JPH0991234A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来のワークフローシステムは、各処理者は文
書が自分の所に転送されるまで、文書の存在について未
知であるので、事前に文書の存在を確認して、事前作業
をすることができず、作業効率が悪いという課題があっ
た。 【解決手段】この発明に係るワークフローシステムは、
サーバコンピュータと、前記サーバコンピュータと通信
路を介して接続する複数のクライアントコンピュータ
と、処理対象に対する参照権限に関する予め定められた
管理情報を有する配送管理データベースと、少なくとも
一部の前記クライアントコンピュータへの前記処理対象
のデータの転送要求を前記サーバコンピュータに対して
出す転送要求手段と、前記転送要求があると前記管理情
報を基に前記処理対象の参照権限を有する前記クライア
ントコンピュータへ前記処理対象の存在を通知する先行
通知手段と、を備えたものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文書の配送管理
を行うワークフローシステムに関するものであって、特
に文書の配送順序の管理に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】図８はワークフローシステムの概要を示
す図である。図９は従来のワークフローシステムで使用
する配送管理データベースを示す図である。図におい
て、１は計算機間を接続する通信経路（ネットワーク）
であり、例えばローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）
等が考えられる。２は配布するデータを送信するデータ
送信計算機であって、サーバコンピュータが用いられて
いる。３はサーバコンピュータ内にある配送管理データ
ベースであり、４はサーバコンピュータと前記ネットワ
ークを介して接続され、前記サーバコンピュータからの
データを受信するクライアントコンピュータである。配
送管理データベース３は、配送ルート３１と状況３２と
権限３３から構成される。配送ルート３１はワークフロ
ーシステムの処理者がリストアップされている。また状
況３２には「処理中」３４、「処理済」３５「空白」３
６がある。また権限３３には変更権限が与えられてい
る。５は文書が作成されるとこの文書と管理情報を配送
管理データベース３に登録して保管する登録手段であ
る。６はクライアントコンピュータ４からサーバコンピ
ュータ２への文書の転送を要求する転送要求手段であ
る。７はこの文書の転送要求を出した処理者を特定する
特定手段である。８はこの特定手段によって特定された
処理者の管理情報を調査する調査手段である。従来のワ
ークフローシステムは、図８に示すように、ネットワー
ク１に接続したサーバ側コンピュータ２の配送管理デー
タベース３に、処理対象の文書と、それぞれの文書ごと
の「配送ルート（順序）」３１の情報とが記憶されてお
り、この情報を元にクライアント側コンピュータ４に次
々と転送し、各処理者がクライアント側コンピュータ４
で順次処理を実行していくシステムである。また、例え
ば図９に示すように、文書ごとに、「配送ルート」の情
報３１、ルート上の処理者が文書に対して行える「権
限」の情報３３は、ワークフローのアプリケーション作
成者あるいは管理者が事前に作成しておき、この情報と
実行中の「状況」３２の情報とをリンクさせることによ
り文書の配送管理を行う。なお、配送管理データベース
３に記憶させておく（登録手段５）。配送管理データベ
ース３の「状況」３２テーブルの内容として、従来は
「処理中」３４、「処理済」３５、「空白」３６の３状
態が定義されており、「空白」になっている処理者はそ
の文書について参照不可（文書の存在が未知である）と
していた。

【０００３】次に動作について説明する。処理者１が文
書を作成すると、配送管理データベース３に文書に対す
る管理情報のレコード（状況の情報を格納する）が登録
され（登録手段５）、文書ファイルはサーバコンピュー
タ２に保管される。そして処理者１が文書ファイルに必
要な編集処理を実施後、次の処理者宛に文書を転送す
る。ワークフローシステムは、処理者１からの転送要求
を受け（転送要求手段６）、配送管理データベース３か
ら配送ルート３１を調べ（調査手段８）、それにしたが
って処理者２へ文書を転送する。転送処理とは、文書本
体を別の場所に移動するのではなく、配送管理テーブル
の状態を更新することにより実現する。この場合、ワー
ドフローシステムは処理者１の状況を「処理済」３５に
し、処理者２の状況を「処理中」３４に更新する（図
９）。これにより、処理者２には文書に対して変更権
（文書に対する更新できる権利）が与えられる。また、
処理者１は、権限は変更権を持っているが、状況３２が
「処理済」３５のため参照権（文書の存在を確認できる
とともに内容の確認が行える）のみが与えられる。処理
者３以降のルートの処理者の状態は「空白」３６のまま
で、文書に対しては参照不可である。

【０００４】図１０は、従来のワークフローシステムに
おける、各処理者と文書の流れの関係の概略を示した図
である。図において、処理者１が文書を処理している段
階では、処理者２及び処理者３は文書の存在について未
知である。処理者１から処理者２に文書が転送された段
階で、処理者２は文書の存在について既知になるが、処
理者３は依然未知である。すなわち、配送ルート３１で
自分の所以降（次以降）の処理者である上長に対して進
捗報告をしたり上長からフォローがある場合や、次以降
の処理者である登録管理者に対する採番依頼をする場合
には、人間が行う非定型作業は対処不可であり、別手段
で行うことになる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】従来のワークフローシ
ステムは、以上のように構成されているので、各処理者
は文書が自分の所に転送されるまで、文書の存在につい
て未知であるので、事前に文書の存在を確認して、事前
作業をすることができず、作業効率が悪いという問題点
があった。

【０００６】この発明は上記のような問題点を解消する
ためになされたもので、文書作成者以降の処理者への先
行通知をするとともに、通知された側での非定型処理と
定型処理を実現することができるワークフローシステム
を得ることを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】この発明に係るワークフ
ローシステムは、サーバコンピュータと、前記サーバコ
ンピュータと通信路を介して接続する複数のクライアン
トコンピュータと、処理対象に対する参照権限に関する
予め定められた管理情報を有する配送管理データベース
と、少なくとも一部の前記クライアントコンピュータへ
の前記処理対象のデータの転送要求を前記サーバコンピ
ュータに対して出す転送要求手段と、前記転送要求があ
ると前記管理情報を基に前記処理対象の参照権限を有す
る前記クライアントコンピュータへ前記処理対象の存在
を通知する先行通知手段と、を備えたものである。

【０００８】また、前記管理状況を前記配送管理データ
ベースに随時登録し保存する登録手段を備えたことを特
徴とするものである。

【０００９】また、処理対象の転送要求を出したクライ
アントコンピュータを特定する特定手段と、前記特定手
段によって特定された前記クライアントコンピュータの
前記管理情報を調査する調査手段と、前記調査手段に基
づいて前記配送管理データベースにセットされ、前記ク
ライアントコンピュータを識別する識別フラグと、を備
え、前記識別フラグがセットされていれば前記クライア
ントコンピュータに対して先行通知を行い、セットされ
ていなければ先行通知を行わないことを特徴とするもの
である。

【００１０】さらに前記先行通知手段は、前記クライア
ントコンピュータを任意に選択して前記処理対象の存在
の通知を行うことを特徴とするものである。

【００１１】

【発明の実施の形態】

発明の実施の形態１．以下、この発明の一つの実施の形
態を図１、図２そして図３において説明する。図１はこ
の発明の一つの実施の形態を示すブロック図である。図
２はこの発明のワークフローシステムで使用する配送管
理データベースを示す図である。図３はこの発明の一つ
の実施の形態のシステムの処理フローを示す図である。
図において１から８、３１から３６までは従来例と同様
である。９はクライアントコンピュータ４内にあって、
調査手段８に基づいて文書が転送要求者に転送される前
に先行して前記文書の存在を通知する先行通知手段であ
り、具体的にはこの発明の実施の形態では「状況」３２
の内容に新たに「通知」３７を追加している。１０はサ
ーバコンピュータ内にあって先行通知手段９によって先
行通知された前記文書を参照する参照手段であり、具体
的にはこの発明の実施の形態では「通知」３７になって
いるものに参照権を与えるものである。従来は、図９に
示したように「処理中」３４、「処理済」３５、「空
白」３６の３状態が定義されており、「空白」になって
いる処理者はその文書について参照不可としていたが、
この発明では、図２に示すように「状況」３２テーブル
の内容に状態として新たに「通知」３７を追加し（先行
通知手段９）、「通知」３７になっている処理者に参照
権（参照手段１０）を与えることにするものである。

【００１２】次にこの発明の実施の形態の動作について
図３を用いて説明する。図２に示すように、現在、処理
者１が文書を処理している（処理者１のところに文書が
存在する）場合について説明する。図３において、ステ
ップ４１で、処理者１が文書に対して処理（編集操作な
ど）の実行要求をする。次にステップ４２において、ワ
ークフローシステムは、ログオンユーザ名から、処理要
求を出した処理者が、処理者１であることを特定する。
ステップ４３においては、図２に示された配送管理テー
ブル３の配送ルート１０から処理者１のレコードを見つ
け、ステップ４４でレコードの状況３０を調べる。状況
が「処理中」もしくは「処理済」であればステップ４６
へ移り、そうでなければステップ４５へ移る。ステップ
４６において、「処理中」であれば、ステップ４８へ移
り、その権限２０を見る。この場合、権限が「変更」で
あるので、処理者１に対して変更権が与えられ、処理者
１は、文書に対して更新処理が行える。またステップ４
６で「処理中」でなければステップ４７へ移り、参照権
が与えられ、文書の内容を参照することができる。また
ステップ４５で状況が「通知」であれば、ステップ４９
へ移り、「通知」でなければステップ４７へ移り、参照
権が与えられ、文書の内容を参照することができる。ス
テップ４９では参照権が与えられたので、文書の内容を
参照する。

【００１３】同様に処理者２が同じ文書に対して処理を
実行しようとする場合においては、ワークフローシステ
ムは、ログオンユーザ名から、処理要求を出した処理者
が、処理者２であることを特定し（ステップ４２）、図
２に示された配送管理テーブルの配送ルート１０から処
理者２のレコードを見つけ（ステップ４３）、レコード
の状況３０を調べる。状況には「通知」３４が記録され
ているので、処理者２に対して参照権が与えられ、処理
者２は、文書の内容が参照できる（ステップ４９）。ま
た、処理者３が同じ文書に対して処理を実行しようとす
る場合においては、ワークフローシステムは、ログオン
ユーザ名から、処理要求を出した処理者が、処理者３で
あることを特定し（ステップ４２）、図２に示された配
送管理テーブルの配送ルートから処理者３のレコードを
みつけ（ステップ４３）、レコードの状況を調べる。状
況は「空白」３３になっているので、処理者３は文書に
対し参照不可となる。処理者ｎも処理者２同様、前の処
理者の処理が終了するまでは参照権のみが与えられる。
文書を次々に転送していく文書配送の仕組み自体は従来
の方法をそのまま使用する。

【００１４】参照権があれば、文書自体を参照すること
が可能である。すなわち、先行通知とは、その文書がワ
ークフローシステム上発生したことをワークフロールー
ト上の処理者に通知することであり、この場合に文書自
体があるサーバコンピュータにアクセスできる処理者で
あれば、参照権を与え、文書自体が参照できる。

【００１５】また、配送管理データベースに識別フラグ
をセットするとシステムの効率が良くなる。すなわち、
文書の転送要求を出したクライアントコンピュータを特
定し、特定されたクライアントコンピュータの管理情報
を調査する。そしてこの調査内容に基づいてクライアン
トコンピュータを識別する識別フラグセットする。識別
フラグがセットされていれば前記クライアントコンピュ
ータに対して先行通知を行い、セットされていなければ
先行通知を行わないことができる。

【００１６】また、管理情報を配送管理データベースに
随時登録し保存すると、クライアントコンピュータ側で
の作業が減り、効率的である。具体的な登録方法は、人
的な実現方法であってもよいし、例えば新規に文書が作
成されたことを認識して随時管理情報を更新するような
ソフトウエアによって実現してもよい。

【００１７】また、先行通知機能が処理者を任意に選択
して文書の存在の通知を行うことも可能である。

【００１８】また、処理者１の上長を処理者２とする場
合に、先行通知機能を用いると、処理者２は、処理者１
が文書を作成した段階で、作業の開始（文書の作成）を
認識できる。処理者２は、常時、文書の内容を参照でき
るので、進捗状況が把握できる。

【００１９】また、文書の処理者の進捗状況を随時通知
することも可能である。すなわち管理情報に文書の進捗
状況情報を持たせ、クライアントコンピュータへこの進
捗状況情報の通知を行うことも可能である。この機能に
よってクライアントコンピュータ側では、文書処理者の
現在の進捗率を随時知ることができ、将来の作業の効率
が格段に良くなる。

【００２０】さらに、処理者間でワークフローシステム
とは別に電子メールシステムを有する場合には、メール
を使用して処理者１が処理者２に対し進捗状況確認依頼
を出す。このメールを受け取った処理者２は、ワークフ
ローシステムを通して文書の内容を参照・確認を行う。
処理者２は、文書の内容に問題があれば、それを指摘し
たメールを作成し処理者に送付する。処理者２は、この
メールを受け取りその指示を文書作成に反映する。この
ようにして文書作成段階での上長からのフォローが可能
になる。

【００２１】発明の実施の形態２．以下、この発明の一
つの実施の形態を図４、図５において説明する。図４は
この発明の一つの実施の形態で使用するユーザ管理デー
タベースを示す図である。図５はこの発明の一つの実施
の形態の処理概要を示す図である。この発明の実施の形
態ではワークフローシステムと別に導入されている（ワ
ークフローシステムのユーザすべてが導入している）電
子メールを利用して先行通知を実現する方式についての
ものである。発明の実施の形態１の方式では、ＬＡＮ環
境で配送管理情報（文書ファイルも含む）を持つサーバ
にログオンできる（配送管理情報や文書ファイルを参照
できる）場合は先行通知機能が実現できるが、自分のク
ライアント／サーバ環境が配送管理情報を持つサーバと
物理的に離れていて直接配送管理情報を参照できない場
合は、先行通知システムが実現できない。この場合の情
報の伝達手段として、電子メールシステムを利用でき
る。

【００２２】例えば次のような場合が考えられる。会社
に本社と支社とがあると仮定する。そして本社と支社は
離れた場所にある。それぞれにはＬＡＮ（ローカルエリ
アネットワーク）があり、そこにはサーバコンピュータ
とそれに接続するクライアントコンピュータが存在する
ものとする。本社内のクライアントコンピュータから
は、本社のサーバコンピュータは接続でき、支社の環境
も同様な環境である。ただし本社のクライアントコンピ
ュータからは支社のサーバコンピュータは接続できな
い。また同様に支社のクライアントコンピュータからは
本社のサーバコンピュータには接続できない。このよう
な場合はそれぞれのクライアントからは他方のサーバコ
ンピュータにある配送管理情報は参照することができな
い。このような場合に情報の伝達手段として、電子メー
ルシステムを利用できる。

【００２３】次にこの発明の実施の形態の動作について
説明する。図２に示すように現在処理者１が文書を作成
する場合について説明する。処理者１は作成した文書の
処理を行う。そのとき処理者１は、図２の配送管理デー
タベースで状況が「通知」であるここの処理者に対して
先行通知メッセージ（文書があとで送付されてくること
の通知メッセージ）を先行通知メールとして作成し、送
信する。処理者１がメールの送信を実行すると、ワーク
フローシステムは、処理者名をもとに図４のユーザ管理
データベースからそれぞれのメールアドレスを求め、そ
のアドレスを指定し、電子メールのアプリケーションイ
ンタフェース（ＡＰＩ）を使用してメール（内容は先行
通知メッセージ）を送信する。文書の送信自体は先行通
知メッセージの送信と同様な方法でメールの宛先が自動
決定され、メールを使用して次の処理者に送付される。
また、処理者１は先行通知メッセージ以外に、処理者１
が通知したい非定型メッセージ（督促要求、作業指示な
ど）や事前準備作業に必要なデータファイルを含めた先
行通知メールを作成することができる。これにより、個
々の処理者に別々の内容のメッセージを送信することが
可能となる。送信されたメールは、メールシステムを通
じて目的の処理者に送られる。配送ルート上の処理者２
は、メールシステムを通じて先行通知メールを受信す
る。処理者２は、メールシステム上で、自分に文書が送
られてくることがわかり、文書が送られてくるまでに事
前準備作業を行うことができる。先行通知メッセージだ
けの（全員に同じ内容のメッセージを通知する）場合
は、システムが自動的に配送ルートの情報から送信先を
自動選択し、メールを作成するので処理者はメールシス
テム上で送信先を指定する必要がない。

【００２４】また、先行通知で文書作成を認識すること
により、作業実施中の文書を事前に参照するなどして、
処理者間で連携しながら作業を進められるので、作業効
率が向上する。

【００２５】さらに、クライアントが直接サーバにアク
セスできるＬＡＮ環境内だけでなく、複数のＬＡＮ環境
を結んだ広域のシステムにワークフローシステムを適応
できる効果がある。

【００２６】発明の実施の形態３．次に先行通知機能を
利用した採番システムについて説明する。図７はこの発
明の一つの実施の形態の先行通知を利用した採番システ
ムを示す図である。このシステムは、ワークフローシス
テムと新規の文書作成の通知を受けると採番管理台帳デ
ータベースから未使用の番号を取得し、管理台帳に文書
の情報（文書名など）を登録し、文書作成者に登録した
番号をメールを通じて通知する自動採番プログラムから
なる。この場合文書作成者が処理者１で、採番管理者が
処理者３であるとする。まず処理者１が文書を作成す
る。この段階で処理者３は、先行通知メール（先行通知
メッセージを含む）によって新規に作成されたことを確
認する。処理者３のところでは受け取った新規文書作成
の通知を元に自動採番プログラムが採番管理台帳データ
ベースに新規登録し、それと同時に処理者１に新規採番
された番号を通知する。処理者１はこのメールを受け取
り作成文書にその番号を記述することで採番が完了す
る。

【００２７】文書の転送方法の１つとして電子メールシ
ステムを用いたが、文書の転送方法は他のどのような方
法でも構わない。

【００２８】

【発明の効果】この発明によれば、先行通知機能によ
り、事前に文書の存在を認識できることにより事前準備
作業を各配送ルート上の処理者に並行して実施できるよ
うになり、全体の作業効率が向上する。

【００２９】また、随時登録することにより、クライア
ントコンピュータ側での作業が減り、作業効率が良い。

【００３０】また、配送ルート上の転送要求を受けたク
ライアントコンピュータにだけ通知することにより、通
知を受ける側では必要な文書に関してのみ先行通知され
ることになり、事前作業が不要な文書との切り分け作業
を省き、効率が良いという効果がある。

【００３１】さらに、サーバコンピュータ側で先行通知
するクライアントコンピュータを選択できるのでシステ
ムに自由度があり使い勝手が良いワークフローシステム
を得ることができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この発明の一つの実施の形態を示すブロック
図である。

【図２】 この発明のワークフローシステムで使用する
配送管理データベースである。

【図３】 この発明の一つの実施の形態のシステムの処
理フローを示す図である。

【図４】 この発明の一つの実施の形態のユーザ管理デ
ータベースを示す図である。

【図５】 この発明の一つの実施の形態の処理概要を示
す図である。

【図６】 この発明の先行通知の全員通知と任意通知の
２つの方式を示す図である。

【図７】 この発明の一つの実施の形態の先行通知を利
用した採番システムを示す図である。

【図８】 ワークフローシステムの概要を示す図であ
る。

【図９】 従来のワークフローシステムで使用する配送
管理データベースを示す図である。

【図１０】 従来のワークフローシステムにおける状況
通知状態を示す図である。

【符号の説明】

１ 通信経路、２ サーバコンピュータ、３ 配送管理
データベース、４ クライアントコンピュータ、６ 転
送要求手段、７ 特定手段、８ 調査手段、９先行通知
手段、１０ 参照手段、３７ 状況「通知」。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 サーバコンピュータと、前記サーバコン
   ピュータと通信路を介して接続する複数のクライアント
   コンピュータと、処理対象に対する参照権限に関する予
   め定められた管理情報を有する配送管理データベース
   と、少なくとも一部の前記クライアントコンピュータへ
   の前記処理対象のデータの転送要求を前記サーバコンピ
   ュータに対して出す転送要求手段と、前記転送要求があ
   ると前記管理情報を基に前記処理対象の参照権限を有す
   る前記クライアントコンピュータへ前記処理対象の存在
   を通知する先行通知手段と、を備えたワークフローシス
   テム。
2. 【請求項２】 前記管理状況を前記配送管理データベー
   スに随時登録し保存する登録手段を備えたことを特徴と
   する請求項１記載のワークフローシステム。
3. 【請求項３】 処理対象の転送要求を出したクライアン
   トコンピュータを特定する特定手段と、前記特定手段に
   よって特定された前記クライアントコンピュータの前記
   管理情報を調査する調査手段と、前記調査手段に基づい
   て前記配送管理データベースにセットされ、前記クライ
   アントコンピュータを識別する識別フラグと、を備え、
   前記識別フラグがセットされていれば前記クライアント
   コンピュータに対して先行通知を行い、セットされてい
   なければ先行通知を行わないことを特徴とする請求項１
   又は２記載のワークフローシステム。
4. 【請求項４】 前記先行通知手段は、前記クライアント
   コンピュータを任意に選択して前記処理対象の存在の通
   知を行うことを特徴とする請求項１、２又は３記載のワ
   ークフローシステム。