JP2013045437A - 文書ファイルの差分抽出システム、画像処理装置、文書ファイルの差分抽出方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】２つの文書ファイルの差分抽出範囲を絞ることができ、作業者の差分箇所の確認作業負担を減らすことができる文書ファイルの差分抽出システム等を提供する。
【解決手段】ドキュメント管理サーバ２とネットワーク４を介して接続される画像処理装置１は、第１の文書ファイルの入力手段、第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出して目次を作成する目次作成手段、作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する判定手段、ドキュメント管理サーバ２から、第１の文書ファイルに関連する第２の文書ファイルを取得する取得手段、前記判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出手段、抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置３に送信する制御手段を備える。
【選択図】図１

Description

この発明は、２つの文書ファイルを比較してその差分を抽出可能な文書ファイルの差分抽出システム、該システムに好適に用いられる画像処理装置、前記システムで実行される文書ファイルの差分抽出方法及びプログラムに関する。

同一の文書名であるが発行時期が異なる場合、文書間における変更内容をチェックしたい場合がある。例えば、契約書等の文書において、暫定版として発行された後、正式版が発行されるような場合、担当者は、入手した文書について、前回発行したものとの差分（変更）箇所をチェックし、内容に問題がないこと等の確認を行う場合である。

このような場合、暫定版の文書と正式版の文書を文字認識装置等で読み込んで電子ファイル化し、文書の全文を比較チェックする方法が良く用いられている。

また、特許文献１〜３にも、２つの文書を比較して差分を抽出する装置が提案されている。

特開２００７−２５７３０８号公報 特開２００１−２９７０８０号公報 特開平０８−１３７６４３号公報

しかし、文書の全文の比較チェックを行って差分を抽出する方法では、
・文末の表現（です、ます等）や句読点の有無の修正
・記載順序の変更（内容そのものの変更なし）
・文言レベルの訂正（例えばｗｅｂブラウザをウェブブラウザに変更した場合等）
のような場合も差分として抽出されてしまうため、作業者が確認しなければならない箇所が非常に多くなり、作業者にとって負担となっている。

また、差分結果の出力形態として、差分結果を作業者の端末装置のディスプレイに表示させたり、差分結果を紙にプリントアウトすることが考えられるが、差分箇所が多くなると、エディタ等の表示画面の視認性が悪化したり、プリントアウトする紙の枚数が増えるため、作業者の作業効率が低下するという問題もある。

このような問題は、前記特許文献１〜３に記載の装置を用いた場合も、同様に生じるものであった。

この発明は、このような技術的課題を解決するためになされたものであって、２つの文書ファイルの差分の抽出範囲を必要な箇所に絞ることができ、これにより作業者の差分箇所の確認作業負担を減らすことができる文書ファイルの差分抽出システム及び該システムに好適に用いられる画像処理装置和提供し、さらに前記システムで実行される文書ファイルの差分抽出方法及び画像処理装置のコンピュータに差分抽出処理を実行させるための文書ファイルの差分抽出プログラムの提供を課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）画像処理装置とドキュメント管理サーバがネットワークを介して接続された文書ファイルの差分抽出システムであって、前記画像処理装置は、第１の文書ファイルを入力する入力手段と、前記入力手段により入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成手段と、前記目次作成手段により作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定手段と、前記ドキュメント管理サーバから、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得手段と、前記項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、前記差分抽出手段により抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御手段と、を備え、前記ドキュメント管理サーバは、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段と、画像処理装置からの取得要求に基づいて、前記保存手段に保存されている第２の文書ファイルを前記画像処理装置に送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする文書ファイルの差分抽出システム。
（２）前記画像処理装置の項目判定手段は、ユーザによる差分抽出対象の項目の選択に基づいて、差分抽出対象の項目を判定する前項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
（３）前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、１個または２個以上のひな形文書が保存されており、前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するひな形文書を前記ドキュメント管理サーバから取得し、前記目次作成手段は、前記取得したひな形文書の項目を抽出し、前記項目判定手段は、前記抽出されたひな形文書の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する前項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
（４）前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、１個または２個以上の議事録が保存されており、前記画像処理装置は、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの発行日付を取得する日付取得手段を備え、前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連し第２の文書ファイルの発行日付から第１の文書ファイルの発行日付までの間に作成された議事録を、前記ドキュメント管理サーバから取得し、前記目次作成手段は、前記取得した議事録の項目を抽出し、前記項目判定手段は、前記抽出された議事録の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する前項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
（５）前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、差分抽出対象の項目として判定された文書ファイルの項目が履歴として保存されており、前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するファイルについての過去の差分抽出対象の項目を、前記ドキュメント管理サーバから取得し、前記項目判定手段は、前記取得された項目を差分抽出対象の項目と判定する前項１〜４のいずれかに記載の文書ファイルの差分抽出システム。
（６）第１の文書ファイルを入力する入力手段と、前記入力手段により入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成手段と、前記目次作成手段により作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定手段と、自装置の内部または外部に設けられた、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段から、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得手段と、前記項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、前記差分抽出手段により抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御手段と、を備えたことを特徴とする画像処理装置。
（７）前記項目判定手段は、ユーザによる差分抽出対象の項目の選択に基づいて、差分抽出対象の項目を判定する前項６に記載の画像処理装置。
（８）前記保存手段には１個または２個以上のひな形文書が保存されており、前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するひな形文書を前記ドキュメント管理サーバから取得し、前記目次作成手段は、前記取得したひな形文書の項目を抽出し、前記項目判定手段は、前記抽出されたひな形文書の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する前項６に記載の画像処理装置。
（９）前記保存手段には１個または２個以上の議事録が保存されており、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの発行日付を取得する日付取得手段をさらに備え、前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連し第２の文書ファイルの発行日付から第１の文書ファイルの発行日付までの間に作成された議事録を、前記保存手段から取得し、前記目次作成手段は、前記取得した議事録の項目を抽出し、前記項目判定手段は、前記抽出された議事録の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する前項６に記載の画像処理装置。
（１０）前記保存手段には、差分抽出対象の項目として判定された文書ファイルの項目が履歴として保存されており、前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するファイルについての過去の差分抽出対象の項目を、前記保存手段から取得し、前記項目判定手段は、前記取得された項目を差分抽出対象の項目と判定する前項６〜９のいずれかに記載の画像処理装置。
（１１）画像処理装置とドキュメント管理サーバがネットワークを介して接続されたシステムで実行される文書ファイルの差分抽出方法であって、前記画像処理装置は、第１の文書ファイルを入力する入力ステップと、前記入力ステップにおいて入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成ステップと、前記目次作成ステップにおいて作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定ステップと、前記ドキュメント管理サーバから、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得ステップと、前記項目判定ステップにおいて判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出ステップと、前記差分抽出ステップにおいて抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御ステップと、を実行し、前記ドキュメント管理サーバは、画像処理装置からの取得要求に基づいて、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段に保存されている第２の文書ファイルを、前記画像処理装置に送信する送信ステップと、を実行することを特徴とする文書ファイルの差分抽出方法。
（１２）第１の文書ファイルを入力する入力ステップと、前記入力ステップにおいて入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成ステップと、前記目次作成ステップにおいて作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定ステップと、自装置の内部または外部に設けられた、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段から、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得ステップと、前記項目判定ステップにおいて判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出ステップと、前記差分抽出ステップにおいて抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御ステップと、を、画像処理装置のコンピュータに実行させるための文書ファイルの差分抽出プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、画像処理装置の入力手段により入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目が抽出され、目次が作成され、作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目が項目判定手段により判定される。一方、ドキュメント管理サーバから、第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルが取得される。そして、前記項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分が抽出され、抽出された差分が表示手段に表示され、または外部のユーザ端末装置に送信される。

従って、第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分は、第１の文書ファイルのうち、項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落に対して行われることになり、文書ファイル全ての差分を抽出する必要はないから、全体の差分抽出量を減少させることができ、ディスプレイ等に表示しあるいは紙に印刷しての作業者による確認作業が楽になる。

前項（２）に記載の発明によれば、ユーザによる差分抽出対象の項目の選択に基づいて、差分抽出対象の項目が判定されるから、差分抽出範囲をユーザの意思により決定することができる。

前項（３）に記載の発明によれば、第１の文書ファイルに記載されている内容をひな形に転記するような場合は、ひな形に記載されている各段落の項目に該当する内容が第１の文書ファイルに記載されていることが予想されることから、ひな形文書の項目を抽出し、この抽出された項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（４）に記載の発明によれば、第２の文書ファイルの発行から第１の文書ファイルの発行に至る間に、第１の文書ファイルに関連する議事録が作成されたような場合は、議事録に記載されていることが重要事項と考えられることから、前記議事録の項目を抽出し、この抽出された項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（５）に記載の発明によれば、過去の履歴を利用して差分抽出対象の項目を判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（６）に記載の発明によれば、第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分は、第１の文書ファイルのうち、項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落に対して行われることになり、文書ファイル全ての差分を抽出する必要はないから、全体の差分抽出量を減少させることができ、ディスプレイ等に表示しあるいは紙に印刷しての作業者による確認作業が楽になる。

前項（７）に記載の発明によれば、差分抽出範囲をユーザの意思により決定することができる。

前項（８）に記載の発明によれば、ひな形文書の項目を抽出し、この抽出された項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（９）に記載の発明によれば、議事録の項目を抽出し、この抽出された項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（１０）に記載の発明によれば、過去の履歴を利用して差分抽出対象の項目を判定することで、全文の差分抽出を回避しながら、効果的な差分抽出を行うことができる。

前項（１１）に記載の発明によれば、全体の差分抽出量を減少させることができ、ディスプレイ等に表示しあるいは紙に印刷しての作業者による確認作業が楽になる。

前項（１２）に記載の発明によれば、全体の差分抽出量を減少させることができる文書ファイルの差分抽出処理を、画像処理装置のコンピュータに実行させることができる。

この発明の一実施形態に係る文書ファイルの差分抽出システムの概略構成図である。 画像処理装置の電気的構成を示すブロック図である。 ドキュメント管理サーバの電気的構成を示すブロック図である。 画像処理装置によって行われる文書ファイルのドキュメント管理サーバへの登録・蓄積処理を示すフローチャートである。 ユーザが文書ファイルをドキュメント管理サーバへ登録・蓄積する作業を行う際に、画像処理装置の操作パネルに表示される画面を示す図である。 文書識別コードの一例を示す図である。 システム全体の流れを説明するための図である。 ユーザの端末装置に表示された目次の一覧を示す図である。 差分抽出結果の表示例である。 目次一覧の中からユーザが差分抽出対象の項目を選択した際に、その重要度を選択する際の画面を示す図である。 画像処理装置によって行われる文書ファイルの差分抽出処理を示すフローチャートである。 ひな形フォーマットにおいて、各記入欄の記入項目名を抽出した状態を示す図である。 差分抽出範囲の設定方法の選択画面を示す図である。

以下、この発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る文書ファイルの差分抽出システムの概略構成図である。

図１において、このシステムは、画像処理装置１とドキュメント管理サーバ２と作業者（ユーザ）が所有するパーソナルコンピュータ等からなる端末装置３を備え、これらがネットワーク４を介して相互に接続されている。

前記画像処理装置１は、２つの文書ファイルを比較して差分抽出を行うものであり、この実施形態では、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、スキャン機能等の複数の機能を備えた多機能デジタル画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals）が用いられている。以下、画像処理装置をＭＦＰともいう。

図２はＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。

このＭＦＰ１は、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、スキャナ部１４と、記憶部１５と、プリンタ部１６と、操作パネル１７と、ネットワークコントローラ(ＮＩＣ)１８等を備えている。

前記ＣＰＵ１１は、ＭＦＰ１の全体を統括制御し、コピー機能、プリンタ機能、スキャン機能、ファクシミリ機能等の基本機能を使用可能に制御するほか、この実施形態では、２つの文書ファイルの差分比較に関連する処理を行うが、詳細は後述する。

前記ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１の動作プログラム等を格納するメモリである。

前記ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が動作プログラムに基づいて動作する際の作業領域を提供するメモリである。

前記スキャナ部１４は、図示しないＡＤＦ（原稿自動搬送装置）にセットされた原稿の画像を読み取り、画像データを出力する読み取り手段であり、文書ファイルの入力手段の一つとして機能する。

前記記憶部１５は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）などの不揮発性の記憶デバイスにより構成されており、前記スキャナ部１４により入力された画像データ等を記憶している。また、記憶部１５にはボックス１５１と称される１個または複数個の記憶領域が設けられており、この記憶領域に文書ファイルを保存することが可能となっている。

前記プリンタ部１６は、前記スキャナ部１４で読み取られた原稿の画像データや端末装置３からのプリントデータ、あるいは２つの文書ファイルの差分抽出結果等を、指示されたモードに従って印刷するものである。

前記操作パネル１７は、各種入力操作等のために使用されるものであり、メッセージや操作画面等を表示するタッチパネル式液晶等からなる表示部１７１と、テンキー、スタートキー、ストップキー等を備えたキー入力部１７２を備えている。

前記ネットワークコントローラ１８は、ネットワーク４上のドキュメント管理サーバ２や端末装置３等との間での通信を制御することにより、データの送受信を行うものである。

前記ドキュメント管理サーバ２は、１個または２個以上の文書ファイルを保存し管理するものであり、パーソナルコンピュータによって構成されている。

図３はドキュメント管理サーバ２の電気的構成を示すブロック図である。このドキュメント管理サーバ２は、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、記憶部２４、表示部２５、入力装置２６、ネットワークインターフェース部（ネットワークＩ/F部）２７等を備え、システムバス２８を介して互いに接続されている。

ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２２等に保存されているプログラムを実行することにより、サーバ２の全体を統括的に制御する。特に、この実施形態では、ＭＦＰ１からの文書ファイル取得要求に応じて、記憶部２４に保存されている文書ファイルの中から、所定の文書ファイルを取り出して、ＭＦＰ１に送信する。

ＲＯＭ２２は、ＣＰＵ２１が実行するためのプログラムやその他のデータを保存する記憶媒体である。

ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が動作用プログラムに従って動作する際の作業領域を提供する記憶媒体である。

記憶部２４は、ハードディスク等の記憶媒体からなり、ＭＦＰ１から送信されてきた文書ファイルを保存する。この実施形態ではさらに、申請書ひな形等の文書ファイルのひな形や議事録、あるいはＭＦＰ１で実行された過去の差分抽出処理の履歴等も保存され、さらには各種のアプリケーションプログラムやその他のデータ等が保存されている。

表示部２５は、ＣＲＴや液晶表示装置等からなり、各種のメッセージ及びユーザに対する入力受付画面、選択画面等を表示する。

入力装置２６は、ユーザによる入力操作に用いられるもので、キーボードやマウス等からなる。

ネットワークインターフェース部２７は、ＭＦＰ１や他の外部機器との間で、ネットワーク４を介して、データの送受信を行う通信手段として機能する。

次に、図１に示したシステムの動作を説明する。

この実施形態では、作業者（ユーザ）が入手した文書ファイルの暫定版（前バージョン）が、ドキュメント管理サーバ２に保存されており、その暫定版に対しての正式文書（更新バージョン）を作業者が入手して、暫定版の文書ファイルとの差分抽出を行う場合を例にとって説明する。

作業者は、文書ファイルの差分抽出を行わせる前に、前記暫定版の文書ファイルをドキュメント管理サーバ２へ登録・蓄積する作業を行う。

図４は、ＭＦＰ１によって行われる文書ファイルのドキュメント管理サーバ２への登録・蓄積処理を示すフローチャートである。この処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

作業者が登録する文書を入手し、操作パネル１７を介してドキュメント管理サーバ２への登録のための操作を行うと、ステップＳ０１で、この操作が受け付けられる。ステップＳ０２では、スキャナ部１４により文書を読み込んで電子ファイル化する。なお、スキャナ部１４で読み込むのではなく、予めボックス１５１等に保存されている文書やネットワーク４上の文書を取り込んで、登録対象の文書ファイルとしても良い。

次に、ステップＳ０３では文書ファイルから目次を作成したのち、ステップＳ０４で、文書ファイルに文書識別コードを地紋として埋め込み、作成した目次と共にドキュメント管理サーバ２に送信する。

ドキュメント管理サーバ２に送信された文書ファイルと目次データは、相互に関連付けられて前記管理サーバ２の記憶部２４に保存され、登録される。このような処理により複数の文書ファイルがドキュメント管理サーバー２に登録・蓄積される。

図５は、作業者が文書ファイルをドキュメント管理サーバ２へ登録・蓄積する作業を行う際に、ＭＦＰ１の操作パネル１７の表示部１７１に表示される画面を示す図である。

作業者が登録のための操作を行うと、操作パネル１７の表示部１７１には図５の画面Ｄ１が表示される。この画面では、「登録する文書の情報を入力してください。」のメッセージと共に、プロジェクトコード、文書分類コード、取引先コードの各入力欄、及び「進む」ボタンと「中止」ボタンが表示されている。

プロジェクトコードは、今回の文書ファイルを管理する主管となるプロジェクトを示すものであり、文書分類コードは登録する文書ファイルの種別を識別する情報を示すものであり、取引先コードは今回の文書ファイルの取引先（やりとりの相手先）の情報を示すものであり、これらの各コードは文書ファイルを識別するための文書識別コードとして機能する。

なお、各コードは作業者の所属部署等で予め決められており、そのルールに沿って入力する。各コードの一例を図６に示す。図６の例では、プロジェクトコードとして「ＵＩ開発プロジェクトＡ」を示す「Ｃ０９８」、「システム開発プロジェクトＡ」を示す「Ｃ０９９」等が示され、文書分類コードとして「契約書（業務委託）」を示す「０００１」、「見積書（業務委託）」を示す「０００２」等が示され、取引先コードとして「Ａ社」を示す「００１」、「Ｂ社」を示す「００２」、社内（Ａ部署）を示す「１０００」等が示されている。

作業者はテンキー等を用いて各コードを入力する。入力された各コードは「−（ハイフン）」で連結される。また、この文書識別コードは、ドキュメント管理サーバ２において登録される文書ファイルと関連付けて登録され、コード自体はＭＦＰ１により地紋として文書ファイルの各ページに埋め込まれる。また、登録された文書ファイルは、前記文書識別コードをキーとして検索することにより、取り出すことができる。

図５に戻り、画面Ｄ１において、作業者が各コードの入力を終了し「進む」ボタンを押すと、画面Ｄ２に遷移する。この画面Ｄ２では、「登録する文書の媒体を選択してください」のメッセージと共に、「紙媒体」と「電子ファイル」の選択ボタンが表示されている。

作業者が「紙媒体」を選択し、「進む」ボタンを押すと、画面Ｄ３に遷移する。画面Ｄ３では、登録する文書をスキャナ部１４のＡＤＦにセットする旨のメッセージが表示され、文書をＡＤＦにセットして「スキャン開始」ボタンを押すと、スキャナ部１４による読み取りが開始され、画面Ｄ４に遷移する。

一方、画面Ｄ２において、作業者が「電子ファイル」を選択し、電子ファイルの保存先（参照先）であるフォルダ名等を入力して、「進む」ボタンを押すと、参照先から指定された文書ファイルが取り出されると共に、画面Ｄ４に遷移する。

画面Ｄ４では、登録作業中であることを示すメッセージが表示される。

この間、ＭＦＰ１はスキャナ部１４で読み取られた原稿の文書ファイル、あるいは保存先から取得された文書ファイルについて、目次を作成する。目次の作成は、文書内の段落構成を分析して各段落のしおりあるいはタイトル等からなる項目を抽出することにより行われるが、このような目次の作成処理は、例えば特開２０１１−３９５８０号公報等で公知となっており、このような公知の技術を用いればよい。この場合、文書ファイルが画像データである場合は、図示しない文字認識機能を用いてテキストデータに変換した上で、目次が作成され、テキストデータの状態でドキュメント管理サーバ２に保存される。

目次作成後は、文書ファイルは前述したようにＭＦＰ１からドキュメント管理サーバ２に送信され、ドキュメント管理サーバ２で保存管理されることになる。また、前述したように、作業者が入力した文書識別コードは、文書ファイルの各ページに地紋として埋め込まれるとともに、ドキュメント管理サーバ２に送信される。文書識別コードを埋め込んでおく目的は、後にその文書ファイルの更新バージョン（正式版）を入手して、変更前後の差分抽出のためにドキュメント管理サーバ２から更新前の文書ファイルを取得する際に、ドキュメント管理サーバ２による該当する文書ファイルの検索を容易にするためである。

こうして、文書ファイルの登録・蓄積処理が実行される。

次に、更新バージョンの文書ファイル（第１の文書ファイル）と、ドキュメント管理サーバ２に登録されている暫定版の文書ファイル（第２の文書ファイル）の差分を抽出する場合の動作について説明する。

図７はシステム全体の流れを説明するための図である。

作業者が入手した更新バージョン（正式版）の文書ファイルについては、図４〜図６で説明したのと同様の手順で、目次一覧を作成すると共にドキュメント管理サーバ２に登録する。この場合、作業者は、暫定版の文書ファイルに付与したのと同一の文書識別コードを、正式版の文書ファイルにも付与する。また、新たなバージョンであることを示すためにバージョン番号が付加されても良い。

次に、ＭＦＰ１は、今回入手した文書ファイルの前回バージョン（暫定版）をドキュメント管理サーバ２から取得するが、その際、作業者が入力した文書情報である文書識別コードをキーに、ドキュメント管理サーバ２に取得要求を送信する。ドキュメント管理サーバ２は、受け取った文書識別コードを用いて、サーバ２の記憶部２４を検索し、指定された文書識別コードを地紋として含む文書ファイルを取り出し、ＭＦＰ１に送信する。

また、並行して、ＭＦＰ１は、作業者の端末装置３に、正式版の文書ファイルから作成した目次の一覧データをネットワーク４を介して送信する。

目次の一覧データを受け取った作業者の端末装置３は、図８（Ａ）に示すように、表示装置上にその目次の一覧を、選択可能に表示する。

作業者が、その目次ー覧の中から重要と思われる項目を選択する。図８（Ｂ）は選択された状態を示しており、黒塗り部分が選択された項目を示している。選択結果は、図７の矢印Ｘで示されるように、作業者の端末装置３からＭＦＰ１に送信される。

ＭＦＰ１は、作業者の端末装置３から選択された項目のデータを受信すると、選択された項目を差分抽出対象の項目と判定し、その項目に対応する段落のみについて、正式版の文書ファイルとドキュメント管理サーバ２から取得した暫定版の文書ファイルを比較し、両者の差分を抽出する。差分抽出は、その項目を含む段落全体の全文比較により行われ、一致しなかった箇所が差分として抽出される。

抽出処理によって得られた差分結果は、図７の矢印Ｙで示すように、ＭＦＰ１から作業者の端末装置３に送信される。作業者の端末装置３は、受け取った差分結果を表示装置にに表示し、作業者はその結果をみて、前回バージョンの文書からからどう変更されているか、また何も変更がなされていないか等を確認する。また、同様の差分結果は、ＭＦＰ１のプリンタ部１６で印刷することも可能である。

図９は差分抽出結果の表示例である。この実施形態では、図８（Ｂ）に示したように、作業者が差分抽出対象の項目として、「取引形態」、「開発期問」、「成果物の納品について」、「補償について」、「工数」、「総額」、「その他・特記事項」を設定しており、その場合の比較結果を示している。図９（Ａ）は暫定版の文書ファイルを示し、図９（Ｂ）は正式版の文書ファイルを示し、濃く記載されている部分が変更箇所である。変更箇所はたとえば色を変えて赤色でマーキングされても良いし、色以外の表示形態を変えてもよい。

このように、正式版の文書ファイルと暫定版の文書ファイルの差分抽出は、正式版の文書ファイルのうち、ユーザの意思により選択された項目に対応する段落に対してのみ行われる。このため、文書ファイルの全てにおいて差分を抽出する必要はないから、全体の差分抽出量を減少させることができ、ディスプレイ等に表示しあるいは紙に印刷しての作業者による確認作業が楽になる。

なお、図１０に示すように、目次一覧の中から作業者が差分抽出対象の項目を選択した際に、プルダウンメニュー等により重要度をたとえば「高」「中」「低」の中から選択することにより、選択した項目について重要度を設定しても良い。この場合、各重要度に応じて段落毎に、差分結果を色を変えて表示しても良い。たとえば、重要度が「高」の段落における差分は赤色、重要度が「中」の段落における差分は黄色、重要度が「低」の段落における差分は青色に色分けする等、より細かく表示形態を変化させてもよい。

図１１は、ＭＦＰ１によって行われる文書ファイルの差分抽出処理を示すフローチャートである。この処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

作業者が更新バージョンの文書を入手し、操作パネル１７を介してドキュメント管理サーバ２への登録のための操作を行うと、ステップＳ１１で、この操作が受け付けられる。ステップＳ１２では、スキャナ部１４により文書を読み込んで入力し電子ファイル化する。なお、スキャナ部１４で読み込むのではなく、予めボックス１５１等に保存されている文書やネットワーク上の文書を取り込んで、登録対象の文書ファイルとしても良い。

次に、ステップＳ１３では文書ファイルから目次を作成したのち、ステップＳ１４で、文書ファイルに文書識別コードを地紋として埋め込み、作成した目次と共にドキュメント管理サーバ２に送信する。

ドキュメント管理サーバ２に送信された文書ファイルは、前記管理サーバ２の記憶部２４に保存され、登録される。このような処理により複数の文書ファイルがドキュメント管理サーバー２に登録・蓄積される。

次にステップＳ１５で、作成した目次データを作業者の端末装置（ＰＣ）に送信したのち、ステップＳ１６で、作業者が入力した文書識別コードをキーに、ドキュメント管理サーバ２に前バージョンの文書ファイルの取得を要求する。

ステップＳ１７では、ドキュメント管理サーバ２から前バージョンの文書ファイルを受信するのを待ち、受信すると（ステップＳ１７でＹＥＳ）、ステップＳ１８で、作業者の端末装置３から作業者が選択した項目のデータを受信するのを待つ。

受信すると（ステップＳ１８でＹＥＳ）、ステップＳ１９で、選択された項目に該当する段落について、全文比較チェックを行い差分抽出処理を実行する。

抽出処理後、ステップＳ２０で、抽出結果を作業者の端末装置３に送信した後、ステップＳ２１で、作業者が選択した項目データをドキュメント管理サーバ２に送信する。

ドキュメント管理サーバ２に送信された項目データは、文書ファイルと関連付けられて、サーバ２内の記憶部２５に保存される。

上記の実施形態では、差分抽出処理の実行範囲（段落）を、作業者の目次一覧における項目選択に基づいて決定したが、差分抽出処理の実行範囲の決定方法は上記に限定されることはない。

他の例を挙げると、作業者が入手した文書に書かれている内容のうち、後に作成する書類に転記する項目を含む場合に、その項目を後に作成する書類のひな形から抽出し、この項目に対応する段落を、差分抽出処理の実行範囲と決定してもよい。

例えば、ある業務をＡ社に委託する場合、社内での委託申請書などの書類を作成することがある。このようなケースでは、契約書に記載されている「発注金額」や「開発期間」、「納期日」などの情報を、申請書の特定個所に転記することが多い。このように、後に作成する書類の記入事項を元に、それに関係する部分を重要と判断する。

なお、各種申請書などは、ひな形が社内のドキュメント管理サーバ２に保管されており、社内ネットワーク４を介して、ＭＦＰ１は各種申請書のひな形をドキュメント管理サーバ２から取得することができるものとなされている。

作業者は、当該契約書を元に作成する申請書などの種類を、契約書と関連づけてあらかじめ設定しておき、ＭＦＰ１は更新バージョンの文書ファイルが入力された時に、該文書ファイルが例えば契約書であれば、その文書ファイルに設定されている申請書のひな形をドキュメント管理サーバ２から取得し、そのひな形をナビＰＤＦ化する。ナビＰＤＦ化に際しては、ひな形フォーマットにおいて、各記入欄に記入項目名が題目化されており、ナビＰＤＦ化によって、図１２に示すように、各題目が抽出される。たとえば図１２では、申請書のひな形から、「業務内容」「発注金額」「開発時期」「成果物に対する権利」「取引形態」等のキーワードが抽出される。

そして、ＭＦＰ１は更新バージョンの文書ファイルの目次の中から前記抽出されたキーワードを検索し、これらのキーワードが項目として存在する段落を、差分抽出対象とする。

また、差分抽出処理の実行範囲の他の決定方法として、議事録（打ち合わせ内容等を記録したメール等も含む）を利用する方法を挙げることができる。

即ち、前バージョン（暫定版）の文書ファイルから更新バージョン（正式版）の文書ファイルに至る期間において発行された打ち合わせ時の議事録や、送受信したメールの内容を基に、差分抽出処理の実行範囲を決定するものである。

議事録やメールなどの各種書類をドキュメント管理サーバ２に登録、保管する際に、発行日時を登録する。文書ファイルの差分抽出処理に際して、暫定版の文書ファイルの発行日時と、今回の正式版の文書ファイルの発行日時をＭＦＰ１がドキュメント管理サーバ２から取得し、正式版の文書ファイルが発行されるまでの期間をＭＦＰ１が計算する。

各文書には、プロジェクトコードなど、各プロジェクトごとにどのプロジェクトに属する文書かを識別するための管理ＩＤが割り当てられており、発注先と打ち合わせを行った際などの議事録等も、ドキュメント管理サーバ２内に、発行日時とともに関連する文書ファイルと同じ管理ＩＤを割り当てられて保管されている。

ＭＦＰ１は、それぞれの日付から、暫定版文書ファイルの発行から正式版文書ファイルの発行までの期間内に発行され、それら文書ファイルに関連する議事録をドキュメント管理サーバ２から取得する。

ＭＦＰ１は、議事録を取得すると、申請書のひな形と同様にナビＰＤＦ化して議事録の各議題項目を抽出し、各議題項目を重要キーワードと設定する。

そして、ＭＦＰ１は更新バージョンの文書ファイルの目次の中から前記抽出されたキーワードを検索し、これらのキーワードが項目として存在する段落を、差分抽出対象とする。

また、差分抽出処理の実行範囲の他の決定方法として、過去に類似の文書ファイルについて差分抽出処理を行った時に、差分抽出対象の項目と判定された項目を利用しても良い。

例えば、過去に、異なるプロジェクトで同じ発注先と契約したことがあり、その際の契約書について文書ファイルの差分抽出処理が行われていた場合は、その際に使用された差分抽出対象項目を再利用することが出来る。

過去に設定された差分抽出対象項目は、履歴として文書ファイルと関連付けてドキュメント管理サーバ２に保存されており、ＭＦＰ１は、差分抽出処理を行う更新バージョンの文書ファイルが入力されると、過去の類似の文書ファイルについて使用された差分抽出対象項目の取得をドキュメント管理サーバ２に要求する。ドキュメント管理サーバ２は、書類文書識別コードなどの情報から過去の類似の文書ファイルについて設定された差分抽出対象項目を、履歴情報から呼び出し、ＭＦＰ１に送信する。

ＭＦＰ１は取得した差分抽出対象項目に対応する段落について、暫定版の文書ファイルと正式版文書ファイルの間で差分抽出処理を実行する。

このように、差分抽出処理の実行範囲の設定方法は複数存在する。このため、差分抽出処理の実行に際しては、作業者の端末装置３に、図１３に示すような差分抽出範囲の設定方法の選択画面を表示し、作業者に選択させるとともに、ＭＦＰ１は選択された方法で差分抽出処理の実行範囲を決定すればよい。

１ 画像処理装置
２ ドキュメント管理サーバ
３ ユーザの端末装置
４ ネットワーク
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１４ スキャナ部
１５ 記憶部
１７ 操作パネル
１７１ 表示部
１８ ネットワークコントローラ

Claims (12)

1. 画像処理装置とドキュメント管理サーバがネットワークを介して接続された文書ファイルの差分抽出システムであって、
   前記画像処理装置は、
   第１の文書ファイルを入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成手段と、
   前記目次作成手段により作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定手段と、
   前記ドキュメント管理サーバから、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得手段と、
   前記項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、
   前記差分抽出手段により抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御手段と、
   を備え、
   前記ドキュメント管理サーバは、
   １個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段と、
   画像処理装置からの取得要求に基づいて、前記保存手段に保存されている第２の文書ファイルを前記画像処理装置に送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする文書ファイルの差分抽出システム。
2. 前記画像処理装置の項目判定手段は、ユーザによる差分抽出対象の項目の選択に基づいて、差分抽出対象の項目を判定する請求項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
3. 前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、１個または２個以上のひな形文書が保存されており、
   前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するひな形文書を前記ドキュメント管理サーバから取得し、
   前記目次作成手段は、前記取得したひな形文書の項目を抽出し、
   前記項目判定手段は、前記抽出されたひな形文書の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する請求項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
4. 前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、１個または２個以上の議事録が保存されており、
   前記画像処理装置は、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの発行日付を取得する日付取得手段を備え、
   前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連し第２の文書ファイルの発行日付から第１の文書ファイルの発行日付までの間に作成された議事録を、前記ドキュメント管理サーバから取得し、
   前記目次作成手段は、前記取得した議事録の項目を抽出し、
   前記項目判定手段は、前記抽出された議事録の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する請求項１に記載の文書ファイルの差分抽出システム。
5. 前記ドキュメント管理サーバの保存手段には、差分抽出対象の項目として判定された文書ファイルの項目が履歴として保存されており、
   前記画像処理装置の文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するファイルについての過去の差分抽出対象の項目を、前記ドキュメント管理サーバから取得し、
   前記項目判定手段は、前記取得された項目を差分抽出対象の項目と判定する請求項１〜４のいずれかに記載の文書ファイルの差分抽出システム。
6. 第１の文書ファイルを入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成手段と、
   前記目次作成手段により作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定手段と、
   自装置の内部または外部に設けられた、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段から、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得手段と、
   前記項目判定手段により判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、
   前記差分抽出手段により抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御手段と、
   を備えたことを特徴とする画像処理装置。
7. 前記項目判定手段は、ユーザによる差分抽出対象の項目の選択に基づいて、差分抽出対象の項目を判定する請求項６に記載の画像処理装置。
8. 前記保存手段には１個または２個以上のひな形文書が保存されており、
   前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するひな形文書を前記ドキュメント管理サーバから取得し、
   前記目次作成手段は、前記取得したひな形文書の項目を抽出し、
   前記項目判定手段は、前記抽出されたひな形文書の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する請求項６に記載の画像処理装置。
9. 前記保存手段には１個または２個以上の議事録が保存されており、
   前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの発行日付を取得する日付取得手段をさらに備え、
   前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連し第２の文書ファイルの発行日付から第１の文書ファイルの発行日付までの間に作成された議事録を、前記保存手段から取得し、
   前記目次作成手段は、前記取得した議事録の項目を抽出し、
   前記項目判定手段は、前記抽出された議事録の項目と同じ第１の文書ファイルの目次項目を、差分抽出対象の項目と判定する請求項６に記載の画像処理装置。
10. 前記保存手段には、差分抽出対象の項目として判定された文書ファイルの項目が履歴として保存されており、
    前記文書ファイル取得手段は、前記第１の文書ファイルに関連するファイルについての過去の差分抽出対象の項目を、前記保存手段から取得し、
    前記項目判定手段は、前記取得された項目を差分抽出対象の項目と判定する請求項６〜９のいずれかに記載の画像処理装置。
11. 画像処理装置とドキュメント管理サーバがネットワークを介して接続されたシステムで実行される文書ファイルの差分抽出方法であって、
    前記画像処理装置は、
    第１の文書ファイルを入力する入力ステップと、
    前記入力ステップにおいて入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成ステップと、
    前記目次作成ステップにおいて作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定ステップと、
    前記ドキュメント管理サーバから、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得ステップと、
    前記項目判定ステップにおいて判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出ステップと、
    前記差分抽出ステップにおいて抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御ステップと、
    を実行し、
    前記ドキュメント管理サーバは、
    画像処理装置からの取得要求に基づいて、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段に保存されている第２の文書ファイルを、前記画像処理装置に送信する送信ステップと、
    を実行することを特徴とする文書ファイルの差分抽出方法。
12. 第１の文書ファイルを入力する入力ステップと、
    前記入力ステップにおいて入力した第１の文書ファイルから、文書内の段落構成を分析して各段落の項目を抽出することにより、目次を作成する目次作成ステップと、
    前記目次作成ステップにおいて作成された目次に示される項目のうち、差分抽出対象の項目を判定する項目判定ステップと、
    自装置の内部または外部に設けられた、１個または２個以上の文書ファイルを保存する保存手段から、前記第１の文書ファイルとの差分を抽出される第２の文書ファイルを取得する文書ファイル取得ステップと、
    前記項目判定ステップにおいて判定された差分抽出対象の項目に対応する段落について、前記第１の文書ファイルと第２の文書ファイルの差分を抽出する差分抽出ステップと、
    前記差分抽出ステップにおいて抽出された差分を表示手段に表示させ、または外部のユーザ端末装置に送信する制御ステップと、
    を、画像処理装置のコンピュータに実行させるための文書ファイルの差分抽出プログラム。

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