JP2005129005A - 受発注システム、及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 一連の受発注業務を効率よく遂行し得る受発注システム、及びそのプログラムを提供する。
【解決手段】 ファクシミリ装置と受発注管理装置と端末装置とを通信回線を介して接続しておき、受発注管理装置は、ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存し、端末装置からの閲覧要求に応じて前記担当者別フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示可能に該端末装置に転送すると共に、その後の閲覧要求に応じて個別の文書データを転送し、端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する所定の処理を実行するよう前記端末装置から要求された場合は、該依頼に係る処理を実行すると共に、前記担当者別フォルダ内の該依頼に係る文書データを該依頼に係る処理に対応する別のフォルダに移動するように制御する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、受発注システム、及びそのプログラムに関し、特にファクシミリ装置（ＦＡＸ装置）から送信された発注書等を処理する受発注システム、及びそのプログラムに関する。

従来、商品、サービス等の受発注業務は、一般にＦＡＸ装置で行われていた。ＦＡＸ装置で受発注する際は、（１）ＦＡＸ紙で受信し、そのＦＡＸ紙を担当者毎の管理箱に気づいた者が仕分けをする、（２）その後、担当者が定期的に管理箱のＦＡＸ紙を取りにいき、自分の机で発注業務を行う、（３）発注業務を行った後に、受信したＦＡＸ紙に納期やコメントを書き込み、ＦＡＸ装置で発注元に返信する、（４）ＦＡＸ装置で返信した後に担当者が各自のファイルでＦＡＸ文書を管理し、翌日以降の問い合わせに対応する等の一連の作業を行っていた。

また、ＯＣＲ、ＯＭＲ等のコードで記入された発注書をＦＡＸ装置で受信し、このコードをコード読取装置で読取って予め登録された発注書であることを確認し、受信後も電話回線を切断せずに確認書を発注元に返信する技術も知られている（特許文献１参照）。

また、発注元情報と商品特定情報と商品の仕入先情報とを対応付けて記憶部に記憶しておき、発注書がＦＡＸで送信されてきた際に、その発注書で発注された商品の仕入先情報を記憶部から検出し、その仕入先情報に基づいて発注処理を行う技術も知られている（特許文献２参照）。
特開平８−９７９９８号公報 特開２００２−１５００７３号公報

しかしながら、上記一連の作業では、1) 管理箱に定期的にＦＡＸ紙を仕分ける必要がある、2) 担当者も定期的に管理箱を見に行く必要がある、3) 紙での管理なので発注情報を紛失する可能性がある、4) 納期やコメントを書き込む際に間違ってしまうと訂正するが、その訂正により見栄えが悪くなる、5) 発注元に返信する際にＦＡＸ装置の前に大勢の社員が集まり、業務がストップしてしまう、6) 個人ファイルでの管理のため、担当者が休んでしまったりすると他の社員には分からなくなってしまうと共に、問い合わせに回答する際の検索に長時間を要する、7) 営業担当者が不在の時に見積依頼があった場合、見積依頼に対する返信が遅れた結果、顧客が他の会社に発注し、自社が受注し損なう場合がある等の問題があった。

また、特許文献１に係る発明では、受注側のユーザが常時、受注側の装置の前に社員が待機している必要があり、特許文献２に係る発明では、担当者等が発注済みの発注書であるか否かを判別するのに時間を要し、両発明とも、効率的に受発注業務を進めることができなかった。

そこで、本発明は、一連の受発注業務を効率よく遂行し得る受発注システム、及びそのプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明は、ファクシミリ装置と受発注管理装置と端末装置とが通信回線を介して接続された受発注システムであって、前記受発注管理装置は、前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存する保存手段と、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示可能に該端末装置に転送すると共に、その後の閲覧要求に応じて個別の文書データを転送する転送手段と、前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する所定の処理を実行するよう前記端末装置から要求された場合、該依頼に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを該依頼に係る処理に対応する別のフォルダに移動する制御手段とを有している。

また、本発明は、ファクシミリ装置と受発注管理装置とが通信回線を介して接続された受発注システムであって、前記受発注管理装置は、前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存する保存手段と、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示装置に表示させるための表示情報を生成する表示制御手段と、前記ＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する所定の処理を実行するよう前記端末装置から指示された場合、該指示に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該指示に係る文書データを該指示に係る処理に対応する別のフォルダに移動する制御手段とを有している。

また、本発明は、ファクシミリ装置と受発注管理装置と端末装置とが通信回線を介して接続された受発注システムにおける該受発注管理装置用のプログラムであって、前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存し、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示可能に該端末装置に転送すると共に、その後の閲覧要求に応じて個別の文書データを転送し、前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記端末装置から前記文書データに対する所定の処理を実行するよう要求された場合、該要求に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを該依頼に係る処理に対応する別のフォルダに移動する内容を有している。

また、本発明は、ファクシミリ装置と受発注管理装置とが通信回線を介して接続された受発注システムにおける該受発注管理装置用のプログラムであって、前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存し、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示装置に表示させ、前記ＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記端末装置から前記文書データに対する所定の処理を実行するよう指示された場合、該指示に係る処理を実行すると共に、前記担当者別フォルダ内の該指示に係る文書データを該指示に係る処理に対応する別のフォルダに移動する内容を有している。

本発明によれば、一連の受発注業務を効率よく遂行し得る受発注システム、及びそのプログラムを提供することが可能となる。すなわち、受信文書の紛失や仕分け作業が一切なくなると共に、各担当者は、自分用のフォルダのみを閲覧して自分が遂行すべき作業を迅速に認識し、効率よく自己の作業を進めることが可能となる。特に、今まで担当者だけにしか分からなかったデータ検索を迅速に行うことができ、受発注業務の効率が飛躍的に向上する。例えば、５０００件／日等の大量のＦＡＸ注文文書を処理する場合の工数を大幅に削減することが可能となる。

また、担当者は、ダブルモニタで内容を確認し、発注、変更、キャンセルなどの業務を効率よく行うことが可能となる。また、受信したＦＡＸ文書に直接納期や変更事項を入力して返信する場合に、返信相手の名称、ＦＡＸ番号、ＯＫボタンが自動的に入力された確認画面が表示されるので、簡単に返信することが可能となる。

さらに、返信、又は印刷に係るＦＡＸ文書は、担当者フォルダからＦＡＸ済フォルダ、又は印刷済フォルダに自動的に移動され、担当者フォルダには未返信、又は未印刷に係るＦＡＸ文書だけが残るので、自己の担当者フォルダを閲覧した際に瞬時に未処理の作業を認識することが可能となる。また、定型的な問合せに対しては、在庫ＤＢや製品マスタＤＢを参照して、回答案文を自動的に作成しているので、この点でも受発注業務を効率よく遂行することが可能となる。

以下、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。

図１は、本発明の受発注システムのシステム構成図であり、発注側ＦＡＸ１２０、ＭＦＰ１３０、ＦＡＸ１４０、管理サーバ１５０、及び受注担当端末１６０，１７０が、通信回線１００，１１０を介して相互に通信可能に接続されている。なお、図１では、発注側ＦＡＸ１２０は１台、受注担当端末１６０，１７０は２台を図示しているが、これらは、より多数設けてもよい。

通信回線１１０は、典型的には電話回線等の公衆回線で構成されているが、インターネットで構成してもよい。また、通信回線１００は、典型的にはインターネットで構成されているが、ＡＴＭ、専用回線、衛星回線等で構成してもよい。

発注側ＦＡＸ１２０は、発注書、見積依頼書等をファクシミリ送信するためのＦＡＸ装置である。ＭＦＰ１３０は、いわゆる複合機であり、ＦＡＸ機能やスキャナ機能を含むＭＦＰ（多機能プリンタ）により構成されている。このＭＦＰ１３０は、本実施形態では、受発注装置として利用されている。

ＦＡＸ１４０は、ネットワーク対応のＦＡＸ装置であり、管理サーバ１５０と共働してＭＦＰ１３０と同等の後述の機能を実現することが可能であり、この点については後述する。

受注担当端末１６０，１７０は、典型的にはパーソナルコンピュータで構成されているが、携帯電話やＰＤＡ等のモバイル端末で構成してもよい。なお、受注担当端末１６０，１７０は、表示部（ディスプレイ）を各々２つずつ備えており、２種類の文書や画面を表示して効率的に作業を進めることができる。

図２は、管理サーバ１５０と受注担当端末１６０，１７０のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２に示したように、管理サーバ１５０と受注担当端末１６０，１７０は、ＣＰＵ２１，ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ２９を有し、これらデバイスは、システムバス２０を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２２に格納されたブートプログラムに基づいて、ハードディスク２８からシステムプログラムを読み込んでＲＡＭ２２に展開し、この展開したシステムプログラムと協動してアプリケーションを実行し、キーボード２６やマウス２７の操作に応答して各種の処理を行う。例えば、或るアプリケーションを起動する操作が行われた場合は、ＣＰＵ２１は、ハードディスク２８や、ＣＤ−ＲＯＭドライバ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭ等から指定に係るアプリケーションを読み出してＲＡＭ２２に展開し、その後のキーボード２６やマウス２７の操作に応答してＲＡＭ２２上のアプリケーションをシステムプログラムと協動して実行することにより、当該アプリケーションに係る処理を遂行していく。

なお、受注担当端末１６０，１７０のハードディスク２８や、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９に装填されたＣＤ−ＲＯＭ等には、図５，６のフローチャートにおけるステップＳ５０１〜Ｓ５１３、図９、１０のフローチャートにおけるステップＳ７０１〜Ｓ７１３に対応するアプリケーションも格納されている。また、管理サーバ１５０のハードディスク２８には、図７，８のフローチャートにおけるステップＳ６４１，Ｓ６４２に対応するプログラムも格納されている。

ＲＯＭ２２には、上記ブートプログラムの他に、入出力制御を行うＢＩＯＳも格納されている。ＲＡＭ２２は、ＣＰＵ２１が各種のプログラムを実行する際のワークエリアとしても利用される。ＬＡＮアダプタ２４は、通信回線１００の一部を構成する不図示のＬＡＮとのインタフェースを司る。ビデオアダプタ２５は、不図示のディスプレイ装置に出力する画像信号を生成すると共に、ディスプレイ装置に表示されたＵＩ画面に対する操作信号をＣＰＵ２１に転送する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ等の記憶媒体を装着し、これら記憶媒体に格納されたアプリケーションをハードディスク２８にインストールするのに利用される。

図３は、ＭＦＰ１３０のハードウェア構成を示すブロック図である。ＭＦＰ１３０は、管理サーバ１５０、及び受注担当端末１６０，１７０と同様のデバイスとして、システムバス３０、ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３，ＬＡＮアダプタ３４、ハードディスク３８を有している。また、ＭＦＰ１３０は、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５、通信回線Ｉ／Ｆ３６、スキャンエンジン３７、プリントエンジン３９を有している。

液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５は、タッチパネルを含み、表示機能及びデータ入力機能を有している。通信回線Ｉ／Ｆ３６は、通信回線１１０とのインタフェースを司る。スキャンエンジン３７は、原稿画像を光学的に読み取りデジタル画像データに変換して入力する。プリントエンジン３９は、スキャンエンジン３７から入力されたデータ、受信したファクシミリデータ等を用紙等に印刷する。

なお、ＭＦＰ１３０のハードディスク３８には、システムプログラム等の他に、図４のフローチャートにおけるステップＳ４２１〜Ｓ４３８、図５，６のフローチャートにおけるステップＳ５２１〜Ｓ５３１、図７、８のフローチャートにおけるステップＳ６２１〜Ｓ６３４、図９、１０のフローチャートにおけるステップＳ７２１〜Ｓ７３２に対応するアプリケーションも格納されている。

さらに、ＭＦＰ１３０のハードディスク３８には、後述する取引先マスタＤＢ、取引先フォームマスタＤＢ、製品マスタＢＤ、社員マスタＤＢ，在庫ＤＢ、受注ＤＢ、スケジュールＤＢ等の各種のＤＢ（データベース）も格納されている。

次に、発注側ＦＡＸ１２０のからのＦＡＸ受信及びＦＡＸ文書保存処理を、図４のフローチャートに基づいて説明する。なお、本フローチャートにおいて、ステップＳ４０１乃至ステップＳ４０２は、発注側ＦＡＸ１２０の不図示のＣＰＵの制御の下で実行される。又、ステップＳ４２１乃至ステップＳ４３８は、ＭＦＰ１３０のＣＰＵ３１の制御の下で実行される。

発注側ＦＡＸ１２０は、発注書等の用紙上画像データを読み込み（ステップＳ４０１）、その画像データを通信回線１１０を経由してＭＦＰ１３０にファクシミリ送信する（ステップＳ４０２）。

ＭＦＰ１３０は、受信した画像データをハードディスク３８に記憶すると共に、発信元の電話番号に基づいて、取引先コードと画像ファイル名称をＲＡＭ３２のワークエリアに記憶する（ステップＳ４２１）。このワークエリアには、受信した１件のＦＡＸ文書ごとに、管理番号（一意）、画像ファイル名称、取引先コード、文書種別、認識エラーフラグ、受注担当者コード、営業担当者コード、受信時刻等を記憶する領域が、第一の配列として確保される。

次に、ＭＦＰ１３０は、発信元の電話番号に基づいて、取引先マスタＤＢ（取引先コード、取引先名称、ＦＡＸ番号、電話番号、顧客担当者名、受注担当者コード、営業担当者コード、カバー営業担当者コード１、カバー営業担当者コード２）を参照し、受信した画像ファイルの物理ファイルとＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された画像ファイル（ＦＡＸ文書）の名称をリネーム（取引先名称＋受信年月日時刻）する（ステップＳ４２２）。

次に、ＭＦＰ１３０は、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された取引先コードに基づいて取引先マスタＤＢを参照し、受注担当者コードを読み出してＲＡＭ３２のワークエリアに記憶する（ステップＳ４２３）。そして、ＭＦＰ１３０は、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された取引先コードに基づいて取引先別フォームマスタＤＢを参照し、取引先別の帳票種別判定用のＯＣＲ読取対象領域の座標を読み出し、このＯＣＲ読取領域に対して文字認識処理を実行し、その認識結果をＲＡＭ３２のワークエリアの文書種別に記憶する（ステップＳ４２４）。

次に、ＭＦＰ１３０は、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された取引先コードと文字認識結果に基づいて取引先別フォームマスタＤＢを参照し、文書種別（発注書、見積依頼、問合せ、その他）を判定し、その判定した文書種別がＲＡＭ３２のワークエリアの文書種別に記憶されている文字認識結果（文書種別）と一致するか否かを判定し、一致しない場合は、エラーフラグをオンにする（ステップＳ４２５）。

次に、ＭＦＰ１３０は、エラーフラグがオフの場合には、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された取引先コードと文書種別に基づいて取引先別フォームマスタＤＢを参照し、製品番や数量が記入されている欄に対してＯＣＲ処理を行い、管理番号（一意）と文書種別、製品番号（複数）、数量（複数）、照合フラグ（複数）を記憶する第二の配列に記憶する（ステップＳ４２６）。この場合、文書種別が問合せの場合は、数量のフィールドには、典型的な問合せ内容の先頭部分のチェックボックスでチェックが入った箇所を特定するコードが記憶される。例えば、「□ 上記製品の納期を教えて欲しい。」、「□ 上記製品の在庫はいくつあるかを教えて欲しい。」、「□ 上記製品は現在も販売しているかを教えて欲しい。」などの「□」部分にチェックが入っているか否かが記憶される。第一の配列と第二の配列は、上述の一意の管理番号で関連付けられる。ＦＡＸで送信される各文書の製品番号及び数量の記入欄としては、１桁ずつの記入欄が予めプリントされている。なお、製品番号及び数量の記入欄をマークシート方式にしても良い。

ステップＳ４２７では、ＲＡＭ３２のワークエリアの文書種別に基づいて処理が分岐する。文書種別が見積依頼の場合は、処理はステップＳ４２８に進み、図７，８のフローチャートに接続する。文書種別が見積依頼や発注書以外の場合は、処理はステップＳ４３５に進む。文書種別が発注書の場合は、処理はステップＳ４２９に進む。

ステップＳ４２９では、ＭＦＰ１３０は、第二の配列の製品番号で製品マスタＤＢ（製品番号、製品名称、登録年月日、廃止年月日、廃止フラグ、後継製品番号、製造者コード、仕入先コード、原価、販売価格の各フィールドを備える）を参照し、該当する製品が存在する場合は、照合フラグをオンにする。そして、ＭＦＰ１３０は、照合フラグに基づいて該当する製品が存在するか否かを判別し（ステップＳ４３０）、該当する製品が存在する場合は、ステップＳ４３４に進む。

該当する製品が存在しない場合は、ＭＦＰ１３０は、製品マスタＤＢの後継製品番号をキーにして、製品マスタＤＢの製品番号と突合せ、その後継製品の廃止フラグがオンになっているか否かを判別する（ステップＳ４３１，Ｓ４３２）。その結果、後継製品の廃止フラグがオンになっておらず後継製品が有る場合は、ステップＳ４３４に進む。

一方、後継製品の廃止フラグがオンになっている場合、すなわち、該当する製品もその後継製品も存在しない場合は、ＭＦＰ１３０は、第一の配列と第二の配列のデータに基づいて、発注元と、製品番号と、個数と、当該製品を販売しておらず後継製品もない旨、又は発注書を受信したが、顧客の指定する製品が存在しない旨の警告用の電子メールを、営業担当端末（携帯電話等、図示省略）と受注担当端末１６０，１７０に送信し（ステップＳ４３３）、ステップＳ４３７に進む。なお、これらの電子メールのアドレスは、営業担当コードや受注担当コードで社員マスタＤＢを参照して取得され、電子メールのヘッダ情報として追加される。

このように、指定製品、後継製品も無い場合に、警告用の電子メールを営業担当端末、受注担当端末１６０，１７０に送信することにより、例えば、迅速に代替製品を発注元に通知するなどの対策をとって、売上実績を上げることが可能となる。

ＭＦＰ１３０は、ステップＳ４３４では、まず、製品番号及び数量で在庫ＤＢ（不図示）を参照し、在庫ＤＢから得られた当該製品の納期情報と、一意の管理番号で関連付けられた第一の配列と第二の配列及びシステム日付に基づいて、受注ＤＢ（受注番号（一意）、仮／本の区分、取引先コード、受注年月日、受注金額、受注担当者コード、納期情報、製品番号（複数）、数量（複数）、管理フラグ（複数）の各フィールドを備える）にデータを追加し、ステップＳ４３７に進む。なお、この時点では、仮／本の区分としては、「仮」又は仮を意味する数字や記号を書き込むことにより受注内容を仮登録する。この仮登録は、受注担当者が、受注担当端末１６０，１７０により、受注ＤＢの自己の担当分の受注件情報とＦＡＸ文書のデータを参照して、問題がなければ「仮」を「本」に更新することにより、本登録に変更される。

ＭＦＰ１３０は、受信したＦＡＸ文書が発注書、見積依頼書以外の当合わせ等であった場合は（ステップＳ４２７）は、第二の配列の問合せコードに応じて製品マスタＤＢや在庫ＤＢを照会して、要求された製品の販売の有無や、後継商品や、納期や在庫数量等の情報をＲＡＭ３２のワークエリアに記憶し（ステップＳ４３５）、その記憶した情報に基づいて問合せに対する回答情報を作成し、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶する（ステップＳ４３６）。

例えば、「□ 上記製品の納期を教えて欲しい。」との問合せに対しては、「製品番号ＸＸＸＸＸは、９月１０日現在、１０個ご注文の場合、ご注文後１０日で、納入可能です。」という回答情報を作成する。また、「□ 上記製品の在庫はいくつあるかを教えて欲しい。」との問合せに対しては、「製品番号ＸＸＸＸＸは、９月１０日現在、ＹＹ個の在庫があります。」といった回答情報を作成する。また、「□ 上記製品は現在も販売しているかを教えて欲しい。」との問合せに対しては、「製品番号ＸＸＸＸＸは、現在販売を終了しております。後継商品として製品番号ＺＺＺＺＺ（ＵＲＬ ｈｔｔｐ：／／ｐｐｐｐ．ｃｏｍ／ｐｒｏｄｕｃｔ／ｉｎｄｅｘ．ｈｔｍｌを参照願います）を販売しています」といった回答情報を作成する。

ＭＦＰ１３０は、ステップＳ４３７では、受信した文書が発注書で受注ＤＢを更新した場合（ステップＳ４３４から遷移した場合）は、ＦＡＸ文書の所定部分に納期情報又は該当製品の販売を終了しており、後継商品を販売している旨と後継商品の納期情報のコメントを上書きする。また、受信した文書が発注書で受注ＤＢを更新しなかった場合（ステップＳ４３３から遷移した場合）は、ＦＡＸ文書の所定部分に、販売を終了しており、後継商品もない旨のコメントを所定箇所に上書きする。さらに、受信した文書が問合せで、定型問合せのチェックボックスにチェックがあった場合は、ＲＡＭ３２のワークエリアに記憶された回答情報に基づいて、問合のＦＡＸ文書の所定部分に回答案文を上書きする。

ＭＦＰ１３０は、ステップＳ４３７で更新したＦＡＸ文書を、ＭＦＰ１３０のハードディスク３８に記憶されている受注担当者別のフォルダに格納する（ステップＳ４３８）。このＦＡＸ文書を受注担当者別のフォルダへ格納する処理は、本実施形態では、ＭＦＰ１３０本体により行っているが、商品名ｉｍａｇｅ ＷＡＲＥ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｒ Ｇａｔｅｗａｙ等で行ってもよい。また、ＦＡＸ文書を受注担当者別のフォルダに格納する場合は、イメージデータとＯＣＲ処理で得られたテキストデータを格納する。

以上の処理によれば、受信したＦＡＸ文書の送信元（取引先）毎、文書種別毎に対応するＯＣＲ処理箇所について文字認識処理を実行し、製品マスタＤＢや在庫マスタＤＢへの照会を行い、受注ＤＢへの仮登録、受信ＦＡＸ文書への回答案文の上書きや、受信ＦＡＸ文書の担当者別フォルダへの仕分けを行うので、問合せへの回答工数や見積依頼への回答、発注書に係る受注作業を大幅に省力化し、問合せの回答や見積もり回答が遅くなることによる機会損失を最小限にして売上を向上させることが可能になる。

次に、ＦＡＸ文書の閲覧・加工・返信処理を、図５、６のフローチャートに基づいて説明する。なお、本フローチャートにおいて、ステップＳ５０１乃至ステップＳ５１３は、受注担当端末１６０又は１７０のＣＰＵ２１の制御の下で実行される。また、ステップＳ５２１乃至ステップＳ５３１は、ＭＦＰ１３０のＣＰＵ３１の制御の下で実行される。また、ステップＳ５４１乃至ステップＳ５４２は、発注側ＦＡＸ１２０の不図示のＣＰＵの制御の下で実行される。さらに、受注担当端末１６０又は１７０は、ステップＳ５０１の処理を実行する前に、当該受注担当端末１６０又は１７０に係る受注担当者がＭＦＰ１３０にアクセスすることについて、認証処理（ログイン処理）が終了しているものとする。

受注担当端末１６０又は１７０は、当該受注担当者に係る受信ＦＡＸ一覧表示を選択するメニュー選択情報（又はリンク選択情報）をＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５０１）。ＭＦＰ１３０は、メニュー選択情報を受信すると（ステップＳ５２１）、当該受注担当者に係るファイルの文書名に含まれる受信時刻とシステム時刻（現在時刻）に基づいて、受信時点からの経過時間を判定し、経過時間が所定時間（例えば４時間）を超えている文書（未閲覧の文書）があれば、その文書の表示属性（文書名の文字の表示色や文書アイコンの表示色等）を目立つ色（例えば赤やオレンジ色等）に変更する（ステップＳ５２２）。なお、表示色を変えるのではなく、例えば、アイコンの形状を変更する、白抜き状態に変更する、表示画面の所定エリアに表示する等の特殊な形態で、未閲覧に係る文書のアイコンを表示させることも可能である。

次に、ＭＦＰ１３０は、受注担当端末１６０又は１７０の画面に受信済ＦＡＸ文書一覧を表示させるための一覧情報（表示属性の変更情報を含む）を送信する（ステップＳ５２３）。この場合、ステップＳ５０１でメニュー選択情報を送信した担当者の一覧情報だけを送信し、他の担当者の一覧情報は送信しない。

受注担当端末１６０又は１７０は、一方のディスプレイに受信済ＦＡＸ文書の一覧を表示し（ステップＳ５０２、図１１参照）、その受信済ＦＡＸ文書一覧の中から特定のＦＡＸ文書が選択された場合は、その選択情報をＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５０３、Ｓ５０４）。この場合、所定時間以上に亘って未閲覧のまま放置されているＦＡＸ文書は、特殊な形態で表示されているので、担当者は、文書選択、すなわち文書閲覧の優先順位を容易に把握することが可能となる。

ＭＦＰ１３０は、選択情報を受信すると（ステップＳ５２４）、その選択情報に対応するＦＡＸ文書を受注担当端末１６０又は１７０に送信する（ステップＳ５２５）。

受注担当端末１６０又は１７０は、受信したＦＡＸ文書を、受信済ＦＡＸ文書一覧を表示したディスプレイとは別のディスプレイに表示する（ステップＳ５０５）。このように、受信済ＦＡＸ文書一覧とＦＡＸ文書とを別のディスプレイに表示することにより、受注担当者は、受信済ＦＡＸ文書一覧とＦＡＸ文書との表示を切り替える必要がないので効率良く受注業務を進めることができる。ＦＡＸ文書を表示中のディスプレイ上で、「コメント入力」のボタンを押してアノテーション機能を起動すると、処理はステップＳ５０６に進む。

受注担当端末１６０又は１７０は、「コメント入力」等のデータ入力操作がなされ、ＯＫボタンが押下されると（ステップＳ５０６、Ｓ５０７）、そのコメント等の入力データをＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５０７）。ＭＦＰ１３０は、受信した入力データに基づいてＦＡＸ文書を更新し（ステップＳ５２６）、その更新したＦＡＸ文書を受注担当端末１６０又は１７０に送信して（ステップＳ５２５）、受注担当端末１６０又は１７０のディスプレイに表示させる（ステップＳ５０５）。

受注担当端末１６０又は１７０は、受信済ＦＡＸ文書一覧を表示したディスプレイ上で、ＦＡＸ文書アイコンをＦＡＸアイコンにドラッグアンドドロップする操作がなされると（ステップＳ５０８）、ドラッグアンドドロップ操作で送信が指示されたＦＡＸ文書のファイル名をＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５０９）。ＭＦＰ１３０は、送信が指示されたＦＡＸ文書のファイル名を受信すると（ステップＳ５２７）、そのファイル名に含まれる取引先名称をキーにして取引先マスタＤＢから送信先ＦＡＸ番号を読み出し、取引先名称と送信先ＦＡＸ番号とＯＫボタン、キャンセルボタンを表示させるための情報を受注担当端末１６０又は１７０に送信する（ステップＳ５２８）。

受注担当端末１６０又は１７０は、受信した上記の情報を、受信済ＦＡＸ文書一覧を表示したディスプレイ上にポップアップ状態で表示する（ステップＳ５１０、図１２参照）。この場合、図１２に示したように、取引先名称と送信先ＦＡＸ番号は、自動的に入力された状態でポップアップ画面に表示されるので、送信（返信）先を確認するだけで済み、送信（返信）先を入力する手間を省くことが可能となる。

このポップアップ画面上のキャンセルボタンが押下されると（ステップＳ５１１）、受注担当端末１６０又は１７０は、ステップＳ５０２に戻る。一方、ＯＫボタンが押下されると（ステップＳ５１１）、受注担当端末１６０又は１７０は、当該ＦＡＸ文書を送信する旨の送信要求信号をＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５１２）。

ＭＦＰ１３０は、送信要求信号を受信すると、当該送信要求に係るＦＡＸ文書（受注した旨の確認、納期、入力に係るコメントを含む）を、当該ＦＡＸ文書を送信した発注側ＦＡＸ１２０に返信する（ステップＳ５２９）。発注側ＦＡＸ１２０は、返信されたＦＡＸ文書を受信すると（ステップＳ５４１）、正常に受信が完了した場合は完了通知を、正常に受信が完了しなかった場合はエラー通知をＭＦＰ１３０に送信する（ステップＳ５４２）。なお、ＭＦＰ１３０は、ＦＡＸ文書を発注側ＦＡＸ１２０に返信した後、直ちに営業担当端末に当該ＦＡＸ文書を添付して受注内容を通知する電子メールを送信してもよい。

ＭＦＰ１３０は、完了通知を受信した場合には、当該返信に係るＦＡＸ文書を当該営業担当者の受信文書フォルダから「ＦＡＸ済み」フォルダに移動する（ステップＳ５３０）。例えば、図１１に丸で囲ったように、「０１松尾」フォルダに収納されていたＦＡＸ文書が、「０５ＦＡＸ済」フォルダに自動的に移動される。その結果、担当者が自己のフォルダを開いた際に、未処理のＦＡＸ文書だけが表示されるので、処理すべきＦＡＸ文書を瞬時に認識することができ、また、処理済みのＦＡＸ文書を重複して処理することも回避することができ、効率よく業務を遂行することが可能となる。

次に、ＭＦＰ１３０は、受注担当端末１６０又は１７０に完了メッセージを送信する（ステップＳ５３１）。この完了メッセージは、受注担当端末１６０又は１７０の受信済ＦＡＸ文書一覧を表示しているディスプレイ上に、ポップアップ画面として表示される（ステップＳ５１３、図１３参照）。

本処理によれば、ＦＡＸ文書一覧を受注担当端末１６０又は１７０に表示する際に、各ＦＡＸ文書の受信後の経過時間が判定され、所定時間を超えた場合には、他のＦＡＸ文書と異なる色で表示されるので、ＦＡＸ文書の処理忘れや処理遅れを大幅に減少させることができる。また、受信したＦＡＸ文書に簡単にコメント等を入力した後に、当該ＦＡＸ文書に係るアイコンをＦＡＸアイコンにドラッグアンドドロップするだけで、発注書の送信元に直ちに返信ＦＡＸを送信することができるので、返信先の間違いを根絶すると共に、返信業務の手間を大幅に軽減することができる。特に、１日に数百件乃至数千件の受注を扱う通販会社等では、この手間の削減のメリットは非常に大きなものとなる。

次に、見積依頼を受信した場合の見積作成処理を、図７，８のフローチャートに基づいて説明する。本フローチャートにおいて、ステップＳ６１１乃至ステップＳ６１８は、営業担当者の携帯端末（携帯電話やモバイルパソコン等）の不図示ＣＰＵの制御の下で実行される。また、ステップＳ６２１乃至ステップＳ６３４は、ＭＦＰ１３０のＣＰＵ３１の制御の下で実行される。また、ステップＳ６４１乃至ステップＳ６４２は、管理サーバ１５０のＣＰＵ２１の制御の下で実行される。

ＭＦＰ１３０は、図４のステップＳ４２６で認識された受信ＦＡＸ文書中の製品番号をキーにして、製品マスタＤＢ上で対応する製品を検索する（ステップＳ６２１）。該当製品が製品マスタＤＢに登録されていた場合は、ＭＦＰ１３０は、後述のステップＳ６２５に進む。一方、製品マスタＤＢに該当製品が登録されていなかった場合は、ステップＳ６２３に進むが、このステップＳ６２３と次のステップＳ６２４は、図４に示したステップＳ４３１とステップＳ４３２と同様なので説明を省略する。

ＭＦＰ１３０は、テップＳ６２５では、図４のステップＳ４２６で認識された製品番号と数量、及び製品マスタＤＢ中の販売価格に基づいて見積文書データを作成する。次に、ＭＦＰ１３０は、第一の配列の営業担当者コードをキーにして、不図示のスケジュールＤＢを検索し、当該営業担当者の所在を認識する（ステップＳ６２６）。次に、ＭＦＰ１３０は、営業担当者が休暇中等で連絡不可であるか否かを判別し（ステップＳ６２７）、営業担当者に連絡可能であれば、ステップＳ６２９に進む。

一方、営業担当者に連絡不可能であれば、第一の配列の営業担当者コードをキーにして取引先マスタＤＢを参照し、カバー営業担当者コード１、カバー営業担当者コード２について営業担当者と同様に連絡が可能か否かを判定し（ステップＳ６２８）、カバー営業担当者コード１、カバー営業担当者コード２に係るカバー営業担当者に連絡可能であれば、ステップＳ６２９に進む。なお、何れのカバー営業担当者にも連絡不可能であれば、その旨の警告メッセージを表示」して、終了する。

ＭＦＰ１３０は、営業担当者、またはカバー営業担当者が社内在籍又は連絡可能の場合は、 見積依頼をＦＡＸしてきた顧客名とカタログ情報や在庫情報を照会するためのＵＲＬをＦＡＸ文書の本文に記載し、見積文書を添付ファイルにした電子メールのデータを生成する（ステップＳ６２９）。

次に、ＭＦＰ１３０は、生成した電子メールデータを、営業担当者又は２人のカバー営業担当者の何れか（以下、この三者を単に営業担当者という）の営業担当端末に送信する（ステップＳ６３０）。なお、携帯電話等の表示部の狭い営業担当端末に送信する場合は、添付ファイルではなく、見積文書の内容をテキストに変換してメール本文で送信してもよい。例えば、顧客名、（製品名、数量、単価）×複数、消費税、合計金額を本文テキストとして送信すればよい。また、営業担当端末のメールアドレスは、前述したように、社員ＤＢから知得する。

営業担当端末は、電子メールを受信して、その表示部に表示する（ステップＳ６１１，Ｓ６１２）。この表示画面には、返信ボタンと見積文書の修正要求ボタンと在庫の引当指示ボタンが表示されている。または、所定のキーが押下された場合も、返信ボタンや見積文書の修正要求ボタンや在庫の引当指示ボタンが押下された場合と同様の結果となる。見積文書の修正要求ボタンが押下された場合は、入力画面に遷移し、入力された修正情報は携帯端末のＲＡＭに記憶される。在庫の引当指示ボタンが押下された場合は、在庫ＤＢに対して今回の見積文書に対応する在庫が仮引当される（在庫ＤＢの該当個数分だけ引当可能個数が減じられ、引当済み個数が加算される）。

営業担当端末は、在庫やカタログ情報の参照要求があった場合は、製品番号と在庫／カタログの要求種別を含む参照要求情報を管理サーバ１５０に送信する（ステップＳ６１３）。管理サーバ１５０は、受信した在庫やカタログ情報の参照要求情報に応じて、製品番号をキーにして在庫ＤＢ、又はカタログ情報を検索して抽出する（ステップＳ６４１）。

なお、図４のステップＳ４２６とステップＳ４２７の間で，見積依頼があった場合に、製品番号をキーにしてＭＦＰ１３０から管理サーバ１５０に照会要求を送信し、管理サーバ１５０に検索結果を参照するための専用ＵＲＬを持つＷｅｂページを追加してもよい。

このように構成することで、ＭＦＰ１３０は、ステップＳ６２９では、電子メール本文に見積依頼があった製品の在庫情報とカタログ情報を参照するＵＲＬを追加し、営業担当端末は、ステップＳ６１２では、電子メール本文から簡単に製品の在庫情報とカタログ情報を参照することが可能になる。この専用ＵＲＬの参照ページは、所定時間経過後に削除される。

管理サーバ１５０は、検索・抽出した在庫やカタログ情報、または専用ＵＲＬを営業担当端末に送信する（ステップＳ６４２）。営業担当端末は、受信した在庫やカタログ情報、または専用ＵＲＬをその表示部に表示する（ステップＳ６１４）。営業担当端末は、返信ボタンが押下された場合は、ステップＳ６１６に進み、返信ボタンが押下されなかった場合は、ステップＳ６１２に戻る。

営業担当端末は、ステップＳ６１６では、見積修正入力があったか否かを判別し、見積修正入力があった場合は、処理はステップＳ６１７に進む。見積修正入力がなかった場合は、電子メール本文が引当区分のみの返信メール情報を生成し、ステップＳ６１８に進む。

営業担当端末は、ステップＳ６１７では、営業担当端末のＲＡＭに記憶されている修正入力の情報に基づいて、引当区分を含む所定の書式で修正情報を通知する電子メール情報を生成する。営業担当端末は、ステップＳ６１８では、生成された何れかの電子メール情報をＭＦＰ１３０に送信する。

ＭＦＰ１３０は、受信した電子メールの内容に応じて見積文書を修正する（ステップＳ６３１）。ただし、メール本文が引当区分のみの場合は、見積文書は修正されないことは言うまでもない。次に、ＭＦＰ１３０は、修正済の見積文書を当該担当者の受信文書フォルダに上上書きすると共に、該当の取引先（発注側ＦＡＸ１２０）に送信し（ステップＳ６３２）、その修正済の見積文書を当該担当者の受信文書フォルダから見積送信済みのフォルダに移動する（ステップＳ６３３）。

そして、ＭＦＰ１３０は、完了通知メールを営業担当端末に送信し（ステップＳ６３４）、営業担当端末は、完了通知メールを受信・表示して（ステップＳ６１９）、処理を終了する。

本フローの処理によれば、見積依頼があった製品が販売終了している場合でも、後継商品を検索して後継商品である旨のコメントをつけた見積を作成するので、受注の機会を逃してしまうことを最小にすることができる。また、営業担当者のスケジュールデータと連携して、営業担当者と連絡が取れない場合は、カバーする他の営業者に連絡するので、この点でも受注の機会を逃してしまうことを最小にすることができる。

次に、ＦＡＸ文書の閲覧・加工・印刷処理を、図９，１０のフローチャートに基づいて説明する。ここでは、図５，６のＦＡＸ文書の閲覧・加工・返信処理との相違点だけを説明する。

受注担当端末１６０又は１７０は、ステップＳ７０８では、図１４に示したように、ＦＡＸ文書に係るアイコン（図１４では、ファイル名が反転表示されている）をプリンタアイコン（図１４で丸で囲った部分）にドラッグアンドドロップしたか否かを判別する。また、ＭＦＰ１３０は、ステップＳ７２８では、印刷を実行した場合のプリンタを選択するリストボックスと文書の移動先フォルダ名を受注担当端末１６０、又は１７０に表示させるための情報を、受注担当端末１６０又は１７０に送信する。

受注担当端末１６０又は１７０は、ステップＳ７１０では、印刷を実行した場合のプリンタを選択するリストボックスと文書の移動先フォルダ名を、受信済ＦＡＸ文書一覧を表示したディスプレイ上にポップアップ状態で表示する（図１５参照）。また、受注担当端末１６０又は１７０は、ステップＳ７１２では、印刷すべきＦＡＸ文書、及びプリンタを指定する情報をＭＦＰ１３０に送信する。ＭＦＰ１３０は、ステップＳ７２９では、指定されたＦＡＸ文書の印刷情報、プリンタ情報を受信して、指定に係るプリンタ（図示省略）に送信する。

プリンタは、ステップＳ７４１で、その印刷情報に基づいて印刷を実行し（ステップＳ７４１）、ＭＦＰ１３０に対して印刷完了通知を行う（ステップＳ７４２）。なお、例えばＭＦＰ１３０の印字精度が良い場合や、カラー印刷機能を備えている場合等は、ＦＡＸ文書の印刷は、ＭＦＰ１３０で行ってもよい。この場合は、受注担当端末１６０，１７０は、ステップＳ７１２では、ＭＦＰ１３０を指定することとなる。ただし、印刷はＭＦＰ１３０だけで行うように構成することも可能であり、この場合は、ＭＦＰ１３０は、ステップＳ７２８では、プリンタを選択するリストボックスを送信する必要はなく、また受注担当端末１６０，１７０は、ステップＳ７１２では、プリンタを指定する必要はない。

ＭＦＰ１３０は、プリンタから印刷完了通知を受けると（ステップＳ７３０）、印刷されたＦＡＸ文書を当該担当者の受信文書フォルダから文書の移動先フォルダに移動させる（ステップＳ７３１）。例えば、図１６に示したように、「０１松尾」フォルダに収納されていた印刷に係るＦＡＸ文書は、「０６プリント済」フォルダに自動的に移動される。

本フローの処理によれば、印刷済みのＦＡＸ文書が「印刷済み」フォルダに自動的に移動するので、発注書や見積依頼や問合せに対して、手書きでコメントを書込みたい場合等に当該発注書や見積依頼や問合せに対して、応答用の書類を印刷したかどうかの管理を容易に行うことができる。

以上説明したように、本実施形態では、ＭＦＰでＦＡＸ文書を受信した際に、相手先のＦＡＸ番号に基づいて、ＭＦＰ１３０本体、または商品名ｉｍａｇｅ ＷＡＲＥ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｒ Ｇａｔｅｗａｙ等で担当者別フォルダにＦＡＸ文書を振り分けると共に、ＦＡＸ文書名を相手先名称により更新している。

従って、受信文書の紛失や仕分け作業が一切なくなると共に、各担当者は、担当者は自分用のフォルダのみを閲覧して自分が遂行すべき作業を迅速に認識し、効率よく自己の作業を進めることが可能となる。特に、今まで担当者だけにしか分からなかったデータ検索を迅速に行うことができ、受発注業務の効率が飛躍的に向上する。例えば、５０００件／日等の大量のＦＡＸ注文文書を処理する場合の工数を大幅に削減することが可能となる。また、担当者は、ダブルモニタで内容を確認し、発注、変更、キャンセルなどの業務を効率よく行うことが可能となる。また、受信したＦＡＸ文書に直接納期や変更事項を入力して返信する場合に、返信相手の名称、ＦＡＸ番号、ＯＫボタンが自動的に入力された確認画面が表示されるので、簡単に返信することが可能となる。

さらに、返信、又は印刷に係るＦＡＸ文書は、担当者フォルダからＦＡＸ済フォルダ、又は印刷済フォルダに自動的に移動され、担当者フォルダには未返信、又は未印刷に係るＦＡＸ文書だけが残るので、自己の担当者フォルダを閲覧した際に瞬時に未処理の作業を認識することが可能となる。また、定型的な問合せに対しては、在庫ＤＢや製品マスタＤＢを参照して、回答案文を自動的に作成しているので、この点でも受発注業務を効率よく遂行することが可能となる。

なお、本発明は、上記の実施形態に限定されることなく、例えば、ＭＦＰ１３０と受注担当端末の機能を１つの装置に搭載することも可能である。この場合、この１つの装置に２つのディスプレイを設けてダブルモニタとするのが好ましい。

また、上記実施形態では、ＭＦＰ１３０が商品販売会社に設置されていることを想定していたため、ＭＦＰ１３０が製品マスタＤＢ、在庫ＤＢ等のデータベースを有していたが、ＭＦＰ等の受注用の装置を代理店等に設置した場合には、商品仕入れ先の装置に製品マスタＤＢ、在庫ＤＢ等のデータベースを構築することも可能である。この場合、本実施形態におけるＭＦＰ１３０、及び受注担当端末１６０、１７０は、通常、代理店側に設置することが想定されるが、業務形態によっては商品仕入れ先側に設置してもよい。

次に、第二の実施形態について説明する。ＦＡＸ１４０は、ネットワーク対応のＦＡＸ装置であり、管理サーバ１５０と共働して上述のＭＦＰ１３０と同等の機能を実現することが可能である。この場合管理サーバ１５０の不図示の記憶装置（ハードディスク等）にはＭＦＰ１３０のハードディスク３８と同様のデータ（各種ＤＢやマスタ、各アプリケーションプログラム、ＦＡＸデータ等）が記憶される。ＦＡＸ１４０が図４のステップＳ４２１を実行し、管理サーバ１５０が不図示のＣＰＵの制御の元で図４のステップＳ４２２乃至ステップＳ４３８を実行することによって図４の処理を実現することができる。

さらに、管理サーバ１５０が不図示のＣＰＵの制御の元で図５及び図６のステップＳ５２１乃至Ｓ５２８、ステップＳ５３０乃至ステップＳ５３１を実行し、ＦＡＸ１４０が図５及び図６のステップＳ５２９を実行することによって図５及び図６の処理を実現することができる。すなわち、ステップＳ５１２のＦＡＸ送信要求は、管理サーバ１５０に送信され管理サーバ１５０が対応するＦＡＸデータをＦＡＸ１４０に転送し、ＦＡＸ１４０がステップＳ５２９を実行することになる。なお、小規模なシステムでは、管理サーバ１５０がＩＰ−ＦＡＸやダイアルアップ回線で返信ＦＡＸを送信する（つまりステップＳ５２９を実行する）よう構成することも可能である。

さらに、管理サーバ１５０が不図示のＣＰＵの制御の元で図７及び図８のステップＳ６２１乃至ステップＳ６３１、ステップＳ６３３乃至ステップＳ６３４を実行し、ＦＡＸ１４０が図８のステップＳ６３２を実行することによって図７及び図８の処理を実現することができる。すなわち、ステップＳ６３１では、管理サーバ１５０が見積情報を更新した後、対応するＦＡＸデータをＦＡＸ１４０に送信し、ステップＳ６３２では、ＦＡＸ１４０が見積ＦＡＸを送信することになる。なお、小規模なシステムでは、管理サーバ１５０がＩＰ−ＦＡＸやダイアルアップ回線で返信ＦＡＸを送信する（つまりステップＳ６３２を実行する）よう構成することも可能である。

また、管理サーバ１５０が不図示のＣＰＵの制御の元で図９及び図１０のステップＳ７２１乃至ステップＳ７３２を実行することによって図９及び図１０の処理を実現することができる。

次に、第三の実施形態について図１７及び図１８に基づいて説明する。第三の実施形態は主としてより大規模なシステムを想定している。図１７でＦＡＸ１４０及びＦＡＸ１４１は、ネットワーク対応のＦＡＸ装置であり、通信回線１１０を介して発注側ＦＡＸ１２０及び発注側ＦＡＸ１２１と接続され、通信回線１００を介してＷｅｂサーバ１８０と接続される。図１７ではＦＡＸは２台だけ図示されているが、これに限らず、受発注件数に応じて例えば数十台乃至数百台以上を設置しても良い。

ＭＦＰ１３０及びＭＦＰ１３１は、ネットワーク対応のＦＡＸ装置であり、通信回線１１０を介して発注側ＦＡＸ１２０及び発注側ＦＡＸ１２１と接続され、通信回線Ｂ１００を介してＷｅｂサーバ１８０と接続される。図１７ではＦＡＸは２台だけ図示されているが、これに限らず、受発注件数に応じて例えば数十台乃至数百台以上を設置しても良い。

なお、図１７では発注側ＦＡＸ１２０及び発注側ＦＡＸ１２１の２台だけ図示されているが、これに限らず、数百台乃至数万台が適宜接続される。また、図１７に示すようにＦＡＸとＭＦＰを混在させた実施形態に限らず、ＦＡＸだけを複数台接続しても良いし、ＭＦＰだけを複数台接続しても良い。

第三の実施形態では、Ｗｅｂサーバ１８０の不図示の記憶装置（ハードディスク等）にはＭＦＰ１３０のハードディスク３８と同様のデータ（各種ＤＢやマスタ、各アプリケーションプログラム、ＦＡＸデータ等）が記憶される。また、ＦＡＸ１４０又は１４１が図１８のステップＳ９４１を実行し、その受信した発信者側ＦＡＸ番号とＦＡＸ画像データを含むＦＡＸデータがステップＳ９４２でＷｅｂサーバ１８０に転送され、ステップＳ９２１でＷｅｂサーバ１８０がＦＡＸデータを受信し、引続きＷｅｂサーバ１８０が不図示のＣＰＵの制御の下で図４のステップＳ４２２乃至ステップＳ４３８に相当する図１８のステップＳ９２２乃至ステップＳ９３８を実行することによって、Ｗｅｂサーバ１８０上で図４のＭＦＰの処理と同様の処理を実現することができる。

さらに、Ｗｅｂサーバ１８０が不図示のＣＰＵの制御の下で図５及び図６のステップＳ５２１乃至ステップＳ５２８、ステップＳ５３０乃至ステップＳ５３１を実行し、ＦＡＸ１４０又は１４１が図５及び図６のステップＳ５２９を実行することによって図５及び図６の処理を実現することができる。すなわち、ステップＳ５１２のＦＡＸ送信要求はＷｅｂサーバ１８０に送信され、Ｗｅｂサーバ１８０が対応するＦＡＸデータをＦＡＸ１４０又は１４１に転送し、ＦＡＸ１４０又は１４１がステップＳ５２９を実行することになる。

さらに、Ｗｅｂサーバ１８０が不図示のＣＰＵの制御の下で図７及び図８のステップＳ６２１乃至ステップＳ６３１、ステップＳ６３３乃至ステップＳ６３４を実行し、ＦＡＸ１４０又は１４１が図８のステップＳ６３２を実行することによって、図７及び図８の処理を実現することができる。すなわち、ステップＳ６３１では、Ｗｅｂサーバ１８０が見積情報更新後、対応するＦＡＸデータをＦＡＸ１４０又は１４１に送信し、ステップＳ６３２では、ＦＡＸ１４０又は１４１が見積ＦＡＸを送信することになる。

また、Ｗｅｂサーバ１８０が不図示のＣＰＵの制御の下で図９及び図１０のステップＳ７２１乃至ステップＳ７３２を実行することによって図９及び図１０の処理を実現することができる。以上で第三の実施形態の説明を終わる。

次に、この他の実施形態のバリエーションについて説明する。図４のステップＳ４２４及びステップ４２６のＯＣＲ処理は、手書き文字を対象としても良い。この場合、ＯＣＲ結果と元のＦＡＸ画像を対比して表示させるようにする。図１８のステップＳ９２４とステップＳ９２６でも同様である。

また、図４のステップＳ４２７では、Ｓ４２５の判定結果に基づいてステップＳ４２７で処理が分岐しているが、受注担当者が受注担当者別フォルダに振り分けられた文書を目視確認して、見積りと判断した場合は、該当する担当営業用のフォルダにドラッグアンドドロップで手作業で移動しても良い（図１８のステップＳ９２７も同様）。

また、図４のステップＳ４３７では、ＦＡＸ文書を担当者別フォルダに振り分けているが、担当者グループ用フォルダに振り分けてもよいし、顧客別フォルダに振り分けても良い。

また、ＦＡＸの元画像とＯＣＲで認識されたテキストの両方を格納しても良いし、テキストのみ、あるいはＦＡＸの元画像のみを格納しても良い（図１８のステップＳ９３７も同様）。なお、ＯＣＲは手書き文字を含めて適用しても良い。

図５のステップＳ５０５及びステップＳ５０６の画像表示及び入力においては、キーボードやマウスでの入力に限らず、典型的な応答コメントを画面に表示させる等してタッチパネルから入力しても良いし、音声認識手段を更に備えることにより音声入力により追加コメント等を入力しても良い。

また、本発明の目的は、上記実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体（印刷管理サーバ、簡易端末に係る記憶媒体）には、先に説明した（図４，５，８に示す）フローチャートに対応するプログラムコードのうち、対応する部分が格納されることになる。

本発明の受発注システムのシステム構成図である。 管理サーバ、及び受注担当端末のハードウェア構成を示すブロック図である。 ＭＦＰのハードウェア構成を示すブロック図である。 ＦＡＸ文書受信・保存処理を示すフローチャートである。 ＦＡＸ文書の閲覧・加工・返信処理を示すフローチャートである。 ＦＡＸ文書の閲覧・加工・返信処理を示すフローチャートである（図５の続き）。 見積依頼を受信した場合の見積作成処理を示すフローチャートである。 見積依頼を受信した場合の見積作成処理を示すフローチャートである（図７の続き）。 ＦＡＸ文書の閲覧・加工・印刷処理を示すフローチャートである。 ＦＡＸ文書の閲覧・加工・印刷処理を示すフローチャートである（図９の続き）。 ＦＡＸ文書返信時の当該ＦＡＸ文書のＦＡＸ済フォルダへの自動移動を示す図である。 ＦＡＸ文書返信時の返信先とＦＡＸ番号の自動入力状態を示す図である。 ＦＡＸ文書返信の完了メッセージの表示状態を示す図である。 ＦＡＸ文書印刷の指示方法を説明するための図である。 ＦＡＸ文書印刷時のプリンタ選択方法を説明するための図である。 ＦＡＸ文書印刷時の当該ＦＡＸ文書のプリント済フォルダへの自動移動を示す図である。 第三の実施形態における受発注システムのシステム構成図である。 第三の実施形態におけるＦＡＸ文書の閲覧・加工・返信処理を示すフローチャートである。

符号の説明

２１，３１…ＣＰＵ
２２，３２…ＲＡＭ
２３，３３…ＲＯＭ
２４、３４…ＬＡＮアダプタ
２５…ビデオアダプタ
３５…液晶パネル＆Ｉ／Ｆ
２８，３８…ハードディスク
２９…ＣＤ−ＲＯＭドライブ
３６…通信回線Ｉ／Ｆ
３７…スキャンエンジン
３９…プリントエンジン
１００，１１０…通信回線
１２０，１２１…発注側ＦＡＸ
１３０，１３１…ＭＦＰ
１４０，１４１…ＦＡＸ
１５０…管理サーバ
１６０，１７０…受注担当端末
１８０…Ｗｅｂサーバ

Claims (14)

1. ファクシミリ装置と受発注管理装置と端末装置とが通信回線を介して接続された受発注システムであって、前記受発注管理装置は、
   前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存する保存手段と、
   前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示可能に該端末装置に転送すると共に、その後の閲覧要求に応じて個別の文書データを転送する転送手段と、
   前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する所定の処理を実行するよう前記端末装置から要求された場合、該依頼に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを該依頼に係る処理に対応する別のフォルダに移動する制御手段と、
   を有することを特徴とする受発注システム。
2. 前記転送手段は、前記端末装置からの閲覧要求がなされないまま所定時間経過した文書データを示す図柄については、表示変更して転送することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
3. 前記受発注管理装置は、前記ファクシミリ装置から発注書に係る文書データを受信した場合、該発注書で発注された製品又はその後継商品の存在の有無を所定のデータベースを参照する参照手段と、該参照手段による参照で該商品又はその後継商品が存在することが判明した場合、該商品に係る所定の情報を受注データベースに仮登録する仮登録手段を有することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
4. 前記受発注管理装置は、該調査手段による調査で前記商品又はその後継商品が存在しないことが判明した場合、その旨のメッセージを営業担当者の携帯端末に電子メールで送信する送信手段を有することを特徴とする請求項３に記載の受発注システム。
5. 前記制御手段は、前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する返信処理を実行するよう前記端末装置から要求された場合、該依頼に係る返信処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを返信済フォルダに移動することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
6. 前記制御手段は、前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データを印刷するよう前記端末装置から要求された場合、該依頼に係る印刷処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを印刷済フォルダに移動することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
7. 前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する返信処理を実行するよう前記端末装置から要求された場合は、前記端末に送信先名称とＦＡＸ番号が表示されたポップアップ画面を表示するための表示情報を生成する第一の表示情報生成手段を更に備えることを特徴とする請求項５に記載の受発注システム。
8. 前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データを印刷するよう前記端末装置から要求された場合は、前記端末にプリンタを選択するためのポップアップ画面を表示するための表示情報を生成するための表示情報を生成する第二の表示情報生成手段を更に備えることを特徴とする請求項６に記載の受発注システム。
9. 前記端末装置は、前記文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示する表示装置とは別に、前記文書データを表示する表示装置を有することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
10. 前記受発注管理装置は、前記ファクシミリ装置から受信した文書の種類を判定する文書判定手段と、前記判定手段が前記ファクシミリ装置から見積依頼に係る文書データを受信したと判定した場合、依頼に係る見積文書を作成して営業担当者の携帯端末に電子メールで送信する送信手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
11. 前記受発注管理装置は、前記ファクシミリ装置から受信した文書の種類を判定する文書判定手段と、前記判定手段が前記ファクシミリ装置から定型フォーマットに係る問合せの文書データを受信したと判定した場合、該問合せに対する回答用の文書データを作成する作成手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載の受発注システム。
12. ファクシミリ装置と受発注管理装置とが通信回線を介して接続された受発注システムであって、前記受発注管理装置は、
    前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存する保存手段と、
    前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示装置に表示させるための表示情報を生成する表示情報制御手段と、
    前記ＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記文書データに対する所定の処理を実行するよう前記端末装置から指示された場合、該指示に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該指示に係る文書データを該指示に係る処理に対応する別のフォルダに移動する制御手段と、
    を有することを特徴とする受発注システム。
13. ファクシミリ装置と受発注管理装置と端末装置とが通信回線を介して接続された受発注システムにおける該受発注管理装置用のプログラムであって、
    前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存し、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示可能に該端末装置に転送すると共に、その後の閲覧要求に応じて個別の文書データを転送し、前記端末装置の表示装置に表示されたＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記端末装置から前記文書データに対する所定の処理を実行するよう要求された場合、該要求に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該依頼に係る文書データを該依頼に係る処理に対応する別のフォルダに移動する内容を有することを特徴とするプログラム。
14. ファクシミリ装置と受発注管理装置とが通信回線を介して接続された受発注システムにおける該受発注管理装置用のプログラムであって、
    前記ファクシミリ装置から受信した発注書等の文書データを該ファクシミリ装置のＦＡＸ番号と関連付けて担当者別又は担当グループ別又は顧客別のいずれかのフォルダに保存し、前記端末装置からの閲覧要求に応じて前記フォルダ内の文書データに係る一覧データをＧＵＩ画面として表示装置に表示させ、前記ＧＵＩ画面でのドラッグアンドドロップ操作により前記端末装置から前記文書データに対する所定の処理を実行するよう指示された場合、該指示に係る処理を実行すると共に、前記フォルダ内の該指示に係る文書データを該指示に係る処理に対応する別のフォルダに移動する内容を有することを特徴とするプログラム。

Images