JP2006338213A - ドキュメント管理システム、ドキュメント管理サーバおよびプログラム - Google Patents
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Abstract
保存・管理している電子文書に係る複数の機能に応じて、適切な課金情報を生成するドキュメント管理システムを提供する。
【解決手段】
ドキュメント管理サーバ5に、認証マネージャと、ログ管理マネージャと、請求システムマネージャとを備える。ドキュメント管理サーバ5にネットワーク4を介して接続された複合機1やコンピュータ3は、ユーザIDとパスワードとを用いて認証マネージャに認証させ、さらに、ドキュメント管理システムが提供する機能を選択する。認証に成功した場合は、複合機1やコンピュータ3は、当該選択機能を利用し、利用が終われば、利用状況を示すデータをドキュメント管理サーバ5に送信する。ドキュメント管理サーバ5は、ログ管理マネージャに利用状況の保存をさせ、請求システムマネージャは利用状況から課金情報を生成し、複合機1やコンピュータ3に送信する。
【選択図】図1
Description
ドキュメント管理サーバと、前記ドキュメント管理サーバに通信を介して接続された情報端末とから構成されるドキュメント管理システムであって、
前記情報端末は、
ユーザによる機能選択指示を入力する機能選択手段と、
ユーザによる認証情報を入力する認証入力手段と、
前記機能選択指示と前記認証情報とを、前記ドキュメント管理サーバに送信する情報端末送信手段と、
を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末からの前記認証情報を入力する入力手段と、
前記入力手段が入力した前記認証情報と、前記認証情報保存手段に保存されている登録認証情報とに基づいてユーザの認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功したときに、前記情報端末に対して前記機能選択指示により選択した機能の使用を許可する許可手段と、
を備え、
前記情報端末は、さらに、前記機能選択指示により選択した機能を使用中または終了時において、前記ドキュメント管理サーバに対して終了通知を送信する終了通知手段、を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、さらに、
前記終了通知手段からの終了通知が入力すると、前記機能選択指示により選択した機能に基づいて課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とする。
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択されて使用された1つの機能の使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴としてもよい。
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択された機能が所定単位量使用される度に、その使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴としてもよい。
生成した課金情報を蓄積する課金情報蓄積手段と、
前記課金情報蓄積手段が蓄積した課金情報に基づいて、ユーザ毎に決済期間内の課金額を計算する課金額計算手段と、
を備えることを特徴としてもよい。
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末から前記認証情報を受け付ける入力手段と、
前記入力手段が受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存手段に保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可手段と、
前記情報端末から機能使用終了通知を受け付けると、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金手段と、
から構成されることを特徴とする。
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存処理、
前記情報端末から認証情報を受け付ける入力処理、
前記入力処理により受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存処理により保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証処理、
前記認証処理による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可処理、
前記情報端末から前記認証情報と機能使用終了通知とを受け付け、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金処理、
を実行させる。
ここで、ネットワーク4は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているTCP/IP(トランスミッション・コントロール・プロトコル/インターネット・プロトコル)が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク(VPN)やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
また、複合機1には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、1次表示データを生成する。さらに、複合機1には画像プロセッサが搭載され、入手した1次表示データを複合機1の表示手段に適当する2次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機1は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ5に接続できるようであればよい。
ROM(Read Only Memory)12は、制御部10が複合機1の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ROM12は、制御部10がネットワーク4に接続されたドキュメント管理サーバ5に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
また、I/F15は、LCD(Liquid Crystal Display)22等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、LCD22に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機1の動作状態(具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等)を知ることができる。ここで、LCD22は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、I/F15は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
ROM(Read Only Memory)112は、制御部110がドキュメント管理サーバ4全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ROM112は、制御部10が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
ここで、ユーザIDは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ(複合機1又はコンピュータ3を正に利用しようとしている者)の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
企業会員リストには、図8(b)に示すように、全ての会員(ユーザ)についてそれぞれ、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体(企業等)、ニックネーム、請求先、Eメールアドレス、連絡先(住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス(例えば、ノーツメールアドレスを指す))などが保管される。また、個人グループ帳には、図7に示すように、複数のグループ化されたリスト(グループリスト)が登録可能である。各グループリストには、図7に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
認証マネージャは、複合機1、コンピュータ3からログイン情報を入力し、ユーザIDとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
コンピュータ3等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図6のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード(例:COM0001)」で、「マイフォルダ」を「ユーザID(例:USER0001)」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ3等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ3等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に(又はその後で)利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ3を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ5に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ3からのみを許可し、複合機1からのログインを許可しないようにしている。
ここで、前記ACLは、例えば図6(b)に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル(又は電子フォルダ)のファイルID(又はフォルダID)と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機1、コンピュータ3に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダの前記ACLを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関する前記ACLは、複合機1、コンピュータ3が備える入力手段からの設定情報の入力により、1つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
なお、メール本文には、図9(b)に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ(例えば、Aさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Bさんにより下記ドキュメントが更新された、Cさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ)を記入する。
「受信確認」機能とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、ドキュメント管理サーバ5が保管しているファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機1、コンピュータ3は、ファイルの「登録」(更新を含む)、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをONに設定(ステップS1201;Yes)できる。
複合機1、コンピュータ3は「受信確認」の設定がONに設定されたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1202)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると(ステップS1203)、会員リストマネージャにアクセスして、(1)「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のIDから取得し(ステップS1204)、(2)当該ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定されたユーザ(このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ)のアドレスを取得する(ステップS1205)。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図10(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対し送信する(ステップS1206)。さらに、ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザIDを保管する。
複合機1、コンピュータ3は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをONに設定する(ステップS1401;Yes)ことができる。コンピュータ3は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がONにセットされたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1402)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する(ステップS1403)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1404)。
或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1404に進むようにしてもよい。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知(送信)することができる。複合機1を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ3を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ5の動作が異なる。
<複合機1からの指示>
○参照時(表示時)、メール配信を行う場合:(ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合)
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン0のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合:(ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合)
参照時と同じ。
<コンピュータ3からの操作>
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合:
配信するメールに指定されたバージョン(例えば、0(最新)、1(1つ前)、2、3など)のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ONで他のバージョンが作成されたりしたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
複合機1は、電源をONして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図15(a)に示すように、サービスの開始を指示するためのTouchHereボタン(開始ボタン)が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
開始ボタンの押圧を検出した後、図15(b)に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図15(c)に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
各機能ボタンの押圧を検出した後、図15(d)に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ5は、送信されたユーザIDとパスワードとを用いて、図5の認証マネージャに対して認証を行う。認証がOKであれば、ドキュメント管理サーバ5は、ユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114に格納し、複合機1に認証がOKであるという通知を送信する。なお、認証がNGであれば、その旨の通知を複合機1に送信する。
認証がOKであるとの通知を受けると、複合機1の制御部10は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、HDD13から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をLCD22に表示する。
なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
「MFP(Multi-Function Peripherals)からの登録」機能とは、複合機1が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ5に保管したり、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管したりする機能である。また、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。以下、詳述する。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「MFPからの登録」が選択されると、制御部10は、図16のフローの処理を開始し(ステップS1601)、まず、図15(d)の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1602;Yes)、複合機1は、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または(B)複合機1の外部メディアI/Fに装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルか、を選択するための図15(e)に示すような画面をLCD22から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
次に、複合機1(制御部10)は、図15(f)の画面を表示して(a)ドキュメント管理サーバ5への保管か、または(b)複合機1に装着された記録メディア20や21への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバ5への保管」が選択されると(ステップS1607;Yes)、複合機1は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1608)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1607;NoかつステップS1609;Yes)、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1610)。
複合機1は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ5に送信する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を記憶すると共に今回の請求情報を複合機1に送信する。
複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1709)。
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1803;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1804)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1803;NoかつステップS1805;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1806)。
この場合、複合機1は、削除したファイルに関する情報(例えば、ファイル数、各ファイルの容量等)を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
当該電子ファイルの削除後、複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1903;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1904)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1903;NoかつステップS1905;YEs)、複合機1は装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1906)。
さらに、制御部10は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、たとえば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する(ステップS1908)。さらに、制御部10は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS1908)。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い(ビットを間引いた)サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部10は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1909)。
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS2003;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2004)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS2003;NoかつステップS2005;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2006)。
さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS2008)。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると(ステップS2008)、複合機1は当該電子ファイルを保存する記録メディア20,21がユーザによって装着されているかを確認する(ステップS2009)。記録メディア20,21が装着されていると判断された場合(ステップS2009;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを前記記録メディアに保存する(ステップS2010)。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部10は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2011)。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ5はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ5は、ログイン時に保存したユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114から削除し、複合機1にログオフが完了した旨を送信する。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5から、ログオフ完了を受信し、図15(a)のTouchHereボタンが表示される画面をLCD22に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機1は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図15(d)に示されるような画面をコンピュータ3に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。認証がOKであるとの通知を受けると、コンピュータ3は、例えば図15(b)に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
認証がOKであると通知を受けると、コンピュータ3は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの登録」が選択され(ステップS2101)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2102;Yes)、コンピュータ3は、コンピュータ3に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると(ステップS2103;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し(ステップS2104)、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると(ステップS2105;Yes)、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ5の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する(ステップS2106)。ファイルの送信後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に表示する(ステップS2107)。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの参照」が選択され、(ステップS2201)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2202;Yes)、コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する(ステップS2203)。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2204;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から当該電子ファイルを取得する(ステップS2205)。そして、コンピュータ3は所定のビューワ等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する(ステップS2206)。コンピュータ3はユーザによる参照が終了したと判断すると(ステップS2207;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に終了を通知する(ステップS2208)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2209)。
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ3は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
例えば、ドキュメント管理サーバ5へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機1に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても(すなわち、複合機上で機能が完結している)、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ5への認証を要求する。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機1の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと(例えば、10秒ごと)に、複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間(例えば、3分まで)を制限してもよい。さらに、参照機能の操作(例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など)の入力が一定時間ないこと(例えば、3分まで)をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
複合機1からファイルの「MFPからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ5は、「MFPからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ5に保管するときにエラー(例.送信の途中でファイル送信が途切れるなど)があることを検知すると、当該複合機1宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するEメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し(例,送信先○○へのメール配信ができませんでした、など)、当該Eメールアドレス情報とともに、送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
複合機1のLCD22上で参照するときにおいて、表示された内容は90度ごとに回転操作ができる。この90度の回転は、複合機1にインストールされたアプリケーション上で行っても、2次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、1次データから2次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、90度の回転基準はいずれの場所でもよい(例えば、左上など)。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに90度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、90度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
また、「MFPからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「MFPからの参照」機能の使用時において、例えば、JPEG(Joint Photographic Experts Group)ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示したりすればよい。
たとえば、図25のテーブル2540の第1エントリには、「ABC001」「2005/5/31 12:00:00」「2005/5/31 12:05:00」「電子文書印刷 25枚」「500円」とあるが、これは、ユーザIDがABC001であるユーザが、2005年5月31日12時0分0秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、2005年5月31日12時5分0秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書(ドキュメント管理サーバ5に保存されている)の印刷を25枚行い、その結果500円課金したことを示す。
同様に、テーブル2540の第2エントリには、「ZZZ999」「2005/5/31 12:03:00」「2005/5/31 12:08:00」「電子文書閲覧」「50円」とあるが、これは、ユーザIDがZZZ999であるユーザが、2005年5月31日12時3分0秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、2005年5月31日12時8分0秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書(ドキュメント管理サーバ5に保存されている)の閲覧を行い、その結果50円課金したことを示す。つまり、このエントリは、電子文書の閲覧を行った場合であっても、ドキュメント管理サーバ5による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル2540の第3エントリには、「DEF002」「2005/5/31 15:00:00」「2005/5/31 15:02:00」「外部メディア印刷 10枚」「100円」とあるが、これは、ユーザIDがDEF002であるユーザが、2005年5月31日15時0分0秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、2005年5月31日15時2分0秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、図2の複合機1の外部メディアI/F14に接続した記憶媒体から読み出した文書を10枚印刷し(ドキュメント管理サーバ5の電子文書は利用しない)、その結果100円課金したことを示す。つまり、このエントリは、作業が複合機3だけで完結し、ドキュメント管理サーバ5を使用しない場合であっても、ドキュメント管理サーバ5による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル2540の第4エントリには、「GHI003」「2005/5/31 15:30:00」「2005/5/31 15:32:00」「電子文書登録 20枚」「200円」とあるが、これは、ユーザIDがGHI003であるユーザが、2005年5月31日15時30分0秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、2005年5月31日15時32分0秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、ドキュメント管理サーバ5または複合機1の外部メディアI/F14に接続した記憶媒体に電子文書を20枚登録し、その結果200円課金したことを示す。つまり、このエントリは、文書を登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、課金がなされることを示す。
図25のテーブル2550の第1エントリには、「電子文書印刷」「20円/枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ5に保存されている電子文書を印刷すると1枚につき20円課金することを示す。
同様に、テーブル2550の第2エントリには、「電子文書参照」「10円/分」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ5に保存されている電子文書を閲覧(参照)すると1分につき10円課金することを示す。
同様に、テーブル2550の第3エントリには、「外部メディアのファイルの印刷」「10円/枚」とあるが、これは、複合機1の外部メディアI/F14に接続した記憶媒体から読み出したファイルを印刷すると1枚につき10円課金することを示す。
同様に、テーブル2550の第4エントリには、「電子文書登録」「10円/枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ5に紙文書を電子文書化して登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、紙文書1枚につき10円課金することを示す。
ステップS2601からステップS2613までの処理は、図16のステップS1601からステップS1613までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図16の処理と異なるのは、電子ファイルの送信後(ステップS2612)に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と(ここでは「MFPからの登録」、すなわち図25のテーブル2550記載の「電子文書登録」)、スキャンした紙文書枚数のデータとを、ドキュメント管理サーバ5に送信するところである(ステップS26121)。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機1に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部10が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ5は、ステップS26121で複合機1から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル2540に登録を行う。たとえば、ユーザIDがABC001であるユーザが、紙文書を20枚登録した場合、ログ管理マネージャのテーブル2540の空きエントリに、ステップS2602の認証処理により受け付けたユーザIDを使用者2541に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻2542に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻2543に、受信した「使用した機能」とスキャンした枚数とを使用詳細2544に登録する。課金額2545は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル2550を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かる(この場合は、使用した機能は「文書登録機能」であるから、課金額は1枚につき10円である)から、当該単価にスキャンした枚数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額2545を、複合機1に送信する(ステップS2613)。
ステップS2701からステップS2709までの処理は、図17のステップS1701からステップS1709までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図17の処理と異なるのは、電子ファイルの印刷後(ステップS2708)に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と(ここでは「MFPからの印刷」、すなわち図25のテーブル2550記載の「電子文書印刷」)、印刷した紙文書枚数のデータとを、ドキュメント管理サーバ5に送信するところである(ステップS27081)。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機1に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部10が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ5は、ステップS27081で複合機1から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル2540に登録を行う。たとえば、ユーザIDがABC001であるユーザが、電子ファイルを20枚登録した場合、ログ管理マネージャのテーブル2540の空きエントリに、ステップS2702の認証処理により受け付けたユーザIDを使用者2541に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻2542に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻2543に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細2544に登録する。課金額2545は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル2550を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かる(この場合は、使用した機能は「電子文書印刷」であるから、課金額は1枚につき20円である)から、当該単価にスキャンした枚数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額2545を、複合機1に送信する(ステップS2709)。
ステップS2801からステップS2811までの処理は、図18のステップS1801からステップS1811までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図18の処理と異なるのは、電子ファイルの削除後(ステップS2810)に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と(ここでは「MFPからの削除」)、削除したファイル数のデータとを、ドキュメント管理サーバ5に送信するところである(ステップS28101)。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機1に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部10が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ5は、ステップS28101で複合機1から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル2540に登録を行う。たとえば、ユーザIDがABC001であるユーザが、ファイルを20個削除した場合、ログ管理マネージャのテーブル2540の空きエントリに、ステップS2802の認証処理により受け付けたユーザIDを使用者2541に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻2542に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻2543に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細2544に登録する。課金額2545は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル2550を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから、当該単価に削除したファイル数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額2545を、複合機1に送信する(ステップS2811)。
ステップS2901からステップS2909までの処理は、図19のステップS1901からステップS1909までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図19の処理と異なるのは、電子ファイルの参照後(ステップS2908)に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と(ここでは「MFPからの削除」)を、ドキュメント管理サーバ5に送信するところである(ステップS29081)。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機1に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部10が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ5は、ステップS29081で複合機1から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル2540に登録を行う。たとえば、ユーザIDがABC001であるユーザが、ファイルを5分間参照した場合、ログ管理マネージャのテーブル2540の空きエントリに、ステップS2902の認証処理により受け付けたユーザIDを使用者2541に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻2542に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻2543に、受信した「使用した機能」と参照した時間とを使用詳細2544に登録する。課金額2545は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル2550を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから(この場合は、使用した機能は「電子文書閲覧」であるから、課金額は1分につき10円である)を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額2545を、複合機1に送信する(ステップS2909)。
ステップS3001からステップS3011までの処理は、図20のステップS2001からステップS2011までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図20の処理と異なるのは、ファイルの保存後(ステップS3010)に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と(ここでは「MFPからの取り出し」)、削除したファイル数のデータとを、ドキュメント管理サーバ5に送信するところである(ステップS30101)。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機1に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部10が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ5は、ステップS30101で複合機1から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル2540に登録を行う。たとえば、ユーザIDがABC001であるユーザが、ファイルを10個取り出した場合、ログ管理マネージャのテーブル2540の空きエントリに、ステップS3002の認証処理により受け付けたユーザIDを使用者2541に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻2542に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻2543に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細2544に登録する。課金額2545は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル2550を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから、当該単価に削除したファイル数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額2545を、複合機1に送信する(ステップS3011)。
このような構成を採用することで、ドキュメント管理システムが提供する機能に応じて、適切な課金情報を生成することが可能になる。
また、搬送波に当該プログラムを重畳し、通信ネットワークを介して配信することも可能である。
3 パーソナルコンピュータ
4 ネットワーク
5 ドキュメント管理サーバ
10 制御部
11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 外部メディアI/F
15 I/F
16 通信部
17 システムバス
18 印刷部
19 スキャナ部
20 記録メディア(CD/DVD)
21 記録メディア(メモリカード)
22 LCD
23 タッチパネル
110 制御部
111 RAM
112 ROM
113 ファイル格納部
114 管理情報格納部
115 表示部
116 入力部
117 通信部
Claims (7)
- ドキュメント管理サーバと、前記ドキュメント管理サーバに通信を介して接続された情報端末とから構成されるドキュメント管理システムであって、
前記情報端末は、
ユーザによる機能選択指示を入力する機能選択手段と、
ユーザによる認証情報を入力する認証入力手段と、
前記機能選択指示と前記認証情報とを、前記ドキュメント管理サーバに送信する情報端末送信手段と、
を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末からの前記認証情報を入力する入力手段と、
前記入力手段が入力した前記認証情報と、前記認証情報保存手段に保存されている登録認証情報とに基づいてユーザの認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功したときに、前記情報端末に対して前記機能選択指示により選択した機能の使用を許可する許可手段と、
を備え、
前記情報端末は、さらに、前記機能選択指示により選択した機能を使用中または終了時において、前記ドキュメント管理サーバに対して終了通知を送信する終了通知手段、を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、さらに、
前記終了通知手段からの終了通知が入力されると、前記機能選択指示により選択した機能に基づいて課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。 - 前記認証入力手段は、前記機能選択手段に機能選択指示が入力されると、認証情報を入力することをユーザに要求する、
ことを特徴とする請求項1に記載のドキュメント管理システム。 - 前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能の使用を終了すると、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択されて使用された1つの機能の使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴とする請求項1または2に記載のドキュメント管理システム。 - 前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能に基づく処理の所定単位を終了する度に、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択された機能が所定単位量使用される度に、その使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴とする請求項1または2に記載のドキュメント管理システム。 - 前記課金手段は、
生成した課金情報を蓄積する課金情報蓄積手段と、
前記課金情報蓄積手段が蓄積した課金情報に基づいて、ユーザ毎に決済期間内の課金額を計算する課金額計算手段と、
を備えることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。 - 情報端末と通信を介して接続されるドキュメント管理サーバであって、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末から前記認証情報を受け付ける入力手段と、
前記入力手段が受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存手段に保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可手段と、
前記情報端末から機能使用終了通知を受け付けると、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理サーバ。 - 情報端末と通信を介して接続されるコンピュータに、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存処理、
前記情報端末から認証情報を受け付ける入力処理、
前記入力処理により受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存処理により保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証処理、
前記認証処理による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可処理、
前記情報端末から前記認証情報と機能使用終了通知とを受け付け、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金処理、
を実行させるプログラム。
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