JP2006338210A - ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラムを提供する。
【解決手段】ユーザ要求受付部は、コンピュータ等を使用するユーザからファイル格納部によって格納される電子ファイル・電子フォルダへのアクセス要求を受け付ける。ユーザ情報受付部は、アクセス要求のあった前記ユーザのユーザ情報を受け付ける。判定部は、ユーザからアクセス要求のあった電子ファイル・電子フォルダに対してユーザがアクセス権限を持っているかを示す情報をユーザリスト格納部から取得する。判定部は、ユーザ要求受付部から入力される情報と、ユーザ情報受付部から入力される情報と、ユーザリスト格納部から取得する情報と、に基づいて、ユーザが対応するアクセス権限を持っているか否かを判別し、判定結果を送信部に入力する。送信部は、アクセス権限のある電子ファイル・電子フォルダのみをユーザに対して通知する。
【選択図】図２５
【解決手段】ユーザ要求受付部は、コンピュータ等を使用するユーザからファイル格納部によって格納される電子ファイル・電子フォルダへのアクセス要求を受け付ける。ユーザ情報受付部は、アクセス要求のあった前記ユーザのユーザ情報を受け付ける。判定部は、ユーザからアクセス要求のあった電子ファイル・電子フォルダに対してユーザがアクセス権限を持っているかを示す情報をユーザリスト格納部から取得する。判定部は、ユーザ要求受付部から入力される情報と、ユーザ情報受付部から入力される情報と、ユーザリスト格納部から取得する情報と、に基づいて、ユーザが対応するアクセス権限を持っているか否かを判別し、判定結果を送信部に入力する。送信部は、アクセス権限のある電子ファイル・電子フォルダのみをユーザに対して通知する。
【選択図】図２５
Description
この発明は、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラムに関する。
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
特開２００４−１７１５７１号公報
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
また、一般的なパーソナルコンピュータ等を用いて様々なソフトウェア（具体的には、例えば、スプレッドシート作成ソフトウェア、文書作成ソフトウェア、等）によって多種多様なファイル形式の電子ファイルを作成することが可能である。そして、これらの電子ファイルを保管する装置として、例えば特許文献２に開示されるドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
特開２００４−３１０４６３号公報
ところで、ドキュメント管理サーバを導入する企業・官公庁などの多数の従業員を有する団体等においては、保管される電子ファイルの機密性やセキュリティを考慮するために、ユーザ（従業員等）ごとに電子ファイルへのアクセス（例えば、参照、表示、印刷、登録、削除、等）を許可・不許可する必要がある場合が多い。例えば、経営責任者やサーバ管理者に対しては、電子ファイルを取り扱うためのすべての権限を与え、一方、一般社員に対しては、所属する部署が保管する電子ファイルの参照権限のみ与える、といった方法である。そのため、サーバ管理者等は、保管する電子ファイルや、電子ファイルを保管する電子フォルダに対して、予め所定のアクセス権限を設定しておき、権限の無いユーザがアクセスできないようにする必要がある。しかし、予め電子ファイルや電子フォルダに対してアクセス権限が設定された場合、まず、ユーザは電子ファイルや電子フォルダに対してアクセスし、次に、ドキュメント管理サーバはそのユーザにどのようなアクセス権限が与えられているかを調べて、更に、対応するアクセス権限が与えられていない場合にはドキュメント管理サーバはエラーメッセージ等を表示させて、そして、ユーザは対応するアクセス権限が無いことを知ることになり、従来の技術においては、ネットワーク（例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット等）に対して大きな負荷を与えるという問題がある。また、ユーザは、自分がアクセス権限を持たない電子ファイルや電子フォルダに対して誤ってアクセスを試み、結果として所望の操作が実行できないことをエラーメッセージ等を見て初めて知ることになる。
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係るドキュメント管理サーバは、
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバであって、
当該ドキュメント管理サーバは、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部と、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部と、
を備え、
前記送信部は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とする。
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバであって、
当該ドキュメント管理サーバは、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部と、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部と、
を備え、
前記送信部は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とする。
また、上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係るドキュメント管理サーバの制御方法は、
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納工程を備えるドキュメント管理サーバの制御方法であって、
当該ドキュメント管理サーバの制御方法は、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付工程と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納工程によって格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納工程が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付工程と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納工程と、
前記ユーザ情報受付工程に対して入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付工程に対して入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納工程によって格納される情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定工程と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信工程と、
を備え、
前記送信工程は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とする。
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納工程を備えるドキュメント管理サーバの制御方法であって、
当該ドキュメント管理サーバの制御方法は、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付工程と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納工程によって格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納工程が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付工程と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納工程と、
前記ユーザ情報受付工程に対して入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付工程に対して入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納工程によって格納される情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定工程と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信工程と、
を備え、
前記送信工程は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とする。
また、上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバとして機能させ、
当該ドキュメント管理サーバに対して、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部として機能させ、さらに、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部として機能させ、さらに、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部として機能させ、さらに、
前記送信部に対して、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないように機能させること、
を特徴とする。
コンピュータを、
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバとして機能させ、
当該ドキュメント管理サーバに対して、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部として機能させ、さらに、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部として機能させ、さらに、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部として機能させ、さらに、
前記送信部に対して、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないように機能させること、
を特徴とする。
この発明によれば、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラムを提供することができる。
図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント管理サーバ５を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ５が、複合機１とネットワーク４を介して接続されたコンピュータ３（図面上ではＰＣと表記）とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体（会員団体）は、その従業員（ユーザ）に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会（例えば、参照、登録、取り出し、印刷など）を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
複合機１は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機１は、後述する各機能（例えば、参照、印刷、登録、削除など）を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機１は、外部記録メディアが装着され、複合機１との情報をやり取り可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＣＤ‐ＲＯＭなどのＣＤ（Compact Disc）メディア、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのＤＶＤ（Digital Versatile Disk）メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。
次に、複合機１の構成について、図２を用いて説明する。
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、複合機１の全体の制御を行う。また、制御部１０は、ＨＤＤ１３等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション（例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等）を起動して、前記電子ファイルに対する動作（例えば、参照、印刷等）を実行することができる。尚、制御部１０が機能する動作の詳細については、後述する。
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１は、制御部１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１２は、制御部１０が複合機１の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、制御部１０がネットワーク４に接続されたドキュメント管理サーバ５に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
Ｉ／Ｆ（InterFace）１５は、タッチパネル２３等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル２３の所定の場所に手で触れる等によって、複合機１に対して必要な情報を入力することができる。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
外部メディアＩ／Ｆ１４は、ＣＤメディア、ＤＶＤメディア、ＵＳＢメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３は、制御部１０が所定の動作するために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１３は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、ＨＤＤ１３は、複合機１が電子ファイルに対する各種の動作（例えば、参照、印刷など）を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部１０は、ＨＤＤ１３に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してＲＡＭ１１に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはＨＤＤ１３に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されていてもよい。
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、ネットワーク４と電話回線網（ファクシミリ回線網）６とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク４との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網との間でファクシミリ通信を行う。通信部１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機１については、電話回線網６に接続されなくてもよい。
システムバス１７は、制御部１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ＨＤＤ１３、外部メディアＩ／Ｆ１４、Ｉ／Ｆ１５、通信部１６、印刷部１８、及び、スキャナ部１９との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
印刷部１８は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えばタッチパネル２３等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１８は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
スキャナ部１９は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
尚、本実施の形態に係る複合機１は、具体的には、図３に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１８、スキャナの機能を持つスキャナ部１９を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１６を備えている。
図１に示すドキュメント管理サーバ５は、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３に接続され、複合機１、コンピュータ３からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ５は、図５のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ５は、図４に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ＨＤＤ１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、通信部１１６、通信部１１７、及び、システムバス１１８を備える。
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、文書管理サーバ４の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ４全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
ＨＤＤ１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ５が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメントサーバ４の管理情報を格納する。たとえば、図５に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
表示部１１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。
入力部１１６は、任意のデータ・情報を入力する。
通信部１１７は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５をネットワーク４に接続するためのインタフェースである。通信部１１７は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
システムバス１１８は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ＨＤＤ１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
次に、制御部１１０が、ＲＯＭ１１２に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図５に示す各マネージャの機能を説明する。
コンテンツマネージャは、図６に示すように、１つあるいは複数のストレージテバイス（ＨＤＤ１１３）に接続でき、電子ファイル（ファイル）を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成される電子フォルダ（フォルダ）内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各電子ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
会員リストマネージャは、図８（ａ）に示すように、管理情報格納部１１４に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属単体（企業等）、ニックネーム、請求先、Ｅメールアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属単体（企業等）、ニックネーム、請求先、Ｅメールアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
認証マネージャは、複合機１、コンピュータ３からログイン情報を入力し、ユーザＩＤとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可された電子フォルダおよび電子ファイルのみを当該ユーザが使用しているコンピュータ３等に送信する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
ログ管理マネージャは、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を、例えば図８（ｃ）に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図８（ｄ）に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図６を用いて説明する。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルや電子フォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
図９（ａ）は、「メール配信」機能を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
図１０（ａ）は、「受信確認設定」機能を説明するフローチャートである。また、図１１（ａ）は、「受信確認実行」処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
図１２（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０４に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０４に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
図１３（ａ）は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ５は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図１４を参照して説明する。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されば場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
次に、複合機１からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
次に、各機能を説明する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆに装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、複合機１（制御部１０）は、図１５（ｆ）の画面を表示して（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０や２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバ５への保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、複合機１は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆに装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、複合機１（制御部１０）は、図１５（ｆ）の画面を表示して（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０や２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバ５への保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、複合機１は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
尚、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類（スキャンする原稿の種類）、天地識別（原稿の上下を自動識別）、原稿紙枚数（スキャンする原稿の枚数）、保存形式（スキャン後に保存するファイルの形式）、読み取り解像度（スキャン時の解像度）、原稿面（原稿が片面か両面か）、画質（カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率）、などを設定可能としてもよい。
本実施形態では、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管、が選択されると、図１５（ｇ）〜（ｊ）に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期限を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの印刷」機能について説明する。「ＭＦＰからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ５のＨＤＤ１１３に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の印刷部１８が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
図１７は、複合機１の「ＭＦＰからの印刷」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択（白黒印刷かカラー印刷か）、印刷部数（印刷する枚数）、レイアウト（１枚を１頁内に印刷するか、複数紙を１頁内に印刷するか）、印刷サイズ（自動か、又は各用紙サイズを選択する）、印刷面（片面か、両面か）、などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの削除」とは、複合機１から、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
図１８は、複合機１の「ＭＦＰからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５や複合機１に装着された記録メディア内に保管された電子ファイルを、複合機１の表示手段において表示する機能である。
図１９は、複合機１の「ＭＦＰからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
次に、「ＭＦＰからの取り出し」機能について説明する。「ＭＦＰからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、複合機１に装着された記録メディアに保管する機能である。
図２０は、複合機１の「ＭＦＰからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの取り出し」が選択され（ステップＳ２００１；Ｙｅｓ）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディアが装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの取り出し」が選択され（ステップＳ２００１；Ｙｅｓ）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディアが装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
次に、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｂ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｂ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
次に、「ＰＣからの登録」機能について説明する。「ＰＣからの登録」とは、コンピュータ３に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。
図２１は、複合機１の「ＰＣからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、 履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
次に、「ＰＣからの参照」機能について説明する。「ＰＣからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイルを、コンピュータ３のディスプレイ上に表示する機能である。
図２２は、複合機１の「ＰＣからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
尚、「ＰＣからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「ＰＣからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「ＰＣからの参照」時においても、ファイルの「ＰＣからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
次に、「ＰＣからの取り出し」機能について説明する。「ＰＣからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、コンピュータ３内に保管する機能である。
図２３は、複合機１の「ＰＣからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの取り出し」が選択され（ステップＳ２３０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２３０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２３０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２３０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する（ステップＳ２３０５）。コンピュータ３は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ５に取得終了を通知する（ステップＳ２３０６）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２３０７）。
次に、「ＰＣからの削除」機能について説明する。「ＰＣからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを削除する機能である。
図２４は、複合機１の「ＰＣからの削除」機能を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの削除」が選択され（ステップＳ２４０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２４０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２４０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２４０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると（ステップＳ２４０５；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す（ステップＳ２４０６）。そして、ドキュメント管理サーバ５によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２４０７）。
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機１やコンピュータ３などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ５を設け、ドキュメント管理サーバ５は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ３を操作して各機能（登録、参照、印刷など）を使用するときには、ドキュメント管理サーバ５は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ５は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバに頁印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバが利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバに頁印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバが利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
次に、「ＭＦＰからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例．送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例，送信先○○へのメール配信ができせんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例．送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例，送信先○○へのメール配信ができせんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
次に、複合機１から「ＭＦＰからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
さらに、「ＭＦＰからの参照」や「ＭＦＰからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードする無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子（識別情報）をチェックし、拡張子が所定の拡張子でなければ、その時点でエラーを表示するようにすれば劾率よい。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
次に、複合機１やコンピュータ３から、ドキュメント管理サーバ５に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
本実施例において、上述したとおり複合機１からドキュメント管理サーバ５のサービスを利用する時には、（１）サービス選択（登録、参照、印刷など）、（２）ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
次に、本実施の形態に係るドキュメント管理サーバ５の制御部１１０が機能する動作について、図２５を用いて説明する。尚、以下に説明する制御部１１０が機能する動作は、前記アクセス制限マネージャの機能を実現するためのものである。
ファイル格納部２０１は、ユーザ等が作成した電子ファイル（具体的には、例えば、スプレッドシート、文書、画像データ等）を、ＨＤＤ１１３等のストレージデバイスに格納させる。上述のように、電子ファイルは、その用途や目的に応じて図６に示されるような「企業フォルダ」、「マイフォルダ」、「グループフォルダ」等の電子フォルダに格納される。また、ファイル格納部２０１は、判定部２０５（あるいは送信部２０６）からの要求により、電子ファイルのファイル名、電子フォルダのフォルダ名、あるいは、電子ファイルのデータをＨＤＤ１１３から取り出し、判定部２０５（あるいは送信部２０６）に入力する。
ユーザ要求受付部２０３は、通信部１１７によって、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３、複合機１を用いたユーザから、ドキュメント管理サーバ５のＨＤＤ１１３に格納される電子ファイルや電子フォルダに対するアクセス（例えば、参照、修正、登録、削除、印刷等）の要求を受け付ける。
ユーザ情報受付部２０２は、通信部１１７によって、ユーザ要求受付部２０３がアクセス要求を受け付けた場合に、アクセス要求のあったユーザに関する情報を受け取る。例えば、当該情報には、ユーザＩＤ、パスワード等が含まれる。尚、ユーザ情報受付部２０２に入力される情報には、ユーザ自身に関する情報に限られず、ユーザが使用するコンピュータ３のコンピュータ名やＩＰアドレス等の情報を含んでもよい。
ユーザリスト格納部２０４は、ファイル格納部２０１によって格納される電子ファイルや電子フォルダに対して、ユーザがどのアクセス権限を持っているかを示すＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）を、ＨＤＤ１１３等のストレージデバイスに格納させる。そのため、ファイル格納部２０１によって格納される電子ファイルや電子フォルダは、それぞれ個別にアクセス権限が設定される。また、ユーザリスト格納部２０４は、判定部２０５からの要求により、ユーザの持つアクセス権限を示す情報をＨＤＤ１１３から取り出し、判定部２０５に入力する。
例えば、図２６は、ユーザリスト格納部２０４が格納するＡＣＬが含む情報の例である。本図の場合、ＡＣＬには、電子ファイル名（電子フォルダ名）、ユーザ名、権限の有無が含まれる。例えば、ユーザＵＳＥＲ００１は、マイフォルダと、グループフォルダＧ１のサブフォルダＳ１に対して、参照・修正・登録・削除・印刷のすべての権限を持っている。また、ユーザＵＳＥＲ００１は、グループフォルダＧ１のサブフォルダＳ２に対して、参照及び印刷の権限を持っており、修正・登録・削除の権限はない。一方、ユーザＵＳＥＲ００１は、サブフォルダＳ２の電子ファイルＣに対して、参照・修正・登録・削除・印刷のいずれの権限も持っていない。
尚、ユーザリスト格納部２０４に格納されるＡＣＬに含まれる情報は、ユーザのほかに、ユーザの属するグループや、コンピュータ３、複合機１に対するアクセス権限を示す情報であってもよい。例えば、ユーザがアクセス権限を持っていても、前記ユーザが使用しているコンピュータ３等にアクセス権限が無い場合、当該ユーザにはアクセス権限が無いとみなすように構成することも可能である。この場合、ＡＣＬには更にコンピュータ名等を示す項目を追加してアクセス権限を設定すればよい。あるいは、ユーザ名を入力する項目にコンピュータ名等を入力することができるようにして、ユーザが持つ権限の種類とコンピュータ等が持つ権限の種類との論理積（ＡＮＤ）を計算してアクセス権限を決定してもよい。
判定部２０５は、ユーザ情報受付部２０２に入力された情報と、ユーザ要求受付部２０３に入力された情報と、ユーザリスト格納部２０４に格納される情報とに基づいて、ユーザによる電子ファイル又は電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する。そして、判定部２０５は、判定結果を送信部２０６に入力する。
例えば、ユーザ情報受付部２０２に入力された情報が、ユーザ名「ＵＳＥＲ００１」であり、ユーザ要求受付部２０３に入力された情報が、「ＵＳＥＲ００１のマイフォルダの参照」であるとする。ユーザリスト格納部２０４に格納される情報が図２６に示される内容である場合、判定部２０５は、「ＵＳＥＲ００１のマイフォルダの参照」を許可する判定を行う。また、例えば、ユーザ情報受付部２０２に入力された情報が、ユーザ名「ＵＳＥＲ００１」であり、ユーザ要求受付部２０３に入力された情報が、「グループフォルダＧ２の電子ファイルＢの印刷」である場合、判定部２０５は、「グループフォルダ２の電子ファイルＢの印刷」を許可しない判定を行う。
送信部２０６は、ユーザに対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、電子ファイルのファイル名又は電子フォルダのフォルダ名を示す情報をユーザに対して通信部１１７に送信させる。一方、送信部２０６は、ユーザに対して、電子ファイル又は電子フォルダへの接続を許可しない場合に、電子ファイルのファイル名又は電子フォルダのフォルダ名を示す情報をユーザに対して通信部１１７に送信させない。
例えば、ファイル格納部２０１によって格納される電子ファイル及び電子フォルダの構成と、ユーザリスト格納部２０４によって格納される情報とが、図２６に示される内容であるとする。そして、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３等を用いて、ユーザ情報受付部２０２に入力された情報が、ユーザ名「ＵＳＥＲ００１」であり、ユーザ要求受付部２０３に入力された情報が、「グループフォルダＧ２の中身を参照」であるとする。この場合、まず、判定部２０５は、グループフォルダＧ２に含まれる電子ファイルや電子フォルダの一覧をファイル格納部２０１から取得する。次に、判定部２０５は、ユーザリスト格納部２０４に格納される情報の中から、グループフォルダＧ２に含まれる２つの電子ファイルＢ、Ｃに対するアクセス権限を示す情報を検索する。そして、判定部２０５は、「電子ファイルＢの参照権限があり、電子ファイルＣの参照権限は無い」ことを示す情報をユーザリスト格納部２０４から取得する。その結果、判定部２０５は、送信部２０６に対して、「グループフォルダＧ２の電子ファイルＢのファイル名をユーザＵＳＥＲ００１に送信し、電子ファイルＣのファイル名をユーザＵＳＥＲ００１に送信しない」ことを示す情報を入力する。そして、送信部２０６は、ユーザＵＳＥＲ００１に対して、電子ファイルＢのファイル名を示す情報をユーザに対して通信部１１７に送信させる。ただし、当該情報には、電子ファイルＣのファイル名を示す情報は含まれない。
次に、本実施の形態に係るドキュメント管理サーバ５の制御部１１０が機能する動作について、図２７のフローチャートを用いて説明する。尚、以下の説明においては、ユーザリスト格納部２０４に格納される情報は図２６に示される内容であるとする。
まず、ユーザ要求受付部２０３は、コンピュータ３等を用いてユーザから入力されるアクセス要求を受け付け（ステップＳ６０１）、当該アクセス要求の内容を示す情報を判定部２０５に入力する。また、ユーザ情報受付部２０２は、アクセス要求のあった前記ユーザのユーザ名を含む情報が入力され（ステップＳ６０２）、当該ユーザ名を含む情報を判定部２０５に入力する。例えば、ユーザ要求受付部２０３は、ユーザＵＳＥＲ００１から「グループフォルダＧ２の中身を参照」を示す情報が入力され、ユーザ情報受付部２０２は、アクセス要求のあった前記ユーザのユーザ名を含む情報が入力される。
判定部２０５は、前記ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダがファイル格納部２０１に存在するか否かを判定する（ステップＳ６０３）。
ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダがファイル格納部２０１に存在しない場合（ステップＳ６０３；Ｎｏ）、判定部２０５は、送信部２０６に対して、要求された電子ファイルや電子フォルダがファイル格納部２０１に存在しないことを示す情報を入力する。そして、送信部２０６は、ユーザに対して、要求された電子ファイルや電子フォルダがファイル格納部２０１に存在しないことをユーザに対して通信部１１７に通知させ（ステップＳ６１０）、処理を終了する。尚、この場合、送信部２０６は、ユーザに対してエラーメッセージ等を出力させないように構成してもよい。
ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダがファイル格納部２０１に存在する場合（ステップＳ６０３；Ｙｅｓ）、判定部２０５は、要求された電子ファイルや電子フォルダの詳細な情報（例えば、作成日付等）を検索する（ステップＳ６０４）。
さらに、判定部２０５は、前記ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダに対して前記ユーザが対応するアクセス権限を持っているか否かを判定する（ステップＳ６０５）。
アクセス権限があると判定された場合（ステップＳ６０６；Ｙｅｓ）、判定部２０５は、送信部２０６に対して、ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダに対して前記ユーザが対応するアクセス権限を持つことを示す情報を入力する。そして、送信部２０６は、当該情報をユーザに対して送信するデータにセットする（ステップＳ６０７）。
一方、アクセス権限が無いと判定された場合（ステップＳ６０６；Ｎｏ）、判定部２０５は、送信部２０６に対して、前記ユーザから要求された電子ファイルや電子フォルダに対して前記ユーザが対応するアクセス権限を持たないことを示す情報を入力する。
尚、判定部２０５は、アクセス権限が無いと判定された場合には送信部２０６に対して判定結果を入力しないようにしてもよい。つまり、判定部２０５は、アクセス権限がある電子ファイルや電子フォルダについての情報のみを送信部２０６に対して入力してもよい。
ユーザからアクセス要求のあったすべての電子ファイルや電子フォルダに対して、判定部２０５によってアクセス権限が判別されると（ステップＳ６０８；Ｙｅｓ）、送信部２０６は、判定部２０５から入力された情報に基づいて、アクセス要求のあった前記ユーザに対して応答結果を示すデータを通信部１１７に出力させ（ステップＳ６０９）、処理を終了する。
例えば、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３等を用いて、ユーザ情報受付部２０２に入力された情報が、ユーザ名「ＵＳＥＲ００１」であり、ユーザ要求受付部２０３に入力された情報が、「グループフォルダＧ２の中身を参照」であるとする。この場合、判定部２０５は、「ユーザＵＳＥＲ００１には電子ファイルＢの参照権限があり、電子ファイルＣの参照権限は無い」ことを示す情報をユーザリスト格納部２０４から取得する。そして、判定部２０５は、送信部２０６に対して、「グループフォルダＧ２の電子ファイルＢのファイル名をユーザＵＳＥＲ００１に送信し、電子ファイルＣのファイル名をユーザＵＳＥＲ００１に送信しない」ことを示す情報を入力する。あるいは、判定部２０５は、送信部２０６に対して、「グループフォルダＧ２の電子ファイルＢのファイル名をユーザＵＳＥＲ００１に送信する」ことを示す情報を入力する。そして、送信部２０６は、アクセス要求のあったユーザに対して、アクセス権限のある電子ファイルＢのファイル名を示す情報をユーザに対して通信部１１７に送信させる。
ここで、送信部２０６がユーザに対して通信部１１７に送信させるデータ（この場合、グループフォルダＧ２の中にあるファイルリスト）には、アクセス権限のない電子ファイルＣを示す情報は含まれない。すなわち、ユーザが使用するコンピュータ３のモニタ等には、グループフォルダＧ２の中のファイルリストが表示されるが、電子ファイルＣは始めから表示されない。
したがって、ユーザによってアクセス権限の無い電子ファイルや電子フォルダにアクセスが試みられて、その結果アクセス権限が無いためにエラーメッセージを出力するという処理を省くことができる。また、この処理を省くことによって、ネットワークトラフィックを軽減することができる。
また、アクセス権限の無い電子ファイルや電子フォルダはユーザが使用するコンピュータ３（あるいは、複合機１）のモニタ等に始めから表示されないため、ユーザが誤って（あるいは故意に）権限のない操作を実行することを防ぐことができ、さらには、ドキュメント管理サーバ５のセキュリティを高めることができる。
尚、本実施の形態においては、送信部２０６は、アクセス権限のある電子ファイルや電子フォルダのみを含むファイルリストをユーザに通信部１１７によって送信させるが、送信部２０６が送信させる情報は本発明によって限定されるものではない。例えば、送信部２０６は、アクセス権限のある電子ファイルに含まれるデータのみを所定のアプリケーションソフトウェア（具体的には、例えば、スプレッドシート表示ソフトウェア、文書表示ソフトウェア、等）を用いた出力結果として表示させるようにしてもよい。この場合、ドキュメント管理サーバ５は、予め所定のアプリケーションソフトウェアがＨＤＤ１３等に対してインストールされており、制御部１１０が実行可能になっているように構成すればよい。そして、制御部１１０が機能する送信部２０６の処理において、送信部２０６は、所定のアプリケーションソフトウェアを用いて表示される映像信号等を出力させるように構成すればよい。これによって、ユーザが使用するコンピュータ３等に前記所定のアプリケーションソフトウェアがインストールされていなくても、ユーザはアクセス権限のある電子ファイルのデータの中身を参照することができる。
以上説明したように、この発明によれば、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラムを提供することができる。
１ 複合機（ＭＦＰ）
３ コンピュータ
４ ネットワーク
５ ドキュメント管理サーバ
６ 電話回線網
１０ 制御部
１１ ＲＡＭ
１２ ＲＯＭ
１３ ＨＤＤ
１４ 外部メディアＩ／Ｆ
１５ Ｉ／Ｆ
１６ 通信部
１７ システムバス
１８ 印刷部
１９ スキャナ部
２０ 記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１ 記録メディア（メモリカード）
２２ ＬＣＤ
２３ タッチパネル
１１０ 制御部
１１１ ＲＡＭ
１１２ ＲＯＭ
１１３ ＨＤＤ
１１４ 管理情報格納部
１１５ 表示部
１１６ 入力部
１１７ 通信部
２０１ ファイル格納部
２０２ ユーザ情報受付部
２０３ ユーザ要求受付部
２０４ ユーザリスト格納部
２０５ 判定部
２０６ 送信部
３ コンピュータ
４ ネットワーク
５ ドキュメント管理サーバ
６ 電話回線網
１０ 制御部
１１ ＲＡＭ
１２ ＲＯＭ
１３ ＨＤＤ
１４ 外部メディアＩ／Ｆ
１５ Ｉ／Ｆ
１６ 通信部
１７ システムバス
１８ 印刷部
１９ スキャナ部
２０ 記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１ 記録メディア（メモリカード）
２２ ＬＣＤ
２３ タッチパネル
１１０ 制御部
１１１ ＲＡＭ
１１２ ＲＯＭ
１１３ ＨＤＤ
１１４ 管理情報格納部
１１５ 表示部
１１６ 入力部
１１７ 通信部
２０１ ファイル格納部
２０２ ユーザ情報受付部
２０３ ユーザ要求受付部
２０４ ユーザリスト格納部
２０５ 判定部
２０６ 送信部
Claims (3)
- 電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバであって、
当該ドキュメント管理サーバは、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部と、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部と、
を備え、
前記送信部は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とするドキュメント管理サーバ。 - 電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納工程を備えるドキュメント管理サーバの制御方法であって、
当該ドキュメント管理サーバの制御方法は、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付工程と、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納工程によって格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納工程が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付工程と、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納工程と、
前記ユーザ情報受付工程に対して入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付工程に対して入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納工程によって格納される情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定工程と、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信工程と、
を備え、
前記送信工程は、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないこと、
を特徴とする、ドキュメント管理サーバの制御方法。 - コンピュータを、
電子ファイルを所定の場所に格納するファイル格納部を備えるドキュメント管理サーバとして機能させ、
当該ドキュメント管理サーバに対して、さらに、
当該ドキュメント管理サーバに接続する情報端末装置からユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置から、前記ファイル格納部に格納される電子ファイル、又は、前記ファイル格納部が前記電子ファイルを格納する電子フォルダに対する接続の要求を受け付けるユーザ要求受付部として機能させ、さらに、
前記情報端末装置に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続の許可・不許可を示す情報を予め格納するユーザリスト格納部として機能させ、さらに、
前記ユーザ情報受付部に入力された前記ユーザ情報と、前記ユーザ要求受付部に入力された前記要求を示す情報と、前記ユーザリスト格納部が格納する情報とに基づいて、使用者による前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続の許可・不許可を判定する判定部として機能させ、さらに、
使用者に対して、前記電子ファイル又は前記電子フォルダに対する接続を許可する場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信する送信部として機能させ、さらに、
前記送信部に対して、使用者に対して前記電子ファイル又は前記電子フォルダへの接続を許可しない場合に、前記電子ファイルのファイル名又は前記電子フォルダのフォルダ名を示す情報を送信しないように機能させること、
を特徴とするプログラム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005160770A JP2006338210A (ja) | 2005-05-31 | 2005-05-31 | ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理サーバの制御方法、及び、プログラム |
Applications Claiming Priority (1)
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Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2006338210A true JP2006338210A (ja) | 2006-12-14 |
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ID=37558729
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