JP2008071083A - ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】コンストラクティブワークフローにおいて紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムを提供する。
【解決手段】ワークフロー管理システム１００は、データベース１１３〜１１９を備えた管理サーバSVによってコンストラクティブワークフローを管理するシステムであって、紙媒体の情報３１を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報３１に関連付けるタスクを設定するタスク設定手段と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書３２を作成する添付文書作成手段と、添付文書３２を、前記タスク設定手段により設定されたタスクに関連付けてデータベース１１３及び１１４に格納する添付文書格納手段とを有することを特徴とする。
【選択図】図３

Description

本発明は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに関するものである。

従来のワークフロー管理システムは、ワークフロー実行時にワークフローモデルを決定する必要があった。しかし、研究開発や一部のサービスなど、事前情報の完全性の低い分野では、先行的なワークフローモデルの策定が難しい。そこで、コンストラクティブワークフローと呼ばれる、ワークフロー実行時に、動的にモデルを構成できる（動的に変更可能な）方法が開発されてきた。

さらに、コンストラクティブワークフローにおいて、タスク実行時の作業性を向上させることを目的とし、ワークフロー実行の際に必要となる各種情報（関連情報）を、タスク実行中に適時に検索・提供できるワークフロー管理システムが提案されている（例えば、特願２００６−００３４９９号を参照）。

このようなワークフロー管理システムは、現在、様々な分野において、オフィス業務を解決するソリューションとして導入されてきている。これに伴って、電子データや紙と言ったオフィス環境のあらゆる情報を取り扱う複合機（MFP：multi-function printer）の入出力機能（スキャナ及びプリンタ機能）は、導入されたワークフロー管理システムにとって重要な位置づけとなる。例えば、MFPが備えるスキャナ機能によって紙原稿を読み取り電子化することで、会議資料やメモ書きなどを含め、適時に紙媒体の情報をワークフローに関連情報として蓄積できることは、知的作業を支援する上で重要な役割となる。

なお、出願人は出願時点までに本発明に関連する公開された先行技術文献を発見することができなかった。よって、先行技術文献に関する情報を開示していない。

しかしながら、従来のコンストラクティブワークフローでは、どのステップでスキャン（紙原稿読み取り）が発生するか（紙媒体から情報を入力するか）予見しにくいため、紙媒体からの情報入力手順を想定し、スキャン作業を規定するワークフロー定義を用意できず、紙媒体の情報を関連情報として、適時取り扱うことができない問題点があった。

本発明では、上記従来技術の問題点を鑑み、コンストラクティブワークフローにおいて紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを設定するタスク設定手段と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段とを有し、前記添付文書を、前記タスク設定手段により設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段を有することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、前記タスク検索手段による検索結果を取得するタスク検索結果取得手段を有し、前記データベースに登録された既存のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、前記タスク設定手段により、前記タスク検索結果取得手段により取得した検索結果に基づいて選択したタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、紙媒体の情報とデータベースに登録された既存のタスクとを適切に関連付けることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、新規タスクを作成するタスク作成手段を有し、前記データベースに登録されていない新規のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、前記タスク設定手段により、前記タスク作成手段により作成されたタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、紙媒体の情報とデータベースに登録されていない新規のタスクとを適切に関連付けることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記読み取り手段から読み取った読み取り画像データに対してOCR処理を行い、前記読み取り画像データからテキストを抽出するテキスト抽出手段を有し、前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、前記添付文書作成手段により、前記添付文書の文書タイトルを、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に作成することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、添付文書の文書タイトルを効率よく作成することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、前記タスク作成手段により、前記タスク作成手段により作成されたタスクのタスク名の候補を、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に決定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、新規タスクのタスク名を設定する際に、適切な候補を提示することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記タスク検索手段により、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを検索条件に、前記データベースを検索することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、タスク検索の際に、紙媒体の情報に関連性の高いタスクを検索結果として得ることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、ユーザの利用許可認証を行う認証手段を有することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、利用許可されていないユーザによる不正利用を防止することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記管理サーバが、記憶装置を備えた画像形成装置であることを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置であって、紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手段と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段とを有することを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバは、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバであって、データベースを備え、新規タスクを作成するタスク作成手段と、ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、前記検索手段による検索結果を提供するタスク検索結果提供手段と、前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手段により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを有することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像処理装置及び管理サーバは、紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバは、前記タスク検索手段により、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを検索条件に、前記データベースを検索することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバは、タスク検索の際に、紙媒体の情報に関連性の高いタスクを検索結果として得ることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバは、ユーザの利用許可認証を行う認証手段を有することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバは、利用許可されていないユーザによる不正利用を防止することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、前記タスク設定手段により、前記管理サーバが有するデータベースに登録された既存のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、前記管理サーバから取得した、ユーザに関連するタスク情報の検索結果に基づいて選択したタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、紙媒体の情報とデータベースに登録された既存のタスクとを適切に関連付けることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理方法は、前記タスク設定手段により、前記管理サーバが有するデータベースに登録されていない新規のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、前記管理サーバにより作成された新規タスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、紙媒体の情報とデータベースに登録されていない新規のタスクとを適切に関連付けることができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、前記読み取り手段から読み取った読み取り画像データに対してOCR処理を行い、前記読み取り画像データからテキストを抽出するテキスト抽出手段を有し、前記添付文書作成手段により、前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、前記添付文書の文書タイトルを、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に作成することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、添付文書の文書タイトルを効率よく作成することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、前記タスク作成手段により、前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、前記タスク作成手段により作成されたタスクのタスク名の候補を、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に決定することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置は、新規タスクのタスク名を設定する際に、適切な候補を提示することができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置のワークフロー管理方法は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置におけるワークフロー管理方法であって、紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手順と、前記読み取り手順で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手順と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手順により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手順とを有することを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバのワークフロー管理方法は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバにおけるワークフロー管理方法であって、データベースを備え、新規タスクを作成するタスク作成手順と、ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手順と、前記タスク検索手順による検索結果を提供するタスク検索結果提供手順と、前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手順により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手順とを有することを特徴とする。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像処理装置及び管理サーバのワークフロー管理方法は、紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける画像形成装置のワークフロー管理プログラムは、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置におけるワークフロー管理プログラムであって、
コンピュータに、紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手段と、前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段とを機能させる。

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバのワークフロー管理プログラムは、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバにおけるワークフロー管理プログラムであって、コンピュータに、データベースを備え、新規タスクを作成するタスク作成手段と、ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、前記タスク検索手段による検索結果を提供するタスク検索結果提供手段と、前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手段により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを機能させる。

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける画像処理装置及び管理サーバのワークフロー管理プログラムは、コンピュータを、紙媒体の情報を関連情報として適時取り扱うことができるように機能させることができる。

本発明によれば、紙媒体の情報とタスクとを適切に関連付け、ワークフローに登録できるため、紙媒体の情報をタスクの関連情報として適時取り扱うことができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムを提供することができる。

以下、本発明の好適な実施の形態（以下、「実施形態」と言う。）について、図面を用いて詳細に説明する。

［第１の実施形態］
＜システム構成について＞
まず、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの構成について、図１〜図３を用いて説明する。

図１は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の一例を示す図である。

図１に示すように、各種情報を管理し、システムが有する機能を制御するワークフロー管理サーバ（情報処理装置）SVと、ユーザがシステムを利用する際に端末として使用するユーザ端末（情報処理装置）PC（PC_１〜PC_ｎ）と、コピー/FAX/プリンター/スキャナ機能を備えネットワークに対応した複合機（画像形成装置）MFP（MFP_１〜MFP_ｎ）とが、有線及び／又は無線回線により構築されたLAN（Local Area Network）やWAN（Wide Area Network）などのネットワーク（データ通信網）４０に接続され、ワークフロー管理システム１００を構築している。

図２は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理サーバSV（以下、「管理サーバSV」と言う。）及びユーザ端末PC、複合機MFPのハードウェア構成の一例を示す図であり、図２（a）は、管理サーバSV及びユーザ端末PC、図２（b）は、複合機MFPのハードウェア構成の一例である。

図２（a）に示すように、管理サーバSV及びユーザ端末PCは、制御部１１、制御部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、出力装置I/F１７及び入力装置I/F１８とから構成されている。

制御部（CPU：Central Processing Unit）１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力や記憶装置から受け取ったデータを演算処理し、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部（ROM：Read Only Memory、RAM：Random Access Memory）１２は、制御部１１が実行するプログラムやデータを記憶する装置である。

補助記憶部（HD：Hard Disk）１３は、基本ソフトウェアであるOS（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。

ネットワークI/F１４は、ネットワーク４０を介して接続された周辺機器と情報（データ）をやり取りするインタフェースである。

外部記憶装置I/F１５は、USB（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置（例えば、記憶メディアドライブなど。）とデータをやり取りするインタフェースである。

外部装置I/F１６は、データ伝送路を介して接続された外部入力装置（例えば、デジタルカメラやスキャナなど。）とデータをやり取りするインタフェースである。

出力装置I/F１７は、データ伝送路を介して接続された出力装置（例えば、CRT（Cathode Ray Tube）や液晶ディスプレイなど。）からデータを受け取るインタフェースである。

入力装置I/F１８は、データ伝送路を介して接続された入力装置（例えば、キーボードやマウスなど。）からデータを受け取るインタフェースである。

次に、図２（b）に示すように、複合機MFPは、制御部１１、制御部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、表示部（パネル表示）１９、入力部（操作部）２０、印刷部（プロッタ部）２１及びスキャナ部（原稿読み取り部）２２とから構成されている。このうち、情報処理装置１００及び２００で示した構成要素と同じ装置については、図２（a）と同じ符号を用いて説明を省略し、異なる構成要素についてのみ説明する。

表示部（パネル表示）１９及び入力部（操作部）２０は、キースイッチ（ハードキーとGUI（Graphical User Interface）のソフトウェアキーを含む。）とタッチパネル機能を備えたLCD（Liquid Crystal Display：液晶表示装置）とから構成され、画像形成装置MFPが有する機能を利用する際のUI（User Interface）として機能する装置。

印刷部（プロッタ部）２１は、CMYKからなる画像データを受け取ると、レーザービームを用いた電子写真プロセス（露光、潜像、現像及び転写のプロセス）を用いて、転写紙（印刷用紙）に受け取った画像データを出力（印刷）する装置である。

スキャナ部（原稿読み取り部）２２は、CCD（Charge Coupled Devices）光電変換素子からなるラインセンサとA/Dコンバータとこれらを駆動する駆動回路を備え、原稿読み取り面（コンタクトガラス上）にセットされた原稿をスキャンすることでRGB各8ビットのデジタル画像データを生成（紙媒体から情報を読み取り電子化）する装置である。

図３は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の主な機能構成の一例を示す図である。

図１において説明したように、ワークフロー管理システム１００は、ワークフロー管理サーバSV、ユーザ端末PC及び複合機MFPとから構成されている。では、これらの装置が有する主な機能構成について、管理サーバSV、ユーザ端末PC、複合機MFPの順に説明する。

図３に示すように、管理サーバSVは、システムを使用するユーザUに対してGUIを提供するGUI提供部１０１と、既存のタスクモデル及び／又はタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン１０４と、各種のDB（Data Base）１１３〜１１９とを備えている。

DBとしては、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報DB１１３と、文書本体を格納する文書DB１１４と、予め管理者などによって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルDB１１５と、過去のタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスDB１１６と、予め管理者などによって関連のあるタスクインスタンス及び関連情報をグループ化したマッチングカテゴリを格納するドメインコンセプトDB１１７と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録DB１１８と、ログイン情報（認証情報）などのユーザ情報を格納するユーザDB１１９を備えている。

GUI提供部１０１は、ユーザ端末PCの表示画面（CRTや液晶ディスプレイなどに表示される画面）を描画するためのレンダリングエンジン１０２と、ユーザUとの情報のやり取りを行う入出力制御部１０３とを備えている。

ワークフローエンジン１０４は、DB１１３〜１１９に対して各種検索を実行する検索エンジン１０５と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１０６と、DB１１３〜１１９を参照し、ユーザUとワークフロー管理システム１００の動作を監視してワークフローの作業記録を作業記録DB１１８に対して行うワークフロー記録部１１２と、文書DB１１４に登録された文書データをタスクに関連付け、その情報を関連情報DB１１３に登録し、タスクと文書との関連情報を管理する関連情報管理部１２０とを備えている。

タスク制御部１０６は、タスクを作成するタスク作成部１０７と、作成されたタスクを実行するタスク実行部１０８と、作業記録DB１１８の情報を基にユーザUの現在のタスクを推測し、関連する情報をDB１１３〜１１６から検索する推測エンジン１０９と、過去のプロセス（ワークフロー、タスク）からタスクモデルを作成するタスクモデル作成部１１０と、タスクモデルの作成にあたりユーザが作業しているタスクツリー（階層構造）の情報を保持するタスクツリー保持部１１１とを備えている。

動作概要としては、ユーザUはGUI提供部１０１の入出力制御部１０３を通じてワークフローエンジン１０４を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、及びこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンクなどの作業を行う。

ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン１０４の検索エンジン１０５は、DB１１３〜１１９に対して各種検索を実行する。

ワークフローエンジン１０４のタスク制御部１０６は、タスクモデルDB１１５及びタスクインスタンスDB１１６を使用し、ユーザUの指示などに基づいてタスクを制御する。タスク制御部１０６のタスク作成部１０７は、ユーザUの指示に従ってDB１１３〜１１６の情報を基にタスクの作成、情報のリンク付けなどの作業を行う。タスク実行部１０８は、ユーザUの指示に従ってタスクインスタンスDB１１６の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。推測エンジン１０９は、作業記録DB１１８の情報を基にユーザUの現在のタスクを推測し、関連する情報をDB１１３〜１１６から検索する。タスクモデル作成部１１０は、タスクモデルDB１１５、タスクインスタンスDB１１６、文書DB１１４及び関連情報DB１１３の情報を用いてタスクモデルの作成と管理を行う。タスクツリー保持部１１１は、現在ユーザUが作業しているタスクツリーの情報を保持する。

次に、ユーザ端末PCは、管理サーバSVが備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたタスクに関連する各種情報を管理サーバSVとやり取りを行うための表示画面を表示するブラウザ２０１を備えている。

次に、複合機MFPは、紙媒体の情報（以下、「紙原稿の内容」と言う。）を関連情報として取り扱うために入力する関連情報入力機能を制御する関連情報入力制御部３０１と、図２（b）に示す入力部２０及び表示部１９であって、動作状態やジョブ情報などを表示し、タッチパネル機能からユーザUの動作指示を受け付けるパネル表示部３０２と、スキャン画像からテキストを抽出する（読み取る）OCR（Optical Character Reader）エンジン３０３と、スキャナ３０５の読み取り動作を読み取りモード（例えば、画質モードなど。）設定に従って制御するスキャナ制御部３０４と、スキャナ部２２であって、原稿を読み取るスキャナ３０５と、図２（b）に示す印刷部２１であって、入力されたRGBデータをCMYKデータへ変換し印刷するプリンタエンジン３０６を備えている。

＜システムの動作例について＞
次に、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の動作例について、図４〜図１０を用いて説明する。

図４は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００における紙原稿をタスクの関連情報として登録し参照する動作例を示す図である。図４で示すように、紙原稿を関連情報として登録し参照する（関連情報として取り扱う）までの動作は、主に、以下に挙げる6つの手順により動作する。
（１）関連情報入力機能実行指示受け取り
（２）ユーザ認証要求
（３）タスク一覧提供
（４）タスク選択・原稿読み取り
（５）添付文書送信・該当タスク添付
（６）タスクアクセス
まず、ユーザUが紙原稿３１をタスクの関連情報としてワークフローに登録したい場合、複合機MFPは、パネル表示部３０２を介して、ユーザUからの関連情報入力機能の実行指示を受け付ける（手順（１））。

次に、指示を受けた複合機MFPは、指示したユーザUがワークフロー管理システム１００、又は当該複合機MFPを利用可能なユーザか否かを判断するため、図５の破線に示すようにパネル表示部３０２のソフトウェアキーボードにて、ユーザUにログインパスワードを入力させ、ユーザIDと入力パスワードを管理サーバSVに送信することでユーザ認証を要求する（手順（２））。このとき、ユーザIDは、ログインパスワードのようにパネル表示部３０２に表示されたソフトウェアキーボードから入力させる方法やユーザUが携帯するユーザを特定する識別情報などが記憶されたICカードから読み取る方法などによって、複合機MFPが取得することができる。

複合機MFPは、管理サーバSVからユーザUの認証結果を受け取り、認証許可されたユーザであった場合に、管理サーバSVへ、ユーザUに関連するワークフローに登録されたタスクの情報を要求する。その結果、管理サーバSVは、ユーザUのタスク一覧（タスク検索結果）を複合機MFPへ提供する（手順（３））。

複合機MFPは、取得したタスク一覧を図６に示すようにパネル表示部３０２に表示する。ユーザUは、スキャンしようとしている紙原稿３１を関連付ける（以下、「添付する」と言う。）タスクを、図６の左の破線内に示すタスク情報（表示されたタスク情報）から選択することができる。また、ユーザUは、図６の右の破線内に示すソフトウェアキー（新タスク作成キー）をタッチすることで、新しいタスクをワークフローに登録でき、登録した新しいタスクもスキャンしようとしている紙原稿３１を関連付けるタスクとして選択することができる。図６には、タスク一覧情報がフラットリストで表示されている例が示されているが、タスクの階層構造を示す階層リスト形式で表示しても良い。図４に戻り、複合機MFPは、ユーザUが添付するタスクを選択後、図７の破線内に示すような、スキャナ３０５の読み取りモード（以下、「スキャンパラメータ」）の設定画面をパネル表示部３０２に表示する。その後、ユーザUのスキャンパラメータ設定に従って、スキャナ３０５によりセットされた紙原稿３１をスキャンする。（手順（４））。このとき、スキャン画像データを基に、OCRエンジン３０３を用いてテキスト（文字データ）を抽出する。

複合機MFPは、スキャン終了後、図８に示すような、次に行う手順をユーザUに指示させる表示画面をパネル表示部３０２に表示する。ここで、ユーザUが指示できる手順は、（５−１）スキャン画像データを基に作成した添付文書３２のタスク添付（関連付け）要求、（５−２）次の紙原稿３１をスキャン、（５−３）スキャン画像データ削除である。図４に戻り、複合機MFPは、ユーザUが、図８の破線内に示すソフトウェアキーをタッチした場合、（５−１）の手順が指示されたとして、OCR処理により抽出した一部又は全てのテキストを文書タイトルとし、スキャン画像データを基に添付文書３２を作成し、管理サーバSVに添付文書３２を送信する。その結果、管理サーバSVは、受け取った添付文書３２を該当するタスクに添付する（関連付ける）（手順（５））。

その結果、ユーザUは、ユーザ端末PCが備えるブラウザ２０１を用いて、図９に示すように、作成された添付文書３２をタスク関連情報表示機能により閲覧できる（手順（６））。図９には、OCR処理により抽出したテキスト"Technology Survey"が文書タイトルとなった添付文書３２が表示された例が示されている。また、図１０には、ワークフロー管理システムが有する関連文書検索機能が、添付文書３２の文書タイトルを基に、他のタスクに関連する文書として文書DB１１４から発見し、その検索結果が表示された例が示されている。また、図１０の破線内の添付文書３２をクリックすると、データ形式（例えば、「PDF：Portable Document Format」など。）から判断された閲覧可能なアプリケーション（PDF形式の場合、Acrobat Reader（登録商標）が起動）が起動され、添付文書３２の内容を容易に閲覧することができる様子も示されている。

このように、本発明では、ワークフローにおいて、紙原稿３１をユーザUが意図するタスク（指定タスク）に関連付けて取り扱うことができる。

＜関連情報入力制御部３０１の主要機能部について＞
次に、図５〜１１を用いて説明した、紙原稿をタスクの関連情報として登録する動作をどのような機能部によって実現しているかについて、図１１を用いて説明する。

図１１は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の主要機能構成の一例を示す図である。

紙原稿をタスクの関連情報として登録する動作（6つの手順）は、図３で説明したように、ワークフロー管理システム１００の構成要素である複合機MFPの関連情報入力制御部３０１により制御される。

関連情報入力制御部３０１は、ログイン機能部５１、タスク一覧取得機能部５２、タスク作成機能部５３及び添付文書作成機能部５３とから構成されている。

ログイン機能部５１は、図４の手順（２）で示したユーザ認証を管理サーバに要求する機能である。ログイン機能部５１は、ユーザUのユーザIDとログインパスワードとを管理サーバSVに送信し、関連情報入力機能の実行指示したユーザUがワークフロー管理システム１００、又は当該複合機MFPを利用可能なユーザか否かを判断するユーザ認証を要求する。管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５によりユーザDB１１９にアクセスし、ユーザIDを参照キーにユーザUの認証情報を参照し認証を行い、認証結果を複合機MFPに応答する（認証手段）。よって、ログイン機能部５１は、管理サーバSVから認証結果を取得することができる。

タスク一覧取得機能部５２は、図４の手順（３）に示したタスク一覧を管理サーバSVから取得する機能である。タスク一覧取得機能部５２は、管理サーバSVからの認証結果に従って、ユーザUが利用許可されたユーザであった場合、管理サーバSVへ、ユーザUに関連するワークフローに登録されたタスクの情報を要求する（タスク検索結果取得手段）。管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５によりタスクインスタンスDB１１６にアクセスし、ユーザUに関連するタスク情報の検索を行い（タスク検索手段）、その結果をリスト形式のデータにして複合機MFPに応答する（タスク検索結果提供手段）。よって、タスク一覧取得機能部５２は、ユーザUに関連したタスク情報を取得し、パネル表示部３０２に表示することができ、DBに登録された既存のタスクを紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）に関連付けるタスクとして選択できる。

タスク作成機能部５３は、図４の手順（４）に示した関連付けるタスクを選択する際に、新しいタスクを作成する機能である。タスク作成機能部５３は、管理サーバSVへ、ユーザUが所望する新規タスクの作成を要求する（タスク作成手段）。管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、新規のタスクインスタンスの生成を行い、新規作成に伴い発行されるタスクIDを複合機MFPに応答する。よって、タスク作成機能部５３は、DBに登録されていない新規のタスクを紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）に関連付けるタスクとして選択できる。

このように、ワークフロー管理システム１００は、タスク一覧取得機能部５２及びタスク作成機能部５３により、DBに登録された既存タスク及びDBに登録されていない新規タスクを、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）に関連付けるタスクとして設定することができる（タスク設定手段）。

添付文書作成機能部５４は、図４の手順（５）に示したスキャン画像データを基に添付文書３２を作成する機能である。添付文書作成機能部５４は、紙原稿３１をスキャンパラメータの設定に従ってスキャンしたスキャン画像データをスキャナ制御部３０４（読み取り手段）から取得し、OCRエンジン３０３（テキスト抽出手段）を用いてスキャン画像データから抽出した一部又は全てのテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、作成した添付文書３２を管理サーバSVに送信することで、添付文書３２を該当するタスクへの添付（関連付けて登録）を要求する（添付文書作成手段）。このとき、添付文書作成機能部５４は、OCR処理により抽出した一部又は全てのテキストを文書検索用のキーワードとして管理サーバSVへ添付文書３２とともに送信する。管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、文書DB１１４にアクセスし、受け取った添付文書３２を登録（格納）する（添付文書格納手段）。また、管理サーバSVは、添付文書３２を登録する際に、ワークフローエンジン１０４が有する関連情報管理部１２０により、添付文書３２と添付先のタスクとを関連付ける情報を生成し、生成した情報を関連情報DB１１３へ登録（格納）する。よって、添付文書作成機能部５４は、紙原稿３１をスキャンしたスキャン画像データを基に、添付文書３２を作成し、作成した添付文書３２をタスクに関連付けて登録（文書DB１１４及び関連情報DB１１３の各DBに格納）することができる。

ここまで、複合機MFPが有する上記各機能部について説明を行ってきたが、管理サーバSVの動作については、既にシステム上で動作しているワークフローエンジン１０６が有する各機能を用いて実現している。

＜関連情報入力制御部３０１の処理について＞
次に、図１１を用いて説明した主要機能の具体的な処理について、図１２、１３のフローチャート及び図１４〜１６のシーケンス図を用いて説明する。

図１２は、本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部３０１の処理例を示すフローチャートである。

関連情報入力制御部３０１は、ログイン機能部５１によりログイン処理を行い（Ｓ１０１）、タスク一覧取得機能部５２によりタスク一覧取得処理を行う（Ｓ１０２）。

次に、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に表示し、添付文書を関連付けるタスク（新規タスク又は既存タスクのどちらか一方）が選択されるまで待ち（Ｓ１０３）、タスクが選択されたら（Ｓ１０３がYESの場合）、スキャナのスキャンパラメータ設定画面の表示をパネル表示部３０２に要求し、スキャンパラメータが設定されるまで待つ（Ｓ１０４）。スキャンパラメータが設定されたら（Ｓ１０４がYESの場合）、設定されたスキャンパラメータに従って紙原稿３１をスキャンするようにスキャナ制御部３０４に要求し（Ｓ１０５）、スキャン終了（スキャンした画像データを取得する）まで待つ（Ｓ１０６）。スキャンが終了したら（Ｓ１０６がYESの場合）、スキャン画像データに対してOCR処理を行うようOCRエンジン３０３に要求する（Ｓ１０８）。

次に、Ｓ１０３で行ったタスク選択において、新規タスクが選択されているか否かを判断し（Ｓ１０９）、新規タスクが選択されている場合（Ｓ１０９がYESの場合）、Ｓ１０８で要求したOCR処理によって抽出したテキストを新規タスク名の候補値とし、新規タスク名の設定画面の表示をパネル表示部３０２に要求し（Ｓ１１０）、タスク名が決定するまで待つ（Ｓ１１１）。新規タスクのタスク名が決定したら（Ｓ１１１がYESの場合）、タスク作成機能部５３により新規タスクの作成処理を行う（Ｓ１１２）。また、Ｓ１０９で行った新規タスク作成の判定処理において、新規タスクが選択されなければ（Ｓ１０９がNOの場合）、Ｓ１１０〜Ｓ１１２の処理を行わない。

最後に、添付文書作成機能部５４により添付文書３２の作成処理を行い（Ｓ１１３）。処理を終了する。

図１３（a）は、本発明の第１の実施形態に係るログイン機能部５１の処理例を示すフローチャートである。

ログイン機能部５１は、取得したユーザIDとログインパスワードとを管理サーバSVに送信し、ユーザUが利用可能なユーザであるか否かを判断する認証処理を要求し（Ｓ２０１）、管理サーバSVから応答される認証結果を取得するまで待つ（Ｓ２０２）。

次に、管理サーバSVから取得した認証結果に従って、利用不可能な認証結果の場合のみ（Ｓ２０３がYESの場合）、認証結果をユーザUに利用不可能である旨を通知する画面表示をパネル表示部３０２に要求する。

図１３（b）は、本発明の第１の実施形態に係るタスク一覧取得機能部５２の処理例を示すフローチャートである。

タスク一覧取得機能部５２は、ユーザUに関連するタスク情報の提供を管理サーバSVに要求し（Ｓ３０１）、管理サーバSVから提供されるタスク情報を取得するまで待つ（Ｓ３０２）。管理サーバSVから取得したタスク情報をタスク一覧として画面表示するようパネル表示部３０２に要求する（Ｓ３０３）。

図１３（c）は、本発明の第１の実施形態に係るタスク作成機能部５３の処理例を示すフローチャートである。

タスク作成機能部５３は、取得した新規タスクのタスク名を管理サーバSVに送信し、新規タスクの作成を要求し（Ｓ４０１）、管理サーバSVから作成された新規タスクの識別情報であるタスクIDを取得するまで待つ（Ｓ４０２）。

図１３（d）は、本発明の第１の実施形態に係る添付文書作成機能部５４の処理例を示すフローチャートである。

添付文書作成機能部５４は、OCR処理によりスキャン画像データからテキストを抽出できたか否かを判断し（Ｓ５０１）、テキストが抽出できた場合（Ｓ５０１がYESの場合）、抽出したテキストを文書タイトルとして、スキャン画像データを基に添付文書３２を作成し（Ｓ５０２）、抽出したテキスト及び作成した添付文書３２を管理サーバSVに送信し、添付文書３２の登録と該当するタスクへの関連付けを要求する（Ｓ５０２）。また、テキストが抽出できなかった場合（Ｓ５０１がNOの場合）、スキャン画像データを基に添付文書３２を作成し（Ｓ５０４）、作成した添付文書３２を管理サーバSVに送信し、添付文書３２の登録と該当するタスクへの関連付けを要求する（Ｓ５０５）。

図１４は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の処理例（添付文書を既存のタスクに関連付けて登録し、登録後の添付文書を参照する場合）を示すシーケンス図である。

ワークフロー管理システム１００の複合機MFPは、パネル表示部３０２から入力されたユーザUのログイン情報（ユーザIDとログインパスワード）を基に、関連情報入力制御部３０１が有するログイン機能部５１により、ユーザUのログイン情報を管理サーバSVに送信しユーザ認証を要求する（１−１〜１−２）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン部１０４が有する検索エンジン１０５によりユーザDB１１９にアクセスし、ユーザ認証を行い、認証結果を複合機FPに応答する（１−３〜１−５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有するタスク一覧取得機能部５２により、ユーザUに関連するタスク情報の提供を管理サーバSVに要求する（１−６）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、ユーザUのタスク情報を検索し、検索結果を複合機MFPに提供する（１−７〜１−９）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に一覧表示し、紙原稿３１と関連付けするタスクの選択を待つ（１−１０〜１−１１）。表示されたタスク一覧から既存タスクが選択された後、関連情報入力制御部３０１は、スキャンパラメータの設定画面をパネル表示部３０２に表示し、パラメータが設定された後、設定されたパラメータに従ったスキャン実行をスキャナ制御部３０４に要求する（１−１２〜１−１３）。

複合機MFPは、スキャナ３０５により紙原稿３１をスキャンし、関連情報入力制御部３０１は、スキャン画像データを取得する（１−１５〜１−１６）。

複合機MFPは、OCRエンジン３０３により、取得したスキャン画像データに対してOCR処理を行い、関連情報入力制御部３０１は、抽出したテキストを取得する（１−１７〜１−１８）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有する添付文書作成機能部５４により、OCR処理でスキャン画像データからテキストが抽出できた場合、抽出したテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、テキストと添付文書３２を管理サーバSVに送信することで、添付文書３２の登録と該当タスクへの関連付けを要求する（１−１９）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、文書DBにアクセスし、取得した添付文書３２を登録するとともに、登録の際に発行した登録文書の識別情報である文書IDを基に、関連情報管理部１２０により、登録した添付文書３２と選択されたタスクとを関連付け、その情報を関連情報DB１１３に登録する（１−２０〜１−２２）。

次に、ユーザUが登録した添付文書３２を関連情報表示機能によって参照する処理手順について説明する。

ユーザ端末PCは、ブラウザ２０１により、管理サーバSVに、ユーザUのタスク情報の提供を要求する（Ｕ−１）。

管理サーバSVは、GUI提供部１０１が有する入出力制御部１０３を介して、ユーザ端末PCからのタスク情報要求を受信する。その後、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５によりタスクインスタンスDB１１６にアクセスし、ユーザUのタスク情報を検索する（Ｕ−２〜Ｕ−３）。

管理サーバSVは、検索結果（タスク情報）を基に、GUI提供部１０１が有するレンダリングエンジン１０２によりユーザ端末PCが備えるブラウザで表示可能なデータを生成し、入出力制御部１０３を介してユーザ端末PCに提供する（Ｕ−４）。

また、ユーザ端末PCは、ブラウザ２０１により、管理サーバSVに、登録した添付文書３２を要求する（Ｕ−５）。

管理サーバSVは、GUI提供部１０１が有する入出力制御部１０３を介して、ユーザ端末PCからの添付文書要求を受信する。その後、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５により関連情報DB１１３にアクセスし、登録の際に生成したタスクと添付文書３２とを関連付ける情報を検索する（Ｕ−６〜Ｕ−７）。

管理サーバSVは、検索エンジン１０５により文書DB１１４にアクセスし、先の検索結果（文書ID）を基に、ユーザUが所望する添付文書３２を検索する（Ｕ−８〜Ｕ−９）。

最後に、管理サーバSVは、検索結果（添付文書３２）を基に、GUI提供部１０１が有するレンダリングエンジン１０２によりユーザ端末PCが備えるブラウザで表示可能なデータを生成し、入出力制御部１０３を介してユーザ端末PCに提供する（Ｕ−１０）。

図１５は、本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の処理例（添付文書を新規タスクに関連付けて登録する場合）を示すシーケンス図である。

ワークフロー管理システム１００の複合機MFPは、パネル表示部３０２から入力されたユーザUのログイン情報（ユーザIDとログインパスワード）を基に、関連情報入力制御部３０１が有するログイン機能部５１により、ユーザUのログイン情報を管理サーバSVに送信しユーザ認証を要求する（２−１〜２−２）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン部１０４が有する検索エンジン１０５によりユーザDB１１９にアクセスし、ユーザ認証を行い、認証結果を複合機FPに応答する（２−３〜２−５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有するタスク一覧取得機能部５２により、ユーザUに関連するタスク情報の提供を管理サーバSVに要求する（２−６）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、ユーザUのタスク情報を検索し、検索結果を複合機MFPに提供する（２−７〜２−９）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に一覧表示し、紙原稿３１と関連付けするタスクの選択を待つ（２−１０〜２−１１）。表示されたタスク一覧から新規タスクが選択された後、関連情報入力制御部３０１は、スキャンパラメータの設定画面をパネル表示部３０２に表示し、パラメータが設定された後、設定されたパラメータに従ったスキャン実行をスキャナ制御部３０４に要求する（２−１２〜２−１３）。

複合機MFPは、スキャナ３０５により紙原稿３１をスキャンし、関連情報入力制御部３０１は、スキャン画像データを取得する（２−１５〜２−１６）。

複合機MFPは、OCRエンジン３０３により、取得したスキャン画像データに対してOCR処理を行い、関連情報入力制御部３０１は、抽出したテキストを取得する（２−１７〜２−１８）。

複合機MFPは、図１６の破線内に示すように、OCR処理により抽出したテキストを新規タスク名の候補値として、タスク名の設定画面をパネル表示部３０２に表示し、タスク名が設定された後、関連情報入力制御部３０１が有するタスク作成機能部５３により、管理サーバSVに新規タスクの作成を要求する（２−１９〜２−２１）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６のタスク生成部１０７により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、新規タスクのタスクインスタンスを作成し、タスクの識別情報であるタスクIDを発行し、複合機MFPに発行したタスクIDを応答する（２−２２〜２−２４）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有する添付文書作成機能部５４により、OCR処理でスキャン画像データからテキストが抽出できた場合、抽出したテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、テキストと添付文書３２を管理サーバSVに送信することで、添付文書３２の登録と該当タスクへの関連付けを要求する（２−２５）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、文書DBにアクセスし、取得した添付文書３２を登録するとともに、登録の際に発行した登録文書の識別情報である文書IDを基に、関連情報管理部１２０により、登録した添付文書３２と選択されたタスクとを関連付け、その情報を関連情報DB１１３に登録する（２−２６〜２−２８）。

＜まとめ＞
以上のように、本発明の第１の実施形態によれば、ワークフロー管理システム１００は、まず、複合機MFPが有する関連情報入力制御部３０１のログイン機能部５１によりユーザUの利用許可を確認し、利用が許可されたユーザUであれば、タスク一覧取得機能部５２により、管理サーバSVからユーザUに関連するタスク情報を取得し、取得したタスク情報を基に、スキャンした紙原稿３１と関連付けするタスクを設定する（タスク設定手段）。このとき、タスク作成機能部５３により関連付けるタスクを新規に作成することもできる。

次に、複合機MFPは、ユーザUがセットした紙原稿３１をスキャナ３０５によりスキャンし、スキャナ制御部３０４によりスキャン画像データをワークフロー管理システム１００に入力する（読み取り手段）。

最後に、複合機MFPが有する関連情報入力制御部３０１に添付文書作成機能部５４により、スキャン画像データを基に、複合機MFPが備えるOCRエンジン３０３により抽出された一部又は全てのテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、管理サーバSVに添付文書の登録（格納）を要求する（添付文書作成手段）。

その結果、ワークフロー管理システム１００は、管理サーバSVのワークフローエンジン１０４が有する関連情報管理部１２０により、添付文書３２と、添付文書３２と指定タスクとの関連付けに関する情報とが各DBに登録（格納）される（添付文書格納手段）。

よって、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）とタスクとが適切に関連付けられ、ワークフローに登録できるため、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）をタスクの関連情報として適時取り扱うことができる。

また、ワークフロー管理システム１００の構成要素である複合機MFPにおいて、ワークフロー手順（タスク）を特定し、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）を関連付けて登録することや、新しいワークフロー手順（タスク）を作成し、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）を関連付けて登録することができる。

［第２の実施形態］
本実施形態では、OCR処理により抽出したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスク情報を検索し、その検索結果を基に、添付文書を効率よく関連付けるタスクを選択する機能について説明する。

本実施形態と第１の実施形態の異なる点は、タスク一覧表示から関連付けるタスクを選択する前に紙原稿をスキャンし、スキャン画像データからOCR処理によりテキストを抽出して、抽出したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスクのうち、紙媒体の情報（紙原稿の内容）に関連が強い（関連性の高い）タスク情報に絞り込み、その検索結果をタスク一覧として表示する点である。例えば、紙原稿に、バーコード、地紋印刷などによりタスクIDが予め埋め込まれていた場合、このタスクIDを認識し、タスクIDで指定された特定のタスクを表示するなどの使い方も考えられる。

では、以下に本実施形態の説明を行うが、第１の実施形態との共通点（システム構成（図１）、ハードウェア構成（図２）の例など）については、同一の符号を用いて説明を省略し、本実施形態の特徴点であるタスク検索機能に関する内容を中心に説明する。

＜システムの動作例について＞
図１７は、本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システム１００における紙原稿３１をタスクの関連情報として登録し参照する動作例を示す図である。図１７で示すように、紙原稿３１を関連情報として登録し参照する（関連情報として取り扱う）までの動作は、主に、以下に挙げる6つの手順により動作する。
（１）関連情報入力機能実行指示受け取り
（２）ユーザ認証要求
（３）タスク選択・原稿読み取り
（４）タスク一覧提供
（５）添付文書送信・該当タスク添付
（６）タスクアクセス
まず、ユーザUが紙原稿３１をタスクの関連情報としてワークフローに登録したい場合、複合機MFPは、パネル表示部３０２を介して、ユーザUからの関連情報入力機能の実行指示を受け付ける（手順（１））。

次に、指示を受けた複合機MFPは、指示したユーザUがワークフロー管理システム１００、又は当該複合機MFPを利用可能なユーザか否かを判断するため、図５の破線に示すようにパネル表示部３０２のソフトウェアキーボードにて、ユーザUにログインパスワードを入力させ、ユーザIDと入力パスワードを管理サーバSVに送信することでユーザ認証を要求する（手順（２））。このとき、ユーザIDは、ログインパスワードのようにパネル表示部３０２に表示されたソフトウェアキーボードから入力させる方法やユーザUが携帯するユーザを特定する識別情報などが記憶されたICカードから読み取る方法などによって、複合機MFPが取得することができる。

複合機MFPは、管理サーバSVからユーザUの認証結果を受け取り、認証許可されたユーザであった場合に、図７の破線内に示すような、スキャナ３０５のスキャンパラメータの設定画面をパネル表示部３０２に表示する。その後、ユーザUのスキャンパラメータ設定に従って、スキャナ３０５によりセットされた紙原稿３１をスキャンする。（手順（３））。このとき、スキャン画像データを基に、OCRエンジン３０３を用いてテキストを抽出する。

複合機MFPは、スキャン終了後、図８に示すような、次に行う手順をユーザUに指示させる表示画面をパネル表示部３０２に表示する。ここで、ユーザUが指示できる手順は、（４−１）検索条件を基にDB検索を行い関連するタスク情報要求、（４−２）次の紙原稿３１をスキャン、（４−３）スキャン画像データ削除である。図４に戻り、複合機MFPは、ユーザUが、図８の破線内に示すソフトウェアキーをタッチした場合、（４−１）の手順が指示されたとして、スキャン画像データにOCR処理を行い、抽出されたテキストを検索条件として、管理サーバSVへ、ユーザUに関連するワークフローに登録されたタスクの情報を要求する。その結果、管理サーバSVは、検索条件を基に、ユーザUのタスク情報のうち紙原稿３１の内容と関連性の高いタスクを検索し、検索結果をタスク一覧として複合機MFPへ提供する（手順（４））。

複合機MFPは、取得したタスク一覧を図６に示すようにパネル表示部３０２に表示する。ユーザUは、スキャンした紙原稿３１を関連付けるタスクを、図６の左の破線内に示すタスク情報（表示されたタスク情報）から選択することができる。また、ユーザUは、図６の右の破線内に示すソフトウェアキー（新タスク作成キー）をタッチすることで、新しいタスクをワークフローに登録でき、登録した新しいタスクもスキャンしようとしている紙原稿３１を関連付けるタスクとして選択することができる。図６には、タスク一覧情報がフラットリストで表示されている例が示されているが、タスクの階層構造を示す階層リスト形式で表示しても良い。
図４に戻り、複合機MFPは、関連付けるタスクが選択された後、OCR処理により抽出したテキストを文書タイトルとし、スキャン画像データを基に添付文書３２を作成し、管理サーバSVに添付文書３２を送信する。その結果、管理サーバSVは、受け取った添付文書３２を該当するタスクに添付する（手順（５））。

その結果、ユーザUは、ユーザ端末PCが備えるブラウザ２０１を用いて、図９に示すように、作成された添付文書３２をタスク関連情報表示機能により閲覧できる（手順（６））。図９には、OCR処理により抽出したテキスト"Technology Survey"が文書タイトルとなった添付文書３２が表示された例が示されている。また、図１０には、ワークフロー管理システムが有する関連文書検索機能が、添付文書３２の文書タイトルを基に、他のタスクに関連する文書として文書DB１１４から発見し、その検索結果が表示された例が示されている。また、図１０の破線内の添付文書３２をクリックすると、データ形式（例えば、「PDF：Portable Document Format」など。）から判断された閲覧可能なアプリケーション（PDF形式の場合、Acrobat Reader（登録商標）が起動）が起動され、添付文書３２の内容を容易に閲覧することができる様子も示されている。

このように、本発明では、ユーザUに関連するタスク情報のうち、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）を検索条件に関連性が高いタスク情報に絞り込み、紙原稿３１と関連付けるタスクの選択が効率よく行うことができる。

＜関連情報入力制御部３０１の処理について＞
次に、図１７を用いて説明した動作例の具体的な処理について、図１８、１９のフローチャート及び図２０のシーケンス図を用いて説明する。

図１８は、本発明の第２の実施形態に係る関連情報入力制御部３０１の処理例を示すフローチャートである。

関連情報入力制御部３０１は、ログイン機能部５１によりログイン処理を行い（Ｓ６０１）、スキャナのスキャンパラメータ設定画面の表示をパネル表示部３０２に要求し（Ｓ６０２）、スキャンパラメータが設定されるまで待つ（Ｓ６０３）。スキャンパラメータが設定されたら（Ｓ６０３がYESの場合）、設定されたスキャンパラメータに従って紙原稿３１をスキャンするようにスキャナ制御部３０４に要求し（Ｓ６０４）、スキャン終了（スキャンした画像データを取得する）まで待つ（Ｓ６０５）。スキャンが終了したら（Ｓ６０５がYESの場合）、スキャン画像データに対してOCR処理を行うようOCRエンジン３０３に要求する（Ｓ６０６）。

次に、タスク一覧取得機能部５２によりタスク一覧取得処理を行い（Ｓ６０７）、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に表示し、添付文書を関連付けるタスク（新規タスク又は既存タスクのどちらか一方）が選択されるまで待ち（Ｓ６０８）、タスクが選択されたら（Ｓ６０８がYESの場合）、新規タスクが選択されているか否かを判断し（Ｓ６０９）、新規タスクが選択されている場合（Ｓ６０９がYESの場合）、Ｓ６０６で要求したOCR処理によって抽出したテキストを新規タスク名の候補値とし、新規タスク名の設定画面の表示をパネル表示部３０２に要求し（Ｓ６１０）、タスク名が決定するまで待つ（Ｓ６１１）。新規タスクのタスク名が決定したら（Ｓ６１１がYESの場合）、タスク作成機能部５３により新規タスクの作成処理を行う（Ｓ６１２）。また、Ｓ６０９で行った新規タスク作成の判定処理において、新規タスクが選択されなければ（Ｓ６０９がNOの場合）、Ｓ６１０〜Ｓ６１２の処理を行わない。

最後に、添付文書作成機能部５４により添付文書３２の作成処理を行い（Ｓ６１３）。処理を終了する。

図１９は、本発明の第２の実施形態に係るタスク一覧取得機能部５２の処理例を示すフローチャートである。

タスク一覧取得機能部５２は、OCR処理により抽出したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスク情報のうち、紙原稿３１の内容と関連性の高いタスクに絞り込んだタスク情報の提供を管理サーバSVに要求し（Ｓ７０１）、管理サーバSVから提供されるタスク情報を取得するまで待つ（Ｓ７０２）。管理サーバSVから取得したタスク情報をタスク一覧として画面表示するようパネル表示部３０２に要求する（Ｓ７０３）。

図２０は、本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の処理例（タスク選択前にスキャンし、スキャン画像データを基に作成した添付文書を既存タスクに関連付けて登録する場合）を示すシーケンス図である。

ワークフロー管理システム１００の複合機MFPは、パネル表示部３０２から入力されたユーザUのログイン情報（ユーザIDとログインパスワード）を基に、関連情報入力制御部３０１が有するログイン機能部５１により、ユーザUのログイン情報を管理サーバSVに送信しユーザ認証を要求する（３−１〜３−２）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン部１０４が有する検索エンジン１０５によりユーザDB１１９にアクセスし、ユーザ認証を行い、認証結果を複合機FPに応答する（３−３〜３−５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、スキャンパラメータの設定画面をパネル表示部３０２に表示し、パラメータが設定された後、設定されたパラメータに従ったスキャン実行をスキャナ制御部３０４に要求する（３−６〜３−８）。

複合機MFPは、スキャナ３０５により紙原稿３１をスキャンし、関連情報入力制御部３０１は、スキャン画像データを取得する（３−９〜３−１０）。

複合機MFPは、OCRエンジン３０３により、取得したスキャン画像データに対してOCR処理を行い、関連情報入力制御部３０１は、抽出したテキストを取得する（３−１１〜３−１２）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有するタスク一覧取得機能部５２により、OCR処理により抽出したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスク情報の提供を管理サーバSVに要求する（３−１３）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、取得したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスクのうち、紙原稿３１の内容と関連性の高いタスクを絞り込み検索し、検索結果を複合機MFPに提供する（３−１４〜３−１５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に一覧表示し、紙原稿３１と関連付けするタスクの選択を待つ（３−１６〜３−１７）。表示されたタスク一覧から既存タスクが選択された後、関連情報入力制御部３０１が有する添付文書作成機能部５４により、OCR処理でスキャン画像データからテキストが抽出できた場合、抽出したテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、テキストと添付文書３２を管理サーバSVに送信することで、添付文書３２の登録と該当タスクへの関連付けを要求する（３−１８）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、文書DBにアクセスし、取得した添付文書３２を登録するとともに、登録の際に発行した登録文書の識別情報である文書IDを基に、関連情報管理部１２０により、登録した添付文書３２と選択されたタスクとを関連付け、その情報を関連情報DB１１３に登録する（３−１９〜３−２１）。

図２１は、本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の処理例（タスク選択前にスキャンし、スキャン画像データを基に作成した添付文書を新規タスクに関連付けて登録する場合）を示すシーケンス図である。

ワークフロー管理システム１００の複合機MFPは、パネル表示部３０２から入力されたユーザUのログイン情報（ユーザIDとログインパスワード）を基に、関連情報入力制御部３０１が有するログイン機能部５１により、ユーザUのログイン情報を管理サーバSVに送信しユーザ認証を要求する（４−１〜４−２）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン部１０４が有する検索エンジン１０５によりユーザDB１１９にアクセスし、ユーザ認証を行い、認証結果を複合機FPに応答する（４−３〜４−５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、スキャンパラメータの設定画面をパネル表示部３０２に表示し、パラメータが設定された後、設定されたパラメータに従ったスキャン実行をスキャナ制御部３０４に要求する（４−６〜４−８）。

複合機MFPは、スキャナ３０５により紙原稿３１をスキャンし、関連情報入力制御部３０１は、スキャン画像データを取得する（４−９〜４−１０）。

複合機MFPは、OCRエンジン３０３により、取得したスキャン画像データに対してOCR処理を行い、関連情報入力制御部３０１は、抽出したテキストを取得する（４−１１〜４−１２）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有するタスク一覧取得機能部５２により、OCR処理により抽出したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスク情報の提供を管理サーバSVに要求する（４−１３）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有する検索エンジン１０５により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、取得したテキストを検索条件に、ユーザUに関連するタスクのうち、紙原稿３１の内容と関連性の高いタスクを絞り込み検索し、検索結果を複合機MFPに提供する（４−１４〜４−１５）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１により、取得したタスク情報をパネル表示部３０２に一覧表示し、紙原稿３１と関連付けするタスクの選択を待つ（４−１６〜４−１７）。表示されたタスク一覧から新規タスクが選択された後、図１６の破線内に示すように、OCR処理により抽出したテキストを新規タスク名の候補値として、タスク名の設定画面をパネル表示部３０２に表示し、タスク名が設定された後、関連情報入力制御部３０１が有するタスク作成機能部５３により、管理サーバSVに新規タスクの作成を要求する（４−１８〜４−２０）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６のタスク生成部１０７により、タスクインスタンスDB１１６にアクセスし、新規タスクのタスクインスタンスを作成し、タスクの識別情報であるタスクIDを発行し、複合機MFPに発行したタスクIDを応答する（４−２１〜４−２３）。

複合機MFPは、関連情報入力制御部３０１が有する添付文書作成機能部５４により、OCR処理でスキャン画像データからテキストが抽出できた場合、抽出したテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、テキストと添付文書３２を管理サーバSVに送信することで、添付文書３２の登録と該当タスクへの関連付けを要求する（４−２４）。

管理サーバSVは、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６により、文書DBにアクセスし、取得した添付文書３２を登録するとともに、登録の際に発行した登録文書の識別情報である文書IDを基に、関連情報管理部１２０により、登録した添付文書３２と選択されたタスクとを関連付け、その情報を関連情報DB１１３に登録する（４−２５〜４−２７）。

＜システム構成の変形例について＞
これまで説明してきた第１及び第２の実施形態では、ワークフロー管理システム１００の構成要素を管理サーバSV、ユーザ端末PC及び複合機MFPとしてきた。

そこで、図２２では、変形例として複合機MFPが管理サーバSVである場合のワークフロー管理システム１００の主要機能構成例を示す。

複合機MFPが有する関連文書入力制御部３０１は、ログイン機能部５１及びタスク一覧取得機能部５２とから構成され、複合機MFP内のワークフロー管理機能により、タスク作成機能部５３は、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６のタスク生成部１０７、また、添付文書作成機能部５４は、ワークフローエンジン１０４が有する関連情報管理部１２０によって機能させることで、第１及び第２の実施形態と同様の作用効果を奏する構成となる。

また、図２３では、変形例としてユーザ端末PCにスキャナが接続された場合のワークフロー管理システム１００の主要機能構成例を示す。

管理サーバSVは、関連文書入力制御部３０１を有し、この関連文書入力制御部３０１は、ログイン機能部５１及びタスク一覧取得機能部５２とから構成され、タスク作成機能部５３は、ワークフローエンジン１０４が有するタスク制御部１０６のタスク生成部１０７、また、添付文書作成機能部５４は、ワークフローエンジン１０４が有する関連情報管理部１２０によって機能させる。また、ユーザ端末PCには、USBなどのデータ伝送路によりスキャナ３０５が接続され、スキャナ制御部３０４によって、複合機MFPが備えたスキャナ機能（スキャナ３０５とスキャナ制御部３０４）と同じように機能させることで、第１及び第２の実施形態と同様の作用効果を奏する構成となる。この構成の場合、スキャンされたスキャン画像データは、ブラウザ２０１を介して、管理サーバSVに送信され、管理サーバSVが有するGUI提供部１０１が有する入出力制御部１０３を介して、ワークフローエンジン１０４へと伝送される。

＜まとめ＞
以上のように、本発明の第２の実施形態によれば、ワークフロー管理システム１００は、まず、複合機MFPが有する関連情報入力制御部３０１のログイン機能部５１によりユーザUの利用許可を確認し、利用が許可されたユーザUがセットした紙原稿３１をスキャナ３０５によりスキャンし、スキャン制御部３０４によりスキャン画像データをワークフロー管理システム１００に入力する（読み取り手段）。

次に、複合機MFPが備えるOCRエンジン３０３により抽出された一部又は全てのテキスト（紙原稿３１の内容）をタスクの検索条件として、関連情報入力制御部３０１のタスク一覧取得機能５２により、管理サーバSVからユーザUに関連するタスク情報のうち、紙原稿３１の内容と関連性の高いタスク情報を取得し（絞り込み検索結果）、取得したタスク情報を基に、スキャンした紙原稿３１と関連付けするタスクを設定する（タスク設定手段）。このとき、タスク作成機能部５３により関連付けるタスクを新規に作成することもできる。

最後に、複合機MFPが有する関連情報入力制御部３０１の添付文書作成機能部５４により、OCR処理により抽出された一部又は全てのテキストを文書タイトルとして添付文書３２を作成し、管理サーバSVに添付文書の登録（格納）を要求する（添付文書作成手段）。

その結果、ワークフロー管理システム１００は、管理サーバSVのワークフローエンジン１０４が有する関連情報管理部１２０により、添付文書３２とともに、添付文書３２と指定タスクとの関連付けに関する情報が登録（格納）される（添付文書格納手段）。

よって、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）とタスクとが適切に関連付けられ、ワークフローに登録できるため、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）を関連情報として適時取り扱うことができる。

また、紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）によって関連付けるタスクを判別し（関連付けるタスク候補を自動的に選出し）、効率的に紙媒体の情報（紙原稿３１の内容）とタスクとを関連付けることができる。

最後に、本発明の第１及び第２の実施形態に係るワークフロー管理システム１００が有する機能は、第１及び第２の実施形態において説明した各処理手順を、動作環境（プラットフォーム）にあったプログラミング言語でコード化したプログラムをコンピュータで実行することで実現することができる。よって、本発明の第１及び第２の実施形態において説明した機能を実行するプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記憶媒体に格納することができる。

また、第１及び第２の実施形態の説明を行ってきたが、上記実施形態に挙げた形状に、その他の要素との組み合わせ等、ここで示した要件に、本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することが可能であり、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る管理サーバ及びユーザ端末のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機MFPのハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの主な機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムにおける紙原稿をタスクの関連情報として登録し参照する動作例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機におけるログイン画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機におけるタスク一覧画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機におけるスキャンパラメータ設定画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機におけるスキャン後の処理手順選択画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るユーザ端末におけるタスク情報閲覧画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るユーザ端末における関連情報閲覧画面の表示例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの主要機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部が有するログイン機能部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部が有するタスク一覧取得機能部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部が有するタスク作成機能部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係る関連情報入力制御部が有する添付文書作成機能部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの処理例（添付文書を既存のタスクに関連付けて登録し、登録後の添付文書を参照する場合）を示すシーケンス図である。 本発明の第１の実施形態に係るワークフロー管理システムの処理例（添付文書を新規タスクに関連付けて登録する場合）を示すシーケンス図である。 本発明の第１の実施形態に係る複合機における新規タスク名設定画面の表示例を示す図である。 本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システムにおける紙原稿をタスクの関連情報として登録し参照する動作例を示す図である。 本発明の第２の実施形態に係る関連情報入力制御部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施形態に係る関連情報入力制御部が有するタスク一覧取得機能部の処理例を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システムの処理例（添付文書を既存のタスクに関連付けて登録し、登録後の添付文書を参照する場合）を示すシーケンス図である。 本発明の第２の実施形態に係るワークフロー管理システムの処理例（添付文書を新規タスクに関連付けて登録する場合）を示すシーケンス図である。 本発明の第１及び第２の実施形態の変形例に係るワークフロー管理システム（管理サーバが複合機の場合）の主な機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１及び第２の実施形態の変形例に係るワークフロー管理システム（ユーザ端末にスキャナが接続された場合）の主な機能構成の一例を示す図である。

符号の説明

１００ ワークフロー管理システム
１１ 制御部（CPU）
１２ 主記憶部（ROM,RAM）
１３ 補助記憶部（HD）
１４ ネットワークI/F
１５ 外部記憶装置I/F
１６ 外部装置I/F
１７ 出力装置I/F
１８ 入力装置I/F
１９ 表示部（パネル表示）
２０ 入力部（操作部）
２１ 印刷部（プロッタ部）
２２ スキャナ部（原稿読み取り部）
３１ 紙原稿
３２ 添付文書
１０１ GUI提供部
１０２ レンダリングエンジン
１０３ 入出力制御部
１０４ ワークフローエンジン
１０５ 検索エンジン
１０６ タスク制御部
１０７ タスク作成部
１０８ タスク実行部
１０９ 推測エンジン
１１０ タスクモデル生成部
１１１ タスクツリー保持部
１１２ ワークフロー記録部
１１３ 関連情報DB
１１４ 文書DB
１１５ タスクモデルDB
１１６ タスクインスタンスDB
１１７ ドメインコンセプトDB
１１８ 作業記録DB
１１９ ユーザDB
１２０ 関連情報管理部
２０１ ブラウザ
３０１ 関連情報入力制御部
３０２ パネル表示部
３０３ OCRエンジン
３０４ スキャナ制御部
３０５ スキャナ
３０６ プリンタエンジン
５１ ログイン機能部
５２ タスク一覧取得機能部
５３ タスク作成機能部
５４ 添付文書作成機能部
SV ワークフロー管理サーバ（情報処理装置）
PC ユーザ端末（情報処理装置）
MFP 複合機（画像形成装置）
U ユーザ

Claims (20)

1. データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、
   紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、
   前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを設定するタスク設定手段と、
   前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段と、
   前記添付文書を、前記タスク設定手段により設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを有することを特徴とするワークフロー管理システム。
2. ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、
   前記タスク検索手段による検索結果を取得するタスク検索結果取得手段を有し、
   前記データベースに登録された既存のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、
   前記タスク設定手段は、
   前記タスク検索結果取得手段により取得した検索結果に基づいて選択したタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
3. 新規タスクを作成するタスク作成手段を有し、
   前記データベースに登録されていない新規のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、
   前記タスク設定手段は、
   前記タスク作成手段により作成されたタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー管理システム。
4. 前記読み取り手段から読み取った読み取り画像データに対してOCR処理を行い、前記読み取り画像データからテキストを抽出するテキスト抽出手段を有し、
   前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、
   前記添付文書作成手段は、
   前記添付文書の文書タイトルを、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に作成することを特徴とする請求項１ないし３の何れか一項に記載のワークフロー管理システム。
5. 前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、
   前記タスク作成手段は、
   前記タスク作成手段により作成されたタスクのタスク名の候補を、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に決定することを特徴とする請求項１ないし４の何れか一項に記載のワークフロー管理システム。
6. 前記タスク検索手段は、
   前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを検索条件に、前記データベースを検索することを特徴とする請求項１ないし５の何れか一項に記載のワークフロー管理システム。
7. ユーザの利用許可認証を行う認証手段を有することを特徴とする請求項１ないし６の何れか一項に記載のワークフロー管理システム。
8. 前記管理サーバは、
   記憶装置を備えた画像形成装置であることを特徴とする請求項１ないし７の何れか一項に記載のワークフロー管理システム。
9. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置であって、
   紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、
   前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手段と、
   前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
10. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバであって、
    データベースを備え、
    新規タスクを作成するタスク作成手段と、
    ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、
    前記タスク検索手段による検索結果を提供するタスク検索結果提供手段と、
    前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手段により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを有することを特徴とする管理サーバ。
11. 前記タスク検索手段は、
    前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを検索条件に、前記データベースを検索することを特徴とする請求項１０に記載の管理サーバ。
12. ユーザの利用許可認証を行う認証手段を有することを特徴とする請求項１０又は１１に記載の管理サーバ。
13. 前記タスク設定手段は、
    前記管理サーバが有するデータベースに登録された既存のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、
    前記管理サーバから取得した、ユーザに関連するタスク情報の検索結果に基づいて選択したタスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする請求項９に記載の画像形成装置。
14. 前記タスク設定手段は、
    前記管理サーバが有するデータベースに登録されていない新規のタスクを紙媒体の情報と関連付ける場合、
    前記管理サーバにより作成された新規タスクを、前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクとして設定することを特徴とする請求項９又は１３に記載の画像形成装置。
15. 前記読み取り手段から読み取った読み取り画像データに対してOCR処理を行い、前記読み取り画像データからテキストを抽出するテキスト抽出手段を有し、
    前記添付文書作成手段は、
    前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、
    前記添付文書の文書タイトルを、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に作成することを特徴とする請求項９、１３又は１４に記載の画像形成装置。
16. 前記タスク作成手段は、
    前記テキスト抽出手段によりテキストが抽出された場合、
    前記タスク作成手段により作成されたタスクのタスク名の候補を、前記テキスト抽出手段により抽出された一部又は全てのテキストを基に決定することを特徴とする請求項９、１３ないし１５の何れか一項に記載の画像形成装置。
17. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置におけるワークフロー管理方法であって、
    紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手順と、
    前記読み取り手順で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手順と、
    前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手順により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手順とを有することを特徴とするワークフロー管理方法。
18. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバにおけるワークフロー管理方法であって、
    データベースを備え、
    新規タスクを作成するタスク作成手順と、
    ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手順と、
    前記タスク検索手順による検索結果を提供するタスク検索結果提供手順と、
    前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手順により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手順とを有することを特徴とするワークフロー管理方法。
19. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された画像形成装置におけるワークフロー管理プログラムであって、
    コンピュータに、
    紙媒体の情報を読み取り、読み取り画像データを生成する読み取り手段と、
    前記読み取り手段で読み取った紙媒体の情報に関連付けるタスクを、前記管理サーバにより検索されたユーザに関連するタスク情報の検索結果を基に設定するタスク設定手段と、
    前記読み取り画像データを基に、前記タスク設定手段により設定されたタスクに添付する添付文書を作成する添付文書作成手段とを機能させるワークフロー管理プログラム。
20. コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムに接続された管理サーバにおけるワークフロー管理プログラムであって、
    コンピュータに、
    データベースを備え、
    新規タスクを作成するタスク作成手段と、
    ユーザに関連するタスク情報を前記データベースから検索するタスク検索手段と、
    前記タスク検索手段による検索結果を提供するタスク検索結果提供手段と、
    前記画像形成装置が紙媒体の情報を読み取り生成した読み取り画像データを基に作成された添付文書を、前記画像形成装置において、前記タスク検索結果提供手段により提供したタスク情報を基に設定されたタスクに関連付けて前記データベースに格納する添付文書格納手段とを機能させるワークフロー管理プログラム。

Images