JP2010157067A - 文書管理装置、文書管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 特に金融商品取引管理システムにおいて柔軟且つ効率的に文書管理業務を行えるようにする。
【解決手段】 管理サーバ１００は、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段と、必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段とを備える。そして、管理サーバ１００は、端末１１０から文書の仮承認の要求を受け付けると、仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する。文書の仮承認が可能と判定された場合、管理サーバ１００は、文書の画像データが取り込まれてなくても、第２の管理手段における管理内容を文書の画像データが取り込まれたものとして更新する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、特に金融商品取引管理システムにおける文書管理業務を支援するための技術に関するものである。

特許文献１には、電子化文書と紙文書が混在しているような業務フローであっても、電子化文書と紙文書との対応付けが容易にでき、対応付けを行うための手作業による処理を発生させることなく、業務を遂行することを課題とする技術が開示されている。

上記課題を解決するために、特許文献１に開示される業務支援システムは、文書毎に、業務を識別できる業務識別コード、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を一意に識別できる制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶する。そして、業務フローに従って生成された文書に制御情報を付し、文書リンクがない業務フローは待ちの状態であることを表示するものである。

特開２００７−２００１３６号公報

しかしながら、上記従来技術を例えば金融商品取引システムに適用した場合、商品の説明、契約の締結等の各段階で重要事項について説明を受けた旨のサインを記入した書面や、署名捺印した契約書をその都度スキャンする。そして、その画像データと案件番号等の書誌情報とを関連付けて、顧客の同意があったことを記録しない限り次の処理段階に進めない制御を行う必要がある。

しかし、案件１件単位で必ず関連付けまで行わないと次の段階に進めない制御を行うと、金融機関の担当者は１件毎に顧客がサインした書類をスキャナや複合機が設置してある場所まで持参してスキャンして関連付け操作を行う必要がある。これは、業務効率の低下を招く要因となる。

そこで、本発明の目的は、本来次の処理に進むために必要な全ての画像データが取り込まれていることを要する場合であっても、仮承認によって次の処理への移行を可能とし、特に金融商品取引管理システムにおいて柔軟且つ効率的に文書管理業務を行えるようにすることにある。

本発明の文書管理装置は、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段と、前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段と、外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける第１の受付手段と、仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを前記第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段により前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新手段とを有することを特徴とする。
本発明の文書管理方法は、外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける受付ステップと、仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する判定ステップと、前記判定ステップにより前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新ステップとを含むことを特徴とする。
本発明のプログラムは、外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける受付ステップと、仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する判定ステップと、前記判定ステップにより前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明においては、文書の仮承認が認められている場合、当該文書の画像データが取り込まれていない場合でも、当該文書の画像データが取り込まれたものとして管理するように構成している。従って、本発明によれば、本来次の処理に進むために必要な全ての画像データが取り込まれていることを要する場合であっても、仮承認によって次の処理への移行が可能となり、特に金融商品取引管理システムにおいて柔軟且つ効率的に文書管理業務を行うことができる。

以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。本実施形態においては、本発明の好適な適用例である金融商品取引管理システムについて説明を行う。

＜第１の実施形態＞
先ず、本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、本発明の第１の実施形態に係る金融商品取引管理システムの構成を示す図である。

図１に示すように、本実施形態に係る金融商品取引管理システムは、管理サーバ１００、端末１１０、スキャナ１２０及びプリンタ１３０が通信回線１３０を介して通信可能に構成されている。なお、管理サーバ１００は、本発明の文書管理装置の適用例となる構成であり、端末１１０は、本発明の外部装置の適用例となる構成である。

通信回線１３０は例えばネットワークであり、ＬＡＮやＷＡＮ、専用回線、ＡＴＭ等の接続方法やＴＣＰ／ＩＰ、ＳＮＡ等のプロトコルは様々な変形が可能であり、有線／無線のいずれでも構わない。

管理サーバ１００は、後述するハードディスク（ＨＤＤ）２８に、案件テーブル、文書管理テーブル、文書設定ファイル、各物理文書ファイル、以下に説明する各種マスタファイルを記憶している。また、ハードディスク（ＨＤＤ）２８には、本実施形態の処理を実現するためのフローチャートに対応する各アプリケーションプログラム（端末１１０の画面情報を生成するための画面データを含む）及びオペレーションシステム（ＯＳ）も記憶している。

案件テーブルは、図１７に示すように、金融商品取引の各案件の明細情報を記憶するテーブルである。すなわち、案件テーブルは、案件番号、顧客番号、科目、商品番号、社員番号、案件ステータス、事前同意日付、受付日付、契約日付、上長承認日付、約定日付、売上金額の各項目を記憶している。

案件番号は、金融商品取引の１案件毎に採番される一意の数字であり、案件テーブルの主キー項目である。

顧客番号は、顧客を特定するための一意の数字であり、後述する顧客マスタのキー項目となっている。

科目は、商品のカテゴリーに該当し、投資信託、国債、（国債以外の）債券、外貨預金、デリバティブ、保険を含む。

商品番号は、金融商品を特定するための一意の数字であり、後述する商品マスタのキー項目となっている。

社員番号は、当該案件の担当者である社員を特定するための一意の数字であり、後述する社員マスタのキー項目となっている。

案件ステータスは、案件全体の進捗状況を意味し、例えば事前同意、受付、契約、上長承認、約定、案件失注があり、これらを１乃至６にコード化している。

各案件ステータスは、０又は１の値を持ち、例えば、事前同意前は０であった値が事前同意後には１に変わる。契約、上席承認、約定も同様であるが、約定と案件失注は排他的関係にある。すなわち、約定が０から１になった場合、案件失注は必ず０でなければならず、案件失注が０から１になった場合（途中で顧客から断られた場合や、上長承認後保険会社等外部の承認が出なかった場合）には、約定は必ず０でなければならない。

なお、案件番号、顧客番号、商品番号、社員番号は一意であれば良く、数字のみではなく、英字が混在したいわゆる英数字であっても良い。

文書管理テーブルは、図１８に示すように、案件番号をキーとし、当該商品の販売にあたって必要な各文書について文書番号、文書名、物理文書ファイル名、文書ステータス（取出、印刷、取入等の文書毎の状況（未／済／保留））を記憶している。なお、文書管理テーブルは、本発明の第２の管理手段の適用例となる構成である。

文書には本人確認文書（例えば運転免許証をコピーした画像）を含む。また、物理文書ファイル名ではなく物理文書ファイル自体を記憶しても良い。「取出」とは、当該文書の作成状態を示し、「未」であれば、当該文書が未だ作成されていない状態、「済」であれば、当該文書が作成された状態である。「印刷」とは、当該文書の印刷状態を示し、「未」であれば、当該文書が未だ印刷されていない状態、「済」であれば、当該文書が印刷済みの状態である。「取入」とは、記入後の当該文書のスキャン状態を示し、「未」であれば、記入後の当該文書が未だスキャンされていない状態、「済」であれば、記入後の当該文書がスキャン済みの状態である。

物理文書ファイルは、各文書の実体であり、例えば、記名・捺印された契約書、署名・捺印された同意書等の画像ファイルである。

文書設定ファイルは、商品番号をキーとし、商品毎に各案件ステータス及び取引で必要な文書の文書名（又は文書番号）とその処理との組を１組乃至複数組記憶している。例えば図１９に示すように、
商品番号：０５４３２１、商品名：ＡＢＣファンドであれば、
案件ステータス：事前同意、取引：募集・購入
移行制御：目視可
文書１：事前同意書、処理：取出、印刷、取入
文書２：本人確認書類、処理：取入
文書３：念書、処理：取出、印刷、取入（顧客マスタの融資区分＝１の場合）
案件ステータス：受付、取引：募集・購入
移行制御：目視可
文書１：目論見書、処理：取出
文書２：目論見書補完書面、処理：取出、印刷
文書３：投信ご確認書、処理：取出、印刷、取入
案件ステータス：契約、取引：募集・購入
移行制御：目視不可
文書１：募集・購入申込書、処理：取出、印刷、取入
文書２：約款、処理：取出、印刷
案件ステータス：上長承認
移行制御：目視不可
文書１：事前同意書、処理：取出
文書２：投信ご確認書、処理：取出
文書３：募集・購入申込書、処理：取出
案件ステータス：約定
移行制御：目視不可
文書１：募集・購入申込書、処理：取出
なお、上記各文書に対する処理は可能な処理だけが記録され、各処理は０：未処理、１：処理済みの値を持つ。

例えば国債のように同一商品であっても取引が購入なのか買取なのかによって必要な文書は異なる場合がある。例えば案件ステータスが契約で、取引が購入であれば、文書は購入申込書が必要になり、取引が買取であれば買取申込書が必要になる。

また、顧客が当該金融機関の融資先である場合は、この商品の販売と融資には何らの関係がないことを確認するために、案件ステータスが事前同意段階で念書を取出して印刷し、それに署名捺印して取込むことが必要になる。詳細はフローチャートを用いて説明で後述するが、案件ステータスで後のプロセスの書類を先のプロセスの書類よりも先に取入れることは可能だが、先のプロセスの書類が未取込みである旨をワーニング表示する。なお、文書設定ファイルは、本発明の第１の管理手段の適用例となる構成である。

商品マスタは、図２０に示すように、商品番号をキーとし、科目（投資信託、国債、債券、外貨預金、保険、デリバティブ等）、商品名、開始年月日（商品の取扱開始年月日）、廃止年月日（商品の取扱終了年月日）を記憶している。

顧客マスタは、図２１に示すように、顧客番号をキーとし、顧客氏名、生年月日、顧客住所、郵便番号、総資産、電話番号、電子メールアドレス、担当者番号、担当社員番号、売上区分、融資区分、債務者区分等の顧客情報を記憶している。売上区分には、顧客毎の所定期間（例えば直前１年間）の売上金額に応じたランクＳ、Ａ、Ｂ、Ｃが記録されている。融資区分には、０：融資なし、１：融資ありが記録されている。債務者区分には、非債務者：０、通常先：１、要注意先：２、破綻懸念先：３、実質破綻先：４、破綻先：５が記録されている。なお、顧客マスタは、本発明の第３の管理手段の適用例となる構成である。

社員マスタは、図２２に示すように、社員番号をキーとし、社員氏名、職位コード（一般社員（１）、係長／主任（２）、課長／主管（３）、部長／主席（４）、本部長（５）、事業部長（６））、所属コード（担当者の所属部門を特定する部門コード）、資格コード（証券外務員等の資格を示すコードで複数記憶可能）、内線電話番号、暗号化されたパスワードを記憶している。

端末１１０は、典型的にはパソコンであり、各種文書を作成・表示し、またスキャナ１２０で読み込んだ文書と文書管理テーブルとを関連付ける作業を行う。

プリンタ１３０は、金融商品の契約書や同意書等の各種文書を印刷する。印刷はプレプリント用紙を用いても良いし、地紋を含めてプリンタによって印刷しても良い。

スキャナ１２０は、記名・捺印された契約書や署名・捺印された同意書等の記入済み文書を取り込んで画像ファイルを生成する。

図２は、管理サーバ１００及び端末１１０のハードウェア構成を示すブロック図である。
図２に示したように、管理サーバ１００及び端末１１０は、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ（メモリ）２２、ＲＯＭ２３、通信アダプタ２４、ディスプレイアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク（ＨＤＤ）２８及びＤＶＤ−ＲＷドライブ２９を備える。これらデバイスは、システムバス２０を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２３に格納されたブートプログラムに基づいて、ハードディスク２８からシステムプログラム（ＯＳ）を読み込んでＲＡＭ２２に展開し、この展開したシステムプログラムと協動してアプリケーションを実行する。また、ＣＰＵ２１は、キーボード２６やマウス２７の操作に応答して各種の処理も行う。例えば、或るアプリケーションを起動する操作が行われた場合、ＣＰＵ２１は、ハードディスク２８やＤＶＤ−ＲＷドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭ等から操作によって特定されたアプリケーションを読み出してＲＡＭ２２に展開する。そして、ＣＰＵ２１は、その後のキーボード２６やマウス２７の操作に応答してＲＡＭ２２上のアプリケーションをシステムプログラム及び各ハードウェアと協動して実行することにより、当該アプリケーションに係る処理を遂行していく。

ＲＯＭ２３には、上記ブートプログラムの他に、入出力制御を行うＢＩＯＳも格納されている。

ＲＡＭ２２は、ＣＰＵ２１がＯＳ及びアプリケーションプログラム等をロードして実行する他、各種のプログラムを実行する際のワークエリアとしても利用される。通信アダプタ２４は、通信回線１５０の一部を構成する不図示のＬＡＮとのインタフェースを司る。

ディスプレイアダプタ２５は、不図示のディスプレイ装置に出力する画像信号を生成する。

キーボード２６やマウス２７は、ディスプレイ装置に表示された画面に対する操作信号を不図示のインタフェースを経由してＣＰＵ２１に転送する。

ＤＶＤ−ＲＷドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ等の記憶媒体を装着し、これら記憶媒体に格納されたアプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールしたり、各種データをハードイディスク２８にコピーするのに利用される。

次に、図３を用いて目視承諾処理について説明する。図３は、目視承諾処理の流れを示すフローチャートである。

目視承諾処理とは、特定の案件の金融商品に関して例えば事前同意書を印刷し、顧客が印刷した事前同意書に署名・捺印したことを金融機関側の担当者が目視で確認した上で承諾ボタンを押すことにより、署名・捺印した事前同意書をスキャンして案件情報と関連付ける前であっても、次の処理（受付処理や契約処理）に進めることができるようにする処理である。

図３のステップＳ３０１乃至ステップＳ３１４は、端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。ステップＳ３２１乃至ステップＳ３３０は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。

図３のフローチャートの各ステップの処理を実行する前に、端末１１０は管理サーバ１００とセッションを確立してセッション番号が採番されている。以降の管理サーバ１００と端末１１０との間のデータのやり取りを行う各ステップでは、採番されたセッション番号と共にデータを送受信する。なお、以下の各ステップの説明では、説明の簡略化のためセッション番号についての説明を省略する。

本実施形態では、図３に示す処理に先立って次の処理が実行されているものとする。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、認証用の画面を端末１１０に表示させるための画面情報を端末１１０に送信する。そして、端末１１０のＣＰＵ２１は社員番号及びパスワードを管理サーバ１００に送信して、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は受信した社員番号とパスワードとを社員マスタ（図２１）と照合する照合処理を行う。照合処理が完了すると、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、金融商品取引システムの業務メニューを端末１１０に表示させるための画面情報を端末１１０に送信する。端末１１０上で「目視承諾処理」のメニューが選択されると、端末１１０のＣＰＵ２１は、選択されたメニューを特定するための選択情報（例えばメニュー番号）を管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、選択情報を受信すると、目視承諾処理の条件入力画面を端末１１０に表示させるための画面情報を端末１１０に送信する。以降、図３に示す処理に移行する。

ステップＳ３０１では、端末１１０のＣＰＵ２１は、管理サーバ１００から受信した画面情報を用いて、ディスプレイに図７に示す該当案件の検索条件入力画面を表示する。図７に示す検索条件入力画面上では、顧客名、顧客番号、案件番号の少なくとも何れか１つを検索条件として入力可能である。

ステップＳ３０２では、端末１１０のＣＰＵ２１は、図７に示す検索条件入力画面上での操作に応じて、顧客名７０１、顧客番号７０２、案件番号７０３の少なくともいずれか１つを検索条件として入力する。なお、ステップＳ３０２からＳ３０３への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で実行される。上記顧客名７０１、顧客番号７０２、案件番号７０３は、必須の検索条件であるが、任意の検索条件として、案件ステータス７０４、検索の始期及び終期のそれぞれを指定する期間７０５を追加して与えることもできる。

ステップＳ３０３では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ステップＳ３０２で少なくとも１つの検索条件が入力され、且つ「検索」ボタン７０６が押下されたかを判定する。検索条件が入力され、且つ「検索」ボタン７０６が押下された場合は処理をステップＳ３０４に進める。検索条件が入力されないか、又は「検索」ボタン７０６が押下されなかった場合は処理をステップＳ３０２に戻す。

ステップＳ３０４では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ステップＳ３０２で入力された検索条件を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ３２１では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は検索条件を受信し、受信した検索条件を用いて案件テーブル（図１７）を検索して、合致した案件の案件情報（案件番号、顧客番号、科目、商品番号、社員番号、案件ステータス等）をＲＡＭ２２に記憶する。

ステップＳ３２２では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２に記憶している合致した案件の案件情報を用いて、検索条件に合致する案件情報の一覧を表示させる画面情報を生成して、端末１１０に送信する。

ステップＳ３０５では、端末１１０のＣＰＵ２１は、受信した画面情報を用いて図８に示す一覧情報画面を表示する。図８は、一覧情報画面の表示例を示す図である。図８に示す一覧情報画面では、選択用のチェックボックス８０１、案件番号、案件日、顧客名、案件内容、案件ステータスを１行分の明細行として、ヒット件数分の明細行を表示する。なお、案件内容は、案件情報の科目に基づいて表示される情報である。また、図８に示す一覧情報画面では、操作用ボタンとして「選択」ボタン８０２を表示する。さらに、図８に示す一覧情報画面には、ヒット件数が多く一画面に表示できない場合（例えば２５件以上ヒットした場合）、複数ページに分けて一覧表示するための「次ページ」ボタン８０３、「前ページ」ボタン８０４も表示される。ステップＳ３０５からＳ３０６への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で実行される。

ステップＳ３０６では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ステップＳ３０５で少なくとも１つのチェックボックス８０１がチェックされ、且つ「選択」ボタン８０２が押下されたかを判定する。チェックボックス８０１がチェックされ、且つ「選択」ボタン８０２が押下された場合、処理をステップＳ３０７に進める。チェックボックス８０１がチェックされないか、又は「選択」ボタン８０２が押下されなかった場合、処理をステップＳ３０５に戻す。

ステップＳ３０７では、端末１１０のＣＰＵ２１は、選択された案件を特定する情報（例えばチェックボックス８０１がチェックされた案件番号）を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ３２３では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、選択された案件を特定する情報を用いて、案件テーブル（図１７）及び文書管理テーブル（図１８）を参照して選択された案件の詳細な情報を読み出す。

ステップＳ３２４では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件の詳細な情報を端末１１０に送信する。案件の詳細な情報とは、ステップＳ３０５で一覧情報画面に表示した書誌的情報以外の当該案件で既にスキャンした物理文書ファイル及びそのサムネール、当該案件で未印刷だが今後印刷して顧客に署名・捺印してもらう必要がある各種文書も含む。なお、上記物理文書ファイルとして、例えば事前同意書等の画像ファイルが挙げられる。また、上記各種文書として、例えば重要事項の説明を受けた旨の確認書が挙げられる。

ステップＳ３０８では、端末１１０のＣＰＵ２１は、図９に示すように、受信した案件の詳細な情報を案件詳細画面としてディスプレイに表示する。スキャンした物理文書ファイルはサムネールで表示され（不図示）、サムネールをマウスやキーボードで選択すると物理文書ファイル自体が表示される。サムネールを選択した状態又は物理文書ファイル自体が表示された状態では「帳票印刷」ボタン９０１がインアクティブ（グレーアウト表示で押下できない状態）からアクティブに変わり、「帳票印刷」ボタン９０１を押下することができる。また、図９に示す案件詳細画面には、印刷した帳票に所定の署名や捺印がされた後、印刷内容や記入内容を目視で確認して問題ない場合に押下する「承諾」ボタン９０２が表示されているが、ステップＳ３０８ではインアクティブになっている。ステップＳ３０８からＳ３０９への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で実行される。なお、図９に示す案件詳細画面上の選択用のチェックボックス９０３を選択した場合でも、「帳票印刷」ボタン９０１がインアクティブからアクティブに変化する。

ステップＳ３０９では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「帳票印刷」ボタン９０１が押下されたかどうかを判定する。「帳票印刷」ボタン９０１が押下された場合、処理をステップＳ３１０に進める。「帳票印刷」ボタン９０１が押下されなかった場合、処理をステップＳ３０８に戻す。

ステップＳ３１０では、端末１１０のＣＰＵ２１は、指定された物理文書ファイルをドライバ経由でプリンタ１３０に送って印刷する。プリンタ１３０の印刷が正常に終了すると、図９に示す画面上の該当する「承諾」ボタン９０２がアクティブ（押下可能な状態）になり、処理をステップＳ３１１に進める。

ステップＳ３１１では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「承諾」ボタン９０２が押下されたかどうかを判定する。「承諾」ボタン９０２が押された場合、処理をステップＳ３１２に進める。「承諾」ボタン９０２が押下されなかった場合、処理をステップＳ３０８に戻す。ステップＳ３１０からＳ３１１への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で実行される。

ステップＳ３１２では、端末１１０のＣＰＵ２１は、当該物理文書ファイルが承諾された旨の承諾情報を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ３２５では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、端末１１０から承諾情報を受信し、ＲＡＭ２２に記憶する。なお、ステップＳ３２５は、本発明の第１の受付手段の処理例である。

ステップＳ３２６では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、文書管理テーブル（図１８）及び文書設定ファイル（図１９）を参照して、当該案件での当該物理文書ファイルに関して目視承諾の可否を判定し、処理をステップＳ３２７に進める。すなわち、図１９の文書設定ファイルにおける承諾情報に該当する文書の「移行制御」の欄に「目視可」と登録されていれば、目視承諾可と判定し、「目視不可」と登録されていれば、目視承諾不可と判定する。ステップＳ３２６は、本発明の第１の判定手段の処理例である。

ステップＳ３２７では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ステップＳ３２６で目視承諾可（仮承認可）と判定された場合、処理をステップＳ３２９に進める。目視承諾不可（仮承認不可）と判定された場合、処理をステップＳ３２８に進める。

ステップＳ３２９では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、文書管理テーブル（図１８）の文書ステータスを更新する。すなわち、図１９の文書設定ファイルの「処理１」〜「処理３」に登録されている処理に該当する文書ステータスの欄を「済」に更新する。なお、ステップＳ２３９は、本発明の更新手段の処理例である。

ステップＳ３３０では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、「目視承諾を受け付けました」との更新メッセージを端末１１０に送信する。

ステップＳ３１４では、端末１１０のＣＰＵ２１は、受信した更新メッセージを用いて、「目視承諾を受け付けました」とのメッセージをディスプレイに表示し、処理をステップＳ３０５に戻す。

ステップＳ３２８では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、エラーメッセージを読み出して端末１１０に送信する。

ステップＳ３１３では、端末１１０のＣＰＵ２１は、エラーメッセージを受信して、例えば「最終承認前に捺印された契約書の取込と関連付けが必要です」といったエラーメッセージをディスプレイに表示し、処理をステップＳ３０５に戻す。

次に、図４を用いて文書取込処理について説明する。図４は、文書取込処理の流れを示すフローチャートである。文書取込処理は、目視承諾されたが未だ取り込まれていない文書をスキャナや複合機で取り込んで、物理文書ファイル名を文書管理テーブル（図１８）に登録して関連付けて文書ステータスを更新する処理である。

図４のステップＳ４０１乃至ステップＳ４１３、ステップＳ４１５乃至Ｓ４１６は、端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。ステップＳ４２１乃至ステップＳ４２８は、管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。また、ステップＳ４４１乃至ステップＳ４４２は、スキャナ１２０が実行する処理である。

本実施形態では、図４に示す処理に先立って次の処理が実行されているものとする。端末１１０と管理サーバ１００とのセッションが確立してセッション番号が採番されており、以降の管理サーバ１００と端末１１０との間のデータのやり取りではセッション番号と共にデータが送受信される。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、認証用の画面を表示させるための画面情報を端末１１０に送信し、端末１１０のＣＰＵ２１は、社員番号及びパスワードを管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は受信した社員番号とパスワードとを社員マスタ（図２１）と照合する照合処理を実行する。照合処理が完了すると、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、金融商品取引システムの業務メニューを表示させるための画面情報を端末１１０に送信する。端末１１０上で「文書取込処理」のメニューが選択されると、端末１１０のＣＰＵ２１は、選択されたメニューを特定するための選択情報（例えばメニュー番号）を管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、選択情報を受信すると、文書取込処理の条件入力画面を表示させるための画面情報を端末１１０に送信する。以降、図４に示す処理に移行する。

ステップＳ４０１乃至ステップＳ４０４は、ステップＳ３０１乃至ステップＳ３０４と同様の処理を行うので説明を省略する。ステップＳ４２１はステップＳ３２１と同様の処理を行うが、当該案件の案件ステータスで未取込みの文書名とその文書名に対応する文書番号も取出す点がステップＳ３２１と異なる。

ステップＳ４２２では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号、案件名、顧客名、案件ステータス、未取込みの文書名及びその文書名に対応する文書番号を一覧情報として端末１１０に送信する。

ステップＳ４０５では、端末１１０のＣＰＵ２１は、受信した画面情報に対応する一覧情報画面を表示する。この一覧情報画面では、図８に示す一覧情報画面と同様に、選択用のチェックボックス、案件番号、案件日、顧客名、案件内容、案件ステータスを表示するとともに、未取込みの文書名を１行にしてヒット件数分の明細行を表示する。また、ステップＳ４０５で表示する一覧情報画面では、操作用ボタンとして行毎に「取込・選択」ボタンを表示する。未取込みの文書が１案件で２件あれば１案件を２行で（従ってチェックボックスは計２箇所）表示し、未取込みの文書が１案件で３件あれば１案件を３行で表示する。これは、未取込みの文書のうちどれを取込むかを指定するためである。端末１１０のＲＡＭのワークエリアには、上記の１案件分のデータの他に未取込みの文書名に対応する文書名、その文書番号が記憶されている。なお、ヒット件数が多く一画面に表示できない場合（例えば２５件以上ヒットした場合）、複数ページに分けて一覧表示するための「次ページ」ボタン、「前ページ」ボタンも更に画面に表示される。ステップＳ４０５からＳ４０６への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で実行される。

ステップＳ４０６では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「取込・選択」ボタンが押下されたか否かを判定する。「取込・選択」ボタンが押下された場合、処理をステップＳ４０７に進める。押下されなかった場合、処理をステップＳ４０５に戻す。

ステップＳ４０７では、端末１１０のＣＰＵ２１は、スキャナ１２０に画像の取込要求を送信する。なお、取込要求は管理サーバ１００経由でスキャナ１２０に転送しても良い。

ステップＳ４４１では、スキャナ１２０のスキャンボタンが押下されると、スキャナ１２０は、セットされている文書をスキャンして画像を取り込む。スキャン時には１ページ又は複数ページの単一文書をスキャンしても良いし、複数文書を一括スキャンしても良い。

ステップＳ４４２では、スキャナ１２０は、取込んだ画像データを管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ４２３では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、取込んだ画像データの所定の位置（案件番号が印刷されている位置）を光学文字認識処理（ＯＣＲ処理）して、文字認識した認識データ（案件番号）をＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、この取込んだ画像データと認識データとの組を端末１１０に送信する。

ステップＳ４０８では、端末１１０のＣＰＵ２１は、取込んだ画像データと認識データ（案件番号）とを受信してＲＡＭ２２のワークエリアに記憶して処理をステップＳ４０９に進める。なお、スキャナ１２０で取り込まれた画像データは管理サーバ１００を介さず、直接端末１１０に転送するようにしてもよい。この場合、端末１００側でＯＣＲ処理を行って、認識データを生成することになる。

ステップＳ４０９では、端末１１０のＣＰＵ２１は、一覧情報画面をディスプレイに再表示する。ステップＳ４１０では、端末１００のＣＰＵ２１は、当該一覧情報画面の「参照」ボタンが押下されたか否かを判定する。ステップＳ４０９からＳ４１０への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．１秒毎）で行われる。

「参照」ボタンが押下された場合には処理をステップＳ４１１に進める。押下されなかった場合には処理をステップＳ４０９に戻す。

ステップＳ４１１では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ステップＳ４０８でＲＡＭ２２に記憶した画像データ１００２とステップＳ４０５で選択した案件の案件番号を含む案件テーブルの内容（書誌的情報）１００１とを取込登録画面（図１０）に表示する。この画面には「次」ボタン１００３と「登録」ボタン１００４と「終了」ボタン１００５とが表示される。

ステップＳ４１２では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「次」ボタン１００３又は「登録」ボタン１００４が押下されたかを判定する。「登録」ボタン１００４が押下された場合、処理をステップＳ４１３に進める。「次」ボタン１００３が押下された場合、処理をステップＳ４１１に戻す。他方、「終了」ボタン１００５が押下された場合は処理を終了する。

ステップＳ４１３では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶した画像データとステップＳ４０５で選択した案件の案件番号と案件ステータスと文書番号とを管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ４２４では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、取込んだ画像データとステップＳ４０５で選択した案件の案件番号と案件ステータスと文書番号とを受信する。

ステップＳ４２５では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、選択した案件の案件番号と認識データの案件番号とが一致するかを判定する。選択した案件の案件番号と認識データとが一致した場合には処理をステップＳ４２７に進める。一致しなかった場合には処理をステップＳ４２６に進める。

ステップＳ４２６では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、読込んだ文書と選択した案件の案件番号が不一致であり、誤った文書を読込んでいないか再確認して欲しい旨のエラーメッセージを端末１１０に送信する。

ステップＳ４１５では、端末１１０のＣＰＵ２１はこのエラーメッセージを表示して処理をステップＳ４０５に戻す。

ステップＳ４２７では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、読込んだ文書と選択した案件の案件番号と案件ステータスと文書番号とを受信して、文書管理テーブル（図１８）の該当する文書番号の文書ステータスの「取入」を「済」に更新する。

ステップＳ４２８では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、文書の登録処理が完了した旨の更新メッセージを端末１１０に送信する。

ステップＳ４１６では、端末１１０のＣＰＵ２１は、受信した更新メッセージを用いてディスプレイに「文書の登録処理が完了しました」とのメッセージを表示して処理をステップＳ４０５に戻す。

次に、図５を用いて第１の承認処理について説明する。図５は、第１の承認処理の流れを示すフローチャートである。

第１の承認処理は、担当者の上長が未承認案件を検索し、各未承認案件について取込まれた文書を参照して承認／差戻の判断を入力する処理である。この承認処理においては、目視承諾のみで未取込の文書がある場合は、たとえ上長の承認入力があっても当該案件は承認済みにはならない。

図５においても図３のフローチャートの場合の前処理（セッション確立、認証処理）を実行済みである。異なる点は業務メニューで所定の職位（例えば課長／主管以上）の社員がアクセスした場合に「上長承認」が選択されている点であり、他は同様なので前処理の詳細な説明は省略する。

なお、管理サーバ１００のハードディスク２８には、アプリケーションプログラムと連携可能なメールクライアントソフトがインストールされており、これらはＲＡＭ２２にロードされて図５のステップＳ５２８で協働して電子メールを送信する。詳細は後述する。

図５のステップＳ５０１乃至ステップＳ５１３は端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行するステップである。また、ステップＳ５２１乃至ステップＳ５３１は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行するステップである。

ステップＳ５０１では、端末１１０のＣＰＵ２１は図１１に示す未承認検索画面を表示する。未承認検索画面には対象となる社員（担当者）を個別指定して検索する場合に社員番号を入力する社員番号入力欄１１０１、検索期間の始期及び終期をそれぞれ入力する期間入力欄１１０２、検索を開始するための「検索」ボタン１１０３、前の画面（業務メニュー）に戻るための「前画面」ボタン１１０４、及び、処理を終了するための「終了」ボタン１１０５が表示されている。

ステップＳ５０２では、端末１１０のＣＰＵ２１は、未承認検索画面上での操作により社員番号や期間の始期及び終期を入力する。例えば、特定の社員についての未承認案件一覧を表示したい場合は社員番号入力欄１１０１に所望の社員（担当者）の社員番号が入力される。検索期間の始期及び終期を指定したい場合は期間入力欄１１０２に検索期間の始期及び終期が入力される。社員番号及び検索期間の始期及び終期の両方を指定しないことも可能である。ステップＳ５０２からＳ５０３への処理の移行は、所定のタイミング（例えば０．２秒毎）で実行される。

ステップＳ５０３では、端末１１０のＣＰＵ２１は「検索」ボタン１１０３が押下されたかを判定し、押下された場合は処理をステップＳ５０４に進め、押下されなかった場合は処理をステップＳ５０２に戻す。

ステップＳ５０４では、端末１１０のＣＰＵ２１はステップＳ５０２で入力された検索条件を管理サーバ１００に送信する。社員番号、検索期間の始期及び終期の両方を指定しない場合、端末１１０のＣＰＵ２１はその旨を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ５２１では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は検索条件を受信し、当該承認者の承認可能案件のうち、社員番号及び検索期間の始期及び終期に合致する未承認案件を検索する。社員番号及び検索期間の始期及び終期の両方が指定されない場合は、当該承認者の承認可能案件のうちの未承認案件全てが検索条件に合致することになる。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、合致した未承認案件の一覧情報（案件）をＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

ステップＳ５２２では、管理サーバ１００は検索条件に合致した未承認案件の一覧情報を端末１１０に送信する。

ステップＳ５０５では、端末１１０のＣＰＵ２１は、図１２に示す未承認案件の一覧情報を示す未承認一覧画面に表示する。この未承認一覧画面では、選択用のチェックボックス１２０１、案件番号、案件名、顧客名、案件内容、案件ステータスを１行にしてヒット件数分の明細行を表示する。また、未承認一覧画面では、操作用ボタンとして「選択」ボタン１２０２と「前ページ」ボタン１２０３と「次ページ」ボタン１２０４も表示する。

ステップＳ５０６では、端末１１０のＣＰＵ２１は、少なくとも１件の案件について選択用のチェックボックス１２０１がチェックされ、「選択」ボタン１２０２が押下されたかを判定する。少なくとも１件の案件について選択用のチェックボックス１２０１がチェックされ、且つ「選択」ボタン１２０２が押下された場合は処理をステップＳ５０７に進める。選択用のチェックボックス１２０１がチェックされていない、又は「選択」ボタン１２０２が押下されていない場合は処理をステップＳ５０５に戻す。「前ページ」ボタン１２０３が押下された場合はステップＳ５０２に戻す。

ステップＳ５０７では、端末１１０のＣＰＵ２１は、ステップＳ５０６で選択された案件の案件番号をＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、更に選択された案件の案件番号を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ５２３では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、選択された案件の案件番号を受信し、案件テーブル（図１７）から案件番号で特定される案件の案件情報の詳細を読み出してＲＡＭ２２に記憶する。

ステップＳ５２４では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件情報の詳細を端末１１０に送信する。

ステップＳ５０８では、端末１１０のＣＰＵ２１は、案件情報の詳細を示す承認登録画面（図１３）に表示する。本承認登録画面には、操作用ボタンとして当該案件の取込み済みの各文書の「参照」ボタン１３０３と「承認」ボタン１３０２と「差し戻し」ボタン１３０１とが表示される。

ステップＳ５０９では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「承認」ボタン１３０２が押下されたかを判定する。「承認」ボタン１３０２が押下された場合は処理をステップＳ５１０に進め、「承認」ボタン１３０２が押下されない場合は処理をステップＳ５１１に進める。

ステップＳ５１０では、端末１１０のＣＰＵ２１は、管理サーバ１００にＲＡＭ２２に記憶されている案件番号と当該案件の承認を要求する旨の承認要求情報とを送信する。

ステップＳ５２５では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号と承認要求情報とを受信してＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。

ステップＳ５２６では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該案件の案件テーブル（図１７）と文書管理テーブル（図１８）とを参照して、当該案件の商品の取引（販売や売却等）に応じて必要な文書が全てとりこまれているかを判定する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、判定結果（承認がＯＫか否か）と判定結果がＮＧの場合における不足している文書の文書番号と当該文書番号に対応する文書名（複数可）とをＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。なお、判定結果がＮＧの場合とは、必要な文書が全て取り込まれていない場合であり、１つの処理（或る１つの案件ステータス）に該当する各文書名の「文書ステータス」の「取入」欄が全て「済」になっていない場合である。反対に、該当する各文書名の「文書ステータス」の「取入」欄が全て「済」になっている場合は、必要な文書が全て取り込まれていると看做される場合であり、判定結果がＯＫとなる。なお、ステップＳ５２６は、本発明の第２の判定手段の処理例である。

ステップＳ５２７では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２の判定結果が承認ＯＫの場合、処理をステップＳ５３０に進める。承認ＮＧの場合、処理をステップＳ５２８に進める。

ステップＳ５３０では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件テーブル（図１７）の案件ステータスを更新する。具体的には、その時点における案件ステータスを「済（フラグ：１）とする。

ステップＳ５３１では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、端末１１０に承認処理が完了して案件ステータスが更新された旨のメッセージを送信する。これにより、当該案件の次の処理（案件ステータス）に移行することが可能となる。この次の処理に移行することを可能とする処理は、本発明の処理制御手段の処理例である。

ステップＳ５１３では、端末１１０のＣＰＵ２１は、画面に承認処理が完了して案件ステータスが更新された旨のメッセージを所定時間（例えば１０秒）表示して、処理をステップＳ５０８に戻す。但し、ステップＳ５０６で複数の案件が選択されている場合、端末１１０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアから次の案件の案件番号を管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は当該次の案件の案件情報を端末１１０に送信する。以降選択された案件がなくなるまでステップＳ５０８からの承認処理を繰り返す。

次に、ステップＳ５２７において承認がＮＧの場合、ステップＳ５２８では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ステップＳ５２５でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶されている承認ＮＧとなった案件の案件番号をキーに案件テーブル（図１７）を参照する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該案件の担当者（社員）の社員番号を読み込んでＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、この社員番号をキーに社員マスタを参照して当該社員の電子メールアドレスと社員名とを読み込んでＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。次に、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該社員のメールアドレスをヘッダファイルに設定する。次に、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶した社員名と、ステップＳ５２５でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶されており、ステップＳ５２６で承認ＮＧとなった案件の案件番号と、ステップＳ５２６でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶した不足している文書の文書番号と、当該文書番号に対応する文書名（複数可）と、「上記文書が未取り込みなので大至急取り込むように」とのメッセージを用いてメール本文を設定する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、設定したメールアドレスとメール本文とを用いて電子メールのヘッダファイル及びエンコードされたメール本文とを作成し、作成したヘッダファイル及びエンコードされたメール本文を所定のメールサーバ（社内用メールサーバ）に送信する。

ステップＳ５２８では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、不足している文書の種類を文書管理テーブル（図１８）から読み出して、「ＸＸＸＸ（不足している文書名）が未取込みです」というエラーメッセージを端末１１０に送信する。

ステップＳ５２９では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「ＸＸＸＸ（不足している文書名）が未取込みです」というエラーメッセージを所定時間（例えば１０秒）表示して処理をステップＳ５０８に戻す。但し、ステップＳ５０６で複数の案件が選択されている場合は、端末１１０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアから次の案件の案件番号を管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、次の案件の案件情報を端末１１０に送信する。以降選択された案件がなくなるまでステップＳ５０８からの承認処理を繰り返す。なお、ステップＳ５２９は、本発明の要求手段の処理例である。

また、ステップＳ５１１では、端末１１０のＣＰＵ２１は、図１３の「差し戻し」ボタン１３０１が押下されたか否かを判定する。「差し戻し」ボタン１３０１が押下された場合、処理はステップＳ５３０に移る。一方、「差し戻し」ボタン１３０１が押下されなかった場合、処理はステップＳ５０８に戻る。

次に、図６を用いて第２の承認処理について説明する。図６は、第２の承認処理の流れを示すフローチャートである。

図６のステップＳ６０１乃至ステップＳ６１３は、端末１１０のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。ステップＳ６２１乃至ステップＳ６３３は管理サーバ１００のＣＰＵ２１の制御の基で実行する処理である。以下、図５の処理との差異について説明する。

本実施形態においては、図６のフローチャートを実行する前に、図５のステップＳ５０１乃至ステップＳ５０４の処理を端末１１０側で実行し、ステップＳ５２１乃至ステップＳ５２２の処理を管理サーバ１００側で実行しているものとする。

ステップＳ６０１乃至ステップＳ６０４は、図５のＳ５０５乃至Ｓ５０８と同様なので説明を省略する。また、ステップＳ６２２乃至ステップＳ６２３は、図５のステップＳ５２１乃至ステップＳ５２２と同様なので説明を省略する。なお、ステップＳ６２２は、本発明の第２の受付手段の処理例である。

ステップＳ６０５では、端末１１０のＣＰＵ２１は１件の案件について書類参照用の「参照」ボタンが押下されたかを判定する。「参照」ボタンが押下された場合は処理をステップＳ６０６に進め、「参照」ボタンが押下されていない場合は処理をステップＳ６０４に戻す。

ステップＳ６０６では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「参照」ボタンが押下された案件の案件番号と物理文書ファイルを要求する旨の情報とを管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ６２４では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号と物理文書ファイルを要求する旨の情報を受信し、表示履歴テーブル（不図示）の該当する案件番号の書類が参照された旨と閲覧要求の時刻とを更新する。

ステップＳ６２５では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、該当する案件の物理文書ファイル（通常複数のファイル）のうちの既に取り込まれている物理文書ファイルと端末１１０の表示画面用情報とを端末１１０に送信する。なお、ステップＳ６２５は、本発明の送信手段の処理例である。

ステップＳ６０７では、端末１１０のＣＰＵ２１は、受信した書類画像を１ページずつ表示する。図１４に示す承認登録画面には案件テーブル（図１７）の書誌的事項１４０１と物理文書ファイル１４０２とが表示されるとともに、「次ページ」ボタン１４０６と「前ページ」ボタン１４０５の操作ボタンが表示される。文書画像の最終まで「次ページ」ボタン１４０６が押されると操作ボタンとして「承認」ボタン１４０４と「差し戻し」ボタン１４０３が更に表示される。所定のタイミング（例えば０．２秒後）に処理をステップＳ６０８に進める。

ステップＳ６０８では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「承認」ボタン１４０４が押下されたかを判定し、「承認」ボタン１４０４が押下された場合は処理をステップＳ６０９に進める。

ステップＳ６０９では、端末１１０のＣＰＵ２１は、管理サーバ１００にＲＡＭ２２に記憶されている案件番号と当該案件の承認を要求する承認要求情報とを送信する。

ステップＳ６２６では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号と承認要求情報を受信してＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、案件番号をキーにして表示履歴テーブルを参照する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該案件番号の書類が閲覧された旨の履歴があるかと、閲覧要求の時刻（第１の受付時間）及び承認要求情報を受信した時刻（第２の受付時間）から算出した閲覧時間が所定値以上（例えば２分以上）であるかを判定する。両方の履歴があり、且つ閲覧時間が所定値以上であれば、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は判定をＯＫとし、それ以外は判定をＮＧとする。閲覧時間が所定値未満の場合ＮＧとするのは、いわゆる「めくら承認」を許さない趣旨である。なお、ステップＳ６２６で案件番号と承認要求情報を受信する処理は、本発明の第３の受付手段の処理例である。また、上記閲覧時間を計測する処理は、本発明の計測手段の処理例である。

ステップＳ６２７では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該案件の案件テーブル（図１７）と文書管理テーブル（図１８）とを参照して、当該案件の商品の取引（販売や売却等）に応じて必要な文書が全てとりこまれているかを判定する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ステップＳ６２６とＳ６２７の両方がＯＫの場合には判定をＯＫとし、それ以外の場合はＮＧ（承認がＯＫか否か）とする。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、その判定結果と判定結果がＮＧの場合不足している文書の文書番号と当該文書番号に対応する文書名（複数可）とをＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、処理をステップＳ６２８に進める。ステップＳ６２７は、本発明の第３の判定手段の処理例である。

ステップＳ６２８では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２の判定結果が承認ＯＫの場合、処理をステップＳ６３１に進め、承認ＮＧの場合、処理をステップＳ６２９に進める。

ステップＳ６３１では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ステップＳ６２４で読み込まれた文書に対応する文書番号の文書管理テーブル（図１８）の文書ステータスを「未」から「済」に更新する。これで案件番号と文書番号と物理文書ファイル名とが関連付けられたことになる。

ステップＳ６３２では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件テーブル（図１７）の案件ステータスを承認済みに更新する。

ステップＳ６３３では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、端末１１０に承認処理が完了して案件ステータスが更新された旨のメッセージを送信する。

ステップＳ６１３では、端末１１０のＣＰＵ２１は、画面に承認処理が完了して案件ステータスが更新された旨のメッセージを所定時間（例えば１０秒）表示して、処理をステップＳ６０１に戻す。但し、ステップＳ６０２で複数の案件が選択されている場合、端末１１０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアから次の案件の案件番号とを管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該次の案件の案件情報を端末１１０に送信する。以降選択された案件がなくなるまでステップＳ６０７からの承認処理を繰り返す。

ステップＳ６２８において承認がＮＧの場合、ステップＳ６２９では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ステップＳ６２６でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶されおり、ステップＳ６２７で承認ＮＧとなった案件の案件番号をキーに案件テーブル（図１７）を参照する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該案件の担当者（社員）の社員番号を読み込んでＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、この社員番号をキーに社員マスタを参照して当該社員の電子メールアドレスと社員名とを読み込んでＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、当該社員のメールアドレスをヘッダファイルに設定する。次に、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶した社員名と、ステップＳ５２５でＲＡＭのワークエリアに記憶されている承認ＮＧとなった案件の案件番号と、ステップＳ６２７でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶した不足している文書の文書番号と、当該文書番号に対応する文書名（複数可）と、「上記文書が未取り込みなので大至急取り込むように」とのメッセージを用いてメール本文を設定する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、設定したメールアドレスとメール本文とを用いて電子メールのヘッダファイル及びエンコードされたメール本文とを作成する。次に、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、作成したヘッダファイル及びエンコードされたメール本文を所定のメールサーバ（社内用メールサーバ）に送信する。

ステップＳ６３０では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、不足している文書の種類を文書管理テーブル（図１８）から読み出して、「ＸＸＸＸ（不足している文書名）が未取込みです」というエラーメッセージを端末１１０に送信する。

ステップＳ６１１では、端末１１０のＣＰＵ２１は、「ＸＸＸＸ（不足している文書名）が未取込みです」というエラーメッセージを所定時間（例えば１０秒）表示して処理をステップＳ５０８に戻す。但し、ステップＳ６０２で複数の案件が選択されている場合、端末１１０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２のワークエリアから次の案件の案件番号を管理サーバ１００に送信する。管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、次の案件の案件情報を管理サーバ１００から端末１１０に送信する。以降選択された案件がなくなるまでステップＳ６０７からの承認処理を繰り返す。

本実施形態においては、文書の仮承認が認められている場合、当該文書の画像データが取り込まれていない場合でも、当該文書の画像データが取り込まれたものとして管理するように構成している。従って、本来次の段階の処理に進むために全ての電子文書が揃っていることが必要な場合でも仮承認処理によって次段階の処理への移行が可能となる。また、画像データが関連付けされていない文書の一覧を表示して読込及び関連付けを一括して行うことが可能である。よって、特に金融商品取引管理システムにおいて柔軟且つ効率的に文書管理業務を行うことができるという効果を奏する。

＜第２の実施形態＞
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。本実施形態に係る金融商品取引管理システムの構成は図１に示した構成と同様である。

第１の実施形態は、本来次の段階の処理に進むために全ての電子文書が揃っていることが必要な場合でも仮承認処理によって次段階の処理を可能にしつつ、関連付けされていない電子文書の一覧を表示して読込及び関連付けを一括して行えるように構成している。これにより、特に金融商品取引管理システムにおいて柔軟且つ効率的に文書管理業務を行うことができることが可能となる。

これに対し、金融商品の内容を判定し、その判定に応じて管理方法を変えることも考えられる。例えば所定の金額以下の金融商品と判定された場合、あるいはリスクの高い特定の金融商品であると判定された場合は、１件毎に各段階の文書が揃っていなければ次段階の処理を可能としない仕組みも必要になる場合があると考えられる。

本発明の第２の実施形態はかかる要請に応えるものである。本実施形態は、これを実現するため、第１の実施形態の構成に加え、顧客の属性、金融商品の属性を判定し、その判定に応じて次段階への移行を行う移行制御を切替えるようにした。このような制御を行うことで、案件の特性に応じて最適な移行制御を行い、合理的な運用と厳密な文書管理とのバランスを取ることができる。顧客の属性には、高齢者か否か、融資先か否かが挙げられ、金融商品の属性には、例えば商品種別又は金額、あるいはこれらの組み合わせが挙げられる。

本実施形態においては、図１５のフローチャートに示すような案件登録処理において、後述するステップＳ１５２３で、顧客マスタを案件テーブルの顧客番号をキーにして参照し、個人か法人かの区分等により以下のように重点管理要否を判定する。また、本実施形態における案件テーブル（第１の実施形態の図１７に対応）は重点管理案件か否かを示す識別フラグを更に記憶している。なお、上記案件登録処理とは、１つの金融商品取引の商談を１つの案件として、案件テーブルにデータを登録する処理のことをいう。

なお、上記案件登録処理とは、１つの金融商品取引の商談を１つの案件として、案件テーブルにデータを登録する処理である。顧客マスタとは、顧客番号、顧客名称、顧客年齢（個人のみ）、顧客住所、電話番号、個人／法人区分、債務者区分、保有資産金額の各項目を保持するテーブルであり、予めハードディスク２８に記憶されている。また、債務者区分は、非債務者：０、通常先：１、要注意先：２、破綻懸念先：３、実質破綻先：４、破綻先：５で登録される情報である。また、個人か法人かの判定は、図２１の顧客マスタの生年月日が「９９９９９９９９」である場合に法人、「９９９９９９９９」である場合に個人と判定する。

重要管理要否の判定方法として、顧客の属性（高齢者又は融資先）、保有資産金額に対する投資金額の割合で重点管理要否を判定することが考えられる。例えば、顧客が個人の場合には、高齢者（例えば７０歳以上）の場合、重点管理案件とする。また、保有資産金額に対する案件の売上げ見込み金額が５０％を超える場合は、重点管理案件とする。顧客が法人で融資先である場合や、法人の代表者やその家族で融資先である場合や、債務者区分が特定レベル（例えば、要注意先、破綻懸念先、実質破綻先、破綻先）の場合、重点管理案件とする。なお、金融商品の種別、見込み金額、金融商品の種別と見込み金額のいずれかで判定しても良い。本実施形態では、重要管理案件と判定される以上の事項を判定テーブルに登録しておく。

各案件について、重点管理案件か否かは案件テーブルの登録時に判定して、その判定内容は途中では変えない。ステップＳ１５２５で識別フラグをオンにした案件（重点管理案件）では、図３のステップＳ３２６では仮承認は認めず、前の段階の書類が全て取込み及び関連付けが終了していないと次の段階に進めないように制御する。取込み及び関連付けが終了していない場合は、図４の取込み及び関連付け処理を行う。また、本発明の第２の実施形態では、図６の承認処理（承認者が参照したことで関連付けを行う処理）は実行しない点も異なる。

以下、図１５のフローチャートを参照しながら、本実施形態における案件テーブルの登録処理について説明する。

ステップＳ１５０１において、端末１１０のＣＰＵ２１は、案件情報を登録するための案件登録画面をディスプレイに表示する。

ステップＳ１５０２において、端末１１０のＣＰＵ２１は、管理者等のユーザの操作に応じて、１つの案件毎に、案件番号、顧客番号、科目、商品番号、社員番号等を案件情報として入力する。

ステップＳ１５０３において、端末１１０のＣＰＵ２１は、案件登録画面上に表示される「登録」ボタンの押下を判定する。「登録」ボタンが押下された場合、ステップＳ１５０４に移行する。一方、「登録」ボタンが押下されていない場合、ステップＳ１５０２に戻る。ステップＳ１５０４において、端末１１０のＣＰＵ２１は、案件情報を管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ１５２１において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件情報を受信する。ステップＳ１５２２において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、判定テーブルを参照する。

ステップＳ１５２３において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、判定テーブルに登録される事項に基づいて、案件情報が重要管理案件に該当するか否かを判定する。

ステップＳ１５２４において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件情報が重要管理案件に該当すると判定された場合、処理をステップＳ１５２５に移行する。一方、案件情報が重要管理案件に該当しないと判定された場合、処理をステップＳ１５２６に移行する。

ステップＳ１５２５において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、管理テーブル内における当該案件情報に該当する識別フラグを１（オン）にする。なお、ステップＳ１５２４から直接ステップＳ１５２６に移行した場合には、識別フラグは０（オフ）のままである。ステップＳ１５２５は、本発明の制御手段の処理例である。

ステップＳ１５２６において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件テーブルに案件情報を登録する。

ステップＳ１５２７において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件テーブルへの案件情報の登録が完了した旨のメッセージを送信する。

ステップＳ１５０５において、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件テーブルへの案件情報の登録が完了した旨のメッセージを表示する。

ステップＳ１５０６において、端末１１０のＣＰＵ２１は、当該メッセージを表示する画面上の「終了」ボタンが押下されたか否かを判定する。「終了」ボタンが押下された場合、処理は終了する。一方、「終了」ボタンが押下されなかった場合、処理はステップＳ１５０７に移行する。

ステップＳ１５０７において、端末１１０のＣＰＵ２１は、「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判定する。「ＯＫ」ボタンが押下された場合、次の案件情報を案件テーブルに登録すべく、処理はステップＳ１５０１に移行する。一方、「ＯＫ」ボタンが押下されなかった場合、ステップＳ１５０５に移行して上記メッセージを示す画面の表示を続ける。

図１６は、図１５のステップ１５２３の詳細を示すフローチャートであり、管理サーバ１００で実行される処理である。

ステップＳ１６２１では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、図２１に示す顧客マスタを案件情報に含まれる顧客番号をキーとして検索する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、該当する顧客の融資区分と債務者区分と生年月日と総資産（千円単位）とを顧客番号と共にＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。この債務者区分が２以上の場合（要注意先以上の場合）、処理をステップＳ１６２５に進める。債務者区分が０又は１の場合処理をステップＳ１６２２に進める。

ステップＳ１６２２では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、生年月日が９９９９９９９９である場合は法人と判定して処理をステップＳ１６２３に進める。生年月日が９９９９９９９９以外である場合はオペレーションシステムに現在の日時（システム時刻）を問合せ、現在の年月日から生年月日を引いて年齢を計算し、年齢が所定以上（例えば７０歳以上）であれば、処理をステップＳ１６２５に進める。

ステップＳ１６２３では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件情報に含まれる顧客番号をキーにして図１７に示す案件テーブルを検索して、売上金額を案件番号と共にＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。そして、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、この売上金額を顧客番号と共にＲＡＭ２２のワークエリアに記憶している総資産額で割って１００を乗じ百分率（％）を計算する。計算した百分率が所定パーセント以上（例えば５０％以上）の場合は処理をステップＳ１６２５に進める。一方、計算した所定パーセント未満の場合は処理をステップＳ１６２４に進める。

ステップＳ１６２４では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号と重要管理案件ではない旨を示す「０」とをＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、この処理を終了する。

ステップＳ１６２５では、管理サーバ１００のＣＰＵ２１は、案件番号と重要案件である旨を示す「１」とをＲＡＭ２２のワークエリアに記憶し、この処理を終了する。

ステップＳ１６２４、Ｓ１６２５でＲＡＭ２２のワークエリアに記憶したフラグを用いて、ステップＳ１５２５のフラグ更新処理が行われる。

上述した本発明の実施形態を構成する各手段及び各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。

また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、一つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム又は装置に直接、又は遠隔から供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。更に、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

更に、その他の方法として、まず記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。そして、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態に係る金融商品取引管理システムの構成を示す図である。 管理サーバ及び端末のハードウェア構成を示すブロック図である。 目視承諾処理の流れを示すフローチャートである。 文書取込処理の流れを示すフローチャートである。 第１の承認処理の流れを示すフローチャートである。 第２の承認処理の流れを示すフローチャートである。 検索条件入力画面の表示構成例を示す図である。 一覧情報画面の表示構成例を示す図である。 案件詳細画面の表示構成例を示す図である。 取込登録画面の表示構成例を示す図である。 未承認検索画面の表示構成例を示す図である。 未承認一覧画面の表示構成例を示す図である。 承認登録画面の表示構成例を示す図である。 承認登録画面の表示構成例を示す図である。 案件テーブルの登録処理の流れを示すフローチャートである。 図１５のステップ１５２３の詳細を示すフローチャートである。 案件テーブルの構成例を示す図である。 文書管理テーブルの構成例を示す図である。 文書設定ファイルの構成例を示す図である。 商品マスタの構成例を示す図である。 顧客マスタの構成例を示す図である。 社員マスタの構成例を示す図である。

符号の説明

１００：管理サーバ
１１０：端末
１２０：スキャナ
１３０：プリンタ
１５０：通信回線
２０：システムバス
２１：ＣＰＵ
２２：ＲＡＭ
２３：ＲＯＭ
２４：通信アダプタ
２５：ディスプレイアダプタ
２６：キーボード
２７：マウス
２８：ＨＤＤ
２９：ＤＶＤ−ＲＯＭ

Claims (7)

1. 各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段と、
   前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段と、
   外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける第１の受付手段と、
   仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを前記第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記第２の管理手段における管理内容に基づいて、前記必要な文書の各画像データが全て取り込まれているか否かを判定する第２の判定手段と、
   前記第２の判定手段により前記必要な文書の各画像データが全て取り込まれていると判定された場合、当該案件の次の処理への移行を可能とする処理制御手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記第２の判定手段により前記必要な文書の各画像データが全て取り込まれていないと判定された場合、不足している画像データの取り込みを外部装置に対して要求する要求手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 案件に該当する文書の画像データの閲覧の要求を外部装置から受け付ける第２の受付手段と、
   前記第２の受付手段により要求を受け付けた案件に該当する文書の画像データのうち、既に取り込まれている画像データを外部装置に対して送信する送信手段と、
   当該案件に該当する文書の承認を受け付ける第３の受付手段と、
   前記第２の受付手段による受付時間と前記第３の受付手段による受付時間とに基づいて、当該案件に該当する文書の画像データに対する外部装置における閲覧時間を計測する計測手段と、
   前記計測手段により計測された時間に応じて、当該案件の文書の画像データが全て取り込まれているか否かを判定する第３の判定手段とを更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 各案件の顧客情報を管理する第３の管理手段と、
   前記第３の管理手段において管理される該当する案件の顧客情報に応じて、当該案件の文書についての仮承認を拒否する制御手段とを更に有することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の文書管理装置。
6. 外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける受付ステップと、
   仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新ステップとを含むことを特徴とする文書管理方法。
7. 外部装置から文書の仮承認の要求を受け付ける受付ステップと、
   仮承認が要求された前記文書の仮承認が可能か否かを、各案件の処理毎に必要な文書を管理するとともに、前記必要な文書毎に仮承認を認めるか否かを管理する第１の管理手段における管理内容に基づいて判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより前記文書の仮承認が可能と判定された場合、前記文書の画像データが取り込まれてなくても、前記必要な文書の各画像データが取り込まれたか否かを管理する第２の管理手段における管理内容を前記文書の画像データが取り込まれたものとして更新する更新ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。

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