JP7346926B2 - 情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システムに関する。

近年、受注者が発注者から発注を受ける方法は、郵送された紙の発注書による受注、ＦＡＸされた発注書による受注、Ｗｅｂによる発注書の受注など、様々である。例えば従来のデータ配信ソリューション分野では、複合機がネットワークでつながった配信サーバに文書データを送信し、配信サーバでワークフロー定義にしたがった文書データへの画像処理を実行して配信する技術がある。また、データ配信ソリューション分野では送り手へ契約書や発注書などを送る場合もある（例えば特許文献１参照）。

郵送された紙の発注書による受注、ＦＡＸされた発注書による受注、Ｗｅｂによる発注書の受注など、受注者が発注者から複数の方法により受注を受ける場合は、発注者から受け付けた発注情報の統合管理（一元管理）が容易でなかった。

本発明の一実施形態は、発注者から複数の方法により受け付ける発注情報を統合管理できる情報処理装置を提供することを目的とする。

上記した課題を達成するため、本発明の一実施形態は、受注者が発注者から複数の方法により受け付け可能な発注情報を管理する情報処理装置であって、発注者端末を利用する第１の受注種別の方法による発注情報および画像形成装置を利用する第２の受注種別の方法による発注情報、を含む前記発注情報を受信する発注情報受信手段と、前記発注情報受信手段が受信した、前記第１の受注種別の方法による発注情報および前記第２の受注種別の方法による発注情報に、第１の識別情報を付与する統合識別情報付与手段と、前記発注情報受信手段で受信した前記第１の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報と対応付けて管理すると共に、前記発注情報受信手段で受信した前記第２の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報及び、当該発注情報に含まれる、前記画像形成装置が当該発注情報の受け付けに行った画像処理の結果を識別する第２の識別情報、と対応付けて管理する発注情報管理手段と、を有する情報処理装置である。

本発明の一実施形態によれば、発注者から複数の方法により受け付ける発注情報を統合管理できる。

本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係るクラウド環境の一例の機能構成図である。 本実施形態に係る受注者環境の一例の機能構成図である。 クラウド環境で管理される発注情報の一例の構成図である。 本実施形態に係る情報処理システムの処理の一例のフローチャートである。 郵送された紙の発注書による受注の処理の一例のフローチャートである。 紙の発注書をスキャンして受注種別を判断する処理の一例の説明図である。 紙の発注書をスキャンして受注種別を判断する処理の一例の説明図である。 ＦＡＸされた発注書による受注の処理の一例のフローチャートである。 ＦＡＸされた発注書の受注種別を判断する処理の一例の説明図である。 Ｗｅｂによる発注書の受注の処理の一例のフローチャートである。 Ｗｅｂによる発注書の受注の受注種別を判断する処理の一例の説明図である。 受注応答の処理の一例のフローチャートである。 受注書の一例のイメージ図である。 発注者からの問い合わせ対応ＵＩの一例のイメージ図である。 発注者からの問い合わせ対応の処理の一例のフローチャートである。

以下、本発明の各実施形態について、添付の図面を参照しながら説明する。

［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。図１の情報処理システム１は、クラウド環境１０、発注者環境２０、受注者環境３０、及びネットワークを含む。ネットワークはＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどのデータ通信可能なネットワークである。

クラウド環境１０は、ＩＤ統合管理システム１２及び受注自動応答システム１４を含む構成である。発注者環境２０は、ＦＡＸ機２２及び発注者端末２４を含む構成である。受注者環境３０は、ＭＦＰ（Ｍultifunction Peripheral）３２、販売管理システム３４、及び受注者端末３６を含む構成である。なお、図１では発注者環境２０及び受注者環境３０をそれぞれ一つずつ記載しているが、複数であってもよい。また、図１ではＦＡＸ機２２及び発注者端末２４の両方が含まれる発注者環境２０を示したが、ＦＡＸ機２２及び発注者端末２４の何れか一方が含まれる発注者環境２０など、発注者が利用する発注の方法に応じて、様々な構成が考えられる。

ＩＤ統合管理システム１２、受注自動応答システム１４、ＦＡＸ機２２、発注者端末２４、ＭＦＰ３２、販売管理システム３４、及び受注者端末３６は、ネットワークを介してデータ通信に接続されている。

発注者環境２０のＦＡＸ機２２は、発注者が操作する画像形成装置の一例である。例えば発注者はＦＡＸ機２２を利用することで発注書を受注者のＭＦＰ３２にＦＡＸする。発注者端末２４は発注者が操作する端末であって、ＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、又はスマートフォンなどである。例えば発注者は発注者端末２４を利用することでＷｅｂにより発注書を受注者の販売管理システム３４に送信する。なお、発注者は紙の発注書に記入し、その発注書を受注者に郵送してもよい。

受注者環境３０のＭＦＰ３２は、受注者が操作する画像形成装置の一例である。例えば受注者はＭＦＰ３２を利用することで、郵送された紙の発注書（紙発注の発注書）をスキャンして受注を行う。また、受注者はＭＦＰ３２を利用することでＦＡＸされた発注書（ＦＡＸ発注の発注書）の受注を行う。なお、ＭＦＰ３２は画像処理の一例であるスキャン処理やＦＡＸ受信処理などの結果を識別するため、後述のドキュメントＩＤを発行する。

販売管理システム３４は、発注者端末２４からＷｅｂによる発注者からの発注（Ｗｅｂ発注）の発注書を受信し、管理する。販売管理システム３４は一台以上のコンピュータにより実現される。受注者端末３６は、受注者が操作する端末であって、ＰＣ、タブレット端末、又はスマートフォンなどである。

クラウド環境１０のＩＤ統合管理システム１２は、発注書により受け付けた発注情報を統合的に識別する後述の統合ＩＤにより管理する。また、ＩＤ統合管理システム１２は受注者端末３６からの統合ＩＤを指定した検索閲覧要求を受け付け、その統合ＩＤに対応する発注情報の検索結果を受注者端末３６に応答する。ＩＤ統合管理システム１２は一台以上のコンピュータにより実現される。

また、受注自動応答システム１４は、受け付けた発注書に対する応答を、発注書を受け付けた受注種別（郵送された紙発注の発注書の受注、ＦＡＸ発注の発注書の受注、又はＷｅｂ発注の発注書の受注）に応じた方法で行う。例えば郵送された紙発注の発注書の受注の場合、受注自動応答システム１４は、紙の受注書の郵送による応答を受注者に指示する。ＦＡＸ発注の発注書の受注の場合、受注自動応答システム１４は受注書のＦＡＸによる応答を行う。Ｗｅｂ発注の発注書の受注の場合、受注自動応答システム１４は受注書のメールによる応答を行う。受注自動応答システム１４は、一台以上のコンピュータにより実現される。

なお、図１に示す情報処理システム１の構成は一例である。例えばＩＤ統合管理システム１２、及び受注自動応答システム１４の機能の少なくとも一部は、ＭＦＰ３２又は販売管理システム３４に備えてもよい。また、ＩＤ統合管理システム１２、受注自動応答システム１４、ＭＦＰ３２、及び販売管理システム３４の機能の少なくとも一部は、ＩＤ統合管理システム１２、受注自動応答システム１４、ＭＦＰ３２、及び販売管理システム３４以外の他の情報処理装置で実現する構成であってもよい。さらに、受注自動応答システム１４の機能の少なくとも一部は、ＩＤ統合管理システム１２に備えてもよい。

＜ハードウェア構成＞
《コンピュータ》
図１に示すＩＤ統合管理システム１２、受注自動応答システム１４、発注者端末２４、販売管理システム３４、及び受注者端末３６は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は、本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。

図２に示されているように、コンピュータ５００はＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、プログラムに従ってコンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、ネットワーク１８を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

＜機能構成＞
第１の実施形態に係る情報処理システム１は、例えば図３及び図４に示す機能構成により実現される。図３は本実施形態に係るクラウド環境の一例の機能構成図である。図４は本実施形態に係る受注者環境の一例の機能構成図である。図３及び図４の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。

図３は、クラウド環境１０のＩＤ統合管理システム１２及び受注自動応答システム１４の機能構成を示している。クラウド環境１０のＩＤ統合管理システム１２は、発注情報受信部５０、受注種別判断部５２、統合ＩＤ付与部５４、発注情報管理部５６、発注情報提供部５８、及び発注情報検索部６０を有する構成である。

発注情報受信部５０は受注者環境３０で受注した紙発注、ＦＡＸ発注、及びＷｅｂ発注の発注書の発注情報を受信する。受注種別判断部５２は発注情報受信部５０が受信した発注情報について、発注書を受け付けた受注種別（郵送された紙発注の発注書の受注、ＦＡＸ発注の発注書の受注、又はＷｅｂ発注の発注書の受注）を判断する。

統合ＩＤ付与部５４は、受け付けた発注情報を統合的に識別するため、後述の契約ＩＤを利用して統合ＩＤを付与する。発注情報管理部５６は発注情報受信部５０が受信した発注情報を、例えば図５に示すように管理する。図５はクラウド環境で管理される発注情報の一例の構成図である。

クラウド環境１０で管理される発注情報は、統合ＩＤ、顧客会社、種別、受注名、ドキュメント名、ドキュメントＩＤ、ＦＡＸ番号、商品名、数量、及び受注日を、項目として有している。統合ＩＤは、例えば後述の契約ＩＤが付与される。また、統合ＩＤは契約ＩＤと対応付けて新たに発行されたものを付与してもよい。図５の統合ＩＤは、契約ＩＤをそのまま利用する例を示している。

顧客会社は発注者である会社の名称である。種別は発注書を受け付けた受注種別を表している。例えば種別「Ｗｅｂ」は受注種別がＷｅｂ発注の発注書の受注であることを表している。種別「Ｓｃａｎ」は受注種別が郵送された紙発注の発注書の受注であることを表している。種別「ＦＡＸ」は受注種別がＦＡＸ発注の発注書の受注であることを表している。

受注名は発注者である会社の担当者の名前である。ドキュメント名は受注種別が郵送された紙発注の発注書の受注、又はＦＡＸ発注の発注書の受注である場合に、ＭＦＰ３２が行った画像処理の対象であるドキュメントの名前を表している。例えば図５のドキュメント名「Ａ受注書」は郵送された紙発注の発注書のスキャン画像をＯＣＲ処理した結果に含まれていた情報である。また、図５のドキュメント名「Ｘ受注書」はＦＡＸ発注の発注書のＦＡＸ画像をＯＣＲ処理した結果に含まれていた情報である。

また、ドキュメントＩＤは受注種別が郵送された紙発注の発注書の受注、又はＦＡＸ発注の発注書の受注である場合に、ＭＦＰ３２が行った画像処理の対象であるドキュメント、及びそのドキュメントの処理結果を識別する識別情報である。ＦＡＸ番号は発注者である会社又は担当者のＦＡＸ番号である。商品名は発注された商品名である。数量は発注された商品数である。受注日は受注者が受注した日付である。

図５のクラウド環境１０で管理される発注情報では、受注種別が異なる発注情報を統合ＩＤにより統合して管理する（統合的に管理する）と共に、受注時に画像処理を行う紙発注の発注書の受注、及びＦＡＸ発注の発注書の受注について、画像処理の結果を一意に識別可能なドキュメントＩＤと対応付けて管理する。したがって、本実施形態では、受注種別が異なる発注情報の統合管理（一元管理）が可能となる。

図３に戻り、発注情報提供部５８は図５の発注情報を受注自動応答システム１４及び受注者端末３６に提供する。発注情報検索部６０は受注者端末３６からの統合ＩＤを指定した検索閲覧要求を受け付け、その統合ＩＤを項目「統合ＩＤ」として有する発注情報を検索結果として受注者端末３６に応答する。

クラウド環境１０の受注自動応答システム１４は、発注応答指示部７０、及び発注応答部７２を有する構成である。発注応答指示部７０は、郵送された紙発注の受注に対する応答として、紙の受注書の郵送による応答を、受注者端末３６への表示やメール送信により受注者に指示する。発注応答部７２は、ＦＡＸ発注の受注に対する応答として、受注書のＦＡＸによる応答を行う。発注応答部７２はＷｅｂ発注の受注に対する応答として、受注書のメールによる応答を行う。

図４は、受注者環境３０のＭＦＰ３２、販売管理システム３４、及び受注者端末３６の機能構成を示している。受注者環境３０のＭＦＰ３２は、スキャン処理部８０、ＦＡＸ受信部８２、ＯＣＲ処理部８４、及び発注情報送信部８６を有する構成である。スキャン処理部８０は、紙発注の発注書を画像処理の対象としてスキャンしてスキャン画像をハードディスクなどの補助記憶装置に記憶する。ＦＡＸ受信部８２は、ＦＡＸ発注の発注書をＦＡＸ受信してＦＡＸ画像を補助記憶装置に記憶する。なお、ＭＦＰ３２はスキャン処理部８０及びＦＡＸ受信部８２が行ったスキャン処理やＦＡＸ受信処理などの画像処理の結果を、ドキュメントＩＤと対応付けて後述のように管理する。

ＯＣＲ処理部８４は紙発注の発注書のスキャン画像、及びＦＡＸ発注の発注書のＦＡＸ画像などの画像データに対してＯＣＲ処理し、発注書に記入されている発注情報を読み取る。発注情報送信部８６は発注情報をＩＤ統合管理システム１２に送信する。

販売管理システム３４は、発注情報登録受付部９０、契約ＩＤ発行部９２、及び発注情報送信部９４を有する構成である。発注情報登録受付部９０は、Ｗｅｂ発注の発注書を受信し、その発注書に入力されている発注情報を管理する。契約ＩＤ発行部９２は、発注書により受け付けた発注情報を統合的に識別する契約ＩＤを発行する。発注情報送信部９４はＷｅｂ発注の発注書の発注情報をＩＤ統合管理システム１２に送信する。

受注者端末３６は、発注情報取得部１００、及び発注情報表示部１０２を有する構成である。発注情報取得部１００は、ＩＤ統合管理システム１２から受注者に対応する発注情報の一覧や、統合ＩＤを指定した検索閲覧要求に対応する発注情報を取得する。発注情報表示部１０２は発注情報取得部１００が取得した発注情報に基づき、後述の問い合わせ対応ＵＩを表示する。

＜処理＞
本実施形態に係る情報処理システム１は、例えば図６に示す手順で、発注者から複数の受注種別の方法により受け付ける発注情報を統合的に管理する。図６は本実施形態に係る情報処理システムの処理の一例のフローチャートである。

ステップＳ１０において、発注者は紙発注の発注書、ＦＡＸ機２２からのＦＡＸ発注の発注書、又は発注者端末２４からのＷｅｂ発注の発注書により、受注者に発注を行う。ステップＳ１２に進み、受注者は紙発注の発注書をＭＦＰ３２でスキャンして受注し、ＦＡＸ機２２からのＦＡＸ発注の発注書を、ＭＦＰ３２のＦＡＸ受信機能で受注する。また、販売管理システム３４はＷｅｂ発注の発注書を受信し、受注する。ＭＦＰ３２によって受注した紙発注の発注書、及びＦＡＸ発注の発注書の発注情報は、クラウド環境１０のＩＤ統合管理システム１２に送信される。ＩＤ統合管理システム１２は受注者環境３０で受注した紙発注、ＦＡＸ発注、及びＷｅｂ発注の発注書の発注情報を受信し、図５に示すように統合ＩＤで統合的に管理する。

ステップＳ１４に進み、受注自動応答システム１４は前述したように、受け付けた発注書に対する応答を、発注書を受け付けた受注種別（郵送された紙発注の発注書の受注、ＦＡＸ発注の発注書の受注、又はＷｅｂ発注の発注書の受注）に応じた方法で行う。ステップＳ１６に進み、ＩＤ統合管理システム１２は発注者からの問い合わせ応答を行う受注者の受注者端末３６に、後述の問い合わせ対応ＵＩを表示することで、図５の発注情報へのアクセスが容易となり、統合ＩＤを指定した発注者からの問い合わせに円滑に対応できる。なお、図５の統合ＩＤは受注書に記入しておくことで、発注者に通知できる。

＜＜ステップＳ１２の処理＞＞
ステップＳ１２の受注者による受注は、郵送された紙の発注書による受注の場合、例えば図７のフローチャートに示すように行われる。図７は郵送された紙の発注書による受注の処理の一例のフローチャートである。図８は紙の発注書をスキャンして受注種別を判断する処理の一例の説明図である。図９は紙の発注書をスキャンして受注種別を判断する処理の一例の説明図である。

ステップＳ２０において、受注者は図８に示したＭＦＰ３２の操作パネル１０００から紙の発注書２０００をスキャンするためのアプリケーションであるスキャンアプリ１００２を起動する。スキャンアプリ１００２の起動により、ＭＦＰ３２に操作パネル１１００が表示される。

ステップＳ２２において、受注者はＭＦＰ３２に紙の発注書２０００をスキャン可能な位置にセットし、スタートボタン１１０２を押下することで、発注書２０００のスキャンを開始させる。スタートボタン１１０２を押下されたＭＦＰ３２のスキャン処理部８０は発注書２０００からスキャン画像を読み取る。なお、ＭＦＰ３２のスキャン処理部８０は起動されたスキャンアプリ１００２により、受注種別「Ｓｃａｎ」を判別するための情報を発注情報に付けることができる。

ステップＳ２４において、ＭＦＰ３２はステップＳ２２で読み取ったスキャン画像のＯＣＲ処理を行い、発注書２０００に記載されていた発注情報を抽出する。スキャン画像のＯＣＲ処理を行い、発注書２０００に記載されていた発注情報を抽出することで、ＭＦＰ３２は例えば図９（Ａ）に示すような発注書２０００以外の紙が混ざっていても、事前に登録されているキーワード「発注書」とマッチする情報が含まれるＯＣＲ処理の結果を発注情報と判断できる。

図９（Ｂ）はＯＣＲ処理の結果が含まれる発注情報の一例である。図９（Ｂ）の発注情報は、顧客会社、受注名、商品名、数量、受注日、種別、ドキュメントＩＤ、メールアドレス、及び電話を項目として有する。

顧客会社、受注名、商品名、数量、受注日、種別、ドキュメントＩＤは、図５の発注情報と同様である。メールアドレスは発注者のメールアドレスである。電話は発注者の電話番号である。なお、メールアドレス、及び電話は、発注書２０００に記載されていた発注情報に含まれていてもよいし、発注情報に含まれている顧客会社や受注名と対応付けられて顧客情報ＤＢなどに記録されていてもよい。

ステップＳ２６において、ＭＦＰ３２は例えば図９（Ｃ）に示すようにドキュメントＩＤと対応付けて、スキャン処理の対象であるスキャン画像の保管場所、スキャン処理の日付、スキャン画像のドキュメント名、処理の種別、処理の状態を、ドキュメント情報として保存する。なお、図９（Ｃ）に示すドキュメント情報には、スキャン処理の情報の他、印刷処理の情報、ＦＡＸ処理の情報、オンラインストレージ保存処理の情報などが保存される。

ステップＳ２８において、ＭＦＰ３２はステップＳ２２のスキャン処理の結果に対応する図９（Ｃ）のドキュメントＩＤを付与した図９（Ｂ）の発注情報を、ＩＤ統合管理システム１２に送信する。ステップＳ３０に進み、ＩＤ統合管理システム１２はＭＦＰ３２から受信した図９（Ｂ）の発注情報の契約ＩＤを販売管理システム３４に発行させる。

そして、ステップＳ３２に進み、ＩＤ統合管理システム１２はステップＳ３０で販売管理システム３４に発行させた契約ＩＤを、ステップＳ２８で受信した図９（Ｂ）の発注情報の統合ＩＤとして添付し、図５の発注情報として登録、管理する。

したがって、本実施形態では、紙発注の発注書の発注情報の統合ＩＤとして、販売管理システム３４に発行させた契約ＩＤを付与しているため、受注種別が異なる発注情報の統合管理（一元管理）が可能となる。

ステップＳ１２の受注者による受注は、ＦＡＸされた発注書による受注の場合、例えば図１０のフローチャートに示すように行われる。図１０はＦＡＸされた発注書による受注の処理の一例のフローチャートである。図１１はＦＡＸされた発注書の受注種別を判断する処理の一例の説明図である。

ステップＳ４０において、受注者は図８に示したＭＦＰ３２の操作パネル１０００からＦＡＸアプリ１００４を起動する。ＦＡＸアプリ１００４はＦＡＸされた発注書を受注するためのアプリケーションであり、常時起動されている。

ステップＳ４２において、ＦＡＸ受信部８２はＦＡＸされた発注書のＦＡＸ画像を受信する。なお、ＦＡＸ受信部８２はＦＡＸアプリ１００４により、受注種別「ＦＡＸ」を判別するための情報を発注情報に付けることができる。

ステップＳ４４において、ＭＦＰ３２はステップＳ４２で受信したＦＡＸ画像のＯＣＲ処理を行い、ＦＡＸ画像の発注書に記載されていた発注情報を抽出する。ＦＡＸ画像の発注書に記載されていた発注情報を抽出することで、ＭＦＰ３２は発注書以外のＦＡＸ画像が混ざっていても、事前に登録されているキーワード「発注書」とマッチする情報が含まれるＦＡＸ画像のＯＣＲ処理の結果を発注情報と判断できる。

図１１はＯＣＲ処理の結果が含まれる発注情報の一例である。図１１の発注情報は、顧客会社、受注名、商品名、数量、受注日、種別、ドキュメントＩＤ、メールアドレス、及びＦＡＸ番号を項目として有する。

顧客会社、受注名、商品名、数量、受注日、種別、ドキュメントＩＤ、及びメールアドレスは、図５の発注情報と同様である。ＦＡＸ番号は発注者のＦＡＸ機能が使用する電話番号である。なお、メールアドレス、及びＦＡＸ番号は、ＦＡＸ画像の発注書に記載されていた発注情報に含まれていてもよいし、発注情報に含まれている顧客会社や受注名と対応付けられて顧客情報ＤＢなどに記録されていてもよい。

ステップＳ４６において、ＭＦＰ３２は例えば図９（Ｃ）に示すようにドキュメントＩＤと対応付けて、ＦＡＸ処理の対象であるＦＡＸ画像の保管場所、ＦＡＸ処理の日付、ＦＡＸ画像のドキュメント名、処理の種別、処理の状態を、ドキュメント情報として保存する。

ステップＳ４８において、ＭＦＰ３２はステップＳ４２で受信したＦＡＸ画像に対応する図９（Ｃ）のドキュメントＩＤを付与した図１１の発注情報を、ＩＤ統合管理システム１２に送信する。ステップＳ５０に進み、ＩＤ統合管理システム１２はＭＦＰ３２から受信した図１１の発注情報の契約ＩＤを販売管理システム３４に発行させる。

そして、ステップＳ５２に進み、ＩＤ統合管理システム１２はステップＳ５０で販売管理システム３４に発行させた契約ＩＤを、ステップＳ４８で受信した図１１の発注情報の統合ＩＤとして添付し、図５の発注情報として登録、管理する。

したがって、本実施形態では、ＦＡＸ発注の発注書の発注情報の統合ＩＤとして、販売管理システム３４に発行させた契約ＩＤを付与しているため、受注種別が異なる発注情報の統合管理（一元管理）が可能となる。

ステップＳ１２の受注者による受注は、Ｗｅｂによる発注書の受注の場合、例えば図１２のフローチャートに示すように行われる。図１２はＷｅｂによる発注書の受注の処理の一例のフローチャートである。図１３はＷｅｂによる発注書の受注の受注種別を判断する処理の一例の説明図である。

ステップＳ６０において、販売管理システム３４は発注者端末２４に図１３に示すような発注ＵＩのＷｅｂページ１２００を表示し、発注者がＷｅｂページ１２００に入力した発注情報の登録を受け付ける。ステップＳ６２に進み、販売管理システム３４はステップＳ６０で登録を受け付けた発注情報の契約ＩＤを発行する。なお、販売管理システム３４は受注種別「Ｗｅｂ」を判別するための情報を発注情報に付けることができる。

ステップＳ６４において、販売管理システム３４はステップＳ６０で登録を受け付けた発注情報に契約ＩＤを付与して、ＩＤ統合管理システム１２に送信する。ステップＳ６６に進み、ＩＤ統合管理システム１２はステップＳ６４で受信した契約ＩＤが付与された発注情報を、図５の発注情報として登録、管理する。

したがって、本実施形態では、Ｗｅｂ発注の発注書の発注情報の統合ＩＤとして、販売管理システム３４に発行させた契約ＩＤを付与しているため、受注種別が異なる発注情報の統合管理（一元管理）が可能となる。

＜＜ステップＳ１４の処理＞＞
ステップＳ１４の受け付けた発注書に対する応答は、例えば図１４のフローチャートに示すように行われる。図１４は受注応答の処理の一例のフローチャートである。

受注自動応答システム１４はＩＤ統合管理システム１２の発注情報管理部５６が管理する図５の発注情報に新しい発注情報が登録されると、ステップＳ８０からステップＳ８２に進み、新しく登録された発注情報の種別を取得する。

取得した種別が「Ｓｃａｎ」であれば、発注応答指示部７０は発注者からの発注情報を紙の発注書の郵送により受け付けた為、発注者と同じ方法で、発注書の受注を発注者に返信する必要があると判断する。発注応答指示部７０はステップＳ８８に進み、新しく登録された発注情報に対する発注者への応答として、紙の受注書の郵送による返信を、受注者端末３６への表示やメール送信により受注者に指示する。

また、取得した種別が「ＦＡＸ」であれば、発注応答部７２は発注者からの発注情報をＦＡＸにより受け付けた為、発注者と同じ方法で、発注書の受注を発注者に返信する必要があると判断する。発注応答部７２はステップＳ９０に進み、新しく登録された発注情報に対する発注者への応答として、受注書のＦＡＸによる返信を実行する。

さらに、取得した種別が「Ｗｅｂ」であれば、発注応答部７２は発注者からの発注情報をＷｅｂにより受け付けた為、発注書の受注をメールで発注者に返信する必要があると判断する。発注応答部７２はステップＳ９２に進み、新しく登録された発注情報に対する発注者への応答として、受注書のメールによる返信を実行する。

図１５は受注書の一例のイメージ図である。図５の受注書２１００は発注書による発注を受け付けたことを発注者に伝えるための受注情報が記載されている。なお、受注書２１００に記載されている受注情報には、図５の統合ＩＤが含まれている。したがって、発注者は発注書による発注が受注者により受注されたことを知ることができると共に、受注者が発注情報を統合的に管理するための統合ＩＤを知ることができる。また、発注者は、受注者が発注情報を統合的に管理するための統合ＩＤを利用して、受注者に発注情報の問い合わせを行うことができる。

＜＜ステップＳ１６の処理＞＞
ステップＳ１６の発注者からの問い合わせ対応は、例えば図１６に示す問い合わせ対応ＵＩ１３００を利用して受注者が行う。図１６は発注者からの問い合わせ対応ＵＩの一例のイメージ図である。図１６の問い合わせ対応ＵＩ１３００は、例えば受注者が操作する受注者端末３６に表示される。問い合わせ対応ＵＩ１３００は、受注者が一人以上の発注者から受注した発注情報一覧１３０２と、検索キーを指定した検索閲覧要求を受け付ける検索キー入力欄１３０４と、が表示されている。受注者は検索キー入力欄１３０４に統合ＩＤを入力することで、その統合ＩＤに対応する発注情報を受注者端末３６に表示できる。

図１７は発注者からの問い合わせ対応の処理の一例のフローチャートである。ステップＳ１００において受注者は電話により発注者から、発注情報の問い合わせを受け付ける。ステップＳ１０２において、受注者は受注者端末３６からＩＤ統合管理システム１２にアクセスしてログインすることで、例えば図１６に示すような発注情報一覧１３０２を含む問い合わせ対応ＵＩ１３００を表示できる。

ステップＳ１０４において、受注者は発注者から問い合わせ対象である発注情報の統合ＩＤを聞き出し、その統合ＩＤを検索キー入力欄１３０４に入力して、その統合ＩＤに対応する発注情報の検索閲覧要求を行う。ステップＳ１０６において、問い合わせ対応ＵＩ１３００には統合ＩＤに対応する発注情報が表示される。したがって、発注者からの問い合わせを受け付けた受注者は、問い合わせ対応ＵＩ１３００に表示された発注情報を閲覧しながら、発注者からの問い合わせに対応できる。

なお、図５の発注情報にはドキュメントＩＤが含まれているため、ドキュメントＩＤと対応付けられてＭＦＰ３２に保存されている発注書のスキャン画像や発注書のＦＡＸ画像の閲覧や利用が容易である。また、図９（Ｃ）に示したドキュメントＩＤと対応付けられた情報の閲覧や利用も容易となる。

発注者から発注情報の変更依頼を受け付けると、発注者はステップＳ１１０において発注情報の変更を行う。発注情報の変更は、発注情報変更処理紙などに記入しておき、発注者との電話が終了したあと、変更するようにしてもよい。ステップＳ１１２に進み、クラウド環境１０の受注自動応答システム１４は、変更された発注書の内容を、発注書を受け付けた受注種別に応じた方法で発注者に返信を行う。なお、発注者から発注情報の変更依頼を受け付けなければ、ステップＳ１１０及びＳ１１２はスキップされる。

＜その他の実施形態＞
なお、本実施形態では、発注情報の受注種別の一例として、郵送された紙発注の発注書の受注、ＦＡＸ発注の発注書の受注、及びＷｅｂ発注の発注書の受注を説明したが、この例に限定されるものではなく、メールされた発注書の受注や、オペレータが電話により受け付けた受注など、様々考えられる。

また、図５の発注情報は統合ＩＤと種別とが区別されているが、種別が判断できる統合ＩＤにより実現してもよい。例えば種別が判断できる統合ＩＤの一例としては「ＳＣＡＮ０００００００１」や「Ｗｅｂ０００００００２」や「ＦＡＸ０００００００３」等である。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。

ある実施形態では、ＩＤ統合管理システム１２は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスはネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。同様に、受注自動応答システム１４は、互いに通信するように構成された複数のコンピューティングデバイスを含むことができる。

ＩＤ統合管理システム１２、及び受注自動応答システム１４は開示された処理ステップを様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスは、受注自動応答システム１４によって実行され得る。同様に、所定のユニットの機能は、ＩＤ統合管理システム１２によって実行することができる。ＩＤ統合管理システム１２、及び受注自動応答システム１４の各要素は、1つのサーバ装置にまとめられていてもよいし、複数の装置に分けられていてもよい。

発注情報受信部５０は特許請求の範囲に記載した発注情報受信手段の一例である。受注種別判断部５２は受注種別判断手段の一例である。統合ＩＤ付与部５４は統合識別情報付与手段の一例である。発注情報管理部５６は発注情報管理手段の一例である。発注情報検索部６０は発注情報検索手段の一例である。また、発注応答部７２は発注応答手段の一例である。Ｗｅｂ発注により発注書を受け付けた受注種別は第１の受注種別の一例である。紙発注により発注書を受け付けた発注種別、及びＦＡＸ発注により発注書を受け付けた受注種別は、第２の発注種別の一例である。図５の発注情報の統合ＩＤが第１の識別情報の一例である。オブジェクトＩＤが第２の識別情報の一例である。発注情報送信部８６は発注情報送信手段の一例である。スキャン処理部８０及びＦＡＸ受信部８２は画像処理手段の一例である。

１ 情報処理システム
１０ クラウド環境
１２ ＩＤ統合管理システム
１４ 受注自動応答システム
２０ 発注者環境
２２ ＦＡＸ機
２４ 発注者端末
３０ 受注者環境
３２ ＭＦＰ（Ｍultifunction Peripheral）
３４ 販売管理システム
３６ 受注者端末
５０ 発注情報受信部
５２ 受注種別判断部
５４ 統合ＩＤ付与部
５６ 発注情報管理部
５８ 発注情報提供部
６０ 発注情報検索部
７０ 発注応答指示部
７２ 発注応答部
８０ スキャン処理部
８２ ＦＡＸ受信部
８４ ＯＣＲ処理部
８６ 発注情報送信部
９０ 発注情報登録受付部
９２ 契約ＩＤ発行部
９４ 発注情報送信部
１００ 発注情報取得部
１０２ 発注情報表示部

特開２０１４－１７５９７８号公報

Claims (9)

1. 受注者が発注者から複数の方法により受け付け可能な発注情報を管理する情報処理装置であって、
   発注者端末を利用する第１の受注種別の方法による発注情報および画像形成装置を利用する第２の受注種別の方法による発注情報、を含む前記発注情報を受信する発注情報受信手段と、
   前記発注情報受信手段が受信した、前記第１の受注種別の方法による発注情報および前記第２の受注種別の方法による発注情報に、第１の識別情報を付与する統合識別情報付与手段と、
   前記発注情報受信手段で受信した前記第１の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報と対応付けて管理すると共に、前記発注情報受信手段で受信した前記第２の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報及び、当該発注情報に含まれる、前記画像形成装置が当該発注情報の受け付けに行った画像処理の結果を識別する第２の識別情報、と対応付けて管理する発注情報管理手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記第１の識別情報を受け付け、当該第1の識別情報に対応する前記第１の受注種別の方法による発注情報または、当該第1の識別情報に対応する前記第２の受注種別の方法による発注情報、を検索して受注者端末に表示させる発注情報検索手段、
   を更に有する請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記発注情報受信手段で受信した前記発注情報の受注種別を判断する受注種別判断手段を更に有し、
   前記発注情報管理手段は、受信した前記発注情報と、前記受注種別判断手段で判断された受注種別と、を対応付けて管理する
   請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 受信した前記発注情報に対する応答を、当該発注情報に対応付けられた受注種別に応じた方法で応答する応答手段、
   を更に有する請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記応答手段は、前記受注種別判断手段で判断された前記発注情報の受注種別が、前記第２の受注種別である場合、当該発注情報を受け付けた受注種別の方法と同じ方法で発注書の受注を発注者に応答する必要があると判断する請求項４記載の情報処理装置。
6. 前記応答手段は、前記受注種別判断手段で判断された前記発注情報の受注種別が、前記第１の受注種別である場合、メールで発注書の受注を発注者に応答する必要があると判断する請求項４記載の情報処理装置。
7. 受注者が発注者から複数の方法により受け付け可能な発注情報を管理する情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
   発注者端末を利用する第１の受注種別の方法による発注情報および画像形成装置を利用する第２の受注種別の方法による発注情報、を含む前記発注情報を受信する発注情報受信ステップと、
   前記発注情報受信ステップで受信した、前記第１の受注種別の方法による発注情報および前記第２の受注種別の方法による発注情報に、第１の識別情報を付与する統合識別情報付与ステップと、
   前記発注情報受信ステップで受信した前記第１の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与ステップで付与された前記第１の識別情報と対応付けて管理すると共に、前記発注情報受信ステップで受信した前記第２の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与ステップで付与された前記第１の識別情報及び、当該発注情報に含まれる、前記画像形成装置が当該発注情報の受け付けに行った画像処理の結果を識別する第２の識別情報、と対応付けて管理する発注情報管理ステップと、
   を有する情報処理方法。
8. 受注者が発注者から複数の方法により受け付け可能な発注情報を管理する情報処理装置を、
   発注者端末を利用する第１の受注種別の方法による発注情報および画像形成装置を利用する第２の受注種別の方法による発注情報、を含む前記発注情報を受信する発注情報受信手段、
   前記発注情報受信手段が受信した、前記第１の受注種別の方法による発注情報および前記第２の受注種別の方法による発注情報に、第１の識別情報を付与する統合識別情報付与手段、
   前記発注情報受信手段で受信した前記第１の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報と対応付けて管理すると共に、前記発注情報受信手段で受信した前記第２の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報及び、当該発注情報に含まれる、前記画像形成装置が当該発注情報の受け付けに行った画像処理の結果を識別する第２の識別情報、と対応付けて管理する発注情報管理手段、
   として機能させるためのプログラム。
9. 画像形成装置と、受注者が発注者から複数の方法により受け付け可能な発注情報を管理する情報処理装置と、を有する情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   発注者端末を利用する第１の受注種別の方法による発注情報および画像形成装置を利用する第２の受注種別の方法による発注情報、を含む前記発注情報を受信する発注情報受信手段と、
   前記発注情報受信手段が受信した、前記第１の受注種別の方法による発注情報および前記第２の受注種別の方法による発注情報に、第１の識別情報を付与する統合識別情報付与手段と、
   前記発注情報受信手段で受信した前記第１の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報と対応付けて管理すると共に、前記発注情報受信手段で受信した前記第２の受注種別の方法による発注情報を、前記統合識別情報付与手段で付与された前記第１の識別情報及び、当該発注情報に含まれる、前記画像形成装置が当該発注情報の受け付けに行った画像処理の結果を識別する第２の識別情報、と対応付けて管理する発注情報管理手段と、
   を有し、
   前記画像形成装置は、
   前記第２の受注種別の方法による発注情報の受け付けに前記画像処理を行い、前記画像処理の結果を識別する前記第２の識別情報を発行する画像処理手段と、
   前記第２の識別情報を含む前記発注情報を前記情報処理装置に送信する発注情報送信手段と、
   を有する情報処理システム。

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