JP4816244B2 - 電子文書管理装置、プログラム及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、電子文書と紙文書を連携して管理する技術、特に、改訂される文書情報の整合性を確保するための技術に関する。

下記特許文献１には、審査・承認中の電子文書と、それを印刷した紙文書を連動させる技術が開示されている。この技術では、紙文書にＩＤ情報を付与しておき、紙文書をスキャンした時にＩＤ情報及び文書情報を読み取って審査・承認情報を更新することで、電子文書に対する審査・承認フローを継続する。

下記特許文献２には、紙文書のスキャンにより生成した電子文書を記憶する場合に用いられる技術が開示されている。この技術は、既に記憶されている電子文書と、それを更新する電子文書とを比較し、差分情報を階層的に追加して記憶することで、時間経過情報を明らかにするものである。また、下記特許文献３には、特許文献２の技術を拡張する技術として、元の電子文書を特定するための情報を紙文書に印刷する技術が開示されている。

特開２００４−２６５１４０号公報 特開平８−３１７１５５号公報 特開２０００−１４８７９０号公報

電子文書を電子的に更新する場合には、複数のユーザが共同して作業する場合であっても、同時に変更作業を行わせないようにするなど、細かな文書管理制御を行うことができる。しかし、紙文書を使用して電子文書の更新を行う場合には、文書管理制御が困難なものとなる。例えば、上記特許文献１乃至３に記載された技術では、複数のユーザが同時に複数の編集作業を行ったり、複数部の紙文書が印刷されたりする可能性は排除されておらず、電子文書の整合性を確保することはできない。

本発明の目的は、複数のユーザが電子文書と紙文書とを利用して文書更新作業を行うための新たな支援環境を提供することにある。

本発明の別の目的は、電子文書と紙文書とが混在する環境において、文書の一意的な更新を可能にする排他制御を実現することにある。

本発明のさらに別の目的は、電子文書と紙文書の管理におけるシームレス化と、その低コスト化とを両立させたシステムを実現することにある。

本発明の電子文書管理装置は、電子文書から紙文書が印刷される旨の情報を取得する取得手段と、前記情報を取得した場合に、前記電子文書に対し、アクセス制限を行う制限手段と、前記電子文書と、前記電子文書を特定する情報に基づいて作成される識別情報と、を紙文書に印刷する印刷手段と、前記アクセス制限の有効期限を設定する設定手段と、前記印刷手段により印刷された紙文書に対するスキャンの結果を取得し、該取得したスキャンの結果に基づいて前記電子文書を改訂する改訂手段と、前記取得したスキャンの結果に含まれる前記識別情報に基づいて、改訂された前記電子文書に対し、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する解除手段と、前記設定手段に設定された期間が経過した場合に、前記改訂手段による改訂処理を禁止し、かつ、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する手段と、を備える。

電子文書管理装置は、電子文書を管理する装置であり、演算・記憶機能を備えたハードウエアと、その動作を制御するソフトウエア（プログラム）とを用いて構築されうる。電子文書管理装置は、単体のハードウエアを用いた集中処理システムとして実現されても、通信可能な複数のハードウエアを用いた分散処理システムとして実現されてもよい。ここで、電子文書とは、文字、あるいは図形や写真などを含む電子的に生成された文書データを指す。電子文書は、ワープロソフトウエアや表計算ソフトウエアなどの各種ソフトウエアを利用して作成されたり、紙媒体に記された文書（これを紙文書と呼ぶ）をスキャンして作成されたりする。なお、電子文書管理装置は、電子文書を格納する記憶装置を備えていてもよいし、備えていなくてもよい。前者の場合は、電子文書を直接管理することが可能であるが、後者の場合であっても記憶装置やその管理装置にしかるべき指示を発することで、間接的な制御が可能となる。

取得手段は、電子文書の印刷により紙文書が生成される旨の情報を取得する手段である。電子文書管理装置は、この印刷を行うプリント機能（プリンタ）を内蔵していてもよいし、内蔵していなくてもよい。紙文書が生成される旨の情報は、プリンタに対する印刷指示や、プリンタからの印刷実施報告などから、取得することができる。

制限手段は、この情報を取得した場合に、電子文書に対し、アクセス制限を行う手段である。すなわち、印刷対象となった電子文書に対する一又は複数のユーザのアクセス権を、それ以前よりも制限されたものとする。ここで、アクセスとは、読み出し、書き込み、コピー、移動、消去など、電子文書に対する操作一般を指している。アクセス制限は、個々の電子文書自体にアクセス制限機能が内蔵されている場合にはその機能を利用して行われてもよい。また、アクセス制限は、電子文書を取り扱うアプリケーションプログラム（例えば各ユーザが電子文書を開くエディタプログラムや、複数のユーザが電子文書を共有して作業を行う会議システムプログラム）レベル、各コンピュータが内蔵するファイル管理システムレベル、セキュリティポリシ管理サーバのようにネットワーク経由で利用されるファイル管理システムレベルなど、様々なレベルのアクセス管理機能を用いて実現されうる。アクセス制御は、制御手段（そして電子文書管理装置）によって直接的にまたは間接的に行われる。すなわち、たとえ電子文書が他の装置に格納されている場合であっても、その装置に対する指令を通じて、制御手段が少なくとも間接的にアクセス制限を行いうる。

改訂手段は、紙文書のスキャンにより得られた結果を取得し、この結果に基づいて元の電子文書を直接的にあるいは間接的に改訂する手段である。改訂は、典型的には、スキャンにより得られた新たな電子文書の文書情報（文面を表す情報）が元の電子文書の文書情報と異なる場合に、その一部または全部が元の電子文書に取り入れられて行われる。具体的には、取り入れは、追加、削除、差し替えなどによって行われる。その際には、元の電子文書の履歴情報を残してもよいし残さなくてもよい。また、改訂は、スキャン電子文書と元の電子文書が同じであるために文書情報が変更されない場合であっても、その旨をメタデータとして記録するなどの方法で行われうる。なお、電子文書管理装置は、スキャン機能（スキャナ）を内蔵していてもよいし、内蔵していなくてもよい。また、元の電子文書の識別は、例えば、紙文書に元の電子文書を特定するための識別情報を印刷することで行いうる。識別情報の印刷態様は、文字や数字など読み取り可能なものであれば特に限定されるものではないが、バーコードや二次次元バーコードなど、光学的読み取りが容易なコードによって行われることが特に望ましい。

解除手段は、改訂された電子文書に対するアクセス制限を解除するあるいはアクセス制限の解除を指示する手段である。ここでは、改訂前後の電子文書を一体のものとみなしているため、アクセス制限の解除という用語を使用している。しかし、改訂された電子文書を新たな電子文書であるとみなせば、改訂された電子文書に対して、印刷前の電子文書と同様のアクセス権を設定すると言うことができる。また、改訂前の電子文書が別途保存された場合に、改訂前の電子文書に対するアクセス制限が解除されるか否かは問題としない（ただし、解除された方が便利なことが多いであろう）。なお、アクセス権の解除は、電子文書の適当な改訂が担保されるのであれば、電子文書の改訂に先立って行われてもよい。つまり、当初の電子文書のアクセス制限を解除したのちに、改訂処理を行い、解除された状態のアクセス権を継承するという態様をとることができる。

この電子文書管理装置によれば、電子文書の印刷をトリガとして、電子文書のアクセス制限が行われ、紙文書の読み取りをトリガとして、電子文書のアクセス権の制限が解除される。つまり、電子文書の電子的な編集中に、別の編集作業から電子文書がロックされる（排他制御される）ように、電子文書を紙文書を使用して編集している最中には、電子文書が別の編集作業の少なくとも一部からロックされるように、アクセス制限が行われる。これにより、電子文書と紙文書を混在させた環境で、文書情報の更新を行う場合であっても、文書情報の整合性を確保することが可能となる。特に、複数のユーザが更新作業を行う場合において、その効果は大きなものとなる。また、電子文書と紙文書とをシームレスに接続できるため、電子文書により更新するスキルや環境を有さないユーザであっても、容易に更新作業を行えるようになる。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記アクセス制限は、変更権を有しているユーザの一部または全部に対して行う前記電子文書の変更禁止である。電子文書の変更の例としては、まずは文書情報の変更を挙げることができるが、他にも電子文書に付与されているメタ情報（例えばバージョン情報や更新日情報など）の変更、あるいは電子文書の名称や保存場所の変更などを挙げることができる。また、変更を禁止するアクセス制限として、例えば、印刷権を有しているユーザの一部または全部に対して、改訂手段を利用した改訂が可能な態様で行う前記電子文書の印刷を禁じ、改訂が不可能な態様での電子文書の印刷は認めるといった態様も考えられる。ここで、改訂が可能な態様とは、改訂手段が改訂を行うための設定条件を満たしている態様をいう。具体例としては、元の電子文書を特定する情報が付与されているとの条件を挙げることができる。なお、変更禁止は、典型的には、全てのユーザに対して行われるが、印刷を行ったユーザや特権ユーザなど、一部のユーザにはアクセス制限を行わないことも有効であると考えられる。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記アクセス制限は、閲覧権を有しているユーザの一部または全部に対して行う前記電子文書の閲覧禁止である。閲覧禁止とは、前記電子文書の内容を表示できないようにすることをいい、具体的には画面表示の禁止や印刷の禁止などを例示することができる。また、通常は、閲覧が禁止された場合には、変更も禁止される。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記電子文書は、アクセス保護機構を内蔵し、前記アクセス制限及びその解除は、前記アクセス保護機構を利用して行われる。アクセス保護機構は、電子文書自体に設けられた保護機構である。例えば、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）には、このような保護機構が仕様として設けられている。この態様を採用した場合には、ポリシサーバのような管理用のサーバを設ける必要がなく、また電子文書管理装置の導入も簡単化も見込めるため、コスト低減が期待できる。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記アクセス制限の解除には、前記紙文書に前記電子文書とともに印刷され、前記スキャンにより読み取られるパスワードが使用される。この態様によれば、ユーザがパスワードを覚えるなどの煩雑さを解消できる。また、本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記パスワードは、前記電子文書を特定する情報に基づいて作成される。つまり、前記紙文書を特定するための情報に基づいて自動的に作成される。もちろん、パスワードをユーザ入力により設定することも可能ではあるが、自動作成する場合には、ユーザ入力の煩雑さを解消できる利点が得られる。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、設定された期間が経過した場合に、前記改訂手段による改訂処理を禁止し、かつ、前記アクセス制限を解除する手段を備える。つまり、紙文書を通じての改訂処理に有効期間が設けられる。期間の設定は、例えば、印刷からの経過時間や、ある日時を設定することで行いうる。なお、ここでは有効期間が経過した場合にアクセス制限を解除することとしたが、単に、特権ユーザや印刷を行ったユーザ等から指示があった場合に、アクセス権の制限を強制的に解除する手段を設けることも有効である。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記取得手段が取得する情報は、前記改訂手段の処理対象となりうる前記紙文書が印刷される旨の情報である。つまり、生成された紙文書をスキャンさせて改訂手段による結果反映を行いうる場合に、その情報が取得され、前記制限手段によるアクセス制限が行われる。それ以外の印刷が行われた場合には、必ずしも排他制御を行わなくてよい。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、前記取得手段が取得する情報は、前記改訂の対象範囲が設定された前記紙文書が印刷される旨の情報であり、前記制限手段は、前記電子文書における前記対象範囲に対しアクセス制限を行う。これにより、例えば、複数ページあるうちの特定ページのみを改訂の対象範囲として設定したり、章立てされた電子文書の特定の章のみを改訂の対象範囲として設定したりすることが可能となる。なお、この態様を採用する場合には、紙文書や電子文書に対し、色、濃淡、枠などで、範囲を明示することが望ましい。

本発明の電子文書管理装置の一態様においては、アクセス制限を行った旨をユーザに通知する通知手段を備える。通知先としては、まず、印刷を行ったユーザが考えられる。この場合には、印刷指示を行った画面にその旨を表示したり、出力される紙文書またはその前後に出力される用紙に、その旨を印刷したりすればよい。別の通知先の例としては、印刷の後に電子文書にアクセスしようとしたユーザを挙げることができる。この場合には、典型的には、ユーザが使用する画面にその旨を表示すればよい。また、本発明の電子文書管理装置の一態様においては、通知手段における通知は、アクセス制限を行った旨を前記紙文書に重ねて印刷することで行われる。これにより、印刷を行ったユーザはもちろん、その紙文書を受け取った第三者もその旨を直ちに認識することができる。

図１は、本実施の形態にかかる電子文書管理システム１０の構成を説明する図である。電子文書管理システム１０は、複数のハードウエアによって構成された電子文書を管理する装置である。具体的には、電子文書管理システム１０には、スキャナ１２、プリンタ１４、複合機１６、文書保存共有フォルダ１８、及びクライアントＰＣ２０が含まれており、これらはネットワーク２２を通じて通信可能に接続されている。

スキャナ１２は、用紙に記された文書（紙文書と呼ぶ）を読み取って電子文書（典型的にはラスタ画像）を生成する装置であり、プリンタ１４は、電子文書に基づいて用紙に印刷を行い紙文書を生成する装置である。また、複合機１６は、少なくともスキャナとプリンタの機能を備えている。文書保存共有フォルダ１８は、ディスクアレイなどの記憶装置を備えており、電子文書を保存する。保存される電子文書に対しては、スキャナ１２、プリンタ１４、複合機１６、またはクライアントＰＣ２０が、適宜、パスワードによる電子文書の暗号化や復号化を行う。また、電子文書は、スキャナ１２、複合機１６、クライアントＰＣ２０によって適宜変更され、改訂される。クライアントＰＣ２０は、各ユーザが日常使用するＰＣ（パーソナルコンピュータ）である。クライアントＰＣ２０からは、文書保存共有フォルダ１８に記憶された電子文書の印刷指示や、電子文書管理システム１０の各種設定なども行うことができる。

電子文書管理システム１０は、典型的には、複数のユーザが、共同で電子文書を更新する作業に使用される。電子文書の更新は、クライアントＰＣ２０を通じて電子的に行うことができるほか、紙文書を使用しても行うことができる。後者の場合には、ユーザは、まず、文書保存共有フォルダ１８の中から更新したい電子文書を選択し、プリンタ１４や、複合機１６のプリンタ機能を用いて紙文書を生成する。続いて、ユーザは、この紙文書に手書きで修正を行ったり、コメント文を書き込んだりする。この紙文書は、スキャナ１２や、複合機１６のスキャン機能を用いて、電子文書化される。そして、スキャナ１２や複合機１６では、元電子文書との差分を求めて元の電子文書を更新し、文書保存共有フォルダ１８に保存されている元電子文書を改訂する。

紙文書を用いた改訂作業を行う場合、その印刷後スキャンまでの間に、クライアントＰＣ２０からの指示によって、文書保存共有フォルダ１８に保存されている電子文書が更新されてしまい、紙文書の文書情報と電子文書の文書情報との整合性がとれなくなってしまうおそれがある。そこで、印刷後スキャンまでの間は、クライアントＰＣ２０からの電子的な更新や、プリンタ１４や複合機１６を用いた更新用の印刷が行えないように、パスワードによる電子文書の保護が行われる。すなわち、プリンタ１４や複合機１６は、印刷時に文書保存共有フォルダ１８に保存されている電子文書を暗号化させ、スキャナ１２や複合機１６は、スキャン時に電子文書を復号化させる。

続いて、電子文書管理システム１０における電子文書更新の処理の流れについて説明する。

図２は、電子文書の更新に使用する紙文書の印刷過程を示したフローチャートである。ユーザは、まず、クライアントＰＣ２０を操作し、文書保存共有フォルダ１８に保存されているＰＤＦファイルなどの電子文書にアクセスして、印刷したい電子文書を選択する（Ｓ１０）。選択は、典型的には、クライアントＰＣ２０のデスクトップ上で、電子文書のアイコンをダイレクトプリントユーティリティのアイコンにドラッグアンドドロップすることで行われる。この時、クライアントＰＣ２０では、選択した電子文書に対する変更権限があるか否かが確認される（Ｓ１２）。すなわち、他のユーザによる更新処理が進行中であり、選択した電子文書に対して変更禁止等のアクセス制限がされていないかが確認される。その結果、変更権限が与えられていないない場合には、更新用の設定がなされた印刷は認められず、（ユーザが希望する場合には）通常の印刷処理が行われる（Ｓ１４）。他方、変更権限が与えられている場合には、クライアントＰＣ２０からプリンタ１４に対し、印刷指示が送信される（Ｓ１６）。すなわち、ダイレクトプリントユーティリティが、選択された電子文書を特定する情報としてのＵＲＬ、印刷部数や用紙サイズなどの印刷設定情報、及び、電子文書の変更禁止等を指示するセキュリティ設定指令などを含んだジョブチケットを生成して、プリンタ１４に送信する。

プリンタ１４では、印刷ジョブを受け付けると（Ｓ１８）、ジョブチケットの解析を行って（Ｓ２０）、ＵＲＬ、印刷設定情報、及びセキュリティ設定指令を取得する。続いて、プリンタ１４では、セキュリティ設定指令を解析して、文書変更にかかるアクセス権を制限するセキュリティ設定が必要か否かを判断する（Ｓ２２）。その結果、変更禁止の設定が不要である場合には、通常の印刷処理が行われる（Ｓ２３）。これに対し、変更禁止の設定が必要である場合には、電子文書毎に異なり、かつ変更禁止設定の度に異なる値が設定される固有ＩＤ（識別情報）が生成される（Ｓ２４）。固有ＩＤは、後述するようにパスワードとして用いられるデータであり、例えばハッシュ関数を用いて生成するなど、安易に推測できないように作られることが望ましい。プリンタ１４では、生成された固有ＩＤ、電子文書のＵＲＬ、及び変更禁止設定を行った旨を示すフラグをエンコードしてバーコード化し、バーコード画像を生成する（Ｓ２６）。

次に、プリンタ１４は、取得したＵＲＬに基づいて、文書保存共有フォルダ１８から印刷対象となる電子文書を入力し、オープンする（Ｓ２８）。そして、この入力電子文書に、バーコード画像及び変更禁止設定された旨の注釈文面をオーバーレイした印刷画像を生成する。印刷画像は、ラスタ形式のデータであり、印刷に使用される他、スキャン結果との比較にも用いられる。

プリンタ１４は、電子文書に対し、この印刷画像をメタデータとして格納する。電子文書がＰＤＦファイルである場合には、格納はＰＤＦの仕様に従って行われる。さらに、プリンタ１４は、電子文書に対し、固有ＩＤをパスワードとして、暗号化処理その他のセキュリティ設定を行う（Ｓ３４）。これにより、固有ＩＤを所持しない第三者は、電子文書の変更を行うことができなくなる。なお、電子文書がＰＤＦファイルのようにセキュリティ機能を内蔵している場合には、この機能を利用してセキュリティ設定を行うことができる。これらの設定が完了すると、電子文書はクローズされる（Ｓ３６）。そして、プリンタ１４は、印刷画像に基づいて印刷を行い、紙文書を出力する（Ｓ３８）。

続いて、出力された紙文書に基づいて、元の電子文書の更新を行う過程について、図３を用いて説明する。ユーザは、図２の処理で生成された紙文書に対し、修正、アノテーションの書き込み、押印など様々な変更を行うことができる。図３は、変更された紙文書の内容を電子文書に反映させる過程を記したフローチャートである。

ここでは、まず、スキャナ１２において紙文書のスキャンが行われ（Ｓ５０）、ラスタ形式のデータであるスキャン画像が生成される。スキャナ１２では、このスキャン画像を解析し、想定されたバーコードが含まれているか否かを検出する（Ｓ５４）。その結果、バーコードが含まれていない場合には、新しい電子文書として文書保存共有フォルダ１８への登録が行われる。他方、バーコードが含まれている場合には、バーコードの解析が行われ（Ｓ５８）、元電子文書の固有ＩＤ、ＵＲＬ、及び変更禁止設定が行われた旨の情報が取得される。そして、ＵＲＬに従って、文書保存共有フォルダ１８にアクセスし、元電子文書をオープンする（Ｓ６０）。オープンの際には、固有ＩＤが入力され、書き込みが可能化される。そして、オープンされた元電子文書からは、メタデータとして組み込まれている印刷画像が取り出され（Ｓ６２）、スキャン画像との差分画像が生成される（Ｓ６４）。差分画像は、ユーザによって変更されたデータを表すものである。そこで、元電子文書に差分画像をマージすることで、電子文書の改訂が行われる（Ｓ６６）。電子文書がＰＤＦファイルである場合、差分画像のマージはＰＤＦのアノテーション機能を用いて行うことができる。改訂された電子文書では、変更禁止を解除して通常のアクセス権を付与するセキュリティ設定が行われる（Ｓ６８）。また、先にメタデータとして組み込まれた印刷画像が削除される。プリンタ１４は、これらの処理が完了すると、電子文書をクローズして（Ｓ７０）、改訂作業を終了する。

図２と図３を用いて説明した一連の処理を行うことで、電子文書の印刷後、対応する紙文書をスキャンするまでの間、この電子文書を電子的に変更したり、別の紙文書により変更したりする処理が禁止される。これにより、スキャンまでの間に別のユーザによる変更処理が行われてしまうとの懸念が取り除かれ、また、別のユーザが既に更新作業中であることを知らずに更新用の紙文書を印刷し、更新作業に取りかかってしまう心配もなくなる。

以上の説明では、スキャナ１２及びプリンタ１４を用いた例を示したが、複合機１６のスキャン機能及びプリント機能を用いても同様に実施することができる。複合機１６を用いる場合には、差分画像の生成時に再度使用する印刷画像を、固有ＩＤと関連づけて複合機１６内に格納しておくことも有効である。また、ここに示した例では、文書保存共有フォルダ１８に格納された電子文書に対する操作は、スキャナ１２やプリンタ１４（の制御部）によって実行された。この態様では、専用の文書管理サーバを設ける必要がなく、電子文書管理システム１０を安価に構築することができる。しかし、もちろん、別途文書管理サーバを設けて、電子文書に対する操作を含むシステム全体の管理を行わせることも有効である。なお、以上に示した紙文書による改訂作業のための排他制御とは別に、紙文書の存在とは関係無く電子文書に対して通常行われる複数のプロセス競合を回避するための排他制御を導入できることは言うまでもない。

続いて、変形例として、変更禁止期間を有限とする態様について説明する。この技術は、印刷したユーザが長期にわたってスキャンを行わない場合に、他のユーザ（あるいは当該ユーザも）がいつまでも電子文書の変更を行えないという不具合を防止できる点で有用である。

この態様では、電子文書の印刷指示の際にユーザ設定され、あるいは標準設定された有効期限は、ジョブチケットに記載されて、プリンタに送られる。プリンタは、有効期限の情報もバーコードにエンコードして印刷画像を生成し、さらに有効期限の情報をメタデータとして電子文書に格納させる。また、プリンタは印刷した電子文書のＵＲＬ、有効期限情報、及びセキュリティ設定の情報を有効期限リストに登録して保持する。

プリンタでは、一定間隔毎に有効期限リストをチェックし、有効期限を経過した電子文書があるか否かをチェックする。そして、有効期限を経過した電子文書がある場合には、保持しているＵＲＬに基づいてその電子文書にアクセスし、セキュリティ設定を元に戻すことで、文書情報の変更を可能にする。また、スキャンが行われた時には、スキャナでは、スキャン画像のバーコードを解析し、有効期限が設定されていることを認識する。そして、現在時刻と有効期限とを比較し、有効期限内であると判定した場合には、電子文書の更新処理を行う。他方、有効期限を過ぎていると判定した場合には、操作パネルに有効期限切れである旨表示して、更新処理を中止する。

次に、図４乃至図８を用いて、電子文書及び紙文書の具体例について説明する。図４は、文書保存共有フォルダ１８に保存されている電子文書の例としてのＰＤＦファイル３０を示す模式図である。ＰＤＦファイル３０は、複数の文字列が配置されてなる文書情報を有している。

図５は、図４のＰＤＦファイル３０を元に作成された印刷画像の例としての印刷原稿３２を示す図である。印刷原稿３２は、ＰＤＦファイル３０と付加情報３４とが合成されて形成されたラスタ画像データである。付加情報３４は、バーコード３６と注釈文面３８からなる。注釈文面３８は、バーコード３６にエンコードされたアクセス権関連の情報をユーザに伝えるものであり、ＰＤＦ３０の格納先の情報と、排他制御の有効期限に関する情報とを含んでいる。したがって、印刷原稿３２の印刷により生成された紙文書を手にしたユーザは、その紙文書がサーバの電子文書を更新するためのものであること、及び更新の有効期限を知ることができる。

図６は、印刷原稿３２の印刷により生成された紙文書の例としての用紙４０を示している。用紙４０には、ユーザによって文字列４２、囲み記号４４、及びマーカー４６が書き入れられている。

図７に示した差分原稿５０は、用紙４０のスキャンにより生成されたスキャン画像と、印刷原稿３２とから生成された差分画像の例である。ここでは、図６で説明したように、文字列４２、囲み記号４４、及びマーカー４６が抽出されている。

図８は、改訂されたＰＤＦファイル５２を示す図である。改訂したＰＤＦファイル５２は、図４に示したＰＤＦファイル３０に対し、図７に示した差分原稿５０が取り込まれて作成されている。取り込みは、ラスタ形式のデータである差分原稿５０を、ＰＤＦファイル３０のアノテーション取り込み機能を用いて行われている。

電子文書管理システムの例を示すブロック図である。 電子文書に基づく印刷の流れを示すフローチャートである。 紙文書のスキャンによる電子文書更新の流れを示すフローチャートである。 電子文書の例を示す模式図である。 印刷画像の例を示す模式図である。 アノテーションが書き込まれた紙文書の例を示す模式図である。 差分画像の例を示す模式図である。 改訂された電子文書の例を示す模式図である。

符号の説明

１０ 電子文書管理システム、１２ スキャナ、１４ プリンタ、１６ 複合機、１８ 文書保存共有フォルダ、２０ クライアントＰＣ、２２ ネットワーク、３０ ＰＤＦファイル、３２ 印刷原稿、３４ 付加情報、３６ バーコード、３８ 注釈文面、４０ 用紙、４２ 文字列、４４ 囲み記号、４６ マーカー、５０ 差分原稿、５２ 改訂されたＰＤＦファイル。

Claims (11)

1. 電子文書から紙文書が印刷される旨の情報を取得する取得手段と、
   前記情報を取得した場合に、前記電子文書に対し、アクセス制限を行う制限手段と、
   前記電子文書と、前記電子文書を特定する情報に基づいて作成される識別情報と、を紙文書に印刷する印刷手段と、
   前記アクセス制限の有効期限を設定する設定手段と、
   前記印刷手段により印刷された紙文書に対するスキャンの結果を取得し、該取得したスキャンの結果に基づいて前記電子文書を改訂する改訂手段と、
   前記取得したスキャンの結果に含まれる前記識別情報に基づいて、改訂された前記電子文書に対し、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する解除手段と、
   前記設定手段に設定された期間が経過した場合に、前記改訂手段による改訂処理を禁止し、かつ、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する手段と、
   を備える、ことを特徴とする電子文書管理装置。
2. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記取得手段が取得する情報は、前記改訂の対象範囲が設定された前記紙文書が印刷される旨の情報であり、
   前記印刷手段は、前記電子文書を、前記改訂の対象範囲を明示した態様で、前記紙文書に印刷し、
   前記制限手段は、前記電子文書における前記対象範囲に対しアクセス制限を行う、ことを特徴とする電子文書管理装置。
3. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記アクセス制限は、閲覧権を有しているユーザの一部または全部に対して行う前記電子文書の閲覧禁止である、ことを特徴とする電子文書管理装置。
4. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記電子文書は、アクセス保護機構を内蔵し、
   前記アクセス制限及びその解除は、前記アクセス保護機構を利用して行われる、ことを特徴とする電子文書管理装置。
5. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記識別情報は、前記電子文書毎に異なり、かつ前記制限手段が前記取得手段から前記情報を取得したことに応じて前記電子文書に対して前記アクセス制限を行う毎に異なる値となるよう設定される、ことを特徴とする電子文書管理装置。
6. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記取得手段が取得する情報は、前記改訂手段の処理対象となりうる前記紙文書が印刷される旨の情報である、ことを特徴とする電子文書管理装置。
7. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記取得手段が取得する情報は、前記改訂の対象範囲が設定された前記紙文書が印刷される旨の情報であり、
   前記制限手段は、前記電子文書における前記対象範囲に対しアクセス制限を行う、ことを特徴とする電子文書管理装置。
8. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   アクセス制限を行った旨をユーザに通知する通知手段を備える、ことを特徴とする電子文書管理装置。
9. 請求項８に記載の電子文書管理装置において、
   通知手段における通知は、アクセス制限を行った旨を前記紙文書に重ねて印刷することで行われる、ことを特徴とする電子文書管理装置。
10. コンピュータに対し、
    電子文書から紙文書が印刷される旨の情報を取得する取得手順と、
    前記情報を取得した場合に、前記電子文書に対し、アクセス制限を行う制限手順と、
    前記電子文書と、前記電子文書を特定する情報に基づいて作成される識別情報と、を紙文書に印刷する処理を印刷手段に実行させる印刷手順と、
    前記アクセス制限の有効期限を設定する設定手順と、
    前記印刷手段により印刷された紙文書に対するスキャンの結果を取得し、該取得したスキャンの結果に基づいて前記電子文書を改訂する改訂手順と、
    前記取得したスキャンの結果に含まれる前記識別情報に基づいて、改訂された前記電子文書に対し、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する解除手順と、
    前記設定手段に設定された期間が経過した場合に、前記改訂手段による改訂処理を禁止し、かつ、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する手順と、
    を実行させる、ことを特徴とする電子文書管理プログラム。
11. コンピュータが実行する方法であって、
    電子文書から紙文書が印刷される旨の情報を取得する取得手順と、
    前記情報を取得した場合に、前記電子文書に対し、アクセス制限を行う制限手順と、
    前記電子文書と、前記電子文書を特定する情報に基づいて作成される識別情報と、を紙文書に印刷する処理を印刷手段に実行させる印刷手順と、
    前記アクセス制限の有効期限を設定する設定手順と、
    前記印刷手段により印刷された紙文書に対するスキャンの結果を取得し、該取得したスキャンの結果に基づいて前記電子文書を改訂する改訂手順と、
    前記取得したスキャンの結果に含まれる前記識別情報に基づいて、改訂された前記電子文書に対し、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する解除手順と、
    前記設定手段に設定された期間が経過した場合に、前記改訂手段による改訂処理を禁止し、かつ、前記制限手段による前記アクセス制限を解除する手順と、
    を含む、ことを特徴とする電子文書管理方法。

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