JP2007109182A - ワークフローシステムおよびオブジェクト生成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフローにおいて回覧されるオブジェクトへのアクセス権を、ワークフローの作業状態に応じて動的に変更することで、オブジェクトへの不用意な操作を制限する。
【解決手段】ワークフローシステムは、たとえば、複数の作業状態を有するワークフローに従ってオブジェクトを処理するシステムである。オブジェクトについての作業状態が変更されると、変更手段によって、オブジェクトについて適用されるアクセス権が変更される。そして、制御手段は、変更されたアクセス権に従って、オブジェクトへの操作を制御する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子化されたワークフローを実行する技術に関する。

従来、企業における資材の発注書や稟議書などが紙媒体として、複数の社員間で回覧され、承認印などが押されていた。これらの文書に関する一連の作業は、一般に、ワークフローと呼ばれている。最近になり、紙文書の電子化が推進されるようになってきた。そのため、ワークフローの電子化も要望されている。

一般に、企業内には、電子文書や画像ファイルなどのオブジェクトを管理する文書管理システムが導入されていることがある。この文書管理システムを応用することで、電子的にワークフローを実現するシステムを提供できる可能性がある。

ところで、電子文書が複数のユーザによって共有される場合、当該電子文書には、ユーザごとに異なるアクセス権（例：参照、編集、印刷などの実行権など）が付与されることがある。文書管理システム内に電子文書が保存されていれば、文書管理システムがこの電子文書へのアクセス権を好適に制御できる。しかしながら、電子文書が文書管理システム外に持ち出されると、もはや文書管理システムによってはアクセス権を制御できない。

特許文献１によれば、アクセス権を管理するポリシーサーバを導入することで、文書管理システムの外に持ち出された電子文書のアクセス権を管理している。
特開２００５−４５４９号公報

ところで、電子文書の作成者には、一般に、削除や編集を含む全てのアクセス権が付与される。たとえば、発注書を生成した社員（作成者）の上司が、電子文書に承認処理を実行した後であっても、作成者は、その電子文書を編集できてしまう。これは、電子文書の改ざんとなり、承認印の正当性が失われてしまう。

よって、ワークフローを構成する複数の作業状態に応じて、電子文書へのサクセス権を好適に変更する必要がある。

そこで、本発明は、このような課題および他の課題のうち、少なくとも１つを解決することを目的とする。なお、他の課題については明細書の全体を通して理解できよう。

本発明は、たとえば、複数の作業状態を有するワークフローに従ってオブジェクトを処理するワークフローシステムにおいて、とりわけ好適に適用される。オブジェクトについての作業状態が変更されると、変更手段によって、オブジェクトについて適用されるアクセス権を変更する。そして、制御手段は、変更されたアクセス権に従って、オブジェクトへの操作を制御する。

本発明によれば、ワークフローの作業状態に応じて動的にオブジェクトへのアクセス権が変更されるため、オブジェクトへの不用意な操作を制限できる。

以下に本発明の一実施形態を示す。もちろん以下で説明される個別の実施形態は、本発明の上位概念、中位概念および下位概念など種々の概念を理解するために役立つであろう。また、本発明の技術的範囲は、特許請求の範囲によって確定されるのであって、以下の個別の実施形態によって限定されるわけではない。

［第１の実施形態］
図１は、実施形態に係るワークフローシステムの概略構成を示す図である。なお、ワークフローシステムは、たとえば、文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ： 以下ＤＭＳという。）１００を用いて実現される。ＤＭＳシステム１００は、たとえば、ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、ユーザ認証サーバ１４、ワークフローサーバ１５、アクセス権管理サーバ１６、スキャナ１７、およびモデム１８を備えている。また、これらの情報処理装置は、ネットワーク１１を介して接続されている。

ＤＭＳサーバ１２は、このＤＭＳシステム１００が取り扱うオブジェクトを管理するためのコンピュータである。オブジェクトは、電子文書、画像ファイルなど、コンピュータ上で扱われる種々の情報を意味する。ＤＭＳサーバ１２は、たとえば、電子文書データベースの構築、各装置間での電子文書の送受信処理、電子文書へのアクセス制御、同一の電子文書に対する操作の排他制御などを行なう。

ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に電子文書の入力、参照、出力などの操作を行なうためのＰＣ（パーソナルコンピュータ）である。図１では、便宜上一つのＤＭＳクライアント１３だけＤＭＳシステム１００に含まれているが、一般には、複数のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されている。

また、図中には、ＤＭＳシステム１００には完全に接続されてない、いわゆるオフラインのＤＭＳクライアント１３も示されている。ＤＭＳクライアント１３は、他のネットワークに接続されているＰＣや、スタンドアローンのＰＣである。なお、本明細書におけるオフラインとは、ワークフローを実行する上で、操作者のＤＭＳクライアント１３が、ＤＭＳサーバ１２に接続できない状態を意味する。

ユーザ認証サーバ１４は、ＤＭＳクライアント１３からＤＭＳサーバ１２へ接続するために必要となるユーザの認証処理を実行するコンピュータである。なお、ＤＭＳサーバ１２がユーザの管理、認証を行ってもよい。

ワークフローサーバ１５は、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書を複数のユーザで共有してワークフローを実現するための処理を実行するコンピュータである。たとえば、ワークフローに関する各種設定、電子文書の作業状態（ステータス）の監視などを行なう。

アクセス権管理サーバ１６は、オブジェクトごとに、アクセス権の定義情報などを記憶して管理するコンピュータである。定義情報には、たとえば、オブジェクトへの各種操作（例：参照、編集、承認など）の可否の情報が含まれている。なお、アクセス権管理サーバ１６は、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書だけではなく、ＤＭＳサーバ１２の外部に持ち出された電子文書についてもアクセス権の管理を行なうことができてもよい。そのため、アクセス権管理サーバ１６は、外部のＰＣからもアクセス可能な状態となっている。なお、アクセス権管理サーバ１６は、ポリシーサーバと呼ばれることもある。

スキャナ１７は、紙に印刷または記載された文字、図形および画像を読み取り、画像データに変換して出力する装置である。スキャナ１７は、ファクシミリ装置や複合機として実現されてもよい。ＤＭＳクライアント１３は、スキャナ１７を制御し、画像データを取得することができる。たとえば、ＤＭＳクライアント１３は、画像データを電子文書（例：ＰＤＦ（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）ファイル）に変換し、ＤＭＳサーバ１２に格納してもよい。なお、スキャナ１７が、画像データを電子文書に変換して、ＤＭＳサーバ１２に直接格納してもよい。

モデム１８は、他のネットワークシステムと通信するための通信装置である。モデム１８は、ルータやゲートウェイなどであってもよい。モデム１８を介して、ネットワーク１１の各装置は、電子メールやＦＡＸの送信または受信を実行する。たとえば、他のネットワークに接続されたＤＭＳクライアント１３は、当該モデム１８を経由することで、ネットワーク１１内の各サーバに接続してもよい。この場合は、操作者が外出している場合であっても、ワークフローに参加できることになろう。

図２は、実施形態に係るＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主にハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２８に格納されている制御プログラムに従って各種処理を実行する。すなわち、ＣＰＵ２２は、通常、後述する処理の実行主体となる。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）２３は、ファームウエアなどの基本的なプログラム、文字フォント、あらかじめ設定されているデータなどを記憶する記憶ユニットである。ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理を実行する上で必要となるワークエリアを有する記憶ユニットである。

記憶領域２４１には、基本Ｉ／Ｏプログラムがロードされている。記憶領域２４２は、オペレーティングシステム（ＯＳ）が動作するためのワークエリアである。記憶領域２４３は、ＤＭＳサーバプログラム２８２がロードされる領域である。記憶領域２４４は、ＤＭＳサーバプログラム２８２が動作するために必要とされるＤＭＳデータ２８３などがロードされる領域である。記憶領域２４５は、ＤＭＳサーバプログラム２８２が動作するためのワークエリアである。当該ワークエリアは、たとえば、データベースのデータなどを編集するために使用される。記憶領域２４６は、その他の処理で使用されるワークエリアである。

キーボード２５およびポインティングデバイス（例：マウスなど）２６は、入力装置の一種である。表示装置２７は、処理結果などを表示するための装置である。

ハードディスクドライブ２８は、大容量の記憶ユニットである。ハードディスクドライブ２８には、オペレーティングシステムなどの基本プログラム２８１、ＤＭＳサーバプログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３およびＤＭＳデータベース２８４などが格納されている。

ＤＭＳサーバプログラム２８２は、たとえば、このＤＭＳサーバ１２に接続するユーザの登録および管理を行なうプログラムである。ＤＭＳサーバプログラム２８２には、たとえば、ＤＭＳデータベース２８４への電子文書の登録処理、登録されている電子文書の検索処理などを実行するためのプログラムが含まれる。ＤＭＳデータ２８３は、たとえば、ＤＭＳサーバプログラム２８２が動作するために必要とされるリソースなどの固定データである。ＤＭＳデータベース２８４は、このＤＭＳサーバ１２が管理するデータベースの一覧、データベースの実体および電子文書の実体を含んでいる。

フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フレキシブルディスク（ＦＤ）２Ａへの電子文書の格納などに使用される記憶ユニットである。ＦＤ２Ａを通じて、ＤＭＳサーバプログラム２８２やＤＭＳデータ２８３等が各領域にインストールされる。なお、ＦＤＤ２９は、ＣＤ−ＲＯＭドライブやＤＶＤドライブなどの他のディスクドライブであってもよい。

ネットワーク・インターフェイス・カード（ＮＩＣ）２Ｂは、他のサーバやＰＣと通信するための通信ユニットである。たとえば、ＬＡＮカードなどがＮＩＣ２Ｂに該当する。

図３は、実施形態に係るＤＭＳクライアント１３の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。なお、ＤＭＳクライアント１３とＤＭＳサーバ１２のハードウエア構成は、同様であってもよいし、異なってもよい。ここでは、説明の便宜上同様のハードウエア構成が採用されるものとする。また、既に説明した箇所には同一の参照符号を付すことにより説明を簡潔にする。

ＲＡＭ２４には、次の領域が存在する。記憶領域３５３は、ＤＭＳクライアントプログラム３７２がロードされる領域である。記憶領域３５４は、ＤＭＳクライアントプログラム３７２が動作するために必要とされるデータなどがロードされる領域である。記憶領域３５５は、ＤＭＳクライアントプログラム３７２が動作するためのワークエリアである。

ＤＭＳクライアントプログラム３７２には、たとえば、ＤＭＳサーバ１２とデータ通信を行なうプログラムや、ＤＭＳサーバ１２と連携して電子文書の登録、検索、表示、または編集などを行なうためのプログラムが含まれうる。さらに、ＤＭＳクライアントプログラム３７２には、たとえば、ワークフローを行なうための承認処理、差し戻し処理などを行なうプログラム、任意の電子文書からＰＤＦファイルを生成するプログラムなどが含まれていもよい。また、アクセス権管理サーバ１６にポリシーを登録するプログラムや、ポリシーの参照テーブルを生成してＰＤＦファイルに付与するプログラムが含まれていもよい。もちろん、このような各種操作を実行するためのユーザインターフェイスを提供するプログラムなどが含まれてもよい。

ＤＭＳデータ３７３は、ＤＭＳクライアントプログラム３７２が動作するために必要とされるリソースなどの固定データである。このような固定データには、たとえば、ＤＭＳクライアント１３が動作するための初期設定値などが含まれる。ＤＭＳデータベースリスト３７４は、ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧である。この一覧には、ＤＭＳサーバ１２が管理するデータベースだけでなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースが登録されていてもよい。

図４は、実施形態に係るユーザ認証サーバ１４の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。なお、ユーザ認証サーバ１４とＤＭＳサーバ１２のハードウエア構成は、同様であってもよいし、異なってもよい。ここでは、説明の便宜上、同様のハードウエア構成が採用されるものとする。また、既に説明した箇所には同一の参照符号を付すことにより、説明を簡潔にする。

記憶領域４５３は、ユーザ認証プログラム４７２がロードされる領域である。記憶領域４５４は、ユーザ認証プログラム４７２が動作するために必要とされる各種データ４７３などがロードされる領域である。

ユーザ認証プログラム４７２には、たとえば、ＤＭＳサーバ１２やワークフローサーバ１５などとのデータ通信、ユーザの認証、およびユーザ認証データの管理を実行するためのプログラムなどが含まれうる。各種データ４７３は、ユーザ認証プログラム４７２が動作するために必要とされるリソースなどの固定データである。ユーザ認証データ４７４には、たとえば、ユーザＩＤ、パスワード、所属部署のＩＤ、上長のＩＤなどが含まれる。ＩＤは、いわゆる識別情報の略称である。

図５は、実施形態に係るワークフローサーバ１５の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。なお、ワークフローサーバ１５とＤＭＳサーバ１２のハードウエア構成は、同様であってもよいし、異なってもよい。ここでは、説明の便宜上、同様のハードウエア構成が採用されるものとする。また、既に説明した箇所には同一の参照符号を付すことにより、説明を簡潔にする。

記憶領域５５３は、ワークフロー管理プログラム５７２がロードされる領域である。ワークフロー管理プログラム５７２には、たとえば、ＤＭＳサーバ１２などとデータ通信するための通信プログラムや、テンプレートデータ５７４から好適な定義情報（ポリシー）を生成するプログラムなどが含まれる。また、ワークフロー管理プログラム５７２は、生成された定義情報をアクセス権管理サーバ１６に登録するプログラムを含んでいてもよい。テンプレート管理プログラム５７３は、テンプレートデータ５７４を登録して管理するためのプログラムである。なお、テンプレートデータ５７４には、典型的なアクセス権の定義情報が予め登録されているものとする。テンプレートデータ５７４は、典型的なワークフローについてそれぞれ用意されていてもよい。

図６は、実施形態に係るアクセス権管理サーバ１６の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。なお、アクセス権管理サーバ１６とＤＭＳサーバ１２のハードウエア構成は、同様であってもよいし、異なってもよい。ここでは、説明の便宜上、同様のハードウエア構成が採用されるものとする。また、既に説明した箇所には同一の参照符号を付すことにより、説明を簡潔にする。

ＲＡＭ２４の記憶領域６５３は、ポリシー管理プログラム６７２がロードされる領域である。ポリシー管理プログラム６７２には、たとえば、ＤＭＳサーバ１２とデータ通信するための通信プログラムや、電子文書へのアクセス権を定義した定義情報の登録、編集および管理を行なうためのプログラムなどが含まれうる。

ポリシーリスト６７３は、アクセス権管理サーバ１６によって管理されている定義情報を管理するための情報である。このポリシーリスト６７３には、ＤＭＳサーバ１２が管理する電子文書だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理する電子文書についての定義情報が登録されていてもよい。ポリシー管理データ６７４には、定義情報の実体が格納されている。ポリシーリスト６７３と、ポリシー管理データ６７４とによってアクセス権管理データベースが構築される。

＜ワークフローにおいて使用される電子文書の生成処理＞
図７は、実施形態に係るワークフロー用の電子文書の生成処理を示す例示的なシーケンス図である。以下では、オリジナルの電子文書が予めＤＭＳサーバ１２に格納されているものとする。オリジナルの電子文書は、たとえば、ＤＭＳクライアント１３において実行される何らかのアプリケーションソフトウエアによって生成された電子文書であってもよい。あるいは、スキャナ１７によって生成され、ＤＭＳサーバ１２に格納された画像ファイルやＰＤＦファイルなどの電子文書であってもよい。

また、各シーケンスにおいて、ハードウエア上の主体はＣＰＵ２２であり、ソフトウエア上の主体はいずれかのコンピュータプログラムであることは言うまでもない。

ステップＳ７０１において、ＤＭＳクライアント１３は、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書にアクセスするために、ＤＭＳサーバ１２にログイン要求を送信する。なお、ログイン要求を送信する際には、ユーザＩＤやパスワードなども送信されてもよい。ログイン要求は、接続要求や認証要求であってもよい。

ステップＳ７０２において、ＤＭＳサーバ１２は、ログイン要求を受信すると、当該ログイン要求をユーザ認証サーバ１４に転送する。ステップＳ７０３において、ユーザ認証サーバ１４は、受信したログイン要求に基づいて認証処理を実行する。

図８は、実施形態に係るユーザ認証データ４７３の一例を示す図である。この例では、２人のユーザについてのユーザ情報８０１、８０２が示されている。各ユーザ情報８０１、８０２は、たとえば、次のような属性情報を含んでいる。ユーザＩＤは、各ユーザを識別するための固有の識別情報である。パスワードは、本人のみが知っている暗証番号などである。ユーザ名は、ユーザの実名であり、ＤＭＳクライアント１３のユーザインターフェイス上に表示されたりする。所属部署情報は、ユーザが所属している部署の略称などである。部署ＩＤは、ユーザが所属している部署を表す固有の識別情報などである。

課長ＩＤは、ユーザの所属する部署の課長のユーザＩＤである。部長ＩＤが、ユーザの所属する部署の部長のユーザＩＤである。経理担当ＩＤは、電子文書（例：発注書）に基づいて、経理処理を実行するユーザのユーザＩＤである。認証サーバの情報は、このユーザ情報８０１がどの認証サーバにおいて管理されているかを示す情報である。なお、ユーザ情報８０２には、他のユーザに関する情報が格納されている。

ユーザ認証サーバ１４は、受信したユーザＩＤとパスワードが、ユーザ認証データ４７４に登録されているかどうかを確認する。登録されている情報と一致すれば、正規のユーザであることを表すログイン応答を、ＤＭＳサーバ１２に送信する。また、登録されている情報と一致しなければ、不正なユーザであることを表すログイン応答を、ＤＭＳサーバ１２に送信する。ここでは、正当なユーザがログインしてきたものとする。

ステップＳ７０４において、ＤＭＳサーバ１２は、受信したログイン応答に基づき、ＤＭＳクライアント１３へのサービスの提供の可否を判定する。正規のユーザであれば、ＤＭＳサーバ１２は、ＤＭＳクライアント１３に、ＤＭＳデータベース２８４を利用するアクセス権を付与したことを表すログイン応答を送信する。一方、不正なユーザであれば、ＤＭＳサーバ１２は、ログインを拒絶したことを表すログイン応答を送信する。

ステップＳ７０５において、ＤＭＳクライアント１３は、ファイル選択要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。ファイル選択要求は、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書を少なくとも１つ選択するための要求である。ＤＭＳクライアント１３は、ログインが成功すると、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書の一覧を表示し、選択できるようになる。

ステップＳ７０６において、ＤＭＳクライアント１３は、ＤＭＳサーバ１２からファイル選択応答を受信する。ファイル選択応答は、ファイルの選択に成功したことを表す情報である。

ステップＳ７０７において、ＤＭＳクライアント１３は、テンプレート要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。テンプレートは、ワークフローやアクセス権の定義情報の生成を容易にするために、予め用意された典型的な定義情報である。ステップＳ７０８において、ＤＭＳサーバ１２は、受信したテンプレート要求をワークフローサーバ１５に転送する。ステップＳ７０９において、ワークフローサーバ１５は、テンプレートデータ５７４を読み出し、ＤＭＳサーバ１２に送信する。ステップＳ７１０において、ＤＭＳサーバ２５は、テンプレートデータをＤＭＳクライアント１３に送信する。

なお、ワークフローサーバ１５は、複数のテンプレートデータの候補のうち、ＤＭＳクライアント１３によって選択されたものを送信してもよい。あるいは、ワークフローサーバ１５は、複数のテンプレートデータを全てＤＭＳクライアント１３に送信してもよい。前者の場合は、予めテンプレートごとの名称（たとえば、発注用テンプレート、稟議用テンプレートなど）がワークフローサーバ１５からＤＭＳクライアント１５が提示され、そのうちから何れかのテンプレートが選択されることになろう。

図９は、実施形態に係るテンプレートデータの一例を示す図である。ここでは、テンプレートデータの概念を理解しやすくするために、ユーザインターフェイス上に表示される形式でテンプレートデータを図示している。そのため、図に示したデータの構造が、ワークフローサーバ１５のＨＤＤ２８におけるデータの構造と必ずしも一致しているわけではない。

ユーザ条件の欄９０１は、このワークフローにおいて電子文書が回覧されるユーザの一覧とその回覧順序の情報が含まれている。なお、実施形態に係る発明の場合、ユーザ条件の欄には、固有のユーザ名ではなく、ユーザ条件が格納されていることに特徴がある。ユーザ条件は、たとえば、実際のユーザＩＤを検索するために使用される検索条件といえよう。テンプレートデータは、多数のユーザによって繰り返し利用されるため、汎用的なデータであることが望ましい。そのため、ユーザ条件には、「課長」、「部長」、「経理担当」などの代名詞的な情報が格納される。

欄９０２には、ワークフローの作業状態を表す情報が格納されている。欄９０３には、ある作業状態において、ワークフローに参加する各ユーザのアクセス権を定義する情報が格納されている。図の例では、作業状態（１）は、所属部門の課長による電子文書への承認を待機する状態を意味する。また、欄９０４には、「承認可」というアクセス権が格納されている。なお、作業状態（１）においては、課長を除いた他のユーザのアクセス権は「参照」に設定されているため、他のユーザは、当該電子文書を表示することはできるが、改変することは禁止される。

欄９０５には、「作成者」という値が格納されている。作成者とは、ワークフローにおいて回覧される電子文書を生成したユーザを指す。欄９０６には、ワークフローの順番を表す（１）という情報と、「所属部門の課長」という値が格納されている。とりわけ、このテンプレートによれば、「作成者」の欄に代入されるユーザのＩＤを検索キーとしてユーザ認証データ４７４を検索することで、当該ユーザの課長ＩＤなどが取得されることになる。

ステップＳ７１０において、ＤＭＳクライアント１３は、テンプレート応答を受信すると、テンプレート応答からテンプレートデータを読出し、表示装置２７に表示する。

このようにテンプレートデータを表示することで、ユーザは、どのような順番で電子文書が回覧されるかを確認できる。また、各作業段階における各ユーザのアクセス権がどのように定義されているかも視覚的に理解しやすくなる。なお、この段階で、ＤＭＳクライアント１３は、操作者の指示に基づいて、テンプレートデータの内容を一部修正してもよい。また、複数のテンプレートデータが存在する場合、ＤＭＳクライアント１３は、そのうちの一つを選択してもよい。

ステップＳ７１１において、ＤＭＳクライアント１３は、選択されたテンプレートデータのユーザ条件に合致するユーザが実際に存在するかどうかを判定する。たとえば、ＤＭＳクライアント１３は、ログイン中のユーザ（作成者）のユーザＩＤと、ユーザ条件とを含むユーザ確認要求をＤＭＳサーバ１２送信する。ユーザ条件は、「課長」、「部長」、「経理担当」とする。なお、テンプレートにおいて記述されているユーザの存在を確認するのは、当該ユーザが存在しなければ、電子文書を回覧できない（ワークフローを実行できない）からである。

ステップＳ７１２において、ＤＭＳサーバ１２は、ユーザ認証サーバ１４にユーザ確認要求を送信する。たとえば、ＤＭＳサーバ１２は、作成者のユーザＩＤに対応する課長ＩＤなどがユーザ認証データ４７４に登録されているか否かをユーザ認証サーバ１４に問い合せる。ステップＳ７１３において、ユーザ認証サーバ１４は、受信した要求に基づいて、ユーザの存在確認を実行する。たとえば、作成者のユーザＩＤが“ＩＷＤＭ−ＡＡＡＡ”であり、ユーザ条件が“課長、部長、および経理担当”であれば、図８のユーザ認証データから、課長、部長、および経理担当が存在することを確認できる。いずれのユーザＩＤもユーザ認証データに登録されているからである。そして、ユーザ認証サーバ１４は、確認結果を含むユーザ確認応答をＤＭＳサーバ１２に送信する。

ステップＳ７１４において、ＤＭＳクライアント１３は、ＤＭＳサーバ１２からユーザ確認応答を受信する。ＤＭＳクライアント１３は、ユーザ確認応答に基づいて、ワークフローに関与する全てのユーザが存在するか否かを判定する。一部のユーザが存在しない場合、ＤＭＳクライアント１３は、たとえば、テンプレートデータから当該ユーザに該当するユーザ条件と作業状態とを削除する。なお、ユーザ条件を他の条件に変更してもよい。たとえば、「課長」を「係長」に変更してもよい。変更する場合は、再度、ユーザ確認処理が実行される。

全てのユーザについて存在が確認されると、ステップＳ７１５において、ＤＭＳクライアント１３は、ポリシー生成要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。ポリシー生成要求には、テンプレートデータが含まれているものとする。ステップＳ７１６において、ＤＭＳサーバ１２は、ポリシー生成要求をワークフローサーバ１５に転送する。

ステップＳ７１７において、ワークフローサーバ１５は、受信したポリシー生成要求に応じて、作業状態ごとに、アクセス権の定義情報（いわゆるポリシー）を生成する。また、ワークフローサーバ１５は、各定義情報に固有の識別情報（たとえば、ポリシーＩＤ）を付与する。

図１０は、実施形態に係るアクセス権の定義情報の一例を示す図である。この例では、文書生成中、（１）課長の承認待ち、（２）部長の承認待ち、（３）経理の承認待ち、（４）完了などの作業状態が存在する。とりわけ、課長の承認待ちという作業状態について説明する。１０００は、課長の承認待ちに関するアクセス権の定義情報を示している。１００１は、各定義情報を識別するための固有の識別情報を示している。１００２は、当該作業状態におけるユーザ条件とアクセス権とを示している。１００３は、アクセス権が「承認可」であることを示している。

図１０の例では、５つの作業状態に対して、それぞれ１つの定義情報が生成されることを示している。しかしなが、本発明がこれに限定されることはなく、さらに、ユーザごとに、定義情報が生成されてもよい。たとえば、ユーザが５人いる場合、合計で２５個の定義情報とその識別情報とが生成されることになる。

ワークフローサーバ１５は、生成した定義情報と、定義情報の識別情報とを含む登録要求をアクセス権管理サーバ１６に送信する。アクセス権管理サーバ１６は、受信した定義情報とその識別情報とを対応付けてポリシーリスト６７３やポリシー管理データ６７４に追加する。なお、ワークフローに関与する電子文書の識別情報（文書ＩＤ）をＤＭＳクライアント１３から受信する場合、アクセス権管理サーバ１６は、文書ＩＤ、定義情報、およびポリシーＩＤを対応付けてポリシー管理データ６７４などに登録してもよい。追加が完了すると、ステップＳ７１８において、アクセス権管理サーバ１６は、登録が完了したことを表す登録応答をワークフローサーバ１５に送信する。

ステップＳ７１９において、ワークフローサーバ１５は、作業状態ごとのポリシーＩＤを含むポリシー生成応答を生成し、ＤＭＳサーバ１２に送信する。ステップＳ７２０において、ＤＭＳサーバ１２は、受信したポリシー生成応答をＤＭＳクライアント１３に送信する。

ステップＳ７２１において、ＤＭＳクライアント１３は、アクセス権の定義情報を参照するためのテーブルを生成し、電子文書に付与する。たとえば、テーブルが電子文書中に埋め込まれる。

図１１は、実施形態に係る電子文書の文書構造の一例を示す図である。ヘッダ領域１１０１は、電子文書の識別情報（文書ＩＤ）、電子文書のサイズを表す情報などが格納されている。属性情報格納領域１１０２は、この電子文書の文書名、インデックス情報、生成日、更新日などの情報が格納される。これらの情報は、たとえば、ＤＭＳクライアントプログラム３７２のユーザインターフェイスを用いて表示してもよい。ポリシー参照テーブル１１０３は、アクセス権の定義情報を参照するために使用されるポリシーＩＤが格納される領域である。

作業状態格納領域１１０４には、各作業状態における作業結果である「承認済み」、「却下」、「未承認」などの情報が格納される。ＤＭＳクライアント１３は、作業状態格納領域１１０４によって、ワークフローにおける現在の作業状態を特定できる。文書実データ格納領域１１０５には、たとえば、電子文書の本文、イメージデータ、アプリケーションデータなどが格納される。

図１２は、実施形態に係るポリシー参照テーブルの一例を示す図である。１２０１は、１番目の作業状態である「課長の承認待ち」についてのポリシーＩＤが「ポリシー０１」であることを示している。

もし、何れかのユーザがこの電子文書にアクセスしようとした場合、ＤＭＳクライアント１３は、現在の作業状態に対応するポリシーＩＤを参照テーブル１１０３から読出し、アクセス権管理サーバ１６に問い合せる。なお、文書ＩＤも一緒に送信される場合もある。アクセス権管理サーバ１６は、受信したポリシーＩＤ（および文書ＩＤ）に対応する定義情報を読出して、ＤＭＳクライアント１３に送信する。

図１３は、実施形態に係るＤＭＳクライアントにおける処理を示す例示的なフローチャートである。本処理は、ＤＭＳクライアントプログラム３７２によって実現される一部の処理である。

ステップＳ１３０１において、ＣＰＵ２２は、キーボード２５やマウス２６から入力される指示に応じてログイン処理を実行する。たとえば、表示装置２７などによって実現されるユーザインターフェイス上にワークフローの開始ボタンが存在するとしよう。この場合、開始ボタンが押し下げられると、ＣＰＵ２２は、ユーザＩＤとパスワードを入力するためのダイアログボックスを表示装置２７に表示する。ＣＰＵ２２は、入力されたユーザＩＤおよびパスワードを、ＮＩＣ２Ｂを介して、ＤＭＳサーバ１２に送信する。ＤＭＳサーバ１２からログイン成功を表すログイン応答を受信するとステップＳ１３０２に進む。

ステップＳ１３０２において、ＣＰＵ２２は、キーボード２５やマウス２６からの指示に従って、ＤＭＳサーバ１２に格納されている何れかの電子文書を選択する。なお、スキャナ１７を通じて読み取った原稿の画像から電子文書を生成してもよい。また、選択される電子文書は１つに限られず、複数であってもよい。

ステップＳ１３０３において、ＣＰＵ２２は、作業状態ごとのアクセス権限を定義するためのテンプレートデータを選択する。たとえば、ＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバ１２を介してワークフローサーバ１５から予め用意された複数のテンプレートデータを受信し、その内容を表示装置２７に表示する。ＣＰＵ２２は、キーボード２５やマウス２６から指示に従って、いずれかのテンプレートデータを選択する。

ステップＳ１３０４において、ＣＰＵ２２は、選択されたテンプレートデータにおいて定義されているユーザが実在するかを判定する。このユーザは、ワークフローに関与する作成者以外のユーザ（例：課長、部長、経理担当など）を意味する。ＣＰＵ２２は、たとえば、選択されたテンプレートデータと、ログイン中のユーザのユーザＩＤとを含むユーザ確認要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。なお、テンプレートデータそのものに代えて、「課長」、「部長」、「経理担当」などのユーザ条件が送信されてもよい。

全てのユーザが実在するという応答をＤＭＳサーバ１２から受信すると、ステップＳ１３０５に進む。一方、一部のユーザでも実在しない場合は、ステップＳ１３１０に進み、エラー処理を実行する。たとえば、ＣＰＵ２２は、一部のユーザが実在しないことを表すメッセージや、テンプレートデータの修正を促すメッセージを表示装置２７に表示してもよい。

ステップＳ１３０５において、ＣＰＵ２２は、選択されたテンプレートに関するポリシーＩＤの生成要求を、ＤＭＳサーバを介してワークフローサーバ１５に送信する。ＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバを介してワークフローサーバ１５から、作業状態ごとのポリシーＩＤを受信する。

ステップＳ１３０６において、ＣＰＵ２２は、受信したポリシーＩＤに基づいてポリシー参照テーブル（図１２）を生成する。なお、ＣＰＵ２２、ログイン中の操作者のユーザＩＤをポリシー参照テーブルにおける作成者の欄に書き込むことが望ましい。さらに、ＣＰＵ２２は、生成したポリシー参照テーブルを電子文書に付与する。たとえば、ＣＰＵ２２は、図１１に示したような格納領域１１０３に、生成した参照テーブルを格納する。なお、電子文書の作業状態格納領域１１０４に、ＣＰＵ２２は、次の作業状態を表す情報を書き込む。

ステップＳ１３０７において、ＣＰＵ２２は、生成された電子文書をＤＭＳサーバ１２に登録する。ＤＭＳサーバ１２は、生成された電子文書をワークフロー用の電子文書として保持する。

以上のようにして、電子文書には作業状態ごとのポリシーＩＤが付与されることになる。また、アクセス権管理サーバ１６には、各ポリシーＩＤに対応するアクセス権の定義情報が格納されている。このようにして、ワークフローの初期段階が終了することになる。

＜ワークフローにおけるアクセス権の取得＞
図１４は、実施形態におけるワークフローの一例を示すシーケンス図である。なお、既に説明した箇所と同一の箇所は、同一の参照符号を付すことで説明を省略する。

ここでは、例えば、ワークフローサーバ１５から、課長のメールアドレス宛てにワークフローに関与すべきという電子メールが届くものとする。当該電子メールには、ワークフローによって回覧される電子文書へのハイパーリンクが含まれているものとする。このハイパーリンクをマウス２６によってクリックすることで、ＤＭＳサーバ１２に格納されている電子文書が選択されることになる（Ｓ７０１ないしＳ７０６）。

なお、ワークフローへの関与を呼びかける方法は、電子メールに限定されることはない。Ｗｅｂなどを使って、呼びかける方法もある。Ｗｅｂの場合、当該電子文書へのハイパーリンクを含むＷｅｂページにＤＭＳクライアント１３が接続することになろう。

ステップＳ１４０１において、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書の作業状態格納領域１１０４から作業状態を表す情報を読み出すことで、現在の作業状態を特定する。

ステップＳ１４０２において、ＤＭＳクライアント１３は、現在の作業状態に対応するポリシーＩＤをポリシー参照テーブル１１０３から特定する。ステップＳ１４０３において、ＤＭＳクライアント１３は、ユーザＩＤ、文書ＩＤおよびポリシーＩＤを含むアクセス権要求をアクセス権管理サーバ１６に送信する。アクセス権管理サーバ１６は、受信したアクセス権要求からユーザＩＤ、文書ＩＤおよびポリシーＩＤを取り出す。さらに、アクセス権管理サーバ１６は、文書ＩＤとポリシーＩＤを用いて、ポリシーリスト６７３やポリシー管理データ６７４からアクセス権の定義情報を抽出する。

ステップＳ１４０４において、アクセス権管理サーバ１６は、抽出したアクセス権の定義情報をアクセス権応答として、ＤＭＳクライアント１３に送信する。ステップＳ１４０５において、ＤＭＳクライアント１３は、受信したアクセス権の定義情報に応じて、電子文書への操作を制御する。ＤＭＳクライアント１３は、たとえば、定義情報の作成者の欄または電子文書の属性情報格納領域１１０２から、電子文書の作成者のユーザＩＤを取得する。

ＤＭＳクライアント１３は、作成者のユーザＩＤに基づいて課長など、ワークフローに関与する他のユーザのＩＤをユーザ認証サーバ１４から取得する。これによって、定義情報中のユーザＩＤが全て確定することになる。さらに、ＤＭＳクライアント１３は、ログイン中の操作者のユーザＩＤと、アクセス権の定義情報によるユーザＩＤとを比較する。一致するユーザＩＤが定義情報に存在すれば、当該ユーザＩＤに対応するアクセス権を定義情報から決定する。

たとえば、現在の作業状態が“課長の承認待ち”であるとする。また、課長（ユーザＩＤ：ＩＷＤＭ−ＢＢＢＢ）がログインユーザであるとする。さらに、電子文書の作成者が、当該課長の部下（ユーザＩＤ：ＩＷＤＭ−ＡＡＡＡ）であると仮定する。

この場合、図８のユーザ認証データから、ユーザＩＤ“ＩＷＤＭ−ＡＡＡＡ”に基づいて、課長、部長、および経理担当の各ユーザＩＤが取得される。取得された課長のユーザＩＤ（ＩＷＤＭ−ＢＢＢＢ）と、ログイン中の操作者（課長）のユーザＩＤとが一致することもＣＰＵ２２によって確認される。そして、現在の作業状態における課長のアクセス権は、図１０の定義情報１０００から、“承認可”であることがわかる。よって、課長は、ＤＭＳクライアント１３を用いて、承認処理を実行できる。

ステップＳ１４０５において、ＤＭＳクライアント１３は、ログイン中のユーザが有しているアクセス権に応じて各種の処理を実行する。たとえば、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書の参照処理や承認処理をアクセス権に応じて実行する。

ステップＳ１４０６において、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書への作業の終了を検出すると、必要に応じて、電子文書の作業状態の情報を書き換える。たとえば、課長による承認が終了した場合、ＤＭＳクライアント１３は、部長の承認待ちという次の作業状態に電子文書を変更する。より具体的に、ＤＭＳクライアント１３は、課長による承認済みの情報を作業状態格納領域１１０４に書き込む。課長による承認済みという情報は、間接的に、部長による承認待ちを意味していることはいうまでもない。また、作業状態の変更によって、課長のアクセス権が、「参照」に変更されることになる。

作業状態が変更されたことで、次に参照テーブルから読み出されるポリシーＩＤも変更されることになる。これは、作業状態の変更に応じて、アクセス権の定義情報も動的に変更されることを意味する。

ステップＳ１４０７において、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書の書込要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。ＤＭＳサーバ１２は、電子文書を上書きする。さらに、ステップＳ１４０８において、ＤＭＳサーバ１２は、電子文書の作業状態が変化したことを検出すると、ワークフローサーバ１５に作業状態が変化したことを通知する。なお、ワークフローサーバ１５は、変化後の作業状態に応じて電子メールを送信したり、Ｗｅｂページを生成したりする。上記の例であれば、部長のメールアドレス宛てに、電子文書の承認を促すメッセージを含む電子メールを送信する。もちろん、当該電子文書のハイパーリンクも電子メールに含まれているものとする。

ステップＳ１４０９において、ワークフローサーバ１５は、状態変更が完了したことを表す応答をＤＭＳサーバ１２に送信する。ステップＳ１４１０において、ＤＭＳサーバ１２は、状態変更が完了したことを表す応答をＤＭＳクライアント１３に送信する。

図１５は、実施形態に係るワークフローに関するＤＭＳクライアント１３の処理を示す例示的なフローチャートである。なお、既に説明した箇所と同一の箇所は、同一の参照符号を付すことで説明を省略する。なお、ログイン処理は、既に済んでいるものとする。また、対象文書の選択は、上述の電子メールに含まれるハイパーリンクをクリックすることにより実行されているものとする。

ステップＳ１５０１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ２２は、選択された電子文書の作業状態格納領域１１０４から、作業状態を表す情報を読み出すことで、現在の作業状態を特定する。

ステップＳ１５０２において、ＣＰＵ２２は、ポリシーＩＤの取得処理を実行する。たとえば、現在の作業状態に対応するポリシーＩＤをポリシー参照テーブル１１０３から読み出す。

ステップＳ１５０３において、ＣＰＵ２２は、特定されたポリシーＩＤに対応するアクセス権の定義情報を、アクセス権管理サーバ１６から取得する。ステップＳ１５０４において、ＣＰＵ２２は、取得した定義情報に応じて各種処理を実行する。なお、ＣＰＵ２２は、操作を許可された機能のメニューを表示し、操作を許可されていない機能のメニューはグレイアウトもしくは消去することで、当該ユーザの操作を制御してもよい。

ステップＳ１５０５において、ＣＰＵ２２は、電子文書の作業状態を変更すべきか否かを判定する。たとえば、課長により承認処理がステップＳ１５０４において実行された場合、ＣＰＵ２２は、作業状態を変更すべきと判定し、ステップＳ１５０６に進む。一方、電子文書が参照されただけの場合、ＣＰＵ２２は、作業状態を変更すべきとは判定しない。作業状態を変更すべきでない場合、ＣＰＵ２２は、変更処理をスキップして本フローチャートに係る処理を終了する。

ステップＳ１５０６において、ＣＰＵ２２は、電子文書の作業状態を変更する。たとえば、課長による承認が終了した場合、ＣＰＵ２２は、部長の承認待ちという作業状態に電子文書を変更する。より具体的に、ＣＰＵ２２は、作業状態格納領域１１０４の情報を次の作業状態を表す情報（例：課長による承認済みの情報など）に書き換える。ステップＳ１５０７において、ＣＰＵ２２は、作業状態の変更された電子文書をＤＭＳサーバ１２に書き込む。

図１６は、実施形態に係るポリシーＩＤの特定処理に関する例示的なフローチャートである。このフローチャートは、ステップＳ１４０２やＳ１５０２をさらに詳しく記述したものである。本実施形態では、作業状態として、「文書生成中」、「課長の承認待ち」、「部長の承認待ち」、「経理担当の承認待ち」、「完了」が存在するものとする。

ステップＳ１６０１において、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態が「文書生成中」であるかどうかを判定する。文書生成中であれば、ステップＳ１６０２に進み、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブル１１０３から対応するポリシーＩＤ“ポリシー００”を取得する。

現在の作業状態が「文書生成中」でなければ、ステップＳ１６０３に進み、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態が「課長の承認待ち」であるかどうかを判定する。課長の承認待ちであれば、ステップＳ１６０４に進み、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブル１１０３から対応するポリシーＩＤ“ポリシー０１”を取得する。

現在の作業状態が「課長の承認待ち」でなければ、ステップＳ１６０５に進み、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態が「部長の承認待ち」であるかどうかを判定する。部長の承認待ちであれば、ステップＳ１６０６に進み、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブル１１０３から対応するポリシーＩＤ“ポリシー０２”を取得する。

現在の作業状態が「部長の承認待ち」でなければ、ステップＳ１６０７に進み、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態が「経理担当の承認待ち」であるかどうかを判定する。経理担当の承認待ちであれば、ステップＳ１６０８に進み、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブル１１０３から対応するポリシーＩＤ“ポリシー０３”を取得する。

現在の作業状態が「経理担当の承認待ち」でなければ、ステップＳ１６０９に進み、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態が「完了」であるかどうかを判定する。完了であれば、ステップＳ１６１０に進み、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブル１１０３から対応するポリシーＩＤ“ポリシー０４”を取得する。一方、完了でもなければ、ステップＳ１６１１に進み、ＣＰＵ１１は、エラー処理を実行する。

以上説明したように、本実施形態によれば、電子文書などのオブジェクトについての作業状態が変更されると、オブジェクトについて適用されるアクセス権も動的に変更される。これによって、複数の作業状態を有するワークフローに従ってオブジェクトを処理するワークフローシステムにおいて、承認後の改ざんなどを好適に防止できることになろう。

また、テンプレートデータのように、作業状態ごとのアクセス権を定義した定義情報を予めワークフローサーバ１５などに記憶しておくことで、現在の作業状態に対応する定義情報を容易に取得できる利点がある。すなわち、定義情報を０から生成するのは、非常に負担が大きい。そのため、典型的な定義情報のテンプレートを用意しておくことで、作成者の負担が大幅に軽減されることになろう。

また、作業状態に対応する定義情報を識別するためのポリシーＩＤを登録したポリシー参照テーブルを予め電子文書に付与しておけば、ポリシーＩＤを簡単に取得できる。また、定義情報自体を電子文書に格納してはいないため、アクセス権管理サーバ１６における定義情報を編集することで、電子文書を編集することなく定義情報を変更することができる。

また、電子文書に含まれる現在の作業状態を特定するための情報を読み出すことで、ＤＭＳクライアント１３は、現在の作業状態を容易に特定することができる。また、ＤＭＳクライアント１３であったとしても、現在の作業状態を特定できる利点もある。

また、ＤＭＳクライアント１３は、作業状態を変更すべきか否かを判定するために、現在の作業状態の終了を検出してもよい。そして、終了が検出されると、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書に含まれる現在の作業状態を特定するための情報を次の作業状態を表す情報に書き換える。これによって、現在の作業状態を常に最新ものに維持することが可能となる。

また、ＤＭＳクライアント１３は、複数の作業状態を有するワークフローに従って処理されるオブジェクトを生成する生成装置でもある。すなわち、ＤＭＳクライアント１３は、複数の作業状態のそれぞれに適用されるアクセス権の定義情報を識別するためのポリシーＩＤを取得する。そして、ＤＭＳクライアント１３は、取得されたポリシーＩＤを電子文書などのオブジェクトに付与する。これによって、ワークフローによって回覧される電子文書に対して、各作業状態に応じたアクセス権の定義情報を間接的に付与することができる。

また、ＤＭＳクライアント１３は、複数の作業状態のうち、現在の作業状態を識別するための情報も、電子文書の作業状態格納領域１１０４に付与する。これによって、現在の作業状態を容易に特定できるようになる。

なお、図９に一例を示したように、テンプレートデータには、複数の作業状態の遷移順序と、各作業状態において電子文書を操作すべき操作者の検索条件との組み合わせが記述されている。ＤＭＳクライアント１３は、複数のテンプレートから、ユーザが所望するテンプレートを選択する。そして、ＤＭＳクライアント１３は、選択されたテンプレートに応じたアクセス権の定義情報をアクセス権管理サーバ１６に登録する。複数のテンプレートを用意しておくことで、ユーザの負担が軽減されることは、上述した通りである。

なお、テンプレートや定義情報には、作成者を除く他の操作者のユーザＩＤは直接含まれてはいない。すなわち、操作者の検索条件（ユーザ条件）が、ワークフローの起点となる電子文書の作成者の識別情報とともに使用されることで、操作者の固有のユーザＩＤが特定される。このようにすれば、テンプレートや定義情報の汎用性が増す利点がある。

［第２の実施形態］
上述の実施形態では、ＤＭＳクライアント１３がＤＭＳサーバ１２に接続できることを前提としていた。通常、ＤＭＳサーバ１２などは、外部業者に公開されてない場合が多い。もし、外部業者にワークフローシステムを公開してしまえば、セキュリティレベルが低下するためである。このように、ワークフローに関与する操作者の中に外部業者が存在すると、当該外部業者は、ＤＭＳサーバ１２にアクセスできないため、ワークフローに関与できないことになってしまう。

一方、同一企業内の社員間で電子文書を回覧する場合であっても、ワークフローに関与する一部の社員が外出している場合は、ワークフローを実行できないおそれがある。一般に、外出中の社員は、携帯電話やモバイルツールを用いて社内のメールサーバにアクセスすることはできる場合もある。しかしながら、ＤＭＳサーバなどにはアクセスが許されていない場合もある。これは、機密文書が社内に漏洩するのを防止するための措置である。よって、このような場合にも、ワークフローを円滑に実行できないおそれがある。とりわけ、急を要する発注書であっても、上司がモバイル環境下にあれば、承認が得られないことになってしまい、非常に不便であろう。

そこで、第２の実施形態では、これらの課題の少なくとも一部を解決する一例を紹介する。なお、第１の実施形態において説明した箇所については、説明を簡潔にする。すなわち、変更される部分を中心に説明を行なう。

図１７は、実施形態に係るＤＭＳクライアントにおける処理を示す例示的なフローチャートである。また、図１８は、実施形態に係るポリシー参照テーブルの生成処理を示す例示的なフローチャートである。

ステップＳ１７０１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ２２は、選択されたテンプレートに外部業者等（外部業者およびオフラインのユーザを含む）による作業状態が含まれるか否かを判定する。

図１９は、実施形態に係るテンプレートデータの他の例を示す図である。図９のテンプレートデータと比較すると、外部業者などのオフラインユーザが担当する作業状態が２つ含まれていることがわかる。この例でのオフラインユーザは、発注先担当１９０７と、発注先責任者１９０８である。なお、この時点で、発注先担当１９０７と、発注先責任者１９０８には、固有のユーザＩＤは登録されていない。また、作業状態１９０３によると、発注先担当１９０７と、発注先責任者１９０８は、この作業状態においては電子文書への操作が不可能であることが示されている。外部業者等が含まれないテンプレートデータであれば、ステップＳ１７０３に進む。

外部業者等を含むテンプレートデータであれば、ステップＳ１７０２に進み、ＣＰＵ２２は、具体的な外部業者等を選択する。たとえば、ＣＰＵ２２は、予め登録された外部業者等のリストをユーザ認証サーバ１４から取得し、表示装置２７に表示する。次に、ＣＰＵ２２は、マウス２６などの選択指示に応じて、リストから選択された外部業者等のユーザＩＤと、その認証情報（例：パスワード）をＲＡＭ２４に一旦記憶する。

なお、この時点で、ＣＰＵ２２は、テンプレートデータに、外部業者等のユーザＩＤ（例：Ｍａｒｙ，Ｔｏｍなど）を直接書き込んでもよい。さらに、このテンプレートデータを、ＤＭＳサーバ１２を介してワークフローサーバ１５に送信してもよい（Ｓ７１５、Ｓ７１６）。

外部業者等の選択処理は、テンプレートデータに含まれる外部業者等（例：発注先担当１９０７と、発注先責任者１９０８）の数に応じて繰り返し実行される。

図２０は、実施形態に係るユーザ認証データの他の例を示す図である。図８に示したユーザ認証データと比較すると、図２０に示したユーザ認証データでは、ユーザ種別を表す項目２００１が追加されている。ユーザ種別の項目２００１としては、たとえば、社内２００２、外部業者２００３などの情報が考えられるであろう。また、外部業者のユーザ情報２００４および２００５もユーザ認証データに追加されている。なお、社内のユーザを管理するためのデータベースと、外部業者のユーザを管理するためのデータベースとは、個別に用意されてもよいし、１つに統合されて用意されてもよい。

ステップＳ１７０３において、ＣＰＵ２２は、関与ユーザが実在するかどうかを判定する。社内のオンラインユーザについては、ステップＳ１３０４で説明した通りである。なお、外部業者については、たとえば、外部業者リストに従って、実在するユーザであるか否かが判定される。オフラインの社内ユーザについては、ステップＳ１３０４と同様の処理を実行する。一部のユーザでも実在しなければ、ステップＳ１３１０に進み、ＣＰＵ２２は、エラー処理を実行する。

全ての関与ユーザが実在すれば、ステップＳ１７０４に進み、ＣＰＵ２２は、社内のオンラインユーザが担当する作業状態について、ポリシーＩＤを取得する。ステップＳ１７０４の詳細は、ステップＳ１３０５と同様の処理を採用することができる。なお、外部業者等についてのポリシーＩＤの取得は省略される。

図７において説明したように、ポリシー生成要求を受信したワークフローサーバ１５は、選択されたテンプレートデータに基づいて、作業状態ごとにアクセス権の定義情報を生成する。また、生成した各定義情報にはポリシーＩＤが付与される。

図２１は、実施形態に係る作業状態ごとに生成された定義情報の一例を示す図である。とりわけ、２１０１は、作業状態が「課長の承認待ち」である場合の定義情報である。図から「所属部門の課長」がこの作業状態の担当者であることが分るであろう。また、この課長のアクセス権が「承認可」であることも理解できよう。一方。２１１０は、作業状態が「発注先担当者の承認待ち」である場合の定義情報である。この例では、「発注先担当者」は「Ｍａｒｙ」である。また、発注先担当者の承認待ち」では、Ｍａｒｙだけが、承認のアクセス権を有している。さらに、この作業状態では、Ｍａｒｙ以外のユーザのアクセス権は参照に制限されているため、改ざん等を防止できる。

生成された定義情報とそのポリシーＩＤは、アクセス権管理サーバ１６に登録される（Ｓ７１７、Ｓ７１８）。また、作業状態ごとのポリシーＩＤは、ＤＭＳクライアント１３に通知される。

ステップＳ１７０５において、ＣＰＵ２２は、ワークフローによって回覧される電子文書に付与されるポリシー参照テーブルを生成する。ステップＳ１３０７において、ワークフロー用に生成された電子文書がＤＭＳサーバ１２に登録される。

＜ポリシー参照テーブルの生成＞
ステップＳ１７０５の具体例について、さらに図１８を用いて詳細に説明する。ステップＳ１８０１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ２２は、選択されたテンプレートデータを参照し、作業状態の担当者が外部業者等のユーザであるか否かを判定する。たとえば、図１９によれば、第１の作業状態の担当者は「所属部門の課長」であるので社内のユーザであると判定される。この場合は、ステップＳ１８０２に進み、ＣＰＵ２２は、作業状態に対応するポリシーＩＤをポリシー参照テーブルに登録する。このポリシーＩＤは、ワークフローサーバ１５から受信したものであることはいうまでもない。

図２２は、実施形態に係るポリシー参照テーブルの一例を示す図である。ユーザ条件の欄２２００を見ると、外部業者等の担当者に関しては、ユーザＩＤ（例：Ｍａｒｙ、Ｔｏｍ）がユーザ条件として直接的に登録されていることが分る。これは、オフライン状態のＤＭＳクライアント１３からは、ユーザ認証サーバ１４やアクセス権管理サーバ１６にアクセスできないためである。よって、外部業者等のユーザＩＤは、電子文書から直接取得されることになる。なお、社内のオンラインユーザについては、第１の実施形態と同様に、作業状態ごとにポリシーＩＤが登録されている（２２０１）。

外部業者等（オフラインの社内ユーザも含む。）については、アクセス権を表す情報が直接的に登録されている（２２０２）。これも、オフラインでの電子文書の操作を可能ならしめるためである。認証情報へのポインタ２２０３には、外部業者等の認証情報（例：パスワード）のアドレスなどを指し示す情報が格納される。この認証情報は、外部業者等が、電子文書を操作しようとするときに、ＤＭＳクライアント１３によって要求される。たとえば、ユーザＩＤとパスワードの入力要求の如くである。

図２３は、実施形態に係る電子文書の構造の一例を示す図である。第１の実施形態と比較すると、ユーザ認証情報格納領域２３００が追加されていることを理解できよう。この領域２３００には、ユーザ認証サーバ１４から取得した外部業者等の認証情報が格納される。外部業者等の各ユーザの認証情報は、ポリシー参照テーブルのポインタ２２０３によって指し示されている。

ステップＳ１８０１において、図１９における第２、第３の作業状態については、いずれも外部業者等の担当者であると判定される。よって、ステップＳ１８０４に進む。

ステップＳ１８０４において、ＣＰＵ２２は、作業状態に対応する定義情報をテンプレートデータから抽出し、ポリシー参照テーブルに登録する（２２０２）。また、ＣＰＵ２２は、ユーザ認証サーバ１４から取得した外部業者等の担当者のユーザＩＤをユーザ条件の欄２２００に登録する。このユーザＩＤは、電子文書の操作時に入力されるユーザＩＤと比較される。

ステップＳ１８０５において、ＣＰＵ２２は、当該ユーザの認証情報をユーザ認証情報格納領域２３００に格納する。さらに、ＣＰＵ２２は、当該ユーザの認証情報が格納されている場所を指し示すためのポインタを生成し、ポリシー参照テーブルに登録する（２２０３）。その後、ステップＳ１８０３に進む。

ステップＳ１８０３において、ＣＰＵ２２は、ポリシー参照テーブルが完成したか否かを判定する。たとえば、まだ、ポリシーＩＤまたは定義情報が設定されていない作業状態が存在していれば、ステップＳ１８０１に戻る。そして、テンプレートデータにおける次の作業状態について、ステップＳ１８０１以降の処理を再度実行する。

＜オフラインでのワークフロー処理＞
図２４は、実施形態に係るオフラインでのワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。なお、既に説明した箇所には、同一の参照符号が付されている。なお、以下のフローチャートは、他のネットワークに接続されているＤＭＳクライアント１３において実行されるものとして説明する。しかしながら、このフローチャートは、ＤＭＳプログラムよりも簡易なビューワソフトウエアによって実行されてもよい。

ステップＳ２４００において、ＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバ１２と接続可能な状態（オンライン状態）にあるかどうかを判定する。オンライン状態であれば、上述したステップＳ１３０１ないしステップＳ１５０７を実行する。

一方、オフライン状態であれば、ステップＳ２４０２に進み、ＣＰＵ２２は、対象文書の選択処理を実行する。ステップＳ２４０３において、ＣＰＵ２２は、ユーザの認証処理を実行する。たとえば、ＣＰＵ２２は、ユーザＩＤおよびパスワードの入力画面を表示装置２７に表示する。キーボード２５からユーザＩＤおよびパスワードが入力されると、ＣＰＵ２２は、選択された電子文書に格納されているユーザＩＤとパスワードとこれらを比較する。なお、ユーザＩＤは、ポリシー参照テーブルに登録されている。また、パスワードは、ユーザ認証情報格納領域２３００に格納されている。

認証に成功すれば、ステップＳ２４０３に進み、ＣＰＵ２２は、現在の作業状態を特定する。現在の作業状態は、たとえば、作業状態格納領域１１０４に格納されている情報に基づいて判定される。

ステップＳ２４０４において、ＣＰＵ２２は、特定された作業状態に対応する定義情報をポリシー参照テーブルから取得する。図２２で説明したように、外部業者等のアクセス権は、ポリシー参照テーブルに記述されている。

ステップＳ２４０５において、ＣＰＵ２２は、取得した定義情報に応じて、電子文書への操作を制御する。すなわち、定義情報において定義された範囲内での操作をユーザに許可する。

ステップＳ２４０６において、ＣＰＵ２２は、電子文書の作業状態を変更すべきか否かを判定する。たとえば、Ｍａｒｙによる承認処理が実行された場合、ＣＰＵ２２は、作業状態を変更すべきと判定し、ステップＳ２４０７に進む。一方、電子文書が参照されただけの場合、ＣＰＵ２２は、作業状態を変更する必要はないと判定する。作業状態を変更する必要がない場合は、本フローチャートに係る処理を終了する。

ステップＳ２４０７において、ＣＰＵ２２は、電子文書の作業状態を変更する。たとえば、Ｍａｒｙによる承認が終了した場合、ＣＰＵ２２は、Ｔｏｍの承認待ちという作業状態に電子文書を変更する。より具体的に、ＣＰＵ２２は、Ｍａｒｙによる承認済みの情報を作業状態格納領域１１０４に書き込む。ステップＳ２４０８において、ＣＰＵ２２は、作業状態の変更された電子文書を上書き保存する。

ＣＰＵ２２は、次の作業者であるＴｏｍのメールアドレス宛てに、当該電子文書を添付した電子文書を送信してもよい。この場合は、ユーザ認証データには、各ユーザのメールアドレスも格納されているものとする。また、外部業者等のメールアドレスは、ポリシー参照テーブルなどに記述されているものとする。

以上説明したように本実施形態によれば、ＤＭＳクライアント１３は、電子文書の生成時に、各作業状態に対応するアクセス権の定義情報を電子文書などのオブジェクトに直接付与する。また、ＤＭＳクライアント１３は、ワークフローの実行時に、現在の作業状態を特定し、特定された現在の作業状態に対応するアクセス権の定義情報をオブジェクトから読み出す。そして、ＤＭＳクライアント１３は、取得された定義情報に従ったアクセス権に応じて、オブジェクトへの操作を制御する。

このように、アクセス権の定義情報が電子文書に格納されているので、外部業者等（外部業者およびオフラインの社内ユーザなど）であっても、ワークフローに関与することができる。また、作業状態が変更されると、定義情報も変更されるので、改ざん等の不正を防止できる。

また、ＤＭＳクライアント１３は、生成時に、各作業状態におけるオブジェクトを操作すべき操作者の認証情報をオブジェクトに付与する。たとえば、外部業者等のユーザＩＤとパスワードが電子文書に格納される。また、ＤＭＳクライアント１３は、ワークフローの実行時に、現在の作業状態においてオブジェクトを操作すべき操作者の認証情報をオブジェクトから読み出して認証処理を実行する。また、ＤＭＳクライアント１３は、認証処理に成功した操作者が有するアクセス権に応じてオブジェクトへの操作を制御する。

たとえば、認証されなかったユーザは電子文書への操作を禁止されることになる。また、認証に成功したとしても、定義情報によって定義されたアクセス権に応じて操作だけがユーザには許可されることになる。また、認証情報は、電子文書に格納されているので、ＤＭＳサーバ１３と接続できないＰＣであってもワークフローを実行できるようになる。

さらに、ＤＭＳクライアント１３は、オブジェクトを管理するＤＭＳサーバ１２と接続できない場合に、オブジェクトから定義情報を読み出す。すなわち、ＤＭＳクライアント１３は、オンライン状態にあれば、ポリシーＩＤを利用して定義情報を取得するが、オフライン状態にあれば、オブジェクトの定義情報を利用する。これは、不意に、オフライン状態になったとしても、ワークフローを実現できるため、便利であろう。この場合は、オンライン用のポリシー参照テーブルと、オフライン用のポリシー参照テーブルがオブジェクトに格納されることになろう。

［他の実施形態］
以上、様々な実施形態を詳述したが、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。例えば、スキャナ、プリンタ、ＰＣ、複写機、複合機及びファクシミリ装置の如くである。

本発明は、前述した実施形態の各機能を実現するソフトウェアプログラムを、システム若しくは装置に対して直接または遠隔から供給し、そのシステム等に含まれるコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

従って、本発明の機能・処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、上記機能・処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も本発明の一つである。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、記録媒体としては、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

また、プログラムは、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからダウンロードしてもよい。すなわち、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードしてもよいのである。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明の構成要件となる場合がある。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布してもよい。この場合、所定条件をクリアしたユーザにのみ、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報で暗号化されたプログラムを復号して実行し、プログラムをコンピュータにインストールしてもよい。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現されてもよい。なお、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ってもよい。もちろん、この場合も、前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれてもよい。そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ってもよい。このようにして、前述した実施形態の機能が実現されることもある。

実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示す図である。 実施形態に係るＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 実施形態に係るＤＭＳクライアント１３の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 実施形態に係るユーザ認証サーバ１４の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 実施形態に係るワークフローサーバ１５の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 実施形態に係るアクセス権管理サーバ１６の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 実施形態に係るワークフロー用の電子文書の生成処理を示す例示的なシーケンス図である。 実施形態に係るユーザ認証データ４７３の一例を示す図である。 実施形態に係るテンプレートデータの一例を示す図である。 実施形態に係るアクセス権の定義情報の一例を示す図である。 実施形態に係る電子文書の文書構造の一例を示す図である。 実施形態に係るポリシー参照テーブルの一例を示す図である。 実施形態に係るＤＭＳクライアントにおける処理を示す例示的なフローチャートである。 実施形態におけるワークフローの一例を示すシーケンス図である。 実施形態に係るワークフローに関する例示的なフローチャートである。 実施形態に係るポリシーＩＤの特定処理に関する例示的なフローチャートである。 実施形態に係るＤＭＳクライアントにおける処理を示す例示的なフローチャートである。 実施形態に係るポリシー参照テーブルの生成処理を示す例示的なフローチャートである。 実施形態に係るテンプレートデータの他の例を示す図である。 実施形態に係るユーザ認証データの他の例を示す図である。 実施形態に係る作業状態ごとに生成された定義情報の一例を示す図である。 実施形態に係るポリシー参照テーブルの一例を示す図である。 実施形態に係る電子文書の構造の一例を示す図である。 実施形態に係るオフラインでのワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。

Claims (19)

1. 複数の作業状態を有するワークフローに従ってオブジェクトを処理するワークフローシステムであって、
   前記オブジェクトについての作業状態が変更されると、該オブジェクトについて適用されるアクセス権を変更する変更手段と、
   変更された前記アクセス権に従って、前記オブジェクトへの操作を制御する制御手段と
   を含むことを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記変更手段は、
   前記オブジェクトについて、作業状態ごとのアクセス権を定義した定義情報を記憶する記憶手段と、
   現在の作業状態を特定する特定手段と、
   特定された前記現在の作業状態に対応するアクセス権の定義情報を前記記憶手段から取得する取得手段と
   を含み、
   前記制御手段は、取得された前記定義情報に従ったアクセス権に応じて、前記オブジェクトへの操作を制御することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 前記オブジェクトには、各作業状態に対応する前記定義情報を識別するための情報を登録したテーブルが含まれていることを特徴とする請求項２に記載のワークフローシステム。
4. 前記特定手段は、前記オブジェクトに含まれる現在の作業状態を特定するための情報を読み出すことで、現在の作業状態を特定することを特徴とする請求項２または３に記載のワークフローシステム。
5. 現在の作業状態の終了を検出する検出手段と、
   前記終了が検出されると、前記オブジェクトに含まれる現在の作業状態を特定するための情報を次の作業状態を表す情報に書き換える手段と
   含むことを特徴とする請求項４に記載のワークフローシステム。
6. 前記変更手段は、
   現在の作業状態を特定する特定手段と、
   特定された前記現在の作業状態に対応するアクセス権の定義情報を前記オブジェクトから読み出す読出手段と、
   前記制御手段は、取得された前記定義情報に従ったアクセス権に応じて、前記オブジェクトへの操作を制御することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
7. 前記現在の作業状態において前記オブジェクトを操作すべき操作者の認証情報を前記オブジェクトから読み出して認証処理を実行する認証手段をさらに含み、
   前記制御手段は、前記認証処理に成功した操作者が有するアクセス権に応じて、前記オブジェクトへの操作を制御することを特徴とする請求項６に記載のワークフローシステム。
8. 前記読出手段は、前記オブジェクトを管理するサーバと接続できない場合に、前記オブジェクトから前記定義情報を読み出すことを特徴とする請求項６または７に記載のワークフローシステム。
9. 複数の作業状態を有するワークフローに従って処理されるオブジェクトを生成する生成装置であって、
   前記オブジェクトに適用されるワークフローを構成する複数の作業状態において、それぞれ適用されるアクセス権の定義情報を識別するための識別情報を取得する取得手段と、
   取得された前記識別情報を前記オブジェクトに付与する付与手段と
   を含むことを特徴とする生成装置。
10. 前記付与手段は、前記複数の作業状態のうち、現在の作業状態を識別するための情報も前記オブジェクトに付与することを特徴とする請求項９に記載の生成装置。
11. 前記取得手段は、
    前記複数の作業状態の遷移順序と、各作業状態において前記オブジェクトを操作すべき操作者の検索条件との組み合わせを記述した複数のテンプレートから、所望のテンプレートを選択する選択手段と、
    選択された前記テンプレートに応じたアクセス権の定義情報をサーバに登録する登録手段と、
    前記サーバから、前記定義情報の識別情報を受信する受信手段と
    を含む請求項１０に記載の生成装置。
12. 前記操作者の検索条件が、前記ワークフローの起点となる前記オブジェクトの作成者の識別情報とともに使用されることで、前記操作者の固有の識別情報が特定されることを特徴とする請求項１１に記載の生成装置。
13. 前記付与手段は、各作業状態に対応する前記アクセス権の定義情報を前記オブジェクトに付与することを特徴とする請求項９または１０に記載の生成装置。
14. 前記付与手段は、各作業状態における前記オブジェクトを操作すべき操作者の認証情報を前記オブジェクトに付与することを特徴とする請求項１３に記載の生成装置。
15. 前記認証情報は、ワークフローシステムに接続できない外部業者またはオフラインユーザについての認証情報であることを特徴とする請求項１４に記載の生成装置。
16. 複数の作業状態を有するワークフローに従ってオブジェクトを処理するワークフロー処理方法であって、
    前記オブジェクトについての作業状態が変更されると、該オブジェクトについて適用されるアクセス権を変更するステップと、
    変更された前記アクセス権に従って、前記オブジェクトへの操作を制御するステップと
    を含むことを特徴とするワークフロー処理方法。
17. 請求項１６に記載のワークフロー処理方法をコンピュータ上で実行するためのコンピュータプログラム。
18. 複数の作業状態を有するワークフローに従って処理されるオブジェクトを生成するオブジェクト生成方法であって、
    前記オブジェクトに適用されるワークフローを構成する複数の作業状態において、それぞれ適用されるアクセス権の定義情報を識別するための識別情報を取得するステップと、
    取得された前記識別情報を前記オブジェクトに付与するステップと
    を含むことを特徴とするオブジェクト生成方法。
19. 請求項１８に記載のオブジェクト生成方法をコンピュータ上で実行するためのコンピュータプログラム。

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