JP2007065926A - ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】
ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】
ドキュメント管理サーバ５が格納する電子ファイル又は電子フォルダにはユーザが操作できる権限の内容を示すアクセスコントロールリスト（ＡＣＬ）が設定される。ドキュメント管理サーバ５は登録する電子ファイルと電子ファイルを登録する場所情報と登録した旨を通知する通知先ユーザを含む宛先情報とを複合機（ＭＦＰ）１から受信する。通知先ユーザがＡＣＬに登録されていない場合、ドキュメント管理サーバ５は登録した旨の通知と電子ファイルとを通知先ユーザのＰＣ３に送信する。ドキュメント管理サーバ５は電子ファイルを受領した旨の通知をＰＣ３から受信する。ドキュメント管理サーバ５は通知先ユーザが電子ファイルを受領した旨の通知をＡＣＬに登録されたユーザに送信する。
【選択図】図１
ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】
ドキュメント管理サーバ５が格納する電子ファイル又は電子フォルダにはユーザが操作できる権限の内容を示すアクセスコントロールリスト（ＡＣＬ）が設定される。ドキュメント管理サーバ５は登録する電子ファイルと電子ファイルを登録する場所情報と登録した旨を通知する通知先ユーザを含む宛先情報とを複合機（ＭＦＰ）１から受信する。通知先ユーザがＡＣＬに登録されていない場合、ドキュメント管理サーバ５は登録した旨の通知と電子ファイルとを通知先ユーザのＰＣ３に送信する。ドキュメント管理サーバ５は電子ファイルを受領した旨の通知をＰＣ３から受信する。ドキュメント管理サーバ５は通知先ユーザが電子ファイルを受領した旨の通知をＡＣＬに登録されたユーザに送信する。
【選択図】図１
Description
この発明は、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムに関する。
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
また、特許文献２には、ドキュメント管理サーバに格納されている電子ファイル等がネットワーク（例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等）上で接続されている情報端末装置によってデータが更新された場合に、予め設定された登録者に対して更新があった旨を知らせる通知メールを送信する機能を有するドキュメント管理サーバが開示されている。
特開２００４−１７１５７１号公報
特開２００４−３０３１００号公報
しかし、従来技術では、更新された電子ファイルに予め設定された登録者に対して通知を行うことができるが、登録していないユーザに対して通知を行うことはできない。例えば、会社内に設置された情報端末装置を用いて正規のユーザのみがドキュメント管理サーバに電子ファイルを登録できるようなアクセス権限が設定されている場合に、当該正規のユーザが会社外（例えば、出張先など）から電子ファイルの登録を依頼すると、当該ユーザは、登録を依頼した電子ファイルが本当にドキュメント管理サーバに登録されたか否かを会社外から確認することは難しい。
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係るドキュメント管理サーバは、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部と、を備える。
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部と、を備える。
前記送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイル、又は、当該電子ファイルを所定の形式に変換した電子ファイルを、前記宛先情報が示す相手ユーザに送信してもよい。
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、ユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２の宛先情報を格納する第２のユーザリスト格納部を更に備え、
前記受信部は、前記相手ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記相手ユーザが前記第２のユーザリスト格納部に格納される情報に含まれる場合に、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を前記第２の宛先情報が示す第２の相手ユーザに送信してもよい。
前記受信部は、前記相手ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記相手ユーザが前記第２のユーザリスト格納部に格納される情報に含まれる場合に、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を前記第２の宛先情報が示す第２の相手ユーザに送信してもよい。
前記送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイルを登録した場所を示す情報を送信してもよい。
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係るドキュメント管理方法は、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップが受信した電子ファイルを、前記受信ステップが受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記電子ファイル格納ステップにより格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記受信ステップにより登録された旨の通知を送信する第１の送信ステップと、
前記受信ステップが受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第２の送信ステップと、を備える。
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップが受信した電子ファイルを、前記受信ステップが受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記電子ファイル格納ステップにより格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記受信ステップにより登録された旨の通知を送信する第１の送信ステップと、
前記受信ステップが受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第２の送信ステップと、を備える。
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部、として機能させる。
コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部、として機能させる。
この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。
図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント管理サーバ５を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ５が、複合機１とネットワーク４を介して接続されたコンピュータ３（図面上ではＰＣと表記）とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体（会員団体）は、その従業員（ユーザ）に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会（例えば、参照、登録、取り出し、印刷など）を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
複合機１は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機１は、後述する各機能（例えば、参照、印刷、登録、削除など）を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機１は、外部記録メディアが装着され、複合機１との情報をやり取り可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＣＤ‐ＲＯＭなどのＣＤ（Compact Disc）メディア、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのＤＶＤ（Digital Versatile Disk）メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。また、複合機１がファクシミリ機能を備える場合、複合機１は電話回線網（ファクシミリ回線網）６に接続され、電話回線網６を介して所望の送信先にファクシミリを送信できるように構成されればよい。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。また、複合機１がファクシミリ機能を備える場合、複合機１は電話回線網（ファクシミリ回線網）６に接続され、電話回線網６を介して所望の送信先にファクシミリを送信できるように構成されればよい。
次に、複合機１の構成について、図２を用いて説明する。
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、複合機１の全体の制御を行う。また、制御部１０は、ＨＤＤ１３等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション（例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等）を起動して、前記電子ファイルに対する動作（例えば、参照、印刷等）を実行することができる。尚、制御部１０が実行する動作の詳細については、後述する。
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１は、制御部１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１２は、制御部１０が複合機１の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、制御部１０がネットワーク４に接続されたドキュメント管理サーバ５に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
Ｉ／Ｆ（InterFace）１５は、タッチパネル２３等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル２３の所定の場所に手で触れる等によって、複合機１に対して必要な情報を入力することができる。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
外部メディアＩ／Ｆ１４は、ＣＤメディア、ＤＶＤメディア、ＵＳＢメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３は、制御部１０が所定の動作するために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１３は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、ＨＤＤ１３は、複合機１が電子ファイルに対する各種の動作（例えば、参照、印刷など）を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部１０は、ＨＤＤ１３に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してＲＡＭ１１に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはＨＤＤ１３に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されていてもよい。
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、ネットワーク４と電話回線網（ファクシミリ回線網）６とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク４との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網６との間でファクシミリ通信を行う。通信部１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機１については、電話回線網６に接続されなくてもよい。
システムバス１７は、制御部１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ＨＤＤ１３、外部メディアＩ／Ｆ１４、Ｉ／Ｆ１５、通信部１６、印刷部１８、及び、スキャナ部１９との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
印刷部１８は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えばタッチパネル２３等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１８は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
スキャナ部１９は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
尚、本実施の形態に係る複合機１は、具体的には、図３に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１８、スキャナの機能を持つスキャナ部１９を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１６を備えている。
図１に示すドキュメント管理サーバ５は、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３に接続され、複合機１、コンピュータ３からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ５は、図５のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ５は、図４に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、及び、システムバス１１８を備える。
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ５全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
ファイル格納部１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ５が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ５の管理情報を格納する。たとえば、図８（ｂ）に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
表示部１１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。
入力部１１６は、任意のデータ・情報を入力する。
通信部１１７は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５をネットワーク４に接続するためのインタフェースである。通信部１１７は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
システムバス１１８は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
次に、制御部１１０が、ＲＯＭ１１２に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図５に示す各マネージャの機能を説明する。
コンテンツマネージャは、図６に示すように、１つあるいは複数のストレージテバイス（ファイル格納部１１３）に接続でき、電子ファイル（ファイル）を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成される電子フォルダ（フォルダ）内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各電子ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
会員リストマネージャは、図８（ａ）に示すように、管理情報格納部１１４に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体（企業等）、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体（企業等）、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
認証マネージャは、複合機１、コンピュータ３からログイン情報を入力し、ユーザＩＤとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可された電子フォルダおよび電子ファイルのみを当該ユーザが使用しているコンピュータ３等に送信する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
ログ管理マネージャは、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を、例えば図８（ｃ）に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図８（ｄ）に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図６を用いて説明する。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部１１３）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部１１３）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルや電子フォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
図９（ａ）は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
図１０（ａ）は、「受信確認」設定処理を説明するフローチャートである。また、図１１（ａ）は、「受信確認」実行処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
図１２（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０５に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０５に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
図１３（ａ）は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ５は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図１４を参照して説明する。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述するとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述するとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されば場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
次に、複合機１からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
次に、各機能を説明する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、制御部１０は、図１５（ｆ）の画面を表示して（Ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバへの保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、制御部１０は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、制御部１０は、図１５（ｆ）の画面を表示して（Ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバへの保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、制御部１０は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
尚、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類（スキャンする原稿の種類）、天地識別（原稿の上下を自動識別）、原稿紙枚数（スキャンする原稿の枚数）、保存形式（スキャン後に保存するファイルの形式）、読み取り解像度（スキャン時の解像度）、原稿面（原稿が片面か両面か）、画質（カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率）、などを設定可能としてもよい。
本実施形態では、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管、が選択されると、図１５（ｇ）〜（ｊ）に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期限を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの印刷」機能について説明する。「ＭＦＰからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ５のＨＤＤ１１３に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の印刷部１８が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
図１７は、複合機１の「ＭＦＰからの印刷」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択（白黒印刷かカラー印刷か）、印刷部数（印刷する枚数）、レイアウト（１枚を１頁内に印刷するか、複数紙を１頁内に印刷するか）、印刷サイズ（自動か、又は各用紙サイズを選択する）、印刷面（片面か、両面か）、などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの削除」とは、複合機１から、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
図１８は、複合機１の「ＭＦＰからの削除」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア２０，２１上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア２０，２１上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
次に、「ＭＦＰからの参照」機能について説明する。「ＭＦＰからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５や複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の表示手段において表示する機能である。
図１９は、複合機１の「ＭＦＰからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの取り出し」処理について説明する。「ＭＦＰからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管する機能である。
図２０は、複合機１の「ＭＦＰからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され（ステップＳ２００１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディア２０，２１が装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され（ステップＳ２００１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディア２０，２１が装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
次に、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｃ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「印刷」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｃ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「印刷」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
次に、「ＰＣからの登録」機能について説明する。「ＰＣからの登録」とは、コンピュータ３に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。
図２１は、複合機１の「ＰＣからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
次に、「ＰＣからの参照」機能について説明する。「ＰＣからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイルを、コンピュータ３のディスプレイ上に表示する機能である。
図２２は、複合機１の「ＰＣからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
尚、「ＰＣからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「ＰＣからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「ＰＣからの参照」時においても、ファイルの「ＰＣからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
次に、「ＰＣからの取り出し」機能について説明する。「ＰＣからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、コンピュータ３内に保管する機能である。
図２３は、複合機１の「ＰＣからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され（ステップＳ２３０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２３０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２３０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２３０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する（ステップＳ２３０５）。コンピュータ３は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ５に取得終了を通知する（ステップＳ２３０６）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２３０７）。
次に、「ＰＣからの削除」機能について説明する。「ＰＣからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを削除する機能である。
図２４は、複合機１の「ＰＣからの削除」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「削除」が選択され（ステップＳ２４０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２４０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２４０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２４０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると（ステップＳ２４０５；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す（ステップＳ２４０６）。そして、ドキュメント管理サーバ５によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２４０７）。
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機１やコンピュータ３などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ５を設け、ドキュメント管理サーバ５は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ３を操作して各機能（登録、参照、印刷など）を使用するときには、ドキュメント管理サーバ５は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ５は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディア２０，２１を装着し、当該記録メディア２０，２１に保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機１上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーディに行われる。しかしながら、途中で複合機１のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバにページ印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ５が利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディア２０，２１を装着し、当該記録メディア２０，２１に保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機１上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーディに行われる。しかしながら、途中で複合機１のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバにページ印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ５が利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
次に、「ＭＦＰからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例えば、送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例えば、送信先○○へのメール配信ができませんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例えば、送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例えば、送信先○○へのメール配信ができませんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
次に、複合機１から「ＭＦＰからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
さらに、「ＭＦＰからの参照」や「ＭＦＰからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードする行為が無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子（識別情報）をチェックし、拡張子が所定の拡張子でなければ、その時点でエラーを表示するようにすれば効率よい。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
次に、複合機１やコンピュータ３から、ドキュメント管理サーバ５に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
本実施例において、上述したとおり複合機１からドキュメント管理サーバ５のサービスを利用する時には、（１）サービス選択（登録、参照、印刷など）、（２）ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
次に、上述した「登録状況お知らせメール」機能で行う処理を更に拡張した処理（以下、「拡張受領確認処理」と呼ぶ）について説明する。
「登録状況お知らせメール」機能とは、上述したように、電子ファイルが操作されたときに、当該電子ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定された各ユーザのアドレス宛に、その旨を通知する機能である。しかし、本実施形態に係るドキュメント管理サーバ５では、ＡＣＬに登録されていないユーザに対しても、電子ファイルが操作された旨の通知を行うことができる。制御部１１０が実行するこの「拡張受領確認処理」について、以下詳述する。
ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３には、図６（ａ）に示すように、電子ファイルと電子フォルダが格納されている。そして、各々の電子ファイル及び電子フォルダには、図６（ｂ）に示すようなＡＣＬが設定されており、電子ファイル及び電子フォルダへの操作を制限することができる。ＡＣＬは管理情報格納部１１４に格納されている。
図２５は、図６（ｂ）に示すＡＣＬに格納される情報を更に詳しく説明したものの例を示す図である。本図のように、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限を含む。電子ファイル名又は電子フォルダ名は、操作を制限する対象の電子ファイル名又は電子フォルダ名である。ユーザ名は、操作を制限する対象のユーザ名である。権限は、操作の種類（例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など）ごとに、その操作を許可するか否かを示す情報である。
例えば、本図では、「ＵＳＥＲ００１のマイフォルダ」に対して、番号１のような権限が設定されている。この場合、ユーザＵＳＥＲ００１に、参照、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して許可（本図では、「１」と表記）する設定が格納されている。
一方、「グループフォルダＧ２の、電子ファイルＢ」に、番号２のような権限が設定されている。この場合、ユーザＵＳＥＲ００１に、参照のみの操作に対して許可する設定がされており、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して不許可（本図では、「０」と表記）の設定が格納されている。
このように、ＡＣＬを用いて、電子ファイル又は電子フォルダごとに、ユーザの操作権限を設定することができる。
一方、「グループフォルダＧ２の、電子ファイルＢ」に、番号２のような権限が設定されている。この場合、ユーザＵＳＥＲ００１に、参照のみの操作に対して許可する設定がされており、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して不許可（本図では、「０」と表記）の設定が格納されている。
このように、ＡＣＬを用いて、電子ファイル又は電子フォルダごとに、ユーザの操作権限を設定することができる。
また、管理情報格納部１１４は、送信先リスト２０２を格納する。送信先リスト２０２は、電子ファイル名又は電子フォルダ名に対する操作（例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など）が行われた場合に、その操作が行われたことを通知する相手ユーザを指定するリストである。図２６は、送信先リスト２０２の例を示す図である。本図のように、送信先リスト２０２は、電子ファイル名又は電子フォルダ名と、送信先ユーザ名とを含む。
尚、送信先リスト２０２は、ＡＣＬ２０１に含まれていてもよい。すなわち、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、送信先ユーザ名を格納する部分を含み、ＡＣＬ２０１で許可された操作が行われた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。あるいは、ユーザがＡＣＬ２０１で許可されていない操作を試みた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。
さらには、送信先リスト２０２は、操作の種類ごとに、送信先ユーザ名を設定するようにしてもよい。例えば、ある電子ファイルの登録が行われた場合にはユーザＵＳＥＲ００１に通知し、一方、当該電子ファイルの参照が行われた場合にはユーザＵＳＥＲ００２に通知する等である。このようにすれば、更に細かく電子ファイルや電子フォルダを管理することができる。また、特定の操作が行われた場合のみ、当該操作が行われた旨の通知をすることができ、ネットワーク４のトラフィック、ドキュメント管理サーバ５への負荷を軽減させることができる。
次に、制御部１１０が実行する拡張受領確認処理の動作の流れについて、図２８、図２９のフローチャートを用いて説明する。尚、以下の説明では、複合機１のユーザからドキュメント管理サーバ５に電子ファイルを登録し、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明する。
まず、複合機１のユーザは、ドキュメント管理サーバ５に登録する電子ファイルと、電子ファイルを格納する場所を指定するための場所情報と、電子ファイルを登録した旨を通知したい相手の宛先情報とを指定する。例えば、場所情報には電子ファイルを格納する電子フォルダ名が含まれ、宛先情報には通知したい相手のユーザ名が含まれる。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に、電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを、ネットワーク４を介して送信する。登録コマンドは、電子ファイルをドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に登録することを要求する命令である。ドキュメント管理サーバ５の通信部１１７は電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドをネットワーク４を介して受信する。制御部１１０は通信部１１７から電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを受け取る（ステップＳ２８０１）。
制御部１１０は、受け取った場所情報に基づいて、受け取った電子ファイルをファイル格納部１１３に登録する（ステップＳ２８０２）。
次に、制御部１１０は、受け取った宛先情報に含まれる通知先のユーザ名が、送信先リスト２０２に登録されているか否かを検索する（ステップＳ２８０３）。
通知先のユーザ名が送信先リスト２０２に登録されている場合（ステップＳ２８０４；Ｙｅｓ）、制御部１１０は、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから当該ユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２８０６）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、通知メールを送信する（ステップＳ２８０７）。この通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０２で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。制御部１１０は拡張受領確認処理を終了する。
例えば、ステップＳ２８０２で制御部１１０によって送信される通知メールは、図１０（ｂ）に示されるような形式である。本図のように、通知メールには、電子ファイルの格納場所へのリンク情報が含まれる。通知先ユーザは、送信先リスト２０２に登録されている、すなわち、登録された電子ファイルにアクセスする権限を持っているため、格納場所へのリンク情報があれば、登録された電子ファイルを参照することができる。
尚、制御部１１０は、ステップＳ２８０７で送信する通知メールの形式として、当該通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３等の環境（例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など）に最適な形式を選択するようにしてもよい。
例えば、図８（ｂ）に示すような企業会員リストに、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先のほかに、メーラの種類を記憶する。そして、ステップＳ２８０６で、制御部１１０は、通知先のメールアドレスのほかに、メーラの種類を取得する。更に、制御部１１０は、取得したメーラの種類に基づいて、予め決められたメール形式の中から通知先の環境に最適なメール形式を選択する。そして、ステップＳ２８０７で、選択したメール形式に基づいて通知メールを送信する。このように、制御部１１０はユーザが使用するコンピュータ３等の環境に最適な方法を選択することができ、操作性に優れたドキュメント管理システムを構成することができる。
例えば、図８（ｂ）に示すような企業会員リストに、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先のほかに、メーラの種類を記憶する。そして、ステップＳ２８０６で、制御部１１０は、通知先のメールアドレスのほかに、メーラの種類を取得する。更に、制御部１１０は、取得したメーラの種類に基づいて、予め決められたメール形式の中から通知先の環境に最適なメール形式を選択する。そして、ステップＳ２８０７で、選択したメール形式に基づいて通知メールを送信する。このように、制御部１１０はユーザが使用するコンピュータ３等の環境に最適な方法を選択することができ、操作性に優れたドキュメント管理システムを構成することができる。
一方、ステップＳ２８０４で、通知先ユーザ名が送信先リスト２０２にない場合（ステップＳ２８０４；Ｎｏ）、制御部１１０は、送信先リスト２０２の非登録者用の受領確認処理を行う（ステップＳ２８０５）。
次に、ステップＳ２８０５で制御部１１０によって実行される受領確認処理の詳細について説明する。
まず、制御部１１０は、ステップＳ２８０１で受け取った宛先情報に基づいて、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから、宛先情報が示すユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２９０１）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、第１の通知メールを送信する（ステップＳ２９０２）。この第１の通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０１で受け取った電子ファイルが添付される。
例えば、図３０は、ステップＳ２９０２で制御部１１０によって送信される第１の通知メールの例である。ステップＳ２９０２で送信される第１の通知メールの宛先は、送信先リスト２０２には含まれていない。すなわち、この第１の通知メールの通知先ユーザは、ステップＳ２８０２で制御部１１０によって格納された電子ファイルへのアクセス権限を持たない。そのため、本図のように、ステップＳ２９０２で送信される第１の通知メールには、登録された電子ファイルが添付される。また、第１の通知メールはステップＳ２８０２で制御部１１０によって格納された電子ファイルへのリンク情報を含んでいてもよいが、通知先ユーザはアクセス権限を持たないため当該リンク情報は表示されない。
尚、制御部１１０は、ステップＳ２８０７と同様に、ステップＳ２９０２で送信する第１の通知メールの形式として、第１の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３の環境（例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など）に最適な形式を選択するようにしてもよい。
あるいは、第１の通知メールには、登録された電子ファイルの代わりに、当該電子ファイルを第１の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３で読み込み可能な形式に変換したファイルを添付してもよい。
例えば、制御部１１０は、ファイル格納部１１３に登録した電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化したものを添付する。一方、コンピュータ３は暗号化されて添付された電子ファイルを復号化する。
この場合、例えばドキュメント管理サーバ５のＲＯＭ１１２には電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、制御部１１０は、第１の通知メールを送信するときに、電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを暗号化して第１の通知メールに添付すればよい。
一方、コンピュータ３には電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、コンピュータ３は、第１の通知メールを受信したときに、電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを復号化すればよい。
例えば、制御部１１０は、ファイル格納部１１３に登録した電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化したものを添付する。一方、コンピュータ３は暗号化されて添付された電子ファイルを復号化する。
この場合、例えばドキュメント管理サーバ５のＲＯＭ１１２には電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、制御部１１０は、第１の通知メールを送信するときに、電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを暗号化して第１の通知メールに添付すればよい。
一方、コンピュータ３には電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、コンピュータ３は、第１の通知メールを受信したときに、電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを復号化すればよい。
制御部１１０は、第１の通知メールを送信すると、当該第１の通知メールの送信先ユーザからの応答を受信する（ステップＳ２９０３）。
例えば、図３１（ａ）は、ステップＳ２９０３で制御部１１０に通知される応答メールの例である。本図のように、当該応答メールは、ステップＳ２９０２で制御部１１０が第１の通知メールを送信した通知先ユーザが、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。
制御部１１０は、応答メールを受け取ると、前記通知先ユーザが図２７に示すようなアドレスリスト２０３に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２９０５）。
アドレスリスト２０３は、受信した応答メールを転送するユーザの宛先情報を予め格納するリストである。例えば、図２７のアドレスリスト２０３では、ユーザ名「ｔｋａｎａ」のユーザから応答メールを受信した場合に、ユーザ名「ＵＳＥＲ００２」及びユーザ名「ＵＳＥＲ００３」の２人のユーザに応答メールを転送することが設定されている。
アドレスリスト２０３は、受信した応答メールを転送するユーザの宛先情報を予め格納するリストである。例えば、図２７のアドレスリスト２０３では、ユーザ名「ｔｋａｎａ」のユーザから応答メールを受信した場合に、ユーザ名「ＵＳＥＲ００２」及びユーザ名「ＵＳＥＲ００３」の２人のユーザに応答メールを転送することが設定されている。
前記通知先ユーザがアドレスリスト２０３に登録されている場合（ステップＳ２９０５；Ｙｅｓ）、制御部１１０は、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから、アドレスリスト２０３に登録されている通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２９０６）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、第２の通知メールを送信する（ステップＳ２９０７）。この第２の通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０２で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。そして、制御部１１０は、拡張受領確認処理を終了する。
例えば、図３１（ｂ）は、ステップＳ２９０７で図２７に示されるアドレスリスト２０３に登録された通知先ユーザに通知される第２の通知メールの例である。本図のように、第２の通知メールは、ステップＳ２９０２で制御部１１０が第１の通知メールを送信した相手のユーザ（ユーザ名「ｔｋａｎａ」）が、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。そして、第２の通知メールの宛先は、アドレスリスト２０３に登録されたユーザ（ユーザ名「ＵＳＥＲ００２」及び「ＵＳＥＲ００３」）である。
一方、ステップＳ２９０５で前記通知先ユーザがアドレスリスト２０３に登録されていない場合（ステップＳ２９０５；Ｎｏ）、制御部１１０は第２の通知メールを送信しない。
尚、アドレスリスト２０３は、ＡＣＬ２０１に含まれていてもよい。すなわち、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、第２の通知メールの送信先を示す第２の宛先情報を格納する部分を含み、制御部１１０は、ＡＣＬ２０１に設定された第２の宛先情報を取得して、第２の通知メールを送信してもよい。
このように、制御部１１０は、拡張受領確認処理を行う。そして、拡張受領確認処理では、ＡＣＬ２０１に登録されていないユーザにも受領確認の通知を行うことができる。
尚、本実施形態では、複合機１のユーザからドキュメント管理サーバ５に電子ファイルを登録する場合を例に説明したが、登録以外の操作（例えば、参照、修正、削除、印刷など）が行われた場合にも適用できることは言うまでもない。
また、本実施形態では、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明したが、コンピュータを用いた他のメッセージングサービスを用いてもよい。
以上説明したように、この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。
１ 複合機（ＭＦＰ）
３ コンピュータ
４ ネットワーク
５ ドキュメント管理サーバ
６ 電話回線網
１０ 制御部
１１ ＲＡＭ
１２ ＲＯＭ
１３ ＨＤＤ
１４ 外部メディアＩ／Ｆ
１５ Ｉ／Ｆ
１６ 通信部
１７ システムバス
１８ 印刷部
１９ スキャナ部
２０ 記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１ 記録メディア（メモリカード）
２２ ＬＣＤ
２３ タッチパネル
１１０ 制御部
１１１ ＲＡＭ
１１２ ＲＯＭ
１１３ ファイル格納部
１１４ 管理情報格納部
１１５ 表示部
１１６ 入力部
１１７ 通信部
２０１ アクセスコントロールリスト（ＡＣＬ）
２０２ 送信先リスト
２０３ アドレスリスト
３ コンピュータ
４ ネットワーク
５ ドキュメント管理サーバ
６ 電話回線網
１０ 制御部
１１ ＲＡＭ
１２ ＲＯＭ
１３ ＨＤＤ
１４ 外部メディアＩ／Ｆ
１５ Ｉ／Ｆ
１６ 通信部
１７ システムバス
１８ 印刷部
１９ スキャナ部
２０ 記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１ 記録メディア（メモリカード）
２２ ＬＣＤ
２３ タッチパネル
１１０ 制御部
１１１ ＲＡＭ
１１２ ＲＯＭ
１１３ ファイル格納部
１１４ 管理情報格納部
１１５ 表示部
１１６ 入力部
１１７ 通信部
２０１ アクセスコントロールリスト（ＡＣＬ）
２０２ 送信先リスト
２０３ アドレスリスト
Claims (6)
- 電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理サーバ。 - 前記送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイル、又は、当該電子ファイルを所定の形式に変換した電子ファイルを、前記宛先情報が示す相手ユーザに送信すること、
を特徴とする、請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。 - 前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、ユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２の宛先情報を格納する第２のユーザリスト格納部を更に備え、
前記受信部は、前記相手ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記相手ユーザが前記第２のユーザリスト格納部に格納される情報に含まれる場合に、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を前記第２の宛先情報が示す第２の相手ユーザに送信すること、
を特徴とする、請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。 - 前記第２の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイルを登録した場所を示す情報を前記第２の宛先情報が示す第２の相手ユーザに送信すること、
を特徴とする、請求項３に記載のドキュメント管理サーバ。 - 電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップが受信した電子ファイルを、前記受信ステップが受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記電子ファイル格納ステップにより格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記受信ステップにより登録された旨の通知を送信する第１の送信ステップと、
前記受信ステップが受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップが受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第２の送信ステップと、
を備えることを特徴とするドキュメント管理方法。 - コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づけるユーザリストを格納するユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記ユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記受信部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子ファイルに設定された前記ユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部、
として機能させることを特徴とするプログラム。
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