JP2009043086A - 文書管理システム、文書管理方法、コンピュータプログラム、および記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】本発明の課題は、出力された文書とログを監査証跡として保存する文書管理システムを提供することにある。
【解決手段】上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理システムは、複数の文書を管理する文書管理システムであって、複数の文書のうちユーザから選択された文書の複製を作成し、作成した複製を、文書管理システムに着脱可能なメディアに移動する移動手段と、選択された文書に対する移動の後の削除処理を禁止する禁止手段と、メディアが再び文書管理システムに装着された場合に、メディアに格納されている複製をメディアから削除すると共に、メディアに格納されている複製に対する特定の操作履歴があるか判断する判断手段とを備えたことを特徴とする。
【選択図】図４

Description

本発明は、出力された文書とログを監査証跡として保存する文書管理システム、文書管理方法、コンピュータプログラム、および記憶媒体に関する。

ＨＤ（ハードディスク）などの記憶装置を有し、印刷データや、印刷データに変換する前の文書を保存することのできる印刷装置が存在する。これらの中には、データの入出力手段としてリムーバブルメディアに対応するものも存在する。このような印刷装置においては、印刷装置のＨＤに保存された印刷データ、又は、文書をＵＳＢメモリに保存して持ち出す、又は、スキャンした文書をデータとしてＵＳＢメモリに保存し、持ち出す、と言ったことが可能になる。ＵＳＢメモリで持ち出した文書は、別の（持ち出し先の）印刷装置に保存、又は、印刷することができる。また、ＵＳＢメモリで持ち出した文書を、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）で編集、保存して、別の印刷装置に保存、又は、印刷するといったケースも考えられる。

一方で、内部統制の施行により、社内の文書に対して、いつ、誰が、出力したかといったログを記録し、出力した文書を保存しておくこと（監査証跡）が重要な要件となっている。印刷装置内での文書の出力だけにとどまらず、印刷装置から文書をリムーバブルメディアで持ち出す場合においても、持ち出した先での出力ログを収集し、出力した文書を記録として保存しておきたいという要望がある。

このような問題を解決する方法として、リムーバブルメディアに印刷時のログを記録する技術が知られている（特許文献１）。

特開２００５−１０００１９号公報

しかしながら、リムーバブルメディアに印刷時のログを記録する方法では、リムーバブルメディアでデータを持ち出している間に、元のデータが削除されてしまう可能性がある。

その場合、リムーバブルメディアを持ち出したまま紛失してしまうと、リムーバブルメディアでデータを持ち出した記録が残っていても、どのようなデータを持ち出したのかを確認することはできない。あるいは、リムーバブルメディアでデータを持帰ったとしても、持ち出し先で編集されていた場合、もとのデータがどのようであったかを確認することができない。

一方で、リムーバブルメディアを持ち出したデータの削除を禁止した場合、持ち出した先でデータの出力や編集が行われずに持帰られた場合のように、本来、データを残す必要がないケースである。そのようなケースであっても印刷装置のＨＤにデータが残ってしまうため、ＨＤの容量を圧迫してしまうという問題点があった。

上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理システムは、複数の文書を管理する文書管理システムであって、複数の文書のうちユーザから選択された文書の複製を作成し、作成した複製を、文書管理システムに着脱可能なメディアに移動する移動手段と、選択された文書に対する移動の後の削除処理を禁止する禁止手段と、メディアが再び文書管理システムに装着された場合に、メディアに格納されている複製をメディアから削除すると共に、メディアに格納されている複製に対する特定の操作履歴があるか判断する判断手段と、判断手段で特定の操作履歴があると判断した場合には、文書に対する削除処理の禁止を解除せず、判断手段で特定の操作履歴が無いと判断した場合には、文書に対する削除処理の禁止を解除する制御手段とを備え、特定の操作履歴とは、印刷、保存、プリントスクリーンの履歴であることを特徴とする。

本発明により、リムーバブルメディアでデータを持ち出し、リムーバブルメディアを持ち出したまま紛失しても、どのようなデータを持ち出したのかを確認することができる。持ち出し先で編集して持帰った場合でも、もとのデータがどのようであったかを確認することができる。さらに、持ち出した先でデータの出力や編集が行われずに持帰られた場合のように、本来、データを残す必要がないケースでは、データを残さないようにして、印刷装置のＨＤの容量が圧迫されるのを防ぐことができる。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。まず、本発明の前提となる文書管理システムについて説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを示す図である。

図１において、符号１０１、１０２、１０３は、支店や事業所と言った地理的に離れた拠点を示している。拠点１０１と拠点１０３には、印刷装置１０４が設置されている。印刷装置１０４は、ネットワーク経由で送信された文書、又は、スキャナで読み取られた文書を文書として格納することが可能なＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。拠点１０２には、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１０５が配置されている。

図１に示されているメモリメディア１０６は、ＰＣ１０５や印刷装置１０４に着脱可能なＵＳＢメモリなどのリムーバルメディアである。メモリメディア１０６は、文書を格納する。また、メモリメディア１０６は、各拠点間での文書の移動に用いられる。

図１に示されている符号１０７〜１１２は、ユーザが各拠点で要求するタスクを表している。最初に、ユーザは、拠点１０１で印刷装置１０４に格納された文書、又は、スキャナで、読取りタスク１０７により読み取られた文書を、メモリメディア１０６に格納して持ち出す（符号１０９）ことを要求する。ユーザは、メモリメディア１０６を持って移動し、拠点１０２に配置されたＰＣ１０５で、メモリメディア１０６に格納された文書を閲覧（符号１１０）、編集（符号１１１）、印刷（符号１１２）することを要求する。あるいは、ユーザは、拠点１０３に設定された印刷装置１０４で、メモリメディア１０６に格納された文書を印刷する（符号１１２）ことを要求する。最終的に、ユーザは、メモリメディア１０６に格納された文書を、拠点１０１に持ち帰る（符号１０８）ことを要求する。

図２は、図１に示されている印刷装置１０４の基本的なハードウェアを示すブロック図であり、図３は、図１に示されているＰＣ１０５の基本的なハードウェアを示すブロック図である。

図２の印刷装置１０４において、符号２０１〜２０９で指し示される要素が、それぞれシステムバス２１０を介して互いに接続されている。印刷装置１０４のＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２をワークメモリとして、ハードディスク２０８に格納されたソフトウェアを実行する。また、印刷装置１０４において、操作パネル２０５から入力されるユーザの指示に応じて、印刷装置１０４の動作が設定される。さらに、印刷装置１０４において、スキャナ２０６により原稿画像が読み取られ、原稿画像の画像データが生成され、画像データがプリンタエンジン２０７に供給されることで印刷が行われる。なお、ハードディスク２０８には、ＰＤＬデータ、中間言語データ、画像データなども保存可能である。また、ＣＰＵ２０１は、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０４を介して、外部の機器から入力されるＰＤＬデータに基づき画像データを生成する。そして、ＣＰＵ２０１は、画像データをプリンタエンジン２０７に供給して印刷を行うとともに、スキャナ２０６で読み取られた原稿画像の画像データを外部の機器に送信可能である。

ＲＯＭ２０３には、ハードディスク２０８等へのデータの入出力を制御する、いわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。メモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９は、着脱可能なメモリメディア１０６に対してデータの入出力を行う。

図３のＰＣ１０５において、符号２０１〜２０４、２０８、２０９、２１１〜２１３で指し示される要素が、それぞれシステムバス２１０を介して互いに接続されている。ここで、符号２１１は、ビデオＩ／Ｆ（インタフェース）を指し示している。また、符号２１２は、入力部（キーボード）を指し示している。また、符号２１３は、入力部（マウス）を指し示している。

システムバス２１０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、及びメモリバス等から成る。ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２をワークメモリとして、ハードディスク２０８に格納されたソフトウェアを実行する。なお、ハードディスク２０８には、オペレーティングシステム（ＯＳ）、アプリケーションソフトウェア、アプリケーションデータなどが保存される。ＲＯＭ２０３には、オペレーションシステムと協働してハードディスク２０８等へのデータの入出力を制御する、いわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。メモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９は、着脱可能なメモリメディア１０６に対してデータの入出力を行う。

図４は、図１の文書管理システムにおける印刷装置１０４の詳細を示し、図５は、図１の文書管理システムにおけるメモリメディア１０６の詳細を示している。

図４に示されている印刷装置１０４は、ユーザのログインのときに参照する認証情報３０８、文書３１０と文書３１０を管理するための文書管理情報３０９、文書３１０と関連付けられた監査証跡ログ３１１を、ハードディスク２０８に保持する。また、図４に示されている印刷装置１０４は、文書３１０が持ち出される際にメモリメディア１０６にコピーされる文書編集プログラム３１２を、ハードディスク２０８に保持する。

また、印刷装置１０４は、ユーザインタフェース部３０１、ログイン認証部３０５、文書管理部３０６、監査証跡収集部３０２、画像読み取り部３０３、印刷部３０７、およびメモリメディア入出力部３０４を有する。

ユーザインタフェース部３０１は、ユーザからの入力を操作パネル２０５から受け付ける。ログイン認証部３０５は、ユーザが操作パネルからユーザＩＤとパスワードを入力した際に、ログイン処理を行う。文書管理部３０６は、ハードディスク２０８に保存された文書３１０を文書管理情報３０９に基づいて管理する。監査証跡収集部３０２は、文書３１０に対する操作を記録する。画像読み取り部３０３は、スキャナ２０６で読み取られた原稿画像の画像データを生成する。印刷部３０７は、生成された画像データをプリンタエンジン２０７に供給して印刷を行う。メモリメディア入出力部３０４は、着脱可能なメモリメディア１０６に対して、メモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９を介して、データの入出力を行う。

図５に示されているメモリメディア１０６には、印刷装置１０４のハードディスク２０８に格納された文書編集プログラム３１２と、暗号化された文書３１０が、印刷装置１０４のメモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９を介して書き込まれる。また、文書編集プログラム３１２は、ＰＣ１０５のメモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９を介して呼び出され、実行される。文書編集プログラム３１２は、文書３１０をメモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９を介して呼び出し、文書３１０に対する操作を記録した操作履歴３１３を、メモリメディアＩ／Ｆ（インタフェース）２０９を介して書き込む。

図６、７は、文書３１０がメモリメディア１０６で持ち出される際に、監査証跡収集部３０２で実行される処理の流れを示した図である。

印刷装置１０４のハードディスク２０８に保存されている文書３１０は、メモリメディア１０６で持ち出される場合がある。また、印刷装置１０４のスキャナ２０６で読み込まれた文書３１０は、メモリメディア１０６で持ち出される場合がある。

印刷装置１０４の操作パネル２０５に表示された不図示のログイン画面から、ユーザによる、ユーザＩＤとパスワードの入力を印刷装置１０４が受け付けると、以下の処理が実行される。すなわち、ＣＰＵ２０１が、ログイン認証部３０５が認証情報３０８を参照し、印刷装置１０４が受け付けたユーザＩＤとパスワードが正しいかどうかを判断する。ログインに成功すると、印刷装置１０４は、ユーザにより、操作パネル２０５を通して指示された文書の持ち出しを受け付ける。

図６のステップＳ４０１で、ＣＰＵ２０１は、文書の持ち出し画面を、操作パネル２０５に表示する。そして、印刷装置１０４は、持ち出される文書３１０が、スキャナ２０６から読み込まれる文書３１０であるか、印刷装置１０４のハードディスク２０８に保存されている文書３１０であるかの選択を受け付ける。ステップＳ４０２で、持ち出される文書３１０がスキャナ２０６から読み込まれる文書３１０であると、ＣＰＵ２０１により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、ステップＳ４０７で、スキャナ２０６により文書が読み取られる。次に、ステップＳ４０８で、読み取られた文書３１０が、ＣＰＵ２０１によりハードディスク２０８に一時的に保存され、ステップＳ４０４に処理が進む。

ステップＳ４０２で、持ち出される文書３１０がスキャナ２０６から読み込まれる文書３１０でないと、ＣＰＵ２０１により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、ステップＳ４０３で、ＣＰＵ２０１は、ハードディスク２０８に保存された文書３１０から持ち出される文書３１０を選択するための文書選択画面を表示する。次に、ステップＳ４０４で、ＣＰＵ２０１によりパスワード設定画面が表示され、印刷装置１０４が、ユーザによるパスワードの設定を受け付けると、ステップＳ４０５で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３の文書選択画面で選択された文書３１０の削除を禁止する。即ち、ＣＰＵ２０１は、文書３１０に対して、この文書３１０の削除を禁止することを示すフラグを関連付ける。

ここで、ステップＳ４０５は、文書３１０をメモリメディア１０６で持ち出して、移動される前に、ＣＰＵ２０１により実行されても良い。また、ステップＳ４０５は、文書３１０をメモリメディア１０６で持ち出して移動される間に、ＣＰＵ２０１により実行されても良い。また、ステップＳ４０５は、文書３１０をメモリメディア１０６で持ち出して移動された後に、ＣＰＵ２０１により実行されても良い。

次に、ステップＳ４０６で、ＣＰＵ２０１は、ハードディスク２０８に格納されている文書編集プログラム３１２を、印刷装置１０４に装着されたメモリメディア１０６にコピーする。そして、図７のステップＳ４０９に処理が進む。

図７のステップＳ４０９で、ステップＳ４０３の文書選択画面で選択された文書３１０を、ＣＰＵ２０１が読み込む。そして、ステップＳ４１０において、ステップＳ４０４のパスワード設定画面で受け付けられたパスワードをキーとして文書３１０が、ＣＰＵ２０１により暗号化される。そして、ステップＳ４１１で、ＣＰＵ２０１は、メモリメディア１０６において、暗号化された文書の複製を、作成し書き込む。最後に、ステップＳ４１２で、ＣＰＵ２０１は、文書３１０を持ち出したことを記録するログ（持ち出しログ）を、ハードディスク２０８に格納されている監査証跡ログ３１１に追加し、処理を終了する。

文書３１０が、メモリメディア１０６により複数回持ち出された場合には、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ４１２において、その旨を、持ち出しログに記録する。そして、ステップＳ４１２において、ステップＳ４０３でハードディスク２０８に保存された文書は、ハードディスク２０８に保存され続ける。

また、ステップＳ４１２において、ＣＰＵ２０１は、文書管理情報３０９に含まれている文書情報に文書の持ち出しがなされている旨を記録する。

図８は、ステップＳ４０１で表示される文書持ち出し画面を示す図である。文書持ち出し画面６０１には、ハードディスク２０８に保存された文書３１０であることを選択する保存文書選択ボタン６０２と、スキャナ２０６から読み込まれる文書３１０であることを選択するスキャン文書選択ボタン６０３が配置されている。

図９は、ステップＳ４０３で表示される文書選択画面を示す図である。文書選択画面７０１には、ハードディスク２０８に保存された文書３１０の一覧を表示する文書一覧表示部７０２と、選択した文書の持ち出しを指示する持ち出し指示ボタン７０３が配置されている。

図１０は、ステップＳ４０４で表示されるパスワード設定画面を示す図である。パスワード設定画面８０１には、パスワード入力部８０２と、入力したパスワードを設定するパスワード設定ボタン８０３が配置されている。

図１１は、メモリメディア１０６で持ち出された文書３１０を、ＰＣ１０５で閲覧、編集、印刷する際に、文書編集プログラム３１２が実行する処理の流れを示した図である。

ＰＣ１０５が、ＰＣ１０５に装着されたメモリメディア１０６に格納されている文書編集プログラム３１２を実行すると、ステップＳ９０１で、ＣＰＵ２０１が、不図示のパスワードの入力を要求するダイアログボックスを表示する。

ＰＣ１０５が、パスワードの入力を受け付けると、以下の処理が実行される。すなわち、ステップＳ９０２で、メモリメディア１０６に格納されている暗号化された文書３１０が、ＰＣ１０５に読み込まれる。そして、ステップＳ９０１で入力されたパスワードをキーにして、ステップＳ９０３で、文書３１０が、ＣＰＵ２０１により復号化される。このとき、ステップＳ９０１で入力されたパスワードが、図６のステップＳ４０４で受け付けられたパスワードと一致しなければ、文書の復号化は失敗する。

次に、ステップＳ９０４で、ＣＰＵ２０１が、文書の復号化に成功したかどうかを判断し、ＣＰＵ２０１が、文書の復号化に失敗したと判断した場合は、ステップＳ９０１に処理が戻る。ステップＳ９０４で、ＣＰＵ２０１が、文書の復号化に成功したと判断した場合は、ステップＳ９０５で、ＣＰＵ２０１が復号化した文書をＰＣ１０５の画面に表示する。

次に、ステップＳ９０６で、ＰＣ１０５は、表示した文書に対するユーザの操作を受け付け、ステップＳ９０７で、ステップＳ９０６で受け付けたユーザの操作が編集終了の指示かどうかを、ＣＰＵ２０１が判断する。ステップＳ９０７で、ステップＳ９０６で受け付けたユーザの操作が、編集終了指示でないと、ＣＰＵ２０１が判断した場合は、以下のような処理が行われる。すなわち、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０８で、ステップＳ９０６で受け付けたユーザの操作が、印刷又は（別の場所への）保存又は編集又は画面コピー（プリントスクリーン）かどうかを判断する。ステップＳ９０８で、Ｎｏと判断された場合は、ステップＳ９０６に処理が戻る。ステップＳ９０８で、Ｙｅｓと判断された場合には、ステップＳ９０９で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０６で受け付けたユーザの操作の記録を操作履歴３１３として、メモリメディア１０６に保存し、ステップＳ９０６に処理が戻る。

ステップＳ９０７で、ＣＰＵ２０１が、ステップＳ９０６で受け付けたユーザの操作が編集終了指示と判断した場合は、以下の処理が実行される。すなわち、ステップＳ９１０で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１のパスワード入力ダイアログに入力されたパスワードをキーにして文書３１０を暗号化する。次に、ステップＳ９１１で、ＣＰＵ２０１は、暗号化した文書３１０をメモリメディア１０６に保存し、処理を終了する。

図１２は、ステップＳ９０５で、文書３１０を表示する文書編集プログラム３１２のＵＩ（ユーザインタフェース）を示す図である。文書編集プログラム３１２のＵＩは、文書表示部１００３、文書縮小表示部１００２、およびツールバー１００１を有する。

文書表示部１００３は、編集する文書３１０を表示する。文書縮小表示部１００２は、文書表示部１００３に表示されているページとその前後の複数のページを縮小して表示する。ツールバー１００１は、文書を編集するための機能を提供する各種アイコンを表示する。

図１３は、メモリメディア１０６で持ち出された文書３１０を印刷装置１０４で印刷する際に、印刷装置１０４の監査証跡収集部３０２で実行される処理の流れを示した図である。

印刷装置１０４にメモリメディア１０６が装着されると、ステップＳ１１０１で、印刷装置１０４の操作パネル２０５に不図示のパスワードの入力を要求する画面が表示される。印刷装置１０４が、ユーザによるパスワードの入力を受け付けると、ステップＳ１１０２で、ＣＰＵ２０１によりメモリメディア１０６から暗号化された文書３１０が読み込まれる。

次に、ステップＳ１１０３で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０１のパスワード入力画面で入力されたパスワードをキーにして、暗号化された文書３１０の復号化を行う。このとき、図６のステップＳ４０４で設定されたパスワードとステップＳ１１０１のパスワード入力画面で入力されたパスワードとが一致しなければ、文書の復号化は失敗する。ステップＳ１１０４で、ＣＰＵ２０１は、文書の復号化に成功したかどうかを判断し、ＣＰＵ２０１が文書の復号化に失敗したと判断した場合は、ステップＳ１１０１に処理が戻る。

次に、ステップＳ１１０４で、ＣＰＵ２０１が文書の復号化に成功したと判断した場合は、ステップＳ１１０５で、印刷装置１０４は、復号化した文書３１０の印刷を実行する。そして、ステップＳ１１０６で、ＣＰＵ２０１は、印刷を実行した記録を、操作履歴３１３としてメモリメディア１０６に保存し終了する。

図１４は、メモリメディア１０６で持ち出された文書３１０を持ち帰った際に、印刷装置１０４の監査証跡収集部３０２で実行される処理の流れを示した図である。

印刷装置１０４にメモリメディア１０６が装着されると、ステップＳ１２０１で、ＣＰＵ２０１は、メモリメディア１０６に操作履歴３１３が記録されているかどうか判断する。ステップＳ１２０１で、操作履歴３１３が記録されていると、ＣＰＵ２０１により判断された場合、ステップＳ１２０２で、メモリメディア１０６に格納されている操作履歴３１３が、ＣＰＵ２０１により読み込まれる。ステップＳ１２０２では、メモリメディア１０６で持ち出され移動された文書に対する削除処理の禁止は解除されない。

次に、ステップＳ１２０３で、ＣＰＵ２０１は、印刷装置１０４のハードディスク２０８に操作履歴３１３を監査証跡ログ３１１として保存する。

次に、ステップＳ１２０４で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０２で読み込まれた操作履歴３１３に編集ログが含まれているかどうかを判断し、編集ログが含まれていないと、ＣＰＵ２０１により判断された場合は、ステップＳ１２０９に進む。ステップＳ１２０２で、操作履歴３１３に編集ログが含まれていると、ＣＰＵ２０１により判断された場合は、ステップＳ１２０５で、メモリメディア１０６に格納されている編集後の暗号化された文書３１０が、ＣＰＵ２０１により印刷装置１０４へ読み込まれる。

次に、ステップＳ１２０６で、ＣＰＵ２０１は、文書３１０を図６のステップＳ４０４のパスワード設定画面８０１で設定されたパスワードをキーとして復号化し、ステップＳ１２０７で、復号化した文書３１０を印刷装置１０４のハードディスク２０８に保存する。

次に、ステップＳ１２０８で、ＣＰＵ２０１は、保存された文書の削除の禁止を継続し、ステップＳ１２０９で、メモリメディア１０６に格納されている文書編集プログラム３１２、暗号化された文書３１０、操作履歴３１３を削除し、処理を終了する。つまり、Ｓ４０３で関連付けられたフラグを削除することなく、そのまま（関連付けられたまま）にするのである。

ステップＳ１２０１で、操作履歴３１３が記録されていないと、ＣＰＵ２０１により判断された場合、ステップＳ１２１０に処理が進む。

ステップＳ１２１０では、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されているか否かが、ＣＰＵ２０１により判断される。ステップＳ１２１０で、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されていないと、ＣＰＵ２０１により判断された場合には、ステップＳ１２１１に処理が進む。

ステップＳ１２１１で、ＣＰＵ２０１は、（図６のステップＳ４０５で削除を禁止された）印刷装置１０４のハードディスク２０８に保存されている文書３１０の削除禁止を解除する。すなわち、ステップＳ１２１１において、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０５で、文書データ３１０に関連付けられた文書データ３１０の削除を禁止することを示すフラグをＯＦＦとし、該フラグを無効化する。

次に、ステップＳ１２１２で、ステップＳ１２１１で削除禁止が解除された文書３１０が、スキャナ２０６で読み取られる文書３１０かどうかが、ＣＰＵ２０１により判断される。ステップＳ１２１２で、ステップＳ１２１１で削除禁止が解除された文書３１０が、スキャナ２０６で読み取られる文書３１０でないと、ＣＰＵ２０１により判断された場合、ステップＳ１２０９に処理が進む。ステップＳ１２１２で、ステップＳ１２１１で削除禁止が解除された文書３１０が、スキャナ２０６で読み取られる文書３１０であると、ＣＰＵ２０１により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２１３で、（図７のステップＳ４１２で記録した）持ち出しログを、印刷装置１０４のハードディスク２０８に格納されている監査証跡ログ３１１から削除する。

次に、ステップＳ１２１４で、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２１１で削除禁止が解除された文書３１０を、印刷装置１０４のハードディスク２０８から削除する。そして、ＣＰＵ２０１は、文書管理情報３０９に含まれている文書情報に文書の持ち出しがなされていない旨を記録する。その後、ステップＳ１２０９へ進む。

ステップＳ１２１４の処理により、メモリメディアにのみ、スキャナで読み取られた文書を保存したいというユーザの要求を満たすことができる。

ステップＳ１２１０で、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されていると、ＣＰＵ２０１により判断された場合には、ステップＳ１２１５に処理が進む。ステップＳ１２１５で、ＣＰＵ２０１は、（図７のステップＳ４１２で記録された）持ち出しログを、編集し、持ち帰られたメモリメディアを、持ち出しログに記録する。ステップＳ１２１５の処理が終了後、ステップＳ１２０９の処理へ進む。

図１５は、印刷装置１０４のハードディスク２０８に保存された文書３１０を管理するための文書管理情報３０９の構造を示した図である。文書管理情報３０９は、文書ＩＤ、文書名、オーナー名、サイズ、ページ数、受付日時、印刷、データファイル名、データ種別、スキャン文書フラグ、削除禁止フラグ、持出しパスワード、監査証跡ログリストを含む文章情報のリストを含む。また、文書管理情報３０９は、文書の持ち出しの有無を示す情報も含む。

文書情報は、印刷装置１０４のハードディスク２０８に文書３１０が保存された際に、ＣＰＵ２０１により作成され、文書情報リストに追加される。また、図６のステップＳ４０８でスキャンした文書３１０を保存する際にも、ＣＰＵ２０１により作成され、文書情報リストに追加される。そして、図１４のステップＳ１２１４では、文書情報は、文書情報リストから、ＣＰＵ２０１により除去され、削除される。また、図９の文書選択画面７０１の文書一覧表示部７０２に表示される情報は文書情報から、ＣＰＵ２０１により生成される。

文書情報に含まれるデータファイル名は、印刷装置１０４のハードディスク２０８に格納されている文書３１０を指す。スキャン文書フラグは、図６のステップＳ４０２でＣＰＵ２０１により、Ｙｅｓと判断された場合に、ＯＮになるフラグである。図１４のステップＳ１２１２では、ＣＰＵ２０１が、スキャン文書フラグがＯＮか否かを判断する。削除禁止フラグは、図６のステップＳ４０５と、図１４のステップＳ１２０８でＯＮになるフラグであり、図１４のステップＳ１２１１でＯＦＦになるフラグである。持ち出しパスワードは、文書３１０を持ち出される際に入力されたパスワードを保持しておく領域であり、図６のステップＳ４０４のパスワード設定画面８０１で入力されたパスワードを設定する。文書３１０の持帰りのときに、図１４のステップＳ１２０７で暗号化された文書３１０を復号化する際に、ＣＰＵ２０１が、設定された持ち出しパスワードを使用する。

図１６は、図１５の文書情報に含まれる監査証跡ログリストの構造を示した図である。監査証跡ログリストは、操作ユーザ名、操作種別、操作日時、ロケーションを含む監査証跡ログ３１１のリストである。監査証跡ログ３１１に含まれる操作ユーザ名は、印刷装置１０４にログインする際に、操作パネルから入力するユーザ名である。文書３１０を持ち帰った際に、操作履歴３１３を監査証跡ログ３１１として保存する場合は、持ち出しログの操作ユーザ名が設定される。操作種別には、編集、印刷、保存、画面コピー、持ち出しがある。図７のステップＳ４１２でＣＰＵ２０１により記録されるログの操作種別は、持ち出しである。図１１のステップＳ９０９で、操作履歴３１３として、メモリメディア１０６に、ＣＰＵ２０１により保存されるログの操作種別は、編集、印刷、保存、画面コピーである。また、図１４のステップＳ１２０３で、監査証跡ログ３１１として、印刷装置１０４のハードディスク２０８に、ＣＰＵ２０１により保存されるログの操作種別は、編集、印刷、保存、画面コピーである。

図６に示されている監査証跡ログに含まれている項目のうち、操作日時は、操作を行った日時であり、ロケーションは、操作を行ったＰＣ１０５、または、印刷装置１０４を特定するための情報（ホスト名やＩＰアドレスなど）である。また、図６に示されている監査証跡ログに含まれている項目のうち、操作種別は、上述したように、編集、又は、印刷、又は、保存、又は、画面コピー、又は、持出しである。

本実施形態では、印刷装置１０４から文書３１０を持ち出し、持ち帰る例について説明したが、監査証跡収集部３０２を含むＰＣサーバ（監査証跡収集サーバ）から文書３１０を持ち出し、持ち帰っても良い。

なお、本発明において、上記の実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体(又は記録媒体)を、システム又は装置に供給することができる。そして、システム又は装置のコンピュータ(又はＣＰＵやＭＰＵ)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても、実施形態の機能を達成できることは云うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上記実施形態の機能を実現することになり、本発明は、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体を含む。

ここで、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施形態の機能が実現されても良い。また、これに加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部又は全部を行っても良い。そして、その処理によって上記実施形態の機能が実現されても良い。

また、フローチャートの各ステップにおける処理を全て１台の装置で行っても、複数台の装置で夫々担当を決めて行っても良い。なお、本明細書において、システムと称したときには、１台の装置からなるシステムを指すこともあるし、また、互いに連携した複数台の装置からなるシステムを指すこともある。

また、フローチャートの各ステップにおける処理を１つのＣＰＵで行っても、複数のＣＰＵで行っても良いのは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットの記憶媒体に書込まれても良い。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットのＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現されても良い。

また、本発明において、上記実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードがネットワークを介して配信されることにより、システム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納されても良い。そして、そのシステム又は装置のコンピュータ(又はＣＰＵやＭＰＵ)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行されても良い。

本発明の実施形態に係る文書管理システムを示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの印刷装置の基本的なハードウェアを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムのＰＣの基本的なハードウェアを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの印刷装置の詳細を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムのメモリメディアの詳細を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書がメモリメディアで持ち出されるまでの処理の流れを示した図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書がメモリメディアで持ち出されるまでの処理の流れを示した図である。 本発明の実施形態に係る印刷装置の操作パネルに表示される文書持ち出し画面である。 本発明の実施形態に係る印刷装置の操作パネルに表示される文書選択画面である。 本発明の実施形態に係る印刷装置の操作パネルに表示されるパスワード設定画面である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書をＰＣで閲覧、編集、印刷する際の処理の流れを示した図である。 本発明の実施形態に係る文書編集プログラムのユーザインタフェースである。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて、メモリメディアで持ち出した文書を印刷装置で印刷する際の処理の流れを示した図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおいて、持ち出した文書を持ち帰った際の処理の流れを示した図である。 本発明の実施形態に係る文書管理情報の構造を示した図である。 本発明の実施形態に係る文書情報に含まれる監査証跡ログリストの構造を示した図である。

Claims (8)

1. 複数の文書を管理する文書管理システムであって、
   前記複数の文書のうちユーザから選択された文書の複製を作成し、前記作成した複製を、前記文書管理システムに着脱可能なメディアに移動する移動手段と、
   前記選択された文書に対する前記移動の後の削除処理を禁止する禁止手段と、
   前記メディアが再び前記文書管理システムに装着された場合に、前記メディアに格納されている前記複製を前記メディアから削除すると共に、前記メディアに格納されている前記複製に対する特定の操作履歴があるか判断する判断手段と、
   前記判断手段で特定の操作履歴があると判断した場合には、前記文書に対する削除処理の禁止を解除せず、
   前記判断手段で特定の操作履歴が無いと判断した場合には、前記文書に対する削除処理の禁止を解除する制御手段とを備え、
   前記特定の操作履歴とは、印刷、保存、プリントスクリーンの履歴であることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理システムに格納されている文書の複製を有するメディアから、前記複製を前記文書管理システムが削除することが可能になった場合に、
   前記文書の削除処理の禁止を解除する解除手段をさらに備え、
   前記複製に対する特定の処理が無い場合に、前記解除手段による解除を行うか否かを判断する判断手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記特定の処理は、プリントスクリーン又は印刷又は保存であることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 複数の文書を管理する文書管理方法であって、
   前記複数の文書のうちユーザから選択された文書の複製を作成し、前記作成した複製を、前記文書管理システムに着脱可能なメディアに移動する移動ステップと、
   前記選択された文書に対する前記移動の後の削除処理を禁止する禁止ステップと、
   前記メディアが再び前記文書管理システムに装着された場合に、前記メディアに格納されている前記複製を前記メディアから削除すると共に、前記メディアに格納されている前記複製に対する特定の操作履歴があるか判断する判断ステップと、
   前記判断ステップで特定の操作履歴があると判断した場合には、前記文書に対する削除処理の禁止を解除せず、
   前記判断ステップで特定の操作履歴が無いと判断した場合には、前記文書に対する削除処理の禁止を解除する制御ステップとを備え、
   前記特定の操作履歴とは、印刷、保存、プリントスクリーンの履歴であることを特徴とする文書管理方法。
5. 前記文書管理システムに格納されている文書の複製を有するメディアから、前記複製を前記文書管理システムが削除することが可能になった場合に、
   前記文書の削除処理の禁止を解除する解除ステップをさらに備え、
   前記複製に対する特定の処理が無い場合に、前記解除ステップによる解除を行うか否かを判断する判断ステップを有することを特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。
6. 前記特定の処理は、プリントスクリーン又は印刷又は保存であることを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
7. コンピュータに請求項４乃至６のいずれかに記載の文書管理方法を実行させるためのコンピュータプログラム。
8. コンピュータに読み出し可能なプログラムを記憶した記憶媒体であって、請求項７に記載のコンピュータプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。

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