CN101271547A

CN101271547A - 工作流程管理系统

Info

Publication number: CN101271547A
Application number: CNA2008100854389A
Authority: CN
Inventors: 铃木刚; 前田薰; 松井善郎; 哈拉尔德·霍尔茨; 奥列格·罗斯塔宁
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2007-03-19
Filing date: 2008-03-17
Publication date: 2008-09-24
Anticipated expiration: 2028-03-17
Also published as: JP5167662B2; CN101271547B; JP2008234216A; US20090027718A1

Abstract

本发明公开了能够直接捕获经由传真机发送的图像信息的工作流程管理系统。该工作流程管理系统包括目标识别单元，该目标识别单元识别要与传真机接收到的图像信息相关联的目标，该目标在工作流程管理系统中被定义；还包括相关文档记录单元，该单元将图像信息与识别的目标相关联，并记录与识别的目标相关联的图像信息。

Description

工作流程管理系统

技术领域

本发明涉及工作流程管理系统，该系统能够在执行工作流程时通过再利用工作流程中的部分来动态配置工作流程模型。

背景技术

使用连接于网络的个人计算机的工作流程管理系统的描述参见例如专利文献1。工作流程管理系统是连接于计算机网络的客户机/服务器系统，在该计算机网络中工作流程通常由计算机网络中的过程完成。在这样的系统中，纸质文档几乎不能被用作工作流程的一部分。这是不利的，因为很多纸质文档经常用于普通的办公室环境中。

尝试将纸质文档纳入到工作流程管理系统的技术的描述参见例如专利文献2。该技术允许在文档上加盖封印的过程。专注于数字文档与纸质文档的区别，该技术通过并行处理各种媒介克服了不同媒介所具有的不同特性，使得纸质文档被纳入到工作流程中来。类似的技术的描述参见例如专利文献3。然而，这些技术专用于处理大量日常工作，而不能动态改变工作流程。

能够动态改变工作流程的技术的描述参见例如专利文献4。然而，专利文献4中的技术专注于实际的参与工作流程的操作者改变的情况。根据该技术，工作流程的定义被分为两个级别，作用和实际操作者，从而使得可以动态改变工作流程。不幸的是，当作用没有被预先确定时，不能使用这一技术。

类似于专利文献4，专利文献5中的技术能够动态定义工作流程，尤其是当参与同一个工作流程的多个操作者同时更新工作流程时。对工作流程的同时更新可以通过增加方法以共同地控制更新工作流程的时间选择来实现，并且将时间域的优先级次序加给了每个任务。然而，该技术不对任务是否应该被执行提供任何判断，也不对任务的有效性提供任何验证，而仅仅只是提供了在时间域的判断。结果，该技术不能用于包括多种设备的网络中的工作流程。

在迄今为止的办公业务中，传真机被广泛用于提供打印在纸张上的信息。

由于MFP(多功能外围设备，其功能包括打印机，扫描仪，传真机的设备)和使用个人计算机所具有的传真传输功能已变得流行，已经实现将接收到的传真数据存储为数字图像数据而并不打印出该数据的功能。这一功能的描述参见例如国际互联网传真标准。

不幸的是，根据这样的功能，传真信息被作为图像信息处理，而不能充分参与数字化的工作流程。例如，将接收到的传真信息作为图像信息与工作流程相关联需要使用例如个人计算机上的屏幕来手工地执行。这是由于基于该技术实质上不可能识别出应该关联于从传真机获得的信息的工作流程和任务。

另一方面，本发明的发明者已经基于单个设备的特性发明了工作流程管理系统(参见专利文献6)。更具体地，成像设备可以通过考虑到动态改变任务配置而集成到工作流程中，该动态改变任务配置是例如通过基于连接于网络的多个成像设备的输入/输出特性来调整和显示工作流程的概要来实现的。

在进一步开发的使用成像装置的系统中(参见专利文献7)，工作流程技术的描述中使用了光学字符识别(OCR)和水印技术。然而，该技术用于更新工作流程的任务的状态，而传真文档不能与任务关联和被管理。

任务是由用户动态生成和执行的。结果，生成了数字的和纸质文档。由于这些文档是由任务生成的，将文档与任务关联是合理的。这一技术已经作为“Scan2Task”或“Scan To Task”功能的发明另行提出申请。然而，这一技术是基于例如多功能复印机的扫描功能，而并未直接使用作为数字信息传输的传真信息。在当前可得到的一些类型的传真机中，比如国际互联网传真机等，无需打印出纸张就验证屏幕上的信息是可能的。因此，上述的“Scan To Task”功能不起作用，因为如上所述在纸张上打印信息并非总是必要的。

专利文献1：日本专利申请公开第2002-245214号

专利文献2：日本专利申请公开第2000-3402号

专利文献3：日本专利申请公开第H11-143980号

专利文献4：日本专利申请公开第2000-259736号

专利文献5：日本专利申请公开第H8-221486号

专利文献6：日本专利申请公开第2006-243830号

专利文献7：日本专利申请公开第2006-215853号

发明内容

本发明是根据上述问题得出的，并可以提供能够在工作流程中直接捕获传真传输的图像信息的工作流程管理系统。

为了解决上述问题，根据本发明的第一个方面，提供了一种工作流程管理系统，能够通过在工作流程执行期间再利用一部分工作流程来动态配置。该工作流程管理系统包括：目标识别单元，识别与传真机接收到的图像信息关联的目标，该目标在工作流程管理系统中被定义；以及相关文档寄存单元，将图像信息和识别的目标关联，并寄存与识别的目标相关联的图像信息。

根据本发明的第二个方面，在根据本发明的第一个方面的工作流程管理系统中，目标识别单元基于接收到的图像信息的发送者信息识别目标。

根据本发明的第三个方面，根据本发明的第二个方面的工作流程管理系统进一步包括当发送者信息记录为被阻止时省略掉后面的过程的单元。

根据本发明的第四个方面，在根据本发明的第一个方面的工作流程管理系统中，目标识别单元提取接收到的图像信息中包括的文本信息，并基于提取的文本信息识别目标。

根据本发明的第五个方面，根据本发明的第四个方面的工作流程管理系统进一步包括当提取的文本信息中包括规定的术语时改变工作流程的任务配置的单元。

根据本发明的第六个方面，根据本发明的第一个方面的工作流程管理系统进一步包括当相关信息寄存单元将传真机接收到的图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息时，通知与目标相关的用户接收到的图像信息已经被记录的单元。

根据本发明的第七个方面，根据本发明的第一个方面的工作流程管理系统进一步包括当相关信息寄存单元将传真机接收到的图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息时，向与目标相关的用户提供提供与目标相关联的相关信息的单元。

根据本发明的第八个方面，提供一种工作流程管理系统的方法，该系统能够通过在工作流程执行期间再利用一部分工作流程来动态配置。该方法包括：识别要与传真机接收到的图像信息相关联的目标的步骤，该目标在工作流程管理系统中被定义；以及将图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息的步骤。

根据本发明的第九个方面，提供一种程序，用于控制能够通过在工作流程执行期间再利用一部分工作流程来动态配置的工作流程管理系统。该程序使计算机成为识别要与传真机接收到的图像信息相关联的目标的单元，该目标在工作流程管理系统中被定义；以及使计算机成为将图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息的单元。

在根据本发明的实施例的工作流程管理系统中，传真传送的图像信息可以在工作流程中直接捕获，并且数字工作流程和传真机管理的信息可以无缝链接。

附图说明

本发明的其他目的、特征和优点将结合附图阅读时从下面的描述中变得更加明显，其中：

图1是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的示例性结构的图表。

图2是示出了工作流程管理系统的要素的示例性分配的图表。

图3是示出了工作流程的任务配置的实施例的图表。

图4是示出了任务实例数据的示例性配置的表格。

图5是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的示例性过程的程序表。

图6是示出了工作流程管理系统的另一个示例性过程的程序表。

图7是示出了工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。

图8是示出了工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。

图9A和9B是示出了工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。

图10是示出了示例性任务相关的信息列表的图表；并且

图11是示出了在交互模式下根据各种情形将什么信息提供给用户的示例过程的流程图。

具体实施方式

在下文中，将参考附图给出本发明的示例实施例的描述。

<系统配置>

图1示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的示例结构。

在图1中，工作流程管理系统2包括提供在例如由用户U1操作的个人计算机(PC)的客户机1上的浏览器11中观看的图形用户界面(GUI)的GUI控制部21，通过再利用现有的任务模型和现有的任务实例中的任何一个或同时再利用其二者来动态生成和执行工作流程模型的工作流程引擎22，存储必须处理的信息的数据库23，由例如Wiki的内容管理系统(CMS)构成的协作文档生成部24，具有发送和接收电子邮件功能的电子邮件子系统25，具有发送和接收传真并管理传真信息的功能的传真子系统26，以及使用例如OCR来分析接收到的传真图像并从图像中提取文本信息的图像处理引擎27。传真子系统26连接于用户U2使用的传真机3。应该注意到使用传真机3的用户U2可能与使用工作流程管理系统2的用户U1是同一个用户。

数据库23包括存储了当执行工作流程时需要参考的相关信息的相关信息DB(数据库)231，存储了之前由例如系统管理员提取的任务模型的任务模型DB232，存储了任务实例的任务实例DB233，存储了工作流程的操作记录的操作记录DB234，以及存储了用户信息和用户所属的用户组的信息的组织信息DB235。将任务模型DB232和任务实例DB233中的信息链接于相关信息DB231中记录的信息。

GUI控制部21包括用于绘制显示图像的排版引擎211，以及用于与用户U1交换信息的输入/输出控制部212。

工作流程引擎22包括执行关于数据库23的不同搜索的搜索引擎221，控制组成工作流程的任务的任务控制部222，以及工作流程记录部227，该工作流程记录部227参照数据库23，监控用户U1和工作流程管理系统2的操作，并在操作记录DB234中存储工作流程的操作记录。

任务控制部222包括生成任务的任务生成部223，执行生成的任务的任务执行部224，由操作记录DB234的信息推断用户U1当前的任务并从数据库23中搜索相关信息的推理引擎225，以及传真响应部226，该传真响应部226执行例如根据发送者信息或传真子系统26接收到的传真的内容将接收的图像加入任务中的规定的过程。

工作流程的控制的基本操作的概要是，用户U1通过GUI控制部21的输入/输出控制部212操作工作流程引擎22，以生成和执行工作流程，生成工作流程模型，记录相关信息和文档，并将这些数据与工作流程实例和工作流程模式相链接。

当生成了工作流程时，工作流程引擎22中的搜索引擎221相对于数据库23执行各种搜索。

工作流程引擎22中的任务控制部222根据例如用户U1的指令通过使用任务模型DB232和任务实例DB233来控制任务。任务控制部222中的任务生成部223生成任务并根据用户U1的指令基于数据库23中的信息将信息等进行链接。任务执行部224根据用户U1的指令通过使用任务实例DB233中的信息来更新任务信息(从系统角度来看，任务执行指的是任务信息的更新)。推理引擎225由操作记录DB234的信息推断用户U1的当前任务，并在数据库23中搜索相关信息。

工作流程记录部227监控用户U1和工作流程管理系统2的操作，并在操作记录DB234中存储工作流程的操作记录。

与本发明有关的主要功能如下：

(1)通过使用传真子系统26获得的信息来识别与接收到的传真信息相关的目标(任务，工作流程，项目)、并将接收到的传真信息与识别出的目标相关联的功能；以及

(2)根据系统中的任务信息生成传真信息、并将生成的信息作为传真信息或电子邮件(e-mail)信息发送的功能。

图2示出了工作流程管理系统2的示例性分配。在图2中，“Web服务器”和“J2EEWeb应用”的组合相当于GUI控制部21。“基于HTML的协作文档系统”相当于协作文档生成部24。“传真”相当于传真子系统26。这些要素组成了系统的前端。也就是说，提供Web服务器和基于HTML的协作文档生成系统以使得用户U1能够使用Web浏览器(浏览器11)来访问系统。在这一示例性分配中，由于用户U1使用Web浏览器来访问系统，管理对网络上的文件的访问是必须的。根据本发明的实施例，假定例如“网络驱动器”的能够在网络上进行操作的文件管理系统被用以实现该系统的功能。

此外，“工作流程管理系统”和“搜索引擎”的组合相当于工作流程引擎22。“图像处理引擎”相当于图像处理引擎27。这些要素组成了系统的后端。由于根据本发明的实施例的工作流程管理系统的基本功能实质上与传统系统的相同，典型地用于传统工作流程管理系统的引擎也可以被用于根据本发明的实施例的系统。此外，关于用于搜索任务和相关信息的搜索引擎，一般的基于查询的搜索引擎也可以被用于该系统。

此外，“MySQL”，“RDF库”，“Doc.Index”，以及“WebDAVrepos”的组合相当于组成了数据层的数据库23。将任务信息和相关信息作为RDF库来管理，并且相关信息等是由文档存放处和索引服务器来管理。前者相当于图1中的任务模型DB232和任务实例DB233。后者相当于相关信息DB231。同样将用户信息和组织信息作为RDF库来管理。该信息相当于图1中的组织信息DB235。

图3示出了工作流程的典型结构的图表。在图3中，根任务：包括任意数量的任务的工作流程(项目)。每个任务可以包括分层的任意数量的子任务。也就是说，工作流程可以包括多个任务，而每个任务可以包括多个子任务。例如，它们之间的次序关系(参见图3中的箭头线)与一般的工作流程管理系统中的相同。此外，每个任务和每个子任务可以包括相关信息和相关文档。

术语“任务实例”指的是分开管理的任务实体。另一方面，术语“任务模型”或“过程类型”指的是实体，该实体作为模型具有表示了任务实例的这样更高的抽象性。

图4是示出了任务实例数据的示例性配置的表格，包括各项：“任务名称”，“任务编号”，“操作者编号”，“操作者的电子邮件地址”，“操作者的传真号码”，“项目编号”，“操作者和时间”，“操作日期和时间”，“结束日期和时间”，“到期日”，“状态”，“运行时间”，“相关信息”，“操作生成的信息”，“子任务的信息”，“限制条件”，以及“任务的详细信息”。应该注意到，可以在例如另一数据层的数据库中管理操作者的电子邮件地址和操作者的传真号码的信息，并且可以输入数据给操作者的电子邮件地址和操作者的传真号码。

<操作>

图5是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的示例过程的程序表。

在图5中，外面的用户U2给传真机3指令以发送消息(在步骤S101中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统中的传真子系统26(在步骤S102中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将消息的接收通知传真机3(在步骤S103中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S104中)。

接下来，工作流程引擎22将发送者信息和搜索任务请求发送给搜索引擎221(在步骤S105中)。搜索引擎221在任务实例DB233中执行搜索任务(在步骤S106中)，获得任务列表作为搜索结果(在步骤S107中)，并将获得的任务列表发送回工作流程引擎22(在步骤S108中)。更明确地，搜索在每个具有图4所示出的数据结构的任务(任务实例)中执行，并且“操作者的传真号码”项是使用发送者的信息作为搜索术语来搜索的。结果，得到了一列相应的任务(已找到)。

接下来，回来参考图5，工作流程引擎22发送得到的任务列表，接收到的图像信息，和请求记录相关的文档(在步骤S109中)。任务实例DB233将接收到的图像信息作为搜索的和找到的任务的相关信息存储在相关信息DB231中(在步骤S110中)，从相关信息DB231处接收记录完成的信息(在步骤S111中)，并发送接收到的信息给工作流程引擎22(在步骤S112中)。

然后，工作流程引擎22发送消息给传真子系统26以通过传真机通知用户U2相关信息的记录已经完成(在步骤S113中)。发送传真消息的指令包括识别用户U2的传真机3的信息(图4中接收到的发送者信息、操作者传真号码)。

传真子系统26通过传真发送消息给传真机3(在步骤S114中)，当消息被正确接收时接收传真机3正确地从传真子系统26处接收到消息的信息(在步骤S115中)，并通知工作流程引擎22消息传输已经完成(在步骤S116中)。另外，用户U2在传真机3上确认接收到的消息(在步骤S117中)。

在上述描述中，将传真传输用于通知用户U2相关信息的记录已经完成。然而，代替使用传真，可以仅使用电子邮件或同时使用传真和电子邮件。在这样的情况下，消息传输请求将同邮件地址(图4中的操作者的电子邮件地址)一起传输至电子邮件子系统25。

此外，在上述描述中，将消息传输给执行传真传输的用户U2。然而，可以修改过程，以使得消息可以通过传真和电子邮件中的一个或全部两个被发送给除了用户U2之外的与任务相关的其他用户(生成者或者与任务或任务的上层任务或最高层的工作流程(项目)相关的用户)。

图6是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的另一个示例过程的程序表。如图6所示，任务实例DB23包括列出了规定的传真号码的阻止列表以阻止例如广告消息的与工作流程无关的消息到传真机3。

在图6中，外面的用户U2给出指令给传真机3以发送消息(在步骤S201中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统2中的传真子系统26(在步骤S202中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将消息的接收通知传真机3(在步骤S203中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S204中)。

接下来，工作流程引擎22发送发送者信息和搜索任务请求给搜索引擎221(在步骤S205中)。搜索引擎221在任务实例DB233中执行搜索任务(在步骤S206中)。然后，任务实例DB233参考其内部存储的阻止列表(在步骤S207中)，并当发送者信息对应于阻止列表的某一条目时通知搜索引擎221以阻止接收(在步骤S208中)。搜索引擎221将该信息通知工作流程引擎22来阻止接收(在步骤S209中)。工作流程引擎22终止传真接收信息的过程。

图7是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。如图7所示，当任务识别为与接收到的图像相关联时，除了发送者信息之外，也使用从接收到的图像中提取出的文本信息来提高对任务的识别的精确性。

在图7中，外面的用户U2给出指令给传真机3以发送消息(在步骤S301中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统2中的传真子系统26(在步骤S302中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将对消息的接收通知传真机3(在步骤S303中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S304中)。

接下来，工作流程引擎22将发送者信息和搜索任务请求发送给图像处理引擎27(在步骤S305中)。图像处理引擎27使用例如OCR的分析技术从接收到的图像信息中提取文本信息(在步骤S306中)，并将提取的文本信息发送回工作流程引擎22(在步骤S307中)。

接下来，工作流程引擎22将发送者信息，提取的文本信息，以及任务搜索请求发送给搜索引擎221(在步骤S308中)。搜索引擎221从接收到的文本信息中提取搜索术语(在步骤S309中)。有不同的方法可以从文本信息中提取搜索术语，包括BrainBot Technologies的应用软件产品“BrainFiler”(http://barinabot.com/site3/produkte/brainfiler)。

接下来，搜索引擎221使用从发送者信息和文本信息中提取出的搜索术语在任务实例DB233中搜索任务(在步骤S310中)，获得作为搜索结果的任务列表(在步骤S311中)，并将获得的任务列表发送回工作流程引擎22(在步骤S312中)。如上所述，使用发送者信息的任务搜索是通过使用图4所示的任务实例数据的项目“操作者传真号码”来执行的。另一方面，当使用文本信息中提取出的搜索术语执行任务搜索时，任务实例数据的所有项目都可以被用作搜索的目标。应该注意到，可以仅使用规定的条目例如“任务名称”和“任务的详细信息”来执行搜索，以使得不去搜索不相关的任务。

接下来，回来参考图7，工作流程引擎22发送任务列表，接收到的图像信息，和相关文档记录请求给任务实例DB233(在步骤S313中)。任务实例DB233将接收到的图像信息在相关信息DB231中记录为搜索到的和找到的任务的相关信息(在步骤S314中)，在记录完成时通知记录已完成(在步骤S315中)，并通知工作流程引擎22记录完成(在步骤S316中)。

然后，工作流程引擎22发送消息给传真子系统26来通过传真机通知用户U2相关信息的注册已经完成(在步骤S317中)。发送传真消息的指令包括识别用户U2的传真机3的信息(图4中接收到的发送者信息、操作者传真号码)。

传真子系统26通过传真发送消息给传真机3(在步骤S318中)，当正确接收消息时接收传真机3已经从传真子系统26处正确地接收到消息的信息(在步骤S319中)，并通知工作流程引擎22消息传输已经完成(在步骤S320中)。另外，用户U2在传真机3上确认接收到的消息(在步骤S321中)。

在上述描述中，将传真传输用于通知用户U2相关信息的记录已经完成。然而，代替使用传真，可以仅使用电子邮件或同时使用传真和电子邮件。在这样的情况下，消息传输请求将同邮件地址(图4中的操作者电子邮件地址)一起被传输给电子邮件子系统25。

此外，在上述描述中，将消息传输给执行传真传输的用户U2。然而，可以修改过程，使得可以将消息通过传真和电子邮件中的一个或全部两个发送给除了用户U2之外的与任务相关的其他用户(生成者或者与任务或任务的上层任务或最高层的工作流程(项目)相关的用户)。

图8是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。如图8所示，在任务中将接收到的图像记录为相关信息之后从接收到的图像中提取出文本信息时，可以适当改变工作流程的任务配置。在典型的工作流程中，根据用户输入的文档的类型或内容可以频繁地改变下面的操作流程。当使用如图8所示的配置时，可以自动改变该操作流程。

在图8中，外面的用户U2给出指令给传真机3以发送消息(在步骤S401中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统2中的传真子系统26(在步骤S402中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将对消息的接收通知传真机3(在步骤S403中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S404中)。

接下来，工作流程引擎22发送发送者信息和搜索任务请求给图像处理引擎27(在步骤S405中)。图像处理引擎27使用例如OCR的分析技术来从接收到的图像信息中提取文本信息(在步骤S406中)，并将提取出的文本信息发送回工作流程引擎22(在步骤S407中)。

接下来，工作流程引擎22将发送者信息，提取出的文本信息，以及任务搜索请求发送给搜索引擎221(在步骤S408中)。搜索引擎221从接收到的文本信息中提取搜索术语(在步骤S409中)。有不同的方法可以从文本信息中提取搜索术语，包括BrainBot Technologies的应用软件产品“BrainFiler”(http://barinabot.com/site3/produkte/brainfiler)。

接下来，搜索引擎221使用从发送者信息和文本信息中提取出的搜索术语在任务实例DB233中搜索任务(在步骤S410中)，获得作为搜索结果的任务列表(在步骤S411中)，并将获得的任务列表发送回工作流程引擎22(在步骤S412中)。使用发送者信息的任务搜索是通过使用图4所示的任务实例数据的项目“操作者传真号码”来执行的。另一方面，当使用文本信息中提取出的搜索术语执行任务搜索时，任务实例数据的所有项目都可以用作搜索的目标。应该注意到，可以仅使用规定的项目例如“任务名称”和“任务的详细信息”来执行搜索，以使得不去搜索不相关的任务。

接下来，回来参考图8，工作流程引擎22发送任务列表，接收到的图像信息，和相关文档记录请求给任务实例DB233(在步骤S413中)。任务实例DB233将接收到的图像信息在相关信息DB231中记录为搜索到的和找到的任务的相关信息(在步骤S414中)，在记录完成时通知记录已完成(在步骤S415中)，并通知工作流程引擎22记录完成(在步骤S416中)。

接下来，工作流程引擎22确定从接收到的图像中提取出的文本信息是否包括特殊的术语。当检测到特殊的术语时(在步骤S417中)，工作流程引擎22改变任务实例DB233中的任务配置(在步骤S418中)。当正确地改变了任务配置时，通知工作流程引擎22任务配置的改变已经完成(在步骤S419中)。

然后，工作流程引擎22发送消息给传真子系统26以通过传真机通知用户U2相关信息的记录已经完成(在步骤S420中)。发送传真消息的指令包括用以识别用户U2的传真机3的信息(图4中接收到的发送者信息、操作者传真号码)。

传真子系统26通过传真发送消息给传真机3(在步骤S421中)，当消息被正确接收时接收传真机3已经正确地从传真子系统26处接收到消息的信息(在步骤S422中)，并通知工作流程引擎22消息传输已经完成(在步骤S423中)。另外，用户U2在传真机3上确认接收到的消息(在步骤S424中)。

在上述描述中，使用传真传输来通知用户U2相关信息的记录已经完成。然而，代替使用传真，可以仅使用电子邮件或同时使用传真和电子邮件。在这样的情况下，消息传输请求将同邮件地址(图4中的操作者电子邮件地址)一起被传输给电子邮件子系统25。

图9A和9B是示出了根据本发明的实施例的工作流程管理系统的再一个示例性过程的程序表。如图9A和9B所示，通过例如传真不仅将通知相关信息已被注册的消息发送给用户U2，也将任务相关信息(相关文档)列表发送给用户U2以使得用户U2能够发送请求并基于该请求接收进一步的相关信息。

在图9A中，外面的用户U2给出指令给传真机3以发送消息(在步骤S501中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统2中的传真子系统26(在步骤S502中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将对消息的接收通知传真机3(在步骤S503中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S504中)。

接下来，工作流程引擎22发送发送者信息和搜索任务请求给图像处理引擎27(在步骤S505中)。图像处理引擎27使用例如OCR的分析技术来从接收到的图像信息中提取文本信息(在步骤S506中)，并将提取出的文本信息发送回工作流程引擎22(在步骤S507中)。

接下来，工作流程引擎22将发送者信息，提取出的文本信息，以及任务搜索请求发送给搜索引擎221(在步骤S508中)。搜索引擎221从接收到的文本信息中提取搜索术语(在步骤S509中)。有不同的方法可以从文本信息中提取搜索术语，包括BrainBot Technologies的应用软件产品“BrainFiler”(http://barinabot.com/site3/produkte/brainfiler)。

接下来，搜索引擎221使用从发送者信息和文本信息中提取出的搜索术语来在任务实例DB233中搜索任务(在步骤S510中)，获得作为搜索结果的任务列表(在步骤S511中)，并将获得的任务列表发送回工作流程引擎22(在步骤S512中)。使用发送者信息的任务搜索是通过使用图4所示的任务实例数据的项目“操作者传真号码”来执行的。另一方面，当使用文本信息中提取出的搜索术语执行任务搜索时，任务实例数据的所有项目都可以用作搜索的目标。应该注意到，可以仅使用规定的项目例如“任务名称”和“任务的详细信息”来执行搜索，以使得不去搜索不相关的任务。

接下来，回来参考图9A，工作流程引擎22发送任务列表，接收到的图像信息，和相关文档记录请求给任务实例DB233(在步骤S513中)。任务实例DB233在相关信息DB231中将接收到的图像信息记录为搜索到的和找到的任务的相关信息(在步骤S514中)，在记录完成时通知记录已完成(在步骤S515中)，并通知工作流程引擎22记录完成(在步骤S516中)。

然后，工作流程引擎22发送请求给相关信息DB231以获得任务相关信息列表(在步骤S517中)，并获得任务相关信息列表(在步骤S518中)。

然后，工作流程引擎22发送消息给传真子系统26以通过传真机通知用户U2任务相关信息列表(在步骤S519中)。传真消息包括用以识别用户U2的传真机3的信息(图4中接收到的发送者信息、操作者传真号码)。

传真子系统26通过传真发送消息给传真机3(在步骤S520中)，当正确接收消息时接收传真机3已经正确地从传真子系统26处接收到消息的信息(在步骤S521中)，并通知工作流程引擎22消息传输已经完成(在步骤S522中)。另外，用户U2在传真机3上确认接收到的消息(在步骤S523中)。图10示出了包括相关项目“任务名称”和“相关信息”的示例任务相关信息列表。用户可以在打印了任务相关信息的纸张上的“发送”栏中放上选取标记，并将标记的纸张通过传真作为请求发送来获得标记的相关信息的内容。另外，当并未打印该列表时，用户也可以通过在例如计算机的显示器上的任务相关信息列表中放上选取标记并通过传真传输发送标记数据来请求获得想得到的相关信息的内容。

此外，在图9B中，外面的用户U2给出指令给传真机3以获得想得到的相关信息的内容(在步骤S524中)。传真机3发送消息给工作流程管理系统2中的传真子系统26(在步骤S525中)。在正确地接收到消息后，传真子系统26将对消息的接收通知传真机3(在步骤S526中)。然后，传真子系统26将发送者信息(传真号码)和包括接收到的图像信息的传真接收的信息通知工作流程引擎22(在步骤S527中)。

接下来，工作流程引擎22发送接收到的图像信息，任务相关信息列表排版信息(在任务相关信息列表的图像中“相关信息”栏和“发送”栏的布局信息)，以及文本信息提取请求给图像处理引擎27(在步骤S528中)。图像处理引擎27使用例如OCR的分析技术来从接收到的图像信息中提取文本信息，使用任务相关文档列表排版信息来确认例如选取标记的位置，识别用户请求获得的关系信息(在步骤S529中)，并将识别的任务相关文档列表发送回工作流程引擎22(在步骤S530中)。

然后，工作流程引擎22请求发送任务相关信息给相关信息DB231(在步骤S531中)，并获得任务相关信息(在步骤S532中)。

然后，工作流程引擎22发送指令给传真子系统26以通过传真机通知用户U2任务相关信息(在步骤S533中)。发送传真消息的指令包括用以识别用户U2的传真机3的信息(图4中接收到的发送者信息、操作者传真号码)。

传真子系统26通过传真发送消息给传真机3(在步骤S534中)，当正确接收消息时接收传真机3已经正确地从传真子系统26处接收到消息的信息(在步骤S535中)，并通知工作流程引擎22消息传输已经完成(在步骤S536中)。工作流程引擎22向任务实例DB233发送请求以更新传输的任务相关信息的状态(在步骤S537中)，并当更新正确完成时被通知更新已经完成(在步骤S538中)。

另外，用户U2在传真机3上确认接收到的消息(在步骤S539中)。

在上述描述中，使用传真传输来通知用户U2相关信息的记录已经完成。然而，代替使用传真的，可以仅使用电子邮件或同时使用传真和电子邮件。在这样的情况下，消息传输请求将同邮件地址(图4中的操作者电子邮件地址)一起传输给电子邮件子系统25。

此外，在上述描述中，将消息传输给执行传真传输的用户U2。然而，可以修改过程，以使得可以将消息通过传真和电子邮件中的一个或全部两个发送给除了用户U2之外的与任务相关的其他用户(生成者或者与任务或任务的上层任务或最高层的工作流程(项目)相关的用户)。

图11是示出了在交互模式下根据各种情形将什么信息提供至用户的示例过程的流程图。也就是说，当在图5中的步骤S109中，图7中的步骤S319中，图8中的步骤S419中，以及图9A中的步骤S519中相关信息记录请求发出时，相关信息会被自动记录在此前的任务搜索中获得的任务列表中的任务中。然而，当有不应该记录有搜索的和找到的任务中的相关信息存在时，可能会有问题。为解决该问题，图11的流程图中提供了根据搜索的和找到的任务的数量的交互式过程。图11中示出的该过程可以插入图5中的步骤S108和S109之间，图7中的步骤S318和S319之间，图8中的步骤S418和S419之间以及图9A中的步骤S518和S519之间。应该注意到，该过程是自动执行还是手工执行(交互方式)可以在预先由用户输入或是作为传真信息输入。

在图11中，在过程开始后(在步骤S601中)，获得任务列表，并确认任务的数量“n”(n＝0，1，2，...)(在步骤S602中)。

接下来，在步骤S603中确定任务数量“n”是否为“0”。当确定了任务数量“n”为“0”(在步骤S603中为“是”)时，向用户2发送没有任务要进行搜索的消息(在步骤S604中)，过程终止(在步骤S611中)。在这种情况下，不再记录相关信息。

当确定了任务数量“n”不为“0”(在步骤S603中为“否”)，则进一步确定任务数量“n”是否为“1”(在步骤S605中)。当确定了任务数量“n”为“1”(在步骤S605中为“是”)，向用户U2发送任务列表中唯一的任务的信息(在步骤S606中)，过程终止(在步骤S611中)。

当确定了任务数量“n”不为“1”(在步骤S605中为“否”)，将任务列表发送至用户U2(在步骤S607中)。然后，确定用户U2是否指明任务(在步骤S608中)。当确定了用户U2指明了任务(在步骤S608中为“是”)，向用户U2发送指明的任务的信息(在步骤S609中)，过程终止(在步骤S611中)。

当确定了用户U2未指明任务(在步骤S608中为“否”)，向用户U2发送没有指明任务的消息(在步骤S610中)，过程终止(在步骤S611中)。在这种情况下，不再记录相关信息。

应该注意到，限定记录了相关信息的任务的过程并不限于上述的根据搜索的和找到的任务的数量的过程。可以通过例如由用户U2使用规定格式指明任务来限定记录了相关信息的任务。

<总结>

如上所述，根据本发明的实施例的工作流程管理系统包括以下优势：

(1)在连接了例如个人计算机，工作站，打印机，传真机，和扫描仪的设备的网络中，在传真机中管理的信息可以无缝地与数字工作流程(任务信息)相链接。

(2)通过从传真机获得图像信息，发送者信息，以及目的地信息，将使用传真机传输的图像信息不需将其打印在纸张上就直接捕获至工作流程中变为可能。

(3)通过分析传真机接收到的数字信息，将避免在纸张上打印数字信息时可能发生的信息丢失、以及减少不必要的纸张消费变为可能。

(4)可以通过传真机传输与任务相关的文档。因此仅有传真线路可用的用户可以通过传真机接收与任务相关的文档。

Claims

1.一种工作流程管理系统，该系统能够通过在工作流程执行期间再利用一部分工作流程来动态地配置，该工作流程管理系统包括：

目标识别单元，识别要与传真机接收到的图像信息相关联的目标，该目标在工作流程管理系统中被定义；以及

相关文档记录单元，将图像信息与识别的目标相关联，并记录与识别的目标相关联的图像信息。

2.根据权利要求1所述的工作流程管理系统，其中，

所述目标识别单元基于接收到的图像信息的发送者信息来识别目标。

3.根据权利要求2所述的工作流程管理系统，进一步包括：

当所述发送者信息记录为被阻止时省略后面过程的单元。

4.根据权利要求1至3中任意一个权利要求所述的工作流程管理系统，其中，

所述目标识别单元提取接收到的图像信息中包括的文本信息，并基于提取的文本信息识别目标。

5.根据权利要求4所述的工作流程管理系统，进一步包括：

当所述提取的文本信息包括规定的术语时改变工作流程的任务配置的单元。

6.根据权利要求1至5中任意一个所述的工作流程管理系统，进一步包括：

当相关信息记录单元将传真机接收到的图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息时，通知与目标相关的用户该接收到的图像信息已经被记录的单元。

7.根据权利要求1至6中任意一个权利要求所述的工作流程管理系统，进一步包括：

当相关信息记录单元将传真机接收到的图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的图像信息时，向与目标相关的用户提供与目标相关联的相关信息的单元。

8.一种管理工作流程管理系统的方法，该系统能够通过在工作流程执行期间再利用一部分工作流程来动态地配置，该方法包括：

识别要与传真机接收到的图像信息相关联的目标的步骤，该目标在工作流程管理系统中被定义；以及

将该图像信息与识别的目标相关联并记录与识别的目标相关联的该图像信息的步骤。