JP2006243830A - 画像機器を利用したワークフロー支援システム及びワークフロー検索システム - Google Patents

Abstract

【課題】 安価かつ可搬性に優れ、追記可能などの紙の利便性をワークフロー支援システムで利用することができる、画像機器を利用したワークフロー支援システム及びワークフロー検索システムを提供する。
【解決手段】 ワークフローが起動されると、画像透かし情報を含む画像をデジタル化する。次に原稿データを画像解析手段により解析し、画像透かし情報を読み取り、得られた画像透かしによる情報を用い、ワークフローデータベースを検索して、対応するワークフローに関する情報を取得する。そして、上記の処理で取得した情報を、ユーザが使用するユーザインターフェースに表示し、ユーザはワークフローの操作をワークフロー制御装置に通知する。ワークフロー状態が変化すると、このワークフロー状態の変化をユーザに通知する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、スキャナ、プリンタ等の画像機器を利用して、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、プリンタ、ファクス、スキャナなどの機器が接続されたネットワーク上における、ワークフロー支援システム及びワークフロー検索システムに関する。より詳細には、文書画像の情報を利用し、ワークフローの状態を制御するワークフロー支援システム及び、ワークフローで使用される文書を検索キーとする、動的なワークフロー検索システムワークフロー検索システムに関する。

従来、電子透かしを紙面に印刷する技術に関しては、特許文献１に開示された発明などにより公知である。この発明を含め、いくつかの文献では、電子透かしの印刷としてこの技術を説明しているが、本発明の説明では混乱を避けるため、画像透かしという言葉を使うこととする。以下の従来技術説明では、それぞれの技術説明の原文にしたがって記述するものとする。

また、特許文献２の発明は、不慣れな営業員であっても各顧客に最適の営業活動を実施できる営業支援システムを提供するものである。

また、特許文献３の発明は、順序立てて処理すべき作業を複数個の作業工程に分け、その作業工程の順序と、各作業工程の処理内容と、各作業工程の担当者とを定めて、作業を支援する情報処理システムで、時間経過や状況変化に対応した緊急度を得る情報処理システムを提供するものである。

次に、ネットワーク上のパーソナルコンピュータを利用したワークフロー支援システムを中心とした技術について述べる。この例として、特許文献４に開示された発明などが公知である。

また、特許文献４の発明は、ワークフローの作成作業が容易であり、しかも各担当者が処理を行う都度、次の担当者を選択することが可能なワークフローシステムを提供するものである。

また、ワークフローに紙文書を取り入れた例としては、例えば、特許文献５、特許文献６に開示された発明が公知である。特許文献５の発明は、人事異動によりユーザの上司関係に変更があっても、ワークフローの未着手データに対しては、次作業者が最新の状態で決定できるワークフロー次作業者動的決定方法を提供するものである。

また、特許文献６の発明は、ワークフロー管理システムに関し、全体の運用効率および信頼性に影響を与えることなく、業務遂行途中にあるデータフローの一部を動的に変更できるようにするワークフロー管理システムを提供するものである。

また、動的にワークフローを決定する方式について、従来の技術としては例えば、特許文献７に開示された発明などが公知である。

また、ワークフロー検索システムについては、従来の技術としては例えば、特許文献８、特許文献９に開示された発明などが公知である。

さらに、特許文献１０には、文書の類似度を文書ベクトルの類似度として考え、該文書ベクトルの類似度が近い文書を持つワークフローを検索することを特徴とする発明が開示されている。
特開２００３−１４３３９１号公報 特開２００１−２６８３３６号公報 特開２００３−２３７１８６号公報 特開２００２−２４５２１４号公報 特開２０００−００３４０２号公報 特開平１１−１４３９８０号公報 特開２０００−２５９７３６号公報 特開平９−２０４４５９号公報 特開平７−１２９４４２号公報 特開平１１−０４５２８２号公報

しかし、上述した従来の技術には、以下に述べるような問題がある。

特許文献１，２に記載の発明では、電子透かしの埋め込み方式の変更、及び電子透かしの削除について説明されているが、画像データへの電子透かし技術であり、紙面への印刷を伴うワークフロー制御に使用することはできない。

また、特許文献３に記載の発明は、スキャンした画像中の画像透かし情報を読み取り、印刷可能か否かを判定することを特徴とする。この方式では同時に検出情報のサーバへの通知と認証が行われるが、印刷可否の判定のみで、その判定は印刷品質に影響しない。つまり、印刷可能である場合には原稿がコピー機の能力に従いコピーされるに過ぎない。それゆえ本技術をそのまま動的なワークフローの制御に使用することはできない。

また、特許文献４に記載の発明は、これはサーバ・クライアント方式でコンピュータネットワーク上に構成されたワークフロー支援システムであり、基本的にはコンピュータネットワーク内の処理でワークフローを完遂している。このようなシステムの場合、例えば、紙文書がワークフローの一部を構成することは難しいが、現在の一般的なオフィスでは大量の紙文書が使用されており、現実との乖離が激しい。

これらの従来の発明による技術では、タスク担当者の動的な割り振りは難しく、タスク構成が動的に定義されるワークフロー支援システムに用いることはできない。

また、特許文献５、特許文献６に記載の発明は、ワークフローの一部に紙文書が取り入れられ、押印などの処理を紙で行うことを許容するシステムである。これはメディアとしての電子文書と紙文書の違いに着目したものであり、両者を並行処理することで、メディア間の特性の差異を克服し、上記特性を実現している。しかし、この発明は予め定められたワークフローのタスクの一部として紙文書が使えることであり、動的に定義されるワークフローで使用されるものではなく、またワークフロー定義に紙文書が使用されることを考慮していない。

また、特許文献７に記載の発明は、ワークフローを担う実際の担当者が変更になった場合における、ワークフローの動的定義であるが、ワークフローの定義を、役割と実際の担当者という二つのレベルに分けることにより、動的性質を達成しているため、予め役割が明らかになっていない場合には適用できず、また紙文書の利用についても考慮されていない。

このように従来の技術では、動的に定義されるワークフローにおいて、紙文書を有効に利用することができなかった。

さらに、特許文献８に記載の発明は、付帯情報を利用した情報検索一般について述べたものであるが、ワークフローにおける利用を考えたものではなく、データベースを利用した情報共有について述べているに過ぎない。それゆえワークフロー特有の問題である、ワークフロー類似性の定義の困難を解消することができず、類似ワークフローの検索に用いることはできない。特許文献９に記載の発明は、これと同様の問題を有する。

また、特許文献１０に記載の発明は、ワークフローは予め定義されていることが前提となっている。それゆえタスク構成が動的に定義されるワークフローにおいて重要である、ワークフローの更新履歴や、どのタスクで利用された文書であるのか、などに関する情報を利用できない。このため動的に定義されるワークフローにおいては十分な検索性能を発揮できない。

ここまでで見たように、動的にタスク構成が定義されるワークフローに対して、ワークフローの類似性を的確に定義し、検索することが、従来の技術では難しかった。

以上、上述したように、従来のワークフロー支援システムでは、紙面へのプリントアウトは主に情報の出力として用いられており、紙に記載の情報を入力として扱うことが難しかった。この困難により、情報サイクルが遮断され、紙の利便性をワークフロー支援システムで十分に利用することができなかった。

また、従来のワークフロー支援システムでは、以前に使用されたワークフローをベストプラクティスとして、再利用することが難しかった。この理由は以前に使用されたワークフローを検索する有効な手段がなかったためである。この問題は特に、動的に変化するワークフロー（以下では動的ワークフローと称する）の場合に顕著であり、ワークフロー自体が変化してしまうため、有効な検索手段がなかった。

よって、本発明は、紙面への可視もしくは不可視、記載情報と可分もしくは不可分な状態での情報の埋め込み技術を用いることで、安価かつ可搬性に優れ、追記可能などの紙の利便性を、ワークフロー支援システムで利用することができる、画像機器を利用したワークフロー支援システム及びワークフロー検索システムを提供することを目的としている。

また、本発明は、ワークフローで使用される文書を検索のキーとして用いることで、動的に変化するワークフローにおいても有効な検索能力を提供することができる、画像機器を利用したワークフロー支援システム及びワークフロー検索システムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー支援システムであって、画像透かし技術を用いて紙面に印刷された情報を読み取りデジタルデータ化する手段と、紙面に印刷された情報を文字認識技術を用いてデジタルデータ化する手段と、のうち少なくとも何れか１つを有し、デジタルデータを利用して、ワークフローの構成もしくは状態を変化させるための手段を有することを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、ワークフローのタスク構成を動的に定義するために、現在のワークフロー、若しくは過去の関係するワークフローを印刷・出力する出力手段と、印刷・出力された媒体への書き込みにより、ワークフローのタスク構成の変更を指示する変更指示手段と、変更指示手段による指示をＯＣＲ等の技術によりデジタル化して、ワークフローのタスク構成への反映を行う変更反映手段とをさらに有することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、出力手段により出力された媒体に対する書き込みに、変更反映手段で用いるＯＣＲ等で認識しやすい特定の記号を用いる手段と、特定の記号を含む媒体を読み取る手段とをさらに有することを特徴する。

請求項４に記載の発明は、請求項２に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、ワークフローのタスク構成を動的に定義するために、候補となるいくつかのワークフロータスク構成を印刷・出力し、使用者が印刷・出力への書き込みによって、候補の中から選択する候補を指示することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、ワークフローの構成もしくは状態の変化の結果として、入力画像に含まれる画像透かし情報を編集もしくは除去した画像を、画像機器に表示、もしくは画像機器により印刷することを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、入力画像、もしくは、入力画像に含まれる画像透かし情報を編集もしくは除去した画像を、画像透かし情報を元に編集することを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、デジタルデータ、もしくは、デジタルデータを元にデータベースを検索することによって得られるデータを、画像機器、もしくは、同一のネットワーク上に設置された他の画像機器を用いて印刷することを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、デジタルデータ、もしくは、デジタルデータを元にデータベースを検索することによって得られるデータを、画像機器、もしくは、同一のネットワーク上に設置された他の画像機器に表示することを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システムにおいて、画像機器への表示に対する使用者の操作に基づいて、ワークフローの構成もしくは状態を変化させることを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー検索システムであって、ワークフローにおいて使用もしくは作成される文書の類似度と、文書テンプレートと、文書の格納場所に関する情報と、ワークフローのどのタスクで文書が使用されたかに関する情報とを利用して、文書が使用もしくは作成された他のワークフロー、もしくはワークフローインスタンスが属するワークフロークラスを検索する検索手段を有することを特徴とする。

請求項１１に記載の発明は、タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー検索システムであって、以前に使用されたワークフローを構成するタスクと、タスクの順番と、タスクの構成と、使用される文書に関する情報と、これらの情報の有する初期状態からの変更履歴の類似性を元に、ワークフローを検索することを特徴とする。

請求項１２に記載の発明は、請求項１０に記載の画像機器を利用したワークフロー検索システムにおいて、画像機器は複合機（Multi-Functional Peripheral）等であり、画像機器が有するデータ蓄積装置内の文書を検索することを特徴とする。

請求項１３に記載の発明は、請求項１０に記載の画像機器を利用したワークフロー検索システムにおいて、画像機器の有する印刷・出力手段を使用して、検索の結果を印刷・出力することを特徴とする。

このように、本発明によれば、紙面への可視もしくは不可視、記載情報と可分もしくは不可分な状態での情報の埋め込み技術を用いることで、安価かつ可搬性に優れ、追記可能などの紙の利便性を、ワークフロー支援システムで利用することができる。また、ワークフローで使用される文書を検索のキーとして用いることで、動的に変化するワークフローにおいても有効な検索能力を提供することができる。

以下に、本発明の画像機器を利用したワークフロー支援システム及びワークフロー検索システムにおける実施形態を、図面を用いて説明する。なお、本発明は、以下に述べる実施形態に限定されず、その趣旨を逸脱しない範囲において種々変更が可能である。

［第１の実施の形態］
まず、本実施形態のワークフロー支援システムについて説明する。本実施形態のワークフロー支援システムには、以下の構成要素が必要となる。

１．ワークフロー装置：ワークフローを制御するワークフロー制御装置である。本実施形態においては、該制御装置はＰＣ上のソフトウェアとして実装されるものとするが、これは他の実装を制限するものではない。

２．画像スキャニング装置：紙面に印刷された情報を読み取るためのものである。本実施形態では、複合機（以下ではＭＦＰと称する）のスキャナを用いるものとする。

３．画像解析手段：２．の画像スキャニング装置によりスキャンされた画像を解析し、画像透かし情報を読み取るためのものである。本実施形態では、これはＰＣ上のソフトウェアとして実装されるものとするが、ハードウェア的実装も可能であり、他の実装を制限するものではない。

４．ユーザインタフェース：ワークフローの状態に関する情報をユーザに通知するためのものである。本実施形態では、これはＰＣのディスプレイに示されるものとする。

これらの１．〜４．を含む、本実施形態の構成を示すブロック図が、図１である。すべての機器はネットワークを通じて接続されている。

本実施形態の必須構成要素は、ネットワーク、ワークフロー制御装置、ワークフローにおいてユーザが使用するユーザインターフェースであるが、実際には、ワークフローにおいて使用される機器がこれに加わる。

本実施形態のワークフロー支援システムは、ワークフロー制御装置１と、ワークフローデータベース２と、画像データベース３と、文書データベース４と、機器１（ＰＣ）と、機器２（ＭＦＰ：複合機）と、機器３（Ｓｃａｎｎｅｒ）と、機器４（Ｐｒｉｎｔｅｒ）とを備える。画像データベース２とワークフローデータベース３とはワークフロー制御装置１に接続される。また、ワークフロー制御装置１と、機器１（ＰＣ）と、機器２（ＭＦＰ：複合機）と、機器３（Ｓｃａｎｎｅｒ）と、機器４（Ｐｒｉｎｔｅｒ）とが、ネットワークを介して接続される。

また、本実施形態におけるネットワークとは、オフィスなどで一般的に用いられているＴＣＰ／ＩＰなどに基づいたコンピュータネットワークを想定する。しかしこれは、実際の実装を規定するものではない。

ワークフロー制御装置１は、通常は、パーソナルコンピュータもしくはワークフロー上に実装されるソフトウェアによって構成されるが、他のソフトウェア、ハードウェアによる構成も可能である。

ワークフローにおいてユーザが使用するインタフェースとは、例えば、パーソナルコンピュータを利用する場合の、ディスプレイ、キーボード、マウス等のことを指す。これは、依存する各機器によってその形態が異なることになる。

なお、本実施形態では、ワークフロー制御装置１が、機器１（ＰＣ）上のソフトウェアとして実装され、機器２（Multi-Functional Peripheral（ＭＦＰ）：複合機）が、ワークフロー使用者とのインタフェース、及び紙文書の入出力装置として使用される場合について説明する。

機器２（ＭＦＰ）もしくはネットワーク上の他の機器に実装される、ワークフロー制御装置１は、機器２（ＭＦＰ）の表示画面に、ユーザが行うべきワークフロー構成要素のタスクを表示する。この表示は紙文書へのプリントアウトで代行してもよい。

ユーザは、この表示の中から現在実行するべきタスクを選択し、ワークフロー制御装置１に指示する。紙文書へのプリントアウトを使用する場合には、図３に示すように、プリントアウトされた紙文書に鉛筆等でチェックを加え、機器２（ＭＦＰ）によりスキャンする。機器２（ＭＦＰ）及びワークフロー制御装置１は光学的文字認識技術（ＯＣＲ）等を用いてユーザの指示をデジタルデータ化することになる。

また、上述した１．〜４．の構成と、以下に述べる手順とにより、画像透かしを利用したワークフロー制御システムが実現できる。図２は、本実施形態のワークフロー支援システムの動作を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ１にてワークフローが起動されると、画像入力手段により、画像透かし情報を含む画像をデジタル化する（ステップＳ２）。本実施形態では、該デジタル化はフラットヘッドスキャナで行われるものとするが、例えば、デジタルカメラ等で代用することもできる。デジタル化された画像データを以下では原稿データと称する。

次に原稿データを画像解析手段により解析し、画像透かし情報を読み取る（ステップＳ３）。本実施形態では、画像透かしのアルゴリズムは予め決まっているため、該特定のアルゴリズムに対してデコードができればよい。これには、例えば、特許文献１に記載された方法を用いることができる。

このような解析手段によって得られた画像透かしによる情報を用い、ワークフローデータベースを検索して、対応するワークフローに関する情報を取得する。次に、上記の処理で取得した情報を、ユーザが使用するユーザインターフェースに表示する。そして、ユーザは該ユーザインターフェースを使用し、ワークフローの操作を、ワークフロー制御装置に通知する。

ワークフロー制御装置は、ユーザからの指示に従い、例えば、次のような処理を行う。

（１）原稿データに含まれる画像透かし情報を取り除いたデータをプリントする。これは例えば、特定の空間周波数に画像透かし情報が埋め込まれている場合であれば、帯域遮断フィルタ（Band-Eliminate Filter）を用いて該周波数帯を除くことにより実現できる。

（２）原稿データに対応する画像を画像データベースで検索し、プリントアウトする。これは例えば、画像透かし情報に、原稿データを同定するための情報が含まれている場合に相当する。該原稿データを同定するための情報により、画像データベースを検索することで、対応する画像データを入手し、さらにユーザの指示に従いプリントアウトすることで、本機能は実現される。このプリントアウトは、ネットワークに接続された他の画像機器を通じて行うことも可能である。

（３）原稿データに含まれる画像透かし情報を編集し、該編集済み画像透かし情報を含む原稿データをプリントする。このプリントアウトは、ネットワークに接続された他の画像機器を通じて行うことも可能である。また、これは上記帯域遮断フィルタで処理した画像を、特定空間周波数帯域を変調することで実現できる。

ワークフロー制御装置はこれらのユーザの指定を、ワークフローデータベース内の、ワークフロー情報に反映させる。

ユーザは、紙文書に記載の内容、及び該紙文書の持つ画像透かし情報を利用して、ワークフローの構成を定義することができる。また、ワークフローの状態を変化させることもできる。このワークフロー状態の変化とは、ワークフローを構成するタスクの状態の変化である。

ステップＳ４で、ワークフロー状態が変化すると、ステップＳ５にて、このワークフロー状態の変化をユーザに通知する。例えば、ユーザがいくつかのタスクを終了した際に、該終了に関する情報を、紙文書を用いてワークフロー制御装置に通知することができる。更に、画像透かし情報により、この状態変化が正当なものであることが確認される。

ワークフローのタスク構成の変更時には、例えば、現在のワークフロー、若しくは関連するワークフローをプリントアウトし、該プリントアウトへの書き込みをＯＣＲ等でデジタル化することで達成される。このとき、簡略的手段として、複数のワークフローのタスク構成リストを印刷して、それをユーザに選択させる方式も可能である。

また、他の応用として、原稿画像そのものを変化することも可能である。詳しくは後述するが、例えば、原稿背景に画像透かしが埋め込まれていた場合、上記ワークフローを、該画像透かしを除去するためのワークフローとして設定し、適当な画像処理手段を実装することで、画像透かし情報の削除が可能である。また、該画像透かし情報を元に、原稿を作成したデジタルデータを同定し、該デジタルデータを画像透かしを伴わないで印刷することで、より高品質のプリントアウトを得ることもできる。

また、本実施形態においては、ワークフローをユーザに提示するためのプリントアウトされた紙文書の内容は既知である。したがって、この紙文書への書き込み内容を把握するためのＯＣＲ技術の前処理として、例えば、テンプレートとの照合技術を用いることができる。その結果として、追記部分（例えば、図３においては、タスク１と、タスク２と、タスク３ｂとの下の位置にまたがって表示されているタスク）を取り出すことができる。

また、予めワークフロー構成のための記号を登録しておくことにより、図３の◎印で示された排他的選択（ＸＯＲ）などの構成要素を、効率的に記載することができる。

また、図４に示すように、複数のワークフローのタスク構成候補を紙文書にプリントアウトして、ユーザに選択させることも可能である。これによって、より簡単なワークフローの動的定義を実現することもできる。ユーザはワークフロー番号の前にあるチェックボックスにチェックを入れることで、ワークフローを指定することができる。この場合においても、テンプレートとの照合を用いることで、より効率的にユーザの指定をデジタル化することができる。

このようなワークフロー構成の変更指示をデジタル化した後で、ワークフロー制御装置１はユーザからの指示に従い、ワークフロー状態を変化させ、該変化の内容を機器２（ＭＦＰ）上の表示画面、もしくは機器２（ＭＦＰ）からプリントアウトされた紙文書を用いてユーザに通知する。

このように、本実施形態のワークフロー支援システムの有する機能によれば、タスク構成が動的に変化するワークフローにおいても、ユーザは紙の利便性である、可搬性、安価な表示用メディアなどを享受することができる。

また、本実施形態では、画像透かしのある文書を画像機器に表示・出力、編集することができる。以下に、その動作について説明する。なお、ここでは、ユーザは予め、画像透かしのある紙文書を保持しているものとする。また、ユーザは予め、画像透かし解除のための情報、例えば、パスワードを知っているものとする。

まず、ユーザは、画像透かしのある紙文書を機器２（ＭＦＰ）によりスキャンする。機器２（ＭＦＰ）は画像透かしを検知して、ワークフロー制御装置１に画像透かしに関する情報を通知する。ワークフロー制御装置１は、予め与えられた画像透かしに関する情報から、該画像透かしを解除するために必要なワークフローを機器２（ＭＦＰ）上の表示画面、もしくは機器２（ＭＦＰ）によりプリントアウトされる紙により、ユーザに通知する。

ユーザは、機器２（ＭＦＰ）から通知されたワークフローに従って機器２（ＭＦＰ）を操作することで、画像透かしの解除に必要な情報をワークフロー制御装置１に指示する。ここで、ワークフロー制御装置１は、ユーザからの該情報が、予め与えられた画像透かし情報と一致する場合には、適当な画像操作により、該画像透かし情報を、入力画像から取り除き、機器２（ＭＦＰ）のプリントアウト部から紙出力する。入力画像が画像データベース２に登録されている場合には、画像データベース２上の登録画像を出力してもよい。

また、画像透かし情報が特定空間周波数に埋め込まれている場合、例えば、特開２００２−６４７００号公報に開示された技術などによる場合には、帯域除去フィルタ等を使うことで、画像透かし情報の除去ができる。

以上、本実施形態によれば、紙面への可視もしくは不可視、記載情報と可分もしくは不可分な状態での情報の埋め込み技術を用いることにより、安価かつ可搬性に優れ、追記可能などの紙の利便性を、ワークフロー支援システムで利用することができる。

［第２の実施の形態］
次に、本実施形態のワークフロー検索システムについて説明する。動的に変化するワークフローにおいて、以前のワークフローに関する情報を有効に利用するためには、適当な以前の例を検索する必要がある。したがって、本実施形態のワークフロー検索システムには、以下に記述する５．〜９．の構成が必要である。

５．ワークフローデータベース：ワークフローに関する以下の情報を蓄えるためのものである。
（ア）定義、使用、更新、完了の日時、及び実行者。
（イ）ワークフローの現在の状態。
（ウ）ワークフローにおいて使用された文書に関する情報。これは以下に示す文書データベースへのリンクとして実装することもできる。
（エ）記文書がどのタスクで使用されたかに関する情報。
本実施形態に基づくワークフローデータベースのエントリ例を表１に示す。

６．文書データベース：ワークフローにおいて使用された文書を蓄積するものである。

７．ワークフローを同定する手段：本実施形態では、これは、該ワークフローにおいて使用される文書を検索のためのキーとして用いることになる。一般的にワークフローを含めオフィスにおける業務では、文書がタスクの入出力となることが多いため、使用される文書をワークフロー検索のキーにすることは合理的である。
（ア）文書の類似性を判断する手段。本実施形態では全文検索技術と、テンプレート照合技術を例として示すが、これは実装を制限するものではない。

８．ワークフロー表示手段：検索された以前のワークフローを、ユーザが判別しやすい形で表示するものである。本実施形態では、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）のディスプレイに、以下の情報を表示することで、ワークフローの識別を助ける。この検索機能と表示例を図３に示す。
（ア）ワークフローが定義、使用、更新、完了された日時、及び実行者。
（イ）ワークフローの現在の状態。
（ウ）ワークフローにおいて使用された文書一覧。

９．検索結果絞込み機能：検索結果のワークフロー表示を元に、再度ワークフローを検索するものである。ワークフローデータベースが巨大になると、一回の検索で有効な結果が得られる可能性は低下する。そのため検索結果の絞り込み機能が必要となる。

さらに、更にワークフローの更新履歴情報をワークフローの検索に使用するためには、以前のワークフローに関して、タスク構成の変更履歴を管理するためのデータベースが必要となる。

上述した５．〜９．の構成と後述する手順とにより、動的なワークフローにおいても、有効なワークフロー検索機能が実現できる。

本実施形態のワークフロー検索システムの構成は、図１に示すブロック図と同様のものが適用可能である。今回は、この図１を用いて説明する。本実施形態における必須構成要素は、ネットワーク、ワークフロー制御装置、ワークフローにおいてユーザが使用するインタフェースであるが、実際には、ワークフローにおいて使用される他の機器がこれに加わる。

なお、本実施形態におけるネットワークにおいても、オフィスなどで一般的に用いられているＴＣＰ／ＩＰなどに基づいたコンピュータネットワークを想定する。しかしこれは、実際の実装を規定するものではない。

また、ワークフロー制御装置１は、通常は、パーソナルコンピュータもしくはワークフロー上に実装されるソフトウェアによって構成されるが、他のソフトウェア、ハードウェアによる構成も可能である。

ワークフローにおいてユーザが使用するインタフェースとは、例えば、パーソナルコンピュータを利用する場合の、ディスプレイ、キーボード、マウス等のことを指す。これは、依存する各機器によってその形態が異なることになる。

なお、本実施形態では、ワークフロー制御装置１と、ワークフローデータベース２と、画像データベース３と、文書データベース４と、が、それぞれパーソナルコンピュータ上のソフトウェアとして実装されており、ユーザがこれらを操作することによってワークフローを操作するものとする。以下に、本実施形態のワークフロー検索システムにおける動作について、図６を用いて説明する。

まず、ステップＳ１１にてワークフローが起動されると、ワークフロー制御装置１は、ユーザＩＤ等でユーザを同定後、ユーザの実行するべきワークフローを提示する。

ユーザは、提示されたワークフローと類似のワークフローを探すために、予めワークフロー内に設定された以前の文書例を指定し、当該文書と類似の文書を、文書データベース４において検索するように、ワークフロー制御装置１に指示する。

文書例がない場合等には、ステップＳ１３のように該文書例に含まれると推測される単語を用いて検索することも、ステップＳ１４のように全文検索技術等を用いて文書を検索することもできる。また、検索実行時に、予め文書での検索か単語での検索かを指定しても良い。また、該文書例が使用したと推測される文書テンプレートを、文書検索のために用いてもよい。

ワークフロー制御装置１は、文書データベース２を検索し（ステップＳ１４）、当該文書が見つかった場合には、当該文書が以前に使用されたワークフローを、ワークフローデータベース２において検索する（ステップＳ１５）。

そして、ワークフローデータベース２において、上記条件に合致するワークフローが見つかった場合には、ワークフロー制御装置は当該ワークフローに関する情報をユーザに通知する（ステップＳ１６）。

次に、本実施形態において、ワークフローの状態変化に関する情報によるワークフロー検索について説明する。基本的な構成は図６と同様である。また、すべての機器はネットワークを通じて接続されている。また、本実施形態では、ワークフロー制御装置１、文書データベース４、ワークフローデータベース２が、パーソナルコンピュータ上のソフトウェアとして実装され、ユーザがこれらを操作してワークフローを操作するものとする。

ワークフロー制御装置１は、ユーザＩＤ等でユーザを同定後、ユーザの実行するべきワークフローを提示する。ユーザは、すでにワークフローを構成するいくつかのタスクを終了しているものとする。
また、ユーザは、現時点で必要とされるタスクを検索するため、現在のワークフローの初期状態、および、現在のワークフローが、これまでに辿った変化に関する情報を元に、類似ワークフローを検索するものとする。

ユーザからの類似ワークフロー検索の指示を受け、ワークフロー制御装置１は、現在のワークフローの初期状態、および、変化の情報を、ワークフローデータベース２において検索する。

当該情報がワークフローデータベースに存在する場合には、該情報と類似する他のワークフローを検索する。該初期状態は、例えば、トポロジーの類似性を元に数値化することもできるし、予めいくつかのテンプレートがある場合には該テンプレートの番号等を用いてもよい。

ワークフローの変化に関する情報は、該初期状態の情報に加え、変化が加えられたタスク、変更後のトポロジーの類似性等を用いて数値化することができる。

ワークフローデータベース２において、上記条件に合致するワークフローが見つかった場合には、ワークフロー制御装置１は、当該ワークフローに関する情報をユーザに通知する。

次に、本実施形態の動作を、複合機（図６における機器２（複合機））に適用した場合を説明する。
基本的な必須構成要素等は、上述した実施形態と同様のため、説明を省略する。ただし、本実施形態では、上述した実施形態の構成要素に加えてＭＦＰ（複合機）に内蔵された情報蓄積装置、例えば、メモリやハードディスクドライブなどの内容の検索を行うため、情報蓄積装置を内蔵したＭＦＰを必須構成要素に加えることとする。

ＭＦＰ内部に情報蓄積装置を持つことは公知であり、既に一般製品として広く用いられている。ＭＦＰ内部に情報蓄積装置を持つことにより、情報の入出力実体であるＭＦＰが直接情報の入出力を監視することができるので、効率的にワークフローの管理が行える。

この利点を活用するため、画像データベース３に加え、ワークフローデータベース２も、ＭＦＰ内部の情報蓄積装置に蓄えられているもの俊、ユーザはワークフロー検索のためのユーザインターフェースとしてＭＦＰのコントロールパネルを用いるものとする。
以下では、ユーザシナリオとして本実施形態を説明する。

まず、ワークフロー制御装置１は、ＭＦＰのコントロールパネルにおいて、ユーザＩＤ等でユーザを同定後、ユーザの実行するべきワークフローを該コントロールパネルに提示する。

ユーザは、提示されたワークフローと類似のワークフロー、及び関連情報を探すために、ＭＦＰ内部の情報蓄積装置を検索するものとする。

ワークフロー制御装置１により提示されたワークフローには、予め設定された以前の文書例が設定されているものとする。これはワークフローデータベース２を実現し、各ワークフローにおいて、使用された文書と使用タスクの情報とを保持することによって実現可能である。

ユーザは、該文書のうちから、検索のキーとして適当なものを選択し、選択文書と類似の文書とを、文書データベース４において検索するように、ワークフロー制御装置１に指示する。

文書例がない場合等には、該文書例に含まれると推測される単語、および全文検索技術等を用いて文書を検索することもできる。この場合には以下の２つの実現手段が有効である。
・ＭＦＰのコントロールパネルにおいてソフトキーボード。
・以前の検索に利用された語彙をＭＦＰ内部のデータベースに蓄積し、先方検索技術を用いて適時検索語を示す技術。

ワークフロー制御装置１は、文書データベース４を検索し、当該文書が見つかった場合には、当該文書が以前に使用されたワークフローを、ワークフローデータベース２において検索する。文書例がない場合等には、ワークフローデータベース２内の登録リストを表示させ、その中から類似のワークフローを選択させてもよい。また、このリストをＭＦＰのプリンタ部を用いてプリントアウトしてもよい。

ワークフローデータベース２において、上記条件に合致するワークフローが見つかった場合には、ワークフロー制御装置１は、当該ワークフローに関する情報をＭＦＰのコントロールパネルを通じてユーザに通知する。このとき、ＭＦＰのプリンタ部を用いて検索結果をプリントアウトしてもよい。

ユーザは、複数文書、単語検索との組み合わせで、ワークフロー検索精度を向上させることができる。
ユーザは、検索結果に示される文書を利用して再度検索を行うこともできる。

このようにして、ユーザは、複数文書、単語検索との組み合わせで、ワークフロー検索精度を向上させることができる。また、ユーザは、検索結果に示される文書を利用して再度検索を行うこともできる。

以上、本実施形態によれば、動的に変化するワークフローを支援するシステムに対して、有効なワークフロー検索能力を提供することにより、以前のワークフローをベストプラクティスとして再利用することができる。

本実施形態の構成を示すブロック図である。 本実施形態のワークフロー支援システムの動作を示すフローチャートである。 本実施形態のワークフロー構成における動的な定義に、印刷出力及び書き込みを利用する場合を示す図である。 本実施形態において、複数のワークフロー構成を表示して、ユーザに選択させる選択表示例を示す図である。 本実施形態のワークフロー検索システムの検索機能とその表示の一例を示す図である。 本実施形態のワークフロー検索システムの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ワークフロー制御装置
２ ワークフローデータベース
３ 画像データベース
４ 文書データベース

Claims (13)

1. タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー支援システムであって、
   画像透かし技術を用いて紙面に印刷された情報を読み取りデジタルデータ化する手段と、
   紙面に印刷された情報を文字認識技術を用いてデジタルデータ化する手段と、
   のうち少なくとも何れか１つを有し、
   該デジタルデータを利用して、ワークフローの構成もしくは状態を変化させるための手段を有することを特徴とする画像機器を利用したワークフロー支援システム。
2. ワークフローのタスク構成を動的に定義するために、
   現在のワークフロー、若しくは過去の関係するワークフローを印刷・出力する出力手段と、
   該印刷・出力された媒体への書き込みにより、ワークフローのタスク構成の変更を指示する変更指示手段と、
   該変更指示手段による指示をＯＣＲ等の技術によりデジタル化して、ワークフローのタスク構成への反映を行う変更反映手段とをさらに有する請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
3. 前記出力手段により出力された前記媒体に対する書き込みに、前記変更反映手段で用いるＯＣＲ等で認識しやすい特定の記号を用いる手段と、該特定の記号を含む前記媒体を読み取る手段とをさらに有する請求項２に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
4. ワークフローのタスク構成を動的に定義するために、
   候補となるいくつかのワークフロータスク構成を印刷・出力し、使用者が該印刷・出力への書き込みによって、該候補の中から選択する候補を指示することを特徴とする請求項２に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
5. 前記ワークフローの構成もしくは状態の変化の結果として、入力画像に含まれる画像透かし情報を編集もしくは除去した画像を、前記画像機器に表示、もしくは前記画像機器により印刷することを特徴とする請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
6. 前記入力画像、もしくは、前記入力画像に含まれる画像透かし情報を編集もしくは除去した画像を、該画像透かし情報を元に編集することを特徴とする請求項５に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
7. 前記デジタルデータ、もしくは、前記デジタルデータを元にデータベースを検索することによって得られるデータを、前記画像機器、もしくは、同一のネットワーク上に設置された他の画像機器を用いて印刷することを特徴とする請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
8. 前記デジタルデータ、もしくは、前記デジタルデータを元にデータベースを検索することによって得られるデータを、前記画像機器、もしくは、同一のネットワーク上に設置された他の画像機器に表示することを特徴とする請求項１に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
9. 前記画像機器への表示に対する使用者の操作に基づいて、ワークフローの構成もしくは状態を変化させることを特徴とする請求項８に記載の画像機器を利用したワークフロー支援システム。
10. タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー検索システムであって、
    ワークフローにおいて使用もしくは作成される文書の類似度と、文書テンプレートと、文書の格納場所に関する情報と、ワークフローのどのタスクで該文書が使用されたかに関する情報とを利用して、該文書が使用もしくは作成された他のワークフロー、もしくは該ワークフローインスタンスが属するワークフロークラスを検索する検索手段を有することを特徴とする画像機器を利用したワークフロー検索システム。
11. タスク構成が動的に変化する動的なワークフローの支援システムに、画像機器を利用したワークフロー検索システムであって、
    以前に使用されたワークフローを構成するタスクと、該タスクの順番と、該タスクの構成と、使用される文書に関する情報と、これらの情報の有する初期状態からの変更履歴の類似性を元に、ワークフローを検索することを特徴とする画像機器を利用したワークフロー検索システム。
12. 前記画像機器は複合機（Multi-Functional Peripheral）等であり、
    該画像機器が有するデータ蓄積装置内の文書を検索することを特徴とする請求項１０に記載の画像機器を利用したワークフロー検索システム。
13. 前記画像機器の有する印刷・出力手段を使用して、前記検索の結果を印刷・出力することを特徴とする請求項１０に記載の画像機器を利用したワークフロー検索システム。

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