JP2001319019A

JP2001319019A - ワークフローシステム

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Publication number: JP2001319019A
Application number: JP2001057698A
Authority: JP
Inventors: Hisakatsu Arai; 寿勝荒井; Manabu Sato; 学佐藤
Original assignee: NS Solutions Corp
Current assignee: NS Solutions Corp
Priority date: 2000-03-03
Filing date: 2001-03-02
Publication date: 2001-11-16

Abstract

(57)【要約】【課題】外部に処理を依頼するという内容の業務処理
がワークフローに含まれている場合に、外部から送られ
たデータをワークフローに取り込むことができるワーク
フローシステムを提供する。【解決手段】サーバ３０は、ワークフローに従って外
部に対して処理を依頼するという業務処理を実行すると
きに、所定のコンピュータ端末から電話回線Ｌ₂を介し
て外部にファクスデータを送信させる。また、当該依頼
した処理の結果についてのデータを含むファクス文書と
案件番号とをコンピュータ端末で受信したときに、その
案件番号に基づいて当該外部に依頼した処理が属する案
件に対応するワークフロー及びステータス情報を特定す
る。従って、外部から送られたファクスデータをその特
定したワークフローに取り込み、そのワークフロー及び
ステータス情報に基づいて業務処理を担当者に引き続き
実行させることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば会社内の業
務に関して複数の担当者の間で、コンピュータ端末を利
用して所定の順序でデータを受け渡し、業務処理を実行
させるワークフローシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、例えば会社などの組織内で、
多数の担当者に重要な文書を確実に回覧する必要がある
場合に、その書類を担当者同士で直接受け渡しをするの
ではなく、ワープロなどで電子的な文書データを作成
し、これをコンピュータネットワーク（ＬＡＮ）を利用
して転送することによって、複数の担当者の間を経由さ
せて、所定の業務処理を行わせるワークフローシステム
が実用化されている。

【０００３】かかるワークフローシステムでは、複数の
担当者に文書を送る場合、予め、処理対象の案件の内容
に応じて、送るべき担当者及び各担当者に送る順序、す
なわち、いわゆるワークフローを決めておき、その順序
に従って文書データが転送される。担当者が業務処理を
終了すると、その後のデータの受け渡しについてはシス
テムが自動的に判断する。これにより、作業と作業との
間の繋ぎを自動化し、書類の受け渡しや作業の引き継ぎ
に要する無駄な時間を排除することができる。また、こ
のシステムでは、業務処理の進捗状況を管理する機能を
有し、現在どこまで業務処理が終了したのかを各案件毎
に管理することができる。

【０００４】また、従来のワークフローシステムには、
外部からファクスデータを受け取ったときに、システム
が自動的に立ち上がり、動作を行うものがある。すなわ
ち、外部からの文書について所定の書式を要求してお
り、そのファクス文書の所定の箇所に記載されたコード
等をＯＣＲソフトウエアで読み取り、そのコードの内容
に応じたワークフローを呼び出して、ワークフローシス
テムを起動するものである。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、会社等にお
ける業務には、社内の者だけでなく外部の者を含めたプ
ロセスで成り立つものがある。例えば、見積もり業務で
は、複数の業者に見積もりを依頼し、各業者から見積書
が送られてきたときに、社内の者が、発注する業者を決
定することになる。かかる業務についてもワークフロー
システムで行うことができれば、とても便利である。し
かしながら、従来のシステムでは、上述のように、ファ
クスデータを受け取ったときにワークフローシステムを
立ち上げることができるだけであり、外部からのファク
スデータ等をワークフローに取り込むことはできなかっ
た。このため、外部に処理を依頼するという内容の業務
処理がワークフローに含まれている場合に、外部から送
られたデータをワークフローに取り込むことができるワ
ークフローシステムの実現が望まれている。

【０００６】尚、これを実現するためには、業者の事務
所等に設置されているパーソナルコンピュータともＬＡ
Ｎで接続することが考えられる。しかし、外部のパーソ
ナルコンピュータをワークフローシステムに組み入れる
ことは、外部の者がシステム内に自由自在にアクセスで
きるようになってしまい、セキュリティ上問題がある。
しかも、ソフトウエア管理、情報管理が繁雑になる。ま
た、ワークフローシステムを変更する必要が生じた場
合、ＬＡＮで接続した外部のパーソナルコンピュータの
数が多いと、その変更作業は容易でない。

【０００７】本発明は上記事情に基づいてなされたもの
であり、外部に処理を依頼するという内容の業務処理が
ワークフローに含まれている場合に、外部から送られた
データをワークフローに取り込むことができるワークフ
ローシステムを提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに本発明は、担当者により業務処理が行われる複数の
コンピュータ端末と、前記複数のコンピュータ端末とネ
ットワークで接続され、前記複数のコンピュータ端末を
管理するサーバと、各業務毎に業務処理の流れを定めた
ワークフローを記憶するデータベースとを有し、前記サ
ーバは、ある業務に関する案件が発生したときに、当該
案件に対応する前記ワークフローに従って前記ネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡して業
務処理を実行させるワークフローシステムにおいて、前
記複数のコンピュータ端末のうち少なくとも一つは、公
衆回線を介して外部とデータの通信を行うデータ通信手
段を備え、前記サーバは、各案件毎に、当該案件に対応
する前記ワークフローで定められた各業務処理が、処理
が終了した状態、処理が終了していない状態、及び、業
務処理の内容に外部に対して処理を依頼することが含ま
れている場合には、当該外部に依頼した処理の結果が送
られてくるのを待っている状態のうち、いずれの状態で
あるかを示すステータス情報を管理するステータス管理
手段と、前記ワークフローに従って外部に対して処理を
依頼するという業務処理を実行するときには、前記デー
タ通信手段に、前記公衆回線を介して当該外部へデータ
を、当該外部に依頼する処理がどの案件に属するもので
あるかを識別するための案件識別情報を付して送信さ
せ、一方、外部に依頼した処理の結果についてのデータ
を前記案件識別情報とともに前記公衆回線を介して前記
データ通信手段で受信したときには、前記案件識別情報
に基づいて当該外部に依頼した処理が属する案件に対応
する前記ワークフロー及び前記ステータス情報を特定
し、その特定した前記ワークフロー及び前記ステータス
情報に基づいて業務処理を実行させるワークフロー管理
手段と、を備えることを特徴とするものである。

【０００９】また、上記の目的を達成するために本発明
は、各業務毎に業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実現させる
ためのプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可
能な記録媒体において、各案件毎に、当該案件に対応す
る前記ワークフローで定められた各業務処理が、処理が
終了した状態、処理が終了していない状態、及び、業務
処理の内容に外部に対して処理を依頼することが含まれ
ている場合には、当該外部に依頼した処理の結果が送ら
れてくるのを待っている状態のうち、いずれの状態であ
るかを示すステータス情報を管理する機能と、前記ワー
クフローに従って外部に対して処理を依頼するという業
務処理を実行するときに、所定の前記コンピュータ端末
に、公衆回線を介して当該外部へデータを、当該外部に
依頼する処理がどの案件に属するものであるかを識別す
るための案件識別情報を付して送信させる機能と、外部
に依頼した処理の結果についてのデータを前記案件識別
情報とともに前記公衆回線を介して所定の前記コンピュ
ータ端末で受信したときに、前記案件識別情報に基づい
て当該外部に依頼した処理が属する案件に対応する前記
ワークフロー及び前記ステータス情報を特定し、その特
定した前記ワークフロー及び前記ステータス情報に基づ
いて業務処理を実行させる機能と、を実現させるための
プログラムが記録されたことを特徴とするものである。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下に本発明の第一実施形態につ
いて図面を参照して説明する。図１は本発明の第一実施
形態であるワークフローシステムの概略構成図、図２は
そのワークフローシステムの各コンピュータ端末の概略
ブロック図、図３はそのワークフローシステムのサーバ
の概略ブロック図、図４はそのワークフローシステムに
おいて業務処理の流れ（ワークフロー）の一例を示す概
略図である。

【００１１】かかるワークフローシステムは、企業内に
おける業務に関するデータの流れを管理するものであ
り、図１に示すように、複数のコンピュータ端末１０ａ
₁ ，１０ａ₂ ，・・・，１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・と、サ
ーバ３０と、データベース５０とを備える。各コンピュ
ータ端末１０ａ₁ ，１０ａ₂ ，・・・，１０ｂ₁ ，１０ｂ
₂ ，・・・は、サーバ３０によって管理され、図２に示す
ように、制御部１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、
ＬＡＮボード１４と、モデム１５とを有する。この図２
では、一例としてコンピュータ端末１０ｂ₁ を示してい
る。制御部１１は、サーバ３０からの指示に従った処理
を行う。ＲＡＭ１３は、データを一時記憶するものであ
る。また、ＲＯＭ１２には、制御部１１による処理に必
要な各種のプログラム、例えばファクスソフト等が記録
されている。モデム１５は、ファクシミリの送受信機能
を搭載している。

【００１２】各コンピュータ端末１０ａ₁ ，１０ａ₂ ，
・・・，１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・は、ＬＡＮボード１４
を介して通信回線Ｌ₁ に接続されている。また、複数の
コンピュータ端末１０ａ₁ ，１０ａ₂ ，・・・，１０ｂ
₁ ，１０ｂ₂ ，・・・のうち一部のコンピュータ端末１０
ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・は、モデム１５を介して電話回線
（公衆回線）Ｌ₂ に接続されている。これにより、一部
のコンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・は、外部
のファクシミリ装置８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・との
間でデータを送受信することができる。尚、ＲＯＭ１２
に記録されたファクスソフトには、音声応答機能、すな
わち、外部のファクシミリ装置８０ａ，８０ｂ，８０
ｃ，・・・から呼び出しを受けたときに、そのファクシミ
リ装置８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・に対して所定の音
声データを送信する機能を実現するためのプログラムが
含まれている。

【００１３】サーバ３０は、図３に示すように、制御部
３１と、ＲＯＭ３２と、ＲＡＭ３３と、ＬＡＮボード３
４とを有する。ＲＯＭ３２には、制御部３１による処理
に必要な各種のプログラムが記録されている。ＲＡＭ３
３は、データを一時記憶するものである。サーバ３０
は、ＬＡＮボード３４を介して通信回線Ｌ₁ に接続され
ている。これにより、サーバ３０は、複数のコンピュー
タ端末１０ａ₁ ，１０ａ ₂ ，・・・，１０ｂ₁ ，１０ｂ
₂ ，・・・と通信回線Ｌ₁ により接続され、ネットワーク
（ＬＡＮ）が構築されている。

【００１４】データベース５０には、各業務毎のワーク
フローが記憶されている。ワークフローとは、各業務毎
に、その業務に含まれる業務処理の内容とそれらの業務
処理の順番とを定めたものである。例えば、資材調達、
建築検査等の各業務毎にワークフローが予め定義されて
いる。通常、ワークフローを定義する際には、各業務処
理の内容に応じて担当者を決めている。このため、ワー
クフローを決定すると、どの担当者にどういう順序で業
務処理に関するデータを受け渡すかという経路が定まる
ことになる。

【００１５】サーバ３０の制御部３１は、図３に示すよ
うに、ワークフロー管理部３１ａと、ステータス管理部
３１ｂとを有する。ワークフロー管理部３１ａは、ワー
クフローに従って、ＬＡＮを介して複数の担当者の間で
文書データを受け渡して業務処理を実行させる。このと
き、各担当者には、実体的な文書データが送られるので
はなく、例えば案件番号（案件識別情報）を含んだデー
タが送られる。文書データは、案件番号と関連付けられ
て、データベース５０に記憶されており、ワークフロー
管理部３１ａによって管理される。担当者が用いるコン
ピュータ端末には、文書データのアドレスが送られてい
るだけであり、担当者にとっては、自分のコンピュータ
端末があたかも文書データを持っているかのように見え
る。一の案件について各担当者により業務処理が順次実
行されることにより、当該案件番号と関連付けられた文
書データがどんどん作成されて、データベース５０に蓄
積される。

【００１６】また、案件番号とは、ある業務に関する案
件が発生したときに、その案件に付けられる通し番号の
ことである。一般に、企業ではこの番号を付与する一定
のルールが決められている。このため、かかる案件番号
によって業務が分かり、したがって、ワークフローを特
定することができる。ワークフロー管理部３１ａは、新
たに案件が発生し、案件番号が付与されたとき、あるい
は後述するように、外部のファクシミリ装置８０ａ，８
０ｂ，８０ｃ，・・・から、ファクスデータ及び案件番号
がコンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・に送信さ
れたときには、その案件番号に基づいてワークフローを
特定する。

【００１７】各担当者は、所定のコンピュータ端末を用
いて、自己のＩＤ番号を入力し、文書を作成したり、自
己宛に送られた文書を画面上に表示して所定の処理を行
う。通常、各担当者は自己専用のコンピュータ端末で処
理を行うが、複数の担当者が一のコンピュータ端末を共
同で使用して、それぞれの業務処理を行うようにしても
よい。各担当者が、自己の業務処理が終了したときに、
業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、図４の
例に示すように、サーバ３０は、ワークフローに従って
データを次の担当者に受け渡す。ここで、図４におい
て、丸印はセル、すなわちその時点での処理を表し、矢
印はノード、すなわち処理間の繋がりを表す。

【００１８】図４に示すワークフローは、資材調達の業
務についてのものである。この資材調達という業務に
は、「購入仕様作成」、「業者選定」、「見積依頼」、
「業者決定」、「発注」、「納品」、「検収」、「支
払」等の各処理が含まれる。資材調達に関する案件は、
誰かがある製品を購入したいという要求をしたときに発
生する。「購入仕様作成」処理Ｃ₁ では、その要求者が
購入仕様書を作成する。「業者選定」処理Ｃ₂ では、製
品の購入についての見積もりを依頼しようとする複数の
業者を選定する。ここで、この「業者選定」以降の処理
は、例えば購買部門の担当者によって行われる。

【００１９】「見積依頼」処理Ｃ₃ では、見積依頼書を
作成し、「業者選定」処理Ｃ₂ で選定された複数の業者
に見積依頼書をファクス送信すると共に、各業者からの
見積書を受信する。このため、かかる「見積依頼」に係
る担当者は、通常、電話回線Ｌ₂ に接続されたコンピュ
ータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・を使用することにな
る。また、「業者決定」処理Ｃ₄ では、見積書を送信し
てきた業者の中から、一の業者を決定する。「発注」処
理Ｃ₅ では、注文書を作成し、「業者決定」処理Ｃ₄ で
決定された業者に注文書をファクシミリ送信すると共
に、その業者からの請書を受信する。「納品」処理Ｃ₆
では、発注した製品が搬入されたときに、その日時を確
認する。また、「検収」処理Ｃ₇ では、検収書を作成
し、その検収書を業者にファクシミリ送信すると共に、
その業者からの納品書を受信する。「支払い」処理Ｃ₈
では、業者に対して製品の代金を支払いを行う。

【００２０】かかる資材調達についてのワークフローの
例からも分かるように、一般に、ワークフローに従って
各担当者にデータを受け渡す場合、業務処理の内容によ
っては、外部に対して処理を依頼し、外部の通信機器と
データのやり取りを行うことが必要となる。第一実施形
態では、外部とデータのやり取りをファクス通信により
行うことにしている。このため、処理を依頼する外部の
者（業者）については、予め業者番号（送信者識別情
報）を付与し、各業者毎に、業者番号とその業者のファ
クス番号とをデータベース５０に登録している。かかる
外部に依頼した処理も、ワークフローの一部であるが、
そこで行われる処理自体にはサーバ３０の管理が届かな
い。

【００２１】サーバ３０は、ワークフローに従って処理
を外部の者に依頼するときには、文書データを所定のコ
ンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・から電話回線
Ｌ₂を介してその外部のファクシミリ装置８０ａ，８０
ｂ，８０ｃ，・・・に送信する。外部の者は、受信したフ
ァクス文書の内容に応じて所定の文書を作成し、その作
成した文書を自己のファクシミリ装置８０ａ，８０ｂ，
８０ｃ，・・・から当該コンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０
ｂ₂ ，・・・に送信することになる。サーバ３０は、コン
ピュータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・が外部のファク
シミリ装置８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・から呼び出し
を受けたときに、制御部１１を制御して、外部の者に対
して音声応答により入力指示を与える。この音声応答の
内容には、案件番号その他の必要な情報を入力する旨の
指示が含まれる。サーバ３０は、音声応答に従って入力
された案件番号に基づいて、ワークフローを特定するこ
とができるので、外部の者から送られたファクス文書を
そのワークフローの中に取り込むことができる。

【００２２】こうしてコンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０
ｂ₂ ，・・・で受信した案件番号等についての情報やファ
クスデータは、ＬＡＮを介してサーバ３０に送られる。
サーバ３０は、そのファクスデータを、案件番号等と関
連付けてデータベース５０に記憶する。これにより、例
えば、各案件番号毎に、各担当者が作成した文書及び外
部の者から送られたファクス文書を管理することができ
る。すなわち、サーバ３０は、文書管理システムとして
の機能を備えている。また、業者番号毎に、業者から送
られたファクス文書を管理することにより、業者の実績
管理を行える。

【００２３】サーバ３０のステータス管理部３１ｂは、
ワークフローの起動中、各案件毎にステータス情報を管
理している。このステータス情報は、案件が発生したと
きにデータベース５０内に作成され、その案件について
の処理がすべて終了したときに消去される。図５にステ
ータス情報の一例を示す。この例は、図４に示す資材調
達のワークフローに従って処理が実行される案件につい
てのステータス情報である。ステータス情報は、各業務
処理の進行状況を表すステータスと、各業務処理につい
ての期限とを含むものである。ステータスには、処理が
終了したことを示す「処理済」、まだ処理がされていな
いことを示す「未処理」、外部からのファクス文書の受
信を待っていることを示す「受信待ち」の三つがある。
当然、この「受信待ち」というステータスは、外部とデ
ータのやり取りを行うという内容を含む業務処理だけが
持ち得る。したがって、図４に示す資材調達のワークフ
ローの場合には、「見積依頼」、「発注」及び「検収」
の三つの処理だけが、「受信待ち」のステータスになり
得る。このように、第一実施形態では、「受信待ち」の
ステータスを設けて、外部からのファクス文書の受信待
ちである状態を、未処理の状態と積極的に区別してい
る。

【００２４】ワークフロー管理部３１ａは、ステータス
情報に基づいて、各案件毎に現在どこまで業務処理が進
んでいるのかを把握することができる。特に、「受信待
ち」のステータスを設けて、未処理の状態と積極的に区
別したことにより、例えば、複数の業者に文書を送った
場合に、すべての業者からファクス文書が送られてきた
か否かを判断することができる。また、この場合、業者
からのファクス文書の受信時にその業者番号を管理する
ことにより、どの業者からファクス文書が送られてきた
かを知ることができる。

【００２５】また、ステータス情報に含まれる期限は、
各担当者が文書データを作成する際に入力した期限に関
するデータに基づいて管理される。例えば、図４に示す
資材調達のワークフローでは、見積依頼書を作成する際
に見積書の送付期限が入力されると、ステータス管理部
３１ｂは、その送付期限を認識して、「見積依頼」処理
Ｃ₃ についての期限を管理する。また、ワークフロー管
理部３１ａは、かかる期限を、次の担当者にデータを受
け渡すタイミングとしても利用することができる。尚、
業務処理の種類によっては、その期限が管理されないこ
ともある。

【００２６】次に、第一実施形態のワークフローシステ
ムの動作について説明する。

【００２７】いま、資材調達の業務についての案件が発
生したとする。まず、図４に示すように、「購入仕様作
成」処理Ｃ₁ では、ある製品の購入を要求した者（担当
者）が、所定のコンピュータ端末（例えばコンピュータ
端末１０ａ₁ ）を用い、自分のＩＤ番号を入力すると、
サーバ３０は、そのコンピュータ端末１０ａ₁ の画面上
に新たな案件に関する購入仕様書を表示する。

【００２８】第一実施形態では、ワークフローに従って
各業務処理で作成される文書について、所定の書式を要
求している。図６に購入仕様書の一例を示す。この購入
仕様書には、「案件番号」、「案件名」、「納期」、
「仕様」、「支払条件」、「要求者」、「購買承認」等
の各欄がある。担当者は、所定の欄に必要事項を記載し
て、購入仕様書を作成する。ここでは、一例としてパー
ソナルコンピュータを購入する場合を考えることにす
る。まず、担当者は、企業内で定められたルールに従っ
て「案件番号」を決める。この「案件番号」が決まる
と、サーバ３０は、ワークフロー、すなわち文書データ
がどの担当者にどのような順序で流れていくのかを特定
することができる。次に、「案件名」の欄には、パーソ
ナルコンピュータ購入と記載する。「納期」の欄には、
その製品の希望納品日を記載する。「仕様」の欄には、
この場合、購入希望のパーソナルコンピュータのＣＰＵ
やメモリ等の仕様を記載する。また、「要求者」の欄に
は、製品の購入を要求した者が自己の氏名を記載すると
共に、その認証を行う。

【００２９】「支払条件」の欄には、製品の代金の支払
い方法が記載されるが、この欄は、「購入仕様作成」処
理Ｃ₁ の段階では、記載する必要はなく、例えば「見積
依頼」の担当者が記載する。また、「購買承認」の欄に
は、図４では省略しているが、責任者に購入仕様書が受
け渡されたときに、その責任者が自己の氏名を記載する
と共に、その認証を行う。

【００３０】こうして、購入仕様書の作成が終了し、担
当者が業務処理を終了した旨のコマンドを入力すると、
サーバ３０は、購入仕様書から案件番号を抽出し、その
案件番号に基づいて、データベース５０から所定のワー
クフローを読み出す。そして、次の担当者が所定のコン
ピュータ端末から自分のＩＤ番号を入力したときに、そ
の読み出したワークフローに従い、データをその担当者
に受け渡す。また、このとき、サーバ３０は、当該案件
についてステータス情報を新たに作成する。ここで、当
初のステータス情報では、すべての業務処理のステータ
スは「未処理」となっている。そして、サーバ３０は、
「購入仕様作成」処理Ｃ₁ についてのステータスを「未
処理」から「処理済」に変える。

【００３１】次の「業者選定」の担当者は、購入仕様書
が送られてくると、その内容に応じて複数の業者を選定
する。第一実施形態では、予め各業者毎に業者番号とフ
ァクス番号を登録しており、この「業者選定」処理Ｃ₂
では、選定すべき業者番号を特定する。サーバ３０は、
かかる業務処理を監視し、処理が終了した旨のコマンド
が入力されると、「業者選定」処理Ｃ₂ についてのステ
ータスを「未処理」から「処理済」に変えると共に、ワ
ークフローに従って次の「見積依頼」の担当者にデータ
を渡す。

【００３２】「見積依頼」の担当者が、所定のコンピュ
ータ端末（例えばコンピュータ端末１０ｂ₁ ）から自分
のＩＤ番号を入力すると、サーバ３０は、まず、そのコ
ンピュータ端末１０ｂ₁ の画面上に見積依頼書の表紙を
表示する。図７に見積依頼書の表紙の一例を示す。かか
る表紙は、「業者選定」処理Ｃ₂ で選定された各業者毎
に複数作成されている。それぞれの表紙には、見積依頼
書というタイトル、選定された業者名、その業者の業者
番号が記載されており、また、見積書の送付期限の欄が
ある。担当者は、この送付期限を記載したり、かかる表
紙に添付されている購入仕様書の内容を確認する。各業
者毎に表紙と購入仕様書とを併せたものが見積依頼書と
なる。また、このとき担当者が記載した送付期限は、サ
ーバ３０によって管理され、ステータス情報の一部とな
る。

【００３３】こうして、担当者による見積依頼書の作成
が終了し、担当者が所定のコマンドを入力すると、サー
バ３０は、各業者毎に、その業者のファクス番号をコン
ピュータ端末１０ｂ₁ に送る。そして、コンピュータ端
末１０ｂ₁ は、各業者のファクシミリ装置を呼び出し
て、見積依頼書を送信する。また、このとき、サーバ３
０は、「見積依頼」処理Ｃ₃ についてのステータスを
「未処理」から「受信待ち」に変えると共に、担当者が
記載した送付期限を「見積依頼」処理Ｃ₃ についての期
限に書き加える。

【００３４】見積依頼書を受け取った各業者は、見積書
を作成することになる。第一実施形態では、一般に、処
理を依頼した外部の者が作成する文書についても、所定
の書式を要求している。図８に見積書の一例を示す。見
積書には、見積書というタイトル、見積書の送り先であ
る担当者名、見積の詳細、見積金額、見積有効期限等を
記載しなければならない。

【００３５】次に、各業者は自己のファクシミリ装置か
らコンピュータ端末１０ｂ₁ のファクス番号を入力す
る。ここで、このファクス番号は、ワークフローシステ
ム専用のものである。通常、送信先のコンピュータ端末
は、業者が受け取った文書を送信したコンピュータ端末
であるが、システム内の他のコンピュータ端末であって
もよい。コンピュータ端末１０ｂ₁ が外部のファクシミ
リ装置から呼び出しを受けると、これを監視していたサ
ーバ３０は、コンピュータ端末１０ｂ₁ にそのファクシ
ミリ装置に対して音声応答による入力指示を行わせる。
業者は、かかる指示に従って入力を行うことになる。
尚、コンピュータ端末１０ｂ₁ ，１０ｂ₂ ，・・・として
は音声応答機能を有するものを用いているが、業者のフ
ァクシミリ装置は通常の電話機能付きファクシミリ装置
でよい。

【００３６】いま、音声応答による入力指示の内容を具
体的に説明する。図９（ａ）は見積書を受け取る際に行
われる音声応答による入力指示の内容を説明するための
図、図１０は外部のファクシミリ装置から呼び出しを受
けたときのコンピュータ端末の動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【００３７】例えば、コンピュータ端末１０ｂ₁ が外部
のファクシミリ装置８０ａから呼び出しを受けたとす
る。サーバ３０は、この呼び出しを認識すると、コンピ
ュータ端末１０ｂ₁ を制御して、そのコンピュータ端末
１０ｂ₁ に図１０のフローに従った処理を実行させる。
まず、コンピュータ端末１０ｂ₁ は、外部のファクシミ
リ装置８０ａに対して音声応答による入力指示を行う
（Ｓ１）。

【００３８】具体的には、図９（ａ）に示すように、コ
ンピュータ端末１０ｂ₁ は、最初に、外部のファクシミ
リ装置８０ａに対し、「案件番号を入力して下さい。」
と音声で指示する。業者は、かかる指示に従い、購入仕
様書に記載されている案件番号を、ファクシミリ装置８
０ａの数字キーを押すことにより入力する。サーバ３０
は、コンピュータ端末１０ｂ₁ を介してその案件番号を
認識し、その案件番号に対応するステータス情報を特定
する。案件番号から、当該呼び出しがどのワークフロー
に対応するものであるかが分かり、また、その特定した
ステータス情報から、「受信待ち」にある業務処理を特
定することにより、当該呼び出しが当該案件のどの業務
処理に関連したものであるかが分かる。このとき、特定
した業務処理の内容に応じて、音声応答で指示すべきそ
の後の事項及びその順番が定まることになる。

【００３９】次に、コンピュータ端末１０ｂ₁ は、外部
のファクシミリ装置８０ａに対し、「業者番号を入力し
て下さい。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に
従い、見積依頼書の表紙に記載されている業者番号を、
ファクシミリ装置８０ａの数字キーを押すことにより入
力する。サーバ３０は、コンピュータ端末１０ｂ₁ を介
してその業者番号を認識することにより、どの業者から
のファクス通信であるかを知ることができる。その後、
コンピュータ端末１０ｂ₁ は、ファクシミリ装置８０ａ
に対し、「見積金額を入力して下さい。」と音声で指示
する。業者は、かかる指示に従い、自己の見積金額を入
力する。最後に、コンピュータ端末１０ｂ₁ は、ファク
シミリ装置８０ａに対し、「見積書をファクスで送って
ください。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に
従い、自己の作成した見積書をファクス送信する。

【００４０】次に、コンピュータ端末１０ｂ₁ は、かか
る音声応答で指示したすべての事項について入力が完了
したと判断すると（Ｓ２）、入力エラーが発生したか否
かを判断する（Ｓ３）。入力エラーが発生した場合は、
コンピュータ端末１０ｂ₁ は、所定のエラー処理を行い
（Ｓ４）、外部のファクシミリ装置８０ａに対しエラー
が発生した旨の信号を送る。これにより、ファクシミリ
装置８０ａには、エラーメッセージが表示される。その
後、ステップＳ１に移行し、コンピュータ端末１０ｂ₁
は、音声応答による入力指示をもう一度やり直す。

【００４１】一方、ステップＳ３の処理において、入力
エラーが発生しておらず、正常に送信された場合には、
コンピュータ端末１０ｂ₁ は、受信確認処理を行う（Ｓ
５）。すなわち、コンピュータ端末１０ｂ₁ は、外部の
ファクシミリ装置８０ａにデータを正常に受信した旨の
信号を送り、これにより、ファクシミリ装置８０ａは、
正常に送られたことを確認することができる。以上で、
図１０のフローが終了する。

【００４２】また、サーバ３０は、こうして業者から送
信された案件番号、業者番号及び見積金額と、見積書の
ファクスデータとを互いに関連付けて、データベース５
０に格納する。そして、案件番号からワークフロー及び
ステータス情報を特定することができ、しかも、そのス
テータス情報から当該ファクス文書がどの業務処理に関
連したものであるかを知ることができるので、サーバ３
０は、かかるファクス文書をワークフローの中に取り込
んで、引き続き業務処理を実行させることができる。

【００４３】サーバ３０は、見積依頼書を送ったすべて
の業者から見積書を送付期限内に受け取った場合には、
最後の業者からの見積書を受け取った時点で、また、す
べての業者から見積書を送付期限内に受け取っていない
が、少なくとも一の業者から見積書を送付期限内に受け
取った場合には、送付期限の経過の時点で、「見積依
頼」処理Ｃ₃ についてのステータスを「受信待ち」から
「処理済」に変える。そして、サーバ３０は、次の「業
者決定」の担当者にデータを受け渡す。一方、いずれの
業者からも見積書を送付期限内に受け取らなかった場合
には、サーバ３０は、送付期限の経過の時点で、例え
ば、「見積依頼」処理Ｃ₃ についてのステータスを「受
信待ち」から「未処理」に変えて、前の「業者選定」の
担当者にデータを戻す。

【００４４】尚、かかるデータ受け渡しのタイミングに
関するルールはシステム管理者が自由に決めることがで
きる。例えば、ある一定数以上の業者からの見積書を送
付期限内に受け取らなかった場合に、前の「業者選定」
の担当者にデータを戻すようにしてもよい。

【００４５】次の「業者決定」の担当者は、各業者から
の見積書の内容を調べ、一の業者を決定する。サーバ３
０は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した旨のコ
マンドが入力されると、「業者決定」処理Ｃ₄ について
のステータスを「未処理」から「処理済」に変えると共
に、ワークフローに従って次の「発注」の担当者にデー
タを渡す。

【００４６】「発注」の業務処理も、上述した「見積依
頼」とほとんど同様に行われる。すなわち、「発注」の
担当者は、まず、所定のコンピュータ端末（例えばコン
ピュータ端末１０ｂ₂ ）を用いて、「業者決定」で決定
された業者に対する発注書を作成する。その後、所定の
コマンドが入力されると、サーバ３０は、その業者のフ
ァクス番号をコンピュータ端末１０ｂ₂ に送る。そし
て、コンピュータ端末１０ｂ₂ は、業者のファクシミリ
装置（例えばファクシミリ装置８０ｂ）を呼び出して、
発注書を送信する。このとき、サーバ３０は、「発注」
処理Ｃ₅ についてのステータスを「未処理」から「受信
待ち」に変える。

【００４７】発注書を受け取った業者は、請書を作成し
て、自己のファクシミリ装置８０ｂからコンピュータ端
末１０ｂ₂ に送信することになる。すなわち、まず、業
者は自己のファクシミリ装置８０ｂからコンピュータ端
末１０ｂ₂ のファクス番号を入力する。コンピュータ端
末１０ｂ₂ が外部のファクシミリ装置８０ｂから呼び出
しを受けると、サーバ３０は、コンピュータ端末１０ｂ
₂ にそのファクシミリ装置８０ｂに対して音声応答によ
る入力指示を行わせる。業者は、かかる指示に従って入
力を行うことになる。

【００４８】ここで、音声応答による入力指示の内容を
具体的に説明する。図９（ｂ）は請書を受け取る際に行
われる音声応答による入力指示を説明するための図であ
る。コンピュータ端末１０ｂ₂ は、最初に、外部のファ
クシミリ装置８０ｂに対し、「案件番号を入力して下さ
い。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に従い、
注文書に記載されている案件番号を入力する。サーバ３
０は、かかる案件番号から、当該呼び出しがどのワーク
フローに対応するものであるかが分かり、また、案件番
号で特定されるステータス情報から、当該呼び出しが当
該案件のどの業務処理に関連したものであるかが分か
る。そして、その業務処理の内容に応じて、音声応答で
指示すべきその後の事項及びその順番が定まる。

【００４９】次に、コンピュータ端末１０ｂ₂ は、ファ
クシミリ装置８０ｂに対し、「業者番号を入力して下さ
い。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に従い、
注文書に記載されている業者番号を入力する。これによ
り、サーバ３０は、ファクスを送信してきた業者を確認
することができる。その後、コンピュータ端末１０ｂ ₂
は、ファクシミリ装置８０ｂに対し、「注文番号を入力
して下さい。」と音声で指示する。業者は、かかる指示
に従い、注文書に記載されている注文番号を入力する。
そして、最後に、コンピュータ端末１０ｂ₂ は、ファク
シミリ装置８０ｂに対し、「請書をファクスで送ってく
ださい。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に従
い、自己の作成した請書をファクシミリ送信する。サー
バ３０は、業者から送信された案件番号、業者番号及び
注文番号と、請書のファクスデータとを互いに関連付け
て、データベース５０に格納する。そして、かかる請書
をワークフローの中に取り込んで、引き続き業務処理を
実行させる。また、サーバ３０は、業者から請書を受け
取ったときに、「発注」処理Ｃ₅ についてのステータス
を「受信待ち」から「処理済」に変える。そして、サー
バ３０は、次の「納品」の担当者にデータを受け渡す。

【００５０】次の「納品」の担当者は、業者から製品が
納められたときに、その納品日の確認等を行う。サーバ
３０は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した旨の
コマンドが入力されると、「納品」処理Ｃ₆ についての
ステータスを「未処理」から「処理済」に変えると共
に、ワークフローに従って次の「検収」の担当者にデー
タを渡す。

【００５１】「検収」の業務処理も、上述した「見積依
頼」とほとんど同様に行われる。すなわち、「検収」の
担当者は、まず、所定のコンピュータ端末（例えばコン
ピュータ端末１０ｂ₂ ）を用いて、検収書を作成する。
その後、所定のコマンドが入力されると、サーバ３０
は、その業者のファクス番号をコンピュータ端末１０ｂ
₂ に送る。そして、コンピュータ端末１０ｂ₂ は、業者
のファクシミリ装置（例えばファクシミリ装置８０ｃ）
を呼び出して、検収書を送信する。このとき、サーバ３
０は、「検収」処理Ｃ₇ についてのステータスを「未処
理」から「受信待ち」に変える。

【００５２】検収書を受け取った業者は、請求書を作成
して、自己のファクシミリ装置８０ｃからコンピュータ
端末１０ｂ₂ に送信することになる。すなわち、まず、
業者は自己のファクシミリ装置８０ｃからコンピュータ
端末１０ｂ₂ のファクス番号を入力する。コンピュータ
端末１０ｂ₂ が外部のファクシミリ装置８０ｃから呼び
出しを受けると、サーバ３０は、コンピュータ端末１０
ｂ₂ にそのファクシミリ装置８０ｃに対して音声応答に
よる入力指示を行わせる。業者は、かかる指示に従って
入力を行うことになる。

【００５３】ここで、音声応答による入力指示の内容を
具体的に説明する。図９（ｃ）は請求書を受け取る際に
行われる音声応答による入力指示を説明するための図で
ある。コンピュータ端末１０ｂ₂ は、最初に、外部のフ
ァクシミリ装置８０ｃに対し、「案件番号を入力して下
さい。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に従
い、検収書に記載されている案件番号を入力する。サー
バ３０は、かかる案件番号から、当該呼び出しがどのワ
ークフローに対応するものであるかが分かり、また、案
件番号で特定されるステータス情報から、当該呼び出し
が当該案件のどの業務処理に関連したものであるかが分
かる。そして、その業務処理の内容に応じて、音声応答
で指示すべきその後の事項及びその順番が定まる。

【００５４】次に、コンピュータ端末１０ｂ₂ は、ファ
クシミリ装置８０ｃに対し、「注文番号を入力して下さ
い。」と音声で指示する。業者は、かかる指示に従い、
検収書に記載されている注文番号を入力する。その後、
コンピュータ端末１０ｂ₂ は、ファクシミリ装置８０ｃ
に対し、「請求書をファクスで送ってください。」と音
声で指示する。業者は、かかる指示に従い、自己の作成
した請求書をファクシミリ送信する。サーバ３０は、業
者から送信された案件番号及び注文番号と、請求書のフ
ァクスデータとを互いに関連付けて、データベース５０
に格納する。そして、かかる請求書をワークフローの中
に取り込んで、引き続き業務処理を実行させる。また、
サーバ３０は、業者から請求書を受け取ったときに、
「検収」処理Ｃ₇ についてのステータスを「受信待ち」
から「処理済」に変える。そして、サーバ３０は、次の
「支払」の担当者にデータを受け渡す。

【００５５】このようにして、ワークフローシステムで
は、ある案件が発生したときに、その案件に対応するワ
ークフローに従って、複数の担当者間にデータが受け渡
されて、業務処理が実行される。

【００５６】第一実施形態のワークフローシステムで
は、サーバが、ワークフローに従って外部に対して処理
を依頼するという業務処理を実行するときに、所定のコ
ンピュータ端末から外部にファクスデータを送信させ、
一方、当該依頼した処理の結果についてのデータを含む
ファクス文書と案件番号とを所定のコンピュータ端末で
受信したときに、その案件番号に基づいて当該外部に依
頼した処理が属する案件に対応するワークフロー及びス
テータス情報を特定する。したがって、外部から送られ
たファクスデータを、その特定したワークフローに取り
込み、そのワークフロー及びステータス情報に基づいて
業務処理を社内の担当者に引き続き実行させることがで
きる。しかも、外部とは電話回線を介してファクスデー
タのやり取りを行うので、外部の者はシステム内に自由
にアクセスすることはできず、セキュリティ上の問題は
生じない。

【００５７】次に、本発明の第二実施形態について説明
する。図１１は本発明の第二実施形態であるワークフロ
ーシステムの概略構成図、図１２はそのワークフローシ
ステムの各コンピュータ端末の概略ブロック図、図１３
はそのワークフローシステムのサーバの概略ブロック図
である。尚、第二実施形態のワークフローシステムにお
いて、上記第一実施形態のものと同一の機能を有するも
のについては、同一の符号を付すことにより、その詳細
な説明を省略する。

【００５８】第二実施形態のワークフローシステムが第
一実施形態のものと異なる主な点は、ワークフローに従
って処理を外部に依頼する際に、外部のパーソナルコン
ピュータと電子メールでデータのやり取りを行う点であ
る。このワークフローシステムは、図１１に示すよう
に、複数のコンピュータ端末１１０ａ，１１０ｂ，・・・
と、サーバ１３０と、データベース１５０とを備える。
各コンピュータ端末１１０ａ，１１０ｂ，・・・は、サー
バ１３０によって管理され、図１２に示すように、制御
部１１１と、ＲＯＭ１１２と、ＲＡＭ１３と、ＬＡＮボ
ード１４と、モデム１１５とを有する。ＲＯＭ１１２に
は、制御部１１１による処理に必要な各種のプログラ
ム、例えば電子メールソフト等が記録されている。ま
た、モデム１１５は、電子メールの送受信機能を搭載し
ている。

【００５９】各コンピュータ端末１１０ａ，１１０ｂ，
・・・は、ＬＡＮボード１４を介して通信回線Ｌ₁ に接続
されている。また、複数のコンピュータ端末１１０ａ，
１１０ｂ，・・・は、モデム１１５を介して公衆回線Ｌ₃
に接続されている。これにより、各コンピュータ端末１
１０ａ，１１０ｂ，・・・は、図示しないメールサーバを
介して、外部のパーソナルコンピュータ１８０ａ，１８
０ｂ，・・・との間で電子メールによりデータを送受信す
ることができる。

【００６０】サーバ１３０は、図１３に示すように、制
御部１３１と、ＲＯＭ１３２と、ＲＡＭ３３と、ＬＡＮ
ボード３４とを有する。ＲＯＭ１３２には、制御部１３
１による処理に必要な各種のプログラムが記録されてい
る。サーバ１３０は、ＬＡＮボード３４を介して通信回
線Ｌ₁ に接続されている。これにより、サーバ１３０
は、複数のコンピュータ端末１１０ａ，１１０ｂ，・・・
と通信回線Ｌ₁ により接続され、ＬＡＮが構築されてい
る。

【００６１】データベース１５０には、各業務毎のワー
クフローが記憶される。また、第二実施形態では、外部
のパーソナルコンピュータとのデータのやり取りを電子
メールで行うため、処理を依頼する外部の者（業者）に
ついては、予め業者番号を付与し、各業者毎に、業者番
号とその業者の電子メールアドレスをデータベース１５
０に登録している。

【００６２】サーバ１３０の制御部１３１は、ワークフ
ロー管理部１３１ａと、ステータス管理部３１ｂとを有
する。ワークフロー管理部１３１ａは、新たに案件が発
生し、案件番号が付与されたとき、あるいは、外部のパ
ーソナルコンピュータ１８０ａ，１８０ｂ，・・・から、
電子メールがコンピュータ端末１１０ａ，１１０ｂ，・・
・に送られてきたときには、電子メールに含まれる案件
番号を認識し、その案件番号に基づいてワークフローを
特定する。そして、そのワークフローに従って、ＬＡＮ
を介して複数の担当者の間で文書データを受け渡して業
務処理を実行させる。

【００６３】次に、第二実施形態のワークフローシステ
ムの動作について説明する。ここでは、図４に示す資材
調達のワークフローにおいて「見積依頼」処理Ｃ₃ を行
う場合を説明する。図１４は「見積依頼」処理Ｃ₃ にお
ける業者とのデータのやり取りを示す図、図１５（ａ）
は業者が受け取った電子メールのメールヘッダ部の一例
を示す図、図１５（ｂ）は「見積依頼」の担当者が受け
取った電子メールのメールヘッダ部の一例を示す図であ
る。

【００６４】「見積依頼」の担当者は、所定のコンピュ
ータ端末（例えばコンピュータ端末１１０ａ）を用い
て、見積依頼書を作成した後、所定のコマンドを入力す
ると、サーバ１３０は、各業者毎に、その業者の電子メ
ールアドレスをコンピュータ端末１１０ａに送る。そし
て、コンピュータ端末１１０ａは、各業者毎の電子メー
ルを自動的に作成して、それぞれの業者に送る。ここ
で、この電子メールには添付ファイルとして見積依頼書
が添付され、また、電子メールの本文には、例えば「下
記、添付した見積依頼書について見積書の作成をお願い
します。尚、案件番号はタイトルに表記してありま
す。」と記載されている。こうして、電子メールが業者
に送られると、サーバ１３０は、「見積依頼」処理Ｃ₃
についてのステータスを「未処理」から「受信待ち」に
変える。

【００６５】ところで、一般に、コンピュータ端末は、
電子メールを送信する際に、電子メールに独自の送信Ｉ
Ｄを付与する。この送信ＩＤは、例えば同じ電子メール
を二回送信すると、それぞれに異なるＩＤを付与するよ
うに当該コンピュータ端末によって管理されているもの
である。第二実施形態では、サーバ１３０は、かかる送
信ＩＤを案件番号と関連付けて管理する機能を有する。

【００６６】こうして、ある業者が自己のパーソナルコ
ンピュータ（例えばパーソナルコンピュータ１８０ａ）
で、「見積依頼」の担当者からの電子メールを受け取る
と、そのパーソナルコンピュータ１８０ａの画面上で
は、電子メールの内容を見ることができる。この電子メ
ールのメールヘッダ部には、図１５（ａ）に示すよう
に、タイトルを表す「Subject 」、あて先アドレスを表
す「To」、送信者アドレスを表す「From」、「Message-
ID」等の各項目が含まれる。具体的には、「Subject 」
の項目には案件番号が、「To」の項目にはその業者の電
子メールアドレスが、「From」の項目には「見積依頼」
の担当者の電子メールアドレスが記載される。ここで、
この担当者の電子メールアドレスは、ワークフローシス
テム専用のものである。また、「Message-ID」の項目に
は上記送信ＩＤが記載される。

【００６７】次に、かかる電子メールを受け取った業者
は、見積書を作成することになる。第二実施形態では、
業者が担当者に送信する電子メールについて、一定のル
ールを定めている。すなわち、電子メールソフトの返信
機能を用いて電子メールを送ること、及び、メールヘッ
ダ部のタイトルには見積金額を記載すること、の二つの
ルールである。

【００６８】業者は、自己のパーソナルコンピュータ１
８０ａを用いて、見積書を作成する。そして、上記ルー
ルに従い、タイトルに見積金額を記載し、添付ファイル
として見積書を選択した後、返信ボタンを押す。これに
より、業者が受け取った電子メールの送信元に、業者が
作成した電子メールが送られる。担当者は、業者からの
電子メールを受け取ると、コンピュータ端末１１０ａの
画面上でその内容を見ることができる。この業者からの
電子メールのメールヘッダ部には、図１５（ｂ）に示す
ように、「Subject 」、「To」、「From」、「In Reply
-To 」、「Message-ID」等の各項目が含まれる。ここ
で、「In Reply-To 」の項目は、返信機能を用いたとき
に電子メールに自動的に付加されるもので、どの電子メ
ールに対する返信であるかを表す。具体的には、「Subj
ect 」の項目には見積金額が、「To」の項目には「見積
依頼」の担当者の電子メールアドレスが、「From」の項
目には業者の電子メールアドレスが記載される。また、
「In Reply-To 」の項目には、「見積依頼」の担当者が
送った電子メールの送信ＩＤが記載される。そして、
「Message-ID」には、パーソナルコンピュータ１８０ａ
が当該電子メールに独自に付与したＩＤが記載される。

【００６９】サーバ１３０は、業者から電子メールが返
信されてきたときには、その電子メールで送られた見積
書のデータをワークフローの中に取り込むために、案件
番号や業者番号等を認識する必要がある。第二実施形態
では、コンピュータ端末１１０ａが業者に電子メールを
送ったときに、サーバ１３０はその送信ＩＤを案件番号
と関連付けて管理すると共に、業者が担当者に電子メー
ルを送るときには、返信機能を使うというルールを採用
している。このため、サーバ１３０は、返信されてきた
電子メールのメールヘッダ部における「In Reply-To 」
の項目に記載されたＩＤに基づいて、案件番号を認識す
ることができる。したがって、サーバ１３０は、かかる
案件番号から、当該電子メールがどのワークフローに対
応するものであるかが分かり、また、案件番号で特定さ
れるステータス情報から、当該電子メールが当該案件の
どの業務処理に関連したものであるかが分かる。

【００７０】また、第二実施形態では、予め各業者毎に
業者番号とその業者の電子メールアドレスを登録してい
る。このため、サーバ１３０は、返信されてきた電子メ
ールのメールヘッダ部における「From」の項目に記載さ
れた電子メールアドレスに基づいて、業者番号を認識
し、当該電子メールがどの業者からのものであるかを知
ることができる。

【００７１】更に、第二実施形態では、業者が担当者に
電子メールを送るときに、メールヘッダ部のタイトルに
見積金額を記載するというルールを採用している。この
ため、サーバ１３０は、返信されてきた電子メールのメ
ールヘッダ部における「Subject 」の項目に記載されて
いる内容を抽出することにより、見積金額を知ることが
できる。尚、電子メールの返信時における「Subject 」
の内容が送信時におけるものと変更されていても何ら問
題はない。返信機能を使って送られた電子メールには、
「In Reply-To 」の項目があるため、コンピュータ端末
１１０ａ側ではどの電子メールに対する返信であるかを
認識することができるからである。

【００７２】第二実施形態のワークフローシステムで
は、サーバが、ワークフローに従って外部に対して処理
を依頼するという業務処理を実行するときに、コンピュ
ータ端末から電子メールで外部にデータを送信させ、一
方、当該依頼した処理の結果についてのデータと案件番
号とを含んだ電子メールを外部から受信したときに、そ
の案件番号に基づいて当該外部に依頼した処理が属する
案件に対応するワークフロー及びステータス情報を特定
する。したがって、外部から送られた電子メールを、そ
の特定したワークフローに取り込み、そのワークフロー
及びステータス情報に基づいて業務処理を社内の担当者
に引き続き実行させることができる。しかも、外部とは
公衆回線を介して電子メールのやり取りを行うことによ
り、例えば外部の者のパーソナルコンピュータをＬＡＮ
で接続して本システムに組み入れる場合に比べて、セキ
ュリティ上の問題が少ない。

【００７３】尚、本発明は上記の各実施形態に限定され
るものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形
が可能である。

【００７４】上記の第一実施形態では、ワークフローに
従って処理を外部に依頼した後、コンピュータ端末が外
部のファクシミリ装置から呼び出しを受けたときに、音
声応答により入力指示を与えることにより、案件番号等
を取得する場合について説明したが、必ずしも音声応答
による入力指示を行う必要はなく、例えば、サーバが、
外部から送られたファクスデータから特徴を抽出し、パ
ターンマッチング等により文字認識を行って、そのデー
タに含まれる案件番号等を取得するようにしてもよい。

【００７５】また、上記の第二実施形態では、処理を外
部の者に電子メールで依頼し、外部の者が電子メールソ
フトの返信機能を用いて電子メールを当該担当者に送る
ことにより、サーバが案件番号等を取得する場合につい
て説明したが、必ずしも返信機能を用いて電子メールを
送る必要はない。例えば、メールヘッダ部のタイトルに
案件番号を記載するというルールを予め定めておけば、
サーバは、そのタイトルに記載された番号を読み取るこ
とにより、案件番号を取得することができる。また、電
子メールの本文中に「案件番号」という文字と共にその
番号を記載するというルールを予め定めておけば、サー
バは、その本文の内容を読み取り、「案件番号」という
文字を見つけたときに、その直後に記載された番号を抽
出することにより、案件番号を取得することができる。
尚、業者番号、見積金額、注文番号等についても同様に
して取得することができる。

【００７６】また、上記の各実施形態では、ワークフロ
ーに従って外部とデータのやり取りを行うとき、外部へ
のデータの送信と外部からのデータの受信とを同一の業
務処理で行う場合について説明したが、例えば、図１６
に示すように、外部へのデータの送信を業務処理Ａで行
い、当該外部からのデータの受信を業務処理Ａと異なる
業務処理Ｂで行うようにしてもよい。この場合、業務処
理Ａにおいて外部へのデータの送信を行うと、その業務
処理Ａのステータスは「未処理」から「処理済」に変わ
ると共に、次の業務処理Ｂのステータスは「未処理」か
ら「受信待ち」に変わる。そして、例えば、業務処理Ｂ
の担当者が所定の処理を実行し、且つ外部からデータが
送られると、業務処理Ｂのステータスは「受信待ち」か
ら「処理済」に切り替わる。実際、一つのコンピュータ
端末で複数の担当者が各業務処理を行う場合にこのよう
なことが起こり得る。

【００７７】更に、上記の各実施形態において、ワーク
フローに従って外部とデータのやり取りを行う場合、例
えば、システム内のコンピュータ端末から外部にファク
スデータを送信し、外部のパーソナルコンピュータから
電子メールでシステム内のコンピュータ端末にデータを
送信するようにしてもよい。また、システム内のコンピ
ュータ端末から電子メールで外部にデータを送信し、外
部のファクシミリ装置やパーソナルコンピュータからシ
ステム内のコンピュータ端末にファクスデータを送信す
るようにしてもよい。

【００７８】尚、本発明は、上記の各実施形態の機能を
実現するプログラムを記録媒体に格納し、コンピュータ
を用いてその記録媒体に格納されたプログラムを読み出
して実行するようにしてもよい。記録媒体としては、フ
ロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光デ
ィスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯ
Ｍ等を用いることができる。

【００７９】また、本発明は、請求項６、請求項７又は
請求項８記載の各機能をコンピュータに実現させるため
のプログラムを含むプログラム・プロダクトであっても
よい。ここで、プログラム・プロダクトというのは、コ
ンピュータ・プログラムだけでなく、プログラムを記録
した記録媒体或いはコンピュータを含むものである。

【００８０】

【発明の効果】以上説明したように本発明のワークフロ
ーシステムによれば、サーバが、ワークフローに従って
外部に対して処理を依頼するという業務処理を実行する
ときに、所定のコンピュータ端末のデータ通信手段に、
公衆回線を介して当該外部へデータを、案件識別情報を
付して送信させ、一方、外部に依頼した処理の結果につ
いてのデータを案件識別情報とともに公衆回線を介して
所定のコンピュータ端末のデータ通信手段で受信したと
きに、その案件識別情報に基づいて当該外部に依頼した
処理が属する案件に対応するワークフロー及びステータ
ス情報を特定する。したがって、外部から送られたデー
タを、その特定したワークフローに取り込み、そのワー
クフロー及びステータス情報に基づいて業務処理を担当
者に引き続き実行させることができる。しかも、外部と
は公衆回線を介してデータのやり取りを行うことによ
り、外部の者はシステム内に自由にアクセスできるわけ
ではないので、セキュリティ上の問題も少ない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第一実施形態であるワークフローシス
テムの概略構成図である。

【図２】そのワークフローシステムの各コンピュータ端
末の概略ブロック図である。

【図３】そのワークフローシステムのサーバの概略ブロ
ック図である。

【図４】そのワークフローシステムにおいて業務処理の
流れ（ワークフロー）の一例を示す概略図である。

【図５】ステータス情報の一例を示す図である。

【図６】購入仕様書の一例を示す図である。

【図７】見積依頼書の表紙の一例を示す図である。

【図８】見積書の一例を示す図である。

【図９】音声応答による入力指示の内容を説明するため
の図である。

【図１０】外部のファクシミリ装置から呼び出しを受け
たときのコンピュータ端末の動作を説明するためのフロ
ーチャートである。

【図１１】本発明の第二実施形態であるワークフローシ
ステムの概略構成図である。

【図１２】そのワークフローシステムの各コンピュータ
端末の概略ブロック図である。

【図１３】そのワークフローシステムのサーバの概略ブ
ロック図である。

【図１４】第二実施形態において図４に示す「見積依
頼」処理における業者とのデータのやり取りを示す図で
ある。

【図１５】（ａ）は業者が受け取った電子メールのメー
ルヘッダ部の一例を示す図、（ｂ）は「見積依頼」の担
当者が受け取った電子メールのメールヘッダ部の一例を
示す図である。

【図１６】ワークフローに従って外部とデータのやり取
りを行うときの業務処理の流れの変形例を説明するため
の図である。

【符号の説明】

１０ａ₁ ，１０ｂ₁ ，１１０ａ，１１０ｂ，・・・コ
ンピュータ端末１１，１１１制御部１２，１１２ＲＯＭ１３ＲＡＭ１４ＬＡＮボード１５，１１５モデム３０，１３０サーバ３１，１３１制御部３１ａ，１３１ａワークフロー管理部３１ｂステータス管理部３２，１３２ＲＯＭ３３ＲＡＭ３４ＬＡＮボード５０，１５０データベース８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・ファクシミリ装置１８０ａ，１８０ｂ，・・・パーソナルコンピュータ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】担当者により業務処理が行われる複数の
コンピュータ端末と、前記複数のコンピュータ端末とネ
ットワークで接続され、前記複数のコンピュータ端末を
管理するサーバと、各業務毎に業務処理の流れを定めた
ワークフローを記憶するデータベースとを有し、前記サ
ーバは、ある業務に関する案件が発生したときに、当該
案件に対応する前記ワークフローに従って前記ネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡して業
務処理を実行させるワークフローシステムにおいて、前記複数のコンピュータ端末のうち少なくとも一つは、
公衆回線を介して外部とデータの通信を行うデータ通信
手段を備え、前記サーバは、各案件毎に、当該案件に対応する前記ワークフローで定
められた各業務処理が、処理が終了した状態、処理が終
了していない状態、及び、業務処理の内容に外部に対し
て処理を依頼することが含まれている場合には、当該外
部に依頼した処理の結果が送られてくるのを待っている
状態のうち、いずれの状態であるかを示すステータス情
報を管理するステータス管理手段と、前記ワークフローに従って外部に対して処理を依頼する
という業務処理を実行するときには、前記データ通信手
段に、前記公衆回線を介して当該外部へデータを、当該
外部に依頼する処理がどの案件に属するものであるかを
識別するための案件識別情報を付して送信させ、一方、
外部に依頼した処理の結果についてのデータを前記案件
識別情報とともに前記公衆回線を介して前記データ通信
手段で受信したときには、前記案件識別情報に基づいて
当該外部に依頼した処理が属する案件に対応する前記ワ
ークフロー及び前記ステータス情報を特定し、その特定
した前記ワークフロー及び前記ステータス情報に基づい
て業務処理を実行させるワークフロー管理手段と、を備えることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】前記ワークフロー管理手段は、前記外部
に依頼した処理の結果についてのデータを前記案件識別
情報とともに前記データ通信手段で受信したときに、前
記外部に依頼した処理の結果についてのデータを前記案
件識別情報と関連付けて前記データベースに記憶させる
ことを特徴とする請求項１記載のワークフローシステ
ム。
【請求項３】前記ワークフロー管理手段は、前記外部
に依頼した処理の結果についてのデータ及び前記案件識
別情報とともに、前記外部に依頼した処理の結果につい
てのデータの送信者を識別するための送信者識別情報を
前記データ通信手段で受信したときに、前記外部に依頼
した処理の結果についてのデータを前記案件識別情報及
び前記送信者識別情報と関連付けて前記データベースに
記憶させることを特徴とする請求項１記載のワークフロ
ーシステム。
【請求項４】前記データ通信手段は、ファクシミリ送
受信機能を有し、外部とファクスデータのやり取りを行
うものであることを特徴とする請求項１、２又は３記載
のワークフローシステム。
【請求項５】前記データ通信手段は、電子メール送受
信機能を有し、電子メールで外部とデータのやり取りを
行うものであることを特徴とする請求項１、２又は３記
載のワークフローシステム。
【請求項６】各業務毎に業務処理の流れを定めたワー
クフローに従って、複数のコンピュータ端末が接続され
たネットワークを介して複数の担当者の間でデータを受
け渡し、業務処理を実行させるワークフローシステムを
実現させるためのプログラムが記録されたコンピュータ
読み取り可能な記録媒体において、各案件毎に、当該案件に対応する前記ワークフローで定
められた各業務処理が、処理が終了した状態、処理が終
了していない状態、及び、業務処理の内容に外部に対し
て処理を依頼することが含まれている場合には、当該外
部に依頼した処理の結果が送られてくるのを待っている
状態のうち、いずれの状態であるかを示すステータス情
報を管理する機能と、前記ワークフローに従って外部に対して処理を依頼する
という業務処理を実行するときに、所定の前記コンピュ
ータ端末に、公衆回線を介して当該外部へデータを、当
該外部に依頼する処理がどの案件に属するものであるか
を識別するための案件識別情報を付して送信させる機能
と、外部に依頼した処理の結果についてのデータを前記案件
識別情報とともに前記公衆回線を介して所定の前記コン
ピュータ端末で受信したときに、前記案件識別情報に基
づいて当該外部に依頼した処理が属する案件に対応する
前記ワークフロー及び前記ステータス情報を特定し、そ
の特定した前記ワークフロー及び前記ステータス情報に
基づいて業務処理を実行させる機能と、を実現させるためのプログラムが記録されたことを特徴
とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項７】前記外部に依頼した処理の結果について
のデータを前記案件識別情報とともに所定の前記コンピ
ュータ端末で受信したときに、前記外部に依頼した処理
の結果についてのデータを前記案件識別情報と関連付け
て前記データベースに記憶させる機能を実現させるため
のプログラムが記録されたことを特徴とする請求項６記
載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項８】前記外部に依頼した処理の結果について
のデータ及び前記案件識別情報とともに、前記外部に依
頼した処理の結果についてのデータの送信者を識別する
ための送信者識別情報を所定の前記コンピュータ端末で
受信したときに、前記外部に依頼した処理の結果につい
てのデータを前記案件識別情報及び前記送信者識別情報
と関連付けて前記データベースに記憶させる機能を実現
させるためのプログラムが記録されたことを特徴とする
請求項６記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項９】請求項６、請求項７又は請求項８記載の
各機能をコンピュータに実現させるためのプログラム。