JP2007052641A - 印刷管理方法、プログラム及び印刷管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 アプリケーションプログラムにより作成された複数のファイルの、セキュリティの向上を図ること。
【解決手段】 プリンタサーバ１の制御部１０は、利用者端末３のアプリケーションプログラム３３３で作成されたファイルをファイル記憶部５１に記憶する。ユーザ管理データ記憶部５５に記憶されたユーザ管理データは、利用者端末３側のアプリケーションプログラム３３により作成された複数のファイルの編集操作の可否や、印刷実行の可否をユーザ毎に記憶する。制御部１０は、まとめ印刷におけるファイルの編集操作や印刷実行の指示が為された場合、ユーザ管理データに基づきログインしたユーザに権限があるか否かを判定し、権限があると判定した場合に、その管理データに基づいて、ユーザの編集操作や印刷実行を受け付ける。
【選択図】図１

Description

本発明は、印刷管理方法、プログラム及び印刷管理装置に関する。

現在、ワープロソフトや表計算ソフト、画像編集ソフト、プレゼンテーションソフト等の様々なアプリケーションプログラム（以下、適宜「アプリケーション」と略す。）が普及している。このようなアプリケーションを用いて作成・編集された文書やグラフ等は、アプリケーション毎のデータ形式でファイルに記憶される。例えば、会議用の資料として文書とグラフとを印刷する場合は、ワープロソフトと表計算ソフトとをそれぞれ起動して、それぞれのアプリケーションに対応するファイルを開いて個々に印刷指示することで、当該ファイルそれぞれをプリンタ（印刷装置）で印刷する。

また、複数のファイルをまとめて印刷する技術として、異なるアプリケーションで作成された複数のファイルを印刷する場合に、バインダというオブジェクトにその複数のファイル（文書データ）の属性データを記憶し、当該バインダの属性データに基づいて複数のファイルをまとめて印刷出力する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００１−８４２４６号公報

ところで、複数のファイルを一つの印刷単位としてまとめて印刷する場合、その複数のファイルの編集を行うユーザ、印刷実行するユーザといったように、ユーザによってファイルの利用方法が異なることがある。このような場合、その作成中のファイルが担当外のユーザに編集されたり、印刷されたりされないように利用制限をかけておく必要がある。

しかし、特許文献１のバインダを用いたファイルの管理方法は、ファイル毎の属性データを単に記憶するものであるため、その管理されたファイルが、バインダを介さずに担当外のユーザに編集されてしまう可能性がある。また、バインダに直接アクセスされた場合には、担当外のユーザに不正に印刷されてしまう可能性がある。このように、特許文献１の技術では、ファイルの改竄や流出等の点において、セキュリティ上の問題が生じてしまった。

本発明は、上述した課題に鑑みて為されたものであり、その目的とするところは、アプリケーションプログラムにより作成された複数のファイルの、セキュリティの向上を図ることである。

以上の課題を解決するために、請求項１に記載の印刷管理方法は、
少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として管理し、
この印刷単位に対して利用制限情報を設定し、
この利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する、
ことを特徴としている。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴としている。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴としている。

請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項６に記載の発明は、請求項１〜５の何れか一項に記載の発明において、前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に設定することを特徴としている。

請求項７に記載のプログラムは、コンピュータに、
少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として管理する管理機能と、
前記印刷単位に対して利用制限情報を設定する設定機能と、
前記利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する利用制限機能と、
を実現させることを特徴としている。

請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴としている。

請求項９に記載の発明は、請求項７又は８に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位とに含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴としている。

請求項１０に記載の発明は、請求項７〜９の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項１１に記載の発明は、請求項７〜１０の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項１２に記載の発明は、請求項７〜１１の何れか一項に記載の発明において、前記設定機能は、前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に設定することを特徴としている。

請求項１３に記載の印刷管理装置は、
少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として記憶する第１の記憶部と、
前記印刷単位に対して利用制限情報を記憶する第２の記憶部と、
前記利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する利用制限部と、
を備えることを特徴としている。

請求項１４に記載の発明は、請求項１３に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴としている。

請求項１５に記載の発明は、請求項１３又は１４に記載の発明において、前記利用制限は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴としている。

請求項１６に記載の発明は、請求項１３〜１５の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項１７に記載の発明は、請求項１３〜１６の何れか一項に記載の発明において、前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴としている。

請求項１８に記載の発明は、請求項１３〜１７の何れか一項に記載の発明において、前記第２の記憶部は、前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に設定することを特徴としている。

請求項１、７及び１３に記載の発明によれば、印刷単位に設定された利用設定情報に基づいて、当該印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限するため、アプリケーションプログラムにより作成された複数のファイルのセキュリティの向上を図ることができる。

請求項２、８及び１４に記載の発明によれば、利用制限情報に含まれるファイルの編集の可否に基づいて、ユーザのファイルの編集操作に制限をかけることができる。

請求項３、９及び１５に記載の発明によれば、利用制限情報に含まれるファイルの印刷の可否に基づいて、ユーザのファイルの印刷実行に制限をかけることができる。

請求項４、１０及び１６に記載の発明によれば、利用制限情報に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否に基づいて、ユーザの印刷設定情報の変更操作に制限をかけることができる。

請求項５、１１及び１７に記載の発明によれば、利用制限情報に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否に基づいて、ユーザの印刷順序の変更操作に制限をかけることができる。

請求項６、１２及び１８に記載の発明によれば、利用制限情報をユーザ毎に設定するため、ユーザ利用の制限をユーザ毎に行うことができる。

〔実施形態〕
以下、本発明の印刷管理装置をプリンタサーバに適用し、当該プリンタサーバを有する印刷管理システムの実施形態について図１〜１２を参照して詳細に説明する。

〔印刷管理システムの概要〕
先ず、印刷管理システムＳのシステム構成について説明する。図１に示すように印刷管理システムＳは、プリンタサーバ１と、利用者端末３と、複写機やファクシミリ、プリンタ、これらを統合した複合機等の印刷装置５とがＬＡＮや公衆回線網等の通信回線Ｎを介してデータ通信可能に接続されて構成されている。

ユーザは、利用者端末３側で各種アプリケーションを起動し、文書やグラフ等のファイルを作成し、そのファイルの印刷指示を行う。利用者端末３側で印刷指示が為されたファイルは、プリンタサーバ１を経由して印刷装置５に送信されて、印刷出力される。

プリンタサーバ１は、利用者端末３において作成されたファイル管理を行う。このファイル管理の機能としては、印刷出力するページや印刷設定をファイル毎に個別に設定可能とし、複数のファイルを一括して印刷出力する「まとめ印刷」機能がある。このまとめ印刷により、様々なアプリケーションで作成した複数のファイルをまとめて印刷出力する際に、そのうちの必要なページのみを印刷し、更にそのページの用紙サイズ、両面印刷、ステープル等を個別に変更することができるようになる。

また、ファイル管理の機能として、予め定められた日時に印刷を開始する「スケジューリング印刷」機能がある。このまとめ印刷やスケジュール印刷に関する設定は、予め定められた管理者のみが行える。また、まとめ印刷の印刷対象となるファイルの編集や、まとめ印刷の開始指示は、管理者から権限が与えられたユーザのみが行うことができる。

〔利用者端末の構成〕
次に、印刷管理システムＳを構成する各装置の機能構成について図１を用いて説明する。先ず、利用者端末３は、制御部３００、画面表示部３１０、操作部３２０、記憶部３３０及び通信部３４０を備えて構成される。

制御部３００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）及びＲＡＭ（Random Access Memory）等を有して構成され、入力される指示に応じて所定のプログラムに基づいた処理を実行し、各機能部への指示やデータの入出力を行うことで、利用者端末３を統括的に制御する機能部である。具体的には、ＣＰＵが、電源投入時や操作部３２０から入力される操作信号に応じてＲＯＭや記憶部３３０に格納されたプログラムを読み出し、当該プログラムに従った処理の処理結果を画面表示部３１０に表示させる。

画面表示部３１０は、ＣＲＴ（Cathode-ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等により構成され、制御部３００から入力される表示データに基づいて各種画面を表示出力する。操作部３２０は、カーソルキー、テンキー及び各種ファンクションキー等を有するキーボードやマウス等のポインティングデバイスを備え、押下されたキーの押下信号や、マウスの位置信号等の操作信号を制御部３００に出力する。通信部３４０は、通信回線Ｎに接続してデータ通信するための機能部であり、モデムやＬＡＮインターフェイス、ＵＳＢ等を備えて構成される。

記憶部３３０は、例えば、ＣＤ−ＲＯＭやメモリカード、ハードディスク等の、記憶媒体に対してデータの読み書きを行う機能部である。記憶媒体は、磁気的、光学的記憶媒体、若しくは半導体メモリ等で構成され、アプリケーションプログラムや各種処理プログラムで処理されたデータ等を格納する。

図１によれば、記憶部３３０は、画面表示プログラム３３１と、要求指示プログラム３３２と、ワープロソフトや表計算ソフト、画像編集ソフト等の各種アプリケーションプログラム３３３とを記憶している。画面表示プログラム３３１は、画面表示部３１０上にファイル選択画面４２０や詳細設定画面４４０等の各種画面を表示制御するためのプログラムであり、要求指示プログラム３３２は、操作部３２０からの操作信号によりユーザからの要求指示を受け付けたり、プリンタサーバ１からの要求指示を受け付けたりするプログラムである。制御部３００は、この要求指示プログラム３３２と画面表示プログラム３３１とに従って、ユーザの操作部３２０の操作に応じた画面表示を行うと共に、プリンタサーバ１から送信される表示データに基づいた画面表示を行う。

また、制御部３００は、ユーザ操作に応じたアプリケーションプログラム３３３を起動して、文書ファイルやグラフファイル等を作成する。このとき、各ファイルのファイル名には、アプリケーションに応じた拡張子が付加され、当該拡張子が「ａａａ」であればワープロソフトにより作成された文書ファイル、「ｂｂｂ」であれば表計算ソフトにより作成されたグラフファイルといったように、拡張子に基づいてファイルの作成元のアプリケーションプログラム３３３が識別可能となる。制御部３００は、作成・編集されたファイルをプリンタサーバ１に送信し、当該プリンタサーバ１側のデータ記憶部５０に記憶させる。

〔印刷装置の構成〕
印刷装置５は、制御部５００、記憶部５１０、描画処理部５３０、印刷部５４０及び通信部５２０を備えて構成される。制御部５００は、所定のプログラムに基づいた処理を実行し、各機能部への指示やデータの入出力を行うことで、印刷装置５を統括的に制御する機能部であり、ＣＰＵやＲＯＭ、ＲＡＭ等を有して構成される。

記憶部５１０は、例えば、ＶＲＡＭ（Video ＲＡＭ）やメモリカード、ハードディスク等の記憶媒体に対してデータの読み書きを行う機能部である。記憶媒体は、磁気的、光学的記憶媒体、若しくは半導体メモリ等で構成され、プリンタサーバ１から送信されたファイル等を格納する。

描画処理部５３０は、ＣＰＵやＤＳＰ（Digital Signal Processor）等により構成され、制御部５００の指示に基づいて、記憶部５１０に格納されたファイルを印刷装置５固有のデータ形式の画像データに変換し、各種画像処理を行った後に印刷部５４０に出力する。

印刷部５４０は、転写紙に画像を形成する機能部であり、露光部から発せられるレーザビームにより感光ドラムを露光走査し、描画処理部５３０から出力される画像データに基づく静電潜像を形成する。そして、現像部により現像材を感光ドラムに吸着させ、転写紙に転写した後に、定着部において転写紙にトナーを熱定着させることにより画像を形成する。通信部５２０は、通信回線Ｎに接続してデータ通信するための機能部であり、モデムやＬＡＮインターフェイス、ＵＳＢ等を備えて構成される。

〔プリンタサーバの構成〕
プリンタサーバ１は、制御部１０、印刷指示部２０、プログラム記憶部４０、データ記憶部５０及び通信部３０を備えて構成される。

制御部１０は、所定のプログラムに基づいた処理を実行し、各機能部への指示やデータの入出力を行うことで、プリンタサーバ１を統括的に制御する機能部であり、ＣＰＵやＲＯＭ、ＲＡＭ等を有して構成される。

印刷指示部２０は、印刷装置５との通信制御を行うための機能部であり、制御部１０がアプリケーションプログラム４１を起動し、ファイル記憶部５１から読み出したファイルの印刷実行の指示を印刷装置５に対して行う。

通信部３０は、通信回線Ｎに接続してデータ通信するための機能部であり、モデムやＬＡＮインターフェイス、ＵＳＢ等を備えて構成される。

プログラム記憶部４０は、ＲＯＭや読み書き可能な不揮発性メモリにより構成され、プリンタサーバ１の動作に必要なプログラムや、そのプログラムの実行に係るデータを格納する。図１によれば、プログラム記憶部４０は、各種アプリケーションプログラム４１と、要求制御プログラム４２とを記憶している。

各種アプリケーションプログラム４１は、ワープロソフトや表計算ソフト、画像編集ソフト等の利用者端末３側で記憶された各種アプリケーションプログラム３３３と同等のプログラムである。

要求制御プログラム４２は、利用者端末３からの要求に応じてサブルーチンを読み出して各業務処理を行う要求制御機能を実現するためのプログラムである。要求制御プログラム４２のサブルーチンとしては、印刷管理プログラム４３、表示画面制御プログラム４４、ユーザ管理認証プログラム４５及びアプリケーション制御プログラム４６がある。

印刷管理プログラム４３は、利用者端末３から送信された各種ファイルのファイル記憶部５１への記憶、ファイル毎の印刷設定等を管理、印刷指示等を行う印刷管理処理を実現するためのプログラムである。表示画面制御プログラム４４は、利用者端末３の画面表示部３１０に表示させる画面の表示指示を行うためのプログラムである。ユーザ管理認証プログラム４５は、ユーザ（利用者）のアクセス権の管理や認証を行うためのプログラムである。アプリケーション制御プログラム４６は、利用者端末３で作成された各種ファイルに対応するアプリケーションを自動制御するためのプログラムである。これらのサブルーチンが連関することで、図４〜６に示すフローチャートの処理が実現される。

データ記憶部５０は、メモリカード、ハードディスク等の記憶媒体に対してデータの読み書きを行う機能部である。図１によれば、データ記憶部５０は、ファイル記憶部５１と、印刷条件記憶部５２と、ユーザ管理データ記憶部５５と、入力ユーザＩＤ記憶部５７とを有して構成される。

ファイル記憶部５１は、利用者端末３のアプリケーションで作成された各種ファイル本体と、まとめ印刷においてユーザにより追加されたファイルの複製とを記憶するためのデータ領域である。制御部１０は、まとめ印刷においては、その複製したファイルをユーザの編集操作に従って更新し、また、更新ボタン４４７のクリックされた際には複製元のファイルに編集内容を反映する。

印刷条件記憶部５２は、まとめ印刷の印刷条件を記憶するためのデータ領域であり、全体設定データ５３と個別印刷設定データ５４とを記憶する。

全体設定データ５３は、まとめ印刷機能において複数のファイルを１つの印刷単位として管理するためのデータテーブルであり、図２（ａ）のデータ構成例に示すように印刷設定名、更新日、部数、紙サイズ及び登録ファイル名を対応付けて記憶する。印刷設定名は、まとめ印刷においてユーザにより追加・選択された複数のファイル全体に付けられる識別名であり、ユーザにより入力される。更新日は、印刷設定名に対応する部数や登録ファイル情報が更新された日付であり、制御部１０により設定される。登録ファイル名は、まとめ印刷において追加されたファイルのファイル名である。

制御部１０は、まとめ印刷においてユーザに入力された印刷設定名に対して、追加されたファイルのファイル名を登録ファイル名として対応づけて記憶する。例えば、図２（ａ）のデータ構成は、「会議用資料Ａ」という印刷設定名に、「会議資料１１／８．ａａａ」、「会議資料１２／５．ａａａ」、「会議資料補足．ａａａ」及び「添付資料．ｂｂｂ」の４つのファイルが追加され、この追加したファイル全体をＡ４サイズで３部印刷出力することを表している。

個別印刷設定データ５４は、まとめ印刷において追加された各ファイルを管理するためのデータテーブルであり、印刷設定名と、登録ファイル名と、開始ページ及び終了ページを含むページ範囲と、印刷設定情報とを対応付けて記憶する。印刷設定情報は、対応する登録ファイル名のファイルを印刷出力する際の設定情報であり、転写紙１枚あたりに複数ページを印刷する集約印刷のページ数と、両面印刷、ステープル及びパンチの有無と、紙サイズとが含まれている。個別印刷設定データ５４における紙サイズは、デフォルトでは全体設定データ５３の紙サイズと同一であり、ユーザがファイル毎に個々に変更することができる。

制御部１０は、まとめ印刷においてファイルが追加される度に、印刷設定名及び登録ファイル名に対応づけて、ページ範囲及び印刷設定情報を生成して追加することで、複数のファイルの印刷条件を管理する。また、図８（ｂ）のファイル一覧画面４３０や図９（ａ）の詳細設定画面４４０のリストボックス及びチェックボックスを用いてページ範囲や印刷設定情報を変更する変更操作がユーザにより為された場合は、その変更操作に応じて個別印刷設定データ５４のページ範囲や印刷設定情報を変更・更新する。図２（ｂ）において、例えば、登録ファイル名「会議資料１２／５．ａａａ」は、２ページから１０ページまでを印刷出力し、また、転写紙１枚に２ページ分を集約印刷することを表している。

ユーザ管理データ記憶部５５は、まとめ印刷やスケジュール印刷におけるユーザ毎の利用制限情報を記憶するためのデータ領域であり、図３のデータ構成例に示すユーザ管理データ５６を記憶する。ユーザ管理データ５６は、印刷設定名と、印刷スケジュールと、更新期限と、利用制限情報とを対応づけて記憶するデータテーブルである。

印刷スケジュールは、スケジュール印刷を行う日時であり、更新期限は、まとめ印刷の設定を更新することのできる期限である。利用制限情報は、ユーザ名毎のパスワードと、全体設定データ５３において印刷設定名に追加登録されたファイルの編集操作（ファイル操作）の可否と、当該印刷設定名に追加されたファイルのまとめ印刷の実行（全体印刷）の可否とを有して構成される。これらのユーザデータ管理者のみが設定可能である。

制御部１０は、図７（ａ）のログオン画面４００において入力されたユーザＩＤとパスワードとをユーザ管理データ記憶部５５に記憶されたデータと比較することで、そのユーザＩＤのユーザが、まとめ印刷に追加されたファイルの編集操作ができるか否か、まとめ印刷の実行が可能かの認証を行う。

入力ユーザＩＤ記憶部５７は、図７（ａ）のログオン画面４００において入力されたユーザＩＤを入力ユーザＩＤとして記憶するデータ領域である。

尚、全体設定データ５３、個別印刷設定データ５４、ユーザ管理データ５６は、図２及び３に示す表形式（テーブル形式）や、階層構造、ＸＭＬ形式のデータベース構造等、印刷設定名やファイル名、ユーザ名を検索キーとして、対応する各種情報を検索及び更新可能なデータ構造であれば適宜公知技術を採用可能である。また、ファイル名として、ファイル記憶部５１における格納先（例えば、ファイルパス）を記憶することとしてもよい。

〔プリンタサーバの具体的な動作〕
次に、図７〜１０の表示画面例を参照しつつ、図４〜６のフローチャートを用いてプリンタサーバ１の具体的な動作について説明する。

先ず、プリンタサーバ１の制御部１０は、電源投入時からスケジュール印刷のプロセスを立ち上げて、現在日時を監視して、当該現在日時がユーザ管理データ５６に記憶された印刷スケジュールの日時に一致するまで待機する。そして、現在日時が印刷スケジュールに一致した場合は（ステップＳ５１；Ｙｅｓ）、ステップＳ４３に移行して、当該印刷スケジュールに対応する印刷設定名を印刷対象とした印刷処理（後述）を行う。

その一方で、制御部１０は、通信部３０を介して利用者端末３からまとめ印刷の開始指示の要求を検知すると、まとめ印刷を制御するためのプロセスを立ち上げ、図７（ａ）に示すログオン画面４００を利用者端末３に表示させる（ステップＳ１）。ユーザが、ＩＤエリア４０１及びパスワードエリア４０２それぞれにユーザＩＤとパスワードを入力して、ＯＫボタン４０３をマウスでクリックすると、利用者端末３の制御部３００は、ユーザ認証の要求をプリンタサーバ１に対して行う。プリンタサーバ１の制御部１０は、利用者端末３からの要求を検知すると、ＩＤエリア４０１に入力されたユーザＩＤを入力ユーザＩＤ記憶部５７に記憶し、ユーザ管理データ５６に基づいてユーザ認証を行う。具体的には、入力ユーザＩＤに対応づけられたパスワードをユーザ管理データ記憶部５５から読み出し、当該パスワードとパスワードエリア４０２に入力されたパスワードとが一致するかを判定する（ステップＳ３）。

そして、入力されたパスワードが一致すると判定し、入力ユーザＩＤのユーザがユーザ管理データ５６に既に登録されたユーザであると認証した際には（ステップＳ５；Ｙｅｓ）、全体設定データ５３を印刷条件記憶部５２から読み出して、当該データ中の印刷設定名と更新日とを一覧リスト４１１として含むまとめ印刷一覧画面４１０（図７（ｂ）参照）を利用者端末３に表示させる（ステップＳ７）。この一覧リスト４１１中の印刷設定名は、ユーザの操作部３２０の操作により選択可能であり、その選択された印刷設定名が図７（ｂ）のように反転表示される。

制御部１０は、ファイル追加ボタン４１４がクリックされたことを検知した場合は（ステップＳ１１；追加）、ファイル記憶部５１に記憶された各種ファイルと全体設定データ５３とに基づいて図８（ａ）に示すファイル選択画面４２０を表示させる（ステップＳ１３）。

より具体的には、ファイル記憶部５１に記憶されているファイル、即ちユーザが利用者端末３側で作成したファイルのファイル名４２２と、当該ファイル名に含まれた拡張子から判別したファイル種類４２３と、チェックボックス４２４とを含むファイル一覧４２５を表示させる。そして、まとめ印刷一覧画面４１０で選択された印刷設定名に対応する登録ファイル名を全体設定データ５３から読み出し、当該ファイル名のチェックボックス４２４をＯＮにする。

また、ステップＳ１１において、新規作成ボタン４１３がクリックされたことを検知した場合（ステップＳ１１；新規）、制御部１０は、印刷設定名エリア４２１及びチェックボックス４２４をクリアしたファイル選択画面４２０を表示させる（ステップＳ１３）。そして、ステップＳ１３の処理後、ファイル選択画面４２０においてユーザのファイルの選択を受け付ける（ステップＳ１５）。

制御部１０は、ステップＳ１１において修正ボタン４１５がクリックされたことを検知した場合（ステップＳ１１；修正）、又はステップＳ１３の処理後、まとめ印刷一覧画面４１０で選択された印刷設定名に対応づけられた登録ファイル名とページ範囲とを個別印刷設定データ５４から読み出して、図８（ｂ）のファイル一覧画面４３０を利用者端末３に表示させる（ステップＳ１７）。ユーザは、このファイル一覧画面４３０上のリストボックスＬＢ１，ＬＢ２，ＬＢ３を操作することで開始ページ４３３、終了ページ４３４、部数４３７及び紙サイズ４３８を変更することができる。

そして、制御部１０は、ファイル一覧画面４３０上でクリックされたボタンに応じて動作を選択する（ステップＳ２５）。具体的に、管理者ボタン４６０がクリックされたことを検知した際に（ステップＳ２５；管理者）、制御部１０は、入力ユーザＩＤのユーザが管理者である場合に（ステップＳ４５；Ｙｅｓ）、ユーザ管理データ５６を読み出し、当該データに基づいて図９（ｂ）の管理者用画面４５０を利用者端末３に表示させる（ステップＳ４７）。

管理者は、管理者用画面４５０上のユーザ権限設定エリア４５１において、チェックボックスＣＫ３及びＣＫ４をＯＮ／ＯＦＦすることで、ユーザ毎のファイル操作４５３と全体印刷４５４とのそれぞれの可否（権限）を設定する。また、ユーザ追加ボックス４５５をクリックして表示されるユーザ一覧から、ユーザを新たに追加したり、ユーザ削除ボタン４５６をクリックすることで、利用制限設定エリア４５１に表示されているユーザを削除したりする。また、管理者は、スケジュールエリア４５７及び更新期限エリア４５８に年月日を入力することで、印刷スケジュールや更新期限を設定する。

制御部１０は、管理者用画面４５０上で追加されたユーザや、設定されたユーザ権限、印刷スケジュール及び有効期限をユーザ管理データ５６に記憶・更新して（ステップＳ４９）、ステップＳ３９の処理に移行する。

ステップＳ２５において、詳細設定ボタン４３６がクリックされたことを検知した際には、当該ボタンに対応するファイル名に対応付けられた印刷設定情報を個別印刷設定データ５４から読み出して、図９（ａ）の詳細設定画面４４０を表示させる（ステップＳ２７）。このとき、個別印刷設定データ５４において記憶された印刷設定情報に基づいて印刷した場合の印刷イメージをプレビューエリア４４６に表示させる。

ユーザは、リストボックスＬＢ４，ＬＢ５，ＬＢ６を操作することで集約印刷４４１、両面印刷４４２及び紙サイズ４４５をそれぞれ変更することができる。また、チェックボックスＣＫ１，ＣＫ２を操作することで、ステープル４４３及びパンチ４４４の有無を変更することができる。

そして、詳細設定画面４４０の編集ボタン４４９がクリックされたことを検知した場合には（ステップＳ２９；Ｙｅｓ）、選択された印刷設定名においてファイル操作の権限があるか否かを判定する。制御部１０は、ユーザ管理データ５６を参照して、入力ユーザＩＤに対応するファイル操作の可否が「可」であれば、ファイル操作の権限があると判定する（ステップＳ３１；Ｙｅｓ）。そして、登録ファイル名に含まれる拡張子に基づいてそのファイルの作成元のアプリケーションプログラム４１を判断し、当該ファイルを判断したアプリケーションプログラム４１で読み出して利用者端末３に表示させ、ユーザが編集可能な状態とする。また、更新ボタン４４７がクリックされたことを検知した場合には、編集されたファイルの内容で上述した複製元のファイルを更新する（ステップＳ３３）。

一方、入力ユーザＩＤに対応するファイル操作の可否が「否」であれば、ユーザにファイル操作の権限がないと判定して（ステップＳ３１；Ｎｏ）、選択された印刷設定名におけるファイルを編集することができない旨のメッセージを図１０（ｂ）のウィンドウ４６３のように表示させる（ステップＳ３５）。このようにして、管理者により予めファイル操作の権限が与えられたユーザにのみファイルの編集操作を許可し、権限のないユーザにはその編集操作の利用を制限するため、まとめ印刷に追加登録されたファイルを担当外のユーザに不正に編集されることを防止できる。

制御部１０は、ファイル一覧画面４３０の保存ボタン４３９、及び詳細設定画面４４０のＯＫボタン４４８がクリックされたことを検知した場合は、それぞれの画面で変更・設定されたページ範囲と、印刷設定情報とを登録ファイル名毎に個別印刷設定データ５４に記憶する（ステップＳ３７）。次いで、ファイル選択画面４２０において選択されたファイルのファイル名を、その名前順で全体設定データ５３の印刷設定名に対応づけて記憶・更新する（ステップＳ３９）。

制御部１０は、ユーザ管理データ５６を参照し、入力ユーザＩＤに対応するファイル操作の可否が「可」であれば、ユーザに印刷実行の権限があると判定して（ステップＳ４１；Ｙｅｓ）、更に、現在日時が印刷設定名に対応する有効期限内であった場合に（ステップＳ４２；Ｙｅｓ）、図６に示す印刷処理（ステップＳ４３）に移行する。また、印刷の権限がない（ステップＳ４１；Ｎｏ）、又は有効期限が切れていると判定した場合は（ステップＳ４２；Ｎｏ）、ステップＳ２７の処理に移行して、詳細設定画面４４０の表示を行う。

ステップＳ２５において、保存ボタン４３９がクリックされたことを検知した際には（ステップＳ２５；保存）、ステップ３７に処理を移行して、個別印刷設定データ５４及び全体設定データ５３の更新を行う。

ステップＳ９において、まとめ印刷一覧画面４１０上の印刷ボタン４１２がクリックされたことを検知した場合（ステップＳ９；Ｙｅｓ）、制御部１０は、ユーザ管理データ５６を参照し、ステップＳ４１と同様に印刷実行の権限があるか否かを判定し、印刷実行の権限があると判定した場合に（ステップＳ１９；Ｙｅｓ）、現在日時が有効期限内であるか否かを判定する。制御部１０は、有効期限内であると判定した場合は（ステップＳ２１；Ｙｅｓ）、図６に示す印刷処理（ステップＳ４３）に移行して、ファイル毎の印刷を開始する。

また、印刷実行の権限がない（ステップＳ１９；Ｎｏ）、又は有効期限が切れていると判定した場合は（ステップＳ２１；Ｎｏ）、選択された印刷設定名におけるまとめ印刷ができない旨のメッセージを図１０（ａ）のウィンドウ４１６のように表示させた後（ステップＳ２３）、ステップＳ７の処理へ移行する。このようにして、管理者により予め印刷実行の権限が与えられたユーザの場合のみに印刷実行を行わせ、権限のないユーザの印刷実行には制限をかけるため、担当外のユーザにまとめ印刷のファイルが不正に印刷されてしまうことを防止できる。

制御部１０は、ステップＳ４３において印刷処理を開始すると、ユーザに選択された印刷設定名に対応する登録ファイル名を全体設定データ５３から読み出して、当該登録ファイル名のファイル毎の印刷を順次行うループ（ステップＳ１００〜Ｓ１２０）に入る。

先ず、ユーザに選択された印刷設定名に対応する登録ファイル名を個別印刷設定データ５４から取得し（ステップＳ１０２）、その登録ファイル名に含まれる拡張子から作成元のアプリケーションプログラムを判断する（ステップＳ２０４）。そして、そのアプリケーションプログラムがプログラム記憶部４０に記憶されているか否かを判定し（ステップＳ１０６）、記憶されていなかった場合には（ステップＳ１０６；Ｎｏ）、そのファイルが印刷できない旨のメッセージを利用者端末３に表示させて（ステップＳ１２２）、次の登録ファイル名の取得を行う（ステップＳ１０２）。

ステップＳ１０６において、プログラム記憶部４０にアプリケーションプログラムが記憶されていると判定した場合（ステップＳ１０６；Ｙｅｓ）、制御部１０は、そのアプリケーションプログラム４１を起動し（ステップＳ１０８）、取得した登録ファイル名に対応するページ範囲及び印刷設定情報を個別印刷設定データ５４から読み出す（ステップＳ１１０）。

そして、アプリケーションプログラム４１を操作して、登録ファイル名のファイルのオープン（ステップＳ１１２）、読み出して個別印刷設定データ５４内のページ範囲及び印刷設定情報を適用すし、その適用後のファイルを印刷指示部２０に出力する（ステップＳ１１４）。印刷指示部２０は、制御部１０から出力されたファイルの印刷実行の指示を印刷装置５に通信部３０を介して行う（ステップＳ１１６）。そして、制御部１０は、起動したアプリケーションプログラム４１を終了した後、印刷設定名に対応する全登録ファイル名を順次取得して、ステップＳ１００〜Ｓ１２０のループを繰り返す。

例えば、図１１に示すように「会議資料１１／８．ａａａ」、「会議資料１２／５．ａａａ」及び「会議資料補足．ａａａ」のＡ４サイズの文書ファイルＦａ，Ｆｂ，Ｆｃと、「添付資料．ｂｂｂ」のＡ３サイズのグラフファイルＦｄとをまとめ印刷する場合、ユーザは、先ず、図８（ａ）のファイル選択画面４２０において、これらのファイルのチェックボックスをＯＮにして選択する。

そして、図８（ｂ）のファイル一覧画面４３０のように、各ファイルのページ範囲を設定し、ファイル毎の詳細設定ボタン４３６をクリックして詳細設定画面４４０を表示させ、各ファイルの印刷設定情報の設定を行う。例えば、ファイルＦａを、デフォルトの設定のままとし、ファイルＦｂを転写紙１枚に２ページの集約印刷し、ファイルＦｃを両面印刷し、ファイルＦｄの紙サイズをＡ３サイズに変更するようにリストボックスＬＢ４，ＬＢ５，ＬＢ６をそれぞれ操作する。このとき、制御部１０により図２（ｂ）に示すようなデータ構成の個別印刷設定データ５４が作成される。

そして、印刷ボタン４１２をクリックした場合は、この個別印刷設定データ５４に基づいて印刷処理が行われて、図１１に示すようにファイルＦａの３〜７ページの印刷出力、ファイルＦｂの２〜１０ページの集約印刷、ファイルＦｃの４〜６ページの両面印刷、ファイルＦｄの９〜２０ページのＡ４サイズへの縮小印刷が連続して為されるが、例えば、図９（ｂ）に示す管理者用画面４５０のようにファイル操作４５３が設定されている場合、このまとめ印刷は「参加者１」と「参加者２」とのみが行え、「参加者３」は印刷することができない。また、ファイルＦａ〜Ｆｄの編集操作は、「参加者２」及び「参加者３」のみが行える。

以上、本実施形態によれば、ユーザ管理データ５６に記憶されたユーザ毎の利用制限情報に基づいて、まとめ印刷として追加登録されたファイルの編集や印刷実行のユーザ利用を制限することで、権限が与えられたユーザのみが、まとめ印刷時にファイルの編集や印刷実行を適切に行えるようになる。従って、例えば、権限のないユーザによって不要にファイルの編集や印刷が為されてしまうことを防止できるため、まとめ印刷におけるセキュリティの向上を図ることができる。

また、利用者端末３で作成された複数のファイルをプリンタサーバ１で記憶し、これらのファイルをまとめ印刷する際に、ファイル毎のページ範囲及び印刷設定情報を記憶した個別印刷設定データ５４に基づいて各ファイルの印刷実行の指示を行う。このように、複数のファイルを印刷装置５の固有のデータ形式に変換せずにプリンタサーバ１において各ファイルを管理するため、ユーザは、まとめ印刷後にそのファイルを自由に編集することができる。

また、個別印刷設定データ５４に基づいてファイル毎の印刷を行うため、会議やプレゼンテーション等のシーンに応じてファイル毎に個々に設定を変えることができ、また、まとめ印刷後にもその設定を自由に変更することができる。従って、複数の異なるファイルを個々に設定を変えることができ、ユーザは、各ファイルに対応するアプリケーションをわざわざ起動することなく、編集作業や個々の印刷設定の変更することができる。従って、複数のファイルを印刷出力する際の、操作性の向上を図ることができる。

〔変形例〕
尚、上述した実施形態において、ファイルの編集操作と、印刷実行とのユーザ利用を制限することとしたが、例えば、ファイル選択画面４２０におけるファイルの選択や、ファイル一覧画面４３０におけるページ範囲の変更、詳細設定画面４４０における印刷設定情報の変更等のユーザ利用を制限するようにしてもよい。この場合は、ユーザ管理データ５６の利用制限情報において、ユーザＩＤ毎にファイルの選択、ページ範囲の変更及び印刷設定情報の変更それぞれの可否を対応づけて記憶し、これらの可否を管理者が設定する。そして、ステップＳ３７及びＳ３９の前段で、選択や変更の権限あるユーザの場合にのみ、全体設定データ５３及び個別印刷設定データ５４の更新を行う。また、同様の方法で、ファイル選択画面４２０やファイル一覧画面４３０及び詳細設定画面４４０を参照する利用制限を管理することとしてもよい。このように、細かく利用制限を管理することで、まとめ印刷におけるセキュリティをより強固にすることができる。

また、ユーザが選択したファイルのファイル名を、ファイル記憶部５１に記憶された順序（例えば、五十音順）で全体設定データ５３及び個別印刷設定データ５４に記憶して、その順序で印刷出力することとしたが、その印刷の順序を変更できるようにしてもよく、更に、この印刷順序の変更の可否を管理することとしてもよい。この場合、登録ファイル情報のファイル名毎に印刷順序を対応づけて記憶する全体設定データ５９を図１２のようにデータ構成すると共に、ユーザ管理データ５６の利用制限情報において、ユーザＩＤ毎にファイルの選択、ページ範囲の変更及び印刷設定情報の変更それぞれの可否を対応づけて記憶し、これらの可否を管理者が設定する。

そして、ユーザ管理データ５６を参照し、印刷順序の変更の権限が与えられているユーザの場合にのみ、ステップＳ３９のファイル名を記憶する際に、例えば、ユーザによりファイル名が選択された順序を印刷順序として記憶する。これにより、ユーザに選択された順序でファイルの印刷出力が行われると共に、その印刷順序の変更は管理者から権限が与えられたユーザのみが行えるようになる。

また、印刷スケジュール及び更新期限の他に、まとめ印刷の印刷実行を開始可能とする開始日を管理することとしてもよい。この場合は、ユーザ管理データ５６の印刷設定名に開始日を対応づけて記憶し、現在日時が開始日を超えた場合に印刷処理を実行することで実現可能である。これにより、予め設定された開始日までは印刷出力することができなくなるため、ファイルは電子的に管理され、ハードコピーでファイルが流出してしまうことを防ぐことができる。

また、プリンタサーバ１を利用者端末３とは別体の装置として構成することとしたが、プリンタサーバ１の機能を利用者端末３内に組み込んで実現することとしてもよいし、印刷装置５内に組み込むこととしてもよく、印刷管理システムＳのシステム構成は適宜変更可能である。

印刷管理システムのシステム構成例と、各装置の機能構成の一例を示すブロック図。 （ａ）全体設定データ、（ｂ）個別印刷設定データのデータ構成の一例を示す図。 ユーザ管理データのデータ構成の一例を示す図。 プリンタサーバのまとめ印刷機能の具体的な動作を説明するための第１のフローチャート。 プリンタサーバのまとめ印刷機能の具体的な動作を説明するための第２のフローチャート。 印刷処理の具体的な処理動作を説明するためのフローチャート。 （ａ）ログイン画面、（ｂ）まとめ印刷一覧画面の表示例を示す図。 （ａ）ファイル選択画面、（ｂ）ファイル一覧画面の表示例を示す図。 （ａ）詳細設定画面、（ｂ）管理者用画面の表示例を示す図。 （ａ）まとめ印刷一覧画面、（ｂ）詳細設定画面の表示例を示す図。 まとめ印刷の実行結果の一例を示す図。 変形例における全体設定データのデータ構成の一例を示す図。

符号の説明

Ｓ 印刷管理システム
１ プリンタサーバ
３ 利用者端末
５ 印刷装置
１０ 制御部
２０ 印刷指示部
３０ 通信部
４０ プログラム記憶部
４１ 各種アプリケーションプログラム
４２ 要求制御プログラム
４３ 印刷管理プログラム
４４ 表示画面制御プログラム
４５ ユーザ管理認証プログラム
４６ アプリケーション制御プログラム
５０ データ記憶部
５１ ファイル記憶部
５２ 印刷条件記憶部
５３ 全体設定データ
５４ 個別印刷設定データ
５５ ユーザ管理データ記憶部
５６ ユーザ管理データ
５７ 入力ユーザＩＤ記憶部

Claims (18)

1. 少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として管理し、
   この印刷単位に対して利用制限情報を設定し、
   この利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する、
   ことを特徴とする印刷管理方法。
2. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴とする請求項１に記載の印刷管理方法。
3. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷管理方法。
4. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載の印刷管理方法。
5. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴とする請求項１〜４の何れか一項に記載の印刷管理方法。
6. 前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に設定することを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載の印刷管理方法。
7. コンピュータに、
   少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として管理する管理機能と、
   前記印刷単位に対して利用制限情報を設定する設定機能と、
   前記利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する利用制限機能と、
   を実現させるためのプログラム。
8. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴とする請求項７に記載のプログラム。
9. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴とする請求項７又は８に記載のプログラム。
10. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴とする請求項７〜９の何れか一項に記載のプログラム。
11. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴とする請求項７〜１０の何れか一項に記載のプログラム。
12. 前記設定機能は、前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に設定することを特徴とする請求項７〜１１の何れか一項に記載のプログラム。
13. 少なくとも一つのアプリケーションプログラムによって作成された複数のファイルを一つの印刷単位として記憶する第１の記憶部と、
    前記印刷単位に対して利用制限情報を記憶する第２の記憶部と、
    前記利用制限情報に基づいて前記印刷単位に含まれるファイルのユーザ利用を制限する利用制限部と、
    を備えることを特徴とする印刷管理装置。
14. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの編集の可否を含むことを特徴とする請求項１３に記載の印刷管理装置。
15. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷の可否を含むことを特徴とする請求項１３又は１４に記載の印刷管理装置。
16. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷設定情報の変更の可否を含むことを特徴とする請求項１３〜１５の何れか一項に記載の印刷管理装置。
17. 前記利用制限情報は、前記印刷単位に含まれるファイルの印刷順序の変更の可否を含むことを特徴とする請求項１３〜１６の何れか一項に記載の印刷管理装置。
18. 前記第２の記憶部は、前記印刷単位に対する利用制限情報をユーザ毎に記憶することを特徴とする請求項１３〜１７の何れか一項に記載の印刷管理装置。

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