JP2002175300A - 文書管理システム及びその管理システムのためのプログラム - Google Patents
文書管理システム及びその管理システムのためのプログラムInfo
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- JP2002175300A JP2002175300A JP2000373138A JP2000373138A JP2002175300A JP 2002175300 A JP2002175300 A JP 2002175300A JP 2000373138 A JP2000373138 A JP 2000373138A JP 2000373138 A JP2000373138 A JP 2000373138A JP 2002175300 A JP2002175300 A JP 2002175300A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】文書保管に加えて、文書を外部の特定又は不特
定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲覧させると
いった外部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおけ
る第3者的な管理機能を持たせる。 【解決手段】文書管理システム1は、通信ラインを通し
てユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備える。
サーバ装置は、ユーザから通信ラインを介して送られて
きた文書をPDF形式でメモリに保管させる手段と、こ
の保管の事実を文書の履歴に記録する手段とを備える。
またサーバ装置は、保管文書の閲覧を、送信元ユーザが
指定したユーザに許可する手段と、この閲覧の事実を履
歴に記録する手段とを備える。さらにサーバ装置は、ユ
ーザから送られてきた文書を配信先ユーザに通信ライン
を介してPDF形式で自動的に配信する手段と、この配
信の事実を履歴に記録する手段とを備える。
定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲覧させると
いった外部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおけ
る第3者的な管理機能を持たせる。 【解決手段】文書管理システム1は、通信ラインを通し
てユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備える。
サーバ装置は、ユーザから通信ラインを介して送られて
きた文書をPDF形式でメモリに保管させる手段と、こ
の保管の事実を文書の履歴に記録する手段とを備える。
またサーバ装置は、保管文書の閲覧を、送信元ユーザが
指定したユーザに許可する手段と、この閲覧の事実を履
歴に記録する手段とを備える。さらにサーバ装置は、ユ
ーザから送られてきた文書を配信先ユーザに通信ライン
を介してPDF形式で自動的に配信する手段と、この配
信の事実を履歴に記録する手段とを備える。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、ユーザからオンラ
インで送信されてきた文書を受信し、必要に応じて、保
管、配信、閲覧などのオンラインによる管理サービスを
提供する文書管理システムに関する。
インで送信されてきた文書を受信し、必要に応じて、保
管、配信、閲覧などのオンラインによる管理サービスを
提供する文書管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】今や、企業や個人の間で、各種のデータ
や情報が通信ネットワークなどの通信手段を介してオン
ラインで盛んにやり取りされており、情報技術の発達に
伴って、その傾向は今後も一段と高まるものと考えられ
ている。
や情報が通信ネットワークなどの通信手段を介してオン
ラインで盛んにやり取りされており、情報技術の発達に
伴って、その傾向は今後も一段と高まるものと考えられ
ている。
【0003】このような状況において、文書(ドキュメ
ント)をオンラインで管理する技術として、所謂、電子
保管システムによる保管法が知られている。
ント)をオンラインで管理する技術として、所謂、電子
保管システムによる保管法が知られている。
【0004】この電子保管システムの1つの形態とし
て、ユーザ毎の専用サーバ上にユーザの書類のインデッ
クスと画像を登録するとともに、原本は別の倉庫に保管
するシステムがある。ユーザはオフィス内パソコンから
ネットワークを通じて書類を検索し、画面表示、印刷な
どデジタル化した書類を入手する。これにより、ユーザ
は文書を管理するための手間を省力化でき、また保管ス
ペースを節約できる。
て、ユーザ毎の専用サーバ上にユーザの書類のインデッ
クスと画像を登録するとともに、原本は別の倉庫に保管
するシステムがある。ユーザはオフィス内パソコンから
ネットワークを通じて書類を検索し、画面表示、印刷な
どデジタル化した書類を入手する。これにより、ユーザ
は文書を管理するための手間を省力化でき、また保管ス
ペースを節約できる。
【0005】また、この電子保管システムの別の形態と
しては、ユーザのオフィス内の文書、書類などを機密保
全された遠隔地の倉庫内で預かり、閲覧が必要なときに
は、必要な分だけ倉庫内のシステムで電子化(例えばP
DFフォーマットに変換)し、電子メールで返送するシ
ステムである。物理的な返送ではなく、電子的な返送で
あるため、返送に要する時間が短縮されるなどのメリッ
トがある。
しては、ユーザのオフィス内の文書、書類などを機密保
全された遠隔地の倉庫内で預かり、閲覧が必要なときに
は、必要な分だけ倉庫内のシステムで電子化(例えばP
DFフォーマットに変換)し、電子メールで返送するシ
ステムである。物理的な返送ではなく、電子的な返送で
あるため、返送に要する時間が短縮されるなどのメリッ
トがある。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】ところで、文書の中に
は、単に個人用として保管だけしておけば済むものか
ら、外部の特定又は不特定の企業や個人などのユーザに
配信する秘密性又は公開性の高いものまで多岐にわた
る。
は、単に個人用として保管だけしておけば済むものか
ら、外部の特定又は不特定の企業や個人などのユーザに
配信する秘密性又は公開性の高いものまで多岐にわた
る。
【0007】前述した従来の電子保管システムは、単に
保管だけの機能から見ると、文書の電子的保管による省
スペース化、管理の手間の軽減など、そのメリットはあ
るものの、その文書を外部の特定又は不特定のユーザへ
配信したり、ユーザに文書を閲覧させるといった外部と
のやり取りはできず、勿論、そのようなやり取りにおけ
る管理もできなかった。
保管だけの機能から見ると、文書の電子的保管による省
スペース化、管理の手間の軽減など、そのメリットはあ
るものの、その文書を外部の特定又は不特定のユーザへ
配信したり、ユーザに文書を閲覧させるといった外部と
のやり取りはできず、勿論、そのようなやり取りにおけ
る管理もできなかった。
【0008】第1に、従来の電子保管システムの場合、
保管する文書を特定のユーザに自動配信することはでき
ない。配信する場合、送信元のユーザは電子倉庫から文
書を取り出してきて、別の手段、例えば電子メールで特
定のユーザに向けて送信する必要がある。
保管する文書を特定のユーザに自動配信することはでき
ない。配信する場合、送信元のユーザは電子倉庫から文
書を取り出してきて、別の手段、例えば電子メールで特
定のユーザに向けて送信する必要がある。
【0009】第2に、従来の電子保管システムの場合、
文書を保管するにしても、ユーザと電子保管システムと
が1対1の関係にあり、ユーザ寄りの立場で保管するの
であり、第3者の立場で保管するというものではない。
文書を保管するにしても、ユーザと電子保管システムと
が1対1の関係にあり、ユーザ寄りの立場で保管するの
であり、第3者の立場で保管するというものではない。
【0010】単に、自分のキャビネット代わりの保管と
いう意味ではこれでもよいが、送信元及び配信先のユー
ザにとって第3者であるものが中立的に保管することを
求められる場合には、従来のシステムでは中立性の点で
不充分である。そのような要請がある文書としては、信
託銀行やアセットマネージメント会社などが顧客へ送る
運用報告者などのレポート、登録したアナリストに送る
ディスクローズ資料など、多くのものがある。
いう意味ではこれでもよいが、送信元及び配信先のユー
ザにとって第3者であるものが中立的に保管することを
求められる場合には、従来のシステムでは中立性の点で
不充分である。そのような要請がある文書としては、信
託銀行やアセットマネージメント会社などが顧客へ送る
運用報告者などのレポート、登録したアナリストに送る
ディスクローズ資料など、多くのものがある。
【0011】また、第3に、従来の電子保管システムの
場合、文書を保管するだけであって、特定又は不特定の
ユーザが保管文書を閲覧することもできなかった。
場合、文書を保管するだけであって、特定又は不特定の
ユーザが保管文書を閲覧することもできなかった。
【0012】本発明は、以上のような従来技術の有する
種々の問題に鑑みてなされたもので、文書を単に保管す
るだけでは無く、文書を外部の特定又は不特定のユーザ
へ配信したり、ユーザに文書を閲覧させる、といった外
部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおける第3者
的な管理機能を持たせた利便性の高い文書管理システム
を提供することを、その目的とする。
種々の問題に鑑みてなされたもので、文書を単に保管す
るだけでは無く、文書を外部の特定又は不特定のユーザ
へ配信したり、ユーザに文書を閲覧させる、といった外
部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおける第3者
的な管理機能を持たせた利便性の高い文書管理システム
を提供することを、その目的とする。
【0013】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の1つの態様によれば、通信手段を通してユ
ーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備えた文書管
理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら前記通信手段を介して送られてきた文書を文書表示の
ファイル形式で第三者として保管する保管手段と、この
保管の事実を前記文書の管理履歴に記録する保管記録手
段とを備えたことを特徴とする。
め、本発明の1つの態様によれば、通信手段を通してユ
ーザに通信可能に接続されたサーバ装置を備えた文書管
理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら前記通信手段を介して送られてきた文書を文書表示の
ファイル形式で第三者として保管する保管手段と、この
保管の事実を前記文書の管理履歴に記録する保管記録手
段とを備えたことを特徴とする。
【0014】好適には、前記サーバ装置は、前記保管手
段により保管されている文書の閲覧を、この文書の保管
を依頼した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特
定ユーザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、
当該閲覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段
とを備える。このとき、例えば、前記特定ユーザ閲覧許
可手段は、前記指定ユーザを、複数のセキュリティの条
件をアンド条件、オア条件、又は択一的選択に処して決
まるセキュリティチェックを掛けて決めるセキュリティ
チェック手段を有していてもよい。さらに、前記閲覧許
可手段は、前記送信元ユーザが指定した一定期間の間だ
け前記閲覧を前記指定ユーザに許可する手段であっても
よい。また、例えば、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら送られてきた文書に配信先のユーザが指定されている
場合には、この配信先のユーザにその文書を前記通信手
段を介して前記ファイル形式で自動的に配信する配信手
段と、この配信を行ったときには、当該配信の事実を前
記管理履歴に記録する配信記録手段とを備えることがで
きる。
段により保管されている文書の閲覧を、この文書の保管
を依頼した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特
定ユーザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、
当該閲覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段
とを備える。このとき、例えば、前記特定ユーザ閲覧許
可手段は、前記指定ユーザを、複数のセキュリティの条
件をアンド条件、オア条件、又は択一的選択に処して決
まるセキュリティチェックを掛けて決めるセキュリティ
チェック手段を有していてもよい。さらに、前記閲覧許
可手段は、前記送信元ユーザが指定した一定期間の間だ
け前記閲覧を前記指定ユーザに許可する手段であっても
よい。また、例えば、前記サーバ装置は、前記ユーザか
ら送られてきた文書に配信先のユーザが指定されている
場合には、この配信先のユーザにその文書を前記通信手
段を介して前記ファイル形式で自動的に配信する配信手
段と、この配信を行ったときには、当該配信の事実を前
記管理履歴に記録する配信記録手段とを備えることがで
きる。
【0015】上述した各構成を有するシステムにおい
て、サーバ装置は、あらゆるユーザに対して、前記保管
手段に保管されている文書の変更及び消去を拒否するよ
うに構成される。
て、サーバ装置は、あらゆるユーザに対して、前記保管
手段に保管されている文書の変更及び消去を拒否するよ
うに構成される。
【0016】また、上述の各構成を有するシステムにお
いて、前記管理履歴の閲覧を、前記文書の送信元及び配
信先の少なくとも何れか一方のユーザに許可する管理履
歴閲覧手段を備えることが望ましい。
いて、前記管理履歴の閲覧を、前記文書の送信元及び配
信先の少なくとも何れか一方のユーザに許可する管理履
歴閲覧手段を備えることが望ましい。
【0017】さらに、前述の基本構成を有するシステム
において、前記サーバ装置は、前記保管手段により保管
されている文書の閲覧を、当該文書の送信元ユーザの指
定により不特定のユーザに許可する不特定ユーザ閲覧許
可手段を備えることができる。
において、前記サーバ装置は、前記保管手段により保管
されている文書の閲覧を、当該文書の送信元ユーザの指
定により不特定のユーザに許可する不特定ユーザ閲覧許
可手段を備えることができる。
【0018】また、上述の各構成に係るシステムでは、
前記サーバ装置は、前記文書の保存、閲覧、及び/又は
配信の処理に対して当該処理に関わるユーザに課金する
課金手段を備えることが望ましい。
前記サーバ装置は、前記文書の保存、閲覧、及び/又は
配信の処理に対して当該処理に関わるユーザに課金する
課金手段を備えることが望ましい。
【0019】また、本発明の別の態様によれば、通信手
段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を
備えた文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、
前記通信手段を介して送られた文書を文書表示のファイ
ル形式で受信する受信手段と、この受信された文書の送
信元ユーザが指定した相手先ユーザに前記ファイル形式
で前記通信手段を介して自動的に配信する配信手段と、
前記受信及び配信の事実を前記文書の管理履歴情報に記
録する受信・配信記録手段とを備えたことを特徴とす
る。
段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置を
備えた文書管理システムにおいて、前記サーバ装置は、
前記通信手段を介して送られた文書を文書表示のファイ
ル形式で受信する受信手段と、この受信された文書の送
信元ユーザが指定した相手先ユーザに前記ファイル形式
で前記通信手段を介して自動的に配信する配信手段と、
前記受信及び配信の事実を前記文書の管理履歴情報に記
録する受信・配信記録手段とを備えたことを特徴とす
る。
【0020】さらに、本発明の別の態様によれば、通信
手段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置
に設けたコンピュータを、前記ユーザから前記通信手段
を介して送られてきた文書を文書表示のファイル形式で
メモリに保管させる保管手段と、この保管の事実を前記
文書の管理履歴に記録する保管記録手段と、前記メモリ
に保管されている文書の閲覧を、この文書の保管を依頼
した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特定ユー
ザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、当該閲
覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段と、前
記ユーザから送られてきた文書に配信先のユーザが指定
されている場合には、この配信先のユーザにその文書を
前記通信手段を介して前記ファイル形式で自動的に配信
する配信手段と、この配信を行ったときには、当該配信
の事実を前記管理履歴に記録する配信記録手段と、して
機能させる文書オンライン管理のためのプログラムを提
供することができる。
手段を通してユーザに通信可能に接続されたサーバ装置
に設けたコンピュータを、前記ユーザから前記通信手段
を介して送られてきた文書を文書表示のファイル形式で
メモリに保管させる保管手段と、この保管の事実を前記
文書の管理履歴に記録する保管記録手段と、前記メモリ
に保管されている文書の閲覧を、この文書の保管を依頼
した送信元ユーザが指定したユーザに許可する特定ユー
ザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときには、当該閲
覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録手段と、前
記ユーザから送られてきた文書に配信先のユーザが指定
されている場合には、この配信先のユーザにその文書を
前記通信手段を介して前記ファイル形式で自動的に配信
する配信手段と、この配信を行ったときには、当該配信
の事実を前記管理履歴に記録する配信記録手段と、して
機能させる文書オンライン管理のためのプログラムを提
供することができる。
【0021】
【発明の実施の形態】以下、本発明に係る1つの実施の
形態を添付図面に基づき説明する。
形態を添付図面に基づき説明する。
【0022】図1に示す如く、文書管理システム1は、
文書の保管、配信、閲覧などを行うユーザとは独立した
サービス提供業者が運営・管理する施設(以下、管理セ
ンタと呼ぶ)に置かれるシステムである。なお、この施
設の呼称は、管理センタに限定されるものでは無く、デ
ータセンタ、中央センタ、文書管理センタ、文書保管セ
ンタ、文書センタなどであってもよい。
文書の保管、配信、閲覧などを行うユーザとは独立した
サービス提供業者が運営・管理する施設(以下、管理セ
ンタと呼ぶ)に置かれるシステムである。なお、この施
設の呼称は、管理センタに限定されるものでは無く、デ
ータセンタ、中央センタ、文書管理センタ、文書保管セ
ンタ、文書センタなどであってもよい。
【0023】この文書管理システム1は、多数のユーザ
のコンピュータや端末と通信可能に接続されている。こ
の管理システム1は、主には、あるユーザからPDF形
式で送られてきた文書を指定期間(長期を含む)だけ保
存し、送信元ユーザからの指定があるときには指定され
た配信先ユーザに文書をPDF形式で配信し、送信元ユ
ーザが指定した特定のユーザ、又は、不特定のユーザに
閲覧を許容する一方で、それらの保存、配信、及び閲覧
のときには管理用の履歴情報に記録を残すなどの様々な
管理機能を発揮することができる。
のコンピュータや端末と通信可能に接続されている。こ
の管理システム1は、主には、あるユーザからPDF形
式で送られてきた文書を指定期間(長期を含む)だけ保
存し、送信元ユーザからの指定があるときには指定され
た配信先ユーザに文書をPDF形式で配信し、送信元ユ
ーザが指定した特定のユーザ、又は、不特定のユーザに
閲覧を許容する一方で、それらの保存、配信、及び閲覧
のときには管理用の履歴情報に記録を残すなどの様々な
管理機能を発揮することができる。
【0024】この文書管理システム1は会員制を採用し
ているので、ユーザ(企業、個人など)は予め、会員登
録の手続きを行い、ID番号とパスワードを設定する必
要がある。
ているので、ユーザ(企業、個人など)は予め、会員登
録の手続きを行い、ID番号とパスワードを設定する必
要がある。
【0025】図2を参照して、この文書管理システム1
の構成を説明する。この管理システム1は、サーバ装置
11と、このサーバ装置11に通信ラインL1,L2,
L3,…を介して夫々接続された複数のユーザであるA
社、B社、C社、…のデータ通信装置12,13,1
4,…とを備える。なお、ユーザとして、ここでは企業
を例示しているが、個人ユーザの場合にも同様である。
の構成を説明する。この管理システム1は、サーバ装置
11と、このサーバ装置11に通信ラインL1,L2,
L3,…を介して夫々接続された複数のユーザであるA
社、B社、C社、…のデータ通信装置12,13,1
4,…とを備える。なお、ユーザとして、ここでは企業
を例示しているが、個人ユーザの場合にも同様である。
【0026】サーバ装置11は、コンピュータ11A、
データベース11B、及び通信装置11Cを備え、通信
ラインL1,L2,L3,…に接続されている。
データベース11B、及び通信装置11Cを備え、通信
ラインL1,L2,L3,…に接続されている。
【0027】コンピュータ11Aは、ユーザのデータ通
信装置12,13,14,…との通信制御及びオンライ
ンでの管理サービスの処理を司るもので、そのためのア
プリケーションソフトのプログラムを予め、記録媒体と
してのメモリM1に内蔵させている。このアプリケーシ
ョンソフトは所定のOS上で動作するようになってい
る。
信装置12,13,14,…との通信制御及びオンライ
ンでの管理サービスの処理を司るもので、そのためのア
プリケーションソフトのプログラムを予め、記録媒体と
してのメモリM1に内蔵させている。このアプリケーシ
ョンソフトは所定のOS上で動作するようになってい
る。
【0028】データベース11Bは、CPU及び記憶装
置を備えており、コンピュータ11Aとの間で交信を行
ってデータを送受することができる。このため、データ
ベース11Bは、ユーザから送信されてきた文書及びこ
の文書に付随する付随情報(固有情報及び履歴情報)を
保存可能になっている。
置を備えており、コンピュータ11Aとの間で交信を行
ってデータを送受することができる。このため、データ
ベース11Bは、ユーザから送信されてきた文書及びこ
の文書に付随する付随情報(固有情報及び履歴情報)を
保存可能になっている。
【0029】通信装置11Cは、CPU、モデム、ハブ
などを備えており、所定の通信プロトコルで外界とデー
タ通信可能に動作する。これにより、コンピュータ11
Aから出力されたデジタルデータは指定通信ラインL1
(L2,L3,…)を介して指定ユーザに送信されると
ともに、ユーザから送信されてきた文書及びその付随情
報に所定処理が施されてコンピュータ11Aに出力され
る。
などを備えており、所定の通信プロトコルで外界とデー
タ通信可能に動作する。これにより、コンピュータ11
Aから出力されたデジタルデータは指定通信ラインL1
(L2,L3,…)を介して指定ユーザに送信されると
ともに、ユーザから送信されてきた文書及びその付随情
報に所定処理が施されてコンピュータ11Aに出力され
る。
【0030】通信ライン(ネットワーク)L1,L2,
L3,…は、本発明の通信手段として機能するもので、
一般の公衆電話回線であってもよいし、ISDN(サー
ビス統合デジタル通信網)であってもよいし、インター
ネットであってもよい。また、通信手段は、電波や光を
用いた通信ネットワークや通信システムであってもよ
い。
L3,…は、本発明の通信手段として機能するもので、
一般の公衆電話回線であってもよいし、ISDN(サー
ビス統合デジタル通信網)であってもよいし、インター
ネットであってもよい。また、通信手段は、電波や光を
用いた通信ネットワークや通信システムであってもよ
い。
【0031】一方、ユーザ(A社、B社、C社、…)の
データ通信装置12,13,14,…のそれぞれは、コ
ンピュータ12A(13A,14A,…)と通信インタ
ーフェース12B(13B,14B,…)とを有する。
データ通信装置12,13,14,…のそれぞれは、コ
ンピュータ12A(13A,14A,…)と通信インタ
ーフェース12B(13B,14B,…)とを有する。
【0032】コンピュータ12A(13A,14A,
…)のメモリM2には、所定のOS上で動作するアプリ
ケーションソフトがインストールされており、これによ
り、データ通信におけるクライアントとして動作する。
このため、コンピュータ12A(13A,14A,…)
は、そのアプリケーションソフトのアルゴリズムに基い
て文書及び固有情報の送受信、サーバ装置11に原本と
して保存されている文書の閲覧処理及びその文書の履歴
の閲覧処理などを行うことができる。
…)のメモリM2には、所定のOS上で動作するアプリ
ケーションソフトがインストールされており、これによ
り、データ通信におけるクライアントとして動作する。
このため、コンピュータ12A(13A,14A,…)
は、そのアプリケーションソフトのアルゴリズムに基い
て文書及び固有情報の送受信、サーバ装置11に原本と
して保存されている文書の閲覧処理及びその文書の履歴
の閲覧処理などを行うことができる。
【0033】通信インターフェース12B(13B,1
4B,…)は、コンピュータ12A(13A,14A,
…)と通信ラインL1(L2,L3,…)との間のデー
タ送受信を所定の通信プログラムで行うようになってい
る。
4B,…)は、コンピュータ12A(13A,14A,
…)と通信ラインL1(L2,L3,…)との間のデー
タ送受信を所定の通信プログラムで行うようになってい
る。
【0034】本実施形態に係る管理システム1の管理対
象は文書(ドキュメント)であり、文書表示のファイル
形式で送受信される。この文書を配付時期や配付数に応
じて分類すると、 1)定期・不定期に特定のユーザに配付されるレポート
類(配布元と配布先の関係は1対1)(例えば、信託銀
行やアセットマネージメント会社などが顧客に配布する
運用報告、請求書、納品書などの事務処理書類、官公庁
への提出書類など); 2)特定の複数のユーザに配布する資料(配付元と配付
先の関係は1対特定の複数)(例えば、登録したアナリ
ストに参照用として配布されるディスクローズ資料な
ど); 3)不特定多数のユーザに公表する資料(配付元と配付
先の関係は1対特定多数)(例えば、一般投資家向けの
ディスクローズ資料の公表など); 4)その他の書類(当事者以外の第3者による保管の必
要がある書類)、である。
象は文書(ドキュメント)であり、文書表示のファイル
形式で送受信される。この文書を配付時期や配付数に応
じて分類すると、 1)定期・不定期に特定のユーザに配付されるレポート
類(配布元と配布先の関係は1対1)(例えば、信託銀
行やアセットマネージメント会社などが顧客に配布する
運用報告、請求書、納品書などの事務処理書類、官公庁
への提出書類など); 2)特定の複数のユーザに配布する資料(配付元と配付
先の関係は1対特定の複数)(例えば、登録したアナリ
ストに参照用として配布されるディスクローズ資料な
ど); 3)不特定多数のユーザに公表する資料(配付元と配付
先の関係は1対特定多数)(例えば、一般投資家向けの
ディスクローズ資料の公表など); 4)その他の書類(当事者以外の第3者による保管の必
要がある書類)、である。
【0035】ここで、図3及び4を参照して、ユーザか
らサーバ装置11に送信され、データベース11Bに格
納される文書保管情報の構成を説明する。
らサーバ装置11に送信され、データベース11Bに格
納される文書保管情報の構成を説明する。
【0036】ユーザがサーバ装置11に送信する文書保
管情報は、図3に示す如く、文書表示のファイル形式と
して、例えば米国アドビ・システムズ社が開発したポー
タブル・ドキュメント・フォーマット(PDF)の文書
データと、この文書に1対1に付随した付随情報とから
成る。付随情報は更に、文書データに固有の固有情報
と、その履歴を示す履歴情報とから成る。
管情報は、図3に示す如く、文書表示のファイル形式と
して、例えば米国アドビ・システムズ社が開発したポー
タブル・ドキュメント・フォーマット(PDF)の文書
データと、この文書に1対1に付随した付随情報とから
成る。付随情報は更に、文書データに固有の固有情報
と、その履歴を示す履歴情報とから成る。
【0037】固有情報には、図4に示す如く、文書ID
番号、文書の送信元ユーザを特定する情報、閲覧ユーザ
の特定/不特定を指定する情報、文書の保管期間及び閲
覧の指定期間の情報、文書の配信先ユーザを特定する情
報、指定閲覧者を特定する情報、及びセキュリティの指
定情報を含む。
番号、文書の送信元ユーザを特定する情報、閲覧ユーザ
の特定/不特定を指定する情報、文書の保管期間及び閲
覧の指定期間の情報、文書の配信先ユーザを特定する情
報、指定閲覧者を特定する情報、及びセキュリティの指
定情報を含む。
【0038】これらの固有情報は、ユーザが文書をサー
バ装置11に送信するときに、必須項目として(但し、
一部の場合を除く)、文書毎に入力される。文書ID番
号はサーバ装置11が自動的に発番する。この文書ID
番号をキー情報にして、文書データと付随情報とが1対
1に対応付けられ、データベース11Bに格納される。
バ装置11に送信するときに、必須項目として(但し、
一部の場合を除く)、文書毎に入力される。文書ID番
号はサーバ装置11が自動的に発番する。この文書ID
番号をキー情報にして、文書データと付随情報とが1対
1に対応付けられ、データベース11Bに格納される。
【0039】閲覧ユーザの特定/不特定の指定項目は、
送信元ユーザが任意に指定するもので、管理対象の文書
及びその履歴を特定の相手先ユーザにのみ閲覧させたい
場合には「特定」を指定し、一方、不特定多数のユーザ
に閲覧させたい場合には「不特定」を指定する。「不特
定」を指定すると、配信先ユーザ、指定閲覧者、及びセ
キュリティの指定は自動的にスキップされる。
送信元ユーザが任意に指定するもので、管理対象の文書
及びその履歴を特定の相手先ユーザにのみ閲覧させたい
場合には「特定」を指定し、一方、不特定多数のユーザ
に閲覧させたい場合には「不特定」を指定する。「不特
定」を指定すると、配信先ユーザ、指定閲覧者、及びセ
キュリティの指定は自動的にスキップされる。
【0040】保管期間は、短期から長期(例えば20
年)まで例えば6ヶ月単位で、ユーザが送信時に指定で
きる。この長期の期間を指定できることも本発明の特徴
である。閲覧の指定期間は、文書及び/又は履歴情報の
閲覧を他のユーザに許容する期間であり、送信元ユーザ
は、保管期間よりは短い期間内で自由に指定できる。
年)まで例えば6ヶ月単位で、ユーザが送信時に指定で
きる。この長期の期間を指定できることも本発明の特徴
である。閲覧の指定期間は、文書及び/又は履歴情報の
閲覧を他のユーザに許容する期間であり、送信元ユーザ
は、保管期間よりは短い期間内で自由に指定できる。
【0041】配信先ユーザは、管理対象の文書を配信し
たい相手先のユーザのことであり、送信元ユーザが送信
時に設定できる。
たい相手先のユーザのことであり、送信元ユーザが送信
時に設定できる。
【0042】指定閲覧者は、送信元ユーザが判断した文
書及びその履歴の閲覧を許可するユーザであり、送信元
ユーザが送信時に設定できる。この指定閲覧者欄に、ユ
ーザ名として、送信元ユーザ名、即ち自社名を指定する
ことで、送信元ユーザが自社の送信文書を自社で閲覧で
きる、所謂、自己指定が可能になる。
書及びその履歴の閲覧を許可するユーザであり、送信元
ユーザが送信時に設定できる。この指定閲覧者欄に、ユ
ーザ名として、送信元ユーザ名、即ち自社名を指定する
ことで、送信元ユーザが自社の送信文書を自社で閲覧で
きる、所謂、自己指定が可能になる。
【0043】さらに、セキュリティのチェック項目とし
ては、「特定の個人のみ」、「特定の会社のみ」、「特
定のコンピュータのみ」、「特定の通信回線のみ」、及
び「特定の電話番号のみ」をアンド条件又はオア条件で
設定するようになっている。このときの設定画面の例を
図10に示す。この設定は、文書ファイル毎に文書送信
の必要事項を入力する過程において、所望のウィンドウ
をクリックすることで行われる。このセキュリティチェ
ック項目をデフォルトとして所望項目に設定しておいて
もよい。
ては、「特定の個人のみ」、「特定の会社のみ」、「特
定のコンピュータのみ」、「特定の通信回線のみ」、及
び「特定の電話番号のみ」をアンド条件又はオア条件で
設定するようになっている。このときの設定画面の例を
図10に示す。この設定は、文書ファイル毎に文書送信
の必要事項を入力する過程において、所望のウィンドウ
をクリックすることで行われる。このセキュリティチェ
ック項目をデフォルトとして所望項目に設定しておいて
もよい。
【0044】セキュリティチェック項目に「特定の個
人」や「特定の会社」が含まれる場合、サーバ装置11
は、配信先及び指定閲覧者の欄に記入したユーザ名以外
のユーザには送信されないように、2重にセキュリティ
チェックを掛かるようになっている。また、セキュリテ
ィチェック項目に「特定のコンピュータ」、「特定の通
信回線」、及び/又は「特定の電話番号」が含まれる場
合、サーバ装置11は送受信時にこれらの条件を加味し
てセキュリティを掛けるようになっている。なお、不特
定多数のユーザに公表する文書については、セキュリテ
ィは不要である。
人」や「特定の会社」が含まれる場合、サーバ装置11
は、配信先及び指定閲覧者の欄に記入したユーザ名以外
のユーザには送信されないように、2重にセキュリティ
チェックを掛かるようになっている。また、セキュリテ
ィチェック項目に「特定のコンピュータ」、「特定の通
信回線」、及び/又は「特定の電話番号」が含まれる場
合、サーバ装置11は送受信時にこれらの条件を加味し
てセキュリティを掛けるようになっている。なお、不特
定多数のユーザに公表する文書については、セキュリテ
ィは不要である。
【0045】図5〜7に、サーバ装置11からみた、文
書のオンライン管理サービスを示す。
書のオンライン管理サービスを示す。
【0046】同図に示す如く、サーバ装置11はユーザ
(A社、B社、C社、…)のデータ通信装置12,1
3,14,…からアクセスがあるか否かを判断しながら
待機している(ステップS1)。何れかのユーザのデー
タ通信装置から例えばインターネットを介してアクセス
を受けると、図8に示すトップ画面をユーザのコンピュ
ータ12A(13A,14A,…)に表示させる(ステ
ップS2)。
(A社、B社、C社、…)のデータ通信装置12,1
3,14,…からアクセスがあるか否かを判断しながら
待機している(ステップS1)。何れかのユーザのデー
タ通信装置から例えばインターネットを介してアクセス
を受けると、図8に示すトップ画面をユーザのコンピュ
ータ12A(13A,14A,…)に表示させる(ステ
ップS2)。
【0047】このトップ画面には、本管理サービスの内
容説明、会員制を採用していること、会員ためのID番
号及びパスワードのウィンドウW1,W2、並びに、非
会員でもアクセス可能な不特定ユーザ向けのボタンが表
示される。この不特定ユーザ向けのボタンB1は、非会
員が不特定ユーザ向けに公表した文書にアクセスするた
めに設けられている。また、会員を希望するユーザは、
会員登録のボタンB4をクリックして登録処理に進むこ
とができる。
容説明、会員制を採用していること、会員ためのID番
号及びパスワードのウィンドウW1,W2、並びに、非
会員でもアクセス可能な不特定ユーザ向けのボタンが表
示される。この不特定ユーザ向けのボタンB1は、非会
員が不特定ユーザ向けに公表した文書にアクセスするた
めに設けられている。また、会員を希望するユーザは、
会員登録のボタンB4をクリックして登録処理に進むこ
とができる。
【0048】次いで、サーバ装置11はユーザが画面上
で不特定ユーザ向けのボタンB1を押したと判断した場
合(ステップS3)、不特定ユーザ向けに公表している
文書保管情報リストからユーザ所望の文書保管情報を検
索し、これをユーザのコンピュータ12A(13A,1
4A,…)に配信する(ステップS4,S5)。この配
信により、例えば図4の文書ID番号X−002におけ
る履歴2に模式的に示す如く、配信した文書の履歴情報
に、配信の日付、時間、及びユーザ名情報が追加記載
(履歴更新)される(ステップS6)。なお、この履歴
更新は行わなくてもよいし、また、配信のトータル数の
みをカウントするようにしてもよい。
で不特定ユーザ向けのボタンB1を押したと判断した場
合(ステップS3)、不特定ユーザ向けに公表している
文書保管情報リストからユーザ所望の文書保管情報を検
索し、これをユーザのコンピュータ12A(13A,1
4A,…)に配信する(ステップS4,S5)。この配
信により、例えば図4の文書ID番号X−002におけ
る履歴2に模式的に示す如く、配信した文書の履歴情報
に、配信の日付、時間、及びユーザ名情報が追加記載
(履歴更新)される(ステップS6)。なお、この履歴
更新は行わなくてもよいし、また、配信のトータル数の
みをカウントするようにしてもよい。
【0049】一方、ステップS3の判断がNOとなる場
合、サーバ装置11は、ユーザが自分のコンピュータか
ら送信したID番号及びパスワードをチェックしてユー
ザ認証を行い、会員か否かを判断する(ステップS
7)。ユーザが既に会員である場合には、アクセスして
きたユーザのコンピュータ12A(13A,14A,
…)にメニュー画面を表示させる(ステップS8)一方
で、会員ではないと判断した場合には、会員登録すべき
旨の表示を行う(ステップS9)。
合、サーバ装置11は、ユーザが自分のコンピュータか
ら送信したID番号及びパスワードをチェックしてユー
ザ認証を行い、会員か否かを判断する(ステップS
7)。ユーザが既に会員である場合には、アクセスして
きたユーザのコンピュータ12A(13A,14A,
…)にメニュー画面を表示させる(ステップS8)一方
で、会員ではないと判断した場合には、会員登録すべき
旨の表示を行う(ステップS9)。
【0050】メニュー画面には、図9に示す如く、「文
書保管・配信」、「文書閲覧」、「履歴閲覧」、及び
「セキュリティ・配信先変更」のチェックボックスが表
示される。ここで注目すべきは、このメニュー画面に
は、後述する如く保管した文書を強制的に削除したり、
修正するメニューは表示されない。つまり、このメニュ
ーによって、既に保管してある文書や履歴情報の削除及
び修正を禁止する手段が機能的に構成されている。
書保管・配信」、「文書閲覧」、「履歴閲覧」、及び
「セキュリティ・配信先変更」のチェックボックスが表
示される。ここで注目すべきは、このメニュー画面に
は、後述する如く保管した文書を強制的に削除したり、
修正するメニューは表示されない。つまり、このメニュ
ーによって、既に保管してある文書や履歴情報の削除及
び修正を禁止する手段が機能的に構成されている。
【0051】ユーザは、このメニュー画面から所望する
管理業務を選択する(ステップS10〜S14)。この
選択に応じて、サーバ装置11は夫々の管理業務の処理
を行う。メニュー画面において「文書保管・配信」のメ
ニューが選択されると、図6に示すステップS20〜S
30の処理が実行され、「文書閲覧」又は「履歴閲覧」
のメニューが選択されると、図7に示すステップS41
〜S47又はステップS51〜S57の処理が実行され
る。
管理業務を選択する(ステップS10〜S14)。この
選択に応じて、サーバ装置11は夫々の管理業務の処理
を行う。メニュー画面において「文書保管・配信」のメ
ニューが選択されると、図6に示すステップS20〜S
30の処理が実行され、「文書閲覧」又は「履歴閲覧」
のメニューが選択されると、図7に示すステップS41
〜S47又はステップS51〜S57の処理が実行され
る。
【0052】ここで、図6及び図7の処理を説明する。
【0053】まず、図6の処理を説明する。ユーザが自
分のコンピュータ12A(13A,14A,…)のメニ
ュー画面から「文書保管・配信」を選択すると、サーバ
装置11は、図示していないサブメニュー画面から「保
管&配信」、「配信のみ」、又は「保管のみ」をユーザ
に更に選択させる(ステップS20,S21)。
分のコンピュータ12A(13A,14A,…)のメニ
ュー画面から「文書保管・配信」を選択すると、サーバ
装置11は、図示していないサブメニュー画面から「保
管&配信」、「配信のみ」、又は「保管のみ」をユーザ
に更に選択させる(ステップS20,S21)。
【0054】次いで、サーバ装置11は、「保管&配
信」、「配信のみ」、及び「保管のみ」それぞれの選択
に応じて、ユーザのコンピュータに文書の付随情報を入
力する画面を表示させて、必要な付随情報を入力させる
とともに、送信したい文書(例えばPDFファイル)の
アップロードなどの送信準備を行わせる(ステップS2
2)。ユーザがこの文書及び付随情報から成る文書保管
情報の送信を指令すると、サーバ装置11はそれに応答
して文書保管情報を受信する(ステップS23)。
信」、「配信のみ」、及び「保管のみ」それぞれの選択
に応じて、ユーザのコンピュータに文書の付随情報を入
力する画面を表示させて、必要な付随情報を入力させる
とともに、送信したい文書(例えばPDFファイル)の
アップロードなどの送信準備を行わせる(ステップS2
2)。ユーザがこの文書及び付随情報から成る文書保管
情報の送信を指令すると、サーバ装置11はそれに応答
して文書保管情報を受信する(ステップS23)。
【0055】ユーザにより選択されたメニューが「保管
&配信」の場合、サーバ装置11は送られてきた文書保
管情報をそのデータベース11Bに格納して保管する
(ステップS24)。次いで、サーバ装置11は、その
付随情報の中の固定情報に含まれる配信先を読み出し、
この配信先のユーザに通信ラインL2(L3,…)を介
して配信する(ステップS25)。この配信は例えば電
子メールに添付した文書として行われる。この後、サー
バ装置11はそのデータベース11Bに格納されている
該当文書の付随情報に含まれる履歴情報を更新する(ス
テップS26)。
&配信」の場合、サーバ装置11は送られてきた文書保
管情報をそのデータベース11Bに格納して保管する
(ステップS24)。次いで、サーバ装置11は、その
付随情報の中の固定情報に含まれる配信先を読み出し、
この配信先のユーザに通信ラインL2(L3,…)を介
して配信する(ステップS25)。この配信は例えば電
子メールに添付した文書として行われる。この後、サー
バ装置11はそのデータベース11Bに格納されている
該当文書の付随情報に含まれる履歴情報を更新する(ス
テップS26)。
【0056】この「保管&配信」の一例は、図4の文書
ID番号X−001で示される。送信元ユーザA社から
配信先ユーザB社及びC社を指定して通信ラインL1を
介して送られてきた文書は、データベース11Bに保管
されるとともに、通信ラインL2,L3を介してB社及
びC社に自動的に配信される。この保管及び配信に伴っ
て、自動的に履歴も残される(図4の文書ID番号X−
001における履歴情報1,2参照)。
ID番号X−001で示される。送信元ユーザA社から
配信先ユーザB社及びC社を指定して通信ラインL1を
介して送られてきた文書は、データベース11Bに保管
されるとともに、通信ラインL2,L3を介してB社及
びC社に自動的に配信される。この保管及び配信に伴っ
て、自動的に履歴も残される(図4の文書ID番号X−
001における履歴情報1,2参照)。
【0057】ユーザにより選択されたメニューが「保管
のみ」の場合、サーバ装置11は送られてきた文書保管
情報をそのデータベース11Bに格納して保管する(ス
テップS27)。この後、サーバ装置11は保管文書の
付随情報に含まれる履歴情報を更新する(ステップS2
8)。
のみ」の場合、サーバ装置11は送られてきた文書保管
情報をそのデータベース11Bに格納して保管する(ス
テップS27)。この後、サーバ装置11は保管文書の
付随情報に含まれる履歴情報を更新する(ステップS2
8)。
【0058】この「保管のみ」の一例は、図4の文書I
D番号X−004で示される。送信元ユーザL社から配
信先ユーザL社を自己指定して送られてきた文書は、デ
ータベース11Bに保管される。この保管に伴って、自
動的に履歴も残される(図4の文書ID番号X−004
における履歴情報1参照)。
D番号X−004で示される。送信元ユーザL社から配
信先ユーザL社を自己指定して送られてきた文書は、デ
ータベース11Bに保管される。この保管に伴って、自
動的に履歴も残される(図4の文書ID番号X−004
における履歴情報1参照)。
【0059】さらに、ユーザにより選択されたメニュー
が「配信のみ」の場合、サーバ装置11は送られてきた
文書保管情報をそのワークエリアに一時保管して、その
固定情報に含まれる配信先を読み出し、この配信先のユ
ーザにオンラインで自動配信する(ステップS29)。
この後、サーバ装置11は該当文書の付随情報に含まれ
る履歴情報を更新し、この履歴情報のみを保管する(ス
テップS30)。この実施形態の場合、「配信のみ」に
ついては、文書は保管せず、その履歴だけが残される。
が「配信のみ」の場合、サーバ装置11は送られてきた
文書保管情報をそのワークエリアに一時保管して、その
固定情報に含まれる配信先を読み出し、この配信先のユ
ーザにオンラインで自動配信する(ステップS29)。
この後、サーバ装置11は該当文書の付随情報に含まれ
る履歴情報を更新し、この履歴情報のみを保管する(ス
テップS30)。この実施形態の場合、「配信のみ」に
ついては、文書は保管せず、その履歴だけが残される。
【0060】次に、図7の処理を説明する。ユーザがメ
ニュー画面において「文書閲覧」を選択した場合、サー
バ装置11は図7のステップS41〜S47の処理に移
行する。
ニュー画面において「文書閲覧」を選択した場合、サー
バ装置11は図7のステップS41〜S47の処理に移
行する。
【0061】つまり、予め設定されているセキュリティ
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ(ス
テップS41)、ユーザが閲覧を望んでいる文書保管情
報の特定及び読出しが行われる(ステップS42)。サ
ーバ装置11は、読み出した文書保管情報の固定情報に
含まれる指定閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名
が在るか否か、及び、このアクセスが指定期間内のもの
か否かを判断する(ステップS43,S44)。これら
の判断のうち、何れかがNOの場合、閲覧不可であると
認識し、閲覧不可の旨の表示を行う(ステップS4
5)。
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ(ス
テップS41)、ユーザが閲覧を望んでいる文書保管情
報の特定及び読出しが行われる(ステップS42)。サ
ーバ装置11は、読み出した文書保管情報の固定情報に
含まれる指定閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名
が在るか否か、及び、このアクセスが指定期間内のもの
か否かを判断する(ステップS43,S44)。これら
の判断のうち、何れかがNOの場合、閲覧不可であると
認識し、閲覧不可の旨の表示を行う(ステップS4
5)。
【0062】これに対して、指定閲覧者に含まれたユー
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置11はユーザのコンピュータ12A(13A,14
A,…)に文書を閲覧させ(但し、この場合には、その
履歴の閲覧も可)、その閲覧の事実を記録する(ステッ
プS46,S47)。これにより、例えば図4の文書I
D番号X003に対する履歴情報3に示す如く、閲覧の
履歴が残される。
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置11はユーザのコンピュータ12A(13A,14
A,…)に文書を閲覧させ(但し、この場合には、その
履歴の閲覧も可)、その閲覧の事実を記録する(ステッ
プS46,S47)。これにより、例えば図4の文書I
D番号X003に対する履歴情報3に示す如く、閲覧の
履歴が残される。
【0063】一方、ユーザがメニュー画面において「履
歴閲覧」を選択した場合、サーバ装置11は図7のステ
ップS51〜S57の処理に移行する。
歴閲覧」を選択した場合、サーバ装置11は図7のステ
ップS51〜S57の処理に移行する。
【0064】つまり、予め設定されているセキュリティ
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ(ス
テップS51)、ユーザが閲覧を望んでいる文書の付随
情報の特定及び読出しが行われる(ステップS52)。
サーバ装置11は、読み出した付随情報に含まれる指定
閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名が在るか否
か、及び、このアクセスが指定期間内のものか否かを判
断する(ステップS53,S54)。これらの判断のう
ち、何れかがNOの場合、閲覧不可であると認識し、閲
覧不可の旨の表示を行う(ステップS55)。
チェック項目によるセキュリティチェックが行われ(ス
テップS51)、ユーザが閲覧を望んでいる文書の付随
情報の特定及び読出しが行われる(ステップS52)。
サーバ装置11は、読み出した付随情報に含まれる指定
閲覧者に、このアクセスしてきたユーザ名が在るか否
か、及び、このアクセスが指定期間内のものか否かを判
断する(ステップS53,S54)。これらの判断のう
ち、何れかがNOの場合、閲覧不可であると認識し、閲
覧不可の旨の表示を行う(ステップS55)。
【0065】これに対して、指定閲覧者に含まれたユー
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置11はユーザのコンピュータ12A(13A,14
A,…)に付随情報の履歴情報を閲覧させ、その閲覧の
事実を記録する(ステップS56,S57)。これによ
り、例えば図4の文書ID番号X003に対する履歴情
報4に示す如く、履歴閲覧の記録が残される。
ザであり且つ閲覧指定期間内の閲覧である場合、サーバ
装置11はユーザのコンピュータ12A(13A,14
A,…)に付随情報の履歴情報を閲覧させ、その閲覧の
事実を記録する(ステップS56,S57)。これによ
り、例えば図4の文書ID番号X003に対する履歴情
報4に示す如く、履歴閲覧の記録が残される。
【0066】図5の処理に戻って、ステップS13に示
す「セキュリティ・配信先の変更」か否かの判断がYE
Sとなるときには、ユーザのコンピュータ12A(13
A,14A,…)に変更画面を表示させて、所望のセキ
ュリティチェック項目及び配信先へ変更する(ステップ
S14)。
す「セキュリティ・配信先の変更」か否かの判断がYE
Sとなるときには、ユーザのコンピュータ12A(13
A,14A,…)に変更画面を表示させて、所望のセキ
ュリティチェック項目及び配信先へ変更する(ステップ
S14)。
【0067】また、図5のステップS6,S13,S1
4、及び、図7のステップS45,S47,S55,S
57の処理が終わると、サーバ装置11は最後に、ユー
ザに対する課金処理を行って処理を終える(ステップS
15)。
4、及び、図7のステップS45,S47,S55,S
57の処理が終わると、サーバ装置11は最後に、ユー
ザに対する課金処理を行って処理を終える(ステップS
15)。
【0068】この課金処理は、従量制及び固定制のいず
れを採用してもよい。例えば、送信元のユーザ当たり、
配信先のユーザ当たり、文書の送受信ページ当たり、
「文書の保存ページ×保存期間」の量で、閲覧回数で、
閲覧ページ当たり、など種々の態様を択一的に又はアン
ド条件で選択して設定される。
れを採用してもよい。例えば、送信元のユーザ当たり、
配信先のユーザ当たり、文書の送受信ページ当たり、
「文書の保存ページ×保存期間」の量で、閲覧回数で、
閲覧ページ当たり、など種々の態様を択一的に又はアン
ド条件で選択して設定される。
【0069】このように本実施形態によれば、送受信の
ユーザにとって第3者である管理センタの文書管理シス
テムを利用できる。具体的には、ユーザは、表示ファイ
ル形式の文書を管理センタの文書管理システム1にオン
ラインで送り、長期を含む任意の期間、保管させること
ができる。また、この文書保管と共に、特定の相手先ユ
ーザにその文書を自動的にオンラインで配信させること
もできる。予め指定されている限り、指定期間内であれ
ば、自ユーザを含め、他の指定又は非指定のユーザは、
保管文書及びその履歴をオンラインで自由に閲覧するこ
ともできる。この保管、配信、閲覧がある度に、文書毎
の履歴情報が更新される。
ユーザにとって第3者である管理センタの文書管理シス
テムを利用できる。具体的には、ユーザは、表示ファイ
ル形式の文書を管理センタの文書管理システム1にオン
ラインで送り、長期を含む任意の期間、保管させること
ができる。また、この文書保管と共に、特定の相手先ユ
ーザにその文書を自動的にオンラインで配信させること
もできる。予め指定されている限り、指定期間内であれ
ば、自ユーザを含め、他の指定又は非指定のユーザは、
保管文書及びその履歴をオンラインで自由に閲覧するこ
ともできる。この保管、配信、閲覧がある度に、文書毎
の履歴情報が更新される。
【0070】同時に、この文書保管システム1に拠る保
管は通常の電子保管とは異なり、保管中の文書内容を修
正したり、変更することは許されない。
管は通常の電子保管とは異なり、保管中の文書内容を修
正したり、変更することは許されない。
【0071】従って、従来の電子保管とは異なり、保
管、配信、及び閲覧は当事者以外の第3者の管理に置か
れることになる。このため、履歴情報を閲覧することに
よって、当事者ユーザ又は当事者以外のユーザに、保管
の日時、配信の日時及び相手先ユーザ名、並びに、閲覧
の日時及び閲覧者を特定又は証明する機能を発揮する。
管、配信、及び閲覧は当事者以外の第3者の管理に置か
れることになる。このため、履歴情報を閲覧することに
よって、当事者ユーザ又は当事者以外のユーザに、保管
の日時、配信の日時及び相手先ユーザ名、並びに、閲覧
の日時及び閲覧者を特定又は証明する機能を発揮する。
【0072】勿論、ユーザは保管だけを目的として、こ
の文書管理システム1を利用することもできる。その場
合に、指定閲覧者の自己指定によって、例えば同一社内
の多様な部門からアクセスし、保管文書を閲覧すること
ができ、自社内の電子保管システムとしても利用するこ
とができる。その場合であっても、文書内容の改変は不
可であるとともに、閲覧の履歴内容は履歴閲覧によって
明らかになり、第3者的な証明機能を有する。
の文書管理システム1を利用することもできる。その場
合に、指定閲覧者の自己指定によって、例えば同一社内
の多様な部門からアクセスし、保管文書を閲覧すること
ができ、自社内の電子保管システムとしても利用するこ
とができる。その場合であっても、文書内容の改変は不
可であるとともに、閲覧の履歴内容は履歴閲覧によって
明らかになり、第3者的な証明機能を有する。
【0073】また、この文書保管システム1は、文書表
示のファイル形式によるオンライン電子保管になるの
で、長期にわたって保管の必要はあるが、手元に置くこ
とはできない、といった性格の文書の保管に好適であ
る。このシステムを利用することで、省スペース化及び
手元保管時の管理の省力化を図ることができるととも
に、必要なときには、いつでも閲覧(ダウンロードを含
む)することができ、非常に利便性に優れている。
示のファイル形式によるオンライン電子保管になるの
で、長期にわたって保管の必要はあるが、手元に置くこ
とはできない、といった性格の文書の保管に好適であ
る。このシステムを利用することで、省スペース化及び
手元保管時の管理の省力化を図ることができるととも
に、必要なときには、いつでも閲覧(ダウンロードを含
む)することができ、非常に利便性に優れている。
【0074】さらに、業者が、このような文書保管シス
テム1を構築することで、文書保管のビジネス領域を広
げ、この分野の産業の発達に寄与することもできる。
テム1を構築することで、文書保管のビジネス領域を広
げ、この分野の産業の発達に寄与することもできる。
【0075】なお、上述した実施形態では送信元ユーザ
が1社である場合を説明したが、送受信の関係を、複数
の送信元ユーザ、対、複数の配信先ユーザの関係に設定
することもできる。
が1社である場合を説明したが、送受信の関係を、複数
の送信元ユーザ、対、複数の配信先ユーザの関係に設定
することもできる。
【0076】また、サーバ装置は、配信される文書リス
トなどの受信資料を作成してユーザに送付する付加サー
ビスを行うように構成してもよい。
トなどの受信資料を作成してユーザに送付する付加サー
ビスを行うように構成してもよい。
【0077】さらに、セキュリティ機能に関して、ユー
ザが受信する条件としてセキュリティチェック項目を選
択・設定するようにしてもよい。
ザが受信する条件としてセキュリティチェック項目を選
択・設定するようにしてもよい。
【0078】またなお、本発明は上述した実施形態の構
成に限定されるものではなく、当業者であれば、特許請
求の範囲に記載の要旨の範囲内で更に適宜に変更及び変
形して実施することもできる。例えば、保管期間及び閲
覧指定期間は、保管途中で長く又は短く変更できるよう
にしてもよい。また、サーバ装置を、通信サーバ、認証
サーバ、ファイルサーバ、データベース、課金サーバな
ど、処理機能を専用化した複数のサーバで構成してもよ
い。さらに、送受信する文書データは暗号化するように
してもよい。
成に限定されるものではなく、当業者であれば、特許請
求の範囲に記載の要旨の範囲内で更に適宜に変更及び変
形して実施することもできる。例えば、保管期間及び閲
覧指定期間は、保管途中で長く又は短く変更できるよう
にしてもよい。また、サーバ装置を、通信サーバ、認証
サーバ、ファイルサーバ、データベース、課金サーバな
ど、処理機能を専用化した複数のサーバで構成してもよ
い。さらに、送受信する文書データは暗号化するように
してもよい。
【0079】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
システムによれば、従来の電子保管による単なる文書保
管とは異なり、保管自体は勿論のこと、文書を外部の特
定又は不特定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲
覧させる、といった外部とのやり取りの機能及びそのや
り取りにおける第3者的な管理機能を持たせた利便性の
高い文書管理システムを提供することができる。
システムによれば、従来の電子保管による単なる文書保
管とは異なり、保管自体は勿論のこと、文書を外部の特
定又は不特定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲
覧させる、といった外部とのやり取りの機能及びそのや
り取りにおける第3者的な管理機能を持たせた利便性の
高い文書管理システムを提供することができる。
【図1】本発明の1つの実施形態に係る文書管理システ
ムの機能的な概要を説明する図。
ムの機能的な概要を説明する図。
【図2】実施形態に係る文書管理システムの概要を説明
するブロック図。
するブロック図。
【図3】文書保管情報のデータ構成を示す概略図。
【図4】文書に付随する付随情報を、履歴の更新例と共
に説明する図。
に説明する図。
【図5】サーバ装置により実行される管理業務の処理の
概要を説明するフローチャート。
概要を説明するフローチャート。
【図6】サーバ装置により実行される「保管&配信」時
の処理の概要を説明するフローチャート。
の処理の概要を説明するフローチャート。
【図7】サーバ装置により実行される「文書(履歴を含
む)又は履歴の閲覧」時の処理の概要を説明するフロー
チャート。
む)又は履歴の閲覧」時の処理の概要を説明するフロー
チャート。
【図8】実施形態の文書管理サービスにより提供される
トップ画面を例示する図。
トップ画面を例示する図。
【図9】実施形態の文書管理サービスにより提供される
メニュー画面を例示する図。
メニュー画面を例示する図。
【図10】実施形態の文書管理サービスにより提供され
るセキュリティチェック項目の選択に供する画面を例示
する図。
るセキュリティチェック項目の選択に供する画面を例示
する図。
1 文書管理システム 11 サーバ装置 11A コンピュータ 11B データベース 11C 通信装置 12〜14 ユーザのデータ通信装置 12A、13A、14A コンピュータ L1〜L3 通信ライン
Claims (11)
- 【請求項1】 通信手段を通してユーザに通信可能に接
続されたサーバ装置を備えた文書管理システムにおい
て、 前記サーバ装置は、前記ユーザから前記通信手段を介し
て送られてきた文書を文書表示のファイル形式で第三者
として保管する保管手段と、この保管の事実を前記文書
の管理履歴に記録する保管記録手段とを備えたことを特
徴とする文書管理システム。 - 【請求項2】 請求項1に記載の管理システムにおい
て、 前記サーバ装置は、前記保管手段により保管されている
文書の閲覧を、この文書の保管を依頼した送信元ユーザ
が指定したユーザに許可する特定ユーザ閲覧許可手段
と、この閲覧をさせたときには、当該閲覧の事実を前記
管理履歴に記録する閲覧記録手段とを備えたことを特徴
とする文書管理システム。 - 【請求項3】 請求項2に記載の管理システムにおい
て、 前記特定ユーザ閲覧許可手段は、前記指定ユーザを、複
数のセキュリティの条件をアンド条件、オア条件、又は
択一的選択に処して決まるセキュリティチェックを掛け
て決めるセキュリティチェック手段を有することを特徴
とする文書管理システム。 - 【請求項4】 請求項2に記載の管理システムにおい
て、 前記閲覧許可手段は、前記送信元ユーザが指定した一定
期間の間だけ前記閲覧を前記指定ユーザに許可する手段
であることを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項5】 請求項4に記載の管理システムにおい
て、 前記サーバ装置は、前記ユーザから送られてきた文書に
配信先のユーザが指定されている場合には、この配信先
のユーザにその文書を前記通信手段を介して前記ファイ
ル形式で自動的に配信する配信手段と、この配信を行っ
たときには、当該配信の事実を前記管理履歴に記録する
配信記録手段とを備えたことを特徴とする文書管理シス
テム。 - 【請求項6】 請求項1乃至5の何れか一項に記載の管
理システムにおいて、 前記サーバ装置は、あらゆるユーザに対して、前記保管
手段に保管されている文書の変更及び消去を拒否するよ
うに構成したことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項7】 請求項1乃至6の何れか一項に記載の管
理システムにおいて、 前記管理履歴の閲覧を、前記文書の送信元び配信先の少
なくとも何れか一方のユーザに許可する管理履歴閲覧手
段を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項8】 請求項1に記載の管理システムにおい
て、 前記サーバ装置は、前記保管手段により保管されている
文書の閲覧を、当該文書の送信元ユーザの指定により不
特定のユーザに許可する不特定ユーザ閲覧許可手段を備
えたことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項9】 請求項1乃至8の何れか一項に記載の管
理システムにおいて、 前記サーバ装置は、前記文書の保存、閲覧、及び/又は
配信の処理に対して当該処理に関わるユーザに課金する
課金手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項10】 通信手段を通してユーザに通信可能に
接続されたサーバ装置を備えた文書管理システムにおい
て、 前記サーバ装置は、前記通信手段を介して送られた文書
を文書表示のファイル形式で受信する受信手段と、この
受信された文書の送信元ユーザが指定した相手先ユーザ
に前記ファイル形式で前記通信手段を介して自動的に配
信する配信手段と、前記受信及び配信の事実を前記文書
の管理履歴情報に記録する受信・配信記録手段とを備え
たことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項11】 通信手段を通してユーザに通信可能に
接続されたサーバ装置に設けたコンピュータを、 前記ユーザから前記通信手段を介して送られてきた文書
を文書表示のファイル形式でメモリに保管させる保管手
段と、この保管の事実を前記文書の管理履歴に記録する
保管記録手段と、 前記メモリに保管されている文書の閲覧を、この文書の
保管を依頼した送信元ユーザが指定したユーザに許可す
る特定ユーザ閲覧許可手段と、この閲覧をさせたときに
は、当該閲覧の事実を前記管理履歴に記録する閲覧記録
手段と、 前記ユーザから送られてきた文書に配信先のユーザが指
定されている場合には、この配信先のユーザにその文書
を前記通信手段を介して前記ファイル形式で自動的に配
信する配信手段と、この配信を行ったときには、当該配
信の事実を前記管理履歴に記録する配信記録手段と、し
て機能させる文書オンライン管理のためのプログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2000373138A JP2002175300A (ja) | 2000-12-07 | 2000-12-07 | 文書管理システム及びその管理システムのためのプログラム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2000373138A JP2002175300A (ja) | 2000-12-07 | 2000-12-07 | 文書管理システム及びその管理システムのためのプログラム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2002175300A true JP2002175300A (ja) | 2002-06-21 |
Family
ID=18842578
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2000373138A Pending JP2002175300A (ja) | 2000-12-07 | 2000-12-07 | 文書管理システム及びその管理システムのためのプログラム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2002175300A (ja) |
Cited By (9)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
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US7966644B2 (en) | 2006-05-17 | 2011-06-21 | Fujitsu Limited | Method, apparatus, and computer program for managing access to documents |
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-
2000
- 2000-12-07 JP JP2000373138A patent/JP2002175300A/ja active Pending
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