JP2002175300A - 文書管理システム及びその管理システムのためのプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書保管に加えて、文書を外部の特定又は不特
定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲覧させると
いった外部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおけ
る第３者的な管理機能を持たせる。 【解決手段】文書管理システム１は、通信ラインを通し
てユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備える。
サーバ装置は、ユーザから通信ラインを介して送られて
きた文書をＰＤＦ形式でメモリに保管させる手段と、こ
の保管の事実を文書の履歴に記録する手段とを備える。
またサーバ装置は、保管文書の閲覧を、送信元ユーザが
指定したユーザに許可する手段と、この閲覧の事実を履
歴に記録する手段とを備える。さらにサーバ装置は、ユ
ーザから送られてきた文書を配信先ユーザに通信ライン
を介してＰＤＦ形式で自動的に配信する手段と、この配
信の事実を履歴に記録する手段とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ユーザからオンラ
インで送信されてきた文書を受信し、必要に応じて、保
管、配信、閲覧などのオンラインによる管理サービスを
提供する文書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】今や、企業や個人の間で、各種のデータ
や情報が通信ネットワークなどの通信手段を介してオン
ラインで盛んにやり取りされており、情報技術の発達に
伴って、その傾向は今後も一段と高まるものと考えられ
ている。

【０００３】このような状況において、文書（ドキュメ
ント）をオンラインで管理する技術として、所謂、電子
保管システムによる保管法が知られている。

【０００４】この電子保管システムの１つの形態とし
て、ユーザ毎の専用サーバ上にユーザの書類のインデッ
クスと画像を登録するとともに、原本は別の倉庫に保管
するシステムがある。ユーザはオフィス内パソコンから
ネットワークを通じて書類を検索し、画面表示、印刷な
どデジタル化した書類を入手する。これにより、ユーザ
は文書を管理するための手間を省力化でき、また保管ス
ペースを節約できる。

【０００５】また、この電子保管システムの別の形態と
しては、ユーザのオフィス内の文書、書類などを機密保
全された遠隔地の倉庫内で預かり、閲覧が必要なときに
は、必要な分だけ倉庫内のシステムで電子化（例えばＰ
ＤＦフォーマットに変換）し、電子メールで返送するシ
ステムである。物理的な返送ではなく、電子的な返送で
あるため、返送に要する時間が短縮されるなどのメリッ
トがある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書の中に
は、単に個人用として保管だけしておけば済むものか
ら、外部の特定又は不特定の企業や個人などのユーザに
配信する秘密性又は公開性の高いものまで多岐にわた
る。

【０００７】前述した従来の電子保管システムは、単に
保管だけの機能から見ると、文書の電子的保管による省
スペース化、管理の手間の軽減など、そのメリットはあ
るものの、その文書を外部の特定又は不特定のユーザへ
配信したり、ユーザに文書を閲覧させるといった外部と
のやり取りはできず、勿論、そのようなやり取りにおけ
る管理もできなかった。

【０００８】第１に、従来の電子保管システムの場合、
保管する文書を特定のユーザに自動配信することはでき
ない。配信する場合、送信元のユーザは電子倉庫から文
書を取り出してきて、別の手段、例えば電子メールで特
定のユーザに向けて送信する必要がある。

【０００９】第２に、従来の電子保管システムの場合、
文書を保管するにしても、ユーザと電子保管システムと
が１対１の関係にあり、ユーザ寄りの立場で保管するの
であり、第３者の立場で保管するというものではない。

【００１０】単に、自分のキャビネット代わりの保管と
いう意味ではこれでもよいが、送信元及び配信先のユー
ザにとって第３者であるものが中立的に保管することを
求められる場合には、従来のシステムでは中立性の点で
不充分である。そのような要請がある文書としては、信
託銀行やアセットマネージメント会社などが顧客へ送る
運用報告者などのレポート、登録したアナリストに送る
ディスクローズ資料など、多くのものがある。

【００１１】また、第３に、従来の電子保管システムの
場合、文書を保管するだけであって、特定又は不特定の
ユーザが保管文書を閲覧することもできなかった。

【００１２】本発明は、以上のような従来技術の有する
種々の問題に鑑みてなされたもので、文書を単に保管す
るだけでは無く、文書を外部の特定又は不特定のユーザ
へ配信したり、ユーザに文書を閲覧させる、といった外
部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおける第３者
的な管理機能を持たせた利便性の高い文書管理システム
を提供することを、その目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の１つの態様によれば、通信手段を通してユ
ーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備えた文書管
理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら前記通信手段を介して送られてきた文書を文書表示の
ファイル形式で第三者として保管する保管手段と、この
保管の事実を前記文書の管理履歴に記録する保管記録手
段とを備えたことを特徴とする。

【００１４】好適には、前記サーバ装置は、前記保管手
段により保管されている文書の閲覧を、この文書の保管
を依頼した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特
定ユーザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、
当該閲覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段
とを備える。このとき、例えば、前記特定ユーザ閲覧許
可手段は、前記指定ユーザを、複数のセキュリティの条
件をアンド条件、オア条件、又は択一的選択に処して決
まるセキュリティチェックを掛けて決めるセキュリティ
チェック手段を有していてもよい。さらに、前記閲覧許
可手段は、前記送信元ユーザが指定した一定期間の間だ
け前記閲覧を前記指定ユーザに許可する手段であっても
よい。また、例えば、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら送られてきた文書に配信先のユーザが指定されている
場合には、この配信先のユーザにその文書を前記通信手
段を介して前記ファイル形式で自動的に配信する配信手
段と、この配信を行ったときには、当該配信の事実を前
記管理履歴に記録する配信記録手段とを備えることがで
きる。

【００１５】上述した各構成を有するシステムにおい
て、サーバ装置は、あらゆるユーザに対して、前記保管
手段に保管されている文書の変更及び消去を拒否するよ
うに構成される。

【００１６】また、上述の各構成を有するシステムにお
いて、前記管理履歴の閲覧を、前記文書の送信元及び配
信先の少なくとも何れか一方のユーザに許可する管理履
歴閲覧手段を備えることが望ましい。

【００１７】さらに、前述の基本構成を有するシステム
において、前記サーバ装置は、前記保管手段により保管
されている文書の閲覧を、当該文書の送信元ユーザの指
定により不特定のユーザに許可する不特定ユーザ閲覧許
可手段を備えることができる。

【００１８】また、上述の各構成に係るシステムでは、
前記サーバ装置は、前記文書の保存、閲覧、及び／又は
配信の処理に対して当該処理に関わるユーザに課金する
課金手段を備えることが望ましい。

【００１９】また、本発明の別の態様によれば、通信手
段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を
備えた文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、
前記通信手段を介して送られた文書を文書表示のファイ
ル形式で受信する受信手段と、この受信された文書の送
信元ユーザが指定した相手先ユーザに前記ファイル形式
で前記通信手段を介して自動的に配信する配信手段と、
前記受信及び配信の事実を前記文書の管理履歴情報に記
録する受信・配信記録手段とを備えたことを特徴とす
る。

【００２０】さらに、本発明の別の態様によれば、通信
手段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置
に設けたコンピュータを、前記ユーザから前記通信手段
を介して送られてきた文書を文書表示のファイル形式で
メモリに保管させる保管手段と、この保管の事実を前記
文書の管理履歴に記録する保管記録手段と、前記メモリ
に保管されている文書の閲覧を、この文書の保管を依頼
した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特定ユー
ザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、当該閲
覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段と、前
記ユーザから送られてきた文書に配信先のユーザが指定
されている場合には、この配信先のユーザにその文書を
前記通信手段を介して前記ファイル形式で自動的に配信
する配信手段と、この配信を行ったときには、当該配信
の事実を前記管理履歴に記録する配信記録手段と、して
機能させる文書オンライン管理のためのプログラムを提
供することができる。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る１つの実施の
形態を添付図面に基づき説明する。

【００２２】図１に示す如く、文書管理システム１は、
文書の保管、配信、閲覧などを行うユーザとは独立した
サービス提供業者が運営・管理する施設（以下、管理セ
ンタと呼ぶ）に置かれるシステムである。なお、この施
設の呼称は、管理センタに限定されるものでは無く、デ
ータセンタ、中央センタ、文書管理センタ、文書保管セ
ンタ、文書センタなどであってもよい。

【００２３】この文書管理システム１は、多数のユーザ
のコンピュータや端末と通信可能に接続されている。こ
の管理システム１は、主には、あるユーザからＰＤＦ形
式で送られてきた文書を指定期間（長期を含む）だけ保
存し、送信元ユーザからの指定があるときには指定され
た配信先ユーザに文書をＰＤＦ形式で配信し、送信元ユ
ーザが指定した特定のユーザ、又は、不特定のユーザに
閲覧を許容する一方で、それらの保存、配信、及び閲覧
のときには管理用の履歴情報に記録を残すなどの様々な
管理機能を発揮することができる。

【００２４】この文書管理システム１は会員制を採用し
ているので、ユーザ（企業、個人など）は予め、会員登
録の手続きを行い、ＩＤ番号とパスワードを設定する必
要がある。

【００２５】図２を参照して、この文書管理システム１
の構成を説明する。この管理システム１は、サーバ装置
１１と、このサーバ装置１１に通信ラインＬ１，Ｌ２，
Ｌ３，…を介して夫々接続された複数のユーザであるＡ
社、Ｂ社、Ｃ社、…のデータ通信装置１２，１３，１
４，…とを備える。なお、ユーザとして、ここでは企業
を例示しているが、個人ユーザの場合にも同様である。

【００２６】サーバ装置１１は、コンピュータ１１Ａ、
データベース１１Ｂ、及び通信装置１１Ｃを備え、通信
ラインＬ１，Ｌ２，Ｌ３，…に接続されている。

【００２７】コンピュータ１１Ａは、ユーザのデータ通
信装置１２，１３，１４，…との通信制御及びオンライ
ンでの管理サービスの処理を司るもので、そのためのア
プリケーションソフトのプログラムを予め、記録媒体と
してのメモリＭ１に内蔵させている。このアプリケーシ
ョンソフトは所定のＯＳ上で動作するようになってい
る。

【００２８】データベース１１Ｂは、ＣＰＵ及び記憶装
置を備えており、コンピュータ１１Ａとの間で交信を行
ってデータを送受することができる。このため、データ
ベース１１Ｂは、ユーザから送信されてきた文書及びこ
の文書に付随する付随情報（固有情報及び履歴情報）を
保存可能になっている。

【００２９】通信装置１１Ｃは、ＣＰＵ、モデム、ハブ
などを備えており、所定の通信プロトコルで外界とデー
タ通信可能に動作する。これにより、コンピュータ１１
Ａから出力されたデジタルデータは指定通信ラインＬ１
（Ｌ２，Ｌ３，…）を介して指定ユーザに送信されると
ともに、ユーザから送信されてきた文書及びその付随情
報に所定処理が施されてコンピュータ１１Ａに出力され
る。

【００３０】通信ライン（ネットワーク）Ｌ１，Ｌ２，
Ｌ３，…は、本発明の通信手段として機能するもので、
一般の公衆電話回線であってもよいし、ＩＳＤＮ（サー
ビス統合デジタル通信網）であってもよいし、インター
ネットであってもよい。また、通信手段は、電波や光を
用いた通信ネットワークや通信システムであってもよ
い。

【００３１】一方、ユーザ（Ａ社、Ｂ社、Ｃ社、…）の
データ通信装置１２，１３，１４，…のそれぞれは、コ
ンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，…）と通信インタ
ーフェース１２Ｂ（１３Ｂ，１４Ｂ，…）とを有する。

【００３２】コンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，
…）のメモリＭ２には、所定のＯＳ上で動作するアプリ
ケーションソフトがインストールされており、これによ
り、データ通信におけるクライアントとして動作する。
このため、コンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，…）
は、そのアプリケーションソフトのアルゴリズムに基い
て文書及び固有情報の送受信、サーバ装置１１に原本と
して保存されている文書の閲覧処理及びその文書の履歴
の閲覧処理などを行うことができる。

【００３３】通信インターフェース１２Ｂ（１３Ｂ，１
４Ｂ，…）は、コンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，
…）と通信ラインＬ１（Ｌ２，Ｌ３，…）との間のデー
タ送受信を所定の通信プログラムで行うようになってい
る。

【００３４】本実施形態に係る管理システム１の管理対
象は文書（ドキュメント）であり、文書表示のファイル
形式で送受信される。この文書を配付時期や配付数に応
じて分類すると、 １）定期・不定期に特定のユーザに配付されるレポート
類（配布元と配布先の関係は１対１）（例えば、信託銀
行やアセットマネージメント会社などが顧客に配布する
運用報告、請求書、納品書などの事務処理書類、官公庁
への提出書類など）； ２）特定の複数のユーザに配布する資料（配付元と配付
先の関係は１対特定の複数）（例えば、登録したアナリ
ストに参照用として配布されるディスクローズ資料な
ど）； ３）不特定多数のユーザに公表する資料（配付元と配付
先の関係は１対特定多数）（例えば、一般投資家向けの
ディスクローズ資料の公表など）； ４）その他の書類（当事者以外の第３者による保管の必
要がある書類）、である。

【００３５】ここで、図３及び４を参照して、ユーザか
らサーバ装置１１に送信され、データベース１１Ｂに格
納される文書保管情報の構成を説明する。

【００３６】ユーザがサーバ装置１１に送信する文書保
管情報は、図３に示す如く、文書表示のファイル形式と
して、例えば米国アドビ・システムズ社が開発したポー
タブル・ドキュメント・フォーマット（ＰＤＦ）の文書
データと、この文書に１対１に付随した付随情報とから
成る。付随情報は更に、文書データに固有の固有情報
と、その履歴を示す履歴情報とから成る。

【００３７】固有情報には、図４に示す如く、文書ＩＤ
番号、文書の送信元ユーザを特定する情報、閲覧ユーザ
の特定／不特定を指定する情報、文書の保管期間及び閲
覧の指定期間の情報、文書の配信先ユーザを特定する情
報、指定閲覧者を特定する情報、及びセキュリティの指
定情報を含む。

【００３８】これらの固有情報は、ユーザが文書をサー
バ装置１１に送信するときに、必須項目として（但し、
一部の場合を除く）、文書毎に入力される。文書ＩＤ番
号はサーバ装置１１が自動的に発番する。この文書ＩＤ
番号をキー情報にして、文書データと付随情報とが１対
１に対応付けられ、データベース１１Ｂに格納される。

【００３９】閲覧ユーザの特定／不特定の指定項目は、
送信元ユーザが任意に指定するもので、管理対象の文書
及びその履歴を特定の相手先ユーザにのみ閲覧させたい
場合には「特定」を指定し、一方、不特定多数のユーザ
に閲覧させたい場合には「不特定」を指定する。「不特
定」を指定すると、配信先ユーザ、指定閲覧者、及びセ
キュリティの指定は自動的にスキップされる。

【００４０】保管期間は、短期から長期（例えば２０
年）まで例えば６ヶ月単位で、ユーザが送信時に指定で
きる。この長期の期間を指定できることも本発明の特徴
である。閲覧の指定期間は、文書及び／又は履歴情報の
閲覧を他のユーザに許容する期間であり、送信元ユーザ
は、保管期間よりは短い期間内で自由に指定できる。

【００４１】配信先ユーザは、管理対象の文書を配信し
たい相手先のユーザのことであり、送信元ユーザが送信
時に設定できる。

【００４２】指定閲覧者は、送信元ユーザが判断した文
書及びその履歴の閲覧を許可するユーザであり、送信元
ユーザが送信時に設定できる。この指定閲覧者欄に、ユ
ーザ名として、送信元ユーザ名、即ち自社名を指定する
ことで、送信元ユーザが自社の送信文書を自社で閲覧で
きる、所謂、自己指定が可能になる。

【００４３】さらに、セキュリティのチェック項目とし
ては、「特定の個人のみ」、「特定の会社のみ」、「特
定のコンピュータのみ」、「特定の通信回線のみ」、及
び「特定の電話番号のみ」をアンド条件又はオア条件で
設定するようになっている。このときの設定画面の例を
図１０に示す。この設定は、文書ファイル毎に文書送信
の必要事項を入力する過程において、所望のウィンドウ
をクリックすることで行われる。このセキュリティチェ
ック項目をデフォルトとして所望項目に設定しておいて
もよい。

【００４４】セキュリティチェック項目に「特定の個
人」や「特定の会社」が含まれる場合、サーバ装置１１
は、配信先及び指定閲覧者の欄に記入したユーザ名以外
のユーザには送信されないように、２重にセキュリティ
チェックを掛かるようになっている。また、セキュリテ
ィチェック項目に「特定のコンピュータ」、「特定の通
信回線」、及び／又は「特定の電話番号」が含まれる場
合、サーバ装置１１は送受信時にこれらの条件を加味し
てセキュリティを掛けるようになっている。なお、不特
定多数のユーザに公表する文書については、セキュリテ
ィは不要である。

【００４５】図５〜７に、サーバ装置１１からみた、文
書のオンライン管理サービスを示す。

【００４６】同図に示す如く、サーバ装置１１はユーザ
（Ａ社、Ｂ社、Ｃ社、…）のデータ通信装置１２，１
３，１４，…からアクセスがあるか否かを判断しながら
待機している（ステップＳ１）。何れかのユーザのデー
タ通信装置から例えばインターネットを介してアクセス
を受けると、図８に示すトップ画面をユーザのコンピュ
ータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，…）に表示させる（ステ
ップＳ２）。

【００４７】このトップ画面には、本管理サービスの内
容説明、会員制を採用していること、会員ためのＩＤ番
号及びパスワードのウィンドウＷ１，Ｗ２、並びに、非
会員でもアクセス可能な不特定ユーザ向けのボタンが表
示される。この不特定ユーザ向けのボタンＢ１は、非会
員が不特定ユーザ向けに公表した文書にアクセスするた
めに設けられている。また、会員を希望するユーザは、
会員登録のボタンＢ４をクリックして登録処理に進むこ
とができる。

【００４８】次いで、サーバ装置１１はユーザが画面上
で不特定ユーザ向けのボタンＢ１を押したと判断した場
合（ステップＳ３）、不特定ユーザ向けに公表している
文書保管情報リストからユーザ所望の文書保管情報を検
索し、これをユーザのコンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１
４Ａ，…）に配信する（ステップＳ４，Ｓ５）。この配
信により、例えば図４の文書ＩＤ番号Ｘ−００２におけ
る履歴２に模式的に示す如く、配信した文書の履歴情報
に、配信の日付、時間、及びユーザ名情報が追加記載
（履歴更新）される（ステップＳ６）。なお、この履歴
更新は行わなくてもよいし、また、配信のトータル数の
みをカウントするようにしてもよい。

【００４９】一方、ステップＳ３の判断がＮＯとなる場
合、サーバ装置１１は、ユーザが自分のコンピュータか
ら送信したＩＤ番号及びパスワードをチェックしてユー
ザ認証を行い、会員か否かを判断する（ステップＳ
７）。ユーザが既に会員である場合には、アクセスして
きたユーザのコンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，
…）にメニュー画面を表示させる（ステップＳ８）一方
で、会員ではないと判断した場合には、会員登録すべき
旨の表示を行う（ステップＳ９）。

【００５０】メニュー画面には、図９に示す如く、「文
書保管・配信」、「文書閲覧」、「履歴閲覧」、及び
「セキュリティ・配信先変更」のチェックボックスが表
示される。ここで注目すべきは、このメニュー画面に
は、後述する如く保管した文書を強制的に削除したり、
修正するメニューは表示されない。つまり、このメニュ
ーによって、既に保管してある文書や履歴情報の削除及
び修正を禁止する手段が機能的に構成されている。

【００５１】ユーザは、このメニュー画面から所望する
管理業務を選択する（ステップＳ１０〜Ｓ１４）。この
選択に応じて、サーバ装置１１は夫々の管理業務の処理
を行う。メニュー画面において「文書保管・配信」のメ
ニューが選択されると、図６に示すステップＳ２０〜Ｓ
３０の処理が実行され、「文書閲覧」又は「履歴閲覧」
のメニューが選択されると、図７に示すステップＳ４１
〜Ｓ４７又はステップＳ５１〜Ｓ５７の処理が実行され
る。

【００５２】ここで、図６及び図７の処理を説明する。

【００５３】まず、図６の処理を説明する。ユーザが自
分のコンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４Ａ，…）のメニ
ュー画面から「文書保管・配信」を選択すると、サーバ
装置１１は、図示していないサブメニュー画面から「保
管＆配信」、「配信のみ」、又は「保管のみ」をユーザ
に更に選択させる（ステップＳ２０，Ｓ２１）。

【００５４】次いで、サーバ装置１１は、「保管＆配
信」、「配信のみ」、及び「保管のみ」それぞれの選択
に応じて、ユーザのコンピュータに文書の付随情報を入
力する画面を表示させて、必要な付随情報を入力させる
とともに、送信したい文書（例えばＰＤＦファイル）の
アップロードなどの送信準備を行わせる（ステップＳ２
２）。ユーザがこの文書及び付随情報から成る文書保管
情報の送信を指令すると、サーバ装置１１はそれに応答
して文書保管情報を受信する（ステップＳ２３）。

【００５５】ユーザにより選択されたメニューが「保管
＆配信」の場合、サーバ装置１１は送られてきた文書保
管情報をそのデータベース１１Ｂに格納して保管する
（ステップＳ２４）。次いで、サーバ装置１１は、その
付随情報の中の固定情報に含まれる配信先を読み出し、
この配信先のユーザに通信ラインＬ２（Ｌ３，…）を介
して配信する（ステップＳ２５）。この配信は例えば電
子メールに添付した文書として行われる。この後、サー
バ装置１１はそのデータベース１１Ｂに格納されている
該当文書の付随情報に含まれる履歴情報を更新する（ス
テップＳ２６）。

【００５６】この「保管＆配信」の一例は、図４の文書
ＩＤ番号Ｘ−００１で示される。送信元ユーザＡ社から
配信先ユーザＢ社及びＣ社を指定して通信ラインＬ１を
介して送られてきた文書は、データベース１１Ｂに保管
されるとともに、通信ラインＬ２，Ｌ３を介してＢ社及
びＣ社に自動的に配信される。この保管及び配信に伴っ
て、自動的に履歴も残される（図４の文書ＩＤ番号Ｘ−
００１における履歴情報１，２参照）。

【００５７】ユーザにより選択されたメニューが「保管
のみ」の場合、サーバ装置１１は送られてきた文書保管
情報をそのデータベース１１Ｂに格納して保管する（ス
テップＳ２７）。この後、サーバ装置１１は保管文書の
付随情報に含まれる履歴情報を更新する（ステップＳ２
８）。

【００５８】この「保管のみ」の一例は、図４の文書Ｉ
Ｄ番号Ｘ−００４で示される。送信元ユーザＬ社から配
信先ユーザＬ社を自己指定して送られてきた文書は、デ
ータベース１１Ｂに保管される。この保管に伴って、自
動的に履歴も残される（図４の文書ＩＤ番号Ｘ−００４
における履歴情報１参照）。

【００５９】さらに、ユーザにより選択されたメニュー
が「配信のみ」の場合、サーバ装置１１は送られてきた
文書保管情報をそのワークエリアに一時保管して、その
固定情報に含まれる配信先を読み出し、この配信先のユ
ーザにオンラインで自動配信する（ステップＳ２９）。
この後、サーバ装置１１は該当文書の付随情報に含まれ
る履歴情報を更新し、この履歴情報のみを保管する（ス
テップＳ３０）。この実施形態の場合、「配信のみ」に
ついては、文書は保管せず、その履歴だけが残される。

【００６０】次に、図７の処理を説明する。ユーザがメ
ニュー画面において「文書閲覧」を選択した場合、サー
バ装置１１は図７のステップＳ４１〜Ｓ４７の処理に移
行する。

【００６１】つまり、予め設定されているセキュリティ
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ（ス
テップＳ４１）、ユーザが閲覧を望んでいる文書保管情
報の特定及び読出しが行われる（ステップＳ４２）。サ
ーバ装置１１は、読み出した文書保管情報の固定情報に
含まれる指定閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名
が在るか否か、及び、このアクセスが指定期間内のもの
か否かを判断する（ステップＳ４３，Ｓ４４）。これら
の判断のうち、何れかがＮＯの場合、閲覧不可であると
認識し、閲覧不可の旨の表示を行う（ステップＳ４
５）。

【００６２】これに対して、指定閲覧者に含まれたユー
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置１１はユーザのコンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４
Ａ，…）に文書を閲覧させ（但し、この場合には、その
履歴の閲覧も可）、その閲覧の事実を記録する（ステッ
プＳ４６，Ｓ４７）。これにより、例えば図４の文書Ｉ
Ｄ番号Ｘ００３に対する履歴情報３に示す如く、閲覧の
履歴が残される。

【００６３】一方、ユーザがメニュー画面において「履
歴閲覧」を選択した場合、サーバ装置１１は図７のステ
ップＳ５１〜Ｓ５７の処理に移行する。

【００６４】つまり、予め設定されているセキュリティ
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ（ス
テップＳ５１）、ユーザが閲覧を望んでいる文書の付随
情報の特定及び読出しが行われる（ステップＳ５２）。
サーバ装置１１は、読み出した付随情報に含まれる指定
閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名が在るか否
か、及び、このアクセスが指定期間内のものか否かを判
断する（ステップＳ５３，Ｓ５４）。これらの判断のう
ち、何れかがＮＯの場合、閲覧不可であると認識し、閲
覧不可の旨の表示を行う（ステップＳ５５）。

【００６５】これに対して、指定閲覧者に含まれたユー
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置１１はユーザのコンピュータ１２Ａ（１３Ａ，１４
Ａ，…）に付随情報の履歴情報を閲覧させ、その閲覧の
事実を記録する（ステップＳ５６，Ｓ５７）。これによ
り、例えば図４の文書ＩＤ番号Ｘ００３に対する履歴情
報４に示す如く、履歴閲覧の記録が残される。

【００６６】図５の処理に戻って、ステップＳ１３に示
す「セキュリティ・配信先の変更」か否かの判断がＹＥ
Ｓとなるときには、ユーザのコンピュータ１２Ａ（１３
Ａ，１４Ａ，…）に変更画面を表示させて、所望のセキ
ュリティチェック項目及び配信先へ変更する（ステップ
Ｓ１４）。

【００６７】また、図５のステップＳ６，Ｓ１３，Ｓ１
４、及び、図７のステップＳ４５，Ｓ４７，Ｓ５５，Ｓ
５７の処理が終わると、サーバ装置１１は最後に、ユー
ザに対する課金処理を行って処理を終える（ステップＳ
１５）。

【００６８】この課金処理は、従量制及び固定制のいず
れを採用してもよい。例えば、送信元のユーザ当たり、
配信先のユーザ当たり、文書の送受信ページ当たり、
「文書の保存ページ×保存期間」の量で、閲覧回数で、
閲覧ページ当たり、など種々の態様を択一的に又はアン
ド条件で選択して設定される。

【００６９】このように本実施形態によれば、送受信の
ユーザにとって第３者である管理センタの文書管理シス
テムを利用できる。具体的には、ユーザは、表示ファイ
ル形式の文書を管理センタの文書管理システム１にオン
ラインで送り、長期を含む任意の期間、保管させること
ができる。また、この文書保管と共に、特定の相手先ユ
ーザにその文書を自動的にオンラインで配信させること
もできる。予め指定されている限り、指定期間内であれ
ば、自ユーザを含め、他の指定又は非指定のユーザは、
保管文書及びその履歴をオンラインで自由に閲覧するこ
ともできる。この保管、配信、閲覧がある度に、文書毎
の履歴情報が更新される。

【００７０】同時に、この文書保管システム１に拠る保
管は通常の電子保管とは異なり、保管中の文書内容を修
正したり、変更することは許されない。

【００７１】従って、従来の電子保管とは異なり、保
管、配信、及び閲覧は当事者以外の第３者の管理に置か
れることになる。このため、履歴情報を閲覧することに
よって、当事者ユーザ又は当事者以外のユーザに、保管
の日時、配信の日時及び相手先ユーザ名、並びに、閲覧
の日時及び閲覧者を特定又は証明する機能を発揮する。

【００７２】勿論、ユーザは保管だけを目的として、こ
の文書管理システム１を利用することもできる。その場
合に、指定閲覧者の自己指定によって、例えば同一社内
の多様な部門からアクセスし、保管文書を閲覧すること
ができ、自社内の電子保管システムとしても利用するこ
とができる。その場合であっても、文書内容の改変は不
可であるとともに、閲覧の履歴内容は履歴閲覧によって
明らかになり、第３者的な証明機能を有する。

【００７３】また、この文書保管システム１は、文書表
示のファイル形式によるオンライン電子保管になるの
で、長期にわたって保管の必要はあるが、手元に置くこ
とはできない、といった性格の文書の保管に好適であ
る。このシステムを利用することで、省スペース化及び
手元保管時の管理の省力化を図ることができるととも
に、必要なときには、いつでも閲覧（ダウンロードを含
む）することができ、非常に利便性に優れている。

【００７４】さらに、業者が、このような文書保管シス
テム１を構築することで、文書保管のビジネス領域を広
げ、この分野の産業の発達に寄与することもできる。

【００７５】なお、上述した実施形態では送信元ユーザ
が１社である場合を説明したが、送受信の関係を、複数
の送信元ユーザ、対、複数の配信先ユーザの関係に設定
することもできる。

【００７６】また、サーバ装置は、配信される文書リス
トなどの受信資料を作成してユーザに送付する付加サー
ビスを行うように構成してもよい。

【００７７】さらに、セキュリティ機能に関して、ユー
ザが受信する条件としてセキュリティチェック項目を選
択・設定するようにしてもよい。

【００７８】またなお、本発明は上述した実施形態の構
成に限定されるものではなく、当業者であれば、特許請
求の範囲に記載の要旨の範囲内で更に適宜に変更及び変
形して実施することもできる。例えば、保管期間及び閲
覧指定期間は、保管途中で長く又は短く変更できるよう
にしてもよい。また、サーバ装置を、通信サーバ、認証
サーバ、ファイルサーバ、データベース、課金サーバな
ど、処理機能を専用化した複数のサーバで構成してもよ
い。さらに、送受信する文書データは暗号化するように
してもよい。

【００７９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
システムによれば、従来の電子保管による単なる文書保
管とは異なり、保管自体は勿論のこと、文書を外部の特
定又は不特定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲
覧させる、といった外部とのやり取りの機能及びそのや
り取りにおける第３者的な管理機能を持たせた利便性の
高い文書管理システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の１つの実施形態に係る文書管理システ
ムの機能的な概要を説明する図。

【図２】実施形態に係る文書管理システムの概要を説明
するブロック図。

【図３】文書保管情報のデータ構成を示す概略図。

【図４】文書に付随する付随情報を、履歴の更新例と共
に説明する図。

【図５】サーバ装置により実行される管理業務の処理の
概要を説明するフローチャート。

【図６】サーバ装置により実行される「保管＆配信」時
の処理の概要を説明するフローチャート。

【図７】サーバ装置により実行される「文書（履歴を含
む）又は履歴の閲覧」時の処理の概要を説明するフロー
チャート。

【図８】実施形態の文書管理サービスにより提供される
トップ画面を例示する図。

【図９】実施形態の文書管理サービスにより提供される
メニュー画面を例示する図。

【図１０】実施形態の文書管理サービスにより提供され
るセキュリティチェック項目の選択に供する画面を例示
する図。

【符号の説明】

１ 文書管理システム １１ サーバ装置 １１Ａ コンピュータ １１Ｂ データベース １１Ｃ 通信装置 １２〜１４ ユーザのデータ通信装置 １２Ａ、１３Ａ、１４Ａ コンピュータ Ｌ１〜Ｌ３ 通信ライン

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 通信手段を通してユーザに通信可能に接
   続されたサーバ装置を備えた文書管理システムにおい
   て、 前記サーバ装置は、前記ユーザから前記通信手段を介し
   て送られてきた文書を文書表示のファイル形式で第三者
   として保管する保管手段と、この保管の事実を前記文書
   の管理履歴に記録する保管記録手段とを備えたことを特
   徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の管理システムにおい
   て、 前記サーバ装置は、前記保管手段により保管されている
   文書の閲覧を、この文書の保管を依頼した送信元ユーザ
   が指定したユーザに許可する特定ユーザ閲覧許可手段
   と、この閲覧をさせたときには、当該閲覧の事実を前記
   管理履歴に記録する閲覧記録手段とを備えたことを特徴
   とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項２に記載の管理システムにおい
   て、 前記特定ユーザ閲覧許可手段は、前記指定ユーザを、複
   数のセキュリティの条件をアンド条件、オア条件、又は
   択一的選択に処して決まるセキュリティチェックを掛け
   て決めるセキュリティチェック手段を有することを特徴
   とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 請求項２に記載の管理システムにおい
   て、 前記閲覧許可手段は、前記送信元ユーザが指定した一定
   期間の間だけ前記閲覧を前記指定ユーザに許可する手段
   であることを特徴とする文書管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の管理システムにおい
   て、 前記サーバ装置は、前記ユーザから送られてきた文書に
   配信先のユーザが指定されている場合には、この配信先
   のユーザにその文書を前記通信手段を介して前記ファイ
   ル形式で自動的に配信する配信手段と、この配信を行っ
   たときには、当該配信の事実を前記管理履歴に記録する
   配信記録手段とを備えたことを特徴とする文書管理シス
   テム。
6. 【請求項６】 請求項１乃至５の何れか一項に記載の管
   理システムにおいて、 前記サーバ装置は、あらゆるユーザに対して、前記保管
   手段に保管されている文書の変更及び消去を拒否するよ
   うに構成したことを特徴とする文書管理システム。
7. 【請求項７】 請求項１乃至６の何れか一項に記載の管
   理システムにおいて、 前記管理履歴の閲覧を、前記文書の送信元び配信先の少
   なくとも何れか一方のユーザに許可する管理履歴閲覧手
   段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
8. 【請求項８】 請求項１に記載の管理システムにおい
   て、 前記サーバ装置は、前記保管手段により保管されている
   文書の閲覧を、当該文書の送信元ユーザの指定により不
   特定のユーザに許可する不特定ユーザ閲覧許可手段を備
   えたことを特徴とする文書管理システム。
9. 【請求項９】 請求項１乃至８の何れか一項に記載の管
   理システムにおいて、 前記サーバ装置は、前記文書の保存、閲覧、及び／又は
   配信の処理に対して当該処理に関わるユーザに課金する
   課金手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
10. 【請求項１０】 通信手段を通してユーザに通信可能に
    接続されたサーバ装置を備えた文書管理システムにおい
    て、 前記サーバ装置は、前記通信手段を介して送られた文書
    を文書表示のファイル形式で受信する受信手段と、この
    受信された文書の送信元ユーザが指定した相手先ユーザ
    に前記ファイル形式で前記通信手段を介して自動的に配
    信する配信手段と、前記受信及び配信の事実を前記文書
    の管理履歴情報に記録する受信・配信記録手段とを備え
    たことを特徴とする文書管理システム。
11. 【請求項１１】 通信手段を通してユーザに通信可能に
    接続されたサーバ装置に設けたコンピュータを、 前記ユーザから前記通信手段を介して送られてきた文書
    を文書表示のファイル形式でメモリに保管させる保管手
    段と、この保管の事実を前記文書の管理履歴に記録する
    保管記録手段と、 前記メモリに保管されている文書の閲覧を、この文書の
    保管を依頼した送信元ユーザが指定したユーザに許可す
    る特定ユーザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときに
    は、当該閲覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録
    手段と、 前記ユーザから送られてきた文書に配信先のユーザが指
    定されている場合には、この配信先のユーザにその文書
    を前記通信手段を介して前記ファイル形式で自動的に配
    信する配信手段と、この配信を行ったときには、当該配
    信の事実を前記管理履歴に記録する配信記録手段と、し
    て機能させる文書オンライン管理のためのプログラム。