を要請し、送信の際
に更新された図１の１０２の作業者Ｂの作業状況を確認
する。８０３で返信されてきた図５のメールのワークフ
ロー情報におけるレコード５０４が更新されているか判
定し、更新されていた場合、インタフェースはワークフ
ロー制御エンジンに対してデータベース更新命令を出
す。ワークフロー制御エンジンは、この命令に基づきデ
ータベースを更新し、図３、図４の定義情報およびトラ
ンザクションのレコード３０１，３０２，４０３，４０
４参照し、共通のデータベースを参照できない作業者の
作業が完了したことを確認した後、次の作業者に作業を
開始させる。

【００２７】以上説明したように、本発明の実施形態は
次のような機能、作用を奏するものを含むものである。

【００２８】情報ネットワークを介して複数の作業者に
データを回覧することにより、事前に定義された作業を
遂行するワークフローシステムにおいて、ワークフロー
システムの管理者が、共通のデータベースを持たないグ
ループに対しても、ワークフローシステムの構築を可能
にしたシステムである。

【００２９】このように、ワークフロー情報の付加、送
信、解読の制御を行うインタフェースを使用し、定義さ
れた情報をもとに、前述のグループ、作業者に対しワー
クフローの実行を可能にしている。

【００３０】

【発明の効果】本発明のワークフローシステムの制御方
法によれば、互いに共通のデータベースを持つことがで
きない環境においてワークフローを実現することができ
る。

【００３１】本発明のワークフローシステムの制御方法
によれば、特定の作業者、グループに対してサーバーを
非公開にしたワークフローを実現できるため、ワークフ
ローシステムのセキュリティが向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法における、共通のデータベースを持たない
作業者とのワークフロー回覧ルートを示す基本的概念図
である。

【図２】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるワークフロー制御エン
ジンとワークフロー情報の付加機構の一例を示す概念図
である。

【図３】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるワークフロー定義情報
の一例を示す概念図である。

【図４】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるトランザクション管理
情報の一例を示す概念図である。

【図５】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるメールに付加されるワ
ークフロー情報の一例を示す概念図である。

【図６】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるワークフロー制御フロ
ーの一例を示す概念図である。

【図７】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるメール送信制御フロー
の一例を示す概念図である。

【図８】本発明の一実施形態であるワークフローシステ
ムの制御方法において用いられるメール受信制御フロー
の一例を示す概念図である。

【符号の説明】

１０１〜１０４ ワークフローに参加する作業者 ２０１ データベースにアクセスできないドメイン ２０２ データベースにアクセスできるドメイン ２０３ ２０１における作業者 ２０４ インタフェースからメールを受信するアプリケ
ーション ２０５ メール送信時にインタフェースが使用するメー
ルＡＰＩ ２０６ ドメイン２０１へのメールの送受信を実行する
インタフェース ２０７ ワークフロー制御エンジン ２０８ ワークフローで使用されるデータベース ２０９ ２０２において各作業者とワークフローシステ
ムを接続するアプリケーション ２１０〜２１２ ２０２におけるワークフロー参加者 ３００ ワークフローの定義情報を示すテーブル ４００ トランザクション管理情報を示すテーブル ５００ メールに付加されるワークフロー情報を示すテ
ーブル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 荻原 淳子 神奈川県小田原市国府津2880番地 株式会 社日立製作所ストレージシステム事業部内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して複数の作業者にデ
   ータを回覧することにより事前に定義された作業を実行
   するワークフローの制御システムであって、 共通のデータベースを持つデータベースドメインと共通
   のデータベースを持たないドメインとの間のワークフロ
   ーを実行する際に、メールの送受信をなすインタフェー
   スを前記データベースドメインに設け、 前記インターフェースは、前記メールにワークフロー情
   報を付加するとともに前記ワークフロー情報を解読し、
   ワークフロー制御エンジンに情報を伝達する機能を有
   し、 前記ワークフロー制御エンジンは、共通のデータベース
   を持たないドメインからのメールに基づいて前記データ
   ベースの情報を更新するとともに定義されたワークフロ
   ーを順次実行することを特徴とするワークフローの制御
   システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のワークフローの制御シ
   ステムにおいて、前記データベースドメイン内の複数の
   作業者と前記ワークフロー制御エンジンとの間に介在さ
   れたワークフローアプリケーションによって、ワークフ
   ローの進捗状態、ワークの期限を含むワークフローの実
   情を画面上に表示させることを特徴とするワークフロー
   の制御システム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載のワークフローの制御シ
   ステムにおいて、 前記インターフェースは、共通のデータベースを持たな
   いドメインから前記データベースへのアクセスに制限を
   設けて、データベースを公開しないことを特徴とするワ
   ークフローの制御システム。