JP5167662B2 - ワークフロー管理システム - Google Patents

Description

本発明は、ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成するワークフロー管理システムに関する。

ネットワーク上のパーソナルコンピュータを利用したワークフロー管理システムとしては、例えば特許文献１に記載されるものがある。これはサーバ・クライアント方式でコンピュータネットワーク上に構成されたワークフロー管理システムであり、基本的にはコンピュータネットワーク内の処理でワークフローを完遂している。このようなシステムの場合、例えば紙文書がワークフローの一部を構成することは難しく、現在の一般的なオフィスでは大量の紙文書が使用されていることを考慮すると、現実との乖離が激しい。

ワークフローに紙文書を取り入れた例としては、例えば特許文献２に記載されるものがある。これはワークフローの一部に紙文書が取り入れられ、押印等の処理を紙で行うことを許容するシステムである。これは電子文書と紙文書のメディアとしての違いに着目したものであり、両者を並行処理することでメディア間の特性の差異を克服し、ワークフローへの紙文書の取り込みを実現している。このような技術の例としては他にも特許文献３等がある。これらはいずれもルーチンワークを大量に処理するためのものであり、ワークフローの動的な変更には対応しない。

動的にワークフローを決定する方式としては、例えば特許文献４に記載されるものがある。これはワークフローを担う実際の担当者が変更になった場合におけるワークフローの動的定義であるが、ワークフローの定義を役割と実際の担当者という二つのレベルに分けることにより動的性質を達成しているため、予め役割が明らかになっていない場合には適用することができない。

特許文献５に示される技術は、特許文献４と同じく動的にワークフローを定義するためのものであるが、複数のワークフロー実行者がほぼ同時にワークフローの更新を行った場合の対応に特徴がある。これはワークフロー更新のタイミングを一括管理する手段を実装し、時系列でタスクに優先順位を付けることにより、同時更新への対応を実現している。しかし、設定されたタスクの可否に関する判断もしくは正当性の検証は含まれておらず、単に時系列の判断を下しているに過ぎないため、複数の種類の機器の混在するネットワーク上におけるワークフローには対応できない。

これまでのオフィス業務では、紙面に印刷された情報としてファクシミリが広く利用されてきた。複合複写機（プリンタ、スキャナ、ファクシミリ等の機能が統合された機器）やパーソナルコンピュータでのファクシミリ送受信機能の普及に伴い、受信したファクシミリ画像をプリントアウトせずに、電子データのまま画像情報として処理する機能が実用化されてきている。例えば、インターネットファックス（Internet Fax）規格がこれに相当する。

しかしながら、これらの機能では単にファクシミリ情報を画像情報として扱うことができるだけで、電子的に実現されたワークフローに充分組み込まれていなかった。例えば、受信したファクシミリ情報は、画像情報として、パーソナルコンピュータ等の画面上で手動によりワークフロー管理システム上のワークフローに関連付ける必要があった。これは本質的にはファクシミリ機器から得られる諸情報から、ワークフロー管理システムにおける関連ワークフロー、関連タスク等を同定できなかったことに原因がある。

一方、本発明者等は、機器依存性を考慮したワークフローシステム（特許文献６）として、ネットワーク上の複数の画像機器の入出力能力に依存してワークフローの抽象度を調整して表示する等の方法で動的なタスク構成の変更を許す柔軟なワークフローと画像機器との統合を図っている。

これを発展させた、画像機器を利用したワークフロー管理システム（特許文献７）では、ＯＣＲ（Optical Character Reader：光学的文字認識）やウォーターマーキング（画像透かし）を利用したワークフロー技術を提案したが、これはワークフローを構成するタスクの状態を更新するためのものであり、ファクシミリ文書がタスクに関連付けられて管理されるわけではない。

また、タスクは動的に生成されるだけでなく、ユーザによって実行され、その成果物として、電子、紙、両方の文書等が作成される。これらの文書はタスクの成果物なので、タスクと関連付けて管理することが合理的であり、これまでにスキャンツータスク（Scan2Task、Scan To Task）機能として別途特許提案されている。この機能は任意の紙文書をスキャンし、タスクに関連付けて管理することを可能とする。ただし、これは複合複写機等のスキャン機能を利用したものであり、電子情報として送信されたファクシミリ情報をそのまま利用するものではない。一部の現行ファクシミリや、今後主流になる可能性があるインターネットファクシミリ等では、紙への印刷を経なくともディスプレイ画面上での確認等ができるため、紙面への印刷は必ずしも必須ではない。従って、上述したスキャンツータスク機能では対応することができない。
特開２００２−２４５２１４号公報 特開２０００−３４０２号公報 特開平１１−１４３９８０号公報 特開２０００−２５９７３６号公報 特開平８−２２１４８６号公報 特開２００６−２４３８３０号公報 特開２００６−２１５８５３号公報

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、ファクシミリ転送された画像情報を直にワークフローに取り込むことのできるワークフロー管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定するタスク特定手段と、特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する関連情報登録手段と、上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する一覧送信手段と、上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する選択情報受信手段と、受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する関連情報送信手段とを備えるワークフロー管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記タスク特定手段は、受信した画像情報の送信元情報に基づいて上記タスクを特定するようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項２に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記送信元情報が拒否すべきものとして予め登録されている場合に、上記画像情報の登録処理を中断する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１乃至３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記オブジェクト特定手段は、受信した画像情報に含まれるテキスト情報を抽出し、抽出したテキスト情報に基づいて上記オブジェクトを特定するようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムの管理方法であって、ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定する工程と、特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する工程と、上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する工程と、上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する工程と、受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する工程とを備えるワークフロー管理方法として構成することができる。

また、請求項６に記載されるように、ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムの制御プログラムであって、コンピュータを、ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定する手段、特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する手段、上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する手段、上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する手段、受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する手段として機能させるワークフロー管理制御プログラムとして構成することができる。

本発明のワークフロー管理システムにあっては、ファクシミリ転送された画像情報を直にワークフローに取り込むことができ、電子的なワークフローとファクシミリ機器で管理される情報とをシームレスに連携させることができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

＜システム構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。

図１において、ワークフロー管理システム２は、システムを使用するユーザＵ１の操作するＰＣ（Personal Computer）等のクライアント１のブラウザ１１からのアクセスに対してＧＵＩ（Graphical User Interface）を提供するＧＵＩ制御部２１と、既存のタスクモデルおよび／もしくはタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン２２と、処理に必要な情報を保持するデータベース２３と、Ｗｉｋｉ等のＣＭＳ（Contents Management System）からなる協調文書作成システム２４と、電子メールの送受信機能を有する電子メールサブシステム２５と、ファクシミリの送受信機能を有し、ファクシミリ情報を管理するファクシミリサブシステム２６と、ファクシミリの受信画像に対してＯＣＲ等の解析を行ってテキスト情報を抽出する画像処理エンジン２７とを備えている。ファクシミリサブシステム２６は、ユーザＵ２が使用する外部のファクシミリ機器３と接続される。なお、ファクシミリ機器３のユーザＵ２はワークフロー管理システム２のユーザＵ１と同一人である場合も含まれる。

データベース２３には、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報ＤＢ２３１と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルＤＢ２３２と、タスクインスタンスを格納するタスクインスタンスＤＢ２３３と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録ＤＢ２３４と、ユーザおよびユーザの所属するユーザグループの情報を格納する組織情報ＤＢ２３５とを備えている。タスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３は、関連情報ＤＢ２３１に登録された情報とのリンクを持つ。

ＧＵＩ制御部２１は、表示画面を描画するためのレンダリングエンジン２１１と、ユーザＵ１との情報のやり取りを行う入出力制御部２１２とを備えている。

ワークフローエンジン２２は、データベース２３に対して各種の検索を実行する検索エンジン２２１と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部２２２と、データベース２３を参照し、ユーザＵ１とワークフロー管理システム２の動作を監視してワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ２３４に対して行うワークフロー記録部２２７とを備えている。

タスク制御部２２２は、タスクを作成するタスク作成部２２３と、作成されたタスクを実行するタスク実行部２２４と、作業記録ＤＢ２３４の情報を元にユーザＵ１の現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース２３から検索する推測エンジン２２５と、ファクシミリサブシステム２６で受信されるファクシミリの送信元情報もしくは内容に応じて受信画像のタスクへの添付等の所定の処理を行うファクシミリ対応部２２６とを備えている。

ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザＵ１はＧＵＩ制御部２１の入出力制御部２１２を通じてワークフローエンジン２２を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。

ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン２２の検索エンジン２２１は、データベース２３に対して各種の検索を実行する。

ワークフローエンジン２２のタスク制御部２２２は、タスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３を使用し、ユーザＵ１の指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部２２２のタスク作成部２２３は、ユーザＵ１の指示に従ってデータベース２３の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部２２４は、ユーザＵ１の指示に従ってタスクインスタンスＤＢ２３３の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。推測エンジン２２５は、作業記録ＤＢ２３４の情報を元にユーザＵ１の現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース２３から検索する。

ワークフロー記録部２２７は、ユーザＵ１とワークフロー管理システム２の動作を監視し、ワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ２３４に格納する。

本発明に関係する主な機能は以下の２点である。
（１）ファクシミリサブシステム２６から得られる情報を用いて、受信したファクシミリ情報と関連のあるオブジェクト（タスク、ワークフロー、プロジェクト）を特定し、受信したファクシミリ情報を特定したオブジェクトに関連付ける機能。
（２）ファクシミリ情報として発信可能な情報を、システム内のタスク情報を元に生成し、ファクシミリ情報もしくは電子メール情報として発信する機能。

図２はワークフロー管理システム２の実装例を示す図であり、「Web Server」および「J2EE Web Application」がＧＵＩ制御部２１に相当し、「HTML-based Collaborative Documenting System」が協調文書作成システム２４に相当し、「Facsimile」がファクシミリサブシステム２６に相当し、これらがフロントエンド（Frontend）を構成している。すなわち、ユーザＵ１がＷｅｂブラウザ（ブラウザ１１）を用いてシステムにアクセスできるようにWeb serverとＨＴＭＬベースの協調文書作成システムを具備する。また、本実装においてはユーザＵ１がＷｅｂブラウザを用いてシステムにアクセスすることを想定しているため、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要がある。ここではNetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現するものとする。

また、「Workflow Management System」および「Search Engine」がワークフローエンジン２２に相当し、「Image processing Engine」が画像処理エンジン２７に相当し、これらがバックエンド（Backend）を構成している。ワークフロー管理の基本的な機能に関しては従来のシステムと同一であるため、本発明によるシステムにも一般的なワークフロー管理システムのエンジンを用いることができる。また、タスクや関連情報を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリに基づいた検索エンジンを使用することができる。

また、「MySQL」「RDF Repositories」「Doc.Index」「WebDAVrepos.」がデータベース２３に相当し、データレイヤ（Data layer)を構成している。タスク情報および関連情報はＲＤＦリポジトリとして管理されるものとし、関連情報等は文書リポジトリとインデックスサーバにより管理される。前者は図１におけるタスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３に相当し、後者は関連情報ＤＢ２３１に相当する。ユーザ情報と組織情報も同じくＲＤＦリポジトリで実現されるものとする。これらはともに図１における組織情報ＤＢ２３５に相当する。

図３はワークフローの構造例を示す図である。図３において、ルートタスクであるワークフロー（プロジェクト）は任意数のタスクにより構成される。各タスクは更に任意数のサブタスクから構成されることができ、階層化できる。すなわち、ワークフローは複数のタスクを、タスクは複数のサブタスクを持つことができ、それぞれの順序関係（図中で矢印付きの線で表示）などは、一般的なワークフロー管理システムのものと同一である。また、各タスク、サブタスクはそれぞれ関連情報や関連文書を持つことができる。

タスクインスタンスとは、個別に管理される実体としてのタスクを指し、タスクモデルもしくはプロセスタイプとは、タスクインスタンスの雛形となる、より抽象度の高いモデルとしての実体を指す。

図４はタスクインスタンスデータの構造例を示す図であり、「タスク名」「タスクＩＤ」「実行者ＩＤ」「実行者電子メールアドレス」「実行者ファクシミリ番号」「プロジェクトＩＤ」「使用者および時間」「実行日時」「終了日時」「期日」「状態」「使用時間」「関連情報」「実行により作られた情報」「サブタスクに関する情報」「制約条件」「タスクの詳細情報」等の項目を含んでいる。なお、実行者電子メールアドレスや実行者ファクシミリ番号に関する情報は、例えば他のデータ層のデータベースで管理しても良い。また、実行者電子メールアドレスや実行者ファクシミリ番号は複数のエントリを持つことができる。

＜動作＞
図５は実施形態の処理例を示すシーケンス図である。

図５において、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ１０１）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ１０２）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ１０３）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ１０４）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は検索エンジン２２１に対して送信元情報を伴うタスク検索要求を行う（ステップＳ１０５）。そして、検索エンジン２２１はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク検索を行い（ステップＳ１０６）、検索結果としてのタスクリストを取得し（ステップＳ１０７）、タスクリストを要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ１０８）。より具体的には、図４に示したデータ構造を持つ複数のタスク（タスクインスタンス）に対し、送信元情報を検索タームとして「実行者ファクシミリ番号」の項目に対して検索を行い、該当するタスクのリストを得る。

次いで、図５に戻り、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスクリストと受信画像情報を伴う関連文書登録要求を行う（ステップＳ１０９）。これを受け、タスクインスタンスＤＢ２３３は関連情報ＤＢ２３１に対し、指定されたタスクの関連情報として受信画像情報を登録し（ステップＳ１１０）、正常に登録が行われると完了報告を受け取り（ステップＳ１１１）、要求元のワークフローエンジン２２に完了報告を行う（ステップＳ１１２）。

その後、ワークフローエンジン２２はファクシミリサブシステム２６に対して関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためのファクシミリによるメッセージの送信を指示する（ステップＳ１１３）。このメッセージ送信指示にはユーザＵ２のファクシミリ機器３を特定する情報（受信時の送信元情報、図４の実行者ファクシミリ番号）を伴う。

これを受け、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージを送信し（ステップＳ１１４）、ファクシミリ機器３で正常に受信が行われると受信報告を受け取り（ステップＳ１１５）、ワークフローエンジン２２に対してメッセージ送信完了報告を行う（ステップＳ１１６）。ファクシミリ機器３側では受信したメッセージをユーザＵ２が確認する（ステップＳ１１７）。

なお、関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためにファクシミリによるメッセージを送信する場合につき説明したが、ファクシミリ送信に代え、あるいはファクシミリ送信とともに電子メールによりメッセージを送信するようにしてもよい。この場合、電子メールサブシステム２５に対してメールアドレス（図４の実行者電子メールアドレス）を伴うメッセージ送信要求を行うこととなる。

また、ファクシミリ送信を行ってきたユーザＵ２にメッセージ送信を行う場合につき説明したが、当該タスクに関係するその他の者（当該タスク、上位のタスクもしくは再上位のワークフロー（プロジェクト）の作成者、使用者）にもファクシミリおよび／もしくは電子メールでメッセージ送信を行うことができる。

図６は実施形態の他の処理例を示すシーケンス図であり、タスクインスタンスＤＢ２３３内に所定のファクシミリ番号を列挙した拒否リストを設け、広告等のワークフローと関係のないファクシミリ受信を排除するようにしたものである。

図６において、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ２０１）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ２０２）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ２０３）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ２０４）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は検索エンジン２２１に対して送信元情報を伴うタスク検索要求を行い（ステップＳ２０５）、検索エンジン２２１はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク検索を行う（ステップＳ２０６）。この際、タスクインスタンスＤＢ２３３は内部の拒否リストを参照し（ステップＳ２０７）、リスト内のいずれかのエントリに該当するものがある場合は、受信拒否の旨を検索エンジン２２１に報告する（ステップＳ２０８）。検索エンジン２２１は同報告をワークフローエンジン２２に伝え（ステップＳ２０９）、ワークフローエンジン２２は当該ファクシミリ受信情報に対する処理を終了する。

図７は実施形態の他の処理例を示すシーケンス図であり、受信画像を関連付けるタスクを特定するにあたり、送信元情報に加え、受信画像から抽出したテキスト情報を用いることにより、タスク特定の精度を向上させたものである。

図７において、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ３０１）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ３０２）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ３０３）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ３０４）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は画像処理エンジン２７に対して受信画像情報を伴うテキスト情報抽出要求を行う（ステップＳ３０５）。これを受け、画像処理エンジン２７はＯＣＲ等の解析技術により受信画像情報からテキスト情報を抽出し（ステップＳ３０６）、抽出したテキスト情報を要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ３０７）。

次いで、ワークフローエンジン２２は検索エンジン２２１に対して送信元情報と抽出したテキスト情報を伴うタスク検索要求を行う（ステップＳ３０８）。これを受け、検索エンジン２２１は、受け取ったテキスト情報から検索語抽出を行う（ステップＳ３０９）。テキスト情報からの検索語抽出には様々な方法があるが、たとえばＢｒａｉｎＢｏｔ社の提供するソフトウェア商品「ＢｒａｉｎＦｉｌｅｒ」（http://brainbot.com/site3/produkte/brainfiler）のようなアプリケーションを用いることで抽出を行うことができる。

次いで、検索エンジン２２１は送信元情報およびテキスト情報から抽出した検索語に基づいてタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク検索を行い（ステップＳ３１０）、検索結果としてのタスクリストを取得し（ステップＳ３１１）、タスクリストを要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ３１２）。送信元情報に基づくタスク検索は図４に示したタスクインスタンスデータの「実行者ファクシミリ番号」の項目を対象に行う点は前述した通りであるが、テキスト情報から抽出した検索語に基づくタスク検索は、タスクインスタンスデータの全項目を対象とすることができる。なお、無関係なタスクが検索されないよう、「タスク名」「タスクの詳細情報」等の所定の項目に対してのみ検索を行うようにしてもよい。

次いで、図７に戻り、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスクリストと受信画像情報を伴う関連文書登録要求を行う（ステップＳ３１３）。これを受け、タスクインスタンスＤＢ２３３は関連情報ＤＢ２３１に対し、指定されたタスクの関連情報として受信画像情報を登録し（ステップＳ３１４）、正常に登録が行われると完了報告を受け取り（ステップＳ３１５）、要求元のワークフローエンジン２２に完了報告を行う（ステップＳ３１６）。

その後、ワークフローエンジン２２はファクシミリサブシステム２６に対して関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためのファクシミリによるメッセージの送信を指示する（ステップＳ３１７）。このメッセージ送信指示にはユーザＵ２のファクシミリ機器３を特定する情報（受信時の送信元情報、図４の実行者ファクシミリ番号）を伴う。

これを受け、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージを送信し（ステップＳ３１８）、ファクシミリ機器３で正常に受信が行われると受信報告を受け取り（ステップＳ３１９）、ワークフローエンジン２２に対してメッセージ送信完了報告を行う（ステップＳ３２０）。ファクシミリ機器３側では受信したメッセージをユーザＵ２が確認する（ステップＳ３２１）。

なお、関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためにファクシミリによるメッセージを送信する場合につき説明したが、ファクシミリ送信に代え、あるいはファクシミリ送信とともに電子メールによりメッセージを送信するようにしてもよい。この場合、電子メールサブシステム２５に対してメールアドレス（図４の実行者電子メールアドレス）を伴うメッセージ送信要求を行うこととなる。

また、ファクシミリ送信を行ってきたユーザＵ２にメッセージ送信を行う場合につき説明したが、当該タスクに関係するその他の者（当該タスク、上位のタスクもしくは再上位のワークフロー（プロジェクト）の作成者、使用者）にもファクシミリおよび／もしくは電子メールでメッセージ送信を行うことができる。

図８は実施形態の他の処理例を示すシーケンス図であり、タスクに受信画像を関連情報として登録した後、受信画像から抽出したテキスト情報に特定の語句が含まれる場合にワークフローのタスク構成を適宜に変更できるようにしたものである。ワークフローの遂行にあっては、ユーザから入力される文書の種類や内容により後の業務フローが変わってくる場合が多いが、このような構成とすることで自動的に対応を行うことができる。

図８において、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ４０１）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ４０２）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ４０３）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ４０４）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は画像処理エンジン２７に対して受信画像情報を伴うテキスト情報抽出要求を行う（ステップＳ４０５）。これを受け、画像処理エンジン２７はＯＣＲ等の解析技術により受信画像情報からテキスト情報を抽出し（ステップＳ４０６）、抽出したテキスト情報を要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ４０７）。

次いで、ワークフローエンジン２２は検索エンジン２２１に対して送信元情報と抽出したテキスト情報を伴うタスク検索要求を行う（ステップＳ４０８）。これを受け、検索エンジン２２１は、受け取ったテキスト情報から検索語抽出を行う（ステップＳ４０９）。テキスト情報からの検索語抽出には様々な方法があるが、たとえばＢｒａｉｎＢｏｔ社の提供するソフトウェア商品「ＢｒａｉｎＦｉｌｅｒ」（http://brainbot.com/site3/produkte/brainfiler）のようなアプリケーションを用いることで抽出を行うことができる。

次いで、検索エンジン２２１は送信元情報およびテキスト情報から抽出した検索語に基づいてタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク検索を行い（ステップＳ４１０）、検索結果としてのタスクリストを取得し（ステップＳ４１１）、タスクリストを要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ４１２）。送信元情報に基づくタスク検索は図４に示したタスクインスタンスデータの「実行者ファクシミリ番号」の項目を対象に行うが、テキスト情報から抽出した検索語に基づくタスク検索は、タスクインスタンスデータの全項目を対象とすることができる。なお、無関係なタスクが検索されないよう、「タスク名」「タスクの詳細情報」等の所定の項目に対してのみ検索を行うようにしてもよい。

次いで、図８に戻り、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスクリストと受信画像情報を伴う関連文書登録要求を行う（ステップＳ４１３）。これを受け、タスクインスタンスＤＢ２３３は関連情報ＤＢ２３１に対し、指定されたタスクの関連情報として受信画像情報を登録し（ステップＳ４１４）、正常に登録が行われると完了報告を受け取り（ステップＳ４１５）、要求元のワークフローエンジン２２に完了報告を行う（ステップＳ４１６）。

次いで、ワークフローエンジン２２は受信画像から抽出されたテキスト情報に特定の語句が含まれるか否か判断を行い、特定の語句を検出した場合（ステップＳ４１７）、タスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク構成変更を行い（ステップＳ４１８）、正常に処理が行われると完了報告を受け取る（ステップＳ４１９）。

その後、ワークフローエンジン２２はファクシミリサブシステム２６に対して関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためのファクシミリによるメッセージの送信を指示する（ステップＳ４２０）。このメッセージ送信指示にはユーザＵ２のファクシミリ機器３を特定する情報（受信時の送信元情報、図４の実行者ファクシミリ番号）を伴う。

これを受け、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージを送信し（ステップＳ４２１）、ファクシミリ機器３で正常に受信が行われると受信報告を受け取り（ステップＳ４２２）、ワークフローエンジン２２に対してメッセージ送信完了報告を行う（ステップＳ４２３）。ファクシミリ機器３側では受信したメッセージをユーザＵ２が確認する（ステップＳ４２４）。

なお、関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためにファクシミリによるメッセージを送信する場合につき説明したが、ファクシミリ送信に代え、あるいはファクシミリ送信とともに電子メールによりメッセージを送信するようにしてもよい。この場合、電子メールサブシステム２５に対してメールアドレス（図４の実行者電子メールアドレス）を伴うメッセージ送信要求を行うこととなる。

また、ファクシミリ送信を行ってきたユーザＵ２にメッセージ送信を行う場合につき説明したが、当該タスクに関係するその他の者（当該タスク、上位のタスクもしくは再上位のワークフロー（プロジェクト）の作成者、使用者）にもファクシミリおよび／もしくは電子メールでメッセージ送信を行うことができる。

図９Ａおよび図９Ｂは実施形態の他の処理例を示すシーケンス図であり、関連情報の登録が完了したことをユーザＵ２に通知するためにファクシミリ等によるメッセージを送信するだけでなく、タスク関連情報（関連文書）一覧を送信し、その中から選択された関連情報を更に送信するようにしたものである。

図９Ａにおいて、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ５０１）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ５０２）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ５０３）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ５０４）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は画像処理エンジン２７に対して受信画像情報を伴うテキスト情報抽出要求を行う（ステップＳ５０５）。これを受け、画像処理エンジン２７はＯＣＲ等の解析技術により受信画像情報からテキスト情報を抽出し（ステップＳ５０６）、抽出したテキスト情報を要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ５０７）。

次いで、ワークフローエンジン２２は検索エンジン２２１に対して送信元情報と抽出したテキスト情報を伴うタスク検索要求を行う（ステップＳ５０８）。これを受け、検索エンジン２２１は、受け取ったテキスト情報から検索語抽出を行う（ステップＳ５０９）。テキスト情報からの検索語抽出には様々な方法があるが、たとえばＢｒａｉｎＢｏｔ社の提供するソフトウェア商品「ＢｒａｉｎＦｉｌｅｒ」（http://brainbot.com/site3/produkte/brainfiler）のようなアプリケーションを用いることで抽出を行うことができる。

次いで、検索エンジン２２１は送信元情報およびテキスト情報から抽出した検索語に基づいてタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスク検索を行い（ステップＳ５１０）、検索結果としてのタスクリストを取得し（ステップＳ５１１）、タスクリストを要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ５１２）。送信元情報に基づくタスク検索は図４に示したタスクインスタンスデータの「実行者ファクシミリ番号」の項目を対象に行うが、テキスト情報から抽出した検索語に基づくタスク検索は、タスクインスタンスデータの全項目を対象とすることができる。なお、無関係なタスクが検索されないよう、「タスク名」「タスクの詳細情報」等の所定の項目に対してのみ検索を行うようにしてもよい。

次いで、図９Ａに戻り、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対してタスクリストと受信画像情報を伴う関連文書登録要求を行う（ステップＳ５１３）。これを受け、タスクインスタンスＤＢ２３３は関連情報ＤＢ２３１に対し、指定されたタスクの関連情報として受信画像情報を登録し（ステップＳ５１４）、正常に登録が行われると完了報告を受け取り（ステップＳ５１５）、要求元のワークフローエンジン２２に完了報告を行う（ステップＳ５１６）。

次いで、ワークフローエンジン２２は関連情報ＤＢ２３１にタスク関連情報一覧の取得に行き（ステップＳ５１７）、タスク関連情報一覧を取得する（ステップＳ５１８）。

その後、ワークフローエンジン２２はファクシミリサブシステム２６に対してタスク関連情報一覧をユーザＵ２に送付するためのファクシミリによるメッセージの送信を指示する（ステップＳ５１９）。このメッセージ送信指示にはユーザＵ２のファクシミリ機器３を特定する情報（受信時の送信元情報、図４の実行者ファクシミリ番号）を伴う。

これを受け、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージを送信し（ステップＳ５２０）、ファクシミリ機器３で正常に受信が行われると受信報告を受け取り（ステップＳ５２１）、ワークフローエンジン２２に対してメッセージ送信完了報告を行う（ステップＳ５２２）。ファクシミリ機器３側では受信したメッセージをユーザＵ２が確認する（ステップＳ５２３）。図１０はタスク関連情報一覧の例を示す図であり、該当する「タスク名」と「関連情報」が列挙されており、例えば紙に印刷されたものの「送信」欄にチェックを付けて再びファクシミリ送信を行うことで、関連情報の内容自体の取得を要求することができるようになっている。また、紙に印刷しない場合であっても、パーソナルコンピュータ等のスクリーン上からチェックマークを入れ、その内容を再びファクシミリ送信を行うことでも関連情報の内容自体の取得を要求することができる。

その後、図９Ｂにおいて、外部のユーザＵ２がファクシミリ機器３に対して送信対象タスク関連情報を指示するためのファクシミリによるメッセージの送信指示を行うと（ステップＳ５２４）、ファクシミリ機器３はワークフロー管理システム２のファクシミリサブシステム２６に対してメッセージ送信を行い（ステップＳ５２５）、ファクシミリサブシステム２６側で正常に受信が行われると、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対して受信報告を行う（ステップＳ５２６）。その後、ファクシミリサブシステム２６はワークフローエンジン２２に対して送信元情報（ファクシミリ番号）および受信画像情報を含むファクシミリ受信情報を通知する（ステップＳ５２７）。

これを受け、ワークフローエンジン２２は画像処理エンジン２７に対して受信画像情報とタスク関連情報一覧レンダリング情報（タスク関連情報一覧の画像における「関連情報」欄および「送信」欄のレイアウト情報）を伴うテキスト情報抽出要求を行う（ステップＳ５２８）。これを受け、画像処理エンジン２７はＯＣＲ等の解析技術により受信画像情報からテキスト情報を抽出するとともに、タスク関連情報一覧レンダリング情報に基づき、チェックマーク等の位置確認を行い、送信が指示された関連情報を特定し（ステップＳ５２９）、特定した送信対象タスク関連情報リストを要求元のワークフローエンジン２２に返す（ステップＳ５３０）。

次いで、ワークフローエンジン２２は関連情報ＤＢ２３１にタスク関連情報の取得に行き（ステップＳ５３１）、タスク関連情報一を取得する（ステップＳ５３２）。

その後、ワークフローエンジン２２はファクシミリサブシステム２６に対してタスク関連情報をユーザＵ２に送付するためのファクシミリによるメッセージの送信を指示する（ステップＳ５３３）。このメッセージ送信指示にはユーザＵ２のファクシミリ機器３を特定する情報（受信時の送信元情報、図４の実行者ファクシミリ番号）を伴う。

これを受け、ファクシミリサブシステム２６はファクシミリ機器３に対してファクシミリによるメッセージを送信し（ステップＳ５３４）、ファクシミリ機器３で正常に受信が行われると受信報告を受け取り（ステップＳ５３５）、ワークフローエンジン２２に対してメッセージ送信完了報告を行う（ステップＳ５３６）。ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対して送信したタスク関連情報の状態更新を行い（ステップＳ５３７）、正常に処理が完了すると完了報告を受け取る（ステップＳ５３８）。

ファクシミリ機器３側では受信したメッセージをユーザＵ２が確認する（ステップＳ５３９）。

なお、関連情報をユーザＵ２に送信するためにファクシミリによるメッセージを送信する場合につき説明したが、ファクシミリ送信に代え、あるいはファクシミリ送信とともに電子メールによりメッセージを送信するようにしてもよい。この場合、電子メールサブシステム２５に対してメールアドレス（図４の実行者電子メールアドレス）を伴うメッセージ送信要求を行うこととなる。

また、ファクシミリ送信を行ってきたユーザＵ２にメッセージ送信を行う場合につき説明したが、当該タスクに関係するその他の者（当該タスク、上位のタスクもしくは再上位のワークフロー（プロジェクト）の作成者、使用者）にもファクシミリおよび／もしくは電子メールでメッセージ送信を行うことができる。

図１１は検索されたタスク数によりインタラクティブモードでユーザに報告等を行う場合の処理例を示すフローチャートである。すなわち、図５のステップＳ１０９、図７のステップＳ３１９、図８のステップＳ４１９、図９ＡのステップＳ５１９の関連情報登録要求では、その直前のタスク検索で得られたタスクリストのタスクに対して自動的に関連情報登録要求を行っていたが、検索されたタスクに関連情報登録を行うべきでないものが含まれている場合の対応が問題となる。そこで、図１１では検索されたタスク数に応じたユーザとの対話的処理を実現している。図１１は、図５のステップＳ１０８とステップＳ１０９の間、図７のステップＳ３１８とステップＳ３１９の間、図８のステップＳ４１８とステップＳ４１９の間、図９ＡのステップＳ５１８とステップＳ５１９の間に入る処理である。なお、自動処理か手動処理（インタラクティブモード）かは、予めユーザが決めておくか、もしくは、ファクシミリ情報としてシステムに与えることができる。

図１１において、処理を開始すると（ステップＳ６０１）、タスクリストを取得し、タスク数ｎ（０以上の数）を確認する（ステップＳ６０２）。

次いで、タスク数ｎが０であるか否か判断し（ステップＳ６０３）、０である場合（ステップＳ６０３のＹｅｓ）は該当するタスクがない旨をユーザに報告し（ステップＳ６０４）、処理を終了する（ステップＳ６１１）。この場合、その後の関連情報登録は行わない。

また、タスク数ｎが０でない場合（ステップＳ６０３のＮｏ）は、続いて、タスク数ｎが１であるか否か判断し（ステップＳ６０５）、１である場合（ステップＳ６０５のＹｅｓ）はタスクリストにある唯一のタスクをユーザに報告し（ステップＳ６０６）、処理を終了する（ステップＳ６１１）。

また、タスク数ｎが１でない場合（ステップＳ６０５のＮｏ）は、タスクリストをユーザに送信し（ステップＳ６０７）、ユーザからタスク指定があるか否か判断する（ステップＳ６０８）。そして、ユーザからタスク指定がある場合（ステップＳ６０８のＹｅｓ）は選択されたタスクをユーザに報告し（ステップＳ６０９）、処理を終了する（ステップＳ６１１）。

ユーザからタスク指定がない場合（ステップＳ６０８のＮｏ）は、該当するタスクがない旨をユーザに報告し（ステップＳ６１０）、処理を終了する（ステップＳ６１１）。この場合、その後の関連情報登録は行わない。

なお、検索されたタスク数による処理例について説明したが、これ以外にも、例えば予め決められた書式でユーザがタスクを指定することで、関連情報登録の対象となるタスクを限定することができる。

＜総括＞
以上説明したように、本発明の実施形態によれば次のような利点がある。
（１）パーソナルコンピュータ、ワークステーション、プリンタ、ファクス、スキャナ等の機器が接続されたネットワーク上において、電子的なワークフロー（タスク情報）とファクシミリ機器で管理される情報とをシームレスに連携させることができる。
（２）ファクシミリ機器から画像情報、送付元情報、送付先情報等を得ることで、紙面への印刷を経ずに、ファクシミリ転送された画像情報を直にワークフローに取り込むことが可能となる。
（３）ファクシミリで受信した電子情報をそのまま解析することで、紙面への出力を介した場合に生じる情報の欠落を防ぎ、かつ不要な紙の消費を抑えることができる。
（４）タスクに関連付けられている文書をファクシミリ機器を経由して送付することが可能であり、遠隔地でファクシミリ回線のみが利用可能な場合においても、タスクに関連付けられた関連文書をファクシミリを経由して入手することができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。 ワークフロー管理システムの実装例を示す図である。 ワークフローの構造例を示す図である。 タスクインスタンスデータの構造例を示す図である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その１）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その２）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その３）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その４）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その５−１）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その５−２）である。 タスク関連情報一覧の例を示す図である。 検索されたタスク数によりインタラクティブモードでユーザに報告等を行う場合の処理例を示すフローチャートである。

符号の説明

１ クライアント
１１ ブラウザ
２ ワークフロー管理システム
２１ ＧＵＩ制御部
２１１ レンダリングエンジン
２１２ 入出力制御部
２２ ワークフローエンジン
２２１ 検索エンジン
２２２ タスク制御部
２２３ タスク作成部
２２４ タスク実行部
２２５ 推測エンジン
２２６ ファクシミリ対応部
２２７ ワークフロー記録部
２３ データベース
２３１ 関連情報ＤＢ
２３２ タスクモデルＤＢ
２３３ タスクインスタンスＤＢ
２３４ 作業記録ＤＢ
２３５ 組織情報ＤＢ
２４ 協調文書作成システム
２５ 電子メールサブシステム
２５１ 送信サーバ
２５２ 受信サーバ
２５３ グループアドレスマップ
２５４ アドレスマップ
２５５ 情報抽出部
２６ ファクシミリサブシステム
２７ 画像処理エンジン
３ ファクシミリ機器
Ｕ１、Ｕ２ ユーザ

Claims (6)

1. ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、
   ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定するタスク特定手段と、
   特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する関連情報登録手段と、
   上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する一覧送信手段と、
   上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する選択情報受信手段と、
   受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する関連情報送信手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
2. 請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記タスク特定手段は、受信した画像情報の送信元情報に基づいて上記タスクを特定することを特徴とするワークフロー管理システム。
3. 請求項２に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記送信元情報が拒否すべきものとして予め登録されている場合に、上記画像情報の登録処理を中断する手段を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
4. 請求項１乃至３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記タスク特定手段は、受信した画像情報に含まれるテキスト情報を抽出し、抽出したテキスト情報に基づいて上記タスクを特定することを特徴とするワークフロー管理システム。
5. ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムの管理方法であって、
   ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定する工程と、
   特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する工程と、
   上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する工程と、
   上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する工程と、
   受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
6. ワークフロー部品を再利用することでワークフロー実行時に動的にモデルを構成する、複数の階層的なタスクから構成されるワークフローを管理するワークフロー管理システムの制御プログラムであって、
   コンピュータを、
   ファクシミリ機器により受信した画像情報を関連付けるべきワークフロー管理システム内で定義されるタスクを特定する手段、
   特定されたタスクに当該タスクの実行に際して参考にされる関連情報として上記画像情報を関連付けて登録する手段、
   上記ファクシミリ機器に、タスクと当該タスクに対応付けられた関連情報とを一覧にしたタスク関連情報一覧を送信する手段、
   上記ファクシミリ機器から、上記タスク関連情報一覧中の関連情報の選択情報を受信する手段、
   受信した選択情報に基づいて該当する関連情報を上記ファクシミリ機器に送信する手段
   として機能させることを特徴とするワークフロー管理制御プログラム。

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